Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản sang thị trường Nhật Bản tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Hà Nội

Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản sang thị trường Nhật Bản tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Hà Nội Hiện nay toàn cầu hoá là một xu thế không thể đảo ngược ,Việt Nam cũng đang nằm trong vòng xoáy của nó và không thể đi ngược lại dù vẫn có những lực lượng phản đối vì những mặt trái của nó.Bằng chứng được thể hiện rõ nét là trong những năm qua Việt Nam ngày càng hội nhập sâu và rộng hơn vào nền kinh tế Thế giới.Do đó hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trở thành hoạt động kinh tế mang tính chất sống còn cho sự phát triển và hội nhập thành công của đất nước.Chúng ta bắt đầu mở cửa nền kinh tế thực sự mạnh mẽ vào những năm 1990,và có những bước đi đầu tiên nhằm thực hiện quá trình hội nhập khu vực và quốc tế một cách chính thức. Việt Nam đã là thành viên chính thức của hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN) ;của Diễn đàn hợp tác kinh tế Châu Á Thái Bình Dương (APEC) ;của tiến trình hợp tác Á Âu (ASEM) .Và chúng ta đang nỗ lực hết sức để có thể gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO) trong năm nay. Trong bối cảnh đó các doanh nghiệp trong nước cũng được khuyến khích , tạo điều kiện hoạt động và phát triển thuận lợi.Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu cũng ngày càng nhiều với đủ các thành phần kinh tế.Và năm 2005 chúng ta đã đạt kim ngạch xuất khẩu hơn 32 tỷ USD,đây là một thành tựu lớn của Việt Nam nói chung và của các đơn vị kinh doanh xuất khẩu noi riêng.Và nó cũng góp phần vào mức tăng trưởng GDP 8,4% trong năm 2005 để giúp chúng ta hoàn thành kế hoạch mà Đại Hội IX của Đảng đã đề ra.Với chủ trương hỗ trợ các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu,Nhà Nước đã và luôn có những điều chỉnh đua ra các chính sách theo hướng khuyến khích và tạo điều kiện ngày càng thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp. Tình hình trên đem lại nhiều cơ hội nhưng cũng mang tới những thách thức lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu.Vì chúng ta còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm kinh doanh quốc tế, quy mô và tiềm lực tài chính còn hạn chế Để đảm bảo cho hoạt động xuất khẩu diễn ra một cách có hiệu quả thì quá trình thực hiện hợp đồng của công ty cũng phải được thực hiện tổ chức và quản lý 1 cách hiệu quả. Hoàn thiện quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng không chỉ giúp công ty khắc phục được những khó khăn mà thúc đẩy việc mở rộng thị trường, tăng trưởng trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt trên thị trường thế giới. Trong những năm gần đây, với ưu thế là công ty xuất khẩu thủy sản lớn được thành lập nhiều năm ,công ty cổ phần xuất khẩu thủy sản Hà Nội đã đạt được nhiều thành công, không ngừng mở rộng thị trường và các sản phẩm, nhưng công ty cũng gặp không ít khó khăn và thách thức một phần vì trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng của công ty còn nhiều bất cập. Xuất phát từ thực tế và những kiến thức về thương mại quốc tế được rèn luyện trong nhà trường ,và những tìm hiểu trong thời gian thực tập tai công ty SEAPRODEX HaNoi cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của Ths Lê Thanh Huyền, em xin đề xuất nghiên cứu đề tài : “ Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản sang thị trường Nhật Bản tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Hà Nội”

doc63 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Lượt xem: 3586 | Lượt tải: 1download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản sang thị trường Nhật Bản tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Hà Nội, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
p đồng . 2.2.2.2.5. Các chính sách thương mại và luật pháp . Là một trong các mặt hàng xuất khẩu chủ lực và mang lại nguồn thu lớn cho ngân sách nhà nước ,vì vậy chính phủ luôn đề ra các chính sách ưu tiên cho xuất khẩu thủy sản. Trong giai đoạn vừa qua, Chính phủ và các bộ, ngành đã có nhiều chính sách hỗ trợ ngành thủy sản như: Hỗ trợ ngư dân khai thác xa bờ và nông dân nuôi trồng thủy sản; trở thành thành viên của Tổ chức Quản lý Nghề cá Trung Tây Thái Bình Dương; Triển khai đăng ký sản phẩm khai thác biển đáp ứng yêu cầu chống sản phẩm khai thác bất hợp pháp của EU; Khởi kiện ra WTO về việc Mỹ áp dụng cách tính thuế chống bán phá giá tôm bất hợp lý đối với tôm của Việt Nam, điều chỉnh chính sách thuế nhập khẩu nguyên liệu thủy sản dành cho chế biến... và mới đây là việc WWF ký biên bản thỏa thuận hợp tác, đưa cá tra Việt Nam trở thành loài thủy sản có chứng nhận phát triển bền vững toàn cầu... Ngoài ra Bộ Công Thương đã có nhiều chính sách, giải pháp cấp bách và quyết liệt để tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp cũng như giúp doanh nghiệp tìm kiếm và khai thác các thị trường mới, đồng thời tuyên truyền phổ biến tới các doanh nghiệp các quy định luật pháp, các hiệp định thương mại Việt Nam đã ký, giúp doanh nghiệp trong nước đứng vững trên thị trường thế giới . 2.2.2.2.6. Thủ tục hải quan : Theo đánh giá của nhiều doanh nghiệp ,hiện nay thủ tục hải quan và thủ tục hành chính của nước ta còn rườm rà, đồng thời nhiều cán bộ nhân viên hải quan hay nhân viên hành chính còn nhũng nhiễu gây khó khăn cho quy trình làm các thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay Hải Quan Điện Tử đã đang phát triển và tạo rất nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp cũng như việc quản lý của nhà nước, Ngoài ra còn một số yếu tố khác như tỷ giá hối đoái, lạm phát, gây ảnh hưởng đển giá cả và mức lãi suất thực tế của hàng hóa, ảnh hưởng đến khâu thanh toán trong các hợp đồng xuất nhập khẩu. 2.3. Kết quả điều tra ,phân tích các dữ liệu thu thập. 2.3.1. Phân tích hoạt động kinh doanh của công ty 2.3.1.1. Kết quả kinh doanh chung của công ty : Trong ba năm 2007, 2008, 2009 là 3 năm sau khi công ty tiến hành cổ phần hóa, công ty đã đạt được kết quả như sau : Năm 2009 : Tổng doanh thu đạt 171,475 tỷ đồng Tổng doanh số XNK và KDDV đạt 8,835 triệu USD Nộp ngân sách nhà nước đạt 4,565 tỷ đồng Thu nhập bình quân 1,834 triệu đồng/người/tháng Lợi nhuận trước thuế TNDN đạt 3,998 tỷ đồng Tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch đạt 48,99% Năm 2008 Tổng doanh thu 152,346 tỷ đồng Tổng doanh số XNK và KDDV đạt 19,5 triệu USD Nộp ngân sách nhà nước 3,953 tỷ đông Thu nhập bình quân 2 triệu đồng/ người /tháng Lợi nhuận trước thuế đạt 3,812 tỷ đồng Tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch đạt 40% Năm 2007 Tổng doanh thu đạt 205,671 tỷ đồng Tổng doanh số XNK và KDDV đạt 12,563 triệu USD Nộp Ngân sách nhà nước 5,345 tỷ đồng Thu nhập bình quân 1,7 triệu đồng/ người /tháng Lợi nhuận trước thuế đạt 5,214 tỷ đồng Tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch đạt 70% 2.3.1.2. Kết quả hoạt động xuất khẩu của công ty : Để so sánh kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty qua các năm từ 2007 đến 2009 ,thông qua các báo cáo tài chính, được khái quát lại như sau : ĐVT: triệu USD Năm 2007 2008 2009 Tổng kim ngạch 12,563 19,5 8,835 Xuất khẩu 8,167 14,32 5,329 Nhập khẩu 3,396 5,18 3,506 Nhìn chung kết quả kinh doanh của công ty đang có xu hướng giảm ,nhưng giá trị xuất khẩu vẫn lớn hơn nhiều so với nhập khẩu. Tình hình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu năm 2007 – 2008 -2009 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 KH TH KH TH KH TH Hợp đồng ký kết 18 18 23 22 17 16 Hợp đồng thực hiện 18 18 23 22 17 15 Hợp đồng có sai sót 1 2 2 0 2 0   2.3.2 Thực trạng qui trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy của công ty sang thị trường Nhật Bản theo điều kiện cơ sở giao hàng là CFR. 2.3.2.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu : Thu mua hàng thủy sản: Như đã biết công ty có 5 chi nhánh đóng trên các địa bàn Hà Nội, Quảng Ninh, Hải Phòng . Trong đó chi nhánh tại Quảng Ninh chịu trách nhiệm thu mua các mặt hàng thủy sản ở địa phương và các vùng lân cận.Nguồn thủy sản ở đây được công ty thu mua từ các đại lý, từ các tầu thuyền và người dân .Với phương thức thu mua này, nguồn hàng luôn phong phú,nhưng khó có thể quản lý về tiêu chuẩn chất lương vệ sinh an toàn thực phẩm, dư lượng kháng sinh trong thủy sản đặc biệt là kháng sinh trifluralin.Ngoài ra chủ yếu công ty thu mua tại các cơ sở sản xuất, nuôi trồng của mình, các cơ sở luôn được áp dụng các tiêu chuẩn đảm bảo cho nguồn đầu ra chất lượng. Hàng năm, trữ lượng thu mua của công ty khoảng 10.000tấn/ năm, nuôi trồng cho xuất khẩu khoảng 8.000 tấn . * Về giá thu mua: : Do giá hàng thuỷ sản tương đối ổn định nên việc thoả thuận giá cả với các đơn vị thu mua thường diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Nhưng cũng có trường hợp cần gấp hàng để thực hiện hợp đồng đã ký kết, Công ty cũng phải chịu mức giá cao hơn để đảm bảo uy tín cho Công ty với bên nước ngoài . * Về số lượng cung ứng: Tùy thuộc vào số lượng đã ký kết và khả năng cung ứng của từng chân hàng để Công ty nắm rõ và có kế hoạch thu mua cụ thể, đảm bảo đủ số lượng cần thiết. * Về phương thức thanh toán được Công ty sử dụng chủ yếu là thanh toán ngay, ứng trước thanh toán sau, chuyển khoản. Bao bì đóng gói hàng hóa Mặt hàng xuất khẩu sang Nhật Bản chủ yếu của Công ty là mực đông, tôm và các loại tôm chế biến khác.Đối với các mặt hàng đông phải đảm bảo độ tươi sống nên khâu đóng gói cũng khá phức tạp. Sau khi sản phẩm được chế biến, sản phẩm đó được đóng bằng khay xốp, sau đó đưa khay xốp vào trong túi hút chân không PA (cấp đông), cuối cùng sản phẩm được đóng lại bằng thùng carton.Ngoài ra tùy vào các điều kiện đóng gói trong hợp đồng công ty luôn thực hiện nghiêm ngặt các vấn đề này. Kẻ ký mã hiệu hàng hóa Việc kẻ ký hiệu mã hiệu cho hàng thuỷ sản xuất khẩu không quá cầu kỳ, tốn kém. Sau khi hàng hoá được đóng gói vào thùng, Công ty tiến hành ký mã hiệu lên bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá. Thông thường trên bao bì sẽ ghi tên người nhận, người gửi, trọng lượng, địa điểm hàng đến… Nghiệp vụ chuẩn bị hàng hóa là khâu khá quan trọng , đặc biệt với mặt hàng nhạy cảm là thủy sản nếu thu mua và đóng gói không tốt sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Theo như phỏng vấn được biết hàng nhiều khi còn gặp khó khăn trong quá trình vận chuyển về kho lạnh do vận chuyển xa, phải tập trung tại các kho trung gian làm tăng chi phi hàng hóa và gây ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. 2.3.2.2. Kiểm tra hàng xuất khẩu. Trước khi giao hàng Công ty kiểm tra kỹ lưỡng hàng xuất khẩu. Thông thường nội dung chủ yếu mà Công ty kiểm tra là về chất lượng, số lượng, bao bì... nhằm đảm bảo phù hợp với hợp đồng. Đặc biệt với mặt hàng thủy sản xuất khẩu thường phải có giấy chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ và giấy chứng nhận đảm bảo VSATTP, đặc biệt do hàng thủy sản Việt Nam xuất khẩu sang Nhật Bản luôn bắt buộc kiểm tra 100% số hàng và phải đảm bảo các tiêu chuẩn về dư lượng kháng sinh trong thủy sản theo tiêu chuẩn của Bộ Y tế Lao động và Phúc Lợi Nhật Bản ban hành (xem phụ lục 1.1-Quy định của Nhật Bản đối với các mặt hàng thủy sản nhập khẩu và phụ lục 1.2 Các chất cấm sử dụng so với quy định hiện hành của VN,EU,MỸ ...) Lần đầu tiên kiểm tra là kiểm tra tại các cơ sở thu mua,nhân viên chi nhánh công ty chuyên phụ trách kiểm tra chất lượng hàng hóa sẽ cùng đơn vị kiểm tra chất lượng xuống cơ sở thu mua xem xét nguồn hàng trước khi hàng được đóng gói, lô hàng sẽ được kiểm tra chất lượng đồng thời chứng nhận nguồn gốc xuất xứ đối với nguồn thủy sản đánh bắt,còn đối với nguồn thủy sản nuôi trồng, ngay sau khi chuẩn bị đánh bắt, thủy sản được kiểm tra các dư lượng kháng sinh cần thiết .Quá trình này luôn được công ty kiểm tra rất kỹ lưỡng vì những yêu cầu khắt khe trong tiêu chuẩn chất lượng và VSATTP đối với mặt hàng thủy sản xuất khẩu sang Nhật Lần kiểm tra thứ 2 là quá trình giám định hàng theo yêu cầu quy định trong hợp đồng xuất khẩu. Chi nhánh công ty phải gửi đơn đến tổ chức giám định nêu nội dung yêu cầu giám định. Trong đơn yêu cầu gồm có các nội dung :Tên địa chỉ công ty, tên hàng, số lượng, trọng lượng, tình trạng hàng hóa, nơi đi, địa chỉ người nhận, phương tiện vận tải, số chứng thư xin cấp...Thông thường công ty thường thuê tổ chức giám định Vinacontrol, ngoài ra còn có Asiacontrol,AIMcontrol. Các tổ chức giám định này đều là tổ chức có uy tín và được quốc tế công nhận. Ngoài ra trong một số trường hợp tổ chức giám định của hợp đồng xuất khẩu thủy sản cho Nhật Bản cũng được quy định trong hợp đồng. 2.3.2.3. Thuê phương tiện vận tải Khâu quan trọng đầu tiên trong công việc thuê phương tiện vận chuyển là tìm hiểu về phương tiện cần thuê. Nhận biết được điều đó nên khi thuê tàu, Công ty luôn nghiên cứu kỹ, tìm kiếm thông tin về các hãng tàu và cử các cán bộ nắm chắc nghiệp vụ thuê tàu và giàu kinh nghiệm đảm nhận. Công việc thuê phương tiện vận tải được tiến hành như sau: Công ty thuê container tại cảng Hải Phòng, ký hợp đồng thuê xe kéo container từ cảng Hải Phòng về xưởng chế biến sản phẩm của Công ty. Sau khi xếp hàng lên container, tiếp tục chở container ra chi nhánh giao nhận tại Hải Phòng của công ty .Điều kiện giao hàng chủ yếu của Công ty là CFR Hải Phòng và một số trường hợp áp dụng điều kiện CIF,khi đó Công ty sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu. Công ty đã lựa chọn phương thức thuê tàu chợ là do công ty thường áp dụng phương pháp gửi hàng nguyên container, thời gian đàm phán thuê tàu và chuyên chở được rút ngắn vì nghiệp vụ thuê tàu đơn giản và tàu chạy theo lịch trình đã định, mặt khác công ty không phải lo việc xếp dỡ hàng hoá vì phí tổn xếp dỡ đã bao gồm trong cước phí. Tuy nhiên sử dụng phương thức thuê tàu chợ thì công ty phải chịu cước phí cao hơn so với tàu chuyến .Sau khi xác định số lượng hàng cần chuyên chở tuyến đường vận tải, nghiên cứu về hành trình vận chuyển Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu đã lựa chọn, sau đó lập bảng kê khai hàng và lưu thông khoang.Các hãng tầu mà công ty thường thuê có cả nội địa và quốc tế như VINASHIN, MAESKLINE, ...Một số ít trường hợp công ty ủy thác việc thuê tàu cho công ty hàng hải, trong trường hợp này công ty hàng hải phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc giao hàng,chất lượng hàng giao và rủi ro trong quá trình vận chuyển. 2.3.2.4. Làm thủ tục hải quan Trước khi làm thủ tục giao hàng lên tàu thì nhân viên của Công ty tiến hành làm thủ tục hải quan gồm: - Khai báo hải quan và nộp bộ chứng từ hàng hoá: Công ty nhận tờ khai hải quan và tiến hành khai báo chi tiết về lô hàng xuất khẩu với các nội dung như: chất lượng, số lượng, trị giá, tên phương tiện vận tải, xuất khẩu đến nước nào... Sau khi hoàn thành hồ sơ hải quan, Công ty sẽ nộp tờ khai cho cơ quan Hải quan cùng với các chứng từ cần thiết để chứng minh tính hợp pháp của lô hàng. Bộ chứng từ hàng xuất của công ty bao gồm: + Tờ khai hải quan. + Hợp đồng mua bán. + Bảng kê khai hàng xuất bao gồm lượng và tiền. + Bộ chứng từ ngân hàng gồm: hóa đơn, bảng kê khai hàng bán, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, vận đơn của hãng tàu. Khai báo hải quan: Quá trình đợi đơn vị hải quan kiểm tra các chứng từ thường mất rất nhiều thời gian, nhưng kể từ năm 2008 hàng hóa xuất khẩu được quy định kê khai hải quan điện tử.Việc kê khai này nhanh chóng và đảm bảo tính khách quan hơn việc kê khai trực tiếp.Sau khi doanh nghiệp kê khai qua máy tính nếu việc khai được thông qua doanh nghiệp sẽ mang chứng từ gốc tới cơ quan hải quan để kiểm tra lại tính chính xác và thông qua. Phân luồng hàng thủy sản xuất khẩu sang Nhật Trên thực tế thủy sản là mặt hàng xuất khẩu được nhà nước khuyến khích xuất khẩu.Mặt khác với kinh nghiệm xuất khẩu nhiều năm, và công ty luôn chấp hàng tốt thủ tục hải quan nên đa phần hàng hóa xuất khẩu của công ty luôn được phân luồng xanh, một số ít được phân luồng vàng.Tuy nhiên việc phân luồng hàng hóa còn phụ thuộc rất nhiều vào phía hải quan. 2.3.2.5.Tổ chức giao nhận hàng hóa tại cảng quy định Điều kiện giao hàng mà công ty thường sử dụng khi XK hàng thủy sản sang Nhật Bản là CFR. Do đó công ty phải tiến hành công việc như sau: - Giao hàng lên tàu do người mua chỉ định tại cảng quy định: cán bộ công ty làm thủ tục thông quan XK, tiến hành kiểm tra hàng và lấy giấy chứng nhận về chất lượng. Sau đó thông báo cho khách hàng về số lượng, chất lượng… của lô hàng để khách hàng lựa chọn phương tiện vận tải cho phù hợp . Cán bộ của công ty thường xuyên liên lạc với cơ quan điều hành cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng như: ngày, giờ tàu đến cảng và bốc hàng. - Công ty cung cấp cho khách hàng bộ chứng từ gồm: biên lai thuyền phó, giấy gửi hàng đường biển, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ và các giấy tờ khác theo thỏa thuận giữa hai bên. Khi sử dụng điều kiện này công ty thường ở tình trạng bị động trong giao hàng. - Ngoài ra, việc giao hàng của công ty thường được thực hiện bằng container (giao hàng chiếm đủ container), công ty tiến hành đăng kí thuê container tương thích với số lượng hàng giao và vận chuyển container rỗng về địa điểm đóng hàng, tiếp đến làm thủ tục hải quan, mời hải quan đến kiểm hóa để xếp hàng vào container, sau đó thuê ô tô vận chuyển container ra cảng và thuê tàu biển vận chuyển đến cảng nhập khẩu. Tuy nhiên việc giao hàng của công ty đôi khi gặp khó khăn do hàng giao của công ty không đúng lịch trình của cơ quan điều hành cảng, điều này làm trễ thời gian vận chuyển và bốc xếp hàng lên tàu 2.3.2.6. Thanh toán Hình thức thanh toán được chi nhánh công ty áp dụng khi xuất khẩu thủy sản sang thị trường Nhật Bản khá đa dạng, theo như khảo sát tại phòng KDXNK I cho rằng doanh nghiệp thanh toán bằng phương thức trả tiền mặt chiếm khoảng 10%, phương thức chuyển tiền bằng LC chiếm chủ yếu khoảng 85% ngoài ra là các hình thức khác như chuyển tiền bằng điện và phương thức nhờ thu chiếm khoảng 8% . Như đã biết cũng theo quy định trong thương mại quốc tế, khi muốn 1 nghiệp vụ thanh toán được suôn sẻ công ty phải chuẩn bị được một bộ chứng từ hoàn chỉnh, thông thường bộ chứng từ xuất khẩu thủy sản sang Nhật Bản bao gồm : - Hóa đơn thương mại - Bảng kê chi tiết - Bảng kê đóng gói - Vận đơn đường biển - Giấy chứng nhận phẩm chất - Giấy chứng nhận nguồn gốc - Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán LC với các đối tác Nhật Bản cũng như các đối tác khác vì phương thức này đảm bảo an toàn cho 2 bên, ít rủi ro hơn và muốn thanh toán được bằng phương thức này các bên phải thực hiện đúng và đủ các điều kiện trong hợp đồng quy định. Ngân hàng mà công ty thường ủy thác để thực hiện hình thức thanh toán này là Ngân hàng TMCP XNK Việt Nam ( Eximbank ) tại Hà Nội. Ngoài ra tùy theo các điều kiện trong hợp đồng ,ngân hàng có thể do bên bán hoặc bên mua chỉ định .Vấn đề rủi ro của việc thanh toán do phía ngân hàng thường rất ít xảy ra trong các nghiệp vụ xuất khẩu thủy sản của công ty, rủi ro chủ yếu do trong quá trình chuẩn bị bộ chứng từ. 2.3.2.7. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Trong quá trình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu, Công ty không tránh khỏi những sai sót như: Giao hàng chậm, số lượng chưa đủ... Khi xảy ra trường hợp như vậy bạn hàng của công ty đã kiến nghị, phàn nàn, công ty thường nhanh chóng cử cán bộ nhanh chóng kịp thời làm rõ nguyên nhân và xử lý,nên các vụ khiếu nại ít khi xảy ra . Nhưng đối với các hợp đồng xuất khẩu thủy sản sang Nhật Bản thường rất hay xảy ra các khiếu nại do quy định khắt khe của các đối tác, công ty đang dần khắc phục các điểm yếu này để dần hoàn thiện và nâng cao chất lượng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng . 2.3.3 Đánh giá kết quả: Với nhiều nỗ lực phấn đấu trong thời gian Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Hà Nội đã đạt được một số kết quả khả quan: - Tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thuỷ sản của Công ty nhìn chung khá tốt. Đa phần Công ty luôn đảm bảo thực hiện đúng tiến độ hợp đồng và số lượng hợp đồng sai sót là không đáng kể. Do đó các chỉ tiêu đặt ra Công ty hoàn thành khá tốt. Tổng kim ngạch xuất khẩu thủy sản sang Nhật Bản luôn ở mức tăng lên đáng kể, nếu như năm 2007 đạt khoảng 700 nghìn USD tăng 200% so với năm 2006. Sang năm 2008, giá trị xuất khẩu là 1,41 triệu tăng 101,4% so với năm 2007. Điều này góp phần tăng doanh thu của Công ty. Đó là dấu hiệu đáng mừng khẳng định sự tiến bộ trong việc thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu thủy sản sang thị trường Nhật Bản của Công ty - Trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản về cơ bản công ty thực hiện khá thành công góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Nhờ thực hiện tốt hợp đồng mà số hợp đồng được thực hiện so với kế hoạch là rất tốt, đặc biệt trong số các hợp đồng được kí kết thì không có hợp đồng nào sai sót quá nghiêm trọng .Đặc biệt với một đối tác lớn như Nhật Bản công ty luôn thực hiện quy trình tổ chức thực hiện một cách chặt chẽ từ những khâu đầu tiên, vì vậy mà hàng năm kim ngạch XK thủy sản sang thị trường Nhật Bản luôn vượt kế hoạch đề ra ,Và Nhật Bản luôn là đối tác lớn nhất của công ty. CHƯƠNG III : CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu 3.1.1. Những kết quả đạt được Qua quá trình thực tập và đi sâu nghiên cứu về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thuỷ sản sang thị trường Nhật Bản của công ty đạt đựơc kết quả tốt. Các nghiệp vụ được thực hiện chuyên nghiệp và đồng bộ, sự hỗ trợ giữa các chuyên gia giữa các chi nhánh khá đồng bộ và linh hoạt .Ngay từ khâu thu mua ,công ty phối hợp chặt chẽ với các cơ sở chế biến và chi nhánh của mình tiến hành các phương thức thu mua hiệu quả luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm, được biệt trong khâu sơ chế và bảo quản công ty có trong tay các cơ sở chất lượng ,đảm bảo sản phẩm luôn tươi sống .Hàng hóa được bảo quản theo tiêu chuẩn quốc tế và theo đúng các hợp đồng đã ký kết với đối tác Nhật Bản. Khâu kiểm tra hàng luôn đảm bảo tính khách quan và có độ tin cậy cao. Đặc biệt với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực XNK thủy sản và đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao ,thông thạo và am hiểu luật pháp quốc tế. 3.1.2. Những vấn đề còn tồn tại trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản sang thị trường Nhật Bản của công ty và nguyên nhân. Trong những năm qua, mặc dù Công ty đã có nhiều cố gắng, nhưng hoạt động kinh doanh nói chung và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng vẫn chưa đạt hiệu quả cao do trong việc tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng công ty không tránh khỏi những thiếu sót và bộc lộ một số điểm hạn chế. * Trong khâu thu mua hàng thủy sản: Công tác thu mua hàng vất vả, gặp nhiều khó khăn và đôi khi còn bị động. Nguyên nhân là do hệ thống chân hàng của Công ty không nhiều và chưa có hệ thống chân hàng phân bố rộng rãi. Mặt khác còn tùy thuộc vào yếu tố thời tiết, tình hình thời tiết không thuận lợi, diễn biến phức tạp như nổi gió to, bão gây cản trở cho việc đánh bắt hải sản làm cho mặt hàng XK trở nên khan hiếm. * Trong khâu giao hàng cho phương tiện vận tải: Việc giao hàng của Công ty đôi khi gặp khó khăn do hàng giao không đúng lịch trình của cơ quan điều hành cảng, điều này làm trễ thời gian vận chuyển ảnh hưởng xấu tới kết quả thực hiện hợp đồng. Ngoài ra công ty thường XK theo điều kiện CFR đã làm giảm một phần lợi nhuận từ nghiệp vụ thuê tàu. * Trong khâu thanh toán: Phương thức thanh toán còn bó hẹp, áp dụng phương thức thanh toán bằng L/C còn tồn tại khó khăn như làm mất nhiều thời gian và chi phí sử dụng vốn lớn, nguyên nhân là do khi mở L/C có nhiều tập quán nước nhập khẩu mà Công ty không thoả mãn, thời gian giao dịch bằng L/C qua nhiều công đoạn. Mặt khác tình trạng chậm thanh toán tiền hàng vẫn tồn tại do nhiều khách hàng quen lợi dụng phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR) nên kéo dài thời gian thanh toán. * Đặc biệt thị trường Nhật Bản, việc xuất khẩu sang thị trường mang lại nhiều lợi nhuận và là thị trường chính của công ty nhưng luôn này gặp nhiều khó khăn do Chính phủ Nhật Bản tăng cường thực hiện luật vệ sinh thực phẩm, kiểm tra dư lượng kháng sinh trong sản phẩm dẫn đến nguy cơ sản phẩm bị trả lại, tăng thêm chi phí, chậm thời gian thông quan. * Nguồn lợi biển ngày một cạn kiệt, việc nuôi trồng, đánh bắt, khai thác thuỷ sản còn nhiều hạn chế nên nguồn nguyên liệu nói chung nhất là mặt hàng chủ lực bị cạnh tranh gay gắt, giá mua nguyên liệu ngày càng tăng nhưng giá xuất khẩu có xu thế giảm là nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả kinh tế. Tóm lại, có thể nói trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt và tham gia vào nền kinh tế thế giới biến động đã đem lại cho Công ty nhiều cơ hội thuận lợi cũng như thách thức, khó khăn. Trong những năm qua, mặc dù phải đối mặt với môi trường kinh doanh phức tạp nhưng Công ty đã có nhiều cố gắng và hoàn thành khá tốt chỉ tiêu đề ra. Điều này tạo nền móng quan trọng bước đầu, từ đó chuẩn bị hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức thực hiện quy trình HĐXK trong tương lai. 3.2 . Các đề xuất kiến nghị với vấn đề nghiên cứu 3.2.1 .Một số đề xuất với công ty nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện các hợp đồng xuất khẩu thủy sản : 3.2.1.1. Hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu thị trường Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành SXKD cũng đều phải nghiên cứu, tìm hiểu thị trường, đối với thị trường Nhật Bản nói riêng và các thị trường khác nói chung. Bởi vì có nghiên cứu, tìm hiểu thị trường thì mới biết được nhu cầu và thị hiệu của khách hàng. Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước là vấn đề rất quan trọng cho các đơn vị kinh doanh. Thông tin về thị trường giá cả, quy mô thị trường, những khu vực thị trường cho những cơ hội tiêu thụ hấp dẫn nhất, thông tin về khách hàng tiềm năng, luật lệ thương mại thị trường… không những giúp cho việc giải quyết những vấn đề kinh doanh mà còn tạo cơ sở giúp người quản lý đa ra những quyết định phù hợp, đúng đắn. Khi đàm phán hoặc chuẩn bị ký hợp đồng nếu có các thông tin một cách có hệ thống và cập nhật sẽ tránh được các sơ suất gây nên thiệt hại. Do đó Công ty nên tiến hành thiết lập phòng chuyên trách hoạt động nghiên cứu thị trường để làm công tác nghiên cứu thị trường một các kỹ lưỡng, vì đây chính là bước đầu để ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng. Các nội dung cần nghiên cứu : - Nghiên cứu về dung lượng thị trường: Dung lượng thị trường là khối lượng hàng hoá có thể tiêu thụ hoặc nhập khẩu trong một thời gian nhất định. Dung lượng không cố định mà thay đổi tuỳ tình hình, nhất là thay đổi do quan hệ giữa cung và cầu. Nghiên cứu về dung lượng để xác định được nhu cầu thật của thị trường, từ đó rút ra nhận xét về khả năng xuất khẩu của Công ty vào thị trường đó. - Nghiên cứu các điều kiện vận tải: Cước phí vận tải và phương tiện vận tải góp phần quan trọng trong tiến trình Hợp đồng xuất khẩu vì vậy Công ty nên tiến hành nghiên cứu giá cước vận tải, các cảng, kho, mức bốc dỡ, qua đó tìm phương án tối ưu về cước phí và phương tiện cho Công ty. - Nghiên cứu các đối tác truyền thống và đối tác mới, đánh giá năng lực tài chính và chữ Tín của họ để có đối sách thích hợp: Công ty nên nghiên cứu để nắm bắt tình hình tài chính, thái độ chính trị và kinh tế, khả năng cấp tín dụng, các phương thức mua bán của các Công ty nước ngoài để lựa chọn các Công ty có khả năng ký kết hợp đồng. * Khi nghiên cứu thị trường nước ngoài nên sử dụng nhiều phương pháp: - Sử dụng các loại báo chí, các ấn phẩm và qua mạng internet đây là cách nghiên cứu tại bàn làm việc phổ biến và dễ làm nhất. - Nghiên cứu trực tiếp ở thị trường tiêu thụ: Công ty phải cử người đến thị trường để nghiên cứu tại chỗ. Phương pháp này tuy phức tạp và tốn kém nhưng cũng là phương pháp hiệu quả, thiết thực nhất. Qua việc nghiên cứu tiếp xúc ở thị trường có thể tạo được các quan hệ trực tiếp với người mua hàng. - Phương pháp bán thử để tìm hiểu tình hình thị trường hàng hoá. Qua đó, người xuất khẩu có điều kiện nghiên cứu toàn diện. Sau khi bán thử, thu nhập thông tin về hàng của Công ty mình, cải tiến để xuất khẩu lớn hơn, hiệu quả hơn 3.2.1.2. Tiến hành đàm phán với sự chuẩn bị kỹ lưỡng để có được các hợp đồng khả thi và không bị rơi vào thế bất lợi Có nhiều hình thức đàm phán giao dịch.Nên có sự lựa chọn sao cho phù hợp với đặc điểm của từng đối tác Người giao dịch, đàm phán của Công ty cần lựa chọn và nắm vững yêu cầu và kỹ năng của từng hình thức đàm phán để đạt kết quả mong muốn. * Đối với đàm phán qua thư từ, điện tín: Công ty CP XNK TS QB có mạng lưới thị trường tiêu thụ bó hẹp nên cần sử dụng hình thức này để bắt đầu quan hệ, tìm bạn hàng mới. Mặt khác, hợp đồng xuất khẩu hàng hoá của Công ty có một số hợp đồng trị giá nhỏ, vấn đề dễ diễn đạt nên sử dụng hình thức đàm phán này. * Đối với đàm phán giao dịch bằng gặp mặt trực tiếp: Số hợp đồng xuất khẩu mà Công ty đã ký kết và thực hiện không nhiều, mặt khác Công ty cũng có một số Hợp đồng xuất khẩu với giá trị lớn. Do đó nên chọn hình thức đàm phán này, tuy tốn kém nhưng hình thức giao dịch này rất quan trọng, dễ tạo được điều kiện kết thúc đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng. 3.2.1.3. Làm thật tốt và nghiêm túc công tác chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu phù hợp với yêu cầu của hợp đồng và tính chất của loại hàng xuất khẩu Thực tế cho thấy, thời gian vừa qua kết quả hoạt động xuất khẩu nói chung và quy trình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu thuỷ sản nói riêng của Công ty chưa cao do công tác thu mua hàng thuỷ sản xuất khẩu còn nhiều hạn chế. Một trong những nguyên nhân chủ yếu là do Công ty chưa chủ động trong khâu thu mua nguồn hàng xuất khẩu. Vì vậy giải pháp cấp bách và quan trọng hiện nay Công ty cần hướng tới là nhằm nâng cao hơn nữa công tác thu mua hàng xuất khẩu. + Tổ chức tốt mạng lưới thu mua hàng thuỷ sản xuất khẩu ổn định có chất lượng: Hoàn thiện và phát triển các chân hàng, thiết lập các kênh thu mua phù hợp. Vấn đề đặt ra cho Công ty đó là “xây dựng, củng cố và hợp tác, quan hệ chặt chẽ với các chân hàng” nhằm tạo điều kiện thuận lợi và hiệu quả nhất của Công ty trong khâu thu mua hàng hoá. Xét về lâu dài thì biện pháp quan trọng và tối ưu hơn cả là thiết lập hệ thống thu mua riêng cho hàng thủy sản xuất khẩu. Đồng thời xây dựng các cơ sở nuôi trồng trên quy mô lớn với quy trình kỹ thuật chặt chẽ, đây là việc làm cần thiết để công ty có thể chủ động được nguồn hàng cả về số lượng và chất lượng có như vậy mới có thể duy trì và phát triển hơn nữa thị trường tiềm năng này và tiến tới tăng uy tín công ty mở rộng hơn nữa các thị trường lớn hơn nữa. + Đầu tư và xây dựng các nhà máy chế biến, cùng với việc phát triển hệ thống chế biến, tổ chức và quản lý chặt chẽ việc bảo quản hàng xuất khẩu. + Hoàn thiện và nâng cao kỹ thuật thu mua, phân loại, sơ chế, bảo quản thuỷ sản xuất khẩu để đảm bảo chất lượng hàng sau khi thu mua. 3.2.1.4. Tăng cường công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng với tính kịp thời và nghiêm túc - Phân công từng người nắm giữ các thông tin và tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đối với từng thị trường, đặc biệt là những thị trường lớn. Từ đó sẽ giúp Công ty kiểm soát chặt chẽ hơn việc thực hiện hợp đồng, công việc của từng phòng ban cũng như các nhân viên được theo dõi một cách tập trung, cẩn thận hơn. - Mỗi phòng kinh doanh sau khi ký hợp đồng xuất khẩu phải lên kế hoạch cụ thể cho công việc, từng khâu, từng giai đoạn trong quá trình thực hiện để có thể giải quyết nhanh chóng các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. - Công ty phải tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện hợp đồng như bộ phận thu mua hàng xuất khẩu, bộ phận vận chuyển, thanh toán tránh tình trạng ứ đọng hàng hay không đủ hàng. - Sau khi thực hiện xong 1 hợp đồng hoặc sau 1 giai đoạn kinh doanh nhất định, các phòng nên tổ chức đánh giá lại hiệu quả hoạt động, chỉ ra những sai sót cần sửa chữa, phát huy những mặt tích cực cũng như giải quyết những vấn đề còn tồn tại và rút ra bài học kinh nghiệm để các lần thực hiện Hợp đồng xuất khẩu tiếp theo được thuận lợi hơn và có hiệu quả hơn. 3.2.1.5. Nhạy bén và kịp thời phát hiện và khắc phục những sai sót có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng thời nâng cao công tác thực hiện các khâu trong tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng. Khi thực hiện hợp đồng, những sai sót dù lớn hay nhỏ thì cũng không thể tránh khỏi. Vì vậy khi phát hiện những sai sót đó cần phải tìm các biện pháp phù hợp để sửa chữa, đồng thời rút kinh nghiệm cho những lần sau. * Trong khâu kiểm tra hàng trước khi xuất khẩu Kiểm tra hàng xuất khẩu là công việc hết sức phức tạp, tốn nhiều công sức, dễ sai sót và xảy ra tranh chấp. Giải pháp chung để khắc phục các khó khăn và tồn tại đó là phân cấp trách nhiệm, xử lý đúng người, đúng việc. Điều khoản về chất lượng trong hợp đồng phải được quy định thật chi tiết và cụ thể, đặc biệt phải thống nhất theo một tiêu chuẩn nhất định. Công ty phải có đội ngũ cán bộ nắm chắc nghiệp vụ, hiểu biết sâu sắc về quy trình xuất khẩu. Để chất lượng hàng hóa được kiểm tra nhanh chóng, chính xác, độ tin cậy cao, giảm thiểu những sai sót Công ty nên chọn những nhà cung ứng là đối tác quen thuộc, có uy tín... * Trong khâu thuê phương tiện vận tải Trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu, việc giành quyền thuê tàu là một việc quan trọng, nghiệp vụ này giúp cho Công ty tiết kiệm được ngoại tệ và tăng lĩnh vực kinh doanh một cách vô hình. Do vậy việc sửa chữa những sai sót, đồng thời nâng cao nghiệp vụ thuê tàu là điều cấp thiết Công ty phải làm. Hiện nay Công ty đang đứng trước sự lựa chọn là trực tiếp thuê tàu hay môi giới, thuê tàu trong nước hay nước ngoài. Trước mắt với điều kiện cơ sở hạ tầng hiện có, ngành vận tải đường biển chưa phát triển. Nên đối với bạn hàng ở xa vận chuyển với khối lượng lớn, thời gian vận chuyển dài thì Công ty nên thuê tàu của nước ngoài. Còn bạn hàng gần, khối lượng xuất khẩu nhỏ thì có thể sử dụng đội tàu trong nước. Tuỳ theo khối lượng hàng xuất khẩu lớn hay nhỏ mà Công ty quyết định thuê tàu chợ hay tàu chuyến. Ngoài ra thị trường tàu không ổn định, các thông tin thường xuyên thay đổi do vậy công ty cần thiết lập 1 hệ thống thông tin cập nhật về thị trường tàu như về giá thuê tàu, độ tuổi của tàu, trọng tải của tàu để tránh mắc phải những sai sót và tránh xảy ra rủi ro. * Khâu làm thủ tục hải quan Trong khâu này, quá trình làm thủ tục hải quan Công ty cần phải chú ý đến việc khai tờ hải quan và lập hồ sơ hải quan cho khớp với thực tế hàng hoá và bộ chứng từ về hàng hoá. Vì nếu xảy ra sự không thống nhất giữa các giấy tờ trong hồ sơ sẽ dẫn đến phải làm lại, mất nhiều thời gian và chậm tiến độ giao hàng. * Nâng cao công tác giao hàng cho phương tiện vận tải Để có thể giao hàng một cách nhanh chóng thì hàng XK của công ty lúc nào cũng phải ở trong trạng thái sẵn sàng giao. Khi nhận được hướng dẫn giao hàng cho đối tác thì phải nhanh chóng đưa hàng đến điểm tập kết. Việc giao hàng cần phải chú ý đến việc tập kết hàng sao cho đúng thời điểm để tránh lãng phí do việc đến sớm hay đến muộn. Đồng thời trong quá trình bốc hàng công ty phải cử người theo dõi , giám sát để giao hàng đúng số lượng tránh tình trạng thiếu hay thừa . * Khâu làm thủ tục thanh toán Trong khâu thanh toán hay xảy ra sai sót và rủi ro nhất, điều này ảnh hưởng lớn đến doanh số của Công ty. Do đó khi lựa chọn phương thức thanh toán Công ty cần phải chú ý đến đối tác của mình, về khả năng thanh toán của họ, thông qua thông tin của các cơ quan chức năng như Ngân hàng trong và ngoài nước; Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cũng như các đối tác lâu năm. Điều này có thể giúp giảm thiểu rủi ro trong thanh toán. Hiện nay Công ty thường áp dụng hình thức thanh toán chủ yếu là L/C, hình thức thanh toán này tuy đảm bảo nhưng cũng không tránh khỏi những rủi ro. Vì vậy Công ty cần phải am hiểu thật kỹ các tập quán của các nước nhập khẩu, nếu không am hiểu thật kỹ các tập quán của các nước nhập khẩu thì không nên giao dịch bằng phương thức này. Cần phải nâng cao công tác kiểm tra L/C: - Công ty phải cử cán bộ bộ kinh doanh XK nắm vững hợp đồng mà mình đang thực hiện, có thái độ làm việc cẩn thận, tỉ mỉ và thận trọng trong công việc để tiến hành kiểm tra L/C. - Phải kiểm tra và đảm bảo nội dung của L/C là rõ ràng, không mơ hồ, cụ thể chi tiết, không mâu thuẫn nhau và đặc biệt là L/C phải hoàn toàn phù hợp với hợp đồng đã kí kết cả về nội dung lẫn hình thức. - Nếu phát hiện sai sót, cán bộ kiểm tra L/C cần thông báo ngay cho bên NK và đề nghị sữa chữa ngay L/C, không giao hàng khi L/C chưa phù hợp vói quy định trong hợp đồng để tránh thiệt hại không đáng có về sau. - Việc kiểm tra L/C phải được tiến hành nhanh chóng, chính xác và cán bộ kiểm tra phải là nguời có kinh nghiệm, có trình độ ngoại ngữ và trình độ chuyên môn cao về nghiệp vụ kinh doanh XNK. * Nắm vững nguyên tắc khiếu nại đồng thời đề ra biện pháp giải quyết khiếu nại phù hợp. Trong thời gian qua, tuy công ty chưa xảy ra sai sót lớn nên chưa xảy ra vụ tranh chấp khiếu nại nào. Tuy nhiên đối với mặt hàng mực đông lạnh XK dễ hỏng do tác động của thời gian, môi trường nên không thể không tránh khỏi các sai sót ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi bên. Do vậy, để hạn chế các vấn đề phát sinh, nâng cao hiệu quả giải quyết khiếu nại, đảm bảo tính hiệu quả kinh tế và xã hội trong trường hợp xảy ra khiếu nại công ty cần: - Nắm vững nguyên tắc xử lý trong khiếu nại: + Khi người mua khiếu nại người bán về lô hàng nào thì người mua vẫn phải nhận lô hàng tiếp theo. Khiếu nại một lô hàng không thể là cơ sở, là cớ để từ chối nhận hàng tiếp theo lại càng không là cớ để từ chối tiếp tục thi hành hợp đồng. + Người bán có quyền kiểm tra tại chỗ những chứng minh của người mua về khiếu nại. Sau một số ngày từ khi nhận được khiếu nại, người bán phải cử đại diện đến kiểm tra lại hoặc uỷ thác cơ quan có thẩm quyền ở nước NK làm việc đó. Người bán phải xem xét khiếu nại trong thời hạn quy định và báo ngay quyết định của mình cho người mua biết (đồng ý hoặc từ chối với khiếu nại). + Quy định rõ cơ quan giải quyết tranh chấp, đảm bảo thời gian khởi kiện và đủ bộ hồ sơ. Điều khoản khiếu nại, giải quyết khiếu nại phải tuân thủ quy định của các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên như: hiệp định thương mại, cơ chế giải quyết tranh chấp vào WTO. - Tìm ra các biện pháp giải quyết khiếu nại phù hợp: có thể dùng một hay vài biện pháp sau đây do hai bên thoả thuận: + Giao bổ sung cho đủ số hàng thiếu hụt vào một lần hoặc cùng giao với lô hàng tiếp sau; + Giảm giá số hàng khiếu nại hoặc hạ giá cả lô hàng tỷ lệ thuận với hàng có khuyết tật. + Khấu trừ một số tiền quy định về hàng khiếu nại khi người bán thanh toán lô hàng tiếp của HĐ hoặc khi thanh toán. Nhìn chung, giải pháp hữu hiệu nhất đối với điều khoản khiếu nại và giải quyết khiếu nại chính là hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình HĐXK. 3.2.1.6. Tiếp tục củng cố và mở rộng thị trường xuất khẩu Bên cạnh những thị trường truyền thống, công ty nên tích cực tiềm kiếm các thị trường mới có mức tiêu thụ lớn và phù hợp với mặt hàng của công ty như EU, Mỹ... Tùy theo tưng mặt hàng XK mà đặt ra trọng tâm thị trường phát triển cho phù hợp. Để công ty mở rộng đựợc thị trường tiêu thụ hàng XK nên: - Làm công tác thông tin thương mại phục vụ cho hoạt động XK: xác định hướng phát triển của công ty mình, qua đó đề ra chủ trương về kinh tế đối ngoại. Cần biết trước hết là những thông tin cập nhật về giá cả, về thị trường để xác định được công ty cần bán hàng ở đâu và theo phương thức nào cho hiệu quả nhất. - Quảng cáo hàng XK: tùy theo mục đích quảng cáo để tìm được loại quảng cáo phù hợp với công ty. Đối với công ty, cần tìm kiếm thị trường mới nên sử dụng hình thức quảng cáo ban đầu nhằm giới thiệu với thị trường tiêu dùng hàng hóa của công ty bằng cách đưa các thông tin về chất lượng, giá cả, tác dụng của hàng hóa, giới thiệu nơi bán và điều kiện mua hàng. Ngoài ra, công ty nên sử dụng hình thức quảng cáo bảo vệ nhằm mục đích giữ vững nhu cầu về hàng đang bán ở thị trường. Quảng cáo này mang tính cân nhắc, lưu ý người tiêu dùng, giữ khách, gắn họ với hàng hóa của công ty. Khi quảng cáo ngoại thương, muốn đạt kết quả tốt người XK không những phải biết đặc thù của từng thị trường ngoài nước mà còn phải biết thị trường cần gì, đòi hỏi thế nào, biết tổ chức cách tiêu thụ thích hợp, biết thị hiếu của khách hàng cũng như phong tục tập quán, khả năng mua hàng của khách hàng. Phải nhằm vào đối tượng thị trường cụ thể mà đáp ứng yêu cầu của họ. Nên sử dụng các phương tiện quảng cáo như: báo chí, mạng internet, các bảng hướng dẫn giới thiệu thường xuyên, ấn phẩm…Tổ chức tốt quảng cáo, các chi phí sẽ được bù đắp. 3.2.1.7. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ nhân viên, đảm bảo các điều kiện cần thiết về thông tin cũng như các phương tiện vật chất - kỹ thuật cho quá trình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu Chất lượng đội ngũ lao động là yếu tố tiên quyết ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động xuất khẩu của Công ty. Tuy nhiên, vấn đề vướng mắc của Công ty trong quá trình đẩy mạnh kinh doanh xuất nhập khẩu là thiếu đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, đặc biệt là trong quá trình tổ chức thực hiện Hợp đồng xuất khẩu. Do đó, Công ty cần áp dụng các biện pháp: - Tiếp tục tuyển dụng và bổ sung cán bộ nghiệp vụ xuất khẩu trẻ có năng lực, có chính sách trọng dụng, khuyến khích, chế độ lương thưởng thích hợp đối với cán bộ có chuyên môn giỏi, làm việc có hiệu quả cao và có thành tích công tác tốt. - Bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ kinh doanh XNK cho cán bộ nhân viên bằng cách thường xuyên cử cán bộ theo học các lớp chuyên sâu về hoạt động kinh doanh XNK tại các trường chuyên ngành, tạo điều kiện cho cán bộ của Công ty tham dự các khoá học nước ngoài nhằm nâng cao trình độ chuyên môn. - Cung cấp thông tin cập nhật của các văn bản quy định mới cho cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu, mời các chuyên gia nước ngoài có uy tín về hỗ trợ kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Có thể nói, quy trình XK có nhiều công đoạn khác nhau mỗi công đoạn có công việc riêng nhưng lại liên quan mật thiết với nhau, kết quả của công đoạn này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của công đoạn kia. Để tránh lạng phí thời gian khi thực hiện một HĐXK, công ty nên tập trung nhân lực để giải quyết và kết hợp các nghiệp vụ trong cùng một thời gian. Đề xuất này đưa ra với mục đích rút ngắn thời gian thực hiện HĐ, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, tận dụng thời cơ kinh doanh. Ngoài ra có rất nhiều cách kết hợp khác mà công ty có thể nghiên cứu để áp dụng cho phù hợp với đơn vị của mình để nâng cao hiệu quả bằng cách xây dựng phương án thực hiện HĐ có hệ thống, tránh khỏi sự chồng chéo và giảm thiếu được những sai phạm có thể mắc phải; qua đó cũng giúp cho nhân viên xử lý một cách dễ dàng hơn các sai phạm có thể xảy ra. 3.2.2. Ý kiến kiến nghị với chính phủ: Để hoạt động kinh doanh XNK thành công thì ngoài nỗ lực của công ty ,Nhà nước luôn đóng một vai trò không nhỏ đặc biệt trong việc tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động của doanh nghiệp. 3.2.2.1 .Vấn đề nguyên liệu : Việc đảm bảo chất lượng thủy sản ngay từ khâu nuôi trồng luôn là điểm nóng cần quản lý chặt chẽ ,để đảm bảo nguồn nguyên liệu sạch đảm bảo chất lượng cung cấp cho các khâu sơ chế. Đối với nguồn nguyên liệu nuôi trồng cần thực hiện một số giải pháp sau : Quy hoạch vùng nuôi trồng thủy sản xuất khẩu : Hiện nay, tình trạng nuôi trồng thủy sản một cách tự phát của người dân vẫn còn diễn ra nhiều nơi do quy hoạch chưa cụ thể, quy hoạch cụ thể vùng ở địa phương chưa được xây dựng dẫn đến tổn thất lớn trong nuôi trồng thủy sản và làm tàn phá môi trường sinh thái. Nhà nước cần rà soát ,điều chỉnh và hoàn thiện quy hoạch vùng nuôi thủy sản một cách tổng thể, cũng như đối tượng nuôi trồng, nâng cao hiệu quả kinh tế và giảm dịch bệnh. Quy hoạch cần gắn với vấn đề cơ sở hạ tầng trong nuôi trồng thủy sản bao gồm : Thủy lợi hóa trong nuôi trồng ,xử lý ô nhiễm môi trường ,xây dựng hệ thống điện, đường giao thông trong nuôi trồng thủy sản, Xây dựng hệ thống cấp thoát nứơc cho vùng nuôi phải được bảo vệ và ngăn chặn nguy cơ ô nhiễm từ hoạt động sản xuất của các ngành khác ảnh hưởng đến VSATTP của thủy sản nuôi. Triển khai nuôi trồng thủy sản bền vững: Nuôi trồng thủy sản bền vững phải đạt được một số yêu cầu sau : + Kiểm soát được dịch bệnh : Phòng ngừa bệnh lây lan qua môi trường ;kiểm soát lây bệnh qua chiều ngang, dọc. + Thân thiện với môi trường : Không hoặc hạn chế tối đa sử dụng các hóa chất, thuốc kháng sinh cấm, kháng sinh hạn chế sử dụng ở mức giới hạn cho phép Để đạt được như vậy, nhà nước cần đầu tư thúc đấy công tác hướng dẫn, tuyên truyền giúp đỡ người nuôi thực hiện theo các quy phạm thực hành nuôi tốt (GAqP ), Quy phạm thực hành nuôi có trách nhiệm (CoC) .Thực hiện công tác kiểm tra ,giám sát các vùng nuôi và cấp chứng nhận cho các vùng nuôi đạt tiêu chuẩn an toàn. Như vậy sẽ củng cố sự tin tưởng cho khách hàng và uy tín của hàng thủy sản Việt Nam. Phát triển sản xuất nhân tạo các loại giống sạch bệnh, chất lượng cao: Con giống khỏe sạch bệnh có ý nghĩa rất quan trọng đến chất lượng nuôi trồng. Vì vậy, cần thiết có sự kiểm soát chặt chẽ chất lượng con giống bởi các cơ quan nhà nước. Đồng thời nhà nước cần có chính sách thu hút đầu tư ,hợp tác với nước ngoài trong lĩnh vực phát triển giống thủy sản nhân tạo chất lượng cao. Giải pháp với nguyên liệu đánh bắt tự nhiên: Để phát triển và bảo đảm nguồn nguyên liệu khai thác tự nhiên phục vụ sản xuất và xuất khẩu thủy sản lâu dài ,cần phải có các biện pháp cụ thể như sau: + Đối với nghề cá ven bờ ,cần giám sát số lượng tàu đánh cá và điều chỉnh cơ cấu nghề khai thác .Hàng năm, cần đánh giá biến động nguồn lợi và biến trạng hệ sinh thái biển. thí điểm các vùng cấm và khai thác theo mua nhằm bảo vệ nguồn lợi biển + Hiện đại hóa đội tàu đánh bắt xa bờ,đồng thời nâng cao kỹ thuật đánh bắt,nâng cấp phương tiện bảo quản trên tàu nhằm cải thiện chất lượng sau thu hoạch ,hạn chế tình trạng xuống cấp, lãng phí nguyên liệu. 3.2.2.2. Giải pháp về khoa học công nghệ Khoa học công nghệ đóng vai trò quan trọng ,quyết định đến năng suất và hiệu quả của các hoạt động từ đánh bắt nuôi trồng đến sản xuất chế biến xuất khẩu.Là một nước đi sau nên thực trạng khoa học việt nam còn nhiều yếu kém. Vì vậy ,Nhà nước cần có một số biện pháp để phát triển khoa học công nghệ phục vụ cho sự phát triển ngàng thủy sản như sau: Tăng cường đầu tư cho nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ mới đặc biệt cho công tác tạo giống thủy sản. Đối với lĩnh vực chế biến thủy sản, cần tập trung nghiên cứu ứng dụng chế biến sản phẩm giá trị gia tăng ,sử dụng máy móc thiết bị hiện đại ,tiết kiệm chi phí năng lượng Đồng thời đẩy mạnh hoạt động giới thiệu,khảo nghiệm những kết quả nghiên cứu khoa học thành công,phù hợp với điều kiện địa phương để doanh nghiệp ,nông dân sớm ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất để tạo ra những sản phẩm có chất lượng và giá trị cao. 3.2.2.3. Giải pháp về nhân lực. - Nhà nước cần mở các lớp ,các chương trình có sự trợ giúp về kinh phí tại các địa phương để đào tạo, nâng cao kiến thức cho nông dân,hướng dẫn người nuôi trồng thủy sản thực hiện tuân thủ theo kỹ thuật, cách thức phòng chống dịch bệnh hiệu quả .Khuyến cáo, giáo dục bà con không dùng các hóa chất ,thuốc chữa bệnh kháng sinh trong nuôi trồng thủy sản - Đội ngũ cán bộ kiểm dịch tại địa phương còn dàn trải trong khi yêu cầu kiểm tra giám sát ngày càng nhiều. Vì vậy nhà nước cũng cần bổ sung tăng cường them cán bộ 3.2.2.4. Giải pháp về quản lý - Tổ chức sản xuất và tiêu thụ : theo hướng gắn kết giữa các khâu trong quá trình sản xuất thành từng nhóm sản phẩm, bao gồm người sản xuất nguyên liệu ,người cung ứng dịch vụ bổ trợ cho nuôi trồng, người thu mua,với doanh nghiệp chế biến sản xuất nhằm quản lý tốt hơn vê VSATTP, và thực hiện tốt việc truy nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm - Hoàn thiện hệ thống các tiêu chuẩn bắt buộc cho các khâu tham gia vào quá trình sản xuất, đánh bắt, chế biến, vận chuyển… - Quản lý hóa chất thuốc chữa bệnh trong nuôi trồng 3.2.2.5. Giải pháp về thị trừờng : - Tăng cường hoạt động xúc tiến thương mại, thông tin thị trường : Hoạt động xúc tiến thương mại và các kênh cung cấp thông tin từ phía nhà nước còn chưa sâu, chưa thường xuyên nên chưa đem lại nhiều hiệu quả. Do đó về phía nhà nước và các tổ chức, hiệp hội thủy sản cần thiết phải thực hiện một số giải pháp như sau : + Nhà nứơc cần phối hợp với các doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh thủy sản tại thị trường Nhật Bản. Trước tiên tập trung chủ yếu vào các sản phẩm chủ lực của Việt Nam. Đẩy mạnh công tác quảng bá ,giới thiệu các sản phẩm thủy sản của Việt Nam tới người tiêu dùng Nhật Bản. + Các cơ quan như Cục xúc tiến thương mại, Vasep của Việt Nam cần đẩy mạnh hợp tác hơn nữa với các cơ quan xúc tiến thương mại của Nhật Bản như Jetro, Trung tâm thương mại Asean-Japan để tổ chức các chương trình khảo sát nghiên cứu thị trường Nhật Bản để hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam. Bên cạnh đó ,tổ chức trưng bày,giới thiệu sản phẩm của Việt Nam tại các khu trung tâm thương mại có sự hỗ trợ về mặt chi phí cho doanh nghiệp.Tiến tới nhà nước nên xây các khu trung tâm thương mại ngay ở nước này - Thúc đẩy công tác đàm phán,ký kết thảo thuận về kiểm dịch giữa hai bên : + Bên cạnh các giải pháp trên chúng ta cần phải tiến tới ký kết các thỏa thuận kiểm dịch giữa Việt Nam và Nhật Bản vì cho đến nay ,kết quả kiểm dịch của cơ quan kiểm dịch Việt Nam vẫn chưa được công nhận tương đương tại Nhật Bản. Vấn đề kháng sinh và tạp chất trong sản phẩm thủy sản xuất khẩu sang Nhật Bản vẫn chưa được khắc phục triệt để nên vẫn có nguy cơ Nhật Bản tiếp tục dựng lên các hàng rào kiểm dịch chặt chẽ với thủy sản nhập khẩu của Việt Nam. Để khắc phục ,Bộ công thương cần phối hợp với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thúc đẩy ký kết thỏa thuận thương mại kiểm dịch với Nhật Bản 3.2.2.6. Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp quy về thủy sản: -Nhà nước cũng cần rà soát lại Luật thủy sản của Việt Nam để bổ sung chỉnh sửa cho phù hợp với tình hình mới. Nâng hệ thống tiêu chuẩn ngành thành những quy định mang tính chất bắt buộc thực hiện đối với mọi cơ sở. - Xây dựng các chế tài xử phạt nghiêm minh những trường hợp buôn bán,lưu hành hóa chất,kháng sinh cấm - Xây dựng các chính sách hỗ trợ người dân và doanh nghiệp trong lĩnh vực nuôi trồng và xuất khẩu thủy sản 3.2.2.7. Giải pháp về tổ chức : - Thực hiện tổ chức, sắp xếp lại các cơ sở chế biến thủy sản trên phạm vi cả nước từ trung ương đến địa phương ,nhằm nâng cao hiệu qủa sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp chế biến - Tiếp tục đẩy mạnh công tác cổ phần hóa các doanh nghiệp và cơ sở chế biến thủy sản thuộc doanh nghiệp nhà nước. Phát triển các doanh nghiệp vừa và nhỏ 3.2.2.8. Giải pháp về cơ chế, chính sách. - Nhà nước có chính sách khuyến khích và huy động các thành phần kinh tế trong nước và nhà đầu tư nước ngoài ,nhằm tập trung vốn đầu tư xây dựng hình thành các trung tâm nghề cá, đầu tư hệ thống chợ thủy sản, hiện đại hóa thông tin nghề cá - Hỗ trợ các kinh phí xúc tiến thương mại cho sản phẩm thủy sản của Việt Nam, các chính sách đào tạo cán bộ,chuyên gia trong lĩnh vực chế biến,xuất khẩu thủy sản, chính sách ưu tiên đãi ngộ doanh nghiệp và cá nhân tiên tiến . TÓM TẮT-LỜI CẢM ƠN Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Hà Nội từ khi thành lập đến nay trải qua hơn 30 năm, đã có nhiều tiến bộ trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động xuất khẩu Thủy sản nói riêng. Đối với Công ty thị trường Nhật Bản là chủ đạo chiếm hơn 50% tổng kim ngạch xuất khẩu hàng năm của Công ty, hàng năm đóng góp một phần không nhỏ vào doanh thu của công ty. Hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty được ghi nhận là nhờ phần lớn vào việc tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu. Tuy nhiên, trong công tác tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu Thủy sản của Công ty vẫn còn một số hạn chế cần giải quyết triệt để. Vì vậy việc phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động của Công ty để tìm ra những giải pháp hiệu quả nhằm hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp dồng xuất khẩu Thuỷ sản cho Công ty là điều quan trọng và có ý nghĩa cấp bách. Chuyên đề đã thực hiện được mục đích nghiên cứu đề ra trên cơ sở đánh giá kết quả đạt được, những khó khăn và hạn chế từ đó đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu Thuỷ sản tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thuỷ sản Hà Nội. Đề xuất của Chuyên đề mới chỉ là những ý kiến bước đầu cần được bổ sung và kiểm nghiệm trong thực tiễn Do thời gian và trình độ có hạn nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong sự giúp đỡ và góp ý của thầy cô và các bạn sinh viên để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình, chu đáo của Cô giáo Ths.Lê Thanh Huyền cùng toàn thể các cô, chú cán bộ trong Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủy sản Hà Nội đã hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề tốt nghiệp này. PHỤ LỤC Phụ lục 1: Quy định của Nhật Bản đối với mặt hàng thủy sản nhập khẩu : Mã HS Nhóm mặt hàng Quy định tương ứng 0301 Cá sống 0302 Cá tươi/ ướp lạnh Luật vệ sinh thực phẩm 0303 Cá đông lạnh Luật kiểm định 0304 Philê và thịt cá tươi/ướp lạnh/đông lạnh 0305 Cá khô/ ướp muối/ngâm nước muối/xông khói; Bột cá Luật vệ sinh thực phẩm 0306 Giáp xác sống/tươi/ướp lạnh/đông lạnh/khô/ướp muối/xông khói Luật vệ sinh thực phẩm 0307 Nhuyễn thể sống/tươi/ướp lạnh/đông lạnh/khô/ướp muối/xông khói Luật kiểm dịch 1603 Chất chiết xuất từ cá/giáp xác/nhuyễn thể 1604 Cá chế biến; trứng cá muối/chế biến Luật vệ sinh thực phẩm 1605 Giáp xác/nhuyễn thể chế biến 1212 Rong, tảo Luật vệ sinh thực phẩm; Luật bảo vệ thực vật TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (Trương Đại học Thương Mại- PGS.TS Doãn kế bôn) Số liêu thực tế tại các phòng ban công ty cổ phần xuất nhập khảu thủy sản hà nội Các website :www.vasep.com.vn ,www.fistenet.gov.vn ,www.seaprodex.com.vn, www.seaprodexhanoi.com.vn ..... Các luận văn tại thư viên trường đại học thương mại Các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docHoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản sang thị trường Nhật Bản tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Hà Nội.doc
Luận văn liên quan