Kỹ năng soạn thảo văn bản - BT nhóm tháng

LỜI MỞ ĐẦU Công văn là loại văn bản được sử dụng rất phổ biến và có hiệu quả để giải quyết nhiều loại công việc trong các cơ quan, tổ chức. Công văn có nhiều điểm tương đồng so với các văn bản khác như tờ trình, chỉ thị hay thông tư. Điều đó có thể gây nhầm lẫn trong quá trình sử dụng, ảnh hưởng tới chất lượng giải quyết công việc. Do đó, việc phân biệt công văn với các văn bản khác có ý nghĩa quan trọng, giúp cho chủ thể ban hành lựa chọn chính xác loại văn bản nào sẽ được áp dụng trong từng hoàn cảnh cụ thể. Vì vậy, nhóm 3C1 đã chọn đề tài:”Phân biệt công văn và thông tư trong việc hướng dẫn văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên. Cho ví dụ” cho bài tập nhóm số 1 của mình. Sau đây là nội dung của bài. NỘI DUNG I./CÁC KHÁI NIỆM 1./ Công văn Công văn là văn bản hành chính được sử dụng để giao dịch công tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và cá nhân nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất. Công văn được sử dụng để giải quyết nhiều công việc khác nhau như để trao đổi thông tin, thăm hỏi, cảm ơn…và một trong những vái trò của công văn là được sử dụng để hướng dẫn văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên. 2./ Thông tư Thông tư là văn bản quy phạm pháp luật do các chủ thể có thẩm quyền ban hành để giải thích, hướng dẫn thực hiện những quy định của cấp trên trong phạm vi quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách. II./ SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CÔNG VĂN VÀ THÔNG TƯ HƯỚNG DẪN VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT CỦA CẤP TRÊN Công văn và thông tư tuy cùng được sử dụng để hướng dẫn văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên (gọi tắt là công văn và thông tư), song giữa chúng có nhiều điểm khác biệt giúp chúng ta có thể nhận diện văn bản đó là công văn hay là thông tư. Cụ thể là : 1./ Về chủ thể ban hành Đối với Thông tư: Theo quy định tại điều 2 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008( LBHVBQPPL 2008) thì thông tư do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành. Các chủ thể này có thể độc lập hoặc cùng phối hợp ban hành thông tư (thông tư liên tịch). Đối với Công văn: Thẩm quyền ban hành công văn rộng hơn so với thông tư và không được pháp luật quy định. Công văn không chỉ do các cơ quan nhà nước mà các cơ quan, tổ chức chính tri, xã hội, các đơn vị sự nghiệp, cá nhân đều có thể ban hành công văn để hướng dẫn văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên. Như vậy, chủ thể ban hành thông tư thì cũng có thể ban hành công văn, nhưng chủ thể ban hành công văn thì có thể không có thẩm quyền ban hành thông tư. 2./ Về tính chất Thứ nhất, theo LBHVBQPPL 2008 thì thông tư là một trong những văn bản quy phạm pháp luật còn công văn là văn bản hành chính. Vì vậy thông tư có giá trị pháp lý cao hơn so với công văn. Thứ hai, đối tượng hướng dẫn của thông tư có tính chất quan trọng hơn so với công văn. Ví dụ, thông tư được sử dụng để hướng dẫn Luật, Nghị quyết của Quốc hội, Pháp lệnh, Nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Quyết định của Chủ tịch nước, Nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ( Điều 16 LBHVBQPPL 2008). Còn công văn thường chỉ được sử dụng để hướng dẫn thực hiện thông tư, chỉ thị, quyết định, một số ít nghị định. Thứ ba, phạm vi tác động của thông tư rộng lớn hơn, thời gian tác động của thông tư lâu dài hơn so với phạm vi tác động, thời gian tác động của công văn. Xuất phát từ tính chất quan trọng của các quy định mà thông tư hướng dẫn cũng như chủ thể ban hành thông tư là những người đứng đầu của một ngành, lĩnh vực nên đối tượng chịu sự tác động của thông tư là rất lớn, thường bao gồm tất cả các đối tượng có hoạt động liên quan tới ngành, lĩnh vực đó trên phạm vi cả nước và cũng vì thế mà thông tư được sử dụng nhiều lần, trong thời gian lâu dài. Ví dụ, thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH hướng dẫn một số điều của Nghị định 152/2006/NĐ-CP về