Lập kế hoạch truyền thông cho công tác tuyển sinh hệ hoàn chỉnh kiến thức chính quy và hệ vừa làm vừa học của Học Viện bưu chính viễn thông năm 2011

san tổng kết của VNPT … … … Thống kê loại hình truyền thông qua báo, tạp chí – Nhóm NCKH lớp D08QTKD 1 Trong các loại báo, tạp chí kể trên, Tuần tin VNPT là đăng tải đầy đủ các hoạt động chính của Học viện (khai giảng, tốt nghiệp, công bố điểm chuẩn đầu ra, nguyên tắc…) đưa đến cho người đọc những hiểu biết cơ bản, cập nhật về các hoạt động của học viện, giới thiệu các chương trình đào tạo có chất lượng của Học viện và các thành tích nổi bật của Học viện, nâng cao hình ảnh của Học viện. Hầu hết báo Bưu điện Việt Nam, Xã hội thông tin, Sức mạnh số đề cập đến Học viện chủ yếu là hình ảnh Học viện tham gia các hoạt động xã hội cùng VNPT, đặc biệt là đoàn TNCS VNPT. Qua đó thể hiện sự năng nổ, nhiệt huyết của tuổi trẻ Học viện. Chủ trì triển khai chương trình phổ cập tin học đến các vùng miền theo hưởng ứng chương trình do VNPT tổ chức…Tuy được đăng tải rất đầy đủ trên tuần tin nhưng lại phát hành nội bộ - Sức phổ biến rộng rãi là không được phát huy chính là điểm yếu của kênh truyền thông này. - Phát thanh, truyền hình: Học viện đã triển khai phát sóng một số chương trình lên truyền hình như: Nhân tài đất việt được phát sóng trên kênh VTC1 Lễ khai giảng năm học mới 2009” được phát sóng trên kênh VTC1 VNPT phối hợp cùng với sinh viên Học viện đi phổ cập tin học tại các tỉnh miền núi ở Tây Nguyên, Ba Vì, Hà Giang … Phóng sự truyền thông về chương trình đào tạo đại học quốc tế Một số chương trình về công nghệ được phát sóng trên kênh VTV2. 2.1.2.2 Các hoạt động truyền tin trực tiếp Hoạt động tình nguyện : Các chương trình tiếp sức mùa thi, tình nguyện xanh, đi bộ vì người nghèo với sự tham gia của các đơn vị trong Học viện mà chủ yếu là sinh viên của các cơ sở đào tạo cũng góp phần nâng cao hình ảnh của Học viện. Phổ cập tin học là chương trình truyền thống của Học viện với sự hỗ trợ của đoàn tập đoàn VNPT thường niên, phổ cập và hỗ trợ kiến thức về tin học cho đồng bào các tình miền núi, vùng cao như : Bắc Cạn, Cao Bằng, Hà Giang... Tư vấn tuyển sinh là chương trình của đoàn thanh niên Học viện với sự tham gia của sinh viên đến từ các tỉnh thành.Chương trình hướng tới các trường cấp ba, định hướng và giới thiệu về Học viện tới các bạn Học sinh nhằm tạo cơ hội cũng như nâng cao đầu vào cho Học viện. 2.1.2.3 Tổ chức sự kiện Học viện ngày càng chú trọng đến việc tổ chức các sự kiện nhằm hướng đến nhiều đối tượng công chúng khác nhau, tạo nên một hình ảnh PTIT với mục tiêu là một trường Đại học chất lượng tốt, lấy sinh viên làm trọng tâm, là tổ chức lớn về cả quy mô và địa vị chính trị. - Học viện tổ chức ngày hội việc làm cho sinh viên trong trường nhằm hỗ trợ sinh viên có cơ hội tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm mà nhà tuyển dụng chia sẻ để làm hành trang cho mình. Thông qua đó, gắn kết chặt chẽ mối quan hệ của sinh viên, Học viện và nhà tuyển dụng hơn, góp phần gia tăng cơ hội việc làm cho sinh viên, nâng cao chất lượng đầu ra của Học viện, nâng cao uy tín cho Học viện. Ngày 08/06/2010, Học viện đã tổ chức chương trình tiếp xúc gặp gỡ giữa sinh viên với nhà tuyển dụng do Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ sinh viên và Trung tâm Dịch vụ Viễn thông khu vực 1 phối hợp tổ chức. Chương trình tiếp xúc gặp gỡ nhà tuyển dụng là cơ hội để sinh viên Học viện tham gia làm việc tại doanh nghiệp thuộc Tập đoàn VNPT. Từ đó, Học viện cũng phần nào hiểu được nhu cầu của sinh viên để lên kế hoạch đa dạng chuyên ngành đào tạo, chú trọng vào những tình huống thực tế để xây dựng uy tín về chất lượng đào tạo tốt. Có cung cấp những dịch vụ đào tạo tốt, thỏa mãn nhu cầu sinh viên thì Học viện mới có được lòng tin, sự nhiệt tình đóng góp của sinh viên – nhóm công chúng nội bộ chính của Học viện. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, quy mô của các sự kiện này còn chưa lớn, Học viện sử dụng cách thức truyền thông tin qua kênh trực tiếp là cán bộ lớp nên hiệu quả chưa cao. Hơn nữa, khi gặp gỡ các nhà tuyển dụng lại chưa đồng đều, phần lớn chủ yếu tuyển dụng kĩ sư CNTT-VT, nên các khoa KTĐT và QTKD còn chưa được tham gia nhiều. - Tháng 10 vừa qua, Học viện cũng vừa cho phép câu lạc bộ Tiếng Anh và câu lạc bộ văn hóa nghệ thuật tổ chức Chương trình thi hát bằng Tiếng Anh “Sing to learn”. Cuộc thi không chỉ là sân chơi bổ ích cho sinh viên trong Học viện mà còn thu hút đông đảo sinh viên các trường khác. Cuộc thi tạo được một hình ảnh mới cho Học viện với các sinh viên ngoài trường, tạo nên hình ảnh Học viện năng động, tự tin, nhiệt huyết…Đồng thời, thông qua đó, các nhà đồng tài trợ khác như công ty máy tính Phúc Anh trong tương lai sẽ có thể trở thành nhà tài trợ cho Học viện trong các chương trình tiếp theo như trao học bổng, tài trợ máy tính cho sinh viên…. - Chương trình “Chào đón tân sinh viên” hàng năm của Học viện để cổ vũ tinh thần cho các em sinh viên khóa mới đồng thời tạo mối liên hệ mật thiết giữa sinh viên các khóa với nhau. Đây cũng là một hoạt động nhằm đem hình ảnh của hoc viện đến với sinh viên một cách gần gũi, năng động và sáng tạo hơn. Với quy mô tổ chức lớn, dành cho toàn bộ sinh viên học viện, kết hợp với một số nhà tài trợ chính như VINAPHONE 2009, AVIO 2010, thông qua hoạt động này, Học viện đã xây dựng được phần nào hình ảnh của mình cho các sinh viên khóa mới. Tuy nhiên, do phạm vi nhỏ hẹp, chương trình lại chưa được phổ biến rộng rãi, nên số lượng sinh viên tiếp cận đến chương trình còn hạn chế, chưa phát huy tối đa hiệu quả của chương trình. - Cuộc thi xây dựng kế hoạch kinh doanh “Tỏa sáng cùng PTIT 2010”: Đây là hoạt động mới nhất và đang diễn ra tại Học viện do khoa QTKD1 tổ chức chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20-11. Chương trình này tổ chức nhằm kêu gọi ý tưởng sáng tạo kinh doanh của sinh viên trong toàn học viện, tạo ra một sân chơi bổ ích cho sinh viên đam mê kinh doanh và tạo điều kiện tốt nhất để biến những ý tưởng đó thành hiện thực. Hình 2.1.2.3 : Poster giới thiệu chương trình “Tỏa sáng cùng PTIT” Bằng những poster in màu và các tờ rơi được phát và dán trong khuôn viên Học viện, Học viện đã có một cách tiếp cận mới khá hiệu quả để xây dựng hình ảnh mục tiêu “là một trường đại học đặt sinh viên và nhu cầu xã