Luận án Nghiên cứu ứng dụng tin học trong quản lí tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam

i sót thực hiện tiếp bước (7). (7) In báo cáo tài chính Kế toán viên Hệ thống các báo cáo tài chính theo quy định. Kế toán tiến hành in báo cáo tài chính, lấy xác nhận của các bên liên quan. 102 Quy trình nghiệp vụ kế toán công nợ phải trả Sơ đồ xử lý Không Có Có Không hợp lệ 06 Chọn PO cho giao dịch phát sinh. 02 Kiểm tra hóa đơn, chứng từ 04 Lập giao dịch vào hệ thống 08 Chọn chứng từ trả trước Có Không 03 Thông tin lại cho bộ phận, đơn vị yêu cầu Begin 07 Kiểm tra xem có khoản trả trước không? 09 Hoàn thành giao dịch, theo dõi công nợ K ế t o á n c ô n g n ợ p h ả i tr ả Hóa đơn bán hàng 05 Kiểm tra giao dịch có phát sinh từ PO không Đơn đặt hàng mua Phiếu chi/UNC End Phiếu nhập mua phiếu kế toán Phiếu chi 01 Đề nghị ghi nhận công nợ B ộ p h ậ n , đ ơ n v ị c ó n h u c ầ u Hình 4-7 Sơ đồ quy trình ghi nhận công nợ phải trả 103 Mô tả chi tiết Bảng 4-3 Mô tả chi tiết quy trình ghi nhận công nợ phải trả Mã sự kiện Tên sự kiện Người thực hiện Chức năng và báo cáo sử dụng trên phần mềm Nội dung 1 Đề nghị ghi nhận công nợ Bộ phận, đơn vị có nhu cầu Bộ phận, đơn vị có phát sinh công nợ phải trả cho nhà cung cấp làm yêu cầu đề nghị ghi nhận với KTCN. 2 Kiểm tra đơn, chứng từ KTCN Khi nhận được hóa đơn mua hàng, kế toán công nợ thực hiện kiểm tra hóa đơn có hợp lệ không. + Nếu hóa đơn không hợp lệ thì thực hiện bước (3). + Nếu hợp lệ thì thực hiện bước (4). 3 Thông tin lại cho bộ phận, đơn vị yêu cầu KTCN Khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ gốc chưa hợp lệ, kế toán công nợ có trách nhiệm thông tin lại cho bộ phận, đơn vị đã yêu cầu để giải quyết. 4 Lập giao dịch vào hệ thống KTCN Phiếu nhập mua, Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán Đối với các hóa đơn, chứng từ hợp lệ, kế toán công nợ lập giao dịch tương ứng vào hệ thống. 5 Kiểm tra giao dịch có phát sinh từ PO hay không. KTCN Phiếu nhập mua, Phiếu chi, UNC, Phiếu kế Khi lập giao dịch, kế toán công nợ cần chú ý kiểm tra xem giao dịch này có được 104 Mã sự kiện Tên sự kiện Người thực hiện Chức năng và báo cáo sử dụng trên phần mềm Nội dung toán phát sinh từ đơn đặt hàng mua hay không bằng cách chọn đơn hàng. + Nếu có thực hiện bước (6). + Nếu không thực hiện bước (7). 6 Chọn PO cho giao dịch phát sinh. KTCN - Phiếu nhập mua, Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán. - Đơn đặt hàng mua. Kế toán công nợ thực hiện chọn PO cho từng giao dịch. 7 Kiểm tra xem có khoản trả trước không? KTCN Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán vv Kế toán công nợ thực hiện kiểm tra xem có khoản trả trước cho giao dịch này hay không bằng cách chọn chứng từ thanh toán. + Nếu có thì thực hiện bước (8). + Nếu không thì thực hiện bước (9). 