Khóa luận Thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng tại Công ty Cổ Phần Long Thọ Thừa Thiên Huế

Có trách nhiệm quảng cáo, giới thiệu sản phẩm; phấn đấu hoàn thành kế hoạch tiêu thụ sản phẩm được giao: đây là một tiêu chí bình xét cho thi đua hàng tháng. - Tích cực tìm khách hàng mới, nghiêm cấm việc giành giật khách hàng. Nếu tiếp thị nào vi phạm sẽ bị kỷ luật. - Đăng ký viết hóa đơn nhận hàng đúng mã số khách hàng đã ký hợp đồng, nghiêm cấm việc dồn sản lượng. Nếu Công ty kiểm tra phát hiện tiếp thị dồn sản lương cho khách hàng để hưởng chiết khấu đặc biệt thì sẽ bị kỷ luật và đền bù mọi thiệt hại. - Phải kiểm tra mã số, họ tên, địa chỉ khách hàng và khu vưc trợ giá ghi trên hóa đơn trước khi nhận hàng thay cho khách hàng. - Nhận đúng số lượng, áp tải hàng giao đúng khu vực được trợ giá ghi trên hóa đơn và giao cho khách hàng theo quy định. Khi giao hàng cho khách hàng phải có hóa đơn của Công ty. - Tiền bán bán hàng thu được phải giao ngay cho Công ty. Tuyệt đối không sử dụng tiền bán hàng vào mục đích riêng. Nếu bị phát hiện Công ty sẽ sa thải và đề nghị cơ quan chức năng tuyên bố trước pháp luật. - Khi nộp tiền bán hàng phải có bản kê khách hàng trả tiền. - Ngoài những trường hợp có thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết giữa Công ty và khách hàng, nếu tiếp thị nào không thanh toán hết tiền hàng trong tháng để nợ qua tháng sau thì tiền lương hàng tháng của tiếp thị được xử lý như sau: + Nợ qua tháng dưới 20 triệu đồng sẽ bị giữ lại: 20% tiền lương tháng. + Nợ qua tháng trên 20 đến 40 triệu đồng thì bị giữ lại: 30% tiền lương tháng. Nếu kéo dài liên tục trong 3 tháng thì tiếp thị đó bị ngưng việc bán hàng để thu hồi công nợ. - Các khoản tiền bị giữ sẽ được nhận lại sau khi khách hàng thanh toán xong nợ Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 46 với Công ty. + Nợ qua tháng > 40 triệu đồng thì ngưng việc bán hàng để tiếp thị đó đi thu hồi công nợ; nếu trong vòng 3 tháng tiếp thị vẫn không thu nợ được mà không giải trình tính hợp lý của công nợ của Công ty sẽ dùng toàn bộ các khoản tiền thưởng danh hiệu, tiền lương bổ sung, cổ tức (nếu có) hoặc tài sản mà tiếp thị đã thế chấp để bù đắp sỗ công nợ. Trường hơp công nợ không thể thu hồi do khách hàng cố tình vi phạm thì tiếp thị viên có trách nhiệm báo lên lãnh đạo Công ty để xem xét. - Tổ tiếp thị nào có thành viên không làm tròn trách nhiệm làm thất thoát hoặc để khách hàng lợi dụng chiếm dụng vốn của Công ty thì cả tổ không được xét danh hiệu thi đua. - Khi có khiếu nại của khách hàng về chất lượng hàng hóa, tiếp thị phải có trách nhiệm đến tận nợi để xử lý kịp thời, nếu vượt khả năng giải quyết của mình thì báo ngay với lãnh đạo phòng KH-TT đề nghị triệu tập Hội đồng giải quyết khiếu nại của khách hàng. Quyết định của Hội đồng giải quyết khiếu nại là cơ sở để Tổng GĐ Công ty giải quyết các sai phạm nếu có. - Nghiêm cấm mọi hình thức vay nóng để che đậy công nợ của khách hàng; tiếp thị nào tham gia các trò chơi cá độ, cơ bạc dưới mọi hình thức sẽ bị kỷ luật.  Quyền lợi Được hưởng lương, các khoản thưởng và chi phí đi lại theo quy định chế khoán được Tổng GĐ duyệt. 1). Định kỳ hàng quý bộ phận tiếp thị được xét hổ trợ thêm chi phí đi lại, chi phí công tác mở rộng thị trường để gia tăng sản lượng cụ thể như sau (tính trên sản lượng đăng ký tiêu thụ của các tổ, thanh toán tiền hàng đầy đủ). Nếu sản lượng vượt so với kế hoạch đã đăng ký thì tiền lương tăng thêm bán hàng của tiếp thị đó sẽ là sản lượng vượt đó được tính hệ số nhân đôi. 2).Sản lượng thực hiện 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm của tổ tiếp thị được xem là một trong những tiêu chí để bình xét danh hiệu thi đua: + Nếu sản lượng tiêu thụ các sản phẩm của tổ trong 6 tháng đầu năm hoặc 6 tháng cuối năm bằng hoặc vượt so với kế hoạch đăng ký thì từng nhân viên trong tổ đạt danh hiệu thi đua theo quy định của Công ty. + Nếu doanh tiêu thụ các sản phẩm của tổ trong 6 tháng đầu năm và 6 tháng Trư ờ g Đạ i họ c K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 47 cuối năm bị giảm so với kế hoạch đăng ký thì danh hiệu thi đua 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm của từng thành viên trong tổ bị hạ một bậc danh hiệu theo quy định. 3.5.2 Mô tả chu trình bán hàng tại Công ty Long Thọ 3.5.2.1 Quy trình bán hàng cho đại lý - Điều kiện để được làm đại lý tiến tới ký kết hợp đồng: Đại lý phải có giấy phép kinh doanh hợp pháp, có khu vực phân phối hàng, có xe vận chuyển, có kho chứa xi măng, sản lượng bán phải đạt mức nhất định do nhà máy quy định theo từng khu vực. - Trong hợp đồng nhà máy quy định: mỗi đại lý có 1 mã khách hàng xuyên suốt trong các quá trình phân phối ra thị trường. Mã khách hàng có 2 ký tự chữ đầu thể hiện tổ quản lý đại lý đó, 2 ký tự này do tổ trưởng của tổ tiếp thị quy định và sau 2 ký tự chữ là ký tự số thể hiện số thứ tự khách hàng đến giao dịch. Như đại lý Lê Mạnh Trí, địa chỉ: Thôn Trường Đá, Thủy Biều, TT Huế có mã khách hàng là XM1215: Đại lý Hoàng Thị Mai, địa chỉ: 15A Nguyễn Khoa Chiêm, TT Huế có mã khách hàng CK29. - Hợp đồng được ký một năm một lần và được đại lý sử dụng cho các giao dịch mua hàng trong suốt một năm đó. - Chính sách dành cho đại lý: Cho phép đại lý mua nợ nhưng phải thanh toán tất cả số nợ vào cuối mỗi tháng. Tùy theo sản lượng bán được trong tháng mà có chính sách hoa hồng và thưởng theo sản lượng phù hợp với thị trường. - Phương thức thanh toán: + Thanh toán một lần bằng tiền mặt cho toàn bộ đơn hàng đặt mua. + Thanh toán thông qua chuyển khoản: Định kì đại lý chuyển sẵn tiền vào TK giao dịch của đại lý tại Ngân hàng trước khi tiến hành giao dịch mua bán với nhà máy. Khi TK hết tiền, nhà máy thông báo về cho đại lý để đại lý tiến hành nộp bổ sung.  Nhận đơn đặt hàng Khi có nhu cầu về mua hàng, đại lý cử người đến trực tiếp Công ty để yêu cầu mua hàng. Các nhân viên tiếp thị nhận các yêu cầu của khách hàng, ghi vào sổ đăng kí thông tin về khách hàng để thực hiện các thủ tục kí kết hợp đồng B01.QT720-01 [phụ lục 4] và báo cáo cho trưởng phòng để tiến hành xem xét. - Trưởng phòng xem xét các yêu cầu của khách hàng: Trư ờ g Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 48 + Năng lực sản xuất của các xí nghiệp thường xuyên thành viên. + Khả năng tài chính của khách hàng. - Phòng KH-TT tiến hành tổ chức đàm phán với khách hàng (theo B02.QT720- 01[phụ lục 5] để khách hàng tham khảo. - Trường hợp khách hàng đồng ý với các điều khoản tại B02.QT720-01, GĐ XN ký kết hợp đồng với khách hàng theo ủy quyền của Tổng GĐ Công ty. Phòng KH- TT kiểm tra, ký trước khi trình Tổng GĐ Công ty phê duyệt. - Trường hợp có những điều khoản, thỏa thuận khác ngoài B02.QT720-01, trưởng phòng KH-TT trực tiếp báo cáo Tổng GĐ Công ty xem xét. - Đối với sản phẩm không có sẵn, GĐ XN viết tờ trình đề nghị Tổng GĐ Công ty cho sản xuất theo B03.QT720-01[phụ lục 6]. Khi đại lý đã thực hiện ký hợp đồng mua bán hàng hóa với Công ty, hợp đồng có giá trị đến ngày 31/12 năm giao dịch. Mỗi đại lý sẽ có một nhân viên tiếp thị phụ trách việc bán hàng và thu nợ đối với đại lý đó. Nên sau khi ký hợp đồng khi có nhu cầu về hàng hóa thì đại lý sẽ gọi điện cho nhân viên tiếp thị của mình để đặt hàng, nhân viên tiếp thị phụ trách đại lý đó sẽ tiến hành các thủ tục đặt hàng như: điền thông tin khách hàng vào sổ theo dõi khách hàng, viết phiếu đăng ký nhận hàng. Ví dụ thực tế: Đại lý Lê Mạnh Trinh, địa chỉ: Thôn Trường Đá, Thủy Biều, TT Huế có mã khách hàng XM1215 là khách hàng cũ của Công ty. Sau khi kết thúc hợp đồng năm 2012, vào năm 2013 khi có nhu cầu tiêu thụ về sản phẩm xi măng XMPCB30 của công ty, Ông Lê Mạnh Trinh đến trực tiếp tại công ty để đặt hàng. Đại lý này được tổ tiếp thị của ông Hoàng Minh Tình quản lý sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm quản lý khách hàng này nên Chị Nguyễn Thị Nhàng là nhân viên tiếp thị quản lý đại lý này sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng về sản phẩm xi măng XMPCB30 như: số lượng, thời gian cung ứng. Chị Nguyễn Thị Nhàng có trách nhiệm thông báo giá cả và thỏa thuận các điều kiện giao hàng với đại lý đó. Khách hàng đồng ý về các điều kiện thì Chị Nguyễn Thị Nhàng điền các thông tin về khách hàng vào sổ theo đăng ký thông tin khách hàng theo mẫu B01.QT720-01. Trưởng Phòng KH-TT Ông Hoàng Trọng Huế tiến hành xem xét trước khi trình Tổng GĐ ký hợp đồng.  Xét duyệt bán chịu Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 49 - Trưởng Phòng KH-TT là người xem xét khả năng tài chính của khách hàng. - Với những Đại lý cũ trưởng Phòng KH-TT kiểm tra số dư nợ của TK 131. - Các quy định về thanh toán thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã thỏa thuận trong quan hệ mua bán hợp đồng. - Căn cứ vào Hợp đồng mua bán hàng hóa số HĐ:./HĐMB quy định về mức bán chịu như sau: + Bên mua trả tiền hàng chậm nhất vào ngày cuối tháng của tháng nhận hàng. Trường hợp bên mua không thanh toán hết số tiền nhân hàng trong tháng thì bên bán có quyền ngưng việc cung cấp hàng. + Số tiền bên mua không thanh toán đúng hạn sẽ phải chịu lãi suất 2.0%/tháng đồng thời bên bán sẽ nhờ cơ quan pháp luật can thiệp để thu nợ. + Hạn mức nợ theo Công ty quy định là 40 triệu đồng. Ví dụ: Trước khi Tổng GĐ thực hiện ký hợp đồng với Đại lý Lê Mạnh Trinh thì Ông Hoàng Trọng Huế trưởng Phòng KH-TT yêu cầu Kế toán tiêu thụ cung cấp số dư TK 131XM1215 để xem tình hình trả nợ của đại lý trong năm 2012, để đưa ra quyết định bán chịu cho năm 2013.  Lập Hóa đơn GTGT và xuất kho hàng hóa - Nếu sản phẩm đã có trong kho hoặc đã sản xuất xong, nhân viên tiếp thị tiến hành đăng ký nhận hàng với Bộ phận bán hàng theo phiếu đăng ký nhận hàng B04.QT720-01[phụ lục 7]. - Bộ phận bán hàng viết hóa đơn theo B04.QT720-01 - Hoá đơn GTGT [phụ lục 16] gồm 3 liên : Liên 1: Màu tím; Liên 2: Màu đỏ; Liên 3: Màu xanh và chuyển cho trưởng bộ phận bán hàng hoặc đại diện lãnh đạo của Công ty ký hóa đơn. - Khi Hóa đơn GTGT được ký duyệt xong thì liên 1 được lưu tại bộ phận bán hàng để theo dõi tình hình tiêu thụ, còn liên 2 và liên 3 giao cho nhân viên tiếp thị. - Sau khi nhận được hóa đơn bán hàng nhân viên tiếp thị được quyền ký thay và nhận hàng chuyển giao cho khách hàng. Nhân viên tiếp thị mang 2 liên hóa đơn GTGT đến đăng ký với thủ kho để nhận hàng. -Thủ kho nhận 2 liên Hóa đơn GTGT từ nhân viên tiếp thị xem xét ký duyệt và Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 50 tiến hành xuất kho giao hàng đúng với số lượng, mẫu mã và quy cách sản phẩm được đội nhân viên bốc xếp kiểm tra trước khi giao hàng cho nhân viên tiếp thị (Công ty sử dụng Hóa đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho), đồng thời ghi lại số lượng, mẫu mã, số lô hàng vào sổ thủ kho. Liên 2 của Hóa đơn GTGT giao lại cho nhân viên tiếp thị. Liên 3 thủ kho lưu tạm thời tại bộ phận kho cuối ngày chuyển cho phòng kế toán để theo dõi tình hình công nợ và tình hình xuất kho.  Chuyển giao hàng - Việc giao hàng được thưc hiện ngay tại kho Công ty. Đại lý cho xe đến tại kho hàng nhận hàng từ nhân viên tiếp thị của mình. Liên 2 Hóa đơn GTGT được nhân viên tiếp thị giao cho đại lý đó. Liên 2 Hóa đơn GTGT xác nhận nội dung hàng hóa đã giao cho khách hàng và chứng từ xác định số tiền khách hàng phải nộp. - Hàng hóa ra khỏi Công ty phải có liên 2 của Hóa đơn GTGT đề trình cho bảo vệ của Công ty - Giao hàng thực hiện ngay tại Công ty nên mọi vấn đề phát sinh hay lỗi sản phẩm được giải quyết dứt điểm ngay tại Công ty. Khi hàng hóa ra khỏi cổng Công ty thì mọi vấn đề phát sinh về hàng hóa do khách hàng chịu trách nhiệm. - Lượng hàng trên hóa đơn phải nhận hết trong ngày, trường hợp không nhận hết trong ngày, nhân viên tiếp thị có trách nhiệm làm thủ tục đăng ký hàng gửi theo kho B01.QT754-01[phụ lục10-11]. - Kế toán các đơn vị, bộ phận bán hàng và bảo vệ tiến hành đối chiếu lượng hàng xuất ra khỏi kho trong ngày vào sáng hôm sau theo B05.QT720-01[phụ lục 8].  Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền - Đến cuối hàng tháng nhân viên tiếp thị có trách nhiệm thu hồi các khoản nợ của khách hàng mà nhân viên đó quản lý. - Khi nộp tiền bán hàng phải có bảng kê khách hàng trả tiền. - Nhân viên mang tiền và bảng kê khách hàng trả tiền đến phòng kế toán để nộp tiền. Kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên, lưu lại liên 1 và chuyển sang cho thủ quỹ 2 liên còn lại, thủ quỹ tiến hành thu tiền và ký duyệt. Thủ quỹ gữi lại liên 2 và giao cho nhân viên tiếp thị liên 3 để chuyển cho khách hàng. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 51  Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giảm - Tất cả cán bộ công nhân viên chức của Công ty đều có trách nhiệm tiếp nhận mọi phản hồi của khách hàng thông qua mọi hình thức và báo cho Phòng KH-TT. Phòng KH-TT mở sổ theo dõi khiếu nại của khách hàng theo mẫu B01.QT821-01[phụ lục 12]. - Sau khi tiếp nhận thông tin, Trưởng phòng KH-TT xem xét và thông báo kịp thời cho Phòng KT & ĐHSX, thủ trưởng đơn vị quản lý tiếp thị, đơn vị sản xuất để thành lập Hội đồng xử lý khiếu nại. - Hội đồng xử lý khiếu nại bao gồm: đại diện lãnh đạo đơn vị sản xuất, đơn vị quản lý tiếp thị, nhân viên Phòng KH-TT, nhân viên KCS và nhân viên tiếp thị tiến hành đến thị trường đánh giá, phân tích tìm ra nguyên nhân khiếu nại. Kết quả kiểm tra được lập thành văn bản theo B02.QT821-01[phụ lục 13] về tình trạng sai hỏng sản phẩm, có chữ ký của các thành viên thuộc Hội đồng xử lý khiếu nại của Công ty và khách hàng có khiếu nại. - Nếu khiếu nại của khách hàng chưa đúng Công ty từ chối giải quyết theo B04.QT821-01[phụ lục 15]. Phòng KH-TT có trách nhiệm báo cáo lại cho Đại diện lãnh đạo về chất lượng và ghi kết quả thực hiện vào B01.QT821-01. - Nếu khiếu nại của khách hàng đúng, căn cứ vào biên bản xác nhận tình trạng, phân tích tìm nguyên nhân và kết hợp với khách hàng cùng đưa ra phương án xử lý. Phương án xử lý được ghi vào B02.QT821-01. Căn cứ vào B02.QT821-01, Phòng KH-TT lập B03.QT821-01[phụ lục 14] trình lên Đại diện lãnh đạo về chất lượng xem xét. - Biên pháp xử lý có thể là: + Giải quyết trực tiếp (liên quan đến hồ sơ, giấy tờ nhầm lẫn). + Bồi thường vất chất. + Đổi hàng. + Hỗ trợ. - Sau khi đại diên lãnh đạo về chất lượng xem xét và phê duyệt biện pháp xử lý, Phòng KH-TT photo, chuyển B03.QT821-01 đến các đơn vị có liên quan đến vụ khiếu nại và đôn đốc triển khai thực hiện, đảm bảo đúng biên pháp xử lý của GĐ đã phê duyệt. Trư ờng Đạ i họ Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 52 - Tiến hành lưu hồ sơ khi công tác xử lý khách hàng kết thúc. Ví dụ thực tế: Vào ngày 19/4/2013 chị Trần Thị Mỹ nhân được ý kiến phản hồi từ khách hàng của mình là Bà Phan Thị Mai, địa chỉ xóm 6 thôn Lại Thế về việc 2,6 tấn xi măng bị chết gió. Chị Trần Thị Mỹ đã báo ngay cho Trưởng Phòng KH-TT, Trưởng Phòng KH-TT mở sổ theo dõi khách hàng và điền thông tin, nội dung khiếu nại, nhân viên tiếp thị vào sổ. Xét thấy nội dung khiếu nại với số lượng xi măng chết gió nhiều Trưởng Phòng KH-TT báo cho Phòng KT, Tổng GĐ và GĐ bộ phận sản xuất xi măng để lập Hội đồng xử lý kiếu nại gồm có: 1. Ông Hoàng Trọng Huế Chức vụ: Trưởng Phòng KH-TT. 2. Bà Hồ Xuân Hương Chức vụ: Trưởng Phòng kỷ thuật. 3. Ông Đào Văn Nam Chức vụ: Giám đốc sản xuất. 4. Bà Lê Thị Mỹ Chức vụ: Nhân viên tiếp thị. Sau đó tiến hành về hiện trường để xác định nguyên nhân làm chết gió 2,6 tấn xi măng. Quá trình xử lý và giải quyết được thể hiện rõ ở biên bản hiện trưởng [phụ lục 18] và phiếu yếu cầu xử lý khiếu nại khách hàng [phụ lục 19]. 3.5.2.2 Quy trình bán hàng cho khách hàng lẻ  Xử lý đơn đặt hàng của người mua Khi có nhu cầu về hàng hóa, khách hàng đến trực tiếp tại Công ty để mua hàng, nhân viên tiếp thị nhận nhận yêu cầu từ khách hàng, báo giá sản phẩm, điều kiện thanh toán, chiết khấu cho khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý với các thỏa thuận trên, nhân viên tiếp thị tiến hành đăng kí mua hàng theo B04.QT720-01.  Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng - Khi khách hàng trả tiền nhân viên tiếp thị đến bộ phận kế toán, bộ phận kế toán sẽ viết phiếu thu (3 liên), kế toán tiền mặt sẽ giữ lại liên 1 và giao liên 2, liên 3 cho thủ quỹ, thủ quỹ thu tiền của khách hàng xong sẽ ký vào liên 2, liên 3 sau đó giao cho nhân viên tiếp thị thay mặt cho khách hàng ký, thủ quỹ giữ lại liên 2 và chuyển cho kế toán tiền mặt (để cho kế toán tiền mặt vào bảng kê số 1 và các sổ liên quan), còn lại liên 3 giao cho nhân viên tiếp thị đó để giao lại cho khách hàng. Trư ờng Đạ i họ c K inh ế H ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 53  Lập Hóa đơn GTGT và giao hàng Căn cứ vào phiếu đăng kí mua hàng theo B04.QT720-01 cùng với liên 3 của phiếu thu nhân viên bộ phận bán hàng tiến hành xuất Hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: Màu tím; Liên 2: Màu đỏ; Liên 3: Màu xanh và chuyển cho trưởng bộ phận bán hàng hoặc đại diện lãnh đạo của Công ty ký hóa đơn. - Khi Hóa đơn GTGT được ký duyệt xong thì liên 1 được lưu tại bộ phận bán hàng , còn liên 2 và liên 3 giao cho nhân viên tiếp thị - Sau khi nhận được hóa đơn bán hàng nhân viên tiếp thị được quyền ký thay và nhân hàng chuyển giao cho khách hàng. Nhân viên tiếp thị mang 2 liên hóa đơn GTGT đến đăng ký với thủ kho để nhận hàng. - Thủ kho nhận 2 liên Hóa đơn GTGT từ nhân viên tiếp thị xem xét ký duyệt và tiến hành giao hàng đúng với số lượng, mẫu mã và quy cách sản phẩm, hàng hóa được đội nhân viên bốc xếp kiểm tra bao bì và mẫu mã trước khi giao cho nhân viên tiếp thị. Đồng thời ghi lại số lượng, mẫu mã, số lô hàng hóa vào sổ thủ kho. Liên 2 của Hóa đơn GTGT giao cho nhân viên tiếp thị đưa cho khách hàng giữ. Liên 3 thủ kho lưu tạm thời tại bộ phận kho cuối ngày chuyển cho phòng kế toán. - Hàng hóa được nhân viên tiếp thị giao ngay cho khách hàng sau khi nhân hàng từ kho ra bằng phương tiện của khách hàng. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 54 Chương 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ 4.1 So sánh thực trang với cơ sơ lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng 4.1.1 Chức năng của chu trình bán hàng Trong lý thuyết hay thực tế thì chức năng của một chu trình bán hàng luôn đảm bảo một số chức năng nhất đinh như: Xử lý đơn đặt hàng của người mua; Xét duyệt bán chịu; Chuyển giao hàng; Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng; Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền; Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giảm Tuy nhiên, một chu trình bán hàng thực tế thì không thể hoàn toàn giống lý thuyết được mà chỉ dựa trên cơ sở lý thuyết để thiết lập một quy trình phù hợp với từng đặc điểm KD, nhân lực và kinh nghiệm của từng Công ty. Mỗi một Công ty đều có một cách thức riêng để xây dựng và quản lý chu trình bán hàng. Ở Công ty Cổ Phần Long Thọ củng đã xây dựng một quy trình bán hàng dựa trên năng lực và kinh nghiệm của nhà quản lý với các chức năng của chu trình bán hàng so với lý thuyết như sau:  Nhận đơn đặt hàng Trên thực tế, khi có yêu cầu về hàng hóa thì khách hàng đến trực tiếp Công ty để đặt hàng hay gọi điện cho nhân viên tiếp thị quản lý mình, nhân viên tiếp thị ghi vào sổ đăng ký thông tin về khách hàng để thực hiện các thủ tục ký kết hợp đồng đối với khách hàng là đại lý, đối với khách hàng lẻ thì bán với hình thức thu tiền ngay nên không thực hiện ký hợp đồng. Còn theo lý thuyết đưa ra thì khách hàng có thể gởi đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại sau đó là hợp đồng về mua bán hàng hóa. Với cách thức tiếp nhận yêu cầu hàng mà Công ty Cổ Phần Long Thọ đưa ra củng đảm bảo cho cơ sở pháp lý về sự bày tỏ sẵn sàn mua của khách hàng và củng là cơ sở để DN đưa ra quyết định bán.  Xét duyệt bán chịu Việc xét duyệt bán chịu được trưởng phòng KH-TT xem xét trước khi thực hiện hợp đồng. Các quy định bán chịu được thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều Trư ờng Đạ i ọ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 55 kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng. Cách thức bán chịu được Công ty quy định rõ tại điều 5 của biên bản hợp đồng mua bán hàng hóa [phụ lục 5]. Với những quy định mà Công ty đưa ra sẽ giúp Công ty giảm thiểu rủi ro trong quá trình thu nợ, thanh toán giữa hai bên mua bán.  Chuyển giao hàng Chức năng chuyển giao hàng theo lý thuyết là chức năng kế tiếp sau duyệt bán, là thời điểm chấp nhận ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vân chuyển được lập. Các cơ quan thuế thường quy định: khi vân chuyển hàng hóa thì phải có hóa đơn bán hàng và trong trường hợp này Hóa đơn bán hàng củng được lập đông thời. Nhưng trên thực tế tại Công ty Cổ Phần Long Thọ thì việc chuyển giao hàng được thực hiện sau khi lập Hóa đơn GTGT và không có chứng từ vận chuyển. Do hình thức bán hàng của Công ty là hàng hóa giao tại Công ty và khách hàng mua hàng phải có phương tiện chở hàng hóa nên không có chứng từ vận chuyển. Còn Hóa đơn GTGT có chức năng kiêm luôn phiếu xuất kho nên được lập trước khi giao hàng nên khác so với lý thuyết đưa ra.  Lập hóa đơn và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng Hóa đơn GTGT là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa và giá cả hàng hóa. Hóa đơn được lập thành 3 liên. Hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền, vừa là căn cứ ghi sổ bán hàng và theo dõi các khoản phải thu củng như lý thuyết đã đưa ra. Nhưng ngoài ra, ở Công ty Cổ Phần Long Thọ Hóa đơn GTGT còn có chức năng kiêm luôn phiếu xuất kho.  Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền Đối với các khoản tiền thu từ việc bán trả ngay thì được kế toán tiềm mặt lập phiếu thu, giao cho thủ quỹ tiến hành thu tiền. Đối với các khoản tiền bán hàng thu từ khoản phải thu thì khi nộp phải có bản kê dah sách người nộp. Kế toán tiền mặt sẽ là người lập phiếu thu và ghi sổ, thủ quỹ là người thu tiền. Trư ờng Đạ i ọ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 56  Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giảm Công ty Cổ Phần Long Thọ luôn quan tâm đến phản hồi của khách hàng khi dùng sản phẩm. Công ty đã ban hành quy trình theo dõi phản hồi khách hàng nhằm đảm bảo lợi ích cho khách hàng và uy tín của Công ty. Khi tiếp nhận các phản hồi của khách hàng thì có trưởng Phòng KH-TT xem xét rồi lập Hội đồng xử lý khiếu nại. Với cách thức như vậy đảm bảo cho việc xử lý những khiếu nại của khách hàng được giải quyết tốt. Đối với các phản hồi từ khách hàng Hội đổng khiếu nại cử người về tận nơi để tìm hiểu nguyên nhân rõ ràng để đưa ra hướng giải quyết.  Thẩm định và xóa các khoản phải thu không thu được Đối với Công ty Cổ Phần Long Thọ chức năng thẩm định các khoản phải thu được thực hiện được thực hiện định kỳ vào ngày 1 đến ngày 5 hàng tháng được thực hiện bởi Kế toán tiêu thụ, bộ phận tiếp thị cùng với phòng kế hoạch thị trường để trình lên Tổng GĐ về những khách hàng nợ dài hạn và dây dưa. Ngoài ra, Công ty củng đã thành lập bộ phận tiếp thị trong đó có nhân viên tiếp thị chịu trách nhiệm trực tiếp toàn bộ công nợ của mình và hàng tuần phải báo cáo tổ trưởng. Nhân viên tiếp thị phải đôn đốc khách hàng thanh toán tiền hàng trong tháng nếu để qua tháng thì tiền lương của nhân viên đó bị giữ lại, nên đối với các khoản phải thu không thu được của Công ty thường ít xảy ra  Dự phòng nợ khó đòi Công ty không thực hiện lập dựa phòng nợ khó đòi định kỳ hàng tháng. Lý do là, nhân viên tiếp thị có trách nhiệm về các khoản phải thu của mình đối với Công ty, nếu không thu được tiền do nhân viên đó bán hàng thì nhân viên đó phải có trách nhiệm bồi thường bằng tiền lương, thưởng hay các tài sản thế chấp của mình tại Công ty để được làm nhân viên tiếp thị theo quy định của Công ty đua ra. Với chính sách như vậy nên định kỳ Công ty không lập dựa phòng nợ khó đòi.Trư ờ g Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 57 4.1.2 Hệ thống chứng từ sử dụng trong chu trình bán hàng Căn cứ vào quá trình thực tế tìm hiểu về quy trình bán hàng tại Công ty và bảng hỏi về các chứng từ sử dụng [phụ lục 2] thì chứng từ sử dụng tại Công ty có một số khác biệt so với lý thuyết đưa ra như sau: Bảng 4.5: So sánh hệ thống chứng từ Chứng từ Thực tế Lý thuyết Nhận xét, đánh giá Đơn đặt hàng Không có mẫu đơn đặt hàng Mẫu đơn đặt hàng do khách hàng lập ghi rõ số lượng, mẫu mã Đơn đặt hàng có 2 chữ ký: khách hàng và người phê duyệt. Ở Công ty Cổ Phần Long Thọ không có đơn đặt hàng vì khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa, khách hàng đến trực tiếp Công ty để đặt hàng hay đối với khách hàng đại lý đã ký hợp đồng thì có thể đặt hàng thông qua nhân viên tiếp thị quản lý mình. Khi nhận yêu cầu về hàng hóa nhân viên sẽ điền vào phiếu đăng ký nhận hàng. Trên phiếu đăng ký nhận hàng sẽ thể hiện tên đơn vị mua hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá. Tuy các nghiệp vụ bán hàng không có đơn đặt hàng nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý cho điểm khởi đầu của một chu trình. Phiếu đăng ký nhận hàng chỉ có một chữ ký của nhân viên tiếp thị. Phiếu đăng ký mua hàng nếu có thêm chữ ký của khách hàng thì sẽ đảm bảo tính pháp lý hơn. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 58 Phiếu xuất kho Công ty sử dụng Hóa đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho. Do bộ phận bán hàng lập thể hiện rõ số lượng, mẫu mã, chủng loại hàng hóa bán Do Công ty sử dụng Hóa đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho không sử dụng riêng loại chứng từ này. Phiếu vận chuyển Không sử dụng. Được lập khi giao hàng. Do Công ty thực hiện phương thức giao hàng ngay tại Công ty nên không sử dụng phiếu vận chuyển. Hóa đơn GTGT -Sử dụng Hóa đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho Do bộ phận bán hàng lập. Hóa đơn GTGT gồm có 3 liên và 4 chữ ký, ghi rõ tên hàng, số lượng, mẫu mã, chủng loại. Hóa đơn GTGT do bộ phận kế toán lập. Gồm có 3 liên, 3 chữ ký, ghi rõ số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hóa. Hóa đơn GTGT trên thực tế củng giống như lý thuyết đưa ra. Nhưng khác ở số lượng chữ ký ở Hóa đơn GTGT thực tế có thêm một chữ ký của thủ kho vì Hóa đơn GTGT thực tế kiêm luôn phiếu xuất kho nên phải có thêm chữ ký của thủ kho. Bộ phận lập phiếu ở thực tế không phải là bộ phận kế toán mà là bộ phận bán hàng do chứng từ này được lập ngay sau khi nhân viên tiếp thị tiếp viết phiếu đăng ký nhận hàng và dùng như phiếu xuất kho, nên bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm lập Hóa đơn GTGT. Các hợp đồng, khế ước tín dụng Có sử dụng hợp đồng mua-bán hàng hóa. Các văn bản về chính sách tín dụng Trong chu trình bán hàng Công ty sử dụng hợp đồng mua-bán hàng hóa. Hợp đồng này thể hiện các thỏa thuận Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 59 thương mại của Công ty với khách hàng . về số lượng, giá cả, sản phẩm, quy cách, cách giao hàng, phương thức thanh toán vá các cam kết chung giữa hai bên. Bảng quyết toán thanh lý hợp đồng bán hàng cung cấp dịch vụ Không sử dụng chứng từ này Chứng từ minh chứng cho việc chấm dứt một hoạt động giao dịch thương mại. Việc chấm dứt một hoạt động giao dịch mua bán hàng hóa của Công ty được thể hiện tại điều 8 của biên bản hợp đồng như sau: hợp đồng này mặc nhiên xem như được thanh lý sau khi 2 bên đã hoàn tất thủ tục liên quan đến hợp đồng. Vậy nên công ty không sử dụng bản thanh lý hợp động. Việc này giúp công ty giảm việc lưu trữ chứng từ và các thủ tục thanh lý hợp đồng được thực hiện nhanh gọn hơn. Sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, số chi tiết các tài khoản phải thu, báo cáo hàng tháng Có sử dung và sử dụng theo hình thức Nhật ký chứng từ. Các loại sổ sách thường sử dụng trong một chu trình. Đây là các loại sổ cần thiết sử dụng trong chu trình bán hàng. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 60 4.1.3 Hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trong chu trình bán hàng. 4.1.3.1 Công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu về bán hàng.  Sự đồng bộ của sổ sách Công ty Cổ Phần Long Thọ là một Công ty có quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày rất nhiều, do đó Phòng kế toán của Công ty có sự phân công rõ ràng; mặt khác trình độ nghiệp vụ của các kế toán viên cao nên hiệu quả công việc khá tốt. Để đẩy nhanh hơn nữa tốc độ xử lý thông tin kế toán, hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính-phần mềm kế toán “Bravo” sử dụng bộ chứng từ của hình thức Nhật ký chứng từ. Với hệ thống kế toán máy đảm bảo tính cập nhật của thông tin, tạo ra môi trường kiểm soát tốt của hệ hống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng báo cáo. Đối với chu trình bán hàng thì Công ty quy ước khi nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng. Nhân viên tiếp thị viết phiếu đăng ký nhận hàng rồi căn cứ vào phiếu đăng ký nhận hàng bộ phận bán hàng lập Hóa đơn GTGT 3 liên: liên 1giữ lại để theo dõi ghi sổ bán hàng và đối chiếu với liên 3 nhận từ thủ kho,còn liên 2 giao cho khách hàng để làm căn cứ xuất trình bảo vệ khi ra cổng và thực hiện công nợ của mình. Với hệ thống này, việc kiểm soát bán hàng, thu tiền trở nên có hiệu lực hơn.  Việc đánh số thứ tự các chứng từ Công ty sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục như: phiếu thu và Hóa đơn GTGT có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng. Đảm bảo các mục tiêu hiêu lực về tính có thật các khoản phải thu, đảm bảo mục tiêu trọn ven đó là mọi nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ.  Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho khách hàng Theo bảng hỏi về hoạt động kiểm soát trong chu trình bán hàng [phụ lục 2] Công ty có đối chiếu thường xuyên với khách hàng về các khoản nợ và định kỳ hàng tháng Công ty thực hiện công việc này. Việc lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và giử cho khách hàng được thực hiện bởi kế toán tiêu thụ, điều này đảm bảo tính khách quan quan trong xác nhận việc lập bảng cân đối này vì bảng cân đối này không do người có liên quan đến bán hàng thu tiền lập là nhân viên tiết thị lập. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 61  Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng Việc xét duyệt bán chịu được thực hiện bởi Trưởng phòng KH-TT trước giai đoạn ký hợp đồng. Các quy định bán chịu được thể hiện rõ trên hợp đồng. Hàng hóa được xuất kho khi thủ kho nhận được 2 liên Hóa đơn GTGT có đầy đủ chữ kí người lập, người xét duyệt và của khách hàng. Với cách thức làm việc như trên sẽ giúp Công ty tránh tổn thất do bán cho những người mua không có điều kiện thanh toán hoặc dây dưa trong việc thanh toán. Hàng hóa xuất kho giao đúng khách hàng và tránh xuất khống.  Phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán Chức năng kế toán tiền mặt và thủ quỹ được tách bạch với nhau đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tránh xảy ra gian lận. Người ghi sổ và theo dõi bán hàng do kế toán tiêu thụ chịu trách nhiệm, người ghi sổ và theo dõi thu tiền do kế toán tiền măt thực hiện. Hai công việc này được tách bạch bởi 2 kế toán đảm bảo việc phân cách trách nhiệm trong tổ chức công tác kế toán nhằm ngăn ngừa những sai sót và gian lận xảy ra. Ngoài ra chức năng bán hàng với chức năng duyệt bán chịu củng cần phân cách để phòng ngừa những tiêu cực có thể phát sinh trrong khâu bán hàng. Ở Công ty Cổ Phần Long Thọ chức năng bán hàng được thực hiện bởi nhân viên tiếp thị, còn chức năng xét duyệt bán chịu được thực hiện bởi trưởng phòng KH-TT.  Tính độc lập của người kiểm tra- kiểm soát Trong công việc thực hiện KSNB Công ty không có bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm soát việc xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền. Việc kiểm soát này được thực hiện bởi Công ty kiểm toán bên ngoài mà Công ty thuê định kỳ hằng năm. 4.1.3.2 Công việc KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền.  Trong phương thức thu tiền mặt trực tiếp Việc phân cách nhiệm vụ bán hàng với nghiệp vụ thu tiền trong tổ chức KSNB là rất cần thiết, tránh những khoản tiền bị biển thủ trước khi ghi sổ. Ở Công ty Cổ Phần Long Thọ nhiệm vụ bán hàng là do bộ phận bán hàng thực hiện, còn nghiệp vụ Trư ờn Đạ i ọ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 62 thu tiền là do thủ quỹ đảm nhiệm. Hai chức năng này tách bạch với nhau nên đảm bảo việc gian lận xảy ra. Ngoài ra, chức năng ghi sổ TK 111 và thu tiền củng được phân cách cho kế toán tiền mặt và thủ quỹ nhằm tránh gian lận xảy ra.  Thủ tục kiểm toán nội nộ hữu hiệu với các khoản thu tiền bán hàng Các khoản tiền thu qua ngân hàng được kế toán ngân hàng cập nhật và đối chiếu thường xuyên bởi kế toán ngân hàng kiêm công nợ. Thường xuyên đối chiếu tổng số tiền thu được vào sổ Nhật ký thu tiền và sổ quỹ trong từng kỳ nhất định với số thực tế nộp vào ngận hàng trong kỳ đó. 4.1.3.3 Công việc kiểm soát đối với từng chức năng của chu trình.  Nhận yêu cầu từ khách hàng Công ty đã phân chia trách nhiện giữa người xét duyệt bán hàng với chức năng bán hàng trách bán cho những khách hàng quen với nhân viên bán hàng nên bỏ qua việc xét duyệt khả năng thanh toán, làm ảnh hưởng đến doanh thu của Công ty. Khi nhận được yêu cầu về hàng hóa thì Trưởng phòng KH-TT có trách nhiệm đối chiếu dữ liệu về HTK trên máy tính  cung cấp hàng kịp thời cho khách hàng, tránh chậm trễ và tránh chấp nhận yêu cầu hàng mà không có khả năng cung ứng. Công ty có sử dung phần mềm kế toán bravo nên cập nhật chính xác về tình hình công nợ của khách hàng khi thực nhận yêu cầu của khách hàng củ  xem xét về tình hình thanh toán của khách hàng để đưa đến các quyết định bán hàng.  Xuất kho và cung cấp hàng hóa , dịch vụ Hàng hóa được xuất kho khi thủ kho nhận được 2 liên Hóa đơn GTGT từ nhân viên bán hàng. Số lượng, chủng loại, mẫu mã hàng được xuất đúng với Hóa đơn GTGT xuất hàng hóa khi có chứng từ, tránh xuất hàng gian xuất hàng vì mục đích riêng. Hàng hóa xuất ra khỏi kho hàng của Công ty được giao ngay cho cho khách hàng nên tránh rủi ro việc giao hàng sai đối tượng, mất hàng hóa do giao nhầm người. Khi xuất kho hàng hóa được thủ kho và đội nhân viên bốc xếp kiểm tra về số lượng , mẫu mã, bao bì để đảm bảo hàng hóa giao cho khách hàng đúng loại, số lượng và đảm bảo bao bì không bị rách cho khách hàng. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 63  Lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu Chức năng lập hóa đơn và chức năng bán hàng được tách biệt, Hóa đơn GTGT được lập khi phiếu đăng ký nhận hàng do nhân viên tiếp thị lập ra  tránh việc Hóa đơn GTGT lập khống và sai. Hóa đơn GTGT là căn cứ để bộ phận bán hàng theo dõi tình hình tiêu thụ. Hóa đơn GTGT còn là căn cứ để bộ phận kế toán theo dõi tình hình công nợ của khách hàng nên cần được lập chính xác để theo dõi tình hình công nợ. Ngoài ra Hóa đơn GTGT còn kiêm luôn phiếu xuất kho nên cần được lập kịp thời và chính xác. Tình hình công nợ của khách hàng được quản lý bởi nhân viên tiếp thị. Nhân viên tiếp thị chịu trách nhiệm trước Công ty về các khoản nợ  các khoản nợ được giám sát và kiểm tra thường xuyên. Ngoài ra định kỳ vào ngày mồng 1 đến ngày mồng 5 hàng tháng thi kế toán tiêu thụ tiến hành đối chiếu công nợ. 4.2 Nhận xét về ưu nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ và hoạt động kiểm soát chu trìnhh bán hàng tại Công ty Cổ Phần Long Thọ 4.2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Long Thọ Thực tế đã chứng minh rằng không thể tồn tại một hệ thống KSNB hoàn hảo bất chấp những nỗ lực của ban quản trị và nhân viên trong đơn vị. Tình hình KD và thị trường luôn biến đổi không ngừng, đòi hỏi hệ thống KSNB củng phải không ngừng hoàn thiện để phù hợp với tình hình mới. Vì thế, bên cạnh những mặt mạnh mà Công ty đã xây dựng được, còn tồn tại một số thiếu sót trong hệ thống KSNB của Công ty. Môi trường kiểm soát Bảng 4.6: Đánh giá môi trường kiểm soát của Công ty Các yếu tố Ưu điểm Nhược điểm Đặc thù về quản lý Ban GĐ là một tập thể thống nhất, có thái độ tích cực trong công tác xây dựng hệ thống KSNB. Luôn định hướng cho nhân viên thấy được vai trò của kiểm soát. Hiện nay ngành xi Trư ờng Đạ i họ c K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 64 măng Việt Nam đang lâm vào tình trạng khó khăn. Do vậy để tồn tại và phát triển, Công ty luôn đặt uy tín chất lượng của sản phẩm xi măng lên hàng đầu. Vì vậy vấn đề về kiểm soát thông tin, yêu cầu về sự trung thực của thông tin cung cấp luôn được đặt lên hàng đầu. Hội đồng thành viên của Công ty rất coi trọng đến việc xây dựng một hệ thống KSNB nói chung và đối với chu trình bán hàng hàng nói riêng. Cơ cấu tổ chức Công ty hiện nay có một bộ máy quản lý cụ thể, sự liên kết giữa các phòng ban khá chặt chẽ, mối quan hệ trực tuyến-chức năng đảm bảo sự thống nhất chỉ huy và tính chuyên môn hóa cao của từng phòng ban. Đối với bộ máy kế toán thì được tổ chức khá chặt chẽ, rõ ràng, các phần hành kế toán được tổ chức dựa trên nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Tổ chức theo mô hình này tốn nhiều chi phí, nếu quy mô tăng lên dễ làm cho bộ máy công kềnh. Có nguy cơ khó khăn do mối quan hệ thừa hành chức trách. Chính sách nhân sự Long Thọ có một đội ngũ lâu năm, có trình độ. Hàng năm, Công ty đều có kế hoạch đề bạt, thăng chức, khen thưởng, kỷ luật thích đáng. Ngoài ra, Công ty còn có một số chính sách khác nhằm hỗ trợ công nhân viên trong thời gian làm việc theo ca. Thưởng theo sản phẩm. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 65 Công tác kế hoạch Các kế hoạch được Công ty lập định kỳ hàng năm. Kế hoạch được lập từ cấp thấp lên cấp cao nên đảm bảo mọi cá nhân trong Công ty đều tham gia công tác kế hoạch, tạo môi trường làm việc hiệu quả hơn. Mọi kế hoạch chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý cấp trên. Ủy ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát chịu sự kiểm soát của cấp cao nhất trong bộ máy quản lý là Đại Hội Cổ Đông, nên việc kiểm soát không bị hạn chế ở bất kỳ bộ phận nào trong Công ty. Chưa xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ. Hệ thống kế toán: Bảng 4.7: Đánh giá hệ thống kế toán của Công ty Các yếu tố Ưu điểm Nhược điểm Hệ thống chứng từ Hệ thống chứng từ của Công ty ít so với lý thuyết nên lưu trữ giảm đi. Chứng từ được luân chuyển một cách hợp lý giữa các phòng ban giúp đảm bảo tính kiểm soát và rút ngắn thời gian luân chuyển. Hệ thống tài khoản được sử dụng đúng theo quy định của Bộ tài chính và đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty. Sư dụng ít chứng tư giảm sự kiểm soát,dễ xảy ra sai sót. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 66 Hình thức kế toán Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung, đây là hình thức ghi sổ được sử dụng phổ biến trên kế toán máy nhờ sự đơn giản, thuận tiện, thích hợp với mọi đơn vị kế toán và thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra theo từng chứng từ gốc. Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy giúp giảm nhẹ công việc kế toán, rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ, giảm sai sót do tính toán; có sự liên kết, kế thừa thông tin giữa các phòng ban, dễ dàng trong lập BCTC. Công ty có thể bị mất các dữ liệu kế toán trong trường hợp xảy ra sự cố về phần mềm, máy móc do đó cần có biện pháp lưu trữ thích hợp nhằm đảm bảo an toàn. Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty theo mô hình tập trung giúp tập trung được thông tin phục vụ ban lãnh đạo nghiệp vụ, bên cạnh đó củng đảm bảo việc phân cấp phân quyền cụ thể, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán. Bộ máy kế toán theo mô hình tập trung làm hạn chế việc kiểm tra giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi hoạt động của đơn vị; Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 67 Thủ tục kiểm soát: Bảng 4.8: Đánh giá thủ tục kiểm soát của Công ty. Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm Nhược điểm Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển được phê duyệt đúng đắn. Đối với nghiệp vụ bán hàng, dựa trên tính tự động hóa của phần mềm máy tính kế toán trưởng xem xét, kiểm tra đối chiếu công nợ, điều kiện mua hàng của khách hàng để phê duyệt bán hàng. Đối với bán chịu có sự kiểm tra tình hình công nợ và nhân viên quản lý khách hàng chịu trách nhiệm. Giữa nhân viên quản lý khách hàng và khách hàng có thể có mối quan hệ mật thiết nên dễ xảy ra gian lận. Hóa đơn được lập theo đúng qui định. Sau khi phiếu yêu cầu nhận hàng được nhận viên tiếp thi viết sẽ tiến hành lập hóa đơn gồm 3 liên do bộ phận bán hàng lập. Hóa đơn được lập theo đúng quy định mẫu hóa đơn và có sự phê duyệt của trưởng bộ phận bán hàng. Quá trình xuất kho phải được kiểm soát một cách chặt chẽ. Khi xuất hàng có thủ kho và đội bốc xếp giám sát. Định kì có kiểm kê hàng hóa. Thủ kho không lưu giữ chứng từ nào từ bộ phận bán hàng mà chỉ ghi vào sổ Trư ờng Đạ i ọ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 68 Số lượng hàng xuất kho được thủ kho ghi lại vào sổ thủ kho. thủ kho. Hàng được giao phải đáp ứng đủ các yêu cầu về số lượng, chất lượng và nhãn mác, bao bì. Đối với số lượng, mẫu mã và chủng loại: thủ kho căn cứ vào hóa đơn để xuất hàng và khi xuất hàng có nhân viên tiếp thị nên đảm bảo được hàng xuất đúng và đủ cho khách hàng. Đối với chất lượng: Công ty có bộ phận KCS kiểm tra chất lượng hàng theo tiêu chuẩn khi sản xuất. Ngoài ra, đội nhân viên bốc xếp có trách nhiệm kiểm tra bao bì sản phẩm trước khi giao hàng. Hàng hóa phải được kiểm soát khi ra khỏi Công ty. Khi khách hàng vận chuyển hàng hóa ra khỏi Công ty phải có Hóa đơn GTGT liên 2 xuất trình khi bảo vệ kiểm tra.` Việc kiểm tra hàng hóa khi ra khỏi Công ty được nhân viên bảo vệ thực hiện khi thấy có sự nghi ngờ về khách hàng trong quá trình vận chuyển qua phòng bảo vệ hoặc những khách hàng mới. Việc kiểm soát này không được thực đối với tất các khách hàng . 4.2.2 Hoạt động kiểm soát chu trình bán hàng của Công ty Long Thọ Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 69 * Ưu điểm Thực tế cho thấy, Công ty Cổ Phần Long Thọ đã xây dựng riêng cho mình một tổ chức bán hàng cùng những cách quản lý và điều hành riêng phù hợp với mô hình KD của DN với những ưu điểm như sau: - Công tác kiểm soát chung đối với chu trình bán hàng thực hiện khá chặt chẽ. - Công ty có thiết lập một đội ngũ nhân viên tiếp thị để thực hiện công tác tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Bộ phận này được chia làm 4 tổ, mỗi tổ có người quản lý có trách nhiệm quản lý khách hàng và giúp Công ty thai khác thêm thị trường mới tăng doanh thu. - Để trở thành nhân viên tiếp thị của Công ty, Công ty đã ban hành những quy định, trách nhiệm đối với nhận viên tiếp thị này. - Có sự phận chia trách nhiệm đầy đủ giữa các bộ phận như giữa người bán hàng và người ghi sổ, người ghi sổ và người giữ tiền - Giữa các bộ phận bán hàng có sự độc lập tương đối như bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán nên đảm bảo được tính khách quan của các thông tin cần cung cấp. - Hoạt động kiểm soát được thực hiện suốt trong giờ làm việc đảm bảo khách hàng có thể nhận hàng ngay khi đến Công ty. - Công ty ứng dụng phần mềm kế toán vào quy trình, giúp giảm thiểu được thời gian lưu chuyển chứng từ, tăng độ chính xác cho các thông tin liên quan cần cung cấp, tiết kiệm nguồn nhân lực nhờ nguyên tắc lưu trữ một lần, đồng thời giảm thời gian cho khách hàng trong quá trình chờ đợi thông tin phản hồi từ Công ty. - Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa đều được giải quyết dứt điểm trước khi xe hàng ra khỏi cổng của Công ty, giúp giảm thiểu trách nhiệm của Công ty liên quan đến các hư hỏng thiếu hụt phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa của khách hàng. - Công ty có bộ phận KCS nhằm mục đích kiểm soát chất lượng xi măng một cách chặt chẽ. Việc này sẽ tăng thêm độ tin cậy về chất lượng cho các sản phẩm bán ra của Công ty. * Nhược điểm Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 70 Bên cạnh những ưu điểm đó, thì vẫn còn tồn tại một số nhược điểm trong hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng này như: - Việc xây dựng đội ngũ nhân viện tiếp thị quản lý khách hàng dễ tạo ra mối quan hệ thân mật giữa người bán hàng và khách hàng. Điền này có thể xảy ra rủi ro khi khách hàng và nhân viên cấu kết nhằm chiếm tài sản của Công ty. - Công ty không có đơn đăt hàng mà thay vào đó là phiếu yêu cầu nhận hàng, nhưng phiếu này do Công ty lập, chỉ có một chữ ký của nhân viên tiếp thị và chỉ lưu giữ tại Công ty, khách hàng hoàn toàn không lưu giữ và không ký. Vậy có thể xảy ra sai sót trong quá trình đối chiếu, kiểm soát thông tin liên quan đến hàng bán. - Hóa Đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho mà thủ kho không lưu giữ chứng từ này, vậy thủ kho không lưu giữ chứng từ nào từ bộ phận bán hàng trong quá trình bán hàng. 4.3 Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty Cổ Phần Long Thọ Qua quá trình tìm hiểu thực trạng tại Công ty, tôi nhận thấy rằng quy trình giao hàng của Công ty Cổ Phần Long Thọ khá chặt chẽ. Theo báo cáo của Phòng KH-TT, quy trình giao nhận hàng được xây dựng dựa trên cơ sở hệ thống ISO, ngoài ra, định kỳ hằng năm, trưởng phòng KH-TT sẽ có các kế hoạch tiến hành kiểm tra, đánh giá và bổ sung hoàn thiện quy trình. Do hiện tại quy mô sản xuất KD của Công ty Cổ Phần Long Thọ vẫn chưa lớn nên khi cân nhắc giữa chi phí và lợi ích mang lại, Công ty có thể chưa cần thiết xây dựng một bộ phận kiểm soát cho toàn đơn vị. Tuy nhiên, trong tương lai, nếu qui mô của Công ty ngày càng được mở rộng, Công ty nên cân nhắc việc thiết lập bộ phận kiểm soát riêng và bộ phận kiểm toán nội bộ nếu cần thiết. Việc này sẽ giúp hoàn thiện hơn quy trình giao nhận hàng từ đó góp phần tăng doanh số củng như vị thế của Công ty trong môi trường cạnh tranh như hiện nay. Để tránh tình trạng tạo mối quan hệ mật thiết giữa nhân viên quản lý khách hàng và khách hàng, Công ty có thể đưa ra quy định mỗi nhân viên quản lý không được quản lý cùng một khách hàng trong vòng 2 năm liên tiếp. Công ty không có nhận mẫu đơn đặt hàng từ khách hàng mà thay vào đó là Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 71 phiếu đăng ký nhận hàng do nhân viên tiếp thị lập. Phiếu đăng ký nhận hàng này nên có thêm chữ ký của khách hàng để thuận lợi hơn khi xảy ra sai sót về hàng hóa và cần có sự đối chiếu với yêu cầu của khách hàng. Hóa đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho, thủ kho chỉ giữ liên 3 Hóa đơn GTGT đến cuối ngày rồi chuyển cho phòng kế toán. Vậy nên theo tôi, nếu sử dụng Hóa đơn GTGT kiêm luôn phiếu xuất kho thì cần lập Hóa đơn GTGT có 4 liên để thủ kho lưu giữ 1 liên làm bằng chứng xuất kho, hoặc sử dụng riêng phiếu xuất kho và hóa đơn. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 72 Phần III KẾT LUẬN 1. Kết luận Bán hàng là một trong những hoạt động quan trọng mang ý nghĩa cạnh tranh quyết định ở các DN KD nói chung và trong lĩnh vực sản xuất xi măng nói riêng, do vậy DN nào thực hiện kiểm soát tốt chu trình này thì DN đó có được những lợi thế nhất định. Sau gần 4 tháng thực hiện nghiên cứu làm đề tài, những thành quả mà tôi đã đạt được là: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động KSNB chu trình bán hàng. - Tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng tại Công ty cổ phần Long Thọ. - Nhận biết được quá trình, mức độ vận dụng hệ thống lý thuyết về hoạt động KSNB chu trình bán hàng vào thực tiễn của Công ty Cổ Phần Long Thọ - Thông qua nhận thức về lý luận và tổng kết thực tiễn, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác KSNB đối với việc ngăn ngừa rủi ro trong chu trình bán hàng tại Công ty 2. Hướng phát triển đề tài Hệ thống KSNB ngày càng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động KD tại DN. KSNB không chỉ giúp cho nhà quản lý sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của Công ty mà còn giúp DN thực hiện các mục tiêu đề ra. Ngoài ra, đối với DN thì xây dựng hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu với các yếu tố vận hành nhịp nhàng là một sự hỗ trợ rất lớn cho các nhà quản lý. Từ đó góp phần tích cực vào sự trưởng thành, phát triển của mỗi DN, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khóc liệt như hiện nay. Trong thời gian nghiên cứu tại Công ty Cổ Phần Long Thọ Huế, tôi có cơ hội tìm hiểu chu trình bán hàng củng như hệ thống KSNB và các thủ tục kiểm soát áp dụng trong chu trình này. Từ đó tôi có thể so sánh với những kiến thức đã học. Do giới hạn về năng lực củng như thời gian và không gian nghiên cứu, đề tài của tôi không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định. Đó là đề tài chỉ dừng lại ở việc tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng tại Công ty Cổ Phần Long Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 73 Thọ mà chưa đi sâu vào phân tích những hạn chế từ đó hoàn thiện chu trình bán hàng. Đề tài chỉ mới dừng lại ở việc so sánh với thực trạng của Công ty, chưa có cái nhìn tổng quát về thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng của ngành VLXD trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Do đó, các đề tài nghiên cứu sau này có thể phát triển theo hướng sâu vào hoàn thiện hoạt động KSNB chu trình bán hàng, hoặc có thể mở rộng nghiên cứu ra toàn ngành VLXD trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. . Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: ĐẶNG THỊ TY TY 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Quang Quynh – Ngô Trí Tuệ,( 2006), ”Giáo trình kiểm toán tài chính”, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội 2. Trần Phan Khánh Trang, 2012, Bài giảng Kiểm toán nội bộ. 3. GS.TS.Nguyễn Thị Cành, “Giáo trình phương pháp & phương pháp luận nghiên cứu khoa học kinh tế”, Đại học quốc gia TP. Hồ Chí Minh, khoa kinh tế, 4. PGS.TS. Nguyễn Năng Phúc, 2008, “Giáo trình phân tích báo cáo tài chính”, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hài Nội. 5. Th.S Thái Phúc Huy, ”Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán”, NXB Phương Đông. 6. Các Website: longthotth@dng.vnn.vn, www.longthohue.com.vn Bách khoa toàn thư mơ wikipedie Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế