Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ tại văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội

ữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên theo định kỳ; kiểm tra đột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ… Để tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng hiệu quả nhất. Bao gồm các nghiệp vụ sau: - Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. - Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ - Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo phương án đã chọn Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó. Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật. Công tác này được quy định cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia. Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố chủ quan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ. Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn trùng… Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ phải đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ. Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơi làm việc của cơ quan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy chữa cháy cho kho lưu trữ. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã hội những thong tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của công dân. Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích sau: - Mục đích chính trị: thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước phục vụ đấu tranh chính trị và ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất nước phát triển quan hệ hợp tác về kinh tế – văn hoá với các nước. Phục vụ đấu tranh chống luận điệu xuyên tạc lịch sử, xuyên tạc chính sách đối nội, đối ngoại của Nhà nước ta do bọn đế quốc và bọn phản động tiến hành. - Mục đích kinh tế: Tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu cải cách cơ chế quản lý kinh tế, vấn đề dự báo và kế hoạch phát triển kinh tế của đất nước. - Mục đích khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng nghiên cứu giải quyết các vấn đề khoa học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế của Đảng và Nhà nước ta đề ra trong từng giai đoạn. Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các hình thức sau: . Thông báo về tài liệu . Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc . Triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ . Cấp giấy chứng nhận tài liệu lưu trữ, các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ. . Viết bài đăng báo, phát thanh và truyền hình . Công bố tài liệu lưu trữ d. ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử của một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu. Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hội để dự báo chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội. Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã hội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung. Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thực tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia. Có thể dùng tài liệu để xây dựng truyến thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng làm tư liệu giảng dạy trong các trường phổ thông và giới thiệu trên các phương tiện truyền thông. 3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ Công tác văn thư là một bộ môn của công tác văn phòng nhằm tổ chức quản lý và giải quyết công việc của mỗi cơ quan bằng văn bản giấy tờ hiện hành. Công tác văn thư của mỗi cơ quan nhằm bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa cơ quan này với cơ quan khác bằng văn bản giấy tờ. Đối với cấp trên, công tác văn thư thực hiện việc soạn thảo các văn bản để truyền đạt, phổ biến chủ chương, chính sách của Đảng, Nhà nước từ các cơ quan cấp trên đến các cơ quan cấp dưới và ngược lại. Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, một nguồn cung cấp chủ yếu thường xuyên cho kho lưu trữ. Vì vậy nó là tiền đề cho công tác lưu trữ. Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức, phương pháp kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Phần lớn những tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư đều được lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ. Cho nên làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này. CHƯƠNG II HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI 1. Quá trình hình thành và phát triển của trường ĐHBK Hà Nội Đầu năm 1956, Bộ Chính trị thông qua chủ trương đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật cho đất nước. Thực hiện chủ trương này và định hướng phát triển đại học, ngày 6 tháng 3 năm 1956, Bộ trưởng Bộ Giáo dục Nguyễn Văn Huyên đã ký Nghị định số 147/NĐ về việc thành lập trường Đại học Chuyên nghiệp Bách khoa (nay là trường ĐHBK Hà nội ). Đây là trường đại học kỹ thuật đầu tiên của nước ta có nhiệm vụ đào tạo kỹ sư công nghiệp cho công cuộc xây dựng CNXH ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng ở miền Nam. Theo chỉ thị của Trung Ương Đảng và Chính phủ, đầu năm học 1956- 1957 trường đã khai giảng khoá học đầu tiên. 2. Tình hình hoạt động chung của trường ĐHBK Hà Nội 2.1. Định hướng chiến lược Sau nửa thế kỷ bền bỉ phấn đấu, ngày nay ĐHBK Hà Nội là một trường đại học công nghệ hàng đầu của đất nước, có uy tín trong xã hội, có bề dày cống hiến trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Bước vào nửa thế kỷ thứ hai, ý thức rõ vai trò, vị thế của mình trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước; trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam; trong xu thế hội nhập quốc tế và trách nhiệm đóng góp xây dựng Thủ đô Hà Nội hiện đại, văn minh, trường ĐHBK Hà Nội quyết tâm thực hiện thắng lợi mục tiêu chiến lược. Tháng 6/2006 Nhà trường đã bổ sung, nâng cấp và hoàn thành đề án : “Quy hoạch tổng thể xây dựng và phát triển ĐHBK Hà Nội giai đoạn 2006 – 2030”. Mục tiêu của đề án là: “ Xây dựng trường ĐHBK Hà Nội thành đại học nghiên cứu, đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực đạt trình độ và chất lượng quốc tế; một trung tâm NCKH và kỹ thuật hiện đại; hội nhập hệ thống đại học khu vực và thế giới; là địa chỉ hợp tác và đầu tư tin cậy, hấp dẫn đối với xã hội, các tổ chức cơ quan đào tạo và nghiên cứu, giới doanh nghiệp, tài chính trong và ngoài nước. Nội dung của đề án tập trung giải quyết các vấn đề chủ yếu: * Xây dựng phương thức và chương chình đào tạo hiện đại, hấp dẫn, linh hoạt và hiệu quả nhằm phục vụ nhiệm vụ chính trị hàng đầu là đào tạo nguồn nhân lực khoa học – công nghệ trình độ và chất lượng cao cho đất nước. * Xây dựng đội ngũ cán bộ tâm huyết, giỏi chuyên môn, giàu trí tuệ, tinh thông nghiệp vụ đủ sức giải quyết nhanh chóng, hiệu quả các vấn đề thực tiễn cuộc sống đặt ra. * Tăng cường công tác nghiên cứu khoa học; kết hợp hài hòa, hiệu quả giữa nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng. Nghiên cứu khoa học phải bám sát cuộc sống thực tiễn. * Tập trung đầu tư, khai thác triệt để và hiệu quả cơ sở vật chất, đặc biệt là các phòng thí nghiệm trọng điểm quốc gia và đầu tư tập trung. * Không ngừng phát triển vốn xã hội, trong đó phải đặc biệt quan tâm mối quan hệ hợp tác song phương và đa chiều với các truờng đại học, viện nghiên cứu, các tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước; thu hút nhà khoa học, giảng viên và sinh viên quốc tế tham gia nghiên cứu, giảng dạy và học tập. * Tăng cường hiệu qủa công tác điều hành và quản lý, trong đó cải cách hành chính được coi là khâu đột phá. Bộ máy tổ chức của trường ĐHBK Hà nội * Đảng Bộ ĐHBK Hà nội * Chính quyền: Trường, Khoa – Viện, Bộ Môn * Công đoàn, Đoàn Thanh niên và Hội sinh viên Hiện nay trường ĐHBK Hà nội có 88 bộ môn và 15 trung tâm, phòng thí nghiệm thuộc 14 khoa và 6 viện; 1 bộ môn thuộc trường; 26 trung tâm nghiên cứu và phòng thí nghiệm trọng điểm thuộc trường; 3 Doanh nghiệp và 21 phòng, ban. Tổng số cán bộ, viên chức: 1.950 trong đó có 1.192 giảng viên và 394 cán bộ phục vụ giảng dạy và NCKH. Nhà giáo nhân dân và nhà giáo ưu tú: 154 Viện sỹ: 3 Giáo sư và phó giáo sư: 399 Tiến sỹ: 703 Thạc sỹ: 1.200 Sơ đồ Bộ máy tổ chức quản lý của trường ĐHBK Hà nội Hiệu Trưởng Khoa (21) Phòng Ban (10) Trung Tâm (26) P.Hiệu Trưởng P.Hiệu Trưởng P.Hiệu Trưởng P.Hiệu Trưởng Đảng Uỷ 2.2. Tình hình hoạt động của ĐHBK Hà nội Trường ĐHBK Hà nội đang đào tạo trên 30.000 sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh với 33 ngành, 90 chuyên ngành đại học và sau đại học Ngành đào tạo: . Đào tạo đại học . Đào tạo sau đại học * Số lượng tuyển sinh hàng năm: Hệ Đại học: + 3.700 sinh viên chính quy + 2.000 sinh viên tại chức + Hàng trăm kỹ sư bằng hai + 500 sinh viên chương trình đào tạo quốc tế Hệ sau đại học: + 1.000 – 1.200 học viên cao học + 60 – 70 nghiên cứu sinh 2.3. Nhiệm vụ trọng điểm a) Hợp lý hoá quy mô đào tạo đại học, đẩy mạnh đào tạo đại học và các giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo. b) Đẩy mạnh NCKH, CGCN và sản xuất kinh doanh, khẳng định vị thế của trường đại học kỹ thuật công nghiệp trọng điểm. c) Bổ sung, trẻ hoá đội ngũ cán bộ chuyên môn, đào tạo bồi dưỡng các chuyên gia đầu đàn và nhà quản lý mới. d) Nâng cao hiệu quả hợp tác quốc tế e) Hiện đại hoá cơ sở vật chất f) Điều kiện làm việc và đời sống vật chất tinh thần của cán bộ, sinh viên không ngừng được cải thiện. 2.4. Nhận xét chung về trường ĐHBKHN Đổi mới triệt để, toàn diện mô hình, nội dung, chương trình, phương pháp đào tạo đại học và sau đại học theo hướng hiện đại hoá, nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo toàn diện, hiệu quả, áp dụng chương trình đào tạo tiên tiến của một số trường đại học của Hoa Kỳ và của các nước phát triển vạo hệ đào tạo kỹ sư chất lượng cao, kỹ sư tài năng. Thực hiện đào tạo theo tín chỉ, điều chỉnh hợp lý quy mô đào tạo giữa các hệ theo hướng mở rộng quy mô đào tạo sau đại học sao cho đến giai đoạn 2010 – 2030 hệ đào tạo này đạt tỉ lệ 25%. Đồng thời với việc xây dựng và triển khai các dự án mới, phải khai thác động bộ triệt để và hiệu qủa trang thiết bị hiện có mà trước hết là phòng thí nghiệm trọng điểm, Thư viện điện tử, Nhà xuất bản Bách khoa phục vụ cho mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu trình độ cao. Tiếp tục nâng cấp các công trình công cộng, cải tạo cảnh quan, môi trường làm việc, học tập, sinh hoạt của cán bộ và sinh viên. Trường ĐHBK Hà Nội phải là một trường đại học nghiên cứu, trong đó KHCN thực sự trở thành một trong hai nhiệm vụ chính trị của Nhà trường. Hiện nay trong thời đại CNH, HĐH đất nước, trường ĐHBK Hà Nội đã và đang đổi mới để bắt kịp thời đại. Và kết quả đã đạt được những thành tựu vô cùng to lớn. Tuy nhiên để đưa ĐHBK Hà Nội lên một tầm cao mới thì vẫn cần những chính sách thiết thực hơn như : - Tăng cường năng lực Tài chính bằng cách phát triển các nguồn thu, đặc biệt là các nguồn thu từ CGCN và SXKD. Tìm kiếm và khai thác các nguồn đầu tư từ bên ngoài, thu hút các nguồn tài trợ, vốn vay cho đầu tư phát triển. Xây dựng cơ chế chính sách và chế độ tài chính năng động, tạo động lực cho phát triển bền vững - Tăng cường công tác đối ngoại và hợp tác quốc tế, thu hút đông đảo các nhà khoa học trong và ngoài nước tham gia đào tạo và nghiên cứu khoa học. 2.5. Kết quả đạt được Thành tựu lớn nhất của trường và cũng là nhân tố quyết định sự phát triển nội tại, vị thế uy tín của ĐHBK Hà nội không chỉ trong nước mà còn ở nước ngoài là xây dựng một đội ngũ các thầy cô giáo đông đảo về số lượng, mạnh mẽ về chất lượng và đồng bộ về ngành nghề, trong đó không ít người là những chuyên gia giáo dục tên tuổi, những nhà khoa học, công nghệ đầu ngành. Sản phẩm đào tạo của trường gồm hàng vạn cán bộ có trình độ đại học, trên đại học có chất lượng được xã hội tín nhiệm đánh giá cao, đã và đang hoạt động có hiệu quả trên mọi miền đất nước, trong mọi lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân và anh ninh – quốc phòng. Trong lực lượng hùng hậu đó một số người trở thành cán bộ cao cấp của Đảng, Nhà nước, của tổ chức xã hội, tướng lĩnh trong các lực lượng vũ trang và nhiều người là các chuyên gia, nhà khoa học danh tiếng, nhà doanh nghiệp tài năng. Trong 5 năm từ 2001 – 2006, ĐHBKHN đã đào tạo được 16.778 kỹ sư chính quy, 8.194 kỹ sư tại chức, 2.500 kỹ sư văn bằng 2. Kết quả học tập nhìn chung có chuyển biến tích cực, nhiều sinh viên đã vươn lên trình dộ học lực khá, giỏi, xuất sắc, không ít sinh viên tham gia các kỳ thi quốc gia, olimpic quốc tế về toán, lý, hoá, cơ khí, tin học, ngoại ngữ…Hàng năm Nhà trường đều tiến cử 10 sinh viên có thành tích học tập xuất sắc nhất vào danh sách được tuyên dương ở Quốc Tử Giám. Sinh viên ĐHBKHN tốt nghiệp ra trường phần lớn sớm được nhận vào làm việc ở các đơn vị nhà nước, các đơn vị sản xuất kinh doanh. Đồng thời với việc nâng cao trình độ, vừa qua ĐHBKHN đã bổ nhiệm 68 cán bộ trẻ tham gia công tác quản lý chuyên môn như Phó Trưởng khoa, Trưởng Bộ môn, Trưởng PTN, Trưởng Dự án phát triển… Xây dưng được nguồn nhân lực trình độ cao. Hiện nay ĐHBKHN có khoảng hơn 200 cán bộ giảng dạy trẻ học thạc sỹ và làm nghiên cứu sinh tại nước ngoài. Chủ yếu là CHLB Đức, CH Pháp, Nhật bản, Hàn quốc, Bỉ, Hà lan, Australia và Hoa kỳ. Các học viên và nghiên cứu sinh nay đều nhận được học bổng đa phương hoặc song phương do Trường khai thác. ý thức được vai trò, trách nhiệm của trường ĐHBK Hà Nội trong việc đào tạo chuyên gia công nghệ trình độ cao và bồi dưỡng nhân tài, Nhà trường đặc biệt quan tâm đẩy mạnh mảng đào tạo và bồi dưỡng sau đại học. Mà một trong những ưu tiên trước hết là mở rộng quy mô đào tạo. Đây cũng là biện pháp thiết thực nhất nhằm khai thác triệt để tiềm năng chuyên môn của đội ngũ cán bộ giảng dạy, gắn chặt hơn nữa hoạt động đào tạo với NCKH và CGCN, đồng thời từng bước khắc phục tình trạng mất cân đối quá lớn về tỷ lệ số lượng giữa hệ đào tạo đại học và sau đại học. Chỉ tính riêng trong 6 năm trở lại đây, trường ĐHBK Hà Nội đã tuyển gần 300 nghiên cứu sinh, hơn 2.000 học viên cao học. Ngoài ra, hàng nghìn cán bộ có trình độ đại học từ các cơ sở đào tạo, nghiên cứu, sản xuất, dịch vụ đã được đào tạo lại hoặc bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ dưới nhiều hình thức khác nhau. Đồng thời với việc không ngừng củng cố các ngành đào tạo truyền thống, trong những năm gần đây trường ĐHBK Hà Nội đã mở rộng một số ngành đào tạo mới theo hướng: + Tăng cường tính liên ngành: Cơ tin, Vật lý tin học, Điện tử – Y – Sinh học, May và thời trang… + Sử dụng công nghệ cao như: Kỹ thuật hàng không, Kỹ thuật tàu thuỷ. Nhưng để nâng cao vị thế và uy tín đồng thời thu hút đông đảo số lượng học viên hơn thì trường ĐHBK Hà Nội mở rộng thêm một số ngành đào tạo mà hiện nay đang được coi là mang tính thực tiễn như: Quản trị kinh doanh (bao gồm quản trị nhân sự, quản trị văn phòng, quản trị du lịch), maketing, thiết kế đồ hoạ…Những ngành này hiện nay các trường đại học và chuyên nghiệp đang đặc biệt chú trọng và quan tâm. Ngoài ra cùng với hình thức đào tạo chính quy và tại chức tại truờng hình thức liên kết theo địa chỉ nên được coi trọng, ngoài các khoá đào tạo dài hạn hoặc ngắn hạn còn quan tâm đến việc bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn, cấp chứng chỉ. Việc hợp tác quốc tế trong đào tạo theo các chương trình đào tạo của truờng đối tác hay chương trình đào tạo phối hợp của ĐHBK Hà Nội với đối tác để nhận bằng cấp quốc tế hay cùng cấp bằng trên mọi trình độ: Tiến sỹ, thạc sỹ, kỹ sư, cử nhân đại học và cử nhân cao đẳng. Tuỳ thuộc vào nguyện vọng sinh viên có thể lựa chọn một hình thức phù hợp. Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, sinh viên được lãnh đạo trường cùng các đơn vị thường xuyên quan tâm tìm giải pháp phù hợp để có thể cải thiện được nhiều nhất điều kiện làm việc, học tập, ăn ở, sinh hoạt của cán bộ, sinh viên. + Trường có những chế độ khuyến khích đối với cán bộ giảng viên dưới nhiều hình thức như: Bồi dưỡng lên lớp, bồi dưỡng ăn trưa, phụ cấp trách nhiệm theo chức vụ, phụ cấp lao động hàng tháng; quà thưởng nhân dịp các ngày lễ tết trong năm; nhuận bút viết giáo trình và tài liệu tham khảo; hỗ trợ nghỉ hè, an dưỡng cho cán bộ công nhân viên. + Đối với các sinh viên trường dành những suất học bổng cho những sinh viên xuất sắc, trong 5 năm từ 2001 đến 2006 Nhà trường đã giảm 50% học phí cho 5.338 và miễn học phí cho 4.032 sinh viên có hoàn cảnh khó khăn. BẢNG THÀNH TÍCH ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG (1956 – 2005) CÁC LOẠI HÌNH ĐÀO TẠO SỐ LƯỢNG Kỹ sư và cử nhân Cao Đẳng kỹ thuật 85.000 Thạc Sỹ 3.059 Tiến Sỹ 360 Tiến sỹ Khoa học 6 Bồi dưỡng sau Đại học 1.367 Bồi dưỡng Ngoại ngữ cấp chứng chỉ 3.500 Bồi dưỡng chuyên đề Khoa học kỹ thuật, Quản lý kinh tế cho cán bộ TW và địa phương 1.650 Chứng chỉ Bồi dưỡng chuyên đề quản lý và Giáo Dục Đại Học 742 II. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng Văn phòng là trung gian nối ghép các mối quan hệ trong quản lý điều hành của Trường. Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên liên tục trong đơn vị. 1.1. Chức năng - Tham gia góp ý kiến cho lãnh đạo trường khi đưa ra những quyết định cần mang tính chính xác cao. Như về các nội quy, quy định đối với sinh viên, cũng như quy chế tuyển sinh hay tiêu chuẩn để xếp loại sinh viên. Về công tác tổ chức cán bộ, giảng viên, công tác đào tạo, tuyển dụng cán bộ giảng viên. Bố trí nguồn nhân lực, - Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sách cho cán bộ giảng viên theo luật định hiện hành - Soạn thảo và quản lý hệ thống văn bản (nội bộ và bên ngoài) có liên quan đến mọi hoạt động của Trường phù hợp với luật định của nhà nước. 1.2. Nhiệm vụ Trực tiếp quản lý và thực hiện các công tác sau: Hợp đồng lao động; chế độ chính sách với cán bộ giảng viên (tiền lương, BHXH, BHYT…), quản lý sinh viên, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo tuyển mộ công chức, vệ sinh công cộng, trang thiết bị dụng cụ hành chính, xây dựng cơ bản, một số việc đột xuất khác khi được lãnh đạo giao; Ban hành các văn bản tới các đơn vị liên quan và theo dõi hiệu lực thi hành của văn bản; thực hiện các chế độ báo cáo hoặc cung cấp thông tin theo quy định. 2. Tình hình hoạt động của phòng Hành chính tổng hợp + Điều kiện cơ sở vật chất của văn phòng: - Điều kiện cơ sở vật chất dược coi là một căn cứ cấu thành tổ chức nói chung và bộ máy văn phòng nói riêng nhằm phục vụ cho bộ máy văn phòng hoạt động. - Các phương tiện kỹ thuật: máy tính, máy in, máy phôtcoppy, máy huỷ tài liệu, điện thoại, fax, điều hoà nhiệt độ, máy chiếu, thiết bị âm thanh nghe nhìn… - Các công cụ dụng cụ làm việc: Bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, văn phòng phẩm… - Ngoài ra còn có những điều kiện làm việc khác như ánh sáng, màu sắc, nhiệt độ, tiếng ồn, y tế, vệ sinh, an toàn phòng cháy chữa cháy. + Nhân sự làm việc trong văn phòng: Chánh văn phòng (Trưởng phòng): Là người đứng đầu bộ phận văn phòng trong trường, là người có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng, chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về toàn bộ kết quả hoạt động của văn phòng. Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng): Là người giúp trưởng phòng tổ chức quản lý điều hành một số lĩnh vực hoặc thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể mà Trưởng phòng giao cho. Là người chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả hoạt động của bộ phận mình quản lý. Nhân viên nghiệp vụ: Nhân viên văn thư, lưu trữ…có trách nhiệm hoàn thành khối lượng, chất lượng công việc được giao theo thời gian hoặc theo khoán. Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả công việc của mình. + Quy chế hoạt động của văn phòng: Do đặc điểm là một đơn vị hành chính sự nghiệp nên văn phòng trường ĐHBKHN có những nguyên tắc tổ chức, nhiệm vụ cụ thể khác với những văn phòng của các Doanh nghiệp. Quy chế hoạt động của văn phòng gồm 4 phần: Phần I: Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng: Nêu lên chức năng chung của văn phòng là tham mưu, tổng hợp và hậu cần và chức năng chủ yếu ở đây là tổng hợp và hậu cần. Phần II: Các nhiệm vụ cụ thể như sau: + Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất các biện pháp thực hiện sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng. + Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các đơn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các đơn thư, tờ trình đó. + Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của thủ tục văn bản trước lãnh đạo đơn vị và cơ quan hành chính cấp trên. Phần III: Tổ chức bộ máy của văn phòng: Quy định về chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy văn phòng và mối quan hệ công tác giữa văn phòng đối với các phòng ban khác trong cơ quan. Phần III : Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng Phần IV: Lề lối làm việc của văn phòng: + Quy định các chế độ giao ban, hội họp của văn phòng + Quy định phương thức tham mưu, tổng hợp các loại báo cáo thuộc trách nhiệm văn phòng phải thực hiện + Quy định việc giám sát, đôn đốc kiểm tra thực hiện chương trình công tác trong văn phòng + Quy định trách nhiệm điều hành, quản lý do thủ trưởng cơ quan uỷ nhiệm và giao phó. Các nghiệp vụ văn phòng: Gồm các nghiệp vụ về thông tin, tham mưu, văn thư, lưu trữ, hậu cần, hoạt động giao tiếp * Công tác thông tin: Quá trình chuyển đổi Thông tin vào Thông tin ra Thông tin ra phản hồi Thông tin vào Thông tin ra Môi trường Sơ đồ hệ thống thông tin + Xây dựng và tổ chức nguồn tin: + Thu thập thông tin: Việc thu thập thông tin được tiến hành qua nhiều kênh khác nhau như: Kênh thông tin theo ngành từ trên xuống và từ dưới lên, kênh thông tin theo ngành trong từng cấp, trong nội bộ cơ quan, kênh thông tin qua hệ thống báo cáo, kênh thông tin qua hội họp, giao ban, qua tra cứu, thu thập và qua quá trình giao tiếp + Phân tích và xử lý thông tin: Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu; hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu tài liệu. + Cung cấp, phổ biến thông tin + Bảo quản lưu trữ thông tin * Công tác tham mưu: Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạt hiệu quả nhất định. Tham mưu cho thủ trưởng xử lý có hiệu quả nhất trong các tính huống; giúp người lãnh đạo ra các quyết định, đề án quản lý hữu hiệu nhất. * Công tác hậu cần: Tạo cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan, hỗ trợ các phương tiện, dụng cụ và điều kiện cần thiết để cán bộ nhân viên năng cao năng suất lao động và hiẹu quả công tác. Bao gồm các nghiệp vụ như: Quản lý chi tiêu kinh phí; đảm bảo điều kiện làm việc của cơ quan. III. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI 1. Công tác văn thư 1.1. Về công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến Tất cả các văn bản đến đều phải qua vưn thư làm thủ tục và phân phối theo đúng quy định, văn bản đến được đóng dấu “văn bản đến” đăng ký số thự đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn bản để trình chánh hoặc phó văn phòng phân phối. Văn phòng phân phối xong qua cho văn thư để vào máy tính rồi chuyển cho bộ phận tổng hợp trình Ban lãnh đạo xử lý sau đó chuyển tiếp cho các phòng ban chức năng. Đối với những văn bản, báo cáo nghiệp vụ của phong nào thì văn thư chuyển trực tiếp cho phòng đó. Bộ phận hành chính: nhân viên văn thư là đầu mối tiếp nhận, phân loại và chuyển giao các loại văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ văn bản đến Đối với các văn bản ghi “hoả tốc”, “thượng khẩn”, “mật”, các loài fax, điện tín thì nhân viên văn thư ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhận theo đúng chế độ quản lý văn bản. Văn bản gửi đích danh cá nhân thì chuyển trực tiếp cho người nhận để giải quyết. Các loại văn bản pháp quy, pháp lệnh, chỉ thị, nghị quyết… Lãnh đạo giao cho văn phòng sao gửi và lưu trữ bản gốc tại văn thư hoặc các phòng ban nghiệp vụ có liên quan theo quy định. Những văn bản gửi đến không đúng quy định và không thuộc thẩm quyền xử lý của Trường ĐHBK Hà Nội thì được trả lại nơi gửi. Khi nhận được văn bản từ cấp trên chuyển xuống, từ các đơn vị trực thuộc chuyển về có thể được qua 4 bước sau: - Bưu điện chuyển về - Qua hệ thống văn bản mật - Trực tiếp ký nhận - Các đơn vị công tác về Khối lượng văn bản nhận từ các nguồn: . Văn bản của Trung ương Đảng, Quốc hội và Chính phủ . Văn bản của các Bộ, Nghành . Văn bản của các đơn vị trực thuộc . Văn bản của các tổ chức, công ty và cá nhân Hình thức bên ngoài sổ đăng ký văn bản BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI Năm……………… Từ số ………/……….đến số……………/…………. Từ ngày…………..đến ngày……………………….. Quyển số:……….. + Tình hình kiểm tra đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Thủ truởng cơ quan hoặc trưởng phòng có nhiệm vụ đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn đến. Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến tay người nhận đồng thời yêu cầu của các đơn vị, cá nhân làm đúng chức trách nhiệm vụ của mình trong việc giải quyết văn bản. Văn bản sẽ lưu lại với người thừa hành cho đến khi được giải quyết xong. Trong thời gian này văn bản được bảo quản trong hồ sơ công việc của người thừa hành. Khi văn bản đã được giải quyết xong nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản thì người thừa hành phải tóm tắt văn bản trả lời kẹp vào chính văn bản đó và chuyển bản sao văn bản trả lời cho nhân viên văn thư để lưu vào hồ sơ. + Đăng ký văn bản đến để quản lý các văn bản đến chặt chẽ và tra tìm văn bản được nhanh chóng dễ dàng. Mẫu dấu đến của Trường ĐHBK Hà Nội được trình bày như sau: TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI ĐẾN Số đến………………………… Ngày đến……………………… Chuyển:……………………….. Lưu số hồ sơ…………………... 1.2. Về việc tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi Đối với văn bản đi bản thảo khi trình lãnh đạo Trường duyệt đều có chữ ký của trưởng phòng hoặc phó phòng. Bộ phận tổng hợp thuộc văn phòng xem xét các yếu tố về thể thức văn bản. Sau đó trình lãnh đạo ký duyệt bản thảo. Khi bản thảo đã được duyệt bộ phận tổng hợp trả lại phòng có bản thảo để chỉnh lý bổ sung thêm thành bản chính và trình lãnh đạo ký. Sau khi văn bản được ký chính thức được chuyển đến văn thư, cán bộ văn thư xem xét lại thể thức văn bản đầy đủ mới đóng dấu vào sổ và cho phát hành văn bản đi. Văn thư trả lại phòng có văn bản đi một bản lưu cùng với hồ sơ trình kèm theo. Trường ĐHBK Hà Nội là một đơn vị tổ chức lớn do vậy khối lượng văn bản đi phải xử lý hàng ngày rất nhiều. Số lượng văn bản gửi đi 1 năm của Trường cụ thể như sau: Quyết định, chỉ thị : 500- 900 số/1 năm Văn bản : 1000 số/1 năm Báo cáo : 90 số/1năm Công điện :50 số/1 năm Giấy mời họp : 90 số/1 năm Mẫu bì văn bản của cơ quan như sau: TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI Số, ký hiệu văn bản Kính gửi: (tên, đơn vị)……………………………. Địa chỉ nơi nhận………………………………….. 1.3. Tổ chức quản lý hồ sơ, sách tài liệu trong Trường Hồ sơ, sổ sách tài liệu lưu trữ trong đơn vị ghi lại các hoạt động về mọi mặt của đơn vị, cần phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Các văn bản đã giải quyết xong đựoc lập thành hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự có logíc và tổ chức một cách có khoa học. + Cặp đựng văn bản, tài liệu cần được giải quyết + Cặp đựng văn bản, tài liệu đã xử lý + Cặp đựng giấy tờ giải quyết như các loại báo cáo, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ kỹ thuật để nghiên cứu tham khảo và các giấy tờ khác. 1.4. Tổ chức quản lý sử dụng con dấu Con dấu của văn phòng bao gồm con dấu Trường ĐHBK Hà Nội và dấu ghi tên Trưởng phòng hành chính – tổng hợp. Quá trình sử dụng và bảo quản con dấu thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và của cơ quan. 1.5. Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư Trường ĐHBK Hà nội là một đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư từ năm 1992, đến cuối năm 1998 chương trình văn thư mới được cải tiến một bước. Văn bản đến, văn bản đi đều được cập nhật hàng ngày, chất lượng khai thác năm sau cao hơn năm trước. Đến nay công tác quản lý văn bản trên máy tính đã đi vào nề nếp, phục vụ tra tìm văn bản kịp thời đáp ứng nhu cầu công tác chỉ đạo của Nhà trường trong tình hình mới. Hiện nay bộ phận văn thư đã được trang bị một số thiết bị hiện đại như: Máy điện thoại, máy Fax, máy photocopy, máy in, để phục vụ cho công tác văn thư và lưu trữ. SƠ ĐỒ VĂN BẢN ĐẾN VB đến Sổ văn thư Trưởng phòng Ban lãnh đạo Trường Vi tính Văn thư Đơn vị xử lý SƠ ĐỒ VĂN BẢN ĐI Đơn vị soạn thảo Ký duyệt Sổ văn thư Trưởng phòng Ban lãnh đạo trường Vi tính Văn thư Đơn vị xử lý BẢNG THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÔNG VĂN ĐẾN VÀ CÔNG VĂN ĐI CỦA TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY (2004- 2006) Năm Số lượng công văn đến từ Số lượng công văn đi Bộ GD&ĐT, từ CP, TTCP Các đơn vị liên kết Lưu hành nội bộ trường Các đơn vị Liên kết, Bộ GD&ĐT,CP 2004 46 456 1876 532 2005 48 568 1988 658 2006 54 626 2079 709 2. Công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ ngoài chức năng bảo tồn như những vật chất mang ý nghĩa lịch sử, văn hoá khác. Nó còn có chức năng dùng để tra cứu phục vụ nghiên cứu khai thác khi cần thiết. Vì vậy việc phân loại tài liệu phải đảm bảo được tính khoa học sẽ tạo được điều kiện tốt cho yêu cầu này. Trong những năm qua bộ phận lưu trữ trường ĐHBK Hà nội đã đạt được những thành tích sau: Tiếp nhận văn bản nhanh gọn, đúng chủng loại các hồ sơ, tài liệu có qua bộ phận văn thư xử lý. Thường xuyên kiểm tra phân loại tài liệu có thời hạn và vĩnh viễn xếp theo hộp lưu trữ Thực hiện đảo chuyển, phun thuốc chống mối mọt và bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định. Thanh lý và xử lý tài liệu quá hạn sử dụng theo đúng quy định của đơn vị 2.1. Quản lý công tác lưu trữ Trong từng cơ quan tuỳ theo chức năng nhiệm vụ công việc mà điều hành quản lý cũng có những đặc thù riêng, tài liệu lưu trữ cũng phản ánh những đặc điểm nhiệm vụ đó. + Xác định cấu trúc phân loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ Hệ thống tài liệu lưu trữ của trường ĐHBK Hà nội được phân theo công dụng của tài liệu lưu trữ và chi tiết tới từng tên loại tài liệu. Nguyên tắc chung phân theo ngành – thời gian, chi tiết gồm: Khối – nhóm – ngành – thời gian . Khối phản ánh nguồn tài liệu . Nhóm phản ánh loại hình tài liệu . Ngành phản ánh các đơn vị chuyên môn thuộc Trường ĐHBK Hà nội quản lý. . Thời gian tính theo năm + Sử dụng mã danh mục tài liệu lưu trữ Cấp khối: Phản ánh nguồn tài liệu đi và đến của trường. Cấp nhóm: Từ 2 nguồn hình thành tài liệu, các văn bản được phân công ra nhóm, hình thức văn bản gồm văn bản pháp quy và các văn bản khác. Cấp nghành: Có các nghiệp vụ chuyên ngành nắm tình hình các lĩnh vực thuộc các chuyên ngành khác nhau. Cấp thời gian: Đây là yếu tố quan trọng gắn với tất cả các sự kiện, sự phát sinh của văn bản. Trong phân loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ, thời gian là yếu tố không thể thiếu được để sắp xếp phục vụ tra cứu. 2.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm những công việc sau đây: . Phòng ngừa, phòng hỏng và phục chế tài liệu lưu trữ . Tạo điều kiện tốt nhất kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ . Bảo đảm giữ gìn trạng thái lý hoá của tài liệu lưu trữ . Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, quản lý việc xuất, nhập tài liệu theo các quy định chặt chẽ. . Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên, lập phông thay đối với các tài liệu có giá trị đặc biệt. CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI I. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI 1. Về cơ cấu tổ chức: Văn phòng trường ĐHBK Hà Nội có cơ cấu tổ chức văn phòng chức năng. Từng chức năng nghiệp vụ được tách riêng do một cơ quan một phòng ban đảm nhận. Cán bộ nhân viên ở đây là những người am hiểu chuyên môn, thành thạo trong nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình. Tuy nhiên với kiểu cơ cấu như vậy sẽ có những nhược điểm là vi phạm nguyên tắc tập trung dân chủ. Người thừa hành nhận và hành động cùng một lúc nhiều mệnh lệnh. Đặc biệt có thể những mệnh lệnh đưa ra bị mâu thuẫn chồng chéo lên nhau. 2. Về chức năng nhiệm vụ: Là một đơn vị hành chính sự nghiệp nên văn phòng cũng khác với văn phòng các đơn vị doanh nghiệp khác về chức năng nhiệm vụ. Chức năng chủ yếu của văn phòng Trường ĐHBKHN là tổng hợp và hậu cần; thực hiện những nghiệp vụ chuyên môn như: Công tác văn thư, lưu trữ, tổng hợp thông tin và công tác hậu cần. 3. Về việc bố trí văn phòng: Gồm việc bố trí phòng của Trưởng phòng và phòng cho các bộ phận chức năng. Phòng làm việc được trang bị các phương tiện máy móc như: máy photocoppy, máy fax, điện thoại, máy in…và được đặt ở vị trí cách biệt với các phòng làm việc khác để tránh tiếng ồn khi sử dụng những phương tiện đó. 4. Về công tác thông tin: Một số hạn chế của công tác thông tin trong văn phòng Trường ĐHBKHN - Không chủ động trong tổ chức nguồn tin nên không thường xuyên nắm bắt thông tin nên mỗi khi lãnh đạo cần đến thì bối rối lúng túng. - Chưa thực hiện tốt các nguyên tắc của thông tin - Tài liệu thông tin đôi khi chưa đảm bảo tính chính xác, không phản ánh trung thực tình hình thực tế - Chưa có quy chế chặt chẽ về chế độ báo cáo, đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin còn thiếu các kỹ năng nghề nghiệp để khai thác và sử dụng các phương tiện kỹ thuật phuc vụ công tác thông tin. Biện pháp : Tăng cường kiểm tra đôn đốc hoạt động thông tin ở cơ sở, các cấp thường xuyên hay đột xuất; lập chế độ báo cáo; đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nhân viên về các nghiệp vụ như: Thu nhận, xử lý, lưu trữ, chuyển phát thông tin, kỹ năng soạn thảo thông tin, nghiệp vụ sử dụng các phương tiện làm việc; trang bị các phương tiện hiện đại cho việc cung cấp và xử lý thông tin. 5. Về công tác hậu cần: ĐHBKHN là một đơn vị lớn có nhiều phòng ban khác nhau để thực hiện những nhiệm vụ khác nhau trong từng mảng lĩnh vự khác nhau vì vậy các công tác hậu cần thường do phòng Quản trị và phòng Kế hoạch – Tài vụ đảm nhận nên phòng Hành chính – Tổng hợp chỉ thực hiện được một số chuyên môn nhất định về công tác hậu cần. + Về yêu cầu: Chưa khoa học, cán bộ nhân viên làm công tác hậu cần còn chưa liệt kê lên kế hoạch để giải quyết công việc, đôi khi giải quyết việc nhỏ lại bỏ qua việc lớn, làm việc trước mắt lại quên việc lâu dài; Chưa thích ứng được nhạy cảm với cái mới để hoạch định đầu tư mua sắm các mẫu mã cho thích hợp với thời đại; không sáng tạo. + Về việc bố trí nơi làm việc cho cán bộ nhân viên chưa phải là hướng cải cách hành chính, phải hiện đại hoá cả về nội dung và hình thức, trang thiết bị của văn phòng. Trong tương lai ĐHBK Hà Nội cần phải đầu tư mua sắm thêm các thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác tổng hợp thông tin và văn thư - lưu trữ để có thể cung cấp kịp thời, chính xác nhất về nguồn thông tin phục vụ tốt cho quá trình quản lý. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VAN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI 1. Ưu điểm Nhìn chung công tác Văn thư – lưu trữ của văn phòng trường ĐHBK Hà nội đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. Mối quan hệ giữa văn phòng thủ trưởng cơ quan, các ban chuyên môn được thiết lập tốt. Việc thực hiện đúng thẩm quyền, uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữ ở văn phòng có xu hướng đi vào nề nếp. Cán bộ văn thư lưu trữ trong văn phòng nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ. Thực hiện chủ trương rà soát các văn bản đã ban hành có tác dụng rất tích cực giúp loại bớt những văn bản ban hành sai quy định, những văn bản hết hiệu lực, văn bản cần sử đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành. Qua công tác rà soát giúp hệ thống hoá văn bản đã ban hành từ trước đến nay đã đưa vào lưu trữ. Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, từng bước thực hiện quy chế nộp lưu bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định. Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ việc chuyển giao các loại văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ “mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo đúng các quy định về công tác văn bản, giấy tờ. Trong quá trình hoạt động Trường ĐHBK Hà nội đã chủ động xây dựng nội quy, quy chế làm việc. Sau khi Bộ GD&ĐT ban hành Quyết định số 54- QĐ/ GD&ĐT quy định chức năng, nhiệm vụ. Trường ĐHBK Hà nội ra quyết định chính thức về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng ban, đơn vị. Các đơn vị trực thuộc ĐHBK Hà nội đã xây dựng quy chế hoạt động và nội quy riêng cho mình. Những quy chế làm việc nhìn chung là tương đối khoa học, chi tiết đến từng công việc, từng chức danh. Những quy định này là phù hợp với những quy định hiện hành về quản lý hành chính Nhà nước. Như vậy việc quản lý của Trường có căn cứ pháp luật cụ thể. 2. Tồn tại Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý các văn bản giấy tờ nhưng đến nay nó vẫn còn tồn tại những nhược điểm. Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản phải làm đi làm lại nhiều lần do không sát với thực tế hoặc thiếu sót trong quá trình ban hành. Tình trạng văn bản sai thể thức còn nhiều, sai về quy cách văn bản. Nội dung văn bản không rõ ràng. Việc quản lý văn bản còn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các phòng ban chức năng. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian. Việc bố trí văn phòng hiện nay khá hợp lý, tuy nhiên chưa thực hiện được một cách toàn diện chế độ bảo mật của tài liệu, cần phải kết nối văn phòng với các phòng ban chức năng khác một cách linh động hơn để giúp cập nhật thông tin tối đa và hỗ trợ hoạt động để đạt kết quả tốt nhất. Công tác nộp hồ sơ của các phòng chưa được tiến hành một cách triệt để đây là thực tế chung của hầu hết các đơn vị trong cơ quan Nhà nước. Khi văn bản, tài liệu được giải quyết xong ở từng phòng không tiến hành tiến nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây là vấn đề tồn tại khá lớn của ngành lưu trữ nói chung và trường ĐHBK Hà nội nói riêng. Phương hướng của Nhà trường là tiếp tục phát huy những ưu điểm hiện có và tìm ra những biện pháp để khắc phục những mặt còn hạn chế trong công tác văn phòng. 3. Một số gải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động Văn thư – lưu trữ Để công tác Văn thư – lưu trữ hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thực hiện những mục tiêu chung của đơn vị theo xu hướng công cuộc cải cách hành chính. Chúng ta cần quan tâm đúng mức đến công tác này để phát huy tối đa hiệu quả của nó. Để làm được điều này trước hết cần đổi mới nhận thức về vai trò của công tác Văn thư – lưu trữ đối với hoạt động quản lý trong Nhà trường. Để hướng tới xây dựng ĐHBK Hà nội trở thành một trường đại học có tên tuổi lớn không chỉ ở trong nước mà còn trên thế giới, hiện đại theo kịp chủ chương chính sách cuả Đảng và Nhà nước ta. Quan trọng nhất là phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán bộ lãnh đạo và chuyên môn. Trên cơ sở nhận thấy một số vấn đề còn tồn tại em xin đưa ra một số các giải pháp sau: - Do ảnh hưởng của chế độ quan liêu bao cấp, đội ngũ cán bộ mặc dù được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn nhưng lại kém sự nhạy bén trong công việc cũng như không nắm bắt được thông tin một cách nhanh nhất. Vì vậy để khắc phục tình trạng này Nhà trường nên tăng cường hơn nữa việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực hơn trong công việc. - Đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, thương xuyên cử cán bộ Văn thư – lưu trữ đi học chuyên môn để ngày càng nắm vững nghiệp vụ của mình trong quá trình giải quyết công việc có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất, nhanh nhất, - Để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, lãnh đạo trường nên có những quy định về việc đặt quy chế làm việc trong các đơn vị trực thuộc, đồng thời qua từng thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình và bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế. - Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bội nhân viên Văn thư – lưu trữ. - Cần quan tâm hơn đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc. Đảm bảo sự thoải mái khi làm việc cho nhân viên để họ phát huy khả năng của mình trong công việc - Hiện đại hoá công tác văn thư – lưu trữ: Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư – lưu trữ đang đề cập đến ở đây không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi các thiết bị, trong đó có máy tính điện tử. Nhu cầu ứng dụng máy tính vào công tác văn phòng đang ở mức độ cấp thiết do đòi hỏi khách quan trong việc xử lý thông tin khi lượng văn bản nhiều. Ngoài tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động của từng cơ quan còn có nhiều trước loại hình tài liệu công nghệ khác. Ngay cả với một cán bộ có chuyên môn trình độ cao cũng không thể ghi nhớ và xử lý được tất cả những hồ sơ tài liệu. Chúng ta cần một thiết bị xử lý thông tin tổng hợp, chính xác và nhanh chóng. Vì thế máy tính là một công cụ làm hỗ trợ đắc lực trong công việc. Chúng ta không thể phủ nhận vai trò của tin học trong hoạt động quản lý. Việc áp dụng nó vào công tác văn thư – lưu trữ là hoàn toàn phù hợp và cần thiết. Cần bố trí thêm máy tính hiện đại và yêu cầu đặt ra là xây dựng chương trình cài đặt trong hệ thống máy tính cơ quan. Trình tự đơn giản thuận tiện khi thao tác nhập tin và tìm kiếm nhanh chóng những tài liệu và hạn chế được những sai sót. Chúng ta biết rằng khả năng tin học mang lại cho công tác văn thư – lưu trữ là rất lớn. Trong việc hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ trong trường ĐHBK Hà Nội phục vụ cho công cuộc cải cách hành chính, thiết nghĩ chúng ta cần quan tâm đầu tư thích đáng để công tác này thực sự phát huy được vai trò của nó. Nếu việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại theo yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư – lưu trữ đã và đang trở thành một trong những tiền đề cho công tác quản lý và hoạt động chung của toàn Trường. - Ngoài ra để làm tốt công tác văn thư – lưu trữ đề nghị văn phòng Trường ĐHBK Hà nội có những chính sách khác như : Tổ chức giải nghỉ lao; bồi dưỡng ăn trưa; tăng thêm phụ cấp cho cán bộ nhân viên. Trên đây là một số kiến nghị và giải pháp em mạnh dạn nêu lên. Nếu chưa đạt được như Nhà trường mong muốn em xin được bổ khuyết để cùng rút kinh nghiệm, đây cũng chính là mục tiêu giúp em trên bước đường tác nghiệp khi ra trường. KẾT LUẬN Chúng ta đang được chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Công nghệ thông tin cùng với công nghệ sinh học, công nghệ năng lượng, công nghệ vũ trụ và công nghệ dại dương được coi là con tàu vĩ đại chở nền văn minh công nghiệp sang thế kỷ 21, trong đó công nghệ thông tin được coi là người điều khiển. Sự phát triển của xa lộ thông tin đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị tổ chức với nhau để có được lợi ích tốt nhất cho mình. Thành công hay thất bại của một đơn vị ngày càng tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh được lợi thế thông tin, và khả năng sử dụng những thông tin đó cho hoạt động của mình. Vì vậy các đơn vị, tổ chức đã và đang ngày càng nâng cao công tác văn phòng trợ giúp đắc lực cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản và sử dụng nguồn lực thông tin cho toàn bộ hoạt động của mình. Đặc biệt là công tác Văn thư – Lưu trữ đang ngày càng được các cơ quan, đơn vị quan tâm và hoàn thiện để trợ giúp đắc lực cho công tác văn phòng phát huy tối đa tác dụng của mình trong đơn vị. Công tác văn thư – lưu trữ ở văn phòng trường ĐHBK Hà nội cũng như các phòng ban, đơn vị trong cơ quan Nhà nước góp phần vào việc cải cách hành chính của đất nước, các ngành và nhất là cán bộ lãnh đạo cần có sự quan tâm chỉ đạo thiết thực hơn nữa trong công tác này. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, cho đến nay vẫn còn nhiều vấn đề trong lĩnh vực này còn chưa được giải quyết thoả đáng. Nó đòi hỏi cần có sự cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình hiện nay. Nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở trường ĐHBK Hà nội mà còn ở các cấp các ngành khác nhau. Qua đánh giá hoạt động công tác văn thư – lưu trữ cần có sự quan tâm đặc biệt đối với nhiệm vụ quan trọng này. Đó chính là việc xây dựng hoàn chỉnh và thống nhất hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác này cũng như đổi mới nghiên cứu lý luận và nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ theo yêu cầu phục vụ cho nhiệm vụ cải cách văn thư – lưu trữ ở mỗi cơ quan, đơn vị phù hợp với sự phát triển kinh tế xã hôị của đất nước đang trong thời kỳ biến đổi mạnh mẽ. Qua chuyến đi thực tập vừa qua tại trường ĐHBK Hà Nội, em đã được tiếp xúc với cơ cấu bộ máy cũng như tình hình hoạt động công tác văn phòng của trường ĐHBK Hà Nội. Qua đó em đã có được những kiến thức thực tế bổ sung vào nguồn lý thuyết mà em đã được học ở trường, từ đó giúp em rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu về công tác nghiệp vụ văn phòng giúp ích cho công việc sau này của mình. Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Trần Văn Giá, người đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong quá trình làm báo cáo thực tập. Và em cũng xin gửi lời cảm ơn đến toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong phòng Hành chính – Tổng hợp trường ĐHBK Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập ở trường. Do còn thiếu kinh nghiệm và thời gian thực tập có hạn nên bản báo cáo này còn nhiều thiếu xót em mong nhận được sự góp ý và phê bình của các thầy cô giáo để báo cáo của em đạt kết quả tốt hơn. Em xin chân thành cám ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. SGK Nghiệp vụ văn phòng. PGS - TS Nguyễn Hữu Tri – NXB Thống kê Hà nội năm 2001 2. Những vấn đề cơ bản về văn bản học. PGS - TS Nguyễn Hữu Tri – NXB Thống kê Hà nội 3. Công tác văn thư – lưu trữ . Chủ biên Dương Văn Khảm - NXB Chính trị quốc gia Hà nội 4. Cuốn sách “50 năm Đại học Bách khoa Hà nội”. Chủ biên Hoàng Bá Chư. NXB ĐHBK Hà nội năm 2006 5. Quy chế hoạt động của trương ĐHBK Hà nội 6. Các mẫu văn bản tài liệu tham khảo cua trương ĐHBK Hà nội 7. Một số tài liệu tham khảo khác. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Khái niệm công tác văn phòng 4 2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 4 2.1. Chức năng của văn phòng 4 2.2. Nhiệm vụ của văn phòng 5 II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1. Công tác văn thư 5 1.1. Khái niệm công tác văn thư 5 1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 5 1.3. Tổ chức công tác văn thư 11 1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 12 1.5. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 12 2. Công tác lưu trữ 14 2.1. Khái niệm công tác lưu trữ 14 2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ 14 3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 20 CHƯƠNG II HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG DHBK HÀ NỘI 1. Quá trình hình thành và phát triển 21 2. Tình hình hoạt động chung 21 2.1. Định hướng chiến lược 21 2.2. Tình hình hoạt động 24 2.3. Nhiệm vụ trọng điểm 25 2.4. Nhận xét chung về ĐHBK Hà nội 25 2.5. Kết quả đạt được 26 II. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC PHÒNG 1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 31 1.1 Chức năng của văn phòng 31 1.2. Nhiệm vụ của văn phòng 31 2. Tình hình hoạt động của phòng hành chính – tổng hợp 31 III. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI 1. Công tác văn thư 35 1.1. Công tác tiếp nhận va xử lý văn bản đến 35 1.2. Tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi 37 1.3. Tổ chức quản lý hồ sơ sách tài liệu 38 1.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 38 1.5. Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác vă thư 38 2. Công tác lưu trữ 40 2.1. Quản lý công tác lưu trữ 40 2.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ 41 CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐHBK HÀ NỘI I. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Về cơ cấu tổ chức 42 2. về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 42 3. về việc bố trí văn phòng 42 4. về công tác thông tin 43 5. về công tác hậu cần 43 II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1. Ưu điểm 44 2. Tồn tại 45 3. Một số giải pháp 46 KẾT LUẬN 49 Tài liệu tham khảo THÀNH TÍCH THAM GIA NCKH CỦA SINH VIÊN (2001 - 2005) Năm học Tham gia dự thi cấp Số lượng công trình Số lượng giải thưởng nhận được Giải thưởng VIFOTEC sinh viên Giải Nhất Giải Nhì Giải Ba Giải Khuyến khích Tổng số giải thưởng Giải Nhất Giải Nhì Giải Ba Giải Khuyến khích Tổng số giải thưởng 2000-2001 Bộ 22 7 2 13 22 5 1 6 Trường 287 14 15 13 15 57 2001-2002 Bộ 22 2 4 5 11 22 1 4 3 0 8 Trường 301 16 18 14 18 64 2002-2003 Bộ 24 2 5 3 12 22 1 5 1 7 Trường 308 18 18 17 8 61 2003-2004 Bộ 25 1 2 7 15 25 1 4 5 Trường 314 18 19 22 59 2004-2005 Bộ 26 3 5 18 26 3 4 7 Trường 352 18 18 15 6 57 Tổng cộng 5 năm Cấp Bộ 121 5 21 22 69 117 2 18 13 33 Cấp Trường 1562 84 86 81 47 298