Khóa luận Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho các đại lý phân phối vừa và nhỏ tại tỉnh Thừa Thiên Huế dựa trên nền tảng Windows Form

một công cụ quản lý dữ liệu được sử dụng phổ biển ở nhiều lĩnh vực và nó bao gồm tập các câu lệnh sử dụng để tương tác với cơ sở dữ liệu quan hệ. Hầu hết các ngôn ngữ bậc cao đều có trình hỗ trợ SQL như Visual Basic, Oracle, C++, C#, ... SQL được sử dụng để điều khiển tất cả các chức năng mà một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp cho người dùng bao gồm: định nghĩa dữ liệu, truy xuất và thao tác dữ liệu, điều khiển và truy cập. SQL là một ngôn ngữ hoàn thiện được sử dụng trong các hệ thống cơ sở dữ liệu và là một thành phần không thể thiếu trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. * Đặc điểm của SQL: - SQL là ngôn ngữ tựa tiếng Anh. - SQL là ngôn ngữ phi thủ tục, nó không yêu cầu cách thức truy nhập cơ sở dữ liệu như thế nào, tất cả các thông báo của SQL đều rất dễ sử dụng và ít khả năng mắc lỗi. - SQL cung cấp tập lệnh phong phú cho các công việc hỏi đáp dữ liệu. - Chèn, cập nhật, xóa các hàng trong một quan hệ. - Tạo, sửa đổi, thêm và xóa các đối tượng của cơ sở dữ liệu - Điều khiển việc truy nhập tới cơ sở dữ liệu và các đối tượng của cơ sở dữ liệu để đảm bảo tính bảo mật của cơ sở dữ liệu. Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 14 - Đảm bảo tính nhất quán và sự ràng buộc của cơ sở dữ liệu. - SQL sử dụng các kiểu dữ liệu cơ bản: Integer, Number(n,p), char(n), varchar(n), nvarchar(n), data, * Vai trò của SQL: SQL là một phần của hệ quản trị cơ sở dữ liệu, nó xuất hiện trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu với vai trò ngôn ngữ và là công cụ giao tiếp giữa người sử dụng và hệ quản trị cơ sở dữ liệu. SQL có vai trò như sau: - SQL là ngôn ngữ hỏi có tính tương tác: Người sử dụng có thể dễ dàng thông qua các trình tiện ích để gửi các yêu cầu dưới dạng các câu lệnh SQL đến cơ sở dữ liệu và nhận kết quả trả về từ cơ sở dữ liệu. - SQL là ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu: Các lập trình viên có thể nhúng các câu lệnh SQL vào trong các ngôn ngữ lập trình để xây dựng nên các chương trình ứng dụng giao tiếp với cơ sở dữ liệu. - SQL là ngôn ngữ quản trị cơ sở dữ liệu: Thông qua SQL, người quản trị cơ sở dữ liệu có thể quản lý được cơ sở dữ liệu, định nghĩa các cấu trúc lưu trữ dữ liệu, điều khiển truy cập cơ sở dữ liệu. - SQL là ngôn ngữ truy cập dữ liệu trên Internet: SQL với vai trò là ngôn ngữ để tương tác với dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu trên Internet. - SQL là ngôn ngữ cơ sở dữ liệu phân tán: Đối với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu phân tán, mỗi hệ thống sử dụng SQL để giao tiếp với các hệ thống khác trên mạng, gửi và nhận các yêu cầu truy xuất dữ liệu với nhau. - SQL là ngôn ngữ sử dụng cho các cổng giao tiếp cơ sở dữ liệu: SQL thường được dùng như là một chuẩn ngôn ngữ để giao tiếp giữa các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khi hệ thống máy tính có nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau. 1.4.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server SQL Server là một hệ thống quản trị CSDL quan hệ nhiều người dùng hoạt động theo mô hình Client/Server. Hệ quản trị CSDL này được sử dụng ở hầu hết các ứng dụng lớn hiện nay. Trong mô hình Client/Server, phần Server chứa CSDL, cung cấp các chức năng phục vụ cho việc tổ chức và quản lý CSDL, cho phép nhiều người sử dụng cùng lúc Đại học Kin tế H uế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 15 truy cập dữ liệu. Điều này không chỉ tiết kiệm mà còn thể hiện tính nhất quán về mặt dữ liệu. Tất cả dữ liệu đều được truy xuất thông qua Server, không được truy xuất trực tiếp. Do đó, có độ bảo mật cao, chịu lỗi tốt hơn, dễ dàng sao lưu dữ liệu. Phần Client là các phần mềm chạy trên máy trạm hay máy chủ Web không chứa CSDL, cho phép người sử dụng giao tiếp với CSDL trên máy chủ. *Các đặc tính của SQL Server: - Cho phép quản trị một hệ CSDL lớn (lên đến vài tega byte), có tốc độ xử lý dữ liệu nhanh đáp ứng yêu cầu về thời gian. - Cho phép nhiều người cùng khai thác trong một thời điểm đối với một CSDL và toàn bộ quản trị CSDL (lên đến vài chục ngày user). - Có hệ thống phân quyền bảo mật tương thích với hệ thống bảo mật của công nghệ NT (Network Technology), tích hợp với hệ thống bảo mật của Windows NT hoặc sử dụng hệ thống bảo về độc lập của SQL Server. - Hỗ trợ trong việc triển khai CSDL phân tán và phát triển ứng dụng trên Internet. - Cho phép lập trình kết nối với nhiều ngôn ngữ lập trình khác dùng xây dựng các ứng dụng đặc thù (Visual Basic, C, C++, ASP...). - Sử dụng câu lệnh truy vấn dữ liệu Transaction – SQL (ví dụ như trong Access là SQL, trong Oracle là PL/SQL). *Các thành phần của SQL Server - SQL Server được cấu thành bởi nhiều thành phần khác nhau, các thành phần này có mối quan hệ trong một hệ thống, phối hợp với nhau tạo thành một giải pháp hoàn chỉnh, nâng cáo hiệu quả quản trị, phân tích, lưu trữ dữ liệu. Mô hình các thành phần của SQL Server được thể hiện như sau:Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 16 Hình 1.2. Các thành phần của SQL Server Nguồn: - Công cụ nhân bản dữ liệu (Replication): Là công cụ mà người dùng có thể tạo một máy chủ khác với bộ dữ liệu giống bộ dữ liệu trên máy chủ chính. Công cụ tạo cơ chế tự đồng bộ dữ liệu giữa máy chủ chính và máy chủ nhân bản. Mục đích của việc tạo máy chủ nhân bản là giảm tải cho máy chủ chính, nâng cao hiệu quả phục vụ với số lượng người, phiên giao dịch lớn. - Công cụ chuyển đổi dữ liệu (Data Transformation Service – DTS): Là công cụ giúp người dùng chuyển dữ liệu giữa các máy chủ quản trị CSDL khác nhau, DTS có thể chuyển dữ liệu từ SQL Server sang Oracle, Access, DB,... trước khi chuyển dữ liệu DTS định dạng kiểu dữ liệu để chuyển sang hệ quản trị CSDL khác. - Công cụ phân tích dữ liệu (Analysis service): Là công cụ giúp khai thác phân tích dữ liệu, hay khai phá dữ liệu theo phương thức đa chiều. Từ một tập dữ liệu sẵn Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 17 có, người dùng có thể khai phá rồi từ đó đưa ra những nhận định, phân tích, đánh giá và dự đoán theo lĩnh vực nào đó, mỗi chiều trong ngữ cảnh này được coi là một tiêu chí xem xét của dữ liệu. - Công cụ truy vấn tiếng anh (English query): Là công cụ tra cứu dữ liệu bằng tiếng Anh, cú pháp có thể sử dụng theo văn phạm tiếng Anh thông thường. - Bộ công cụ cung cấp giao diện cho người quản trị (SQL Server tools): Enterprise manager, Query Analyzer, ... Giới thiệu về mô hình ba lớp1.5. Mô hình 3 lớp được cấu thành từ: Lớp giao diện (Presentation Layers - PL), lớp logic nghiệp vụ (Business Logic Layers - BLL), và lớp truy cập dữ liệu (Data Access Layers - DAL). Các lớp này sẽ giao tiếp với nhau thông qua các dịch vụ (services) mà mỗi lớp cung cấp để tạo nên ứng dụng, lớp này cũng không cần biết bên trong lớp kia làm gì mà chỉ cần biết lớp kia cung cấp dịch vụ gì cho người dùng và sử dụng nó mà thôi. Hình 1.3. Kiến trúc mô hình 3 lớp Nguồn: Mô hình 3 lớp trong C# - www.toiyeucoding.com Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 18 * Các thành phần của mô hình 3 lớp: - Lớp giao diện (PL) Lớp này làm nhiệm vụ giao tiếp với người dùng cuối để thu thập dữ liệu và hiển thị kết quả/dữ liệu thông qua các thành phần trong giao diện người sử dụng. Lớp này sẽ sử dụng các dịch vụ do BLL cung cấp. Trong .NET thì bạn có thể dùng Windows Forms, ASP .NET hay Mobile Forms để hiện thực lớp này. Lưu ý : Lớp này không nên sử dụng trực tiếp các dịch vụ của DAL mà nên sử dụng thông qua các dịch vụ của BLL vì khi bạn sử dụng trực tiếp như vậy, chúng ta có thể bỏ qua các ràng buộc, các logic nghiệp vụ mà ứng dụng cần phải có. - Lớp nghiệp vụ logic (BLL) Lớp này thực hiện các nghiệp vụ chính của hệ thống, sử dụng các dịch vụ do DAL cung cấp, và cung cấp các dịch vụ cho PL. Lớp này cũng có thể sử dụng các dịch vụ của các nhà cung cấp thứ 3 để thực hiện công việc của mình. - Lớp truy cập dữ liệu (DAL) Lớp này thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ và truy xuất dữ liệu của ứng dụng. Thường lớp này sẽ sử dụng các dịch vụ của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu như SQL Server, Oracle, để thực hiện nhiệm vụ của mình. Trong lớp này có các thành phần chính là Data Access Logic, Data Sources, Servive Agents). * Cách vận hành của mô hình Đối với mô hình 3 lớp, các yêu cầu được xử lý tuần tự qua các lớp như hình minh họa ở trên. Đầu tiên người dùng giao tiếp với DAL để gửi đi thông tin yêu cầu. Tại lớp này, các thông tin sẽ được kiểm tra sơ bộ, nếu hợp lệ chúng sẽ được chuyển xuống (BLL). Tại BLL, các thông tin sẽ được nhào nặn, tính toán theo đúng yêu cầu đã gửi, nếu không cần đến CSDL thì BLL sẽ gửi trả kết quả về cho PL, ngược lại nó sẽ đẩy thông tin (dữ liệu đã xử lý) xuống DAL. DAL sẽ thao tác với CSDL và trả kết quả về cho BLL, BLL kiểm tra và gửi nó lên giao diện đồ họa người dùng (Graphic User Interface – GUI) để hiển thị cho người dùng. Một khi gặp lỗi (các trường hợp không đúng dữ liệu) thì đang ở lớp nào thì trả mã lỗi lên trên lớp cao hơn nó một bậc cho tới lớp GUI thì sẽ thông báo mã lỗi ra cho người dùng biết. Thông tin được vận chuyển Đ i học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 19 giữa các lớp thông qua một đối tượng được gọi là Data Transfer Object (DTO), đơn giản đây chỉ là các lớp đại diện cho các đối tượng được lưu trữ trong CSDL. * Những ưu điểm khi sử dụng mô hình 3 lớp Trước hết phải nói rằng việc tổ chức dự án phần mềm dưới dạng mô hình 3 lớp sẽ giúp cho dự án có cấu trúc sáng sủa, rõ ràng, dễ dùng lại. Từ đó việc phát triển và bảo trì hệ thống sẽ thuận lợi hơn. Điều này giúp chúng ta tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi mở rộng chương trình trong tương lai. Khi dự án thay đổi hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoặc chuyển ứng dụng từ dạng webform sang dạng winform thì chúng ta chỉ tốn ít thời gian để thay đổi trên lớp DAL hoặc GUI mà thôi, giữ nguyên hai lớp còn lại mà không cần phải thay đổi toàn bộ dự án. Một điều cũng vô cùng quan trọng đối với người lập trình viên đó là việc xử lý và bẫy các lỗi thời gian chạy. Mô hình 3 lớp hỗ trợ cho người lập trình xác định loại lỗi xuất hiện tại lớp nào và dễ dàng đưa ra cách xử lý chúng ở từng lớp cụ thể. Ngoài ra, mô hình này còn tạo ra một không gian làm việc rất tốt để người thiết kế giao diện lẫn người lập trình có thể làm việc chung với nhau một cách dễ dàng. Việc phân ứng dụng ra thành 3 lớp cũng thuận lợi cho việc phân chia nhiệm vụ của các lập trình viên theo các lớp khác nhau. Phương pháp lập trình hướng chức năng1.6. Lập trình hướng chức năng (Procedure - Oriented Programming, viết tắt là POP). Khi máy tính được phát minh lần đầu tiên, chúng cần được lập trình một cách rõ ràng với những cấu trúc đơn giản và "phần mềm" chỉ đơn thuần là một tập hợp của các lệnh rất đơn giản này kết hợp với nhau mà có thể chạy theo trình tự. Phương pháp lập trình thủ tục chính là cách thực hiện phương pháp hướng chức năng kể trên. Phương pháp thủ tục chia một chương trình (chức năng) lớn thành các khối chức năng hay hàm (thủ tục) đủ nhỏ để dễ lập trình và kiểm tra. Mỗi hàm có một điểm bắt đầu, một điểm kết thúc, có dữ liệu và logic riêng. Trong một hệ thống chương trình, các biến có các phạm vi nhìn thấy nhất định. Trong chương trình, các hàm làm Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 20 việc độc lập với nhau. Dữ liệu được chuyển đổi qua lại thông qua các tham số gọi hàm. Việc chia chương trình thành các hàm cho phép nhiều người có thể tham gia vào việc xây dựng chương trình. Mỗi người xây dựng một hay một số các hàm độc lập với nhau. Phương pháp này dẫn đến một khái niệm mới - sự trừu tượng hóa. Sự trừu tượng hóa có thể xem như khả năng quan sát một sự việc mà không cần xem xét đến các chi tiết bên trong của nó. Trong một chương trình thủ tục, chúng ta chỉ cần biết một hàm nào đó có thể làm được những công việc cụ thể gì là đủ. Còn làm thế nào để thực hiện công việc đó là không quan trọng, chừng nào hàm còn tin cậy được thì còn có thể dùng nó mà không cần phải biết nó thực hiện đúng đắn chức năng của mình như thế nào. Điều này gọi là sự trừu tượng hóa theo chức năng (functional abstraction) (hay còn gọi là sự chuyên môn hóa) và là nền tảng của lập trình thủ tục. Thư viện công cụ thiết kế của DevExpress1.7. DevExpress là một Framework được viết cho nền tảng .NET Framework. Nó cung cấp các control và công nghệ để phục vụ cho quá trình phát triển phần mềm. Một số control phục vụ cho việc phát triển các ứng dụng web như: Common Controls cung cấp các control cho WebForms, XtraCharts sử dụng để tạo biểu đồ thống kê, XtraReport cung cấp các điều khiển tạo báo cáo Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 21 BÀI TOÁN QUẢN LÝBÁN HÀNG CHO CÁC ĐẠI LÝ VỪA VÀCHƯƠNG 2: NHỎTẠITỈNH THỪA THIÊN HUẾ Tổng quan về đại lý phân phối2.1. 