hội làm trọng tâm” từ đó sẽ nâng cao tinh thần yêu trường, tự hào về trường của các bạn sinh viên. Hình ảnh của Học viện không những được lan rộng ra trong sinh viên nội bộ mà còn đối với cả những sinh viên ngoài trường . - Tổ chức các giải đấu thể thao dành cho giảng viên và các cán bộ công nhân viên của học viện. Không phải chỉ có sinh viên mới là đối tượng được Học viện quan tâm mà giảng viên, cán bộ công nhân viên cũng là một đối tượng quan trọng mà Học viện đang hướng tới. Với đặc thù là một doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ đào tạo…tạo hình ảnh của học viện đối với các giảng viên là điều vô cùng cần thiết. Với các giải thi đấu thể thao giữa các khoa, các giảng viên có cơ hội giao lưu với nhau, tạo nên sự gắn bó chặt chẽ giữa các khoa với học viện. Bằng cách tổ chức hoạt động này, Học viện đã phần nào nâng cao hình ảnh của mình trong con mắt các giảng viên. Tuy nhiên do quy mô còn nhỏ, các hoạt động lại không liên tục nên chưa đạt được hiệu quả cao. - Thông tin với bên ngoài cũng hết sức được Học viện chú trọng như việc tổ chức các buổi gặp mặt giao lưu với các cán bộ nước bạn Lào, gặp gỡ với Lãnh đạo Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam…Từ đó, thúc đẩy được mối quan hệ tốt đẹp, gắn kết với môi trường bên ngoài. - Hoạt động tư vấn tuyển sinh cho học sinh THPT của Học viện gặt hái được nhiều thành công. Năm 2009, Học viện đã triển khai hoạt động này trên quy mô lớn, thực hiện bao phủ ở hầu hết các tỉnh phía Bắc và một số các tỉnh miền Trung như Thanh Hóa, Nghệ An với trên 369 trường THPT được tư vấn. Nhờ đó: Sau các phong trào hỗ trợ và chương trình tư vấn tuyển sinh mà Học viện phát động, lượng sinh viên thi vào Học viện tăng đáng kể về cả chất lượng cũng như số lượng. Về số lượng, lượng sinh viên đăng kí tham gia dự thi ngày càng cao vào tất cả các khoa, các loại hình đào tạo, chứng tỏ, thông qua các chương trình, Học viện đã có “sức hút” ngày càng lớn mạnh. Về chất lượng, điểm thi tuyển sinh của Học viện cũng tương đương với các trường Đại học danh tiếng khác của khu vực miền Bắc. Về cơ cấu sinh viên phân theo vùng miền, chủ yếu sinh viên đến từ các tỉnh Hà Nội, Nam Định và Thanh Hóa, còn lại ở rải rác các tỉnh khác trên toàn miền Bắc. Tuy nhiên, cơ cấu này vẫn có sự dịch chuyển, và có sự thay đổi khá rõ. Đó là, sự gia tăng của số lượng sinh viên từ các tỉnh khác, không riêng các vùng lân cận thủ đô, như sinh viên Nghệ An, Hà Tĩnh, Bắc Giang,...Đó sẽ là tiền đề cho sự phát triển nguồn lực cho Học viện trong tương lai. Phụ huynh và học sinh ở nhiều tỉnh xa như Lào Cai, Cao Bằng, Hà tĩnh…đã biết nhiều hơn đến Học viện và Học viện là một trong những sự lựa chọn của họ. Số lượng học sinh đăng kí thi vào trường tăng nhanh…Năm 2008 là 3.000 hồ sơ nhưng đến năm 2010 đã tăng lên là 5.500 hồ sơ, chỉ tiêu tuyển sinh của trường cũng tăng năm 2008 là 850 sinh viên, đến năm 2010 là 1850 sinh viên. Chất lượng sinh viên đầu vào cũng tăng lên đáng kể, năm 2008 điểm chuẩn vào trường của khoa QTKD là 20.5, CNTT và DTVT là 23 nhưng sang đến năm 2009. Điểm đầu vào của khoa QTKD là 22, CNTT và DTVT là 24.5…và đến năm 2010 khi mà hầu hết tất cả các trường đại học thuộc top trên đều hạ điểm chuẩn hoặc không tuyển đủ chỉ tiêu thì điểm chuẩn của Học viện vẫn giữ được ở mức cao. 2.1.2.4 Một số các hoạt động khác Các chương trình, các hoạt động của các câu lạc bộ sinh viên là một phần không thể thiếu trong định hướng phát triển của Học viện.Hiện tại với hơn 21 câu lạc bộ và 2 diễn đàn sinh viên tại hai cơ sở đào tạo luôn góp phẩn tạo nên sân chơi vui – khỏe – và bổ ích cho sinh viên Học viện.Một số hoạt động gây tiếng vang trong sinh viên gần đây như lễ hội Halloween của câu lạc bộ CDA, “Sinh to learn” của câu lạc bộ Tiếng Anh, “ Sau lũ, đứng lên em đến trường” ủng hộ đồng bào miền trung của câu lạc bộ tình nguyện, Hội đồng hương Nghệ Tĩnh, diễn đàn sinh viên học viện... 2.2. LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG CHO CÔNG TÁC TUYỂN SINH HỆ HOÀN CHỈNH KIẾN THỨC CHÍNH QUI VÀ HỆ VỪA LÀM VỪA HỌC CỦA HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BCVT NĂM 2011 2.2.1. Giới thiệu chung về kế hoạch truyền thông 2.2.1.1. Mục đích Với chương trình đào tạo đa nghành, đa dạng của Học viện như đã được giới thiệu rõ ở mục 2.1.1.2.Học viện cần có một kế hoạch truyền thông marketing tổng thể tới tất cả các đối tượng công chúng, tất cả các lĩnh vực, chuyên nghành đào tạo để đáp ứng được mục tiêu cũng như chỉ tiêu tuyển sinh đề ra hàng năm. Riêng đại học tại chức của Học viện bao gồm 4 hệ : vừa làm vừa học, liên thông cao đẳng lên đại học chính quy, liên thông trung cấp lên đại học, văn bằng 2.Trong năm 2010 Học viện tiến hành tuyển sinh tại chức trong 2 đợt : Đợt 1 : Tổ chức vào tháng 4/2010 Đợt 2 : Tổ chức vào tháng 10/2010 Dưới đây là một số thông tin về tình hình tuyển sinh tại chứa năm 2010 của Học viện : Trung tâm Hệ đào tạo Chỉ tiêu cả năm Nhập học đợt 1 Nhập học đợt 2 A B C 1 Vừa làm vừa học 700 143 557 2 Liên thông CĐ - ĐH 1,350 270 1,080 3 Văn bằng 2 100 100 0 4 Liên thông TC-CĐ 300 300 Trích nguồn : Trung tâm tại chức Tuy nhiên, hạn chế về thời gian và trong phạm vi của đề tài khóa luận, tác giả đưa ra mục tiêu lập kế hoạch truyền thông cho công tác tuyển sinh của hệ hoàn chỉnh kiến thức chính quy và hệ vừa học vừa làm hệ 5 năm của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông năm 2011. Mục tiêu đặt ra cho kế hoạch truyền thông marketing là đảm bảo, tăng chỉ tiêu tuyển sinh của trung tâm đào tạo tại chức đối với hệ hoàn chỉnh kiến thức chinh quy và hệ vừa làm vừa học trong năm 2011, ngoài ra công tác xây dựng kế hoạch truyền thông marketing còn nhằm mục đích nâng cao hình ảnh và vị thế của Học viện đối với người học, công chúng, các trường đại học trong, ngoài nước và đối với xã hội. Theo Kotler - 2004 , việc lập một kế hoạch như vậy phải bắt đầu từ việc xem xét, nghiên cứu và phân tích lại vị thế, mục tiêu và hành động hiện tại của tổ chức.Do đó kế hoạch truyền thông marketing cần phải dựa vào những nguyên tắc cơ bản, phù hợp với thuộc tính, mục tiêu và vị thế hiện tại của Học viện. 2.2.1.2. Một số nguyên tắc đối với kế hoạch truyền thông Nguyên tắc 1: Truyền thông phải dựa trên cơ sở bản sắc riêng của Học viện Với mô hình trường đại học trực thuộc doanh nghiệp, có thể nói Học viện có hai điểm mạnh nổi trội hơn hẳn so với các trường đại học khác. Thứ nhất, Học viện trực thuộc VNPT – một tập đoàn kinh tế mạnh trong lĩnh vực BCVT và CNTT của VIệt Nam.Do đặc thù này mà Học viện có được những hỗ trợ cần thiết về tài chính, cơ sở vật chất, công nghệ..., ngoài ra còn giúp Học viện có lợi thế to lớn trong việc xây dựng và mở rộng mối quan hệ của mình với giới doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực BCVT và CNTT.Do vậy, việc đào tạo của Học viện có khả năng gắn kết cao với nhu cầu của xã hội và theo kọp sự phát triển của khoa học công nghệ. Thứ hai, Học viện được thành lập dựa trên cơ sở sát nhập các đơn vị nghiên cứu đầu nghành và các đơn vị đào tạo.Do vậy, Học viện có một tiềm lực lớn về nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ.Có môi trường thuận lợi để hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học công nghệ của mình gắn kết với hoạt động sản xuất kinh doanh. Xét về mặt lý thuyết, bản sắc này sẽ được truyền đến các đối tượng liên quan thông qua các phương tiện truyền thông.Nếu các phương tiện truyền thông được sử dụng đúng cách và phù hợp sẽ giúp các đối tượng này nhận thức được hầu hết các bản sắc riêng của Học viện : Chất lượng đào tạo, đầu ra ổn định, môi trường năng động...Qua đó mà truyền tải và khuyếch trương hình ảnh của Học viện được hiệu quả và rõ nét hơn. Nguyên tắc 2: Phát triền hình ảnh, nâng cao vị thế với các đối tác, đơn vị trong nghành, tới từng nhóm đối tượng riêng. Nguyên tắc này đảm bảo hình ảnh, bản sắc của học viện được truyền tải hiệu quả tới đối tượng công chúng mục tiêu.Mỗi một nhóm đối tượng công chúng sẽ có những đặc điểm, tính chất hoàn toàn khác nhau.Do vậy, kế hoạch truyền thông marketing cần phát triển hình ảnh, nâng cao vị thế tới từng đối tượng được xác định trước. Nguyên tắc 3: Kế hoạch truyền thông marketing dựa trên một số vấn đề được xác định theo dự kiến. Do chưa có chiến lược marketing cụ thể năm 2011 nên trong phạm vi của khỏa luận, tôi xin phép thống nhất lấy mục tiêu xét tuyển của năm 2010, theo số liệu thống kê lấy từ trung tâm đào tạo tại chức.Cụ thể là, Đối với hệ vừa học vừa làm : 700 chỉ tiêu tuyển sinh Đối với hệ liên thông CĐ – ĐH : 1,350 chỉ tiêu tuyển sinh Qua đó, mục tiêu hồ sơ nhận được là 120 phần trăm so với chỉ tiêu tuyển sinh.Tức là, Đối với hệ vừa học vừa làm : 840 hồ sơ thi tuyển Đối với hệ liên thông CĐ – ĐH : 1,620 hồ sơ thi tuyển 2.2.2. Kế hoạch truyền thông marketing cho công tác tuyển sinh đối với hệ hoàn chỉnh kiến thức chính qui 1. Thực trạng về truyền thông của hệ hoàn chỉnh kiến thức chính quy tại trung tâm đào tạo tại chức – Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông. Hàng năm, trung tâm tại chức tổ chức hai đợt xét tuyển sinh viên hệ hoàn chính kiến thức chính quy vào đầu quý 2 và đầu quý 4.Để đáp ứng, thúc đẩy hoạt động phát hành hồ sơ tuyển sinh, Trung tâm đào tạo tại chức đã thực hiện được một số các hoạt động như sau: - Ký kết các hợp đồng liên kết đào tạo với các đối tác liên thông CĐ – ĐH chính quy + CĐ Bách khoa + CĐ Bách khoa Hưng Yên + CĐ Truyền hình - Thực hiện các hoạt động nhằm truyền thông về hoạt động tuyển sinh + Thông báo tuyển sinh trên website + Treo băng – zôn tại Học viện + Gửi thông báo tuyển sinh tới các đơn vị trong VNPT Những hoạt động mà trung tâm tại chức đã thực hiện với sự cố gắng nhất, nhằm thúc đẩy phát triển hồ sơ tuyển sinh.Cộng với thời hạn tuyển sinh cho hai đợt là khá dài, trung tâm đào tạo tại chức có khả năng và điều kiện để đáp ứng số lượng hồ sơ theo chỉ tiêu tối thiểu. Tuy nhiên, với việc tăng thêm số lượng hồ sơ tuyển sinh sẽ đồng nghĩa với việc tăng chất lượng tuyển sinh, đầu vào tốt hơn.Do đó, công tác đào tạo cũng sẽ có chất lượng cao hơn. Chính vì những lý do trên, kế hoạch truyền thông marketing cho công tác tuyển sinh đối với hệ hoàn chỉnh kiến thức là cần thiết, có vai trò đóng góp trong kế hoạch marketing tổng thể đối với toàn Học viện. 2. Tổng quan chung về môi trường bên ngoài Theo thống kê năm 2008 – 2009 của Bộ giáo dục và đào tạo, hiện nay trên cả nước có 223 trường cao đẳng đào tạo cho tất cả các chuyên nghành với 476,721 sinh viên theo học.Trong đó phần lớn là các chuyên nghành về kinh tế, công nghệ thông tin, điện tử viễn thông.Do đó, phần lớn sinh viên học tập tại các trường đều có khả năng là khách hàng tiềm năng của hệ hoàn chỉnh kiến thức tại Học viện. Tuy nhiên, để chọn lọc được những đối tường tiềm năng nhất, là khách hàng tiềm năng lớn nhất của Học viện là một vấn đề nan giải và phải có kế hoạch rõ ràng. Hệ hoàn chính kiến thức cho các chuyên nghành mà Học viện đang đào tạo ở thời điểm hiện nay, khá phổ biến và được nhiều trường đại học khác trên cả nước triển khai, và có thể đánh giá là đối thủ cạnh tranh của Học viện. Các công cụ truyền thông tổng thể mà Học viện đã sử dụng theo thống kê của các nhóm nghiên cứu mà tôi được tham khảo, là sự cố gắng chuyển đổi của Học viện.Nhưng so với bối cảnh hiện tại, chúng ta cần có những bước tiến mạnh hơn nữa, đáp ứng được nhu cầu cao của Học viên học tập tại Học viện và nhu cầu chung của toàn xã hội. Và vấn đề đặt ra, tôi xin đề cập tới các đối tượng liên quan tới hệ hoàn chính kiến thức của Học viện, trong rất nhiều các đối tượng trong xã hội, theo thống kê trên. 3. Các đối tượng liên quan Dựa trên những phân tích trên, chúng ta có thể phân thành 3 nhóm đối tượng liên quan trực tiếp đến hệ hoàn chính kiến thức tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông. Sinh viên Bao gồm sinh viên hiện tại và cựu sinh viên đã từng học tập và làm việc tại các trường đại học, cao đẳng trên cả nước, tính cả Học viện. Học sinh các trường THPT trên cả nước, là đối tượng khách hàng tiềm năng của Học viện.Thực hiện công tác tư vấn tuyển sinh, định hướng nghành nghề cho đối tượng này là vấn đề cần thiết và đang được Học viện triển khai khá thành công. Doanh nghiệp và Cộng đồng Là các doanh nghiệp cùng nghành và khác nghành bên ngoài xã hội, là các nhóm cá thể, tổ chức tham gia các hoạt động trong xã hội. Đối tượng này được coi như những khách hàng gián tiếp, là thị trường lao động nơi đón nhận các sinh viên của Học viện, đồng thời cũng là đối tượng hưởng lợi một cách gián tiếp từ dịch vụ đào tạo của Học viện. Cụ thể là đối tượng cán bộ công nhân viên của các doanh nghiệp có nhu cầu hoàn chính kiến thức đại học chính