Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần thủy sản Đà Nẵng

h toán với khách hàng: 1/ Thủ tục chứng từ: Hoạt động tiêu thụ sản phẩm trong nước , quá trình lập thủ tục chứng từ gồm: Hợp đồng kinh tế Hóa đơn vận chuyển Hóa đơn bán hàng (GTGT) Phiếu xuất kho hàng hóa Chứng từ thu chi liên quan và giấy báo có của ngân hàng Với hoạt động bán hàng ngoài nước phải tuân thủ theo thủ tục bán ngoại thương vá các thủ tục chứng từ trong hoạt động mua bán ngoại thương như: Hợp đồng mua bán ngoại thương Hóa đơn bán hàng Phiếu đóng gói Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận được khách hàng ký nhận Ngoài các loại chứng từ cần thiết Công ty cần phải có giấy thông báo của ngân hàng về thư tín dụng (L/C) của người mua mở tại ngân hàng 2/ Hoạt động bán hàng và thu tiền: Sau khi ký kết hợp đồng mua bán, hợp đồng gia công hàng thủy sản, hoặc nhận các đơn đặt hàng từ khách hàng thì đơn vị tiến hành sản xuất, gia công chế biến để kịp thời giao hàng theo đúng thời hạn đã ghi trên hợp đồng. Đối với những khách hàng lạ, không thường xuyên, mua hàng với số lượng không nhiều, sau khi xuất hàng ra khỏi kho Công ty, bộ phận kế toán tiến hành lập hóa đơn. Người mua nhận được hàng, họ tiến hành kiểm kê về mặt số lượng và chất lượng của lô hàng đó, và đồng ý thanh toán tiền hàng cho Công ty, thì lúc này bộ phận kế toán mới gởi hóa đơn đến cho khách hàng và hàng hóa xem như đã tiêu thụ. Thòi hạn thanh toán tiền hàng trong trường hơp này được 2 bên thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng. Đối với những khách hàng mua hàng với số lượng lớn, trực tiếp giao dịch ký kết hợp đồng với Công ty để nhận hàng và đa số họ là những khách hàng đáng tin cậy có quan hệ lâu năm với Công ty thì đơn vị áp dụng phương thức bán hàng khác. Quyết định bán chịu một phần hay bán chịu toàn bộ lô hàng có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán trên hợp đồng. Tuy nhiên, ở Công ty việc ghi đúng bán chịu được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng do một người am hiểu về tình hình tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyêt này có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả 2 bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh và theo đúng quy định trên hợp đồng. Vào lúc giao hàng thì hóa đơn cũng được lập, hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng thương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu khách hàng tại đơn vị Tại Công ty có nghiệp vụ bán hàng thì dùng “hóa đơn GTGT” HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu sổ:01GTKT-322 (liên 3: Dùng để thanh toán) MN/00-N Ngày 1 tháng 8 năm 2001 No: 082516 Đơn vị bán : Công ty Cổ phần thủy sản Đà Nẵng Địa chỉ : 71 Trương Trí Cường Điệ thoại : 0511-824571 MS : 04 001 00400-1 Họ tên người mua: Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu thủy sản Miền trung Địa chỉ :263 Phan Chu Trinh -ĐN. Số Tài khoản Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS :04 0010077-8 STT Tên hàng hóa, dịchvụ ĐVT Số lượng Đơn gía Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 01 Cá bánh đường NC kg 500 42.000 21.000.000 02 Mực nang II kg 450 80.000 36.000.000 Cộng tiền hàng: 57.000.000 Thuế suất thuế GTGT :5%. Tiền thuế suất thuế GTGT: 2.850.000 Tổng cộng thanh toán: 59.850.000 Số tiền bằng chữ : Năm mươi chín triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng y. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khách hàng sau khi nhận được hàng thì tiến hành làm các thủ tục thanh toán tiền hàng với giá cả đã được thỏa thuận trên hợp đồng. Khi đã nhận hàng, khách hàng có thể thanh toán cho Công ty có thể băng tiền mặt, có thể bằng TGNH, và thông thường hơn cả là sau một thời gian nào đó đã được thống nhất trên hợp đồng thì Công ty mới thu tiền, và nó sẽ trở thành khoản nợ phải thu của Công ty đối với khách hàng. Số dư nợ của tài khoản 131 “phải thu khách hàng” sẽ tăng lên sau mỗi nghiệp vụ kinh tế như trên phát sinh Tuy nhiên cũng có những trường hợp do mang tính thời vụ, hàng hóa trở nên khan hiếm (chăng hạn như: mực nang NC, tôm sú..) thì khách hàng thường trả trước một khoản tiền cho Công ty về một lô hàng mà thật sự thì họ chưa nhận được đây được xem như tiền đặt cọc của khách hàng trả trước cho Công ty và Công ty phải có trách nhiệm đối với số tiền này. Tại Công ty Cổ phần thủy sản ĐN, chính sách chiết khấu đối với các khách hàng thanh toán sớm tiền hàng chưa được áp dụng một cách cụ thể như đối với các doanh nghiệp khác, tuy nhiên không phải tại Công ty không có hoạt động này. Chẳng hạn như: Công ty thường xuyên nhận gia công mặt hàng thủy sản đông lạnh và các loại thủy sản khác cho các đơn vị và các cá nhân có nhu cầu. Sau khi gia công xong đã đến thời hạn giao hàng nhưng đơn vị trên chưa đến nhận hàng thì Công ty sẽ tính thêm phần phí lưu kho của mặt hàng đó. Tuy nhiên, nếu hàng gởi gia công với số lượng nhiều, trong trường hợp nếu có quá thời hạn nhận hàng từ nữa tháng trở lại mà đơn vị đó chưa đên nhận thì Công ty sẽ không tính thêm phần phí lưu kho như trường hợp trên.Và hiện nay Công ty vẫn chưa có biện pháp để khắc phục tình trạng trên. 3. Các đơn đặt hàng tiêu biểu tại Công ty: ĐƠN ĐẶT HÀNG Tôi tên là : Hùng Oanh Công tác tại : 120 Lê Duẩn Đề nghị phòng kinh doanh cho tôi mua một số lô hàng sau: STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 02 03 04 Cá đông lạnh Mực nang ĐL I Mực nang ĐL II Cá thu Fillet ĐL Kg Kg Kg Kg 30 25 40 48 32.000 85.000 80.000 43.000 960.000 2.125.000 3.200.000 2.064.000 Tổng cộng 143 8.349.000 Đặt tiền trước :700.000 đồng Số còn lại :7.649.000 đồng Thời hạn thanh toán số tiền còn lại : 5 ngày sau khi nhận được hàng Số tài khoản của Công ty tại ngân hàng ngọai thương ĐN: 362121-370079 Nếu quá thời hạn này mà chưa thanh toán tiền hàng thì sẽ chịu phạt theo quy chế của Công ty cổ phần thủy sản Đà Nẵng Đà nẵng ,ngày 24 tháng 8 năm 2001 Phòng kinh doanh Người đặt hàng Sau khi xem xét các đơn đặt hàng, đặt biệt chú trọng đến thờigian giao nhận hàng cũng như thời hạn thanh toán tiền hàng và phỏng vấn nhân viên tại phòng kinh doanh của Công ty thì được biết tuy đã xảy ra một vài trường hợp khách hàng thanh toán chậm hơn so với thòi hạn quy định trên hợp đồng, đơn đặt hàng, nhưng Công ty vẫn không áp dụng một