2.1.1. Khái niệm về kênh phân phối và đại lý phân phối của các doanh nghiệp thương mại. Trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp luôn tồn tại và vận động của các yếu tố, nghiệp vụ liên quan đến nó như: dòng vật chất, dòng dịch vụ, dòng chuyển dời vật chất, dòng thanh toán, dòng thông tin, dòng khuyến mại Kênh phân phối chủ yếu trình bày dòng vận động của hàng hoá vật chất, dịch vụ trong quá trình bán hàng của doanh nghiệp – hàng hoá vật chất hoặc dịch vụ được chuyển từ nhà sản xuất (đầu nguồn) đến người sử dụng (khách hàng công nghiệp hay người sử dụng cuối cùng) như thế nào? Một kênh phân phối được hiểu là một tập hợp các hệ thống, các phần tử tham gia vào quá trình chuyển đưa hàng hoá từ nhà sản xuất (hoặc tổ chức đầu nguồn) đến người sử dụng. Đứng dưới góc độ của người quản lý kênh, ta có thể định nghĩa kênh phân phối như sau: “kênh phân phối là một tổ chức các tiếp xúc (quan hệ) bên ngoài để quản lý các hoạt động nhằm đạt các mục tiêu phân phối của nó”. Như vậy đại lý phân phối là một trong những kênh phân phối mà các doanh nghiệp thương mại, sản xuất thường hay sử dụng để mang sản phẩm của mình đến gần và nhanh hơn với khách hàng. Đại lý có thể là một tổ chức công ty hay một cá nhân nhận ký kết hợp đồng phân phối sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất chưa có nhà phân phối, hoặc doanh nghiệp thương mại muốn mở rộng thị trường của mình và chỉ cần bán hàng và nhập hàng của doanh nghiệp cần phân phối sản phẩm đã ký kết, không được phép bán hàng nhái của, giữ gìn hình ảnh của doanh nghiệp đó. Đạ học Kin tế H uế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 22 Một cách tổng quát có thể mô tả các dạng kênh phân phối doanh nghiệp có thể sử dụng qua sơ đồ sau: Hình 2.1. Dạng kênh phân phối mà doanh nghiệp có thể sử dụng 2.1.2. Các dạng kênh phân phối *Theo tiêu thức trực tiếp/gián tiếp: Kênh phân phối trực tiếp: Trong dạng kênh này doanh nghiệp không sử dụng người mua trung gian để phân phối hàng hoá. Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp (kể cả đại lý có hợp đồng) chịu trách nhiệm trực tiếp bán hàng đến tận tay người sử dụng hàng hoá (người mua công nghiệp đôí với tư liệu sản xuất và tiêu thụ cuối cùng đối với tư liệu tiêu dùng). Kênh này được mô tả như sau:Đại học Kin tế H uế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 23 Hình 2.2. Dạng kênh phân phối trực tiếp Kênh gián tiếp: là dạng kênh phân phối mà trong đó doanh nghiệp “bán” hàng của mình cho người sử dụng thông qua các người mua trung gian (nhà buôn các cấp/ nhà bán lẻ). Tuỳ theo từng trường hợp, khách hàng trực tiếp của doanh nghiệp là bán buôn hoặc bán lẻ. Doanh nghiệp không trực tiếp bán hàng cho người sử dụng sản phẩm hàng hoá. Dạng kênh này được mô tả như sau: Hình 2.3. Dạng kênh phân phối gián tiếp Kênh phân phối hỗn hợp: Chính xác đây là một phương án lựa chọn kênh phân phối trên cơ sở đồng thời sử dụng cả hai dạng kênh phân phối trực tiếp và kênh phân phối gián tiếp. Doanh nghiệp vừa tổ chức bán thực tiếp hàng hoá tới tận tay người sử dụng, vừa khai thác lợi thế trong hệ thống phân phối của người mua trung gian. Được mô tả bằng sơ đồ sau: Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 24 Hình 2.4. Dạng kênh phân phối hỗn hợp *Theo tiêu thức ngắn/dài: Để thiêt kế kênh phân phối hàng hoá doanh nghiệp có thể lựa chọn dạng kênh dài hay ngắn và cũng có thể phối hợp cả hai dạng trên để có phương án kênh hỗn hợp. Kênh phân phối ngắn: Là kênh phân phối trực tiếp từ doanh nghiệp đến người sử dụng sản phẩm hoặc có sử dụng người mua trung gian nhưng không có quá nhiều người trung gian xen giữa khách hàng và doanh nghiệp, thông thường kênh ngắn được xác định trong trường hợp không có hoặc chỉ có một người trung gian tham gia vào kênh phân phối của doanh nghiệp. Kênh phân phối dài: Là loại kênh phân phối có sự tham gia của nhiều loại mua trung gian. Hàng hoá của doanh nghiệp có chuyển dần thành quyền sở hữu cho một loạt các nhà bán buôn lớn đến nhà bán buôn nhỏ hơn rồi qua người bán lẻ đến tay người tiêu dùng. Mô tả bài toán2.2. Công ty TNHH TechLife là công ty chuyên về thiết kế, xây dựng website, Tư vấn và phát triển phẩn mềm quản lý cho doanh nghiệp, có nhu cầu triển khai hệ thống quản lý bán hàng cho các đại lý phân phối các mặt hàng gia dụng, lương thực, thực phẩm, thức uống... có nhu cầu trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Thông qua việc tìm hiểu thực tế về các nghiệp vụ bán hàng tại các đại lý vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế thông qua phương pháp quan sát trực tiếp như: Đại lý phân phối Ngọc Thủy chuyên phân phối các mặt hàng của công ty Suntory PepsiCo Việt Nam khu vực Nam Thừa Thiên Huế địa chỉ đường Võ Xuân Lâm, Thị xã Hương Thủy, Tỉnh Thừa Thiên Huế qua đó yêu cầu chung của bài toán quản lý bán hàng của các đại lý phân phối vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế có yêu cầu như sau: Đại học Ki h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 25 Nhiệm vụ cơ bản: - Lấy hàng từ nhà cung cấp bán cho khách hàng Hình 2.5. Mối quan hệ giữa các tác nhân chính và hệ thống - Nhận tiền thanh toán từ khách hàng. - Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 26 Sơ đồ tổ chức: Hình 2.6. Sơ đồ tổ chức của hệ thống quản lý bán hàng *Quy trình xử lý: - Về quản lý nhập kho: Sau khi bộ phận kho hàng có yêu cầu nhập kho mặt hàng, bộ phận giao dịch sẽ kiểm tra thông tin hàng hóa còn tồn trong kho và lập phiếu yêu cầu nhập kho cho nhà cung cấp về các kho chứa của đại lý. Lưu ý là đơn giá mua đã được nhà cung cấp ký hợp đồng với ban quản lý của đại lý. Trong hệ thống quản lý bán hàng chỉ sử dụng hợp đồng để tham chiếu lấy giá mua thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp theo đơn hàng mua, chuyển hàng đến cho công ty. Nhân viên kho hàng sẽ tiếp nhận hàng đó. Khi tiếp nhận hàng, nhân viên sẽ kiểm tra, nếu hàng không đảm bảo yêu cầu sẽ trả lại cho nhà cung cấp, sau đó lập phiếu nhập kho và chuyển cho bộ phận giao dịch để thanh toán. Bộ phận giao dịch dựa trên hợp đồng đã ký kết lấy đơn giá mua để lập hóa đơn mua và thanh toán cho nhà cung cấp. - Về quản lý bán hàng: Khi khách hàng đến yêu cầu mua hàng nhân viên bộ phận giao dịch sẽ trao đổi thông tin với khách hàng để lập đơn hàng bán, đơn hàng bán được lập thành 2 bản: 1 bản được lưu lại tại bộ phận giao dịch, 1 bản đưa cho khách sau khi khách hàng đã thanh toán xong. Sau khi khách hàng thanh toán, nhân viên sẽ xuống kho hàng lấy hàng sau đó bàn giao hàng cho khách. Sau khi kiểm tra hàng xong Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 27 khách hàng ghi xác nhận vào hóa đơn bán hàng lưu lại. Còn nhân viên kho hàng sẽ ký xác nhận vào hóa đơn bán của khách. - Về quản lý công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp: Trong quá trình thanh toán cho nhà cung cấp, và thanh toán từ khách hàng hệ thống sẽ lưu lại số tiền mà khách hàng còn nợ mà khách hàng còn nợ, cũng như số tiền mà đại lý còn nợ nhà cung cấp, đến ký hạn thì bộ phận giao dịch sẽ lập phiếu thu cho khách hàng đến trả nợ, và phiếu chi để trả nợ cho nhà cung cấp. - Về nghiệp vụ hệ thống: Hằng ngày bộ phận giao dịch phải lập báo cáo tình hình bán hàng trong ngày, lập danh sách những khách hàng còn nợ đại lý và đại lý còn nợ nhà cung cấp và gửi cho ban quản lý. Hệ thống cho phép Ban quản lý xem tình hình doanh, lợi nhuận qua các năm, các tháng để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh cho hợp lý trong thời gian tới. Thứ sáu hàng tuần, nhân viên kho hàng sẽ kiêm kê kho để chuẩn hóa lại số hàng tồn thực và số hàng tồn trên máy. Lập danh sách mặt hàng cần nhập và gửi cho bộ phận giao dịch để đặt hàng. Ngoài ra, cứ 3 tháng hệ thống phải cập nhật lại đơn giá bán mới do ban quản lý gửi xuống. Khi có thay đổi về đơn giá mua, ban quản lý gửi hợp đồng ký kết xuống cho hệ thống. Nguyên tắc: Nhà cung cấp giao hàng theo đúng đơn hàng mua (không tách và không gộp). Khi khách hàng đến mua hàng công ty sẽ lập đơn hàng bán cho khách hàng trong đó có những mặt hàng mà khách yêu cầu, đơn hàng bán chỉ được lập khi đã có sự thỏa thuận với khách hàng. Nếu khách hàng yêu cầu đổi hàng vì không đạt yêu cầu thì đại lý sẽ tiếp nhận và thực hiện đổi trả hàng cho khách dựa vào hóa đơn đã được lập trước đó. - Hệ thống cần lưu trữ thêm thông tin: Thông tin khách hàng: Tên khách hàng, ngày sinh, số chứng minh nhân dân, địa chỉ, số điện thoại. Thông tin hàng hóa, loại hàng hóa: Tên hàng, đơn giá, đơn vị, loại hàng, nhà sản xuất. Đại học Kin tế H uế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 28 Thông tin nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, email, website. Thông tin kho hàng: Tên kho, địa chỉ hay vị trí, ghi chú. Thông tin nhân viên: Họ tên, ngày sinh, chức vụ, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, tên đăng nhập và mật khẩu ( đối với những nhân viên sử dụng hệ thống). Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 29 XÂY DỰNG PHẦN MỀMQUẢN LÝ BÁN HÀNGCHOCÁCCHƯƠNG 3: ĐẠILÝ PHÂN PHỐI VỪA VÀ NHỎTẠITỈNH THỪA THIÊNHUẾ Phân tích hệ thống quản lý bán hàng cho các đại lý phân phối vừa và3.1. nhỏ tại tỉnh Thừa Thiên Huế Phân tích hệ thống là việc xác định xem chức năng nghiệp vụ của hệ thống là gì. Trong giai đoạn này bao gồm việc nghiên cứu hệ thống hiện thời, tìm ra nguyên lý hoạt động của nó và những vị trí mà nó có thể được nâng cao, cải thiện. Bên cạnh đó là việc nghiên cứu xem xét các chức năng mà hệ thống cần cung cấp và các mối quan hệ của chúng, bên trong cũng như phía bên ngoài hệ thống. Mục đích: Xác định một cách chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Trong giai đoạn này cần phải xác định rõ ràng những gì mà hệ thống cần phải thực hiện phân tích phải đề cập đến những mô tả cơ sở, các mô tả này sẽ được trình bày rõ trong một tài liệu gửi cho người sử dụng phê chuẩn trước khi tiến hành những công việc tiếp theo. Phân tích hệ thống sử dụng các sơ đồ chính như sơ đồ chức năng, sơ đồ ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu. Ngoài ra sử dụng các sơ đồ phân rã để thể hiện chi tiết hơn từng nội dung của sơ đồ chính. - Sơ đồ chức năng: mô tả cụ thể và chính xác các chức năng mà hệ thống cung cấp. Các sơ đồ khác phải được thiết kế dựa trên sơ đồ chức năng. - Sơ đồ ngữ cảnh: thể hiện mối quan hệ của hệ thống với các tác nhân bên ngoài hệ thống. - Sơ đồ luồng dữ liệu: thể hiện rõ mối liên hệ giữa các chức năng bên trong hệ thống cũng như các tác nhân bên ngoài hệ thống. Sơ đồ này cho biết các luồng thông tin hay dữ liệu di chuyển như thế nào. 3.1.1. Phân tích yêu cầu 3.1.1.1. Quản lý hệ thống Phần mềm có nhiệm vụ quản lý thông tin về các tài khoản sử dụng phần mềm của đơn vị và công việc này chỉ được sử dụng bởi người quản lý, quyền cao nhất của Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 30 hệ thống. Mỗi nhân viên của đại lý phân phối sẽ được cấp một tài khoản để sử dụng phần mềm. Mỗi tài khoản sẽ được phân quyền theo từng nhiệm vụ của các bộ đó quản lý. Mật khẩu của mỗi tài khoản sẽ do cán bộ đó quản lý. Phần mềm sẽ cung cấp một tài khoản cao nhất cho người quản trị phần mềm, tài khoản có thể sử dụng tất cả các chức năng của hệ thống và đặc biệt là quản lý các tài khoản khác của phần mềm. Phần mềm hỗ trợ đăng nhập, đăng xuất, đổi mật khẩu cho từng nhân viên sử dụng hệ thống. 3.1.1.2. Quản lý thông tin các danh mục Phần mềm có nhiệm vụ quản lý thông tin các danh mục của hệ thống như danh mục hàng hóa, danh mục loại hàng hóa, danh mục nhà cung cấp, danh mục kho hàng, danh mục khách hàng . Chức năng này cho phép người dùng cập nhật thông tin thêm sửa xóa cho các danh mục. 3.1.1.3. Quản lý nhập hàng Chức năng này quản lý nhập hàng, sẽ lưu lại thông tin những hàng hóa đã được nhập, nhập bởi nhà cung cấp nào, nhập vào kho nào, đơn giá, số lượng của từng mặt hàng nhập và in phiếu nhập hàng để chuyển cho bộ phận quản lý kho. Chức năng này tự động cập nhật các phiếu nhập kho vào danh sách phiếu nhập để ban quản lý có thể nắm được thông tin những hàng hóa đã nhập và kho hàng. 3.1.1.4. Quản lý bán hàng Chức năng này quản lý bán hàng của hệ thống, sẽ lưu lại thông tin những hàng hóa mà khách hàng đã chọn, đơn giá, số lượng của từng mặt hàng bán như thế nào và in phiếu xuất hàng để chuyển cho bộ phận quản lý kho để tiến hành xuất kho hàng hóa và hóa đơn bán hàng cho khách hàng. Chức năng này tự động cập nhật các hóa đơn bán hàng vào danh sách hóa đơn bán hàng để ban quản lý có thể nắm được thông tin những hàng hóa đã bán hỗ trợ cho việc thống kê báo cáo doanh thu và lợi nhuận. 3.1.1.5. Chức năng quản lý kho hàng Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 31 Chức năng này có nhiệm vụ quản lý thông tin của các kho hàng, giúp người sử dụng hệ thống có thể nắm được các thông tin nhập hàng, hàng bán ra và tồn kho còn bao nhiêu, để báo cáo và yêu cầu nhập thêm hàng khi hàng gần hết. 3.1.1.6. Chức năng thống kê báo cáo Chức năng này có nhiệm vụ thống kê và lập các báo cáo theo các yêu cầu khác nhau. Chỉ có Ban quản lý mới được phép xem báo cáo và thống kê của hệ thống. Bên cạnh đó nhân viên sử dụng hệ thống có thể in các báo cáo theo yêu cầu như: hóa đơn bán hàng, phiếu nhập hàng..v.v. tùy vào quyền sử dụng của mỗi nhân viên khác nhau. Chức năng này có thể hỗ trợ báo cáo danh sách công nợ, danh sách nhập, xuất, tồn kho và thống kê kết quả kinh doanh. 3.1.2. Sơ đồ chức năng (BFD – Business Function Diagram) Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của việc phân tích hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức thì cần phải biết được tổ chức đó thực hiện những chức năng, nhiệm vụ gì. Từ đó, tìm ra các thông tin, các dữ liệu được sử dụng và tạo ra trong các chức năng. Đồng thời cũng phải tìm ra những hạn chế, mối ràng buộc đặt lên các chức năng đó. Qua khảo sát quy trình hoạt động, nghiên cứu các nghiệp vụ của hệ thống hiện tại, tác giả đưa ra sơ đồ chức năng của phần mềm với 6 chức năng sau: Đại học Ki h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 32 Hình 3.1. Sơ đồ chức năng Quản lý bán hàng Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 33 3.1.3. Sơ đồ ngữ cảnh(CD - Context Diagram) Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ chỉ bao gồm một xử lý chung nhất nêu bật chức năng của hệ thống thông tin. Xung quanh là các thực thể ngoài, chỉ nguồn phát và đích nhận thông tin cùng với các dòng thông tin đi vào và đi ra hệ thống thông tin. Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ hình học được xây dựng theo điểm công tác nào đó dùng để làm rõ mối quan hệ thông tin giữa các điểm công tác của hệ thống. Điểm trung tâm là điểm đang xét, các điểm công tác khác có liên hệ thông tin với điểm trung tâm sẽ được mô tả bằng mũi tên và ghi chú kèm theo. Sơ đồ ngữ cảnh có 2 tác nhân chính là: - Tác nhân bên ngoài (Extenal entity) là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống. Chúng là nguồn gốc cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận các sản phẩm của hệ thống. Kí hiệu là hình chữ nhật. - Tác nhân bên trong (Intenal entity) là chức năng hoặc xử lý bên trong hệ thống được mô tả ở trang khác của mô hình. Kí hiệu là hình tròn. Dựa vào mô tả bài toán cùng với sơ đồ tổ chức và sơ đồ chức năng có thể phân tích để thu được sơ đồ ngữ cảnh của bài toán như sau: Hình 3.2. Sơ đồ ngữ cảnh Đại học Kin tế H uế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 34 3.1.4. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram) *Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ: - Chức năng: là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như thêm, xóa hay thay đổi thông tin trong hệ thống, được ký hiệu bằng một vòng tròn với tên chức năng được đặt ở phía bên trong. Tên chức năng có dạng “động từ + bổ từ”. Ví dụ: Chức năng quản lý đặt hàng. - Tác nhân ngoài: là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi thông tin trực tiếp với hệ thống, được ký hiệu bằng một hình chữ nhật với tên tác nhân được đặt ở phía bên trong. Tên tác nhân có dạng danh từ. Ví dụ: Tác nhân “Khách hàng”. - Kho dữ liệu: là nơi lưu trữ dữ liệu của một hoặc nhiều chức năng, được ký hiệu bằng hai đường gạch ngang. Tên của kho dữ liệu có dạng danh từ, được đặt ở phía bên trong hình. Ví dụ: Kho dữ liệu “Hàng hóa”. - Luồng dữ liệu: là luồng dữ liệu hay thông tin đi vào hoặc đi ra khỏi chức năng. Được ký hiệu bằng một đường thẳng hoặc đường gấp khúc có hướng. Hướng của mũi tên cho biết chiều di chuyển của dữ liệu. Tên của luồng dữ liệu có dạng danh từ, được đặt ở trên đường kẻ. Nếu giữa hai đối tượng có trao đổi dữ liệu qua lại thì thay vì kẻ hai đường song song với nhau, ta có thể sử dụng chung một đường với mũi tên hai chiều, trường hợp này sẽ đặt tên theo nguyên tắc ưu tiên: tên của luồng từ trái sang phải hay từ trên xuống dưới viết trước, tiếp theo là dấu chấm phẩy rồi đến tên luồng có chiều ngược lại, nếu hai luồng dữ liệu ngược nhau mà có cùng tên thì chỉ viết một lần. QUẢN LÝ BÁN HÀNG KHÁCH HÀNG HÀNG HÓA Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 35 Ví dụ: Hình phía trên là luồng dữ liệu “Thông tin đặt hàng” có chiều đi từ A tới B; hình ở dưới là là 2 luồng dữ liệu “thông tin phản hồi”, một đi từ A tới B và một đi từ B tới A, hai luồng này có cùng tên. Trên đây là một số ký pháp chung được áp dụng cho tất cả các sơ đồ luồng, một số sơ đồ có ký hiệu riêng sẽ có chú thích kèm theo. Từ sơ đồ chức năng BFD và sơ đồ ngữ cảnh cùng với các luồng thông tin trong hệ thống, tác giả mô hình hóa thành mô hình DFD như sau: 3.1.4.