quy. Các nhóm công chúng khác Bao gồm chính phủ, chính quyền địa phương nơi Học viện đặt cơ sở, báo chí, đài phát thanh, truyền hình...Gia đình của phụ huynh Học sinh, Sinh viên.Là các thành phần xã hội khác. 4. Xác định mục tiêu Trên cơ sở phân tích và sử dụng mô hình SMART – Specific Measurable Achievable Realistic Time-focused, tôi xin nêu ra mục tiêu của kế hoạch truyền thông marketing, là Tăng lượng hồ sơ ứng tuyển nhằm đáp ứng được chỉ tiêu tuyển sinh của trung tâm đào tạo Tại chức năm 2011. Đối với hệ liên thông CĐ – ĐH : 1,620 hồ sơ thi tuyển trên 1,350 chỉ tiêu đào tạo năm 2011 Khuyếch trương hình ảnh của Học viện, đóng góp vào mục tiêu của kế hoạch truyền thông tổng thể của Học viện. 5. Chiến lược Dựa trên những phân tích trên, tôi đề xuất các chiến lược sẽ áp dụng cho chương trình truyền thông marketing cho công tác tuyển sinh đối với hệ hoàn chỉnh kiến thức. 5.1 Tổ chức các hoạt động truyền thông trực tiếp tới từng đối tượng liên quan. Các hoạt động phải đáp ứng được mục tiêu đề ra, có hiệu suất cao và phù hợp với vị thế hiện tại của Học viện.Tránh các trường hợp, sử dụng những công cụ marketing “ rẻ tiền” có hiệu quả thấp mặc dù kinh phí thấp như : gửi thư, email marketing, diễn đàn, mạng xã hội dưới hình thức spam, không có mục tiêu, tràn lan. Các thông điệp truyền đi cần phải thống nhất hình ảnh, thông tin và đáp ứng được về hình thức.Không làm mất hình ảnh của Học viện bởi những sai lầm nhỏ về truyền thông. 5.2 Thực hiện các chương trình truyền thông áp dụng cho đối tượng chung cùng với Học viện. Tiếp tục sử dụng, phát triển hình thức đăng thông báo, tin tức tuyển sinh, các bài báo có giá trị lên báo in, website.Ngoài ra phát triển thêm các hình thức như diễn đàn, blog, mạng xã hội, tuy nhiên cần phải có chọn lựa, phân tích hiệu quả trước khi dùng. Đầu tư cho kênh phát thanh, truyền hình cũng rất quan trọng cho việc thông tin tới các đối tượng chung trong xã hội đồng thời cũng nâng cao vị thế, hình ảnh chung của toàn Học viện.Để tiết kiệm kinh phí và nâng cao hiệu quả truyền thông, vấn đề này trung tâm nên có bàn bạc cụ thể và thống nhất với ban lãnh đạo Học viện. 6. Xác định Công chúng mục tiêu Sinh viên hiện tại và đã tốt nghiệp cao đẳng tại Học viện Sinh viên hiện đang học cao đẳng tại các trường đại học, cao đẳng trên cả nước có các chuyên nghành giống hoặc gần với các chuyên nghành đào tạo của hệ hoàn chỉnh kiến thức của Học viện. Sinh viên đã tốt nghiệp cao đẳng tại các trường, hiện đang làm việc tại các doanh nghiệp hoặc chưa đi làm cùng với các chuyên nghành giống hoặc gần với các chuyên nghành đào tạo của hệ hoàn chỉnh kiến thức chính quy của Học viện. Một số các công chúng mục tiêu khác : Chính quyền địa phương, báo chí, phát thanh truyền hình, các gia đình phụ huynh học sinh sinh viên...Cán bộ công nhân viên của Học viện : Các phòng ban, trung tâm, đơn vị nghiên cứu...oHoc 7. Tuyên bố, thông điệp 7.1 Tuyên bố Khi mà toàn xã hội nói chung, tập đoàn VNPT và Học viện nói riêng đang phải chuyển đổi cơ cấu, thay đổi chính sách hoạt động của mình.Thì đội ngũ nguồn nhân lực có trình độ kiến thức là nhu cầu không thể thiếu và có tính chất quyết định. Do đó, chỉ tiêu đào tạo của hệ hoàn chỉnh kiến thức chính quy do trung tâm đào tạo tại chức quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu của học viên và của toàn xã hội trong thời kỳ hiện nay. Với số lượng hồ sơ tuyển sinh tốt thì sẽ kéo theo chất lượng tuyển sinh tốt so với chỉ tiêu đào tạo đã đề ra.Do đó, có chất lượng đầu vào tốt hơn, từ đó mà nâng cao được chất lượng đào tạo học viên.Đáp ứng các chuẩn đầu ra mà Học viện đã cam kết, cung cấp nguồn nhân lực tốt theo nhu cầu của các doanh nghiệp, cộng đồng. Để tăng số lượng hồ sơ tuyển sinh, kế hoạch truyền thông marketing được lập ra với các chiến lược, chiến thuật sử dụng các công cụ truyền thông phù hợp là vấn đề cần đặt ra cho toàn Học viện nói chung và trung tâm tại chức nói riêng.Ngoài ra, việc nâng cao vị thế, khuyếch trương hình ảnh của Học viện là nhiệm vụ không thể thiếu của kế hoạch truyền thông marketing. 7.2 Thông điệp Dựa vào các phân tích và nguyên tắc truyền thông được nêu ra ở các phần 2.1.1.5, 2.2.1.2 kế hoạch truyền thông marketing cần thông tin tới công chúng mục tiêu các thuộc tính căn bản của Học viện nói chung và hệ hoàn chỉnh kiến thức nói riêng. Thông điệp đối với từng công chúng mục tiêu Đối với sinh viên đã, đang học các chuyên nghành giống hoặc chuyên nghành gần với Học viện Học viện là trường đào tạo đại học hàng đầu trong các lĩnh vực, chuyên nghành đang đào tạo, tại Học viện luôn mở các lớp nâng cao kiến thức hoàn chỉnh kiển thức đại học chính quy cho các chuyên nghành từ cao đẳng lên đại học. Ngoài ra với các chuyên nghành gần với các chuyên nghành của Học viện, sinh viên có cơ hội được hoàn chỉnh kiến thức cùng các môn học phụ trợ theo yêu cầu mà chương trình đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Đối với các doanh nghiệp, tổ chức, cộng đồng có sự tham gia cống hiến của các đối tượng sinh viên trên Cam kết chất lượng đầu ra của học viện, đảm bảo về kiến thức chuyên môn, kỹ năng bổ trợ cho sinh viên khi tốt nghiệp chương trình hoàn chỉnh kiến thức tại Học viện. Luôn tạo điều kiện cho sinh viên trong quá trình học tập và làm việc với lịch học linh động, ngoài giờ hành chính sự nghiệp. Gây dựng mối quan hệ và cung ứng nguồn nhân lực có giá trị cho doanh nghiệp. Thông điệp đối với mục tiêu chung, xây dựng hình ảnh của Học viện Bảng dưới đây sẽ tóm tắt các thuộc tính, thông điệp cần phải truyền tải, khuyếch trương tới công chúng mục tiêu của kế hoạch truyền thông marketing. Stt Thông điệp cần truyền tải Mục tiêu cần đạt được 1 Qui mô về chính trị, hoạt động của Học viện Lớn, rộng, đa nghành 2 Chất lượng nghiên cứu của Học viện Tốt 3 Chất lượng đào tạo của Học viện Tốt 4 Triết lý hoạt động của Học viện Lấy sinh viên và nhu cầu của xã hội làm trọng tâm cho mọi hoạt động Trong đó, thông điệp thứ 3 là quan trọng nhất tuy nhiên, lại là thông điệp khó truyền tải nhất bới vì nó có thuộc tính đa nhân tố, bị tác động và ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố khác nhau như : Chất lượng giảng viên, chất lượng giáo trình, chất lượng cơ sở vật chất dịch vụ... Tại thông điệp thứ 3, thông tin về hệ hoàn chỉnh kiến thức, thông báo tuyển sinh, tư vấn tuyển sinh là không thể thiếu và mang nhiều yếu tố quyết định. Do vậy, để thực hiện thông điệp mà kế hoạch truyền thông marketing muốn truyền đi, các công cụ phải được sử dụng hợp lý, phù hợp với từng đối tượng, thời điểm cụ thể. 8. Thực hiện chiến lược marketing truyền thông Dựa trên cơ sở những phân tích và các nguyên tắc được lập, dưới đây là các chiến thuật có thể được lựa chọn cho các công chúng mục tiêu của Học viện Liên kết đào tạo Gửi thư, thông báo tuyển sinh qua đường thư, email Tư vấn tuyển sinh Quan hệ với blogger, tham gia mạng xã hội, phát triển diễn đàn Quảng cáo trên Tivi, phát thanh, báo giấy Một số hoạt động khác cùng xây dựng hình ảnh với Học viện Dưới đây là Bảng thống kê các chiến thuật và công chúng mục tiêu của kế hoạch truyền thông marketing : Liên kết đào tạo Gửi thư, thông báo email Tư vấn tuyển sinh Truyền thông qua internet Quảng cáo trên ti vi, báo giấy Cộng tác viên Sinh viên đã và đang học tập tại Học viện x x x Sinh viên đang học tại các trường đại học, cao đẳng có chuyên nghành giống hoặc gần x x x x x Doanh nghiệp có Sinh viên đã ra trường và đang công tác x x x Sinh viên tốt nghiệp cao đẳng những chưa có việc làm, đang sống ngoài xã hội x x Các công chúng mục tiêu khác : Phụ huynh, báo đài, chính quyền... x x Dựa vào bảng này, tác giả đề xuất các chiến thuật cho từng đối tượng công chúng.Đối với mỗi chiến thuật sử dụng chung cho nhiều hơn một công chúng mục tiêu, tác giả xin phép chỉ nêu rõ các chiến thuật một lần. Riêng quảng cáo trên ti vi báo đài, tác giả xin đưa ra kế hoạch truyền thông riêng, dùng chung cho các công chúng mục tiêu. 8.1 Sinh viên đã và đang học tập tại Học viện Đối tượng công chúng này là khách hàng mục tiêu không thể bỏ sót của Học viện, đây vừa là khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng “dễ tìm” của Học viện, vừa là bộ mặt của chất lượng đào tạo tại Học viện.Do đó các chiến thuật cần được sử dụng hợp lý, nhạy bén.Nếu trong trường hợp cần thiết, có thể sử dụng chiến lược truyền thông marketing tích hợp – tập trung nhiều chiến thuật cho cùng một đối tượng công chúng mục tiêu trong một thời điểm nhất định để tạo các hiệu ứng có lợi. a. Gửi thư, thông báo, email Đối với sinh viên cao đẳng hiện đang học tập tại Học viện, trung tâm cần thực hiện công tác gửi thông báo tuyển sinh tới từng lớp học để truyền tải cho sinh viên thông tin khóa học hoàn chỉnh kiến thức đại học để sinh viên nắm bắt được tình hình và có định hướng phấn đấu tiếp tục học liên thông.Phương pháp này sẽ đạt hiệu suất cao hơn so với việc gửi email và gửi thư. Theo thống kê của phòng Giáo vụ và Công tác học sinh sinh viên số lượng sinh viên hệ Cao Đẳng hiện đang học tập tại trường là 1.135 sinh viên với các chuyên nghành : Điện tử viễn thông, Công nghệ thông tin, Quản trị kinh doanh. Đối với sinh viên cao đẳng đã học tập tại Học viện, trung tâm cần lưu ý tới cơ sở dữ liệu về thông tin địa chỉ của cựu sinh viên chưa hoàn chỉnh kiến thức đại học.Từ đó tiến hành gửi thư, thông báo tuyển sinh qua đường bưu điện hoặc email nếu có thể, tới từng sinh viên. Theo thống kê của phòng Giáo vụ và Công tác học sinh sinh viên, từ năm 2005 – 2010 có 1.450 sinh viên tốt nghiệp ra trường, trong đó có 845 sinh viên đã và đang học hoàn chỉnh kiến thức tại Học viện. Do đó mà trung tâm cần có số liệu chính xác, cụ thể để phân loại đối tượng công chúng mục tiêu cụ thể, rõ ràng để đạt hiệu suất cao cho chiến thuật này. b. Tư vấn tuyển sinh Công tác này chủ yếu được sử dụng cho đối tượng sinh viên cao đẳng đang học tập tại Học viện.Công tác tư vấn tuyển sinh nhằm mục đích nâng cao nhận thức, hiểu biết cho sinh viên về hệ hoàn chỉnh đại học chính quy tại Học viện.Những quyền lợi, điều kiện mà sinh viên có để nộp hồ sơ thi tuyển. 8.2 Sinh viên đang học tại các trường đại học, cao đẳng có chuyên nghành giống hoặc gần a. Liên kết đào tạo Theo thống kê hiện tại, trung tâm tại chức hiện đang thực hiện chiến thuật này với 3 trường cao đẳng : CĐ Bách khoa, CĐ Bách Khoa Hưng Yên, CĐ Truyền hình. Dưới hình thức liên hệ, ký kết hợp đồng đào tạo với phòng quản lý sinh viên của các trường trên.Sinh viên hệ cao đẳng được đào tạo tại các trường trên có chuyên ngành giống với các chuyên nghành hoàn chỉnh kiến thức tại Học viện.Và ở mỗi khóa tốt nghiệp, Học viện sẽ có hình thức gửi thông báo tuyển sinh, hướng dẫn thủ tục đối với các sinh viên có nhu cầu. Đây là phương thức phát triển hồ sơ tuyển sinh có triển vọng, và đạt hiệu quả cao mà trung tâm đào tạo tại chức đã thực hiện và cần phải phát huy thêm. Theo thống kê hiện tại, trên cả nước có trên 400 trường đại học và cao đẳng đào tạo hệ cao đẳng, trong đó có khoảng trên 150 trường đại học và cao đẳng có đào tạo các chuyên nghành giống và gần giống với các chuyên nghành được đào tạo tại Học viện. Trung tâm tại chức cần tăng thêm số lượng các trường có thể thực hiện hình thức liên kết đào tạo này. Một số trường được đề xuất, cụ thể : Đại học điện lực Đại học quốc gia Hà Nội Đại học Vinh Cao Đẳng Giao Thông Vận Tải Cao Đẳng Kinh tế kỹ thuật Nam Định Cao Đẳng Tài Chính kế toán Cao Đẳng Kỹ Thuật Đà Nẵng Cao Đẳng Kỹ thuật Vinh Đối với mỗi trường cần nghiên cứu đặc thù, quy chế, tình chất nghành học của riêng từng trường.Từ đó, mới ra quyết định có ký kết hợp đồng liên kết đào tạo hay không.Tuy nhiên, trong phạm vi của đề tài, tôi xin chỉ đề xuất ý tưởng cụ thể. b.Tư vấn tuyển sinh và Cộng tác viên Đối với các trường không cần thiết ký kết hợp đồng liên kết đào tạo, trung tâm tại chức áp dụng các chương trình tư vấn tuyển sinh, cộng tác viên tại trường để đảm bảo truyền tải thông điệp, thông báo tuyển sinh và hướng dẫn làm hồ sơ, thủ tục theo nhu cầu đề ra.Cộng tác viên ở đây có thể là sinh viên học tập tại trường có sinh viên là công chúng mục tiêu của Học viện, hoặc có thể là cán bộ phòng công tác sinh viên của trường đó. Công tác tư vấn tuyển sinh cần được thực hiện đúng vào thời điểm sinh viên các trường sắp tốt nghiệp, giữa các kỳ trong thời gian học tập của trường đó, để sinh viên có cơ hội được tiếp cận, định hướng dần cho các bạn sinh viên hệ cao đẳng của các trường đó. Cộng tác viên, là hình thức phát triển hộ sơ mà tại mỗi địa điểm được xác định, trung tâm có bố trí và giao nhiệm vụ cho một người có khả năng tư vấn, bán hồ sơ, gửi thông báo tuyển sinh tới các đối tượng công chúng mục tiêu mà trung tâm muốn hướng tới.