bảo hiểm xã hội bắt buộc. Đối tượng tác động của thông tư này là tất cả những cá nhân, cơ quan, tổ chức có hoạt động liên quan tới bảo hiểm xã hội bắt buộc. Còn đối với công văn, nó thường được ban hành để áp dụng trong phạm vi một cơ quan hay trong một địa bàn nhất định. Ví dụ, Giám đốc Sở Lao động, thương binh và xã hội tỉnh Quảng Ninh ra công văn để thống nhất áp dụng thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH trên địa bàn tỉnh, trong phạm vi quản lý của Sở. 3./ Về thủ tục ban hành Xuất phát từ tính chất quan trọng hơn của thông tư so với công văn nên thủ tục ban hành của thông tư cũng được quy định một cách chặt chẽ hơn. Hiện nay, thủ tục ban hành thông tư được quy định tai các điều 68,70,71,74 của LBHVBQPPL 2008. Dự thảo thông tư phải được lấy ý kiến của nhiều chủ thể khác nhau trong một thời gian nhất định, được thẩm định cũng như thảo luận kỹ lưỡng trước khi ban hành. Thủ tục ban hành công văn cũng bao gồm các bước như soạn thảo, thông qua, gửi văn bản nhưng các hoạt động này đơn giản hơn nhiều và mỗi hoạt động này thường có phạm vi nội dung khá hẹp, được tiến hành trong thời gian ngắn, không cần có sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức. Công văn có thể được ban hành mà không cần phải lập dự thảo, không cần phải lấy ý kiến như thủ tục ban hành thông tư. 4./ Về thể thức Công văn là loại văn bản có thể thức khá đặc biệt, thể hiện ở chỗ: công văn không được gọi tên trong văn bản. Do không có tên gọi nên phần trích yếu của công văn được trình bày ở góc trái, dưới phần số, ký hiệu của văn bản, tên đối tượng tiếp nhận được trình bày ở đầu công văn sau từ “ Kính gửi”. Ký hiệu công văn là chữ viết tắt tên cơ quan ban hành và tên đơn vị soạn thảo công văn. Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THÀNH PHỐ HÀ NỘI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số : …/UB-VP Hà Nội, ngày…tháng…năm… V/v hướng dẫn thực hiện Chỉ thị 25/ CT-CT Kính gửi: Uỷ ban nhân dân các quận, huyện. Khác với công văn, thông tư được gọi tên và tên gọi của thông tư được trình bày ở vị trí giữa văn bản, phía dưới quốc hiệu và tên cơ quan ban hành văn bản, phần trích yếu được trình bày phía dưới tên gọi của văn bản. Ví dụ: BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số :01/2007/TT- BKHCN Hà Nội, ngày 14 tháng 02 năm 2007 THÔNG TƯ Hướng dẫn thi hành Nghị định số 103/2006/NĐ-CP ngày 22 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp Sự khác biệt về ngôn ngữ: Ngôn ngữ trong công văn thường mềm mại, uyển chuyển hơn so với thông tư. Công văn không sử dụng những từ, những câu có tính ra lệnh mà sử dụng các từ ngữ có tính xã giao, lịch thiệp. Ví dụ, không dùng “yêu cầu” mà dùng “đề nghị”,”lưu ý”; không dùng “các cơ quan, đơn vị có liên quan phải nghiêm chỉnh thực hiện công văn này, nếu vi phạm sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật” mà sử dụng” Các cơ quan đơn vị có liên quan cần khẩn trương triển khai thực hiện những nội dung trong công văn này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc cần kịp thời phản ánh về văn phòng ủy ban nhân dân thành phố để có biện pháp giải quyết “. Còn trong thông tư, ngôn ngữ thường có tính mệnh lệnh như :” Cục trưởng Cục Thuế trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình chịu trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị thực hiện đúng nội dung quy định tại thông tư này”. Thông tư hầu như không sử dụng các liên từ như vì vậy, cho nên, do đó…để nối câu trong khi công văn sử dụng rất phổ biến. KẾT LUẬN Qua việc phân biệt thông tư và công văn ở trên, có thể nhận thấy giữa hai loại văn bản này có khá nhiều điểm khác nhau, trong đó tính chất quan trọng và thể thức là hai tiêu chí quan trọng nhất để nhận biết một văn bản là công văn hay thông tư. Từ đó giúp cho người soạn thảo dễ dàng lựa chọn loại văn bản nào cần được sử dụng cho từng trường hợp, đồng thời giúp cho các chủ thể kiểm tra, đánh giá được sự phù hợp của văn bản đã ban hành, góp phần giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn.