Lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền khách hàng

được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng được đưa lên cho Giám Đốc xét duyệt và tiến hành lập hợp đồng tại phòng Giám Đốc. Hợp đồng được lập thành hai bản, một bản giao cho khách hàng và một bản chuyển cho phòng Kế Toán để lưu trữ. Đồng thời, giám đốc chuyển đơn đặt hàng cho kế toán để lập hóa đơn. B2: Lập hóa đơn Kế toán sau khi nhận được hợp đồng và đơn đặt hàng tiến hành lập hóa đơn gồm 3 liên, liên 1 lưu tại cùi và giao liên 2, 3 cho thủ kho. Hợp đồng lưu lại tại phòng kế toán. B3: Xét duyệt hàng hóa Căn cứ vào hóa đơn thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho thành 2 liên và cho xuất kho hàng hóa. Sau đó ghi lại trên Excel đẻ theo dõi. B4: Giao hàng Bộ phận giao hàng nhận phiếu xuất kho và hóa đơn tiến hành chất hàng lên xe dưới sự kiểm tra của thủ kho. Sau khi giao hàng cho khách hàng nhân viên giao hàng đưa 2 phiếu xuất kho và 2 hóa đơn cho khách hàng kí. Khách hàng sẽ giữ một phiếu xuất kho và hóa đơn liên 2. Còn một phiếu xuất kho và hóa đơn liên 3 đem về giao lại cho phòng kế toán để ghi sổ, lưu trử và làm căn cứ pháp lí khi cần thiết. Các chứng từ kế toán bán hàng sử dụng tại công ty Trong bán hàng thường công ty sử dụng các chứng từ: hợp đồng, hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho. Riêng những trường hợp nếu khách hàng có yêu cầu thêm chứng từ khác như phiếu giao hàng hay biên bản giao nhận gas… thì chứng từ đó mới được lập theo yêu cầu. Hóa đơn GTGT CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT Mã số thuế: 1 5 0 0 6 6 7 1 9 2 Địa chỉ: Tổ 1, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long Điện thoại: 070.3724.749 – Fax: 070.3724.748 STK: 0709983185906 tại NH TM CP Sài Gòn Thương Tín CN Vĩnh Long Email: mqtoan@gmail.com HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: Giao cho người mua Ký hiệu: TP/11P Ngày….. tháng….. năm 20… Số: 0000000 Họ tên người mua hàng:……………………………………………………………… Tên đơn vị:…………………………………………………………………………… Mã số thuế:…………………………………………………………………………… Địa chỉ:……………………………………………………………………………….. Hình thức thanh toán:………………… Số tài khoản:……………………………….. STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 Cộng tiền hàng:………………………………….. Thuế suất GTGT:………% Tiền thuế GTGT:………………………………... Tổng cộng tiền thanh toán:……………………… Số tiền viết bằng chữ:………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………... Người mua hàng Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Phiếu xuất kho PHIẾU XUẤT KHO Ngày….tháng…. năm Số Hóa Đơn: 0000000 Khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại: STT TÊN HÀNG ĐVT SL Đ.GÍA TIỀN NỢ VỎ TRẢ VỎ 12kg 45kg 12kg 45kg Nợ đầu kỳ … …. …. …. …. ….. ….. …. ….. ….. Tổng tiền hàng Chiết khấu: Nợ cũ: Ghi chú: Tổng cộng: Thanh toán: Còn lại: Người giao Người lập phiếu Người nhận Cách lập và luân chuyển một số chứng từ trong bán hàng Cách lập Hóa đơn GTGT Là chứng từ dùng để quản lí nghiệp vụ bán hàng và là cơ sở để xác định doanh thu bán hàng. Căn cứ theo quy định của pháp luật tất cả các nghiệp vụ bán hàng của Thuận Phát đều có lập hóa đơn trừ những trường hợp trị giá của hàng hóa đó thấp dưới 50.000 đồng ( val, dây…) mà khách hàng không yêu cầu lập hóa đơn. Hóa đơn GTGT do kế toán lập bao gồm 3 liên: Liên 1 ( màu tím): Lưu tại cuốn Liên 2 ( màu đỏ): Giao cho khách hàng Liên 3 ( màu xanh): Lưu thông nội bộ Khi lập kế toán kê giấy than viết một lần cho 3 liên và viết trên liên một của mẫu in sẳn các nội dung sau: Ngày, tháng , năm Họ, tên người mua hàng Tên đơn vị, mã số thuế ( nếu có ) Địa chỉ Hình thức thanh toán: thông thường ghi TM/CK ( tiền mặt/ chuyển khoản) do không xác định được khách hàng sẽ trả tiền mặt hay chuyển khoản. STT, tên hàng, số lượng, đơn giá ( chưa thuế), thành tiền ( đơn giá chưa thuế*số lượng) Cộng tiền hàng: tổng số tiền chưa thuế của hàng hóa Tiền thuế GTGT: số tiền thuế cần phải nộp cho lần bán hàng này Tổng tiền thanh toán: cộng tiền hàng+tiền thuế GTGT Sau đó kế toán kí tên lên liên 1 và giám đốc kí tên, đóng dấu lên liên 2 để hoàn thành hóa đơn. Phiếu xuất kho Lập phiếu xuất kho để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng đã xuất kho , làm căn cứ để tính tổng giá thành. Tại Thuận Phát phiếu xuất kho còn là giấy xác nhận của khách hàng về việc đã nhận hàng hằm tránh gian lận gây mất mát cho công ty. Số phiếu xuất kho là số hóa đơn kèm theo khi giao hàng. Phiếu xuất kho do thủ kho lập và lưu tại phòng kế toán sau khi thủ kho đã ghi nhận trên Ecxel và kế toán đã ghi sổ kế toán. Khi lập phiếu xuất kho kế toán ghi: Tên, địa chỉ công ty Tên, địa chỉ người nhận Ngày, tháng , năm Stt, tên hàng, số lượng, đơn giá ( đã có thuế), thành tiền (số lượng * đơn giá ) Cột nợ vỏ: do thủ kho ghi theo số liệu mà thủ kho theo dõi để khách hàng đối chiếu. Nợ cũ do thủ kho ghi theo số liệu phòng kế toán chuyển sang. Cột trả vỏ, thanh toán, còn lại: do khách hàng ghi Phiếu xuất kho chỉ có giá trị khi có đầy đủ chử kí của người giao, người nhận và người lập phiếu. Lưu đồ chứng từ thể hiên trình tự luân chuyển hóa đơn và phiếu xuất kho Sơ đồ dưới đây thể hiện quy trình bán hàng nên bao gồm trình tự luân chuyển của hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho. Sơ đồ 2.3 Lưu đồ chứng từ mô tả quy trình bán hàng 3 HĐ GTGT P. GIÁM ĐỐC P.KẾ TOÁN KHO BPGH 2 HĐ GTGT 2 HĐ GTGT 3 Hợp đồng 1 Đơn đặt hàng A KH A 1 Đơn đặt hàng 1 Phiếu xuất kho 1 Phiếu xuất kho 1 Hợp đồng Lập phiếu xuất kho Lập và kí hợp đồng KH Phiếu xuất kho Lập HĐ GTGT 1 Phiếu xuất kho N B 1 Hợp đồng 1 HĐ GTGT KH N Thực trạng công tác kế toán thu tiền khách hàng và quy trình lập, luân chuyển một số chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng Thực trạng công tác kế toán thu tiền khách hàng tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát Đặc điểm Khi bán hàng công ty thường yêu cầu khách hàng trả tiền ngay sau khi giao hàng hoặc chuyển khỏan sau một tuần tính từ ngày công ty giao hàng cho khách hàng. Tuy nhiên đối với những khách hàng thân thiết, công ty thường cho nợ lại 50% hoặc 100% tiền hàng . Do công ty có nhiều khách hàng thân thiết nên khoản nợ phải thu hiện tại của công ty tương đối lớn. Như