Khóa luận Phân tích quy trình thanh toán hàng hóa nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ tại ngân hàng thương mại cổ phần Sacombank chi nhánh Quảng Trị

phát hành ủy quyền nhận hàng Phụ lục – Giấy đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng Phụ lục – Thư ủy quyền nhận hàng Phụ lục – Thư bảo lãnh nhận hàng 2.2.6. Quy trình xử lý điện đòi tiền theo LC Sau khi nhận được LC và các sửa đổi liên quan, người thụ hưởng tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Nếu LC cho phép đòi tiền bằng điện, ngân hàng này tiến hành soạn điện đòi tiền và gửi đến NHPH. Tại CN, sau khi nhận điện đòi tiền của ngân hàng nước ngoài, chuyên viên thanh toán quốc tế tiến hành kiểm tra và trả tiền cho ngân hàng nước ngoài nếu điện đòi tiền là hợp lệ. Các bước của Quy trình xử lý điện đòi tiền theo LC được thể hiện trong sơ đồ sau: Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 38 Sơ đồ 2.6. Quy trình xử lý điện đòi tiền theo LC Chuyên viên thanh toán quốc tế nhận và kiểm tra điện của NH nước ngoài. Tùy thuộc vào tình trạng của điện là phù hợp hay không phù hợp với LC để có cách giải quyết thích hợp: Điện đòi tiền phù hợp với LC: chuyên viên thanh toán quốc tế tiến hành nhập trị giá điện đòi tiền, lập và in Thông báo điện đòi tiền theo LC  Chuyên viên thanh toán quốc tế nhập trị giá điện đòi tiền trên T24.  Nếu LC đã ký quỹ 100% (bao gồm dung sai) khi phát hành, Thông báo điện đòi tiền theo LC nêu rõ: “Sacombank sẽ thanh toán điện đòi tiền cho NH đòi tiền vào ngày//”  Nếu LC ký quỹ dưới 100% khi phát hành, Thông báo điện đòi tiền theo LC nêu rõ: “Đề nghị Qúy khách hàng chuẩn bị nguồn để thanh toán đúng hạn. Sacombank sẽ ghi nợ tài khoản của Qúy khách hàng và/hoặc làm thủ tục cho vay để thanh toán điện đòi tiền cho NH đòi tiền vào ngày//” Nhận điện đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài Kiểm tra điện đòi tiền Điện đòi tiền phù hợp với LC Điện đòi tiền không phù hợp với LC LC Nhập trị giá điện đòi tiền; Lập thông báo điện đòi tiền theo LC Soạn điện thông báo từ chối In thông báo điện đòi tiền và kí thư thông báo Thông báo điện đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài cho khách hàng Chuyển điện ra nước ngoài Lưu hồ sơ; Ghi chú thông tin điện đòi tiền trên bìa hồ sơ; Theo dõi thanh toán vào ngày đến hạn Đạ học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 39 Điện đòi tiền không phù hợp với LC: Chuyên viên thanh toán quốc tế soạn điện thông báo từ chối trên T24 và chuyển điện ra nước ngoài. Sau đó, chuyên viên thanh toán quốc tế lập và gửi thông báo điện đòi tiền cho KH rồi lưu hồ sơ và theo dõi thanh toán vào ngày đến hạn. Lưu ý về việc thanh toán điện đòi tiền theo LC:  Đối với LC trả ngay: thanh toán trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận điện đòi tiền.  Đối với LC trả chậm: thanh toán vào ngày đến hạn ghi trên điện đòi tiền. 2.2.7 Quy trình xử lý bộ chứng từ LC nhập khẩu Sơ đồ 2.7. Quy trình xử lý bộ chứng từ LC nhập khẩu Sau khi nhận được bộ chứng từ từ NH nước ngoài, chi nhánh kiểm tra xem bộ Nhận bộ chứng từ xuất trình theo LC Kiểm tra và ghi nhận kết quả kiểm tra Nhập bộ chứng từ; Soạn điện thông báo bất hợp lệ/ tra soát nếu có Bộ chứng từ có bất hợp lệ/cần tra soát B ộ ch ứn g từ hợ p lệ v à kh ôn g cầ n tr a so át In/ Lập thông báo chứng từ đến theo LC Ký thông báo và thông báo bộ chứng từ đến cho khách hàng - Thanh toán/ Chấp nhận thanh toán ( nếu bộ chứng từ đã kí hậu/ ủy quyền nhận hàng/ bảo lãnh nhận hàng) - Lưu hồ sơ và theo dõi phản hồi của khách hàng/ Ngân hàng nước ngoài/ thời hạn thanh toán ( nếu bộ chứng từ chưa kí hậu/ ủy quyền nhận hàng/ bảo lãnh nhận hàng) Chuyển điện thông báo bất hợp lệ/tra soát ra nước ngoài Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 40 chứng từ xuất trình có lập thành một xuất trình phù hợp hay không để tiến hành thanh toán hay chấp nhận thanh toán cho ngân hàng nước ngoài. Quy trình xử lý bộ chứng từ LC nhập khẩu được thực hiện như sau: Chuyên viên thanh toán quốc tế nhận bộ chứng từ xuất trình theo LC, sau đó kiểm tra và ghi nhận kết quả kiểm tra trên Phiếu kiểm chứng từ xuất trình theo LC. Bất kể bộ chứng từ có bất hợp lệ hay cần tra soát hay không thì chuyên viên thanh toán quốc tế đều phải nhập trị giá bộ chứng từ trên T24 (ngoại trừ bộ chứng từ xuất trình theo điện đòi tiền). Nếu bộ chứng từ có bất hợp lệ hay cần tra soát thì chuyên viên thanh toán quốc tế phải soạn điện thông báo theo mẫu MT734/MT999:  Đối với BCT đã ký hậu vận đơn/bảo lãnh nhận hàng/ủy quyền nhận hàng trước khi BCT gốc về Sacombank, chuyên viên thanh toán quốc tế nhập ngày đến hạn thanh toán là 2 ngày làm việc kể từ sau ngày CN nhận BCT từ đơn vị chuyển phát nhanh/bưu điện  Việc soạn điện thông báo bất hợp lệ có thể thực hiện trong sau ngày hoàn tất kiểm tra BCT nhưng không được quá 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận BCT  Không soạn điện thông báo bất hợp lệ nếu bộ chứng từ đã được ký hậu vận đơn/bảo lãnh nhận hàng/ủy quyền nhận hàng trước khi BCT gốc về Sacombank  Đối với BCT đã thanh toán theo điện đòi tiền, điện thông báo bất hợp lệ nêu rõ: “Sacombank bảo lưu quyền đòi bồi hoàn khoản tiền đã thanh toán theo điện đòi tiền cùng với lãi phạt và phí liên quan”. Sau khi lập thông báo chứng từ đến và trình Giám đốc chi nhánh ký, chuyên viên thanh toán quốc tế thông báo bộ chứng từ cho KH và theo dõi phản hồi của KH và NH nước ngoài:  Trường hợp Ngân hàng nước ngoài gửi điện tranh cãi về nội dung bất hợp lệ: Chuyên viên thanh toán quốc tế cùng phụ trách phòng kiểm tra lại nội dung bất hợp lệ. Nếu:  Nội dung bất hợp lệ đúng: soạn điện giải thích quan điểm, lập luận của Sacombank liên quan đến bất hợp lệ  Nội dung bất hợp lệ không đúng: điều chỉnh trạng thái BCT (bất hợp lệ  Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 41 hợp lệ). Sau đó vào T24 in lại Thông báo chứng từ đến (theo LC), ghi chú trên Thông báo nội dung: “Thông báo này thay cho Thông báo của chúng tôi ngày//”  Trường hợp Ngân hàng nước ngoài gửi BCT thay thế cho BCT bất hợp lệ: Chuyên viên thanh toán quốc tế cùng phụ trách phòng kiểm tra lại BCT, cập nhật trạng thái mới trên T24 nếu có thay đổi và in Thông báo chứng từ đến (theo LC) để thông báo cho KH tình trạng BCT sau khi thay thế. Theo dõi phản hồi của KH:  Trường hợp KH gửi văn bản thông báo chấp nhận BCT bất hợp lệ đã thanh toán trước theo điện đòi tiền: Chuyên viên thanh toán quốc tế ký hậu vận đơn/Phát hành ủy quyền nhận hàng (nếu có) và giao BCT gốc cho KH. Đồng thời soạn điện yêu cầu Ngân hàng nước ngoài thanh toán phí bất hợp lệ, theo dõi nhắc nhở Ngân hàng nước ngoài thanh toán phí theo quy định và đóng hồ sơ đã thanh toán hết giá trị.  