Khóa luận Hoạt động quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam

c doanh nghiệp phải thiết lập được một hệ thống thông tin nhanh chóng, kịp thời, hoàn thiện và có tính thống nhất cao giữa các bộ phận cần cung cấp thông tin. Từ đó mới có thể xử lý và ra các quyết định thích hợp. Tuy nhiên trên thực tế doanh nghiệp cũng chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên. Theo như điều tra cá nhân, 100% các công ty đều đã trang bị phần mềm để quản lý dữ liệu tuy nhiên mới chỉ sử dụng phần mềm kế toán, nên việc lấy số liệu chỉ dừng ở việc tận dụng nguồn thông tin từ kế toán tài chính, trong khi chưa có sự liên kết giữa các bộ phận khác nhau. Và cũng vì chưa xây dựng được hệ thống quản lý chi phí với các biện pháp quản lý thích hợp đồng bộ, nên việc thu thập thông tin về chi phí cụ thể từ các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp khó thực hiện. 2.2.4. Thực trạng xử lý thông tin a. Xử lý chung các thông tin chi phí Các vấn đề như: - Theo dõi, xử lý, và ứng dụng các thông tin của kế toán quản trị chi phí trong việc ra quyết định. - Nghiên cứu chọn lọc các thông tin chi phí nói riêng và các thông tin thích hợp khác nói chung và ứng dụng nó trong quá trình ra quyết định ngắn hạn và dài hạn. - Vấn đề hạch toán chi phí trực tiếp theo tưng bộ phận để lập báo cáo chi phí theo từng bộ phận nhằm đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận trên. Tất cả đều chưa được doanh nghiệp quan tâm một cách đầy đủ về nội dung, phương pháp xác định và xử lý thông tin. 50 Các thông tin về chi phí do bộ phận kế toán cung cấp cũng đã được xử lý, nhưng chưa được xử lý sâu. Tức là doanh nghiệp mới chỉ phân tích sự biến động chi phí qua các kỳ, sự tăng giảm nói chung của mỗi khoản mục chi phí và của tổng chi phí. Khi phân tích đánh giá sự biến động của chi phí, các doanh nghiệp cũng đã tính đến những ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài như giá cả của các yếu tố đầu vào, song với những nguyên nhân phát sinh chi phí từ bên trong doanh nghiệp như sự lãng phí thì doanh nghiệp không phát hiện được. Điều này do chính cách thức quản lý hiện tji của doanh nghiệp gây nên. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng thực hiện so sánh chi phí thực tế với dự toán để phân tích song một phần do chính các dự toán đôi khi lập ra đã không có độ chính xác cao, phần khác do hệ thống thông tin doanh nghiệp còn chồng chéo, chưa hoàn thiện nên việc điều chỉnh giữa thực tế và dự toán cũng chưa thật hiệu quả. b. Xử lý thông tin chi phí để xác định giá thành Đó là những vấn đề về xử lý thông tin chi phí nói chung. Cụ thể với việc sử lý thông tin trong việc xác định giá thành sản phẩm cũng còn nhiều bất cập. Sau khi tập hợp chi phí trực tiếp cấu thành sản phẩm, doanh nghiệp chỉ lựa chọn một tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung duy nhất cho tất cả các đối tượng, ( theo kết quả điều tra trên tạp chí khoa học và đào tạo Ngân hàng, số 59 tháng 4 – 2007 ). Việc chỉ lựa chọn một tiêu thức duy nhất để phân bổ chi phí sản xuất chung, đặc biệt ở các doanh nghiệp sản xuất, sẽ làm cho giá thành không được chính xác. Vì chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều khoản mục chi phí phát sinh, chịu tác động ảnh hưởng của nhiều hoạt động khác nhau và trong chi phí sản xuất chung bao gồm cả yếu tố định phí và biến phí. Do vậy chỉ lấy một tiêu thức đại diện để phân bổ chi phí sản xuất chung sẽ không phản ánh chính xác chi phí sản xuất chung trong từng sản phẩm, dịch vụ hoặc từng đơn đặt hàng, và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Một trong những điểm đáng lưu ý nữa đó là, phương pháp tính giá chỉ dừng lại ở phương pháp truyền thống, chưa phù hợp với yêu cầu thông tin của các chỉ tiêu giá thành trong nền kinh tế hiện đại. Với hai phương pháp hiện đại: phương pháp 51 ABC và phương pháp chi phí mục tiêu thì hầu hết các doanh nghiệp lại chưa thực sự hiểu quy trình áp dụng. Từ những tồn tại trên trong hệ thống quản lý chi phí của các công ty cổ phần Việt Nam có thể đưa ra một số nguyên nhân như sau:  Từ phía nhà nước: - Tồn tại về khung pháp lý ban hành: Các văn bản pháp quy, các chế độ kế toán và các thông tin hướng dẫn do Bộ Tài chính ban hành nói chung còn manh mún và tản mạn, chưa đảm bảo tính đồng bộ, tính rõ ràng và nhất quán cao. Mỗi doanh nghiệp có một cách thức quản lý chi phí khác nhau. Tuy phải nhận thức rằng hệ thống quản lý chi phí với việc thiết lập các biện pháp quản lý chi phí như trên là nội dung quan trọng nhất, trọng tâm nhất của kế toán quản trị. Song mặc dù kế toán quản trị đã có quy định trong luật kế toán ban hành tháng 6/2003 ( điều 10) là một bộ phận quan trọng và cần thiết trong hệ thống kế toán Việt Nam, nhưng về phía Bộ Tài chính cho đến nay vẫn chưa có một văn bản chính thức nào hướng dẫn cụ thể về triển khai kế toán quản trị tại các doanh nghiệp. Có thể nói Nhà nước, Bộ Tài chính chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức đến hệ thống kế toán quản trị cho các doanh nghiệp nói chung, công ty cổ phần nói riêng, chưa đưa ra được các mô hình kế toán quản trị cho các doanh nghiệp lựa chọn và vận dụng, để từ đó các doanh nghiệp không ngừng cải thiện hệ thống quản lý chi phí của mình. Và do đó điều này hạn chế rất nhiều đến nhận thức đến vai trò quản lý chi phí, cũng như hiệu quả quản lý nói chung của doanh nghiệp. - Tồn tại về công tác chỉ đạo thực hiện của nhà nước và bộ tài chính: xây dựng kế toán quản trị mà trọng tâm là để tăng cường hiệu quả hoạt động cho hệ thống quản lý chi phí, tuy nhiên nội dung này vẫn còn thả nổi, chưa có hướng dẫn cụ thể từ phía Nhà nước, Bộ tài chính. Do vậy thực tế hiện nay nhiều công ty cổ phần còn rất lúng túng và mơ hồ về kế toán quản trị cũng như nội dung quan trọng của nó: quản lý chi phí. Có lẽ những nguyên nhân trên là một phần lý do dẫn đến hệ thống quản lý chi phí ở các công ty cổ phần Việt Nam hiện nay chưa hoạt động hiệu quả, và chưa được quan tâm đúng mức. 52  Từ phía doanh nghiệp: Trong xu thế hội nhập kinh tế và cạnh tranh gay gắt, bản thân mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình, không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ và trau dồi kỹ năng quản lý để vận dụng một cách phù hợp nhất vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Song