Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và thương mại Đức Dương

g ty đề ra các chủ trương, biện pháp, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. * Phân xưởng sản xuất: Nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ KHKT, công nghệ mới vào lĩnh vực chuyên ngành của Công ty. Tham gia công tác đào tạo, tuyển dụng nhân lực và thi nâng ngạch bậc cho Công ty. Tham gia hoạt động kinh doanh của Công ty. * Các đội thi công và các tổ sản xuất: Thực hiện sản xuất theo kế hoạch của Công ty đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng và khuyến khích vượt mức kế hoạch đề ra. Kết hợp với các đơn vị liên quan trong Công ty để sản xuất, quản lý lao động, quản lý máy móc, thiết bị... tại Công ty. Nghiên cứu để sản xuất các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm và hợp lý hóa sản xuất. * Kho: Quản lý và cung ứng vật tư cho sản xuất kinh doanh, bảo quản kho tàng, vận chuyển hàng hóa. * Cơ điện: Vận hành các hệ thống tự động giám sát quá trình rò rỉ và lỗi tại các tổ sản xuất, và duy trì cho các tổ sản xuất hoạt động ổn định từ năm này sang năm khác. * KCS: Tham mưu và đề xuất với ban lãnh đạo công ty về công tác tổ chức quản lý và kiểm tra chất lượng sản phẩm.- Bao quát chung về công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm. Thành lập các bộ phận đảm nhận các hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm trong công ty, xí nghiệp cho phù hợp với thực tế (đổi người, bố trí người phù hợp với công việc). 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại Công ty 2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Hiện nay bộ máy kế toán của công ty theo kiểu trực tuyến.  Kế toán trƣởng Kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc về điều hành 28 công tác kế toán, kiểm toán toàn bộ quá trình lưu thông tiền tệ, đảm bảo đủ nguồn vốn phục vụ sản xuất kinh doanh, kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện trong phòng, giám sát hợp đồng mua bán trong công ty, kế toán kiểm soát kết quả kinh doanh của công ty. Ngoài ra còn có trách nhiệm lập các báo cáo tài chính. Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản. Phòng kế toán của công ty là bộ máy kế toán duy nhất của đơn vị thực hiện tất cả các giai đoạn kế toán ở mọi phần hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu xử lí thông tin trên hệ thống báo cáo. Kế toán trường kiêm kế toán tổng hợp, theo dõi nguồn vốn, tài sản cố định, xây dựng cơ bản dở dang. - Kế toán tiền mặt, thành phẩm và các quỹ: * Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi của các loại tiền, mở sổ chi tiết theo dõi từng loại ngoại tệ. * Kế toán thành phẩm: có nhiệm vụ phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của các loại thành phẩm nhập, xuất kho. * Kế toán quỹ: có nhiệm vụ phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến việc hình thành và sử dụng các loại quỹ như: quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ đầu tư phát triển, nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, quỹ dự phòng tài chính và các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu. - Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền lƣơng: * Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp số liệu về tình hình biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tính toán, phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng tập hợp chi phí để tính giá thành. * Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ tập hợp số liệu từ các phân xưởng sản xuất, các phòng ban gửi lên để tổng hợp với các bộ phận khác tính toán lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, trích bảo hiểm theo đúng chế độ. - Kế toán ngân hàng, thanh toán, thuế GTGT * Kế toán ngân hàng: có nhiệm vụ theo dõi thu chi bằng tiền gửi ngân hàng, đi giao dịch với các ngân hàng, mở LC. * Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản phải nộp, phản ánh tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với các đối tượng (người mua, người bán, ngân hàng, công nhân viên...) * Kế toán thuế GTGT: có nhiệm vụ kê khai thuế GTGT phải nộp và thuế thu nhập phải nộp. Thang Long University Library 29 - Thủ quỹ kiêm các khoản phải thu, phải trả khác, chi phí trả trƣớc phân bổ dần: cùng với kế toán thanh toán theo dõi các khoản thu chi, tồn quỹ tiền mặt tại công ty đồng thời theo dõi các khoản phải trả khác.  Kế toán thành phẩm sản xuất, bán thành phẩm: có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành. Phản ánh chất lượng hoạt động sản xuất, kết quả sử dụng các loại tài sản, vật liệu, lao động, tiền vốn cũng như các giải pháp kinh tế, kĩ thuật nhằm tăng khối lượng sản phẩm cũng như hạ thấp giá thành sản xuất. Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán (Nguồn: phòng Tài chính- Kế toán) 2.1.4.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty - Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng hiện nay: Hiện nay, công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Niên độ kế toán: từ 1/1/N đến 31/12/N. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: Việt Nam đồng. Kỳ kế toán: tháng. Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ. Phương pháp tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, xuất kho: phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: phương pháp theo đường thẳng. Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, thành phẩm, các quỹ. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, tiền lương. Kế toán ngân hàng, thanh toán, thuế. GTGT Thủ quỹ kiêm các khoản phải thu, phải trả khác. Chi phí trả trước phân bổ dần. Kế toán giá thành sản xuất, bán thành phẩm. 30 Hình thức sổ sử dụng: Nhật ký chung (NKC). Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI BÁO CÁO KẾ TOÁN 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty 2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất chính cấu thành nên sản phẩm và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu có đặc điểm là tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh, thay đổi hình thái vật chất ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển hóa toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Thang Long University Library 31 Sản phẩm chính của công ty là cửa chống cháy, cửa thép công nghiệp, sản phẩm làm bằng nhôm kính đây là những sản phẩm sử dụng khối lượng nguyên vật liệu lớn. Do đó: Nguyên vật liệu chính: sắt, thép, thép mạ kẽm, inox... được dùng cho sản xuất phải đúng kích thước, phẳng, không cong, méo, có khả năng chịu lực lớn, độ tin cậy cao khi chịu lực, tính công nghiệp hoá cao. Nguyên vật liệu phụ: sơn, dây hàn, dung môi Yêu cầu màu sang đều, khả năng chống rỉ tốt, đối với dây hàn phải cuộn đều, không bị vỡ nhựa... Đảm bảo việc kết hợp với vật liệu chính làm tăng thêm chất lượng mẫu mã của sản phẩm. Phụ tùng thay thế: bulông, gioăng, đinh vít là những loại phụ tùng chi tiết máy móc thiết bị yêu cầu đúng kích cỡ, được sơn bọc bởi một lớp chống rỉ. Nhiên liệu: xăng, dầu diesel, điện phải được dự phòng, cung cấp thường xuyên liên tục đảm bảo duy trì tiến độ cho hoạt động sản xuất được thường xuyên, không bị gián đoạn. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (ở Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm khoảng 70% trong giá thành sản phẩm). Mặt khác khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu không giữ được hình thái vật chất ban đầu. Do đó, đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu, tránh thất thoát lãng phí để giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành và qua đó hạ giá thành sản phẩm. 2.2.1.2. Công tác quản lý nguyên vật liệu Nguồn cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương chủ yếu do mua ngoài. Vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vấn đề đầu tiên mà Công ty cần quan tâm tới trong công tác quản lý nguyên vật liệu là hệ thống kho tàng. Công ty đã xây dựng được hệ thống kho tàng kiên cố, hiện đại nhằm cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các phân xưởng. Hiện nay công ty có 3 kho để dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu, bao gồm: Kho nguyên vật liệu chính Kho nguyên vật liệu phụ và vật tư phụ tùng Kho phế liệu. Tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương, nguyên vật liệu được quản lý ngay từ khâu thu mua. Nguyên vật liệu mua về sẽ được quản lý về khối lượng, qui cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT phải nộp và chi phí thu mua. 32 Trước khi nhập kho nguyên vật liệu, phụ tùng... nhân viên tổ KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, phụ tùng mua về. Với các loại nguyên vật liệu, phụ tùng mua về không thể xem xét chất lượng bằng mắt thì phải sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoặc cho vào máy chạy để đánh giá. Sau khi nhập kho, nguyên vật liệu mua về thường chưa được sử dụng ngay, nó còn được bảo quản ở kho bãi. Việc bảo quản nguyên vật liệu ở các kho bãi được công ty thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại nguyên vật liệu, phù hợp với tính chất lý hóa của mỗi loại, với quy mô tổ chức của công ty để tránh tình trạng thất thoát lãng phí hoặc hư hỏng nguyên vật liệu. Như hệ thống chống cháy nổ, chống ẩm mốc, chống oxy hóa... Khi nguyên vật liệu được đưa vào sử dụng, công ty sẽ thiết lập những tiêu chuẩn định mức hợp lý tiết kiệm trên cơ sở định mức dự trữ tối thiểu và tối đa cho từng loại, đảm bảo vừa đáp ứng được yêu cầu sản xuất vừa tối thiểu hóa được vốn nguyên vật liệu tồn kho dự trữ nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích lũy cho công ty. Nguyên vật liệu được dự trữ, Công ty dựa vào khả năng sản xuất và tình hình thị trường để xác định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời và gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 2.2.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 2.2.2.1. Phân loại nguyên vật liệu Với khối lượng vật liệu lớn, chủng loại rất phong phú và đa dạng, mỗi loại có nội dung kinh tế, tính năng lý hóa khác nhau. Vì vậy, để bảo quản và hạch toán được chính xác và thuận tiện, công ty đã phân chia nguyên vật liệu thành 5 loại căn cứ vào nội dung kinh tế của vật liệu: Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực tế của sản phẩm bao gồm: sắt, thép, tôn, thiếc, inox, lá từ, các nguyên vật liệu để lắp ráp sản phẩm của công ty... Vật liệu phụ: là vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm tăng thêm chất lượng, mẫu mã của sản phẩm như: sơn, que hàn, dung môi, bột đá, dây emay, giấy giáp... Nhiên liệu: là những thứ cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất sản phẩm gồm các loại: xăng, điện, dầu... Phụ tùng thay thế: là những loại phụ tùng chi tiết máy móc thiết bị công ty mua sắm hoạc tự chế tạo phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các thiết bị máy móc như: bulông, gioăng, đinh vít, keo trám... Thang Long University Library 33 Phế liệu thu hồi: các loại vật liệu phụ thu hồi trong quá trình sản xuất như phôi lá thép và các loại phụ tùng cũ hỏng không sửa chữa được. 2.2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo yêu cầu thực tiễn. Ở công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương, do yêu cầu phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu thực tế hiện có của công ty, đồng thời trong thực tế những năm gần đây giá nguyên vật liệu thường khá ổn định nên kế toán sử dụng giá thực tế của nguyên vật liệu để kế toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.  