Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1

hàng mới, do vậy mặt hàng của công ty phong phú và đa dạng, đặc biệt là chưa xây dựng được những mặt hàng độc quyền, chiến lược tạo lợi thế trong kinh doanh, nói chung việc nắm bắt thông tin thị trường Quốc tế và quốc nội còn yếu so với qui mô kinh doanh của công ty. 2. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG NHỮNG NĂM 2000. Trong những năm tới công ty xác định đây sẽ là khoảng thời giancó mức độ khó khăn và phức tạp hơn, cạnh tranh gay gắt hơn, thị trường có xu thế co hẹp do các doanh nghiệp tự nhập, tự tiêu thụ, các công ty nước ngoài đã và đang dùng mạng lưới Việt nam để thúc đẩy sản lượng bán từ cơ sở tiêu dùng ( nhất là từ các Bệnh viện). Họ có thế mạnh là bấn được giá cao, lợi nhuận nhiều, cơ chế khuyến mãi hấp dẫn, an toàn cho người mua… Do sự cạnh tranh nên thị trường thành phẩm của công ty có phần giảm xuống nên công ty xác định când phải xem xét laị vấn đề nhu cầu, thị hiếu, chủng loại giá cả, nơi sản xuất, cơ chế bán và khuyến mãi xem tại sao công ty bị giảm trong khi các công ty khác lại tăng thậm chí đột biến. Trước mắt Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 57 công ty xác định nhiệm vụ chính là phải chặn đứng không để giảm nhập thành phẩm mà phải giữ và thúc đẩy trở lại, tích cựu tăng nhập khẩu nguyên liệu bù vào và phát triển nhập thêm những mặt hàng mới. Với năm 2000 công ty chủ trương không tăng doanh số thuần, cố gắnggiữ mức hiệu quả năm 1999 để có đủ điều kiện tồn tại và tìm lối ra, chuyển hướng tạo dần thế ổn định vững chắc, liên kết tìm những định hướng mới cho tương lai. Sau đây là một số chỉ tiêu năm 2000 của công ty . Tổng giá trị mua 345 +Nhập khẩu 228 + Mua trong nước 117  Tổng giá trị mua 380  Nộp ngân sách 17  Lãi 3  Quỹ lương 5  Thu nhập 1, 8 triệu đồng Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 58 PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KÍ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU I. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG NỘI DUNG KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Đàm phán và kí kết hợp đồng nhập khẩu là bước khởi đầu quan trọng của hoạt động nhập khẩu, với mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Mỗi hợp đồng sau khi được kí kết sẽ có giá trị pháp lý ràng buộc các bên .Vì vậy, công tác kí kết hợp đồng cần được đặc biệt coi trọng, tránh tình trạng chưa nắm vững những biến động của thị trường và những thông tin về đối tác đã vội kí kết để rồi sau đó lại xin huỷ, xin hiệu chỉnh hoặc không nghiêm chỉnh thực hiện các cam kết đã thoả thuận trong hợp đồng. Vd: trong hợp đồng số 2/1998-CPCI/NL về nhập khẩu nguyên liệu dược, do không nắm bắt tốt các thông tin về sự thay đổi của thị trường cũng như không lường trước được những thay đổi đó vào trong hợp đồng . Khi đàm phán về điều khoản giá cả, hai bên đã thống nhất một mức giá cố định cho lô hàng vaò thời điểm kí kết hợp đồng, nhưng do thời gian thực hiện hợp đồng kéo dài 4 tháng, nên khi tiến hành giao hàng, giá cả thị trường của lô hàng này đã giảm xuống thấp hơn mức giá đã qui định trong hợp đồng, công ty thấy bị thiệt hại lớn nên đã yêu cầu phía người xuất khẩu giảm giá, vụ việc tranh cãi kéo dài khá lâu và hợp đồng đã bị huỷ, tổn thất đối với công ty là không nhỏ cả về chi phí lẫn uy tín.Nếu như trong lúc kí kết, cán bộ nghiệp vụ lường trước được yếu tố này thì đâu đến nỗi phải huỷ bỏ hợp đồng. Đây vừa là vấn đề pháp lý vừa là uy tín đối với bạn hàng. Vì thế để việc kí kết ngày một hoàn thiện hơn, công ty cần có những biện pháp sau: 1. VẤN ĐỀ LẬP KẾ HOẠCH. a. Công tác nghiên cứu tiếp cận thị trường: Thực tế các hợp đồng cho thấy việc nghiên cứu nhu cầu của thị trường của công ty còn rất lỏng. Công ty hầu như chỉ căn cứ vào một số thông tin biến động lớn về nhu cầu như xu hướng dùng thuốc bổ, dịch truyền sau đó công ty sẽ láy thực tế bán năm trước cộng với số dự đoán tăng để lập kế hoạch hiện tại. Do thực hiện theo phương thức trên nên nhiều khi hàng nhập về không đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, nhưng cũng có khi hàng về bị dư thừa gây ứ đọng vốn, thậm chí dẫn đến thua lỗ. Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 59 Vởy để giảm rủi ro trên công ty cần có sự đầu tư nghiên cứu thị trường một cách tốt hơn. việc nghiên cứu này phải xác định các yếu tố sau: + Thị trường cần những mặt hàng gì + Các yêu cầu vè chất lượng như thế nào ? Chất lượng cao hay trung bình hay thấp ? + Vấn đề công dụng của thuốc ? Thuốc chữa bệnh gì ?có yêu cầu hạn chế về mặt tác dụng phụ nào ? + Vấn đề tốc độ tác dụng của thuốc ? Cần loại thuốc tác dụng nhanh hay “ từ từ” hay chậm. + Vấn đề giá cả như thế nào ? Với hàng chất lượng cao thì giá là bao nhiêu, mặt hàng bình dân thì giá cả là bao nhiêu ? + Xu hướng biến động các nhu cầu trên ? Tăng hay giảm ? Bao nhiêu % ? + Xu hướng biến động giá cả của các loại thuốc đó: Có thể căn cứ vào tính mùa vụ của thuốc: ví dụ vào mùa hè thi nhu cầu các loại thuốc về hệ thần kinh, tim mạch, về diệt khuẩn tăng lên, lượng tăng này có thể dựa vào tình hình tăng các năm trước và dự doán sự biến động năm nay, căn cứ vào khả năng cung ứng của các hãng trên thị trường mặt hàng thuốc đó, và căn cứ vào tính kháng thuốc của bệnh. Điểm mấu chốt của công tác này là phải tìm được xu hướng biến động về khách hàngối lượng và giá cả mặt hàng công ty muốn nhập. Điều này quyết định đến vấn đề hàng nhập về có bán hết hay không, bán nhanh hay chậm, lỗ hay lãi. Một giả pháp để tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu nhu cầu hằng năm là công ty cần lập mô hình chi tiết cho từng vùng địa lý như miền Trung, miền Tây Bắc, Đông Bắc Bắc Bộ, vùng đồng bằng, miền núi… a) Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng: Hiện nay số lượng sản phẩm nhập khẩu về theo đơn đặt hàng của các khác hàng trong nước là tương đối lớn. Các đơn đặt hàng này chủ yếu là từ các công ty cấp II tuyến tỉnh và một số bệnh viẹn lớn. Tình hình thực tế cho thấy nguồn này đang giảm do đó công ty cần có biện pháp thích hợp để giữ khách hàng như qua hệ thống khuyến mãi, giao hàng đúng yêu cầu về cả số lượng, chất lượng, thời