Trường hợp KH gửi văn bản thông báo từ chối BCT có bất hợp lệ (Thông báo chứng từ đến (theo LC) – Phần ý kiến KH): Chuyên viên thanh toán quốc tế hoàn trả chứng từ cho Ngân hàng nước ngoài. Theo dõi thời hạn thanh toán: Đối với BCT đòi tiền bằng thư hợp lệ, không phát sinh việc ký hậu vận đơn/ủy quyền nhận hàng/bảo lãnh nhận hàng trước khi BCT gốc về Sacombank, chuyên viên thanh toán quốc tế theo dõi ngày đến hạn của BCT, phối hợp cùng chuyên viên KH đốc thúc KH thanh toán đúng hạn và thực hiện thanh toán bắt buộc theo quy định.Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 42 2.2.8. Quy trình thanh toán bộ chứng từ LC nhập khẩu Sơ đồ 2.8. Quy trình thanh toán bộ chứng từ LC nhập khẩu Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ KH thanh toán bộ chứng từ Khách hàng vay vốn Ngân hàng để thanh toán Giaỉ tỏa số tiền đã phong tỏa từ hạn mức tín dụng; Làm thủ tục cho vay thanh toán trị giá bộ chứng từ Giải tỏa tài khoản tiền gửi của khách hàng; Hạch toán bán ngoại tệ nếu có; Hạch toán kí quỹ và thu phí khách hàng K há ch h àn g th an h to án bằ n g vố n tự có Xuất bộ chứng từ gốc khỏi kho quỹ B/L lập theo lệnh Sacombank; AWB lập giao hàng cho Sacombank Đóng dấu kí hậu vận đơn (đối với B/L); Lập thư ủy quyền nhận hàng (đối với AWB) Ký hậu vận đơn; Ký thư ủy quyền nhận hàng Sao lưu mặt kí hậu B/L/ Thư ủy quyền nhận hàng; Giao bộ chứng từ gốc cho khách hàng Thu phí nước ngoài; Soạn điện thanh toán/thông báo thanh toán và chuyển điện ra nước ngoài B /L lậ p th eo lệ n h/ đí ch d an h kh ác h hà n g; A W B lậ p gi ao h àn g ch o kh ác h hà n g In, chấm và kí chứng từ kế toán Làm thủ tục giải chấp tài sản bảo đảm nếu có Lưu hồ sơ; Theo dõi nhắc KH bổ sung tờ khai hải quan/báo có Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 43 Nếu bộ chứng từ xuất trình là hợp lệ hay bất hợp lệ nhưng đã được chỉnh sửa hay được người mở chấp nhận thì NHPH phải tiến hành thanh toán tiền cho Người thụ hưởng thông qua ngân hàng phục vụ người thụ hưởng. Đồng thời, trách nhiệm của người mở là phải thanh toán cho NHPH để nhận bộ chứng từ gốc. Chuyên viên thanh toán quốc tế tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ KH xuất trình: Đối chiếu chứng từ với hồ sơ LC, kiểm tra tất cả các chứng từ xuất trình về sự phù hợp của nội sung, số lượng chứng từ so với các điều khoản quy định trong LC và sửa đổi LC (nếu có). Khi hồ sơ đã hợp lệ, KH tiến hành thanh toán bộ chứng từ. Nếu KH đã ký quỹ đủ 100% trị giá BCT, thì chuyên viên thanh toán quốc tế chỉ cần tất toán tài khoản ký quỹ của KH. Nếu số tiền ký quỹ của KH khi phát hành LC nhỏ hơn trị giá BCT thì để thanh toán được, KH cần ký quỹ bổ sung. Theo đó, chuyên viên thanh toán quốc tế tính số tiền ký quỹ bổ sung, tính số ngoại tệ cần bán cho KH và phí ngân hàng. Nếu KH vay vốn Ngân hàng để thanh toán: Chuyên viên thanh toán quốc tế thông báo số tiền cần ký quỹ bổ sung (nếu có) với KH. Sau khi giải tỏa số tiền đã phong tỏa từ hạn mức tín dụng, chuyên viên quản lý tín dụng làm thủ tục cho vay thanh toán trị giá BCT theo quy trình Cấp tín dụng của Sacombank. Nếu KH thanh toán bằng vốn tự có: chuyên viên thanh toán quốc tế thực hiện: Ghi nhận số tiền ký quỹ bổ sung trên Giấy đề nghị ký quỹ; Ghi nhận số ngoại tệ cần bán cho KH trên Giấy đề nghị mua ngoại tệ - Phần dành cho Ngân hàng nếu KH mua ngoại tệ để ký quỹ; Hạch toán bán ngoại tệ (nếu có), hạch toán ký quỹ và thu phí KH; Trình phó phòng kinh doanh kiểm soát, duyệt giao dịch bán ngoại tệ, ký quỹ và ký duyệt chứng từ (Giấy đề nghị ký quỹ; Giấy đề nghị mua ngoại tệ + Hóa đơn bán hàng). Nếu vận đơn đường biển B/L lập theo lệnh của Sacombank hay vận đơn hàng không AWB lập giao hàng cho Sacombank, chuyên viên thanh toán quốc tế phải đóng dấu ký hậu vận đơn (đối với B/L) hay lập thư ủy quyền nhận hàng (đối với AWB). Sau đó trình Giám đốc CN ký hậu vận đơn hay ký thư ủy quyền nhận hàng. Tiếp theo, chuyên viên thanh toán quốc tế sao lưu mặt ký hậu B/L hay thư ủy quyền nhận hàng và giao BCT gốc cho KH. Đại học K n h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 44 Nếu vận đơn đường biển B/L lập theo lệnh/đích danh KH hay vận đơn hàng không AWB lập giao hàng cho KH thì chuyên viên thanh toán quốc tế chỉ cần giao BCT gốc cho KH. Chuyên viên thanh toán quốc tế tiến hành thu phí Ngân hàng nước ngoài, soạn điện thanh toán theo mẫu MT202 hay điện thông báo thanh toán theo mẫu MT756/MT999 chuyển điện ra nước ngoài. Sau đó in, chấm, ký chứng từ kế toán. Chuyên viên quản lý tín dụng trình Hồ sơ giải chấp tài sản bảo đảm lên phó phòng kinh doanh và Giám đốc CN xem xét và ký duyệt. Sau đó tiến hành giải chấp tài sản bảo đảm theo Quy trình Cấp tín dụng của Sacombank. Công việc cuối cùng của chuyên viên thanh toán là lưu hồ sơ và theo dõi nhắc KH bổ sung tờ khai hải quan. Một số lưu ý về thời gian thanh toán như sau: Thanh toán bộ chứng từ LC trả ngay:  Đối với BCT đòi tiền bằng Thư đã ký hậu/ủy quyền nhận hàng/bảo lãnh nhận hàng trước khi BCT gốc về Sacombank: thanh toán trong vòng 02 ngày làm việc sau ngày nhận được BCT gốc.  Đối với BCT đòi tiền bằng Thư không phát sinh ký hậu/ủy quyền nhận hàng/bảo lãnh nhận hàng trước khi BCT gốc về Sacombank: thanh toán trong vòng 02 ngày làm việc sau ngày giao BCT gốc cho KH nhưng trước ngày đến hạn thanh toán cuối cùng theo thông lệ quốc tế đối với BCT hợp lệ. Thanh toán BCT LC trả chậm đến hạn thanh toán. Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 45 2.2.9. Quy trình chấp nhận thanh toán bộ chứng từ LC nhập khẩu trả chậm Sơ đồ 2.9. Quy trình chấp nhận thanh toán bộ chứng từ LC nhập khẩu trả chậm Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ KH Thực hiện các biện pháp đảm bảo thanh toán cho 100% trị giá bộ chứng từ và hạch toán thu phí khách hàng Xuất bộ chứng từ khỏi kho quỹ B/L lập theo lệnh Sacombank; AWB lập giao hàng cho Sacombank Đóng dấu kí hậu vận đơn (đối với B/L); Lập thư ủy quyền nhận hàng (đối với AWB) Kí hậu vận đơn; Ký thư ủy quyền nhận hàng Sao lưu mặt kí hậu/ Thư ủy quyền nhận hàng; Giao bộ chứng từ LC gốc cho khách hàng Khai báo chấp nhận bộ chứng từ; Soạn điện chấp nhận và chuyển điện ra nước ngoài Lưu hồ sơ; Theo dõi đến hạn thanh toán bộ chứng từ In, chấm và ký chứng từ kế toánĐại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 46 Chuyên viên thanh toán quốc tế tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ của KH. Khi hồ sơ của KH đã đầy đủ và hợp lệ, chuyên viên thanh toán quốc tế căn cứ vào tình hình thực tế của KH hướng dẫn KH thực hiện các biện pháp đảm bảo thanh toán cho 100% trị giá bộ chứng từ. Có 4 biện pháp đảm bảo thanh toán là: ký quỹ bổ sung, phong tỏa bổ sung tài khoản tiền gửi, phong tỏa bổ sung hạn mức tín dụng hay cầm cố/thế chấp tài sản đảm bảo. Chuyên viên thanh toán quốc tế ghi nhận phí thu KH (phí ký hậu/bảo lãnh nhận hàng; phí thanh toán/bảo lãnh thanh toán, các phí chưa thu khác) trên Giấy đề nghị ký quỹ hoặc phiếu thu phí, hạch toán thu phí và trình phó phòng kinh doanh kiểm soát, duyệt giao dịch thu phí và ký chứng từ (Giấy đề nghị ký quỹ/Phiếu thu phí + VAT); có thể thu phí ngay hoặc thu sau theo quy định của Biểu phí hiện hành. Nếu vận đơn đường biển B/L lập theo lệnh của Sacombank hay vận đơn hàng không AWB lập giao hàng cho Sacombank, chuyên viên thanh toán quốc tế phải đóng dấu ký hậu vận đơn (đối với B/L) hay lập thư ủy quyền nhận hàng (đối với AWB). Sau đó trình Giám đốc CN ký hậu vận đơn hay ký thư ủy quyền nhận hàng. Tiếp theo, chuyên viên thanh toán quốc tế sao lưu mặt ký hậu B/L hay thư ủy quyền nhận hàng và giao BCT gốc cho KH. Nếu vận đơn đường biển B/L lập theo lệnh/đích danh KH hay vận đơn hàng không AWB lập giao hàng cho KH thì chuyên viên thanh toán quốc tế chỉ cần giao BCT gốc cho KH. Chuyên viên thanh toán quốc tế thực hiện giao dịch chấp nhận và soạn điện chấp nhận thanh toán theo mẫu MT799/MT999 trên T24 rồi chuyển điện ra nước ngoài. Sau đó, tiến hành in, chấm, ký chứng từ kế toán, lưu hồ sơ và theo dõi đến hạn thanh toán bộ chứng từ. 2.2.10.Quy trình hoàn trả bộ chứng từ LC nhập khẩu Sau khi kiểm tra bộ chứng từ xuất trình, NHPH nếu phát hiện có bất hợp lệ phải thông báo ngay cho Người mở. Nếu Người mở từ chối bất hợp lệ thì NHPH phải tiến hành hoàn trả lại bộ chứng từ cho Ngân hàng nước ngoài. Quy trình hoàn trả bộ chứng từ LC nhập khẩu diễn ra như sau: Đại học Kin h tế H ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 47 Sơ đồ 2.10. Quy trình hoàn trả bộ chứng từ LC nhập khẩu Chuyên viên thanh toán quốc tế tiếp nhận yêu cầu hoàn trả BCT từ KH với chứng từ xuất trình là bản chính Thông báo chứng từ đến (theo LC) – Phần ý kiến khách hàng, sau đó sẽ kiểm tra hồ sơ. Chuyên viên thanh toán quốc tế thực hiện giao dịch soạn điện thông báo hoàn trả chứng từ theo mẫu MT799/MT999 trên T24 và sau đó chuyển điện ra nước ngoài. Điện thông báo hoàn trả chứng từ thể hiện nội dung sau:  Đề nghị thanh toán phí hoàn trả BCT cho Sacombank trước khi Sacombank gửi trả BCT (nếu phí do Người thụ hưởng chịu); đề nghị thanh toán số tiền đã được Sacombank thanh toán theo điện đòi tiền và lãi phạt (nếu có)  Sacombank sẽ trả BCT nếu không nhận phản hồi của Ngân hàng nước ngoài sau 3 ngày làm việc kể từ ngày gửi điện (nếu phí do KH chịu) Tiếp nhận yêu cầu hoàn trả bộ chứng từ từ khách hàng Kiểm tra hồ sơ: Yêu cầu hoàn trả bộ chứng từ có bất hợp lệ; Kí bởi người đại diện hợp pháp, có dấu mộc đơn vị Soạn điện thông báo hoàn trả bộ chứng từ và Chuyển điện ra nước ngoài Hạch toán phí Xuất BCT gốc khỏi kho quỹ/két sắt và gửi trả Ngân hàng nước ngoài In, chấm, ký chứng từ kế toán và Lưu hồ sơ Theo dõi phản hồi của Ngân hàng nước ngoài Đại ọc Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 48 Chuyên viên thanh toán quốc tế theo dõi phản hồi của NH nước ngoài. Trường hợp Ngân hàng nước ngoài thông báo đồng ý hoàn trả hoặc không có phản hồi sau 3 ngày làm việc kể từ ngày Sacombank gửi điện thông báo hoàn trả BCT thì chuyên viên thanh toán quốc tế soạn điện thông báo chính thức hoàn trả BCT và chuyển điện cho Ngân hàng nước ngoài. Sau đó, tùy theo đối tượng chịu phí để hạch toán phí thích hợp. Trường hợp Ngân hàng nước ngoài yêu cầu giữ BCT và cho chỉ thị xử lý khác thì chuyên viên thanh toán quốc tế thông báo và chờ phản hồi của KH. Chuyên viên thanh toán quốc tế tùy thuộc đối tượng chịu phí để hạch toán phí, sau đó xuất bộ chứng từ khỏi két sắt và gửi trả cho NH nước ngoài. Công việc cuối ngày là in, chấm, ký chứng từ và lưu hồ sơ. 2.2.11.Quy trình xử lý điện yêu cầu chấp nhận bất hợp lệ Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 49 Sơ đồ 2.11. Quy trình xử lý điện yêu cầu chấp nhận bất hợp lệ Nhận điện yêu cầu chấp nhận bất hợp lệ từ Ngân hàng nước ngoài Bất hợp lệ có bất lợi cho Ngân hàng và khách hàng Ghi nhận nội dung bất hợp lệ có bất lợi cho Ngân hàng và khách hàng trên điện của Ngân hàng nước ngoài (nếu có); Lập thư thông báo yêu cầu chấp nhận bất hợp lệ In thông báo yêu cầu chấp nhận bất hợp lệ và Ký thư thông báo Thông báo yêu cầu chấp nhận bất hợp lệ cho khách hàng Lưu hồ sơ; Theo dõi phản hồi của khách hàng Nhận văn bản chấp nhận bất hợp lệ của khách hàng Kiểm tra văn bản phản hồi của khách hàng ( kí bởi người đại diện hợp pháp, có dấu mộc đơn vị) Bất hợp lệ có bất lợi cho Ngân hàng và khách hàng nhưng khách hàng chấp nhận bất hợp lệ Đánh giá khách hàng, khả năng thanh toán đúng hạn, biện pháp bảo đảm thanh toán và đề xuất Soạn điện thông báo Ngân hàng nước ngoài ý kiến của khách hàng và chuyển điện ra nước ngoài B ất hợ p lệ kh ôn g có b ất lợ i ch o N gâ n h àn g v à kh ác h hà n g; K há ch h àn g ch ấp n hậ n bấ t hợ p lệ Lưu hồ sơ Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 50 Khi bộ chứng từ xuất trình bị ngân hàng phục vụ mình từ chối thanh toán vì không phải là một xuất trình phù hợp, Người thụ hưởng có thể yêu cầu ngân hàng phục vụ mình gửi yêu cầu chấp nhận bất hợp lệ đến người mở thông qua NHPH. Sau khi nhận được điện của Ngân hàng nước ngoài, NHPH thông báo cho Người mở và thực hiện các công việc liên quan. Sau khi nhận được điện của Ngân hàng nước ngoài, chuyên viên thanh toán quốc tế kiểm tra nội dung điện. Nếu thấy bất hợp lệ có bất lợi cho ngân hàng và KH thì ghi nhận nội dung bất hợp lệ đó trên điện của Ngân hàng nước ngoài. Tiếp theo, chuyên viên thanh toán quốc tế thông báo và theo dõi phản hồi của KH. Nếu bất hợp lệ có bất lợi cho ngân hàng và KH nhưng KH chấp nhận bất hợp lệ thì cần đánh giá KH, khả năng thanh toán đúng hạn, biện pháp đảm bảo thanh toán. Sau đó làm tờ trình đề xuất lên Giám đốc CN xem xét và phê duyệt. Tiếp nữa, Chuyên viên thanh toán quốc tế tiến hành soạn điện thông báo Ngân hàng nước ngoài ý kiến của KH rồi chuyển điện ra nước ngoài. Nếu bất hợp lệ không có bất lợi cho ngân hàng và KH và KH chấp nhận bất hợp lệ thì soạn và chuyển điện thông báo ý kiến của KH cho Ngân hàng nước ngoài. Nếu KH từ chối bất hợp lệ thì chuyên viên thanh toán quốc tế soạn điện thông báo ý kiến của KH cho NH nước ngoài và theo dõi phản hồi của NH nước ngoài. Các bức điện đều được soạn trên T24. Sau đó chuyên viên thanh toán tiến hành lưu hồ sơ. 2.3. Bảng tổng hợp phân tích quy trình thanh toán hàng hóa nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ tại NHTMCP Sacombank chi nhánh Quảng Trị Qua những lần trao đổi với các chuyên gia có liên quan đến quy trình thanh toán LC, được lắng nghe những chia sẻ, những kinh nghiệm, những ý kiến đánh giá về những ưu điểm cũng như những hạn chế còn tồn tại trong quy trình thanh toán LC nhập khẩu và những khuyến cáo được các chuyên gia nhiệt tình đưa ra mà theo họ chi nhánh cần thực hiện để quy trình ngày một hoàn thiện hơn để đáp ứng được nhu cầu của KH và bắt kịp với tiến trình phát triển kinh tế, em đã tổng hợp lại và bên cạnh đó đưa ra một số ý kiến chủ quan của bản thân em. Kết quả được thể hiện trong bảng sau: Đại ọc Kin h tế Huế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 51 QUY TRÌNH ĐÁNH GÍA KHUYẾN CÁO 1. Quy trình mở LC Quy trình chặt chẽ với các thủ tục đơn giản, nhanh gọn. Chuyên viên thanh toán quốc tế nhiệt tình hướng dẫn khách hàng trong khâu lập hồ sơ. Chi nhánh đã ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào quy trình với chương trình ngân hàng lõi T24, cùng với việc là thành viên của tổ chức Swift giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh và chính xác hơn. Có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, hỗ trợ cho chuyên viên thanh toán quốc tế có chuyên viên khách hàng và chuyên viên quản lý tín dụng. Chính sách tín dụng linh hoạt, đối với những khách hàng thường xuyên giao dịch hay KH ký quỹ 100% hay có tài sản cầm cố thế chấp lớn thì NH có thể giảm một số khâu trong quy trình thẩm định như thẩm định về tài chính của doanh nghiệp hay hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; ngoài ra KH còn được giảm phí. NH hạn chế được rủi ro nhờ chính sách yêu cầu KH mua bảo hiểm hàng hóa cho Sacombank là người hưởng lợi. Tuy nhiên, quy trình còn tồn tại một số hạn chế sau: Khách hàng chưa thực sự am hiểu các kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, chứng từ xuất trình còn sai sót nhiều, còn thiếu chủ động trong việc cập nhật những quy định của ngân hàng cũng như những văn bản pháp lý mới. Chuyên viên thanh toán quốc tế cần nâng cao trình độ nghiệp vụ hơn nữa, đồng thời cần làm tốt công tác tư vấn cho KH, thường xuyên tổ chức các buổi trao đổi với KH. Đồng thời, cần đa dạng hóa các loại hình LC và chuyển đổi mô hình quản lý tập trung thành bán tập trung. Tăng cường quan hệ đại lý với các NH nước ngoài để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của KH. Tăng cường tài trợ hoạt động xuất nhập khẩu.Đại học Kin h tế ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 52 Loại hình LC chưa đa dạng, nhiều trường hợp nên áp dụng một số LC khác có lợi hơn cho KH nhưng chuyên viên thanh toán quốc tế chưa có kinh nghiệm để tư vấn KH sử dụng. Hạn mức phát hành LC của chi nhánh còn thấp và chi nhánh vẫn chưa được toàn quyền quyết định những LC vượt hạn mức; không được quyền quyết định giảm tỷ lệ ký quỹ cũng như giảm phí mà phải trình Hội sở duyệt, thủ tục miễn giảm ký quỹ rườm rà. Vì là nghiệp vụ ngoại thương nên có liên quan đến đồng ngoại tệ, do đó chịu ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái khi đồng tiền kí quỹ và/hoặc đồng tiền trong tài khoản tiền gửi của KH khác với đồng tiền trong LC. NH xác nhận phải là NH đại lý của Sacombank, điều này giúp NH và KH tiết kiệm được chi phí ký quỹ nhưng cũng hạn chế số lượng giao dịch nếu KH muốn NH khác xác nhận LC. Một điểm nữa, chức năng của bảo hiểm là loại trừ rủi ro nhưng đối với chứng từ bảo hiểm, NH không quy định loại tiền bảo hiểm phải giống với loại tiền tệ của LC, như thế rất dễ gặp rủi ro tỷ giá. 2. Quy trình tu chỉnh LC Một số khâu trong quy trình không cần thiết như phân tích, đánh giá KH, hiệu quả thương vụ vì khâu này đã được thực hiện khi KH yêu cầu mở LC. Rút ngắn được khâu thực hiện vì chuyên viên thanh toán quốc tế không phải gửi điện và chờ phản hồi chấp nhận tu chỉnh của Liên tục hoàn thiện quy trình để đáp ứng kịp thời nhu cầu của KH về thời gian và hiệu quả. Đồng thời cần tăng cường công Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 53 Ngân hàng nước ngoài vì đã có thỏa thuận giữa người mua và người bán xuất trình cùng Giấy đề nghị tu chỉnh. Vẫn tồn tại các trường hợp LC tu chỉnh có điều khoản rủi ro. Thủ tục xin miễn giảm ký quỹ rườm rà. tác tư vấn cho KH để giao dịch diễn ra được thuận lợi. Tăng cường hoạt động tài trợ nhập khẩu. 3. Quy trình hủy LC trong thời hạn hiệu lực theo yêu cầu của người mở Các khâu của quy trình được đảm bảo thực hiện đầy đủ và chính xác. Quy trình được thực hiện nhanh chóng nhờ sự trợ giúp của chương trình ngân hàng lõi T24 ghi nhận, lưu trữ cơ sở dữ liệu KH, bút toán và thông tin liên quan giao dịch phát sinh trong ngày. Tuy nhiên, đôi lúc quy trình bị gián đoạn do điện của NH nước ngoài không có mã khóa hoặc có cài mã nhưng mã giải không đúng nên phải chờ đợi họ gửi mã đúng. KH không tìm hiểu kỹ quy định của Sacombank, đã nhận hàng thông qua bảo lãnh của Sacombank mà vẫn yêu cầu hủy LC. Tăng cường công tác tư vấn cho KH, thường xuyên tổ chức các buổi gặp mặt KH để phổ biến những quy định của NH cũng như những điều cần lưu ý trong quá trình giao dịch LC. 4. Quy trình hủy LC trong thời hạn hiệu lực theo yêu cầu của NH người thụ hưởng Quy trình diễn ra suôn sẻ, từng khâu từng bước được chuyên viên thanh toán quốc tế thực hiện đầy đủ và chính xác. Về phía KH, lỗi thường gặp nhất là trong thông báo đồng ý hủy LC, KH thường không ghi rõ đối tượng chịu phí. Không ngừng nâng cao trình độ của chuyên viên thanh toán quốc tế. Đồng thời cần tư vấn KH hoàn thiện kỹ năng lập chứng từ. 5. Quy trình ký Quy trình được cụ thể hóa từng trường hợp, có hướng dẫn rõ ràng. Đối với vận đơn đường Cần phải tư vấn cho KH nhiều hơn, Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 54 hậu - ủy quyền nhận hàng – bảo lãnh nhận hàng biển B/L, NH đã hạn chế rủi ro bằng cách giành quyền kiểm soát đối với hàng hóa trong mọi trường hợp, quy định giao hàng theo lệnh của mình, bất kể người mở đã ký quỹ lớn hơn hay bằng 100% trị giá LC. Còn đối với vận đơn hàng không AWB, vì không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa nên không thể chuyển nhượng và NH chỉ ủy quyền nhận hàng khi được kiểm soát hàng hóa. Thực tế rằng, nhiều doanh nghiệp không hiểu được nguyên tắc này nên cho rằng, muốn nhận hàng bắt buộc phải xuất trình vận đơn hàng không. Ở chi nhánh chưa xảy ra trường hợp không đủ ngoại tệ bán cho KH ký quỹ bổ sung. thường xuyên tổ chức hội nghị KH nhằm chia sẻ kinh nghiệm, nâng cao sự hiểu biết của KH về các kỹ thuật ngoại thương để hạn chế rủi ro trong giao dịch LC. 6. Quy trình xử lý điện đòi tiền theo LC Quy trình chặt chẽ với cách giải quyết thích hợp cho từng trường hợp cụ thể. Ở chi nhánh chưa xảy ra tình trạng KH mất khả năng thanh toán khi đến hạn. Thực tế cho thấy thanh toán bằng điện còn tồn tại hạn chế. Nếu NHTB kiểm tra chứng từ sơ sài, không phát hiện những bất hợp lệ mà đòi tiền bằng điện NHPH, họ sẽ nhận được tiền ngay và chuyển cho người hưởng. Sau đó bất hợp lệ được phát hiện, chứng từ bị từ chối, NHTB phải trả lại tiền gốc và lãi, trong khi người hưởng đã sử dụng hết tiền. Sự việc trở nên phức tạp và có thể dẫn đến tranh chấp. Cần thường xuyên kiểm tra nguồn thanh toán của KH để đảm bảo thanh toán đúng hạn, nâng cao uy tín của KH cũng như NH trong giao dịch với các đối tác nước ngoài. Tăng cường quan hệ đại lý với những ngân hàng uy tín để nâng cao chất lượng giao dịch, hạn chế rủi ro có thể xảy ra. Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 55 7. Quy trình xử lý bộ chứng từ LC nhập khẩu Chuyên viên thanh toán quốc tế thực hiện tốt từng khâu, từng bước trong quy trình, chưa xảy ra thiếu sót. Thông báo từ chối luôn nói rõ sự bất hợp lệ của chứng từ, các bất hợp lệ đưa ra không bị NHTB bác bỏ. Luôn đảm bảo thời gian thông báo bất hợp lệ theo quy định nhờ sử dụng phương tiện truyền thông nhanh nhất như Fax. Đối với bộ chứng từ đã thanh toán theo điện đòi tiền, trong thông báo bất hợp lệ, ngân hàng đã bảo vệ quyền lợi của mình và KH bằng cách nói rõ Sacombank bảo lưu quyền đòi bồi hoàn đỗi với khoản tiền đã thanh toán, bao gồm cả lãi. Không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho chuyên viên thanh toán quốc tế để chất lượng dịch vụ ngày một nâng lên, đáp ứng được nhu cầu của KH, đồng thời nâng cao hình ảnh của NH. 8. Quy trình thanh toán bộ chứng từ LC nhập khẩu Quy trình hoàn thiện, chi tiết. Hầu hết KH đều đủ nguồn để thanh toán bộ chứng từ khi đến hạn. Một số ít không đủ nguồn thanh toán thì chuyên viên thanh toán quốc tế sẽ kết hợp với chuyên viên KH làm thủ tục cho vay bắt buộc trong ngày. Chính sách này giúp NH giữ được chữ tín, đúng hẹn trong giao dịch với các đối tác nước ngoài. Cần quy định rõ trong quy trình là đối với những KH đang được cho vay bắt buộc để thanh toán LC thì không được mở thêm LC nào khác. 9. Quy trình chấp nhận thanh toán bộ chứng từ LC nhập khẩu trả chậm KH thiếu chủ động trong quá trình giao dịch. Không để ý ngày đến hạn thanh toán LC để chuẩn bị nguồn thanh toán đầy đủ. Chuyên viên thanh toán quốc tế đôi lúc sơ suất, hơn nữa phòng thanh toán quốc tế chưa có sự tách biệt giữa hoạt động thanh toán xuất khẩu và nhập khẩu, một chuyên viên thanh toán nhiều khi phải đảm nhiệm cả hai mảng nên thiếu sự sát sao là điều không thể tránh khỏi. Tư vấn cho KH nhiều hơn những kỹ thuật, kinh nghiệm giao dịch. Về phía NH, cần xem lại cơ cấu tổ chức phòng thanh toán quốc tế cho phù hợp để đảm bảo chất lượng công việc. Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 56 10. Quy trình hoàn trả bộ chứng từ LC nhập khẩu Đảm bảo chuyển giao nguyên vẹn bộ chứng từ có bất hợp lệ cho NHTB như khi nhận được. KH sẽ nhận lại được số tiền đã thanh toán cho bộ chứng từ trước đó theo điện đòi tiền. Hầu hết đối tác kinh doanh của nhà nhập khẩu là những người có uy tín. Tăng cường tổ chức các buổi gặp gỡ, chia sẻ kinh nghiệm với KH nhằm nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ cho KH để hiệu quả giao dịch được tốt hơn. 11. Quy trình xử lý điện yêu cầu chấp nhận bất hợp lệ Có những bất hợp lệ có bất lợi cho KH và NH nhưng KH lại chấp nhận do mối quan hệ giữa người mở và người hưởng. NH luôn cố gắng đáp ứng tốt nhu cầu của KH cùng những biện pháp an toàn như đánh giá KH, hiệu quả thương vụ cùng các biện pháp đảm bảo. Những bất hợp lệ chủ yếu là lỗi chính tả. Tăng cường tư vấn KH trong việc lựa chọn đối tác kinh doanh để đạt được hiệu quả mong đợi. 2.4. Đánh giá quy trình thực hiện phương thức tín dụng chứng từ LC tại NHTMCP Sacombank chi nhánh Quảng Trị 2.4.1. Những thành tựu đạt được - Những trường hợp có thể xảy ra trong giao dịch LC đã được chi tiết hóa trong Quy trình nghiệp vụ LC của chi nhánh. Công việc được cụ thể từ người thực hiện cho đến chứng từ cần sử dụng trong từng khâu và thời gian cần thiết để hoàn thành từng bước một. Điều này giúp chuyên viên thanh toán quốc tế có cơ sở để thực hiện chính xác và đầy đủ các bước, đảm bảo đúng quy trình. - Có sự phối hợp chặt chẽ và hiệu quả giữa các phòng ban. Hỗ trợ cho chuyên viên thanh toán quốc tế còn có chuyên viên KH và chuyên viên quản lý tín dụng. Mỗi chuyên viên thực hiện một công việc nên tính chuyên môn hóa của quy trình cao hơn, đảm bảo tính chính xác, tỉ mỉ hơn và tránh sự chồng chéo lên nhau. Từ đó, hoạt động được diễn ra liên tục và xuyên suốt toàn hệ thống. Qúa trình phân tích, đánh giá KH được khách quan hơn nhờ sự tách bạch thành nhiệm vụ của chuyên viên KH. Có thể thấy, KH cũng có thể vay vốn của ngân hàng để ký quỹ, thực hiện các giao dịch LC và Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 57 lúc này, việc quản lý KH không chỉ chuyên viên thanh toán quốc tế mà còn là nhiệm vụ của chuyên viên quản lý tín dụng nữa. Nhờ sự phối hợp chặt chẽ này mà mỗi khi KH gặp vấn đề có thể giải quyết nhanh chóng. - Thay vì thao tác thủ công, chi nhánh đã biết áp dụng những thành tựu của công nghệ tin học vào quy trình nghiệp vụ LC làm cho thời gian thực hiện nhanh chóng. Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, với những diễn biến phức tạp vì vậy thời gian rất quan trọng, sự chậm trễ trong thanh toán có thể gây bất lợi cho khách hàng do tình hình khác đi. Các nghiệp vụ như kế toán, lưu và xử lý dữ liệu đều được tự động hoá, mỗi bước trong mỗi quy trình chỉ mất 3 đến 10 phút, những công việc cần nhiều thời gian hơn thì có thể mất 1 đến 2 ngày. Điều này cho thấy quy trình được thực hiện nhanh chóng giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu của KH. Ngoài ra, ngân hàng còn có chương trình T24 – chương trình ngân hàng lõi ghi nhận, lưu trữ cơ sở dữ liệu KH, bút toán và thông tin liên quan giao dịch phát sinh trong ngày, tạo điều kiện thuận lợi khi có nhu cầu kiểm tra, tra soát lại. - Ngân hàng Sacombank là một trong số các ngân hàng tham gia vào mạng chuyển tiền SWIFT. Hệ thống chuyển tiền qua SWIFT tuyệt đối an toàn. Điều này làm cho nghiệp vụ thanh toán nhập khẩu Sacombank được thực hiện một cách trôi chảy, nhanh chóng và chính xác. - Thủ tục giấy tờ nhanh hơn do không phải soạn thảo thủ công mà đã có mẫu biểu được lập sẵn. - Chi nhánh còn có các chính sách khuyến khích đối với khách hàng thường xuyên có doanh số thanh toán nhập khẩu lớn thông qua việc quản lý riêng đối với các khách hàng đó ở phòng thanh toán quốc tế. Các khách hàng này có những ưu đãi như về chi phí thanh toán, được ưu tiên thực hiện nghiệp vụ, nhân viên của Ngân hàng có thể đến tận công ty của khách hàng khi cần giao dịch, những dịp lễ tết Ngân hàng đều có thư và quà cảm ơn, - Quy trình thẩm định KH linh hoạt. Đối với những KH quen, thường xuyên giao dịch hay khách hàng ký quỹ 100%, hay có tài sản cầm cố thế chấp lớn thì Ngân hàng có thể giảm một số khâu trong quy trình thẩm định như không cần thẩm định về tài chính của doanh nghiệp hay hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, - Nguồn vốn ngoại tệ luôn đảm bảo, đáp ứng được nhu cầu thanh toán của KH khi Đại học Kin h tế H ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 58 đến hạn. Điều này không chỉ có lợi cho KH trong việc nhận hàng sớm mà còn giúp ngân hàng nâng cao uy tín với các đối tác nước ngoài trong các nghiệp vụ thanh toán quốc tế. - Phong cách giao dịch của chuyên viên thanh toán với KH tận tình, văn minh, lịch sự, sẵn sàng hướng dẫn KH giải quyết những vướng mắc trong khâu dự thảo, ký hợp đồng hay tư vấn cho KH về các điều khoản trong thư tín dụng sao cho có lợi cho KH nhất. - KH chủ động trong quá trình giao dịch. Khi nhận được thông báo của ngân hàng về việc chứng từ có sai sót, những KH ở gần tự chủ động đến ngân hàng để sửa chữa tại chỗ mà không đợi ngân hàng gửi chứng từ về cơ sở. Điều này giúp quá trình thực hiện giao dịch diễn ra nhanh hơn do tiết kiệm được thời gian chuyển chứng từ đi và gửi lại chứng từ. - Chưa xảy ra trường hợp KH mất khả năng thanh toán, chỉ có một số trường hợp không thanh toán đúng hạn nhưng không nhiều. 2.4.2. Hạn chế: - Hạn mức phát hành của chi nhánh thấp, làm hạn chế nhiều giao dịch với KH. Đây chính là một trở ngại trong việc gia tăng doanh số thanh toán nhập khẩu của chi nhánh, giảm tính cạnh tranh với các đối thủ trong ngành trên địa bàn. - Mức miễn giảm ký quỹ phải được sự phê duyệt của Hội sở, chi nhánh không được quyền quyết định. Thủ tục miễn giảm ký quỹ rườm rà. - Do việc tự động hóa quy trình thanh toán nhập khẩu nên các chuyên viên chỉ nắm được các nghiệp vụ mình cần thực hiện mà không hiểu được bản chất vấn đề. - Chứng từ KH xuất trình sai sót nhiều, phải qua nhiều lần tư vấn, sửa chữa lại mới hoàn chỉnh làm ảnh hưởng đến tiến độ nghiệp vụ. - LC chưa đa dạng về chủng loại, chủ yếu là những LC cơ bản: LC không hủy ngang và LC xác nhận. Có nhiều LC giúp bảo vệ KH nhưng vẫn chưa được lưu ý sử dụng như LC dự phòng bảo vệ quyền lợi của người mở khi người hưởng lợi đã nhận được các khoản thanh toán mà không có khả năng giao hàng cho người mở. - Khâu xử lý chứng từ nhiều khi bị chậm trễ do nhiều chuyên viên thanh toán quốc tế phải đảm nhiệm cả hoạt động thanh toán nhập khẩu và thanh toán xuất khẩu. 2.4.3. Nguyên nhân của hạn chế: Đại họ Kin h tế H ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 59 - Do mô hình quản lý tập trung, chi nhánh vẫn chưa được chủ động hoàn toàn trong quá trình hoạt động. Hạn mức phát hành LC do Hội sở cấp cho chi nhánh, do đó, quá trình thực hiện đôi khi bị chậm trễ do phải chờ đợi sự phê duyệt từ Hội sở. - Do sự hạn chế về trình độ chuyên môn của chuyên viên thanh toán, khi vào NH mới được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, nên kinh nghiệm trong thực tế của các chuyên viên thanh toán chưa nhiều. Bên cạnh đó, ý thức học hỏi nâng cao nghiệp vụ chưa được chú trọng. - Trình độ hiểu biết của KH về LC còn hạn chế, chưa có nhiều kinh nghiệm trong khâu lập chứng từ, khả năng sử dụng tiếng nước ngoài còn hạn chế, không am hiểu các tập quán thương mại quốc tế, do đó trong quá trình lập chứng từ còn nhiều sai sót. Đây là phương thức thanh toán rất phức tạp, do vậy đòi hỏi KH phải có sự hiểu biết cặn kẽ về phương thức này nhằm giảm thiểu tối đa những sai sót vì tất cả những sai sót có thể là kẽ hở để kẻ xấu lợi dụng, làm giả mạo chứng từ gây bất lợi cho doanh nghiệp và cho cả NH. - Do cơ cấu tổ chức chưa hợp lý, chưa có sự phân quyền thành các bộ phận chức năng trong từng loại hình dịch vụ. Ví dụ, chưa có sự tách biệt giữa phòng thanh toán nhập khẩu và thanh toán xuất khẩu. Đại học Kin h tế Hu Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 60 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN QUY TRÌNH THANH TOÁN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI NHTMCP SACOMBANK CHI NHÁNH QUẢNG TRỊ. Dựa trên những ý kiến đánh giá một cách tổng quát của các chuyên gia về toàn bộ quy trình thanh toán LC nhập khẩu ở trên: về những thành tựu đạt được cũng như những hạn chế còn tồn tại, và những khuyến cáo mà em đã tổng hợp được ở chương 2, em đã đề ra một số giải pháp cụ thể sau nhằm cải thiện quy trình thanh toán hàng hóa nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ tại NHTMCP Sacombank chi nhánh Quảng Trị: 3.1. Đầu tư về con người Nguồn nhân lực có vai trò quan trọng quyết định tới sự phát triển của doanh nghiệp. Đầu tư cho nguồn nhân lực là đầu tư mang lại hiệu quả lâu dài và bền vững nhất. Chính vì thế, ngân hàng cần chú trọng đầu tư vào nguồn lực này, những giải pháp có thể là: - Thường xuyên tổ chức kiểm tra trình độ chuyên môn nghiệp vụ của chuyên viên thanh toán quốc tế. Việc làm này không chỉ có tác dụng nâng cao ý thức tự học hỏi và nâng cao năng lực bản thân của chuyên viên thanh toán quốc tế, giúp họ cập nhật những quy định mới trong xử lý nghiệp vụ nhằm tránh những sai sót không đáng có, mà còn là một đòi hỏi không thể thiếu trong hoạt động thanh toán quốc tế nói chung và phương thức tín dụng chứng từ nói riêng. Nghiệp vụ tín dụng chứng từ với một khối lượng lớn chứng từ và các kỹ thuật rất phức tạp, đòi hỏi chuyên viên thanh toán quốc tế phải có trình độ cao, không chỉ kiến thức về nghiệp vụ mà còn kiến thức về luật pháp, tin học và cả trình độ ngoại ngữ, vì giao dịch LC liên quan đến các đối tác nước ngoài và các chứng từ trong giao dịch LC thường được soạn bằng Tiếng Anh. Nếu chuyên viên thanh toán quốc tế thiếu một trong các yêu cầu đó sẽ khó khăn trong quá trình làm việc, không đáp ứng được yêu cầu của KH và ảnh hưởng đến uy tín của ngân hàng. - Bên cạnh việc đào tạo nghiệp vụ còn cần phải chú trọng đến vấn đề đạo đức nghề nghiệp của chuyên viên thanh toán quốc tế. Ngân hàng là một nghề nhạy cảm bởi luôn tiếp xúc với tiền bạc nên khó lòng tránh khỏi những cám dỗ. Chính vì thế, vấn đề này phải đặc biệt được quan tâm. Đại ọc Kin h tế Huế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 61 - Đào tạo các chuyên viên thanh toán thực hiện tốt công tác tiếp xúc và tư vấn KH. Làm hài lòng KH, đáp ứng tốt nhu cầu của họ là một trong những nguyên tắc sống còn của ngân hàng trong thời buổi cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Hơn thế nữa, đây cũng chính là cách gây dựng lòng trung thành ở KH. Một khi đã hài lòng, ấn tượng tốt về ngân hàng thì họ sẵn sàng trả mức giá cao hơn. Vì không ai bỏ tiền ra để mua sự bực mình, chi nhiều hơn nhưng đổi lại chất lượng dịch vụ tốt thì KH vẫn sẵn lòng. Kết quả, ngân hàng không chỉ có được KH “ruột” mà còn tận dụng được hiệu quả marketing truyền miệng mà những KH này mang lại. Họ có thể giới thiệu với người thân, bạn bè, đối tác của họ cùng sử dụng dịch vụ của Sacombank, không chỉ giao dịch LC mà còn các dịch vụ khác của ngân hàng. Như thế, ngân hàng có thể tăng doanh thu ở nhiều mảng dịch vụ khác nhau. - Coi trọng công tác tuyển dụng. Cần tuyển dụng những nhân viên có trình độ chuyên môn, trình độ tin học và ngoại ngữ. Đồng thời cần có chính sách khen thưởng, khuyến khích các chuyên viên thanh toán quốc tế phát huy năng lực học hỏi, sáng tạo của mình, như: chuyên viên nào có trình độ ngoại ngữ từ TOEIC trở lên thì tiền lương mỗi tháng sẽ được tăng thêm. 3.2. Nâng cao sự hiểu biết của KH Hiện nay, thanh toán quốc tế không chỉ dừng lại ở việc thực hiện thanh toán cho KH bởi số lượng doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu ngày càng nhiều nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng nắm vững các kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, am hiểu luật pháp cũng như các thông lệ quốc tế. Do đó, việc tư vấn giúp KH có được những lợi thế trong ký kết các hợp đồng ngoại thương là một nổ lực của chuyên viên thanh toán quốc tế nhằm cải thiện quy trình thanh toán LC nhập khẩu. Chi nhánh cần tổ chức các buổi trao đổi với các khách hàng nhằm phổ biến, cập nhật các thay đổi trong quy định về nghiệp vụ LC; cung cấp thường xuyên cho khách hàng danh sách các ngân hàng có quan hệ đại lý với Chi nhánh tạo điều kiện cho khách hàng lựa chọn được ngân hàng có uy tín tham gia vào quá trình thanh toán của doanh nghiệp. Đồng thời, thông tin cho các khách hàng mới về những ưu đãi từ phía ngân hàng dành cho khách hàng khi thực hiện thanh toán tại Chi nhánh. Đại ọc Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 62 3.3. Từng bước hoàn thiện quy trình Cần hoàn thiện hơn nữa quy trình thanh toán LC nhập khẩu. Những khâu, những bước nào không cần thiết thì nên cắt giảm bớt, giúp đơn giản hóa và vẫn đảm bảo tính chính xác, đồng thời rút ngắn được nhiều thời gian . Những quy định nào cần cụ thể thì phải cụ thể trong quy trình, tạo cơ sở chắc chắn cho chuyên viên thanh toán quốc tế trong quá trình thực hiện giao dịch. Như trên đã đánh giá, cần bỏ bớt một số khâu trong quy trình tu chỉnh LC, quy định cụ thể hơn các điều kiện kiểm tra chứng từ để hạn chế những rủi ro không đáng có. Môi trường kinh doanh không ngừng biến đổi, để bắt kịp với nhịp độ đó và có thể đáp ứng tốt hơn những nhu cầu của KH thì NH càng phải hoàn thiện hơn quy trình thực hiện của mình. 3.4. Tăng cường tài trợ hoạt động nhập khẩu Ngân hàng có thể tài trợ cho các doanh nghiệp nhập khẩu thông qua các hình thức như: miễn giảm ký quỹ, bảo lãnh nhận hàng, ký hậu vận đơn,. Nguyên tắc khi phát hành LC, ngân hàng thường yêu cầu KH phải ký quỹ theo một tỷ lệ nhất định. Gía trị giao dịch LC thường lớn, do đó mức ký quỹ cũng cao. Đây sẽ là một khó khăn cho KH trong trường hợp nguồn vốn thiếu hụt. Giảm ký quỹ là hình thức cấp tín dụng cho KH của ngân hàng. Trong giao dịch LC, hàng hóa thường đến trước bộ chứng từ, vì cần hàng hóa để kinh doanh, KH có thể yêu cầu ngân hàng đứng ra bảo lãnh hay ký hậu vận đơn để được nhận hàng. Như cách thức miễn giảm ký quỹ, đây cũng là hình thức tài trợ của ngân hàng cho KH, đảm bảo cho giao dịch được thực hiện suôn sẻ. 3.5. Tăng cường mối quan hệ đại lý Việc có quan hệ đại lý với nhiều ngân hàng tại nhiều quốc gia khác nhau là một yếu tố không nhỏ góp phần nâng cao chất lượng thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ trong việc giảm thiểu thời gian thanh toán và hạn chế tối đa các rủi ro trong khâu thanh toán với đối tác nước ngoài. Các ngân hàng đại lý ở các nước không chỉ là đối tác kinh doanh quan trọng, mà còn là tai mắt và nguồn cung cấp thông tin và tư vấn đáng tin cậy về KH ở nước ngoài trong các thương vụ và các giao dịch khác có liên quan. Do vậy NHTMCP Sacombank Chi nhánh Quảng Trị cần thực hiện chính sách tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược với các ngân hàng nước Đại học Kin h tế Huế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 63 ngoài lớn có mạng lưới toàn cầu, uy tín thương hiệu cao để hợp tác nhằm phát huy lợi thế về mạng lưới, về khách hàng, về kinh nghiệm và uy tín thương hiệu của đối tác chiến lược. 3.6. Đa dạng các loại thư tín dụng Kinh tế nước ta đang trong giai đoạn hội nhập và phát triển do đó hoạt động thanh toán quốc tế sẽ ngày càng đa dạng và phong phú, trong thời gian tới các loại hình LC sẽ được mở rộng và áp dụng nhiều. Vì vậy để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất, NHTMCP Sacombank Chi nhánh Quảng Trị không nên chỉ dừng lại ở việc phát triển LC không hủy ngang hay LC xác nhận mà cần mạnh dạn triển khai các loại hình LC đặc biệt hơn nữa như: LC dự phòng, LC tuần hoàn, LC chuyển nhượng và cung cấp các dịch vụ tư vấn đi kèm cho khách hàng. 3.7. Thay đổi linh hoạt trong mô hình tổ chức Phòng thanh toán quốc tế của chi nhánh nên có sự tách biệt giữa hoạt động thanh toán nhập khẩu và thanh toán xuất khẩu. Như thế, chất lượng công việc sẽ được nâng cao nhờ giảm lượng công việc cho một chuyên viên thanh toán quốc tế để họ có thể tập trung làm tốt công việc của mình, xử lý nhanh hơn, hiệu quả hơn. Không những thế, chuyên viên thanh toán có thể sâu sát KH của mình hơn, quản lý chặt chẽ hơn và có những chính sách phù hợp với từng KH. Cần có sự chuyển đổi một cách linh hoạt từ mô hình tập trung sang mô hình bán tập trung. Cụ thể tại các chi nhánh có số lượng được giao đủ lớn (phụ thuộc vào các chỉ tiêu của Hội sở đề ra) có thể chủ động quyết định các hoạt động mà không nhất thiết phải qua Trung tâm thanh toán tại Hội sở.Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 64 PHẦN III: KẾT LUẬN 1. Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu nghiên cứu đề ra Trong thời gian thực tập tại Sacombank chi nhánh Quảng Trị và qua nghiên cứu tài liệu, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Về cơ bản, khóa luận đã đạt được một số mục tiêu nghiên cứu đã đề ra như sau: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về phương thức tín dụng chứng từ trong thanh toán quốc tế. - Tổng hợp các nguồn thông tin thu thập được trong quá trình thực tập, trên cơ sở thực tế, đã nắm bắt được quy trình thanh toán LC nhập khẩu với các bước, các nội dung cụ thể mà Sacombank chi nhánh Quảng Trị đang áp dụng. - Trên cơ sở ý kiến đánh giá của chuyên viên thanh toán quốc tế và những người có tham gia vào nghiệp vụ LC, cùng với những gì quan sát được trong quá trình thực tập, em đã tổng hợp và đưa ra một số đánh giá về những thành tựu đạt được cũng như những hạn chế còn tồn tại trong quy trình thanh toán LC nhập khẩu tại Sacombank chi nhánh Quảng Trị. - Từ những nguyên nhân hạn chế, em đã mạnh dạn đóng góp một số giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện quy trình thanh toán LC nhập khẩu của chi nhánh. 2. Giới hạn Với vốn kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế, thời gian thực tập và nghiên cứu ngắn, khóa luận của em còn một số hạn chế sau: - Bên cạnh những ý kiến đánh giá của chuyên gia thì vẫn có những đánh giá dựa trên quan sát thực tế của bản thân. Do thời gian tiếp xúc với thực tế chưa nhiều nên những nhận định này còn mang tính chủ quan và có thể chưa chính xác. - Chưa có điều kiện đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu quy trình thanh toán LC nhập khẩu của các ngân hàng khác trên địa bàn để so sánh, đánh giá được tốt hơn. 3. Đề xuất những hướng nghiên cứu tiếp theo Phương thức tín dụng chứng từ là một phương thức thanh toán quốc tế chủ yếu trong ngoại thương. Vì thế, việc tìm hiểu, nghiên cứu, và hoàn thiện nó là một điều có ý nghĩa thực tiễn cao. Những kết quả trong nghiên cứu có thể là cơ sở tốt để ngân hàng Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 65 hoàn thiện quy trình thanh toán LC và nâng cao chất lượng dịch vụ. Nếu được tiếp tục nghiên cứu đề tài này ở một phạm vi rộng hơn, hướng nghiên cứu của em như sau: - Phân tích những rủi ro trong thanh toán hàng nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ. - Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang các ngân hàng khác trên địa bàn để có cơ sở đánh giá hiệu quả quy trình của ngân hàng Sacombank cũng như có thể học hỏi những kinh nghiệm của các ngân hàng khác một cách hiệu quả nhất. - Không dừng lại ở phân tích quy trình thanh toán nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ mà mở rộng ra: phân tích quy trình thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, trong đó bao gồm cả thanh toán xuất khẩu. - Nghiên cứu phát triển hoạt động marketing ngân hàng trong thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. Đại học Kin h tế Hu ế Khóa Luận Tốt Nghiệp Đại Học SVTH: Trần Lệ Hằng 66 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Ngân hàng thương mại, PGS.TS. Phan Thị Thu Hà, Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội 2006. 2. Giáo trình Thanh toán quốc tế và Tài trợ Ngoại thương, GS.TS. Nguyễn Văn Tiến, NXB Thống kê, 2010. 3. Bài tập & Bài giải Thanh toán quốc tế, GS.TS. Nguyễn Văn Tiến, NXB Thống kê, 2010. 4. Uniform Customs And Practice For Documentary Credit – UCP 600. 5. International Standard Banking Practice Under Documentary Credit – ISBP 681. 6. International Commercial Tems – INCOTERMS 2010 7. Quy trình nghiệp vụ LC nhập khẩu của NHTMCP Sacombank chi nhánh Quảng Trị. 8. Quy định về phát hành LC nhập khẩu của NHTMCP Sacombank chi nhánh Quảng Trị. 9. Báo cáo số dư nguồn vốn và sử dụng vốn của NHTMCP Sacombank chi nhánh Quảng Trị năm 2010, 2011, 2012. 10. Báo cáo Thanh toán quốc tế của NHTMCP Sacombank chi nhánh Quảng Trị năm 2010, 2011, 2012. 11. 12. 13. 14. - Đại học Ki h tế Hu ế