Kỹ thuật soạn thảo và trình bày công văn hành chính

29 TRƯỜNG c KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH d BỘ MÔN :QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG -------oOo------- ĐỀ TÀI: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH Giáo viên hướng dẫn Nguyễn Nam Hà Nhóm thực hiện Lớp học phần 210701802 ---TpHCM, tháng 2 năm 2010--- STT HỌ TÊN SV MSSV ĐT 1 Vũ Trần Văn Hải 08216461 01656206891 2 Vũ Đức Hoàng 08221381 0953888332 3 Vy Thị Vân Kiều 08197971 0989928664 4 Trương Thị Ngát 08107411 0979240607 5 Lương Thị Nhi 08221871 0978256003 6 Nguyễn Ngọc Oanh 08107491 0979296173 7 Nguyễn Thị Ngọc Thanh 08101281 0973676203 8 Dư Thị Kim Thắm 08231271 0955313418 9 Đinh Ngọc Kim Thoa 08106821 0919402270 10 Trần Thị Hồng Thuỷ 08105081 0979522529 11 Phạm Thị Bích Thùy 08880581 0979782809 12 Lê Thị Thùy Trang 08105771 0959878456 13 Lương Thùy Trang 08104561 0985677847 14 Nguyễn Như Tuân 08251411 0979745432 15 Bùi Thị Kim Tuyến 08104261 0985436065 Công tác soạn thảo văn bản giữ vai trò quan trọng trong việc quản lí, điều hành và giao dịch của các cơ quan doanh nghiệp hiện nay. Văn bản được xem là 1 công cụ đắc lực để hoạch định, tổ chức thực hiện mọi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy môn Quản Trị Văn Phòng đã được đưa vào chương trình giảng dạy cho học sinh – sinh viên ở các trường trung cấp , cao đẳng, đại học... nhằm mục đích góp phần hoàn thiện kĩ năng và kiến thức để học sinh – sinh viên có thể đảm nhận công tác khi ra trường. Để soạn thảo văn bản có chất lượng, người soạn thảo cần có kiến thức nhất định về pháp luật, về ngôn ngữ, về kinh tế - xã hội . Việc trình bày và soạn thảo văn bản ko thể tùy tiện mà pải dựa vào những cơ sở pháp lí. Đặc biệt khi các cơ sở pháp lí thay đổi thì những người làm công tác liên quan đến công tác soạn thảo văn bản cần cập nhật thông tin nhằm đảm bảo tính quy phạm của công tác này. Do đó việc hiểu và nắm vững cách thức soạn thảo và trình bày văn bản là điều kiện cần thiết đối với những người đang công tác trong các cơ quan doanh nghiệp. Chính vì vậy, tập thể nhóm đã quyết định chọn đề tài “ Kỹ thuật soạn thảo và trình bày công văn hành chính” làm đề tài tiểu luận. Hy vọng, qua những kiến thức mà nhóm trình bày, thể hiện sẽ giúp mọi người trang bị thêm kiến thức về cách thức soạn thảo và trình bày công văn hành chính, giúp ích, phục vụ cho công việc sau này của mỗi người trong học tập và cuộc sống.BỐ CỤC ĐỀ TÀI Phần I : Một số khái niệm cơ bản về công văn hành chính 1.Khái niệm, vai trò và đặc điểm công văn 2.Những yêu cầu khi soạn thảo công văn 3.Xây dựng bố cục một công văn Phần II : Kỹ thuật soạn thảo và trình bày công văn hành chính 1.Kỹ thuật soạn thảo công văn 2. Phương pháp soạn thảo một số loại công văn thông dụng Phần III : Thực trạng về việc ban hành công văn tại việt nam và kiến nghị giải pháp 1.Thực trạng 2.Giải pháp kiến nghị MỤC LỤC Phần I – MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH 1. Khái niệm, vai trò và đặc điểm công văn a. Khái niệm, vai trò: Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình. b.Đặc điểm : - Chủ thể ban hành công văn là tất cả các cơ quan, tổ chức, và các cán bộ,công chức Nhà nước có thẩm quyền. - Công văn được ban hành nhằm mục đích giải quyết các vấn đề theo thẩm quyền và chức năng được giao. 2. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn - Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ.- Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề.- Dùng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.- Có thể thức đúng quy định của pháp luật Nhà nước đặc biệt phải có trích yếu công văn dù là công văn khẩn (theo bản điều lệ về công tác công văn giấy tờ của Phủ Thủ Tướng). 3. Xây dựng bố cục một công văn Thông thường bố cục một công văn phải có các yếu tố sau:+ Quốc hiệu và tiêu ngữ+ Địa danh và thời gian gửi công văn+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn+ Chủ đề nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân)+ Số và ký hiệu của công văn+ Trích yếu nội dung + Nội dung công văn+ Chữ ký, đóng dấu+ Nơi gửi Phần II – KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH Kỹ thuật soạn thảo và trình bày công văn: Trong nội dung công văn thường có 3 phần là: - Viện dẫn vấn đề - Giải quyết vấn đề - Kết luận vấn đề Viện dẫn vấn đề : Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết công văn hay cơ sở nào để viết công văn: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.Ví dụ: "… Năm học …… sắp kết thúc. Trường xin hướng dẫn để các khoa, phòng làm tổng kết theo các nội dung sau …" Giải quyết vấn đề : Tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải:- Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết.- Sắp xếp ý nào cần viết trường, ý nào cần viết sau, để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết.Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra. Cần quán triệt các nguyên tắc:+ Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị. + Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác.+ Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi.+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng. Kết thúc công văn : - Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu nhờ họ việc gì).- Công văn chỉ sử dụng vào công cụ của các cơ quan tổ chức và doanh -nghiệp. Công văn không bao giờ là tiếng nói riêng của cá nhân, kể cả người thủ trưởng hoặc người trực tiếp soạn thảo công văn, vì vậy nội dung của công văn chỉ nói đến công cụ, không nên dùng ngôn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi việc riêng giữa các cá nhân. 2. Phương pháp soạn thảo một số loại công văn thông dụng a. Công văn phúc đáp: - Mở đầu : Trả lời công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề… - Nội dung : + Nêu những nội dung trả lời các vấn đề mà các cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân, yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả lời những thắc mắc. + Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì nêu lý do hợp lý (có thể là không đủ các dữ kiện để giải đáp thắc mắc các yêu cầu đặt ra). - Kết thúc : Nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị quý… cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm. b. Công văn đề nghị (gồm cả yêu cầu và chất vấn) - Mở đầu : Nêu mục đích của vấn đề đặt ra (theo chức năng, nhiệm vụ, theo thông baó, theo quảng cáo …… của quý cơ quan …… hoặc căn cứ vào trách nhiệm, nghĩa vụ của ông, bà về …). - Nội dung : + Cần nêu rõ nội dung kiến nghị vấn đề gì. + Đề nghị thời hạn trả lời (phúc đáp). - Kết thúc : Mong quý cơ quan …; hoặc ông, bà …… sớm trả lời cho chúng tôi được biết.Xin chân thành cám ơn! c. Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở - Mở đầu: Nhắc lại tên văn bản pháp quy hoặc các chủ trương kế hoạch đã triển khai. - Nội dung: + Tóm tắt tình hình đã thực hiện, những thuận lợi, khó khăn, ưu điểm, khuyết điểm, những lệch lạc cần chấn chỉnh. + Những phương hướng và yêu cầu mới. + Biện pháp mới áp dụng. - Kết thúc: Yêu cầu các đơn vị, cơ sở …… thực hiện (sữa chữa) đến nay …… d. Công văn mời họp, mời dự đại hội - Mở đầu: Nêu mục đích đại hội, hội nghị, cuộc họp. - Nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung nghị sự (nếu hội nghị đề cập một số nội dung thì trình bày tóm tắt). + Thành phần tham dự. + Thời gian đại hội, hội nghị khai mạc. + Địa điểm. Chú ý: nếu yêu cầu người sử dụng mang theo tài liệu, báo cáo những giấy tờ có liên quan khác hoặc những điều kiện vật chất khác thì có thể lưu ý đại biểu ở phần cuối tờ công văn. e. Công văn giải thích - Mở đầu: Nêu tên của văn bản pháp quy hoặc tên văn bản của cấp Ủy Đảng. - Nội dung: + Nêu những chủ trương chính trong văn bản. + Giải thích những yêu cầu đặt ra của văn bản. + Các biện pháp tổ chức thực hiện, các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành, các chủ thể có trách nhiệm phối hợp. - Kết thúc: có thể phân tích ý nghĩa, tác dụng của văn bản về kinh tế, chính trị, xã hội. Nêu mục đích của các chủ trương, chính sách (dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động tới đối tượng thi hành). Phần III – THỰC TRẠNG VỀ VIỆC BAN HÀNH CÔNG VĂN TẠI VIỆT NAM VÀ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP 1. Thực trạng - Ban hành chậm, trái luật  : Theo kết quả giám sát của các cơ quan thuộc Quốc hội cho thấy, 2 bức xúc lớn nhất hiện nay của việc ban hành văn bản pháp luật ở Việt Nam là tình trạng ban hành văn bản hướng dẫn pháp luật quá chậm và nhiều văn bản trái pháp luật. - Hướng dẫn pháp luật cũng bị... “nợ đọng”: Theo thống kê chưa đầy đủ của Hội đồng Dân tộc và các ủy ban của Quốc hội, từ đầu nhiệm kỳ Quốc hội khóa XI (năm 2002) đến nay, Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, Tòa án NDTC, Viện KSNDTC cần ban hành 3.980 văn bản để quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành các luật, pháp lệnh, nghị quyết. Nhưng trên thực tế, chỉ có 3.260 văn bản được ban hành, đạt 82%. + Số còn lại bị “nợ đọng” kéo dài, trong đó, có văn bản chậm ban hành tới gần 10 năm như các nghị định hướng dẫn thực hiện Bộ luật Dân sự. Được thông qua từ ngày 28-10-1995, có hiệu lực từ 1-7-1996, nhưng sau gần 10 năm, cơ quan chức năng mới ban hành được 54 văn bản, còn 20 nội dung của bộ luật vẫn chưa được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành. Tháng 6-2005, khi chưa được hướng dẫn hết, Bộ luật Dân sự lại được Quốc hội sửa đổi một cách cơ bản để phù hợp với tình hình mới. + Bộ luật Dân sự không phải trường hợp cá biệt. Theo ông Trần Thế Vượng, Phó Chủ nhiệm Ủy ban Pháp luật của Quốc hội, Luật Đất đai năm 1993 có hiệu lực từ ngày 15-10-1993, nhưng sau gần 10 năm, Tòa án NDTC, Viện KSNDTC, Tổng cục Địa chính mới phối hợp ban hành Thông tư liên tịch số 01 ngày 3-1-2002 hướng dẫn về thẩm quyền của Tòa án nhân dân trong việc giải quyết tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất. + Và cũng giống như trường hợp Bộ luật Dân sự, đến năm 2003, Quốc hội đã ban hành Luật Đất đai mới, trong khi Thông tư 01 nói trên vẫn chưa được sửa đổi cho phù hợp. “Việc chậm ban hành văn bản hướng dẫn thi hành làm cho luật chậm đi vào cuộc sống. Điều này khiến các cơ quan tổ chức áp dụng không thống nhất, gây ảnh hưởng đến quyền lợi và lợi ích hợp pháp của tổ chức, công dân” - ông Trần Thế Vượng phân tích. + Trong phiên thảo luận về chương trình xây dựng pháp luật năm 2006 vừa qua, nhiều đại biểu Quốc hội đã bày tỏ băn khoăn về tình trạng luật khó đi vào cuộc sống vì thiếu hướng dẫn. - Trái... cả Hiến pháp vẫn được ban hành: Không chỉ ban hành chậm, nhiều văn bản quy phạm pháp luật được ban hành trong thời gian qua đã trái với các quy định của pháp luật. Theo Ủy ban Pháp luật của Quốc hội, có văn bản hướng dẫn thi hành pháp luật còn vi phạm cả quy định của Hiến pháp. Đơn cử như Thông tư 02 ngày 13-1-2003 của Bộ Công an hướng dẫn tổ chức cấp đăng ký, biển số phương tiện giao thông cơ giới đã quy định: “...Mỗi người chỉ được đăng ký 1 xe mô tô hoặc xe gắn máy”. Theo Ủy ban Pháp luật của Quốc hội, quy định này đã hạn chế quyền sở hữu của công dân, được quy định tại Điều 58 Hiến pháp năm 1992, vi phạm khoản 1, Điều 221 của Bộ luật Hình sự là “công dân có quyền sở hữu tài sản không bị hạn chế về số lượng, giá trị”. + Ông Trần Thế Vượng cho rằng, Thông tư 02 đã gián tiếp tạo ra những thủ tục rườm rà, gây khó khăn trong các giao dịch mua bán xe máy, buộc người mua xe phải chi thêm những khoản tiền vô lý. Trên thực tế, quy định này cũng không phải là giải pháp có hiệu quả nhằm tiến tới giảm dần số vụ tai nạn giao thông, khắc phục tình trạng ùn tắc giao thông bởi “một người dù mua nhiều xe, nhưng ra đường cũng chỉ sử dụng được 1 chiếc”. Hơn nữa, nó còn gây nên hiện tượng mua bán “suất” đăng ký xe ở một số thành phố lớn. + Công tác kiểm tra của Chính phủ từ 11-2003 đến tháng 5-2005 cũng cho thấy, trong số 3.632 văn bản được kiểm tra, bước đầu đã phát hiện trên 400 văn bản có dấu hiệu trái pháp luật. Trong đó, văn bản có nội dung trái với văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, sai thẩm quyền cần hủy bỏ, bãi bỏ chiếm khoảng 4% - 5%; không đảm bảo về căn cứ pháp lý trên 20%; sai về tên cơ quan ban hành, sai số, ký hiệu văn bản chiếm trên 15%; sai về thể thức và kỹ thuật trình bày chiếm 50%... + Gần đây nhất, theo Bộ trưởng Bộ Tư pháp Uông Chu Lưu, Bộ Tài chính đã phối hợp với Bộ Tư pháp tiến hành kiểm tra văn bản UBND cấp tỉnh ban hành về lĩnh vực đầu tư, bước đầu đã phát hiện được 60 văn bản của 42 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có dấu hiệu “xé rào”, trái pháp luật, trong đó tập trung ở một số lĩnh vực như ưu đãi về thuế, các khoản thu từ đất; sử dụng ngân sách nhà nước để hỗ trợ các nhà đầu tư... + Đánh giá mức độ nghiêm trọng của tình trạng trên, đầu tháng 10-2005, Thủ tướng Chính phủ đã có Chỉ thị phê bình nghiêm khắc các bộ, ngành và địa phương chưa giải quyết được tình trạng các địa phương ban hành văn bản trái pháp luật, vì lợi ích cục bộ địa phương... 2. Giải pháp : - Lãnh đạo địa phương tổ chức tự kiểm tra và kiểm tra văn bản theo thẩm quyền, xử lý kịp thời đối với các văn bản có nội dung trái pháp luật trong quá trình kiểm tra; kịp thời kiến nghị, đề xuất việc sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ hoặc thay thế những quy định trong các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên có mâu thuẫn chồng chéo hoặc không phù hợp với tình hình phát triển kinh tế, xã hội; áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả do việc ban hành và thực hiện văn bản trái pháp luật gây ra. - Kịp thời ban hành hướng dẫn pháp luật cho mỗi bộ luật, luật chưa có hướng dẫn cụ thể, cũng như những bộ luật hoặc luật mới ban hành để người dân hiều và làm theo đúng pháp luật. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình QTVP trường ĐH Công Nghiệp Tp.HCM Website : www.vinamap.vn www. kynangsong.xitrum.net Sau một thời gian tìm tòi tài liệu trong thư viện nhà trường, phòng Đa phương tiện, các phương tiện thông tin đại chúng, được sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Nam Hà – giảng viên bộ môn Quản Trị Văn Phòng nhóm chúng em đã hoàn thành xong bài tiểu luận “ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH”. Thông qua bài tiểu luận này, chúng em đã phần nào đi sâu, nghiên cứu về cách thức, phương pháp, kỹ thuật trình bày và soạn thảo chung các loại công văn hành chính; hiểu biết, biết phân tích và áp dụng các nghiệp vụ chuyên môn đã học giúp ích cho công việc sau này. Đặc biệt quá trình làm bài tiểu luận đã giúp chúng em phát triển kỹ năng phân tích tài liệu, kỹ năng làm việc nhóm, đồng thời giúp các bạn trong nhóm gần gũi và hiểu nhau hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn: Trường ĐH Công Nghiệp TP.HCM, BGH nhà trường đã tạo môi trường thuận lợi cho việc học tập và nghiên cứu làm tiểu luận. Khoa Quản trị kinh doanh đã trang bị cho chúng em những kiến thức về bộ môn Quản Trị Văn Phòng Thầy Nguyễn Nam Hà – giảng viên bộ môn đã nhiệt tình hướng dẫn chúng em làm bài tiểu luận Thư viện trường, phòng đa phương tiện đã cung cấp những tài liệu cần thiết, là nơi chúng em thảo luận và học tập. Tập thể nhóm hi vọng sẽ nhận được những lời nhận xét chân thành, những ý kiến đóng góp chân thực, hữu ích và sự quan tâm của quý thầy cô và các bạn giúp nhóm hoàn thiện hơn về mọi mặt!Tập thể nhóm xin chân thành cảm ơn! TP.HCM, năm 2010 TM, nhóm trưởng 1 người buông tay một người ngã1 người cất bước một người đau1 người quay lưng một người khóc1 người ra đi một người buồn1 người cố quên một người nhớ1 người hạnh phúc 1 người khổ đau!!!