hầu như các công ty cổ phần chưa thật sự chủ động trong vấn đề này. Hầu hết công tác quản lý chi phí mới chỉ tập trung vào thu nhận xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính mà chưa quan tâm đến công tác quản lý chi phí với mục đích cung cấp thông tin cho yêu cầu phân tích hoạt động kinh doanh ngày càng hiệu quả hơn. Chính vì vậy chưa xác định được mô hình và nội dung của kế toán quản trị - nền tảng cơ sở cho việc thiết lập các biện pháp quản lý chi phí hiệu quả, nhất quán. Nhìn chung các công ty cổ phần đang đóng góp ngày càng nhiều giá trị cho nền kinh tế Việt Nam, thúc đẩy thị trường chứng khoán Việt Nam phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên với đại đa số các công ty cổ phần nhỏ và vừa thì hệ thống quản lý chi phí với các biện pháp quản lý chi phí chưa thực sự được quan tâm và áp dụng thích hợp. Hay nói cách khác hệ thống quản lý chi phí chưa được xây dựng một cách hoàn thiện. Hầu hết hệ thống quản lý chi phí mới chỉ dừng lại ở mức cung cấp các con số phản ánh chi phí mà chưa phân tích đánh giá được những con số đó do hệ thống này được thực hiện kiêm nhiệm bởi chính các nhân viên kế toán tài chính. Việc thu thập thông tin chi phí thì gặp nhiều khó khăn. Vì vậy việc xây dựng hệ thống quản lý chi phí hoạt động hiệu quả phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp là rất cần thiết. Cũng cần phải khẳng định lại rằng các biện pháp quản lý chi phí trên chính là một trong những nội dung của hệ thống kế toán quản trị. Mà trong đó kế toán quản trị chi phí chính là nội dung quan trọng nhất của kế toán quản trị. Tuy nhiên khái niệm kế toán quản trị thật sự mới ở Việt Nam, và vì vậy nhiều công ty chưa nhận thức hết được việc xây dựng kê toán quản trị mà trọng tâm là để quản lý chi phí có vai trò quan trọng như thế nào đối với sự phát triển của công ty mình. Cũng vì những thuật ngữ này còn mới nên nhiều công ty cũng chưa phân việt chính xác được kê toán quản trị và kê toán tài chính, kết quả là hệ thống kế toán nội bộ với mục đích cung cấp thông tin cho nhà quản trị không hiệu quả. Từ phía Nhà 53 nước cũng chưa có văn bản cũng chưa đưa ra những hướng dẫn cụ thể nào về kế toán quản trị trên cơ sở đó các công ty cổ phần vận dụng và thực hiện. Và vì những lý do như vậy dẫn đến việc quản lý chi phí ở nhiều công ty cổ phẩn chưa thực sự tốt. Tóm lại, chương này đã trình bày tổng quan về công ty cổ phần Việt Nam: những khái niệm cơ bản về công ty cổ phần trong nền kinh tế. Từ đó nhận định công ty cổ phần là loại hình công ty rất phù hợp trong thời kỳ hội nhập như hiện nay. Việc tăng cường hiệu quả quản lý chi phí là hết sức cần thiết không chỉ với công ty cổ phần mà nói chung với tất cả doanh nghiệp Việt Nam khi muốn cạnh tranh trên thị trường. Và vì vậy chương này cũng đã đánh giá thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam, để từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm quản lý chi phí hiệu quả hơn sẽ được trình bày ở chương ba ngay sau đây 54 CHƢƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM Như đã trình bày ở chương II, đặc điểm nổi bật của công ty cổ phần Việt Nam trong giai đoạn hiện nay là các công ty cổ phần có quy mô vừa và nhỏ, tổng quy mô vẫn chủ yếu là 1 – 5 tỷ VND. Vì vậy theo nhận định của nhiều chuyên giâ kinh tế khai thác hệ thống kế toán quản trị chi phí để đạt được yêu cầu quản lý hiệu quả hơn là bước đà cho sự tồn tại của một công ty khi cạnh tranh trên thị trường toàn cầu. Đặc biệt khi thị trường Việt Nam đã có nhiều đổi khác: cạnh tranh hơn, bình đẳng hơn, không còn sự hỗ trợ từ Nhà nước để phù hợp với xu thế chung của thế giới thì việc quản lý chi phí hiệu quả càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Ông Nguyễn Thế Lộc, giảng viên của trường Business Edge cho biết, hiện nay, giải pháp thông thường mà các doanh nghiệp áp dụng là cắt giảm các khoản chi phí, duyệt gắt gao từng khoản chi phí và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi của doanh nghiệp và nhân viên cho là Giám đốc “ keo kiệt”. Đặc biệt vấn đề doanh nghiệp, nhất là những công ty có quy mô nhỏ, thường hay gặp phải hiện nay là sự nhầm lẫn giữa việc kiểm soát và quản lý chi phí với cắt giảm chi phí và sự lúng túng trong xây dựng ý thức tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến một hệ quả không hay là, doanh nghiệp thường phải loay hoay tốn nhiều thời gian giải quyết phát sinh chi phí ngoài ý muốn. Từ đó khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng xa. Vì vậy dưới đây là một số đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chi phí cho các công ty cổ phần Việt Nam nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung, đặc biệt là các công ty có quy mô nhỏ. 55 3.1. Giải pháp từ phía Nhà nƣớc Công ty cổ phần đã có vị thế xác định và rất quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam, và nó sẽ ngày càng phát triển mạnh mẽ. Đó là xu thế tất yếu trong quá trình phát triển nền kinh tế, xu hướng đó phù hợp với sự phát triển kinh tế quốc gia và quốc tế. Để đáp ứng và theo kịp sự phát triển tất yếu của các công ty cổ phần trong nền kinh tế thị trường mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế, Nhà nước cần hoàn thiện khung pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các doanh nghiệp phát triển. Như phần thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam đã trình bày, bộ Tài Chính với tư cách là cơ quan quản lý nhà nước cần nhanh chóng nghiên cứu xây dựng mô hình kinh tế quản trị chung cho các doanh nghiệp trong đó có cả các công ty cổ phần. Bởi trái tim của kế toán quản trị chính là quản trị chi phí. Xây dựng được một mô hình kinh tế quản trị thích hợp cùng với thiết lập các biện pháp quản lý chi phí đồng bộ cho mỗi doanh nghiệp đồng nghĩa với việc nâng cao chất lượng hệ thống quản lý chi phí. Dưới đây em đề xuất một mô hình kinh tế quản trị cho các công ty cổ phần Việt Nam. 3.1.1. Xây dựng mô hình kinh tế quản trị tại Việt Nam a.Mô hình kế toán quản trị trên thế giới Nếu như ở một số quốc gia như Canada, Mỹ… kế toán quản trị đã trở thành một nghề với những tiêu chuẩn nghề nghiệp xác định, thì ở Việt Nam, thuật ngữ “ kế toán quản trị” mới chỉ được ghi nhận chính thức trong luật kế toán ban hành vào ngày 17/06/2003, theo