mức phạt nào theo quy định, mà mục đích của việc cam kết trên là nhằm làm cho khách hàng phải thanh toán đúng thời hạn ghi trên hợp đồng hay đơn đặt hàng đã định. PHIẾU ĐẶT HÀNG Kính gởi: -Phân xưởng chế biến và Phòng tài vụ Phòng kinh doanh đặt một lô hàng Bán cho ông (bà) : Trần Văn Quang Địa chỉ : 190 Ông ích khiêm ĐN Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Mặt hàng - Số lượng: + Tôm đông lạnh Số lượng :15 kg +Mực đông lạnh Số lượng :15 kg + Cá thu fillet ĐL Số lượng :10 kg +Thủy sản khô Số lượng : 12 kg Tổng cộng: 52 kg Thời gian yêu cầu nhận hàng : 27 tháng 8 năm 2001 Tại phân xưởng chế biến Phòng kinh doanh II. Phải thu khách nàng tại Công ty với các yếu tố liên quan 1/ Phải thu khách hàng với yếu tố doanh thu: (Xem trang sau) Qua bảng số liệu trên nhìn chung ta thấy doanh thu và khoản phải thu khách hàng tăng đều qua các năm. Trong năm 2000 doanh thu đã tăng rất nhiều so với năm 99là 11.197.780.750 đồng tương ứng với tỷ lệ là 181,3% kéo theo khoản phải thu khách hàng cũng tăng là 2.519.566.797 đồng với tỷ lệ 72%. Và năm 2001 doanh thu đã tăng hơn so với năm 2000 là 4.025.024.451 đồng với tỷ lệ là 116,1%, khoản phải thu khách hàng cũng tăng lên tương ứng là 2.225.713.675 đồng với tỷ lệ là 36,5%. Qua số liệu của 3 năm ta thấy trong năm 2000 tỷ lệ khoản phải thu khách hàng trên doanh thu của Công ty tương đối tốt hơn so với năm 99 và 2001. Sở dĩ có tình trạng trên là do ảnh hưởng của các nhân tố: - Do năm 2000 vừa qua Công ty đã mở rộng quan hệ hợp tác làm ăn với những khách hàng mới là: Nhật bản, Ôxtraulia, Hàn quốc, đây là lần đầu tiên giao dịch với nhau, chưa hiểu rõ được tình hình tài chính thực tế của khách hàng nên Công ty đã thận trọng trong việc bán chịu và thanh toán chậm. Vì vậy doanh thu và khoản phải thu khách hàng đã tăng lên nhưng trên thực tế thì tỷ lệ giữa khoản phải thu khách hàng và doanh thu đã ít hơn so với 1999 và 200. - Sang năm 2001,những khách hàng: Nhật bản, Ôxtraulia, Hàn quốc đã trở nên quen thuộc trong hoạt động giao dịch mua bán với Công ty, vì vậy Công ty đã có phần dễ giải hơn trong vấn đề thanh tóan. Nên tỷ lệ khoản phải thu khách hàng trên doanh thu trong năm 2001 đã tăng lên 28,43% trong khi năm 1999là 25,42% và năm 2000 là 24,1%. Chứng tỏ rằng trong năm 2001 Công ty đã bị chiếm dụng vốn khá cao. Thế nhưng hiện nay Công ty vẫn chưa xây dụng một chính sách chiết khấu cũng như điều kiện tín dụng nào để thúc đẩy khách hàng thanh toán đúng với thời hạn đã ghi rõ trên hợp đồng. Cho nên để tránh tình trạng các doanh nghiệp, các tổ chức cá nhân khác chiếm dụng nguồn vốn kinh doanh và hơn nữa là Công ty có thể bảo toàn được nguồn vốn thì nhất thiết các nhà quản trị cần phải đưa ra các biện pháp hoặc các chính sách phù hợp để hạn chế được tình trạng trên. 2. Phải thu khách hàng - Số vòng quay, kỳ thu tiền: 2.1/ Phân tích số vòng quay và số ngày doanh thu bán chịu tại Công ty: Chỉ tiêu ĐVT 1999 2000 2001 1. Tổng doanh thu 2. Số dư BQ KPT 3. Hphải thuKH 4. Nphải thu Đồng Đồng Vòng ngày 13.776.797.163 3.044.199.293 4,5 80 24.974.577.913 4.758.939.878 5,3 68 28.999.602.364 7.131.580.114 4,1 89 H phải thuKH : số vòng quay khoản phải thu KH N phải thu : số ngày của doanh thu chưa thu Công thức phải tính như sau: Trong đó Như vậy số dư bình quân của các khoản phải thu trong Công ty qua các năm: 1999 : (3.499.306.479 + 2.589.092.107) /2 = 3.044.199.293 đồng 2000 : (6.018.573.276 + 3.499.306.479) /2 = 4.758.939.878 đồng 2001 : (8.244.586.951 + 6.018.573.276) /2 = 7.131.580.114 đồng Qua số liệu ở bảng trên cho ta thấy chỉ tiêu số vòng quay của khoản phải thu khách hàng tại Công ty trong năm 2000 là lớn hơn so với năm 99 là 0,8 vòng (5,3 - 4,5) và năm 2001 là 1,2 vòng (5,3 - 4,1). Với số vòng quay như vậy thì kỳ luân chuyển của doanh thu bán chịu năm 1999 là 80 ngày, năm 2000 là 68 ngày và năm 2001 là 89 ngày. Nguyên nhân của tình trạng trên là do ảnh hưởng của các nhân tố: - Do công tác quản lý công nợ nói chung và các khoản phải thu khách hàng nói riêng là chưa thực sự tốt, Công ty chưa tích cực giám sát, quản lý kiểm tra chặt chẽ việc đòi nợ khách hàng. - Công ty chưa có một chính sách chiết khấu nào đối với những khách hàng thanh toán trước thời hạn, nhằm khuyến khích khách hàng trong việc thanh toán nhanh và đúng thời hạn cho Công ty. Bởi vì hiện nay chính sách chiết khấu là một trong những chính sách tối ưu nhằm mau chóng thu hồi những khoản nợ chưa đến hạn hoặc đã đến hạn thanh toán. Một vấn đề nữa cũng không kém phần quan trọng trong việc phân tích các khoản phải thu khách hàng đó là các kỳ thu tiền dài nhất, ngắn nhất và kỳ thu tiền bình quân. Bơi vì chỉ tiêu này phản ánh số ngày của một chu kỳ nợ, từ khi bán hàng đến khi thu tiền. Chính vì vậy ta hãy tham khảo thêm các kỳ thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản Đà Nẵng qua 3 năm. 2.2/ Phân tích các kỳ thu tiền qua các năm: Chỉ tiêu 1999 2000 2001 Chênh lệch 2000/1999 Chênh lệch 2001/2000 1.Kỳ thu tiền ngắn nhất 2.Kỳ thu tiền dài nhất 3.Kỳ thu tiền bình quân 6 166 80 6 142 68 9 215 89 0 24 12 3 73 21 Qua bảng số liệu trên ta thấy kỳ thu tiền ngắn nhất trong 3 năm có biến động không đáng kể, chênh lệch giữa nă 2001 và 2000 là 3 ngày. Kỳ thu thiền dài nhất thì có những thay đổi rõ rệt, năm 2000 ít hơn năm 1999 là 24 ngày và năm 2001 lớn hơn năm 2000 là 73 ngày. Kỳ thu tiền bình quân của Công ty cũng biến động tăng giảm qua 3 năm. Đặc biệt là năm 2001 kỳ thu tiền bình quân tăng lên 21 ngày so với năm 2000 và năm 2000 đã giảm hơn so với năm 1999 là 12 ngày. Với tình hình trên thì trong năm 2001 Công ty không tránh khỏi những món nợ khó đòi và thậm chí là những khoản nợ mất khả năng thu hồi. Sự biến động này làm cho việc thu hồi nợ của Công ty bị trì trệ. Cũng cần chú ý thêm rằng Công ty cổ phần thủy sản Đà Nẵng vừa là một đơn vị sản xuất vừa đóng vai trò là một doanh nghiệp kinh doanh Thương mại do đó đòi hỏi một tỷ lệ vốn luân chuyển cao, nguồn này hình thành chủ yếu từ các khoản nợ. Vì vậy nếu Công ty không quản lý tốt các khoản phải thu thì rất nguy hiểm đối với vấn đề thanh toán các khoản nợ đến hạn. Sỡ dĩ có tình trạng như trên là do ảnh hưởng của các nhân tố sau: - Công ty muốn mở rộng doanh số bán ra nên chưa kịp tìm hiểu kỹ về tình hình tài chính của khách hàng, do đó dộ tin cậy trong các khách hàng này là chưa cao - Do ngành nghề kinh doanh là hải sản nên khách hàng cũng rất đa dạng, hơn nữa địa bàn tiêu thụ nằm rải rát ở nhiều nơi vì vậy đã dẫn đến có một số khó khăn trong việc thanh toán giữa 2 bên. 3. Một số khách hàng có số dư nợ lớn tại Công ty: Khoản phải thu khách hàng hầu hết là nằm trong những khách hàng có số dư nợ lớn, có quan hệ giao dịch mua bán với Công ty lâu năm, tiêu biểu là những khách hàng sau: Tên khách hàng 1999 2000 2001 Số tiền % Số tiền % Số tiền % 1.Công ty XNKTS Miền trung 2.Công ty thực phẩm Sóc trăng 3.Công ty TNHH Kim Anh 4.Công ty Minh Phú 5.XN chế biến XNK Cà Mau 759.349.506 409.418.858 265.947.292 398.920.939 332.434.116 21,7 11,7 7,6 11,4 9,5 1.035.246.203 1.131.548.176 589.489.581 571.792.961 770.415.779 17,2 18,8 9,8 9,5 12,8 1.376.846.621 1.096.530.064 1.014.084.195 849.192.456 469.941.456 16,7 13,3 12,3 10,3 5,7 Tổng cộng 2.169.570.017 62 4.098.852.701 68,1 4.806.594.192 58,3 6.Các khách hàng khác 1.329.736.462 38 1.920.020.575 31,9 3.437.992.759 41,7 Tổng các khoản PTKH 3.499.306.479 100 6.018.873.276 100 8.244.586.951 100 Qua bảng số liệu phân tích trên cho ta thấy Công ty XNK Thủy sản Miền Trung là khách hàng có tỷ trọng khoản phải thu khá cao qua 3 năm, năm 1999 là 21,7%, năm 2000 là 17,2% và năm 2001 là 16,7% trong tổng các khoản phải thu khách hàng. Điều này cũng dễ hiểu vì do Công ty XNK Thủy sản Miền trung là một trong những Công ty hoạt động lâu năm trong ngành thủy sản và hơn nữa lại có uy tín trên thị trường Đà nẵng. Vì vậy Công ty đã chấp nhận bán chịu cho Công ty XNK Thủy sản Miền trung. Các Công ty Thực phẩm XNK Tổng hợp Sóc Trăng, Công ty TNHH Kim Anh, Công ty Minh Phú và Xí nghiệp chế biến XNK Cà Mau cũng đều là những khách hàng quen thuộc, đã có quan hệ làm ăn với Công ty từ lâu và hơn nữa họ thường mua hàng với số lượng lớn, trong vấn đề thanhtoán nợ thì các khách hàng này thanh toán tương đối kịp thời cho Công ty. Hơn nưa do đây là những khách hàng lớn có tiềm năng về tài chính ổn định nên Công ty muốn giữ chân những khách hàng này và thông qua những Công ty này đơn vị có thể khai thác và tìm kiếm thêm những khách hang mới nhằm mục tiêu tăng doanh số bán ra. Đây là một trong những yếu tố quan trọng làm tăng lợi nhuận và ổn định được đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty. Nhìn chung, hiện nay Công ty chỉ thực hiện chính sách giảm giá theo khối lượng sản phẩm bán ra (phần trăm theo tỷ lệ khối lượng hàng mua khác nhau). Hoặc các hợp đồng nhận gia công chế biến với khối lượng lớn, như vậy Công ty đang cố gắng tăng khối lượng hàng trong một lần mua hoặc một lần gia công của khàch hàng chứ chưa chú trọng đến việc nhanh chóng thu hồi nợ từ khách hàng, giảm khoản phải thu của Công ty nhằm làm tăng tính thanh khoản của nguồn vốn luân chuyển. Tóm lại, chính sách tín dụng đang áp dụng tại Công ty là đơn giản, chưa rõ ràng cụ thể. Vì vậy Công ty cần phải tập trung vào việc phân tích tính toán để đưa ra những chính sách tín dụng hợp lý hơn, khả quan hơn trong công tác thu hồi nợ góp phần vào việc quản lý hưữ hiệu các khoản phải thu nói chung và khoản phải thu khách hàng nói riêng đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt đông sản xuất kinh doanh của Công ty. Bên cạnh tính quan trọng của các khoản phải thu khách hàng thì chúng ta cũng nên đề cập đến tình hình thanh toán các khoản nợ của Công ty nói chung và phải trả cho người bán nói riêng. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay việc chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa các doanh nghiệp là điều không thể tránh khỏi, có điều ta phải xem xét, căn nhắc sao cho chi phí thấp nhất và có hiệu quả tối đa để có phương hướng quản lý và sử dụng nguồn vốn của Công ty một cách có hiệu quả. Để có thể xem xét, đánh giá mức độ hợp lý và tính căn bằng trong việc sử dụng nguồn vốn thì chúng ta tiến hành tham khảo bảng số liệu sau về tình hình thanh toán chung của Công ty Cổ Phần thủy sản Đà Nẵng qua 3 năm 1999,2000, 2001. III. So sánh tính cân bằng giữa các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Công ty: + Khoản phải thu là số tiền hay còn gọi là số vốn hoạt động kinh doanh của Công ty nhưng tạm thời bị các đơn vị hoặc cá nhân khác chiếm dụng. + Khoản phải trả là số tiền hay còn gọi là số vốn của nhà cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ cho Công ty nhưng tạm thời bị Công ty chiếm dụng. Qua số liệu ở bảng phân tích trên cho ta thấy các khoản phải thu của năm 2000 so với năm 1999 đã tăng lên 58,4% tương ứng với mức là 2.582.055.983 đồng, và các khoản phải trả của năm 2000 so với năm 1999 cũng tăng lên là 44,6% tương ứng với mức 1.603.488.995 đồng. Các khoản phải thu năm 2001 so với năm 2000 tăng lên là 2.664.281.841 đồng với tỷ lệ 39,1% và khoản phải trả năm 2001 so với 2000 cũng tăng lên 6.792.027.532 đồng với tỷ lệ 130,7%. Sở dĩ như vậy là do các nguyên nhân sau: Trong năm 2000,2001 Công ty đã mở rộng sản xuất kinh doanh và quan hệ hợp tác làm ăn với một số khách hàng mới. Vì vậy doanh thu đã tăng lên và kéo theo khoản phải thu cũng tăng lên. Để đáp ứng cho việc cung cấp đủ hàng hóa cho khách hàng thì Công ty cũng cần một nguồn nguyên liệu đầu vào hợp lý nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của mình nên Công ty cũng đã mua chịu được một khối lượng hàng tương đối lớn từ các nhà cung cấp. Do đó trong năm 2000 và 2001 khoản phải thu và khoản phải trả đều tăng lên là hợp lý. Trong năm 2000 và 2001 Công ty đã vay ngắn hạn ngân hàng tương đối lớn để phục vụ cho hoạt động SXKD là do nó còn tồn đọng nhiều trong khoản phải thu năm 1999 và 2000. Dẫn đến khoản phải trả trong năm 2001 là rất nhiều Qua các chỉ tiêu về tỷ lệ các khoản phải thu so với phải trả trong 3 năm ở trên cho ta thấy rằng năm 1999 Công ty đã bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng vốn, trong khi đó Công ty lại chiếm dụng vốn từ các tổ chức khác là ít. Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả là 1,23 Năm 2000 tỷ lệ giữa các khoản phải thu và phải trả tăng lên 1,31. Nhưng năm 2001, tỷ lệ này giảm còn 0,79. Chứng tỏ Công ty đã chiếm dụng vốn kinh doanh của các nhà cung ứng, khách hàng và các đối tượng khác một lượng vốn tương đối cao để phục vụ và đáp ứng nhu cầu về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên vấn đề này mang tính 2 mặt, mang tính rủi ro cao cho khả năng thanh toán của Công ty. Vấn đề đáng quan tâm hiện nay của Công ty là khoản vay ngắn hạn ngân hàng vì Công ty phải đảm bảo thanh toán đúng thời hạn để mà có thể tiếp tục được vay vốn khi có nhu cầu. Tóm lại, các khoản phải thu của Công ty chiếm một tỷ trọng khá cao trong tổng tài sản lưu động, gây ra rủi ro cao trong công tác quản lý, tổn thất vốn lưu động khi xuất hiện các khoản nợ phải thu khó đòi. Vấn đề cần đặt ra hiện nay cho Công ty là phải tăng cường quản lý, theo dõi, đôn đốc thu hồi các khoản phải thu khách hàng, nhằm bảo toàn được nguồn vốn kinh doanh của Công ty nói chung và hơn nữa có thể đưa vốn vào đầu tư đẩy mạnh tốc độ chu chuyển vốn, năng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. Trên đây là một vài chỉ tiêu phân tích tình hình tài chính nói chung và phân tích về công tác phải thu khách hàng nói riêng tại Công ty. Qua đó cũng phần nào cho ta thấy được tình hình thực tế, những điểm mạnh và những điểm còn hạn chế trong công tác quản lý công nợ tại đơn vị để từ đó có thể phát huy những diểm mạnh và có biện pháp khắc phục những mặt còn hạn chế, đưa Công ty ngày càng phát triển và đi lên. PHẦN III MỘT SỐ SUY NGHĨ NHẰM GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN CÔNG NỢ NÓI CHUNG VÀ THU HỒI NỢ NÓI RIÊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN ĐÀ NẴNG I. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN ĐÀ NẴNG 1/ Nhận xét chung về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty: Qua thời gian tìm hiểu thực tế và đi sâu vào phân tích nghiên cứu công tác phải thu nói chung và phải thu khách hàng nói riêng tại Công ty, em nhận thấy rằng: Công ty Cổ Phần Thủy Sản Đà Nẵng đi lên từ một doanh nghiệp quốc doanh làm ăn thua lỗ, Công ty đã chọn con đường đi đúng đắn và từng bước hoàn thiện, đứng vững trong nền kinh tế thị trường hiện nay, làm ăn có lãi, tạo được uy tín lớn mở rộng các mối quan hệ làm ăn trong và ngoài nước, tạo điều kiện thuận lợi cho việc huy động vốn, ký kết các hợp đồng mua bán. Hơn nữa là doanh nghiệp quốc doanh cổ phần hóa nên Công ty được nhiều ưu đãi của Nhà Nước như miễn thuế lợi tức trong 2 năm (1998, 1999) và chỉ đong thuế thu nhập 25% trong năm 2000, trong khi đó theo thông tư số 120 (ngày 07/10/1999) thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp là 32%. Để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ với đội ngũ cán bộ công nhân viên có tay nghề cao, kinh nghiệm và năng động, có trách nhiệm cao, gắn liền lợi ích của bản thân với lợi ích của Công ty. 2/ Nhận xét về tình hình quản lý các khỏan phải thu khách hàng tại Công ty: 2.1/ Những mặt cần phát huy: - Công ty đã tổ chức ghi chép theo dõi, đôn đốc khách hàng nhằm thu hồi các khoản nợ để đưa vốn trở lại đầu tư, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển của vốn. Bên cạnh đó, trong các hợp đồng đặt hàng có giá trị lớn của các đối tác nước ngoài và khách hàng trong nước, Công ty luôn có một khoản thời gian trả chậm nhất định cho khách hàng nhằm thu hút khách hàng tiêu thụ sản phẩm, tăng doanh số bán ra, tăng lợi nhuận. Còn ở thị trường nội địa, các hoạt động gia công chế biến hải sản,các dịch vụ nghề cá như đóng mới, sửa chữa tàu thuyền, cung cấp nhiên liệu nước đá cho ngư dân chủ tàu hoặc các Công ty khác trên địa bàn thành phố Đà Nẵng thì hầu như là thu tiền ngay, Công ty chỉ cho phép trả chậm đối với một số khách hàng quen thuộc hoặc có tiềm năng tài chính vững mạnh. - Việc hạch toán phân công nợ phải thu khách hàng của Công ty là hợp lý, phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện nay. 2.2/ Những mặt còn hạn chế: Ngoài những mặt tích cực trên, thực trạng tại Công ty vẫn còn tồn tại những chưa tích cực, đây là khó khăn lớn mà Công ty phải khắc phục và vươn lên. Kinh tế thị trường ngày càng phát triển nhanh và mạnh, địa bàn Đà Nẵng là một thành phố lớn, do đó ngày càng xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh mà Công ty phải đối đầu. Trình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty chưa đồng đều, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu phát triển của xã hội, khả năng thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường còn kém hiệu qủa, chưa sát với thực tế và mong muốn của khách hàng. Khi đi sâu vào phân tích về tình hình công nợ phải thu khách hàng thì nhận thấy vẵn còn những mặt hạn chế sau: - Kế toán Công ty đã sử dụng “Bảng tổng hợp công nợ” để theo dõi các khoản phải thu rõ ràng dễ hiểu. Tuy nhiên các bảng này chỉ thể hiện cho lãnh đạo Công ty biết được số dư đầu kỳ, số phát sinh trong ky và số đã thu, số dư cuối cùng còn phải thu của khách hàng, chứ chưa thể hiện được số tiền đã quá hạn thanh toán. Như vậy ta thấy cách hạch toán công nợ phải thu của Công ty chỉ theo dõi chi tiết từng khoản nợ phát sinh cho từng khách hàng mà chưa quan tâm nhiều đến thời gian thu hồi nợ. Chính vì vậy mà nhiều khách hàng dây dưa không muốn trả nợ và đã nợ trong thời gian dài. - Công ty bị chiếm dụng một lượng vốn khá lớn, làm chậm tốc độ quay vòng của nguồn vốn kinh doanh và tăng kỳ thu tiền bình bình quân. Mặt khác khi bị chiếm dụng vốn sẽ phát sinh các khoản nợ khó đòi, trên thực tế Công ty có những khoản nợ khó đòi rất lớn, kéo dài qua nhiều năm và một số khoản nợ mất khả năng thu hồi. Thế nhưng Công ty vẫn không tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xủ lý các khoản nợ khó đòi Qua phân tích công nợ phải thu nói chung thì ta thấy khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ lệ cao trong tổng nợ phải thu. Nhưng Công ty vẫn chưa áp dụng chính sách chiết khấu để đẩy mạnh công tác thanh toán của khách hàng. Đồng thời cần phải có biện pháp đối với để nợ trong thời gian dài, dây dưa. II. MỘT SỐ SUY NGHĨ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN CÔNG NỢ NÓI CHUNG VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG NÓI RIÊNG TẠI CÔNG TY: 1/ Hoàn thiện công tác quản lý các khoản phải thu khách hàng trên sổ sách: Hiện nay tại Công ty việc tổ chức theo dõi, quản lý các khảon phải thu khách hàng trên “Bảng tông hợp công nợ”. Bảng này chỉ cung cấp thông tin về tên khách hàng nợ, số phát sinh nợ, phát sinh có và số dư đầu kỳ, cuối ky của các khoản phải thu khách hàng. Bảng tổng hợp công nợ của Công ty được trình bày như sau: BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ QUÝ I NĂM 2002 Stt Tên đơn vị Số dư đầu kỳ Số PS trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 01 02 Công ty Kim Anh Trần Văn Hùng ... Tổng 300.130.400 14.202.446 ... 6.267.215.482 56.370.900 10.524.785.218 40.390.000 8.954.324.691 30.183.346 7.837.676.009 Qua bảng trên ta thấy thông tin “Bảng tổng hợp công nợ” không cho phép theo dõi số nợ quá hạn của khách hàng cũng như số nợ quá hạn đã thanh toán và còn lại chưa thanh toán. Do đó không cung cấp được thông tin đầy đủ về khoản nợ phải thu khách hàng, gây khó khăn trong công tác quản lý, thu hồi nợ. Trong phần này ta đưa ra biện pháp xây dựng “Bảng theo dõi các khoản phải thu khách hàng” để quản lý, theo dõi khoản nợ phải thu khách hàng đạt hiệu quả hơn. Cách thức theo dõi phản ánh trên “Bảng theo dõi các khoản phải thu KH” như sau: Mẫu biểu hiện dựa trên “Bảng tổng hợp công nợ” nhưng có thêm một vài phần nhằm cung cấp thông tin chi tiết về số liệu của khách hàng. Trên cơ sở các hóa đơn, các chứng từ kế toán phản ánh các thông tin về các khoản nợ của khách hàng lên bảng theo dõi: STT, Tên khách hàng, thời hạn thanh toán... (Xem trang sau). Cột(1),(2): được ghi giống như bảng tổng hợp công nợ của Công ty. Cột (3): Số dư đầu kỳ của từng khách hàng Cột (4): Thời hạn chiết khấu Cột này được tính dựa vào tỷ lệ chiết khấu mà Công ty quy định cho khách hàng. Giả sử tỷ lệ chiết khấu được định cho khách hàng là 0,7% nếu thanh toán sớm trong vòng 15 ngày. Ví dụ: 05/12/2001 khách hàng bắt đầu nợ thì thời hạn khách hàng được chiết khấu là từ 01/12/2001 đến 20/12/2001. Cột (5), (6): ghi số tiền phát sinh, khi có nghiệp vụ phát sinh (có hóa đơn) thì kế toán ghi vào cột nợ, khi khách hàng trả tiền thì ghi vào cột có. Cột (7): Số tiền chưa đến hạn, cuối tháng khi tập hợp bảng kê nếu khách hàng chưa trả tiền cho mình thì số phát sinh ở cột (5) sẽ là số tiền chưa đến hạn. Cột (8): Số tiền đến hạn thanh toán, cuối tháng nếu khách hàng chưa trả tiền thì số dư kỳ trước sẽ là số tiền đến hạn hoặc quá hạn. Cột (9): Số quá hạn được tính như sau: Ví dụ: Theo quy định của Công ty thời hạn thanh toán là 30 ngày, nếu đến ngày thứ 31 khách hàng chưa thanh toán thì xem đó là khoản quá hạn, hay nói cách khác nợ tháng trước mà đến hết tháng sau chưa thanh toán thì là nợ quá hạn. Cột (10): Số quá hạn được thanh toán nghĩa là trong kỳ phát sinh nghiệp vụ thu được nợ mà khỏan nợ này đã lâu rồi và đã được liệt kê vào khỏan nợ quá hạn thì cột 10 này ghi số tiền quá hạn được thanh toán. Cột (11): Số quá hạn còn phải thanh tóan = Số quá hạn - Số quá hạn được thanh toán. Với cách theo dõi như trên thì có thể cho Ban lãnh đạo thấy được tình hình thu hồi nợ tại đơn vị mình nhất là các khoản nợ quá hạn. Nếu nhìn vào cột tồn cuối kỳ này thì lãnh đạo có thể thấy được doanh nghiệp mình có tích cực thu hồi nợ hay không, còn nếu theo dõi như hiện nay của Công ty thì chỉ biết được số tiền còn nợ hay số chúng ta còn phải thu chứ không biết được số tiền này là nợ từ bao giờ. Qua cơ sở những thông tin trên, cung cấp về số nợ cần thu hồi để từ đó có biện pháp đôn đốc, kế hoạch thanh toán nợ đúng hạn, nhà quản lý khi nhận thông tin này sẽ soạn thảo một số “thư nhắc nhỡ” và nội dung phải bao gồm những vấn đề quan trọng nào. Để phát huy tác dụng của các thư gởi cho khách hàng, có thể soạn thảo “thư nhắc nhở” có nội dung và đặc điểm chính sau: - Khi nhận được thông tín số nợ gần đến hạn, nhà quản lý sẽ soạn thảo một số thư nhắc nhở tương ứng cho từng nhóm, nếu nhóm nào gần đến hạn thì chuẩn bị. Mỗi lá thư gởi cho khách hàng cần thiết với một phong cách sao cho tạo được ấn tượng cho khách hàng, làm sao cho họ cảm nhận được đây là hạn chót của sự trì hoãn, điều này sẽ tác động đến tâm lý của khách hàng, nhất là các khoản nợ đã bắt đầu quá hạn. Tuyên bố cho khách hàng biết rằng việc chậm thanh toán đã trở thành nợ quá hạn, điều này làm cho khách hàng cảm nhận sự chiếm dụng bắt hợp pháp của mình từ đó có thể thúc đẩy việc thanh toán. Có thể tuyên bố rằng tài khoản của khách hàng đã bị kiểm tra, nếu như cố tình không thanh toán thì sẽ nhờ sự can thiệp của pháp luật phong tỏa tài khoản của khách hàng tại Ngân hàng. Bên cạnh đó, trong các bức thư gởi cho khách hàng cần chú ý một số điều sau: - Trong các bức thư đầu tiên Công ty chỉ cần đưa ra sự nhắc nhở, hơn nữa nó còn thể hiện sự quan tâm của Công ty đến khàch hàng - Trước khi gởi thư nhắc nhở tiếp cho khách hàng, cần phải có một khoản thời gian cho khách hàng thanh toán, nếu sau một thời gian nào đó mà khách hàng vẫn chưa thanh toán và nợ đã bắt đầu quá hạn thì gởi thư với tốc độ tăng dần. - Sau khi áp dụng hết các biện pháp và các thư nhắc nhở vẫn không làm cho khách hàng thanh toán nợ và đã trở thành nợ quá hạn, nợ khó đòi thì Công ty nên nhờ sự can thiệp của luật pháp để thu hồi nợ. Tuy nhiên, đối với Công ty khi áp dụng biện pháp này thì sẽ có tác động mạnh hơn đối với biện pháp gọi điện thoại và có thể chi phí thực hiện 2 biện pháp này là như nhau. 2/ Lập bảng phân phối tuổi khoản phải thu: Từ sổ theo dõi nợ theo thời hạn thanh toán, ta lên bảng phân phối tuổi khoản phải thu khách hàng: BANG PHÂN PHỐI TUỔI KHOẢN PHẢI THU KH Ngày phát sinh hóa đơn Thời hạn tín dụng Công ty áp dụng đối với khách hàng (ngày) Tổng cộng số KH nợ 1-15 16-30 31-45 46-60 Ý nghĩa của bảng phân phối tuổi: Bảng phân phối tuổi cho biết được quy mô từng khoản phải thu khách hàng tương ứng với thời hạn tín dụng. Hằng ngày, khi phản ánh vào bảng này, kế toán biết được số nợ gần đến hạn, từ đó cung cấp thông tin về số nợ cần thu hồi để có biện pháp đôn đốc kế hoạch đòi nợ đến hạn. 3/ Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Hiện nay, trên sổ sách kế toán Công ty, khoản phải thu có rất nhiều khỏan nợ quá hạn và nợ khó đòi, thậm chí có những khoản nợ mà khách hàng mất khả năng thanh toán. Thế nhưng Công ty không tiến hành trích lập dự phòng để đề phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh tronng một kỳ hạch toán. Cuối niên độ kế toán, Công ty phải dự kiến số nợ có khả năng trở thành nợ khó đòi tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ hạch toán. Số trích trước này gọi là dự phòng các khoản phải thu khó đòi 3.1/ Điều kiện lập dự phòng: + Phải có tên địa chỉ, nội dung từng khoản nơ, số tiền phải thu của từng đơn vị nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi + Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ hoặc người nợ về số tiền còn nợ chưa trả, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bảng thanh lý hợp đồng... 3.2/ Phương pháp lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi: Trên cơ sở những đối tượng và điều kiện được xác định, doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi ,doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Tổng mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Căn cứ trên số dư nợ khó đòi và số dư nợ phải thu, kế toán trích lập dự phòng phải thu theo sơ đồ sau: TK642 TK 139 TK721 Trích lập dự phòng phải Hoàn nhập thu khó đòi trong năm Dự phòng 3.3/ Áp dụng: Ví dụ: Kế toán thấy rằng trong số các khách hàng có số dư nợ phải thu của Công ty sẽ có một số khách hàng không có khả năng thanh toán hay mắc phải trường hợp nào khác, sau khi đã có đủ chứng cứ Các khách hàng đáng ngờ là: + Ông Nguyễn Văn Anh: với số nợ phải thu của khách hàng này là 80.641.200 đồng, Công ty ước tính khoản 35% số nợ không thu hồi được. Số dự phòng cần lập cho niên độ tới của KH đáng ngờ Ô.Anh là : 80.641.200 *35% = 28.224.420 đồng + Ông Trần Hùng: Với số nợ phải thu của khách hàng này là 150.589.000 dồng, Công ty ước tính khoản 15% số nợ không thu hồi được. Số dự phòng cần lập cho niên độ tới của khách hàng này là: 150.589.000 *15% = 22.588.350 đồng Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán Công ty tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. BẢNG KÊ CHI TIẾT KHOẢN DỰ PHÒNG Stt Tên KH Dự phòng đã lập năm trước Số đã hoàn nhập Dự phòng phải lập năm này Dự phòng phải thu khó đòi 01 02 Nguyễn V. Anh Trần Hùng ... - - - - 28.224.420 22.588.350 28.224.420 22.588.350 Cộng: 4/ Chính sách tăng cường bán chịu và quản lý các khỏan phải thu khách hàng 4.1/ Chính sách tăng cường bán chịu: Do quá trình kinh doanh, doanh nghiệp dễ dàng xét đoán về khả năng thanh toán nợ của khách hàng đồng thời cũng có thể đo lường được độ rủi ro trong việc bán chịu. Ngày nay, bán chịu trở thành một dụng cu, khuyến mãi của người bán, một phương tiện quảng cáo để đẩu mạnh tiêu thụ của doanh nghiệp. Do vậy để cạnh tranh và đứng vững trong cơ chế thị trường hiện nay, buộc Công ty phải thực hiện chính sách bán chịu. Việc tăng cường chính sách bán chịu tại Công ty là một đòi hỏi và cũng có những nguyên tắc ràng buộc nhất định. Khi thực hiện chính sách mở rộng bán chịu và chấp nhận thời hạn thanh toán dài hơn đối thủ cạnh tranh là để phát triển thị trường, tăng doanh thu. Tuy nhiên doanh nghiệp cúng chiu một khoản phí tổn khá cao tương ứng với độ rủi ro mà doanh nghiệp gánh chịu Nếu Công ty bán bình quân 20.000.000 đồng hàng hóa mỗi ngày vơi thời hạn bán chịu 20 ngày thì Công ty có khoản phải thu khách hàng 20.000.000 * 20 ngày = 400.000.000 đồng Đồng thời nếu Công ty mua 15.000.000 đồng hàng hóa mỗi ngày với thời hạn thiếu chịu nhà cung cấp cho phép là 30 ngày thì khoản phải trả là: 12.000.000 * 30 ngày = 360.000.000 đồng Như vậy, Công ty đã cấp tín dụng nhiều hơn nhận tín dụng là 40.000.000 đòng (sai biệt giữa khoản phải thu và khoản phải trả). Từ tính toán, trên thiết nghĩ Công ty phải tận dụng việc mua chịu để hưởng nguồn tài trợ về vốn trong kinh doanh, mặt khác lại phải nổ lực trong việc đôn đốc khách hàng trả nợ hay thay đổi chính sách bán chịu nhằm giảm thiểu vốn của mình bi kẹt trong phải thu khách hàng. Một khía cạnh khác, thời hạn bán chịu dài hay ngắn lại tùy thuộc vào tầm quan trọng của mức chiết khấu và phí tổn cơ hội vốn: + Nếu tỷ lệ chiết khấu tăng thườn khuyến khích rút ngắn thời hạn bán chiu và ngược lại. + Như đã đề cập, khách hàng mua chịu phải chịu một phí tổn thiếu chịu khá lớn so với lãi vay, chính điểm này khuyến khích khách hàng tìm mọi cách để thanh toán nợ. + Ngược lại nếu khách hàng không nổ lực hoặc không có phương án nào khác trong việc thanh toán sớm để hưởng chiết khấu tức phí tổn thiếu chịu thì phải chịu điều kiện thiếu chịu khá lớn. Do vậy, điều kiện bán chịu hoàn toàn do chính Công ty đặt ra nhưng phải được sự chấp nhận và hưởng ứng từ phía khách hàng thì khi đó mục đích của Công ty mới thực hiện được. Mặt khác, một yếu tố có tác động đến chính sách bán chịu nữa là lãi suất tín dụng cấp vốn cho Công ty để tài trợ cho kinh doanh có xu hướng tăng, thì lập tức Công ty phải có xu hướng giảm thời hạn bán chịu, vì nếu tiếp tục kéo dài thời hạn bán chịu sẽ rất tốn kém về chi phi tài chính. Giả sử trong năm 2002, doanh thu thuần của Công ty dự kiến là:36.450 triệu đồng, trong đó tiền khách hàng mua chịu là 8.000 triệu đồng thì thời gian bán chịu cho khách hàng sẽ là: (Với lãi suất vay ngắn hạn ngân hàng là 0,6%/ tháng) Nhưng nếu lãi suât vay nhắn hạn ngân hàng tang lên 0,8%/tháng thì thời hạn bán chịu cho khách hàng sẽ là: Nói chung chính sách bán chịu của Công ty sẽ được mở rộng bán hàng khi việc tăng cường bán chịu doanh nghiệp xét thấy nó có lợi cho mình nhiều hơn trong việc tăng mức tiêu thụ, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận. 4.2/ Quản lý các khỏan phải thu khách hàng: Việc thực hiện chính sách tăng cường bán chịu tại Công ty là điều kiện để tồn tại và đứng vững trên thị trường. Thế nhưng bên cạnh thúc đẩy tiêu thụ qua chính sách bán chịu thì việc theo dõi và quản lý các khoản phải thu khách hàng là rất cần thiết. Theo dõi, song với việc kiểm tra sát sao công nợ, thường xuyên đôn đốc khách hàng trả nợ, Công ty cần đề ra các quy định: - Tùy thuộc vào đối tượng khách hàng mà có nhận xét, đánh giá khả năng chi trả để đồng ý hoặc không đồng ý việc bán chịu. Trường hợp Công ty biết rõ khách hàng đó không còn khả năng thanh toán nữa thì kiên quyết không bán chịu cho khách hàng này. - Công ty phải quy định số nợ tối đa cho từng khách hàng và khi khách hàng thanh toán xong nợ cũ thì Công ty mới đồng ý tiếp tục bán chịu lô hàng khác (trong trường hợp khách hàng này là khách hàng thường xuyên, có đủ độ tin cậy về khả năng thanh toán) - Các thủ tục cần thiết để có thể bán chịu như thế chấp tài sản, khế ước vay nợ ... nhằm hạn chế rủi ro khả năng không thu hồi được nợ của khách hàng đối với Công