8 Chọn chứng từ trả trước KTCN Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán vv Kế toán công nợ xác định chứng từ trả trước cho từng giao dịch. 9 Hoàn thành giao dịch, theo dõi công nợ. KTCN Phiếu nhập mua, Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán. Kế toán công nợ hoàn thành giao dịch, in các chứng từ để lưu và theo dõi công nợ trên hệ thống. 105 Quy trình quản lý sản xuất Sơ đồ xử lý Begin Yêu cầu sản xuất 03 Cân đối nguồn lực Đủ Thiếu Yêu cầu bổ sung vật tư, hoặc thông báo với phòng kinh doanh 04 Lập đơn hàng sản xuất cho từng tổ SX 05 Yều cầu xuất NVL, công cụ cho SX 06 Sản xuất 07 Kiểm tra hòan thành, chất lượng Đạt Không đạt 08 Tích hoàn thành 09 Nhập kho thành phẩm End 01 Tổng hợp yêu cầu sản xuất Yêu cầu sản xuất Hướng dẫn sản xuất Bảng kê các mặt hàng đang SX theo đơn hàng Phiếu nhập kho thành phẩm B P . K ế h o ạ ch s ả n x u ấ t C á c tổ s ả n x u ấ t Đ ộ i k iể m t ra c h ấ t lư ợ n g H ệ t h ố n g , K T K 02 Nhập định mức tiêu hao Hình 4-8 Sơ đồ quy trình quản lý sản xuất 106 Mô tả chi tiết Bảng 4-4 Mô tả chi tiết quy trình quản lý sản xuất Mã sự kiện Tên sự kiện Người thực hiện Chức năng và báo cáo sử dụng trên phần mềm Nội dung (1) Tổng yêu cầu sản xuất. PKHSX Bảng kê đơn hàng bán Phòng kế hoạch sản xuất tổng hợp lại các đơn hàng bán đã được duyệt từ văn phòng gửi đến. (2) Nhập định mức tiêu hao PKHSX Danh mục sản phẩm Phòng kế hoạch nhập định mức cho từng sản phẩm. (3) Cân đối nguồn lức PKHSX Báo cáo nhu cầu vật tư. Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn. Dựa vào định mức phần mềm sẽ đưa ra bảng báo cáo so sánh số lượng vật tư cần đưa vào sản xuất với số lượng tồn kho thực tế nhằm hỗ trợ cho công tác cân đối vật tư. + Nếu đủ nguồn lực sản xuất thì thực hiện bước (4). + Nếu không đủ thì thực hiện bổ sung vật tư hoặc thông báo lại với phòng kinh doanh. (4) Lập đơn hàng sản xuất cho từng tổ SX PKHSX - Báo cáo Bảng kê đơn hàng bán. - Đơn đặt hàng sản xuất. Từ yêu cầu sản xuất và bảng định mức tiêu hao phòng kế hoạch sản xuất lập đơn hàng sản xuất cho từng tổ sản xuất. (5) Yêu cầu xuất NVL, công cụ cho SX Tổ SX Các tổ căn cứ vào đơn hàng sản xuất nhận được, lập yêu cầu xuất vật tư, công cụ để sản xuất. 107 Mã sự kiện Tên sự kiện Người thực hiện Chức năng và báo cáo sử dụng trên phần mềm Nội dung (6) Sản xuất Tổ SX Các tổ thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng sản xuất. (7) Kiểm tra hoàn thành, chất lượng Đội kiểm tra chất lượng Đội kiểm tra chất lượng kiểm tra những sản phẩm hoàn thành. + Nếu đạt thì thực hiện bước (8). + Nếu không đạt thì quay lại thực hiện bước (6). (8) Tích hoàn thành Đội kiểm tra chất lượng Bảng liệt kê các mặt hàng đang sản xuất theo từng đơn hàng. Đội kiểm tra chất lượng tích hòan thành những thành phẩm hoàn thành đã đạt chất lượng. (9) Nhập kho thành phẩm KTK Phiếu nhập kho thành phẩm Kế toán kho thực hiện nhập kho những thành phẩm đạt chất lượng. 4.3. Một số kết quả phân tích thiết kế giải pháp tiếp theo được tác giả trình bày ở phần phụ lục. 4.3.1 Đánh giá hiệu quả của giải pháp giải pháp phần mềm dành cho doanh nghiệp qui mô vừa Giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp có qui mô vừa SS ME do tác giả đề xuất đã được Công ty phần mềm MeliaSoft tiếp tục phát triển và hoàn thiện để xây dựng thành một sản phẩm phần mềm thương mại hóa trên thị trường có tên là Meliasoft- 2012. Cho đến nay đã có hàng trăm doanh nghiệp mua và sử dụng phần mềm này và mang lại hiệu quả thiết thực trong công tác quản lý. Dưới đây là những đánh giá về hiệu quả của giải pháp này. Để đánh giá lợi ích của giải pháp phần mềm Meliasoft đối với DNNVV, công ty Meliasoft thực hiện cuộc khảo sát đối với 23 DNNVV là khách hàng của công ty. 108 Các doanh nghiệp khách hàng được lựa chọn khảo sát thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, khai thác, xây dựng, thương mại, dịch vụ. Một số công ty có quy mô khá lớn như: Công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy Sông Lô; Công ty cổ phần khoáng sản Hòa Phát; Công ty cổ phần CMC. Một số công ty liên doanh với nước ngoài như: Công ty TNHH Taixin Printing Vina; Công ty TNHH SEED Việt Nam. Việc khảo sát được thực hiện thông qua hình thức phỏng vẫn đối với các cá nhân là lãnh đạo doanh nghiệp hay trưởng, phó phòng kế toán. Kết quả phỏng vấn được được ghi băng video và được xử lý định tính. + Những ưu điểm của giải pháp phần mềm Meliasoft Trong quá trình phát triển, DNNVV có cơ hội tiếp cận và sử dụng nhiều giải pháp khác nhau. Việc lựa chọn bắt đầu, tiếp tục hay thay thế phần mềm quản lý hiện thời bằng một phần mềm khác được doanh nghiệp quyết định dựa theo nhiều tiêu chí. Bên cạnh việc phải đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp trong việc tổ chức quản lý và quản trị kinh doanh, phần mềm được lựa chọn cần có những ưu điểm nổi bật mà những phần mềm tương tự không có hoặc có nhưng chưa tốt. Tổng hợp ý kiến phỏng vấn nhà quản lý doanh nghiệp về những ưu điểm của phần mềm Meliasoft được chia thành các nhóm tương ứng với các tiêu thức đánh giá chất lượng của phần mềm: Bảng 4-5 Các tiêu thức đánh giá ưu điểm của giải pháp phần mềm STT Phân nhóm Ưu điểm 1 Triển khai Chi phí triển khai phù hợp 2 Thời gian triển khai nhanh 3 Chức năng Hỗ trợ nhiều phương pháp tính giá thành 4 Quản lý nhân công tốt, đánh giá năng suất lao động 5 Cập nhật kịp thời các quy định chuẩn mực mới 6 Truy cập online, dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động của doanh nghiệp qua điện thoại di động 7 Khả năng quản trị doanh nghiệp với nhiều chi nhánh 8 Hoạt động Tốc độ nhanh 9 Hoạt động online, yêu cầu cấu hình, hạ tầng thấp 109 STT Phân nhóm Ưu điểm 10 Ổn định, ít lỗi ngẫu nhiên 11 Bảo mật tốt 12 Phân quyền chi tiết đến từng người dùng, từng