Khóa luận Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện quân đội

oa học, cần có kho luận án, luận văn trong thành phần vốn tài liệu của mình. Từ năm 1975, TVQĐ đã xác định việc bổ sung những luận án, luận văn của các cán bộ trong quân đội nghiên cứu về đề tài chiến tranh và những vấn đề có liên quan. Ngoài những luận án, luận văn chuyên ngành về quân sự và các lĩnh vực khác trong hoạt động quân sự, còn có các đề tài về CTĐ, CTCT. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Đến nay, bằng nhiều hình thức, Thƣ viện đã bổ sung đƣợc khoảng 6.000 luận án và luận văn. Tuy số lƣợng chƣa nhiều, song đã làm đa dạng thêm vốn tài liệu ở TVQĐ, đáp ứng đƣợc nhu cầu nghiên cứu của bạn đọc.  Tư liệu. Bắt đầu đƣợc tiến hành bổ sung từ năm 1963, đến nay kho tƣ liệu của TVQĐ đã có khoảng 22.434 cuốn. Đây là những tài liệu gốc đƣợc đánh máy, sao chụp. Các tƣ liệu này đƣợc bảo quản ở kho riêng biệt. Nội dung kho tƣ liệu này cũng rất phong phú, đa dạng và trong số những tài liệu này có rất nhiều tƣ liệu mật, không phổ biến. Chúng có ký hiệu riêng và có nguyên tắc phục vụ riêng. Kho tƣ liệu này chủ yếu phục vụ nghiên cứu, tổng kết chiến tranh, tổng kết CTĐ, CTCT trong Quân đội nhân dân Việt Nam. Trong số vốn tƣ liệu của TVQĐ có rất nhiều chỉ thị, nghị quyết, văn bản của đảng ủy các cấp ra đời trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nƣớc. Đây là các văn bản gốc, do đó giá trị nghiên cứu rất cao, thực tế chúng đã góp phần rất quan trọng vào các công trình nghiên cứu về quân sự trong các cuộc kháng chiến của nhân dân ta. Tuy nhiên, khác với kho lƣu trữ, kho tƣ liệu của TVQĐ không chỉ đơn thuần là các văn bản, mà nó còn bao gồm các loại khác, nhất là các tƣ liệu dịch. Các tƣ liệu này đáp ứng nhu cầu thông tin thời sự của đông đảo bạn đọc. đặc biệt là các đồng chì lãnh đạo, quản lý, chỉ huy trong quân đội. TVQĐ đã phối hợp với các cơ quan thông tin khác trong và ngoài quân đội để khai thác lĩnh vực này, tạo ra các sản phẩm thông tin có giá trị nhƣ các thƣ mục. * Tài liệu dạng điện tử. Tài liệu điện tử là nguồn tài liệu mới nổi trội, đƣợc xuất bản dƣới dạng điện tử và đƣợc truyền trong các mạng máy tính để phục vụ khách hàng của mình. Đó là các loại hình sách, báo, tạp chí, điện tử trên máy tính, đĩa quang và trên các mạng thông tin máy tính. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm TVQĐ đƣa nhiệm vụ tin học hóa thƣ viện lên hàng đầu và coi đây là một nhiệm vụ cấp thiết. Đầu những năm 90 của thế kỷ XX, TVQĐ đƣợc trang bị những máy tính đầu tiên để bắt đầu quá trình tin học hóa công tác thông tin – thƣ viện. Hiện nay, TVQĐ đã và đang quan tâm tới việc xây dựng và phát triển nguồn thông tin điện tử. Có thể chia nguồn tài liệu này thành 3 nhóm: - Các cơ sở dữ liệu. - Các ấn phẩm điện tử (CD-ROM, băng Video). - Nguồn thông tin điện tử trên mạng INTRANET MISTEN. ● Các cơ sở dữ liệu. Trong nguồn tài liệu dạng điện tử, các CSDL đóng vai trò chủ đạo. CSDL là một tập hợp các dữ liệu, đƣợc tổ chức để phục vụ có hiệu quả, bằng cách tập trung hóa các dữ liệu đƣợc xác định, lƣu trữ và đƣợc tổ chức sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Đây là loại sản phẩm thông tin đặc biệt. Các CSDL hiện có tại TVTWQĐ: STT Tên CSDL Số lƣợng biểu ghi 1 CSDL sách, luận văn, luận án, tƣ liệu (TL của tổng kho) 105.434 2 CSDL Bài trích Báo - Tạp chí 23.000 3 CSDL Tên Báo – Tạp chí 1.500 4 CSDL Dữ kiện Bạn đọc 2.340 5 CSDL toàn văn sách điện tử phổ biến 1.422 6 CSDL tƣ liệu hạn chế (TL mật) 400 Các CSDL do TVQĐ xây dựng đã giúp cho việc tra cứu tìm tin nhanh chóng, đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, dễ khai thác. Tuy nhiên, CSDL sách khối Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm lƣợng còn ít so với tổng số vốn tài liệu của Thƣ viện, do vậy việc đƣa vào khai thác còn khó khăn, hiệu quả chƣa đƣợc cao. ● Ấn phẩm điện tử trên đĩa CD-ROM, băng Video. Ngày nay, CD-ROM đang đƣợc sử dụng rộng rãi và phổ biến trong các cơ quan thông tin – thƣ viện. Nhiều tạp chí khoa học, nhiều ấn phẩm thông tin, bên cạnh việc xuất bản dƣới dạng in truyền thống, còn đƣợc đƣa ra thị trƣờng dƣới dạng CD-ROM. Từ năm 1999, TVQĐ bắt đầu quan tâm đến việc sƣu tầm các ấn phẩm điện tử này. Tuy nhiên, với điều kiện kinh phí có hạn, đến nay TVQĐ chỉ mới sƣu tầm đƣợc 205 đĩa CD-ROM, 125 băng Video, gồm các CSDL dữ kiện và tài liệu toàn văn nhƣ: các bách khoa, từ điển, các thông tin mang nội dung chuyên ngành chính trị, xã hội, quân sự. Thƣ viện đã có phòng đọc điện tử riêng nên việc khai thác thuận tiện hơn. ● Nguồn thông tin điện tử trên mạng INTRANET MISTEN. Mạng INTRANET MISTEN là mạng máy tính truyền thông thông tin tƣ liệu của ngành thông tin khoa học công nghệ - môi trƣờng quân sự, có chức năng cung cấp và thu nhận thông tin khoa học công nghệ - môi trƣờng, phục vụ lãnh đạo, chỉ huy, quản lý nghiên cứu trong toàn quân. Việc khai thác nguồn tin hữu ích trên mạng đã hỗ trợ đắc lực cho việc tìm và tra cứu thông tin, góp phần làm phong phú thêm nguồn tin của TVQĐ. TVQĐ đang chú trọng xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin điện tử quân sự: + Xây dựng mục lục liên hợp quân sự quốc gia. + Xây dựng danh mục ác ấn phẩm định kỳ quân sự trong và ngoài nƣớc. + Xây dựng CSDL thƣ mục quân sự. + Tạo lập danh sách các ấn phẩm nƣớc ngoài. - Xây dựng các bộ sƣu tập số: Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Xây dựng các bộ sƣu tập số về “ Cuộc đời, sự nghiệp các tƣớng lĩnh Việt Nam”, “ Anh hùng quân đội Việt Nam qua 2 cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ”, “Lịch sử các đơn vị quân đội nhân dân Việt Nam”, “Bà mẹ Việt Nam anh hung”, “Kháng chiến chống Mỹ, cứu nƣớc” , “Kháng chiến chống Pháp” Dƣới đây là sơ đồ nguồn tin tại TVQĐ STT LOẠI HÌNH TÀI LIỆU SỐ LƢỢNG ĐƠN VỊ TÍNH 1. Sách quốc văn 252.482 cuốn 2. Sách ngoại văn 70.362 cuốn 3. Tƣ liệu 22.434 cuốn 4. Luận án, luận văn 5.962 cuốn 5. Sách điện tử (hạn chế và phổ biến) 1.238 tài liệu (151.113 tr.) 6. Tài liệu chuyên đề điện tử 50.000 trang 7. Băng bình video 125 chiếc 8. Đĩa CD – ROM 205 chiếc Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm (*) Số liệu thống kê tất cả các tên Báo - Tạp chí có tại TVQĐ từ khi thành lập đến nay. 2.2. Tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu. 2.2.1. Khái niệm công tác tổ chức vốn tài liệu. Tổ chức vốn tài liệu