Khóa luận Tìm hiểu về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu

ù bïng næ cña c¸c ho¹t ®éng ngo¹i th­¬ng ®· kÐo theo sù ph¸t triÓn cña c«ng t¸c thanh to¸n quèc tÕ t¹i c¸c Ng©n hµng th­¬ng m¹i ViÖt Nam. H¬n n÷a, do nh÷ng rñi ro trong ho¹t ®éng tÝn dông, c¸c Ng©n hµng th­¬ng m¹i ®ang cè g¾ng t¨ng tû träng thu nhËp tõ c¸c kho¶n phÝ, trong ®ã cã phÝ thanh to¸n quèc tÕ thay cho l·i cho vay. Nhê vËy, chÊt l­îng vµ quy m« c¸c nghiÖp vô thanh to¸n quèc tÕ t¹i c¸c ng©n hµng nµy kh«ng ngõng ®­îc më réng. Sù c¹nh tranh gay g¾t cña kho¶ng 28 chi nh¸nh Ng©n hµng n­íc ngoµi trªn thÞ tr­êng n­íc ta hiÖn nay cµng ®ßi hái mçi NHTM ViÖt Nam ph¶i t×m c¸ch n©ng cao chÊt l­îng dÞch vô, gi¶m thiÓu mäi rñi ro cã thÓ ph¸t sinh trong tõng ph­¬ng thøc thanh to¸n nãi chung, bé chøng tõ nãi riªng. 2.2.1. CÇn cã sù thèng nhÊt gi÷a c¸c ng©n hµng vÒ sai biÖt chøng tõ: X¸c ®Þnh mét bé chøng tõ cã phï hîp víi yªu cÇu cña th­ tÝn dông hay kh«ng lµ mét vÊn ®Ò rÊt quan träng cña tÊt c¶ c¸c bªn giao dÞch, ®Æc biÖt lµ c¸c ng©n hµng nh­ Ng©n hµng më th­ tÝn dông, Ng©n hµng th«ng b¸o, Ng©n hµng x¸c nhËn,...Ng©n hµng muèn ch¾c ch¾n sÏ nhËn l¹i tiÒn hoµn tr¶ tõ phÝa ng­êi xin më L/C ph¶i kiÓm tra kü cµng bé chøng tõ thanh to¸n. Khi kiÓm tra chøng tõ hµng xuÊt, c¸c ng©n hµng ph¶i tu©n thñ UCP500, nh­ng thùc tÕ UCP 500 còng kh«ng quy ®Þnh cô thÓ tiªu chuÈn ®Ó xÐt c¸c kh¸c biÖt trªn bÒ mÆt c¸c chøng tõ so víi c¸c ®iÒu kho¶n vµ ®iÒu kiÖn cña th­ tÝn dông. Môc a ®iÒu 13 UCP 500 quy ®Þnh “... Sù phï hîp víi c¸c ®iÒu kiÖn cña th­ tÝn dông thÓ hiÖn trªn bÒ mÆt cña c¸c chøng tõ quy ®Þnh sÏ ®­îc quyÕt ®Þnh bëi c¸c tiªu chuÈn quèc tÕ cña thùc tiÔn ng©n hµng ®· ®­îc ph¶n ¶nh trong c¸c ®iÒu kho¶n nµy. C¸c chøng tõ thÓ hiÖn trªn bÒ mÆt cña chóng m©u thuÉn víi nhau sÏ ®­îc coi nh­ lµ trªn bÒ mÆt cña chóng kh«ng phï hîp víi ®iÒu kho¶n vµ ®iÒu kiÖn cña th­ tÝn dông..”. Qua nghiªn cøu tµi liÖu gi¶i thÝch UCP 500, thÊy r»ng c¸c côm tõ “bÒ mÆt chøng tõ” vµ “Tiªu chuÈn quèc tÕ cña thùc tiÔn ng©n hµng” rÊt m¬ hå, kh«ng râ rµng. Cïng mét tr­êng hîp, ng©n hµng nµy cã thÓ coi lµ bÊt hîp lÖ chøng tõ nh­ng ng©n hµng kh¸c l¹i kh«ng, thËm chÝ cã ng©n hµng cho lµ bÊt hîp lÖ chøng tõ nh­ng vÉn chÊp nhËn thanh to¸n. Kinh nghiÖm cho thÊy c¸c ng©n hµng th­êng ®¸nh gi¸ tÝnh phï hîp vµ sai biÖt cña bé chøng tõ kh¸c nhau ë c¸c ®iÓm chÝnh sau ®©y: - Thø nhÊt, c¸c lçi chÝnh t¶ kh«ng lµm ¶nh h­ëng néi dung chøng tõ vµ lµm chøng tõ nµy m©u thuÉn víi chøng tõ kh¸c th­êng ®­îc c¸c ng©n hµng bá qua v× sai sãt nµy thuéc lçi ®¸nh m¸y. Tuy nhiªn, víi nh÷ng lçi chÝnh t¶ nhá nh­ vËy th× ®«i khi c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam khi xuÊt khÈu th­êng vÉn bÞ c¸c ng©n hµng më th­ tÝn dông n­íc ngoµi vµ kh¸ch hµng chËm thanh to¸n v× hä coi ®ã lµ lçi chøng tõ. - Thø hai, ®èi víi c¸c ®iÒu kho¶n kh«ng liªn quan ®Õn chøng tõ th× theo ®iÒu 13 UCP 500 ng©n hµng sÏ bá qua kh«ng kiÓm tra xem nh÷ng ®iÒu kho¶n nµy cã ®­îc thùc hiÖn hay kh«ng. Nh­ng mét sè ng©n hµng l¹i bÞ nhÇm lÉn gi÷a c¸c ®iÒu kho¶n nµy víi c¸c ®iÒu kho¶n quy ®Þnh cã chøng tõ liªn quan yªu cÇu. VÝ dô vÒ mét th­ tÝn dông yªu cÇu hµng ho¸ cã xuÊt xø tõ CHLB §øc. §©y lµ mét ®iÒu kho¶n kh«ng liªn quan ®Õn chøng tõ vµ lµ mét phÇn cña m« t¶ hµng hãa. Nh­ng ®iÒu nµy sÏ trë thµnh ®iÒu kho¶n chøng tõ khi L/C yªu cÇu ph¶i xuÊt tr×nh mét giÊy chøng nhËn xuÊt xø tõ CHLB §øc. §iÒu nµy khiÕn c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam rÊt dÔ nhÇm lÉn trong viÖc lËp bé chøng tõ thanh to¸n vµ còng rÊt dÔ g©y bÊt ®ång gi÷a c¸ch hiÓu cña c¸c Ng©n hµng vÒ yªu cÇu cña bé chøng tõ thanh to¸n. - Sù bÊt ®ång quan ®iÓm gi÷a c¸c Ng©n hµng vÒ sù thèng nhÊt gi÷a c¸c chøng tõ trong mét bé chøng tõ thanh to¸n. Thùc tÕ, quan ®iÓm cña c¸c ng©n hµng cã thÓ kh¸c nhau vÒ mét tr­êng hîp thùc tÕ mµ ®iÒu nµy còng kh«ng vi ph¹m quy ®Þnh cña UCP 500. Tuy nhiªn còng cÇn hiÓu r»ng UCP 500 chØ ®­a ra khung ph¸p lý cho c¸c bªn tham gia quan hÖ th­ tÝn dông vµ tiªu chuÈn kiÓm tra bé chøng tõ lµ do tËp qu¸n ng©n hµng quèc tÕ. ThËm chÝ tiªu chuÈn tËp qu¸n ng©n hµng quèc tÕ ®­îc ph¶n ¸nh trong UCP rÊt Ýt vµ m¬ hå. Bëi vËy, ng©n hµng ph¶i tù quyÕt ®Þnh nh÷ng tiªu chuÈn kiÓm tra chøng tõ cña riªng m×nh vµ ®iÒu nµy sÏ g©y kh«ng Ýt m©u thuÉn trong kh©u kiÓm tra chøng tõ gi÷a c¸c ng©n hµng kh¸c nhau. LÊy lµm vÝ dô, trong tr­êng hîp chøng th­ Fumigation Certificate, c¬ quan ®ãng dÊu söa b»ng con dÊu cã kh¾c ch÷: “correct alteration”. Víi con dÊu nµy, ng©n hµng n­íc ngoµi cho ®ã lµ bÊt hîp lÖ chøng tõ nh­ng cuèi cïng vÉn chÊp nhËn thanh to¸n. ChØ riªng ®iÒu nµy còng ®ñ cho thÊy sù kh«ng nhÊt qu¸n ngay c¶ trong b¶n th©n mét ng©n hµng. §Ó t¹o ®­îc sù thèng nhÊt gi÷a c¸c ng©n hµng trong viÖc kiÓm tra chøng tõ, c¸c ng©n hµng ë n­íc ta kh«ng chØ ®¬n thuÇn ¸p dông chÆt chÏ UCP 500 vµ c¸c v¨n b¶n h­íng dÉn cña Nhµ n­íc mµ cßn ph¶i ®óc kÕt kinh nghiÖm qua thùc tÕ ph¸t sinh vµ häc hái kinh nghiÖm cña nhau, cña c¸c ng©n hµng trªn thÕ giíi, cè g¾ng tõng b­íc tiÕn tíi sù hoµn thiÖn vµ thèng nhÊt trong toµn bé hÖ thèng ng©n hµng. Mét gi¶i ph¸p h÷u hiÖu hiÖn nay lµ ®Ó ViÖt Nam tham gia vµo c¸c tæ chøc ng©n hµng quèc tÕ. C¸c tæ chøc nµy sÏ ®­a ra nh÷ng h­íng dÉn ho¹t ®éng nghiÖp vô cô thÓ h¬n so víi UCP 500. Quan hÖ víi c¸c ng©n hµng thµnh viªn cïng trong tæ chøc sÏ gióp c¸c ng©n hµng ViÖt Nam kh«ng bÞ chÌn Ðp trong ho¹t ®éng thanh to¸n b»ng th­ tÝn dông nãi riªng vµ thanh to¸n quèc tÕ nãi chung. Theo ®ã c¸c doanh nghiÖp xuÊt nhËp khÈu ViÖt Nam còng sÏ ®­îc h­ëng nhiÒu thuËn lîi. Thªm n÷a, ngay c¶ c¸c tËp qu¸n ng©n hµng tiªu chuÈn quèc tÕ thÝch hîp vÉn thay ®æi theo thêi gian ph¶n ¸nh sù thay ®æi cña hoµn c¶nh vµ c¸c vÊn ®Ò míi ph¸t sinh mµ UCP 500 do tÝnh phæ biÕn toµn cÇu cña nã kh«ng dÔ g× söa ®æi ngay ®­îc. Ng­îc l¹i, c¸c tµi liÖu h­íng dÉn cña mét tæ chøc ho¹t ®éng ng©n hµng thÕ giíi cho c¸c ng©n hµng thµnh viªn cã thÓ thay ®æi dÔ dµng h¬n, ®¸p øng kÞp thêi yªu cÇu cña thùc tiÔn. HiÖn nay, HiÖp héi Ng©n hµng ViÖt Nam còng nh­ HiÖp héi ng©n hµng thÕ giíi hoÆc c¸c hiÖp héi ng©n hµng khu vùc ®Òu ®­a ra nh÷ng tiªu chuÈn kiÓm tra chøng tõ riªng cña m×nh. §iÒu cÇn lµm trong bèi c¶nh ViÖt Nam tr­íc m¾t lµ cÇn cã sù ch­ng cÇu ý kiÕn c¸c thµnh viªn trong HiÖp héi ng©n hµng ViÖt Nam vÒ thèng nhÊt c¸ch hiÓu UCP 500 vµ ph¸p ®iÓn ho¸ thµnh v¨n b¶n ph¸p luËt cã tÝnh b¾t buéc ®èi víi mäi ng©n hµng thµnh viªn. 2.1.2. T¨ng c­êng ®µo t¹o nghiÖp vô chuyªn m«n cho c¸c nh©n viªn ng©n hµng. ViÖc thanh to¸n trong ngo¹i th­¬ng cã diÔn ra nhanh chãng vµ thuËn lîi hay kh«ng cßn phô thuéc vµo tr×nh ®é nghiÖp vô cñab¶n th©n nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c thanh to¸n quèc tÕ t¹i c¸c ng©n hµng. ChÝnh v× vËy, t¨ng c­êng ®µo t¹o c¸c thanh to¸n viªn giái vÒ nghiÖp vô còng chÝnh lµ mét trong nh÷ng chiÕn l­îc cña c¸c ng©n hµng nh»m ®¶m b¶o c«ng t¸c kiÓm tra chøng tõ, t­ vÊn vÒ chøng tõ cho kh¸ch hµng ®¹t hiÖu qu¶ cao, tr¸nh sai sãt, nhÇm lÉn vµ chËm chÔ trong thanh to¸n quèc tÕ. 2.1.3. T­ vÊn cho nhµ xuÊt khÈu khi bé chøng tõ cã sai biÖt. Qua thùc tÕ t¹i c¸c ng©n hµng, ta cã thÓ thÊy r»ng bé chøng tõ thanh to¸n bÞ gÆp sai sãt kh«ng ph¶i lµ Ýt. §iÒu nµy dÉn ®Õn bé chøng tõ ®­îc chuyÓn qua l¹i nhiÒu lÇn ®Ó chØnh söa, g©y tèn kÐm vÒ mÆt thêi gian vµ chi phÝ. Bëi vËy, cho dï khi ng©n hµng kh«ng thùc hiÖn viÖc thanh to¸n hay chiÕt khÊu bé chøng tõ th× víi tinh thÇn tr¸ch nhiÖm ®Ó b¶o vÖ quyÒn lîi cho kh¸ch hµng, th«ng th­êng khi kiÓm tra nÕu bé chøng tõ cã sai sãt th× tiÕn hµnh t­ vÊn kh¸ch hµng nh­ sau: - Sai sãt cã thÓ söa ch÷a hoÆc thay thÕ th× ®Ò nghÞ kh¸ch hµng söa ch÷a hoÆc thay thÕ. - Sai sãt kh«ng thÓ söa ch÷a hay thay thÕ ®­îc th× ®Ò nghÞ kh¸ch hµng xin tu chØnh L/C (nÕu cã thÓ) hoÆc th«ng b¸o cho ng©n hµng ph¸t hµnh nªu râ c¸c sai sãt, xin chÊp nhËn thanh to¸n. - Sai sãt kh«ng ®­îc chÊp nhËn th× ®Ò nghÞ kh¸ch hµng chuyÓn sang h×nh thøc thanh to¸n nhê thu hoÆc tr¶ l¹i chøng tõ cho hä. Trong thùc tÕ, nhiÒu nhµ xuÊt khÈu ViÖt Nam do ch­a hiÓu biÕt râ vÒ thanh to¸n trong th­ tÝn dông víi nh÷ng ­u thÕ cña nã vÒ tr¸ch nhiÖm cña ng©n hµng ph¸t hµnh vµ quyÒn lîi cña ng­êi h­ëng lîi khi xuÊt tr×nh chøng tõ, cho nªn khi biÕt bé chøng tõ cã sai sãt g× th× hä th­êng yªu cÇu ng©n hµng chuyÓn chøng tõ ®i ®Ó thanh to¸n theo ph­¬ng thøc nhê thu. NÕu lµm nh­ vËy th× tù b¶n th©n ng­êi xuÊt khÈu g©y bÊt lîi cho m×nh v× lóc ®ã bé chøng tõ sÏ ®­îc xö lý theo quy t¾c thèng nhÊt vÒ nhê thu URC. H¬n n÷a, nÕu ¸p dông theo URC, cã nghÜa chøng tõ mÊt quyÒn ®­îc b¶o ®¶m víi ®iÒu lÖ UCP 500 mµ theo ®ã ng©n hµng ph¸t hµnh ph¶i thùc hiÖn ®óng nhiÖm vô kiÓm tra chøng tõ trong thêi gian hîp lý lµ 7 ngµy lµm viÖc kÓ tõ ngµy nhËn bé chøng tõ, nÕu qu¸ thêi h¹n trªn ng©n hµng ph¸t hµnh sÏ bÞ mÊt quyÒn tõ chèi thanh to¸n. Ngoµi ra nÕu bé chøng tõ cã sai biÖt vµ ng©n hµng ph¸t hµnh cã theo ý kiÕn riªng cña m×nh tiÕp xóc ng­êi më L/C vÒ viÖc chÊp nhËn sai biÖt, th× ®iÒu nµy còng kh«ng ®­îc v­ît qu¸ thêi h¹n 7 ngµy lµm viÖc. Trong khi ®ã URC cho phÐp ng©n hµng ph¸t hµnh hoÆc ng©n hµng x¸c nhËn cã thÓ kh«ng cÇn kiÓm tra bé chøng tõ, hoÆc th«ng b¸o nh÷ng sai biÖt v­ît thêi h¹n quy ®Þnh cho phÝa xuÊt tr×nh cã nghÜa lµ hä kh«ng bÞ khèng chÕ thêi gian th«ng b¸o, hä chØ hµnh ®éng ®óng theo nh­ c¸c ®iÒu kho¶n cña URC, kh«ng bÞ rµng buéc víi cam kÕt sÏ thanh to¸n trong L/C n÷a, ®iÒu nµy hoµn toµn ng­îc víi L/C quy ®Þnh ¸p dông theo UCP 500 vµ tr¸i víi tËp qu¸n quèc tÕ vÒ giao dÞch tÝn dông chøng tõ. Tuy nhiªn chän göi bé chøng tõ thanh to¸n theo ph­¬ng thøc nµo lµ cña ng­êi h­ëng lîi, nh­ng ng©n hµng víi bÒ dµy trong kinh nghiÖm thanh to¸n quèc tÕ còng nh­ cã tr×nh ®é hiÓu biÕt vÒ thanh to¸n theo tÝn dông chøng tõ vµ lu«n lÊy ph­¬ng ch©m phôc vô kh¸ch hµng ®Õn møc tèi ®a nªn t­ vÊn cho kh¸ch hµng: khi bé chøng tõ cã sai biÖt, ng­êi h­ëng nªn yªu cÇu chuyÓn chøng tõ trªn c¬ së chÊp nhËn thanh to¸n (on approval) vµ ghi râ ¸p dông theo UCP 500 (Document are remitted on approval subject to uniform customs and practice for D/C, 1993 Revision ICC publication No. 500) chø kh«ng nªn göi trªn c¬ së nhê thu (on collection). 2.1.4. Trang bÞ hÖ thèng kiÓm tra vµ xö lý th«ng tin hiÖn ®¹i. §iÒu nµy cã ý nghÜa ®Æc biÖt quan träng, gióp ng©n hµng cã thÓ kiÓm tra chøng tõ tèt h¬n, hiÖu qu¶ h¬n vµ cã thÓ theo kÞp hÖ thèng ng©n hµng tiªn tiÕn trªn thÕ giíi. H¬n n÷a, ®©y còng chÝnh lµ c¬ së t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c¸c nghiÖp vô ng©n hµng mét khi thanh to¸n sö dông chøng tõ ®iÖn tö ®­îc ¸p dông t¹i n­íc ta. Cô thÓ: - X©y dùng phÇn mÒm ®¸p øng nhu cÇu cña ng­êi sö dông, gi¶m bít nh÷ng thao t¸c thõa cña thanh to¸n viªn, kiÓm so¸t viªn. - Trang bÞ c¬ së vËt chÊt ®Çy ®ñ cho c«ng t¸c thanh to¸n. Cè g¾ng trang bÞ cho mçi c¸n bé mét m¸y vi tÝnh ®Ó tiÕn hµnh xö lý nghiÖp vô mét c¸ch thµnh th¹o, tr¸nh t×nh tr¹ng chê ®îi hoÆc chËm chÔ trong c«ng t¸c kiÓm tra bé chøng tõ. - Cã hÖ thèng th«ng tin nhanh, chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, cËp nhËt vÒ c¸c d÷ liÖu th«ng tin liªn quan ®Õn nghiÖp vô, t¹o ®iÒu kiÖn häc hái kinh nghiÖm cña c¸c ng©n hµng kh¸c trªn thÕ giíi. - Tiªu chuÈn ho¸ hÖ thèng th«ng tin kh¸ch hµng bao gåm nhiÒu nguån d÷ liÖu kh¸c nhau, h×nh thµnh Ng©n hµng d÷ liÖu phôc vô môc ®Ých khai th¸c sö dông. 2.2. §èi víi ®¬n vÞ lµm c«ng t¸c lËp chøng tõ. 2.2.1. C¸ch thøc kh¾c phôc nh÷ng sai biÖt trong viÖc lËp bé chøng tõ. Nh­ ®· ®Ò cËp ë phÇn trªn, c«ng t¸c lËp bé chøng tõ thanh to¸n hay gÆp ph¶i nh÷ng sai sãt vÒ néi dung vµ h×nh thøc, ®Æc biÖt lµ trong ph­¬ng thøc thanh to¸n tÝn dông chøng tõ. §Ó tr¸nh khái nh÷ng phiÒn to¸i, tranh chÊp cã thÓ x¶y ra trong qu¸ tr×nh xuÊt tr×nh bé chøng tõ ra ng©n hµng ®Ó thanh to¸n, c¸c doanh nghiÖp, ®Æc biÖt lµ nh÷ng c¸n bé trùc tiÕp lµm c«ng t¸c lËp chøng tõ cÇn ph¶i kiÓm tra mét sè chi tiÕt sau: - Xem nh÷ng chøng tõ thiÕt yÕu (quan träng) cã bÞ thiÕu hay kh«ng, chøng tõ lËp cã phï hîp víi quy ®Þnh cña L/C hay kh«ng,… - TrÞ gi¸ l« chøng tõ xuÊt tr×nh kh«ng v­ît qu¸ trÞ gi¸ cña L/C, nÕu L/C cho phÐp giao hµng tõng phÇn th× trÞ gi¸ l« hµng kh«ng ®­îc v­ît qu¸ sè d­ cña L/C. Cô thÓ khi t¹o lËp tõng lo¹i chøng tõ doanh nghiÖp cÇn chó ý: a. Hèi phiÕu th­¬ng m¹i: - Trän bé hèi phiÕu gåm 2 b¶n (b¶n 1 ph¶i ghi sè 1, b¶n 2 ph¶i ghi sè 2). Khi xuÊt tr×nh t¹i ng©n hµng th× doanh nghiÖp lµ ng­êi b¸n ph¶i xuÊt tr×nh mét bé ®Çy ®ñ (2 b¶n) vµ mét b¶n copy ®Ó Ng©n hµng l­u. - Hèi phiÕu cã gi¸ trÞ thanh to¸n ph¶i lµ hèi phiÕu b¶n gèc, cã ch÷ ký b»ng tay cña ng­êi ký ph¸t trªn hèi phiÕu. - KiÓm tra ngµy ký ph¸t hèi phiÕu cã trïng hoÆc sau ngµy ph¸t hµnh vËn ®¬n vµ trong thêi h¹n hiÖu lùc cña L/C hay kh«ng. V× sau khi giao hµng, nhµ xuÊt khÈu hoµn tÊt bé chøng tõ göi hµng råi míi ký ph¸t hèi phiÕu ®ßi tiÒn. - Sè tiÒn trªn hèi phiÕu ph¶i n»m trong trÞ gi¸ cña L/C vµ ph¶i b»ng 100% trÞ gi¸ ho¸ ®¬n. - Thêi h¹n ghi trªn hèi phiÕu ph¶i ®óng nh­ L/C quy ®Þnh. Trªn hèi phiÕu ph¶i ghi At sight nÕu lµ thanh to¸n tr¶ ngay hoÆc at...days sight nÕu lµ thanh to¸n cã kú h¹n. - Nh÷ng th«ng tin cña c¸c bªn liªn quan trªn bÒ mÆt hèi phiÕu nh­ tªn vµ ®Þa chØ cÇn ph¶i ghi chÝnh x¸c. §Æc biÖt, cÇn chó ý môc To trªn hèi phiÕu ph¶i ®­îc ghi chÝnh x¸c: *. NÕu L/C chØ yªu cÇu ghi tªn ng©n hµng tr¶ tiÒn th× trªn B/E còng sÏ thÓ hiÖn tªn cña ng©n hµng. *. NÕu L/C yªu cÇu c¶ tªn vµ ®Þa chØ th× trªn B/E còng ph¶i ghi ®Çy ®ñ. *. NÕu L/C quy ®Þnh “available by payment at sight for 100% drawn on applicant” th× hèi phiÕu ph¶i ®­îc ký ph¸t cho ng­êi më L/C. *. NÕu L/C yªu cÇu “available...drawn on us” cã nghÜa lµ “drawn on issuing bank” th× hèi phiÕu sÏ thÓ hiÖn môc To lµ ng©n hµng më L/C. *. Ng©n hµng ký ph¸t lµ ng©n hµng chi nh¸nh hoÆc lµ mét ng©n hµng kh¸c do Ng©n hµng më chØ ®Þnh th× trªn hèi phiÕu còng ph¶i thÓ hiÖn ®óng tªn ng©n hµng nh­ chØ ®Þnh. - Sè vµ ngµy cña L/C ghi trªn hèi phiÕu ph¶i chÝnh x¸c. - Hèi phiÕu ph¶i ®­îc ký hËu nÕu cÇn thiÕt. NÕu bé chøng tõ ®· ®­îc chiÕt khÊu tr­íc khi göi ®Õn ng©n hµng th× trªn mÆt sau hèi phiÕu ph¶i cã ký hËu cña ng©n hµng th«ng b¸o hoÆc hèi phiÕu ®­îc kýph¸t theo lÖnh cña ng©n hµng th«ng b¸o. - KiÓm tra xem hèi phiÕu ®· ®­îc ký hay ch­a (vµ cã dÊu C«ng ty cña Ng­êi thô h­ëng nÕu yªu cÇu). CÇn chó ý chØ ®ãng dÊu ë nh÷ng chøng tõ ®­îc yªu cÇu vµ h¹n chÕ xuÊt hiÖn dÊu cã tiÕng ViÖt ë møc thÊp nhÊt. - Kh«ng söa ch÷a tÈy xo¸ trªn hèi phiÕu. b. Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i: - Sè b¶n ho¸ ®¬n chÝnh, phô ph¶i ®ñ nh­ L/C yªu cÇu vµ phï hîp víi §iÒu 20(c) (i) (ii) cña UCP 500. Còng cÇn l­u ý nh÷ng tr­êng hîp sau: *. NÕu L/C yªu cÇu “Signed commercial invoice” th× hãa ®¬n ph¶i cã ch÷ ký ng­êi b¸n. *. NÕu L/C kh«ng nãi g× vÒ lo¹i ho¸ ®¬n th× ng­êi b¸n ph¶i xuÊt tr×nh sè l­îng ho¸ ®¬n nh­ yªu cÇu vµ trong ®ã ph¶i cã Ýt nhÊt mét b¶n cã dÊu “ORIGIN”. - Kh«ng xuÊt tr×nh ho¸ ®¬n t¹m, trõ khi L/C yªu cÇu - Ph¶i ®­îc c«ng chøng, ®­îc hîp ph¸p ho¸ hoÆc ®­îc cÊp thÞ thùc nÕu L/C yªu cÇu. - Môc miªu t¶ hµng ho¸ ph¶i ph¶i phï hîp víi L/C vµ ®ång nhÊt víi VËn ®¬n ®­êng biÓn hoÆc VËn ®¬n hµng kh«ng. NÕu L/C cã yªu cÇu nh÷ng ghi chó trªn m« t¶ hµng ho¸ th× ho¸ ®¬n còng ph¶i thÓ hiÖn. - C¸c ®iÒu kho¶n cña hîp ®ång ®­îc chØ râ, vÝ dô C&F, CIF hay FOB. - Môc d÷ kiÖn ng­êi nhËn hµng ph¶i phï hîp víi L/C. - Sè tiÒn trªn ho¸ ®¬n ph¶i chÝnh x¸c: *. TrÞ gi¸ ho¸ ®¬n phï hîp víi hèi phiÕu, trõ khi sù sai biÖt ®­îc L/C cho phÐp. *. NÕu giao hµng tõng phÇn kh«ng cho phÐp th× tæng trÞ gi¸ ho¸ ®¬n ph¶i n»m trong dung sai cho phÐp cña L/C. *. NÕu giao hµng tõng phÇn cho phÐp th× trÞ gi¸ hãa ®¬n cã thÓ nhá h¬n trÞ gi¸ L/C, nh­ng giao hµng lÇn cuèi cïng th× tæng trÞ gi¸ cña tÊt c¶ c¸c lÇn giao hµng cã thÓ nhá h¬n trÞ gi¸ L/C tèi ®a lµ 5%. *. §èi víi hµng chuyªn chë d¹ng rêi th× dung sai cho phÐp lµ 5% cho sè l­îng vµ sè tiÒn nh­ sè tiÒn thanh to¸n kh«ng ®­îc v­ît qu¸ sè tiÒn quy ®Þnh trªn L/C. - C¸ch tÝnh to¸n, c¸c yÕu tè thªm vµo ph¶i phï hîp víi yªu cÇu cña L/C. C¸c lo¹i chi phÝ nh­ phÝ b¶o qu¶n, ®iÖn phÝ, phÝ hoa hång, chiÕt khÊu kh«ng ®­îc nªu trong ho¸ ®¬n, trõ khi L/C cho phÐp. - Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i ph¶i ®­îc ng­êi xuÊt khÈu ký. - Ngµy lËp ho¸ ®¬n ph¶i tr­íc hoÆc b»ng víi ngµy ký vËn ®¬n. - Ng­êi lËp ho¸ ®¬n ph¶i phï hîp víi quy ®Þnh cña L/C vÒ tªn gäi c«ng ty, ®Þa chØ, sè telex, phone, sè fax, th«ng th­êng ng­êi lËp hãa ®¬n lµ ng­êi thô h­ëng L/C hay lµ nhµ s¶n xuÊt. Nh­ng nÕu trªn L/C kh«ng ghi râ ai lµ ng­êi lËp ho¸ ®¬n th× ng­êi h­ëng ph¶i lËp. NÕu L/C ghi “Commercial Invoice by a third party is acceptable” th× mét ng­êi kh¸c kh«ng ph¶i lµ ng­êi thô h­ëng lµ ng­êi lËp Ho¸ ®¬n. c. VËn ®¬n ®­êng biÓn: - Chó ý ngµy tµu ®i: ngµy tµu ®i lµ ngµy thuyÒn tr­ëng hay h·ng tµu ký B/L. Ngµy tµu ®i kh«ng ®­îc sau ngµy giao hµng trÔ nhÊt vµ n»m trong thêi h¹n quy ®Þnh cña L/C. - Sè l­îng vËn ®¬n: *. Th«ng th­êng ph¶i xuÊt tr×nh mét bé ®Çy ®ñ vËn ®¬n gèc. *. NÕu L/C quy ®Þnh 2/3 b¶n nép vµo ng©n hµng th× ng­êi b¸n ph¶i nép 2 b¶n chÝnh vµ mét b¶n copy, cßn nÕu quy ®Þnh nép 3/3 b¶n th× ng­êi b¸n nép 3 b¶n chÝnh vµ mét b¶n copy. - VÒ hµnh tr×nh vËn chuyÓn vµ vÊn ®Ò chuyÓn t¶i, cÇn ph¶i chó ý nh÷ng tr­êng hîp sau: *. NÕu L/C kh«ng cho phÐp chuyÓn t¶i: nÕu lµ vËn chuyÓn b»ng container th× vËn ®¬n thÓ hiÖn viÖc chuyÓn t¶i vÉn ®­îc chÊp nhËn miÔn lµ hµng hãa ®­îc vËn chuyÓn theo hµnh tr×nh nh­ quy ®Þnh trong L/C. NÕu vËn chuyÓn hµng rêi th× vËn ®¬n thÓ hiÖn hµng hãa ®­îc xÕp vµ dì theo c¶ng ®­îc quy ®Þnh trong L/C. *. NÕu L/C cho phÐp chuyÓn t¶i: Ngoµi viÖc thÓ hiÖn c¶ng chuyÓn t¶i th× viÖc vËn chuyÓn ph¶i tu©n theo hµnh tr×nh quy ®Þnh trong L/C. - VÒ sè l­îng hµng giao thÓ hiÖn trªn vËn ®¬n th× ph¶i thÓ hiÖn viÖc giao ®ñ sè l­îng trªn Invoice. NÕu L/C kh«ng cho phÐp giao hµng tõng phÇn th× vËn ®¬n ph¶i thÓ hiÖn viÖc giao ®ñ sè l­îng trªn L/C (cã dung sai nÕu L/C quy ®Þnh). - M« t¶ hµng ho¸ trªn vËn ®¬n cã thÓ chung chung nh­ng kh«ng ®­îc m©u thuÉn víi L/C. - CÇn xuÊt tr×nh ®óng lo¹i B/L theo yªu cÇu cña L/C. VÝ dô, L/C quy ®Þnh Ocean B/L nh­ng ng­êi b¸n xuÊt tr×nh Combined B/L lµ kh«ng ®óng. Víi c¸c vËn ®¬n kh«ng cã gi¸ trÞ thanh to¸n nh­ VËn ®¬n hîp ®ång thuª tµu (Charter Party B/L), vËn ®¬n nhËn hµng ®Ó göi (received for shipment B/L... th× kh«ng nªn xuÊt tr×nh. NÕu cã xuÊt tr×nh th× ph¶i ®­îc quy ®Þnh trong L/C. - Ng­êi ký ph¸t vËn ®¬n ph¶i cã ®ñ thÈm quyÒn. VÝ dô, vËn ®¬n ph¶i do: *. Ng­êi chuyªn chë *h·ng tµu vËn t¶i) ký th× sau ch÷ ký cña ng­êi chuyªn chë thÓ hiÖn “as the carrier” *. ThuyÒn tr­ëng ký: “as the Master” *. §¹i lý h·ng vËn t¶i ký: “as agent for the Carrier”. Ng­êi ký ph¶i thÓ hiÖn râ chøc danh vµ n¨ng lùc cña chÝnh hä. *. §¹i lý cña thuyÒn tr­ëng ký: “On behalf of Mr...