Giá thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ Phần lớn nguyên, vật liệu của công ty là do mua ngoài Trị giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí thu mua, bốc dỡ - Các khoản giảm trừ Trong đó: + Giá mua trên hóa đơn= đơn giá * số lượng + Chi phí thu mua là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thu mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ... + Các khoản giảm trừ là những mất mát, thiếu hụt, chiết khấu thương mại...mà chủ hàng phải bồi thường hoặc phải chịu. Ví dụ: Ngày 2/12/2013, công ty mua của công ty TNHH Thành Dinh 4000kg thép mạ kẽm với đơn giá là 9.714 đồng/kg (chưa bao gồm thuế GTGT), chủ hàng vận chuyển đến tận kho của công ty. Thuế suất GTGT 10%. => Tổng giá thanh toán = 42.741.600 (đồng) Trong đó: Tiền hàng = 4.000 * 9.714 = 38.856.000 (đồng) Thuế GTGT = 38.856.000 * 10% = 3.885.600 (đồng)  Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Giá thực tế tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế những lần nhập kho trong kỳ Đơn giá thực tế = xuất kho Khối lượng NVL tồn kho + Khối lượng NVL nhập kho đầu kỳ trong kỳ Ví dụ: số liệu tồn kho đầu tháng 12 của thép mạ kẽm là 49.470.000 đồng, đơn giá 9.700 đồng/kg, số lượng là 5100kg 34 Trong tháng Ngày 2/12 nhập 4000 kg, đơn giá là 9.714 đồng/kg, thành tiền là 38.856.000 đồng Ngày 4/12 xuất kho 3000 kg cho phân xưởng sản xuất  Giá thực tế NVL xuất kho được tính như sau: 49.470.000 + 38.856.000 = = 9.706 (đồng/kg) 5100 + 4000 Giá vật liệu xuất kho của 3000 kg thép mạ kẽm = 3000 * 9.706 = 29.118.000 (đồng) 2.2.3. Chứng từ và thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu 2.2.3.1. Chứng từ và thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải phản ánh chính xác, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ, từng loai nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lựợng, chủng loại và giá trị. Muốn đảm bảo đựợc yêu cầu đó đòi hỏi việc nhập, xuất vật liệu phải được thông qua một số thủ tục để việc quản lý đựợcchặt chẽ tránh tình trạng mất mát, hao phí.. khi nhập, xuất nguyên vật liệu. Tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương, việc nhập, xuất nguyên vật liệu đựợc tuân thủ theo đúng thủ tục trong hệ thống quản lý chất lựợng như sau: 2.2.3.1.1. Chứng từ và thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Quy trình chung cho việc nhập kho nguyên vật liệu có thể khái quát theo các bước sau: Bước 1: Cán bộ vật tư mang hoá đơn của lô nguyên vật liệu đến phòng Kế hoạch kinh doanh. Tại đây, cán bộ phụ trách của phòng sẽ xét xem lô nguyên vật liệu này có nằm trong kế hoạch thu mua nguyên vật liệu hay không, có đúng số lượng, chủng loại, chất lượng yêu cầu hay không. Bước 2: KCS tiến hành kiểm tra số lượng, xác nhận vào biên bản hoặc chứng từ giao hàng, tiến hành thủ tục cần thiết để thủ kho viết “Phiếu nhập kho”. Bước 3: Thủ kho tiến hành nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào “Phiếu nhập kho”. Thủ kho ký xác nhận và lấy chữ ký của người giao hàng vào 03 liên “Phiếu nhập kho”. Thủ kho giao: - 01 liên “Phiếu nhập kho” cho người giao hàng. - 01 liên “Phiếu nhập kho” và các chứng từ liên quan gửi cho kế toán. - 01 liên “Phiếu nhập kho” giữ làm căn cứ ghi thẻ kho. Bước 4: Sau khi nhận được “Phiếu nhập kho” từ thủ kho, kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ kế toán liên quan. Đơn giá thép mạ kẽm xuất kho Thang Long University Library 35 Hợp đồng kinh tế Công ty mua nguyên vật liệu của Công ty TNHH Thành Dinh như sau: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 121324/VTKT Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của hội đồng nhà nước ban hành ngày 25/09/1989 và nghị định số 17/HĐBT (nay là chính phủ) quyết định về việc thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế Căn cứ vào chức năng và nhu cầu của hai bên. Hôm nay, ngày 25 tháng 11 năm 2013, chúng tôi gồm: Bên A: Công ty TNHH sản xuất và thƣơng mai Đức Dƣơng Địa chỉ: Cụm công nghiệp Khánh Hà, Thường Tín, Hà Nội Điện thoại: +84 (4) 3881 0611 Mã số thuế: 0500436612 Tài khoản số: 2800368368 ngân hàng công thương chi nhánh Thường Tín Hà Nội Đại diện: Ông Nguyễn Anh Tuấn Chức vụ: Giám đốc Bên B: Công ty TNHH Thành Dinh Địa chỉ: Bắc Ninh Điện thoại 048502284 Mã số thuế: 2300123586 Tài khoản số: 2800156486 ngân hàng Agribank chi nhánh Bắc Ninh Đại diện: Bà Phạm Thị Điệp Chức vụ: Giám đốc Hai bên bàn bạc và đi đến thống nhất ký hợp đồng với điều khoản sau: Điều I: Mặt hàng, số lƣợng, chất lƣợng và quy cách, giá cả. 1. Mặt hàng: Bên B cung cấp cho bên A mặt hàng: Thép mạ kẽm Chất liệu: Thép 36 2. Số lượng và giá cả STT Sản phẩm ĐVT Số lƣợng Đơn giá (VNĐ/KG) Thành tiền (VNĐ) 1 Thép mạ kẽm Kg 4000 9.714 38.856.000 Tổng giá trị trƣớc thuế 38.856.000 Thuế GTGT 10% 3.886.600 Tổng cộng 42.741.600 Tổng giá trị hợp đồng: 42.741.600 (Bốn mươi hai triệu bảy trăm bốn mươi mốt nghìn sáu trăm đồng chẵn) ............ Hà nội, ngày 25 tháng 11 năm 2013 Đại diện bên A Đại diện bên B Giám đốc Giám đốc Nguyễn Anh Tuấn Phạm Thị Điệp Thang Long University Library 37 Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày 02/12/2013 BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA Bên giao hàng: Công ty TNHH Thành Dinh Địa chỉ: Bắc Ninh Do Ông (bà): Vũ Bá Bách, chức vụ : Nhân viên giao hàng làm đại diện. Bên nhận hàng: Công ty TNHH thương mại và sản xuất Đức Dương. Địa chỉ: Cụm công nghiệp Khánh Hà, Thường Tín, Hà Nội. Do Ông (bà): Ngô Thị Hương, chức vụ: Nhân viên thủ kho làm đại diện. Tiến hành bàn giao lô hàng như sau: STT TÊN HÀNG HÓA, QUY CÁCH, KÍCH CỠ ĐVT SỐ LƢỢNG GHI CHÚ 1 Thép mạ kẽm kg 4000 Hiện trạng hàng hóa: Đảm bảo chất lượng, còn niêm phong đầu thanh. Hai bên xác nhận đã giao hàng và nhận lô hàng có quy cách, số lượng, chất lượng đúng như trên và không có bất cứ khiếu nại nào về hàng hóa. Đại diện bên giao hàng Đại diện bên nhận hàng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) 38 Biểu số 2.1. Hóa đơn GTGT CỤC THUẾ: BẮC NINH Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: 01AA/11P Liên 2: Giao cho người mua Số: 0000167 Ngày 02 tháng 12 năm 2013 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thành Dinh Mã số thuế: 2300123586 Địa chỉ: Bắc Ninh Số tài khoản: Họ tên người mua hàng: Phạm Trung Kiên Tên đơn vị: Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương Mã số thuế: 0500436612 Địa chỉ: Cụm công nghiệp Khánh Hà, Thường Tín, Hà Nội. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Mua chịu STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. Thép mạ kẽm Kg 4000 9714 38.856.000 Cộng tiền hàng: 38.856.000 đ Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 3.885.600 đ Tổng cộng tiền thanh toán: 42.741.600 đ Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi hai triệu bảy trăm bốn mươi mốt nghìn sáu trăm đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) - Thang Long University Library 39 Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----o0o---- BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ Số 45 Ngày 02/12/2013 Chúng tôi gồm: - Ông: Lê Văn Nam - Trưởng ban - Bà: Ngô Thị Hương - Uỷ viên Căn cứ vào hoá đơn số 0000167 ngày 02/12/2012, hai bên cùng nhau kiểm nhận số vật liệu mà anh Vũ Bá Bách giao cho Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương và thống nhất đưa ra kết luận về số nguyên vật liệu đảm bảo tiêu chuẩn theo chi tiết hoá đơn. STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. Thép mạ kẽm Kg 4000 9.714 38.856.000 Thực tế kiểm nghiệm: - Về số lượng : đủ - Về chất lượng : tốt Nhận xét của ban kiểm nghiệm : Trƣởng ban Ủy viên Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 40 - Sau khi nhận được hoá đơn GTGT của người bán và biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng kế toán bắt đầu lập phiếu nhập kho cho số vật tư trên. Biểu số 2.2. Phiếu nhập kho Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Đức Dƣơng Địa chỉ: Cụm công nghiệp Khánh Hà Thƣờng Tín, Hà Nội Mẫu số: 03 – VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 12 năm 2013 Số: 132 Nợ: TK 152 Có: TK 111 - Họ và tên người giao hàng: Vũ Bá Bách - Theo Hóa đơn số 0000167 ngày 02 tháng 12 năm 2013 của Công ty TNHH Thành Dinh - Nhập tại kho: Công ty STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1. Thép mạ kẽm kg 4000 4000 9.714 38.856.000 Cộng 38.856.000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ ): Ba mươi tám triệu tám trăm năm mươi sáu nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ 0000167 Ngày 02 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập phiếu (Ký, họ tên) Ngƣời nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Thang Long University Library 41 Khi thanh toán tiền hàng, phiếu chi được lập: Biểu số 2.3. Phiếu chi Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Đức Dƣơng Địa chỉ: Cụm công nghiệp Khánh Hà Thƣờng Tín, Hà Nội Mẫu số: 02 – TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Quyển số: 93 PHIẾU CHI Số: 289 Ngày 02 tháng 12 năm 2013 Nợ: TK 331 Có: TK 1111 Họ tên người nhận tiền: Vũ Bá Bách Địa chỉ: Bộ phận bán hàng Lý do chi: Thanh toán tiền mua nguyên vật liệu theo hoá đơn số 0000167 Số tiền: 42.741.600 Viết bằng chữ: Bốn mươi hai triệu bảy trăm bốn mươi mốt nghìn sáu trăm đồng chẵn. Kèm theo: 01 Chứng từ gốc. Ngày 02 tháng 12 năm 2013 Thủ trƣởng đơn vị Kế toán trƣởng Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ Ngƣời nhận tiền (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) 42 2.2.3.1.2. Chứng từ và thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Bước 1: Các bộ phận, các tổ sản xuất, cá nhân khi muốn lấy vật tư sẽ ghi “Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư”. “Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư” bắt buộc phải có phê duyệt của Trưởng phòng kế hoạch kinh doanh. Bước 2: Kế toán nguyên vật liệu kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ và vật tư tồn kho theo sổ sách để yêu cầu viết 02 liên “Phiếu xuất kho”. Bước 3: Thủ kho căn cứ vào “Phiếu xuất kho” để xuất vật tư. Sau đó, ghi thực xuất vào “Phiếu xuất kho”, ký xác nhận và yêu cầu người lĩnh vật tư ký vào “Phiếu xuất kho”. Thủ kho giao: - 01 liên thủ kho ghi vào thẻ kho sau đó chuyển “Phiếu xuất kho” và “Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư” cho kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán liên quan. - 01 liên “Phiếu xuất kho” người nhận giữ để nhân viên phân xưởng ghi vào sổ kế toán của bộ phận sử dụng. Ví dụ: Ngày 04 tháng 12 năm 2013, xuất kho 3000 kg cho phân xưởng sản xuất. CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI ĐỨC DƢƠNG Địa chỉ: Cụm công nghiệp Khánh Hà, Thường Tín, Hà Nội Điện thoại : +84(4) 3881 0611 - Fax : +84 (4) 3951 6680 PHIẾU YÊU CẦU LĨNH VẬT TƢ Ngày 04 tháng 12 năm 2013 Số: 138 Quyển số: - Người đề nghị: Đặng Quang Vinh Bộ phận: Phân xưởng sản xuất - Mục đích sử dụng: sản xuất sản phẩm cửa thép STT Quy cách vật tƣ Mã vật tƣ Đơn vị tính Số lƣợng Ghi chú 1. Thép mạ kẽm kg 3000 Ngƣời duyệt Trƣởng bộ phận kiểm tra Ngƣời đề nghị Thang Long University Library 43 Căn cứ “phiếu yêu cầu lĩnh vật tư”, thủ kho xuất NVL theo đúng số lượng, quy cách và ghi vào phiếu xuất kho: Biểu số 2.4: Phiếu xuất kho Đơn vi: Công ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Đức Dƣơng Địa chỉ: Cụm công nghiệp Khánh Hà Thƣờng Tín, Hà Nội Mẫu số: 02 – VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 04 tháng 12 năm 2013 Số: 138 Nợ: TK 621 Có: TK 152 - Họ và tên người nhận hàng: Đặng Quang Vinh - Lý do xuất kho: Xuất cho sản xuất sản phẩm cửa thép - Xuất tại kho: Công ty STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1. Thép mạ kẽm Kg 3000 3000 9.706 29.118.000 Cộng 29.118.000 - Tổng số tiền ( viết băng chữ ): Hai mươi chín triệu một trăm mười tám nghìn đồng chẵn. Xuất, Ngày 04 tháng 12 năm 2013 Thủ trƣởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Ngƣời nhận (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) 44 2.2.3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hiện nay tạo Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương, kế toán đang sử dụng phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, từ các chứng từ ban đầu là phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, kế toán thực hiện ghi chép, phản ánh số liệu như sau: Ở kho Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực tế nhập xuất vào thẻ kho. Sau đó, thủ kho tiến hành phân loại chứng từ và định kỳ 5 ngày 1 lần chuyển lên cho kế toán nguyên vật liệu. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng số nhập xuất, tính ta sổ tồn kho và lập báo cáo tổng kho theo chỉ tiêu số lượng. Bằng việc ghi chép và lập báo cáo tồn kho vào cuối tháng làm căn cứ để kế toán đối chiếu số liệu đã góp phần làm cho công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty được chặt chẽ. Ở phòng kế toán Định kỳ 5 ngày 1 lần, kế toán nguyên vật liệu xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau khi kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho do thủ kho lập rồi mang chứng từ về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán thực hiện việc kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, tập hợp các chứng từ nhập, xuất theo thứ tự thời gian phát sinh và theo thứ tự vật liệu, đối với phiếu xuất kho còn tập hợp theo từng đối tượng hạch toán chi phí để thuận tiện cho việc ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu và các sổ có liên quan khác. Sổ chi tiết nguyên vật liệu được mở cho từng tháng theo từng loại vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Mỗi loại nguyên vật liệu được theo dõi trên một hoặc một số tờ sổ. Mỗi phiếu nhập, xuất được ghi một dòng trên sổ. Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên sổ chi tiết và tính ra số tồn kho cuối tháng của từng loại vật liệu. Thang Long University Library 45 Biểu số 2.5. Thẻ kho Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương Tên kho: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/12/2013 Tờ số: 10 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa: thép mạ kẽm Mã số: Đơn vị tính: Kg Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 5100 02/12 PNK 132 02/12 Mua của Công ty TNHH Thành Dinh 4000 9.100 04/12 PXK 138 04/12 Xuất cho sản xuất sản phẩm 3000 6.100 Phát sinh trong tháng 4000 3000 Tốn cuối tháng 6.100  Sổ chi tiết NVL Kế toán căn cứ vào “phiếu nhập kho” và “phiếu xuất kho” để lập sổ chi tiết NVL Sau đó căn cứ “Sổ chi tiết NVL kế toán tiến hành lập bảng “Tổng hợp nhập xuất tồn” để theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho chung cho các NVL của toàn doanh nghiệp. 46 Biểu số 2.6: Sổ chi tiết nguyên vật liệu SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 12/2013 Tài khoản: TK 152 Tên kho: Tên, quy cách: Thép mạ kẽm Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền A B C D 1 2 (3 = 1 x 2) 4 (5 = 1 x 4) 6 (7 = 1 x 6) E Số tồn đầu tháng 9.700 5.100 49.470.000 PNK 132 02/12 Mua của công ty TNHH Thành Dinh TK 331 9.714 4.000 38.856.000 PXK 138 04/12 Xuất cho sản xuất sản phẩm TK 621 9.706 3.000 29.118.000 Cộng trong tháng 4.000 38.856.000 3.000 29.118.000 Số tồn cuối tháng 6.100 59.208.000 Sổ này có ............. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ................ Ngày mở sổ: ............................. Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương Địa chỉ: Cụm công nghiệp Khánh Hà, Thường Tín, Hà Nội Mã số thuế: 0500436612 Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Thang Long University Library 47 Biểu số 2.7. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Tháng 12 năm 2013 STT Tên NVL Đơn vị tính Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT I. NVL 1. Thép mạ kẽm Kg 5.100 49.470.000 4.000 38.856.000 3.000 29.118.000 6.100 509.206.600 2 Lá thép inox 0.5mm Kg 5.000 4.250.000 30.000 25.500.000 20.000 17.000.000 15.000 12.750.000 3 Thép 16 Kg 4.000 20.480.000 2.500 12.862.500 5.000 25.648.076 1.500 7.694.423 .. . . .. . . . . . Cộng 78.740.500 3.356.917.540 3.243.586.500 113.331.040 Ngƣời lập Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 48 Biểu số 2.8. Bảng phân bổ chi phí sản xuất kinh doanh BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Tháng 12 năm 2013 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) STT Ghi có các TK Đối tƣợng sử dụng (Ghi nợ các TK) Tài khoản 152 Tài khoản 141 Tài khoản 242 Vật liệu chính Vật liệu phụ Tổng số 1. TK 621- Chi phí NVL trực tiếp - Cửa thép - Cửa chống cháy . 2.113.526.500 19.412.000 9.706.000 . 1.130.060.000 9.379.615 4.250.000 .. 3.243.586.500 28.791.615 13.956.000 . 2. TK 627- Chi phí sản xuất chung 3. TK 641- Chi phí bán hàng 4. TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Mẫu số 07-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương Địa chỉ: Cụm công nghiệp Khánh Hà, Thường Tín, Hà Nội Thang Long University Library 49 2.2.3.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 2.2.3.3.1. Tài khoản sử dụng Để kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu công ty TNHH sản xuất và thương mai Đức Dương sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp II như sau: TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 1522: Nguyên vật liệu phụ TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản TK 1526: Giảm trừ chi phí cho nguyên vật liệu TK 1528: Phế liệu, phế phẩm. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111,112, 1331, 331, 3332 và các tài khoản loại 6 chi tiết cho từng loại sản phẩm. Các sổ kế toán còn sử dụng là: -Sổ Nhật Ký Chung - Sổ Cái TK 152 2.2.3.