đó kế toán quản trị được hiểu là việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Kế toán quản trị chỉ sử dụng trong phạm vi doanh nghiệp, không công bố ra ngoài. Trên thế giới hiện nay có hai mô hình kế toán quản trị. Thứ nhất, với những doanh nghiệp có hệ thống quản lý dựa trên nền tảng chuyên môn hóa sâu theo từng bộ phận hoạt động sản xuất kinh doanh, từng hoạt động quản lý thì nội dung kế toán quản trị được xác định theo hướng cung cấp 56 thông tin định lượng về tình hình kinh tế - tài chính theo từng bộ phận chuyên môn hóa để phục vụ hoạch định tổ chức thực hiện, kiểm tra và ra quyết định của từng nhà quản lý ở từng cấp bậc quản trị. Nội dung của mô hình này bao gồm - Phân loại kiểm soát, đánh giá chi phí theo từng phạm vi chuyên môn hóa, cấp bậc quản trị. - Xác định, kiểm soát, đánh giá giá thành sản phẩm chủ yếu là giá thành sản phẩm của từng quá trình sản xuất. - Dự toán ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm theo từng bộ phận và đánh giá trách nhiệm quản lý ở từng cấp bậc quản trị. - Thu thập phân tích thông tin để thiết lập thông tin thích hợp xác định giá bán phương án kinh doanh ngắn hạn, phương án kinh doanh dài hạn theo từng bộ phận cấp bậc quản trị. - Phân tích, dự báo một số chỉ số tài chính ở từng bộ phận, doanh nghiệp. Thứ hai, với những doanh nghiệp có hệ thống quản lý dựa trên nền tảng từng “ quá trình hoạt động”, nội dung kinh tế quản trị được xác định theo hướng cung cấp thông tin định lượng về tình hình kinh tế - tài chính từng “ quá trình hoạt động” để phục vụ hoạch định, tổ chức phối hợp, thực hiện, đánh giá hiệu quả của từng “ đội công tác quá trình”. Nội dung mô hình kế toán quản trị này thường gồm - Phân loại, kiểm soát, đánh giá chi phí theo từng “ quá trình hoạt động”. Quá trình hoạt động ở đây có thể hiểu một cách đơn giản là bao gồm tất cả các công đoạn, bộ phận như nghiên cứu và phát triển sản phẩm, dịch vụ, thiết kế tiến trình sản xuất, sản phẩm, Marketing, phân phối, dịch vụ sau phân phối cho kế hoạch hoặc bao gồm một nhóm công đoạn, bộ phận gắn kết nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Dự toán ngân sách hoạt động từng “ quá trình hoạt động” và đánh giá hiệu quả của từng “ đội công tác quản trị”. Đội công tác quản trị được tổ chức bao gồm nhiều người có chuyên môn khác nhau cùng thực hiện một quá trình kinh doanh. - Thu thập, phân tích thông tin để thiết lập thông tin thích hợp phục vụ lựa chọn từng “ quá trình hoạt động” và phối hợp thực hiện quá trình hoạt động của “ đội công tác quá trình”. 57 - Phân tích, dự báo các chỉ số tài chính theo từng “ Quá trình hoạt động” doanh nghiệp. Mô hình kế toán quản trị với hệ thống quản lý theo “ quá trình hoạt động” là một sự đổi mới, tái lập lại cơ bản mô hình kiế toán quản trị với hệ thống quản lý theo chuyên môn hóa. Qua hai mô hình kế toán quản trị thực tiễn trên kết hợp với định hướng phát triển của chính sách kinh tế Việt Nam, môi trường kinh tế Việt Nam, xác định kế toán quản trị trong các doanh nghiệp cổ phần Việt Nam phải hướng đến tính linh hoạt, hữu ích và quyền lựa chọn ở doanh nghiệp. b.Yêu cầu của việc xác định kế toán quản trị ở Việt Nam Để đáp ứng yêu cầu thông tin nhanh chóng, chính xác và đa dạng phục vụ cho yêu cầu quản lý chi phí phải thực hiện các yêu cầu sau: - Phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức. Song trong công tác kế toán việc tập hợp chi phí, hệ thống hóa thông tin kế toán chi phí chie theo một cách vì vậy cần phân loại chi phí theo các khoản mục chi phí cụ thể ở các tài khoản tập hợp chi phí để có thể cung cấp số liệu theo các cách phân loại khác khi cần thiết. - Chi phí được tập hợp theo từng địa điểm phát sinh, từng quá trình kinh doanh, từng bộ phận ( gọi là trung tâm chi phí ). c.Nội dung xây dựng kế toán quản trị - Xác định các trung tâm chi phí để tập hợp và đánh giá trách nhiệm quản lý của từng trung tâm. - Phân loại chi phí phục vụ cho mục đích quản trị, xác định danh mục các khoản chi phí thật cụ thể để lập dự toán chi phí, kế toán chi phí.  Thu thập thông tin: - Thông tin quá khứ: Lấy các thông tin kế toán tài chính - Thông tin tương lai: thu thập qua lậy các định mức chi phí, dự toán chi phí. Một cách cụ thể hơn, doanh nghiệp nên xây dựng mô hình kế toán quản trị kết hợp kế toán quản trị và kế toán tài chính. Vì vậy bộ phận kế toán trong doanh nghiệp nên thực hiện theo sơ đồ 6. Nội dung cụ thể của kế toán quản trị đối với từng quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được các doanh nghiệp cụ thể hóa thành các chỉ tiêu kinh doanh cụ 58 thể trên cơ sở yêu cầu quản trị của mỗi doanh nghiệp, từ đó kế toán quản trị thực hiện việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin chi tiết cụ thể theo từng chỉ tiêu phù hợp với mục đích sử dụng thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp Sơ đồ 6: Cơ cấu bộ phận kế toán trong doanh nghiệp 3.1.2. Một số giải pháp cho việc xây dựng kế toán quản trị trong doanh nghiệp Để đảm bảo tính linh hoạt của kế toán quản trị trong các doanh nghiệp cổ phần hiện nay cần phải hợp đồng bộ những giải pháp cơ bản sau: a. Về phía Nhà nước: Không nên ràng buộc và can thiệp quá sâu vào nghiệp vụ và kỹ thuật kế toán quản trị ở các doanh nghiệp bằng chính sách kế toán hay những quy định trong hệ thống kế toán doanh nghiệp mà chỉ nên dừng lại ở sự công bố khái niệm, lý luận tổng quát và công nhận kế toán quản trị trong hệ thống kế toán ở doanh nghiệp. Đồng thời, Nhà nước cần hỗ trợ tốt hơn cho các doanh nghiệp trong đào tạo nhân lực, nghiên cứu, triển khai phát triển kế toán quản trị và về lâu dài Nhà nước cần tổ 59 chức các ngân hàng tư liệu thông tin kinh tế - tài chính có tính chất vĩ mô để hỗ trợ tốt hơn trong công việc thực hiện nghiệp vụ kế toán quản trị ở doanh nghiệp. b. Về phía các doanh nghiệp Để áp dụng kế toán quản trị cần giải quyết những vấn đề sau: - Hệ thống kế toán quản trị không có một quy chuẩn pháp lý chung nào về hình thức lẫn nội dung báo cáo. Do đó, doanh nghiệp phải tự xây dựng một hệ thống chỉ tiêu kế toán quản trị cụ thể theo mục tiêu quản trị đặt ra. Các chỉ tiêu này phải đảm bảo so sánh được giữa các thời kỳ để đưa ra được các đánh giá chính xác về thực tế tình hình hoạt động doanh nghiệp. - Tổ chức và hoàn thiện quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh, từng bước xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng sản xuất kinh doanh. - Xác lập hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh và định hướng phát triển hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh để làm cơ sở xác lập, định hướng thiết kế, xây dựng mô hình kế toán quản trị. - Xác lập và cải tiến nội dung, mối quan hệ trong công tác kế toán hiện nay (đa số nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp hiện nay chỉ tập trung vào công tác kế toán tài chính), cải tiến mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý, bộ phận sản xuất. - Nhanh chóng tuyển dụng và đào tạo lại nhân sự kế toán với định hướng đa dạng hóa nghiệp vụ và sử dụng thành thạo các công cụ xử lý thông tin hiện đại - Nhanh chóng phát triển và kiện toàn hệ thống xử lý thông tin hoạt động sản xuất kinh doanh tự động hóa. Đây là điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật tiền đề để áp dụng kế toán quản trị và kế toán quản trị chỉ có thể áp dụng, tác động tích cực, hiệu quả với điều kiện xử lý thông tin hiện đại. c. Về phía các tổ chức đào tạo, tư vấn về quản lý kinh tế, kế toán - Sớm đổi mới, hoàn thiện chương trình đào tạo kế toán quản trị (đa số các tổ chức đào tạo, tư vấn hiện nay của Việt Nam chỉ dừng lại mô hình kế toán quản trị trong các doanh nghiệp có hệ thống quản lý theo hướng chuyên môn hóa), kịp thời cập nhật chương trình quản lý, kế toán quản trị trong mô hình tổ chức quản lý theo “quá trình hoạt động” của các nước phát triển như Mỹ, Úc, Canada, Pháp. 60 - Gắn liền đào tạo chuyên viên kế toán trên công cụ xử lý thông tin hiện đại. - Phân tích rõ chương trình, cấp bậc đào tạo từ thấp tới cao để giúp các doanh nghiệp có một nhận thức đúng về trình độ kế toán của người học trong việc xây dựng chiến lược nhân sự. - Thực hiện phương châm đào tạo gắn liền với thực tiễn và phục vụ cho việc phát triển thực tiễn thông qua tổ chức hội thảo kế toán, liên kết đào tạo theo nhu cầu thực tiễn của các doanh nghiệp. Trên đây là một số giải pháp hi vọng sẽ đóng góp phần định hướng và xây dựng kế toán quản trị để nâng cao chất lượng hệ thống quản lý chi phí nói riêng và hệ thống quản lý công ty cổ phần nói riêng ở Việt Nam. Kế toán quản trị sẽ là khung cơ sở cho việc áp dụng các biện pháp quản lý chi phí tốt hơn, đặc biệt là các biện pháp quản lý hiện đại. 3.2. Giải pháp từ phía các công ty cổ phần Việt Nam 3.2.1. Xây dựng dự toán ngân sách cho các công ty cổ phần Việt Nam có quy mô nhỏ và vừa Song song với việc xây dựng kế toán quản trị phù hợp với đặc điểm quy mô của doanh nghiệp đó là dần hoàn thiện từng nội dung trong hệ thống kế toán quản trị đó. Đặc biệt với các công ty cổ phần có quy mô nhỏ và vừa chiếm tỷ lệ lớn như ở nước ta hiện nay, thì việc hoàn thiện được hệ thống quản lý chi phí mà không quá tốn kém và khó thực hiện là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây xin đề xuất giải pháp để lập dự toán ngân sách, một trong những nội dung quan trọng của quản lý chi phí nói riêng và kế toán quản trị nói chung, cho các công ty cổ phần nhỏ và vừa Việt Nam. Như chương I đã trình bày, lập dự toán mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như dự báo các khó khăn về tài chính trong một thời gian nhất định, phân bổ và điều phối các nguồn lực còn hạn chế trong doanh nghiệp, là thước đo chuẩn trong việc kiểm tra và đánh giá việc thực hiện mọi hoạt động kinh doanh trong từng bộ phận của doanh nghiệp… Tuy nhiên qua đánh giá thực trạng, việc lập dự toán ngâ sách chính xác để phản ánh đúng tiềm năng thực tế là công việc không đơn giản với các công ty cổ phần có quy mô chủ yếu từ 1 – 5 tỷ Việt Nam đồng. 61 Sau đây là một quy trình dự toán ngân sách gồm ba giai đoạn mà các nhà quản lý doanh nghiệp có thể tham khảo. Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán Bƣớc 1 : Xác định rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp thông qua các cuộc họp với cán bộ quản lý của các phòng ban. Mục tiêu cụ thể, rõ ràng sẽ là cơ sở quan trọng để lập dự toán chính xác. Bƣớc 2 : Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán ngân sách. Tiến hành thành lập một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để thực hiện tốt hơn các mục tiêu đã đề ra ở bước 1. Việc thành lập bộ phận chuyên trách sẽ làm tăng độ chính xác và tính khả thi của các báo cáo dự toán ngân sách. Bƣớc 3 : Các nhân viên chuyên trách được thành lập ở bước 2 tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán. Các biểu mẫu này phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc quản lý, hoạch định của doanh nghiệp và phải phù hợp với từng doanh nghiệp. Bƣớc 4 : Bộ phận lập dự toán tiến hành kiểm tra và đánh giá lại toàn bộ hệ thông dự toán ngân sách trước khi tiến hành soạn thảo để đảm bảo các dự toán mang lại cho doanh nghiệp thông tin chính xác và hữu ích. Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách Bƣớc 1 : Bộ phận lập dự toán tiến hành thu thập thông tin cần thiết cho việc dự toán ngân sách, bao gồm những thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, có ảnh hưởng đến hoạt động dự toán ngân sách của doanh nghiệp. + Những thông tin bên ngoài doanh nghiệp như: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế và tỷ giá hối đoái. Hiện nay Việt Nam đã gia nhập WTO và đang tuân theo lộ trình cát giảm thuế, nhiều chính sách kinh tế thương mại có thể bị điều chỉnh, vì vậy các doanh nghiệp phải chú ý đến vấn đề này khi lập dự toán. Trong dự toán ngân sách, dự toán tiêu thụ là quan trọng nhất. Vì vậy nếu doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh ở nhiều địa phương khác nhau cần chú ý đến các quy định về môi trường, sự khác nhau về văn hóa ở từng địa phương, xu hướng văn hóa xã hội ở địa phương để lập dự toán tiêu thụ chính xác. 62 Ngoài ra, những thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh cần được xem xét cẩn thận để dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất cũng như dự toán thu chi tiền mặt chính xác. + Những thông tin bên trong bao gồm: Nắm vững mục tiêu và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Xem xét và đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của các bộ phận. Mặt khác cũng cần chú ý đến đặc tính liên quan đến sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh : Loại, lượng, phương pháp sản xuất, phương pháp tính giá, nhân tố con người, và các số liệu trong quá khứ của doanh nghiệp như doanh thu, chi phí, lợi nhuận… để lập dự toán ngân sách một cách chính xác nhất. - Bƣớc 2 : Sau khi đã thu thập đầy đủ các thông tin liên quan, bộ phận chuyên trách tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách. Các báo cáo dự toán ngân sách như dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu… giống hệ thống dự toán như đã trình bày ở chương I. Trong quá trình soạn thảo dự toán ngân sách, cần phải có sự phối hợp và kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên trách và các bộ phận có liên quan khác trong doanh nghiệp. - Bƣớc 3 : Sau khi hoàn thiện các báo cáo dự toán, bộ phận chuyên trách dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo doanh nghiệp xem xét tính hợp lý của dự toán ngân sách với sự tham gia đầy đủ của các phòng ban. Việc xét duyệt này giúp doanh nghiệp hạn chế việc lập dự toán ngân sách thiếu tính khả thi và không phản ánh năng lực thực tế của doanh nghiệp. Khi bản thảo dự toán ngân sách được duyệt nó sẽ trở thành dự toán ngân sách chính thức, được gửi cho các bộ phận trong doanh nghiệp theo đó tổ chức thực hiện. * Giai đoạn 3 : Theo dõi dự toán ngân sách Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách dự toán cần phải theo dõi và phân tích thường xuyên các sai số giữa dự toán với thực tế và kiểm tra những yếu tố bất thường để xem xét, điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo cho phù hợp hơn. 63 Để thực hiện tốt quy trình dự toán ngân sách này, các công ty cổ phần Việt Nam có quy mô nhỏ và vừa cần thực hiện thêm một số giải pháp hỗ trợ sau: Trong bộ phận kế toán quản trị nên có bộ phận chuyên trách về công tác dự toán ngân sách. Trang bị các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tác dự toán ngân sách: + Tất cả các thông tin, số liệu liên quan đến công tác dự toán ngân sách phải được kết nối với tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp bằng hệ thống mạng nội bộ. + Lập dự toán là công việc phức tạp liên quan đến nhiều phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp, vi vậy để giảm sai sót và tốn thời gian, công sức các doanh nghiệp nên nghiên cứu dự án mua phần mềm dự toán ngân sách phù hợp với doanh nghiệp mình. + Tổ chức tốt hệ thống thông tin trong doanh nghiệp để các mục tiêu chính sách của doanh nghiệp được truyền tải đầy đủ đến từng bộ phận phòng ban nhanh chóng kịp thời, cũng như thu thập được mọi thông tin từ các bộ phận, phòng ban hiệu quả nhất. + Nhà quản lý các cấp động viên, khuyến khích, tạo động lực cho mọi nhân viên, mọi bộ phận trong doanh nghiệp tham gia ý kiến vào việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách. + Cần nâng cao ý thức của tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp về tầm quan trọng và lợi ích của dự toán ngân sách đối với doanh nghiệp, từ đó tất cả mọi người trong doanh nghiệp sẽ ý thức hỗ trợ, phối hợp và tạo điều kiện cho nhau trong việc cung cấp thông tin cần thiết nhằm phục vụ công tác dự toán ngân sách được tốt nhất. 3.2.2.Áp dụng phƣơng pháp ABC cho các doanh nghiệp nhỏ Theo đánh giá về thực trạng áp dụng phương pháp ABC, hay phương pháp chi phí mục tiêu, hầu như các doanh nghiệp nhỏ đều e ngại khi áp dụng các phương pháp hiện đại như trên vì những lý do như tốn nhiều thời gian và tiền bạc. Nhưng nếu trong môi trường cạnh tranh như hiện nay, các doanh nghiệp nhỏ không thay đổi phương pháp quản lý chi phí cũ, tìm ra cho mình một giải pháp để vận dụng linh hoạt các phương pháp hiện đại trên mà không quá tốn kém, để phù hợp với xu thế 64 phát triển chung thì khó có khả năng tồn tại và tăng trưởng. Trên nền tảng đã xây dựng hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp, dưới đây xin đề xuất phương pháp để áp dụng một trong hai phương pháp hiện đại ở trên, phương pháp ABC, cho các doanh nghiệp nhỏ nói chung và các công ty cổ phần có quy mô nhỏ nói riêng. Với phương pháp này các doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện phương pháp ABC một cách hiệu quả và ít tốn kém. Nó trang bị những thông tin chi phí chính xác một cách hệ thống để giúp các nhà quản trị có thể đề ra được những chiến lược cho doanh nghiệp, xác định chi phí sản phẩm và cải thiện cấu trúc chi phí. Như đã biết, trong mô hình ABC, nhóm các chi phí chung như chi phí hành chính, chi phí thuê mướn, chi phí vận chuyển và chi phí bảo hiểm phải được xác định. Những thông tin chi phí này có thể xác định được dễ dàng từ bộ phận kế toán. Sau đó xác định những hoạt động chính mà có thể dễ dàng theo dõi được thông tin về chi phí. Việc này có thể thực hiện được bằng cách nhóm những hành động có liên quan thành các hoạt động và nhóm các hoạt động thành trung tâm hoạt động theo cách tiếp cận ABC. Ví dụ như trong một doanh nghiệp nhỏ thì có thể có các hoạt động: nhận yêu cầu của khách hàng, báo giá cho khách hàng, giám sát sản xuất, vận chuyển hàng hóa. Chi phí sẽ được phân cho những hoạt động vừa được xác định thông qua những tiêu thức phân bổ chi phí ( giai đoạn 1 ). Tiếp theo đó, chi phí từ các hoạt động sẽ lại được phân bổ đến từng sản phẩm dựa vào mức độ sử dụng các hoạt động đối với sản phẩm đó ( giai đoạn 2 ). Hai giai đoạn của phương pháp ABC có thể thấy rõ qua sơ đồ sau: 65 Sơ đồ 7. Hai giai đoạn của phƣơng pháp ABC Các bƣớc cụ thể để áp dụng phƣơng pháp ABC: - Bƣớc 1 : Phân loại toàn bộ chi phí chung ra từng nhóm cụ thể, có tính chất đồng nhất. - Bƣớc 2 : Xác định các hoạt động: toàn bộ quá trình kinh doanh được chia ra làm nhiều nhóm các hoạt động. Người ta thường vẽ ra lưu đồ của quá trình để xác định được những hoạt động chính này. Để có thể thiết lập được những hoạt động cần thiết cho ABC, những quy trình đồng nhất phải được nhóm lại với nhau và các nhóm phải có liên quan đến việc sử dụng chi phí với mục đích cung cấp dịch vụ cho các sản phẩm. - Bƣớc 3 : Hoạt động và các tiêu thức phân bổ chi phí trong giai đoạn một: Khi những hoạt động chính đã được xác định, thì tổng chi phí của từng hoạt động phải được ghi nhận. Ví dụ, chi phí hoạt động cho việc “ lập báo giá “ bao gồm chi phí từ những nhóm khác nhau như lương, chi phí thuê mướn, văn phòng phẩm. Để tính được chính xác các chi phí này vào từng hoạt động, thì những tiêu thức phân bổ chi phí trong giai đoạn này phải được ấn định cho từng nhóm chi phí. Ví dụ 66 chi phí thuê mướn liên quan đến hoạt động lập báo giá có thể được tác động bởi số mét vuông sử dụng, trong khi đó, chi phí lương có thể được tác động bởi thời gian mà nhân viên sử dụng chi hoạt động này. Việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị nói chung và kế toán quản trị chi phí nói riêng là cơ sở để xác định hệ thống tiêu thức phân bổ chi phí hợp lý. - Bƣớc 4: Tiêu thức phân bổ chi phí trong giai đoạn hai: Trong giai đoạn này, các hoạt động được tính cho các sản phẩm bằng việc sử dụng các tiêu thức phân bổ chi phí giai đoạn 2. Tuy nhiên trong giai đoạn này thông tin cần thiết cho việc thiết lập các tiêu thức phân bổ chi phí có thể không dễ dàng có sẵn để thể hiện tỷ lệ tương ứng cho từng sản phẩm. Ví dụ, việc ấn định chi phí chuyên chở cho từng sản phẩm tương đối phức tạp. Khi thiếu thông tin dữ liệu, số liệu thực tế thì việc ước lượng gần đúng chi phí hoạt động sử dụng bởi từng sản phẩm là điều cần thiết. Các phương pháp thu thập các thông tin để lập các tiêu thức phân bổ Thu thập thông tin là việc rất cần thiết để có thể đạt được sự chính xác của chi phí sản phẩm cuối cùng, nói một cách đơn giản là để đạt được những tỷ lệ phân chia chi phí trong mõi giai đoạn của hệ thống ABC một cách hợp lý. Mỗi hoạt động sử dụng một phần của từng nhóm chi phí, và mỗi sản phẩm sẽ sử dụng một phần của mỗi hoạt động. Có nhiều cách để thu thập được các tỷ lệ phân chia này và mỗi phương pháp cụ thể sẽ tác động đến độ chính xác mong muốn. Doanh nghiệp có thể sử dụng ba phương pháp : ước đoán, đánh giá hệ thống, thu thập thông tin thực tế để sử dụng việc ước lượng những tỷ lệ này. ( Ước đoán: khi không có số liệu thực tế hoặc việc thu thập số liệu khá tốn kém, có thể ước đoán để tính ra các tỷ lệ. Việc ước đoán có thể được hợp tác thực hiện bởi bộ phận quản lý, bộ phận tài chính và những nhân viên có liên hệ trực tiếp đến trung tâm tính chi phí. Độ chính xác của những ước đoán về tỷ lệ chi phí phân bổ trong cả hai giai đoạn có thể được đưa ra bởi nhóm này phụ thuộc vào sự hợp tác của những người trong nhóm, và kiến thức của họ về trung tâm chi phí. Đánh giá hệ thống : Theo một số chuyên gia, một phương pháp khoa học hơn để thu được những tỷ lệ phân chia chi phí này là sử dụng kỹ thuật hệ thống như 67 áp dụng quá trình phân tích thứ bậc AHP ( Analytic Hierarchical Process ). AHP là lmootj công cụ thích hợp nhằm đưa những ý kiến cá nhân chủ quan thành những thông tin thể hiện khách quan về các tỷ lệ. Ví dụ như doanh nghiệp cần phân bổ chi phí xăng dầu giữa ba hoạt động chạy máy, giao hàng, và bảo trì. Các bộ phận tiêu thụ nguồn lực này sẽ được đặt câu hỏi và đánh giá về tỷ lệ phần trăm chi phí xăng dầu trong một thời gian nhất định, AHP có thể đưa ra được phần trăm của chi phí này và phân bổ chúng đến từng hoạt động thích hợp. AHP cũng có thể được sử dụng trong giai đoạn 2 tức là xác định chi phí từ các hoạt động cho từng sản phẩm. Giả sử doanh nghiệp muốn ấn định chi phí bán hàng đến từng sản phẩm, và doanh nghiệp hiện đang sản xuất 4 mặt hàng A, B, C, D. Phương pháp ước đoán như trên cũng có thể được sử dụng. Tuy nhiên với những thông tin như sản phẩm A là sản phẩm đã có thương hiệu vì vậy những nỗ lực về hoạt động bán hàng là tương đối thấp, trong khi sản phẩm B và C đang ở giai đoạn bão hòa trong vòng đời sản phẩm, còn sản phẩm D là sản phẩm mới nên cần nhiều thời gian và tiền của để xâm nhập thị trường. Thay vì việc phân bổ đồng đều, nhờ sử dụng AHP doanh nghiệp có thể đưa ra được một ước lượng cho phép công ty tính chi phí đến từng sản phẩm một cách chính xác hơn. Bước tiếp theo là doanh nghiệp cần phải xác định những tiêu thức thể hiện mối quan hệ về chi phí giữa các hoạt động và sản phẩm. Trong ví dụ trên, khu vực bán hàng và thời gian sử dụng để thương thảo với khách hàng về từng sản phẩm có thể được xem là các tiêu thức liên hệ. Sau đó, chi phí bán hàng được xếp hạng giữa các sản phẩm theo khoảng cách cần thiết giao hàng. Việc xếp hạng tiếp theo giữa các sản phẩm được thiết lập theo tỷ lệ thời gian cho từng khách hàng. Cuối cùng, những cách xếp hạng chủ quan về hoạt động bán hàng được kết hợp lại để tính ra tỷ lệ phân bổ chi phí bán hàng giữa 4 loại sản phẩm trên. Thu thập dữ liệu thực tế : Đây là phương pháp chính xác nhất, nhưng tốn nhiều chi phí nhất để thu thập thông tin thực tế. Trong hầu hết các trường hợp, muốn có được những dữ liệu thực tế thì các doanh nghiệp phải tổ chức một bộ máy thu thập, ghi nhận dữ liệu thực tế và có thể đòi hỏi các thiết bị hỗ trợ khác. Nói chung doanh nghiệp mình để có được 68 những thông tin chính xác và kịp thời. Dựa vào những thông tin thực tế này, doanh nghiệp có thể đưa ra được tỷ lệ phân bổ chi phí chính xác và hợp lý. - Bƣớc 5: Quy trình phân bổ chi phí chung vào các đối tượng chịu phí: Sau khi phân chia các chi phí chung thành các nhóm chi phí và các hoạt động chính đã được xác định như ở các bước trên ( M – số loại chi phí; N – Số hoạt động ) thì: Bƣớc 5.1 : Liên hệ chi phí vào các hoạt động bằng cách thiết lập ma trận ( EAD) Trong bước này các hoạt động liên quan đến từng chi phí được xác định để thiết lập ma trận Chi phí – hoạt động (EAD). Nhóm chi phí biểu diễn theo cột, còn các hoạt động được biểu diễn theo hàng. Nếu hoạt động i có sử dụng chi phí j, thì đánh đáu vào ô ij. Bƣớc 5.1.1 : Thay thế những ô đã đánh dấu bằng hệ số tỷ lệ trong ma trận EAD. Những ô đã đánh dấu được thay thế bằng một tỷ lệ được tính bằng các phương pháp đã đề cập ở trên. Tổng các cột của ma trận EAD phải bằng 1. Bƣớc 5.1.2 : Tính giá trị bằng tiền của cac hoạt động Để có được giá trị bằng tiền của từng hoạt động, áp dụng công thức sau: TCA(i) = Chi phí(j) * EAD(i, j) (1) Với : TAC(i) - tổng chi phí của hoạt động i Chi phí ( j) – giá trị bằng tiền của nhóm chi phí j EAD(i,j) – hệ số tỷ lệ ở ô i, j của ma trận EAD Bƣớc 5.2: Thể hiện mối quan hệ giữa các hoạt động và các sản phẩm trên ma trận APD Trong bước này, xác định hoạt động cho từng sản phẩm và ma trận Hoạt động – sản phẩm (APD) được thiết lập. Những hoạt động được biểu diễn theo cột và các sản phẩm được biểu diễn theo hàng. Nếu sản phẩm i sử dụng hoạt động j, đánh dấu vào ô ij. Bƣớc 5.2.1: Thay thế những ô đã đánh dấu bằng tỷ lệ trong ma trận APD Những ô đã đánh dấu được thay thế bằng một tỷ lệ đã được tính bằng cách sử dụng các phương pháp như ở trên. Tổng các cột của ma trận APD phải bằng 1. Bƣớc 5.2.2: Tính toán giá trị bằng tiền của sản phẩm Để có giá trị bằng tiền của từng sản phẩm áp dụng công thức sau: 69 OCP (i) = TCA(j) *APD(i,j) (2) Với OCP(i) – chi phí của sản phẩm i TCA(j) – giá trị bằng tiền của hoạt động j APD(i,j) – tỷ lệ ở ô ij của ma trận APD Với các bước nhỏ trong bước 5 này doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện bằng việc sử dụng các phần mềm bảng tính thông thường. Có lẽ bằng phương pháp này những lo ngại của các doanh nghiệp nhỏ về việc cơ cấu tổ chức bị thay đổi, sự chấp nhận của nhân viên hay chi phí cho việc đầu tư vào thiết bị thu thập dữ liệu… khi muốn chuyển đổi từ hệ thống tính chi phí truyền thống sang áp dụng phương pháp ABC đã giảm đi đáng kể. Phương pháp này là một bước chuyển tương đối nhẹ nhàng từ phương pháp truyền thống sang phương pháp ABC mà không đòi hỏi một sự đầu tư lớn nào trong hệ thống thu thập dữ liệu phức tapj, và nó cũng không yêu cầu phải tái cấu trúc lại doanh nghiệp. Có thể nói đây là một bước đệm cho việc thực hiện từng bước hệ thống ABC một cách hoàn chỉnh khi mà những dữ liệu ước đoán được thay thế hoàn toàn bằng những dữ liệu thực tế. 3.2.3. Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí Ở trên là một số đề xuất nhằm tăng cường hiệu quả quản lý chi phí tại các công ty Việt Nam, đặc biệt là các công ty có quy mô nhỏ. Tuy nhiên, việc quản lý chi phí của doanh nghiệp không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, là ứng dụng các mô hình, phương pháp mới hiệu quả hơn, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị. Đây chính là vấn đề sống còn của doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Trong một doanh nghiệp, giám đốc là người có thể quản lý và kieerme soát tất cả các chi phí. Tuy nhiên, xét từng vị trí, mỗi nhân viên cũng có thể kiểm soát các chi phí trong phạm vi quyền hạn cho phép. Vậy làm thế nào để đội ngũ nhân viên ý thức về chi phí và trở nên quan tâm đến việc giảm chi phí? Dù có nỗ lực và cố gắn xây dựng các biện pháp nhằm quản lý chi phí hiệu quả hơn mà không có sự tham gia, sự quan tâm của nhân viên thì chác chắn kết quả 70 của những nỗ lực đó cũng không cải thiện được là bao. Chính vì vậy yếu tố mấu chốt cho sự thành công là: - Tham gia - Trao đổi - Phản hồi  Tham gia và trao đổi Quan tâm đến chi phí trong doanh nghiệp có nghĩa là phải xem như nhân viên đã phải dùng tiền của chính mình để trả cho những chi phí đó. Nhưng hiện nay trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam nhiều nhân viên sử dụng lãng phí các tài sản của doanh nghiệp, mà không hề ý thức tiết kiệm chi phí. Nếu muốn nhân viên tham gia vào việc quản lý chi phí, hãy trao đổi với nhân viên, để cho họ thấy quản lý chi phí của Giám đốc có hiệu quả hay không phần lớn nhờ vào sự góp sức của họ, và đặc biệt để họ thấy quản lý chi phí hiệu quả sẽ đem lại nhiều lợi ích cho chính bản thân mỗi nhân viên. Ví dụ như quản lý chi phí tốt đơn giản là giúp doanh nghiệp giảm sự lãng phí, tiết kiệm chi phí làm tăng lợi nhuận. Lợi nhuận tăng sẽ làm tăng giá trị mà mỗi nhân viên nhận được từ doanh nghiệp và doanh nghiệp sẽ ngày càng phát triển hơn. Song vấn đề là nhiều thông tin dùng để quản lý chi phí thường được đưa ra dưới dạng các báo cáo tài chính mà báo cáo thì thường không dễ hiểu và sẽ làm mọi người nản lòng. Vì vậy cần cung cấp đúng lúc đúng chỗ cho nhân viên các thông tin về chi phí bằng những cách và từ ngữ dễ hiểu, thích hơp. Cụ thể như các thông tin về chi phí sẽ có hiệu lực hơn nếu nó được nêu ra ngay tại nơi phát sinh chi phí. Tuy nhiên nhiều thông báo có thể trở nên quá quen thuộc, gây cảm giác nhàm chán, không muốn đọc. Do vậy người quản lý chi phí phải thường xuyên thay thế các thông tin chi phí bằng các thông báo mới khác, nhưng phải gây ấn tượng đối với người đọc nó. Có như vậy những thông tin về chi phí mới có thể được tiếp nhận bởi các nhân viên và họ sẽ muốn tham gia vào việc quản lý chi phí trong giới hạn của họ nhiều hơn. Điều này phụ thuộc rất lớn vào năng lực lãnh đạo tài ba của mỗi người quản lý.  Phản hồi 71 Sự phản hồi đó là cung cách mà người quản lý ứng xử trước nỗ lực giảm chi phí của đội ngũ nhân viên hay trước các đề xuất tiết kiệm chi phí của họ. Nếu chúng ta ý thức về chi phí, chúng ta sẽ muốn biết chi phí đã tiết kiệm được là bao nhiêu nhờ những nỗ lực của chúng ta. Nếu chúng ta luôn luôn quan tâm đến chi phí, chắc chắn chúng ta cần phải biết rằng chúng ta đang tiến bộ. Và khi công nhận và khen người đã đề xuất biện pháp tiết kiệm chi phí, chúng ta đã nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc này. Có thể không phải tất cả những đề xuất của nhân viên đều khả thi và là sáng kiến tốt. Song mọi người cần phải nhận được sụ phản hồi về ý kiến của họ để họ thấy rằng nỗ lực của họ được ghi nhận và do vậy vẫn tiếp tục nhiệt tình quan tâm đến việc kiểm soát chi phí trong giới hạn của mình, và điều đó có nghĩa việc quản lý chi phí đang được thực hiện tốt. Có thể thấy, song song với việc tìm ra những mô hình, xây dựng những biện pháp cụ thể để đưa ra những cách thức quản lý chi phí phù hợp nhất với công ty, xây dựng được ý thức tiết kiệm trong mỗi nhân viên trong doanh nghiệp là một trong những biện pháp hữu hiệu không chỉ để cắt giảm những khoản chi phí bất hợp lý, mà còn tạo được sự đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp. Mỗi nhân viên không chỉ cố gắng để kiểm soát chi phí trong giới hạn của mình tốt hơn mà còn tích cực ủng hộ, tạo mối liên kết với nhau, hỗ trợ nhau cùng thực hiện theo những phương pháp quản lý mới vì mục đích quản lý chi phí hiệu quả hơn. Như vậy chương III đã đưa ra một số giải pháp giúp doanh nghiệp tham khảo xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chi phí của mình. Đồng thời chương này cũng đã đưa ra giải pháp xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí trong nhân viên để hệ thống quản lý chi phí trong doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn nhờ có sự nỗ lực từ phía tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp. 72 KẾT LUẬN