Khóa luận Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty Cổ phần Long Thọ

anh sách nhà cung cấp được phê duyệt bởi Tổng giám đốc từ đầu năm. đề nghị các nhà cung cấp này báo giá cho công ty. Hằng năm, công ty sẽ tiến hành đánh giá nhà cung cấp và lựa chọn các nhà cung cấp để đưa vào danh sách nhà cung ứng được lựa chọn [Phụ lục 06] để phục vụ cho việc mua hàng. Đối với các nhà cung cấp đã có quan hệ lâu dài, thì không cần phải tiến hành đánh giá ban đầu mà chỉ đưa vào để Tổng giám đốc phê duyệt. Đối với nhà cung cấp mới chưa có tên trong danh sách, trình tự đánh giá có thể tóm tăt qua sơ đồ sau: SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 74 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang Sơ đồ 2.13 Quy trình đánh giá nhà cung ứng mới Trình tự đánh giá nhà cung ứng: Bước 1: Thu thập các thông tin liên quan đến nhà cung ứng Bước 2: Phân tích, đánh gia các nhà cung cấp theo các yêu cầu riêng cho từng sản phẩm hoặc từng nhóm sản phẩm cụ thể theo phiếu đánh giá nhà cung ứng [phụ lục 05]. Bước 3: Phê duyệt phiếu đánh giá nhà cung cấp Bước 4: Phê duyệt và đưa vào danh sách nhà cung cấp [Phụ lục 06]. Bước 5: Mở sổ theo dõi trong quá trình [Phụ lục 09] - Sau khi nhận được báo giá của nhà cung cấp, Ban tư vấn lựa chọn nhà cung cấp bao gồm: Phòng Kế hoạch; Phòng KT&ĐHSX; Phó Tổng giám đốc Kỹ thuật. sẽ tiến hành đánh giá lựa chon nhà cung cấp theo các tiêu chí đã được Tổng giám đốc phê duyệt từ trước. Các tiêu chuẩn đánh giá lựa chọn nhà cung cấp mà công ty đưa ra gồm 5 tiêu thức chính: -Thông tin về nhà cung ứng - Danh sách các nhà cung ứng Tờ trình đánh giá nhà cung ứng Quyết định thành lập Hội đồng đánh giá nhà cung ứng Tổ chức họp và lập biên bản Lập danh sách nhà cung ứng được chọn Phê duyệt Phòng Vật tư Tổng Giám đốc Phòng Vật tư Tổng Giám đốc Phòng Vật tư SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 75 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang 1. Chất lượng: Chất lượng nguyên vật liệu mua vào phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo tiêu chuẩn cơ sở đề ra. Nguyên vật liệu có chất lượng tốt thì dây chuyền công nghệ mới phát huy hết công suất vận hành, tăng năng suất sản phẩm, giảm giá thành. Nên việc lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu đạt chất lượng tốt là vấn đề đặt ra hàng đầu. 2. Giá cả: Đi đôi với chất lượng là giá cả. Giá cả phải phù hợp với tình hình thị trường và là tiêu chí quan trọng để đánh giá nhà cung ứng. Vì vậy, ưu tiên lựa chọn nhà cung ứng có giá cả rẻ hơn (trong điều kiện có cùng chất lượng) 3. Uy tín: Khả năng cung cấp nguyên vật liệu phải đáp ứng yêu cầu đủ về số lượng và ổn định về chất lượng (chất lượng phải đồng đều). Luôn tạo moi điều kiện cho nhà sản xuất trong mọi hoàn cảnh trên tinh thần hợp tác hai bên cùng có lợi. Nhà cung ứng phải có trách nhiệm thực hiện đúng và đầy đủ những điều khoản trong hợp đồng đã ký kết. 4. Phương thức giao hàng: nhà cung cấp phải giao hàng tại đợn vị sử dụng nguyên vật liệu hoặc kho vật tư của công ty. 5. Thời gian giao hàng: đúng hoặc sớm hơn theo điều khoản hợp đồng đã giao ước. - Sau khi căn cư vào các tiêu chí đã được phê duyệt từ trước của Tổng giám đốc công ty, Ban tư vấn sẽ thống nhất các nhà cung ứng thảo mãn được các yêu cầu và đi đến thống nhất gửi phiếu đánh giá nhà cung ứng đến Phó Tổng giám đốc rà soát lại lần cuối trước khi trình lên Tổng giám đốc công ty phê duyệt lựa chọn nhà cung ứng. Tại công ty, quy trình xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện theo một quy trình khá chắt chẽ, với các quy định rõ ràng, quy định rõ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận có liên quan điều này hạn chế được các sai phạm, rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến chu trình. Việc công ty có thành lập ban tư vấn chọn nhà cung cấp độc lập với bộ phận mua hàng giúp cho đơn vị không những có các điều kiện đề phân tích, lựa chọn được các nhà cung cấp có uy tín, có giá cả và chất lượng phù hợp với các tiêu chí do Tổng giám đốc đề ra mà còn hạn chế được các sai phạm có thể xảy ra khi không có ban tư vấn độc lập như: việc thông đồng với nhà cung cấp của nhận viên mua hàng trong việc lựa chọn nhà cung cấp để thu được lợi ích nào đó. Quy trình xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp có thể khái quát qua lưu đồ 2.3. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 76 Đạ i h ọ K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang Lưu đồ 2.3 Xét duyệt, lựa chon nhà cung cấp 2.3.2.3 Lập đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế Như thông tin ở trên ta đã biết, hiện tại công ty tồn tại hai hình thức mua hàng: đó là mua hàng bằng Hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế là những chứng từ trung tâm của việc kiểm soát của cả chu trình mua hàng và được lập sau khi việc xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp. Tùy vào các điều kiện thực tế khi phát sinh việc mua hàng mà công ty sử dụng đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp hay ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp. Mua hàng bằng đơn đặt hàng được thực hiện khi thực tế phát sinh một số điều kiện sau: - Mặt hàng quen thuộc hàng ngày - Mặt hàng đơn giản (thường là các thiết bị, phụ tùng thay thế, sửa chữa máy móc, nguyên vật liệu phụ chưa có kế hoạch dự trữ theo tháng (quý) - Số lượng từng lần mua là ít, giá trị nhỏ - Cấp bách, cần dùng ngay để việc sản xuất, vận hành máy móc được liên tục - Các loại vật tư được mua của các nhà cung cấp có uy tín, giao dịch nhiều lần hoặc mới thực hiên giao dịch trước đó không lâu. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 77 Đạ i h ọc Ki nh tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang Việc mua hàng bằng đơn đặt hàng sẽ giảm bớt khối lượng công việc, tiết kiệm được thời gian cũng như các chi phí liên quan đến quá trình giao dịch đàm phán hợp đồng. Tuy nhiên về mặt pháp lý thì hợp đồng kinh tế có tính chất pháp lý cao hơn, bởi vì nó mang tính ràng buộc giữa các bên mua bán về các điều kiện liên quan đến quá trình mua hàng nên nếu có xảy ra các rủi ro trong quá trình mua hàng như giao hàng không đúng với quy định đã ký kết, giao hàng không đúng thời gian, địa điểm, thanh toán không đúng tiến độ, thì việc xử lý đã được quy định rõ trong hợp đồng kinh tế nên sẽ ít có xảy ra tranh chấp giữa các bên. Mẫu đơn đặt hàng thể hiện tại [Phụ lục 07]. Khái quát qua lưu đồ 2.4 Lưu đồ 2.4 Mua hàng bằng đơn đặt hàng Đơn đặt hàng được lập bởi phòng Vật tư và được phê duyệt bởi Tổng giám đốc do đó hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra đối với việc không mua hàng đúng với nhu cầu cũng như mua hàng nhiều hơn thực tế. Do đó tại công ty mua hàng được thực hiện thông qua hợp đồng kinh tế sẽ thực hiện nếu thảo mãn một số điều kiện sau: - Vật tư là nguyên vật liệu, nhiên liệu phục vụ cho việc sản xuất đã được lên kế hoạch từ trước - Vật tư quan trọng, chiếm tỉ trọng lớn trong sản phẩm như than, quặng sắt, sét, amiăng. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 78 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang - Số lượng nhiều, giá trị lớn, thường mua để dự trữ cho thời gian dài trên 1 tháng. - Phát sinh việc mua hàng và giao dịch với nhà cung cấp là lần đầu tiên hay lần đầu tiên trong một năm. Hợp đồng kinh tế [Phụ lục 08] Hợp đồng được ký kết bởi Tổng giám đốc và được lập thành 4 bản mỗi bên giữ 2 bản, có giá trị pháp lý như nhau là căn cứ quan trọng cho việc xác lập mua hàng, căn cứ để nghiệm thu hàng mua khi hàng mua về nhập kho cũng như là chứng cứ pháp lý khi có tranh chấp xảy ra. Những điều kiện trên đây là mang tính tham khảo bởi vì trong nhiều trường hợp việc mua hàng bằng hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng mang tính linh hoạt tùy từng trường hợp cụ thể, việc mua hàng bằng hợp đồng kinh tế sẽ là tiền đề cho việc mua hàng bằng đơn đặt hàng cho những lần sau. Đó là những lần trước đã thực hiện mua bằng hợp đồng kinh tế và việc mua hàng đối với các nhà cung cấp này được thực hiện tốt, uy tín cũng như chất lượng đều được đảm bảo thì những lần mua hàng sau sẽ được thực hiện bằng đơn đặt hàng chứ không cần ký kết hợp đồng kinh tế nữa. Việc linh hoạt trong việc mua hàng bằng đơn đặt hàng hay là hợp đồng kinh tế giúp cho công ty tiết kiệm được nhiều nguồn lực, từ đó làm tăng tính hiệu quả và hữu hiệu cho chu trình này. Việc lập và ký kết hợp đồng kinh tế tại công ty có thể được khá quát qua sơ đồ 2.5 Lưu đồ 2.5 Mua hàng bằng Hợp đồng kinh tế SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 79 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang 2.3.2.4 Nhận hàng và nghiệm thu Công tác nghiệm thu hàng mua tại công ty là một khâu rất được chú trọng trong chu trình mua hàng. Vì do tính chất hàng mua của công ty thường là những loại vật tư có công dụng, tiêu chuẩn kỹ thuật phức tạp nên việc nghiệm thu hàng mua phải được các bộ phận, cá nhân có chuyên môn nghiệm thu thì mới đảm bảo hàng mua đúng có phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật đã được yêu cầu trong đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế. Để đảm bảo công tác nghiệm thu đạt hiệu quả cao, nhận đúng hàng mua về, tại công ty Cổ phần Long Thọ đã thành lập một hội đồng nghiệm thu vật tư gồm các thành viên ở các phòng, ban khác nhau có nhiệm vụ hỗ trợ cho phòng Vật tư trong việc nhận hàng. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết và đơn đặt hàng đã được gửi cho nhà cung cấp xác nhận việc mua hàng, Phòng Vật tư mà trực tiếp là cán bộ cung ứng vật tư theo dõi tiến độ thực hiện việc mua hàng. Việc giao nhận hàng thường được thực hiện tại kho vật tư của công ty, trong một số trường hợp thì việc giao nhận hàng được thực hiện trực tiếp tại kho vật tư của đơn vị sử dụng. Tuy nhiên dù giao nhận ở kho vật tư của công ty hay kho của đơn vị sử dụng thì đều phải có biên bản nghiệm thu của hội đồng nghiệm thu trước khi nhập vào kho. Thủ kho kết hợp với Phòng Vật tư và hội đồng nghiệm thu tiến hành nghiệm thu và nhập vật tư, đồng thời kiểm tra về số lượng, chủng loại vật tư nhập. Cụ thể: Đối với những vật tư do Phòng Vật tư trực tiếp thực hiện việc thu mua. - Căn cứ để nghiệm thu: + Quy cách, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật theo hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng hoặc phiếu yêu cầu vật tư. + Số lượng, chất lượng, giá cả đã được phê duyệt. - Hội đồng nghiệm thu: bao gồm 5 thành phần : Trưởng Phòng KT&ĐHSX (trưởng ban nghiệm thu); đại diện Phòng Vật tư; Thủ kho vật tư của đơn vị sử dụng; đại diện bảo vệ công ty; đại diện nhà cung ứng. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 80 Đạ i h ọc K inh ế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang Đối với những vật tư do Phòng Vật tư trực tiếp thực hiện việc thu mua. - Căn cứ để nghiệm thu: + Quy cách, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật theo đơn đặt hàng hoặc phiếu yêu cầu vật tư của đơn vị đã được Phòng KT&ĐHSX phê duyệt. + Bảng báo giá đã được Phòng Kế hoạch kiểm tra giá. - Hội đồng nghiệm thu bao gồm 5 thành phần: Trưởng Phòng KT&ĐHSX (trưởng ban nghiệm thu); đại diện lãnh đạo đơn vị; đại diện Phòng Kế hoạch; Thủ kho vật tư của đơn vị sử dụng; đại diện bảo vệ công ty. Sau khi việc nghiệm thu hoàn thành, cán bộ phòng vật tư tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư theo mẫu [Phụ lục 10], với kết luận cuối cùng của trưởng ban nghiệm thu là Trưởng phòng KT&ĐHSX về thực trạng của hàng mua về. Sau khi có kết luận của trưởng ban nghiệm thu, BBKNVT phải có chữ ký của đầy đủ các thành viên nằm trong ban nghiệm thu thì mới có giá trị pháp lý đối với việc chấp nhận hàng mua. Xử lý trong quá trình nghiệm thu được thực hiện như sau: - Nếu hàng mua đảm bảo được các tiêu chuẩn theo căn cứ để nghiệm thu và kết luận cuối cùng của ban nghiệm thu là “ Đạt yêu cầu về chất lượng” thì sẽ được chuyển vào kho vật tư giao cho thủ kho vật tư tiến hành các thủ tục tiếp theo để nhập kho. - Nếu vật tư không đáp ứng các yêu cầu của hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng của công ty hoặc yêu cầu của đơn vị, trưởng ban nghiệm thu căn cứ vào kết luận của Hội đồng nghiệm thu báo cáo xin ý kiến Tổng giám đốc công ty xử lý và báo cáo ông trưởng điều hành hệ thông chất lượng của công ty biết để theo dõi. Việc công ty có ban nghiệm thu độc lập với bộ phận mua hàng (ở đây là phòng Vật tư) và có BBKNVT làm căn cứ cho việc nghiệm thu đã cho thấy công ty rất chú trọng đến công tác nhận hàng. Điều này cũng hạn chế được các sai sót có thể xảy ra như: nhận hàng không đúng số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật khác đã quy định. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 81 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang Lưu đồ 2.6 Nhận hàng và nghiệm thu vật tư 2.3.2.5 Lập phiếu nhập kho. Giai đoạn tiếp theo trong quy trình mua hàng đó là lập phiếu nhập kho, việc này được thực hiện bởi phòng kế toán. Là thủ tục quan trọng để cập nhật những thay đổi sau quá trình mua hàng đã được thực hiện ở trên vào phần mềm máy tính. Sau khi trình nghiệm thu và nhập vào kho của công ty (hoặc kho của đơn vị sử dụng nếu đơn vị trực tiếp thực hiện việc thu mua) thì Phòng Vật tư tiến hành gửi các chứng từ cần thiết về phòng kế toán để làm thủ tục nhập kho chậm nhất là một ngày kể từ ngày nhập hàng vào kho, các chứng từ cần thiết gồm: Đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, hóa đơn mua hàng. Tại đây kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ có liên quan tiến hành kiểm tra đối chiếu và nhập liệu vào phần mềm kế toán để lập phiếu nhập kho. Thực trạng công tác nhập xuất kho tại công ty Tại công ty có 2 hệ thống kho rõ ràng; đó là kho vật tư chung của công ty và kho vật tư riêng của từng đơn vị sử dụng. trong đó kho vật tư chung của công ty là nơi tồn trữ chủ yếu của các loại vật tư của công ty, từ các loại vật tư mua theo kế hoạch sản xuất trong năm đến các loại vât tư khác nằm ngoài kế hoạchkho vật tư của đơn vị sử SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 82 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang dụng dùng để trung chuyển các vật tư cần thiết cho nhu cầu sản xuất tức thời của đơn vị. Do vậy khi có kế hoạch sản xuất nhưng không còn vật tư trong kho thì đơn vị sản xuất (các xí nghiệp trực thuốc) có nhu cầu vật tư thực hiện theo trình tự sau: - Lập phiếu yêu cầu vật tư theo mẫu quy định [Phụ lục 12], gửi về Phòng KT&ĐHSX để chuyên viên Kỹ thuật có chuyên môn về lĩnh vực yêu cầu ký duyệt. Trường hợp vật tư có giá trị lớn phải được trưởng Phòng KT&ĐHSX hoặc Phó Tổng giám đốc kỹ duyệt. - Phòng Vật tư căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tư làm phiếu xuất kho (về lượng ), gồm 3 liên: liên 1 giao cho đơn vị nhận; liên 2 gửi phòng kế toán (kèm theo phiếu yêu cầu vật tư); 1 liên vật tư lưu. Hàng ngày phải gửi thủ tục về phòng kế toán công ty để làm phiếu xuất chuyển kho. - Thủ kho của các đơn vị nhận vật tư về phải cập nhật vào sổ kho, căn cứ vào yêu cầu nhận vật tư phục vụ sản xuất đã được Giám đốc các đơn vị duyệt để xuất kho. Chu kỳ 5 ngày kể từ ngày đưa vật tư vào sử dụng, thủ kho đơn vị lập bảng kê tổng hợp cho từng đối tượng sử dụng có xác nhận của thủ trưởng gửi ngay về phòng kế toán để làm phiếu xuất kho vật tư dùng vào sản xuất. Lưu đồ 2.7 Xuất chuyển kho vật tư phục vụ sản xuất SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 83 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang 2.3.2.6 Theo dõi nợ phải trả và trả tiền Công việc cuối cùng của chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty Cổ phần Long Thọ là theo dõi nợ phải trả và trả tiền. Đây là một khâu quan trọng trong chu trình này, và là khâu dễ xảy ra gian lận, sai sót nếu quá trình thực hiện không nghiêm túc thiếu sự phân chia trách nhiệm của từng cá nhân và được thực hiện bởi các cá nhân độc lập. Thực trạng tại công ty việc theo dõi nợ phải trả và trả tiền được phối hợp thực hiện bởi 4 bộ phận, cá nhân chính đó là Phòng Vật tư, phòng kế toán mà trực tiếp là kế toán ngân hàng, thủ quỹ và kế toán trưởng. Tổ chức luân chuyển chứng từ được mô tả ở lưu đồ 2.8 dưới đây: Lưu đồ 2.8 Theo dõi nợ phải trả và trả tiền Đơn vị nào phụ trách việc mua hàng thì đơn vị đó trực tiếp làm các thủ tục thanh toán số vật tư mua vào đó, trong đa số trường hợp thi Phòng Vật tư là đơn vị trực tiếp đề nghị thanh toán tiền hàng cho các loại vật tư mà phòng này trực tiếp mua vào. Theo như thảo thuận của hợp đồng kinh tế đã ký kết, sau khi việc nhân hàng đã SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 84 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang được thực hiện xong và làm các thủ tục để nhập kho, Cán bộ cung ứng vật tư là người viết giấy đề nghị chuyển tiền [Phụ lục 13] và được trưởng Phòng Vật tư phê duyệt việc đề nghị thanh toán này là đúng thực tế. Sau đó giấy đề nghị chuyển tiền được chuyển lên cho phòng Kế toán. Tại đây Kế toán trưởng căn cứ vào các chứng từ đã được chuyển đến để làm thủ tục nhập kho khi mua hàng lúc trước (gồm hóa đơn mua hàng, biên bản nghiệm thu và hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng) để kiểm tra đối chiếu và sẽ là người phê duyệt việc thanh toán hay không, đồng thời chuyển lên cho Tổng giám đốc xét duyệt nếu số tiền lớn. Sau khi đã được sư phê duyệt của Tổng giám đốc công ty về việc thanh toán, kế toán ngân hàng là người trực tiếp ra ngân hàng để thực hiện chuyển khoản cho nhà cung cấp. Theo Phụ lục 13 – giấy đề nghị chuyển tiền ta thấy, đã có sự tách biệt giữa các chức năng giữa trong việc đề nghi, phê duyệt đề nghị, châp nhận chuyển tiền thanh toán cho nhà cung cấp. trong đó người đề nghị chuyển tiền là cán bộ thu mua vật tư phòng vật tư, người phê duyệt đề nghị là trưởng phòng Vật tư, người chấp nhận thanh toán là Kế toán trưởng. Trường hợp này là số tiền thanh toán nhỏ nên không cần sự ký duyệt của Tổng Giám đốc công ty, trong đa số trường hợp khi số tiền thanh toán lớn thì cần sự phê duyệt của Tổng giám đốc công ty thì thu quỹ hoặc kế toán thanh toán, ngân hàng mới được tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 85 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty tôi biết được về đặc điểm, tình hình hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty được vận hành như thế nào. Từ đó, Tôi rút ra được những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại của hệ thống này. 3.1. Ưu điểm 3.1.1. Kiểm soát chung Không ngừng nắm bắt những yêu cầu từ thực tiễn, trong những năm qua BGĐ công ty đã xây dựng được hệ thống KSNB hoạt động khá hữu hiệu trong quá trình điều hành kiểm tra, giám sát, xuyên suốt mọi hoạt động từ trên xuống dưới.  Môi trường kiểm soát Kết hợp phong cách lãnh đạo công bằng, dân chủ. BGĐ công ty đưa ra quyết định trên cơ sở tham khảo ý kiến của cấp dưới. Điều đó đã tạo được mối quan hệ thông tin đa chiều, quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới. Sự đồng tình, ủng hộ, thực hiện nghiêm túc của các cấp. Cơ cấu tổ chức hợp lý phù hợp với điều kiện thực tế được quy định bằng văn bản cụ thể chức năng nhiệm vụ từng phòng ban để nhân viên dễ dàng thực hiện. Phân công công việc cho từng nhân viên theo trình độ và năng lực đảm bảo công việc luôn được thực hiện hiệu quả, tránh gian lận sai sót có thể xảy ra. Triết lý tối tiểu hóa chi phí và hạn chế bán chịu giúp cho công ty quản lý tốt tình hình tài chính của mình. Quy trình tuyển chon nhân viên kỹ càng, có các tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí, đảm bảo tuyển đúng người phù hợp nhất. Chính sách tuyển dụng phù hợp với đặc thù từng bộ phận. Ví dụ đối với các trưởng bộ phận công ty yêu cầu cao nhưng đối các nhân viên bán hàng công ty chỉ yêu cầu tốt nghiệp cấp 3 và có kinh nghiệm làm việc tại các vị trí có liên quan. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 86 Đạ i ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang Đối với chính sách nhân sự, BGĐ luôn tạo điều kiện môi trường làm việc thoải mái nhất để các thành viên có thể cống hiến tài năng, sức lực cho công ty. Công ty cũng thường xuyên tổ chức các khoá học tại chỗ hoặc gửi cán bộ đi tập huấn nhằm bồi dưỡng trình độ, nâng cao tay nghề, cập nhật các thông tư, chuẩn mực kế toán mới và xây dựng chính sách khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, chi tiết; khuyến khích đội ngũ nhân viên có động lực phấn đấu, ý thức trách nhiệm cao. Tại công ty, tuy Tổng giám đốc là người đứng đầu và đưa ra quyết định nhưng để giảm bớt khối lượng công việc và thực hiện sự phân chia trách nhiệm. Tổng giám đốc uỷ quyền cho cấp dưới của mình như Phó Tổng giám đốc, các Trưởng phòng trong việc ra quyết định và phê chuẩn. Sự phân chia trách nhiệm đã nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi bộ phận, cá nhân.  Thông tin và truyền thông Hệ thống thông tin kế toán thiết kế phù hợp, các chứng từ, sổ sách báo cáo đầy đủ và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Công ty sử dụng rộng rãi hệ thống kế toán máy được kết nối bằng mạng internet nên cập nhật nhanh các nghiệp vụ, đáp ứng được việc xử lý nhiều nghiệp vụ cùng lúc.  Giám sát Công ty thực hiền đầy đủ cả giám sát thường xuyên và định kỳ, việc giám sát thường xuyên sẽ giúp công ty giải quyết được các vấn đề kịp thời, còn giám sát định kỳ bằng cách mời các công ty kiểm toán tư vấn sẽ giúp công ty có cách nhìn toàn thể khách quan những thiếu sót trong quá trình hoạt động cũng như việc thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành. 3.1.2. Thủ tục kiểm soát trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền  Đánh giá chung về hoạt động kiểm soát Với việc công ty đã có các thủ tục, các quy định rõ ràng, chặt chẽ cụ thể trong từng giai đoạn của chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền cùng với đó là sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau vừa hỗ trợ việc mua hàng vừa kiểm tra, kiểm soát hoạt động SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 87 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang này của bộ phận mua hàng của công ty nên hiện tại hệ thống kiểm soát nôi bộ đối với chu trình này tại công ty là chặt chẽ và hữu hiệu. Về việc phân chia trách nhiệm - Việc công ty áp dụng các nguyên tắc phân chia trách nhiệm rõ ràng, tách bạch cho từng cá nhân, từng bộ phận tham gia vào các giai đoạn của chu trình mua hàng với các nhiệm vụ rõ ràng như sau: + Đề nghị mua hàng: Phòng Vật tư hoặc đơn vị sản xuất. + Phê duyệt việc mua hàng: Phó TGĐ Kỹ thuật hoặc Tổng giám đốc công ty. + Xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp: Ban tư vấn bao gồm các thành viên Phòng kế hoạch (tư vấn về giá), Phòng KT&ĐHSX (tư vấn về yếu tố kỹ thuật), Phó Tổng giám đốc Kỹ thuật (rà soát chung cả về giá lẫn về kỹ thuật). + Phê duyệt chọn nhà cung cấp: Tổng giám đốc + Lập kí duyệt đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế: Phòng vật tư (lập ĐĐH hoặc hợp đồng), Phó TGĐ Kỹ thuật hoặc Tổng giám đốc (Ký duyệt ĐĐH hoặc Hợp đồng kinh tê) + Nhận hàng, nghiệm thu hàng mua: Phòng vật tư và Hội đồng nghiệm thu (là các thành viên khác nhau từ các bộ phận không nằm trong Phòng Vật tư) + Nhập kho và bảo quản hàng: Thủ kho vật tư của công ty, thủ kho của đơn vị sử dụng. + Ghi nhận nợ phải trả và trả tiền: Kế toán trưởng, TGĐ, Kế toán công nợ, ngân hàng, tiền mặt, thủ quỹ. - Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, cá nhân tham gia vào chu trình mua hàng này đã hạn chế được các rủi ro, sai sót và các gian lận có thể phát sinh khi mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Trong việc kiểm soát quá trình xử lý thông tin - Phân quyền truy cập cho các nhân viên với các mật khẩu của từng người riêng và chỉ truy cập được vào phần hành do mình phụ trách. - Hạn chế được sự truy cập từ người ngoài vì chỉ có những người có nhiệm vụ và được sự cho phép của Phòng kế toán thì mới được tiếp cận với máy tình. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 88 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang - Việc nhập liệu được thực hiện sớm và hiệu quả khá cao. - Chỉ có các chứng từ hợp lệ với sự ký duyệt đầy đủ các chữ ký thì mới được nhập liệu điều này hạn chế được sai sót trong thông tin, cũng như phát hiện kịp thời được các sai phạm trong việc mua hàng. Trong việc kiểm soát chứng từ, sổ sách - Công ty đã ban hành đầy đủ các loại chứng từ, sổ sách có liên quan để phục vụ tôt cho chu trình. - Một số chứng từ đã được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng như: Phiếu chi, ủy nhiệm chi, ĐĐH, phiếu nhập, xuất kho. - Hợp đồng kinh tế, ĐĐH, phiếu chi, ủy nhiệm chi chỉ được lập dựa trên các chứng từ có liên quan, cụ thể: + ĐĐH, HĐKT được lập khi có đầy đủ các chứng từ như: Phiếu yêu cầu mua hàng, kế hoạch vật tư đã được duyệt, báo giá, phiếu đánh giá nhà cung cấp. Điều này góp phần hạn chế được việc mua hàng không đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng hoặc mua hàng sai mục đích nhằm gian lận. + Phiếu chi, ủy nhiệm chi được lập khi có đầy đủ các chứng từ như: HĐMH, ĐĐH, HĐKT, Giấy đề nghị chuyển tiền, Phiếu nhập kho. Việc này hạn chế được các gian lận, sai sót như thanh toán sai nhà cung cấp, sai số tiền, thanh toán khống vì mục đích cá nhân. Trong việc ủy quyền và xét duyệt - Các chứng từ có liên quan như Phiếu yêu cầu mua vật tư, lựa chọn nhà cung cấp, ĐĐH, HĐKT, BBKNVT, Giấy đề nghị chuyển tiền, Ủy nhiệm chi, phiếu chi đều được những người có thẩm quyền xét duyệt cụ thể. Việc này nhằm kiểm soát được việc mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, việc chi trả cũng như kiểm soát tài sản của công ty như tiền, vật tư. - Công ty cũng đã quy định rõ những trường hợp nào thì được ủy quyền xét duyệt và các cá nhân nào được ủy quyền thông qua các văn bản. Điều này đã giảm bớt được khối lượng công việc cho Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc nhưng vẫn đảm bảo không có sự lạm dụng quyền hạn trong khâu mua hàng. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 89 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang  Cụ thể trong từng giai đoạn  Về xác lập nhu cầu và xét duyệt mua hàng - Công ty đã ban hành cụ thể các trường hợp xác lập nhu câu cho từng loại vật tư hoặc nhóm vật tư cụ thể từ đó tránh được tình trạng đề nghị mua hàng không đúng loại vật tư cần thiết. - Việc không phải đề nghị mua hàng cho các loại vật tư chủ lực là các loại nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất các loại sản phẩm chính mà phát sinh năm này qua năm khác đã giảm thiểu được khối lượng công việc cũng như những giai đoạn trùng lặp không cần thiết, từ đó tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí không đáng có, làm cho chu trình mua hàng trở nên hữu hiệu và hiệu quả hơn. - Việc đề nghị mua hàng đối với các loại vật tư không phải là vật tư đã có kế hoạch sản xuất theo năm cũng được xét duyệt một cách cụ thể tránh được tình trạng đề nghị không đúng với nhu cầu thực tế. - Việc xét duyệt nhu cầu mua hàng được phân cấp và thực hiện nghiêm túc điều này tránh được rủi ro trong bước đầu tiên trong khâu mua hàng nhưng vô cùng quan trọng này. - Tổng giám đốc là người trực tiếp phê duyệt việc mua hàng có thể làm giảm bớt rủi ro có thể xảy ra trong chu trình.  Về xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp - Công ty đã ban hành ra các tiêu chí để có thể lựa chon ra các nhà cung ứng phù hợp với tính chất mua hàng tại công ty, trong đó nhấn mạnh tiêu chuẩn về chất lượng của hàng mua đặt lên hàng đầu, đây là một tiêu chí hoàn toàn đúng đăn nhất là trong bối cảnh công ty đang phải cạnh tranh với các đối thủ trong ngành thì việc tăng năng suất, chất lượng sản phẩm là một bước đi giúp cho công ty có thể giành thắng lợi trong cuộc cạnh tranh khốc liệt này. - Hàng năm công ty đều cập nhật và tiến hành đánh giá các nhà cung cấp mới, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho Phòng Vật tư cũng như ban tư vấn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, chất lượng phù hợp với yêu cầu của công ty đã đề ra. - Việc công ty đã thành lập nên ban tư vấn lựa chọn nhà cung cấp, đã trợ giúp và giảm bớt áp lực cũng như khối lượng cho Tổng giám đôc công ty trong viêc lựa chọn nhà SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 90 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang cung cấp, đồng thời tăng tính hiệu quả trong việc mua hàng bởi vì khả năng chuyên môn của từng thành phần trong ban tư vấn có vai trò quyết định trong thủ tục này.  Về việc lập đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế - Việc công ty thực hiện mua hàng bằng cả đơn đặt hàng cũng như hợp đồng kinh tế đã cho thấy sự linh động trong công tác mua hàng của công ty. Đây là những hình thức mang tính ràng buộc cao giữa bên bán và bên mua nên sẽ tăng tính hiệu quả cho quá trình mua hàng tránh được các rủi ro có thể xảy ra như bên bán không giao hàng hoạc giao hàng không đúng tiến độ, không đúng số lượng chất lượng, chủng loại theo yêu cầu. - Việc mua hàng bằng đơn đặt hàng sẽ giảm bớt khối lượng công việc, tiết kiệm được thời gian cũng như các chi phí liên quan đến quá trình giao dịch đàm phán hợp đồng. Tuy nhiên về mặt pháp lý thì hợp đồng kinh tế có tính chất pháp lý cao hơn, bởi vì nó mang tính ràng buộc giữa các bên mua bán về các điều kiện liên quan đến quá trình mua hàng nên nếu có xảy ra các rủi ro trong quá trình mua hàng như giao hàng không đúng với quy định đã ký kết, giao hàng không đúng thời gian, địa điểm, thanh toán không đúng tiến độthì việc xử lý đã được quy định rõ trong hợp đồng kinh tế nên sẽ ít có xảy ra tranh chấp giữa các bên.  Về việc nhận hàng và nghiệm thu vật tư. - Công tác nghiệm thu vật tư là một trong những khâu quan trọng trong quá trình mua hàng, đặc biết đối với tính chất của các loại vật tư mà công ty đang sử dụng để sản xuất và hiện tại công ty cũng đang làm tốt công tác này. - Tại công ty việc thành lập ban nghiệm thu mỗi khi nhập kho vật từ đã hạn chế việc nhập hàng không đúng quy cách, chủng loại, số lượng theo yêu cầu ban đầu cũng như theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế đã kí kết. góp phần làm giảm thiểu tổn thất cho công ty. - Ban nghiệm thu gồm các thành viên từ các phòng ban khác nhau với các chuyên môn khác nhau đảm bảo việc nghiệm thu đúng hàng mua đã đặt với số lượng, chất lượng và các tiêu chuẩn kỹ thuật theo đơn đơn đặt hàng, hoặc hợp đồng kinh tế, góp phần đảm bảo chất lượng cho các vật tư đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 91 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang  Về việc theo dõi nợ phải trả và thanh toán - Phòng kế toán-tài chính được tổ chức chặt chẽ, rõ ràng, các phần hành kế toán được tổ chức dựa trên nguyên tắc phân công, phân nhiệm. - Việc lưu giữ một danh sách các nhà cung ứng đến hạn thanh toán, và khi đến hạn, kế toán có trình hóa đơn, đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng cho kế toán trưởng ký duyệt sẽ giúp cho việc giảm thiểu các rủi ro khi thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhằm cho nhà cung ứng, hoặc đề xuất các khoản thanh toán giả mạo, hoặc hóa đơn bị thanh toán hai lần. - Tách biệt trách nhiệm giữa người ghi sổ và người quản lý chi tiền, như thủ quỹ chi tiền, đóng dấu và kế toán thanh toán lập phiếu chi tạo ra sự kiểm soát chặt chẽ ở nghiệp vụ thanh toán tiền hàng. - Việc đề nghị thanh toán và theo dõi nợ phải trả nhà cung cấp được công ty coi trọng vì đây là yếu tố mang đến uy tín cho công ty trong mối quan hệ của công ty với nhà cung cấp. - Việc để nghị, xét duyệt và thực hiện thanh toán đã được tách bạch điều này hạn chế được những gian lận và sai sót có thể xảy ra trong giai đoạn này. - Tất cả các khoản chi tiền trong quy trình mua hàng, khi kế toán đã kiểm tra phiếu đề nghị chuyển tiền và các chứng từ có liên quan khác phải trình kế toán trưởng xét duyệt đồng ý trước khi lập phiếu chi và thanh toán tiền mua hàng. Điều này sẽ giúp cho công ty hạn chế được người có thẩm quyền ký duyệt cho mọi khoản chi với mục đích cá nhân. - Việc công ty luôn ưu tiên thanh toán qua chuyển khoản đã hạn chế được nhiều rủi ro bởi vì sẽ hạn chế được việc dùng quá nhiều tiền mặt thanh toán và tạo cơ hội cho việc gian lận do việc dùng tiền mặt có nhiều cơ hội gian lận hơn dùng tiền gửi ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp. Tuy nhiên, một hệ thống KSNB dù được xây dựng hoàn hảo, mạnh như thế nào thì ngay trong bản thân nó cũng tồn tại những khuyết điểm. Tại công ty cổ phần Long Thọ cũng vậy, bên cạnh những ưu điểm ở trên thì cũng còn tồn tại một số nhược điểm trong HTKSNB. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 92 Đạ i h ọc Ki nh tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang 3.2 Nhược điểm 3.2.1 Kiểm soát chung - HTKSNB công ty hiện nay là do Tổng giám đốc công ty tổ chức và điều hành. Các nhân viên trong công ty là người thực hiện kiểm soát chứ không phải do một bộ phận độc lập, chuyên trách kiểm tra, kiểm soát. Bởi vậy nếu có sự cấu kết, thông đồng giữa các thành viên trong công ty thì Tổng giám đốc sẽ khó mà phát hiện được. - Những quy định trong việc phân công nhiệm vụ đối với các phòng ban cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận chưa được thể hiện bằng văn bản, đây là nhược điểm khiến cho các thành viên trong bộ phận có thể không nhớ hết nhiệm vụ của mình đặc biệt là các nhân viên mới. Do không có quy định bằng văn bản nên khi phát sinh rủi ro hay tranh chấp thì sẽ không có sự xử lý thỏa đáng, mà có thể dẫn đến việc xử lý theo tình cảm, thiên vị, bất công bằng. - Việc sử dụng kế toán trên máy vi tính với sự hỗ trợ của phần mềm yêu cầu việc cập nhật thông tin đầu vào của nhân viên phụ trách phải chính xác, kịp thời. Do vậy, nếu chỉ một sai sót nhỏ xảy ra sẽ khiến cho báo cáo tài chính do máy tính xử lý sẽ cung cấp thông tin không chính xác, ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản trị. - Công ty chưa thiết lập được bộ phận kiểm toán nội bộ kiểm tra lại các hoạt động, chưa đề ra các thủ tục kiểm soát rõ ràng và đồng bộ cho toàn công ty nên việc kiểm soát công việc mua hàng, tồn trữ và trả tiền còn khó khăn và hiệu quả chưa đạt được cao nhất. - Phòng Vật tư, bộ phận thủ kho vật tư không thường xuyên báo cáo tình hình nhập xuất kho vật tư trong ngày mà thường nhiều ngày sau mới báo một lần, không có báo cáo phân tích tình hình giao nhận vật tư cho các đơn vị làm cho Ban lãnh đạo sẽ không đưa ra quyết định kịp thời chính xác nhất. 3.2.2 Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng – trả tiền. Việc ủy quyền xét duyệt: các vân đề liên quan đến lựa chọn nhà cung cấp, ký duyệt đơn đặt hàng, rà soát các yếu tố kỹ thuật còn nhiều hạn chế. Đó là có khá nhiều bộ phận tham gia với các nhiệm vụ khá trùng lặp: Phòng Kỹ thuật và Phó Tổng giám đốc Kỹ thuật đều rà soát các yếu tố về kỹ thuật hay khi tư vấn lựa chon nhà cung cấp trong nhiều trường hợp việc rà soát lần cuối các yếu tố về giá và kỹ thuật của Phó TGĐ kỹ thuật là không cần thiết. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 93 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang Trong việc kiểm soát quá trình xử lý thông tin: việc nhập liệu nhiều lúc còn chậm trễ do nhiều nguyên nhân như chưa có đầy đủ chứng từ, hóa đơn có liên quan, nhân viên kế toán không chịu nhập liệuĐiều này làm cho thông tin không được cập nhật kịp thời và phản ánh chính xác nhất tình hình mua hàng tại công ty tại môt thời điểm cụ thể và có thể ảnh hưởng đến cả quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm của công ty. Trong kiểm soát chứng từ và sổ sách: một số chứng từ quan trong trong chu trình chưa được đánh số thứ tự liên tục như: Phiếu yêu cầu mua vật tư, phiếu yêu cầu vật tư, Giấy đề nghị chuyển tiền hoặc không được lập theo mẫu đã quy định của công ty như yêu cầu mua vật tư được viết bằng tay. Điều này dẫn đến các chứng từ này dễ bị thất lạc và làm hạn chế trong việc kiểm soát các gian lận, sai sót có thể xảy ra trong từng giai đoạn của chu trình mua hàng.  Về xác lập nhu cầu và xét duyệt mua hàng. - Vào đầu năm, công ty có lập kế hoạch mua vật tư (kế hoạch vật tư), nhằm lên kế hoạch cho việc mua hàng trong năm. Tuy nhiên tác dụng của bản kế hoạch này là không cao, mang tính thủ tục, do dự toán đầu năm không theo theo sát tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Việc dự báo số lượng hàng mua linh hoạt, đúng thời điểm là rất quan trọng trong việc phục vụ cho sản xuất kinh doanh, nó giúp cho công ty chủ động trong việc cung cấp vật tư đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh nhưng vẫn đảm bảo tiết kiệm, tránh ứ đọng vốn. - Việc đề nghị mua hàng không được quy định cụ thể cá nhân nào có nhiệm vụ và chịu trách nhiệm nếu xảy ra sai sót vì vậy dễ dẫn đến các sai phạm khá phổ biến là là đề nghị mua hàng không đúng nhu cầu hoặc nhiều hơn thực tế. Mặt khác, phiếu đề nghị mua hàng chỉ được lập 1 liên và được gửi đến phòng vật tư mà không có bản lưu tại đơn vị sản xuất, việc này đẫn đến tại đơn vị sản xuất không có bằng chứng đối chiếu khi nhận được hàng mua và để tránh đề nghị mua hàng 2 lần cho cùng một nhu cầu.  Về việc lập đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế. Việc quy định trường hợp nào mua hàng dùng đơn đặt hàng, trường hợp nào dùng hợp đồng kinh tế chưa thống nhất dẫn đến tình trạng nhiều trường hợp dùng SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 94 Đạ i h ọc K inh ế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang hợp đồng kinh tế để mua các vật tư mà đáng lẽ ra nếu dùng đơn đặt hàng sẽ làm cho công tác mua hàng được đẩy nhanh, đáp ứng được nhu cầu kịp thời cho sản xuất, sửa chữa hàng ngày hơn.  Về việc nhận hàng và nghiệm thu vật tư. - Công ty chưa có cơ chế hoặc một loại sổ sách nào theo dõi những đơn hàng đã quá hạn giao hàng nhưng chưa nhận được hàng vì vậy không thể theo dõi được tiến độ giao hàng của nhà cung cấp từ đó có các biện pháp đôn đốc việc giao hàng của nhà cung cấp cũng như căn cứ để đánh giá các nhà từng nhà cung cấp phục vụ cho các giao dịch sau này. - Hiện tại, việc ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm chuyên dùng trong quản lý hàng tồn kho là chưa có, đa số các khâu đều được thực hiện bằng tay. Điều này làm cho tốc độ xử lý công việc chậm hơn, cũng như dễ có sai sót xảy ra.  Về việc theo dõi nợ phải trả và thanh toán. Công ty không lập báo cáo công nợ nào nhắc nhở cho biết các khoản nợ đến hạn cũng như thể hiện thời hạn chiết khấu và các khoản thanh toán trong thời hạn chiết khấu. Điều này có thể dẫn đến việc quá hạn thanh toán cho nhà cung cấp, ảnh hưởng đến uy tín với nhà cung cấp. 3.3 Một số biện pháp nhằm cải thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tồn trữ và trả tiền tại công ty Từ những hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty trong thời gian qua Tôi xin đưa ra một số giải pháp cụ thể nhằm tăng cường sự kiểm soát, góp phần hạn chế các rủi ro và gian lận có thể xảy ra đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền của công ty. 3.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát - Công ty nên ban hành các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, cá nhân một cách chi tiết hơn - Công ty nên xem xét xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ trong đó: + Gồm các thành viên như: Kiểm toán trưởng, Phó phòng kiểm toán và các Kiểm toán viên SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 95 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang + Căn cứ vào tình hình thực tế của công ty có thể thực hiện theo 2 cách: Tuyển nhân viên kiểm toán từ bên ngoài qua một Hội Đồng Phỏng Vấn kiểm tra các điều kiện và năng lực chuyên môn kỹ lưỡng. Ưu tiên cho các đối tượng đã được đào tạo và từng trải kinh nghiệm trong lĩnh vực Kiểm toán - Kế toán - Tài chính doanh nghiệp. Hay chọn lọc các nhân viên đủ kinh nghiệm và trình độ chuyên môn từ các phòng ban khác điều kiện và thực hiện chính sách đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. Tuy nhiên, đối với một công ty có hệ thống kiểm soát nội bộ khá chặt chẽ với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận cũng như có sự giám sát từ Ban kiểm soát như Long Thọ thì việc có nên xây dựng bộ phận Kiểm toán nội bộ hay không cần phải cân nhắc kỹ càng giữa 2 yếu tố là chi phí bỏ ra cho việc thành lập bộ phận này với lợi ích mà bộ phận kiểm toán nội bộ mang lại đối với sự hữu hiệu và hiệu quả cho HTKSNB. 3.3.2 Hoàn thiện thủ tục KSNB đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty - Công ty nên ban hành các chính sách ủy quyền xét duyệt một cách cụ thể hơn, trong đó giảm bớt khối lượng công việc cho Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc Kỹ thuật đối với các công việc không cần thiết phải trực tiếp tham gia mà chỉ cần sự giám sát của 1 trong 2 người. Ví dụ việc tư vấn lựa chọn nhà cung cấp chỉ do phòng Kế hoạch và phòng Kỹ thuật phụ trách và việc xét duyệt sẽ do P.TGĐ Kỹ thuật hoặc TGĐ phụ trách sẽ giảm bớt được thời gian trong giai đoạn này. - Phòng kế toán quy định chặt chẽ việc nhập liệu trong đó yêu cầu phải nhập liệu càng sớm càng tốt, đồng thời yêu cầu các bộ phận có liên quan trong chu trình mua hàng phải luân chuyển chứng từ một cách nhanh chóng đề việc nhập liệu được thuận lợi. - Công ty cần phải có những quy định chặt chẽ về việc mua hàng ví dụ như: chỉ có người có thẩm quyền mới lập giấy đề nghị mua hàng và giấy đề nghị mua hàng phải được chuẩn hóa biểu mẫu, đánh số thứ tự trước và phải lập thành 2 liên, một liên lưu tại bộ phận yêu cầu, một liên chuyển cho phòng vật tư để thực hiện việc mua hàng công ty cũng cần phải có những quy định kiểm soát các giấy đề nghị mua hàng để đảm SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 96 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang bảo rằng hàng đề nghị mua đã được mua và nhận đủ hàng, tránh tình trạng vì mục đích các nhân. - Đánh số thứ tự liên tục các chứng từ như: Phiếu yêu cầu mua vật tư, phiếu yêu cầu vật tư, Giấy đề nghị chuyển tiền để tránh thất lạc và dễ tra cứu khi cần thiết. - Công ty cần phải có các chính sách quản lý hàng tồn kho, thiết kế và sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho một cách kho học và đảm bảo tính liên tục, kinh tế nhất. - Thanh toán xong phải đóng dấu “đã thanh toán” lên bộ chứng từ thanh toán với mục đích để kiểm soát và tránh trường hợp sử dụng lại bộ chứng từ đã thanh toán. - Phòng kế toán công nợ phải theo dõi thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp mà phòng vật tư đã thỏa thuận với nhà cung cấp để đảm bảo thanh toán đúng thời hạn, nếu thanh toán không đúng thời hạn sẽ mất đi nhà cung cấp có tiềm năng, mất đi nguồn cung cấp nguyên vật liệu tốt, mất thời gian tìm hiểu nhà cung cấp mới, sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm của công ty. Nên lập báo cáo công nợ nhắc nhở, thông báo tuổi nợ định kỳ. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 97 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang PHẦN 3 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng giữ vai trò quan trọng trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. KSNB không chỉ giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả các nguyền lực kinh tế của công ty mà còn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra đối với doanh nghiệp thì xây dựng một Hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu và hiệu quả với các yếu tố vận hành một cách nhịp nhàng, chặt chẽ và có hiệu quả là một nhân tô quyết định thành bại của công ty. Từ đó đóng góp tích cực vào sự trưởng thành và phát triển của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Chu trình mua hàng luôn gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh, việc kiểm soát tốt chu trình này là một yếu tố tất yếu. Đây là một công cụ giúp Ban giám đốc quản lý được hoạt động mua hàng để hoạt động này diễn ra một cách hữu hiệu và hiệu quả nhất, đảm bảo được hoạt động mua hàng thực hiện được chức năng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh.. Nhận thức được tầm quan trọng đó, tôi đã tiến hành nghiên cứu để tài “Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty Cổ phần Long Thọ” Qua thời gian thực tập và tìm hiểu Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Long Thọ, tôi đã hiểu được phần nào việc tổ chức một hệ thống kiểm soát nội bộ trong thực tế là như thế nào. HTKSNB trên thực tế bao gồm nhiều yếu tố, nhiều bộ phân cấu thàn với nhiều hình thức thể hiện khác nhau. Có thể được thể hiện thông qua các văn bản chính thức, các quy định hằng ngày, cũng có thể thông qua các lời nói cử chỉ, hành động hằng ngày của các cán bộ công nhân viên trong công ty. Nói tóm lại, Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 98 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức. Ngoài ra việc tóm tắt những cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ cũng như kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền đã giúp tôi ôn lại được những kiên thức đã được học từ đó so sánh với thực trạng tai một công ty thực tế đã được tìm hiểu. Từ đó đưa ra các nhận xét và giải pháp góp phần hoàn thiện hơn HTSKNB chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty Cổ phần Long Thọ. Tuy nhiên do giới hạn về mặt thời gian, không gian, hạn chế về mặt kiến thức cũng như thiếu các tài liệu tham khảo vì đây là một đề tài nghiên cứ khá mới tại trường Đại học kinh tế Huế nên việc nghiên cứu, tìm hiểu những vấn đề liên quan đến đề tài này còn nhiều thiếu sót, chưa đạt được mà tác giả thấy cần nghiên cứu thêm nếu có thời gian và điều kiện cho phép. Hiện tại, khóa luận nào chỉ dừng lại ở bước đầu tìm hiểu thực trạng của các hoạt động trong chu trình mua hàng thông qua các quy định và thủ tục kiểm soát đang áp dụng mà không đi vào tìm hiểu các quy định, thủ tục đó có được thực hiện một cách đúng đắn và thường xuyên hay không – đây là một đặc điểm quan trọng nhất trong việc đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả cho một hoạt động cụ thể nào đó, đề tài chưa làm được. Ngoài ra còn nhiều số liệu, tài liệu, chính sách, thông tin và thực trạng chưa thể tiếp cận và tìm hiểu được để đưa ra được các nhận xét mang tính khái quát và chính xác nhất liên quan đến chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền. Đặc biệt đề tài chưa thể nghiên cứu kỹ khâu tồn trữ – một khâu quan trọng và có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả cho toàn chu trình, đề tài chỉ mới nêu sơ qua công tác nhập xuất mà chưa đi sâu tìm hiểu công tác bảo quản và kiểm kê hàng tốn kho trong khâu này. Từ những tồn tai của đề tài đã được rút ra ở trên, tôi xin đề xuất một số hướng phát triển nghiên cứu để có thể góp phần hoàn thiện đề tài hơn nữa trong thời gian tới như sau: - Hoàn thiện hệ thống tiêu chí (các bảng hỏi, phỏng vấn) cho việc đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền, từ đó có thể đặt câu hỏi và trực tiếp phỏng vấn các cá nhân, bộ phận có liên quan. Việc hoàn SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 99 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang thiện các tiêu chí này có vai trò quan trọng trong việc đánh giá vấn đề nghiên cứu một cách khách quan và khái quát nhất. - Đi sâu tìm hiểu về khâu tồn trữ trong chu trình này từ các vấn đề nhập, xuất, bảo quản hàng ngày đến các vấn đề trong công tác kiểm kê như thời gian, không gian, các thành phần tham gia, các thủ tục trong quá trình kiểm kê từ đó có thể đánh giá khái quát và trung thực nhất tính hữu hiệu, hiệu quả của chu trình này. SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 100 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán 101 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ---------- 1. Bộ môn kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Đại học kinh tế TP.HCM, Kiểm soát nội bộ, NXB Phương Đông, TP.HCM 2. Bộ môn kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Đại học kinh tế TP.HCM, Kiểm toán, NXB Lao động xã hội, Hà Nội 3. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Đại học kinh tế TP.HCM, Hệ thống thông tin kế toán, NXB Phương Đông, TP.HCM. 4. Bộ tài chính Chế độ kế toán doanh nghiệp (ban hành quyết định 15/2006/QĐ – BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). 5. Phan Thị Minh Lý (2008) Nguyên lý kế toán, NXB Đại học Huế. 6. Nguyễn Hoàng (2009), khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng và một số biện pháp cải thiện công tác tổ chức kế toán mua hàng tại công công ty CP Thạch Cao Xi Măng, Khoa Kế toán – Tài chính, Trường Đại học kinh tế Huế. 7. Một số website: - Longthohue.com.vn - - http:// tailieu.vn - http:// ketoan.org.vn SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Hoàng Giang PHỤ LỤC - Phụ lục 01: KẾ HOẠCH VẬT TƯ - Phụ lục 02 : KẾ HOẠCH NHẬP VẬT TƯ CHỦ YẾU - Phụ lục 03 : PHIẾU YÊU CẦU MUA VẬT TƯ - Phụ lục 04 : BÁO GIÁ CỦA NHÀ CUNG CẤP - Phụ lục 05 : PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG - Phụ lục 06 : DANH SÁCH NHÀ CUNG ỨNG ĐƯỢC PHÊ DUYỆT - Phụ lục 07 : ĐƠN ĐẶT HÀNG - Phụ lục 08 : HỢP ĐỒNG KINH TẾ - Phụ lục 09 : SỔ THEO DÕI THỰC HIỆN CỦA NHÀ CUNG ỨNG - Phụ lục 10 : BIÊN BẢN NGHIỆM THU - Phụ lục 11 : PHIẾU NHẬP KHO - Phụ lục 12 : PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ - Phụ lục 13 : GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN TIỀN - Phụ lục 14 : BẢNG HỎI ĐỂ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN SVTH: Thái Văn Hòa_K44A Kế toán – Kiểm toán Đạ i h ọc K inh tế H uế