chức năng 13 Sử dụng Dễ sử dụng, giao diện thân thiện 14 Cập nhật dữ liệu thuận tiện, nhanh 15 Tiện ích trợ giúp nhập liệu nhanh 16 Tiện ích Có nhật ký hoạt động chi tiết thuận tiện trong quản lý điều hành 17 Tiện ích phát hiện và xử lý lỗi logic 18 Tiện ích giúp tìm kiếm, lọc dữ liệu nhanh, thuận tiện 19 Báo cáo Có khả năng tùy biến báo cáo 20 Số lượng báo cáo phong phú 21 Kết xuất báo cáo đa dạng 22 Có nhiều báo cáo phân tích hữu ích cho công việc quản trị 23 Hỗ trợ Hỗ trợ kịp thời, nhiệt tình, hiệu quả Trong những ưu điểm được đề cập ở bảng trên, một số ưu điểm có ý nghĩa và giá trị cao tạo ra lợi thế mạnh mẽ trong cạnh tranh trên thị trường phần mềm Việt Nam hiện nay. - Truy cập online, dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động của doanh nghiệp qua điện thoại di động. Phần mềm Meliasoft có khả năng kết nối đa dạng với các thiết bị ngoại vi, công cụ, phần mềm khác. Thông qua điện thoại di động nhà quản lý có thể nhận được tin nhắn thông báo mỗi khi doanh nghiệp có sự thay đổi về dòng tiền và các chỉ số phản ánh sức khỏe khác của doanh nghiệp. - Có nhật ký hoạt động chi tiết thuận tiện trong quản lý điều hành. Mọi hành động tương tác của người dùng với phần mềm đều được lưu lại dưới dạng nhật ký. Thông qua nhật ký hoạt động nhà quản lý có thể truy vết những bất thường đã xảy ra cũng như phục hồi những hành động đã được thực hiện nhưng bị sai sót. 110 - Tiện ích phát hiện và xử lý lỗi logic cho phép kiểm tra sự đồng bộ của danh mục với chứng từ (ví dụ đối tượng, vật tư có trong chứng từ nhưng đã bị xóa trong danh mục), hay kiểm tra vật tư xuất kho khi hết hàng, các lỗi tài sản cố định, sự chênh lệch giữa bên tài sản và bên kế toán, giữa kho với kế toán, kiểm tra sự toàn vẹn về cấu trúc kỹ thuật của hệ thống Đây là công cụ hữu hiệu giúp người kế toán kiểm soát toàn bộ số liệu trước khi chốt sổ sách, báo cáo. Sự phù hợp của giải pháp phần mềm Meliasoft đối với loại hình doanh nghiệp đặc thù: Theo ý kiến của cán bộ quản lý doanh nghiệp được khảo sát, giải pháp phần mềm Meliasoft phát huy thế mạnh khi được ứng dụng tại các doanh nghiệp đặc thù: - Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh: với đặc trưng khối lượng dữ liệu nhiều, phức tạp, dễ nhầm lẫn khi tổng hợp và cập nhật. Thế mạnh của phần mềm trong việc quản lý hệ thống mã hóa ưu việt, thống nhất; khả năng hoạt động trực tuyến(bảo mật dữ liệu được đảm bảo), có kinh nghiệm trong tổng hợp dữ liệu theo mô hình tổng công ty, tập đoàn. - Doanh nghiệp có số lượng sản phẩn nhiều, cách tính giá phức tạp. Xử lý được bài toán truyển kho nội bộ nhiều bước; khả năng theo vết tránh nhầm lẫn, trùng lặp đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ về số lượng và giá trị. Có kinh nghiệm và thế mạnh trong tính giá theo nhiều bộ phần, đơn hàng có tính phức tạp cao. - Doanh nghiệp có nhiều hình thức