(name). As the Master”. Ng­êi ký còng ph¶i thÓ hiÖn râ chøc danh vµ n¨ng lùc cña chÝnh hä. Chó ý, nÕu vËn ®¬n do nh©n viªn giao nhËn lËp th× ng©n hµng sÏ tõ chèi thanh to¸n. - Tªn vµ ®Þa chØ cña ng­êi nhËn hµng cÇn chó ý nh÷ng tr­êng hîp sau: *. NÕu trong L/C quy ®Þnh “Full set of original of clean on board ocean B/L showing L/C No. made out to order of shipper and blank endorsed...” th× ng­êi göi hµng ký hËu ®Ó tr¾ng (chØ ký tªn vµ kh«ng ghi tªn ng­êi ®­îc h­ëng lîi tiÕp theo). Trong phÇn Consignee th× chØ ghi “to order” - tøc lµ ai cÇm vËn ®¬n nµy ®Òu cã thÓ ®i nhËn hµng. *. NÕu trong L/C cã quy ®Þnh “...made out to order of issuing bank...” th× phÇn Consignee ph¶i ghi “to order of tªn vµ ®Þa chØ ng©n hµng ph¸t hµnh.” Trong tr­êng hîp nµy, ng­êi nhËp khÈu chØ cã thÓ ®i nhËn hµng khi cã ch÷ ký hËu cña ng©n hµng ph¸t hµnh. Tr­êng hîp nµy x¶y ra khi ng­êi nhËp khÈu kh«ng ký quü ®ñ. *. NÕu trong L/C quy ®Þnh “...made out to order of applicant..” th× ë phÇn Consignee lµ “to order of” + tªn vµ ®Þa chØ cña ng­êi xin më L/C. Tr­êng hîp nµy x¶y ra khi kh¸ch hµng ký quü ®ñ. - Trªn vËn ®¬n cÇn ph¶i thÓ hiÖn “On board” hoÆc “Shipped on board” vµ ng­êi ký vËn ®¬n ghi thªm vµo ngµy th¸ng (ngµy giao hµng), tªn tµu, c¶ng xÕp hµng, ch÷ ký cña ng­êi chuyªn chë,...Trõ khi L/C cho phÐp, B/L ghi “On desk” sÏ kh«ng ®­îc ng©n hµng chÊp nhËn. - NÕu vËn ®¬n cã dßng ch÷ “tµu dù ®Þnh”, hay mét ghi chó t­¬ng tù nh­ vËy th× tªn cña con tµu mµ hµng ®· ®­îc bèc lªn ph¶i ®­îc ghi râ trong ghi chó “on board” cho dï tªn tµu thùc tÕ vµ tµu dù ®Þnh lµ mét vµ gièng nhau. - VËn ®¬n ph¶i nªu “c¶ng bèc hµng” vµ “c¶ng dì hµng” theo nh­ quy ®Þnh cña L/C, cho dï ®­îc m« t¶ trong L/C lµ “giao hµng tõ” vµ/ hoÆc “giao hµng ®Õn”. - NÕu vËn ®¬n nªu n¬i nhËn hµng ®Ó chë kh¸c c¶ng bèc hµng th× ghi chó “on board” ph¶i nªu râ: *. C¶ng bèc hµng nh­ L/C quy ®Þnh. *. Tªn tµu mµ hµng ho¸ ®· ®­îc bèc lªn *. Ngµy giao hµng lªn tµu. (Ngay c¶ khi c¶ng bèc hµng vµ / hoÆc tªn tµu ®· ®­îc nªu ë môc kh¸c trªn vËn ®¬n.) - VËn ®¬n cã hoµn h¶o hay kh«ng. Trõ khi L/C cho phÐp, ng©n hµng sÏ kh«ng chÊp nhËn thanh to¸n nh÷ng vËn ®¬n kh«ng hoµn h¶o (theo UCP 500) - Tuú theo ®iÒu kiÖn giao hµng FOB, CIF, C&F, CIP,...(Incoterm 2000) hoÆc cã ®iÒu kiÖn ®Æc biÖt kh¸c ®­îc quy ®Þnh trong L/C mµ c­íc phÝ vËn t¶i ®­îc ghi trªn B/L cã thÓ lµ ®· tr¶ (Freight prepaid) hoÆc ch­a tr¶ thu sau (Freight collect). CÇn kiÓm tra thèng nhÊt sù ghi chó c­íc phÝ vµ ®iÒu kiÖn giao hµng nhËn ho¹t ®éng víi t­ c¸ch lµ ng­êi chuyªn chë hay lµ ®¹i lý cña ng­êi chuyªn chë ®Ých danh th× ng©n hµng míi chÊp nhËn chøng tõ vËn t¶i do ng­êi giao nhËn lËp, tøc lµ B/L do tæ chøc IATA ký ph¸t. - Mäi söa ®æi bæ sung trªn vËn ®¬n ph¶i ®­îc x¸c nhËn b»ng ch÷ ký vµ con dÊu. Ngoµi ra, trªn thùc tÕ, B/L nªn lËp theo lÖnh cña Ng©n hµng ph¸t hµnh, bëi nÕu vËn ®¬n lËp theo lÖnh cña Ng©n hµng ph¸t hµnh, ng­êi mua hµng cÇn ph¶i ®­îc ng©n hµng ký hËu B/L hoÆc b¶o l·nh míi cã thÓ nhËn hµng ®­îc. Khi ng©n hµng ph¸t hµnh ®· ph¸t hµnh ký hËu B/L hoÆc b¶o l·nh cho ng­êi mua ®i nhËn hµng th× ng©n hµng ph¸t hµnh sÏ ph¶i cã tr¸ch nhiÖm thanh to¸n cho ng­êi thô h­ëng kÓ c¶ trong tr­êng hîp bé chøng tõ xuÊt tr×nh cã sai sãt. ViÖc vËn ®¬n lËp theo lÖnh cña Ng©n hµng ph¸t hµnh cßn h¹n chÕ rñi ro trong tr­êng hîp thÊt l¹c hoÆc mÊt B/L, bëi nÕu B/L lËp theo lÖnh Ng©n hµng th× cho dï r¬i vµo tay ai còng kh«ng ®i nhËn hµng ®­îc. Tr­êng hîp vËn ®¬n lËp theo lÖnh cña ng­êi mua hoÆc vËn ®¬n lËp theo lÖnh ký hËu ®Ó trèng th× nãi chung kh¸ rñi ro, ®Æc biÖt nÕu mét phÇn bé vËn ®¬n ®­îc göi trùc tiÕp ®Õn ng­êi mua, bëi ng­êi mua cã thÓ nhËn hµng mµ hoµn toµn kh«ng g¾n ®­îc víi tr¸ch nhiÖm cña ng©n hµng ph¸t hµnh. Trong tr­êng hîp ®ã, nÕu bé chøng tõ xuÊt tr×nh cã sai sãt th× sÏ bÞ ng©n hµng ph¸t hµnh tõ chèi thanh to¸n mÆc dï ng­êi mua ®· nhËn hµng. d. Chøng tõ b¶o hiÓm: - Ngµy lËp chøng tõ b¶o hiÓm tr­íc hoÆc b»ng víi ngµy giao hµng. Ngµy lËp chøng tõ b¶o hiÓm ph¶i ghi râ lµ “B¶o hiÓm cã hiÖu lùc chËm nhÊt lµ ngµy b¾t ®Çu vËn chuyÓn” th× míi ®­îc xem lµ hîp lÖ. - CÇn l­u ý chøng tõ b¶o hiÓm cã ®óng L/C yªu cÇu kh«ng (lµ ®¬n b¶o hiÓm hay giÊy chøng nhËn b¶o hiÓm), cã ®óng do c«ng ty b¶o hiÓm hoÆc ®¹i lý cña hä ph¸t hµnh hay kh«ng. Tªn c«ng ty b¶o hiÓm ph¶i theo yªu cÇu cña L/C. NÕu L/C kh«ng yªu cÇu th× ng­êi b¸n cã thÓ lùa chän c«ng ty bÊt kú. Tuy nhiªn, ng©n hµng sÏ kh«ng chÊp nhËn chøng tõ b¶o hiÓm do m«i giíi b¶o hiÓm cÊp (®iÒu 34 UCP 500). NÕu cã t¸i b¶o hiÓm th× ph¶i ghi tªn c«ng ty t¸i b¶o hiÓm. - Trõ khi cã quy ®Þnh kh¸c cña L/C, cã thÓ chÊp nhËn b¶o hiÓm ®¬n theo hîp ®ång b¶o hiÓm bao ®­îc ký tr­íc bëi c«ng ty b¶o hiÓm/ ng­êi ®­îc uû quyÒn/ ®¹i lý b¶o hiÓm. Cã thÓ chÊp nhËn b¶o hiÓm ®¬n thay cho giÊy chøng nhËn b¶o hiÓm (®iÒu 34(d) UCP 500). Chó ý: kh«ng chÊp nhËn hîp ®ång b¶o hiÓm bao trõ khi L/C cho phÐp. - L/C vµ hîp ®ång yªu cÇu mua lo¹i b¶o hiÓm g× th× ph¶i mua lo¹i b¶o hiÓm ®ã. Th«ng th­êng trong L/C quy ®Þnh ®iÒu kiÖn b¶o hiÓm mäi rñi ro (all risk), rñi ro chiÕn tranh (war risk), rñi ro ®×nh c«ng (strike risk),..NÕu kh«ng quy ®Þnh th× ng­êi b¸n cã thÓ mua ®iÒu kiÖn ICC (C). - Sè b¶n cña chøng tõ b¶o hiÓm: nÕu L/C kh«ng quy ®Þnh th× ng­êi b¸n cã thÓ xuÊt tr×nh 2 b¶n (chÝnh). Nh­ng th«ng th­êng L/C quy ®Þnh xuÊt tr×nh 3 b¶n gèc. - NÕu L/C quy ®Þnh b¶o hiÓm båi th­êng tíi ®©u th× trªn chøng tõ b¶o hiÓm ph¶i ghi ®óng ®Þa ®iÓm ®ã. NÕu L/C kh«ng nãi g× th× b¶o hiÓm hµng ho¸ th­êng t¹i c¶ng tíi cuèi cïng. - C¸c chøng tõ b¶o hiÓm ph¶i ®­îc ký hoÆc ký hËu bëi ng­êi göi hµng: *. NÕu L/C quy ®Þnh ph¶i ký hËu th× ng­êi mua b¶o hiÓm lËt mÆt sau ký tªn vµ ®ãng dÊu. *. NÕu L/C kh«ng nãi g× hÕt th× ng­êi mua vÉn ph¶i ký hËu. *. NÕu L/C cã quy ®Þnh chøng tõ b¶o hiÓm “endorsed to...bank” th× ng­êi mua b¶o hiÓm lËt mÆt sau ký tªn ®ãng dÊu vµ ghi thªm “Pay to the order of...bank”. *. NÕu L/C quy ®Þnh chøng tõ b¶o hiÓm “To order and endorsed in blank” th× ng­êi mua b¶o hiÓm lËt mÆt sau ký tªn ®ãng dÊu vµ ghi “Pay to order of (tªn ng­êi gi÷ chøng tõ cuèi cïng)”. - Sè tiÒn b¶o hiÓm Ýt nhÊt ph¶i b»ng 110% trÞ gi¸ CIF hoÆc CIP (nÕu L/C kh«ng cã quy ®Þnh kh¸c). Chó ý: nÕu trÞ gi¸ CIF hoÆc CIP kh«ng thÓ x¸c ®Þnh ®­îc th× ng©n hµng chÊp nhËn tèi thiÓu 110% sè tiÒn th­¬ng l­îng/ chÊp nhËn/ thanh to¸n, hoÆc 110% trÞ gi¸ hãa ®¬n, tuú theo sè tiÒn nµo lín h¬n. - C¸c chi tiÕt vÒ tªn ng­êi mua b¶o hiÓm: khi L/C quy ®Þnh ph¶i cã hîp ®ång b¶o hiÓm trong bé chøng tõ th× ng­êi mua b¶o hiÓm ph¶i lµ ng­êi b¸n hoÆc lµ ng­êi cung cÊp hµng ho¸ (lóc nµy gi¸ b¸n lµ CIP, CIF,...). - C¸c néi dung hµng ho¸ trªn chøng tõ ph¶i chÝnh x¸c, phï hîp víi L/C. Tuy nhiªn, theo ®iÒu 37c UCP 500 th× viÖc m« t¶ hµng ho¸ cã thÓ chung chung nh­ng kh«ng ®­îc m©u thuÉn víi L/C. e. PhiÕu ®ãng gãi: - CÇn ®Æc biÖt l­u ý phÇn m« t¶ hµng ho¸ trªn phiÕu ®ãng gãi ph¶i phï hîp víi c¸c quy ®Þnh cña L/C vµ c¸c chøng tõ kh¸c v× ®©y lµ phÇn dÔ gÆp sai sãt nhÊt. - C¸c ®iÒu kiÖn ®ãng gãi ph¶i ®­îc nªu chÝnh x¸c. - Ph¶i cã nh÷ng ghi chó vÒ ®iÒu kiÖn cña hµng ho¸ nh­ L/C yªu cÇu. VÝ dô, L/C yªu cÇu “Beneficiary’s certificate certify that each carton must be including 7 bags...” th× ngoµi viÖc ®¸p øng yªu cÇu c¶u L/C b»ng c¸ch lËp mét giÊy chøng nhËn ghi râ lµ ®¸p øng yªu cÇu cña L/C th× trªn Packing list vÉn ph¶i nªn ghi chó trªn mÉu cã ®Ýnh kÌm. f. GiÊy chøng nhËn xuÊt xø: - C¬ quan cÊp giÊy chøng nhËn xuÊt xø ph¶i lµ n¬i ®­îc chØ ®Þnh trong L/C. - Ng­êi cÊp giÊy chøng nhËn ph¶i ký. Ng­êi ký ph¸t hµnh ph¶i nh­ L/C quy ®Þnh, nÕu L/C kh«ng quy ®Þnh th× cã thÓ chÊp nhËn chøng tõ do ng­êi h­ëng lîi ph¸t hµnh. Chó ý: ng©n hµng sÏ kh«ng chÊp nhËn mét chøng tõ do ng­êi h­ëng ph¸t hµnh nÕu L/C yªu cÇu ng­êi ph¸t hµnh chøng tõ lµ “hµng ®Çu”, “®Þa ph­¬ng”, “næi tiÕng”,... - C¸c néi dung kª khai trªn C/O ph¶i nhÊt qu¸n víi c¸c chøng tõ kh¸c vµ phï hîp víi L/C. - Ngµy lËp C/O ph¶i tr­íc ngµy B/L. - Lo¹i C/O ph¶i ®óng víi quy ®Þnh cña L/C. g. GiÊy chøng nhËn sè l­îng, chÊt l­îng hµng hãa - §iÒu cÇn l­u ý nhÊt khi lËp c¸c chøng tõ nµy lµ xem chóng cã ghi x¸c nhËn t­¬ng øng víi tªn gäi hay kh«ng. VÝ dô, trªn giÊy chøng nhËn vÒ sè l­îng th× ph¶i cã dßng x¸c nhËn vÒ sè l­îng hµng giao ®ñ hay thiÕu bao nhiªu cña ng­êi cã thÈm quyÒn lËp giÊy nµy vµ ph¶i cã ch÷ ký vµ con dÊu thÈm quyÒn cña ng­êi ký. - Khi tho¶ thuËn vÒ c¸c giÊy chøng nhËn nµy cÇn ®Æc biÖt quan t©m ®Õn giÊy chøng nhËn lÇn cuèi, bëi c¸c giÊy nµy cã t¸c dông quyÕt ®Þnh trong viÖc gi¶i quyÕt tranh chÊp sau nµy. CÇn ph¶i quy ®Þnh râ kiÓm tra lÇn cuèi sÏ ®­îc thùc hiÖn ë ®©u, ai tiÕn hµnh kiÓm tra vµ cÊp giÊy chøng nhËn. - Néi dung cña c¸c giÊy nµy ph¶i hoµn toµn phï hîp víi yªu cÇu cña L/C nh­ m« t¶ hµng hãa, sè l­îng, träng l­îng, chi tiÕt vÒ c¸c bªn,... h. C¸c giÊy chøng nhËn kiÓm dÞch vµ giÊy chøng nhËn vÖ sinh: - C¸c giÊy nµy nªn do nh÷ng c¬ quan gi¸m ®Þnh cã uy tÝn cÊp ®Ó t¹o uy tÝn cao trong kinh doanh. §ång thêi ph¶i cã ch÷ ký vµ con dÊu cña ng­êi cã thÈm quyÒn ký. 2.2.2. N©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n, nghiÖp vô vµ ngo¹i ng÷ cña ng­êi lµm c«ng t¸c lËp bé chøng tõ: §Ó ®¹t hiÖu qu¶ cao trong c«ng t¸c kh¾c phôc nh÷ng h¹n chÕ cña bé chøng tõ thanh to¸n trong ngo¹i th­¬ng hiÖn nay, viÖc ®µo t¹o c¸n bé trùc tiÕp lËp bé chøng tõ chiÕm vai trß rÊt quan träng. Tr­íc hÕt, muèn lËp bé chøng tõ cho tèt, ng­êi lËp b¾t buéc ph¶i hiÓu biÕt vÒ nghiÖp vô xuÊt nhËp khÈu vµ ph¶i am hiÓu vÒ tõng lo¹i chøng tõ, yªu cÇu cña tõng thÞ tr­êng, b¹n hµng, mÆt hµng vÒ bé chøng tõ thanh to¸n. H¬n n÷a, chøng tõ th«ng th­êng ®­îc lËp b»ng tiÕng Anh nªn ng­êi lËp tÊt yÕu cÇn th«ng th¹o thø ngo¹i ng÷ nµy. H¬n n÷a, c«ng t¸c phæ cËp kiÕn thøc vÒ luËt nãi chung vµ c¸c luËt lÖ quèc tÕ nãi riªng nh­ UCP 500 vÒ c¶ chiÒu réng vµ chiÒu s©u cho nh÷ng ng­êi lµm thanh to¸n quèc tÕ lµ rÊt cÇn thiÕt. N©ng cao hiÓu biÕt ®Ó vËn dông ®óng ®¾n UCP 500 chÝnh lµ mét gi¶i ph¸p l©u dµi, c¨n b¶n nhÊt ®Ó h¹n chÕ nh÷ng h¹n chÕ trong viÖc lËp bé chøng tõ. Bëi lÏ ®ã, viÖc ®µo t¹o c¸n bé nªn ®­îc c¸c doanh nghiÖp ®Ò cao trong chiÕn l­îc kinh doanh cña m×nh b»ng c¸ch th­êng xuyªn cö c¸n bé ®i tu nghiÖp n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô, tham gia c¸c líp ®µo t¹o ng¾n h¹n,... 2.2.3. T¨ng c­êng ®Çu t­ n©ng cÊp, hiÖn ®¹i hãa c¬ së vËt chÊt. §©y chÝnh lµ chiÕn l­îc l©u dµi cña mäi doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu. Cã c¬ së h¹ tÇng hiÖn ®¹i sÏ gióp doanh nghiÖp tiÕp cËn dÔ dµng víi c«ng nghÖ míi trong nghiÖp vô thanh to¸n ng©n hµng, t×m hiÓu kinh nghiÖm cña c¸c ng©n hµng trªn thÕ giíi trong c«ng t¸c lËp vµ xuÊt tr×nh bé chøng tõ. §ång thêi ®©y còng lµ tiÒn ®Ò ®Ó tiÕn tíi viÖc ¸p dông chøng tõ ®iÖn tö trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu ë n­íc ta. Tµi liÖu tham kh¶o 1. PGS. TS Hoµng V¨n Ch©u - Gi¸o tr×nh “VËn t¶i vµ giao nhËn hµng ho¸ xuÊt nhËp khÈu” - Nhµ xuÊt b¶n Khoa häc vµ Kü thuËt - 1999. 2. TrÇn V¨n Chu (chñ biªn) - Hµ Quèc Héi - Gi¸o tr×nh “NghiÖp vô kinh doanh xuÊt nhËp khÈu” - Nhµ xuÊt b¶n §¹i häc Quèc Gia Hµ Néi - 1999. 3. ThS. NguyÔn ThÞ Ph­¬ng Liªn- Ths. NguyÔn V¨n Thanh - TS. §inh V¨n S¬n- Gi¸o tr×nh “Thanh to¸n vµ tÝn dông quèc tÕ” - Nhµ xuÊt b¶n §¹i Häc Quèc Gia Hµ Néi - 2000. 4. Hµ ThÞ Ngäc Oanh - Gi¸o tr×nh “Thùc hµnh kinh doanh th­¬ng m¹i quèc tÕ”- Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc - 1999. 5. PTS Lª V¨n TÒ - Gi¸o tr×nh "NghiÖp vô Ng©n hµng quèc tÕ" - Nhµ xuÊt b¶n Thµnh Phè Hå ChÝ Minh - 1994. 6. PGS. PTS. Lª V¨n TÒ - Gi¸o tr×nh “Thanh to¸n quèc tÕ” - Nhµ xuÊt b¶n thèng kª - 2000. 7. PGS. TS Vâ Thanh Thu vµ TS. §oµn ThÞ Hång V©n - Gi¸o tr×nh “H­íng dÉn thùc hµnh kinh doanh xuÊt nhËp khÈu t¹i ViÖt Nam”- Nhµ xuÊt b¶n thèng kª- 1996. 8. PGS §inh Xu©n Tr×nh - Gi¸o tr×nh “Thanh to¸n quèc tÕ trong ngo¹i th­¬ng”- Nhµ xuÊt b¶n Gi¸o dôc - Tr­êng §¹i häc Ngo¹i Th­¬ng - 1998. 9. PGS Vò H÷u Töu - Gi¸o tr×nh “Kü thuËt nghiÖp vô ngo¹i th­¬ng” - Nhµ xuÊt b¶n gi¸o dôc - 1998. 10. PSG. TS. §oµn ThÞ Hång V©n - Gi¸o tr×nh “Kü thuËt ngo¹i th­¬ng”- Nhµ xuÊt b¶n thèng kª - 2002. 11. Kinh tÕ ViÖt Nam 2001 (Vietnam’s Economy in 2001) - ViÖn nghiªn cøu Qu¶n lý kinh tÕ Trung ¦¬ng (General institute for economic management) - Nhµ xuÊt b¶n ChÝnh TrÞ Quèc Gia - 2002. 12. Annual report 2001 of Bank for Foreign Trade of Vietnam. 13. Quy t¾c vµ thùc hµnh thèng nhÊt vÒ tÝn dông chøng tõ - b¶n söa ®æi 10/1993 cã hiÖu lùc ¸p dông tõ 01/01/1994- UCP 500 cña Phßng Th­¬ng m¹i quèc tÕ, ICC so¹n th¶o. 14. LuËt thèng nhÊt vÒ hèi phiÕu n¨m 1930 (Uniform Law for Bills of Exchange, viÕt t¾t lµ ULB 1930) cña Phßng Th­¬ng m¹i quãc tÕ ICC so¹n th¶o. 15. LuËt hèi phiÕu vµ kú phiÕu quèc tÕ - Uû ban LuËt Th­¬ng m¹i quèc tÕ cña Liªn HiÖp quèc, kú häp thø 15, New York, ngµy 26 th¸ng 7 ®Õn 6 th¸ng 8, 1982, tµi liÖu sè A/CN 9/11 ngµy 18 th¸ng 2, 1982. 16. QuyÕt ®Þnh sè 444/2002/Q§ - Ttg ngµy 21/3/2002 vÒ viÖc sö dông chøng tõ ®iÖn tö. 17. C¸c biªn b¶n nghiÖp vô vÒ quy tr×nh thanh to¸n L/C vµ chiÕt khÊu bé chøng tõ cña Ng©n hµng Ngo¹i Th­¬ng. 17. "T×nh h×nh xuÊt nhËp khÈu 9 th¸ng ®Çu n¨m"- T¹p chÝ Ngo¹i th­¬ng sè th¸ng 10 n¨m 2002. 18. NguyÔn H÷u §øc - bµi "VËn ®¬n ®­êng biÓn theo lÖnh: mét sè vÊn ®Ò cÇn l­u ý"- T¹p chÝ Ng©n hµng sè 5/2001 NguyÔn H÷u §øc- "VÊn ®Ò ng©n hµng ph¸t hµnh chuyÓn giao chøng tõ cho kh¸ch hµng më L/C kiÓm tra"- T¹p chÝ Ng©n hµng sè 7/2002. Ng« Xu©n H¶i- bµi "§Ó h¹n chÕ rñi ro trong kinh doanh xuÊt nhËp khÈu cña c¸c doanh nghiÖp"- T¹p chÝ Ng©n hµng sè 7/2002. "Kinh tÕ ®èi ngo¹i cña n­íc ta trong chiÕn l­îc kinh tÕ- x· héi giai ®o¹n 2001-2010"- T¹p chÝ Ng©n hµng sè 8/2002 19. §Æng TrÇn LÖ Thuû - "Chøng tõ ®iÖn tö- Tõng b­íc më réng c¸c dÞch vô Ng©n hµng hiÖn ®¹i"- B¸o Ng©n hµng Ngo¹i Th­¬ng sè 108 (7/2002) 20. Ths. NguyÔn Thu Thuû- §H Ngo¹i Th­¬ng vµ Ths. NguyÔn Tó Anh- §H Th¨ng Long- "XuÊt khÈu thuû s¶n cña ViÖt Nam vµ triÓn väng vµo thÞ tr­êng EU"- T¹p chÝ Nh÷ng vÊn ®Ò kinh tÕ thÕ giíi sè 1 (75) 2002 21. "NhËp gia th× ph¶i tuú tôc. Doanh nghiÖp xuÊt khÈu vµo Mü cÇn hiÓu râ quy ®Þnh H¶i quan cña n­íc nµy."- B¸o §Çu t­ sè th¸ng 6/2002 22. Hµn Giang - "§Èy m¹nh thanh to¸n ®iÖn tö- Dì bá trë ng¹i cña th­¬ng m¹i ®iÖn tö "- Thêi b¸o kinh tÕ - sè 114 n¨m 2000 An Yªn - "Ph¸t triÓn th­¬ng m¹i ®iÖn tö- Nh÷ng ®iÒu cßn thiÕu ë ViÖt Nam"- Thêi b¸o kinh tÕ sè 27 n¨m 2001. 23. Thêi b¸o kinh tÕ ViÖt Nam sè 143 (28/11/2001). 24. "Kinh doanh chøng tõ ®iÖn tö - b­íc ®ét ph¸ cña ngµnh Ng©n hµng" (Ngäc Lý- VASC orient- 15/03/2002). phô lôc (C¸c mÉu chøng tõ chñ yÕu trong thanh to¸n xuÊt nhËp khÈu) 1. Invoice 2. Packing list 3. Insurance Certificate 4. Fumigation certificate 5. Phytosanitory Certificate 6. Quality and Quantity Certificate 7. Certificate of Origin form A, form O, form X. 8. Multiple country declaration. MÉu Invoice 1 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Tªn, ®Þa chØ, sè ®iÖn tho¹i, fax cña ®¬n vÞ xuÊt khÈu) INVOICE No._ _ _ _ _ _ _ _ Date: _ _ _ _ _ _ _ INVOICE of _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ for account and risk. MESSRS. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ shipped per _ _ _ _ _ _ _ _ _ _from_ _ _ _ _ _ _ _ _ _to_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ by the undersigned. Description Quantity Price Unit Price TOTAL TOTAL: ORIGIN OF GOODS:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _MARKS & NOS. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Signed) MÉu Invoice 2 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Tªn, ®Þa chØ, sè ®iÖn tho¹i, fax cña ®¬n vÞ xuÊt khÈu) Date:_ _ _ _ _ _ _ Cable address:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ INVOICE No._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Contract No:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ For an account and risk of Messrs: Means of transport: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ L/C No. _ _ _ _ _ Dated _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place of departure:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place of destination: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Transport receipt B/L No. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ MARKS & NO. DESCRIPTION OF GOODS NUMBER OF PACKAGES WEIGHT DELIVERED IN US DOLLARS GROSS NET UNIT PRICE AMOUNT Say: In _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Signed) MÉu Packing List 1 _ _ _ _ _ _ _ PACKING LIST (Tªn c«ng ty) Date:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Case Mark Messrs._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Invoice No. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Shipperd per_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Sailing on or about_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ From _ _ _ _ _ _ _ to_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Case No. Quantity Content Net Weight Gross Weight Measurement Per case @kgs Kgs @kgs Kgs. @m3 m3 TOTAL PACKING: IN EXPORT STANDARD PACKING _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Signed) MÉu Packing List 2 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Tªn, ®Þa chØ, sè ®iÖn tho¹i, fax cña ®¬n vÞ xuÊt khÈu) Date:_ _ _ _ _ _ _ Cable address:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Packing List No._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Contract No:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ For an account and risk of Messrs: Means of transport: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ L/C No. _ _ _ _ _ Dated_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place of departure:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place of destination: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Transport receipt B/L No. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ MARKS & NO. DESCRIPTION OF GOODS NUMBER OF PACKAGES WEIGHT DELIVERED GROSS NET Say: In _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (Signed) MÉu giÊy chøng nhËn b¶o hiÓm TæNG C¤NG TY B¶O HIÓM VIÖT NAM GIÊY CHøNG NHËN B¶O HIÓM INSURANCE CERTIFICATE Sè . No. Tªn vµ ®Þa chØ ng­êi ®­îc b¶o hiÓm Name and address of the Insured_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ TæNG C¤NG TY B¶O HIÓM VIÖT NAM nhËn b¶o hiÓm hµng ho¸ nhËp khÈu kª khai d­íi ®©y theo quy ®Þnh cña Quy t¾c chung b¶o hiÓm hµng ho¸ vËn chuyÓn ®­êng biÓn (QTC 1990) The Vietnam Insurance Company, hereby agree to insure the following import Cargo subject to the General Conditions of Marine Insurance on Goods (GCMI 1990) §¬n vËn t¶i sè B/L No. Sè kiÖn Number of packages Träng l­îng Weight Tªn hµng ho¸ b¶o hiÓm Goods insured Sè tiÒn b¶o hiÓm (gi¸ trÞ b¶o hiÓm) Amount insured (and so valued) Tæng sè tiÒn b¶o hiÓm CIF PhÝ b¶o hiÓm Total amount insured_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _Premium_ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ §iÒu kiÖn b¶o hiÓm Tû lÖ phÝ b¶o hiÓm Condition of insurance_ _ _ __ _ __ _ _ _ _ _ _ _ Rate_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Tªn tµu vËn chuyÓn Ngµy khëi hµnh Name of Vessel_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _Sailing on or about_ _ _ _ _ _ §i tõ ChuyÓn t¶i §Õn From_ _ _ _ _ _ _ _ _ _Transhipment_ _ _ _ __ _ _ _ _ _To_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ N¬i vµ c¬ quan gi¸m ®Þnh tæn thÊt In the event of loss, apply for survey to_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Hµ néi ngµy dated_ _ _ _th¸ng _ _ _ n¨m 20_ _ TæNG C¤NG TY B¶O HIÓM VIÖT NAM The Vietnam insurance Company GiÊy chøng nhËn khö trïng Bé N¤NG NGHIÖP Vµ C¤NG NGHIÖP THùC PHÈM MINISTRY OF AGRICULTURE AND FOODSTUFF INDUSTRY C¤NG TY KHö TRïNG VIÖT NAM VIETNAM FUMIGATION COMPANY Head office 29 Ton Duc Thang Str Ho Chi Minh City Tel: 84.8.225609 - Fax: 84.8.299517 GIÊY CHøNG NHËN KHö TRïNG FUMIGATION CERTIFICATE No. _ _ _ _ _ _/V.F.C Nay chøng nhËn l« hµng cã chi tiÕt d­íi ®©y: We hereby certify that the cargo with following details: - Tªn hµng (Name of the commodity)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ - Träng l­îng (Weight) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ - Sè l­îng (Quantity) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ - Ký m· hiÖu (Mark) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ - Ph­¬ng tiÖn chuyªn chë (Mean of conveyance)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ - Quèc tÞch (Nationality) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ - §· ®­îc khö trïng b»ng thuèc (Has bªn fumigated with) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ - LiÒu l­îng (Dosage) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ - Thêi gian (Duration of exposure) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ - §Þa ®iÓm (Place of fumigation) _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ - Ngµy khö trïng (Date of fumigated)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _Date_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Managing Director GiÊy chøng nhËn kiÓm dÞch thùc vËt Bé N¤NG NGHIÖM Vµ C¤NG NGHIÖP THùC PHÈM CéNG HOµ X· HéI CHñ NGHÜA VIÖT NAM Ministry of agriculture and food industries SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM CôC TRåNG TRäT Vµ B¶O VÖ THùC VËT §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc Plant production & Protection Department Independence - Freedom - Happiness GIÊY CHøNG NHËN KIÓM DÞCH THùC VËT Phytosanitary Certificate Sè No:_ _ _ _ _ _ _ _ _ Göi tíi c¬ quan b¶o vÖ thùc vËt n­íc: To Plant Protection organization (s):_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ DIÔN GI¶I VÒ L¤ HµNG Description of Consignment Tªn vµ ®Þa chØ ng­êi xuÊt khÈu Name and address of exporter:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Tªn vµ ®Þa chØ ng­êi nhËn Declared name and address of congignee_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Sè l­îng vµ lo¹i bao b×: Number and description of packages: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Ký m· hiÖu: Distinguishing marks: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ N¬i s¶n xuÊt Place of origine_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Ph­¬ng tiÖn chuyªn chë Declared means of conveyance_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ Cöa khÈu nhËp Declared point of entry_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ Tªn, sè l­îng vµ khèi l­îng s¶n phÈm: Name of produce and quantity declared_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Tªn khoa häc cña c©y: Botanical name of plants_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ Nay chøng nhËn r»ng nh÷ng c©y hoÆc s¶n phÈm c©y nªu trªn ®· ®­îc kiÓm tra theo thao t¸c, thñ tôc thÝch hîp vµ ®­îc ghi nhËn lµ kh«ng bÞ nhiÔm s©u bÖnh thuéc diÖn kiÓm dÞch thùc vËt vµ thùc tÕ kh«ng bÞ nhiÔm s©u bÖnh kh¸c; r»ng nh÷ng c©y vµ s¶n phÈm c©y nªu trªn ®­îc coi lµ phï hîp víi nh÷ng quy ®Þnh kiÓm dÞch thùc vËt hiÖn hµnh cña n­íc nhËp khÈu. This is to certify that the plant products described above have been inspected according to appropriate procedures and are considered to be free from quarantine pests, and practically free from other injurious pests, and that they are considered to conform with the current phytosanitary regulations of the importing country. Xö Lý Disinfestation and/ or disinfection treatment Ngµy Ph­¬ng ph¸p xö lý date_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Treatment:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Tªn thuèc (ho¹t chÊt) Thêi gian vµ nhiÖt ®é Chemical (active ingredient)_ _ _ _ _ _ _ _ Duration and temperature_ _ _ _ _ _ _ _ __ Nång ®é Th«ng b¸o thªm Concentration_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Addtion information_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ DÊu cña c¬ quan N¬i cÊp (place), Ngµy (date) Stamp of organization Tªn c¸n bé kiÓm dÞch thùc vËt (Name of authorized officer) GiÊy chøng nhËn sè l­îng, chÊt l­îng do ng­êi b¸n tù lËp QUALITY AND QUANTITY CERTIFICATE L/C No._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _Dated_ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ To Whom It May Concern: We hereby certify that the below mentioned goods and that their quality and quantity have been proved to be good, correct and in conformity with specifications. Description Quantity _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Yours faithfully, (name of the company) (signature) GiÊy chøng nhËn sè l­îng, chÊt l­îng, träng l­îng HEAD OFFICE 54 Tran Nhan Tong Str. Hanoi Tel: 4253840 - 4255077 Telex: 411242 VINACO VT Fax: 84.8.442961 * HOCHIMINH CITY BRANCH 80 Ba Huyen Thanh Quan Str. Tel: 8444704 - 444323 Telex: 812674 VINACO VT Fax: 84.8.442961 VINACONTROL THE VIETNAM SUPERINTENDENCE AND INSPECTION COMPANY CERTIFICATE OF QUALITY, QUANTITY AND WEIGHT No. Date. SHIPPER: CONSIGNEE: COMMODITY: WEIGHT: VESSEL: LOADING PORT: DESTINATION DATE OF EXPORT: B/L NO.: RESULTS OF INSPECTION PACKING QUALITY WEIGHT - Place of inspection - Date of inspection SURVEYOR sign This inspection has been carried outmost conscientiously and to the best of our knowledge andability, but without involving material responsibility GiÊy chøng nhËn xuÊt xø 1. Goods consigned from Reference No. GENERALISED SYSTEM OF PREFERENCES CERTIFICATE OF ORIGIN (combined declaration and certificate) FORM A issued in _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (country) 2. Goods consigned to 3. Means of transport and route 4. For official use 5. Item number 6. Marks and numbers of packages 7. Number and kind of packages; description of goods 8. Origin criterion 9. Gross weight of other quantity 10. Number and date of invoices 11. Certification It this hereby certified, on the basis of control carried