vậy rất khó khăn cho việc xoay chuyển vốn. Phương thức thanh toán của khách hàng Công ty thu tiền qua hai hình thức chủ yếu sau: Thu tiền mặt trực tiếp ngay sau khi giao hàng Thu tiền qua ngân hàng Sacombank Đối với những khách hàng quen thuộc công ty có thể cho họ nợ lại một nữa hoặc toàn bộ tiền hàng với điều kiện có đầy đủ giấy tờ, hóa đơn hợp lệ. Nhờ phương thức thanh toán tiền hàng nhanh chóng cũng như chính sách ưu đãi của công ty nên danh sách khách hàng quen thuộc của công ty ngày càng dài hơn. Cách theo dỏi nợ phải thu tại công ty Tại Thuận Phát kế toán theo dõi nợ phải thu theo hình thức theo dõi chi tiết tổng số dư: Theo dõi chi tiết nợ phải thu theo từng khách hàng và từng lần thanh toán. Theo dõi chi tiết thanh toán trên từng chứng từ Cung cấp thông tin chi tiết, công nợ theo chứng từ theo tuổi nợ Hạn chế của phương pháp theo dõi này là khối lượng công việc quá nhiều. Quy trình thu tiền khách hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng Quy trình thu tiền khách hàng Trong quy trình thu tiền có 3 hoạt động chính sau: Xác nhận nội dung thu tiền Khi khách hàng trả tiền thủ quỹ nhập thông tin khách hàng vào phần mềm, truy xuất số hóa đơn và đối chiếu. Sau đó nhận tiền và lập phiếu thu gồm 2 liên. Liên 1: lưu tại cuốn Liên 2: giao cho khách hàng Nhận tiền Thủ quỹ nhận tiền của khách hàng đóng dấu đã thu tiền và kí xác nhận lên phiếu thu. Sau đó đưa khách hàng kí xác nhận. Cuối cùng kế toán ghi vào sổ quỹ. Ghi nhận và theo dõi Kế toán dựa vào phiếu thu, cập nhật số liệu vào phần mềm và ghi sổ cái TK 111 đồng thời ghi vào Sổ Nhật Kí Chung. Phiếu thu được lưu tại phòng kế toán. Lập và luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng Ta có mẫu phiếu thu như sau: Đơn vi:……….. Bộ phận:………. Mẫu số: 01 - TT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày ...tháng ...năm ... Quyển số: ........... Số: .................. Nợ: .................... Có: ......................... Họ và tên người nôp tiền: ....................................................................... Địa chỉ: ................................................................................................ Lý do nộp: .............................................................................................. Số tiền: ....................................................(Viết bằng chữ): .................. ........................................................................................................... Kèm theo: ............................Chứng từ gốc. Ngày ...tháng ...năm ... Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): .................................................................... + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): .................................................................. + Số tiền quy đổi: .............................................................................................. Cách lập Lập phiếu thu là để xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để kế toán ghi sổ. Cũng như hóa đơn GTGT phiếu thu là chứng từ có giá trị pháp lí quan trọng. Khi lập phiếu thu thủ quỹ ghi như sau: + Đơn vị, bộ phận: Công ty TNHH Gas Thuận Phát + Ghi đầy đủ vào các dòng: Ngày, tháng, năm Họ và tên người nộp tiền Địa chỉ: địa chỉ người nộp tiền Lý do nộp Số tiền: số tiền bằng chử và bằng số phải khớp nhau và khớp với hóa đơn. Chứng từ kèm theo: thường là hóa đơn Phiếu thu hợp lệ là phiếu thu có chử kí của Giám đốc, thủ quỹ, người nộp tiền và con dấu của công ty. + Sau khi thủ quỹ kiểm tiền và ghi vào dòng “ Đã nhận đủ số tiền” Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của phiếu thu. Sơ đồ 2.4 Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự lập và luân chuyển phiếu thu THỦ QUỸ KẾ TOÁN 1 Phiếu thu KH Kiểm tra, đối chiếu và lập phiếu thu Ghi sổ cái và sổ nhật kí chung N 1 Phiếu thu Sổ Cái TK 111 Sổ Nhật Kí Chung KH Ghi sổ quỹ Sổ quỹ Quy trình thu tiền qua ngân hàng và theo dõi nợ phải thu Quy trình thu tiền qua ngân hàng Quy trình thu tiền qua ngân hàng tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát khá đơn giản: Sau khi giao hàng nhận được thông tin trả tiền từ khách hàng , kế toán tiến hành theo dõi cho đến khi nhận được Giấy Báo Có từ Ngân hàng thì căn cứ vào hóa đơn GTGT và Giấy Báo Có tiến hành ghi sổ Nhật kí Chung, sổ Quỹ, Sổ Cái TK 112 và trừ nợ cho khách hàng. Quy trình theo dõi nợ phải thu Hằng ngày kế toán nhập vào máy tính theo dõi chi tiết công nợ từng khách hàng. Số nợ cũ sẽ được ghi vào phiếu xuất kho kèm theo khi bán hàng để khách hàng đối chiếu và xác nhận. Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh Đến ngày 29/2/2013, theo số liệu từ thủ kho, kho của Công ty còn tồn những mặt hàng sau: Bảng 2.3 Đơn giá nhập của hàng tồn kho tháng 2/2013 ( Nguồn số liệu từ Phòng Kế Toán) TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ NHẬP petimex 305 299.000 Gia đình Gas 30 314.000 Sài Gòn Gas, Vinas Gas 90 315.000 SP 102 319.000 Elf Gas 135 335.000 Trong tháng 3/2013 tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát có các nghiệp vụ bán hàng và phải thu khách hàng sau: ( trích một số nghiệp vụ) Ngày 1/3, bán hàng qua điện thoại DNTN Lãm ở Trung Hiếu, Vũng Liêm 30 bình ELF Gas 12 kg, giá bán 342.000Đ/ bình (đã bao gồm thuế GTGT), thuế 10%. Khách hàng thanh toán ngay. Căn cứ hóa đơn số 0001051, Phiếu thu PT 00185 và Phiếu xuất kho kèm theo, kế toán ghi: Nợ TK 111 10.260.000 Có TK 511 9.327.272 Có TK 33311 932.728 Đồng thời ghi: Nợ TK 632 10.050.000 Có TK 156 10.050.000 Ngày 2/3 bán hàng theo đơn đặt hàng số 0145 của Cửa hàng Gas Phương, tại Sa Đéc, Đồng Tháp số lượng tổng cộng 65 bình, bao gồm 30 bình petimex, 20 Gia Đình Gas và 15 bình Vinas Gas. Giá bán có thuế là 310.000đ/bình petimex, 322.000đ/bình Gia Đình Gas và 320.000đ/bình Vinas Gas.Tiền hàng chưa thanh toán. Căn cứ HĐ 0001058 và phiếu xuất kho kèm theo, kế toán ghi: Nợ TK 131 20.540.000 Có TK 511 18.672.727 Có TK 33311 1.867.273 Đồng thời ghi: Nợ TK 632 20.050.000 Có TK 156 20.050.000 Đến ngày 3/3 Cửa hàng Gas Phương chuyển khoản tiền gas theo HĐ ngày 2/3. Công ty đã nhận được Giấy báo Có của Ngân hàng. Nợ TK 112 20.540.000 Có TK 131 20.540.000 Ngày 