Hoàn thiện công tác Quản trị dự trữ tại Trung Tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV

ẽ thấp nhưng chi phí lưu hàng lại tăng vì hàng trong kho nhiều. Mục tiêu của quản lý kinh tế dự trữ là làm tối thiểu chi phí toàn bộ của DT. Các nhà quản trị doanh nghiệp muốn kiểm soát hàng cung ứng phải quan tâm đến hai vấn đề sau: Một là: Xác định mức mà hàng DT cần được bổ sung thêm, nghĩa là xác định khi nào phải đặt hàng. Hai là: Xác định số lượng mỗi lần đặt hàng. Nếu chỉ đặt hàng đủ nhu cầu và đúng lúc thì sẽ làm giảm tối đa chi phí DT. Trang 10 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp 1.2.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến QTDT hàng hóa Các yếu tố thuộc về doanh nghiệp Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp: Đây là căn cứ quan trọng để xác định nhu cầu DT của doanh nghiệp Chính sách mua hàng của doanh nghiệp: Yếu tố này có quan hệ chặt chẽ với nhu cầu DT của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng đúng thời điểm, lượng hàng DT sẽ ở mức thấp nhất và ngược lại. Vốn kinh doanh và nguồn lực của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có vốn kinh doanh lớn, có điều kiện, trong cùng một thời điểm nhập được nhiều mặt hàng khác nhau với khối lượng lớn, có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm trên thương trường, sẽ giúp doanh nghiệp khai thác được nguồn hàng phong phú và mở rộng được thị trường. Điều kiện cơ sở hạ tầng, kho bãi: Đây là yếu tố đóng vai trò then chốt trong xác định nhu cầu DT, điều kiện cơ sở hạ tầng là khả năng đáp ứng nhu cầu DT hàng hóa của doanh nghiệp. Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp Các yếu tố thuộc về thị trường Các nhân tố tiêu dùng: Bao gồm quy mô, khối lượng và cơ cấu tiêu dùng mặt hàng, sự thay đổi của nhu cầu tiêu dùng, tính chất thời vụ, các khu vực và khách hàng tiêu dùng chủ yếu có quan hệ với doanh nghiệp. Quan hệ với nhà cung cấp: Mối quan hệ ràng buộc với nhà cung cấp quyết định mức DT. Doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng thì có thể hạ thấp mức DT, được hưởng một số chế độ ưu đãi khi mua hàng. Một số yếu tố khác Điều kiện tự nhiên: Các yếu tố thuộc về khí hậu, thời tiết, các mùa, nhiệt độ, độ ẩm…Không chỉ liên quan đến điều kiện kinh doanh mà còn liên quan đến DT, bảo quản, bảo vệ hàng hóa DT. Đặc điểm của hàng hóa: Là tính chất cơ lý, hóa học của hàng hóa, quyết định điều kiện DT, bảo quản, vận chuyển, giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp. Tiến bộ khoa học – công nghệ mới có ảnh hưởng đến việc DT, bảo quản hàng hóa. Nhhững biến động về công nghệ, luật pháp, thuế quan… Trang 11 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ TRỮ TẠI TRUNG TÂM 2.1 Tổng quan về Trung Tâm 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển (a) Quá trình hình thành Trung tâm KD-XNK và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng thành lập vào ngày 18/10/ 1996 trên cơ sở hợp nhất các cửa hàng đã có từ trước thuộc công ty TNHH MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV miền Trung tại khu vực Đà Nẵng. Tên giao dịch đối ngoại : Foodstuff Company of Control Vietnam Trụ sở chính đóng tại : 93 Phan Châu Trinh- TP Đà Nẵng Tài khoản 004100000176 tại Ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng Điện thoại : 0511.3821151 - 3816703 Trung hiện có tài khoản tại các ngân hàng : - Ngân hàng Công Thương - Ngân hàng Ngoại Thương - Ngân hàng Hàng Hải Trung tâm là đơn vị thuộc doanh nghiệp nhà nước, hoạt động thương mại hàng hóa và dịch vụ tổng hợp, được phép kinh doanh Xuất Nhập khẩu trực tiếp, là một bộ phận của công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ miền Trung. Có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng để giao dịch theo quy định của nhà nước. (b) Quá trình phát triển Được thành lập vào năm 1996 nhưng Trung tâm đã sớm tạo được uy tín trên thị trường Đà Nẵng và là một đơn vị cung cấp, phân phối hàng hóa thuộc Công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ miền Trung. Bước đầu do Trung tâm mới thành lập nên gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình kinh doanh, Trung tâm phải đối đầu với những khủng hoảng chung về tài chính, tiền tệ năm 1997. Song với nỗ lực của toàn thể cán bộ Trung tâm, từng bước khắc phục được khó khăn của mình. Hoàn thành tốt các chỉ tiêu đề ra, nộp đầy đủ các khoản ngân sách Nhà nước. Đồng thời ổn định đời sống vật chất tinh thần của cán bộ nhân viên Trung tâm. Hoạt động kinh doanh của Trung tâm ngày càng được mở rộng có hiệu quả, luôn tạo niềm tin cho các cán bộ công nhân viên để họ yên tâm làm việc tại Trung tâm. Trang 12 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp Hiện nay, Trung Tâm đã thực sự chiếm được ưu thế trong một số mặt hàng thuộc ngành kinh doanh thực phẩm tại thị trường Quảng Nam – Đà Nẵng và khu vực miền Trung, Trung Tâm đang thực hiện phương châm “ đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh” nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các nhu cầu ngày càng tăng của người dân. Bằng cách chú trọng củng cố và mở rộng quy mô hoạt động, chú trọng đến công tác nghiên cứu thị trường. Tăng cường khả năng cạnh tranh và không ngừng củng cố hoàn thiện các mặt hàng chủ lực nhằm giữ vững và chiếm lĩnh thị phần. 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung Tâm (a) Chức năng Cung cấp các mặt hàng thực phẩm dầu ăn, tương ớt các loại,… Liên doanh, liên kết các thành phần kinh tế trong nước và ngoài nước. Tất cả các hoạt động của Trung tâm nhằm kiếm lợi nhuận phát triển Trung tâm ổn định. (b) Nhiệm vụ Nghiên cứu nhu cầu thị trường Đà Nẵng và các thị trường khác trên cơ sở đó xây dựng và thực hiện kế hoạch, phương án kinh doanh nhằm mở rộng và tổ chức việc bán hàng, thực hiện văn minh thương nghiệp nhằm thu hút khách hàng. Trực tiếp kinh doanh như theo kế hoạch và phương án được thông qua với sự điều hành của ban giám đốc và sự hướng dẫn của công ty mẹ để thực hiện các chỉ tiêu và công việc được giao. Quản lý và sử dụng các nguồn lực được giao từ công ty theo đúng chế độ chính sách, đạt hiệu quả cao về kinh tế, bảo tồn và phát triển vốn theo quy định của nhà nước, của công ty. Bù đắp các khoản chi phí, chăm lo đời sống của người lao động, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước và đối với công ty. Đảm bảo thực hiện đầy đủ các điều khoản cam kết trong các hợp đồng mua bán, kinh doanh, liên kết với các đơn vị, tổ chức kinh tế, các cá nhân kinh doanh trong và ngoài nước. 2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ máy tổ chức của Trung tâm được xây dựng theo mô hình trực tuyến, chức năng dựa trên yêu cầu gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với đặc tính kinh doanh của Trung tâm, phát huy được tinh thần sáng tạo của nhân viên cũng như khả năng tham mưu của các phòng ban. Trang 13 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp Hình 2.1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Quan hệ phối hợp Nhận xét: Trung Tâm xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng, phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình. Với cơ cấu tổ chức này, các nhân viên có thể phát huy được năng lực chuyên môn trong công việc, cho phép chia sẽ kinh nghiệm giữa cấp trên và cấp dưới. Tránh được tình trạng lãng phí nguồn lực đồng thời tiết kiệm chi phí bởi tính đơn giản, gọn nhẹ của cơ cấu này. Tuy nhiên, với cơ cấu tổ chức này sẽ làm giảm sự truyền thông trong từng bộ phận phòng ban với nhau, có thể dẫn đến xung đột về thứ tự ưu tiên giữa các bộ phận. 2.1.4 Ngành nghề kinh doanh của Trung tâm Hiện nay Trung tâm kinh doanh bên lĩnh vực chuyên mua bán và XNK Thương Mại các mặt hàng thực phẩm công nghệ và các mặt hàng thực phẩm khác. Trung tâm kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau với những quy cách phong phú và đa dạng, như dầu ăn các loại, các loại rượu ngoại nhập, rượu nội, đường, các loại sữa, bơ các loại, đồ hộp và một số mặt hàng khác, trong đó dầu ăn các loại chiếm tỷ trọng lớn nhất. 2.1.5 Đặc điểm thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm (a) Đặc điểm thị trường và khách hàng Là một đơn vị đóng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, Trung Tâm chủ yếu tổ chức kinh doanh trên thị trường Đà Nẵng, vì đây là một thị trường có tiềm năng kinh tế khá mạnh và đang trên đà phát triển. Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của Trang 14 Giám đốc Phòng kế toánPhòng kinh doanh Tổ bán hàngCác cửa hàngKho Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp người dân, cũng như nâng cao khả năng cung cấp hàng hóa của mình, Trung Tâm còn tổ chức kinh doanh trên các thị trường lân cận như: Quảng Nam, Huế, Quảng Ngãi, Quảng Bình… Do đặc điểm của mặt hàng kinh doanh, đa phần người tiêu dung cuối cùng vẫn là các hộ gia đình và một số tổ chức kinh doanh ăn uống. Hiện nay, khách hàng chủ yếu của Trung Tâm là các đại lý, các cửa hàng bán lẻ và một số dịch vụ ăn uống. Bảng 2.1: Một số khách hàng của Trung Tâm Khách hàng Địa chỉ Lê Thị Thúy ( Đại lý ) 19 Ngô Gia Tự Nhà hàng Phố Biển ( Mua sỉ ) Nguyễn Tất Thành Hồ Văn An ( Đại lý ) 79 Hồ Xuân Hương Trương Văn Thông ( Đại lý ) 30 Huỳnh Thúc Kháng ( Nguồn: Phòng kinh doanh) (b) Đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm Đóng trên địa bàn có nền kinh tế năng động, phát triển. Do đó, bối cảnh cạnh tranh cũng khá gay go, phứt tạp. Đối thủ cạnh trang của Trung Tâm là các doanh nghiệp, Trung Tâm khác tại Đà Nẵng. Ngoài ra một số hàng nhập lậu, hàng trốn thuế là nguyên nhân gây ra những khó khăn cho Trung Tâm về khả năng cạnh tranh. Bảng 2.2: Một số đối thủ cạnh tranh của Trung Tâm Tên đối thủ cạnh tranh Tên mặt hàng 1. Công ty Hoàng Thu Dầu NakiDako 2. Công ty Minh Lộc Dầu ăn Tường An 3. Công ty Song Toàn Dầu ăn Marvella 4. Công ty Quốc Minh Dầu ăn An Long 5. Công ty Mễ Cốc Dầu ăn Đệ Nhất ( Nguồn: Phòng kinh doanh) 2.1.6 Tình hình sử dụng lao động và cơ sở vật chất kỷ thuật tại Trung tâm (a) Cơ sở vật chất kỷ thuật tại Trung Tâm Là đơn vị chuyên cung cấp các mặt hàng thực phẩm, nên Trung Tâm, để đảm bảo uy tín, có đủ hàng kịp thời cung cấp cho khách hàng, do đó Trung Tâm chú trọng xây Trang 15 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp dựng hệ thống kho bãi và đầu tư trang thiết bị cho việc bán hàng, vận chuyển và DT hàng hóa. Cụ thể, hiện nay Trung Tâm có 4 xe oto, 5 xe ba gác, 2 kho để DT hàng hóa ( 31-Nguyễn Thạch, 109 - Trưng Nữ Vương). Ngoài ra, Trung Tâm đầu tư trang thiết bị máy móc để bảo quản hàng hóa tại các nhà kho: máy quay chống trộm, thiết bị giữ ẩm, các hóa chất diệt côn trùng… Tại trụ sở, cũng như cửa hàng đều được bố trí hệ thống máy tình phục vụ việc bán hàng, lưu trữ các thong tin về việc xuất nhập hàng cũng như các vấn đề bảo mật khác. (b) Tình hình sử dụng lao động tại Trung Tâm Là một đơn vị chuyên hoạt động trong ngành thương mại thì nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh của Trung tâm, đặc biệt là lực lượng bán hàng. Lực lượng này được xem như bộ phận nòng cốt của Trung tâm. Họ là những người trực tiếp giới thiệu sản phẩm, nghiên cứu thị trường, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh và đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Bảng 2.3: Bảng đánh giá chất lượng lao động tại Trung Tâm Trình độ Số lượng (Người) Tỷ trọng (%) Đại học – Cao đẳng 36 59 Trung cấp 18 29,5 Phổ thông 7 11,5 Tổng 61 100 (Nguồn : phòng kinh doanh) Đến hết năm 2011, Trung tâm có 61 nhân viên bao gồm cả giám đốc. Trung tâm có một cơ cấu lao động khá hợp lý với đặc thù kinh doanh về trình độ cũng như về giới tính đảm bảo thuận lợi trong công việc, cụ thể như sau: Bảng 2.4: Cơ cấu lao động của Trung Tâm (Nguồn: phòng kinh doanh) Với đặc thù ngành nghề kinh doanh, chủ yếu là đi thị trường, lao động phải có một đầu óc nhạy bén, khả năng giao tiếp tốt, sức khỏe dẻo dai và quan trọng là yêu nghề, vậy nên đội Trang 16 Giới Tính Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Nam 37 60,7 Nữ 24 39,3 Tổng 61 100 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp ngũ nhân viên tại đây chủ yếu là nam giới (chiếm 60,7%). Điều này nói lên sự hợp lý trong công tác tuyển dụng và sử dụng lao động của Trung Tâm. 2.1.7 Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm những năm gần đây Trung Tâm KD-XNK và DV tổng hợp Đà Nẵng là đơn vị thuộc công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ FOCOCEV, đóng vai trò như là một nhà phân phối của công ty. Tuy được thành lập không lâu (1996), nhưng Trung Tâm đã nhanh chóng khẳng định mình, tạo sự uy tín với khách hàng trên thị trường Đà Nẵng cũng như một số thị trường lân cận. Nhu cầu thị trường ngày càng khắt khe về chất lượng, dịch vụ, sức ép cạnh tranh ngày càng lớn. Tuy nhiên, Trung Tâm vẫn đã và đang cố gắng để hoạt động kinh doanh hiệu quả, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của Trung Tâm. Cụ thể kết quả hoạt động kinh doanh của Trung Tâm qua 3 năm gần đây: Bảng 2.5: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung Tâm ĐVT: 1000 đồng STT Chỉ tiêu Năm 2009 2010 2011 1 Doanh thu 95.264.170 134.600.590 219.620.076 2 Các khoản giảm trừ DT 8.164 14.955 69.362 3 Doanh thu thuần 95.256.005 134.585.635 219.550.713 4 Giá vốn 92.374.007 129.615.007 212.326.443 5 Lãi gộp 2.881.997 4.970.628 7.224.269 6 DT hoạt động tài chính 110.961 91.089 12.264 7 Chi phí tài chính 530.456 773.954 1.732.012 8 Chi phí bán hàng 1.489.506 2.805.914 4.241.995 9 Chi phí quản lý DN 1.890.968 2.066.106 2.628.594 10 LN từ hoạt động KD - 917.971 - 584.257 - 1.366.066 11 LN từ hoạt động bất thường 1.033.870 913.006 1.804.749 12 LN trước thuế 115.899 328.749 438.684 13 LN sau thuế 83.447 236.699 315.853 (Nguồn: phòng kế toán) Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Trung Tâm trong 3 năm gần đây, có thể thấy rằng, Trung Tâm đã và đang cố gắng để kinh doanh ngày càng mở rộng và hiệu quả hơn. Cụ thể ta đi xem xét một số chỉ tiêu sau: Trang 17 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp *Doanh thu: Doanh thu của Trung Tâm tăng qua các năm, năm 2010/2009 tăng 41,3% về số tương đối và gần 39 tỷ về tuyệt đối. Năm 2011/2010 tăng mạnh 63,2% về số tương đối, và gần 85 tỷ về số tuyệt đối. Nguyên nhân chính là do Trung Tâm mở rộng đầu tư, mua hàng với số lượng lớn để có thể đáp ứng như cầu tăng cao của khách hàng. Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến chi phí kinh doanh tăng qua các năm. *Lợi nhuận sau thuế: Do Trung Tâm mở rộng đầu tư kinh doanh, nhằm đa dạng hóa sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh và đồng thời có thể mở rộng được thị trường nên trong 3 năm qua, tình hình kinh doanh của Trung Tâm khá ổn định và có phần hiệu quả. Lợi nhuận tăng qua các năm, cụ thể: năm 2010/2009 tăng 153 triệu, năm 2011/2010 tăng 79.154 triệu. 2.2 Phân tích, đánh giá công tác QTDT tại Trung Tâm 2.2.1 Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác QTDT tại Trung Tâm (a) Nguồn vốn kinh doanh Đây là yếu tố quan trong, quyết định đến sự tồn tại của bất kỳ một doanh nghiệp nào trên thị trường. Đối với Trung Tâm, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, thì nguồn vốn kinh doanh nó phản ánh toàn diện quy mô hoạt động của Trung Tâm, đảm bảo cho Trung Tâm luôn chủ động trong công tác DT, đặt hàng bổ sung hàng hóa trong những thời gian cao điểm (ngày lễ, hội, tết…), giúp quá trình kinh doanh diễn ra một cách suôn sẽ, không bị gián đoạn, đồng thời cũng là yếu tố nâng cao năng lực cạnh tranh của mình so với các doanh nghiệp khác trên thị trường. Qua nhiều năm hoạt động trên thị trường năng động Đà Nẵng, để có thể đứng vững và điều tiết được hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục không gián đoạn, Trung tâm đã hình thành được một cơ cấu vốn kinh doanh như sau: Bảng 2.6 : Cơ cấu vốn kinh doanh của Trung Tâm ĐVT: 1000 đồng Khoản mục Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Vốn lưu động 6.598.712 8.960.973 14.716.854 Vốn cố định 151.833 115.017 498.907 Tổng vốn KD 6.750.545 9.075.990 15.215.761 (Nguồn: phòng kế toán) Trang 18 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp Qua bảng cơ cấu vốn kinh doanh ta thấy, phần lớn vốn của Trung Tâm tập trung phần lớn ở vốn lưu động, đây là điều tất yếu vì đặc thù kinh doanh của Trung Tâm, vốn này được sử dụng cho việc mua hàng, DT, trích chi phí cho việc đầu tư thiết bị bảo quản hàng tại kho, kịp thời cung ứng cho thị trường. nhìn vào bảng số liệu ta thấy số vốn này tăng qua các năm và tăng mạnh trong năm 2011. Nguyên nhân là do Trung Tâm mở rộng quy mô, mua hàng phục vụ cho kinh doanh, đồng thời đầu tư cho dự án mở rộng kho bãi, mua trang thiết bị, máy móc… (b) Mối quan hệ với nhà cung ứng Là một doanh nghiệp chuyên cung ứng các mặt hàng thực phẩm, trong đó chử yếu là dầu thực vật các loại, mặt hàng mang tính thời vụ, do khách hàng chủ yếu là các đại lý, nhà hàng, khách sạn. Để đảm bảo có một nguồn hàng ổn định, tránh tình trang thiếu hụt hàng, hàng hóa kém chất lượng, Trung Tâm đã xây dựng được mối quan hệ khá vững bền với các nhà cung ứng. Một số nhà cung ứng của Trung Tâm: - Công ty dầu ăn thực vật Cái Lân: Dầu ăn Neptune, Symply, Meizan - Công ty Tân Hưng Thịnh: Đồ hộp nhập khẩu - Công ty sản xuất dịch vụ Tân Thịnh: Rượu liên doanh Trong đó, vì mặt hàng kinh doanh chủ yếu là dầu ăn các loại, vì vậy Trung Tâm rất chú trọng đến nhà cung ứng lớn như Công ty dầu ăn Cái Lân. Trong các đơn đặt hàng với số lượng lớn, Trung Tâm luôn chọn nhà cung ứng Cái Lân, do đó, vơi riêng với công ty này, Trung Tâm thường có báo cáo tuần hàng tồn kho từ phía công ty, các chế độ chiết khấu khi đặt hàng. (c) Điều kiện tự nhiên và đặc điểm của hàng hóa Là doanh nghiệp đóng trên địa bàn Đà Nẵng, có khí hậu phân thành 2 mùa rõ rệt: mùa khô và mùa mưa, tuy nhiên được thiên nhiên ưu đãi, Đà Nẵng là nơi hội tụ của nhiều danh lam thắng cảnh, điều kiện tự nhiên khá thuận lợi, ít bão lụt, khô hạn như một số tỉnh ở miền Trung. Chính điều này đã giúp Trung Tâm giảm bớt được khó khăn trong công tác bảo quản hàng DT, giảm thiểu được các tình trạng ẩm ướt, khô nóng…nhất là đối với các mặt hàng có giá trị lớn như rượu các loại. Mặc hàng kinh doanh chủ yếu của Trung Tâm là hàng thực phẩm: dầu ăn, tương ớt, đồ hộp…có thời gian sử dụng tương đối ngắn, không lưu kho lâu được. Do đó, Trung Tâm phải có biện pháp đẩy mạnh tốc độ chu chuyển hàng hóa, đảm bảo công tác DT, tránh tồn đọng hàng. Trang 19 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp (d) Phương tiện vận tải và điều kiện cơ sở hạ tầng kho bãi Đây là yếu tố phản ánh khả năng đáp ứng nhu cầu DT hàng hóa của doanh nghiệp. Với quy mô kinh doanh không lớn, nguồn vốn còn hạn chế, dù có đầu tư để nâng cấp, mở rộng cơ sở hạ tầng phục vụ cho công tác mua – bán – DT nhưng Trung Tâm vẫn gặp không ít khó khăn. Phương tiện vận chuyển còn thiếu ( 4 xe oto, 5 xe ba gác), hệ thống kho bãi còn nhỏ, hiện Trung Tâm có 2 kho để DT hàng hóa ( 31- Nguyễn Thạch, 109 - Trưng Nữ Vương). Để có thể đảm bảo cho quá trình DT, bảo quản hàng hóa, giảm chi phí thuê kho ngoài, Trung Tâm đang có kế hoạch mở rộng kho bãi. 2.2.2 Thực trạng công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm (a) Công tác QTDT hàng hóa về mặt hiện vật tại Trung Tâm Quy trình nhập hàng tại Trung Tâm Từ danh mục các mặt hàng mà mình kinh doanh, và dựa trên các nhà cung cấp lâu năm của Trung Tâm như: Công ty dầu ăn thực vật Cái Lân Dầu ăn Neptune, Symply, Meizan Công ty Tân Hưng Thịnh Đồ hộp, tương ớt… Công ty sản xuất dịch vụ Tân Thịnh Rượu liên doanh Trung Tâm đã phần nào bớt được chi phí tìm kiếm nhà cung cấp, nhưng vẫn đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa. Dựa trên tình hình kinh doanh của kỳ trước, Trung Tâm lên kế hoạch để đặt mua hàng và lượng hàng DT cần thiết đảm bảo cho việc kinh doanh trong kỳ. Hiện nay Trung Tâm chủ yếu thực hiện hình thức mua hàng theo hợp đồng, sau khi hai bên đã chấp nhận mọi yêu cầu, Trung Tâm sẽ lập đơn đặt hàng, theo đó nhà cung ứng sẽ giao hàng cho Trung Tâm. Có hai hình thức tiếp nhận hàng - Tiếp nhận tại kho: Nhà cung ứng sẽ đưa hàng hóa đến tại kho của Trung Tâm, nhân viên thuộc bộ phận mua hàng có nhiệm vụ kiểm tra giấy tờ có liên quan đến lô hàng, dở hàng ra khỏi phương tiện, kiểm tra hàng về mặt số lượng cũng như chất lượng. Nếu khớp với đơn đặt hàng thì lập chứng từ nhập hàng vào kho, giai đoạn cuối là lập biên bản nhận hàng. - Tiếp nhận tại cảng: Áp dụng cho mặt hàng rượu nhập khẩu, hàng được giao tại cảng, mọi thủ tục tiếp nhận có sự giám sát của nhân viên hải quan, sau đó hàng sẽ Trang 20 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp được đưa vào oto tải của Trung Tâm, sau khi kiểm tra, nếu mọi thông tin đều khớp với tờ khai thì cho đưa hàng về kho. Ngoài ra, Trung Tâm tiến hàng kiểm tra ngay lô hàng tại địa điểm tiếp nhận với đại diện của hai bên, mọi trường hợp sai xót sẽ được xử lý dựa trên thỏa thuận, thương lượng hoặc điều khoản ghi trên hợp đồng. Quy trình bảo quản hàng hóa DT tại Trung Tâm Bảo quản là một khâu quan trọng trong nội dung QTDT hàng hóa về mặt hiện vật, vậy nên Trung Tâm rất chú trọng đến khâu này. Cụ thể , sắp tới Trung Tâm sẽ mở rộng diện tích kho tại 95A Nguyễn Hữu Thọ phục vụ cho việc lưu kho. Đối với từng mặt hàng, Trung Tâm sẽ có phương pháp bảo quản khác nhau. Cụ thể: - Phân bổ hàng hóa: + Sau khi tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung ứng và đưa hàng về kho, nhân viên kho chịu trách nhiệm bốc dở hàng khỏi phương tiện, phân bổ chúng theo từng vị trí của từng mặt hàng. + Hàng hóa được chia làm hai kho (kho hàng thực phẩm, kho rượu) - Chất xếp hàng hóa: + Kho của Trung Tâm là kho tĩnh, hàng hóa ở yên vị trí của mình trong suốt thời gian lưu kho. + Đối với mặt hàng thực phẩm, việc chất xếp ở kho cũng như ở cửa hàng là xếp chồng lên nhau, từ 5 – 8 thùng/chồng theo từng loại sản phẩm: Dầu ăn Meizan, Symly, Neptune 1:1:1… Tránh sự biến dạng của sản phẩm, dễ dàng trong việc kiểm tra, xuất hàng. + Đối với mặt hàng rượu các loại: được cất giữ trên các kệ, tủ, các thùng hàng không xếp chồng lên nhau, tránh va chạm trong quá trình lưu kho. Kho luôn được vệ sinh sạch sẽ, lắp đặt máy chống trộm, hút ẩm. Tránh sự tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời trong quá trình lưu kho. Quy trình xuất kho tại Trung Tâm Mọi hoạt động xuất kho đều tuân thủ theo phương pháp F.I.F.O Trường hợp xuất hàng nội bộ, Trung Tâm tiến hàng xuất hàng đến các cửa hàng trực thuộc Trung Tâm sau khi nhận phiếu xuất kho, kiêm vận chuyển nội bộ hợp lý. (Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: xem phụ lục 2.1 ) Trang 21 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp Các trường hợp xuất hàng bán theo đơn đặt hàng của khách hàng, thì Trung Tâm tiến hành theo quy trình sau: Công tác báo cáo nhập xuất tồn tại Trung Tâm Để đảm bảo cho công tác DT, xây dựng được định mức DT hợp lý, Trung Tâm thường xuyên kiểm tra lượng hàng tồn trong kho thông qua thẻ kho, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập xuất kho, từ đó lên danh sách các mặt hàng tồn để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Kết thúc mỗi tháng, kế toán của Trung Tâm có nhiệm vụ báo cáo tình hình nhập – xuất – tồn hàng hóa của từng mặt hàng, với sự hổ trợ của phần mền tin học. Sau đó , kế toán tiến hành ghi sổ sách, đối chiếu và lập báo cáo nhập – xuất – tồn trong thàng và tổng kết vào cuối kỳ kinh doanh. Đối với các mặt hàng dầu ăn của công ty dầu thực vật Cái Lân, Trung Tâm có báo cáo tuần hàng tồn kho của đại lý, từ đó có thể dễ dàng theo dõi lượng hàng tồn của mặt hàng này, vì đây là mặt hàng kinh doanh trọng điểm của Trung Tâm. ( báo cáo tuần hàng tồn kho: xem phụ lục 2.2) (b) Công tác QTDT hàng hóa về mặt kế toán tại Trung Tâm Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, Trung Tâm cập nhật số liệu DT và quản lý số lượng hàng hóa bằng hệ thống máy tính với phần mền riêng. Tuy nhiên, để hổ trợ cho việc cập nhật số liệu chính xác vẫn phải nhờ vào thẻ kho, danh mục kiểm kê để có thể theo dõi lượng hàng tồn. (Mẫu thẻ kho: xem phụ lục 2.3 ) Trung Tâm tiến hàng kiểm kê thường xuyên 2 lần/tháng với mặt hàng thực phẩm, nhằm tránh sự sai hỏng về chất lượng sản phẩm, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời, quá trình kiểm kê bao gồm: - Lập danh mục các mặt hàng kiểm kê. (Mẫu kiểm kê: xem phụ lục 2.4) - Hình thức kiểm kê: bằng cách đếm số lượng hiện có. Cùng với thẻ kho, Trung Tâm sẽ kịp thời phát hiện số lượng hàng sai lệch trong thẻ kho và lượng hàng DT để kịp thời điều chỉnh. Tuy nhiên, việc quản lý, theo dõi Trang 22 Kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất kho Hoàn tất thủ tục xuất kho Lập chứng từ liên quan Kiểm tra hàng hóa (số lượng, chất lượng) Cho xuất kho theo yêu cầu Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp hàng DT về mặt giá trị tại Trung Tâm gặp không ít kho khăn, do ảnh hưởng của đặc điểm mặc hàng kinh doanh có thời hạn sử dụng không dài, kinh doanh nhiều mặt hàng nên giá mua vào khác nhau, do đó, trước khi xuất bán, Trung Tâm cần phải định giá sản phẩm phù hợp, có thể cạnh tranh với doanh nghiệp khác. Hiện nay, Trung Tâm áp dụng phương pháp xuất hết các lô, lô hàng nào nhập trước thì xuất trước ( F.I.F.O). Phương pháp này phù hợp với đặc thù sản phẩm kinh doanh có thời gian sử dụng hạn chế của hàng thực phẩm, dễ hàng kiểm tra số lượng lô hàng còn lại, việc định giá sản phẩm khi xuất kho là phù hợp. ( c ) Thực trạng QTDT hàng hóa về mặt kinh tế tại Trung Tâm Cũng như các doanh nghiệp thương mại khác, công tác QTDT về mặt kinh tế tại Trung Tâm nhằm đảm bảo 2 mục tiêu chính: - Mục tiêu an toàn: Có lượng hàng DT hợp lý, tránh sự gián đoạn. - Mục tiêu tài chính: Giảm đến mức thấp nhất có thể các chi phí liên quan đến hoạt động DT. Với đặc thù sản phẩm kinh doanh, mang tính thời vụ, dễ biến động trong các ngày lễ, tết, sự kiện…nên Trung Tâm tiến hành DT thường xuyên (Dtx) để có đủ hàng cung ứng kịp thời, không bị gián đoạn. Để đảm bảo mục tiêu an toàn, Trung Tâm tiến hành xây dựng định mức hàng DT thường xuyên, cụ thể: - Xác định lượng hàng DT tối thiểu, đảm bảo quá trình bán ra không bị gián đoạn. - Xây dựng lượng hàng DT dựa trên các nhân tố ảnh hưởng Dtx = P * t + Dtx: mức DT thường xuyên tình theo đơn vị hiện vật. + P: mức tiêu thụ bình quân ngày đêm. P = N (năm)/360 = N(quý)/90 = N(tháng)/30 + t: chu kỳ cung ứng hàng hóa theo kế hoạch tính theo ngày. Cùng với việc xây dựng lượng hàng DT, Trung Tâm áp dụng phương pháp ABC để xác định tỷ trọng hàng DT hợp lý, từ phương pháp này Trung Tâm nhận thấy rằng: - Mặt hàng dầu ăn chiếm tỷ trọng 85% tổng doanh số bán ra, song lượng hàng DT mặt hàng này phải là thấp nhất, nhằm giảm chi phí lưu kho, DT. Ngoài ra, do mặt hàng này có thời gian sử dụng hạn chế, nguồn cung ứng ổn định. - Mặt hàng rượu các loại, chiếm 10% trong tổng doanh số, với đặc thù sản phẩm có giá trị lớn, chi phí cho mỗi lần đặt hàng cao, nên cần DT với số lượng tương đối Trang 23 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp lớn, mặc khác, thời gian sử dụng dài, ít bị hư hỏng về chất lượng. Tuy nhiên, Trung Tâm tiến hành kiểm tra thường xuyên tình trạng lưu kho mặt hàng này, tránh đến mức thấp sự va chạm, đổ vỡ… - Đối với mặt hàng thực phẩm khác, chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh số bán ra, giá trị mua vào không lớn, song đây là mặt hàng thiết yếu, việc bán ra diễn ra thường xuyên, nên cần DT với số lượng lớn hơn. QTDT hàng hóa về mặt kinh tế tại Trung Tâm với mục tiêu tài chính là đảm bảo sao cho giảm thiểu đến mức tối đa các chi phí liên quan, để Trung Tâm có thể chủ động trong việc lưu chuyển vốn, gia tăng lợi nhuận. Do đó, Trung Tâm có những biện pháp để quản lý các loại chi phí liên quan này. Một số chi phí có ảnh hưởng gồm: Chi phí sản phẩm mua (Fm) Đây là loại chi phí chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng chi phí DT, Trung Tâm kiểm soát chặt chẽ chi phí này, bao gồm chi phí mua hàng, chi phí nhập kho, lưu kho, kiểm tra hàng hóa, ký kết hợp đồng...Các chi phí này được xem là những khoản không đổi, hoặc có sự biến động rất ít, nguyên nhân là do Trung Tâm tạo dựng được mối quan hệ khá bền vững và uy tín với các nhà cung ứng. Điều này thể hiện rõ qua kết quả mua hàng của Trung Tâm những năm gần đây. Bảng 2.7: Kết quả mua vào mặt hàng dầu ăn ĐVT:1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Neptune 1:1:1 38.301.337 51.598.344 79.523.242 Cái Lân 19.411.873 33.307.200 35.564.489 Meizan 29.463.278 38.244.762 58.627.595 Simply 4.684.098 6.690.362 14.248.513 (Nguồn: phòng kế toán) Chi phí kho bãi (Fk) Để giảm thiểu được chi phí này, Trung Tâm có biện pháp để tận dụng tối đa không gian kho bãi: bố trí hàng hợp lý, sắp xếp gọn gàng…phù hợp với đặc điểm của từng loại hàng kinh doanh. Chi phí này chỉ phát sinh khi Trung Tâm quyết định mở rộng diện tích, quy mô kho, hoặc đầu tư công nghệ, máy móc cải tiến hệ thống kho. Tuy nhiên, chi phí này được Trung Tâm khấu hao hợp lý qua các năm hoạt động kinh doanh. Trang 24 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp Ngoài ra, Trung Tâm còn chú trọng quản lý một sô các loại chi phí khác, để đảm bảo bài toán tổng chi phí có hiệu quả: Chi phí vận chuyển, chi phí quản lý, chi phí di gián đoạn… 2.3 Kết luận chung về thực trạng QTDT hàng hóa tại Trung Tâm 2.3.1 Những thành công trong công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm Với thực trạng công tác QTDT tại Trung Tâm, dễ dàng nhận thấy những thành công mà Trung Tâm đạt được trong công tác này về mặt hiện vật, kế toán và kinh tế. Quy trình tiếp nhận hàng ở Trung Tâm diễn ra một cách trình tự, có logic, phù hợp với lý thuyết. Song, dựa trên mối quan hệ mua hàng lâu năm, uy tín của Trung Tâm với các nhà cung ứng, nên quy trình này diễn ra nhanh chóng hơn, ít xảy ra mâu thuẫn, giúp Trung Tâm có được một nguồn hàng ổn đình, đảm bảo cho công tác mua hàng và DT. Việc bảo quản ở Trung Tâm được tiến hành cẩn thận, đảm bảo các yêu cầu trong bảo quản “dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra”. Nhằm đáp ứng được nhu cầu DT, Trung Tâm đã đầu tư mở rộng kho bãi, mua trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ kho. Có phương pháp phân bổ, chất xếp hàng hóa lưu kho hợp lý với đặc thù của từng mặt hàng, tạo điều kiện thuận lơi cho việc xuất kho. Bảng 2.8: Tổng chi phí đầu tư hệ thống kho bãi ĐVT: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Trang thiết bị 11.587 4.712 9.225 Nhà xưởng – kho bãi 240.658 258.157 347.650 ( Nguồn :phòng kinh doanh) Công tác báo cáo nhập xuất tồn diễn ra khá đơn giản nhờ sự hổ trợ của hệ thống tin học, với việc chú trọng xây dựng định mức hàng DT, Trung Tâm phần nào đảm bảo được lượng hàng bán ra, cũng như dễ dàng kiểm soát lượng hàng tồn. Trang 25 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp Bảng 2.8 : Báo cáo nhập – xuất – tồn mặc hàng dầu ăn năm 2011 ĐVT:1000 đồng Chỉ tiêu Tồn ĐK Nhập mua khác Nhập mua Xuất bán khác Xuất bán Tồn CK Neptune 2.696.713 69.067 79.523.242 271.460 79.484.58 7 2.532.974 Cái lân 425.389 47.789 35.564.489 59.781 34.666.21 6 1.311.670 Meizan 3.185.933 1.556.999 58.627.595 1.343.864 56.596.70 7 5.429.956 Simply 478.268 638.432 14.248.513 598.627 13.351.77 5 1.414.811 (Nguồn: phòng kế toán) Qua đó ta nhận thấy rằng, xét riêng mặt hàng dầu ăn, trong năm 2011, Trung Tâm đã có kế hoạch mua và DT hàng hợp lý, kịp thời cho hoạt động bán ra, không gây tình trạng thiếu hụt hàng. Điều này giúp cho Trung Tâm khẳng định được sự uy tín của mình với các khách hàng trung thành, cũng như nâng cao được hình ảnh trong tâm trí những khách hàng mới trên địa bàn Đà Nẵng cũng như các thị trường lân cận. Bảng báo cáo nhập xuất tồn cho thấy, Trung Tâm không tồn đọng hàng trong năng 2011 đối với mặt hàng dầu ăn, mặt hàng kinh doanh chủ lực. Điều này thể hiện sự kinh doanh khá hợp lý và có hiệu quả của Trung Tâm, tránh được tình trang ứ đọng vốn hoặc khả năng tăng nợ, đây là một thành công đáng ghi nhận đối với một doanh nghiệp thương mại trong năm qua. 2.3.2 Những hạn chế trong công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm Mặc dù rất chú trọng đến công tác QTDT hàng hóa, tuy nhiên Trung Tâm vẫn còn một số hạn chế, khó khăn nhất định cần phải khắc phục, để có thể hoàn thiện công tác này, kinh doanh hiệu quả hơn. - Nguồn vốn còn ít, ít chủ động trong việc đặt hàng thời gian cao điểm, mất không ít cơ hội kinh doanh. - Khả năng dự báo nhu cầu tiêu dùng của nhà quản lý còn thiếu tính chính xác, dẫn đến việc xây dựng định mức hàng DT không chính xác, ảnh hưởng đến công tác bán ra. Trang 26 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp - Phương tiện vận chuyển còn ít, làm tăng chi phí thuê ngoài khi gặp những lô hàng số lượng lớn. - Đặc thù sản phẩm kinh doanh có thời gian sử dụng ngắn ngày, cùng với ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên, dù là yếu tố khách quan, nhưng có ảnh hưởng rất lớn trong công tác bảo quản, lưu kho. - Công tác quản lý hàng DT về mặt giá trị gặp không ít khó khăn, do sự biến động giá cả thị trường, kinh doanh nhiều mặt hàng do đó giá mua vào khác nhau, việc định giá trước khi xuất kho phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng. - Trong năm 2011, mặc dù đạt hiệu quả trong hoạt động kinh doanh hoàn thành mục tiêu đề ra, song vì quá chú trọng mặt hàng chủ lực là dầu ăn, nên Trung Tâm đã bỏ lỡ không ít cơ hội cho các mặt hàng khác: gạo, đồ hộp, đường… Trang 27 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI TRUNG TÂM 3.1 Phương hướng hoạt động của Trung Tâm trong thời gian tới 3.1.1 Phương hướng hoạt động Trên cơ sở thực trạng hoạt động kinh doanh của Trung Tâm thời gian vừa qua và những tiềm năng của mình, Trung Tâm đã đưa ra một số phương hướng hoạt động kinh doanh trong thời gian tới: - Tiếp tục tăng cường, phát huy sức mạnh của các nguồn: Tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất kỷ thuật… - Tăng cường khả năng cạnh tranh về mọi mặt, đảm bảo uy tín, hình ảnh của Trung Tâm với khách hàng trên thị trường Đà Nẵng và các thị trường lân cận. - Mở ra qui mô kinh doanh sang một số lĩnh vực khác. - Từng bước chuyển sang hạch toán kế toán độc lập. 3.1.2 Mục tiêu chung của Trung Tâm trong thời gian tới Dựa trên các phương hướng hoạt động kinh doanh của mình, Trung Tâm đặt ra một số mục tiêu chung cho hoạt động. Mục tiêu kinh tế - Đảm bảo an toàn trong kinh doanh: xây dựng chính sách vay nợ hợp lý, thu nợ đúng thời hạn bằng những chính sách tín dụng với khách hàng để có thể quay vòng vốn linh động. - Tăng doanh số bán ra: Trung Tâm đặt ra mục tiêu tăng doanh số bán ra dựa trên kết quả kinh doanh năm 2011, và dự báo tiêu thụ trong năm tới, với mục tiêu tăng 67% tổng doanh số bán ra so với năm 2011, trong đó chủ lực vẫn là mặt hàng dầu ăn và rượu. - Mở rộng thị trường: Đà Nẵng là thị trường chủ yếu của Trung Tâm, dựa trên vị thể đã đạt được trong những năm vừa qua, Trung Tâm phấn đấu, đặt ra mục tiêu mở rộng thị trường ra các khu vực lân cận: Quảng Trị, Quảng Bình…bằng hệ thống phân phối rộng khắp. - Nâng cao vị thế cạnh tranh thông qua các chiến lược định giá, định vị sản phẩm, khuếch trương… Mục tiêu xã hội Trang 28 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp - Giải quyết công ăn việc làm, tăng thu nhập cho các cán bộ công nhân viên. - Tham gia các hoạt động từ thiện, vấn đề bảo vệ môi trường, môi sinh. Mục tiêu chính trị - Tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhà chức trách địa phương. - Hoạt động kinh doanh dựa trên những định hướng, chủ trương phát triển của đảng, chính phủ nhà nước Việt Nam. 3.2 Cơ sở đề xuất các giải pháp 3.2.1 Tình hình kinh doanh của Trung Tâm Căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh của Trung Tâm trong những năm gần đây, ta nhận thấy rằng, Trung Tâm đã đang và sẽ ngày càng phát triển và có thế mạnh trên thị trường, được nhiều khách hàng tin tưởng, biết đến và lượng đặt hàng trở nên thường xuyên, ổn định hơn. Điều này tạo nên một thế mạnh, giúp Trung Tâm xây dựng những biện pháp hoàn thiện các công tác quản trị trong đó có QTDT. 3.2.2 Sự hỗ trợ của công ty TNHH MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV Trung Tâm kinh doanh tổng hợp trực thuộc công ty TNHH MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV, nên dù có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh độc lập nhưng vẫn được sự hỗ trợ từ phía công ty, việc tuyển dụng ban quản trị của Trung Tâm là do công ty bổ nhiệm, nên hầu hết có kinh nghiêm quản lý. Không những thế, Trung Tâm còn được quyền sư dụng kho của công ty tại 346 Núi Thành Đà Nẵng, hỗ trợ vốn khi cần thiết, tạo điều kiện cho Trung Tâm trong công tác nghiệp vụ kho, QTDT. 3.2.3 Đặc thù sản phẩm kinh doanh Chuyên kinh doanh các mặt hàng thực phẩm (Dầu ăn, tương ớt, đồ hộp…) loại sản phẩm có thời gian sử dụng ngắn ngày, do vậy đặc thù sản phẩm kinh doanh là yếu tố Trung Tâm luôn phải chú trọng. Yếu tố này ảnh hưởng đến công tác xây dựng định mức DT, dự báo nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Là cơ sở để xây dựng biện pháp nhằm hoàn thiện công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm. 3.3 Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác QTDT 3.3.1 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT về mặt hiện vật (a) Chú trọng xây dựng hệ thống kho tang, bổ sung phương tiện vận chuyển Để đảm bảo công tác QTDT hàng hóa về mặt hiện vật, Trung Tâm cần chú trọng xây dụng hệ thống kho tang, bổ sung phương tiện vận chuyển phục vụ cho qua trình Trang 29 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp lưu kho, xuất – nhập hàng hóa và quá trình bảo quản hàng hóa tránh sự sai hỏng về chất lượng cũng như số lượng sản phẩm bán ra. Hiện nay, Trung Tâm có hệ thống kho tương đối ổn định, đáp ứng tạm thời khá tốt nhu cầu DT, song với sự phát triển của nền kinh tế nước ta nói chung, Đa Nẵng nói riêng, nhu cầu của khách hàng ngày càng tăng nhanh, đòi hỏi cao về chất lượng cũng như chất lượng sản phẩm, dịch vụ đi kèm: vận chuyển, khuyến mãi…Do đó, Trung Tâm cần đặt mua hàng với số lượng hợp lý, thời điểm thích hợp để vừa có lợi về giá, mà vẫn có đủ hàng để cung ứng cho khách hàng kịp thời. Để làm được điều này, Trung Tâm cần đầu tư mở rộng hệ thống kho bãi, phương tiện: oto, xe ba gác… Điều này giúp Trung Tâm chủ động hơn trong công tác DT. Ngoài ra, trong quá trình DT hàng hóa, Trung Tâm cần phải chú trọng công tác phân bổ, sắp xếp, bố trí không gian kho sao cho: - Tận dụng hợp lý diện tích, dung tích của kho. - Tránh sự ảnh hưởng của các mặt hàng với nhau. - Giữ gìn về mặt chất lượng của hàng hóa. - Thuận lợi cho công tác nhập – xuất, báo cáo tồn kho cũng như quá trình kiểm kê hàng hóa trong kho dễ dàng hơn. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, Trung Tâm nên nâng cấp phần mềm máy tính, phục vụ công tác mua – bán – DT hàng hóa và việc kiểm tra hàng tồn sẽ dễ dàng hơn. (b) Tạo dựng mối quan hệ lâu dài, uy tín với nhà cung ứng Để công tác DT hàng hóa về mặt hiện vật hoàn thiện hơn, đặc biệt trong qua trình tiếp nhận hàng tại kho, quy trình nhập, kiểm tra đơn giản hơn để tiết kiệm thời gian, chi phí nhưng đảm bảo số lượng, chất lượng hàng hóa, Trung Tâm cần tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung ứng. Quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhà cung ứng chiếm rất nhiều thời gian, chi phí của bất kỳ một doanh nghiệp nào, vì vậy, Trung Tâm cần phải lựa chọn cho mình nhà cung ứng uy tín, theo đó đặt vấn đề kinh doanh lâu dài. Điều này giúp Trung Tâm có được một nguồn hàng ổn định, đảm bảo chất lượng sản phẩm. Quá trình kiểm tra hàng nhập kho nhanh chóng hơn. Song, để thực hiện được điều này, Trung Tâm cần có chính sách thanh toán tiền hàng nhanh chóng, đơn đặt hàng ít biến động. Cụ thể, với công ty dầu ăn thực vật Cái Lân, đây là nhà cung ứng lâu năm với Trung Tâm, vậy nên Trung Tâm có thể áp dụng phương thức thanh toán như sau: Trang 30 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp Thanh toán bằng tiền mặt, trả 50% số tiền hàng, số còn lại sẽ trả hết trong 23 ngày sau. Với các nhà cung ứng khác, Trung Tâm thanh toán 50% số tiền hàng, 10 ngày sau trả hết số tiền còn lại. Cách thức thanh toán này giúp Trung Tâm chủ động quay vòng vốn kinh doanh, tạo uy tín với nhà cung ứng. 3.3.2 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT hàng hóa về mặt kế toán Công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm hiện đang diễn ra một cách chặt chẽ và hợp lý, tuy nhiên, tuy nhiên trong quá trình hoạt động, quản lý hàng DT, Trung Tâm cần chú trọng một số vấn đề sau: QTDT hàng hóa về mặt kế toán của doanh nghiệp là công tác quản lý số lượng của hàng hóa DT và có biện pháp quản lý giá trị của hàng hóa, để từ đó chọn phương pháp hạch toán hàng hóa DT trước khi xuất kho. Do đó, Trung Tâm cần phải có phương pháp hạch toán phù hợp, chặt chẽ để tránh các tình trạng sai lệch trong quá trình kiểm kê, xuất nhập tồn hàng hóa. Hàng hóa DT là một phần tài sản của Trung Tâm, vì vậy cần phải xác định chính xác và đầy đủ giá trị hàng DT. Hiện nay, Trung Tâm đang sử dụng phương pháp hạch toán hàng DT “xuất hết các lô F.I.F.O”, tuy nhiên, trong quá trình hạch toán, Trung Tâm cần ghi chép dữ liệu DT cẩn thận, rõ ràng, đầy đủ, vì Trung Tâm kinh doanh nhiều mặt hàng, giá mua vào là khác nhau, nên điều này rất quan trọng. Việc ghi chép dữ liệu DT đầy đủ, chính xác sẽ giúp Trung Tâm nắm bắt được số lượng hàng DT trong kho, các lô hàng còn lại, có biện pháp quản lý hàng DT về mặt giá trị tốt hơn, biết được hàng nào bán chạy, hàng nào cần đặt mua thêm, mua thêm với số lượng bao nhiêu. Đồng thời nên sử dụng phiếu kho để ghi chép sự vận động cảu hàng hóa, tính số lượng hàng tồn kho. 3.3.3 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT hàng hóa về mặt kinh tế QTDT về mặt kinh tế tại bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào điều đảm bảo hai mục tiêu: - Mục tiêu an toàn - Mục tiêu tài chính Về mặt kinh tế, DT cần phải đảm bảo đủ số lượng hàng hóa, không gây gián đoạn trong qua trình kinh doanh, nhưng phải giảm đến mức tối thiểu các chi phí liên quan nhằm thực hiện mục tiêu lợi nhuận. Do đó, Trung Tâm phải xác định được lượng hàng DT hợp lý, mặt hàng nào cần DT, DT với số lượng bao nhiêu. Mối liên hệ giữa QTDT và các công tác Quản trị tác nghiệp khác (mua hàng, bán hàng…) để thực hiện bài toán tổng chi phí. Trên cơ sở các yêu cầu đó, một số giải pháp sau có thể giúp Trung Tâm Trang 31 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp trong công tác QTDT hàng hóa về mặt kinh tế (a) Dự báo nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của khách hàng Để giúp cho công tác tiêu thụ hàng hóa có hiệu quả, Trung Tâm cần đo lường nhu cầu hiện tại của thị trường, để biết được dung lượng thị trường, những thuận lợi, khó khăn để từ đó có chính sách, biện pháp, chiến lược thích ứng kịp thời nhằm nắm bắt cơ hội kinh doanh, đẩy mạnh doanh số bán ra, biết được nên DT mặt hàng nào, với số lượng bao nhiêu là hợp lý. Các mặt hàng kinh doanh tại Trung Tâm tương đối đa dạng, tuy nhiên, việc đo lường, dự báo nhu cầu áp dụng chủ yếu cho các mặt hàng chủ lực: trước tiên là dầu ăn, sau đó đến mặt hàng rượu các loại Theo bộ Công Thương, cả nước hiện có gần 35 doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm dầu thực vật, tình hình tiêu thụ dầu ăn tại nước ta gần đây tương đối lớn, cụ thể: Bảng 3.1: Tình hình tiêu thụ dầu ăn trên cả nước Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2011 Năm 2012* Năm 2015* Tổng tiêu thụ trong nước Nghìn tấn 740 830 1.200 Mức tiêu thụ tính trên đầu người Kg/người/năm 8,3 12.5 14,5 (Nguồn: Tổng cục thống kê, Bộ Công Thương, *Dự báo của các nhà sản xuất trong nước) Dựa trên dự báo tình hình tiêu thụ cả nước, Trung Tâm có thể dự báo tình hình tiêu thụ cho khu vực thị trường của mình, chủ yếu là thị trường Đà Nẵng, Quảng Nam. Có rất nhiều phương pháp để dự báo nhu cầu tiêu thụ, trong đó Trung Tâm có thể sử dụng phương pháp san bằng số mũ giản đơn. Đây là phương pháp dễ sử dụng, chỉ cần ít số liệu trong quá khứ. Ft = α * Dt-1 + ( 1- α) * Ft-1 0.1 ≤ α ≤ 1 Ft : Dự báo nhu cầu cho thời kỳ t Dt-1 : Nhu cầu thực tế của thời kỳ ngay trước đó Ft -1 : Dự báo của thời kỳ ngay trước đó α : Hệ số san bằng mũ Trang 32 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp Trên thực tế, dự báo mới chính bằng dự báo cũ cộng với khoản chênh lệch giữa nhu cầu thực tế và dự báo của giai đoạn đã qua, có điều chỉnh cho phù hợp. Vì mô hình này rất đơn giản nên được sử dụng khá rộng rãi trong các doanh nghiệp, tuy nhiên, việc chọn hệ số san bằng mũ α sao cho thích hợp cũng như để đánh giá mức độ chính xác của dự báo, ta so sánh giữa kết quả dự báo và nhu cầu thực tế trong kỳ. Sai số của dự báo được tính như sau: Sai số dự báo (AD) = Nhu cầu thực tế (Dt) – Dự báo (Ft) Để đánh giá mức sai lệch tổng thể của dự báo người ta còn dùng độ lệch tuyệt đối trung bình MAD MAD càng nhỏ thì trị số α càng hợp lý, vì nó cho biết kết quả dự báo càng ít sai. (b) Xây dựng kế hoạch DT phù hợp cho từng mặt hàng Với đặc thù sản phẩm kinh doanh mạng tính chất thời vụ, có thời gian sử dụng hạn chế, Trung Tâm nên tiến hành DT thường xuyên với các mặt hàng thực phẩm, với mức DT an toàn thích hợp. Mức DT an toàn được xác định bởi công thức sau: Trong đó: Thời giá chờ đợi: Là số ngày tính từ ngày đặt hàng đến ngày nhận hàng. Với thời gian chờ đợi bình thường là 13 ngày, thời gian chờ đợi tối đa là 20 ngày. Mô hình DT thường xuyên với mức DT an toàn đã được xác định có nhiều ưu điểm cho Trung Tâm: - Luôn có sẵn lượng hàng hóa đảm bảo đáp ứng nhu cầu. Thường sử dụng đối với hàng hóa có qui mô nhu cầu lớn, tương đối ổn định về nguồn hàng. - Có lượng hàng hóa đủ để cung cấp cho khách hàng trong thời gian chờ hàng. Trang 33 MAD = n FiDin i −∑ =1 Mức DT an toàn = Điểm tái đặt hàng ở các khả năng tối đa - Điểm tái đặt hàng ở các khả năng bình thường Điểm tái đặt hàng ở các khả năng = Mức sử dụng bình quân dự kiến trong ngày Thời gian chờ đợi + Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp - Giảm được lượng hàng hóa tồn kho ở mức thấp nhất, mà vẫn đảm bảo quá trình bán diễn ra thuận lợi. - Giảm được chi phí lưu kho, chi phí hao hụt và một số chi phí liên quan đến tổng chi phí DT. Ngoài ra, để giảm thiểu được các khoản chi phí liên quan đến DT, Trung Tâm cần đảm bảo được một cơ cấu tỷ lệ chi phí như sau: - Chi phí vốn: là chi phí bằng tiền, do đầu tư vốn cho DT và thuộc vào chi phí cơ hội. Chi phí vốn phụ thuộc vào giá trị trung bình, thời gian hạch toán và suất thu hồi vốn đầu tư. Thông thường, trên thị trường tiền tệ, tỷ lệ chi phí vốn được tính theo lãi suất tiền vay ngân hàng. Tỷ lệ chi phí vốn trung bình là 15%, dao động từ 8% - 40%. - Chi phí công nghệ kho: thường gọi là chi phí bảo quản sản phẩm DT kho. Trung bình, chi phí này là 2%, dao động 0 – 4%. - Hao mòn vô hình: Giá trị sản phẩm DT giảm xuống do không phù hợp với thị trường. Thể hiện chi phí này là % giảm giá bán. Chi phí này trung bình là 1.2%, dao động từ 0.5 – 2%. - Chi phí bảo hiểm: Là chi phí đề phòng rủi ro theo thời gian. Chi phí bảo hiểm tùy thuộc vào giá trị sản phẩm và tình trạng cơ sở vật chất kỹ thuật. Chi phí này trung bình 0.05%, dao động từ 0 – 2%. 3.3.4 Một số kiến nghị Qua thời gian thực tập tổng hợp và chuyên sâu tại Trung Tâm về đề tài QTDT, dựa trên sự giúp đỡ của các anh chị trong Trung Tâm, thực trạng vấn đề nghiên cứa, tôi có một số kiến nghị cho công tác QTDT tại đơn vị mình thực tập. - Để nâng cao doanh số bán ra, đáp ứng kịp thời nhu cầu của các khách hàng trên các thị trường Đà Nẵng và lân cận, Trung Tâm cần bổ sung thêm lực lượng bán hàng di động. - Nâng cao trình độ quản lý, bán hàng cho nhân viên bằng những khóa huấn luyện, tập huấn về kỷ năng lãnh đạo, bán hàng, giới thiệu sản phẩm… - Cần tăng cường máy móc trang thiết bị tại hệ thống kho bãi, nhằm đảm bảo an ninh kho bãi, nâng cao chất lượng sản phẩm DT. - Hệ thống trang thiết bị tại Trung Tâm, trụ sở bán hàng chính còn ít, chưa phát huy được hết khả năng lực kinh doanh, trong khi bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt. Trang 34 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp - Mua thêm một số phương tiện vận tải để phục vụ việc xuất – nhập hàng. Ngoài ra, với sự hướng dẫn tận tình của Giảng viên hướng dẫn Tiến sĩ Lục Thị Thu Hường về kiến thức chuyên môn, chỉnh sửa đề cương chi tiết tôi đã hoàn thành bài khóa luận của mình. Qua thời gian học tập, hoàn thiện kiến thức chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp, nhà trường đã tạo điều kiện thuận lợi để sinh viên có thể hoàn thành tốt khóa học: tài liệu học tập, phân công giáo viên giảng dạy… Tuy nhiên, nhà trường cần xem xét lại thời gian học giữa các môn, có thể rút ngắn thời gian nghĩ giữa hai môn, để thuận tiện cho giảng viên cũng như sinh viên, tạo điều kiện để sinh viên có thể gặp gỡ, giao lưu với các giảng viên giảng dạy. Bổ sung thêm tài lieu học tập theo từng chuyên ngành. Trang 35 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp KẾT LUẬN Là một trong các hoạt động trong quản trị tác nghiệp, công tác QTDT hàng hóa trong doanh nghiệp giúp tạo ra sự hài hòa giữa mua và bán nhằm tối thiểu hóa chi phí liên quan và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Qua quá trình thực tập tại Trung Tâm kinh doanh tổng hợp FOCOCEV Đà Nẵng, thực trạng cho thấy, Trung Tâm đã rất chú trọng đến công tác này, từ hệ thống kho bãi, quy trình nhập kho, xuất kho, công tác kiểm kê, nhập – xuất tồn. Với đặc thù sản phẩm kinh doanh có thời gian sử dụng hạn chế, nên Trung Tâm có những biện pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả của QTDT hàng hóa. Để thu hút khách hàng trên thị trường Đà Nẵng, cũng như các thị trường lân cận, Trung Tâm đang có chiến lược mở rộng thị trường kinh doanh, xây dựng hệ thống các cửa hàng. Chú trọng xây dựng, cải tiến hệ thống kho, sao cho việc vận chuyển hàng hóa là thuận lợi, hợp lý nhất, tiết kiệm được chi phí. Ngoài ra, Trung Tâm cần có những biện pháp trong việc xây dựng kế hoạch dự trữ, lựa chọn phương pháp dự báo nhu cầu tiêu dùng thích hợp, tạo dựng được mối quan hệ vững bền, uy tín với các nhà cung ứng để có nguồn hàng ổn định, đảm bảo chất lượng… Việc hoàn thiện công tác QTDT là điều tất yếu, hổ trợ cho các hoạt động tác nghiệp khác, góp phần giúp Trung Tâm kinh doanh có hiệu quả, đạt được mục tiêu của mình. Trang 36 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc (2005). Giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại tập 1. Trường Đại học kinh tế Quốc Dân. Nhà xuất bản lao động – xã hội. 2. Bản thảo giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại (2009). Trường Đại học Thương Mại. 3. Quản trị chuỗi cung ứng (2009). Trường Đại học kinh tế Đà Nẵng. 4. Giáo trình quản trị Logistics (2009). Trường Đại học Thương mại. 5. Website www.share-book.com 6. Website www.tailieu.vn Trang 37 Khóa luận tốt nghiệp-Khoa Quản trị doanh nghiệp NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Hà Nội, ngày…….tháng……năm 2012 Giảng viên hướng dẫn Trang 38