là phƣơng thức sắp xếp tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả. [7,12] Tổ chức kho tài liệu là một hoạt động các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm cho vốn tài liệu có một trật tự nhất định để phục vụ ngƣời dùng nhanh chóng khi có yêu cầu và có chính sách bảo quản hợp lý nhất. Tổ chức kho tài liệu phụ thuộc các yếu tố: quy mô, loại hình thƣ viện; Chức năng nhiệm vụ của cơ quan TT-TV; Đối tƣợng phục vụ; Thành phần vốn tài liệu; Cơ sở vật chất ; Số lƣợng và trình độ cán bộ TT-TV. Nói đến tổ chức vốn tài liệu là nói đến việc đăng ký, xử lý, sắp xếp, kiểm kê và bảo quản vốn tài liệu nhằm: + Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu. + Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu. 9. Báo tạp chí Quốc văn 843(*) tên 10 Báo – Tạp chí Ngoại văn 1.137(*) tên Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm + Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu. + Bảo quản lâu dài, tránh mất mát, hƣ hỏng. + Sử dụng lâu bền, tiết kiệm kinh phí. Ngoài ra, việc tổ chức vốn tài liệu thƣ viện có trật tự, có hệ thống, đảm bảo tính khoa học sẽ giúp cho cán bộ TT-TV và bạn đọc khai thác hiệu quả tài liệu. Việc tổ chức vốn tài liệu khoa học giúp tra tìm nhanh chóng, chính xác, dễ theo dõi và bảo quản hiệu quả. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của tổ chức vốn tài liệu, TVQĐ đã cố gắng tổ chức kho và sắp xếp tài liệu một cách khoa học và hợp lý nhất. 2.2.2. Khái niệm công tác bảo quản vốn tài liệu. Bảo quản vốn tài liệu thƣ viện là một khâu công tác trong hoạt động nghiệp vụ thƣ viện nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ của tài liệu, hạn chế các yếu tố tác động làm hƣ hỏng, tổn thất tài liệu, đảm bảo tính thông tin đầy đủ phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu lâu dài của bạn đọc. Là hoạt động đóng góp vào việc gìn giữ tài liệu. Bảo quản vốn tài liệu là những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng bình thƣờng có trong kho tài liệu. Muốn bảo quản tốt vốn tài liệu phải sử dụng những kiến thức của nhiều ngành tri thức khác nhau, đặc biệt là hóa học, vật lý và sinh học. Đồng thời các phƣơng pháp bảo quản vốn tài liệu cũng luôn đƣợc nghiên cứu và đổi mới cho phù hợp với sự phát triển của thƣ viện và khoa học công nghệ hiện đại. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản tài liệu cũng thu đƣợc nhiều kết quả khả quan. Công tác bảo quản vốn tài liệu của cơ quan thông tin -thƣ viện đƣợc phân chia thành 2 loại: - Bảo quản dự phòng: chú trọng ngăn chặn xuống cấp của toàn bộ các tƣ liệu về lý tính và hóa tính. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm - Bảo quản phục chế: đòi hỏi nhân công đông đảo, chuyên môn cao rất tốn kém và thƣờng chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc các hiện vật tƣ liệu quý hiếm sƣu tập. Nghiên cứu về bảo quản vốn tài liệu có các nhóm sau: - Môi trƣờng bảo quản tài liệu. - Nhà cửa và kho tàng bảo quản tài liệu. - Các tác nhân phá hoại tài liệu. - Các phƣơng pháp bảo quản và sửa chữa tài liệu. - Các quy trình và thao tác bảo quản. - Chuyển dạng tài liệu để bảo quản. 2.2.3. Mục đích của tổ chức kho và bảo quản vốn tài liệu. 2.2.3.1. Mục đích của tổ chức kho tài liệu. Toàn bộ vốn tài liệu của thƣ viện đƣợc bổ sung về sau khi đã mô tả biên mục, xây dựng cơ sở dữ liệu thƣ mục cần phải đƣợc tổ chức sắp xếp một cách khoa học và có hệ thống, nhằm tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu để cho cán bộ thƣ viện và bạn đọc (ngƣời dùng tin -NDT) dễ dàng khai thác hiệu quả nhanh chóng chính xác, dễ theo dõi và bảo quản vốn tài liệu hiệu quả. Tổ chức kho tài liệu là khâu cuối cùng của chu trình tài liệu nhằm: - Đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin nhanh nhất và chính xác. - Tạo điều kiện cho ngƣời cán bộ thông tin- thƣ viện nghiên cứu kho tài liệu của mình để từ đó hƣớng dẫn cho NDT. - Tiết kiệm đƣợc diện tích kho, giá. - Giảm bớt công sức cho cán bộ thông tin- thƣ viện hàng ngày làm việc với kho. - Tạo điều kiện cho việc kiểm kê, thanh lý kho tài liệu nhanh chóng. - Bảo quản tốt nguồn tin của cơ quan thông tin- thƣ viện. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Thông qua quá trình hoạt động triển khai phục vụ NDT, sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu tốt sẽ xử lý kịp thời các tình huống xảy ra. Có thể xem loại tài liệu nào NDT thƣờng xuyên khai thác để bổ sung cho phù hợp, tạo thuận lợi cho việc sử dụng. Tổ chức kho tài liệu theo mục lục, không chỉ tiện cho bạn đọc mà cả cán bộ thƣ viện trong quá trình tra cứu, hiệu quả sử dụng vốn tài liệu sẽ đƣợc nâng cao. Vốn tài liệu quý hiếm, nhƣng nếu khâu tổ chức kho chƣa khoa học, sẽ dẫn đến không đáp ứng đƣợc nhu cầu của độc giả và không thể bảo quản tốt đƣợc. Tổ chức kho tài liệu với hệ thống mục lục có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Có thể nói, vốn tài liệu có trong kho nhƣng không hoặc chƣa đƣợc thể hiện ở hệ thống mục lục tra cứu thì nguồn tài liệu đó coi nhƣ chết và thời gian lỗi thời hoặc hệ thống mục lục thể hiện sai tài liệu có trong kho (ví dụ: sai tên tài liệu; nhầm lẫn ký hiệu xếp giá, số đăng ký cá biệt ...) sẽ không tìm thấy tài liệu. Quá trình sử dụng tích cực của vốn tài liệu thƣ viện phụ thuộc vào hệ thống mục lục: - Khi kho tài liệu đƣợc đăng ký đầy đủ, thể hiện tính chính xác vào hệ thống mục lục, cấu tạo kho tin tốt. - Sắp xếp có trật tự nhất định sẽ đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của NDT. Công tác tổ chức kho tài liệu không thể tách rời công tác tổ chức hệ thống mục lục. + Tổ chức kho tài liệu gắn bó chặt chẽ với công tác bổ sung tài liệu: - Bổ sung tài liệu làm cho kho tài liệu tăng cƣờng về lƣợng và chất, đến với ngƣời dùng tin nhanh hay không phụ thuộc vào công tác tổ chức kho có khoa học hay không. - Công tác thông tin -thƣ viện hoàn thành đƣợc nhiệm vụ hoàn toàn dựa vào xác định những tài liệu đƣợc bổ sung cho kho tài liệu qua giá trị chính trị, khoa học, nghệ thuật của nguồn tin đó. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm - Tài liệu có giá trị là tài liệu đƣợc sử dụng. Ngƣợc lại nếu không có giá trị sẽ lãng phí ngân sách, chiếm diện tích kho, tốn công sức bảo quản... Bổ sung tài liệu phần lớn là xác định phƣơng pháp tổ chức kho (đóng, mở) và có ảnh hƣởng trực tiếp đến tổ chức kho tài liệu. Tóm lại, việc tổ chức kho tài liệu hợp lý có ý nghĩa rất lớn trong khâu công tác chuyên môn phục vụ của thƣ viện, làm cho chúng gần gũi với độc giả, giúp cho việc phục vụ độc giả linh hoạt hơn, nhanh chóng và có chất lƣợng hơn, giải quyết vấn đề kiểm kê, xử lý trong quá trình phục vụ và bảo quản các kho sách, đồng thời sử dụng tối ƣu không gian của kho chứa và tiết kiệm diện tích kho. 2.2.3.2. Mục đích của bảo quản vốn tài liệu. Bảo quản vốn tài liệu nhằm giữ gìn vốn tài liệu của thƣ viện, bảo vệ tài liệu khỏi những tác động xấu từ không gian môi trƣờng và của con ngƣời. Bảo quản vốn tài liệu tốt nhằm góp phần tăng cƣờng nguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng thông tin cho ngƣời dùng tin: - Vốn tài liệu là nguyên liệu đầu vào không thể thiếu đƣợc trong hoạt động thông tin khoa học của các cơ quan thông tin- thƣ viện nhằm phát triển kinh tế - văn hoá - xã hội đất nƣớc. - Là công cụ triển khai trong hoạt động thông tin tri thức giúp con ngƣời có những quyết định căn cứ khoa học nhất. - Là loại hàng hoá đặc biệt trong nền kinh tế tri thức hiện nay, đã và đang đƣợc mua bán sôi động với lãi xuất cao. Bảo quản vốn tài liệu tốt sẽ góp phần tiết kiệm ngân sách dành cho các cơ quan thông tin –thƣ viện, tiết kiệm đƣợc những khoản chi không cần thiết để mua các tài liệu bị mất hoặc bị hƣ hỏng trƣớc thời hạn. Đồng thời là tốt công tác bảo quản không để xảy ra hỏa hoạn, thiên tai góp phần tiết kiệm ngân sách đầu tƣ của Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm nhà nƣớc. Bên cạnh đó đáp ứng thỏa mãn nhu cầu bạn đọc, giảm bớt số lần từ chối, tạo cơ sở cho việc sử dụng , phát huy tốt giá trị của vốn tài liệu. 2.2.4. Nguyên nhân gây tác hại đến vốn tài liệu. Vốn tƣ liệu bị hƣ hỏng một số nguyên nhân chủ yếu sau: - Sự tự huỷ hoại của bản thân tài liệu: dù cho tài liệu đƣợc giữ gìn cẩn thận nhƣng sau một thời gian tài liệu vẫn bị huỷ hoại và không thể tránh khỏi do trong quá trình tạo ra giấy ngƣời ta sử dụng nhiều hoá chất, đặc biệt axit để tẩy trắng giấy dƣới tác động của độ ẩm trong không khí giấy rất dễ bị phân huỷ. Còn đối với tài liệu từ tính sau một thời gian từ tính giảm nên thông tin lƣu giữ trong chúng bị ảnh hƣởng, chất lƣợng giảm có khi còn bị hƣ hỏng không sử dụng đƣợc. - Sự xâm hại của các loại côn trùng: mối mọt, gián, con dài đuôi và chuột làm cho kho tài liệu bị hƣ hại. - Môi trƣờng chứa tài liệu chƣa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật: Độ ẩm cao trên 70% tài liệu sẽ bị vồng lên méo mó hoặc dễ dàng bị mủn nát do giấy hút ẩm dễ dàng tạo điều kiện cho nấm mốc, côn trùng phát triển, độ ẩm thấp giấy bị khô giòn. Khi độ ẩm thay đổi thƣờng xuyên sẽ gây các biến dạng vật lý, làm đứt các sợi xenlulo của giấy nhanh bị rách nát. Do vậy độ ẩm là nhân tố gây huỷ hoại tài liệu nguy hiểm nhất. Ánh sáng tự nhiên chiếu vào tài liệu có hơi nóng làm giảm độ ẩm tƣơng đối trong không khí, đẩy mạnh quá trình oxy hoá làm giòn tài liệu và mực màu bị phai mờ. Ánh sáng nhân tạo dù không gây ra nhiều tác hại nhƣ ánh sáng tự nhiên nhƣng cũng ảnh hƣởng: các bóng đèn tròn đỏ tạo ra các tia hồng ngoại, bóng đèn huỳnh quang tuy nhiệt độ thấp nhƣng lại phát ra nhiều tia cực tím phá huỷ những liên kết hóa học trong giấy làm cho giấy dễ bị rách. Nhiệt độ trong kho cao sẽ gây ra những phản ứng hóa học làm mất sự thuỷ phân trong giấy làm cho giấy mờ chữ, bị giòn, phim ảnh giãn nở mở rộng. Nhiệt độ thấp, không khí ẩm ƣớt dễ tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển, tài liệu mủn Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm nát, ố mốc, phim ảnh bị co lại. Nhiệt độ lên xuống thất thƣờng sẽ dẫn đến hiện tƣợng co bóp các cơ sợi theo hƣớng dọc ngang làm cho nó tự suy giảm độ bền cơ học. Bụi là kẻ thù giấu mặt của tài liệu có tác hại làm bào mòn tài liệu, sự co giãn của tài liệu có thể làm cho bụi đâm rách các thớ giấy. Trong bụi có lẫn nhiều tế bào nấm mốc, vô số vi khuẩn và trứng các loại côn trùng, do vậy nếu gặp điều kiện thuận lợi chúng sẽ phát triển một cách nhanh chóng. - Do sử dụng quá tải của con ngƣời: đối với một số tài liệu quý hiếm và ý thức sử dụng tài liệu của bạn đọc chƣa cao, hiện tƣợng cắt xé, đánh dấu tài liệu vẫn còn, đặc biệt là phòng đọc báo-tạp chí, sách bị gấp nếp Cán bộ thƣ viện nhiều khi không kiểm soát hết đƣợc bạn đọc nên đã không kịp thời nhắc nhở bạn đọc, không kiểm tra tài liệu trƣớc khi cho bạn đọc mƣợn và sau khi bạn đọc trả. Nhiều tài liệu đem đi photocopy, nhiệt độ nóng của máy photocopy cũng làm cho tài liệu bị hƣ hỏng. - Kinh phí đầu tƣ cho công tác bảo quản của các cơ quan thông tin - thƣ viện còn hạn chế hoặc sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên trong công tác bảo quản vốn tài liệu - Những yêu tố về điều kiện trong công tác bảo quản không đảm bảo nhƣ: phƣơng tiện bảo quản thiếu thốn, không có đủ điều kiện tối thiểu để bảo quản nhƣ giá, tủ, cặp, hộp và các phƣơng tiện khác. Đó là những yếu tố phá hoại nghiêm trọng tình trạng vật lý của tài liệu, đặc biệt là không có nhà kho chuyên dùng để bảo quản vốn tài liệu. 2.3. Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản kho tài liệu tại Thƣ viện Quân đội. 2.3.1. Xử lý tài liệu về kỹ thuật. Sau khi tài liệu đƣợc nhập về TVQĐ, công việc đăng ký vốn tài liệu là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong công tác thƣ viện nói chung và quá trình xử Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm lý tài liệu nói riêng, nhằm xác định quyền sở hữu và xác lập số thứ tự của từng đơn vị tài liệu trong kho tài liệu thƣ viện. Đăng ký tài liệu giúp cho Thƣ viện nắm đƣợc toàn bộ tình hình số tài liệu của mình để từ đó thực hiện đƣợc việc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lý. Nắm đƣợc hiện trạng của vốn tài liệu để từng bƣớc đặt kế hoạch cho phù hợp với từng thời kỳ. Đăng ký tài liệu chính là một biện pháp để bảo quản tốt tài sản của Thƣ viện, bởi lẽ vốn tài liệu trong thƣ viện hay cơ quan thông tin luôn biến động, hàng năm có bổ sung tài liệu mới, thanh lý tài liệu cũ, có mất, có hủy. Nếu không đăng ký sẽ không theo dõi, bảo quản đƣợc tài liệu. Đăng ký vốn tài liệu góp phần vào việc bảo quản kho tin, mỗi một xuất bản phẩm nhập vào hay xuất ra khỏi kho nhằm mục đích là nắm đƣợc toàn bộ vốn tài liệu của Thƣ viện. Thống qua đó, ngƣời ta có thể phân tích sự phát triển và những hiện tƣợng xảy ra trong quá trình tổ chức vốn tài liệu. Đăng ký vốn tài liệu là cơ sở khoa học giúp cho việc xây dựng kế hoạch phát triển vốn tài liệu với những quy mô khác nhau. Bên cạnh chức năng kiểm tra, đăng ký vốn tài liệu còn có chức năng thông tin. Nêu rõ đƣợc tình trạng của kho tài liệu, loại hình ấn phẩm, ngôn ngữ, theo đối tƣợng phục vụ. Ngoài ra, việc đăng ký cho phép Ban lãnh đạo Thƣ viện biết đƣợc công việc bổ sung trao đổi và chia sẻ thông tin đƣợc tiến hành nhƣ thế nào để cải tiến quy trình đó. Đối với TVQĐ có nhiều tài liệu, tổ chức thành nhiều kho tài liệu khác nhau thì sẽ có nhiều sổ đăng ký cá biệt, mỗi kho lại có sổ đăng ký cá biệt riêng. VD. : kho Phòng đọc, kho Phòng mƣợn, kho phòng báo, kho Tƣ liệu. Trong mỗi kho lại chia ra nhiều sổ đăng ký cá biệt theo ngôn ngữ, khổ sách VD. : kho Việt nhỏ, kho Việt vừa, kho Việt lớn. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Ở TVQĐ sách từ 22,5 cm trở lên tính là khổ lớn, dƣới 22,5 cm là khổ nhỏ, đăng ký không định kỳ đối với sách và tƣ liệu, đăng ký tài liệu định kỳ đối với báo và tạp chí. Sau khi đăng ký xong, tài liệu đƣợc chuyển ngay đến khâu xử lý kỹ thuật để chuẩn bị cho công tác phục vụ và bảo quản. Quá trình xử lý kỹ thuật bao gồm những công việc sau đây: - Đóng dấu. - Viết số đăng ký cá biệt. - Viết ký hiệu xếp giá. - Dán nhãn và ghi ký hiệu xếp giá lên đó. - Làm phiếu sách. Tất cả những thao tác đó đƣợc làm theo một tuần tự nhất định, cẩn thận và chính xác. Sau đó các tài liệu tại TVQĐ đƣợc sắp xếp trên giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dƣới. Trật tự các giá cũng theo nguyên tắc từ trái qua phải. * Các phương pháp sắp xếp tài liệu đang áp dụng tại TVQĐ . - Sắp xếp tài liệu theo hình thức (ngôn ngữ + khổ + số đăng ký cá biệt) Là phƣơng pháp kết hợp ngôn ngữ và khổ tài liệu để phân chia các kho tài liệu. Trong mỗi kho tài liệu sắp xếp theo thứ tự số cá biệt của sổ đăng ký. Ví dụ: 355 Trong đó: K: Tổng kho K 355: Sách quân sự A.256 A: tiếng Anh 256: số đăng ký cá biệt - Sắp xếp tài liệu kết hợp nội dung và hình thức (phân loại + chữ cái) Là cách sắp xếp kết hợp cả nội dung và hình thức của tài liệu. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Phân loại: TVQĐ đang sử dụng Bảng phân loại 19 lớp do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn lại năm 2002 gồm các nhóm nội dung sau: Chính trị- xã hội (gồm các môn loại: 0,1,3,3K,9,91) Kho học- kỹ thuật (gồm các môn loại 5,6,61,63) Văn học- nghệ thuật (gồm các môn loaijm4,7,8) Tác phẩm văn học (môn loại V) Chữ cái: Các tài liệu sắp xếp trên giá theo trật tự chữ cái tên tài liệu hoặc tác giả. - Sắp xếp báo, tạp chí. + Sắp xếp theo hình thức ( ngôn ngữ + khổ + số đăng ký) + Sắp xếp theo nội dung ( phân loại + chữ cái tên báo chí). 2.3.2. Tổ chức hệ thống các kho và bảo quản tài liệu. Hệ thống kho TVQĐ Kho đóng Kho mở Tổng kho Kho mƣợn Kho phòng đọc Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm 2.3.2.1 Tổng kho. Tổng kho là kho chính của TVQĐ, bao gồm tất cả các loại tài liệu từ khi thành lập đến nay. Đây là kho tổng hợp nhất, đầy đủ nhất có khả năng đáp ứng nhu cầu phong phú của bạn đọc, mọi yêu cầu của độc giả ở kho phụ không đáp ứng đƣợc đều gửi lên tổng kho. Tổng kho đƣợc tổ chức theo hình thức kho đóng, nên bạn đọc mƣợn tài liệu ở tổng kho phải thông qua phiếu yêu cầu. Tổng kho là kho lƣu trữ tri thức đồ sộ, quý báu của TVQĐ. Số lƣợng tài liệu có trong tổng kho lớn với khoảng 100.000 cuốn. * Tổ chức vốn tài liệu tại tổng kho Tổng kho đƣợc chia thành nhiều kho nhỏ, mỗi kho nhỏ chứa đựng một dạng tài liệu khác nhau bao gồm: Kho Việt lớn, kho Việt nhỏ, kho Việt vừa, kho Nga nhỏ, kho Nga vừa, kho tƣ liệu, kho báo – tạp chíMỗi loại kho lại có một ký hiệu riêng. Ví dụ: Kho Nga nhỏ có ký hiệu là XN. Kho Nga vừa ký hiệu là XV. Tạp chí nƣớc ngoài ký kiệu là TN. + Cơ cấu vốn tài liệu tại tổng kho: Nội dung tài liệu Đơn vị (%) Tài liệu chính trị xã hội 35% Tài liệu quân sự 35% Tài liệu văn hóa nghệ thuật 5% Tài liệu khoa học - kỹ thuật - y tế 25 % Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung của tổng kho Ngôn ngữ tài liệu Tỷ lệ Tài liệu tiếng Việt 74% Tài liệu tiếng Nga 12 % Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Tài liệu tiếng Anh 7,2 % Tài liệu tiếng Pháp 4% Tài liệu Trung Quốc 2% Tài liệu nƣớc khác 0,8% Cơ cấu vốn tài liệu theo ngôn ngữ của tổng kho. + Nguyên tắc sắp xếp tài liệu tại tổng kho. Tất cả tài liệu tại tổng kho đƣợc sắp xếp trên giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dƣới. Trật tự các giá tài liệu cũng đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc từ trái sang phải. + Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu trong tổng kho. Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu tổng kho đang sử dụng là phƣơng pháp sắp xếp tài liệu theo hình thức (ngôn ngữ + khổ + sổ đăng ký cá biệt). Ví dụ: 355 Trong đó: K: Tổng kho K 355: Sách quân sự A.256 A: tiếng Anh 256 : số đăng ký cá biệt * Công tác bảo quản vốn tài liệu tại tổng kho. Tài liệu trƣớc khi nhập vào kho đƣợc khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số đăng ký. Tài liệu xếp trong các hộp hoặc có bao gói bên ngoài, trên mỗi hộp đều đƣợc dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin để tiện trong việc thống kê và tra tìm khi có yêu cầu. Trong quá trình đƣa tài liệu ra phục vụ khai thác, cán bộ TVQĐ kiểm tra chất lƣợng và tình trạng vật lý của tài liệu, những tài liệu bị hƣ hỏng hoặc tài liệu thuộc loại quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc. Tài liệu tại tổng kho đƣợc đem đi số hóa theo định kỳ để bảo quản tài liệu lâu dài hơn. Khi phát hiện thấy tài liệu bị hƣ hỏng, cán bộ thƣ viện kịp thời chuyển giao tu bổ, phục chế, đóng bìa hoặc làm bản sao bảo hiểm. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Để phòng nấm mốc phát sinh cán bộ thƣ viện thƣờng xuyên quét dọn, lau chùi làm vệ sinh kho tài liệu, đặt hộp thuốc chống mối mọt, duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ cho môi trƣờng bảo quản tài liệu. Phòng chống hỏa hoạn cho tổng kho, TVQĐ đã trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy và tập huấn kiến thức khi có hỏa hoạn. 2.3.2.2 Kho phòng mượn. Kho phòng mƣợn tổ chức hình thức cho mƣợn tài liệu về là một hình thức thuận lợi cho bạn đọc, bởi không phải lúc nào ngƣời dùng tin cũng có thời gian rảnh đến thƣ viện đọc sách. Do đó để thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc, TVQĐ còn tổ chức phòng mƣợn riêng với mục đích cho bạn đọc mƣợn về nhà. Phòng mƣợn có diện tích 130 m2 với 70 giá sách, chứa đựng khoảng 150.000 cuốn. Phòng mƣợn của TVQĐ đƣợc tổ chức nhƣ một thƣ viện phổ thông thu nhỏ, phục vụ cho nhu cầu học tập nâng cao trình độ, nâng cao đời sống văn hóa tinh thần, phục vụ cho công tác tuyên truyền, công tác Đảng - công tác chính trị và phục vụ nhu cầu giải trí lành mạnh của bạn đọc và ngƣời dùng tin. Ngoài những sách phổ thông về khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, khoa học quân sự, thì kho mƣợn còn tập trung chủ yếu các loại sách văn học nghệ thuật. Một nét đặc thù của kho phòng mƣợn là chỉ phục vụ giới hạn đối tƣợng bạn đọc chỉ là các sỹ quan quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên chức quốc phòng thuộc các Tổng cục và cơ quan Bộ quốc phòng, các giáo viên... đang công tác tại các học viện đóng quân trên địa bàn Hà Nội và các sỹ quan cao cấp từ thƣợng tá trở lên đã nghỉ hƣu hiện đang cƣ trú tại các quận nội thành Hà Nội. Do giới hạn đối tƣợng bạn đọc hàng năm phòng mƣợn phục vụ lƣợt bạn đọc ổn định khoảng từ 6.000 - 7.000 lƣợt, từ 15.000 - 20.000 lƣợt luân chuyển tài liệu. Đến phòng mƣợn bạn đọc có thể tự chọn cho mình những loại tài liệu mà mình đang quan tâm. Qua số liệu thống kê, tài liệu văn học nghệ thuật phục vụ nhu cầu văn hoá tinh thần và giải trí đƣợc bạn đọc quan tâm nhiều nhất chiếm Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm 72,8%. Các tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, nâng cao trình độ hiểu biết chỉ chiếm 27,2% lƣợt luân chuyển tài liệu. * Tổ chức vốn tài liệu tại kho phòng mượn. + Cơ cấu vốn tài liệu. Vốn tài liệu theo ngôn ngữ: Tài liệu tiếng Việt chiếm 100% Nội dung tài liệu Tỷ lệ Tài liệu chính trị xã hội 30% Tài liệu quân sự 10% Tài liệu văn hóa nghệ thuật 50% Tài liệu khoa học – kỹ thuật – y tế 10% Cơ cấu vốn tài liệu theo nội dung của phòng mượn + Nguyên tắc sắp xếp tài liệu. Tài liệu trong phòng mƣợn đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dƣới. Trật tự các giá tài liệu đƣợc sắp xếp theo nguyên tắc từ trái sang phải. + Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu. Kho phòng mƣợn sắp xếp tài liệu theo phƣơng pháp kết hợp giữa nội dung và hình thức (phân loại + chữ cái). Về phân loại: sử dụng bảng phân loại 19 lớp của TVQGVN. Về chữ cái: Trong mỗi ngành tri thức, khi phân loại không chia nhỏ hơn nữa, các tài liệu đƣợc xếp trên giá theo trật tự chữ cái tên tài liệu hoặc tên tác giả. * Công tác bảo quản tài liệu tại kho phòng mượn. Nội quy của phòng mƣợn đƣợc đặt tại cửa ra vào để bạn đọc nắm rõ trách nhiệm và nghĩa vụ khi sử dụng vốn tài liệu tại phòng. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Quản lý chặt chẽ việc mƣợn trả tài liệu của bạn đọc để tránh tình trạng mất mát, hao hụt. Trƣớc và sau quá trình mƣợn trả tài liệu, cán bộ thƣ viện kiểm tra kỹ lƣỡng tình trạng của tài liệu. Đối với những tài liệu bị hƣ hỏng sau quá trình mƣợn trả, cán bộ thƣ viện tại phòng chuyển đi tu bổ tài liệu trở lại trạng thái ban đầu (bao gồm các công việc nhƣ đóng bìa cứng, dán lại những trang bị rách, dùng ghim dập để dính lại những trang bị đứt chỉ). Đối với tài liệu mà bạn đọc làm mất, cán bộ thƣ viện bổ sung kịp thời và có biện pháp xử lý thích hợp. Đối với những tài liệu quý hiếm, nhân bản, số hóa tài liệu rồi mới đem ra phục vụ để tránh tình trạng sử dụng bản gốc. Cuối giờ làm việc hàng ngày cán bộ thƣ viện tại phòng kiểm tra lại kho sách để đảm bảo tài liệu luôn đƣợc sắp xếp đúng vị trí trên giá. Đối với những tài liệu luân chuyển đến các đơn vị thì việc tổ chức và bảo quản gặp khó khăn hơn nhiều, để quản lý đƣợc nguồn tài liệu luân chuyển TVQĐ thƣờng xuyên tiến hành công tác kiểm kê số lƣợng tài liệu. Mỗi đợt luân chuyển thƣờng cách nhau 6 tháng đến 1 năm. Trƣớc khi luân chuyển đợt mới Thƣ viện tiến hành thu hồi tài liệu đã luân chuyển. Trƣớc và sau khi luân chuyển cán bộ TVQĐ nắm rõ số lƣợng cũng nhƣ tình trạng của tài liệu để đƣa ra những biện pháp bảo quản thích hợp. Tuyên truyền, giáo dục ý thức giữ gìn, bảo quản tài liệu cho đôc giả của từng đơn vị. Ngoài ra, TVQĐ tiến hành đóng bìa cứng, trƣớc khi vận chuyển để tránh hƣ hỏng tài liệu. Việc vệ sinh kho, cán bộ thƣ viện của phòng mƣợn thực hiện thƣờng xuyên và theo định kỳ bao gồm các công việc nhƣ: hút bụi kho sách, diệt côn trùng gây hại cho tài liệu, lau giá sáchMỗi năm phòng mƣợn phục chế đƣợc khoảng 500 – 700 tài liệu. 2.3.2.3 Kho phòng đọc. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Với diện tích khoảng 400 m2 kho đọc đƣợc chia thành hai kho nhỏ là kho đọc tra cứu và kho đọc tự chọn * Kho phòng đọc tra cứu Kho phòng đọc tra cứu bố trí 30 chỗ ngồi với diện tích 200m2 và tổ chức 25 giá đựng tài liệu. Số lƣợng tài liệu tra cứu bao gồm: sách kinh điển, từ điển bách khoa, niên giám thống kê, thƣ mục, biên niên sự kiện; các bộ sách toàn tập, tuyển tập... đƣợc lựa chọn từ các sách tra cứu đƣợc lƣu giữ trong tổng kho. Nội dung tài liệu Tỷ lệ Số lƣợng Bách khoa, từ điển 43% 3000 cuốn Tài liệu tra cứu quân sự 28% gần 2000 cuốn Tài liệu tra cứu chính trị xã hội 29% hơn 2000 cuốn Tài liệu tra cứu về văn học 0% 0 cuốn Cơ cấu tài liệu theo nội dung kho đọc tra cứu. * Kho phòng đọc tự chọn. Diện tích kho đọc tự chọn khoảng 200 m2, bố trí 35 giá. Tổng số tài liệu khoảng 15.000 tài liệu bao gồm tất cả các môn loại, tài liệu mới nhập vào TVTWQĐ trong 10 năm gần đây. Phòng đƣợc trang bị máy điều hòa nhiệt độ, quạt và máy tính.Công cụ tra cứu tìm tin: hệ thống mục lục và máy tính. Bạn đọc có thể lựa chọn tài liệu trên giá và trực tiếp sử dụng tại phòng đọc. Đây là phòng phục vụ trọng yếu, hiện nay phòng đọc tự chọn chuyên phục vụ đọc sách và tƣ liệu. Đối tƣợng phục vụ là những ngƣời làm công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập, có nhu cầu hiểu biết sâu. Nội dung tài liệu Tỷ lệ Tài liệu chính trị - xã hội 35 % Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Tài liệu quân sự 35% Tài liệu văn hóa nghệ thuật 5% Tài liệu khoa học – kỹ thuật - y tế 25% Cơ cấu vốn tài liệu của phòng đọc tự chọn. Vốn tài liệu trong kho đọc tự chọn đƣợc sắp theo môn ngành tri thức tuân theo bảng phân loại 19 lớp. * Công tác bảo quản tài liệu tại kho phòng đọc. Với lƣợt bạn đọc đông đảo (gần 5000 lƣợt bạn đọc hàng năm) nên không tránh khỏi hiện tƣợng tài liệu bị hủy hoại nhƣ rách nát, mất trang, ố bẩn. CBTV làm các thao tác tu bổ tài liệu của kho phòng đọc nhƣ: đóng bìa cứng, tu sửa tài liệu, dùng băng dính dán lại những trang bị rách, dùng ghim dập để đính lại những trang bị đứt chỉ. Giáo dục ý thức cho bạn đọc để nâng cao trách nhiệm của bạn đọc trong việc giữ gìn và bảo quản tài liệu. Đối với kho phòng đọc công tác nội dịch đƣợc tiến hành thƣờng xuyên hàng ngày, sắp xếp, chỉnh sửa theo đúng kí hiệu xếp giá để phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả và kịp thời phát hiện những tài liệu hƣ hỏng để sửa chữa. 2.3.2.4. Phòng Báo – Tạp chí. Diện tích phòng báo- tạp chí 150 m2 và kho lƣu giữ báo, tạp chí lƣu 1.000 m2 đƣợc trang bị máy điều hòa nhiệt độ, quạt, máy vi tính. Phòng bố trí 50 chỗ ngồi, trƣng bày 15 giá báo, tạp chí mới thuận tiện cho bạn đọc sử dụng có khoảng 1.662 loại báo, tạp chí trong nƣớc và nƣớc ngoài với các thứ tiếng Việt, Nga, Anh, Pháp, Đức, Trung Quốc và một số ngôn ngữ khác. Các loại báo sƣu tập đƣợc trong kháng chiến chống Pháp đƣợc lƣu trữ trong kho, chủ yếu là các loại báo nhƣ: Báo Nhân dân, Báo Quân đội Nhân dân, tạp chí Học tập, Tạp chí Văn nghệ Quân đội Hàng năm, TVQĐ đặt mua 160 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm loại báo, tạp chí quốc văn, 80 loại báo, tạp chí ngoại văn và hơn 60 loại báo, tạp chí nội bộ trong quân đội của các quân khu, quân đoàn, binh chủng, các học viện, nhà trƣờng gửi tặng, lƣu chiểu. Số liệu thống kê năm 2012: Lƣợt bạn đọc: 19.700 (trong quân đội là 8.550 lƣợt ; ngoài quân đội là 11.150). Lƣợt luân chuyển tài liệu: 350.150 tài liệu; Phục vụ chuyên đề: 26 chuyên đề; CSDL bài trích số hóa: 93 biểu ghi; Nhập và xử lý báo hàng ngày: quốc văn: 262, ngoại văn: 58 loại; Soạn báo, tạp chí đóng: 510 tập; Photo tài liệu là 9.800 trang. Đặc điểm của báo, tạp chí là luôn cập nhập hàng ngày nhƣ báo Nhân dân, báo Quân đội nhân dân... Với số lƣợng báo, tạp chí ngày càng tăng nhƣ vậy đòi hỏi CBTV phòng Báo - tạp chí đầu tƣ rất nhiều thời gian và công sức cho công tác tổ chức và bảo quản nguồn Báo- tạp chí. Đặc biệt, TVQĐ lƣu trữ số lƣợng lớn báo, tạp chí từ thời kháng chiến chống Mỹ. Với nguồn tài liệu lâu đời và quý hiếm nhƣ vậy đòi hỏi cán bộ phải có những biện pháp tổ chức và bảo quản báo, tạp chí hữu hiệu nhất. * Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu. Vì số lƣợt bạn đọc lớn nên CBTV luôn theo dõi ý thức giữ gìn tài liệu của bạn đọc để kịp thời nhắc nhở. Nội quy của phòng Báo – tạp chí đƣợc bố trí ở nơi nhiều ngƣời qua lại nhƣ cửa ra vào để bạn đọc nắm đƣợc những quy tắc cần có khi sử dụng tài liệu. Ngoài ra có những cộng tác viên đóng góp những ý kiến cho CBTV để nâng cao công tác giữ gìn và bảo quản tài liệu. Đầu giờ làm việc cán bộ của phòng thƣờng dành thời gian để xử lý báo, tạp chí mới ra trong ngày để dễ dàng cho công tác quản lý và bảo quản. Bao gồm các công đoạn: đóng dấu, dập ghim, vào sổ đăng ký báo tạp chí, tránh tình trạng bạn đọc đem ra ngoài khi đã có dấu của TVQĐ và theo dõi đƣợc tình hình xuất bản. Cuối giờ, CBTV sắp xếp báo đúng vị trí trên giá để bạn đọc dễ dàng sử dụng. Để quản lý bảo quản báo, tạp chí đƣợc thuận lợi, TV đã tiến hành đóng báo, tạp chí thành tập sau 1 thời gian phục vụ (1 đến 2 tháng đối với báo ngày, 3 đến 6 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm tháng đối với báo tuần, 1 năm đối với tạp chí). Các tập báo, tạp chí sau khi đƣợc đóng thành tập sẽ đƣợc lƣu trữ trong kho cẩn thận và khi có yêu cầu của bạn đọc mới đƣợc đem ra phục vụ. Riêng năm 2012 TVQĐ đóng đƣợc 510 tập báo, tạp chí. TVQĐ đã sử dụng giá nén để lƣu trữ báo, tạp chí. Giá nén có ƣu điểm lƣu trữ số lƣợng TL lớn, tiết kiệm đƣợc diện tích kho, bảo vệ tài liệu khỏi các tác nhân bên ngoài. Khi độc giả có nhu cầu sử dụng báo, tạp chí từ lâu đời chứa đựng trong kho thì CBTV tiến hành sao chép tài liệu để tránh việc sử dụng bản gốc. Biện pháp này giúp bảo vệ tài liệu gốc tốt hơn mà vẫn đáp ứng đƣợc nhu cầu của bạn đọc. Phòng luôn đƣợc vệ sinh sạch sẽ để chống lại tác nhân làm hủy hoại tài liệu nhƣ bụi, côn trùng, chuột 2.3.2.5. Phòng Thông tin – thƣ mục Thực hiện nhiệm vụ Biên soạn các thƣ mục tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dùng tin tra cứu tài liệu theo chủ đề, theo môn loại, theo từ khóa, bằng phƣơng thức truyên thông (tủ mục lục) hay hiện đại (máy tính có kết nối internet, mạng MISTEN). Số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu cho thƣ viện. Một năm phòng thông tin- thƣ mục số hóa khoảng 50.000 trang. Phòng máy tính phục vụ bạn đọc truy cập mạng nội bộ MISTEN, mạng Inetnet. Hiện nay phòng thông tin- thƣ mục đang lƣu trữ khoảng 2.000 tài liệu điện tử và 100.000 biểu ghi. Chúng ta cũng dễ dàng nhận thấy, việc quản lý và cung cấp thông tin tài liệu lƣu trữ điện tử chứa đựng những rủi ro nhƣ: Cơ sở dữ liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa, tài liệu bị hủy hoại bởi virus * Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Phòng tài liệu điện tử thiết kế hệ thống tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử, quy trình khép kín an toàn và đƣợc quản lý để tài liệu đó cùng với các thông tin, hoàn cảnh và cấu trúc của nó sẽ đƣợc giữ lại (Tính xác thực, độ tin cậy, tính an toàn, mối quan hệ với các đối tƣợng dữ liệu có liên quan, tính hữu dụng và khả năng tiếp cận). Phân loại và quản lý chặt chẽ bạn đọc để tránh tình trạng ngƣời ngoài xâm nhập vào mạng nội bộ và phá hủy những tài liệu mật, những tài liệu điện tử quý giá có trong thƣ viện. Thƣờng xuyên sao lƣu tài liệu sang đĩa cứng để tránh tình trạng hủy hoại mất mát, diệt virus thƣờng xuyên để bảo vệ nguồn tài liệu điện tử có trong Thƣ viện.Các tài liệu mật có mã riêng. Không đƣa tài liệu toàn văn lên CSDLTM. Máy tính cá nhân của CB không nối mạng Internet để han chế xâm nhập trái phép. 2.4. Đánh giá chung. 2.4.1. Ƣu điểm. Nhờ có sự quan tâm của Ban Giám đốc TVQĐ, nhận thấy đƣợc tầm quan trọng của công tác bảo quản vốn tài liệu mà Thƣ viện đang lƣu giữ di sản quân sự của dân tộc. Do vậy CBCNV đã thực hiện khá tốt, tài liệu ít bị mất và phục vụ bạn đọc một cách tối ƣu nhất. Những tài liệu bị rách nát hƣ hỏng phần nhiều đã đƣợc phát hiện kịp thời và đem đi sửa chữa nhằm phục vụ bạn đọc nhanh chóng. Công việc mƣợn trả tài liệu theo yêu cầu của bạn đọc đƣợc bảo quản tốt, tránh thất lạc, kịp thời phát hiện ra những hƣ hỏng để sửa chữa Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Việc số hoá những tài liệu quý hiếm đã giúp cho Thƣ viện gìn giữ đƣợc vốn tài liệu quý giá của mình, đồng thời vẫn phục vụ đƣợc bạn đọc. 2.4.2. Nhƣợc điểm. Tuy nhiên, công tác bảo quản, TVQĐ còn một số khó khăn: - Kinh phí dành cho công tác bảo quản còn hạn chế: đối với một vốn tài liệu quý hiếm, kinh phí đầu tƣ cho bảo quản còn hạn chế. - Trang thiết bị dành cho công tác bảo quản còn ít và lạc hậu, chỉ có máy hút bụi, xô, máy xén. - Trình độ của cán bộ làm bảo quản chƣa đáp ứng yêu cầu công việc, chƣa đƣợc đào tạo. Do vậy mà công tác bảo quản chƣa đạt đƣợc kết quả nhƣ mong muốn.Với việc ứng dụng các trang thiết bị hiện đại và công nghệ thông tin vào công tác bảo quản tài liệu thì việc bảo quản tài liệu sẽ trở nên tốt hơn, giảm đƣợc những hao tổn về thời gian, công sức, tiền bạc mà còn bảo quản tài liệu ở trạng thái tốt nhất. CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TRONG THỜI GIAN TỚI. 3.1. Tổ chức sắp xếp tài liệu theo kho riêng có chế độ bảo quản thích hợp. Việc tổ chức sắp xếp kho riêng là vô cùng quan trọng quyết định hiệu quả của công tác bảo quản vốn tài liệu trong thƣ viện, mỗi kho lại có những đặc trƣng riêng về hình thức phục vụ, thành phần vốn tài liệu và cách sắp xếp tài liệu trong kho.Việc phân chia kho giúp chúng ta xây dựng những biện pháp bảo quản tài liệu thích hợp cho từng loại kho. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm Báo -tạp chí là một loại hình tài liệu rất quan trọng của Thƣ viện, luôn gắn liền với sự phát triển mạnh mẽ của xã hội và khoa học công nghệ trong mọi thời đại. Đây là nguồn thông tin khoa học nhanh nhất, thông tin cập nhật, mang tính khoa học cao nhƣng cũng chóng bị lỗi thời. Do tính chất nhƣ vậy, phòng báo-tạp chí của TVQĐ nên tổ chức nhƣ một thƣ viện thu nhỏ từ khâu nhận của phòng bổ sung đến xử lý kỹ thuật, tổ chức sắp xếp, bảo quản kho tàng và phục vụ bạn đọc. Đối với kho phim tại TVQĐ dễ bị hỏng không sử dụng đƣợc trong điều kiện môi trƣờng không đạt tiêu chuẩn, kho phim lƣu trữ những tài liệu quý hiếm do vậy mà sau khi sao thành hai bản âm bản (Microfilm Negative) và dƣơng bản (Microfilm Positive) đều lƣu giữ trong hộp nhôm. Các bản microfiche đƣợc lƣu trữ trong hộp bằng gỗ. Tất cả đều đƣợc bảo quản trong đạt tiêu chuẩn bảo quản cho phép (nhiệt độ 14- 17°C, độ ẩm 65-76%) 3.2.Tuyên truyền giáo dục ý thức trách nhiệm bảo quản tài liệu. Công tác này đƣợc thực hiện cho cả hai đối tƣợng là CBTV và bạn đọc của TVQĐ. Điều này có nghĩa làm cho cán bộ TVQĐ hiểu đƣợc những tài liệu đang quản lý có giá trị nhƣ thế nào đối với đời sống, đối với tất cả các hoạt động của cộng đồng ngƣời trong xã hội. Để từ đó, khi nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của mình, chắc chắn ngƣời cán bộ thƣ viện sẽ tự điều chỉnh những quan điểm và hành vi của mình đối với công việc đƣợc giao. Đối với bạn đọc, giúp họ biết những nội quy cụ thể, các quyền lợi và nghĩa vụ phải đóng góp trách nhiệm khi sử dụng tài liệu và muốn trở thành bạn đọc thƣờng xuyên. Điều đó cho thấy công tác giáo dục bạn đọc là rất quan trọng và cần thiết. Nếu bạn đọc vi phạm vào những quy định trên, tùy vào mức độ nặng hay nhẹ mà nhắc nhở, cảnh cáo, thu lại thẻ đọc, phạt tiền hay truy cứu trách nhiệm hình sự. Cần thực hiện nghiêm ngặt các quy định hành chính, có thái độ cứng rắn đối với các trƣờng hợp vi phạm quy chế bảo quản tài liệu của TVQĐ. Riêng đối Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm với quy định phạt tiền, căn cứ vào nghị định 31/2001 NĐ-CP của chính phủ về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực văn hoá- thông tin. 3.3. Đảm bảo môi trƣờng trong công tác bảo quản. Nƣớc ta là một nƣớc có khí hậu nhiệt đới gió mùa, việc bảo quản trở nên khó khăn hơn do đó mà ban lãnh đạo TVQĐ rất quan tâm đến môi trƣờng kho. Các kho đều có cửa dự phòng để phòng tránh tình trạng cháy nổ, các kho đều đƣợc trang bị hệ thống bình chữa cháy tự động và bán tự động. Hệ thống điện trong kho đều đƣợc bọc dây an toàn và có đầu tiếp đất an toàn, các bóng đèn huỳnh quang ngăn ánh sáng đỡ làm tổn hại đến sách. Thƣ viện đã đƣa hệ thống điều hoà trung tâm vào hoạt động để điều hoà nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với yêu cầu của từng loại tài liệu. Tuy nhiên điều hoà không khí không phải lúc nào cũng đƣợc bật 24/24 giờ trừ phòng vi phim. Các kho cần đƣợc lắp kính màu và rèm để giảm cƣờng độ ánh sáng chiếu trực tiếp lên tài liệu. Công tác vệ sinh kho sách TVQĐ cần tiến hành định kỳ 1 tháng/ 1 lần vào ngày cuối cùng của tháng nhƣ: hút bụi, lau chùi giá sáchĐối với kho mở công tác nội dịch cần tiến hành thƣờng xuyên, kho sách, báo -tạp chí tự chọn đƣợc sắp xếp, chỉnh sửa theo đúng kí hiệu xếp giá để phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả và kịp thời phát hiện những tài liệu hƣ hỏng để sửa chữa. Lắp đặt thêm các trang thiết bị: quạt thông gió, máy hút ẩm, điều hòa...và vận hành các thiết bị điều chỉnh khí hậu để duy trì tiêu chuẩn bảo quản sẽ làm chậm tiến trình hƣ hỏng các tƣ liệu lƣu trữ. 3.4.Chuyển tài liệu sang các vật mang tin khác. - Photocopy để tránh phải sử dụng bản chính để phục vụ có thể nhân bản bằng photocopy và sử dụng bản này để phục vụ cho độc giả. - Vi thể hóa: Những định dạng quen thuộc nhất là loại phim cuộn 16mm hoặc 35mm và vi phiếu, trong đó vi phiếu trông giống nhƣ một tấm thẻ bằng nhựa. Phim cuộn, dù loại 16mm hay 35mm, đều có thể cắt thành những đoạn Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm ngắn và bảo quản trong các “bao” sạch để tạo ra vi thẻ. Ba loại phim phổ biến nhất trong các bộ sƣu tập vi dạng là: bạc gelatin, diazo và có lỗ. - Số hóa (Digitization) là quá trình tạo lập những thông tin trên những đối tƣợng thực sang dạng điện tử hay còn gọi là dạng số. Những đối tƣợng thực chứa thông tin có thể là các tài liệu dạng văn bản, hình ảnh, bản đồ, băng ghi âm, ghi hìnhtrên các vật mang tin vật lý (trên giấy, trên phim, giấy ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình). Kết quả của số hóa là những đối tƣợng thực đƣợc chuyển sang đối tƣợng số dƣới dạng tệp tin, những tệp tin này có thể đƣợc sử dụng rất nhiều trong xây dựng những CSDL có liên kết với tệp toàn