gian, tạo thuận lợi cho bên đặt hàng mua và tiêu thụ sản phẩm. Để thúc đẩynguồn này phát triển, công ty nên đặt mối quan hệ thường xuyên với khách hàng này, tạo cho họ niềm tin vào công ty, tỏ rõ ưu điểm của mình so với các nhà cung cấp khác với họ… Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 60 b) căn cứ vào thị trường các mặt hàng. Do dược phẩm có nhiều mặt hàng thay thế, hơn nữa do tính kháng thuốc của bệnh nên công ty có thể lựa chọn một số sản phẩm thay thế để nhập khẩu đón đầu sự thay đổi do kháng thuốc. c) Căn cứ vào đối thủ cạnh tranh: Hiện nay với trên 30 công ty được phép nhập khẩu trực tiếp dược phẩm vào Việt Nam, chưa kể các công ty của nước ngoài và các liên doanh giữa nước ngoài và đối tác Việt Nam. Sản phẩm nhập vào lại chồng chéo nhau, tạo ra một áp lực cạnh tranh rất mạnh trên thị trường thuốc tân dược. Do vậy công ty cần phải xây dựng một chiến lược cạnh tranh nhằm đối phó và có ứng xử phù hợp với hoàn cảnh này, phải nắm được chắc các thông tin về tình hình cạnh tranh trên thị trường, số lượng và phạm vi hoạt động, ưu nhược điểm và chiến lược cạnh tranh của các đối thủ cạnh tranh. e) Nghiên cứu nguồn nhập khẩu và lựa chọn nhà cung cấp. Sự đa dạng và phức tạp của thị trường dược phẩm thế giới cũng là một thách thức lớn đối với công ty. Việc thiếu hiểu biết về thị trường dược phẩm thế giới sẽ gây rất nhiều khó khăn cho các cán bộ làm công tác nhập khẩu khi tham gia kí kết hợp đồng. Mỗi nước, mỗi khu vực tuỳ thuộc vào trình độ phát triển khác nhau lại đặt ra các tiêu chuẩn chất lượng dược phẩm khác nhau, điều này lại dẫn đến các đặc tính kĩ thuật khác nhau và giá cả khác nhau của cùng một loại sản phẩm. Thông thường các loại dược phẩm được sản xuất từ Tây Âu, Bắc Mĩ, Nhật Bản có chất lượng và giá cả cao hơn những sản phẩm cùng loại được sản xuất ở ấn Độ, Trung Quốc, ASEAN. Vì thế khi đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu, các cán bộ nhập khẩu phải nắm bắt được các đặc điểm này, kết hợp với nhu cầu và khả năng của thị trường trong nước để nhập khẩu những mặt hàng vừa đảm bảo chất lượng, lại vừa phù hợp với khả năng thanh toán của người dân Việt Nam. Phải biết lựa chọn những chủng loại mặt hàng nào cần nhập ở những nước có trình độ cao, những chủng loại nào chỉ cần nhập ở những nước có trình độ trung bình. Ngoài ra, khi đàm phán kí kết hợp đồng cũng phải tìm hiểu kĩ đối tác(nhà cung cấp), kiểm tra độ tin cậy, năng lực và tính hợp pháp của họ. Bởi vì, dược phẩm được sản xuất ở nhiều nước khác nhau, nhiều nhà sản xuất, nhưng chỉ được tập trung phân phối vào việt Nam bởi một số nhà phân phối lớn như: HALM, URGO, SAMSUNG...điều này rất dễ dẫn đến việc nhà phân phối dối trá khi chứng minh xuất xứ hàng hoá, giấy chứng nhận chất Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 61 lượng của nhà sản xuất, tên hãng sản xuất gây thiệt hại cho người tiêu dùng. Phải nắm vững được khả năng nguồn hàng cũng như độ tin cậy của nhà phân phối. Nắm vững thị trường nhập khẩu, hiểu rõ nhà cung cấp để từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn khi lựa chọn thị trường và nhà phân phối là một nhiệm vụ quan trọng của các bộ làm công tác nhập khẩu dược phẩm. Để nâng cao kiến thức và năng lực của đội ngũ nhân viên làm công tác nhập khẩu, công ty nên tiến hành một số biện pháp sau: - Tăng cường khai thác thông tin về thị trường và đối tác thông qua các nguồn thông tin thứ cấp từ bộ thương mại, bộ y tế, phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam tại nước ngoài, hoặc qua các chi nhánh, văn phòng đại diện của các đối tác nước ngoài đó tại Việt Nam, qua các đối thủ cạnh tranh, thậm chí nếu cần có thể phải mua các thông tin có giá trị để phục vụ quá trình đàm phán, kí kết. - Phối hợp chặt chẽ giữa phòng xuất nhập khẩu và phòng nghiên cứu thị trường của công ty để phân tích đánh giá, xử lý các thông tin thu thập được. - Cử cán bộ trực tiếp đi nghiên cứu, tìm hiểu thị trường và nhà cung cấp nước ngoài . f) Căn cứ vào năng lực của công ty. Để đi đến quyết định kí kết một hợp đồng nhập khẩu thì người tham gia kí kết hợp đồng phải nắm bắt đầy đủ các thông tin về cônh ty mình như : khả năng nguồn vốn và khả năng huy động tiềm năng nội bộ, khả năng thực hiện các nghiệp vụ thương mại quốc tế của cán bộ nhập khẩu, trình độ kiến thức về dược phẩm, khả năng phát hiện và xử lý các vấn đề trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng như phương án kinh doanh và chiến lược maketing của công ty. g) Căn cứ vào môi trường vĩ mô. Môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố khách quan mà công ty không thể kiểm soát được nhưng lại có tác động trực tiếp và lớn tới kết quả kí kết và thực hiện hợp đồng của công ty. Để đảm bảo đạt được hiệu quả của hợp đồng nhập khẩu, bộ phận làm công tác nhập khẩu phải nắm rõ các nội dung sau: - Các yếu tố chính trị -luật pháp: cần phải nắm vững môi trường chính trị, pháp luật ở cả nước nhập khẩu và nước xuất khẩu. Quan hệ chính trị giữa nước ta và nước xuất khẩu sẽ có ảnh hưởnh rất lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Sự khác biệt về luật pháp của Việt Nam với các nước xuất khẩu cũng sẽ gây trở ngại cho quá trình thực hiện hợp đồng, bởi vì hợp đồng mua bán ngoại thương chịu ảnh hưởng rất lớn của các luật quốc gia. Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 62 - Các yếu tố về môi trường kinh tế: công ty cần dặc biệtchu ý đến vấn đề tỷ giá và lãi suất. Sự biến động của tỉ giá và lãi suất ngân hànglàm thay đổi tỉ suất lợi nhận nhập khẩu của công ty. Chúng có thể dẫn tới sự thua lỗ. Và đây cũng là nhân tố thường dẫn tới việc phá vỡ hợp đồng. để giảm được những rủi ro từ những yếu tố trên công ty cần có sự theo dõi sát tình hình biến động của tỉ gía và lãi suất ngân hàng, xác định xu hướng biến động của chúng, từ đó có các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng thích hợp. - Tốc độ phát triển kinh tế và công nghệ: nó ảnh hưởng đến thị hiếu và tiêu dùng của dân cư cũng như đến chất lượng và giá cả sản phẩm. Người làm công tác nhập khẩu phải nắm được mức thu nhập của người dân, chi tiêu cho dịch vụ y tế hàng năm của một người dân, mức đầu tư ngân sách chính phủ hàng năm cho dịch vụ y tế, các chính sách xuất nhập khẩu dược phẩm của Nhà nước và sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ sinh học. - Các tập quán, văn hoá trong buôn bán: các bạn hàng ở các nước trong khu vưc khác nhau sẽ có thói quen buôn bán khác nhau, thái độ trong quan hệ làm ăn cũng khác nhau. Do đó sẽ ảnh hưởng đến quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng. VD: trong hợp đồng nhập khẩu dược phẩm của công ty với các nhà cung cấp Phương Tây, các điều khoản trong hợp đồng thường rất rõ ràng, cụ thể, luôn luôn yêu cầu phải chuẩn xác về thời gian và tiến độ, đặt yếu tố an toàn lên hàng đầu. Nhưng đối với những hợp đồng nhập khẩu có quan hệ làm ăn với các hãng Đông á, thì họ thường đặt lòng tin và chữ tín lên hàng đầu, ít khi đưa ra những điều khoản, những từ ngữ mà khi nói đến có vẻ như không tôn trọng đối tác như: phạt vị phạm, buộc phải thực hiện... Các căn cứ trên đây sẽ là cơ sở quan trọng để công ty lựa chọn được thị trường nhập khẩu, nhà cung cấp, chủng loại, số lượng, chất lượng và giá cả cần nhập. 2. HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU VÀ NỘI DUNG KÝ KẾT: Hiện nay việc thực hiện các nghiệp vụ cho công tác xây dựng một hợp đồng nhập khẩu như nghiên cứu thị trường, lập phương án kinh doanh, đàm phán và thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng của công ty còn nhiều bị động hoặc theo các nguyên tắc cứng nhắc, do vậy đã gây nhiều bất cập cho người thực hiện hợp đồng, bởi vậy nhiệm vụ cần thiết trước mắt của bộ phận làm hợp đồng nhập khẩu là: a. Trong công tác chuẩn bị ký kết: Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 63 + Phải căn cứ vào kế hoạch nhập khẩu cụ thể cho các thới điểm trong năm, công ty cần cụ thể hoá để nhập từng mặt hàng xác định từ từng hãng cung cấp, trong từng thời gian, với số lượng, chất lượng xác định… + Tìm hình thức và phương pháp phù hợp cho cuộc đàm phá, xác định hướng đi rõ ràng cho cuộc đàm phán nhằm thu được hiệu quả tối đa. + Đặt ra mục đích, yêu cầu cho cuộc đàm phán: Đặc biệt là vấn đề giá cả. Cần phải làm thế nào để nhập được với giá thấp…Cần phải chuẩn bị trước những lý lẽ để thuyết phục đối phương trong thương lượng, đàm phán.Phải lường trước mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán, tránh trường hợp bị bất ngờ, lập kế hoạch và vạch sẵn những phương án để giải quyết trong trường hợp cuộc đàm phán không thành công. Có sự chuẩn bị về thời gian để tra đổi về hợp đồng giữa các phòng, ban có trách nhiệm liên quan về hợp đồng trước khi đàm phán. Cần cập nhật kịp thời các thông tin về nhà cung cấp để biết điểm mạnh, điểm yếu của họ, biết mình muốn gì, trong điều kiện nào. + Duy trì mối quan hệ thường xuyên với bạn hàng.  Khi xây dựng nội dung hợp đồng cần chú ý một số điều khoản cơ bản sau: *Điều khoản về tên hàng và quy cách phẩm chất hàng hoá Như phần trên chúng ta đã nghiên cứu, dược phẩm là một loại hàng hóa tiêu dùng đặc biệt, phức tạp cả về tên hàng lẫn tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa. Tên hàng đòi hỏi phải ghi một cách chính xác tên hoá học, thường là tên của thành phần hoá học cơ bản chứa trong sản phẩm. Việc ghi không chính xác sẽ dễ dàng gây ra sự hiểu nhầm và do đó giao nhầm hàng. Sự đa dạng về chất lượng dược phẩm cũng là một khó khăn khi đàm phán điều khoản chất lượng, cần phải nêu rõ hoặc phải có phụ lục về qui cách, thành phần các chất chứa trong đó .Nghiệp vụ này đòi hỏi người tham gia kí kết phải nắm vững và có kiến thức về dược phẩm.Trong điều khoản về quy cách phải luôn luôn chú ý đến thời hạn sử dụng của sản phẩm, thời hạn sử dụng sản phẩm là yếu tố rất quan trọng đối với mỗi hợp đồng nhập khẩu dược phẩm, nó mang tính chất bắt buộc. *Điều khoản về giá cả. Giá cả hàng nhập sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng tiêu thụ của công ty. Vì thế khi phán đàm về giá cả, công ty cần phải đặc biệt chú ý đến các yếu tố ảnh hưởng đến giá cả hàng nhập khẩu như : + Xác định mức giá cần nhập Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 64 + Các điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả. Công ty cần phải làm sao lựa chọn được các điều kiện thuận lợi nhất nhưng giá cả phải hợp lý. + Phải tham khảo giá của các đối thủ cạnh tranh và của các nhà phân phối khác để nắm bắt thông tin. + Đối với những hợp đồng nhập khẩu thành phẩm và có thời gian thực hiện hợp đồng ngắn, thì trong điều kiện giá cả có thể không cần đòi hỏi có sự điều chỉnh giá. Nhưng đối với những hợp đồng có thời gian thực hiện dài(hàng năm) hay những hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu, thì cần phải chú ý đưa vào điều kiện điều chỉnh giá cả để tránh những tổn hại không đáng có khi có sự biến động của giá cả đối với công ty.  Hình thức đàm phán ký kết hợp đồng * Phương pháp trực tiếp: trực tiếp gặp gỡ nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản giao dịch và trực tiếp ký kết. Phương pháp này thường được áp dụng với những bạn hàng lần đầu tiên có quan hệ làm ăn với công ty hoặc bạn hàng có những hợp đồng lớn hoặc những mặt hàng mới. Do vây yêu cầu đặt ra đối với người trực tiếp tham gia đàm phán là: + Có thái độ niềm nở, lịch sự với bạn hàng. + Tìm hiểu về nhà cung cấp, kiểm tra mức độ uy tín của họ. + Tranh thủ giới thiệu với bạn hàng về công ty. + Nên mời chuyên gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm phán, tạo sự tin tưởng cho bạn hàng. + Có thái độ nhã nhặn nhưng cương quyết khi cần thiết trong quá trình giải quyết công việc. * Phương pháp gián tiếp: phương pháp này là phương pháp ít tốn kém chi phí giao dịch, nó được sự hỗ trợ của công nghệ thông tin liên lạc. Mọi việc đàm phán, ký kết đều được thực hiện thông qua thư tín, điện thoại, fax, Internet......phương pháp này được sử dụng đối với các khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty . + Nếu việc đàm phán, ký kết được tiến hành qua thư tín: thường sử dụng hệ thống Fax và bằng tiếng Anh. Do vậy cần chú ý rằng thư từ là sứ giả của mình gửi đến khách hàng nên cách viết, cách trình bày, diễn đạt phải rõ ràng, sáng ý, chính xác và khoa học. Khi gửi thư cần phải sử dụng hệ thống chuyển phát nhanh để thể