Ở đây, phù hợp nhất là các bạn sinh viên đang học tập tại trường đó, hoặc cán bộ công tác sinh viên tại trường. Chế độ được hưởng của các cộng tác viên theo thỏa thuận và theo doanh số hồ sơ có thể bán ra tại trường. c. Truyền thông qua internet Trung tâm tại chức cần bố trí tương tác với sinh viên tại các trường được xem là công chúng mục tiêu của hệ hoàn chỉnh kiến thức năm 2011 thông qua các kênh thông tin trên internet. Với xu hướng người dùng internet theo thống kê hiện nay, thì truyền tải thông tin qua internet là không thể thiếu và cần thiết. Cụ thể : Tham gia các diễn đàn, mạng xã hội, blog chuyên nghành học, các hoạt động...được sinh viên của trường đó chú ý. Trong phạm vi của đề tài, tác giả xin phép đề xuất sử dụng chiến lược này cho một trường cụ thể, làm đại diện Đối với trường CĐ Bách Khoa Tham gia tương tác với các diễn đàn : , . ... bằng các kịch bản truyền thông, các bài viết chuyên nghành, thông báo tuyển sinh các đợt. Trong phạm vi của đề tài, tôi xin giải thích qua về kịch bản truyền thông : Là kịch bản mà, trong một diện đàn, một chủ để được lập ra với mục đích truyền đạt thông tin tới những người tương tác trong chủ đề bằng các đoạn hội thoại có kịch bản tử trước. Ví dụ về kịch bản truyền thông trên diễn đàn Các user A, B do người của trung tâm quản lý và tự lập, chủ đề “Học liên thông cao đẳng – đại học ngành công nghệ thông tin ở đâu” vào ngày 05.12.2010 Thời gian tương tác Nội dung tương tác User A 07h00 – 07h30 A.M Mình vừa tốt nghiệp cao đẳng nghành Công nghệ thông tin, trong thời gian này liên thông ở đâu là tốt nhất các bạn nhỉ? User Khách 08h30 – 09h00 A.M Mình cũng vừa tốt nghiệp hồi tháng 10 xong nè, chuyên nghành công nghệ phần mềm trường Bách Khoa Đà Nẵng, không biết ở đâu tốt nhỉ? User A 10h00 – 11h00 A.M Có gì thông tin cho mình với nhé User B 14h00 – 14h30 P.M Mình đang liên thông tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông nè bạn, chất lượng tốt, giáo viên giỏi, nói chung là ổn bạn à. User A 15h00- 16h00 P.M Mình cũng đang tìm hiểu, cảm ơn bạn nhé ... Các user A, B cần post bài theo đúng thời điểm trong kịch bản, tùy theo lời thoại của các user khách, có thể thay đổi hoặc linh động thay đổi về thời gian để đảm bảo hiểu quả truyền tin tốt. Trên đây, là một ví dụ về tương tác trên diễn đàn mà trung tâm tại chức nên sử dụng để truyền tải thông điệp của mình được rộng rãi trong môi trường internet.Hình thức này có thể được triển khai hiệu quả trên các trang diễn đàn chung về kinh tế, chính trị, xã hội.Tùy theo từng đối tượng, công chúng mục tiêu mà có lựa chọn hợp lý. Về mạng xã hội, blog tác giả khóa luận xin phép trình bày ở phần 8.4 - Công chúng xã hội. 8.3 Doanh nghiệp có Sinh viên hệ cao đẳng đã ra trường và đang công tác có nhu cầu nâng cao kiến thức a.Gửi thư, thông báo tuyển sinh Trung tâm đào tạo tại chức cần có chiến lược gửi thư, thông báo tuyển sinh tới các doanh nghiệp là đơn vị thành viên của VNPT, cũng như các doanh nghiệp trong nghành với mục đích liên kết đào tạo cho các nhân viên có nhu cầu hoàn chỉnh kiến thức đại học chính quy tại Học viện. Thường xuyên mời các doanh nghiệp tham gia các buổi tọa đàm, giao lưu gặp gỡ sinh viên để tạo điều kiện cho doanh nghiệp và sinh viên gặp gỡ, trao đổi, từ đó định hướng nghề nghiệp cho sinh viên cũng như cung ứng nguồn nhân lực có chất lượng cho doanh nghiệp. Hình thức gửi thư cần đều đặn, thường xuyên trong các dịp lễ, tết theo nghĩa chúc mừng; thông báo tuyển sinh gửi trước hai đợt thi tuyển mà trung tâm tại chức để doanh nghiệp có cán bộ đi học chủ động về thời gian, sắp xếp công việc hợp lý. b. Truyền thông qua internet Ngoài các thông tin được đăng tải trên website của Trung tâm, đặt link liên kết tới website của Học viện và của một số các đơn vị thành viên trong VNPT, trung tâm cần thực hiện tạo dựng, tham gia xây dựng các diễn đàn chuyên nghành của các chuyên nghành mình đang đào tạo, của các doanh nghiệp trong nghành. Thông qua các diễn đàn trên, trung tâm có cơ hội được giới thiệu về chương trình đào tạo cũng như chất lượng đào tạo của trung tâm, từ đó mà tạo dựng mối liên hệ tốt tới các doanh nghiệp cũng như những người có nhu cầu hoàn chỉnh kiến thức đại học. Hiện nay, sử dụng công cụ mạng xã hội, cụ thể là facebook, đang là trào lưu mạnh.Là mạng xã hội rộng nhất hiện hành, được xếp hạng ở vị trí thứ 2 trên chỉ đứng sau google.Người dùng Việt Nam, đặc biệt là sinh viên, cán bộ trẻ thường xuyên truy nhập, trao đổi cũng như tìm kiếm thông tin cá nhân.Trung tâm đào tạo tại chức cũng nên tận dụng điều này.Tuy nhiên, Cố gắng tránh tình trạng spam, tin rác, truyền thông kiểu rẻ tiền, bởi vì là mạng xã hội, được chia sẽ miễn phí nên các thông tin trên facebook rất dễ được đánh giá là spam, lừa đảo.Do vậy, sử dụng công cụ facebook cũng là một thuận lợi nhưng vẫn đặt ra nhiều thử thách cho người dùng. Cụ thể, đề xuất lập trang chung, trang cộng đồng trên facebook, ví dụ như hình dưới : Qua trang cộng đồng nay, trung tâm tổ chức thông báo tuyển sinh, tư vấn tuyển sinh cũng như trả lời các thắc mắc, tạo những kịch bản nhằm thu hút các đối tượng tham gia thảo luận như trên diễn đàn đã nêu ở mục 8.2. 8.4 Công chúng xã hội Công chúng mục tiêu ở đây, tác giả khóa luận gộp đối tượng thứ 4, và thứ 5 ở bảng phân tích trên để triển khai cùng chiến lược truyền thông marketing giống nhau : Truyền thông trên internet và trên các phương tiện thông tin đại chúng. Đối tượng công chúng xã hội rất rộng và khó xác định, tìm kiếm đối tượng có nhu cầu, tuy nhiên nếu sử dụng tốt công cụ Marketing Online cơ hội truyền tải thông tin tới đối tượng công chúng này sẽ rất lớn. Theo thống kê của TNS Media mới đây cho thấy xu hướng tiếp nhận thông tin của đa số công chúng từ các phương tiện thông tin đại chúng thông qua mạng internet đang tăng dần.Do đó, truyền thông tin qua môi trường internet đang dần được xem là phổ biến và sử dụng có hiệu quả hơn. Truyền thông trên internet – Marketing Online Trong giai đoạn đầu, sử dụng các công cụ căn bản có thể truyền tin tức qua môi trường intrenet tới công chúng xã hội, cụ thể : Website : Sử dụng website của trung tâm dể đăng tải các thông tin tuyển sinh, kế hoạch tuyển sinh, thông báo lịch học... Đặt link liên kết, trao đổi banner với các đơn vị thành viên trong tập đoàn VNPT cũng như các doanh nghiệp trong ngành.Giải thích, về trao đổi banner, link liên kết : trung tâm thỏa thuận với đơn vị, doanh nghiệp có website riêng để trao đổi, đặt banner của mình lên mục quảng cáo, liên kết website lên trang web của họ, và ngược lại, ví dụ với Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông mà trung tâm đang thực hiện + Tại web của Học viện : + Tại web của Trung tâm Tuy nhiên, trong thời gian tới, trung tâm cần mở rộng hơn hình thức này, mở rộng công tác trao đổi banner với các đơn vị, doanh nghiệp trong nghành khác, chứ không gói gọn trong Học viện. Tại trang chủ của trung tâm đang đặt, đăng tải một sô liên kết, banner quảng cáo chỉ mang tinh chất tượng trưng, không có hiệu quả trong công tác truyền thông. Mạng xã hội Sử dụng mạng thông dụng nhất trong thời điểm hiện tại : facebook, như tác giả khóa luận đã trình bày ở trên Sử dụng trang blog, liên hệ với các blogger có lượng view page lớn, cụ thể : blog yahoo, blog workpress, blog my opera...Ví dụ được minh họa : Diễn đàn Sử dụng kịch bản diễn đàn, xây dựng diễn đàn như đã trình bày ở trên. Quảng cáo trên tivi, báo in Trong năm tới, tác giả đề xuất trung tâm đào tạo tại chức sử dụng đăng bài trên các báo in, trong các đợt có thông tin tuyển sinh.Do phạm vi về thời gian của đề tài, tác giả xin nêu tên một số các báo cụ thể : Tuần tin VNPT; Diễn đàn doanh nghiệp. Chương trình quảng cáo trên tivi, tác giả đề xuất trung tâm đào tạo tại chức có kế hoạch bàn bạc với lãnh đạo Học viện và các trung tâm khác để có một chương trình tổng thể phát sóng với hai mục đích : Tránh trường hợp nội dung khô khan, tăng thêm tính hấp dẫn, hiệu quả cho chương trình; Tiết kiệm kinh phí bỏ ra. 2.2.3. Kế hoạch truyền thông marketing cho công tác tuyển sinh đối với hệ vừa làm vừa học Kế hoạch truyền thông marketing cho công tác tuyển sinh đối với hệ vừa làm vừa học nói chung có nhiều phần khá giống, sử dụng các công cụ truyền thông tới các công chúng mục tiêu khá giống với kế hoạch truyền thông marketng cho công tác tuyển sinh đối với hệ hoàn chỉnh kiến thức chính quy. Tuy nhiên đối tượng của hệ vừa làm vừa học có nhiều điểm khác với hệ hoàn chỉnh kiến thức chính quy.Điều kiện tuyển sinh của hệ cũng khác so với hệ hoàn chỉnh kiến thức chính quy : Thí sinh có bẳng tốt nghiệp từ THPT, trung cấp, cao đẳng đại học chuyên nghành hoàn toàn khác đều có điều kiện học hệ vừa học vừa làm tại Học viện nếu vượt qua kỳ thi sát hạch. Theo quy chế tuyển sinh đại học và cao đẳng hình thức vừa làm vừa học của Bộ trưởng Bộ giáo dục và đào tạo ban hành ngày 25/11/2008, điều kiện dự thi tuyển sinh hệ vừa làm vừa học : “ 1. Mọi công dân không phân biệt dân tộc, tôn giáo, tín ngưỡng, giới tính, nguồn gốc gia đình, địa vị xã hội, hoàn cảnh kinh tế, có đủ các điều kiện dưới đây đều được dự thi tuyển sinh ĐH, CĐ hình thức VLVH: a) Đã tốt nghiệp trung học phổ thông, bổ túc trung học phổ thông, trung cấp chuyên nghiệp (sau đây gọi chung trong Quy chế này là trung học hoặc tương đương, viết tắt là TH); b) Có đủ sức khoẻ để học tập theo quy định hiện hành. Đối với những người tàn tật, khuyết tật, tuỳ tình trạng sức khoẻ và yêu cầu của ngành học, hiệu trưởng xem xét, quyết định cho dự thi tuyển sinh. c) Đạt được các yêu cầu sơ tuyển nếu dự thi vào các trường có quy định sơ tuyển; d) Trong độ tuổi quy định đối với các trường hoặc các ngành có giới hạn tuổi do các trường quy định; e) Nộp đầy đủ, đúng thủ tục, đúng thời hạn các giấy tờ hợp lệ và lệ phí đăng ký dự thi. 2. Những người không đủ các điều kiện kể trên và những người thuộc diện dưới đây không được dự thi: a) Không chấp hành Luật Nghĩa vụ quân sự; đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang trong thời kỳ thi hành án hình sự; b) Những người bị tước quyền dự thi tuyển sinh hoặc bị kỷ luật buộc thôi học chưa đủ thời hạn quy định tính từ ngày ký quyết định kỷ luật đến ngày dự thi. c) Quân nhân hoặc công an nhân dân tại ngũ chưa được thủ trưởng cơ quan cho phép đi học.” Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả xin đưa ra kế hoạch truyền thông cho công tác tuyển sinh hệ vừa học vừa làm của trung tâm tại chức dựa trên cơ sở những phân tích môi trường, phân tích công cụ đã có ở mục 2.2.2 1. Thực trạng về truyền thông của hệ vừa làm vừa học tại trung tâm đào tạo tại chức – Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông. Trong các năm qua, đối tượng đào tạo chính của hệ này vẫn là đối tượng các cán bộ, công nhân viên trong VNPT và trong các doanh nghiệp cùng nghành.Tuy nhiên, trong vài năm trở lại đây với sự nổ lực lớn của trung tâm trong định hướng đào tạo và truyền thông marketing tới phạm vi rộng hơn, các đối tượng thí sinh khác trong xã hội đã dần là công chúng mục tiêu và trở thành sinh viên của hệ vừa làm vừa học tại Học viện. Đối với hệ này, trung tâm đào tạo tại chức đã có một số các hoạt động truyền thông tích cực như sau : Liên kết đào tạo Thông báo tuyển sinh trên website Treo băng rôn tại Học viện Gửi thông báo tuyển sinh tới các đơn vị trong VNPT Đăng tin vắn trên báo giấy Tuy nhiên, với chỉ tiêu được giao vào năm 2011 : 700 chỉ tiêu đào tạo, vấn đề đặt ra là trung tâm cần nổ lực hơn nữa trong công tác phát hành hồ sơ.Như đã phân tích ở trên, nếu công tác phát hành hồ sơ tốt sẽ có tác động tốt tới công tác tuyển sinh và chất lượng đào tạo tại Học viện. 2. Tổng quan chung về môi trường bên ngoài Hiện nay, trên cả nước hình thức đào tạo tại chức đã trở nên phổ biến hơn tại các trường.Tuy vậy, tâm lý chung về vấn đề “ Học kiểu vừa làm vừa học” chỉ là để lấy bằng vẫn đang gây tranh cãi chung cho xã hội.Một số trường, đào tạo tại chức theo kiểu tràn lan, không có dự tính dẫn tới chất lượng đào tạo rất kém.Gây ảnh hưởng không tốt tới dư luận và người học. Tuy nhiên, là một học viện có uy tín trong đào tạo của nghành, chất lượng đào tạo của Học viện đang ngày càng được đầu tư và xây dựng tốt hơn.Do đó, việc cần làm là trung tâm đào tạo tại chức cần có kế hoạch truyền tải thông tin tốt tới đối tượng công chúng mục tiêu của mình, chứng tỏ về chất lượng đào tạo cũng như nghiên cứu mà Học viện đang cung cấp. 3. Các đối tượng liên quan Ngoài các đối tượng giống với hệ hoàn chỉnh kiến thức, hệ đào tạo vừa làm vừa học do phạm vi tuyển sinh rộng hơn sẽ bao gồm cả : Học sinh PTTH Học sinh không đủ điểm học cao đẳng và đại học tại Học viện Học sinh không đủ điểm học cao đẳng và đại học tại các trường khác chúng ta có thể gộp vào đối tượng công chúng xã hội. Cán bộ, công nhân viên trong tập đoàn VNPT, các doanh nghiệp trong nghành có nhu cầu học 4. Xác định mục tiêu Mục tiêu đạt số hồ sơ phát hành 120 phần trăm so với chỉ tiêu tuyển sinh năm 2011 của hệ vừa làm vừa học tại trung tâm đào tạo tại chức Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông. Theo chỉ tiêu đào tạo năm 2011 của hệ vừa làm vừa học : 700 chỉ tiêu, suy ra mục tiêu hồ sơ phát hành là : 840 chỉ tiêu. Ngoài ra, kế hoạch truyền thông marketing còn nhằm mục tiêu góp phần xây dựng, nâng cao hình ảnh chung của toàn Học viện. 5. Chiến lược Tổ chức các hoạt động truyền thông trực tiếp tới các đối tượng công chúng mục tiêu, xây dựng chương trình truyền thông chung với Học viện nhằm nâng cao hình ảnh, uy tín của Học viện. 6. Xác định Công chúng mục tiêu Công chúng mục tiêu của hệ vừa làm vừa học, do có đặc thù khác với hệ hoàn chỉnh kiến thức chính quy sẽ có những điểm khác hơn, quy mô rộng hơn.Dưới đây, tác giả tiếp tục dùng phương pháp Bảng phân tích để nêu ra công chúng mục tiêu và các chiến thuật sẽ dùng trong kế hoạch truyền thông marketing. Trong phạm vi của đề tài khóa luận, tác giả xin phép chỉ đưa các công chúng mục tiêu mang tính đặc thù cũng như các chiến thuật mà hệ vừa làm vừa học khác với hệ hoàn chỉnh kiến thức chính quy. Gửi thư, thông báo Tư vấn tuyển sinh Cộng tác viên Học sinh THPT x Học sinh không đủ điểm học hệ cao đẳng, đại học tại Học viện x x Các đơn vị trong tập đoàn VNPT x x 8. Thực hiện chiến lược marketing truyền thông 8.1 Học sinh THPT Hoạt động tư vấn tuyển sinh do trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ sinh viên của Học viện thực hiện hàng năm đối với sinh viên hệ chính quy đạt hiệu quả cao trong công tác xây dựng hình ảnh và hướng nghiệp cho các bạn học sinh THPT.Hình thức của chương trình tư vấn tuyến sinh là cùng với các bạn cộng tác viên là sinh viên ở các tỉnh thành đang học tập tại Học viện cả hệ chính quy, tại chức, từ xa...qua khóa huấn luyện kỹ năng mềm phụ trợ cho công tác tư vấn tuyển sinh sẽ về tại địa bàn nơi mình sinh sống và đã từng học tập để liên hệ, tư vấn với học sinh của trường THPT đó. Trung tâm đào tạo tại chức sẽ liên hệ trực tiếp với trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ sinh viên đề cùng truyền tải thông tin tuyển sinh, hướng nghiệp hệ vừa làm vừa học của Học viện tới các trường THPT dựa trên hình thức hỗ trợ kinh phí, cung cấp thông tin và cử người tham gia cùng. Đảm bảo, sau một thời gian thực hiện, số lượng đối tượng công chúng mục tiêu biết tới hệ đào tạo vừa làm vừa học của Học viện sẽ rất cao.Mặt khác đối tương học sinh THPT là đối tượng rất tiềm năng, khi các đối tượng này chưa được định hướng nghề nghiệp và chưa có nhiều lựa chọn cho mình.Việc tiếp cận sớm sẽ là một lợi thế cho cả Học viện nói chung và trung tâm đào tạo tại chức nói riêng. 8.2 Học sinh không đủ điểm xét vào hệ cao đẳng, đại học tại Học viện Gửi thư, thông báo và gọi điện Trung tâm đào tạo tại chức sẽ kết hợp với Trung tâm khảo thí và kiểm định chất lượng, phòng giáo vụ và công tác Học sinh Sinh viên để triển khai các công việc cụ thể sau : Gửi kèm thông báo tuyển sinh theo phiếu ghi điểm thi đại học chính quy qua đường bưu điện tới thí sinh. Sau khi có kết quả thi đại học, một số lượng các thí sinh sẽ không đạt điểm xét tuyển hệ đại học, cao đẳng hoặc đạt hệ cao đẳng nhưng có nhu cầu học đại học vừa làm vừa học.Trung tâm sẽ lấy số liệu và phân loại đối tượng thí sinh này để tiến hành gửi thư trực tiếp, gọi điện trực tiếp đến từng đối tượng thí sinh trên để cung cấp thêm thông tin, tư vấn tuyển sinh, tạo thêm cho thí sinh có nhiều lựa chọn hơn nếu không đỗ đại học, cao đẳng. Cộng tác viên Cộng tác viên sẽ là sinh viên đang học tập của Học viện, tham gia bán hồ sở và hưởng phần trăm theo số lượng hồ sơ bán ra và hồ sơ nộp trở lại.sinh viên của Học viện sẽ là đối tượng am hiểu về Học viện và các hệ đào tạo của Học viện.Do vậy, nếu được sử dụng, các cộng tác viên này sẽ phát huy được khả năng, vai trò của mình trong công tác tư vấn hướng dẫn cho thí sinh có nhu cầu.Mặt khác sử dụng sinh viên của Học viện làm cộng tác viên sẽ có nhiều thuận lợi hơn, an toàn hơn so với sử dụng cộng tác viên bên ngoài. Trong thời điểm hiện tại có thể phân chia phần trăm hồ sơ phát hành và thu về như sau : 40% giá trị của một bộ hồ sơ cho mỗi bộ bán ra và thu về. 8.3 Các đơn vị trong tập đoàn VNPT Với lợi thế là thành viên của VNPT, từ lâu, Học viện đã đẩy mạnh hoạt động đào tạo tại chức tới đối tượng cán bộ, công nhân viên của các đơn vị là thành viên củ VNPT.Như đã phân tích ở trên, đây là thị trường truyền thống của Học viện và là thị trường mà học viện có lợi thế lớn.Vậy nên, thị trường này cần được khai thác triệt để hơn nữa. Trung tâm đào tạo tại chức tiếp tục mở rộng hình thức gửi thông báo tuyển sinh đến các Bưu điện và Viễn thông và các đơn vị thành viên khác của VNPT với tư cách là thành viên của VNPT. Ngoài ra, trung tâm cần phải xây dựng mối liên hệ chặt chẽ với các cán bộ của các phòng, ban trong tổ chức của các đơn vị thành viên đó với mục đích nắm rõ được tình hình, đảm bảo thông tin đến được với các đối tượng thí sinh tiềm năng.Một mặt khác, xét về lâu dài, các cán bộ này sẽ là cầu nối, là cộng tác viên phát hành hồ sơ hiệu quả cho Học viện. 2.2.4 Ngân sách thực hiện Dựa vào các phân tích bối cảnh, mục tiêu và chiến lược đã nêu ra ở trên, tôi xin đưa ra cách tính ngân sách dự kiến cho kế hoạch truyền thông marketing như sau : Tổng chi phí = Tổng chi phí thực hiện các chiến lược Stt Sinh viên các trường CĐ Học sinh THPT, sinh viên trượt đại học Doanh nghiệp có thí sinh có nhu cầu Công chúng xã hội Tổng chi phí 1 Tư vấn tuyển sinh 2 Gửi thư, thông báo tuyển sinh 3 Cộng tác viên 4 Liên kết đào tạo 5 Truyền thông qua internet 2.3. KIẾN NGHỊ Tài liệu tham khảo Đề tài nghiên cứu khoa học của Học sinh – Sinh viên : “Phát triển quan hệ công chúng của Học viện công nghệ Bưu chính Viễn thông” Xây dựng kế hoạch truyền thông - Đỗ Hoa Truyền thông Marketing hợp nhất - Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Quy chế Tuyển sinh đại học và cao đẳng hình thức vừa làm vừa học (Ban hành kèm theo Quyết định số 62 /2008/QĐ-BGDĐT ngày 25 tháng 11 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)