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 36 Hình 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 3.1.4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý hệ thốngĐại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 37 Hình 3.4. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý hệ thống 3.1.4.3. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý thông tin chung Hình 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý thông tin chung Đại học Ki h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 38 3.1.4.4. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý nhập hàng Hình 3.6. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý nhập hàng 3.1.4.5. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý bán hàng Hình 3.7. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý bán hàng Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 39 3.1.4.6. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý kho hàng Hình 3.8. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý kho hàng 3.1.4.7. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý công nợ Hình 3.9. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý công nợ 3.1.4.8. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý thống kê báo cáo Đại học Ki h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 40 Hình 3.10: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý thống kê báo cáo 3.1.5. Sơ đồ luồng thông tin (IFD- Information Flow Diagrama) 3.1.5.1. Sơ đồ luồng thông tin nhập hàng Hình 3.11. Sơ đồ luồng thông tin nhập hàng Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 41 3.1.6. Sơ đồ luồng thông tin bán hàng Hình 3.12. Sơ đồ luồng thông tin bán hàng 3.1.7. Xác định các thực thể và các thuộc tính của thực thể Từ sơ đồ chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu và các đầu vào đầu ra của hệ thống hiện tại, có thể tìm ra các tập thực thể và các mối quan hệ giữa các tập thực thể trong hệ thống Quản lý bán hàng của đại lý, bao gồm: * Thực thể: Khách Hàng - Quản lý thông tin khách hàng. - Thuộc tính: Mã khách hàng, tên khách hàng, ngày sinh, chứng minh nhân dân, địa chỉ, số điện thoại. Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 42 * Thực thể: Hàng hóa - Quản lý thông tin hàng hóa. - Thuộc tính: Mã hàng, tên hàng, đơn giá, đơn vị, loại hàng, đơn giá, đơn vị, nhà sản xuất. * Thực thể: Kho Hàng - Quản lý thông tin kho hàng. - Thuộc tính: Mã kho, tên kho, địa chỉ, ghi chú. * Thực thể: Nhà Cung Cấp - Quản lý thông tin nhà cung cấp. - Thuộc tính: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, Địa chỉ, số điện thoại, email, website. * Thực thể: Nhân Viên - Quản lý thông tin nhân viên và tải khoản sử dụng hệ thống. - Thuộc tính: Mã nhân viên, tên nhân viên, chức vụ, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, tài khoản đăng nhập, mật khẩu, quyền truy cập. * Thực thể: Loại Hàng - Quản lý thông tin các loại hàng. - Thuộc tính: Mã loại hàng, tên loại hàng. * Thực thể: Hóa Đơn Nhập - Quản lý thông tin phiếu nhập hàng, hóa đơn nhập hàng. - Thuộc tính: Mã hóa đơn nhập, ngày nhập, nhân viên nhập, nhà cung cấp, kho nhập, tiền thanh toán. * Thực thể: Hóa đơn xuất - Quản lý thông tin phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng. - Thuộc tính: Mã hóa đơn xuất, ngày xuất, nhân viên xuất, khách hàng, tiền thanh toán. * Thực thể: Phiếu Thu - Quản lý thông tin phiếu thu công nợ - Thuộc tính: Mã số phiếu, ngày lập, hình thức thanh toán, số tài khoản, ngân hàng, khách hàng, số tiền, đơn vị tiền tệ, nhân viên lập. * Thực thể: Phiếu Chi Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 43 - Quản lý thông tin phiếu chi công nợ. - Thuộc tính: Mã số phiếu, ngày lập, hình thức thanh toán, số tài khoản, ngân hàng, nhà cung cấp, số tiền, đơn vị tiền tệ, nhân viên lập. * Thực thể: Quyền - Quản lý thông tin quyền truy cập hệ thống. - Thuộc tính: Mã phân quyền, Quyền. 3.1.8. Xác đinh mối quan hệ của các thực thể * Mối quan hệ giữa “Nhân Viên” và “Quyền” Một nhân viên chỉ có một quyền, mà một quyền có thể có nhiều nhân viên cho nên mối quan hệ này là mối quan hệ n – 1. * Mối quan hệ giữa “Hàng Hóa” và “Loại Hàng Hóa” Một hàng hóa chỉ thuộc một loại hàng háo nào đó, mà một loại hàng hóa có thể có nhiều hàng hóa cho nên mối quan hệ này là mối quan hệ n – 1. * Mối quan hệ giữa “Phiếu Nhập Hàng” và “Nhân Viên” Một phiếu nhập hàng chỉ được lập bởi một nhân viên, mà một nhân viên có thể lập được nhiều phiếu nhập hàng cho nên mối quan hệ này là mối quan hệ n – 1. * Mối quan hệ giữa “Phiếu Nhập Hàng” và “Nhà Cung Cấp” Một phiếu nhập hàng chỉ được lập bởi một nhà cung cấp, mà một nhà cung cấp có thể lập được nhiều phiếu nhập hàng cho nên mối quan hệ này là mối quan hệ n – 1. * Mối quan hệ giữa “Phiếu Nhập Hàng” và “Kho Hàng” Đại ọc Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 44 Một phiếu nhập hàng chỉ được nhập vào một kho hàng, mà một kho hàng có thể nhập được nhiều phiếu nhập hàng khác nhau cho nên mối quan hệ này là mối quan hệ n-1. * Mối quan hệ giữa “ Phiếu Nhập Hàng ” và “Hàng Hóa” Một phiếu nhập hàng có thể có nhiều hàng hóa, mà một hàng hóa có thể nhập bởi nhiều hóa đơn nhập khác nhau cho nên mối quan hệ này là mối quan hệ n-n. * Mối quan hệ giữa “Hóa Đơn Bán” và “Nhân Viên” Một hóa đơn bán chỉ được lập bởi một nhân viên, mà một nhân viên có thể lập được nhiều hóa đơn bán cho nên mối quan hệ này là mối quan hệ n – 1. * Mối quan hệ giữa “Hóa Đơn Bán” và “Khách Hàng” Một hóa đơn bán chỉ được lập cho một khách hàng, mà một khách hàng có thể lập bởi nhiều hóa đơn bán cho nên mối quan hệ này là mối quan hệ n – 1. * Mối quan hệ giữa “Hóa Đơn Bán” và “Hàng Hóa” Một hóa đơn bán có thể có nhiều hàng hóa, mà một hàng hóa có thể xuất bởi nhiều hóa đơn bán khác nhau cho nên mối quan hệ này là mối quan hệ n-n. * Mối quan hệ giữa “Phiếu Thu” và “Nhân Viên” Một phiếu thu chỉ được lập bởi một nhân viên, mà một nhân viên có thể lập được nhiều phiếu thu cho nên mối quan hệ này là mối quan hệ n – 1. * Mối quan hệ giữa “Phiếu Thu” và “Khách Hàng” Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 45 Một phiếu thu chỉ được lập cho một khách hàng, mà một khách hàng có thể lập bởi nhiều phiếu thu cho nên mối quan hệ này là mối quan hệ n – 1. * Mối quan hệ giữa “Phiếu Chi” và “Nhân Viên” Một phiếu chi chỉ được lập bởi một nhân viên, mà một nhân viên có thể lập được nhiều phiếu chi cho nên mối quan hệ này là mối quan hệ n – 1. * Mối quan hệ giữa “Phiếu Chi” và “Nhà Cung Cấp” Một phiếu chi chỉ được lập cho một nhà cung cấp, mà một nhà cung cấp có thể được lập bởi nhiều phiếu chi cho nên mối quan hệ này là mối quan hệ n – 1. 