hiện sự nhiệt tình và khẩn trương của công ty. + Nếu bằng điện thoại: đây là hình thức được thường xuyên sử dụng hàng ngày, ngừơi trực tiếp giao dịch phải chuẩn bị trước các nội dung cần trao Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 65 đổi, phải có tâm trạng tốt, trân thành, không miễn cưỡng, giả tạo nhằm tránh gây sự hiểu nhầm của bạn hàng. Sau khi trao đổi, cần phải có văn bản xác định nội dung đã thoả thuận và gửi cho bạn hàng. * Xây dựng mẫu hợp đồng có sẵn. Bởi vì công ty Dược phẩm Trung ương I chỉ kinh doanh nhập khẩu một loại hàng hóa là dược phẩm (gồm có tân dược và dược liệu). Sự đơn nhất này giúp công ty có thể tạo ra những khuôn mẫu hợp đồng có sẵn, với số lượng điều khoản cần có. Những điều khoản đựơc xem là cố định như khiếu nại, trọng tài, phạt vi phạm, các điều khoản khác... Có thể xây dựng mẫu hợp đồng cho nhập khẩu thành phẩm một dạng và cho hợp đồng nhập khẩu nguên liệu dạng khác. Cũng có thể xây dựng mẫu cho từng nhà cung cấp một, thường với những nhà cung cấp có quan hệ thương mại lâu dài, thường xuyên với công ty. Những điều khoản về tên hàng, qui cách phẩm chất, số lượng, giá cả, phương thức gíao hàng và phương thức thanh toán là những điều khoản sẽ được điều chỉnh cho từng lần giao hàng cụ thể. Mẫu hợp đồng này sẽ được lưu giữ trong máy tính và sẽ được đem ra sử dụng khi ký kết hợp đồng. Chú ý rằng mẫu hợp đồng nhập khẩu này chỉ phù hợp với những đối tác có quan hệ làm ăn thường xuyên, lâu dài với công ty, còn đối với những bạn hàng mới, không nên xây dựng hợp đồng trên các khuôn mẫu sẵn có đó được, phải tuỳ thuộc vào tập quán và độ tin cậy của phía đối tác nước ngoài mà xây dựng các điều khoản hợp đồng hợp lý và hiệu quả.  BẢO ĐẢM CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU . Có thể nói rằng, không bao giờ chúng ta có thể lường trước được hết những rủi ro để đưa vào hợp đồng nhằm xây dựng một hợp đồng hoàn thiện nhất. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng hợp đồng, các nhà đàm phán, kí kết luôn luôn hạn chế tối đa những sai phạm, rủi ro có thể gặp phải. Và một nội dung quan trọng và dễ dàng kiểm soát được đó là xây dựng được cơ sở pháp lý cho việc thự hiện hợp đồng nhập khẩu, nội dung bao gồm: Các chủ thể tham gia hợp đồng phải hợp pháp, không bị lừa đảo: việc xác định tư cách đôi stác mà công ty tham gia ký kết hợp đồng có giá trị quan trọng, vì chỉ khi đối tác có đầy đủ năng lực pháp lý và năng lực hành vi thì hợp đồng sau khi ký mới có giá trị hiệu lực và nếu có tranh chấp xảy ra mới đảm bảo được việc khiếu nại và kiện tụng. Một bản hợp đồng nếu đảm bảo được năm yêu cầu sau thì được coi là có giá trị pháp lý. Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 66 1. Hợp đồng phải được xây dựng trên sự thoả thuận, tán thành của hai bên. Một hợp đồng không có giá trị pháp lý nếu được ký kết trên sự cưỡng ép hoặc lừa đảo. 2. Các bên tham gia chỉ được ký kết trong khả năng, phạm vi, thẩm quyền của mình. 3. Một văn bản nếu được làm một cách bất hợp pháp với các mục đích bất hợp pháp hoặc vi phạm pháp luật sẽ không được coi là hợp đồng. 4.Một hợp đồng phải có sự ràng buộc của cả hai bên, nghĩa là hai bên phải có sự trao đổi quan điểm về các quền lợi, nghĩa vụ. 5. Một hợp đồng được hình thành trên cơ sở chào hàng và chấp nhận chào hàng. * Điều kiện để thực hiện các nội dung trên. + Có sự lựa chon thương nhân để giao dịch. Trong điều kiện cho phép thì hiệu quả nhất là chọn nhà cung cấp trực tiếp và lớn, tuy nhiên nếu là thị trường nhập khẩu mới thì có thể lại cần phải giao dịch qua trung gian. Nếu ký kết với đại lý thì cần phải xem xét giấy uỷ nhiệm mà người đại lý được cung cấp có hợp lệ hay không. + Nếu có nghi ngờ về khả năng của đơn vị đối tác thì người đàm phán cần liên hệ ngay với các tổ chức thương mại có thẩm quyền hoặc tham tán thương mại Việt Nam ở nước đó. + Luôn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm công tác nhập khẩu. + Cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia về nguồn luật áp dụng đối với hợp đồng. + Giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng. 3. Hoàn thiện việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các nghĩa vụ đã được thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn làm nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng. Để hoàn thiện việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty phải làm tốt các công việc sau đây: 1. Đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, công ty phải lập kế hoạch cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, xây dựng được một hệ thống giám sát để biết được những công việc nào cần làm trước, những vấn đề nào cần giải quyết, vàvào thời gian nào. Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 67 * Trước hết phải chuẩn bị tốt giấy tờ và các chứng từ: việc chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ hành chính liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng phải được tiến hành khẩn trương, nhanh chóng như giấy phép nhập khẩu, VISA. Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ các chứng từ giao hàng, nhanh chóng làm các thủ tục thanh toán. Yêu cầu người xuất khẩu thông tin đầy đủ về tình trạng hàng hoá, thời gian vận chuyển và ngày hàng cập cảng đến quy định . * Tổ chức một đội ngũ có chuyên môn, nghiệp vụ tốt để đi nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, đưa hàng về nhập kho. Công đoạn nhận hàng và kiểm tra hàng hóa là hết sức quan trọng, nó là giai đoạn thường làm phát sinh nhiều vấn đề có liên quan đến số lượng, chất lượng, xuất xứ hàng hóa đối với người xuất khẩu, người nhập khẩu và các cơ quan chức năng của nhà nước. Chậm chễ trong việc tiếp nhận hàng hóa có thể sẽ phát sinh chi phí lưu kho bãi và gây tác hại xấu cho chất lượng hàng hóa. Kiểm tra hàng hóa không tốt sẽ gây ra những thiệt hại đáng kể cho công ty, làm mất uy tín của công ty đối với bạn hàng. Vì vậy phải xây dựng đội ngũ cán bộ vừa có nghiệp vụ thương mại Quốc tế lại vừa phải có kiến thức cơ bản về dược phẩm. Đồng thời phải theo dõi, đôn đốc họ đi nhận hàng kịp thời. * Kết hợp với nhiều bộ phận khác để giám sát, điều hành hợp đồng nhập khẩu. Các phòng ban phải thường xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho Ban giám đốc. Qua đó Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng. Giữa các phòng ban phải thường xuyên hàng ngày trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết, khắc phục những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. 2. Quản lý hợp đồng nhập khẩu và xây dựng quan hệ đối tác, việc quản lý hợp đồng nhập khẩu là nhằm đảm bảo rằng công ty thực sự nhận được hàng như đã ký kết theo các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng. Như vậy để đảm bảo được hàng hóa như theo yêu cầu của công ty, công ty phải xây dựng được một phương pháp quản lý hợp đồng sao cho vừa giám sát theo dõi được công việc phải làm của cả phía người xuất khẩu lẫn công ty, kịp thời đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các công việc đó, đồng thời lại phải sử lý, giải quyết Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 68 linh hoạt các vấn đề phát sinh để đảm bảo quyền lợi của công ty và giữ được quan hệ làm ăn tốt với bạn hàng. Quan hệ đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc tạo dựng uy tín kinh doanh của doanh nghiệp. Sự tín nhiệm về công ty sẽ gây tâm lý tin tưởng cho khách hàng khi quyết định mua sản phẩm, tăng khối lượng sản xuất cho công ty và mọi việc sẽ đồng thời được giải quyết êm đẹp. Muốn giữ khách hàng lâu dài, đồng thời mở rộng thêm đối tác mới, công ty cần có sự phục vụ chu đáo như sử dụng các phương tiện kỹ thuật để đưa đón, lễ tân, giao dịch cho dù họ có ký kết được hợp đồng hay không đều cảm thấy hài lòng. Thái độ phục vụ càng chu đáo bao nhiêu thì càng tạo được ấn tượng tốt bấy nhiêu, đặc biệt là đối với những khách hàng quốc tế lần đầu tiên tiếp xúc với công ty. 3. Giải quyết các tranh chấp. Tranh chấp là điều cả hai bên không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây ra sự tốn kém về thời gian tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hợp đồng nhập khẩu dược phẩm của công ty thường có giá trị nhỏ nên khi có tranh chấp xảy ra cần phải dựa trên nguyên tắc trước tiên là tôn trọng lợi ích của cả hai bên và bình đẳng trong mọi quan hệ. Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhưng lại có ràng buộc lẫn nhau, do vậy nguyên tắc mà đã được nhiều nhà kinh doanh áp dụng thành công khi giải quyết tranh chấp là: hãy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm, để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề ra trên phương châm: “ cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận”. Đồng thời trong quá trình thương lượng thì người tham gia thương lượng phải có sự kiên trì, khéo léo, có những ứng xử, lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm học hỏi về các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi việc sẽ được giải quyết thuận lợi. 4. Phân tích và đánh giá hiệu quả hợp đồng nhập khẩu. Sau khi thực hiện xong hợp đồng, phòng xuất nhập khẩu phải tiến hành phân tích và đánh giá lại hợp đồng đã thực hiện. Việc phân tích phải được thực hiện trên cả hai phương diện là phương diện kỹ thuật và phương diện kinh tế. Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 69 Về phương diện kỹ thuật: phân tích cần tập trung vào những vấn đề như phương pháp ký kết hợp đồng, hứơng đàm phán, kỹ thuật soạn thảo hợp đồng và trình tự thực hiện hợp đồng đã hợp lý chưa. Về phương diện kinh tế, phân tích chi phí phải bỏ ra để ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu so với lợi nhuận đạt được, hiệu quả của đồng vốn bỏ ra. Từ việc phân tích trên giúp công ty đánh giá được một cách tổng thể hiệu quả của hợp đồng đã thực hiện. Rút ra những bài học kinh nghiệm để xây dựng và thực hiện tốt các hợp đồng nhập khẩu sau này. II. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIÁM SÁT THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG. 1. CÔNG TÁC PHÂN LOẠI HỢP ĐỒNG Vì công ty không thể kiểm tra thủ công tất cả các hợp đồng trong một ngày vì nếu như vậy thì lãng phí thời gian, và công ty còn nhiều việc khác phải làm. Do vậy công ty cần lập ra những biện pháp để giám sát sự thưci hiện của chính mình lẫn nhà cung cấp. Sau đây là một số biện pháp nhỏ nhằm phân loại các hợp đồng theo các mức độ cần theo dõi: a. Căn cứ vào tính cấp bách của nhu cầu: mặt hàng đó có mức độ cấp thiết như thế nào ? kho dự trữ có còn mặt hàng đó không ? …  Mức độ khẩn: mặt hàng này chắc chắn phải về đúng thời hạn do đó cần có sự giám sát kĩ hơn.  Mức độ trung bình: cần xác định thời gian hàng về, mức độ dao động về thời gian, khối lượng,chất lượng có thể chấp nhận được. Với mặt hàng này có thể lới lỏng sự theo dõi hơn. b. Căn cứ vào mức độ thân quen với nhà cung cấp: Với nhà cung cấp mới công ty cần có sự giám sát chặt chẽ hơn những nhà cung cấp thường xuyên, có uy tín với công ty. c. Căn cứ vào tần số ký kết hợp đồng: Với những nhà cung cấp có tần số này thấp tức ít khi có hợp đồng với công ty thì công ty cần có sự giám sát chặt chẽ hơn. d. Căn cứ vào lịch sử thực hiện hợp đồng: Với những nhà cung cấp đã thực hiện tốt các hợp đồng đã ký kết thì công ty có thể giảm nhẹ sự giám sát. e. Cần giám sát tính phù hợp của sản phẩm so với đòi hỏi của hợp đồng hơn là thứ hạng của sản phẩm. 2. SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP THỦ CÔNG TRUYỀN THỐNG. Sự tiến triển thực hiện hợp đồng có thực hiệnể được giám sát qua liên lạc cá nhân bằng điện thoại, fax hay gặp mặt trục tiếp, do đó công ty nên đưa vào Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 70 điều khoản hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp thông báo thường xuyên về tình hình giao hàng, vấn đề thanh toán. Để cụ thể hoá việc thao dõi, giám sát thực hiện hợp đồng trước mắt công ty cần phát huy tính hiệu quả của phương pháp thủ công truyền thống mà công ty đã sử dụng.  