Phát triển loại hình công ty cổ phần là xu hướng tất yếu để hội nhập sâu rộng hơn với nền kinh tế thế giới. Tuy nhiên việc đảm bảo và không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh cho các công ty cổ phần nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung trên thị trường nội địa cũng như trên thị trường quốc tế thật không đơn giản. Có lẽ đây là vấn đề nan giải nhất đối với mỗi doanh nghiệp trong thời kỳ hậu hội nhập như hiện nay. Cùng với việc môi trường kinh doanh tại Việt Nam ngày càng được cải thiện, bình đẳng hơn, để phù hợp với các thông lệ của thế giới, thì bản thân mỗi doanh nghiệp Việt Nam lại càng phải nỗ lực nhiều hơn cho sự sinh tồn của mình. Cũng chính sự hòa nhập vào sân chơi thế giới rộng lớn đầy những cạnh tranh khốc liệt đó đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải không ngừng học hỏi để có được những tri thức quan trọng nhất đối với mỗi doanh nghiệp chính là tri thức quản lý chi phí. Nhận thức được tầm quan trọng của nó để từ đó xây dựng được một hệ thống quản lý chi phí đồng bộ, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mỗi doanh nghiệp sẽ mở ra một con đường phát triển vững chắc cho mỗi doanh nghiệp đó. Việc thiết lập các biện pháp quản lý chi phí đồng bộ, hiệu quả trên nền tảng xây dựng kế toán quản trị phù hợp với mỗi doanh nghiệp tuy còn khá mới mẻ ở Việt Nam, nhưng đó là bước đi tất yếu cho sự sinh tồn và phát triển của các doanh nghiệp Việt Nam trong nền kinh tế hội nhập. 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chuẩn mực kế toán Việt Nam, chuẩn mực số 01. 2. BS Đặng Thị Loan, Nguyễn Thị Đông, Phạm Thị Gái (2004), Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Tài chính. 3. Nguyễn Năng Phúc ( 2007), Kế toán quản trị doanh nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính. 4. Trần Thế Dũng, Nguyễn Quang Hùng (2004), Kế toán quản trị kinh doanh thương mại, Nhà xuất bản thống kê. 5. Đào Văn Tài (2003), Kế toán quản trị áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam, Nhà xuất bản Tài chính. 6. Niên giám Tổng cục thống kê 2005, Nhà xuất bản Thống kê 7. Niên giám Tổng cục thống kê 2009, Nhà xuất bản Thống kê 8. Nguyễn Năng Phúc (2004), Phân tích tài chính trong công ty cổ phần, Nhà xuất bản Tài chính. 9. Bùi Nguyên Hoàn (2001), Thị trường chứng khoán và công ty cổ phần, Nhà xuất bản học viện hành chính quốc gia. 10. Khái quát sự phát triển kế toán quản trị thế giới và tính cấp thiết kế toán quản trị ở Việt Nam (2006), tạo chí tài chính số 4, trang 60. 11. Thời báo kinh tế số 31, ra ngày 22/03/2004. 12. Water B.Meigs, Robert Fmeigs (2003), Kế toán cơ sở của các quyết định kinh doanh, Nhà xuất bản chính trị quốc gia. 13. Letrica Gayle Rayburn (1993), Cost accounting. 14. Edward J.Blocker, Kung H.Chen Thomas Wlin (2002), Cost Accounting. 15.Trang Web www.tapchiketoan.com www.tapchikiemtoan.com www.mof.gov.vn www.npd-solutions.com/target.html www.nysscpa.org/cpajournal/old/14979931.htm 74 PHỤ LỤC Phiếu khảo sát doanh nghiệp I. Thông tin doanh nghiệp - Tên công ty ………. - Địa chỉ …………… - Lĩnh vực kinh doanh chính ………. - Quy mô vốn của công ty …………. II. Thông tin về quản lý chi phí của doanh nghiệp - Đánh giá tầm quan trọng của quản lý chi phí trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. ( Ông/ bà hãy cho điểm ( từ 1 – 5 ) tùy theo đánh giá của ông/ bà về mức độ quan trọng của quản lý chi phí cho các hoạt động của doanh nghiệp, với mức điểm cao nhất là 5 ứng với mức quan trọng nhất và mức điểm thấp nhất là 1 ứng với không quan trọng). Quản lý chi phí giúp doanh nghiệp 5 4 3 2 1 1. Xác định chính xác giá thành của sản phẩm, dịch vụ 2. Cắt giảm chi phí, nâng cao kết quả kinh doanh 3.Nâng cao năng lực cạnh tranh 4. Đánh giá tốt hơn hiệu quả thành tích của nhân viên, bộ phận phòng ban 5. Hoạch định chiến lược trong tương lai - Các biện pháp quản lý chi phí 6. Quý công ty được trang bị những biện pháp quản lý chi phí gì? a. Quản lý theo yếu tố b. Quản lý theo bộ phận, phòng ban, hay trung tâm chi phí c. Quản lý theo hoạt động ( Activity based costing ABC ) d. Quản lý theo mục tiêu ( Target cost ) e. Phương pháp khác. 7. Hiện nay quý công ty hiện đang áp dụng phương pháp quản lý chi phí nào? 75 a. Quản lý chi phí theo yếu tố ( chi phí lao động, nguyên vật liệu ) b. Quản lý theo bộ phận, phòng ban, hay trung tâm chi phí c. Quản lý theo hoạt động ( Activity based costing ABC) d. Quản lý theo mục tiêu ( Target cost ) e. Phương pháp khác. 8. Lý do quý công ty chọn phương pháp đó a. Do yêu cầu của pháp lý b. Do phương pháp đó đơn giản và dễ áp dụng c. Do phương pháp đó phù hợp với quy mô công ty d. Do các nhân viên được trang bị đầy đủ về phương pháp đó e. Ý kiến khác 9. Đối với phương pháp mà quý công ty áp dụng, công ty có xây dựng định mức chi phí hay không? a. Có b. Không ( chuyển sang câu 11 ) 10. Phương pháp mà công ty sử dụng để xây dựng định mức chi phí là gì? a. Phương pháp kỹ thuật b. Phương pháp phân tích số liệu lịch sử c. Phương pháp điều chỉnh d. Phương pháp khác 11. Công ty có lập dự toán cho mỗi kế hoạch sản xuất kinh doanh không? a. Có b. Không ( chuyển sang câu 14) 12. Sau khi đã lập dự toán ngân sách cụ thể cho từng bộ phận, các bộ phận có được toàn quyền sử dụng ngân sách không ? a. Có 76 b. Không 13. Công ty có thường xuyên sử dụng thông tin từ dự toán so sánh với thực tế để đánh giá kết quả hoạt động hay không ? a. Có b. Không 14. Các biện pháp quản lý chi phí mà công ty áp dụng giúp công ty a. Quản lý mỗi hoạt động hiệu quả hơn b. Kiểm soát chi phí và sự biến động của chi phí một cách dễ dàng c. Kịp thời đưa ra các giải pháp để cắt giảm các chi phí mà vẫn duy trì hiệu quả d. Dự đoán trước được những biến động trong tương lai để ra quyết định hợp lý e. Ý kiến khác 15. Công ty có dự định áp dụng biện pháp quản lý chi phí mới trong tương lai không ? a. Có b. Không 16. Lý do không muốn áp dụng a. Việc thay đổi biện pháp quản lý đòi hỏi sự thay đổi trong tổ chức quản lý nên tốn thời gian b. Việc áp dụng biện pháp quản lý chi phí mới có chi phí cao mà lợi ích thu được cũng không nổi trội hơn phương pháp cũ c. Các biện pháp quản lý mới rất phức tạp, khó thực hiện d. Phương pháp quản lý chi phí mới không thật cần thiết cho việc ra quyết định quan trọng trong công ty e. Ý kiến khác