Khái quát chung về công tác lưu trữ

PHẦN MỘT NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ I. KHÁI NIỆM TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC 1. Tài liệu lưu trữ Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏ cây, vách đá, đất sét… Xã hội loài người càng phát triển, con người càng chế tạo ra những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin tiện lợi hơn. Một trong những phương tiện đó là tài liệu bằng giấy (theo nghĩa riêng có thể gọi là văn bản). Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản lý đất nước đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những kinh nghiệm và các hoạt động sáng tạo của con người. Đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài. Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất. Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước. Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý xã hộ. Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu nói chung và văn bản nói riêng. Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá. Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội.. Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người. Ngày nay, theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. 1.1 Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau: - Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng. - Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Tài liệu lưu trữ gần như được sinh ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân thực cao. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Trường hợp không có bản chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế. Tài liệu lưu trữ là văn bản thì phải có đầy đủ các yếu tố thuộc thể thức của văn bản theo những quy định hiện hành của nhà nước. Trong tài liệu lưu trữ có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao của thông tin như: bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, thời gian sản sinh ra tài liệu… Chính vì vậy tài liệu lưu trữ luôn luôn được con người khai thác và sử dụng. - Tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản. Đặc điểm này khác với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí. Vì thế tài liệu lưu trữ phải được bảo quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được. - Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng ký, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật. 1.2 Các loại tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành, lĩnh vực trong xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Để quản lý một cách khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích ứng để quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ. Ngày nay, căn cứ vào các vật mang tin và ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra một số loại hình cơ bản như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử… Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc. Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính là các loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… dưới thời Pháp thuộc là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… và ngày nay tài liệu hành chính là hệ thống các văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn… Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay. Tài liệu khoa học - kỹ thuât: là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn và trắc địa, bản đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh công trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, quyết toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công; bản vẽ tổng thể công trình, bản vẽ các chi tiết trong công trình; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ, trắc địa…. Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh. Loại tài liệu này chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ý của con người. Hiện nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự… Tài liệu điện tử: là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu. Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính. Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử có thể bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin. Ngoài bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ còn có những tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, hoạt động khoa học; các phác thảo của các hoạ sĩ… Tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử… trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước. 2. Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm. Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau: - Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ; - Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ; - Nghiên cứu khoa học về lưu trữ. 3. Lưu trữ học Lưu trữ học là bộ môn khoa học nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, những vấn đề về pháp lý và phương pháp nghiệp vụ của công tác lưu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ ở Việt Nam và trên thế giới. Đối tượng của lưu trữ học là nghiên cứu tổng kết các vấn đề lý luận, pháp lý và phương pháp thực hiện các quy trình nghiệp vụ để bảo quản an toàn, tổ chức khoa học và khai thác có hiệu quả tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Lưu trữ học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Lưu trữ học được dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, có nghĩa là vận dụng sáng tạo các quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để giải quyết những vấn đề lý luận và thực tiễn đặt ra của công tác lưu trữ. Hiện nay, lưu trữ học đã và đang được triển khai nghiên cứu và giảng dạy ở hầu hết các quốc gia trên thế giới. Mối quan hệ giữa lưu trữ học với các khoa học khác Mỗi ngành khoa học đều có những mối quan hệ mật thiết với các khoa học khác. Lưu trữ học cũng không nằm ngoài thông lệ đó, nó cũng có những mối quan hệ với các khoa học khác chứ không tồn tại và phát triển riêng lẻ. Khi nghiên cứu những vấn đề của lưu trữ học cần phải nghiên cứu mối liên hệ của nó với những khoa học khác để hiểu sâu và rõ hơn nhiều khía cạnh. Lưu trữ học có mối quan hệ chặt chẽ với sử học. Đối tượng nghiên cứu của sử học là các sự kiện lịch sử. Một trong những mục đích của lưu trữ học là xác định và lựa chọn được những tài liệu có giá trị, phản ánh đúng đắn và chân thực những sự kiện lịch sử để lưu lại, giữ lại làm tư liệu nghiên cứu cho các nhà sử học. Lưu trữ học có mối quan hệ mật thiết với sử liệu học. Đối tượng nghiên cứu chính của lưu trữ học là tài liệu lưu trữ - một nguồn sử liệu đáng tin cậy nhất. Sử liệu học nghiên cứu sử liệu để dựng lại các sự kiện lịch sử. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu trực tiếp có tính chính xác cao để dựng lại các sự kiện lịch sử. Giá trị của tài liệu lưu trữ được xác định dựa vào độ chân thực của tài liệu so với các sự kiện, hiện tượng lịch sử. Sử liệu học thực hiện nhiệm vụ phê phán sử liệu có nghĩa là dùng các phương pháp để xác định độ chân thực của tài liệu. Sử liệu học cung cấp cho các nhà lưu trữ học phương pháp phân tích sử liệu để giải quyết đúng đắn các vấn đề đặt ra trong xác định giá trị tài liệu. Như vậy lưu trữ học và sử liệu học có mối quan hệ logic và mật thiết trong việc xác định độ chính xác và độ chân thực của tài liệu lưu trữ. Lưu trữ học liên quan chặt chẽ tới văn bản học. Văn bản học là một ngành khoa học nghiên cứu quy luật hình thành, phương pháp tạo lập văn kiện, các nguyên tắc chu chuyển, truyền đạt và sử dụng văn bản - một trong những loại hình tài liệu lưu trữ cơ bản. Như vậy, văn bản học đã cung cấp cho lưu trữ học các thông tin và phương pháp để tiến hành phân loại tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Lưu trữ học còn có quan hệ chặt chẽ với thông tin học. Vì lưu trữ học nghiên cứu các phương pháp để lựa chọn và bảo quản các tài liệu chứa đựng những thông tin quá khứ có giá trị cao và tổ chức việc khai thác các thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu xã hội. Như vậy, lưu trữ học liên quan chặt chẽ với các ngành khoa học khác. Nhà lưu trữ học muốn nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ để đề ra những nguyên tắc, phương pháp, quy trình thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ cần nắm được những kiến thức cơ bản của các ngành khoa học có liên quan. Cán bộ làm công tác lưu trữ muốn thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ cũng cần có những kiến thức cơ bản của các ngành mà nội dung tài liệu có liên quan. II. NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu. Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan. Tổ chức khoa học tài liệu cần thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ. Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại. Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ. Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được thống nhất trong các lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu trong toàn bộ Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam. 2. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an toàn thì sẽ không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ. Bảo quản an toàn không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ cần chú ý đến kho tàng, các trang thiết bị, điều kiện ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu của công tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu. Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm và trình độ của các bộ làm công tác lưu trữ; chú ý đến từng loại đối tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu. Trong thời đại toàn cầu hoá hiện nay, chúng ta cần nhìn nhận công tác lưu trữ dưới khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội, song việc bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ. 3. Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ. Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ. Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao. Điều đó đòi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể về khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng các khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ. III. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đặt ra, nội dung cụ thể của công tác lưu trữ như sau: 1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ 1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó. Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triển trong thời gian tới. Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ. Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc: - Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ; - Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan; - Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành… Ở Việt Nam trong những năm qua, nhà nước ta đã đầu tư xây dựng hệ thống tổ chức các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương và các lưu trữ chuyên ngành. Đối với các cơ quan cụ thể, việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tuỳ thuộc vào tầm cỡ, vị trí của từng cơ quan. Tại các cơ quan trung ương: Bộ phận phụ trách công tác lưu trữ thường là một phòng, ban riêng biệt, độc lập với các phòng, ban khác, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng, như Phòng Lưu trữ Bộ, Phòng Lưu trữ của các Tổng công ty. Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương thì bộ phận làm công tác lưu trữ thường được bố trí trực thuộc văn phòng của cơ quan, tổ chức. Ví dụ ở các tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc văn phòng Uỷ ban nhân dân. Dù ở cơ quan nào thì công tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan. Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó. Hơn nữa, văn phòng có chức năng xử lý thông tin tổng hợp để phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo. Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý các thông tin quá khứ, một trong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo. Vì vậy, công tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng. Nếu trong các cơ quan có tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập với công tác văn phòng thì trong quá trình hoạt động giữa bộ phận làm công tác lưu trữ và văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ. 1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tránh văn phòng cơ quan. Tuy nhiên công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư. Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệu khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới được chuyển vào lưu trữ. Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong một số cơ quan nhỏ người ta thường bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm. Tuy nhiên, cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm không thể đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu trữ. Tổ chức bộ phận chuyên trách công tác lưu trữ và biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước được thực hiện theo hướng dẫn của các văn bản pháp luật, phần này sẽ được trình bày kỹ hơn ở bài 2. Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc của cơ quan để bố trí nhân sự phù hợp. Tuy nhiên, cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm bảo việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt động quản lý của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp, tức là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học đúng chuyên ngành. 2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia. Hệ thống những văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn quốc. Cho đến nay ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản khá đầy đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. - Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 ra đời có sự kế thừa nội dung của những văn bản được ban hành trước đó có hiệu lực pháp lý trong thời gian dài như: Nghị định 142-CP của Hội đồng Chính phủ ngày 28 tháng 9 năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Pháp lệnh ra đời trên cơ sở sửa đổi, bổ sung Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng Bộ trưởng ban hành năm 1982. Pháp lệnh đã làm rõ các khái niệm, thuật ngữ chuyên ngành như: tài liệu lưu trữ quốc gia; Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam; Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam; Phông Lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; Lưu trữ lịch sử; lưu trữ hiện hành; bản gốc; bản chính; bản sao văn bản… và quy định tương đối đầy đủ những vấn đề về quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ; quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; khen thưởng và xử lý vi phạm trong hoạt động lưu trữ. - Tiếp theo là các nghị định: nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia. Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ mới được ban hành. - Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và các Nghị định trên Nhà nước, cụ thể là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và ban hành các Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị định. Những văn bản đó góp phần thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức từ trung ương tới địa phương. 3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như: - Thu thập, bổ sung tài liệu; - Phân loại tài liệu; - Xác định giá trị tài liệu; - Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ; - Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu; - Chỉnh lý tài liệu; - Tổ chức bảo quản tài liệu; - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; - Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ. - Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác lưu trữ. Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ. 4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về một ngành, một lĩnh vực nhất định. Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định. Kiểm tra, đánh giá có thể được thực hiện sau khi kết thúc một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để chúng ta có được những kết luận chuẩn xác hoặc sau khi đã có kết luận về một công việc, một sự vật, hiện tượng chúng ta tiến hành kiểm tra xem xét kết luận đó có đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không. Song trong lĩnh vực quản lý nhà nước thì mục đích chính của công tác kiểm tra đánh giá là kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại các cơ quan thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó. Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo một thời gian thực hiện nhất định. Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan thường áp dụng các cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản. Một số năm gần đây, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành hình thức kiểm tra chéo giữa các bộ, ngành ở trung ương và kiểm tra chéo giữa Trung tâm Lưu trữ các tỉnh. Sau đó cho điểm làm căn cứ để đánh giá, xếp loại công tác văn thư - lưu trữ ở các cơ quan từ trung ương đến địa phương. Đây là một hình thức thanh tra, kiểm tra được đánh giá cao, khách quan, trung thực đồng thời tạo mối quan hệ, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau giữa các cơ quan. Nội dung của công tác kiểm tra trong lưu trữ gồm: kiểm tra về tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà nước. Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá chính xác về sự phát triển ngành lưu trữ trong toàn quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích xây dựng một ngành lưu trữ phát triển bền vững đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với ngành lưu trữ. Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơ quan có thể kiểm tra công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện công tác kiểm tra đối với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo với cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo cơ quan cùng cấp. Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận làm công tác kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phòng quy định. IV. TÍNH CHẤT CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1. Tính chất khoa học Các nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện thông qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ và áp dụng vào điều kiện cụ thể của mỗi nước. Nói cách khác, tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ… Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phương pháp khoa học. Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc… thuộc nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu; … Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau. Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu. Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu của các ngành toán học, hoá học, sinh học, tin học, thông tin học… đang được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ… đang là vấn đề đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ. 2. Tính chất cơ mật Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Nội dung thông tin trong tài liệu lưu có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác. Vì là bản chính, bản gốc của tài liệu nên tài liệu lưu trữ còn có giá trị như một minh chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng. Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác, các yêu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Như vậy, tài liệu lưu trữ cần được đưa ra phục vụ. Tuy nhiên, có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của các cá nhân, do đó các thế lực đối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu lưu trữ. Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác… Vì vậy, công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo vệ những nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ. Cán bộ làm công tác lưu trữ phải là những người có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính đáng của các cơ quan, các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tàu liệu lưu trữ quốc gia. Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về tính cơ mật trong công tác lưu trữ. Những nội dung thông tin khai thác được trong tài liệu lưu trữ quốc gia có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng của cá nhân song không được làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ quan và lợi ích của các cá nhân khác. Điều đó đòi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi công dân trong quốc gia, trình độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu. 3. Tính chất xã hội Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều hoạt động khác trong xã hội. Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình thức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu cầu đó của xã hội. Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã hội trong lịch sử phát triển của loài người. Thông qua tài liệu lưu trữ có thể làm sáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của một con người cụ thể. Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhất định. Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội. V. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại phục vụ cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và mục đích chính đáng của công dân Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng để biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể. Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản còn là tài liệu để nghiên cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các công trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các công trình. Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc bịêt của dân tộc. Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điều khắc, hội hoạ… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Sự xuất hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc. Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hoá lâu đời. Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu lịch sử vừa có ý nghĩa thực tiễn. Điều đó đã được Đảng và Nhà nước ta ghi nhận và nêu rõ trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, được Hội đồng Nhà nước công bố ngày 11 tháng 12 năm 1982 và được khẳng định lại trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001: “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. 2. Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ Như đã phân tích ở phần trên, mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và của mỗi con người. Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơ quan và toàn xã hội. Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc. Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh. Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được tổ chức, triển khai ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức. Một trong những nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các hồ sơ, tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý của người lãnh đạo. Vì vậy, cán bộ lưu trữ cần nắm vững những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm tốt các nghiệp vụ chuyên môn.