4/3 công ty giao hàng cho Đại lí Gas Cầu Ván ở Đồng Tháp số lượng 13 bình Petimex, 2 bình SP, 5 bình Sài Gòn Gas và 10 bình Gia Đình Gas. Giá bán có thuế như sau: 312.000đ/bình petimex, 325.000đ/bình SP, 320.000đ/ bình Sài Gòn, 322.000đ/ bình Gia Đình Gas. Tiền hàng chưa thanh toán. Căn cứ HĐ số 0001071 và phiếu xuất kho kèm theo, kế toán ghi: Nợ TK 131 9.526.000 Có TK 511 8.660.000 Có TK 33311 866.000 Đồng thời ghi: Nợ TK 632 9.240.000 Có TK 156 9.240.000 Ngày 4/3 công ty nhập của Công ty MTV Khí Đốt Gia Đình số lượng 300 bình Gia Đình gas, giá mua chưa thuế 286.000, thuế suất 10%. Căn cứ Hóa đơn mua hàng số 0003301 và phiếu nhập kho số 0202, kế toán ghi Nợ TK 156 85.800.000 Nợ TK 133 8.580.000 Có TK 331 94.380.000 Ngày 5/3 công ty bán hàng cho Công ty TNHH Gas Anh Thy số lượng 150 bình Gia Đình Gas, Đơn giá có thuế 320.000đ/ bình. Khách hàng chưa thanh toán. Căn cứ HĐ 0001082 và phiếu xuất kho kèm theo, kế toán ghi: Nợ TK 131 48.000.000 Có TK 511 43.636363 Có TK 33311 4.363.637 Đồng thời ghi: Nợ TK 632 47.190.000 Có TK 156 47.190.000 Ngày 10/3 Công ty TNHH Gas Anh Thy thanh toán tiền hàng và trả lại 3 bình Gia Đình Gas không đúng qui cách. Do mua hàng với số lượng lớn nên Công ty TNHH Gas Anh Thy được hưởng chiết khấu 4000/bình. Nợ TK 531 872.727 Nợ TK 521 588.000 Nợ TK 3331 87.335 Nợ TK 111 46.451.938 Có TK 131 48.000.000 Đồng thời ghi Nợ TK 156 943.380 Có TK 632 943.380 Chứng từ kế toán và Sổ sách kế toán Chứng từ minh họa cho nghiệp vụ trên Do cách lập và ghi chứng từ là giống nhau cho các nghiệp vụ xảy ra tương tự nhau nên chỉ phản ánh lên chứng từ cho nghiệp vụ 1 ở phần trên. Nghiệp vụ 1: bao gồm các chứng từ là hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho và phiếu thu. CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT Mã số thuế: 1 5 0 0 6 6 7 1 9 2 Địa chỉ: Tổ 1, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long Điện thoại: 070.3724.749 – Fax: 070.3724.748 STK: 0709983185906 tại NH TM CP Sài Gòn Thương Tín CN Vĩnh Long Email: mqtoan@gmail.com HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: Giao cho người mua Ký hiệu: TP/11P Ngày..01.. tháng..3.. năm 2013 Số: 0001051 Họ tên người mua hàng:……………………………………………………………… Tên đơn vị:………..DNTN Lãm……………………………………………………... Mã số thuế:……1500567994………………………………………………………… Địa chỉ:……………Trung Hiếu, Vũng Liêm ……………………………………….. Hình thức thanh toán:……TM……… Số tài khoản:……………………………….. STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 1 ElF gas chai 30 310.909 9.327.272 Cộng tiền hàng:…………………....9.327.272….. Thuế suất GTGT:…10…% Tiền thuế GTGT:……………………932.728...... Tổng cộng tiền thanh toán:………10.260.000… Số tiền viết bằng chữ:…Mười triệu hai trăm sáu mươi nghìn đồng chẳn…………… ………………………………………………………………………………………... Người mua hàng Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Qua ĐT PHIẾU XUẤT KHO Ngày..1..tháng..3.. năm 2013 Số Hóa Đơn: 0001051 Khách hàng: DNTN Lãm Địa chỉ: Trung Hiếu, Vũng Liêm Điện thoại: 0703749949 STT TÊN HÀNG ĐVT SL Đ.GÍA TIỀN NỢ VỎ TRẢ VỎ 12kg 45kg 12kg 45kg Nợ đầu kỳ 46 1 Elf gas chai 30 342.000 10.260.000 30 …. ….. ….. Tổng tiền hàng 10.260.000 76 Chiết khấu: Nợ cũ: 65.435.000 Ghi chú: Tổng cộng: 75.605.000 Thanh toán: Còn lại: Người giao Người lập phiếu Người nhận Đơn vi:……….. Bộ phận:………. Mẫu số: 01 - TT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày 01 tháng 3 năm 2013 Quyển số: ....02.... Số: ...0185.. Nợ: .................... Có: ......................... Họ và tên người nôp tiền: ......DNTN Lãm……………………………………................... Địa chỉ: .............Trung Hiếu, Vũng Liêm.................................................... Lý do nộp: ....... Thu tiền bán gas............................................................ Số tiền: ........10.260.000.............(Viết bằng chữ): Mười triệu hai trăm sáu mươi nghìn đồng…………………………………………………………………………………………………….. Kèm theo: ....HĐ 0001051......Chứng từ gốc. Ngày .01.tháng .3..năm .2013.. Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười triệu hai trăm sáu mươi nghìn đồng…………… + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): .................................................................. + Số tiền quy đổi: .............................................................................................. Công ty sử dụng hình thức Nhật Kí Chung, với các nghiệp vụ xảy ra như trên kế toán phản ánh vào các sổ: Sổ Nhật Kí Chung Sổ Cái TK 111 Sổ Cái TK 131 Sổ Cái TK 133 Sổ Cái TK 156 Sổ Cái TK 331 Sổ Cái TK 33311 Sổ Cái TK 511 Sổ Cái TK 632 Dưới đây phản ánh các nghiệp vụ xảy ra trên vào một số sổ như sau (chỉ trích tháng 3/2013): Đơn vị: Công ty TNHH Gas Thuận Phát Mẫu số: S03a-DNN Địa chỉ: Tam Bình-Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÍ CHUNG Năm: Tháng3 năm 2013 Đvt: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH Ngày CT Nợ Có A B C D E F G 1 2 1/3 PT-00185 1/3 Bán hàng cho DNTN Lãm 111, 511 9.327.272 9.327.272 1/3 HĐ-0001051 1/3 Thuế GTGT phải nộp 111, 33311 932.728 932.728 1/3 HĐ-0001051 1/3 Giá vốn hàng bán cho DNTN Lãm 632, 156 10.050.000 10.050.000 2/3 HĐ-0001058 2/3 Bán hàng cho Cửa hàng Gas Phương 131, 511 18.672.727 18.672.727 2/3 HĐ-0001058 2/3 Thuế GTGT phải nộp 131, 33311 1.867.273 1.867.273 2/3 HĐ-0001058 2/3 Giá vốn hàng bán cho cửa hàng gas Phương 632, 156 20.050.000 20.050.000 3/3 HĐ-0001058 3/3 Cửa hàng Gas Phương trả tiền 112, 131 20.540.000 20.540.000 4/3 HĐ-0001071 4/3 Bán hàng cho Đại lí Gas Cầu Ván 131, 511 8.660.000 8.660.000 4/3 HĐ-0001071 4/3 Thuế GTGT phải nộp 131, 33311 866.000 866.000 4/3 HĐ-0001071 4/3 Giá vốn hàng bán cho Đại lí Gas Cầu Ván 632, 156 9.240.000 9.240.000 4/3 HĐ-0003301 4/3 Mua hàng của Công ty Khí Đốt Gia Đình 156, 331 85.800.000 85.800.000 4/3 HĐ-0003301 4/3 Thuế GTGT được khấu trừ 133, 331 8.580.000 8.580.000 5/3 HĐ-0001082 5/3 Bán hàng cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 131, 511 43.636.363 43.636.363 5/3 HĐ-0001082 5/3 Thuế GTGT phải nộp 131, 33311 4.363.637 4.363.637 5/3 HĐ-0001082 5/3 Giá vốn hàng bán cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 632, 156 47.190.000 47.190.000 10/3 HĐ-0001082 10/3 Công ty TNHH Gas Anh Thy trả lại hàng 531, 131 872.727 872.727 10/3 HĐ-0001082 10/3 Chiết khấu thương mại cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 521, 131 588.000 588.000 10/3 HĐ-0001082 10/3 Khoản thuế GTGT phải nộp được khấu trừ 33311, 131 87.335 87.335 10/3 HĐ-0001082 10/3 Số tiền thu được từ Công ty TNHH Gas Anh Thy 111, 131 46.451.938 46.451.938 10/3 HĐ-0001082 10/3 Giảm giá vốn hàng bán 156, 632 960.000 960.000 ….. …… ….. …… ……. ….. ………. …… ……… Cộng chuyển sang trang sau x x x 22.686.876.279 22.686.876.279 Sổ này có….trang đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang…. Ngày…..tháng…..năm Ngày mở sổ: Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc Đơn vị: Công ty TNHH Gas Thuận Phát Mẫu số: S05a-DNN Địa chỉ: Tam Bình-Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ QUỸ TIỀN MẶT Năm: Tháng 3 năm 2013 Đvt: Đồng Ngày tháng ghi sổ Ngày chứng từ Số hiệu Diễn giãi Số tiền Ghi chú Thu Chi Thu Chi Tồn A B C D E 1 2 3 4 1/3 1/3 111 Thu tiền bán hàng từ DNTN Lãm 10.260.000 3/3 3/3 112 Cửa hàng Gas Phương chuyển khoản thanh toán tiền hàng 20.540.000 10/3 10/3 111 Công ty TNHH Gas Anh Thy thanh toán tiền hàng 46.451.938 …. ….. ….. …… ……. …… ….. ….. ….. Tổng Cộng 1.265.700.000 1.089.600.000 176.100.000 Thủ Quỹ Kế toán trưởng Giám Đốc Đơn vị: Công ty TNHH Gas Thuận Phát Mẫu số: S03b-DNN Địa chỉ: Tam Bình-Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm: Tháng 3 năm 2013 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu: 511 Đvt: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giãi Nhật kí chung Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số Stt dòng Nợ Có A B C D E F G 1 2 Số dư đầu tháng 1/3 HĐ-0001051 1/3 Bán hàng cho DNTN Lãm 111 9.327.272 2/3 HĐ-0001058 2/3 Bán hàng cho Cửa hàng Gas Phương 131 18.672.727 4/3 HĐ-0001071 4/3 Bán hàng cho Đại lí Gas Cầu Ván 131 8.660.000 5/3 HĐ-0001082 5/3 Bán hàng cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 131 43.636.363 …. ….. ….. ………. …. ….. …….. …….. ……. Cộng số phát sinh trong tháng 2.365.862.679 Số dư cuối tháng cộng lũy kế từ đầu quý Sổ này có….trang đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang…. Ngày…..tháng…..năm Đơn vị: Công ty TNHH Gas Thuận Phát Mẫu số: S03b-DNN Địa chỉ: Tam Bình-Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm: Tháng 3 năm 2013 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632 Đvt: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giãi Nhật kí chung Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số Stt dòng Nợ Có A B C D E F G 1 2 1/3 HĐ-0001051 1/3 Giá vốn hàng bán cho DNTN Lãm 156 10.050.000 2/3 HĐ-0001058 2/3 Giá vốn hàng bán cho cửa hàng gas Phương 156 20.050.000 4/3 HĐ-0001071 4/3 Giá vốn hàng bán cho Đại lí Gas Cầu Ván 156 9.240.000 5/3 HĐ-0001082 5/3 Giá vốn hàng bán cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 156 47.190.000 10/3 HĐ-0001082 10/3 Giảm giá vốn hàng bán 156 960.000 …. ….. ….. ………. …. ….. …….. …….. ……. Cộng số phát sinh trong tháng 2.115.688.569 960.000 Số dư cuối tháng cộng lũy kế từ đầu quý Sổ này có….trang đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang…. Ngày…..tháng…..năm... Đơn vị: Công ty TNHH Gas Thuận Phát Mẫu số: S03b-DNN Địa chỉ: Tam Bình-Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Năm: Tháng 3 năm 2013 Tên tài khoản: Phải thu khách hàng Số hiệu: 131 Đvt: 1000đ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giãi Nhật kí chung Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số Stt dòng Nợ Có A B C D E F G 1 2 Số dư đầu tháng 253.340.030 2/3 HĐ-0001058 2/3 Bán hàng cho Cửa hàng Gas Phương 511 18.672.727 2/3 HĐ-0001058 2/3 Thuế GTGT phải nộp 33311 1.867.273 3/3 HĐ-0001058 3/3 Cửa hàng gas Phương trả tiền 112 20.540.000 4/3 HĐ-0001071 4/3 Bán hàng cho Đại lí Gas Cầu Ván 511 8.660.000 4/3 HĐ-0001071 4/3 Thuế GTGT phải nộp 33311 866.000 5/3 HĐ-0001082 5/3 Bán hàng cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 511 43.636.363 5/3 HĐ-0001082 5/3 Thuế GTGT phải nộp 33311 4.363.637 10/3 HĐ-0001082 10/3 Công ty TNHH Gas Anh Thy trả lại hàng 531 872.727 10/3 HĐ-0001082 10/3 Chiết khấu thương mại cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 521 588.000 10/3 HĐ-0001082 10/3 Khoản thuế GTGT phải nộp được khấu trừ 33311 87.335 10/3 HĐ-0001082 10/3 Số tiền thu được từ Công ty TNHH Gas Anh Thy 111 46.451.938 ….. ….. …… ……… ….. ….. …… ……. …… Cộng số phát sinh trong tháng 598.512.889 475.652.158 Số dư cuối tháng cộng lũy kế từ đầu quý 376.200.761 Sổ này có….trang đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang…. Ngày…..tháng…..năm Ngày mở sổ: Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT- KIẾN NGHỊ Nhận xét chung Về loại hình doanh nghiệp Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên là doanh nghiệp trong đó thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào doanh nghiệp. Thành viên của công ty có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng thành viên tối thiểu là hai và tối đa không vượt quá năm mươi. Công ty trách nhiệm hữu hạn có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, công ty trách nhiệm hữu hạn không được quyền phát hành cổ phiếu để huy động vốn.Công ty trách nhiệm hữu hạn có từ hai thành viên trở lên phải có Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc. Công ty trách nhiệm hữu hạn có trên mười một thành viên phải có Ban kiểm soát. Công ty trách nhiệm hữu hạn là loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất ở Việt nam hiện nay. Những ưu, nhược điểm của loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên. Ưu điểm: Do có tư cách pháp nhân nên các thành viên công ty chỉ trách nhiệm về các hoạt động của công ty trong phạm vi số vốn góp vào công ty nên ít gây rủi ro cho người góp vốn; Số lượng thành viên công ty trách nhiệm không nhiều và các thành viên thường là người quen biết, tin cậy nhau, nên việc quản lý, điều hành công ty không quá phức tạp; Chế độ chuyển nhượng vốn được điều chỉnh chặt chẽ nên nhà đầu tư dễ dàng kiểm soát được việc thay đổi các thành viên, hạn chế sự thâm nhập của người lạ vào công ty. Nhược điểm: Việc huy động vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn bị hạn chế do không có quyền phát hành cổ phiếu. Bộ máy tổ chức Ưu điểm: Mô hình công ty đơn giản, dễ quản lí. Do là công ty nhỏ nên Giám Đốc có thể kiểm soát tất cả hoạt động của Công ty từ đó đưa ra những quyết định chính xác để điều hành tốt Công ty giúp Công ty ngày càng phát triển hơn. Nhân viên trong công ty có tinh thần trách nhiệm cao, siêng năng trong công việc và đặc biệt là đã được đào tạo và có kinh nghiệm về nghành nghề mình đang làm. Nhược điểm: Thiếu nhân sự kế toán: Công ty chỉ có một nhân viên kế toán nhưng phải theo dõi và ghi chép tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong Công ty, theo dõi tất cả các khoản kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán bán hàng, kế toán lương, kế toán kho, kế toán thuế. Thiếu nhân sự trong mãng bán hàng: Có thể nói trong một doanh nghiệp thương mại nhân viên kinh doanh và nhân viên giao hàng là lực lượng chủ chốt nhưng tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát lực lượng này còn khá ít, gây khó khăn cho công tác bán hàng, thậm chí mất khách hàng do không kịp thời gian giao hàng theo yêu cầu của khách hàng. Việc phân chia nhiệm vụ chưa rõ ràng, hợp lí. Cơ sở vật chất của công ty không phù hợp với qui mô kinh doanh hiện tại, thậm chí một số hàng hóa khi nhập về chưa có đủ kho bảo quản có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Tình hình kinh doanh Mặc dù công ty có quy mô nhỏ nhưng kinh doanh rất có hiệu quả do tận dụng tốt nguồn nhân lực, vật chất và nguồn vốn cũng như nhờ vào khả năng kinh doanh , am hiểu về mặt hàng kinh doanh mà Ban Giám Đốc luôn có những quyết định sáng suốt, luôn tìm tòi thay đổi phương pháp kinh doanh để thích ứng với thị trường. Theo bảng báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh ở phần 1.5 ta thấy doanh thu hằng năm của công ty tăng bên cạnh đó là việc cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết nên lợi nhuận của công ty năm sau lại tăng hơn so với năm trước. Nhận xét về công tác bán hàng và quá trình lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng Về mặt hàng kinh doanh của Công ty Gas hay còn gọi là khí dầu mỏ hóa lỏng ( LPG) đang được sử dụng như một mặt hàng thiết yếu giống như xăng, dầu, điện…Gas có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như: Dân dụng: các hộ gia đình sử dụng LPG làm nhiên liệu, chất đốt trong sinh hoạt theo hình thức sử dụng bình gas 12kg. Thương mại: Các khách sạn, nhà hàng, khu vui chơi,… sử dụng gas 45kg. Tiêu thụ công nghiệp: Các nhà máy gốm, sứ, thủy tinh, gạch men, chế biến thực phẩm nông, lâm sản,…dùng LPG để phục vụ sản xuất. Đây là nguồn tiêu thụ gas lớn nhất ở Việt Nam. Thị trường Gas bắt đầu phát triển từ năm 1991 và giai đoạn phát triển mạnh mẽ là 2001-2008, dựa vào 2 sơ đồ dưới đây ta có thể nhìn thấy được điều đó: Hình 3.1 Biểu đồ thể hiện sản lượng tiêu thụ và mức tăng sản lượng tiêu thụ LPG tại Việt Nam giai đoạn 1991-2008 Và thời gian gần đây thị trường gas đang ngày càng sôi động và thị trường ngày càng được mở rộng. Theo trang web www.Baomoi.com có một bài viết như sau: “ĐCSVN) Bộ Công thương vừa đưa ra dự báo về tình hình tiêu thụ gas trong nước năm 2012. Theo đó, năm 2012, nhu cầu tiêu dùng gas của Việt Nam sẽ tăng dao động trong khoảng 6 - 7% so với năm 2011. Cũng theo Bộ Công thương, do lượng tiêu thụ gas trong năm 2012 tăng cao trong khi tổng nguồn cung gas nội địa từ các nhà nhà máy mới đạt khoảng 640 nghìn tấn, chỉ đáp ứng khoảng 48% nhu cầu của thị trường. Do đó, 52% nhu cầu còn lại của thị trường gas năm 2012 sẽ phải dựa vào nguồn hàng nhập khẩu. Được biết, nhu cầu tiêu thụ gas ở Việt Nam tăng nhanh chóng: năm 1991 nhu cầu tiêu thụ gas cả nước khoảng 50.000 tấn, năm 2000 lên đến 400.000 tấn và năm 2010 đã lên tới 1,2 triệu tấn. Dự báo năm 2015 nhu cầu sử dụng gas cả nước khoảng 1,5 triệu tấn và năm 2020 là 2 triệu tấn”. Thị trường kinh doanh Gas là một thị trường rộng lớn và sẽ còn phát triển nhiều hơn trong tương lai. 3.2.2 Về tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công ty Hình thức sổ kế toán Ưu điểm: Công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật kí chung. Đây là hình thức kế toán đơn giản thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt thuận lợi trong công tác kế toán máy và thuận lợi khi đối chiếu kiểm tra. Nhược điểm: Nếu làm kế toán ghi chép bằng tay thì lượng ghi chép nhiều, mất nhiều thời gian cho công việc ghi chép hơn là xử lý công việc khác. Tốn nhiều giấy mực. Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng Ưu điểm: Hệ thống chứng từ và tài khoản mà Công ty đang sử dụng tương đối đầy đủ, phù hợp với hình thức sổ Nhật Kí Chung và đúng theo qui định của Bộ Tài Chính. Nhược điểm: Là công ty kinh doanh thương mại đa dạng về chủng loại hàng hóa nhưng tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát chỉ mở một tài khoản là 156 để theo dõi nên khó khăn trong việc xác định doanh thu và lợi nhuận của từng mặt hàng. Thời gian lưu trữ chứng từ thường không đúng theo qui định, nghĩa là ít hơn so với thời gian qui định do vậy thời gian sau nếu có trường hợp rũi ro xảy ra sẽ rất khó xử lí, thậm chí gây ra hậu quả nghiêm trọng nếu chứng từ có liên quan tới việc xác nhận nghĩa vụ với Nhà nước. Các chế độ và phương pháp kế toán Công ty áp dụng đúng theo quy định của pháp luật về chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo QĐ số 48 của BTC ban hành ngày 14/9/2006. Các phương pháp kế toán mà công ty phù hợp với qui mô kinh doanh của Công ty. Ứng dụng tin học trong công tác kế toán Ưu điểm: Công ty sử dụng phần mềm Unesco_Một phần mềm đơn giản dễ sử dụng giúp kế toán theo dõi chặt chẽ các hoạt động về công nợ, bán hàng, số lượng hàng hóa trong kho của Công ty….Là công ty kinh doanh thương mại nên sử dụng phần mềm này rất thích hợp. Nhược điểm: Phần mềm được cài đặt từ năm 1998 nên về giao diện cũng như một biễu mẫu báo cáo chưa cập nhật kịp theo những quyết định, thông tư mới của BTC ban hành. Do vậy kế toán phải thường xuyên cập nhật biểu mẩu bên ngoài trước khi lập báo cáo, nhất là các báo cáo quan trọng như báo cáo tài chính hay báo cáo thuế…để tránh các sai phạm do Bộ Tài Chính qui định và phải chịu phạt. Về phương pháp làm việc của Phòng Kế Toán Cũng như các bộ phận khác phòng kế toán luôn làm việc năng động, hiệu quả, luôn xử lí số liệu kịp thời và chính xác. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc phòng kế toán chưa thiết lập lưu đồ chứng từ vì vậy việc xác định nhiệm vụ của từng bộ phận không rõ ràng, không cụ thể. 3.2.3 Về quy trình bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng Ưu điểm: Công ty thiết lập một quy trình bán hàng đơn giản nhưng tương đối chặt chẽ, không cần nhiều nhân sự nên phù hợp với quy mô và tình hình nhân sự của công ty. Không có nhiều thủ tục phiền toái đối với khách hàng khi mua hàng và nhận hàng nên tạo sự thoải mái khi mua bán cho hai bên. Các chứng từ sử dụng trong công tác bán hàng và phải thu khách hàng được tuân thủ đúng theo qui định của pháp luật về mẫu mã và cách lập chứng từ. Nhược điểm: Trong quy trình bán hàng, kế toán và thủ kho chỉ căn cứ vào hợp đồng và đơn đặt hàng để lập hóa đơn và phiếu xuất kho mà không có chứng từ xác nhận quyết định của Giám Đốc nên đối với những trường hợp khách hàng đặt hàng qua điện thoại sẽ bất tiện trong công tác lập chứng từ và kiểm tra, đối chiếu lại sau này. Đối với những chứng từ đã lập( phiếu xuất kho và hóa đơn) đôi khi chưa qua xét duyệt của Giám Đốc đã giao cho khách hàng nên dễ xảy ra gian lận sai sót. Nhận xét về công tác thu tiền khách hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng Ưu điểm: Công ty sử dụng linh hoạt các phương thưc thanh toán phù hợp với từng khách hàng giúp việc bán hàng được nhanh chóng. Trong công ty các khoản phải thu khách hàng được theo dõi rất chi tiết và khoa học trên phần mềm máy tính, thuận tiện cho việc thu hồi công nợ. Thủ tục thanh toán đơn giản nhưng vẩn đảm bảo được sự chính xác và có giấy tờ chứng minh cũng như có xác nhận của khách hàng về việc thu hồi công nợ. Nhược điểm: Do áp dụng phương thức bán chịu, trả chậm, trả góp nên công ty thường hay gặp khó khăn về nguồn vốn. Quá trình thu hồi nợ của công ty phụ thuộc chủ yếu khách hàng, công ty chưa có hành động để thúc giục quá trình thu hồi nợ. Kế toán chưa thực hiện trích lập các khoản dự phòng như dự phòng nợ phải thu khó đòi.Như vậy công ty đã bỏ qua nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Phiếu thu là chứng từ quan trọng nhưng chỉ được lập 2 liên và chưa qua khâu xét duyệt của Giám Đốc. Kiến nghị và giải pháp Một số kiến nghị hoàn thiện bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát Nhìn chung công ty đã có một bộ máy tổ chức tương đối hoàn chỉnh và hoạt động hiệu quả, phù hợp với qui mô và đặc điểm kinh doanh của công ty. Tuy nhiên trong thời gian thực tập em nhận thấy công ty còn tồn tại một số nhược điểm ( đã nêu ở phần trên) về bộ máy kế toán cũng như tổ chức công tác kế toán bán hàng. Theo ý kiến của em công ty có thể áp dụng một số giải pháp dưới đây để khắc phục: Về bộ máy tổ chức và cơ sở vật chất Công ty cần bổ sung thêm nhân sự cụ thể là nhân sự kế toán, nhân viên kinh doanh và nhân viên giao hàng để tránh quá tải hay tồn động công việc. Nếu có điều kiện công ty cần tu sữa lại hoặc mở rộng kho bải để hàng hóa được bảo quản trong điều kiện tốt hơn. Về công tác bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán bán hàng. Công ty nên áp dụng nhiều phương pháp để quảng bá hình ảnh của công ty, đưa thương hiệu công ty đến gần hơn với người tiêu dùng như phát tờ rơi, đưa danh thiếp…. Trong công tác kế toán cần mở thêm tài khoản chi tiết 156 để theo dõi từng mặt hàng về lượng xuất, doanh số bán, lợi nhuận…Chẳng hạn như: 15611_Petimex; 15612_Gia đình; 15613_Vinas; 15614_Elf… Đồng thời phân bổ chi phí kinh doanh ( bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp) cho từng mặt hàng đã tiêu thụ để tính chính xác doanh thu và lợi nhuận của từng mặt hàng. Chi phí bán hàng ta có thể phân bổ theo doanh số bán. Ta phân bổ chi phí quản lí kinh doanh theo tiêu thức sau: Chi phí quản lí kinh doanh phân bổ cho nhóm hàng A=Chi phí QLKD cần phân bổ/Tổng doanh số bán*Doanh số bán nhóm hàng A Khi phân bổ được chi phí quản lí kinh doanh ta có thể xác định được là nên phát triển kinh doanh mặt hàng nào và nghưng kinh doanh mặt hàng nào. Trong quy trình bán hàng, ở bước tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, Giám Đốc cần lập thêm một chứng từ để xác nhận lại thông tin của nghiệp vụ đó, đồng giúp kế toán và thủ kho thuận tiện trong việc lập chứng từ. Chứng từ đó có thể là lệnh bán hàng với mẫu như sau: Công Ty TNHH Gas Thuận Phát Phòng Giám Đốc LỆNH XUẤT HÀNG ( Chỉ có giá trị trong ngày ) Căn cứ hợp đồng kinh tế số: Căn cứ đơn hàng số: Đề nghị xuất hàng cho đơn vị: Người nhận: Hình thức thanh toán: Thời hạn thanh toán: STT TÊN HÀNG ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ CHI CHÚ CHỨNG TỪ THỰC XUẤT Ngày…. tháng….., năm…… Người lập Giám Đốc Trong quá trình làm việc kế toán nên thiết lập lưu đồ chứng từ cụ thể và phần nào căn cứ vào đó để làm việc, như vậy sẽ giúp cho việc phân chia trách nhiệm được xác định rõ ràng hơn và góp phần giúp hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty chặt chẽ hơn. Ngoài ra, kế toán cũng có thể lập thêm các dự toán như dự toán doanh thu, dự toán thu tiền để hổ trợ thông tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định, đồng thời xem đó như mục tiêu mà công ty cần phấn đấu để đạt được. Dự toán doanh thu: Căn cứ vào nhiều yếu tố như lượng tiêu thụ các kì trước, nghiên cứu thị trường, các chiến lược đề ra, tình hình thị trường…. để ước tính sản lượng tiêu thụ từ đó tính doanh thu đạt được. Lập dự toán doanh thu nhằm hổ trợ cho Giám Đốc trong những quyết định bán hàng như có hạ giá bán hay không, cần đề ra những phương pháp nào để tăng doanh thu hoặc đạt được mức doanh thu đó… DỰ TOÁN TIÊU THỤ NĂM…. Đvt: Chỉ tiêu Quý Cả năm I II II IV Khối lượng tiêu thụ dự kiến (sp) Đơn giá bán (ngàn đồng/ sp) Doanh thu ( ngàn đồng/ sp) Một số giải pháp về tổ chức chứng từ và quá trình lập, luân chuyển chứng trong công tác thu khách hàng từ tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát Phiếu thu cần lập 3 liên Đối với những khách hàng thanh toán tiền mặt, kế toán có thể thay đổi mẫu phiếu thu khác có 3 liên để quá trình theo dõi, luân chuyển và lưu trử chứng từ được chặt chẽ hơn, việc