3.1.9. Sơ đồ thực thể mối quan hệ (ERD – Entity Relationship Diagram) Hình 3.13. Sơ đồ thực thể mối quan hệ Đại học Kin h tế Huế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 46 Thiết kế hệ thống quản lý bán hàng3.2. 3.2.1. Thiết kế kiến trúc hệ thống Hình 3.14. Sơ đồ cấu trúc hệ thống 3.2.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu Vật lý - Mỗi mối quan hệ giữa các tập thực thể sẽ được chuyển thành một lược đồ quan hệ có tên là tên của mối quan hệ và nhận các thuộc tính là khóa của các tập thực thể tham gia vào mối quan hệ và có thể thêm vào thuộc tính riêng (nếu có). + Giữa hai tập thực thể có mối quan hệ n-1 thì khóa chính của tập thực thể bên 1 sẽ làm khóa phụ của tập thực thể bên n. + Giữa hai tập thực thể có mối quan hệ n-n thì tập thực thể mới được xây dựng nên sẽ lấy khóa chính của hai tập thực thể tham gia vào mối quan hệ n-n làm khóa chính. Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 47 Dựa vào các bước chuẩn hóa tập thực thể và chuẩn hóa mối quan hệ như đã trình bày ở phần lý thuyết sẽ có các bảng CSDL như sau: Bảng 3.1. Cấu trúc bảng “NHÂN VIÊN” Tên trường Kiểu dữ liệu(kích thước) Ràng buộc Diễn giải MaNhanVien nchar(10) Khóa Chính Mã nhân viên TenNhanVien nvarchar(50) Tên nhân viên Chucvu nvarchar(50) Chức vụ Ngaysinh datetime Ngày sinh Diachi nvarchar(200) Địa chỉ Sodienthoai nchar(11) Số điện thoại TenTaiKhoan nvarchar(50) Tên tài khoản MatKhau nvarchar(50) Mật khẩu MaPhanQuyen int Khóa phụ Mã phân quyên Bảng 3.2. Cấu trúc bảng “QUYỀN” Tên trường Kiểu dữ liệu(kích thước) Ràng buộc Diễn giải MaPhanQuyen int Khóa Chính Mã phân quyền Quyen nvarchar(50) Quyền truy cập Bảng 3.3. Cấu trúc bảng “HÀNG HÓA” Tên trường Kiểu dữ liệu(kích thước) Ràng buộc Diễn giải MaHang nchar(10) Khóa Chính Mã hàng TenHang nvarchar(50) Tên hàng DonGia decimal(19, 4) Đơn giá DonVi nchar(10) Đơn vị MaLoaiHang int Khóa ngoại Mã loại hàng NhaSanXuat nvarchar(50) Nhà sản xuất Bảng 3.4. Cấu trúc bảng “LOẠI HÀNG HÓA” Tên trường Kiểu dữ liệu(kích thước) Ràng buộc Diễn giải MaLoaiHang int Khóa Chính Mã loại hàng TenLoaiHang nvarchar(50) Tên loại hàng Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 48 Bảng 3.5. Cấu trúc bảng “KHÁCH HÀNG” Tên trường Kiểu dữ liệu(kích thước) Ràng buộc Diễn giải MaKhachHang int Khóa Chính Mã khách hàng TenKhachHang nvarchar(200) Tên khách hàng NgaySinh datetime Ngày sinh CMND nchar(10) Chứng minh nhân dân DiaChi nvarchar(200) Địa chỉ SoDienThoai nchar(11) Số điện thoại Bảng 3.6. Cấu trúc bảng “KHO HÀNG” Tên trường Kiểu dữ liệu(kích thước) Ràng buộc Diễn giải MaKho nchar(10) Khóa Chính Mã kho hàng TenKho nvarchar(50) Tên kho hàng DiaChi nvarchar(200) Địa chỉ GhiChu nvarchar(MAX) Ghi chú Bảng 3.7. Cấu trúc bảng “NHÀ CUNG CẤP” Tên trường Kiểu dữ liệu(kích thước) Ràng buộc Diễn giải MaNhaCungCap nchar(10) Khóa Chính Mã nhà cung cấp TenNhaCungCap nvarchar(200) Tên nhà cung cấp DiaChi nvarchar(200) Địa chỉ SoDienThoai nchar(11) Số điện thoại Email nchar(200) Email WebSite nchar(200) Website Bảng 3.8. Cấu trúc bảng “PHIẾU NHẬP HÀNG” Tên trường Kiểu dữ liệu(kích thước) Ràng buộc Diễn giải MaHoaDonNhap int Khóa Chính Mã hóa đơn nhập NgayNhap datetime Ngày nhập MaNhanVien nchar(10) Khóa ngoại Mã nhân viên MaNhaCungCap nchar(10) Khóa ngoại Mã nhà cung cấp Đại họ Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 49 DaThanhToan decimal(19, 4) Đã thanh toán MaKho nchar(10) Khóa ngoại Mã kho Bảng 3.9. Cấu trúc bảng “CHI TIẾT PHIẾU NHẬP” Tên trường Kiểu dữ liệu(kích thước) Ràng buộc Diễn giải SoPhieuNhap int Khóa Chính Mã hóa đơn nhập MaHang nchar(10) Khóa chính Mã hàng hóa SoLuong int Số lương DonGia decimal(19, 4) Đơn giá nhập Bảng 3.10. Cấu trúc bảng “HÓA ĐƠN BÁN” Tên trường Kiểu dữ liệu(kích thước) Ràng buộc Diễn giải MaHoaDonBan int Khóa Chính Mã hóa đơn bán NgayBan datetime Ngày bán MaNhanVien nchar(10) Khóa ngoại Mã nhân viên MaKhachHang int Khóa ngoại Mã khách hàng DaThanhToan decimal(19, 4) Đã thanh toán Bảng 3.11. Cấu trúc bảng “CHI TIẾT HÓA ĐƠN BÁN” Tên trường Kiểu dữ liệu(kích thước) Ràng buộc Diễn giải MaHoaDonBan int Khóa Chính Mã hóa đơn ban MaHang nchar(10) Khóa chính Mã hàng hóa SoLuong int Số lương DonGia decimal(19, 4) Đơn giá nhập MaKho nchar(10) Khóa ngoại Mã kho MaNhaCungCap nchar(10) Khóa ngoái Mã nhà cung cấp Bảng 3.12. Cấu trúc bảng “PHIẾU CHI” Tên trường Kiểu dữ liệu(kích thước) Ràng buộc Diễn giải MaPhieuChi int Khóa Chính Mã phiếu chi NgayLap datetime Ngày lập HTTT bit Hình thức thanh toán SoTaiKhoan nchar(20) Số tài khoản Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 50 NganHang nvarchar(50) Ngân hàng MaNhaCungCap nchar(10) Khóa ngoại Mã nhà cung cấp SoTien decimal(19, 4) Số tiền DonViTienTe nchar(10) Đơn vị tiền tệ MaNhanVien nchar(10) Khóa ngoại Mã nhân viên Bảng 3.13. Cấu trúc bảng “PHIẾU THU” Tên trường Kiểu dữ liệu(kích thước) Ràng buộc Diễn giải MaPhieuThu int Khóa Chính Mã phiếu thu NgayLap datetime Ngày lập HTTT bit Hình thức thanh toán SoTaiKhoan nchar(20) Số tài khoản NganHang nvarchar(50) Ngân hàng MaKhachHang int Khóa ngoại Mã khách hàng SoTien decimal(19, 4) Số tiền DonViTienTe nchar(10) Đơn vị tiền tệ MaNhanVien nchar(10) Khóa ngoại Mã nhân viên Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 51 3.2.2.2. Lược đồ quan hệ của cơ sở dữ liệu Hình 3.15. Lược đồ quan hệ của cơ sở dữ liệu Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 52 3.2.3. Thiết kế giải thuật 3.2.3.1. Giải thuật đăng nhập Hình 3.16. Giải thuật đăng nhập 3.2.3.2. Giải thuật nhập hàng Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 53 Hình 3.17. Giải thuật nhập hàng 3.2.3.3. Giải thuật bán hàng Hình 3.18. Giải thuật bán hàng 3.2.4. Thiết kế giao diện Sau đây là một số giao diện của hệ thống: Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 54 Hình 3.19. Giao diện form chính Hình 3.20. Giao diện lập hóa đơn bán hàng Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 55 Hình 3.21. Giao diện lập phiếu nhập hàng Hình 3.22. Giao diện thống kê doanh thu Cài đặt và kiểm thử3.3. * Cài đặt phân mềm: - Cài đặt cơ sở dữ liệu: Attach cơ sở dữ liệu vào Microsoft SQL Server các phiên bản. - Cài đặt chương trình: chạy file.exe đã đóng gói của chương trình, chọn hướng dẫn cài đặt và next. - Sau khi cài đặt xong biểu tượng chương trình sẽ hiện trên màn hình desktop, có tên là “Quản lý bán hàng”. Người sử dụng chỉ cần nháy đúp chuột thì đăng nhập vào chương trình và tiến hành sử dụng chương trình. * Hướng dẫn sử dụng: - “Phần mềm quản lý bán hàng tại các đại lý” được xây dựng và đưa vào ứng dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý bán hàng. Để phần mềm đạt được hiệu quả khi triển khai ứng dụng thực tế tại các đại lý vừa và nhỏ cần có quá trình đào tạo hướng dẫn người dùng. Mục đích của công tác đào tạo người sử dụng là hướng dẫn Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 56 cho người dùng biết cách sử dụng sản phẩm và làm theo với cách làm việc dưới sự hỗ trợ của phầm mềm. Công tác đào tạo người sử dụng gồm những nội dung sau: - Đào tạo các kiến thức cơ bản về máy tính. - Giới thiệu phần mềm và hướng dẫn về cách thức sử dụng phần mềm. - Giải đáp thắc mắc các câu hỏi phát sinh trong quá trình sử dụng,... * Kiểm thử - Phần mềm chạy thử vẫn chưa phát hiện được lỗi gì nghiêm trọng, bước đầu an toàn khả thi. Phần mềm được xây dựng có đầy đủ các chức năng theo yêu cầu ở phần đặc tả hệ thống. Hình 3.23. Giao diện xây dựng phần mềm trên Visual Studio 2013 Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 57 Hình 3.24. Giao diện quản lý dữ liệu trên SQL Server 2012 Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 58 KẾT LUẬN Hiện nay, công nghệ thông tin đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực đời sống và đang ngày càng được mở rộng, đặc biệt nó là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý. Đối với công tác quản lý bán hàng hết sức phức tạp, dễ nhầm lẫn và sai sót thì nhu cầu tin học hóa, hiện đại hóa là hết sức cần thiết. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động bền vững và ổn định hơn. Với mong muốn xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng dành riêng cho các đại lý phân phối và đem lại hiệu quả cao nhất cho công tác quản lý bán hàng, nó cho phép người quản lý có thể kiểm soát và điều khiển hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả nhất, tác giả đã tiến hành xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho các đại lý phân phối vừa và nhỏ tại tỉnh Thừa Thiên Huế Khóa luận được thực hiện nhằm giúp cho các cá nhân, tổ chức tiếp cận và hiểu rõ hơn về một hệ thống quản lý thông tin được xây dựng bằng công nghệ .NET trên nền tảng mô hình 3 lớp. Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã đạt được những kết quả như sau: - Về mặt lý luận, tác giả đã nắm vững các quy trình về quản lý bán hàng tại các đại lý, nắm bắt được cơ bản cách thức xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng. Tác giả cũng đã vận dụng bộ công cụ Visual Studio 2013 cũng như SQL Server 2012 và các nền tảng lập trình để xây dựng hoàn chỉnh phần mềm quản lý bán hàng cho cho các đại lý phân phối vừa và nhỏ - Về mặt thực tiễn, tác giả đã xây dựng được phần mềm quản lý bán hàng tương đối hoàn thiện với các tính năng như sau: + Cho phép người quản lý kiểm soát và điều khiển toàn bộ quá trình quản lý, cung cấp các thông tin phản hồi chính xác. Ngoài ra, còn giúp cho chủ doanh nghiệp nắm vững được tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các bản báo cáo mà không mất nhiều thời gian, đồng thời còn kiểm tra các báo cáo công nợ phải thu – phải trả để chủ doanh nghiệp tổng hợp và đưa ra các quyết định hợp lý và kịp thời cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. Đạ họ Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 59 + Phần mềm có giao diện thân thiện, thuận tiện cho người sử dụng, dễ dàng sử dụng và quản lý. Hỗ trợ nhiều chức năng phù hợp với thực tế của việc tìm kiếm, trao đổi, cập nhật, và quản lý thông tin. Nhìn chung, phần mềm ứng dụng vào việc quản lý bán hàng cho đại lý vừa và nhỏ hoàn toàn khả thi, đáp ứng được nhiều nhu cầu cho công tác quản lý bán hàng. Tuy nhiên phần mềm vẫn còn tồn tại hạn chế như: chưa áp dụng được đầy đủ các quy trình kế toán vào quản lý công nợ, quản lý kho hàng. Hy vọng trong thời gian sắp tới, với sự trau dồi thêm kiến thức, tác giả sẽ có thể hoàn thiện được những thiếu sót để phần mềm có thể quản lý tốt hơn nữa, bổ sung và điều chỉnh thêm một số tính năng để phần mềm ngày càng hoạt động có hiệu quả hơn, ứng dụng công nghệ mới nhất vào việc quản lý cơ sở dữ liệu và phần mềm. Đại học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên thực hiện: Lương Quang Nhơn Trang 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Dương Quang Thiện. Lập trình Visual C# như thế nào? Tập 1,2,3 Nhà xuất bản Tổng hợp TPHCM, 2005. 2. Hàn Viết Thuận. Giáo trình hệ thống thông tin quản lý. Trường đại học Kinh tế quốc dân, Khoa tin học kinh tế. Nhà xuất bản đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội, 2008. 3. Hàn Viết Thuận. Giáo trình công nghệ phần mềm. Trường đại học Kinh tế quốc dân, Khoa tin học kinh tế. Nhà xuất bản đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội, 4. Nguyễn Mậu Hân. Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Trường đại học Khoa học Huế, Khoa Công nghệ thông tin. Huế, 2004. 5. Phạm Hữu Khang. C# 2005 cơ bản. Nhà xuất bản nhà xuất bản Lao Động Xã Hội, 2006. 6. Phạm Hữu Khang. C# 2005 Lập trình WindowsForm. Nhà xuất bản nhà xuất bản Lao Động Xã Hội, 2006. 7. Trần Nguyên Phong. Giáo trình SQL. Trường đại học Khoa học Huế, Khoa công nghệ thông tin. Huế, 2004. 8. Diễn đàn www.congdongcviet.com Tài liệu tiếng Anh: 9. Devexpress support ,https://www.devexpress.com/Support/Demos/ 10. MSDN Library Documentation, Đại học Kin h tế Hu ế