văn.giảm việc tiếp xúc trực tiếp những nguồn tài nguyên quý hiếm, tạo ra bản sao lƣu trữ, cho phép cơ quan phát triển hạ tầng kỹ thuật, phát triển khả năng chia sẻ thông tin. 3.5. Phục chế, đóng bìa các nguồn tài liệu. - Phục chế tài liệu là các hoạt động nhằm khôi phục trạng thái ban đầu của tài liệu về mặt vật chất và thẩm mỹ. Thông thƣờng thì hoạt động phục chế tài liệu đƣợc tiến hành sau khi tài liệu bị làm hƣ hại vì một nguyên nhân nào đó với một mục tiêu cụ thể. Phục chế tài liệu bao gồm một số công việc nhƣ: làm phẳng giấy; sửa chữa, bồi vá giấy. - Đóng bìa sự tác động của những ảnh hƣởng môi trƣờng (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm không khí.) làm cho tài liệu bị lão hóa dần theo thời gian. Vì vậy, muốn bảo quản tài liệu cần phải đóng bìa kịp thời, nhằm đƣa chúng trở lại trạng thái ban đầu. Việc đóng bìa không những đảm bảo việc bảo quản sách lâu dài hơn, làm cho quyển sách đẹp hơn và giảm bớt những khoản chi trong bổ sung. 3.6. Ứng dụng kỹ thuật hiện đại và công nghệ thông tin bảo quản tài liệu. Các phƣơng pháp bảo quản truyền thống dù hạn chế đƣợc phần nào các tác nhân gây huỷ hoại tài liệu nhƣng thƣờng mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc, ảnh hƣởng tới sức khoẻ con ngƣời, giảm tuổi thọ của tài liệu nếu dùng nhiều hoá Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm chất. Do vậy việc ứng dụng các phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại và công nghệ thông tin vào bảo quản là cần thiết đã đạt đƣợc kết quả cao. Cùng với việc tổ chức kho đóng, độc giả đọc theo phiếu yêu cầu, TVQĐ đã tổ chức kho mở nhằm tạo ra một giao diện thân thiện với ngƣời dùng tin. Tuy nhiên công tác bảo quản trong kho mở khó khăn hơn nhiều so với kho đóng do lƣợng ngƣời vào nhiều, môi trƣờng chứa tài liệu bị chi phối bởi các yếu tố bên ngoài, tài liệu không đƣợc xếp ngay ngắn nên dễ bị quăn mép, nhàuĐể bảo vệ tài liệu không bị mất do sự cố tình hay vô ý của độc giả, với lƣợng bạn đọc quá đông mà cán bộ thƣ viện không thể kiểm soát hết đƣợc, TVQĐ đã trang bị hệ thống máy quay camera đựơc gắn trong phòng và màn hình đƣợc đặt tại bàn thủ thƣ để tiện theo dõi bạn đọc. Sách trƣớc khi đƣa vào phục vụ bạn đọc đƣợc dán chỉ từ, nhờ vậy mà mỗi khi bạn đọc mang sách ra khỏi phòng thiết bị cổng từ đƣợc đặt ở cửa ra vào sẽ kêu báo cho cán bộ thƣ viện biết kịp thời xử lý. Song song với chƣơng trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống thông tin điện tử Internet (trang Web điện tử) và hệ thống thông tin viễn thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị (dần thay cho phƣơng pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lƣu trữ. TVQĐ cần ứng dụng việc lƣu trữ tài liệu bằng chụp microfim, hoặc đĩa từ có dung lƣợng lớn thông qua các phần mềm xử lý chuyên ngành (các thiết bị kỹ thuật trên thị trƣờng Việt Nam). Với hệ thống lƣu trữ điện tử, tài liệu lƣu trữ TVQĐ sẽ phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ vào lợi ích phát triển khoa học quân sự, kinh tế, văn hóa và giáo dục của thời kỳ công nghiệp hóa –hiện đại hóa đất nƣớc. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm KẾT LUẬN Vốn tài liệu là tài sản quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi thƣ viện trong giai đoạn hiện nay. Hiệu quả phục vụ của thƣ viện có tốt hay không đều phụ thuộc vào tiềm năng và tuổi thọ của vốn tài liệu. Vì vậy, tổ chức và bảo quản vốn tài liệu có ý nghĩa to lớn trong công tác thƣ viện. Nét đặc thù của công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu là giữ tài liệu ở hai trạng thái tĩnh và động sao cho không ảnh hƣởng đến công tác luân chuyển tài liệu, vừa bảo vệ đƣợc tài liệu vừa phục vụ đƣợc bạn đọc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, với điều kiện khí hậu nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm nhƣ ở nƣớc ta đã làm ảnh hƣởng đến công tác bảo quản tài liệu. Thêm vào đó, sự tự huỷ hoại Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm của bản thân tài liệu, sự thiếu ý thức của con ngƣời là những nhân tố quan trọng gây nên tình trạng hƣ hỏng tài liệu. Những năm qua, TVQĐ rất coi trọng công tác bảo quản coi đó là một trong những chiếc lƣợc nhằm tăng cƣờng nâng cao chất lƣợng hoạt động của thƣ viện. TVQĐ đã không ngừng nâng cấp những trang thiết bị kỹ thuật hiện đại và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phục vụ cho công tác bảo quản một cách tối ƣu, tiến hành vệ sinh phục chế tài liệu, chuyển tài liệu bằng giấy sang các vật mạng tin khác. Đó là sự lãnh đạo đúng đắn của Ban giám đốc và đội ngũ cán bộ công nhân viên quốc phòng. Thƣ viện Quân đội là thƣ viện trung tâm đầu ngành của hệ thống thƣ viện trong toàn quân, vốn tài liệu hiện có trong thƣ viện là rất quý về mọi phƣơng diện, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, học tập, giải trí cho đông đảo bạn đọc. Vấn đề nảy sinh tất yếu là bạn đọc càng đông, cƣờng độ sử dụng tài liệu càng tăng thì vai trò và tầm quan trọng của công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu là tất yếu. Chính vì vậy mà tác giả của khóa luận đã chọn đề tài này để nghiên cứu, cũng là mong đóng góp ý kiến nhỏ bé nhằm góp phần làm cho công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ngày càng hoàn thiện hơn tại TVQĐ. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Báo cáo tổng kết công tác Thư viện Trung ương quân đội năm 2011, năm 2012. 2. Bùi Thị Thúy Hằng. Tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện Quân đội: Khóa luận tốt nghiệp đại học. – H.: Trường Đại Học Khoa học Xã hội và nhân văn,2012.- 67tr. 3. Công tác bảo quản tài liệu ở Thư viện và Viện Lưu trữ Singapore// Tập san Thƣ viện, 2005, số 3.- tr. 54-58. Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Đức Tâm 4. Đoàn Phan Tân. Tin học hóa trong hoạt động thông tin thư viện.- H.: Đại học Quốc gia Hà Nội, 2001. - 242 tr. 5. Lê Thị Tiến. Công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam//Tập san Thƣ viện, 2005, số 1.- tr.14-18. 6. Lê Văn Viết. Cẩm nang nghề thư viện.- H.:Văn hóa thông tin, 2000.- tr.361- 365. 7. Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt. Tổ chức và bảo quản tài liệu.- H.: ĐHVH HN, 2005.-207 tr. 8. Nguyễn Thị Kim Dung. Bảo quản tài liệu theo phương pháp truyền thống và hiện đại tại Thư viện Hà Nội// Tập san Thƣ viện, 2006, số 2.- tr. 43 - 44.