out, that the declaration by the exporter is correct _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place and date, signature and stamp of certifying authority 12. Declaration by the exporter The undersigned hereby declared that the above detail and statement are correct; that all the goods were produced in_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (country) and that they comply with the origin requirements specified for those goods in the Generalised System of Preferences for goods exported to_ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ (importing country) _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place and date, signature of authorised signatory CERTIFICATE OF ORIGIN FORM O FOR EXPORTS TO MEMBERS INTERNATIONAL COFFEE ORGANIZATION 22 Berners Street, London W1P4DD, England 1. Valid for importation or replacement until _ _ _/ _ _ _/_ _ _ PART A: FOR USE BY ISSUING AUTHORITY 2. Reference No. Country Code Port Code Serial No. 3. Producing country 4. Country of Destination 5. Name of ship/other carrier 6. Port of loading/ intermediate ports 7. Date of shipment 8. Leave blank 9. Port or point of destination 10. Shipping marks 11. Number of bags or other container 12. Description of coffee 13. Net weight of shipment 14. Unit of weight kg 1b a. ICO Identification Marks _ _ _/_ _ _/_ _ _ b. Other marks Green (Crude) Roasted Solubie Other 15. Other relevant information It’s hereby certified that the coffee described above was grown in the abovementioned producing country 16 Customs stamp of issuing country _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date and Signature of Authorized Customs officer 17. Stamp of Certifying Agency _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date of issue and Signature of Authorized Certifying officer PART B. FOR USE WHEN CERTIFICATE IS COLLECTED COMPLETED CERTIFICATE TO BE FORWARDED TO THE ICO. 18. Notation by Customs service Certificate collected and coffee imported or placed under Custom control Custom entry number_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Observations_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Quantity (if defferent from boxes 11 or 13)_ _ _ _ 19. Notation by Certifying agency other that customs Certificate collected and credited to Transit Stamp Account Observation_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Place_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ date_ _ _ _ _ _ _ _ __ Place_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ date_ _ _ _ _ _ _ _ __ Custom stamp of collecting country Stamp of Certifying Agency Signature of equivalent of authorized Custom officer Signature of authorized Certifying officer CERTIFICATE OF ORIGIN FORM X FOR EXPORTS TO MEMBERS PART A: FOR USE BY ISSUING AUTHORITY 1. Name and address of exporter INTERNATIONAL COFFEE ORGANIZATION 22 Berners Street, London, WIP4DD, England 2. Name and address of importer 3. Reference No. Country Code Port Code Serial No. 4. Producing Country 5. Country of Destination 6. Name of ship/ other carrier 7. Port of loading/ intermediate ports 8. Date of shipment 9. Leave blank 10. Port or point of destination 11. Shipping marks 12.Number of bags or other containers 13. Description of coffee 14. Net weight of shipment 15. Unit of weight kg 1b a. ICO Identification Marks _ _ _ /_ _ _/_ _ _ b. Other marks Green (Crude) Roasted Solubie Other 16. Other relevant information It’s hereby certified that the coffee described above was grown in the abovementioned producing country 17. Customs stamp of issuing country _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date and Signature of Authorized Custom officer 18. Stamp of certifying agency _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date of issue and Signature of Authorized Certifying officer PART B. FOR USE BY SURVEYING AGENT 19. CERTIFICATION BY SURVEYING AGENT IN THE CASE OF TRANS-SHIPMENT First port of tran-shipment Trans-shipment date Second port of trans-shipment Trans-shipment date Destination Name of ship or other carrier Destination Name of ship or other carrier _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date and Signature of surveying agent _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date and Signature of surveying agent 20. CERTIFICATION OF IMPORTATION BY SURVEYING AGENT Country of import Place of entry _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Date and Signature of surveying agent Date of entry Observations MULTIPLE COUNTRY DECLARATION I,       (name), declare that the articles described below and covered by the invoice or entry to which this declaration relates were exported from the country * identified below on the dates listed and were subject to assembling, manufacturing or processing operations in and/or incorporate materials originating in, the foreign territory or country * or countries *, or the U.S. or an insular possession of the U.S. identified below, I declare that the information set forth in this declaration is correct and true to the best of my information, knowledge, and belief. A)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _(Country*) B)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _(Country*) C)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _(Country*) D)_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _(Country*) Mark of identification, numbers Description of article and quantity Description of Manufacturing and of Processing Operation Date and Country of Manufactured and/ or Processing Materials Country Date of exportation Description of Material Country of Production Date of exportation Date:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ * Country or countries when used in this declaration includes territories and U.S. insular possessions. The country will be identified the above declaration by the alphabetical designation appearing next to the named country. Name: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Signature: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Title: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Company: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Address: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __