Hoàn thiện phương thức trả lương tại Công ty cổ phần Việt Long

ất mà người lao động tạo ra luôn cao hơn quỹ lương mà họ được hưởng, khi đó năng suất lao động năm của họ sẽ đạt mức cao hơn so với tiền lương mà họ nhận được với số ngày làm việc bình quân trong năm gần như bằng nhau trong khoảng từ 296 đến 300 ngày và số giờ làm việc bình quân trong ca là tương đối ổn định 8 giờ trong 1 ca. Do đó sẽ tác động đến năng suất lao động trong giờ làm việc là liên tục tăng năm 2006 là 4.427 đồng/giờ lên 6.007 đồng/giờ (tương ứng tăng 27,2%) qua đó thể hiện năng suất lao động của người lao động liên tục được tăng và có xu hướng tăng nhanh hơn tốc độ tăng lương. Và tác động trực tiếp đến mức sinh lời của Công ty, mức sinh lời bình quân tăng từ 27.782 đồng năm 2006 lên 35.700 đồng năm 2007 (tăng 28,7%) nguyên nhân là do Công ty đã khai thác tối ưu nguồn lực lao động tận dụng được tinh thần làm việc của từng người trong môi trường đặc biệt đã từng bước tạo nét văn hóa doanh nghiệp. 39 Bảng 16. Đánh giá hiệu quả sử dụng lao động của Công ty Năm Chỉ tiêu 2004 2005 2006 2007 2007/2006 (%) Giá trị sản xuất (1.000 đồng) 193.426 258.491 567.182 974.180 170,4 Doanh thu (1.000 đồng) 1.408.254 1.830.731 2.196.877.290 2.416.565.019 110,1 Tổng quỹ lương (1.000đồng) 186.720 239.700 539.400 938.410 173,9 Số lao động bình quân (lao động) 20 25 50 68 136,0 Năng suất lao động bình quân/năm (1.000đồng) 9.671 10.339 11.344 1.4335 12,64 Số ngày làm việc bình quân (ngày) 297 296 300 298 - Năng suất lao động bình quân/ngày (đồng) 32.863 34.931 37.821 48.106 127,2 Số giờ làm việc bình quân/ca (giờ) 8 8 8 8 - Năng suất lao động bình quân/giờ (đồng) 4.070 4.366 4.727 6.007 127,2 Mức sinh lời bình quân (đồng) 3.353 18.791 27.782 35.770 128,7 Hiệu suất trả lương (%) 1,89 7,80 5,15 3,81 - Nguồn: Phòng Kế toán Hiệu suất trả lương phản ánh 1 đồng bỏ ra thuê người lao động thì Công ty sẽ thu được kết quả như thế nào, hiệu suất trả lương càng cao thì thấp càng tốt. Năm 2005 hiệu suất trả lương là cao nhất chứng tỏ năm 2005 việc quản lý lao động về tình hình sản xuất kinh doanh và việc quản lý quỹ lương là thấp nhất và năm 2006, Phòng Hành chính - nhân sự đã có những 40 khắc phục và kết quả thực hiện là giảm xuống còn 5,15% và tiếp tục giảm ở năm 2007. Tóm lại, tình hình trả lương của Công ty trong những năm qua đạt được nhiều kết quả khả quan trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đặc biệt trong công tác trả lương cho người lao động các hình thức trả lương, các khoản tiền thưởng và các phúc lợi cho nhân viên đây cũng là tiền đề tối trong việc mở rộng quy mô và tuyển dụng lao động nhưng bên cạnh đó vẫn còn những nhược điểm mà công ty cần phải sửa đổi để hoàn thiện hình thức trả lương của mình. 2.3. Đánh giá chung về ưu điểm và hạn chế của tình hình trả lương 2.3.1. Về ưu điểm Thứ nhất: Công ty trả lương theo đúng quy định, đồng thời từng bước tạo và hoàn thiện môi trường văn hóa riêng cho mình, tạo cho người lao động tâm lý thoải mái, yên tâm để gắn bó lâu dài với Công ty. Nguyên nhân: thực hiện theo đúng đường lối của Nhà nước về quy chế trả lương, thưởng Công ty đã áp dụng về mức lương tối thiểu, các bảng lương, chế độ phụ cấp lương, gồm kinh phí để thực hiện chế độ tiền lương. Ngày trả lương cũng theo quy định của Công ty vào ngày 5 và 20 hàng tháng tạo điều kiện ứng trước cho người lao động chi tiêu trong nửa tháng một, tránh xảy ra tình trạng đầu tháng lĩnh cả tháng lương rồi đến đầu tháng sau mới lĩnh lương của tháng tiếp, đây là một điểm mới trong cách thanh toán lương. Vào các ngày trả lương, Công ty đều giành 30 phút cuối của ngày hôm đó để trả lương, đây cũng là lúc họp toàn Công ty vừa làm công tác trả lương đến người lao động đồng thời cũng làm công tác trả thưởng cho lao động có thành tích tốt trong hoàn thành nhiệm vụ và vượt chỉ tiêu được giao nhưng cũng thẳng thắn phê bình và đề nghị người khác giúp đỡ những người chưa hoàn thành tốt công việc được giao. 41 Ví dụ: một nhóm công nhân sản xuất vượt mức chỉ tiêu là 12.000.000 đồng/tháng thì sẽ đạt mức thưởng là 500.000đồng cho nhóm. Khi bán được một sản phẩm, hợp đồng có giá từ 3.000.000 đồng trở lên ngoài lương còn nhận được hưởng mức thưởng là 100.000 đồng. Ngoài thưởng Công ty luôn có phần quà nhỏ kèm theo, thưởng tuy không lớn nhưng các cán bộ công nhân viên của Công ty luôn hào hứng vì việc làm đó của Công ty đã tác động đến động lực tinh thần của người lao động. Đó cũng là nét văn hoá riêng của Công ty. Lao động của công ty gắn bó với Công ty và tỷ lệ bỏ việc rất ít cũng là do Công ty tạo lập nét văn hoá riêng. Là việc các lao động mới được tiếp nhận có thời gian thử việc là nửa tháng, đây là thời gian tương đối ngắn so với một quá trình đào tạo bình thường nhưng Phòng Hành chính-nhân sự của Công ty không cho là ngắn vì người lao động được học việc và đánh giá trực tiếp từ chính phòng của mình, từ những người làm việc cùng, và việc gặp gỡ người quản lý trực tiếp và cấp trên cũng được nhiều hơn, thường xuyên, đó là đánh giá xác thực nhất để có thể đánh giá các ứng viên tốt nhất. Đồng thời tạo ra môi trường làm việc thân thiên và giúp đỡ nhau. Công ty đã tạo chỗ ở cho lao động ở xa tuy còn nhỏ 4 người một phòng nhưng cũng giúp người lao động yên tâm hơn và giảm chi phí trong sinh hoạt với khoản trợ cấp mỗi người 50.000 đồng ăn trưa. Thứ hai: Sự phối hợp tốt giữa người lao động trong cùng phòng, và giữa các phòng với nhau từ đó tạo ra hiệu quả công việc và sự gắn kết trong quan hệ lao động. Nguyên nhân: Việc tuyển dụng người lao động có trình độ cao luôn là mong muốn của bất kỳ một công ty nào, với phần lớn là lao động phổ thông nhưng từ khi thành lập cuối năm 2002 đến nay Công ty đã phát triển không ngừng, đó có một phần đóng góp không nhỏ của những người lao động phổ thông. Theo Trưởng Phòng nhân sự ông Lý Văn Bằng cho biết: hiện nay Công ty có đội ngũ lao động đang ở trình độ tương đối thấp so với mong 42 muốn nhưng dù cho khi mở rộng thì Công ty không bao giờ thay thế toàn bộ lao động không có hoặc thấp về bằng cấp bằng lao động có bằng cấp cao, mà phải là sự dung hòa giữa trình độ lao động để bổ sung cho nhau, lao động có bằng cấp hầu như cần trong các vị trí lãnh đạo, còn người lao động sản xuất ra sản phẩm không thể thiếu những lao động lành nghề, thạo việc theo đúng tính chất công việc của Công ty. Theo điều tra của Công ty về ý kiến khách hàng về sự phục vụ của Công ty từ năm 2004: Bảng 17. Điều tra ý kiến khách hàng về mức độ phục vụ của Công ty Đơn vị: % Năm Chỉ tiêu 2004 2005 2006 2007 Thời gian phục vụ nhanh 78 77 85 87 Thái độ phục vụ niềm nở 72 81 81 89 Tư vấn thêm cho khách về sản phẩm, dịch vụ của Công ty 57 66 70 76 Trình độ kỹ thuật nhân viên tốt 68 73 78 81 Điểm so với tiêu chuẩn là 100 70 73 79 82 Nguồn: Phòng Hành chính - nhân sự Qua đó thấy được đánh giá của khách hàng về nhân viên là tương đối cao hầu hết đều tăng qua các năm, nói chung các tiêu chuẩn trên đều được khách hàng đánh giá là tốt và liên tục được củng cố và cố gắng vượt bậc qua các năm nhưng so với tiêu chuẩn thì các điểm trên vẫn chỉ được đánh giá là khá chứ chưa đạt theo đúng yêu cầu đặt ra, do đó dù tốt nhưng vẫn cần thực hiện tốt hơn thì mới có thể tồn tại trong thị trường cạnh tranh Thứ ba: Phương thức trả lương phù hợp với các đối tượng lao động khác nhau. 43 Nguyên nhân: Do đặc trưng riêng của Công ty hoạt động trong cả hai lĩnh vực sản xuất dịch vụ và phân phôi sản phẩm, do đó không thể dùng một hình thức trả lương để trả cho người lao động được mà tùy theo đối tượng khác nhau sẽ được tính theo các cách khác nhau để không thiệt cho người lao động và cả Công ty, đối với lao động trực tiếp sản xuất ra sản phẩm dịch vụ, và các phòng hầu hết nhận được lương theo thời gian, đối với lao động gián tiếp, phân phối sản phẩm trả lương theo thời gian, và Phòng Hành chính- Nhân sự và có lao động còn có thể nhận được cả hai lương. Cả hai phương pháp này Công ty đều thể hiện ưu điểm là khuyến khích người lao động hoàn thành công việc được giao để có hệ số hoàn thành công việc cao, từ đó tốt cho cả Công ty và bản thân lao động. Ngoài ra, đối với những đơn hàng thuê ngoài, hoặc khoán sản phẩm thì sẽ được trả theo lương khoán hoặc lương thuê ngoài. 2.3.2. Về hạn chế Thứ nhất: Thu nhập của người lao động là tương đối thấp, chỉ ở mức trung bình so với ngành nên khó thu hút được lao động có trình độ cao, người lao động khó chuyên tâm vào công việc được giao vì phải lo đến đời sống của gia đình. Nguyên nhân: Công ty mới thành lập từ năm 2002 xuất phát từ Công ty trách nhiệm hữu hạn và thương mại Việt Long và mới được chuyển đổi sang công ty cổ phần từ cuối năm 2007, vốn ban đầu của Công ty có hạn do đó việc chi trả lương cho lao động cũng trong một giới hạn nhất định. Trong quá trình phát triển tuy đã có nhiều bước tiến mới trong kinh doanh nhưng Công ty vẫn ở đang khó khăn về vốn, làm cho quan điểm của các nhà lãnh đạo trong việc tuyển dụng, công tác trả lương nhằm tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm tăng sức cạnh tranh nên làm ảnh hưởng đến thu nhập cho người lao động. Thứ hai: Tiền lương giữa các phòng khác nhau có mức chênh lệch, Bộ 44 phận sản xuất có mức lương thấp nhất, cao nhất là Phòng Thiết kế - kinh doanh, Phòng Kỹ thuật cũng ở mức lương cao làm ảnh hưởng không tốt đến tâm lý người lao động. Nguyên nhân: do sự chênh lệch nhau về trình độ chuyên môn kỹ thuật, tính chất công việc tại các Phòng Thiết kế - kinh doanh, Phòng Kỹ thuật thường xuyên tiếp xúc với khách hàng do đó họ có thể tiêu thụ được nhiều sản phẩm nhận được nhiều đơn hàng làm doanh thu tăng, họ có thể nhận được mức lương rất cao, hơn cả Giám đốc nhưng ở phòng đó có người chỉ nhận được mức lương thấp nhất tại Công ty, còn Bộ phận sản xuất, lương gần như cố định do chỉ ở tại Công ty cơ hội tiếp xúc với khách hàng lớn rất ít, trình độ thấp hơn các phòng khác. Thứ ba: Không gian làm việc hẹp so với yêu cầu công việc là ảnh hưởng đến kết quả công việc và hiệu quả lao động. Nguyên nhân: Tuy đã có hai cửa hàng phụ thuộc trên cùng đường Nguyễn Phong Sắc nhưng do chưa có kho dự trữ, đồng thời cũng phải dự trữ cho chi nhánh ở Thái Nguyên nên ảnh hưởng đến không gian làm việc. Hiện nay, Công ty phải tận dụng cả các phòng, cả hành lang để chứa nguyên vật liệu, các máy được nhập về nhiều phục vụ cho quá trình sản xuất và phân phối nên chiếm không gian làm ảnh hưởng đến việc di chuyển của nhân viên và khách hàng, làm hỏng hàng dự trữ nhanh, không tiện trong việc lấy hàng khi cần thiết. Thứ tư: Công tác kiểm tra chất lượng không được liên tục thường xuyên làm ảnh hưởng đến kết quả công việc. Nguyên nhân: do không gian hẹp làm cho công tác kiểm soát về quá trình làm việc trở nên khó khăn hơn, Công ty chưa phân được rõ đội ngũ lao động kiểm tra chất lượng mà chủ yếu dựa và kết quả cuối cùng của sản phẩm, đội ngũ kiểm tra chủ yếu là trưởng phòng kiểm tra trực tiếp, và các ý kiến phản ánh của khách hàng với sản phẩm đó. Thứ năm: Phương thức trả lương còn một số điểm hạn chế. 45 Phương thức trả lương theo thời gian, và theo sản phẩm dựa vào thời gian làm việc từ đó tính ra lương của lao động. Với phương thức trả lương theo sản phẩm khi bán, hoặc ký hợp đồng thì Công ty quy định đơn giá cụ thể nhất định nên không động viên tinh thần được người lao động làm hết khả năng của mình vì giữa mức thưởng thứ nhất và mức thưởng thứ hai cách nhau khoảng cách khá xa. Dựa vào định mức lao động mà tính được đơn giá sản phẩm và từ đó tính ra được lương theo sản phẩm của người lao động nhưng định mức lao động mang tính chất định tính và kinh nghiệm, các nhà quản trị dựa và kinh nghiệm của mình để đưa ra định mức chung cho Công ty. Bảng 18. Mức lương khuyến khích tạo doanh thu đối với cá nhân hàng tháng năm 2007 Doanh thu/tháng (1.000 đồng) Thu nhập Dưới 1.000 Từ 1.000 - 3.000 Từ 3.000 - 15.000 Trên 15.000 Lương /doanh thu (%) 10 10 10 10 Thưởng (đồng) 0 100.000 300.000 500.000 Nguồn: Phòng Hành chính - nhân sự Với phương thức trả lương theo thời gian làm cho người lao động không có nhiều hăng say trong công việc do lương mà họ nhận được thường thấp hơn so với lao động theo sản phẩm vì lương theo sản phẩm có thể được rất ít khi không tạo được nhiều doanh thu từ sản phẩm cho Công ty nhưng ngược lại, khi tạo ra được càng nhiêu doanh thu thì mức thưởng tăng lên rất nhanh theo doanh thu như ở mức 15.000.000 đồng doanh thu thì thưởng là 300.000 đồng, nhưng ở mức trên 15.000.000 đồng doanh thu thì thưởng là 500.000 đồng. 46 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHƯƠNG THỨC TRẢ LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT LONG 3.1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Là Công ty mới chuyển đổi hình thức pháp lý vào tháng 10 năm 2007 còn gặp nhiều khó khăn trong cơ chế thị trường mở cửa, xu thế toàn cầu hóa, với sự ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, bước sang năm 2008 Công ty có định hướng cho mình bước phát triển chung, chiến lược ngắn hạn và chiến lược dài hạn dài của Công ty. Về chiến lược dài hạn, trong xu thế hội nhập Công ty phấn đấu đạt mức chỉ tiêu đề ra là trở thành một trong những Công ty đầu ngành trong lĩnh vực in và phôtô, liên doanh liên kết để phát triển toàn diện các hoạt động của Công ty. Ngay từ khi mới thành lập, dù hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ nhưng Công ty đã xác định phương hướng trong những năm tiếp theo là mở rộng sang lĩnh vực phân phối. Và từ năm 2005 trở lại đây Công ty đã chính thức có hoạt động phân phối sản phẩm. Đến năm 2007, Công ty lại đặt ra chiến lược mới là tăng quy mô trên các lĩnh vực in và photo, đó là việc cung cấp không chỉ hàng hoá cho đối tượng khách hàng thuộc địa bàn Hà Nội mà còn lan rộng sang các tỉnh, thành phố khác. Và sau đó là kế hoạch mở rộng thị trường ra nước ngoài. Thị trường mà Công ty hướng đến là các nước trong khu vực như: Lào, Campuchia... nhằm trở thành Công ty xuyên quốc gia, xuất khẩu những mặt hàng về máy móc, thiết bị in và photo. Các chi nhánh phân phối và dịch vụ lớn với đầy đủ các lĩnh vực về in và photo. Để đạt được mục tiêu đó, thì Công ty đang có dự án xây dựng và thành lập một nhà máy sản xuất giấy. Vì khi mở rộng Công ty thì việc không thể thiếu trong lĩnh vực này chính là giấy. Khi đi vào sản xuất, nhà máy không chỉ cung cấp giấy cho chính Công ty mà còn phục vụ cho thị trường. Trở 47 thành Công ty lớn về lĩnh vực in, photo, in offset phục vụ không chỉ nhu cầu trong thành phố Hà Nội mà cả trong toàn quốc bằng việc phát triển các chi nhánh tại các tỉnh thành, và kế hoạch xuất khẩu phân phối sản phẩm về giấy và đầu mối mạng lưới phân phối chuyên nghiệp bằng cách liên kết trở thành nhà phân phối với các hãng phân phối lớn có uy tín như canon, HP,….Hiện nay Công ty cũng đã tạo được mối quan hệ với các hãng đó nhưng còn đang ở mức liên kết yếu chưa đủ lớn để được nhiều khách hàng biết đến. Trong quá trình phát triển về quy mô, Công ty đang có bước tiến mới là dự định sẽ xây dựng nhà máy giấy của Công ty vào năm 1015. Bằng việc ký hợp đồng nhập dây truyền công nghệ máy móc sản xuất giấy từ khâu là giấy thô với sự hỗ trợ liên kết về công nghệ của chính công ty của Đài Loan, thỏa thuận cử nhân viên đi học thêm và liên kết với Công ty giấy Bãi Bằng để nhập nguyên liệu giấy thô về tự chế biến để mở rộng quy mô sản xuất giấy cung cấp giấy cho hoạt động của Công ty và cho phân phối giấy nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất và tăng doanh thu. Với kế hoạch từ tháng 2 năm 2009 bắt đầu khởi công xây dựng kho chứa hàng tại Gia Lâm, Hà Nội, dự kiến hoàn thiện, đi vào hoạt động vào tháng 12 năm 2009. Tiếp theo là liên kết với một số Công ty phôtô để dần phát triển các chi nhánh mới hoạt động mới của công ty tại Nam Định và Hải Phòng. Về chiến lược phát triển trong ngắn hạn, với sự cố gắng trong sản xuất và huy động vốn Công ty đề ra phương hướng trong năm 2008 có khả năng thực hiện cao. Từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2007 có nhiều thành tựu đã đạt được nhưng bên cạnh đó vẫn còn những tồn tại và khó khăn do cả yếu tố bên trong và bên ngoài tác động. Đặc biệt năm 2006 và năm 2007 do quá trình chụyển đổi hình thức pháp lý, mở rộng và tăng quy mô, Công ty vẫn bị lỗ, dự định đến năm 2008 Công ty sẽ hoàn vốn và tăng lơi nhuận vào lĩnh vực dự trữ. 48 Bảng 19. Dự tính doanh thu năm 2008 Đơn vị: đồng Quý Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Doanh thu 689.678.213 724.706.765 752.269.596 785.132.857 Nguồn: PhòngKế toán Để đạt được kết quả về doanh thu như trên Công ty đã đưa ra những chiến lược ngắn hạn cụ thể trong từng hoạt động của nhóm, phòng để đạt được kết quả chung cho Công ty. Cụ thể dựa trên kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh quý 1 năm 2008 Công ty đã đề ra kế hoạch của các quý tiếp theo để phấn đấu thực hiện các quý tiếp theo của năm. Bảng 20. Kết quả hoạt động kinh doanh Quý I năm 2008 Đơn vị: đồng Tháng Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Quý I Tổng doanh thu (1) 891.875.426 47.628.413 91.959.056 1.031.462.895 Giá vốn hàng bán (2) 563.785.431 31.497.853 54.374.185 649.657.469 Chí phí chung (3) 95.486.702 15.468.795 19.095.310 120.050.807 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh (4)=(1)-(2)-(3) 232.603.293 661.765 18.489.561 257.754.529 Lãi khác(5) 7.007.453 - 560.751 7.568.204 Lỗ khác(6) - 795.128 - 795.128 Lợi nhuận chịu thuế (7)=(4)+(5)-(6) 239.611.746 -133.363 19.050.312 258.078.695 Thuế thu nhập doanh nghiệp (9)=(6)*0,28 67.091.287 -37.341 5.334.087 72.262.040 Lợi nhuận sau thuế(9)=(7)-(8) 179.052.459 -95.930 13.716.220 185.816.649 Nguồn: Phòng Kế toán 49 Kết quả đạt được của Công ty vào Quý I năm 2008 là vượt chỉ tiêu kế hoạch với mức doanh thu dự tính cuối năm 2007 là 989.678.231 đồng nhưng thực tế đạt là 1.031.462.895 đồng (vượt 40.784.664 đồng) và lợi nhuận đạt 185.816.649 đồng trong tổng kế hoạch của năm là 385.679.000 đồng (chiếm 20.9%) là tiền đề tốt thực hiện kế hoạch về doanh thu và lợi nhuận ở các quý của năm. Năm 2008, Công ty tiếp tục phấn đấu đạt các chi tiêu về doanh thu, phát triển thị trường, hoàn thiện công tác tổ chức,… và chuẩn bị các điều kiện về mọi mặt để khởi công xây dựng kho hàng như việc phân chia công việc mới trong nhà máy, chuẩn bị huy động về vốn từ các nguồn để đảm bảo vừa xây dựng mà Công ty vẫn hoạt động bình thường. Với mục tiêu cả năm trong phương hướng phát triển năm 2008 là: Về giá trị sản xuất hàng hóa: 1.200.000 đồng Về doanh thu: 5.951.785.000 đồng Lợi nhuận: 385.679.000 đồng Tổng phân phối các loại máy móc là 12 chiếc Liên kết với cửa hàng photo mở 1 chi nhánh tại Trường Đại học Bách Khoa về in và photo nhằm giới thiệu sản phẩm của Công ty. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước và các quy định của pháp luật. Tổng quỹ lương của năm: 1.130.795.091 đồng. Tuyển dụng thêm 5 lao động có trình độ về nhân sự, kinh doanh, kỹ thuật. Nâng cao mức lương hiện nay cho người lao động theo quy chế 09 về hoàn thiện quỹ lương cho người lao động ngày 3 tháng 12 năm 2007. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty, các phòng ban phù hợp với quy định mới, điều kiện làm việc của Công ty. Tiếp tục thực hiện văn hóa doanh nghiệp, nâng cao đời sống tinh thần cho người lao động, trật tự, và an toàn lao động. 50 Về nhân sự: Trong quý 1 năm 200, công tác tổ chức và quản lý nguồn nhân lực và quỹ tiền lương phòng Hành chính-Nhân sự cũng đạt được các kết quả khả quan. Bảng 21. Tình hình nhân sự Công ty Quý I năm 2008 Tháng Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Quý I Tổng quỹ lương (đồng) 226.462 .789 92.139 .895 92.952.410 411.555.094 Số lao động tuyển thêm chính thức (người) 1 0 2 3 Tổng số lao động chuyển chính thức giữa các phòng (người) 0 2 6 8 Số lao động nghỉ việc chính thức (người) 0 2 0 2 Tổng số lao động đang làm việc chính thức tại Công ty (người) 69 67 69 70 Nguồn: Phòng Hành chính - nhân sự Tổng quỹ lương đạt 411.555.094 đồng của quý I thể hiện tiền lương trả cho người lao động trong quý là tương đối cao so với các quý năm 2007 và cao nhất là tháng 1 vì đó là tháng gần tết âm lịch nhu cầu về sản phẩm in và phôto cao và Công ty tháng này cũng phải thuê thêm 8 lao động ngoài và lao động làm thêm giờ cộng tiền thưởng tết cho cán bộ công nhân nên lương đã tăng lên 226.462.897 đồng. Một lao động được tuyển chính thức vào tháng 1 và tháng 2 Công ty đã tuyển thêm 1 lao động kinh doanh để đào tạo đánh giá và có thể tuyển chính thức trong tháng 4 để phục vụ đảm bảo lao động cho quý 2. Công ty đang tuyển dụng một nhân viên Phòng Hành chính - nhân sự có trình độ về kiểm tra, giám sát lao động cả quá trình để thay thế cho hai nhân viên đã chuyển sang phòng sản xuất vào tháng 3. 51 Quý II Công ty sẽ tiếp tục hoàn thiện bộ máy quản lý cho doanh nghiệp và chuyển thêm các nhân viên trong Công ty có trình độ không phù hợp thực tế để chuyển sang phòng phù hợp hơn để thực hiện đúng chức năng. Kế hoạch năm 2008 là tuyển dụng thêm 5 lao động nhưng sẽ không có thêm cán bộ quản lý nào mà năm nay chỉ tuyển thêm lao động phục vụ cho nhân sự, kinh doanh và kỹ thuật. 3.2. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHƯƠNG THỨC TRẢ LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT LONG 3.2.1. Về nhận thức trong cách thức trả lương * Trả lương cho người lao động phải gắn với quá trình lao động tạo ra sản phẩm có chất lượng và hiệu quả công việc cao, và được coi là công cụ để quản lý, là đòn bấy về kinh tế tức là phải dựa trên sự xem xét đến quá trình làm việc, và hiệu quả lao động của từng người lao động. Khi nào người lao động thấy tiền lương mà họ nhận được đúng với những lao động mà họ làm được và không có sự bất bình đẳng trong trả lương thì họ mới yên tâm và tích cực làm việc. Để thực hiện tốt điều này Công ty phải lựa chọn phương thức trả thù lao cho phù hợp với từng vị trí công việc trong Công ty, và phải đặt trong quan hệ với thị trường, mức lương mà người lao động nhận được không thấp hơn mức trung bình của thị trường. Mục tiêu hàng đầu là: hoàn thiện công tác phân phối theo lao động nhằm đánh giá đúng và chi trả tiền lương theo đúng đóng góp và tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên theo yêu cầu của Công ty một cách tối ưu. Nguyên tắc trả lương: tiền lương trả cho người lao động khác nhau dựa và đặc điểm công việc trong Công ty và mức độ hoàn thành công việc và thường xuyên được sửa đổi bổ sung cho thích hợp với tình hình thực tế và các biến đổi của xã hội. 52 * Ban lãnh đạo Công ty cần cho phép thành lập công đoàn để người lao động nhận thấy được quyền lợi chính đáng của mình và được giao lưu tiếp xúc với người lao động của các Công ty khác. Qua đó sẽ thấy được những ưu điểm của Công ty và có đóng góp ý kiến để đảm bảo quyền lợi cho chính mình và từ đó gián tiếp tác động đến sự phát triển của Công ty. * Về tổng quỹ lương Do cách xây dựng quỹ tiền lương của Công ty là tuy có xác định về lý thuyết nhưng trên thực tế thì Công ty đa phần trả lương theo phương thức trả lương theo thời gian thường lấy thu bù trực tiếp cho việc chi hàng tháng như thế luôn đặt Công ty vào thế bị động trong sự biến đổi liên tục của thị trường. Vì vậy, phải xây dựng tổng quỹ lương. Để đảm bảo luôn chủ động trong cách trả lương và không đặt mình vào tình thế bị động trước những biến đổi bất thường sẽ có tổng quỹ lương trong năm. Căn cứ vào: Dựa vào chế độ tiền lương theo quy định của Nhà nước về ngạch lương, bậc lương, và phụ cấp theo lương. Dựa vào kế hoạch nguồn thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và dự toán tổng quỹ lương từ nguồn thu đó. Dựa và những dự báo về biến động trong năm về tiền lương, các điều kiện trong lao động. Tổng quỹ lương xác định theo công thức: TTL = LĐKH x LKH + TTKH + DTKH Trong đó: TTL: tổng quỹ lương kế hoạch LĐKH : lao động theo kế hoạch LKH: lương tháng theo kế hoạch TTKH: tiền thưởng theo kế hoạch DTKH: tiền dự trữ về lương theo kế hoạch Từ thực tế mà phân phối tiên lương của Công ty một cách hợp lý. Việc sử dụng quỹ lương của Công ty có thể được chia cụ thể thành các quỹ nhỏ 53 khác nhau để dễ quản lý: Quỹ lương cơ bản được trả trực tiếp cho nhân viên theo các hình thức trả lương khác nhau và quỹ lương này chiếm đa số trong tổng quỹ lương là 78%. Quỹ thưởng được dùng cho tiền thưởng, khuyến khích, lao động có thành tích tốt trong công việc được tuyên dương khen thưởng là 4%. Qũy lương bổ sung dùng trong các việc như nghỉ phép, hội họp…3%. Quỹ dự phòng được thực hiện dựa trên tình hình dự báo của Công ty kỳ sau để có thể chủ động trước những tình huống bất ngờ với Công ty trong quá trình hoạt động là 15%. * Về xây dựng mức lương khuyến khích Vì Công ty chưa thực sự lớn mạnh nên không xây dựng bộ máy cồng kềnh mà giảm nhẹ các cấp quản lý trưởng phòng xử lý các công việc phó phòng có thẩm quyền khi trưởng phòng giao phó nhưng họ vẫn phải tham gia hoạt động sản xuất của phòng như các nhân viên trong phòng và dựa trên sự điều khiển chung của giám đốc. Và họ có thể mức lương cơ bản cao hơn khi được bổ nhiệm vị trí cao hơn, để động viên khuyến khích họ phấn đấu tiến lên và từ lương mà họ có thể mạnh dạn bộc lộ những ưu điểm lãnh đạo của mình, khi thiếu người quản lý không cần phải tuyển dụng bên ngoài mà bản thân người lao động có thể tự bộc lộ và làm công việc đó khi mình và Công ty cảm thấy có khả năng. Xác định bội số lương cơ bản ở mức cao nhất (giám đốc) và lương cơ bản thấp nhất (nhân viên mới chính thức) không vượt quá 4 lần để nhân viên có thể nhận thấy lương cơ bản của mình không quá chênh lệch với thủ trưởng tránh so đo và gây nản chí khi làm việc, không tạo ra cảm giác trên và dưới quá xa trong nhân việc. Đối với người lao động có thâm niên công tác gắn bó với Công ty thì vẫn nên duy trì mức lương theo thâm niên công tác để khuyến khích họ gắn bó, động viên để có những người lao động, có kinh nghiệm và trung thành 54 luôn cùng Công ty vượt qua khó khăn, và khuyến khích đặc biệt với những nhân viên vừa có thâm niêm, vừa hoàn thành nhiệm vụ. Về tiền lương làm ngoài giờ quy định đối với nhân viên chính thức của Công ty, ca tối thực hiện theo quy định chung của Bộ luật Lao động và quy định của Công ty. Tiền lương làm chính thức ca tối bằng 150% tiền lương làm ca ngày hiên nay Công ty có chế độ làm việc này nhưng khi chưa đáp ứng được nhu cầu này vì là Công ty còn nhỏ nên người lao động ở các chi nhánh phải làm việc đến 9 giờ tối để tăng thêm thu nhập vì vậy ca tối vất vả hơn nên cần có chế độ lương thích họp. Với lao động làm thêm giờ ca tối vào ngày thường được hưởng mức lương là 170% vào ca ngày thường. Mức 200% ca ngày thường là làm thêm giờ vào ngày nghỉ, ngày cuối tuần (thứ bảy, chủ nhật). Mức 300% ca ngày thường đối với làm thêm giờ vào ngày lễ. Với một số trường hợp đặc biệt khi thực hiện nhiệm vụ được giao: như các nhân viên được cử đi học tại các công ty hay các trường do Công ty điều đi thì vẫn được hưởng mức lương cơ bản là 100% trên tháng khi nhân viên đó học từ một tháng trở lên. Nhân viên được cử đi ký hợp đồng xa hoặc theo nhiệm vụ biệt phái thì vẫn được hưởng 100% lương theo quy định và tiền kinh phí hoạt động nếu có và đồng thời được hưởng lương tại nơi được cử đến trả cho. Công ty không thể tránh khỏi việc thuê nhân viên mùa vụ đối với đối tượng này muốn đảm bảo sẽ có được lao động tốt khi nhu cầu của các công ty về lao động mùa vụ là rất cao ngoài việc kiên kết với các công ty khác để có sự hỗ trợ kịp thời và thuê sớm lao động ngoài thị trường thì Công ty còn phải trả tiền lương cho họ một cách thỏa đáng như việc thường xuyên giữ liên lạc với người lao động khi đã hết hợp đồng mùa vụ với họ, việc thuê lao động mùa vụ phải có ưu tiên hơn cho lao động đã làm với công ty, có các 55 hình thức khuyến khích trong quá trình làm việc nếu đạt yêu cầu thì có thể tuyển luôn lao động tạo động lực cho người lao động cố gắng trong công việc và sẽ làm việc vào vụ sau để có thể tuyển thành lao động chính thức của Công ty. * Về mức tiền thưởng cuối năm của Công ty Tiền thưởng này không những tạo thu nhập cho hoạt động sinh hoạt ngày tết cổ truyền và phấn đấu hoàn thành tốt công việc để có thưởng cao mà còn động viên khích lệ họ khi làm việc. Tùy thuộc vào việc cá nhân từng người được bình chọn cả năm là loại nào theo cách phân loại của tập thể trong từng tháng để đánh giá hệ số lương hoàn thành công việc từ đó tính ra mức lương mà họ được hưởng với 3 mức cơ bản là: Loại A là hoàn thành tốt công việc. Loại B là hoàn thành công việc, nhiêm vụ được giao. Loại C là chưa hoàn thành công việc. Thì được hưởng mức thưởng theo loại đó và tiền thưởng cả năm là tháng lương thứ 13 cho người lao động. Cụ thể là phải xây dựng hệ thống đánh giá chất lượng sản phẩm năng suất lao động và hiệu quả của lao động và tăng cường kiểm tra giám sát quá trình làm việc của người lao động để từ đó đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động với các mức A, B, C dựa vào các tiêu chí như: Năng suất: theo tỷ lệ % hoàn thành công việc. Chất lượng: theo mức độ sai sót trong sản phẩm và quá trình kiểm tra làm việc. Quy chế: thực hiên các quy định của Công ty như giờ đến, giờ về, đạo đức nghề nghiệp,... Các tiêu chí này được đánh gía dựa trên sự bình bầu đánh giá chung của cả lao động và ban lãnh đạo. Cá nhân đạt cả năm đạt loại A thì hưởng 100% tiền thưởng. 56 Cá nhân có 1 tháng xếp loại B thì hưởng 98% tiền thưởng, nếu có n tháng xếp loại B thì sẽ bị trừ thưởng là (2 x n%). Cá nhân có 1 tháng xếp loại C thì hưởng 95% tiền thưởng, nếu có n tháng xếp loại C thì sẽ bị trừ thưởng là (3 x n%). Đối với nhân viên mới của Công ty chưa đủ thời gian là 1 năm thì cũng được hưởng mức thưởng theo cách tính trên nhưng sẽ tính theo công thức: (Tli x ∑L) x N Tti = 12 Trong đó: Tli là tiền lương mà người lao động thứ i nhận được Tti là tiền thưởng người thứ i nhận được, được tính bằng tháng lương cơ bản mà lao động đó nhận được trong 1 tháng hay còn gọi là tháng lương thứ 13. ∑L là tổng số % mà người lao động nhận được trong các tháng so với tiền lương của người đó N là số tháng mà lao động đó làm việc trong năm * Đối với phòng Hành chính - nhân sự Thực hiện việc phát triển đội ngũ lao động làm công tác tiền lương trong nâng cao năng lực, nhận thức, vai trò của công tác tiền lương, và các hoạt động trong quản trị nhân sự của Công ty, coi là một việc quan trọng trong nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của toàn Công ty. Theo đó, các nhân viên đó được đào tào nghiệp vụ chính quy, bài bản, và có trách nhiệm, ý thức đạo đức kỷ luật trong công việc. Cụ thể và trước hết là việc sắp xếp lại nhân viên trong phòng giảm bớt đi 2 nhân viên trong phòng và thay bằng một nhân viên có trình độ cao trong tuyển dụng và kiểm tra cả quá trình hoạt động của các nhân viên trong Công ty. Từ việc nâng cao trình độ sẽ thực hiện tốt trong hơn nữa trong công 57 tác định mức lao động một cách khoa học dần thoát khỏi công tác thống kê kinh nghiệm. Phòng phải đóng vai trò quyết định trong việc bố trí sắp xếp, tuyển dụng động phục vụ trong toàn Công ty một cách tối ưu hiệu quả nhất, không để lao động dư thừa, không để thiếu và không có những lao động không đúng chuyên môn trong làm việc. Từ đó, đánh giá chính xác năng lực và kết quả thực hiện của họ, mới có cách trả lương đúng cho từng người được, tiết kiêm, hiệu quả trong sử dụng quỹ lương. * Tổ chức nơi làm việc Trong việc tổ chức lao động tại nơi làm việc các phòng phân công tổ chức nơi làm việc một cách hợp lý tùy theo không gian và diện tích từng phòng, tạo không gian tốt nhất trong việc di chuyển và đi lại của mọi người. Thực hiện vệ sinh chung, văn hóa trong giao tiếp, xây dựng, và hoàn thiên hơn quyền bình đẳng của người lao động, tạo cho nên Công ty có văn hóa doanh nghiệp mạnh. Quy định các nề nếp một cách rõ ràng để làm theo và tôn trọng nó. Bảo dưỡng, sửa chữa máy móc kịp thời để đáp ứng nhu cầu liên tục của máy móc để lao động không bị gián đoạn. 3.2.2. Hoàn thiện các phương thức trả lương Tuy Công ty đã có các hình thức trả lương nhưng trong các hình thức đó vẫn chưa đủ để đáp ứng cho từng loại công việc, các đối tượng lao động khác nhau. 3.2.2.1. Về phương thức trả lương theo thời gian Trả lương theo thời gian là phương thức trả lương chủ yếu cho cả Công ty việc hoàn thiện tốt công tác trả lương theo thời gian không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn thể hiện sự sắp xếp công việc một cách hợp lý tạo hiệu quả cao trong lao động. * Tính lương theo ngày, giờ lao động: Nhà quản trị cần quan tâm đến các yếu tố về độ chính xác trong cách 58 đánh giá trả lương, việc thực hiện chấm công ngày ở Công ty cần thực hiện trung thực, chính xác, và không chỉ có thực hiện chấm giờ đến, giờ về của người lao động mà còn phải chấm công trong cả quá trình hoạt động của lao động trong ca lao động tính cả giờ làm việc từ đó mới xác định lương theo thời gian một cách chính xác. Công ty không nên tính lương theo tháng cho người lao động băng cách tính như hiện nay mà nên tính lương dựa theo ngày, giờ lao động dựa vào số ngày làm việc thực tế để tính số giờ làm việc thực tế từ đó tính lương theo giờ và sau đó tính lương tháng cho lao động như vậy sẽ khiến tiết kiệm chi phí đồng thời quản lý tốt lao động trong thời gian làm việc. Tính lương theo ngày dựa vào công thức: 12 Tli =Tlti x 52 x Ni Trong đó: Tli là tiền lương bình quân mà lao động thứ i nhận trong ngày Tlti là tiền lương bình quân mà lao động thứ i nhận trong tháng 12 là số tháng trong năm 52 là số tuần trong năm Ni là số ngày làm việc trong tuần ( Công ty quy định Ni là 6 ngày) Sở dĩ tính lương theo ngày chính xác hơn tính lương trực tiếp theo tháng vì số tháng trong một năm và số tuần trong năm là không đổi, và số ngày làm việc trong tuần cũng cố định bằng 6 ngày do đó tính lương ngày là cố định nếu nghỉ số ngày là bao nhiêu thì ảnh hưởng đến bấy nhiêu lương. Còn trong cách tính lương tháng thì số ngày trong tháng không cố định mà có sự biến đôi nên không chính xác. Ngoài ra, tính lương theo ngày còn để tính lương theo giờ. Lương theo giờ được áp dụng để tính lương cho lao động làm thêm giờ, đây là cách tính chính xác để xác định giờ làm thêm đối với từng lao 59 động, có thể lương làm thêm giờ chiếm 150%, 200%, 300% tùy thuộc vào làm thêm giờ ngày thường, làm đêm, ngày nghỉ, hay ngày lễ. Công thức xác định lương theo giờ Tli Tlhi = Hi Trong đó: Tlhi là tiền lương giờ của lao động thứ i Hi là số giờ mà lao động thứ i làm thêm * Xác định các hệ số: Khi tính lương theo thời gian các hệ số lương cấp bậc, hệ số phụ cấp, hệ số chức doanh, hệ số hoàn thành công việc tuy dựa vào quy định của nhà nước nhưng cũng do Công ty quyết định, nhưng hiện nay đội ngũ về quản trị nhân lực còn yếu nên việc xác định còn dựa vào kinh nghiệm của cá nhân và các công ty khác mà chưa phù hợp với thực tế vì vậy cần xây dựng các hệ số một cách khoa học và phù hợp với thực tế của công ty bằng việc mở rộng các hệ số cho phù hợp với từng đối tượng. Ví dụ: hệ số hoàn thành công việc (k) có các mức Hoàn thành xuất sắc công việc k = 1,2 Hoàn thành tốt công việc k = 1,1 Hoàn thành công việc k = 1,0 Chưa hoàn thành công viêc k = 0,8 * Giám sát người lao động: Do hình thức này trả lương theo thời gian mà lao động làm việc tại công ty có tính đến các hệ số hoàn thành công việc nhưng sự chênh nhau giữa các mức trong hệ số là không cao nên có lao động ỷ lại trong làm việc, có thể trốn tránh công việc khi không có giám sát. Vì vậy, việc kiểm tra giám sát họ là cần thiết, vừa đảm bảo nội dung trong công việc vừa theo dõi được quá trình hoạt động của máy móc thiết bị để kịp thời sửa chữa không 60 để gián đoạn trong lao động. Có thể giám sát bằng máy quay quá trình làm việc nhưng không thể thiếu được quá trình kiểm tra trực tiếp vì có như thế không những đảm bảo thời gian làm việc mà còn kiểm sóat cả quá trình của sản phẩm, phát hiện hỏng hóc trong từng khâu lao động nhất là trong công việc in và phôto nêu không kiểm sóat tốt thì rất dễ xảy ra tình trạng sử dụng giấy không có giới hạn không tiết kiệm và gây hỏng giấy, tốn mực rất nhiều. 3.2.2.2. Về phương thức trả lương theo sản phẩm Tuy Công ty mới áp dụng phương thức trả lương theo sản phẩm nhưng đã có những ưu điểm nhất định trong phương thức này, nhưng để áp dụng rộng rãi trong Công ty thì cần phải có một số thay đổi và bổ sung để hoàn thiện hơn. * Về đơn giá Đơn giá lao động của Công ty là cố định (= 10% đơn giá sản phẩm) là chưa hợp lý vì mỗi sản phẩm khác nhau có giá khác nhau nhưng sẽ là kích thích người lao đông bán những sản phẩm có giá cao hơn nếu đơn giá được tăng lên theo đơn giá của sản phẩm bán được. Ví dụ: Máy Canon MP390 Printer giá $285 có đơn giá là $2,85 (10%) Máy HP2820AIO Color Laser Printer $740 có đơn giá là $8.14 (11%) Máy HP2844AIO Color Laser $1420 có đơn giá là $15.62 (11%) * Về định mức sản phẩm: Khi tính đơn giá của sản phẩm Công ty chỉ dựa vào giá bán của sản phẩm đó tức là được áp dụng chủ yếu trong việc phân phối sản phẩm của Công ty nhưng để áp dụng cho công nhân sản xuất khi sản xuất ra lượng hàng hóa như hợp đồng về sách tham khảo thì không thể tính băng 10% giá bán được, mà phải dựa vào cách tính đơn giá cụ thể trong từng sản phẩm sản xuất khác nhau. Định mức sản phẩm gắn với hiệu quả thực tế của quá trình nên tính chính xác của nó sẽ quyết định đơn giá của sản phẩm có chính xác 61 không. Từ cách xác định thời gian định mức cho sản phẩm, tính ra được định mức của sản phẩm. Do đó việc xác định định mức không thể dựa vào hoàn toàn phương pháp thống kê kinh nghiệm mà phải dựa vào các phương pháp phân tích khảo sát các bước công việc trong thực tế và ý kiến đóng góp của chính nhân viên trong Công ty mà tính ra được thời gian làm việc hao phí. Qua đó mới tính được đơn giá của sản phẩm theo các công thức: Thời gian lao động hao phí Định mức sản phẩm 1 ca = Số sản phẩm sản xuất được 1 ca Đơn giá = lương cơ bản x định mức sản phẩm trong 1 ca Thời gian lao động hao phí là thời gian được tính từ khi bắt đầu tiến hành chuẩn bị công việc đến khi kết thúc, thu dọn sản phẩm và cho các sản phẩm hoàn chỉnh trong 1 ca. Khi tính thời gian lao động hao phí trong 1 ca thì cần xác định thời gian lao động thực chất trong ca, theo quy định 1 ca là 8 giờ nhưng thời gian làm việc thực tế là 7giờ 30 phút vì 30 phút sẽ giành cho các hoạt động cá nhân và thời gian chống trong ca lao động. Dựa vào công thức tính lương theo sản phẩm thì ta cũng tính được tiền lương của lao động theo ca hoặc theo tháng cho lao động. * Kiểm tra, giám sát người lao động Khi thực hiên công việc ai cũng muốn tạo ra năng suất làm việc cao từ đó dễ làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc, việc chạy đua theo các đơn hàng mà bỏ bê công việc khác hoặc làm hao mòn máy móc thiết bị vì vậy việc kiểm tra giám sát là rất cần thiết, không chỉ giám sát kết quả của công việc mà còn giám sát cả quá trình thực hiện để sẵn sàng giúp đỡ khi cần thiết, không bỏ lỡ cơ hội kinh doanh mà đạt hiệu quả công việc cao. Bằng cách tạo môi trường bình đẳng hòa đồng, luôn sẵn sàng giúp đỡ nhau khi cần thiết tạo cho nhau quan hệ tin tưởng lẫn nhau, đồng thời tạo sự cạnh tranh lành mạnh và công bằng trong công việc, từ đó việc giám sát sẽ được thực hiện dễ dàng hơn khi tiếp xúc với nhau. Tạo sự giám sát lẫn nhau giữa 62 người lao động với người lao động, và với lãnh đạo công ty để có đánh giá khách quan hơn. Kiểm tra đánh giá ngay từ đầu vào của quá trình và cả sau bán, tức là các hoạt động bảo trì bảo dưỡng, dịch vụ chăm sóc khách hàng. Các phương pháp thực hiện có thể trực tiếp theo dõi cả quá trình hoặc gián tiếp thông qua các hệ thống theo dõi của Công ty. 3.2.2.3. Xây dựng bản mô tả công việc Với mỗi đối tựng khác nhau cần xây dựng bản mô tả công việc chi tiết cho từng đối tượng vì từ đó có cách đánh giá có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể của Công ty nhằm làm rõ bản chất từng công việc và nhờ đó nhà quản lý xác định các kỳ vọng của mình với đối tượng đó, làm cho họ hiểu nó. Và người được kỳ vọng cũng hiểu được các kỳ vọng đó. Đồng thời, bản mô tả công việc là điều kiện để thực hiện hoạt động quản lý có hiệu quả. Khi có bản mô tả công việc càng chi tiết cụ thể thì người lao động càng hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc để thực hiện nhiệm vụ đó một cách tốt nhất, cũng như không vượt qúa phận sự của mình. Ví dụ: Xây dựng bản mô tả công việc của cán bộ Phòng Thiết kế - kinh doanh BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1. Chức danh công việc: trưởng ban Kinh doanh thuộc Phòng Thiết kế - kinh doanh 2. Báo cáo với: trưởng Phòng Thiết kế - kinh doanh 3. Địa điểm làm việc: Phòng Thiết kế - kinh doanh tại trụ sở chính của Công ty 4. Mục đích của công việc: thực hiện việc kinh doanh và nghiên cứu thị trường. 63 CÁC NHIỆM VỤ Nội dung công việc Thực hiện và ra các quyết định các chính sách liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Tham mưu cho Trưởng phòng Thiết kế - kinh doanh về các phương hướng, biện pháp kinh doanh và tham mưu khi có các sáng kiến về thiết kế. Tiếp nhận và phân công công việc khi có quyết định của Trưởng phòng. Phân công, xử lý công việc trong phạm vi của ban kinh doanh như phân công lao động, phạm vi nghiên cứu thị trường tìm kiếm thị trường mới, quan hệ với khách hàng, ký hợp đồng, phân phối sản phẩm. Thực hiện công việc, theo dõi, quản lý, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh doanh. Thương thảo, ký hợp đồng với khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh, giải đáp thắc mắc của khách hàng. Ra các quyết định về kinh doanh như mở rộng phạm vi nghiên cứu thị trường và tiếp xúc giới thiệu sản phẩm đến khách hàng ở Hà Tây, ký hay không ký các hợp đồng kinh doanh. Lập kế hoạch cho theo tháng và theo năm về lượng phân phối máy, nghiên cứu thị trường mục tiêu, tiếp cận khách hàng mới. Tiếp nhận lao động mới, thiết kế và thực hiện các chương trình định hướng cho lao động mới đó, xây dựng cho họ thái độ tích cực với công việc và phân công lao động trong phòng theo vị trí công việc thích hợp, tạo ra không khí làm việc tôt cho tất cả lao động. Kiến nghị với cấp trên khi thấy hợp lý trong cơ cấu lao động và trong phân công công việc. Tổ chức các cuộc họp tại ban để tuyên dương, rút kinh nghiệm công việc đã làm được và chưa làm được. 64 Thực hiện các công việc phục vụ cho nhiệm vụ chung các quy chế chung của Công ty. Phối hợp với các phòng ban khác để thực hiện công việc kinh doanh và tham mưu, phân công giúp đỡ các phòng khác khi cần. Các điều kiện làm việc Điều kiện vật chất: làm tại phòng làm việc chung của Phòng Thiết kế - kinh doanh, với ngăn làm việc riêng, bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ tài liệu, máy điện thoại cố định, máy fax, máy tính được nối mạng nội bộ và internet, nối các camera để theo dõi làm việc tại phòng sản xuất và nối các phòng khác. Thời gian làm việc: 8 giờ (từ 7h30 đến 11h30 và từ 13h00 đến 17h00). Tuần làm việc 6 ngày từ thứ hai đến thứ 7, một năm được nghỉ phép tối đa là 12 ngày. Điều kiện đi lại: dùng xe của Công ty khi thực hiện công việc chung. CÁC YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC Kiến thức Có kiến thức cơ bản về kinh doanh, nắm bắt tốt biến động của thị trường, và về quản lý lao động. Hiểu biết và nắm bắt các chính sách, quy định của Nhà nước về các hoạt động sản xuất kinh doanh mới nhất. Hiểu hiết và nắm bắt được quy định, nội quy chung, chức năng, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ trứớc mắt và lâu dài của Công ty. Kỹ năng Sử dụng thành thạo các phương pháp nghiên cứu thị trường, trình độ nắm bắt và thuyết phục khách hàng. Kỹ năng giao tiếp, quan hệ công chúng, thuyết phục người khác đàm phán năng động, nhạy bén trước những biến động của thị trường. Sử dụng thành thạo máy vi tính, tin học văn phòng. 65 Có thể giao tiếp được bằng tiếng Anh để giao tiếp với khách hàng. Giáo dục Tốt nghiệp trung cấp trở lên về lĩnh vực kinh doanh. Có kinh nghiệm trong ngành 2 năm trở lên. 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2004), Nghị định số 203/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu chung. 2. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2005), Nghị định số 118/2005/NĐ-CP ngày 15/09/2005 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu chung. 3. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2006), Nghị định số 94/2006/NĐ- CP ngày 07/09/2006 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu chung. 4. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2007), Nghị định số 166/2007/ NĐ-CP ngày 16/11/2007 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu chung. 5. Giáo trình Quản trị kinh doanh (2004), Trường Đại học kinh tế quốc dân Hà Nội. 6. Giáo trình Quản trị nhân lực (2004), Trường Đại học kinh tế quốc dân Hà Nội. 67 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................. 1 CHƯƠNG 1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT LONG........................................................................................ 3 1.1. Khái quát về Công ty cổ phần Việt Long............................................... 3 1.1.1. Sự hình thành Công ty................................................................... 3 1.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty.......................................................... 4 1.1.3. Đặc điểm về lao động.................................................................... 5 1.1.4. Đặc điểm về trang thiết bị............................................................. 9 1.2. Một số kết quả đạt được của Công ty..................................................... 11 1.2.1. Tình hình sản xuất, kinh doanh..................................................... 11 1.2.2. Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty................... 14 1.2.3. Tình hình nộp thuế của Công ty.................................................... 15 1.2.4. Tình hình sử dụng vốn của Công ty.............................................. 15 1.2.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty... 16 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG PHƯƠNG THỨC TRẢ LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT LONG............................................................................ 19 2.1. Thực trạng trả lương của Công ty.......................................................... 19 2.1.1. Đặc điểm về phương thức trả lương của Công ty......................... 19 2.1.2. Các phương thức trả lương cho người lao động............................ 25 2.2. Đánh giá về tình hình trả lương tại Công ty........................................... 31 2.2.1. Tổng quỹ lương của Công ty qua các năm.................................... 31 2.2.2. Mối quan hệ giữa tổng quỹ lương với doanh thu của Công ty...... 35 2.2.3. Sự tăng giảm thu nhập của người lao động qua một số năm......... 36 2.2.4. Đánh giá hiệu quả sử dụng lao động của Công ty......................... 37 2.3. Đánh giá chung về ưu điểm và hạn chế của tình hình trả lương............ 39 2.3.1. Về ưu điểm.................................................................................... 39 2.3.2. Về hạn chế..................................................................................... 42 68 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN PHƯƠNG THỨC TRẢ LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT LONG ........................................... 45 3.1. Định hướng phát triển của Công ty........................................................ 45 3.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện phương thức trả lương tại Công ty cổ phần Việt Long.............................................................................................. 50 3.2.1. Về nhận thức trong cách thức trả lương........................................ 50 3.2.2. Hoàn thiện các phương thức trả lương.......................................... 56 KẾT LUẬN..................................................................................................... 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................ 66 69 DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ Tên bảng, sơ đồ Trang Bảng 1. Số lượng lao động của Công ty 6 Bảng 2. Cơ cấu lao động theo giới tính 6 Bảng 3. Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo 8 Bảng 4. Tình hình tài sản cố định của Công ty 9 Bảng 5. Lượng máy bán được qua các năm 13 Bảng 6. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 14 Bảng 7. Tình hình tăng vốn tự có của Công ty qua các năm 16 Bảng 8. Về hệ số lương và mức lương tối thiểu năm 2008 20 Bảng 9. % lương phải trả cho người lao động làm ngoài giờ 21 Bảng 10. Mức lương của người lao động tại Phòng Kỹ thuật năm 2007 23 Bảng 11. So sánh tổng quỹ lương qua các năm 32 Bảng 12. Phân chia lao động của Công ty qua các năm 33 Bảng 13. Phân phối tổng quỹ lương của Công ty theo đặc điểm lao động 34 Bảng 14. Mối quan hệ giữa tổng quỹ lương và doanh thu của Công ty 35 Bảng 15. Sự tăng giảm thu nhập của người lao động qua một số năm 36 Bảng 16. Đánh giá hiệu quả sử dụng lao động của Công ty 38 Bảng 17. Điều tra ý kiến khách hàng về mức độ phục vụ của Công ty 41 Bảng 18. Mức lương khuyến khích tạo doanh thu đối với cá nhân hàng tháng năm 2007 44 Bảng 19. Dự tính doanh thu năm 2008 47 Bảng 20. Kết quả hoạt động kinh doanh Quý I năm 2008 47 Bảng 21. Tình hình nhân sự Công ty Quý I năm 2008 49 Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức của Công ty 4 Sơ đồ 2. Quy trình thực hiện các dịch vụ in, photo và in offset 12 70