Lập phiếu theo dõi các chứng từ cần thiết cho từng hợp đồng. Nội dung của phiếu này như sau: Chỉ tiêu 1 2 3 Hợp đồng số Hoá đơn thương mại Vận đơn Phiếu đóng gói Phiếu kiểm tra chất lượng Giấy chứng nhận xuất xứ Hợp đồng bảo hiểm Tờ khai hàng hoá XNK Phiếu nhập kho Cột 1: ghi rõ ngày chứng từ cần phải hoàn thành Cột 2: theo dõi xem những giấy tờ nào đã có. Nếu có thì đánh dấu “V” Cột 3: ghi chú những vấn đề cần chú ý về nội dung chứng từ, những vấn đề thay đổi… 3. SỬ DỤNG MÁY ĐIỆN TOÁN Lập một chương trình theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng: Với chương trình này yêu cầu công ty phải cập nhật đầy đủ các hợp đồng với đầy đủ các chi tiết sau:  Tên hãng cung cấp  Số hợp đồng  Ngày ký kết  Tên hàng và quy cách  Nước sản xuất  Số lượng hàng  Đơn giá hàng  Giá trị hợp đồng  Ngày hàng về: mấy đợt, mỗi đợt bao nhiêu ? Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 71  Ngày thanh toán: thanh toán mấy lần, mỗi lần bao nhiêu ?  Phương thức thanh toán  Cảng nhập  Loại hợp đồng (hợp đồng công ty hay uỷ thác)  Nhóm thuốc Dựa và các số liệu trên, công ty cần lập chương trình tin học để có thể theo dõi xem trong một ngày xác định, một thời gian xác định có những hợp đồng nào đến ngày giao hàng, đến ngày thanh toán, kiểm tra giá cả hàng hoá. Qua đó công ty có thể tránh được tình trạng hàng về mà không có người nhận, đến ngày thanh toán mà công ty không thanh toán, hay hàng về chậm mà công ty không biết… III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ KHÁC Để có thể đạt được phương hướnghoạt động trong những năm tớilà tiến tới giữ vững và mở rộng thị trường mua và bán, công ty cần có nhiều biện pháp khác nhau, trong đó có biện pháp quan trọng là cần phải thúc đẩy hoạt động bán hàng. Do nguồn lực có hạn nên công ty có thể sử dụng biện pháp sau: 1. TÍN NHIỆM GIÚP MỞ RỘNG THỊ TRƯỜNG VÀ KINH DOANH ỔN ĐỊNH VỮNG CHẮC . Tín nhiệm của doanh nghiệp trên thị trường chính là uy tín, là ảnh hưởng của doanh nghiệp trên thị trường. Doanh nghiệp có uy tín là doanh nghiệp luôn có vị trí cao và hình ảnh đẹp đẽ trong con mắt và ấn tượng của người tiêu dùng điều đó có nghĩa là sự tín nhiệm vào doanh nghiệp càng cao thì càng dễ ký kết hợp đồng mua bán và dễ dàng tiêu thụ sản phẩm và nhờ đó doanh nghiệp sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn. Việc tạo dựng và củng cố uy tín phải xem xét dưới các khía cạnh sau: a. Tạo dựng củng cố tín nhiệm về chất lượng sản phẩm. Các sản phẩm có sự tín nhiệm về chất lượng trên thị trường là những sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng, chỉ cần nói về nhãn hiệu của sản phẩm đó là người mua có thể yên tâm bỏ tiền ra mà không hoài nghi về chất lượng. Công ty CPCI là một nhà kinh doanh thương mại do vậy công ty không thể tự mình tác động trực tiếp vào sản phẩm nhằm cải tiến chất lượng sản phẩm. Vì thế yêu cầu công ty phải có sự khéo léo sáng suốt trong việc lựa chọn các sản phẩm nhập khẩu. Ngoài ra với nền sản xuất hiện đại và sự cạnh tranh trên phạm vi toàn cầu với sự xuất hiện hằng ngày nhưngx tiến bộ khoa học kỹ thuật, những sản phẩm mới, những nhu cầu mới, nên công ty luôn đứng trước những thử thách to lớn Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 72 trong việc nắm bắt và thích nghi với thời đại. Công ty có thể chiếm lĩnh được thị trường nếu nhậy bén phát hiện ra xu thế thị trường hoặc những kẽ hở của thị trường để len chân vào. sự phát triển của đời sống xã hội làm cho nhu cầu của con người ngày càng đa dạng phong phú và thường xuyên thay đổi. Sự thay đổi nhanh chóng của nhu cầu và sản xuất cũng nhanh chóng giết chết những sản phẩm cũ, và công nghệ cũ. Trong bối cảnh như vậy công ty cần có sự nghiên cứu xem sản phẩm đang ở chu kỳ nào của chu kỳ sống sản phẩm, doanh nghiệp cần phải nhìn ra xung quanh và về phía trước vào tương lai. b. Tạo dựng củng cố về tác phong kinh doanh Trong kinh doanh doanh nghiệp không chỉ phải xây dựng tín nhiệm chất lượng sản phẩm mà còn phải xây dựng tín nhiệm trên thị trường về tác phong kinh doanh. Đó là vấn đề tuân thủ thời gian, tuân thủ hợp đồng và có tinh thần trách nhiệm cao trong quan hệ với các đối tác. vì vậy việc công ty cần làm là làm cho các đối tác tin tưởng 100% vào mình và không gây ra tình trạng đối tác không chắc chắn vào những thoả thuận của mình vì khi ấy họ có thể sẽ tìm sang cộng tác khác. Đầu tư mọi biện pháp để có tín nhiệm về chất lượng mà lại làm mất uy tín về tác phong kinh doanh, làm mất bạn hàng, mất khách hàng thì có thể dẫn đến chậm tiêu thụ cả lô hàng thậm chí cả hàng loạt, dẫn đến ứ đọng vốn, giảm hiệu quả kinh doanh . Tạo sự tín nhiệm trong kinh doanh phải bằng sự chân thành, trung thực như: Giao hàng đúng thời hạn, đúng, đủ về cả chất lượng lẫn khối lượng, thái độ khi giao dịch phải thành thật, tôn trọng đối tác… 2. SÁCH LƯỢC TIÊU THỤ –BÍ QUYẾT TIÊU THỤ SẢN PHẨM Các doanh nghiệp thương mại nói chung và công ty CPCI nói riêng, các hoạt động nhập khẩu hàng hoá không phải nhằm mục đích tiêu dùng mà nhằm mục đích bán ra hay tiêu thụ được. Vậy tiêu thụ như thế nàolà vấn đề cần phải quan tâm. Nó đòi hỏi công ty cần phải cónhững phương pháp, kỹ xảo, nghệ thuật mà công ty áp dụng để mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Mặt khác những sách lược đó phải mang tính cụ thể, đa dạng, linh hoạt. Do sự đa dạng và luôn thay đổi của cả hoàn cảnh thị trường lẫn mặt hàng dược phẩm cho nên viẹc đề ra sách lược tiêu thụ đúng đắn có tác dụng hết sức to lớn đối với việc tiêu thụ mọi loại sản phẩm cũng như toàn bộ hàng hoá mà công ty kinh doanh. Do đó công ty CPCI có thể đề ra một sách lược như sau và vận dụng nó một cách linh hoạt. a. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng: Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 73  Tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng ký kết hợp đồng mua hàng.  Đưa hàng đến tận tay người tiêu dùng.  