Khóa luận Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ tại Công ty cổ phần Dược Trung ương Medipharco - Tenamyd

Trách nhiệm Sơ đồ 2.6. Lưu đồ quy trình bán hàng của công ty (Nguồn: Phòng Kinh doanh - Thị trường) SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 44 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi 2.3.2. Đánh giá rủi ro và các thủ tục kiểm soát hoạt động tiêu thụ tại công ty Công ty đã tiến hành đánh giá rủi ro trong từng giai đoạn và đưa ra các thủ tục kiểm soát tương ứng, cụ thể:  Xét duyệt đơn đặt hàng Tiếp nhận đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong quy trình tiêu thụ sản phẩm. Trong đơn vị, phòng kinh doanh mà cụ thể là bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng. Nhà quản lý cũng đã xem xét các khả năng xảy ra sai phạm, rủi ro và đưa ra những thủ tục kiểm soát, cụ thể: Thứ nhất, đơn đặt hàng được chấp nhận nhưng chưa được phê duyệt: Trước hết, công ty đã thiết kế “Sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng” theo biểu mẫu thống nhất I490161KD/BM01 với các nội dung chính như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, nội dung yêu cầu về mặt hàng cần mua, được người có thẩm quyền xét duyệt. Công ty cũng tiếp nhận đơn hàng thông qua email, điện thoạiKhách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng bán theo hợp đồng và khách hàng quen thuộc nên sau khi tiếp nhận đơn hàng, công ty sẽ tiến hành lập bản “Xác nhận đơn đặt hàng sản xuất” yêu cầu họ ký xác nhận. Sau đó mới tiến hành lập “Lệnh sản xuất” Đối với công ty, để hạn chế việc chấp nhận đơn đặt hàng khi nó chưa được phê duyệt, phòng kinh doanh yêu cầu nhân viên đánh hóa đơn trước khi nhập thông tin vào máy phải kiểm tra xem nó đã đầy đủ chữ ký chưa, đã được phê duyệt chưa. Thứ hai, bán hàng cho những khách hàng giả mạo: Công ty chủ yếu bán hàng thông qua hợp đồng, mọi thông tin đã về khách hàng đã được nhập đầy đủ trong máy tính. Còn trong trường hợp, có những khách hàng lạ, những cuộc điện thoại lạ hay những email lạ đặt hàng, lúc này để hạn chế việc bán hàng cho những khách hàng giả mạo, phòng kinh doanh sẽ trình lên cấp trên, Hội đồng kinh doanh của công ty sẽ tiến hành họp đưa ra phương án. Yêu cầu người đặt hàng cung cấp họ tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân, giấy phép kinh doanh, Sau khi xác minh rõ nguồn gốc, mới tiến hành ra quyết định. Thứ ba, đồng ý bán hàng nhưng không đủ khả năng cung ứng: Để hạn chế sai phạm này, nhân viên bán hàng của công ty sẽ tiến hành xác minh lượng hàng tồn kho bằng cách truy cập vào dữ liệu hoặc liên hệ tới bộ phận kho SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 45 Đạ i h ọc K n tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi kiểm tra xem có đủ đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng hay không. Nếu không đủ, sẽ yêu cầu phòng kế hoạch lập kế hoạch sản xuất bổ sung.  Xét duyệt bán chịu - Bán chịu cho những khách hàng không đủ khả năng thanh toán: Công ty tiến hành xác minh về tình hình tài chính của khách hàng trước khi đưa ra thỏa thuận bán chịu trên hợp đồng nhằm hạn chế việc khách hàng không đủ khả năng thanh toán gây bất lợi cho công ty.  Sản xuất Sản xuất sai quy cách, không đảm bảo chất lượng, không đáp ứng yêu cầu đề ra: Để hạn chế sai phạm này, bộ phận Kiểm tra chất lượng QC và Đảm bảo chất lượng QA đóng vai trò quan trọng, cụ thể như sau: Trước khi nhập kho nguyên liệu, bộ phận Kiểm tra chất lượng QC sẽ tiến hành lấy mẫu kiểm tra chất lượng, sau đó chuyển cho bộ phận Đảm bảo chất lượng QA, bộ phận này sẽ đối chiếu những gì QC đã kiểm tra với tiêu chuẩn được đề ra xem đã phù hợp chưa. Nếu đáp ứng được mới tiến hành quyết định nhập kho nguyên liệu. Vì nguyên liệu đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành sản phẩm. Trước khi nhập kho thành phẩm, bộ phận Kiểm tra chất lượng QC lại tiếp tục lấy mẫu kiểm tra xem chất lượng đã đáp ứng chưa, tiếp đến sẽ lập biên bản kiểm nhận, chuyển qua bộ phận đảm bảo chất lượng QA để đối chiếu với tiêu chuẩn đưa ra. Đáp ứng yêu cầu, tiến hành nhập kho thành phẩm.  Giao hàng Thứ nhất, giao hàng sai quy cách, chủng loại hoặc không đúng khách hàng: Để hạn chế sai phạm này, nhân viên giao hàng, thủ kho và kiểm soát viên sẽ tiến hành kiểm tra và đối chiếu giữa phiếu xuất kho với hàng thực nhận về số lượng, tên hàng, khách hàng để đảm bảo giao hàng một cách chính xác. Bên cạnh đó, ngoài người vận chuyển thì sẽ phải có một người có chuyên môn áp tải hàng đi kèm. Sau khi giao hàng xong, khách hàng phải ký xác nhận vào chứng từ vận chuyển. Thứ hai, giao hàng khi chưa được duyệt: Khi xuất hàng, công ty sẽ lập phiếu xuất kho với đầy đủ thông tin về tên hàng, số lượng, quy cách đóng gói, số lôvà phải có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người lập, SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 46 Đạ i h ọc K nh ế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi thủ trưởng đơn vị. Thứ ba, hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát mất mát giữa đường do các sự cố không lường trước được: Công ty tiến hành mua bảo hiểm hàng hóa vì có những lô hàng lên tới mấy tỷ ở trên xe. Nếu trên đường xe bị đổ, lật, cháy,gây thiệt hại thì sẽ lập biên bản và nhân viên bảo hiểm sẽ đến xác nhận, đền bù thiệt hại cho công ty.  Lập hóa đơn Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng; lập một hóa đơn thành 02 lần: Để hạn chế sai phạm này, trước khi in hóa đơn, nhân viên bán hàng sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với thông tin trên bản “Xác nhận đơn hàng sản xuất”, sau đó sẽ chuyển qua cho bộ phận Kế toán xem xét lại rồi mới giao cho khách hàng. Các hóa đơn đều được đánh số thứ tự trước khi sử dụng.  Ghi nhận doanh thu, theo dõi nợ phải thu, thu tiền Thứ nhất, khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt: Để tránh tình trạng này, công ty hạn chế giao dịch bằng tiền mặt. Giao dịch chủ yếu thông qua ngân hàng. Công ty cũng quy định rõ mức tồn quỹ không được quá 05 triệu đồng. Khi thu tiền mặt, thủ quỹ tiến hành lập phiếu thu. Và khi giao dịch bằng tiền mặt thì cần có sự phê chuẩn của Tổng giám đốc. Tách biệt chức năng kế toán và thủ quỹ. Thứ hai, thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ, thất thoát nợ phải thu: Để hạn chế sai phạm này, công ty đã sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu, theo dõi chặt chẽ công nợ của từng khách hàng, lập bảng tổng hợp số dư theo tuổi nợ, tiến hành báo cáo từng quý. Hằng tuần, công ty đều tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng. Ngoài ra, từng quý, yêu cầu lập báo cáo số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên, địa điểm bán hàng. Ngoài những thủ tục nêu trên, để đảm bảo hoạt động tiêu thụ sản phẩm đạt hiệu quả cao nhất, công ty còn tiến hành thu thập các ý kiến phản hồi về giá cả, chất lượng hàng bán, tiến độ giao hàng từ khách hàng dựa trên “Quy trình theo dõi và xử SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 47 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi lý phản hồi của khách hàng”. Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm phối hợp với các đơn vị trong việc trao đổi thông tin với khách hàng, kể cả việc sửa đổi hợp đồng. Bất cứ sự sửa đổi nào trong hợp đồng phải được xác nhận, xem xét và thông báo đến các đơn vị có liên quan. Tất cả các nhân viên của công ty đều có trách nhiệm tiếp nhận mọi phản hồi của khách hàng (khi tiếp nhận sẽ hỏi rõ: Tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, fax nếu có, nội dung khiếu nại), ghi vào giấy tiếp nhận thông tin khiếu nại của khách hàng theo biểu mẫu I490182KD/BM01 [phụ lục 4], thông báo và gửi về Phòng Kinh doanh. Phòng KD tiếp nhận và ghi sổ theo dõi phản hồi khách hàng theo I490182KD/BM02 [phụ lục 5]. Phòng KD tiến hành phân loại và đánh giá các khiếu nại, chuyển các đơn vị liên quan (chủ trì) giải quyết khiếu nại. Sau khi thực hiện xong việc xử lý khiếu nại khách hàng, phòng KD sẽ tiến hành ghi kết quả vào sổ theo dõi phản hồi khách hàng. Định kỳ 06 tháng hoặc đột xuất, phòng KD lập báo cáo về tình hình phản hồi của khách hàng trình Ban TGĐ. Căn cứ vào báo cáo, nếu phản hồi nào có tình trạng lặp lại, không tìm ra nguyên nhân ngay hoặc có tổn thất lớn thì lập phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến theo “Quy trình khắc phục - phòng ngừa - cải tiến”, báo cáo Ban TGĐ công ty trong cuộc họp quý hoặc họp xem xét của lãnh đạo. Phòng KD phân công cho nhân viên thị trường phụ trách từng khách hàng, từng khu vực quản lýtheo dõi thu thập ý kiến phản hồi. Các ý kiến phản hồi của khách hàng được chuyển về phòng KD ghi vào sổ theo dõi phản hồi khách hàng. Định kỳ 01 năm 01 lần, phòng KD thu thập toàn bộ thông tin đánh giá của khách hàng, phân loại các ý kiến về sự hài lòng, không hài lòng và kiến nghị của khách hàng, lập báo cáo kết quả thăm dò sự thỏa mãn của khách hàng, đề xuất hướng khắc phục cải tiến trình Ban TGĐ. VÍ DỤ CỤ THỂ: Về việc tiêu thụ sản phẩm Medo alpha 21 với công dụng giảm viêm, chống phù nề sau chấn thương và phẫu thuật Giai đoạn 1: Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng Ngày 28/02/2014, bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng do chị Phan Thị Bảy đảm nhận đã nhận được email đặt hàng của Công ty cổ phần dược phẩm Tenamyd (Tenamyd Pharma) về sản phẩm Medo alpha 21 H/2 vỷ x 10 viên với số SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 48 Đạ i h ọ K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi lượng đặt hàng là 4000000 hộp. Chị Bảy tiến hành nhập dữ liệu vào “Sổ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng” rồi chuyển qua cho Ds. Thức xem xét về lượng hàng tồn kho, số lượng đơn hàng, giá cả, kế hoạch sản xuất rồi trình lên cho trưởng phòng kinh doanh Tôn Thất Tâm xét duyệt. Nếu chấp nhận, trưởng phòng yêu cầu bộ phận Marketing do anh Lâm đảm nhiệm gửi bảng giá cho khách hàng để tiến hành đàm phán. Khách hàng đồng ý, phòng kinh doanh tiến hành lập Hợp đồng mua bán trình lên Tổng giám đốc Phan Thị Minh Tâm phê duyệt. Được sự đồng ý của Tổng giám đốc, vào ngày 01/03/2014, Công ty cổ phần Dược Trung ương Medipharco –Tenamyd và Công ty cổ phần Dược phẩm Tenamyd tiến hành ký kết Hợp đồng mua bán, với các điều khoản đã được thỏa thuận trong quá trình đàm phán gồm: Điều I: Phạm vi trách nhiệm của hợp đồng Điều II: Chất lượng hàng hóa Điều III: Phương thức, địa điểm giao hàng Điều IV: Phương thức thanh toán Điều V: Trách nhiệm của hai bên Điều VI: Khiếu nại Điều VII: Điều khoản chung Sau khi hợp đồng được ký kết, bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng lập bản “Xác nhận đơn đặt hàng sản xuất” giao cho bên mua xác nhận các thông tin, bao gồm: - Tên sản phẩm – quy cách – hàm lượng - Đơn vị tính - Cỡ lô sản xuất tối thiểu - Tỷ lệ hao hụt đã ban hành theo Quy trình và nguyên liệu chuẩn - Số lượng đặt hàng - Cân đối nguyên liệu – bao bì – tá dược (tên nguyên phụ liệu/nhà sản xuất, tên đơn vị cung cấp, sản lượng cân đối theo công thức + hao hụt, tồn kho tại Medi, cung cấp thêm, sản lượng tối thiểu mà nhà cung cấp chấp nhận) - Thời gian giao hàng (theo yêu cầu của công ty Tenamyd Pharma) - Thời gian giao hàng (sau khi đủ nguyên phụ liệu) SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 49 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi - Ghi chú Sau khi bên mua ký xác nhận xong, công ty chuyển qua giai đoạn tiếp theo. Biểu mẫu 2.1 Bảng giá hàng sản xuất (I490161KD/BM02) CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO-TENAMYD 08 Nguyễn Trường Tộ - Tp. Huế - Việt Nam Tel: (84).(054) 3826094; 3823099 - 3827215 * Fax: (84).(054).3826077 Website: medipharco.com.vn; Email: mediphar@dng.vnn.vn Huế, ngày 14 tháng 02 năm 2011 BẢNG GIÁ HÀNG SẢN XUẤT STT Tên thuốc & Hàm lượng Quy cách kiện Qui cách đóng gói ĐVT Giá bán (Chưa VAT) Ghi chú I THUỐC KHÁNG SINH 1 Medo alpha 21 265 hộp Hộp 2 vỷ bấm x 10tab Viên 433.35 II THUỐC CHUYÊN KHOA MẮT 1 Mỡ Gentamicin 0,3% - 5g 480 tube H/1tube Tube 3,300 2 Mỡ Hydrocortison 1% - 5g 480 tube H/1tube Tube 9,500 3 Mỡ Mediclophencid H - 4g 480 tube H/1tube Tube 5,300 . . . . .. III THUỐC NGOÀI DA 1 Gel Betamethason - 30g 240 tube H/1tube Tube 30,000 2 Gelacmeigel - 15g 200 tube H/tube Tube 12,000 3 Gel Memedeep 20g 320 tube H/tube Tube 12,857 . . .. CÔNG TY CP DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO-TENAMYD TỔNG GIÁM ĐỐC . SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 50 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi Biểu mẫu 2.2: Xác nhận đơn đặt hàng sản xuất ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐƠN VỊ NHẬN ĐƠN HÀNG TENAMYD PHARMA CORP. Độc lập - Tự do- Hạnh phúc CTCP DƯỢC TW MEDIPHARCO-TENAMYD ĐẶT QUA: EMAIL FAX: SỐ: 06.. / NGÀY ĐẶT:. ĐỢT: 01 THÁNG: 04 NĂM 2014 NGÀY XÁC NHẬN: XÁC NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG SẢN XUẤT TT Tên sản phẩm- Quy cách -Hàm lượng ĐV tính Cỡ lô SX tối thiểu Tỷ lệ hao hụt đã ban hành theo Quy trình và NL chuẩn Số lượng đặt hàng CÂN ĐỐI NGUYÊN LIỆU- BAO BÌ- TÁ DƯỢC Thời gian giao hàng Ghi chú ĐƠN VỊ CUNG CẤP NPL: Tên NPL/Nhà SX Tên đơn vị cung cấp: Tena/ Medi SL cân đối theo công thức + Hao hụt Tồn kho tại Medi Cung cấp thêm SL tối thiểu nhà CC chấp nhận 1/ Medo alpha 21 H/2 vỷ x 5 viên nang 500000 0.80% 4000000 T 5/2014 Bao gồm: a Nguyên liệu Kg Chymotrypsin – Shanghai - TQ Medi 22.13 0 22.13 b Nang Bộ 0.50% Medi 201,000 0 201,000 c Hộp&Toa Bộ 0.50% Medi 201,000 0 201,000 d Màng Nhôm Kg Medi 148 0 148 e PVC/PVDC Kg Medi 1,080 0 1,080 f Các Tá dược XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG XÁC NHẬN CỦA MEDIPHARCO - TENAMYD SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 51 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi Giai đoạn 2: Sản xuất - Mua nguyên liệu và nhập kho: Vào ngày 13/03/2014, Công ty Cổ phần Dược Trung ương Medipharco - Tenamyd tiến hành ký kết hợp đồng mua nguyên liệu có tên Chymotrypsin nhập khẩu từ Shang hai, Trung Quốc. 3 ngày sau đó, công ty nhận được hàng cùng chứng từ đi kèm. Trước khi tiến hành nhập kho nguyên liệu chuẩn bị cho sản xuất, phòng Kiểm tra chất lượng QC tiến hành lấy mẫu theo SOP để kiểm tra, cụ thể: Trước tiên sẽ lập “Biên bản lấy mẫu nguyên liệu – bao bì” trong đó ghi đầy đủ thông tin về tên mẫu, nơi sản xuất, nhà cung cấp, số lô, ngày sản xuất, hạn dùng, số lượng, số mẫu, số lượng mẫu lấy, nơi lấy mẫu, tình trạng mẫu khi lấy. Biên bản lấy mẫu phải có đầy đủ chữ ký của người lấy mẫu, thủ kho và người làm chứng. Sau đó sẽ tiến hành kiểm nghiệm mẫu. Kiểm nghiệm xong, nhân viên kiểm nghiệm tiến hành lập “Phiếu kiểm nghiệm” ghi rõ các thông tin về mẫu cũng như kết quả đạt được so với tiêu chuẩn, đưa ra kết luận trình Trưởng bộ phận kiểm tra chất lượng và Tổng giám đốc ký duyệt. Sau khi hoàn thành việc kiểm nghiệm nguyên liệu, kết quả cho thấy nguyên liệu nhập khẩu đạt yêu cầu, lúc này nhân viên phòng Đảm bảo chất lượng QA tiến hành lập “Quyết định nhập kho nguyên vật liệu” trình Trưởng phòng ký duyệt rồi tiếp tục trình Tổng giám đốc phê chuẩn. Sau khi được phê duyệt, nguyên liệu này được nhập vào kho có tên là kho VCB2 để chờ sản xuất. - Sản xuất: Ngày 31/03/2014, bộ phận đảm nhiệm việc xuất nhập nguyên liệu là chị Bình tiến hành lập “Lệnh sản xuất kiêm phiếu xuất nguyên liệu” số VCB075 chuyển xuống cho thủ kho VCB2 ký xác nhận rồi quản đốc phân xưởng ký nhận và Tổng giám đốc xét duyệt. Sau đó, nguyên liệu sẽ được chuyển từ kho VCB2 qua kho PXVCB để chuẩn bị vào quy trình sản xuất. Quy trình sản xuất tiến hành, thủ kho PXVCB cho xuất xưởng nguyên liệu tiến hành các công đoạn cơ bản để tạo ra sản phẩm đúng theo quy trình ở Sơ đồ 2.5 (Mục 2.1.5.1). Bán thành phẩm cho tới thành phẩm đều được phòng QC và QA kiểm nghiệm, kiểm tra chặt chẽ (tương tự như kiểm nghiệm nguyên liệu) trước khi tiến hành SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 52 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi xuất xưởng nhập kho thành phẩm. Sau khi nhân viên phòng QC hoàn tất công việc kiểm nghiệm, nhân viên phòng QA tiến hành lập “Lệnh xuất xưởng kiêm phiếu nhập kho” trình Trưởng phòng Đảm bảo chất lượng QA ký duyệt rồi trình lên Tổng giám đốc phê chuẩn. Thành phẩm được nhập kho chờ bán. Đồng thời, thủ kho tiến hành báo cho phòng kinh doanh biết về lượng hàng đáp ứng. Giai đoạn 3: Lập chứng từ Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ Ngày 15/04/2014, bộ phận bán hàng sản xuất là chị Nguyễn Thị Lan sẽ tiến hành đánh “Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ” về mặt hàng Medo alpha 21 rồi xuất ra làm 3 liên: Liên thứ nhất lưu, liên thứ 2 giao cho chi nhánh Hà Nội và liên thứ 3 gửi bộ phận kế toán. Sau đó chuyển qua phòng Tài chính – Tổ chức để Kế toán trưởng rồi Tổng giám đốc ký, đóng dấu và chuyển xuống kho cho thủ kho căn cứ vào đó tiến hành xuất kho. Giai đoạn 4: Giao hàng Vào ngày 17/04/2014, Công ty cổ phần Dược Trung ương Medipharco – Tenamyd và Doanh nghiệp tư nhân thương mại dịch vụ vận tải Vân Hãng tiến hành ký kết hợp đồng vận chuyển hàng từ Huế ra Hà Nội để giao cho khách hàng. Trước khi xuất kho, căn cứ vào “Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ” này, thủ kho, người nhận giao hàng và một kiểm soát viên tiến hành kiểm tra và đối chiếu giữa những thông tin ghi trên chứng từ với hàng thực nhận về tên hàng, số lô, số lượng, quy cách đóng gói. Kiểm tra, đối chiếu xong, thủ kho tiến hành giao hàng và ký xác nhận “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” giao cho người người vận chuyển. Khi giao hàng, ngoài người vận chuyển, công ty cử thêm một người có chuyên môn đi theo áp tải hàng hóa. Công ty khoán việc giao hàng cho công ty vận tải theo hợp đồng đã ký đồng thời giao cho họ đầy đủ thông tin về hàng hóa như phiếu kiểm nghiệm, giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa cùng “Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ” giao tới chi nhánh Hà Nội Ngày 21/04/2014, hàng giao tới chi nhánh Hà Nội. Chi nhánh Hà Nội kiểm hàng thấy không vấn đề gì, đồng ý ký xác nhận vào phiếu giao hàng đồng thời người vận chuyển cũng ký vào “Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ” liên 2 rồi giao cho SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 53 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi chi nhánh Hà Nội. Việc giao hàng cho khách hàng sẽ giao lại cho chi nhánh, vì thuộc trách nhiệm của chi nhánh. Giao hàng xong, về đến nơi, người vận chuyển ký nhận vào liên 1,3 “Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ” để gửi liên 1 về lưu tại phòng Kinh doanh và liên 3 chuyển bộ phận kế toán để theo dõi nợ phải thu và chịu trách nhiệm thu tiền. Ngày 05/05/2014, công ty nhận được giấy đề nghị thanh toán của công ty vận tải. Công ty tiến hành chuyển khoản qua ngân hàng đồng thời thanh lý hợp đồng vận chuyển trong ngày. Giai đoạn 5: Ghi nhận doanh thu, theo dõi nợ phải thu, thu tiền Căn cứ vào “Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ” liên 3, kế toán nợ phải thu nhập liệu và tiến hành theo dõi và báo cáo công nợ theo tuần. Việc bán hàng cho khách hàng sẽ được chi nhánh Hà Nội báo cáo sau khi hoàn thành. Chi nhánh Hà Nội chịu trách nhiệm xuất hóa đơn giá trị gia tăng liên 2 giao khách hàng. Như vậy, có thể nói hoạt động tiêu thụ sản phẩm của công ty trải qua rất nhiều giai đoạn với các thủ tục kiểm soát phù hợp đã góp phần không nhỏ trong việc hạn chế tối đa rủi ro và sai phạm có thể xảy ra. Còn về hệ thống chứng từ của công ty thì đều được lập theo biểu mẫu chung của Bộ Tài chính. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều lập chứng từ và chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ. Chứng từ lập đủ số liên quy định và sử dụng thống nhất mẫu chứng từ do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được ủy quyền in và phát hành. Hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến khâu tiêu thụ sản phẩm sản xuất của công ty bao gồm: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu thu. Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Ocean ACB, cho phép chiết xuất báo cáo theo các hình thức sổ khác nhau. Phòng kế toán của công ty vẫn đang cung cấp 2 hệ thống báo cáo là Báo cáo tài chính (theo quy định của Bộ tài chính) và Báo cáo quản trị nhằm đưa đến cho Ban Tổng Giám đốc những thông tin kịp thời, chính xác từ đó đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. Liên quan đến khâu tiêu thụ, công ty có các báo cáo quản trị như: báo cáo tổng hợp doanh thu (lập theo tháng, quý, năm, khách hàng, mã hàng), báo cáo tình trạng tồn kho (lập theo tuần, theo mã hàng), báo cáo công nợ (lập theo SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 54 Đạ i h ọ K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi tuần),Công ty sử dụng chính thức và duy nhất một hệ thống sổ kế toán, đó là Chứng từ ghi sổ. Các hoạt động kiểm tra, giám sát được giao phó cho các trưởng phòng, các quản đốc phân xưởng và theo yêu cầu của ban giám đốc, căn cứ trên chức năng, nhiệm vụ được giao và các quy trình đã được xây dựng. Việc giám sát hoạt động bán hàng được giao cho trưởng bộ phận bán hàng ở từng khu vực và chủ yếu giám sát thông qua việc xem xét báo cáo, sổ sách. SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 55 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi Biểu mẫu 2.3: Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ Ký hiệu: AA/13P Số HĐ: CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG PHIẾU XUẤT KHO KIÊM ĐIỀU CHUYỂN NỘI BỘ MEDIPHARCO - TENAMYD Địa chỉ: 08 Nguyễn Trường Tộ, thành phố Huế Liên 1: Lưu ĐT: 054-3823099-3822701 Ngày 15 tháng 04 năm 2014 Căn cứ lệnh điều động số: . 4 LĐĐHH/MPC Diễn giải: Theo quyết toán số 08/2014 Đơn vị xuất: Công ty cổ phần Dược trung ương Medipharco – TenamydMã số thuế: 3300101406 Địa chỉ: Số 08 Nguyễn Trường Tộ - Phường Phước Vĩnh – Thành phố Huế - Tỉnh Thừa Thiên Huế Điện thoại: 054.3823099Kho xuất: KHOH11 Đơn vị nhập: Chi nhánh Công ty cổ phần dược trung ương Medipharco – Tenamyd tại Hà Nội Địa chỉ: 1C1A Đường Giải Phóng – Phường Phương Liệt-Quận Thanh Xuân TT Mã hàng hóa TÊN HÀNG HÓA, HÀM LƯỢNG, QUY CÁCH Công ty SX-Nước SX Đơn vị tính Số lô Hạn dùng Số lượng Đơn giá Thành tiền CK (%) A B C D E F G (1) (2) (3)=(1) x (2) (4) 1 H11MED1V114 Medo α 21; hộp 2 vỷ bấm x 10tab Kiện 265 hộp MedipharcoTenamyd BR Viên 170414 04/2017 502,020.00 433.35 217,550,367 2 H11MED1V114 Medo α 21; hộp 2 vỷ bấm x 10tab Kiện 265 hộp MedipharcoTenamyd BR Viên 180414 04/2017 313,100.00 433.35 135,681,885 Tổng cộng tiền hàng [(I) = ∑ (3) ]:....................353,232,252 Thuế suất GTGT: 5% Tổng cộng tiền thuế GTGT [(II = (I) x TS%]:.17,661,613 Tổng cộng tiền thanh toán [(III) = (I) + (II)]: .370,893,865 Bẳng chữ: Ba trăm bảy mươi triệu tám trăm chin mươi ba ngàn tám tram sáu mươi lăm VNĐ Người vận chuyển Người nhận Thủ kho Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 56 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi Biểu mẫu 2.4: Hóa đơn giá trị gia tăng Mẫu: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/13P CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG MEDIPHARCO - TENAMYD Địa chỉ: 08 Nguyễn Trường Tộ, thành phố Huế Liên 3: Thanh toán ĐT: 054-3823099-3822701 Ngày 31 tháng 01 năm 2014 Đơn vị bán: CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG MST: 3300101406 Đơn vị mua: CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO - TENAMYD MEDIPHARCO - TENAMYD TẠI HỒ CHÍ MINH 3300101406 Địa chỉ: Số 08 Nguyễn Trường Tộ - Phường Phước Vĩnh - Điện thoại: 054.3823099 Địa chỉ: 33 Đường 16, Cư xá Lữ Gia, phường 15, quận 11, TP. HCM Điện thoại: Thành phố Huế - Tỉnh Thừa Thiên Huế Tài khoản /NH: 0161000000426 - Ngân hàng ngoại thương TT - Huế Tài khoản/NH: Hạn t/toán: Diễn giải: Báo cáo bán hàng tháng 1 Kho xuất: DTTH TT Mã hàng hóa TÊN HÀNG HÓA, HÀM LƯỢNG, QUY CÁCH Công ty SX-Nước SX Đơn vị tính Số lô Hạn dùng Số lượng Đơn giá Thành tiền CK (%) A B C D E F G (1) (2) (3)=(1) x (2) (4) DTTH 16,736, 264,640 Tổng cộng chiết khấu [(I) = ∑ (3) x (4)]: Tổng cộng tiền hàng sau chiết khấu [(II) = ∑ (3) - (I)]: 16,736,264,640 Thuế suất GTGT: 5% Tổng cộng tiền thuế GTGT [(III = (II) x TS%]: 836,813,232 Tổng cộng tiền thanh toán [(IV) = (II) + (III)]: 17,573,077,872 Bẳng chữ: Mười bảy tỷ năm trăm bảy mươi ba triệu bảy mươi bảy ngàn tám trăm bảy mươi hai VNĐ Người mua hàng Thủ kho Người bán hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 57 Đạ i h ọc K inh tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO – TENAMYD 3.1. Đánh giá ưu, nhược điểm của công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ tại công ty cổ phần Dược Trung ương Medipharco - Tenamyd 3.1.1. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty - Ưu điểm: Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, song quan trọng nhất phải kể đến là công tác tổ chức và thiết lập hoạt động kiểm soát. Mà điều này lại phụ thuộc hoàn toàn vào quan niệm và phong cách điều hành của nhà quản lý. Nếu đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ thì sẽ ngăn chặn và phát hiện được các gian lận, sai sót trọng yếu cũng như đảm bảo thực hiện được các mục tiêu của đơn vị. Ngược lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ mặc dù đã được hình thành nhưng những hoạt động và thủ tục kiểm tra, kiểm soát không được kết hợp lại thành một hệ thống hoàn chỉnh thì nhiều khi các thủ tục và quy trình đặt ra chỉ mang tính hình thức, không phát huy hết hiệu quả thực sự mà người quản lý cần. Qua một thời gian ngắn thực tập với sự giúp đỡ nhiệt tình của mọi người mà đặc biệt là Tổng giám đốc cùng các cô chú, anh chị phòng Tài chính - Tổ chức và phòng Kinh doanh - thị trường để tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Bằng những gì tìm hiểu và quan sát trong quá trình thực tập, em nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty được tổ chức khá chặt chẽ, biểu hiện ở những mặt sau:  Môi trường kiểm soát + Công ty có một bộ máy quản lý chặt chẽ từ trên xuống dưới. Với mô hình quản lý hỗn hợp trực tuyến - chức năng tạo nhiều thuận lợi trong công tác kiểm tra kiểm soát trong toàn bộ hoạt động của công ty. Quyền hạn và trách nhiệm phê duyệt cũng như thực hiện nghiệp vụ bán hàng được phân chia rõ ràng cho các bộ phận và từng cá nhân trong mỗi bộ phận có liên quan. Hơn nữa, giữa các phòng ban đều có sự SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 58 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi phối hợp, có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của công ty. + Lãnh đạo công ty là người có kinh nghiệm, uy tín, có trách nhiệm, có năng lực quản lý và năng lực chuyên môn rất tốt, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Đây là điều kiện thuận lợi để ban giám đốc công ty đề ra các thủ tục, chính sách hợp lý, không ngừng củng cố và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm quản lý, kiểm soát ngày càng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Đồng thời lãnh đạo công ty luôn quan tâm đến công việc của nhân viên và trao đổi với nhân viên một cách nghiêm túc nhưng thân thiện tạo môi trường làm việc thoải mái. + Các chính sách và thủ tục được quy định rõ ràng và ban hành đến từng phòng ban, từng nhân viên trong công ty, nâng cao việc tuân thủ các chính sách, thủ tục nhằm đảm bảo các mục tiêu đề ra. + Công ty xây dựng quy chế lao động, quy chế về tiền lương, quy chế về quản lý tài chính, thỏa ước lao động tập thể đi kèm các chế tài xử phạt rõ ràng tạo động cơ thúc đẩy người lao động nâng cao sự nghiêm túc, nâng cao vai trò trách nhiệm, tăng cường tính chủ động, sáng tạo trong công việc của mỗi cá nhân, từng bộ phận, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. + Môi trường làm việc thoải mái, cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân; dây chuyền sản xuất hiện đại, tiên tiến, đạt tiêu chuẩn GMP - WHO đảm bảo cung cấp cho người bệnh thuốc đạt chất lượng cao. + Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình, có ý thức trách nhiệm trong công việc. Mặc dù công việc rất nhiều nhưng họ luôn nỗ lực và cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. + Nhằm khuyến khích và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, công ty đã tổ chức các chuyến du lịch vào các dịp nghỉ lễ cho nhân viên, góp phần giúp nhân viên giải tỏa phần nào áp lực công việc. + Hằng năm đều tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị, các lớp tập huấn phổ biến các thông tin mới; cử người đi đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ tạo nên hiệu quả hoạt động và hạn chế những sai sót xảy ra, giảm được khối lượng công tác kiểm SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 59 Đạ i h ọc K nh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi soát cho nhà quản lý.  Hệ thống kế toán + Hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ ghi sổ đầy đủ, phù hợp với Chế độ kế toán hiện hành; chứng từ được lập thành quyển theo nội dung, được lưu trữ và bảo quản cẩn thận. + Phân công khối lượng công việc rõ ràng cho từng nhân viên theo trình độ, năng lực, không có sự chồng chéo công việc của mỗi nhân viên đảm bảo cho việc hạch toán diễn ra chính xác, kịp thởi, giảm khả năng xảy ra sai sót, gian lận. Nhìn chung, công tác kế toán đảm bảo gọn nhẹ nhưng hoạt động hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế, quy mô, đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty.  Thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát tại công ty được Ban giám đốc ký duyệt và ban hành thành các quy chế để bắt buộc các phòng ban cùng thực hiện; thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt + Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Mọi phòng ban trong công ty đều được phân chia trách nhiệm rõ ràng và cụ thể, công ty có bản mô tả công việc quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận. Chẳng hạn như Phòng Kinh doanh - thị trường có nhiệm vụ tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt và kiểm tra hàng tồn kho có đầy đủ sản phẩm để cung ứng cho khách hàng hay không, xuất hóa đơn bán hàng. +Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng được công ty áp dụng khá tốt như thủ quỹ và kế toán tiền là hai người riêng biệt, thủ kho không đồng thời là kế toán hàng tồn kho. + Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt: Tại công ty, nhằm giúp đỡ cho Tổng giám đốc là các Phó Tổng giám đốc và Giám đốc phụ trách các lĩnh vực khác nhau như Giám đốc tài chính, Phó tổng giám đốc kinh doanh Mỗi người quản lý một mảng khác nhau, điều hành các hoạt động theo mục tiêu, định hướng mà công ty đề ra. Mọi hoạt động của công ty cần phải qua xét duyệt đầy đủ của cấp trên trước khi tiến hành. Việc tuân theo các nguyên tắc này đã làm cho các thủ tục kiểm soát phát huy tốt tác dụng vì thế mà hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng có khả năng ngăn ngừa các sai SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 60 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi phạm và gian lận một cách tốt hơn, góp phần làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng hiệu quả. - Nhược điểm: + Hiện tại công ty chỉ mới có ban kiểm soát chịu trách nhiệm giám sát chứ chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách hoạt động theo các chuẩn mực của Kiểm toán nhà nước và Kiểm toán quốc tế. + Nhân viên ở một số vị trí vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về trình độ và năng lực, số lượng lao động Đại học và trên Đại học còn chiếm tỷ lệ ít. + Công ty sử dụng kế toán máy để hỗ trợ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giảm bớt áp lực cho nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Tuy nhiên việc sử dụng kế toán máy yêu cầu việc nhập thông tin đầu vào phải chính xác, kịp thời. Do vậy nếu chỉ sai sót nhỏ xảy ra sẽ khiến cho báo cáo tài chính do máy xử lý sẽ cung cấp thông tin không chính xác, ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản trị. + Công ty chưa có hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng khi có sự cố xảy ra trên mạng máy tính thí dụ như vào tháng 4/2014, phần mềm máy tính có sự cố làm mất hết các dữ liệu liên quan trong tháng nhưng không thể khôi phục lại được. Vì thế mọi dữ liệu, khi cần thiết chỉ có thể tìm trong các tập chứng từ đã được xuất ra, gây mất rất nhiều thời gian. 3.1.2. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ - Ưu điểm: Công ty đã ban hành bằng văn bản quy định rõ ràng các bước kèm các chứng từ liên quan đến quy trình bán hàng của công ty gửi đến phòng kinh doanh - thị trường làm căn cứ thực hiện nên nhìn chung, công tác tổ chức kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ khá tốt. Cụ thể: + Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện nghiêm ngặt, không để tình trạng chứng từ, hóa đơn xuất ra mà không có đầy đủ sự phê duyệt, ngăn chặn tình trạng gian lận, sai sót, ảnh hưởng đến chất lượng công việc. + Các thủ tục kiểm soát đưa ra cho từng giai đoạn trong quy trình tiêu thụ được tuân thủ một cách nghiêm túc. SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 61 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi + Công ty chủ yếu bán hàng theo hợp đồng nên mọi mâu thuẫn, tranh chấp sẽ được xử lý theo hợp đồng, tránh được tình trạng thất thoát tài sản. + Công ty chủ động mua bảo hiểm hàng hóa, dự phòng tình trạng xấu trong quá trình giao hàng, điều này đã giúp cho công ty hạn chế được thiệt hại đáng kể. + Phân chia trách nhiệm cho các nhân viên được đề ra một cách cụ thể, rõ ràng bằng văn bản, giúp công việc được thực hiện dễ dàng và có hiệu quả. + Không xảy ra tình trạng chồng chéo công việc + Công ty kiểm soát chặt chẽ công nợ của khách hàng, lập bảng phân tích số dư theo tuổi nợ, báo cáo công nợ theo tuần, đối chiếu công nợ theo quý nên đã hạn chế được tối đa rủi ro tổn thất công nợ. + Việc phân quyền truy cập vào hệ thống của công ty cũng được thực hiện hết sức chặt chẽ. Mỗi nhân viên trong công ty sẽ được phân quyền truy cập với một tài khoản riêng biệt và chỉ được truy cập vào dữ liệu liên quan đến phần hành của mình và chỉ được xem các dữ liệu khác khi được hệ thống cho phép. Đây là một hình thức kiểm soát hữu hiệu, chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. + Lập hóa đơn: Theo lý thuyết, trước khi lập hóa đơn cần căn cứ vào chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký nhận, đơn đặt hàng, hợp đồng giao hàng (nếu có) nhằm tránh các sai phạm xảy ra như quên lập hóa đơn, lập sai hóa đơnNghĩa là mình sẽ giao hàng trước, chuyển quyền sở hữu hàng hóa trước sau đó mới tiến hành lập hóa đơn (căn cứ vào các chứng từ cần thiết trong đó có chứng từ vận chuyển) giao cho khách hàng yêu cầu thanh toán tiền hàng. Nhưng thực tế ở công ty lại không làm như vậy, phòng kinh doanh sẽ tiến hàng đánh hóa đơn và phiếu xuất kho dựa trên “Xác nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng”, chuyển qua phòng kế toán để kiểm tra, kế toán trưởng ký xác nhận, thủ trưởng đóng dấu, ký duyệt rồi chuyển xuống kho làm căn cứ xuất kho, giao hàng cho người vận chuyển. Người vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm giao hàng cho khách. Xong nhiệm vụ giao hàng sẽ tiến hành ký xác nhận vào hóa đơn đồng thời giao hóa đơn giá trị gia tăng liên 2 cho khách hàng. Sau khi hoàn tất công việc, về đến công ty, người vận chuyển sẽ giao lại cho công ty các chứng từ cần thiết đã được khách hàng ký nhận, đồng thời người vận chuyển cũng sẽ phải ký vào hóa đơn, phiếu xuất kho các liên còn lại để xác minh hàng đã được giao. Sau đó hóa SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 62 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi đơn giá trị gia tăng liên 1 sẽ được lưu tại phòng Kinh doanh, liên 3 sẽ được gửi cho bộ phận kế toán theo dõi nợ phải thu và yêu cầu khách hàng thanh toán. Như vậy so với lý thuyết, thực tiễn diễn ra ở công ty gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được sự kiểm soát chặt chẽ theo một vòng tròn kín. - Nhược điểm + Xét duyệt bán chịu: Công ty chưa thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, mọi điều khoản chỉ được ghi trong hợp đồng theo thỏa thuận của các bên liên quan mà hợp đồng đa phần dùng cho những khách hàng truyền thống và khách hàng lớn. Cho nên, với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ sẽ gặp phải rủi ro không trả được nợ cao hơn so với những khách hàng truyền thống. + Giao hàng: Phòng Kinh doanh thị trường nhiều khi vẫn cung ứng hàng không kịp thời cho các chi nhánh. Cụ thể: Hàng tháng ngày 20, Chi nhánh Nam Thừa Thiên Huế đều đã dự trù hàng cho tháng sau, nhưng có nhiều mặt hàng qua tháng sau dự trù để nhận vẫn không có hàng, hoặc có khi đến gần cuối tháng mới có (thường là hàng Zulig, Diazem, trong khi thị trường vẫn có đầy đủ, giá lại rẻ hơn 7% đến 10%) + Ghi nhận doanh thu, nợ phải thu, thu tiền: Tình trạng các đơn vị mua hàng, nhất là các đơn vị khám chữa bệnh thanh toán tiền hàng chậm, gây khó khăn về mặt tài chính của Công ty, công ty phải trả lãi vay ngân hàng hạn chế lợi nhuận Công ty cũng chưa có chính sách lập dự phòng nợ phải thu khó đòi một cách cụ thể. + Công ty cũng chưa đào tạo bài bản kỹ năng bán hàng cho nhân viên: Việc tiếp xúc khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tư vấn khách hàng vẫn còn mang tính tự phát của mỗi cá nhân. Nhân viên thị trường chủ yếu chỉ mới tiếp cận được các công ty, nhà thuốc tại thành phố trung tâm, chưa phát triển đến tuyến huyện, xã là các thị trường rất tiềm năng. Tần suất đi thị trường của nhân viên thị trường rất hạn chế, vì thế không nắm hết thị trường, nên doanh số bán hàng OTC chưa cao. Các cộng tác viên đã ký hợp đồng chậm báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hóa, chất lượng sản phẩm, hình thức mẫu mã, sản phẩm cạnh tranh cùng loại trên địa bàn về cho công ty. Ngoài ra, công tác tuyển cộng tác viên còn nhiều bất cập, đề xuất tuyển không phù hợp với tăng doanh số, không có phương án cụ thể với các số liệu phân tích thị trường - thị phần hiện tại, thị trường - thị phần sau khi tuyển cộng tác viên. SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 63 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi + Việc khảo sát giá các sản phẩm cạnh tranh và sản lượng tiêu thụ tương ứng: các số liệu không có tính đại diện, nếu chỉ bán với các sản lượng như báo cáo thì các nhà máy hầu như đóng cửa. Trưởng các đơn vị khi nghiên cứu tổng hợp cũng không đạt, có đơn vị chỉ làm phép cộng chứ không phân tích để đưa ra phương án tối ưu. + Việc thực hiện chế độ báo cáo theo quy định thiếu nghiêm túc, làm cho có, không đúng thời gian, không đủ nội dung, không phân tích đánh giá, các ý kiến đề xuất không được nhìn nhận trên bình diện hài hòa lợi ích cá nhân, lợi ích nhóm với lợi ích doanh nghiệp và cổ đông. Cụ thể: Trong tháng 9/2013, công ty đã xây dựng ban hành và hướng dẫn thực hiện các biểu mẫu khảo sát báo cáo: Thực hiện báo cáo khảo sát mạng lưới OTC; Thực hiện báo cáo khảo sát đề xuất giá chính sách và sản lượng tiêu thụ 2014. Tuy nhiên, kết quả thực hiện của các đơn vị lại cho thấy các nội dung, số liệu không có ý nghĩa (số liệu không chính xác, bất hợp lý và không có tính đại diện) để lãnh đạo công ty đưa ra các quyết sách phù hợp. Ban TGĐ đã phân tích các bất cập trong báo cáo khảo sát của các đơn vị và yêu cầu làm lại nhưng có đơn vị làm lại vẫn không đạt yêu cầu, có đơn vị không chấp hành. Tại báo cáo khảo sát mạng lưới OTC, các đơn vị không báo cáo được số liệu cụ thể (có số liệu chỉ lấy từ đơn vị quản lý), đặc biệt là số liệu các điểm bán lẻ đã bán hàng công ty sản xuất, số liệu doanh số. Chính vì vậy dẫn đến việc đưa ra kế hoạch 6 tháng cuối năm không có ý nghĩa và không khả thi. 3.2. Một số giải pháp góp phần nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ sản phẩm tại công ty 3.2.1. Giải pháp nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty + Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ tại công ty: Với cơ cấu kinh doanh đa dạng, quy mô rộng lớn, hoạt động kiểm tra kiểm soát của công ty cần có một bộ phận chuyên trách đảm nhận với nhiệm vụ rà soát lại hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, giám sát quá trình hoạt động của hệ thống này đồng thời tham gia góp phần bảo vệ, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực; ngăn ngừa và phát hiện kịp thời mọi hành vi lãng phí, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền. Do vậy, công ty nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phòng kiểm soát nội bộ, độc lập với phòng kế toán nhằm kiểm tra, giám sát và đề xuất các giải pháp liên quan đến hoạt động tài chính của công ty. SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 64 Đạ i h ọc K nh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi + Hoàn thiện chính sách nhân sự: Cần có một báo cáo yêu cầu nhân sự của các phòng ban đối với kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, thông tin này sẽ cho phép Tổng giám đốc xác định nhu cầu nhân sự trong giai đoạn mở rộng quy mô. Khi tuyển dụng nhân sự công ty cần đề ra những tiêu chí cụ thể về trình độ, năng lực, phẩm chất, mức lương....ngay từ đầu để tránh trường hợp người xin việc thì đông mà không đạt yêu cầu, tốn thời gian. Ngoài ra công ty nên tổ chức những cuộc họp nội bộ trao đổi ý kiến giữa các nhân viên với lãnh đạo tạo môi trường làm việc thân thiện, khách quan. + Cần đốc thúc, nhắc nhở nhân viên cần cẩn thận khi nhập dữ liệu vào máy. Sau khi nhập cần kiểm tra, đối chiếu lại tránh sai sót. + Cần phối hợp với bên công nghệ phần mềm, xây dựng một hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng khi có sự cố xảy ra, tránh trường hợp mất những dữ liệu quan trọng gây ảnh hưởng tới hoạt động của công ty. 3.2.2. Giải pháp nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ tại công ty + Xét duyệt bán chịu: Công ty cần thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, chi tiết cho từng đối tượng khách hàng đồng thời cần có một hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng. + Giao hàng: Trưởng phòng Kinh doanh hàng tháng đốc thúc nhân viên thực hiện việc cung ứng hàng kịp thời cho các chi nhánh, đáp ứng tốt hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Phòng kinh doanh cần rà soát lại khâu dự trù cung ứng hàng cho đơn vị. Vào ngày 25 của tháng, phòng kinh doanh - thị trường và các chi nhánh tiến hành gửi báo cáo cụ thể việc chậm cung ứng hàng: thời gian, lý docho Phó Tổng giám đốc kinh doanh soát xét. + Ghi nhận doanh thu, nợ phải thu, thu tiền: Sau khi lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, tiến hành kiểm tra và gửi yêu cầu thanh toán đối với các khách hàng đã đến hạn thanh toán. + Mở các khóa đào tạo bài bản cho các cộng tác viên, huấn luyện cho họ các quy tắc khi tiếp xúc với khách hàng, sử dụng các câu khẩu hiệu phù hợp nhắc nhở họ hành xử thích hợp khi tiếp xúc với những khách hàng khó tính. Khi tuyển cộng tác viên, cần phải phù hợp với tăng doanh số. Nghiên cứu cơ chế trả lương thích hợp khuyến khích cộng tác viên tích cực tham gia bán hàng lâu dài cho công ty. SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 65 Đạ i h ọ K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi + Để tăng tính cạnh tranh cho các sản phẩm công ty sản xuất, công ty đã đề nghị các đơn vị khảo sát giá - sản lượng tiêu thụ của các sản phẩm cạnh tranh, từ đó đề xuất giá và chính sách cho các sản phẩm của công ty nhưng các đơn vị đã làm không đạt vì vậy Hội đồng kinh doanh của công ty nên tự quyết định giá và chính sách. + Có chế tài xử phạt thích đáng đối với các trường hợp thực hiện không nghiêm túc chế độ báo cáo theo quy định. SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 66 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi PHẦN III - KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Trong những năm qua, công ty cổ phần dược trung ương Medipharco - Tenamyd đã trải qua nhiều khó khăn do tình hình kinh tế - xã hội biến động phức tạp, những thách thức khi hội nhập, chí phí đầu vào tăng cao, cạnh tranh của thị trường dược phẩm diễn ra ngày càng gay gắtThêm vào đó, thông tư 01 của Bộ y tế hướng dẫn đấu thầu mua thuốc trong các cơ sở y tế đã ảnh hưởng đến sự phân phối hàng sản xuất của công ty Liên doanh mà Medipharco độc quyền phân phối. Trước những tình hình đó, việc nỗ lực hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ nói riêng là mối quan tâm đặc biệt và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trong phạm vi nghiên cứu của khóa luận, khóa luận đã đạt được một số kết quả: - Đã trình bày tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ và phản ánh thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ đối với sản phẩm do công ty sản xuất; - Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ tại Công ty cổ phần dược Trung ương Medipharco - Tenamyd; - Trên cơ sở đánh giá thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ trong khâu tiêu thụ tại công ty, đề ra phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, với ý thức để khóa luận có tính ứng dụng thực tế, góp phần vào việc tăng cường khả năng cạnh tranh của Công ty, thúc đẩy sự phát triển của Công ty trong thời gian tới, nhưng do giới hạn về thời gian cũng như lượng kiến thức tích lũy là chưa nhiều nên khóa luận vẫn còn một số hạn chế về việc tìm hiểu các văn bản, giấy tờ làm việc, thu thập mẫudo tính bảo mật thông tin của công ty, chưa thể tiếp cận kỹ hơn, đi sâu hơn vào nhiều nghiệp vụ và hoạt động cụ thể để có thể đưa SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 67 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi ra nhận xét mang tính tổng quát hơn. Hướng nghiên cứu tiếp theo của đề tài: - Đi sâu nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ đối với sản phẩm mua về kinh doanh và các sản phẩm nhập khẩu tại công ty chứ không riêng gì sản phẩm do công ty sản xuất. - Nghiên cứu cách thức quản lý trong từng chi nhánh của công ty - Mở rộng nghiên cứu đề tài đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Với kiến thức thực tế và kiến thức chuyên môn còn hạn chế, khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự nhận xét, góp ý của các thầy cô giáo để đề tài được hoàn thiện hơn. SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 68 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Đinh Thị Liên (2007), Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Prime Group, Luận văn thạc sỹ, Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội 2. Nguyễn Minh Đức (2006), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ ở Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học - HiPT, Luận văn thạc sỹ, Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội 3. Nguyễn Thị Ngọc Mai (2008), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ ở Công ty cổ phần Bitexco Nam Long, Luận văn thạc sỹ, Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội 4. Trường Đại học kinh tế Hồ Chí Minh (2012), Kiểm soát nội bộ, NXB Phương Đông, TP Hồ Chí Minh 5. Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2007), Giáo trình Kiểm toán; Nhà xuất bản lao động xã hội SVTH: Trần Thị Thùy Diễm 69 Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi Phụ lục 1 MEDIPHARCO SỔ TIẾP NHẬN YÊU CẦU KHÁCH HÀNG Ngày tháng Hình thức tiếp nhân Khách hàng, địa chỉ, điện thoại, fax, Người liên hệ Nội dung yêu cầu Người nhận Kết quả xem xét Người xem xét Kết quả thực hiện Người thực hiện I490161KD/BM01 Trang: 1/1 Số lần sửa đổi: 1 SVTH: Trần Thị Thùy Diễm Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi Phụ lục 2 MEDIPHARCO PHIẾU YÊU CẦU LÀM MẪU THỬ Tên khách hàng : Địa chỉ : Điện thoại :.... Tên sản phẩm :. Số lượng :. Yêu cầu lần đầu: Yêu cầu sửa đổi lần: Nội dung yêu cầu TT Các tiêu chuẩn làm mẫu Yêu cầu 1 Quy cách kỹ thuật 2 Thời gian làm mẫu 3 Số lượng mẫu 4 Nội dung khác PHÒNG KD Ngày.tháng.năm. TỔNG GIÁM ĐỐC SVTH: Trần Thị Thùy Diễm Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi Phụ lục 3 CTCP DƯỢC TRUNG ƯƠNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM MEDIPHARCO-TENAMYD Độc lập - Tự do- Hạnh phúc SỔ THEO DÕI THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG HÀNG BAO TIÊU NĂM 201 Đơn vị:. Số hợp đồng:. Ngày:.. TT Tên hàng-Quy cách Hợp đồng Đặt hàng Thực hiện đến ngày Tỷ lệ % thực hiện đến ngày Ghi chú Số lượng Giá (Chưa VAT) Thành tiền Số đơn hàng Ngày Số lượng Số hóa đơn Ngày Số lượng Giá giao (Chưa VAT) Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 = 12/4 14 1 . Cộng 2 .. Cộng Tồng cộng Huế, ngàythángnăm 201 CTY CP DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO - TENAMYD I490161KD/BM05 Trang: 1/1 Số lần sửa đổi: 1 SVTH: Trần Thị Thùy Diễm Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi Phụ lục 4 CTCP DƯỢC TRUNG ƯƠNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM MEDIPHARCO-TENAMYD Độc lập - Tự do- Hạnh phúc Đơn vị:. GIẤY TIẾP NHẬN THÔNG TIN KHIẾU NẠI CỦA KHÁCH HÀNG Tên khách hàng: Địa chỉ:.. Ngày/ tháng/năm nhận khiếu nại:.. Hình thức khiếu nại: Bằng văn bản: □ Bằng điện thoại: □ Số:.. Ngày: ../../ Nội dung khiếu nại: Tên thuốc - hàm lượng - quy cách đóng gói: Số lô:..Ngày sản xuất:Hạn dùng: Nhà sản xuất:.. Khiếu nại về:.. Ngày.tháng.năm 20 Phụ trách chuyên môn Người tiếp nhận khiếu nại I490182KD/BM01 Trang: 1/1 Số lần sửa đổi: 0 SVTH: Trần Thị Thùy Diễm Đạ i h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths. Đào Nguyên Phi Phụ lục 5 MEDIPHARCO SỔ THEO DÕI PHẢN HỒI KHÁCH HÀNG Ngày Khách hàng, người liên hệ, điện thoại, fax Nội dung phản hồi Đơn vị có liên quan Số phiếu (Nếu có) Kết quả xử lý I490182KD/BM02 Trang: 1/1 Số lần sửa đổi: 0 SVTH: Trần Thị Thùy Diễm Đạ i h ọc K inh tế H uế