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 50 Biểu số 2.9. Sổ nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12/2013 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời giữ sổ Kế toán trƣởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số thứ tự dòng Số hiệu tài khoản đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày thán g Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trƣớc chuyển sang 02/12 PNK 132 02/12 Mua NVL của công ty TNHH Thành Dinh 152 38.856.000 133 3.885.600 331 42.741.600 02/12 PC 132 02/12 Thanh toán tiền mua nguyên vật liệu HĐ 0000167 331 42.741.600 1111 42.741.600 04/12 PXK 138 03/12 Xuất NVL cho sản xuất sản phẩm 621 29.118.000 152 29.118.000 05/12 PC 133 05/12 Nguyễn Thị Lan- thanh toán tiền mua dụng cụ vệ sinh công ty 6423 580.000 580.000 1111 06/12 MB 009 06/12 Rút tiền gửi về quỹ tiền mặt công ty 1111 200.000.000 1121 200.000.0000 .. . . . . . .. Cộng chuyển sang trang sau Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương Địa chỉ: Cụm công nghiệp Khánh Hà, Thường tín, Hà Nội Mã số thuế: 0500436612 Mẫu số S06-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Thang Long University Library 51 Biểu số 2.10. Sổ cái SỔ CÁI Tháng 12/2013 Số hiệu tài khoản: 152 Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có Số dƣ A B C D E 1 2 3 Số dƣ đầu tháng 78.740.500 02/12 PNK132 02/12 Nhập kho thép mạ kẽm 331 38.856.000 04/12 PXK 138 03/12 Xuất NVL cho sản xuất sản phẩm 621 29.118.000 12/12 PNK134 14/12 Nhập kho lá thép inox 0.5mm 331 25.500.000 14/12 PNK 135 16/12 Nhập kho thép 16 331 12.862.500 15/12 PNK 136 19/12 Nhập kho bột đá 331 8.250.000 .. . . .. . . . . .. . . Cộng số phát sinh tháng 3.356.917.540 3.243.586.500 Số dƣ cuối tháng 113.331.040 Sổ này có ............. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang Ngày mở sổ: ............................. Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: công ty TNHH sản xuất và Thương mại Đức Dương Địa chỉ: Cụm công nghiệp Khánh Hà, Thường Tín, Hà Nội Mã số thuế: 0500436612 Mẫu số S03b-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) 52 CHƢƠNG 3: PHƢƠNG HƢỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƢƠNG MẠI ĐỨC DƢƠNG 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Đức Dƣơng. Kể từ ngày thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh đến nay, công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương đã trải qua nhiều bước thăng trầm nhưng công ty vẫn luôn cố gắng vươn lên tạo chỗ đứng cho mình trên thị trường. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, muốn tồn tại phải cạnh tranh với nhau. Và nhờ chính những dào cản đó đã tạo động lực cho công ty không ngừng nỗ lực, phát huy mọi thế mạnh của mình, từng bước vươn lên, phát triển và khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Để đứng vững trên thị trường và tạo lập được uy tín của mình như hiện nay không thể không nói đến sự chỉ đạo tài tình của Ban lãnh đạo công ty và sự cố gắng vươn lên của các thành viên trong công ty. Tập thể lãnh đạo của công ty đã nhận ra những mặt yếu kém và không phù hợp của cơ chế mới nên đã có những biện pháp kinh tế hiệu quả, mọi sáng kiến đều được phát huy nhằm từng bước khắc phục mọi khó khăn để hòa nhập với nền kinh tế thị trường. Là một doanh nghiệp sản xuất, nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác quản lý, kế toán nguyên vật liệu, Công ty đã và đang cố gắng xây dựng hệ thống quản lý nguyên vật liệu một cách hiệu quả nhất. Xét một cách toàn diện, Công ty đã có được phương pháp quản lý vật tư, hàng hóa đúng đắn và có hiệu quả. Đứng trên góc độ quản lý, Công ty đã tạo ra được sự phối hợp nhịp nhàng và liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ, liên tục. Bên cạnh đó, hệ thống kho được bố trí hợp lý, thông thoáng, nguyên vật liệu được sắp xếp khoa học. Qua thực tế tiếp xúc và tìm hiểu tình hình hạch toán nguyên liệu vật liệu ở Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương em xin được phép đưa ra một vài nhận xét khách quan của bản thân:  Ƣu điểm - Thứ nhất về bộ máy quản lý Với hình thức tổ chức quản lý trực tuyến, chức năng, bộ máy quản lý tổ chức của công ty gọn nhẹ, thống nhất, bên dưới ban lãnh đạo các phòng ban được xây dựng hợp lý, trực tiếp phụ trách các vấn đề thuộc chuyên môn nghiệp vụ của minh, đồng thời các phân xưởng bố trí thực hiện nhiệm vụ sản xuất từ công ty đưa xuống luôn đảm bảo số lượng được giao. Thang Long University Library 53 - Thứ hai về bộ máy kế toán Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương hiện có bộ máy kế toán tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với mô hình quản lý cùa công ty. Trong phòng tài chính kế toán, các nhân viên kế toán có trình độ tay nghề phù hợp, nhiệt tình trong công tác cũng như nhạy bén trong việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp thông tin kế toán. Mỗi kế toán viên được phân công nhiệm vụ cụ thể đến từng phần hành kế toán một cách hợp lý. Các kế toán viên phải chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về phần hành mà mình phụ trách, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác đến đối tượng sử dụng. Ngoài ra, các nhân viên kế toán không ngừng trau dồi trình độ nghiệp vụ của mình, tiếp thu kịp thời, vận dụng linh hoạt chế độ kế toán mới, có tinh thần đoàn kết, tương trợ giúp đỡ nhau trong công việc. Điều này giúp cho công tác quản lý của công ty nói chúng và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng củng cố và lớn mạnh. - Thứ ba về vận dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán Công ty vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Hệ thống chứng từ được lập, kiểm tra luân chuvển phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đồng thời phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, đảm bảo phản ánh nhanh chóng tình hình biến động của công ty. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, đây là phương pháp được sử dụng phổ biến ở nước ta. Hệ thống sổ sách báo cáo cùa công ty khá linh hoạt và đầy đủ phù hợp với chế độ quy định hiện hành cùa nhà nuớc. - Thứ tƣ về công tác kế toán nguyên vật liệu: Công ty đã hạch toán nguyên vật liệu theo đúng chuẩn mực kế toán sổ 02 về hàng tồn kho. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu, phương pháp này có nhiều ưu điểm vì hàng tồn kho, đặc biệt là nguyên vật liệu luôn được theo dõi, kiểm tra liên tục, thường xuyên, kịp thời phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công ty áp dụng phương pháp thẻ song song, phương pháp này giúp cho phòng kế toán theo dõi chặt chẽ từng nguyên vật liệu từ khâu thu mua về kho bãi đến khi xuất dùng, việc đối chiếu giữa sổ và các chứng từ đơn giản, chính xác, việc quản lý được dễ dàng và kịp thời. + Về khâu thu mua nguyên vật liệu: Do công ty đã làm tốt từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, nhận hàng cũng như kiểm định chất lượng nên việc thu 54 mua được tiến hành quy củ, chất lượng và số lượng vật tư được đảm bảo đúng yêu cầu sử dụng, không phái sinh những chi phí không cần thiết. + Về khâu sử dụng: công ty căn cứ vào định mức, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu để chủ động có trong công tác thu mua nguyên vật liệu nên lượng tồn kho ít, vốn không ứ đọng, nguyên vật liệu được dùng đúng mục đích, việc quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ và là cơ sờ chủ yếu trong kế hoạch hạ thấp giá thành sản phẩm của công ty . + Về khâu dự trữ: với đặc tính sản phẩm cần sử dụng khối lượng vật tư lớn, chủng loại vật tư nhiều, đa dạng nên công ty tổ chức kế hoạch sản xuất theo từng đơn đặt hàng để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất, không để tình trạng ứ đọng nhiều nguyên vật liệu hay quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn.  Hạn chế Bên cạnh những ưu điểm trong công tác tổ chức quản lý hạch toán NVL thì việc hạch toán kế toán vật tư cũng gặp phải những hạn chế và khó khăn nhất định. Do đó cần sớm khắc phục và hoàn thiện những hạn chế này nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thông tin cho công tác quản lý. Những nhược điểm còn tồn đọng đó là: - Thứ nhất về phân loại nguyên vật liệu Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dưong là một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm là cơ khí, sử dụng trong sinh hoạt hàng ngày nên khối lượng nguyên vật liệu sử dụng là rất lớn và đa dạng về chủng loại, phẩm chất, kích cỡ. Hiện tại, công ty đang phân loại nguyên vật liệu dựa trên vai trò và công dụng của chúng trong sản xuất. Cách phân loại như vậy tuy có hợp lý song lại chưa chi tiết và cụ thể. Chính vì vậy, tại kho bảo quản vẫn có trường hợp nhầm lẫn giữa loại này với loại khác như: phụ tùng thay thế với vật liệu phụ, thậm chí các loại nguyên vật liệu công ty không phân loại theo công dụng, đặc tính mà xếp chung với nguyên vật liệu phụ như que hàn, sơn, dung môi. Việc phân loại như trên làm cho công tác kế toán không được chính xác, cung cấp thông tin không đúng, hạn chế chức năng quản lý của kế toán. - Thứ hai: công ty còn hạn chế trong việc vận dụng các phƣơng tiện tính toán hiện đại hóa vào công tác kế toán Khối lượng công việc kế toán tại công ty khá lớn nhưng công tác kế toán vẫn được thực hiện thủ công. Mặc dù phòng kế toán đã được trang bị máy tính nhưng mới chỉ áp dụng Micrsoft Office (Word, Excel). Đây cũng là bất lợi trong kinh doanh của công ty nhất là khi phần lớn các công ty trong nước đang áp dụng kế toán máy để thực hiện công việc kế toán của mình. Như vậy, công ty vẫn chưa vận dụng được hết những lợi ích mà các phần mềm kế toán mang lại. Thang Long University Library 55 - Thứ ba: Về việc giao nhận chứng từ. Công ty chưa tiến hành lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban, bộ phận. Mỗi khi luân chuyển chứng từ thì các bên giao và nhận chứng từ đều không có bằng chứng xác thực nếu xảy ra mất mát chứng từ thì khó quy trách nhiệm cho đúng người, đúng bộ phận để có biện pháp xử lý. 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Đức Dƣơng. Qua những cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu với nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu và áp dụng lý luận vào thực tiễn kế toán nguyên vật liệu tại công ty chúng ta đã thấy rõ được vai trò và vị trí của thông tin kế toán nguyên vật liệu trong việc đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý kế toán và quản trị doanh nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu trên việc hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng. Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sản xuất, qua đó giảm giá thành sản phẩm nhằm nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bên cạnh những ưu điểm mà công tác kế toán nguyên vật liệu đã làm được vẫn còn một số hạn chế chưa thực sự đem lại hiệu quả tối ưu cho công ty. Qua quá trình thực tập tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương. Tìm hiểu về quá trình hình thành và phát triển cùa Công ty cũng như tổ chức công tác kế toán, em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. - Ý kiến thứ nhất: Về việc phân loại và lập sổ danh điểm nguyên vật liệu Với đặc điểm sản xuất và nguyên vật liệu như hiện taị, theo em, công ty nên xây dựng một hệ thống danh điểm vật tư thống nhất toàn công ty và sử dụng “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” Sổ danh điểm nguyên vật liệu là sổ danh mục tập hợp toàn bộ các loại nguyên vật liệu đã và đang sử dụng, được theo dõi theo từng loại, từng nhóm, quy cách vật liệu một cách chặt chẽ, logic. Hệ thống các danh điểm vật tư có thể được xác định theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp. Mỗi loại, mỗi nhóm vật liệu được quy định một mã riêng sắp xếp một cách trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Cụ thể nguyên vật liệu ở công ty có thể được phân thành các loại: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu thu hồi và nguyên vật liệu khác. Theo đó, tài khoản 152 được mở chi tiết thành 06 tài khoản cấp II sau: TK 1521 “Nguyên vật liệu chính”: sắt, thép, tôn, inox TK 1522 “Nguyên vật liệu phụ”: sơn, que hàn, bột đá, dung môi, giấy giáp TK 1523 ” Nhiên liệu”: xăng, dầu diesel, điện TK 1524 “Phụ tùng thay thế”: gioăng, đinh vít, keo tram 56 TK 1525 “Phế liệu thu hồi”: phôi lá thép, phụ tùng cũ hỏng TK 1526 “Nguyên vật liệu khác”: bao tải, ống Việc mở thêm các tiểu khoản, sẽ giúp cho việc quản lý theo dõi các loại nguyên vật liệu một cách khoa học và thuận tiện hơn, tránh gây tình trạng nhầm lẫn, sai sót, đồng thời phản ánh đúng theo quy định của Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, giảm chi phí nguyên vật liệu hay so sánh chi tiết chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm trong các kỳ. Để lập sổ danh điểm nguyên vật liệu điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung những mã vật liệu chưa có. Sổ danh điểm nguyên vật liệu công ty có thể lập theo mẫu sau: SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU Loại: Nguyên vật liệu Ký hiệu: 1521 - Ý kiến thứ hai: Công ty nên phát huy khả năng vận dụng các phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác kế toán. Khối lượng công việc kế toán tại công ty khá lớn nhưng công tác kế toán vẫn được thực hiện thủ công. Mặc dù phòng kế toán đã được trang bị máy tính nhưng mới chỉ áp dụng Micrsoft Office (Word, Power Point, Excel). Vậy nên, công ty nên xem xét tới việc mua phần mềm kế toán phù hợp với tình hình công ty. Hiện nay trên thị trường có khá nhiều các phần mềm kế toán như: phần mềm kế toán Misa, phần mềm kế toán Fast Accounting, phần mềm kế toán MetaData Accounting, phần mềm kế toán Sasinnova Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, qui cách nguyên vật liệu ĐVT Ghi chú Nhóm Danh điểm 1521T Thép các loại Kg 1521T-01 Thép mạ kẽm 1522T-02 Thép 12 1521T-03 Thép  6 1521LTI Lá thép inox Kg 1521LTI-01 Lá thép inox 0.5mm 1521LTI-02 Lá thép inox 1.5mm . Thang Long University Library 57 - Ý kiến thứ ba: Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban, bộ phận. Mỗi khi luân chuyển chứng từ thì các bên giao và nhận chứng từ đều phải ký vào phiếu giao nhận. Nếu xảy ra mất mát chứng từ cũng dễ quy trách nhiệm cho đúng người, đúng bộ phận để có biện pháp xử lý. Việc làm này giúp quản lý chứng từ chặt chẽ hơn và theo dõi được số lượng chứng từ trong một khoảng thời gian nhất định. Hơn nữa, cũng nâng cao tinh thần trách nhiệm cho cán bộ nhân viên đối với việc quản lý chứng từ nói riêng và công việc nói chung. Công ty có thể lập sổ giao nhận chứng từ theo biểu 3.1 sau: Biểu 3.1: Sổ giao nhận chứng từ Công ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Đức Dƣơng SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Từ ngàyđến ngày.thángnăm. Ngày, tháng giao nhận Số hiệu chứng từ Ngày, tháng trên chứng từ Số tiền trên chứng từ Ký tên Bên giao Bên nhận A B C 2 D E Ngày thángnăm. KẾT LUẬN Môi trường kinh doanh cạnh tranh cùng với sự đòi hỏi ngày càng cao của thị trường buộc các doanh nghiệp phải nỗ lực không ngừng nhằm hoàn thiện bộ máy và phương pháp quản lý để có thể tồn tại, phát triển. Đặc biệt, với các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm có hiệu quả có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm. Trong đó, để có thể quản lý tài sản nói chung và nguyên vật liệu nói riêng thì công tác hạch toán kế toán tỏ ra là một công cụ sắc bén, hữu hiệu. Xuất phát từ tầm quan trọng đó của công tác kế toán cộng với vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh mà công tác kế toán nguyên vật liệu luôn luôn được quan tâm, chú trọng và không ngừng hoàn thiện để có thể phản ánh một cách đầy đủ, chính xác, trung thực tình hình thực tế của đơn vị sản xuất. Công ty TNHH sản xuất và thưong mại Đức Dương là một doanh nghiệp sản xuất với mặt hàng chủ yếu là các sản phẩm thép. Công ty sử dụng nhiều chủng loại vật tư, thông số kỹ thuật phức tạp, số lượng nhập, xuất lớn. Tuy vậy các phòng ban đã luôn cố gắng phối hợp nhịp nhàng để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và suôn sẻ. Công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã luôn được lãnh đạo Công ty, lãnh đạo phòng quan tâm, không ngừng hoàn thiện để có thể phục vụ tốt nhất cho Công ty, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những tồn tại cần được khắc phục. Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương, bản thân em đã cố gắng đi sâu tìm hiểu và phản ánh đúng tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty, đồng thời cũng mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp với mong muốn từng bước hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty. Những ý kiến này được xuất phát từ cơ sở lý luận nên khi vận dụng vào thực tế có thể không tránh khỏi những hạn chế về mặt kinh nghiệm. Được sự giúp đỡ của cán bộ kế toán trong công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức Dương cũng với sự chỉ bảo của các thầy cô đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Th.S Nguyễn Thanh Huyền đã tạo điều kiện cho em nghiên cứu, hoàn thành bài khóa luận này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do sự hạn chế của thời gian cũng như năng lực trình độ của bản thân nên bài khóa luận khó tránh những sai sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô giáo, các cán bộ kế toán tại công ty và bạn bè để khóa luận được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 06 tháng 07 năm 2014 Sinh viên Nguyễn Thị Hảo Thang Long University Library TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ tài chính (2006), Quyết định 15/2006/QĐ-BTC 2. Bộ Tài chính (2009), Chế độ kế toán doanh nghiệp Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán. 3. Trường Đại học Thăng Long (2014), Slide bài giảng Nguyên lý kế toán, Kế toán doanh nghiệp, Kế toán tài chính, Hạch toán kế toán. 4. Các trang web như: ,