Có các ưu đãi về thanh toán, giá cả với những khách hàng truyền thống cà khách hàng mua hàng với số lượng lớn. b. Đón đầu nhu cầu người tiêu dùng Dựa vào đặc điểm, công dụng và kết quả nghiên cứu chính xác thị trường trong nước để lựa chọn khách hàng, nắm bắt được chính xác nhu cầu trong tương lai của khách hàng từ đó nhập khẩu đón đầu để thoả mãn nhu cầu ngay từ khi mới xuất hiện, không bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. c. Mở rộng mạng lưới phân phối hàng nhập khẩu: Hiện nay, việc tiêu thụ hàng nhập khẩu chủ yếu là từ bán trực tiếp cho các đơn vị cấp hai và hệ thống bệnh việncòn hệ thống các cửa hàng của công ty còn ít, chỉ tập trung ở Hà nội. Để thực hiện giải pháp trên công ty có thể căn cứ vào nguồn lực của mình để mở thêm một số cửa hàng và đại lí tiêu thụ các khu vực khác nhau, các thành phố lớn như Hải phòng, Đà nẵng, Vinh, Thành phố Hồ Chí Minh… Mặt khác với hệ thống nay công ty có điều kiện thuận lợi hơn trong công tác nghiên cứu thị trường, nắm bắt nhu cầu. d. Giá bán hàng nhập khẩu linh hoạt: Công ty có thể căn cứ vào điều kiện thị trường, vấn đề nhu cầu, tình hình cạnh tranh.. để xác định giá bán hàng phù hợp, linh hoạt. e. Liên doanh liên kết: Để tăng sức cạnh tranh trên thị trường công ty có thể liên doanh liên kết với nhà cung cấp và giới tiêu thụ nào đó. Qua đó các bên có thể hậu thuẫn cho nhau trong vấn đề cạnh tranh giành giật thị trường, hỗ trợ nhau trong vấn đề nghiên cứu thị trường. 3. PHÁT HUY CHIẾN LƯỢC SẢN PHẨM VÀ THỊ TRƯỜNG TRỌNG ĐIỂM. Do sự đa dạng trong mặt hàng thuốc dược phẩm và thị trường cạnh tranh gay gắt, công ty nên phát huy chiến lược kinh doạnh những mặt hàng chủ lực là nguyên liệu thuốc kháng sinh, và thành phẩm độc AB. Tuy nhiên trong tình hình hiện tại công ty nên đưa thêm cả mặt hàng thuốc bổ, thuốc trợ lực vào mạt hàng chính mà công ty kinh doanh. Trong ba chủng loại chính trên công ty nên tập trung nhập khẩu những mặt hàng có vị trí cao, những mặt hàng truyền thốngmà công ty có uy tíncả về thị trường nhập khẩu và thị trường tiêu thụ, hạn chế bớt những mặt hàng khó khăndo nbị cạnh tranh mạnh, những mặt hàng đem lại lợi nhuận quá thấp. Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 74 Ngoài việc xây dựng chấ lượng sản phẩm, công ty cần cần chú ý tới chiến lược thị trường tức là việc xác định nơi bán, nơi mua hiện tại và tươnh lai trên cơ sở đảm bảo các yếu tố về giá cả, phương thức thanh toán, phương thức phân phối. 4. VẤN ĐỀ SỬ DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC Việc ký kết, thực hiện và giám sát thực hiện hợp đồng là hoạt động của con người. Hiệu quả của công việc đó tuỳ thuộc vào năng lực tập thể người kinh doanh, biện pháp thực hiện,mục tiêu… Do đó đây là vấn đề quyết định hiệu quả của việc kinh doanh nhập khẩu. để có thể ngày càng nâng cao hiệu quả trong viêc ký kết, thực hiện và giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu, trong thời gian tới một mặt công ty nên có kinh phí để đào tạo và đào tạo lại những cán bộ công nhân viên của mình, mặt khác công ty nên có biện pháp phát hiện và sử dụng đúng người đúng việc. Yêu cầu với cán bộ nghiệp vụ phải là người có trình độ kiến thức về ngoại thương, biết đánh giá, phân tích và tổng kết tình hình, đặc biệt là cán bộ thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu phải thông thạo ngoại ngữ, thông thạo các luật và thông lệ quốc tế. Tuy nhiên, để có một đội ngũ cán bộ giỏi công ty không chỉ biết đòi hỏi mà cũng cần phải có những biện pháp khuyến khích vật chất và hình thức để khuyến khích phát huy sáng tạo. Xét về thực tế nhân lực công ty, đặc biệt là phòng xuất nhập khẩu thì trình độ của các nhân viên đủ đáp ứng được yêu cầu công việc. Song do số lượng hợp đồng phải thực hiện trung bình trong một ngày tương đối cao ( khoảng 3 hợp đồng một ngày ) nên công ty cần bố trí thêm người để có thể thực hiện trôi chảy công việc, để công việc không bị ứ đọng. 5. QUẢNG CÁO VÀ XÚC TIẾN BÁN HÀNG. Đây là một hoạt động mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng pháỉ dụng trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt. Không chỉ các doanh nghiệp sản xuất mà các doanh nghiệp thương mại đều phải sử dụng. Trong hoạt động này công ty chủ yếu cần giới thiệu với khách hàng về hình ảnh công ty, các mặt hàng công ty kinh doanh. Thông qua hoạt động này mà khách hàng hiểu biết hơn về công ty, biết được mặt hàng mà công ty kinh doanh, phương thức hoạt động, quan điểm kinh doanh của công ty, đồng thời nâng cao uy tín của công ty trên thương trường. Chính những điều này sẽ tác động tới khách hàng trong việc lựa chọn đối tác để hợp đồng nhờ đó công ty có thể ký kết được nhiều hợp đồng mua bán hơn. 6. ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC. Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 75 a. Về việc ban hành pháp luật Thứ nhất,nhà nước cần phê chuẩn Công ước bán hàn viên1980 và Incoterm 2000làm cơ sở pháp lý cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Hầu hết các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu hiện nay khi ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu đều dựa trên cơ sở hướng dẫn của Incoterms 1990,hiện nay là Incoterms 2000 do Phòng thương mại Quốc tế soạn thảo và Công ước Viên 1980. Thế nhưng hai cơ sở của việc ký kết và thực hiện hợp đồng này vẫn chưa được Việt nam phê chuẩn,ký kết. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu khi tham gia ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu đều tự ngầm hiểu hay tự qui định vào trong hợp đồng của mình là “theo Incoterms 1990”. Cho đến nay,nhà nước mới chỉ ban hành một văn bản tạm thời hướng đẫn về việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Thứ hai: Về thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu: Việc quản lý dược phẩm lại mang tính đặc thù,việc xin giấy phép nhập khẩu dược phẩm không qua Bộ thương mại mà phải thông qua Bộ y tế mà cụ thể là Cục quản lý dược Việt Nam,thủ tục xin giấy phép nhập khẩu của công ty phải qua nhiều cấp. Trước tiên là phải trình qua Tổng công ty dược rồi sau đó qua Bộ y tế để chuyển đến Cục quản lý dược Việt Nam,được cơ quan này chấp nhận thì hàng mới được nhập về. Có khi phải mất nhiều tháng mơí xin được giấy phép nhập khẩu,đặc biệt là các mặt hàng chưa có Visa. Tình trạng này gây tốn kém thời gian,chi phí cho công ty và nhiều khi làm lỡ cơ hội kinh doanh. Vậy nhà nước cần giảm bớt các cấp trung gian trong quá trình xin giấy phép nhập khảu dược phẩm. Chỉ nên gửi thẳng tới Cục quản lý dược Việt Nam. Quản lý nhập khẩu dược chỉ nên hạn chế những sản phẩm mà trong nước đã sản xuất và cung ứng tốt,đủ cho nhu cầu trong nước,mở rộng cho việc nhập khẩu nguyên liệu và sản phẩm mà trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất chưa đáp ứng được nhu cầu. Thứ ba, Nhà nước cần ban hành luật khuyến khích cạnh tranhvì hiện nay ở việt nam có quá nhiều công ty xuất nhập khẩu manh muốm, cạnh tranh trên ccùng một thị trường có thể dẩn đến cạnh tranhcả bất lợi cho sản xuất nên khi có luật cạnh tranh thì vấn đè sẽ khác chỉ còn cạnh tranh lành mạnh còn cạnh tranh bất hợp pháp thì không còn chổ đứng. Thứ tư, Nhà nước cần ban hành các quy định về quản lý vốn và ngoại tệ một cách chặt chẽ, để đảm bảo cân bằng cán cân thanh toán, ổn định tỷ giá bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 76 Thứ năm, cần hạn chế ban hành và đi đến loại bỏ các văn bản dưới luật không cần thiết, thay vào đó Nhà nước cần ban hành một văn bản hướng dẩn chính thức, cao hơn nữa là đưa hẳn vào một chương trong bộ luật thương mại hướng dẩn và việc ký ký và thực hiện hợp đồng nhập khẩu, để tránh hiện tượng chồng chéo mâu thuẫn nhau làm cho các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu tiến thoái lưỡng nan không biết phải thực hiện theo văn bản nào. Thứ sáu, tuân thủ cơ chế đăng ký kinh doanh thay cho cơ chế xin cho trong kinh doanh tạo sự bình đẳng giữa các bên trong kinh doanh XNK. b. Về quản lý nhập khẩu: thứ nhất, đảm bảo sự ổn định nhất quán và bình đẳng của luật pháp trên cơ sở kinh tế nhiều thành phần, không có sự phân biệt đối với các bên kinh doanh XNK. Thứ hai, Bãi bỏ chế độ chuyên nghành, mỗi doanh nghiệp được quyền kinh doanh NK, đềug có quyền tự do kinh doanh các mặt hàng NK ( trừ các mặt hàng Nhà nước cấm NK). Thứ ba, Đơn giản hoá các thủ tục XNK. Do bị ảnh hưởng từ cơ chế cũ nên tình trạng thủ tục giấy tờ với hoạt động kinh doanh NK hiện nay rất phiền hà, phức tạp, nhiều tiêu cực, các cơ quan quản lý còn quan liêu, thực tế cho thấy công ty phải tốn nhiếu thời gian và tiền của về cái gọi là " thủ tục phí". Thứ tư, Việc lưạ chọn danh mục hàng cấm NK hoặc danh mục hàng cấm đưa vào hạn nghạch nên cụ thể và chi tiết, đồng thời phải có tính ổn định, ít nhất phải có một năm, tránh tình trạng khi công ty ký kết hợp đồng thì mặt hàng đó vẫn chưa nằm trong danh mục hàng cấm NK hoặc trong danh mục hàng có hạn nghạch. Nhưng khi thực hiện hợp đồng thì mặt hàng đó bị thay đổi vì vậy gây khó khan cho công ty để giải quyết vấn đề này. c. Kiến nghị về công tác hải quan. Nghành hải quan cần cải cách thủ tục hành chính và đổi mới công tác hải quan nhằm giảm bớt sự chờ đợi, giả phóng nhanh hàng hoá, giảm bớt sự đi lại của chủ hàng. Để hàng hoá NK nhanh chóng được đưa về tiêu thụ đáp ứng nhu cầu trước mắt, có như vậy hàng hoá NK về công ty mới tiêu thụ nhanh và có lãi. Ngoài ra, việc cải tiến thủ tục hành chính hải quan sẽ đóng góp xoá bỏ quan liêu, cửa quyền, phiền hà, sách nhiễu tạo thuận tiện nhanh chóng cho hoạt động NK. Thực hiện được điều này trước mắt nghành hải quan phải: - Sửa đổi bổ xung chính sách chế độ quản lý hoạt động NK, công khai hoá những vấn đề đã được cải tiến nhằm tạo thuận tiện cho chủ hàng. Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 77 - Cải tiến quy chế, quy trình thủ tục hải quan theo hướng đơn giản hoá, tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá cho phù hợp với yêu cầu của hoạt động XNK Nhằm đem lại hiệu quả thiết thực về kinh tế- xã hội. - Tăng cường thanh tra kiểm tra chống buôn lậu tạo sự cạnh tranh lành mạnh cho hàng hoá NK ở công ty Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 78 KẾT LUẬN Trong khi nhiều doanh nghiệp quốc doanh gặp phải lúng túng, hoạt động kinh doanh kém hiệu quả khi chuyển sang nền kinh tế hàng hóa, hoạt động theo cơ chế thị trường. Công ty Dược phẩm Trung ương I vẫn vững bước đi lên và phát triển ổn định, hoạt động kinh doanh có lãi, đóng góp cho ngân sách nhà nước, giải quyết công ăn việc làm, nâng cao đời sống cán bộ công nhận viên trong toàn công ty. Có được kết quả này, ngoài những nhân tố khách quan, là sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, trong đó có phần đóng góp đáng kể của phòng xuất nhập khẩu. Hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu dược phẩm, mà cụ thể là hiệu quả trong công tác ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã góp phần đảm bảo nguồn hàng ổn định cho hoạt động kinh doanh của công ty. Bên cạnh những kết quả đạt được, công ty vẫn còn nhiều thiếu sót, hạn chế ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng. Vấn đề ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu chỉ là một lhâu trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu song ở khâu này có rất nhiều vấn đề mà các doanh nghiệp thường gặp phải. Mong muốn được ký kết và thực hiện hợp đồng một cách trôi chảytưởng chừng như đơn giản song thực tế nhiều doanh nghiệp đã tốn nhiều công sức để tìm lối ra. Công ty CPCI cũng ở trong tình trạng như vậy. Sở dĩ có tình trạng trên là vì việc ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồngđòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty. Hơn nữa nó đòi hỏi phải có sự sắp xếp hợp lýcác công việc tránh hiệ tượng chồng chéo, gây phức tạp, vượt quá khả năng người làm XNK. Trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa lí luận và thực tế tình hình hoạt động kinh doanh NK ở công ty CPCI, đề tài " Hoàn thiện việc ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng tại công ty CPCI " đã được hoàn thành. Căn cứ vào những thuận lợi, khó khăn cùng với mục tiêu đặt ra của công ty, đề tài đã đưa ra một số kiến nghị về phía công ty và về phía Nhà nước để làm sao phát huy được những điểm mạnh, hạn chế những điểm yếu với mục đích ngày càng nâng cao hiệu quả ký kết và thực hiện hợp đồng của công ty. Hoµn thiÖn viÖc ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång NK... Ph¹m Ngäc Vinh Th­¬ng m¹i quèc tÕ 38 79 Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong phân tích và đánh giá nhưng do hạn chế về mặt thời gian và số liệu vì vậy việc phân tích chưa được đầy đủ, một số vấn đề chưa được đề cập trong đề tài. Do vậy em mong có sự giúp đỡ , đóng góp ý kiến của thầy cô giáo cũng như các cán bộ trong công ty CPCI để đề tài này ngày càng được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Trần Hòe cùng toàn thể các cán bộ trong phòng XNK đã giúp em hoàn thành đề tài này.