kiểm tra đối chiếu sau này cũng thuận tiện hơn. Đồng thời định kì hàng tuần hoặc hàng tháng đưa phiếu thu cho Giám Đốc xem xét và kí duyệt. Lập dự toán thu tiền và dự phòng nợ phải thu khó đòi Dự toán thu tiền: Căn cứ vào phương thức bán hàng, chính sách thanh toán của công ty và khả năng thanh toán của khách hàng để lập dự toán thu tiền. Lập dự toán thu tiền trước hết để cân đối thu chi và tránh tình trạng nợ phải thu quá nhiều gây ảnh hưởng xấu cho công ty. DỰ TOÁN THU TIỀN NĂM…. Dvt: Khoản phải thu Qúy Cả năm I II III IV Quý IV năm trước Quý I Quý II Quý III Quý IV Tổng Cần giả định số tiền sẽ thu được trong từng quý, chẳng hạn quý I thu 60%, 40% thu được trong quý kế tiếp. Dự phòng nợ phải thu khó đòi Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát có nhiều trường hợp khách hàng thiếu chịu tiền hàng. Bên cạnh đó việc thu hồi nợ gặp nhiều khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình kinh doanh của công ty. Do vậy công ty cần tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kì. Để tính toán khoản dự phòng, trước tiên công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, tính ra tỉ lệ nợ khó đòi trên tổng số nợ khách hàng đó thiếu, từ đó suy ra dự phòng nợ thất thu. Với khoản nợ thất thu đó kế toán cần một mặt tiến hành đòi nợ, một mặt theo dõi ở tài khoản 004_Nợ khó đòi đã xử lí. Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ. Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ hoặc người nợ về số tiền chưa thanh toán như là các hợp đồng thanh toán, các khuế ước vay nợ, các bảng thanh lí về hợp đồng, giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê nơ phải thu khó đòi. Phương pháp tính dự phòng nợ phải thu khó đòi: Số DPPTKĐ cho tháng kế hoạch của khách hàng A=Số nợ phải thu của khách hàng A*Tỉ lệ ước tính không thu được. Ta cũng có thể tính dự phòng nợ phải thu khó đòi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu Số DPPTKĐ lập cho tháng kế hoạch=Tổng doanh thu bán chịu*Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính Các khoản phải thu khó đòi được theo dõi ở tài khoản 139_dự phòng phải thu khối đòi. Lập sổ chi tiết từng khách hàng để theo dõi nợ phải thu Hiện tại công ty chỉ theo dõi nợ phải thu của từng khách hàng trên phần mềm máy tính mà không có sổ chi tiết theo dõi khách hàng bên ngoài, như vậy là vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Về việc đối chiếu công nợ: trong phiếu xuất kho kèm theo đã có mục nợ cũ để vừa thông báo vừa đối chiếu công nợ với khách hàng, tuy nhiên công ty có thể chuyển qua đối chiếu hàng tuần hoặc hàng tháng để giảm bớt khối lượng công việc và giảm tính phức tạp trong khâu kế toán bán hàng. Chứng từ bán hàng và chứng từ phải thu đều là chứng từ quan trọng nên cần bảo quản chu đáo, đúng cách và đúng thời gian qui định. KẾT LUẬN Trong cơ chế mới của thị trường để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp vừa và nhỏ phải luôn luôn cố gắng nổ lực hết mình và quan trọng là có được một bộ máy tổ chức nói chung và bộ máy kế toán nói riêng phải chặt chẽ và làm việc hiệu quả, đồng thời phải hoàn thiện từng ngày, từng giờ để có thể thích nghi với môi trường kinh doanh luôn có nhiều biến động như hiện nay. Nhận thức được điều đó Công Ty TNHH Gas Thuận Phát đã rất quan tâm đến công tác kế toán trong công ty, nhất là kế toán bán hàng và phải thu khách hàng. Và đặc biệt chú trọng đến khâu lập và luân chuyến chứng từ vì đây là cơ sở để doanh nghiệp xác nhận lại doanh thu bán hàng cũng như theo dõi khoản nợ phải thu từ khách hàng, đồng thời các chứng từ kế toán bán hàng và phải thu khách hàng cũng là căn cứ để xác định số thuế mà công ty phải nộp vào Ngân Sách Nhà Nước nên rất quan trọng. Là một công ty thương mại, không trực tiếp sản xuất nên công tác kế toán bán hàng- thu tiền là vấn đề trọng yếu trong bộ máy kế toán của công ty.Do vậy việc thiết lập một quy trình kế toán chặt chẽ vừa tuân thủ đúng theo qui định pháp luật, theo nguyên tắc kế toán và vừa thuận tiện cho hoạt động của công ty là điều hết sức cần thiết. Hiện tại công ty đã sở hữu bộ máy tổ chức khá hoàn thiện, một người lãnh đạo tài tình và một phòng kế toán chuyên nghiệp và linh hoạt nên chắc chắn rằng công ty sẽ có được một chổ đứng vững chắc trên thị trường trong một tương lai không xa. PHỤ LỤC NHẬT KÍ THỰC TẬP Họ và tên sinh viên: Dương Thị Tiền Thu MSSV:10.044.089 Lớp: Kế Toán 2 Ngành: Kế Toán Đề tài: ” Lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng và thu tiền khách hàng” GVHD: Đặng Thị Diệu Huyền STT Ngày, tháng, năm Nội dung liên quan làm việc Kết quả đã đạt Xác nhận của GVHD 1 20/2 Đi tìm nơi thực tập ở Vĩnh Long và Cần Thơ. Đến chiều ghé vào Công ty TNHH Gas Thuận Phát và được tiếp đơn xin thực tập và hẹn ngày thực tập. Xin được nơi thực tập. 2 1/3 Đến công ty gặp anh Toàn_Giám Đốc và anh Dược_ Thủ Kho được hai anh sắp xếp phòng làm việc và thời gian làm việc cụ thề ( Một tuần đến công ty khoảng 2-3 ngày để hai anh hướng dẩn thực tập ). Do công ty chưa hoán thành số liệu sổ sách cuối năm nên anh Toàn hẹn tuần sau đi thực tập chính thức. Biết được phòng làm việc và lịch làm việc cụ thể. 3 6-7/3 Ngày đầu tiên thực tập tại công ty, được giới thiệu với tất cả anh chị em trong công ty. Do là ngày đầu nên a Toàn cho tụi em làm quen với các loại chứng từ sổ sách trước. Sau đó, sắp xếp lại những chứng từ trong năm trước và năm nay của công ty theo thứ tự ngày tháng năm và theo loại chứng từ. Tiếp xúc làm quen vói nhiều chứng từ và học được cách sắp xếp bảo quản và lưu trử chứng từ. 4 11/3 Nhóm gặp cô hướng dẫn Cô hướng dẩn hướng chọn đề tài và phổ biến những hướng dẫn của khoa. 13/3 Lên công ty xin bộ số liệu về đề tài cần làm Xin được phiếu thu, giấy báo có, hóa đơn mua hàng và một số mẫu sổ 5 17-18/3 Do công ty vừa hoàn thành sổ sách để trình lên cơ quan thuế nên anh Toàn nhờ tụi em giúp anh kiểm tra, đối chiếu toàn bộ chứng từ xem có sai sót gì hay không. Đồng thời chỉ tụi em cách xử lí như thế nào khi chứng từ bị sai sót. Học được cách kiểm tra, đối chiếu cũng như xử lý những chứng từ có sai sót. Đồng thời, được biết về cách làm tài liệu trình cơ quan thuế. 6 20/3 Nộp đề cương chi tiết lần 1 7 20-21/3 Được anh Toàn