ty. - Ngoài ra, kế toán Công ty cần phải theo dõi thường xuyên chi tiết theo từng đối tượng khách hàng khi có nghiệp vụ bán chịu phát sinh. Để từ đó có kế hoạch trong công tác thu hồi nợ đúng hạn tránh tình trạng vốn bị ứ động lâu trong khách hàng nhằm hạn chế nợ qua hạn và nợ khó đòi có thể xảy ra. Có như vậy thì việc thực hiện chính sách tăng cường bán chịu tại Công ty mới có hiệu quả và phát huy được tác dụng của nó. 5/ Xây dựng chính sách chiết khấu trong thanh toán: Trong họat động kinh doanh vấn đề chiếm dụng vốn lẫn nhau là một tất yêu khách quan. Đơn vị nào cũng muốn chiếm dụng thật nhiều vốn của đơn vị khác vì những khoản này có chi phí sử dụng vốn thấp. Hiện nay khoản phải thu khách hàng của Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng các khoản phải thu. Vi vậy Công ty nên cải thiện chính sách thu hồi nợ là hợp lý. Để cải thiện chính sách thu hồi nợ, nâng cao vòng quay của vốn lưu động thì biện pháp đầu tiên là rút ngắn chu kỳ thu tiền bình quân bằng chính sách chiết khấu. Chiết khấu là khoản khấu trừ làm giảm giá trị của hóa đơn bán hàng được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích họ thanh toán tiền hàng trước thời hạn. Từ đó giảm được lượng vốn trong khỏan phải thu khách hàng để đưa nó vào kinh doanh trở lại nhằm đẩy nhanh tốc độ quay vòng của vốn lưu động,tăng khả năng sinh lời của Công ty. Cơ sở của việc áp dụng chính sách chiết khấu ở Công ty là từ trước đến nay Công ty không áp dụng chính sách chiết khấu cho những khách hàng có quan hệ giao dịch lâu năm và thanh toán sớm. Hơn nữa đặc tính của Công ty vừa là một doanh nghiệp sản xuất gia công, chế biến vừa là một doanh nghiệp thương mại nên các khoản mục mua bán chịu rất nhiều, do đó các khoản phải thu khách hàng thường rất lớn. Thực tế trong công tác tiêu thụ và công tác quản lý công nợ phải thu khách hàng của Công ty được biết rằng có những đơn vị, tổ chức, cá nhân muốn thanh toán ngay nhưng vì Công ty không có chính sách chiết khấu, nên chỉ thanh toán một phần, phần còn lại trả chậm theo thời hạn quy định trong hợp đồng. Do đó khi đưa ra chính sách chiêt khấu mức thanh toán ngay để hưởng chiết khấu sẽ tăng lên. Vì vậy việc áp dụng chính sách chiết khấu là một việc làm thiết thực của Công ty. Mặt khác khi rút ngắn kỳ thu tiền còn giúp cho Công ty chấp hành nghiêm túc kỷ luật thanh toán với người cung cấp, vơi ngân hàng cũng như giảm được chi phí lãi vay. Hơn nữa chính sách chiết khấu còn giúp cho Công ty giảm được nợ phải thu khách hàng, từ đó hạn chế được thiệt hại do nợ quá hạn và nợ khó đòi. Căn cứ vào phần II, mục B: Tình hình thực tế về các khoản phải thu KH taị Công ty Cổ phần thủy sản Đà Nẵng ta có được kỳ thu tiền bình quân của 3 năm. Năm 1999 là 80 ngày, năm 2000 là 68 ngày và năm 2001 là 89 ngày. Điều náy cho thấy vốn trong kỳ thu tiền binh quân luân chuyển chậm, đặc biệt là năm 2001, doanh thu sau 89 ngày mới thu được tiền. Do vậy để giảm bớt vốn ứ đọng trong khoản phải thu ta cần chiết khấu cho khách hàng. Vậy lãi suất bao nhiêu để phù hợp với công thức: Lãi suất TGNH < Lãi suất chiết khấu < Lãi suất tiền vay Hiện nay lãi suất ngắn hạn ngân hàng là 0,85% và lãi tiền gởi ngân hàng là 0,6%. Để Công ty không bị lỗ trong khi chiết khấu cho khách hàng, thì mức chiết khấu phải lớn hơn 0,6% và nhỏ hơn 0,85%. Ta tiến hành 2 phương án: + Phương án 1: Trong kỳ KD đến Công ty không áp dụng chính sách chiết khấu và kỳ thu tiền bình quân vẫn không đổi là 89 ngày. + Phương án 2: Trong kỳ KD đến Công ty áp dụng tỷ lệ chiết khấu là X% cho những khách hàng thanh toán sớm trong vòng 60 ngày Chỉ tiêu ĐVT Phương án 1 Phương án 2 Chênh lệch Doanh thu Thời hạn thu tiền Khoản phải thu KH bình quân Chi phí do chiết khấu 1000 đ ngày 1000 đ 1000 đ 36.450.000 89 9.011.250 0 36.450.000 60 6.075.000 36.450.000 x X% 0 29 2.936.250 36.450.000 x X% Khoản phải thu khách hàng bình quân: Theo số liệu dự kiến doanh thu năm 2002 là 36.450.000.000 đồng. Nên doanh thu ngày bình quân trong năm là: 36.450.000.000 : 360 ngày = 101.250.000 đồng Theo phương án I Công ty không chiết khấu cho khách hàng thì 89 ngày sau đó mới thu được tiền. Theo phương án II giả sử Công ty áp dụng tỷ lệ chiết khấu là 0,7% (tức là 0,6% < 0,7% < 0,85%) thì khách hàng sẽ trả cho Công ty là: 101.250.000 - 101.250.000 x 0,7% = 100.541.250 đồng Như vậy, trong 60 ngày đầu khách hàng trả cho Công ty là: 100.541.250 đồng thay vì trả 101.250.000 đ sau 89 ngày. Như ta biết, nếu khách hàng không trả sớm tiền hàng cho Công ty thì không được hưởng chiết khấu và như vậy khoản tiền đó khách hàng có thể đem vào đầu tư mà cụ thể ở đây là gởi vào ngân hàng. Nếu gởi kỳ ngắn hạn thì hằng tháng khách hàng chỉ có thể nhận được lãi suất thấp hơn lãi suất đi vay là 0,85%. Như vậy, so với lãi suất vay ngắn hạn ngăn hàng hiện nay 0,85% thì sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán sớm và hơn nưa Công ty sẽ không phải đi vay ngắn hạn ngân hàng để chịu mức lãi suât là 0,85% trong khi tỷ lệ chiết khấu Công ty giành cho khách hàng chỉ là 0,7%. Tóm lại để đảm bảo lợi nhuận cho Công ty song cũng tạo ra sự khuyến khích cho khách hàng thì Công ty có thể áp dụng một tỷ lệ chiết khấu là 0,7%. Với tỷ lệ chiết khấu này Công ty có thể rút ngắn kỳ thu tiền bình quân,nhanh chóng thu hồi khoản nợ phải thu để đẩy nhanh vòng quay vốn. Vì lợi ích của Công ty và của khách hàng là trái ngược nhau nên áp dụng chiết khấu cho khách hàng được giới hạn trong khoản: 0,6% < X% < 0,85%. Như vậy Công ty có thể tính một mức chiết khấu trong khoản trên để vừa mang lại lợi nhuận cho Công ty mà lại khuyến khích khách hàng thanh toán sớm. Khi Công ty áp dụng chính sách chiết khấu để cho khách hàng thanh toán sớm thì chi phí chiết khấu đó được kế toán Công ty mở sổ chi tiết để hạch toán vào. Hạch toán khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán sớm của khách hàng và Công ty tính ra tỷ lệ chiết khấu mà khách hàng được hưởng như sau: (Thông tư 120 ngày 7 tháng 10 năm 1999 của BTC) Nợ TK 811 Có TK 111,112 Có TK 131 Giả sử trong tháng 12/2001 Công ty TNHH Kim Anh được đơn vị bán chịu 1 lô hàng hải sản đông lạnh (cá, tôm, mực). Chính sách chiết khấu Công ty áp dụng cho khách hàng này là 0,7%/10 Net 30.Giá trị lô hàng hải sản đó là: 48.500.000 đ. Đến ngày thứ 10 Công ty TNHH Kim Anh thanh toán thì Công ty tính ra số tiền chiết khấu mà Công ty TNHH Kim Anh được hưởng, số tiền trả và hạch toán: Nợ TK 811: 0,7% x 48.500.000 = 339.500 đ NợTK 112 48.500.000 đ Có TK 131 48.839.000 đ Như vậy Công ty phải tổ chức thêm sổ chi tiêt TK 811 để theo dõi chi phí chiết khấu cho khách hàng. Sở dĩ ta mở sổ theo dõi chi phí cho khách hàng là do: Chúng ta đã biết tài khoản 811 dùng để theo dõi những khoản chi phí thuộc hoạt động tài chính. Từ khi có thông tư 120 thì tài khoản này còn dùng để theo dõi các khoản chi phí chiết khấu cho khách hàng thanh tóan sớm. Kế toán mở sổ chi tiết này để theo dõi số tiền mà Công ty đã chiết khấu cho khách hàng là bao nhiêu, tư đo thấy được doanh nghiệp nào thường thanh toán sớm. Với cách theo dõi này có thể cho ta cách nhìn tổng quát về tình hình chiết kháu của doanh nghiệp mình có khuyến khích khách hàng thanh toán sớm hay không. Đồng thời với sổ chi tiết theo dõi chi phí chiết khấu ta so sánh với thu nhập do khách hàng trả chậm như thế nào. Nội dung sổ chi tiết theo dõi chi phí chiết khấu như sau: SỔ CHI TIẾT THEO DÕI CHI PHÍ CHIẾT KHẤU CHO KHÁCH HÀNG Ngày tháng Chứng từ Diển giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Số Ctừ Nợ Có Chi phí chiết khấu cho việc thanh toán sớm của KH,Công ty TNHH Kim Anh ... 339.500 Ngoài ra ta còn phải mở sổ chi phí chiết khấu do doanh nghiệp mình thanh toán trễ bị phạt (TK 821). Sổ chi tiết này cũng theo dõi tương tự như sổ chi phí chiết khấu cho khách hàng. Qua sổ này cho thấy tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp như thế nào. Nếu chi phí này thấp chứng tỏ Công ty thực hiện thanh toán các khoản nợ là tốt và ngược lại. Song song với việc áp dụng chính sách chiết khấu cho khách hàng thanh toán sớm thì chúng ta cũng phải có biện pháp đối với những đơn vị thanh toán trễ hạn, nợ nần dây dưa, cụ thể là dùng hình thức phạt tiền chậm trễ đối với những đơn vị thanh toán trễ, quá hạn quy định trên hợp đồng. 6/ Một số ý kiến chung về các chỉ tiêu phân tích khỏan phải thu khách hàng: Có một số ý kiến cho rằng: Như chúng ta biết khi cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng thì lúc đó phản ánh vào doanh thu. Nếu bán hàng thu tiền ngay thì doanh thu lúc đó gọi là doanh thu thu tiền ngay, nếu bán chịu cho khách hàng thì gọi là doanh thu bán chịu (Xem như doanh thu thuần giả định đã loại trừ các yếu tố làm giảm trừ doanh thu). TK 511 TK 111, 112 TK 131 Doanh thu thu tiền ngay Doanh thu Bán chịu Nhưng trong thực tế thì không phải như vậy, có một số doanh nghiệp khi cung cấp (bán) sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng thì phản ánh vào doanh thu tương ứng với TK131 (Nợ TK 131, Có TK 511), sau đó mới phản ánh vào TK 111,112 như sau: Của khách hàng Doanh thu thuần Bán hàng TK511 TK131 TK111,112 Số tiền đã thu Như vậy Doanh thu bán chịu = Doanh thu bán hàng - Số tiền đã thu của KH Mặt khác doanh thu là chỉ tiêu phát sinh trong kỳ không bao quát cả mọi quá trình từ trước đến nay, có nghĩa là doanh thu chỉ phản ánh một kỳ mà chúng ta đang phân tích, trong khi đó số tiền đã thu khách hàng có thể là số tiền phải thu của kỳ trước chuyển sang và khoản phải thu của kỳ này chuyển sang kỳ sau. Ví dụ : TK 131 Có số dư đầu kỳ: 10.000.000 đ Doanh thu thuần bán hàng: 30.000.000 đ Trong kỳ DN thu nợ được: 38.000.000 đ Như vậy doanh thu bán chịu = 30.000.000 - 38.000.000 = -8.000.000 đ TK 511 TK 131 38.000.000 Dư ĐK:10.000.000 38.000.000 Dư CK:18.000.000 PS:30.000.000 Nợ Nợ Do đó để đảm bảo tính thống nhất cũng như thể hiện tính chính xác chỉ tiêu này, đồng thời để đơn giản hóa trong tính toán phần tử số nên lấy doanh thu thuần bán hàng. Vì vậy, ta có công thức tính hệ số vòng quay nợ phải thu Tóm lại, qua thực tế tìm hiểu về tình hình hạch toán và phân tích các khỏan phải thu khách hàng tại Công ty Cổ phần Thủy Sản Đà Nẵng ta thấy việc ghi chép, phản ánh, hạch toán của Công ty rõ ràng cụ thể. Tuy nhiên, khỏan phải thu khách hàng của Công ty trong năm 2001 là quá cao so với doanh thu. Vì vậy vấn đề đặt ra là Công ty phải có những biện pháp hoặc những chính sách thế nào để năng cao hiệu quả của công tác thu hồi nợ. Công ty cần quản lý tốt hơn khỏan phải thu khách hàng, phải xem xét đến biến động hằng ngày của các khoản phải thu khách hàng trên số liệu hạch toán, xác định tính chất thời gian và nguyên nhân phát sinh khoản phải thu đồng thời phát hiện mối quan hệ ràng buộc giữa Công ty đối với các đối tượng phải thu để họ có biện pháp trả nợ nhanh hơn. Ngoài ra, Công ty có thể tính ra số dư của từng tài khoản vào từng thời điểm hoặc giữa kỳ hạch toán, phải thường xuyên đôn đốc kiểm tra, đối chiếu tình hình công nợ của Công ty với từng khách hàng. KẾT LUẬN Tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường đều mong muốn đơn vị mình kinh doanh có hiệu quả, đứng vững trong môi trường cạnh tranh. Tất cả những điều đó đều phải dựa vào tình hình tài chính lành mạnh, công nợ là một yếu tố không thể thiếu được trong mỗi doanh nghiệp, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều muốn chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp khác để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Do đó hoàn thiện công tác phải thu khách hàng sẽ giúp cho ban lãnh đạo Công ty có những biện pháp hữu hiệu hơn trong việc thu hồi cũng như thanh toán nợ đúng hạn và đưa vốn vào lưu thông sinh lời. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản Đà Nẵng em đã cố gắng đi sâu tìm hiểu thực tế, quá trình tìm hiểu, phân tích số liệu trên đã đưa đến nhận thức sâu sắc về công nợ nói chung và các khoản phải thu khách hàng nói riêng tại Công ty, em đã đưa ra một số ý kiến nhằm năng cao hiệu quả thu hồi nợ tại Công ty. Tuy nhiên do kiến thức còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế còn quá ít, thời gian thực tập có hạn, nên luận văn không tránh khỏi những sai sót. Kính mong sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô cùng bạn đọc nhằm làm cho đề tài này có tính thực tiễn hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô Bùi Nữ Thanh Ha, các thầy cô trong khoa kế toán và toàn thể các cô chú anh chị trong Công ty Cổ Phần Thủy Sản Đà Nẵng đã giúp em hoàn thành đề tài này Đà Nẵng, ngày 17 tháng 6 năm 2002 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thảo