Khóa luận Đánh giá quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay của khách hàng doanh nghiệp tại Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn Thương Tín - Chi nhánh Huế

hê duyệt. Theo quy định hiện hành của ngân hàng, cán bộ phòng QLN phải kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của thông báo tác nghiệp và bộ hồ sơ phê duyệt cấp tín dụng kèm theo do phòng KH gửi. Đảm bảo đầy đủ chữ ký của các bộ phận có thẩm quyền phê duyệt theo quy định. Nếu khớp đúng, cán bộ phòng QLN ký xác nhận 1 bản SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 60 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 2.4.2.3. Kiểm soát trong khi cho vay Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra hồ sơ tín dụng của KH trước khi cho vay, nhận được quyết định đồng ý cấp tín dụng trong GHTD đã được duyệt, cán bộ KH và các bộ phận liên quan tiến hành những công việc để giải ngân cho KH. Trong quá trình giải ngân, cán bộ KH và các phòng ban liên quan cần đảm bảo chấp hành những thủ tục kiểm soát đã được Ngân hàng quy định trong quy trình tín dụng nhằm đảm bảo tính hữu hiệu của bộ máy kiểm soát nội bộ và hạn chế rủi ro xảy ra. cần thiết theo quy định đến phòng kế toán để hạch toán nghiệp vụ đồng thời tiến hành giải ngân cho KH. Mọi hồ sơ của KH sau khi được duyệt cấp tín dụng đều được lưu trữ ở phòng kế toán. trên thông báo tác nghiệp mở hợp đồng tín dụng và gửi lại phòng KH và mở hợp đồng tín dụng trên hệ thống. -Cán bộ phòng QLN gửi kèm toàn bộ hồ sơ cho TP để phê duyệt và kiểm tra độc lập việc thực hiện. Đồng thời đảm bảo nội dung thông tin nhập vào hệ thống khớp đúng với thông tin tín dụng đã phê duyệt. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 61 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến BẢNG 2.9. THỦ TỤC KIỂM SOÁT TRONG KHI CHO VAY TẠI SCB HUẾ Công việc Bộ phận thực hiện Rủi ro có thể xảy ra Thủ tục kiểm soát Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ rút vốn vay của KH Phòng KH hoặc Phòng QLN Sau khi tiếp nhận hồ sơ rút vốn vay, cán bộ KH không kiểm tra sự phù hợp về nội dung của hồ sơ đề nghị rút vốn với các điều kiện tín dụng đã duyệt từ trước, hạn mức còn lại. Không kiểm tra tính đầy đủ bộ hồ sơ gồm các giấy tờ theo quy định và tính hợp lệ của bộ hồ sơ theo các điều khoản trong hợp đồng tín dụng dẫn đến sai sót không phù hợp với hợp đồng tín dụng đã ký. Theo quy định quy trình tín dụng, sau khi tiếp nhận hồ sơ rút vốn vay, phòng QLN hoặc phòng KH kiểm tra sơ bộ mục đích vay vốn, nội dung Giấy nhận nợ do KH lập và tính hợp lệ của bộ hồ sơ theo các điều khoản trong hợp đồng tín dụng. Ký xác nhận ngày giờ chuyển giao hồ sơ trên công văn đề nghị rút vốn vay của KH để thực hiện giải ngân nếu là phòng QLN. Kiểm tra thủ tục rút vốn vay hoặc lập thông báo đủ điều kiện rút vốn vay (có chữ ký xét duyệt của TP tín dụng) và chuyển sang phòng QLN để thực hiện giải ngân nếu là phòng KH kiểm tra. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 62 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Thực hiện giải ngân và lưu giữ chứng từ rút vốn Phòng QLN, phòng Kế toán Cán bộ phòng QLN không kiểm tra hoặc kiểm tra không chi tiết tính đầy đủ, hợp lý hợp lệ của hồ sơ rút vốn vay, không so sánh đối chiếu với thông báo tác nghiệp được gửi sang từ trước. Giấy nhận Nợ thiếu sự xét duyệt từ TP QLN nhưng đã được gửi sang các phòng tiếp theo để giải ngân cho KH. Phòng Kế toán sau khi nhận bộ hồ sơ không kiểm tra lại tính hợp lệ của hồ sơ mà tiếp tục giải ngân cho KH dẫn đến thiệt hại sau này cho ngân hàng. Cán bộ phòng QLN phải kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý hợp lệ của hồ sơ rút vốn vay, so sánh đối chiếu với thông báo tác nghiệp được gửi sang từ trước. Giấy nhận Nợ phải có chữ ký xét duyệt từ TP QLN và cán bộ QLN mới được gửi các giấy tờ cần thiết sang các phòng tiếp theo để giải ngân cho KH. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện để rút vốn, cán bộ QLN thông báo cho cán bộ KH để tìm ra biện pháp xử lý thích hợp. Phòng Kế toán bắt buộc có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ chứng từ được phòng QLN chuyển xuống. Nếu xét thấy hợp lệ mới được giải ngân cho KH theo quy định. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 63 Đạ i h ọc K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 2.4.2.4. Kiểm soát sau khi cho vay Sau khi tiến hành giải ngân cho KH, nhiệm vụ của cán bộ KH và phòng QLN là theo dõi, giám sát và xử lý các dấu hiệu rủi ro phát sinh đồng thời thường xuyên đôn đốc KH trả nợ đúng hạn như đã cam kết trong Hợp đồng tín dụng nhằm giúp ngân hàng hạn chế được tình trạng nợ xấu, gây thiệt hại về mặt tài sản. BẢNG 2.10. THỦ TỤC KIỂM SOÁT SAU KHI CHO VAY TẠI SCB HUẾ Công việc Bộ phận thực hiện Rủi ro có thể xảy ra Thủ tục kiểm soát Lập kế hoạch và thực hiện kiểm tra, giám sát vốn vay. Có những rủi ro nào đã phát sinh sau khi cho vay và hướng giải quyết để hạn chế thiệt hại. Phòng KH Việc theo dõi kiểm tra giám sát vốn vay nếu được giao cho 1 cán bộ KH đảm nhận sẽ làm mất thời gian, không khách quan. Cán bộ KH không báo cho TP KH khi phát hiện có dấu hiệu rủi ro làm cho công tác xử lý chậm trễ phát sinh thiệt hại. TSĐB giảm giá trị sử dụng nhưng không được định giá lại kịp thời. Quy định về quy trình tín dụng ngân hàng: có thể bổ sung người kiểm tra để rút ngắn thời gian kiểm tra vốn vay và đảm bảo tính khách quan. Ngay khi phát hiện có dấu hiệu rủi ro xảy ra, cán bộ KH lập tức đề xuất kiểm tra và báo với TP KH. Đột xuất mà không cần thiết phải theo lịch trình như đã lập kế hoạch. Ít nhất 1 năm 1 lần, cán bộ KH phải kiểm tra TSĐB, nếu cần thiết thì định giá lại và phải lập báo cáo kiểm tra TSĐB. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 64 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến KH không thực hiện sử dụng vốn vay theo đúng mục đích đã cam kết trong Hợp đồng tín dụng. KH mất khả năng trả nợ Cán bộ KH có trách nhiệm kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của KH và báo cáo kịp thời với TP KH nếu phát hiện KH vi phạm. Cán bộ KH theo dõi thường xuyên tình hình kinh doanh của KH để cập nhật khả năng hoàn vốn và thu nợ cho ngân hàng. Nếu nhận thấy KH mất khả năng thanh toán phải báo ngay cho TP KH để kịp thời xử lý và tập trung vào công tác thu hồi nợ. Kiểm tra khoản vay và đôn đốc KH trả nợ đúng hạn Phòng QLN Công tác kiểm tra diễn ra không thường xuyên làm cho việc theo dõi tình hình trả nợ của KH chậm tiến độ, không đôn đốc KH trả nợ đúng hạn làm phát sinh nợ quá hạn cho ngân hàng. Phòng QLN có trách nhiệm theo dõi thường xuyên tình hình tài chính của KH, đôn đốc KH trả nợ đúng hạn. Thông báo các trường hợp trả nợ không đúng hạn để phát hiện những dấu hiệu rủi ro và có biện pháp xử lý. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 65 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 2.5. Ví dụ minh họa Để hiểu rõ hơn về công tác kiểm soát trong quy trình hoạt động cho vay, có thể minh họa bằng ví dụ sau đây (do tính bảo mật của ngân hàng và KH, một số thông tin đã được thay đổi ). Ngày 18/01/2012, KH là DNTN ABC do ông Nguyễn Văn A, 35 tuổi làm chủ đến ngân hàng yêu cầu xin được vay vốn lưu động với số tiền là 600.000.000 đồng chẵn để bổ sung vốn kinh doanh vật liệu xây dựng cho DN. Tiếp nhận hồ sơ KH là chị Dương Thị B - nhân viên tín dụng của phòng KH. Sau khi tiếp nhận hồ sơ KH, chị B lần lượt làm theo từng bước trong quy trình cho vay như sau Kiểm soát trước khi cho vay. Kiểm tra hồ sơ KH là ông Nguyễn Văn A đại điện theo pháp luật cho Doanh nghiệp tư nhân ABC: - Hồ sơ xin vay vốn: + Hồ sơ pháp lý của KH ( có xác nhận sao y bản chính) bao gồm: + Biên bản họp góp vốn, bầu Chủ tịch HĐTV. + Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh + Điều lệ hoạt động + Quyết định bổ nhiệm GĐ và KTT + Giấy chứng nhận đăng ký thuế + Bản giới thiệu về thành viên + Biên bản họp HĐTV về việc vay vốn. - Hồ sơ tài chính : + Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án trả nợ ngày 18/01/2012 với số bản gốc là 02 bản. + BCTC 3 năm gần nhất. + Báo cáo nhanh tình hình tài chính đến thời điểm hiện tại. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 66 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến + Bảng nhập - xuất - tồn. + Phương án kinh doanh. + Hợp đồng kinh tế đầu vào, đầu ra. - Hồ sơ về TSĐB: + Giấy chứng nhận QSD đất. + Giấy CMND và hộ khẩu nhà ông Nguyễn Văn A. Chị B tiến hành kiểm tra lại những thông tin mà DN cung cấp có đúng với thực tế không? Chủ động thu thập thông tin từ bên ngoài (liên hệ với nơi đăng ký kinh doanh để xem xét về sự tồn tại của DN ABC, liên hệ với cơ quan thuế để tìm hiểu về mã số thuế). Xác minh những thông tin ông A cung cấp về DN như vốn điều lệ, nghề nghiệp kinh doanh tại địa phương, địa chỉ như ở hồ sơ KH có hiện hữu không? Tuy nhiên, những công việc trên đã được chị B hoặc 1 cán bộ tín dụng khác làm vào năm 2010 khi DN ABC xác lập mối quan hệ tín dụng lần đầu với ngân hàng. Chị B chỉ cần kiểm tra tính cập nhật của thông tin DN tính tới thời điểm hiện tại là 18/01/2012. Nếu không đầy đủ sẽ bổ sung hồ sơ pháp lý hoặc phát hiện có điều gì thay đổi ở KH tiến hành lập báo cáo sửa chữa và gửi sang phòng QLN - nơi lưu trữ toàn bộ hồ sơ DN ABC. Sau đó, theo quy định của ngân hàng : “Hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ KH DN ” về việc chấm điểm xếp hạng tín dụng, chị B cho điểm và xếp hạng tín dụng cho KH là DNTN ABC. Bảng chấm điểm xếp hạng tín dụng này phải được chị B và TP KH ký xác nhận. Căn cứ vào thông tin về tình hình tài chính trong BCTC của DN, chị B tìm hiểu và nghiên cứu về lĩnh vực kinh doanh của DNTN ABC: kinh doanh vật liệu xây dựng và được những thông tin như sau: + Các sản phẩm & dịch vụ chính: Doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu các mặt hàng đá granit, ngói; ngoài ra có dịch vụ vận tải hàng hoá. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 67 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến + Cơ cấu thường xuyên trong thời gian gần đây của tổng doanh thu & lợi nhuận theo sản phẩm dịch vụ và theo cơ cấu tổ chức. BẢNG 2.11. CƠ CẤU XUẤT KHO THEO SẢN PHẨM TRONG NĂM 2012 ĐVT: VNĐ STT Sản phẩm Số tiền Tỷ trọng 1 Đá Đồng Tâm 276.743.238 31,98% 2 Đá GR 60 x 60 523.163.860 60,45% 3 Đá khác 65.474.617 7,57% Tổng cộng 865.381.715 100,00% Trong năm 2012, công ty chủ yếu bán đá Đồng Tâm và đá GR 60x60. Tỷ lệ doanh thu từ đá Đồng Tâm chiếm 31,98% và đá GR 60x60 chiếm 60,45%. Đây là hai loại đá đang được ưa chuộng trên thị trường, hầu hết các hộ gia đình cũng như các công ty thường sử dụng các loại đá này để lót nền. Các loại đá khác công ty xuất bán với tỷ lệ nhỏ hơn, chỉ chiếm 7,57%. Cùng với phân tích về những mặt hàng kinh doanh, chị B phân tích về vị thế và danh tiếng trên thị trường của DNTN ABC, quan hệ của DN với bên cung cấp sản phẩm, dịch vụ, quan hệ với bên mua/tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ hay cơ sở và năng lực sản xuất kinh doanh để phán đoán về khả năng kinh doanh trong tương lai của DN. Phân tích ma trận SWOT để biết được điểm mạnh, điểm yếu của DN. Chị B phân tích toàn bộ những việc trên để kết luận về hướng phát triển của DNTN ABC trong hiện tại và tương lai. Trong tương lai, DN đối diện với khó khăn về việc điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh. Nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng đa dạng, có nhiều sản phẩm mới cạnh tranh với sản phẩm của công ty trong khi DN chỉ có một cửa hàng phân phối và ở khá xa trung tâm thành phố. Những vấn đề như vậy ảnh hưởng đến việc thu hồi nợ của ngân hàng như thế nào? Mức độ thiệt hại ra sao? SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 68 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Bên cạnh đó, chị B tiếp tục phân tích tình hình tài sản - nguồn vốn, báo cáo hoạt động kinh doanh và xác định tài sản của công ty năm 2012 là 1.481 triệu đồng, tăng 30,3% so với năm 2010. Nguồn vốn của công ty tăng chủ yếu do nợ phải trả tăng. Năm 2012, nợ phải trả là 1.123 triệu đồng, tăng 42,9% so với năm 2010 là do công ty tăng vay nợ ngắn hạn để mua hàng nhập kho. Ngoài ra còn có người mua trả tiền trước 298 triệu đồng, khoản mục này kế toán của doanh nghiệp đã hạch toán vào nợ dài hạn. Năm 2012 doanh thu của công ty đạt 1.042 triệu đồng, tăng so với năm 2010 nhưng không đáng kể do lượng hàng bán ra hầu như không thay đổi. Tuy nhiên lợi nhuận của công ty thì tăng qua từng năm, năm 2009 lợi nhuận trước thuế của công ty là 3 triệu đồng đến năm 2010 đã tăng lên 21 triệu và đến năm 2012 là 33 triệu. Chị B phân tích chất lượng tài sản, các chỉ số tài chính để xem xét khả năng trả nợ, tính thanh khoản, vòng quay vốn, nhân tố nào trong nguồn vốn đóng vai trò chủ chốt trong việc tài trợ cho tài sản của DN. Chị B phân tích phương án vay vốn của KH làm cơ sở xem xét về khả năng hoàn nợ của KH. Qua quá trình phân tích chị B khẳng định phương án kinh doanh của công ty có lãi. Dựa trên tình hình kinh doanh của công ty trong các năm qua thì phương án vay vốn KH đưa ra khá hợp lý. Căn cứ vào phân tích trên, kết hợp với các bảng phân tích thẩm định về tài sản đảm bảo được định giá là 1.665.000.000 đồng, chị B đánh giá rủi ro cho ngân hàng từ khoản vay này và khả năng thu hồi vốn từ KH. Sau đó, với bảng cho điểm và xếp hạng tín dụng của KH, chị B lập báo cáo thẩm định và đề xuất GHTD có đủ chữ ký của chị B và TP KH. Chị B chuyển báo cáo lên Giám đốc chi nhánh SCB Huế để được phê duyệt giới hạn tín dụng (do thuộc thẩm quyền của Giám đốc chi nhánh). Khi nhận được ý kiến đồng ý phê duyệt GHTD cho DNTN ABC, chị B lập thông báo tác nghiệp GHTD theo mẫu 5.1 gửi sang phòng QLN. Nhận được hồ sơ, phòng QLN tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý hợp lệ của hồ sơ, thông báo tác nghiệp, báo cáo thẩm định và đề xuất GHTD. Cán bộ phòng QLN cập nhật dữ liệu vào hệ thống, đảm bảo SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 69 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến mọi thông tin khớp đúng với nội dung tín dụng đã được duyệt đồng thời lưu trữ hồ sơ của DNTN ABC theo ngày tháng. GHTD của yêu cầu được cấp tín dụng cho DNTN ABC được duyệt, chị B căn cứ thông tin thu thập ở trên để thẩm định đề xuất cấp tín dụng DN. Kiểm tra sự phù hợp của việc cấp tín dụng so với GHTD đã được duyệt cùng với các quy định có liên quan của pháp luật và chính sách quản lý rủi ro hiện hành của SCB Huế. Chị B lập Báo cáo thẩm định và đề xuất cấp tín dụng trình lên TP tín dụng ký duyệt và đề xuất cấp cho DNTN ABC một hạn mức tín dụng là 600 triệu đồng và chuyển toàn bộ hồ sơ cùng với GHTD đã duyệt ban đầu lên Giám đốc chi nhánh ngân hàng ký xác nhận duyệt cấp tín dụng cho DN. Căn cứ nội dung tín dụng được duyệt, phòng KH chọn mẫu hợp đồng phù hợp và mở hợp đồng tín dụng. Chị B có trách nhiệm chuyển toàn bộ hồ sơ tín dụng kể cả hợp đồng tín dụng sang phòng QLN để kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của toàn bộ bộ hồ sơ tín dụng. Nhân viên phòng QLN phải kiểm tra chữ ký phê duyệt tín dụng trên hồ sơ tín dụng, nhập toàn bộ dữ liệu và mở hợp đồng tín dụng trên hệ thống. Mọi hồ sơ chứng từ sẽ được lưu trữ tại đây theo ngày tháng. Tóm lại, chị B đã hoàn thành những công việc trước khi vay bao gồm kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý hợp lệ của hồ sơ, thẩm định tài sản đảm bảo, thẩm định thông tin tài chính của KH. Tìm hiểu lĩnh vực kinh doanh nhằm đưa ra phán đoán đúng cho tình hình trả nợ của KH trong tương lai dựa trên mối quan hệ hiện tại của KH với SCB Huế (từ năm 2010). Tính đến thời điểm hiện tại, DNTN ABC chưa từng có nợ quá hạn với ngân hàng. Phòng QLN đã làm những công việc như xem xét sự đầy đủ, hợp lý hợp lệ của hồ sơ chứng từ, nhập dữ liệu vào hệ thống đảm bảo khớp đúng thông tin tín dụng đã được duyệt. Lưu trữ chứng từ cẩn thận tránh hư hỏng, mất mát. + Công tác kiểm soát trước khi cho vay của ngân hàng khá chặt chẽ. Hồ sơ KH được luân chuyển qua nhiều bộ phận đảm bảo sự khách quan của thông tin, sự phê duyệt trước khi ra quyết định. Công tác kiểm tra độc lập việc thực hiện cũng được ngân hàng thực SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 70 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến hiện qua việc TP KH luôn xét duyệt mọi hồ sơ do nhân viên tín dụng trình lên, đảm bảo sự chính xác của thông tin và yêu cầu xét duyệt chứng từ trong HTKSNB. Kiểm soát trong khi cho vay Sau khi nhận được quyết định phê duyệt tín dụng và mở hợp đồng tín dụng với DNTN ABC, chị B hoàn tất những thủ tục trong quy trình giải ngân. Tiếp nhận yêu cầu rút vốn từ KH, kiểm tra tính đầy đủ hợp lý hợp lệ của những giấy tờ và thông tin cần thiết do DN cung cấp, trình lên TP KH ký xét duyệt. Nhận thấy bộ hồ sơ đã hợp lệ, chị B tiến hành lập thông báo đủ điều kiện rút vốn vay được TP KH phê duyệt và chuyển sang phòng QLN. Tại phòng QLN, sau khi nhận được bộ hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ theo quy định của ngân hàng và chuyển những giấy tờ cần thiết sang các bộ phận tác nghiệp (phòng kế toán, phòng thanh toán XNK) để giải ngân. Tại phòng kế toán, khi nhận được bộ hồ sơ, kế toán viên kiểm tra theo quy định, định khoản nghiệp vụ phát sinh theo ngày tháng, vào các sổ sách liên quan và tiến hành giải ngân cho DN. + Như vậy, trong quá trình cho vay, nhiều thủ tục kiểm soát được ngân hàng chú trọng. Đặc biệt là khâu xét duyệt chứng từ và kiểm tra độc lập việc thực hiện giúp hạn chế rủi ro tín dụng nếu chấp nhận giải ngân cho một khoản vay. Kiểm soát sau khi cho vay Khi hoàn tất thủ tục giải ngân cho DNTN ABC, công việc còn lại của chị B và phòng QLN là kiểm tra, giám sát vốn vay ông A đã được cấp đồng thời phát hiện và kịp thời xử lý những dấu hiệu rủi ro xảy ra. Ở công đoạn này, chị B có thể đề xuất với TP KH bổ sung cán bộ cùng theo dõi khoản vay để đảm bảo tính khách quan và rút ngắn thời gian kiểm tra vốn vay. Nếu phát hiện DN không thực hiện đúng mục đích vay vốn như đã cam kết phải lập tức kiểm tra đột xuất và trình báo với TP KH. Trong thời gian theo dõi, nếu tình hình kinh doanh của DNTN ABC không khả quan, công ty không thể trả phí ngân hàng (lãi) và nợ gốc theo SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 71 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến cam kết phải kịp thời thông báo cho TP KH để ngừng giải ngân và tập trung vào việc thu hồi vốn đã cấp cho DN. Bên cạnh đó, phòng QLN có trách nhiệm lưu giữ toàn bộ hồ sơ rút vốn của DN, theo dõi thường xuyên tình hình trả nợ của ông A. Đôn đốc DN trả nợ đúng hạn như đã cam kết trong hợp đồng tín dụng. + Ở giai đoạn này, thủ tục kiểm soát được chốt ở phòng KH và phòng QLN. Sự phối hợp trong công tác kiểm tra, giám sát vốn vay từ KH giúp ngân hàng hạn chế rủi ro và tập trung thu hồi nợ đã cấp nếu phát hiện KH mất khả năng thanh toán. 2.6. Quy trình xét duyệt chứng từ tại SCB Huế. 2.6.1. Quy trình xét duyệt hồ sơ tín dụng trong thẩm quyền Giám đốc Chi nhánh SCB Huế. (5) (4) (5) (3) (1) (2 (2) Sơ đồ 2.2 - Quy trình xét duyệt hồ sơ tín dụng trong thẩm quyền Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín – Chi nhánh Huế (1) KH gửi hồ sơ xin vay vốn đến phòng KH. Bộ phận tín dụng tiếp nhận hồ sơ và giao lại cho cán bộ tín dụng. (2) Cán bộ tín dụng sau khi tiếp nhận hồ sơ trực tiếp từ KH tiến hành thu thập thông tin và hồ sơ tài liệu trực tiếp từ KH hoặc từ nguồn khác (nếu có) để đánh giá, nghiên cứu, phân tích, thẩm định theo các điều kiện của ngân hàng và chuyển cho TP tín dụng xem xét bộ hồ sơ hoàn chỉnh. KH CÁN BỘ TÍN DỤNG TP TÍN DỤNG PHÒNG QUẢN LÝ NỢ GĐ/ PGĐ CHI NHÁNH HỢP ĐỒNG TÍN DỤNG ĐƯỢC DUYỆT SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 72 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến (3) TP tín dụng nhận hồ sơ từ cán bộ tín dụng xem xét và phê duyệt, gửi hồ sơ cho Giám đốc chi nhánh ký duyệt. (4) Bộ hồ sơ vay vốn hoàn chỉnh với giới hạn tín dụng đã được phê duyệt sẽ được gửi cho Giám đốc chi nhánh xem xét và phê duyệt cấp tín dụng theo quy định. Căn cứ vào nội dung tín dụng đã được phê duyệt, phòng KH chọn mẫu hợp đồng phù hợp và mở hợp đồng tín dụng với KH, gửi KH xem xét và ký. (5) Hợp đồng tín dụng và toàn bộ hồ sơ vay vốn hoàn chỉnh sẽ được gửi lại phòng QLN để cán bộ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ bộ hồ sơ đảm bảo đầy đủ chữ ký của các bộ phận thẩm quyền quy định. Nếu khớp đúng, cán bộ phòng QLN mở hợp đồng tín dụng trên hệ thống đảm bảo nội dung phù hợp với thông tin tín dụng đã được phê duyệt. Toàn bộ hồ sơ được lưu trữ tại phòng này. 2.6.2. Quy trình xét duyệt hồ sơ tín dụng vượt thẩm quyền của Giám đốc Chi nhánh SCB Huế. 2.6.2.1. Nằm trong thẩm quyền phê duyệt của HĐTD cơ sở. Nếu phòng KH tiếp nhận hồ sơ vay vốn của KH nhưng xét thấy khoản vay vượt quá thẩm quyền phê duyệt của giám đốc chi nhánh thì cán bộ phòng KH gửi thằng hồ sơ đến cấp Hội đồng tín dụng (HĐTD) cơ sở để họp theo Quy chế tổ chức. (5) (4) (3) (1) (2) Sơ đồ 2.3 - Quy trình xét duyệt hồ sơ tín dụng vượt thẩm quyền của Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín – Chi nhánh Huế nằm trong quyền phê duyệt của hội đồng tín dụng cơ sở. HĐTD CƠ SỞ PHÒNG QUẢN LÝ NỢ TP TÍN DỤNG CÁN BỘ TÍN DỤNG KH HỢP ĐỒNG TÍN DỤNG ĐƯỢC DUYỆT SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 73 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến (1) KH gửi hồ sơ xin vay vốn đến phòng KH. Bộ phận tín dụng tiếp nhận hồ sơ và giao lại cho cán bộ tín dụng. (2) Cán bộ tín dụng sau khi tiếp nhận hồ sơ trực tiếp từ KH tiến hành thu thập thông tin và hồ sơ tài liệu trực tiếp từ KH hoặc từ nguồn khác (nếu có) để đánh giá, nghiên cứu, phân tích, thẩm định theo các điều kiện của ngân hàng và chuyển cho TP tín dụng xem xét bộ hồ sơ hoàn chỉnh. (3) TP tín dụng nhận hồ sơ từ cán bộ tín dụng xem xét lại và phê duyệt. Trường hợp này, GHTD đã vượt quá thẩm quyền phê duyệt ở cấp chi nhánh, cán bộ phòng KH gửi toàn bộ hồ sơ thẩm định trình lên HĐTD cơ sở để được duyệt. (4) Toàn bộ hồ sơ vay vốn hoàn chỉnh sau khi được HĐTD cơ sở xét duyệt sẽ được dùng làm căn cứ để phòng KH chọn mẫu hợp đồng phù hợp và mở hợp đồng tín dụng với KH, gửi KH xem xét và ký. (5) Hợp đồng tín dụng và bộ hồ sơ KH được gửi lại phòng QLN để cán bộ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ bộ hồ sơ đảm bảo đầy đủ chữ ký của các bộ phận thẩm quyền quy định. Nếu khớp đúng, cán bộ phòng QLN sẽ mở hợp đồng tín dụng trên hệ thống đảm bảo nội dung phù hợp với thông tin tín dụng đã được phê duyệt và lưu trữ hồ sơ. 2.6.2.2. Nằm ngoài thẩm quyền phê duyệt của hội đồng tín dụng cơ sở Nếu khoản vay vượt thẩm quyền phê duyệt của HĐTD cơ sở, cần có ý kiến chấp thuận của HĐTD cơ sở, sau đó cán bộ phòng KH chuẩn bị hồ sơ gửi đến phòng (QLRR) để thực hiện các bước tiếp theo. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 74 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến (7) (6) (5) (9) (7) (8) (7) (6) (8) (4) (1) (1) (2) (2) (3) Sơ đồ 2.4 - Quy trình xét duyệt hồ sơ tín dụng vượt thẩm quyền của Giám đốc Chi nhánh SCB Huế nằm ngoài thẩm quyền phê duyệt của hội đồng tín dụng cơ sở (1) KH gửi hồ sơ xin vay vốn đến phòng KH. Bộ phận tín dụng tiếp nhận hồ sơ và giao lại cho cán bộ tín dụng. (2) Cán bộ tín dụng sau khi tiếp nhận hồ sơ trực tiếp từ KH tiến hành thu thập thông tin và hồ sơ tài liệu trực tiếp từ KH hoặc từ nguồn khác (nếu có) để đánh giá, nghiên cứu, phân tích, thẩm định theo các điều kiện của ngân hàng và chuyển cho TP tín dụng xem xét bộ hồ sơ đã hoàn chỉnh. (3) Trưởng phòng tín dụng nhận hồ sơ từ cán bộ tín dụng xem xét lại và phê duyệt, Trường hợp này, GHTD đã vượt quá thẩm quyền phê duyệt ở cấp chi nhánh, cán bộ phòng KH tiến hành gửi toàn bộ hồ sơ thẩm định trình lên HĐTD cơ sở để được duyệt. (4) Căn cứ vào nội dung tín dụng được gửi lên, xét thấy vượt quá thẩm quyền quyết định của mình, HĐTD cơ sở đưa ra ý kiến chấp thuận sau đó gửi lên phòng QLRR để thực hiện các bước tiếp theo. (5) Khi nhận được bộ hồ sơ đề xuất cấp tín dụng, cán bộ phòng QLRR thu thập thông tin, phân tích,đánh giá rủi ro và lập báo cáo rà soát rủi ro cấp tín dụng, trình lên giám đốc phòng QLRR để xin ý kiến và ký phê duyệt (cần có ít nhất 2 chữ ký của 2 lãnh đạo phòng KH HĐTD CƠ SỞ PHÒNG QLRR CHỦ TỊCH HĐTD TW PHÒNG QUẢN LÝ NỢ CÁN BỘ TÍN DỤNG TP TÍN DỤNG HĐQT HỢP ĐỒNG TÍN DỤNG ĐƯỢC DUYỆT SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 75 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến QLRR). Sau đó gửi toàn bộ hồ sơ vay ở chi nhánh cùng với báo cáo rà soát rủi ro đã có đầy đủ ý kiến và chữ ký của cấp lãnh đạo lên Chủ tịch HĐTD TW. (6) HĐTD TW nhận bộ hồ sơ, xem xét và phê duyệt và chuyển hồ sơ đến phòng HĐQT xin ý kiến phê duyệt. (7) Nhận được bộ hồ sơ yêu cầu được phê duyệt, HĐQT xem xét hồ sơ và ký phê duyệt cho chi nhánh về khoản tín dụng được đề xuất và chuyển toàn bộ hồ sơ về chi nhánh để phòng KH chọn mẫu hợp đồng phù hợp và mở hợp đồng tín dụng với KH, gửi KH xem xét và ký. (8) Hợp đồng tín dụng và toàn bộ hồ sơ vay vốn hoàn chỉnh sau khi được các cấp thẩm quyền xét duyệt sẽ được gửi lại phòng Quản lý nợ để cán bộ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ bộ hồ sơ đảm bảo đầy đủ chữ ký của các bộ phận thẩm quyền quy định. Nếu khớp đúng, cán bộ phòng QLN sẽ mở hợp đồng tín dụng trên hệ thống đảm bảo nội dung phù hợp với thông tin tín dụng đã được phê duyệt và lưu trữ hồ sơ. 2.7. Những chỉ tiêu đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát. 2.7.1. Phòng ngừa và hạn chế rủi ro tín dụng. Ở SCB Huế, hoạt động cho vay được tiến hành theo quy định chung của ngân hàng ở TW. Quy trình này yêu cầu mọi cán bộ tín dụng phải chấp hành theo tiến trình xét duyệt một khoản vay khi KH có nhu cầu vay vốn gửi đến phòng KH. Khi tiếp nhận yêu cầu từ KH, công tác kiểm soát được ngân hàng tiến hành đầu tiên là cán bộ tín dụng tiếp nhận hồ sơ KH và thu thập thông tin để thẩm định hồ sơ. Thủ tục thẩm định này vừa là công việc trong quy trình cho vay nhưng đó cũng chính là thủ tục kiểm soát mà ngân hàng đặt ra. TP tín dụng đóng vai trò quan trọng khi là người chịu trách nhiệm phê duyệt trực tiếp hồ sơ KH sau khi được cán bộ KH thẩm định. TP KH xét duyệt mọi công việc do nhân viên trình lên, kiểm tra và xem xét hồ sơ kĩ lưỡng trước khi ký vào thông báo “ đã phê duyệt”. Phân công công việc rõ ràng cho mọi nhân viên cấp dưới, đôn đốc nhân viên thực hiện tốt công tác kiểm soát trong cho vay. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 76 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Qua quá trình tìm hiểu tại ngân hàng, mọi khoản vay ở ngân hàng, từ những KH đến giao dịch lần đầu đến những KH đã vay lâu năm đều được cán bộ KH thẩm định hồ sơ theo quy định. Đối với KH thâm niên không cần thu thập thông tin về pháp lý hay cá nhân của KH. Tuy nhiên nếu KH có bất kỳ thay đổi nào, cán bộ KH phải yêu cầu bổ sung hồ sơ pháp lý đồng thời kiểm tra độ chính xác và gửi đến phòng QLN để bổ sung hồ sơ pháp lý của KH. Qúa trình phê duyệt chứng từ của SCB Huế rất chặt chẽ như đã phân tích ở trên. Mọi chứng từ đều được xét duyệt kiểm tra với những cấp có thẩm quyền theo quy định kể cả những trường hợp vượt quá thẩm quyền quyết định ở chi nhánh. Ở chi nhánh có sự hoạt động của phòng kiểm tra và giám sát tuân thủ với chức năng chính là kiểm tra sau khi hoàn tất giao dịch. Đối với hoạt động tín dụng, định kỳ phòng giám sát tuân thủ kiểm tra lại hồ sơ KH và những giấy tờ liên quan để xem xét nhân viên phòng KH phụ trách khoản vay trên đã thực hiện đúng theo quy chế không? Có rủi ro gì xảy ra trong quá trình cho vay? Nếu phát hiện nhân viên không tuân thủ quy định, phòng giám sát tuân thủ thông báo đến phòng KH. Xem xét khoản vay đã thực hiện có rơi vào tình trạng nợ xấu không và kip thời đưa ra biện pháp giải quyết. Từ những phân tích trên, với một quy trình cho vay đã ban hành có các chốt kiểm soát được thiết lập trong từng bước công việc cùng với sự hoạt động của phòng giám sát tuân thủ, có thể kết luận nếu thực hiện tốt nhiệm vụ của phòng giám sát và chấp hành tốt quy định thì SCB Huế sẽ hạn chế được rủi ro tín dụng trong quy trình cho vay ở mức trung bình. 2.7.2. Mức độ thường xuyên liên tục của công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện. Mặc dù tình hình nợ xấu được hạn chế khi bước sang năm 2013 nhưng nó vẫn ở mức cao vì rủi ro tín dụng trong ngân hàng xuất phát từ nhiều nguyên nhân vừa chủ quan vừa khách quan. Ngân hàng đã chú trọng công tác kiểm soát trong từng nghiệp vụ. Hoạt động cho vay được thực hiện theo quy trình tín dụng đối với KH là tổ chức được ban hành kèm SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 77 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến theo Quyết định số 246/QĐ-NHNT.CSTD ngày 22/7/2008 của Tổng Giám Đốc NHTM Cổ Phần Sài Gòn Thương tín. Cách thức chấm điểm, xếp hạng tín dụng được tuân theo “Hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ KH DN”. Mỗi quy định ban hành được lồng ghép với những thủ tục kiểm soát nhất định. Đồng thời, sự hoạt động của phòng kiểm tra và giám sát tuân thủ cũng phải chấp hành theo Quy chế về HTKSNB và kiểm toán nội bộ của Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín (Ban hành kèm theo Quyết định số 430/ QĐ NHNT.HĐQT ngày 31/7/2012 của Hội Đồng Quản Trị Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín). Mọi hoạt động của ngân hàng diễn ra liên tục, thường xuyên và phải theo quy định do TW ban hành. Với mức độ thường xuyên của hoạt động kiểm soát, SCB Huế sẽ khắc phục được những rủi ro tín dụng và làm giảm tình trạng nợ xấu trong tương lai. 2.8. Phân tích những nhân tố ảnh hưởng khác đến hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay tại SCB Huế. - Từ phía KH Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay của ngân hàng xuất phát từ KH là rủi ro tiềm tàng mang tính khách quan và ngân hàng không thể kiểm soát. Thông tin KH đưa ra không chính xác hoặc cố tình che giấu những mối quan hệ với các tổ chức như cơ quan thuế hoặc trách nhiệm pháp lý hiện tại làm cho cán bộ tín dụng khó có thể đưa ra nhận định đúng đắn. Cán bộ tín dụng vẫn chưa được trang bị kĩ năng phát hiện giấy tờ giả mạo, chứng từ giả mạo nên nếu KH cố tình làm giả hồ sơ một cách “khôn ngoan và tinh vi” thì cán bộ tín dụng hoàn toàn không thể phát hiện được, làm tăng khả năng nợ xấu. Tình hình kinh doanh của KH sau khi được ngân hàng cho vay gặp nhiều khó khăn do thị hiếu người tiêu dùng liên tục thay đổi. Điều này gây khó khăn cho ngân hàng mà không liên quan đến HTKSNB. - Từ phía ngân hàng. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 78 Đạ i h ọc Ki nh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Mặc dù có một HTKSNB tốt nhưng những vấn đề yếu kém trong hệ thống vẫn tồn tại mà ngân hàng cần phát hiện và khắc phục. Cán bộ tín dụng là thành phần chủ chốt trong hoạt động cho vay vì là người tiếp nhận hồ sơ KH, thẩm định và đánh giá rủi ro. Cán bộ tín dụng cần phán đoán khả năng thu hồi vốn của ngân hàng từ việc thẩm định hồ sơ tài chính và tình hình kinh doanh hiện tại của KH. Sự ước tính này ảnh hưởng đến vấn đề thiệt hại của ngân hàng nên cán bộ tín dụng phải là người có kinh nghiệm chuyên môn và hiểu biết rộng. Một rủi ro mà mọi NHTM đều gặp phải là nhân viên tín dụng không tuân theo quy định hoặc sơ suất, kiểm tra hồ sơ không đầy đủ, không thẩm định cẩn thận thông tin KH dẫn đến ra quyết định sai và thiệt hại về sau. Do đó, SCB Huế cần thường xuyên theo dõi và giám sát hoạt động của cán bộ nhân viên để tránh những hậu quả nghiêm trọng. Quy trình cho vay của ngân hàng không linh động, mang tính thời điểm và không thể áp dụng trong mọi trường hợp KH gây khó khăn trong việc thu thập thông tin và có những trường hợp không thể áp dụng theo quy định. Đòi hỏi cán bộ tín dụng phải xử lý tốt tình huống, có kiến thức chuyên môn cao để nhìn nhận vấn đề và xác định được thông tin cần thu thập đảm bảo công tác kiểm soát tốt với độ tin cậy cao. Khoản vay của ngân hàng chủ yếu là trung và dài hạn. Tính chất của khoản vay đã đem lại nhiều bất lợi khi thời hạn thu nợ kéo dài. Trong tình hình kinh tế chứa đựng nhiều rủi ro như hiện nay, việc duy trì một khoản vay lâu năm sẽ tiềm ẩn rất nhiều mối nguy hại cho ngân hàng. - Từ những nhân tố khách quan do tình hình kinh doanh, kinh tế hiện tại. Sự biến động thất thường của môi trường kinh doanh cùng với những rủi ro trong kinh doanh, cạnh tranh hay độc quyền, thị hiếu người tiêu dùng thường xuyên thay đổi làm cho tình hình kinh doanh của KH cũng xấu đi và mất khả năng thanh toán. Kinh tế hiện nay vẫn đang rơi vào trạng thái khủng hoảng ảnh hưởng đến tình hình tài chính của mọi DN. Những phán đoán của cán bộ tín dụng và bộ phận tín dụng đều mang tính thời điểm, ước tính. Tình hình kinh doanh của KH biến động thì ngân hàng đã gặp rủi ro mặc dù đã xây dựng HTKSNB tốt hay đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm và năng lực. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 79 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM PHÁT TRIỂN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI SCB HUẾ 3.1. Ưu điểm - Quy trình tín dụng được ban hành theo Quyết định 246 của NHNN được áp dụng thống nhất cho toàn hệ thống ngân hàng ở mọi chi nhánh đặt tại mỗi địa phương trên toàn quốc của SCB. SCB chủ động xây dựng thủ tục kiểm soát trên từng bước công việc, lưu trữ, bảo quản chứng từ đảm bảo độ an toàn và tính bảo mật của ngân hàng. - Quy trình xét duyệt chứng từ logic, chặt chẽ, quy trình cho vay tại mỗi bước đều có sự xét duyệt, chứng từ được luân chuyển bảo đảm nguyên tắc kiểm tra độc lập việc thực hiện và khách quan. Mọi nhân viên đều được phân công công việc cụ thể và hợp lý. - Mọi hồ sơ, báo cáo, thông báo tác nghiệp, chứng từ, sổ sách liên quan đến quy trình cho vay đều được ký duyệt bởi những người có thẩm quyền nằm trong quyền được phê duyệt. - Nguyên tắc và quy định làm việc của phòng kiểm tra giám sát tuân thủ được tuân theo Quy chế về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín (Ban hành kèm theo Quyết định số 430/QĐ NHNT.HĐQT ngày 31/7/2012 của Hội Đồng Quản Trị Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín).. - Công tác kiểm soát hoạt động cho vay của SCB Huế khá chặt chẽ. Thủ tục kiểm soát được thiết lập từ trước, trong và sau khi phát sinh nghiệp vụ. Khi kết thúc toàn bộ nghiệp vụ vẫn có công tác hậu kiểm nhằm điều chỉnh những sai sót. 3.2. Nhược điểm còn vướng mắc và giải pháp khắc phục được đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện HTKSNB quy trình hoạt động cho vay tại SCB Huế Từ những phân tích ở chương 2, mặc dù HTKSNB ở ngân hàng tương đối tốt nhưng vẫn không hoàn toàn kiểm soát được những rủi ro. Ngân hàng cần có những biện pháp khắc phục một số yếu kém còn tồn tại trong hệ thống. Dưới đây là một số nhược SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 80 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến điểm còn vướng mắc và cách khắc phục được đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện HTKSNB quy trình hoạt động cho vay tại SCB Huế. - Không có sự tách biệt giữa hoạt động cho vay và hoạt động thẩm định. Giải pháp: Là chi nhánh nên điều kiện cơ sở vật chất cùng với đội ngũ cán bộ nhân viên không đảm bảo cho việc tách biệt giữa hoạt động cho vay và hoạt động thẩm định nhưng chi nhánh nên xem xét vấn đề này. Tách biệt 2 hoạt động này giúp hạn chế những rủi ro do việc kiêm nhiệm hoạt động gây ra, đảm bảo tính khách quan, xét duyệt được nhiều lần và giảm khả năng gian lận của nhân viên. - Không có hoạt động tái thẩm định hồ sơ mà chỉ thẩm định hồ sơ một lần và chịu sự xét duyệt của trưởng phòng tín dụng và các cấp thẩm quyền liên quan. Giải pháp: Mặc dù hiện tại công tác thẩm định được tiến hành theo quy định và đã được xét duyệt bởi TP tín dụng cùng với những cấp có thẩm quyền liên quan nhưng nếu xây dựng công tác tái thẩm định hồ sơ sẽ đảm bảo độ chính xác của việc cho vay. Việc cho vay được thẩm định 2 lần tăng cường mức độ chính xác cho thông tin cần xác thực và hạn chế ra quyết định cho vay sai lầm. - Vẫn tồn tại một số cán bộ tín dụng không kiểm tra đầy đủ hồ sơ, tính hợp lệ của chứng từ từ KH cung cấp dẫn đến sai phạm và ra quyết định cho vay không đúng ( ví dụ chữ ký giám đốc DN không có, thiếu khuôn dấu trên hóa đơn, chứng từ, giấy chứng nhận quyền sở hữu đất không khớp với CMND hay tên DN) Giải pháp: Cán bộ tín dụng cần hệ thống hóa danh mục hồ sơ và tài liệu cần thu thập ở KH để làm căn cứ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ hồ sơ KH cung cấp. Đồng thời tuân thủ nguyên tắc, quy định, xây dựng tâm lý vững vàng không dễ dãi đối với KH, bắt buộc KH làm theo quy định của ngân hàng. - Quy định tín dụng của Ngân hàng còn cục bộ, mang tính thời điểm và không thể áp dụng với nhiều KH là DN với tính chất, loại hình kinh doanh khác nhau dẫn đến cán bộ tín dụng gặp vấn đề trong quá trình thẩm định tín dụng, thông tin KH. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 81 Đạ i ọc K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Giải pháp: SCB Huế nên có ý kiến đề xuất với NHNT ở Trụ sở chính về sự bất hợp lý của một số nội dung trong quy trình tín dụng theo quy định cũ. Điều đó giúp cán bộ tín dụng khắc phục được những khó khăn trong công tác thẩm định và hạn chế rủi ro do phán đoán sai về KH. - Cán bộ tín dụng chưa được trang bị trình độ kỹ thuật chuyên môn để phát hiện thông tin, giấy tờ KH cung cấp là thật hay giả mạo làm cho một số trường hợp cho vay rơi vào tình trạng nợ xấu. Giải pháp: SCB Huế nên sớm có hướng giải quyết vấn đề này và kiến nghị đến Hội Sở Chính vì đây là khó khăn tiềm ẩn rủi ro đối với tất cả ngân hàng trên toàn quốc. Chẳng hạn tăng cường thủ tục kiểm soát trong việc thu thập, giám định thông tin KH. Để chứng thực thông tin cung cấp cho ngân hàng, KH cần phải làm những công việc gì. Nếu KH đồng ý mới xem xét vấn đề giải ngân. - BCTC cán bộ tín dụng thu thập từ KH để thẩm định tín dụng không cần kiểm toán. Vì số liệu trên BCTC chưa được đoàn kiểm toán xét duyệt dẫn đến thông tin KH cung cấp về mặt định lượng có khả năng không chính xác, không phù hợp với tình hình thực tế. Giải pháp: Ngân hàng nên đặt ra yêu cầu với BCTC của công ty KH là loại báo cáo đã được kiểm toán, có dấu giáp lai của kiểm toán viên và ý kiến đồng ý từ công ty kiểm toán. Số liệu trên BCTC sẽ chính xác, độ tin cậy cao, cung cấp thông tin mang tính cập nhật với thời điểm hiện tại. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 82 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến PHẦN 3: KẾT LUẬN 1. Kết luận Hoạt động của bất kì NHTM nào cũng tiềm ẩn những rủi ro nhất định phát xuất từ cả bên trong và bên ngoài ngân hàng. Rủi ro cũng đến từ cách thức điều hành của mỗi nhà quản lý đối với ngân hàng bởi lẽ đi kèm với rủi ro là lợi nhuận.Với những nhà quản lý ưa thích sự mạo hiểm và luôn tìm kiếm cơ hội gia tăng lợi nhuận thì rủi ro sẽ cao hơn tuy nhiên khả năng sinh lời cũng sẽ lớn hơn so với cách thức điều hành của những nhà quản lý thận trọng trong mọi tình huống. Đối với ngân hàng, hoạt động tín dụng luôn là thành phần quan trọng trong cơ cấu hoạt động đem lại nguồn lợi nhuận lớn cho ngân hàng. Cũng chính vì vậy nên rủi ro phát sinh từ hoạt động này càng cao. Do đó, vấn đề đặt ra cho mỗi ngân hàng là xây dựng HTKSNB hữu hiệu trên mỗi quy trình nghiệp vụ nói chung và quy trình tín dụng nói riêng. SCB Huế chủ động tổ chức kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro phát sinh từ mọi hoạt động, đặc biệt là hoạt động tín dụng. Nhận thức được tầm quan trọng như vậy, tôi quyết định chọn đề tài thực tập tại SCB Huế là “ Tìm hiểu công tác kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay của KH DN tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín – chi nhánh Huế”. Sau thời gian được học hỏi và thực tập tại qúy Ngân hàng, tôi đã hoàn thành những vấn đề đặt ra ở mục tiêu nghiên cứu: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về HTKSNB và cơ sở lý luận về quy trình hoạt động cho vay tại NHTM. - Tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ quy trình cho vay tại SCB Huế. Kết quả cho thấy công tác kiểm soát nội bộ quy trình hoạt động cho vay tại ngân hàng được tổ chức tương đối tốt, hiệu quả. Ngân hàng vừa đặt những chốt kiểm soát ở từng nghiệp vụ trong quy trình vừa có sự hoạt động của phòng kiểm tra giám sát tuân thủ tạo nên sự hữu hiệu trong việc quản lý vốn vay từ khâu tìm hiểu, thẩm định hồ sơ KH đến khi đồng ý giải ngân và kết thúc giao dịch sau khi thu hồi vốn. Trong quy trình tín dụng của ngân SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 83 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến hàng có sự tham gia của phòng QLN được xem là bước kiểm tra độc lập việc thực hiện và lưu trữ chứng từ. Bên cạnh đó hệ thống vẫn tồn tại nhiều yếu kém như phương thức lưu trữ chứng từ hồ sơ không rõ ràng, cán bộ tín dụng chưa được trang bị kỹ năng phát hiện giấy tờ chứng từ KH giả mạo, quy định tín dụng mang tính thời điểm, không linh hoạt, không có quy trình tái thẩm định bởi một bộ phận hoàn toàn độc lập khác, không có sự tách biệt giữa bộ phận cho vay và thẩm địnhĐó là những thiếu sót mà ngân hàng nên khắc phục để hoàn thiện bộ máy kiểm soát nội bộ được hiệu quả hơn. - So sánh giữa thực tế và lý luận thực tiễn để tìm các giải pháp góp phần hoàn thiện HTKSNB quy trình cho vay tại SCB Huế. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan, khóa luận vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định như sau: - Do tính bảo mật từ phía ngân hàng, thông tin thu thập được còn khá hạn chế và không rõ ràng ở nhiều khía cạnh để phân tích được chi tiết hơn. - Trong quá trình thực tập chỉ có điều kiện nghiên cứu tài liệu tại Phòng KH và không được tham gia chứng thực quá trình cho vay để rút ra được cách thức kiểm soát của ngân hàng dẫn đến khóa luận chưa mang tính thực tế và bản thân chưa học hỏi được nhiều kinh nghiệm từ thực tiễn. 2. Kiến nghị a. Đối với Nhà nước - Hoàn thiện môi trường pháp lý cho hoạt động tín dụng ngân hàng. Hoạt động tín dụng của mỗi NHTM đều chịu sự giám sát và kiểm tra từ phía Nhà nước. Đồng thời phải tuân theo những quy định do pháp luật của Đảng và Chính phủ Nhà nước ban hành về kinh doanh ngân hàng. Chính phủ phải xây dựng các văn bản pháp luật đồng bộ, tránh những thủ tục pháp lý phức tạp, chồng chéo gây khó khăn cho các NHTM. - Nhà nước nên can thiệp vào các văn bản pháp luật quy định nhiệm vụ của những cấp thẩm quyền có liên quan đến sự hoạt động kinh doanh của ngân hàng như Uỷ ban Thành phố, chính quyền địa phương, Tổng cục thuế tại địa phương, Viện kiểm sát, Tòa SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 84 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến án nhân dân nhằm hỗ trợ kịp thời cho công tác thẩm định hồ sơ hay tìm hiểu thông tin liên quan hoặc chứng thực hồ sơ KH hiện tại. b. Đối với NHNN. - NHNN cần quy định rõ về những thông tin NHTM có thể công khai cho KH nhằm đảm bảo uy tín, sự tin cậy ở KH. Giúp KH có sự nhìn nhận đúng đắn về tình hình kinh doanh của ngân hàng, những vấn đề cần tuân thủ khi đến giao dịch tại ngân hàng để tránh những vướng mắc và tranh luận về sau. - Kiểm soát việc mở thêm NHTM trên toàn cơ cấu ngân hàng cả nước, xem xét và đánh giá mức độ phát triển của từng NHTM để từ đó quyết định có nên mở thêm phòng giao dịch hay chi nhánh tại các địa phương nhằm hỗ trợ dịch vụ cho KH được thuận lợi. - NHNN cần thường xuyên tổng kết việc chấp hành luật NHNN, luật các TCTD đặc biệt là các quy định về vấn đề thanh tra, kiểm tra kiểm soát giám sát tại các NHTM để phát hiện kịp thời những bất cập từ phía quy định chung. - Đẩy mạnh công tác hiện đại hóa, công nghệ hóa vào các quy trình nghiệp vụ ở ngân hàng nhằm giúp nhân viên giảm bớt áp lực công việc và cũng góp phần nâng cao công tác kiểm soát chứng từ, hoạt động được chặt chẽ, khách quan hơn. c. Đối với SCB. - Tập trung xây dựng kế hoạch nhằm phát triền hoạt động kinh doanh của ngân hàng trong tương lai. Nâng cao chính sách tín dụng, chính sách tuyển dụng đội ngũ cán bộ nhân viên đặc biệt là nhân viên hoạt động ở công tác kiểm soát, kiểm tra để góp phần tăng cường chất lượng hoạt động, giảm thiểu rủi ro xảy ra đến từ năng lực nhân viên. - Xây dựng hình thức xử lý nghiêm những cá nhân, phòng ban, chi nhánh vi phạm quy định làm xảy ra thiệt hại cho ngân hàng hoặc có hành vi phát hiện sai phạm nhưng cố tình không khắc phục hoặc khắc phục chậm trễ làm ảnh hưởng đến toàn hệ thống ngân hàng. - Tăng cường việc kiểm tra chất lượng hoạt động của mỗi phòng ban đặt tại mỗi chi nhánh, đặc biệt là phòng kiểm tra giám sát và tuân thủ để hiểu rõ khả năng kiểm soát rủi ro của mỗi chi nhánh ngân hàng tại địa phương. Qua đó, đề xuất phương án củng cố, SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 85 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến nâng cao chất lượng làm việc hoặc khắc phục những điểm bất hợp lý trong quá trình hoạt động. - Đối với những chi nhánh có sự kiểm tra giám sát, kiểm soát tốt những dấu hiệu rủi ro trong mọi quy trình hoạt động sẽ được khen thưởng để biểu dương tinh thần làm việc đồng thời tạo động lực cho cán bộ, đội ngũ công nhân việc làm việc tốt hơn, cống hiến năng lực nhằm giúp ngân hàng phát triển vững mạnh. d. Đối với SCB Huế. - Thường xuyên bồi dưỡng, tăng cường khóa học đào tạo nghiệp vụ ngân hàng cho cán bộ nhân viên để trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ.Thực hiện việc luân chuyển công việc nội bộ đối với mỗi nhân viên nhằm giúp cán bộ học hỏi được nhiều kinh nghiệm từ mỗi nghiệp vụ, phòng ban trong ngân hàng. - Tăng cường kiểm soát trong quy trình tín dụng, giám sát sự chấp hành của cán bộ tín dụng đối với nội quy đảm bảo sự tuân thủ quy định của đội ngũ nhân viên, giảm thiểu rủi ro cho ngân hàng. - Kiểm tra sự hoạt động của bộ phận giám sát tuân thủ đối với quy trình tín dụng trong ngân hàng để phát hiện những vướng mắc trong quy trình tín dụng, cách áp dụng của nhân viên tín dụng trong thực tế, cách khắc phục rủi ro tín dụng ở mỗi hợp đồng vay vốn. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 86 Đạ i h ọ K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chuẩn mực kiểm toán VAS số 400 về hệ thống kiểm soát nội bộ. Sách Kiểm toán trường Đại Học Kinh Tế TP HCM Sách Hệ thống thông tin kế toán Trường Đại Học Kinh tế TP.HCM Slide bài giảng Kiểm toán của Ths. Trần Phan Khánh Trang Sách Quản trị NHTM, TS. Trần Huy Hoàng - NXB Thống kê – Năm 2003 Sách Tín dụng ngân hàng, Chủ biên: TS. Hồ Diệu – NXB Thống kê năm 2003 Quy trình tín dụng đối với KH tổ chức (Ban hành kèm theo Quyết định số 246/QĐ – NHNT.CSTD ngày 22/7/2008 của Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín) Quy chế về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín (Ban hành kèm theo Quyết định số 430/ QĐ NHNT.HĐQT ngày 31/7/2012 của Hội Đồng Quản Trị Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín) Quy định của NHNT Việt Nam về cho vay theo Quyết định số 228/QĐ-NHNT.HĐQT ngày 02/10/2006 của Hội Đồng Quản Trị NHNT Việt Nam. Quyết định 1627/2001/QĐ- NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà Nước về việc ban hành Quy chế cho vay của tổ chức tín dụng đối với khách hàng Báo cáo của Ban Kiểm Soát Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương tín năm 2012 và định hướng năm 2013. Văn bản quy định về kiểm soát nội bộ ở NHNN, Thông tư số16 /2012/TT-NHNN quy định về kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ngày 17 tháng 8 năm 2012. TT 44/2012/TT – NHNN về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng. Slide bài giảng Kiểm toán của TS. Lê Văn Luyện, Chủ nhiệm Khoa Kế toán – Kiểm toán, Học Viện Ngân Hàng TP.HCM. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 87 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Bài giảng NHTM về các hoạt động trong quy trình cho vay, Trường Đại Học Quốc gia TP.HCM, năm 2012. “Kiểm soát nội bộ - phương tiện sống còn của Doanh nghiệp” – bài viết của Viện FMIT, TP.HCM. (Link: con-cua-doanh-nghiep-20130731025350315.htm) “Hệ thống kiểm soát nội bộ” – bài viết của Trần Thứ Ba – Trường Đại Học Công Nghiệp TP.HCM – Khoa Kế toán – Kiểm toán, ngày 17/9/2012. (Link: “Vài quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ” – Diễn đàn kế toán. (Link: noi-bo) “Hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal control system)” – (Link: www.SAGA.vn ) Định nghĩa về NHTM theo web Wikipedia (Link: E1%BA%A1i) Định nghĩa rủi ro tín dụng theo web Wikipedia ( Link: Quy trình chung về vay vốn tín dụng Ngân hàng (Link: tiet/66/quy-trinh-chung-ve-vay-von-tin-dung-ngan-hang.html) Link: ( Mục tiêu phát triển của Vietcombank theo thoibaonganhang.vn với tựa báo: “Vietcombank phải phấn đấu trở thành ngân hàng số 1 của Việt Nam” (Link: so-1-cua-viet-nam-16494.html ) Luận văn về hệ thống kiểm soát nội bộ của Ths. Nguyễn Tiền Phong, Ths. Phạm Thị Trà My, Ths. Phạm Thị Bích Ngọc. SVTH: Phạm Nguyên Tuấn Anh – K45A Kế toán – Kiểm toán 88 Đạ i h ọc K inh tế H uế