cho làm quen với phần mềm máy tính mà công ty đang sử dụng_unisco. Đồng thời đối chiếu với các chứng từ bên ngoài và xem nghiệp vụ ở ngoài xảy ra như vậy thì lên phần mềm kế toán sẽ định khoản như thế nào. Anh cũng cho nghiệp vụ để tụi em định khoản thử và lên phần mềm để anh nhận xét. Làm quen, tiếp xúc với kế toán máy. Biết thêm về một phần mềm kế toán mới ngoài phần mềm đã học_Misa. 8 27/3 Nộp đề cương chi tiết lần 2 và chương 1 9 28-29/3 Được anh Toàn cho làm quen với phần mềm máy tính mà công ty đang sử dụng_unisco. Đồng thời đối chiếu với các chứng từ bên ngoài và xem nghiệp vụ ở ngoài xảy ra như vậy thì lên phần mềm kế toán sẽ định khoản như thế nào. Anh cũng cho nghiệp vụ để tụi em định khoản thử và lên phần mềm để anh nhận xét. Làm quen, tiếp xúc với kế toán máy. Biết thêm về một phần mềm kế toán mới ngoài phần mềm đã học_Misa. 10 7/4 Nộp bài sữa chương 1 và chương 2 11 11-12/4 Được hướng dẫn cách viết hóa đơn, lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất. Sau đó khi công ty bán hàng cho khách hàng thì em được viết hóa đơn. Làm quen với công việc mà một kế toán bán hàng thực tế phải làm. 12 20/4 Nộp bài cũ cộng nội dung 3 chương 13 7/5 Nộp bài hoàn thiện bản nháp 14 8/5 Nộp bài sữa của bài hoàn thiện 15 9/5 Lên công ty xin nhận xét và con dấu Công Ty 16 9/5 Nộp bài khóa luận hoàn thiện về Khoa Vĩnh Long, Ngày… tháng… năm 2013 Xác nhận của GVHD Họ và tên sinh viên: Dương Thị Tiền Thu MSSV:10.044.089 Lớp: Kế Toán 2 Ngành: Kế Toán GVHD: Đặng Thị Diệu Huyền Hình thức: Bảo vệ ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT œ& Đề tài: LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG Khái quát về công tác bán hàng và thu tiền khách hàng Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng trong các công ty thương mại Khái niệm bán hàng và tầm quan trọng của kế toán bán hàng Tổ chức kế toán trong công tác bán hàng ( tài khoản sử dụng, chứng từ sổ sách,…) Cách tính giá xuất kho Phương thức bán hàng và thời điểm ghi nhận doanh thu Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Khái quát về công tác kế toán thu tiền khách hàng Sơ lược về công tác kế toán thu tiền khách hàng Tổ chức kế toán trong công tác thu tiền khách hàng Các phương thức thanh toán của khách hàng Sơ đồ hạch toán các tài khoản 111, 112, 131 Khái quát về chứng từ kế toán Khái niệm Đặc điểm và phân loại Tầm quan trọng của chứng từ kế toán Trong công tác kế toán và quá trình kinh doanh của công ty Trong công tác bán hàng Quy trình chung và một số điểm cần lưu ý khi lập chứng từ kế toán Quy trình bán hàng và lập luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng 1.4.1 Quy trình bán hàng Các chứng từ sử dụng trong công tác bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng Quy trình thu tiền khách hàng, lập và luân chuyển chứng từ trong công tác phải thu tiền khách hàng Quy trình thu tiền khách hàng Các chứng từ sử dụng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng Chương 2: TRÌNH TỰ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT 2.1 Giới thiệu khát quát về công ty tnhh gas thuận phát 2.1.1 Đặc điểm tự nhiên và lịch sử hình thành, phát triển của Công Ty TNHH Gas Thuận Phát 2.1.2 Tổ chức bộ máy và chức năng nhiệm vụ các phòng ban 2.1.2.1 Bộ máy tổ chức 2.1.2.2 Sơ đồ tổ chức 2.1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ tùng phòng ban 2.1.3 Tình hình nhân sự 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.4.1 Hình thức sổ kế toán 2.1.4.2 Hệ thống các chứng từ và tài khoản sử dụng 2.1.4.3 Các chế độ, phương pháp kế toán đang được áp dụng tại công ty 2.1.4.4 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại công ty 2.1.5 Kết quả kinh doanh trong 3 năm ( 2010-2012) 2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển. 2.2 Thực trạng công tác bán hàng và quy trình lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng 2.2.1 Khái quát về công tác bán hàng tại Công ty TNHH gas Thuận Phát 2.2.1.1 Sơ lược các mặt hàng của công ty 2.2.1.2 Phạm vi bán hàng và thời điểm xác định hàng tiêu thụ 2.2.1.3 Phương thức bán hàng và cách xác định giá bán 2.2.2 Quy trình bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng 2.2.2.1 Quy trình bán hàng 2.2.2.2 Các chứng từ kế toán bán hàng sử dụng tại công ty 2.2.2.3 Cách lập và luân chuyển một số chứng từ trong bán hàng ( hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho). - Cách lập và trình tự luân chuyển - Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho. 2.3 Thực trạng công tác kế toán thu tiền khách hàng và quy trình lập, luan chuyển một số chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng 2.3.1 Thực trạng công tác kế toán thu tiền khách hàng tại công ty tnhh gas Thuận Phát 2.3.1.1 Đặc điểm 2.3.1.2 Phương thức thanh toán của khách hàng 2.3.1.3 Cách theo dỏi nợ phải thu tại công ty 2.3.2 Quy trình thu tiền khách hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng 2.3.2.1 Quy trình thu tiền khách hàng 2.3.2.2 Lập và luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng - Cách lập và trình tự luân chuyển - Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của phiếu thu. 2.4 Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh 2.5 Chứng từ kế toán và Sổ sách kế toán Chương 3: NHẬN XÉT- KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét chung 3.1.1 Về loại hình doanh nghiệp 3.1.2 Về bộ máy tổ chức 3.1.3 Tình hình kinh doanh 3.2 Nhận xét về công tác bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng 3.2.1 Về mặt hàng kinh doanh của công ty 3.2.2 Về tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty 3.2.3 Về quy trình bán hàng, lập và luân chuyển chứng từ bán hàng 3.3 Nhận xét về công tác kế toán phải thu khách hàng, lập và luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng 3.4 Kiến nghị và giải pháp 3.4.1 Một số kiến nghị hoàn thiện bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát 3.4.2 Một số giải pháp về tổ chức chứng từ và quá trình lập, luân chuyển chứng trong công tác thu tiền khách hàng từ tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát KẾT LUẬN PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Vĩnh Long, Ngày… tháng… năm 2013 Xác nhận của GVHD