thuê nhân công, phức tạp trong đánh giá năng suất lao động. Phần mềm có áp dụng các nguyên tắc và phương pháp của mô hình đáng giá theo chỉ số thực hiện công việc (KPI) đem lại nhiều ưu điểm trong đánh giá hiệu quả, chất lượng, năng suất lao động nhằm nâng cao hiệu quả quản lý. - Doanh nghiệp có niêm yết chứng khoán. Khả năng bảo đảm minh bạch về tài chính, chức năng truy vết mọi số liệu phát sinh cho phép các doanh nghiệp có niêm yết chứng khoán giải trình và chứng minh được mọi con số phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 4.3.2. Hiệu quả, lợi ích sử dụng phần mềm Meliasoft Việc trang bị sử dụng phần mềm hỗ trợ hoạt động quản lý và quản trị kinh doanh đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đây chính là xu hướng cũng như là giải pháp tất yếu đối với DNNVV trong quá trình phát triển và hội nhập kinh tế quốc tế. Phần mềm Meliasoft đã được hơn 500 doanh nghiệp lựa chọn sử dụng mới hay là để thay thế cho phần mềm hiện thời chưa đáp ứng tốt nhu cầu trong quản lý và quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. 111  Kết quả khảo sát 23 doanh nghiệp hiện đang sử dụng phần mềm Meliasoft với 17 (74%) doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm được từ 3 đến 6 năm cho thấy tất cả doanh nghiệp đều có phản hồi tích cực về việc sử dụng phần mềm. Hình 4-9 Đánh giá của doanh nghiệp về hiệu quả sử dụng phần mềm Meliasoft Chỉ có 3 (13%) doanh nghiệp nhận xét là tương đối hài lòng về lợi ích của phần mềm, 87% số doanh nghiệp được khảo sát có nhận xét rất tốt dành cho phần mềm. Trong đó hầu hết (65%) doanh nghiệp nhận xét là phần mềm đã đáp ứng tốt yêu cầu của doanh nghiệp trong quản lý và quản trị kinh doanh; 9% doanh nghiệp xác nhận phần mềm giúp tăng hiệu quả trong quản lý; 9% doanh nghiệp cảm thấy hài lòng và có 4% (1 doanh nghiệp) nhận xét là thấy mãn nguyện khi sử dụng phần mềm Meliasoft.  Giải pháp quản trị đa điểm của phần mềm Meliasoft đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp có mô hình tổ chức gồm nhiều chi nhánh hay công ty con. Giải pháp quản trị đa điểm cho phép dữ liệu từ các chi nhánh hay công ty con được đồng bộ liên tục về máy chủ với độ an toàn và bảo mật cao, sử dụng hạ tầng kỹ thuật sẵn có là hệ thống đường truyền kết nối mạng internet ADSL thông thường hoặc qua mạng 3G. Khi gặp sự cố về kết nối, hệ thống sẽ tiếp tục hoạt động với số liệu được cập nhật gần nhất và cho đến khi kết nối được thiết lập trở lại thì quá 112 trình đồng bộ lại tự động được vận hành. Thông qua khảo sát ý kiến doanh nghiệp, đại diện là công ty TNHH Thương mại Kết Hiền (với 1 tổng công ty, 3 chi nhánh và 6 kho vệ tinh, phân bố từ Đà Nẵng trở ra) và công ty Cổ phần Prime Group (với 16 công ty con), giải pháp quản trị đa điểm đem lại những lợi ích: o Tăng độ ổn định và an toàn khi đồng bộ dữ liệu bởi giải pháp này đã tổng hợp ưu điểm của giải pháp đồng bộ online và giải pháp đồng bộ offline. Ngay cả khi không có kết nối mạng thì hệ thống vẫn có thể hoạt động được dựa trên dữ liệu được đồng bộ gần nhất. Trong quá trình đồng bộ, dữ liệu phát sinh được chia nhỏ thành các gói tin được mã hóa và gửi đi tuần tự về trung tâm. Nếu vì sự cố nào đó mà một hay một vài gói tin không được gửi thành công thì sẽ lập tức được gửi lại cho đến khi đồng bộ được hoàn thành. o Giảm thời gian trong việc gửi và nhận dữ liệu giữa các chi nhánh và trung tâm. Dữ liệu phát sinh ở chi nhánh được cập nhật về trung tâm trong thời gian không quá 1 phút đảm bảo dữ liệu về doanh số, hàng tồn kho hay công nợ khách hàng luôn chính xác và cập nhật nhanh nhất. o Tiết kiệm chi phí fax, điện thoại, chuyển phát nhanh trong việc gửi thông tin báo cáo kinh doanh về trung tâm. Trung bình 1 năm công ty tiết kiệm được khoảng 100 triệu (công ty Kết Hiền). Danh sách công ty được khảo sát STT Tên người đánh giá+ Tên doanh nghiệp Lĩnh vực Địa chỉ 1 Bùi Thị Thảo- PGĐ Công ty TNHH Kinh doanh Thương mại và Dịch vụ Đại Thắng Bán buôn thực phẩm Đường Lý Bôn, tổ 2, Phường Tiền Phong, Thành phố Thái Bình, Thái Bình 2 Nguyễn anh Quý- Quản lý Công ty TNHH Thương mại Kết Hiền Bán buôn vật liệu thiết bị xây dựng Khu 03 Đoài, Thị trấn Yên Lạc, Huyện Yên Lạc, Vĩnh Phúc 3 Vũ Văn Phi- Trưởng Phòng Kinh doanh Doanh nghiệp tư nhân Hải Cường Buôn bán nông lâm sản Khu 04, Thị trấn Thổ Tang, Huyện Vĩnh Tường, Vĩnh Phúc 113 STT Tên người đánh giá+ Tên doanh nghiệp Lĩnh vực Địa chỉ 4 Lê Thị Thanh Hoa- Kế toán Công ty TNHH Hoàng Minh Đạt Cung cấp vật liệu, thiết bị xây dựng Số 357 Đường Mê Linh, Phường Liên Bảo, Thành phố Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc 5 Bùi Thị Mai Phượng- Kế toán trưởng Công ty CP Công nghiệp Tàu thủy Sông Lô Đóng tàu Khu phố II, Phường Dữu Lâu, Thành phố Việt Trì, Phú Thọ 6 Lữ Thị Hoa- Phụ trách tài chính Công ty TNHH Kiểm toán và tư vấn APEC Dịch vụ Số 10A - Ngõ 1295/2 - Đường Giải Phóng - Hoàng Mai - Hà Nội 7 Thanh Tâm- Kế toán trưởng Công ty CP Khoáng sản Hòa Phát Khai thác, sản xuất và xây dựng Khu Công nghiệp Phố Nối A, Xã Giai Phạm, Huyện Yên Mỹ, Hưng Yên. 8 TrầnThị Mai_ Kế toán Công ty may KLW May mặc khu 09, Phúc Thắng, Phúc Yên, Vĩnh Phúc 9 Dương Quốc Chính- Phó Tổng Giám Đốc Công ty cổ phần CMC Sản xuất gạch ốp lát Phường Tiên cát - Thành phố Việt trì- Phú Thọ 10 Trương Vương Thành- Kế toán trưởng Công ty CP Prime Group Sản xuất gạch ốp lát Khu CN Bình Xuyên, H. Bình Xuyên,Vĩnh Phúc 11 Ngô Văn Tâm- Trưởng ban dự án triển khai ERP Công ty CP XNK Bắc Giang Sản xuất giấy gia đình Số 20 Nguyễn Du- Thị Xã Bắc ninh 12 Phan Hương Thu- Kế toán trưởng Công ty TNHH SEED Việt Nam Sản xuất hóa chất cơ bản Khu Công Nghiệp Thăng Long, LôB -3B, H. Đông Anh, Hà Nội 114 STT Tên người đánh giá+ Tên doanh nghiệp Lĩnh vực Địa chỉ 13 Nguyễn Thị Thu Huyền- Giám đốc điều hành Công ty TNHH Tam Phúc Sản xuất nội thất gỗ Thôn Phù Lập, Xã Tam Phúc, Huyện Vĩnh Tường, Tỉnh Vĩnh Phúc 14 Nguyễn Thanh Hoa- Chủ tịch HĐQT Công ty TNHH Tam Phúc Sản xuất nội thất gỗ Thôn Phù Lập, Xã Tam Phúc, Huyện Vĩnh Tường, Tỉnh Vĩnh Phúc 15 Phạm Ngọc Hồi- Giám đốc tài chính Công ty TNHH Agricare Việt Nam Sản xuất nông sản và TMĐT ầng 4, tòa nhà 2T, số 9 đường Phạm Văn Đồng, Phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy, Hà Nội 16 Trần Thị Thu Hằng- Kế toán trưởng Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Rồng Việt Sản xuất sản phẩm trong nhà bếp Phòng 1803 Tầng 18 Tòa nhà 24T2 Khu đô thị mới Trung Hòa Nhâ, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, 17 Nguyễn Lê Minh Tâm- Kế toán trưởng Công ty CP Kim Khí Hà Nội Sản xuất sản phẩm từ gang thép Số 20 Tôn Thất Tùng, Đống Đa, Hà Nội 18 Nguyễn Thị Bích Hiền- Kế toán trưởng Công ty TNHH Taixin Printing Vina Sản xuất, in ấn Số 6, đường TS3, KCN Tiên Sơn, Xã Hoàn Sơn, Huyện Tiên Du, Bắc Ninh 19 Phạm Hồng Thúy- Kế toán tổng hợp Công ty CP Đầu tư Phát triển Công nghiệp Sản xuất, kinh doanh thiết bị công nghiệp P10 B12, TT Kim Liên, Phường Kim Liên, Quận Đống Đa, Hà Nội 20 Nguyễn Thị Hồng Nga- Tổng giám đốc Công ty TNHH SX và TM Phương Nga Sản xuất, thương mại Đường Nguyễn Tất Thành, Phường Tích Sơn, Thành phố Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc 115 STT Tên người đánh giá+ Tên doanh nghiệp Lĩnh vực Địa chỉ 21 Nguyễn Thanh Vân- Kế toán trưởng Công ty CP Vật tư, thiết bị kỹ thuật Toàn Bộ Sản xuất, thương mại và vận tải 36 Phạm Văn Đồng - Từ Liêm - Hà Nộ, Phạm Văn Đồng, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội 22 Lê Hồng Phong- Kế toán trưởng Công ty CP Đầu tư TM Vinacom Việt Nam Thương mại 137 Nguyễn Văn Cừ, Ngọc Lâm, Long Biên, Hà Nội 23 Dương Thanh Ngân_PGĐ Công ty TNHH Nguyễn Hồng Hải Xây dựng và bất động sản Lô 28/50 Đường Phùng Chí Kiên, Khu đô thị Hoà Vượng,, Thành Phố Nam Định, Tỉnh Nam Định. 116 KẾT LUẬN Chiếm trên 97% số doanh nghiệp cả nước, các DNNVV đóng vai trò quan trọng giúp tạo nhiều việc làm, huy động các nguồn lực xã hội cho phát triển kinh tế, góp phần quan trọng trong xóa đói giảm nghèo. Trong qua trình hội nhập kinh tế quốc tế, DNNVV ở Việt Nam nhận được rất nhiều cơ hội thuận lợi tạo điều kiện, thúc đẩy sự phát triển góp phần vào sự phát triển chung của đất nước. Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi, DNNVV phải đối mặt với nhiều thách thức không nhỏ cần phải vượt qua. Trước những cơ hội và thách thức của quá trình hội nhập, một trong những yếu tố để tiếp tục đưa DNNVV phát triển, theo số đông các nhà nghiên cứu, là phải đổi mới cơ chế, môi trường cũng như đổi mới tự thân bên trong của mỗi doanh nghiệp. Nghiên cứu về ứng dụng tin học trong quản lý DNNVV, tác giả có những nhận định như sau: 1. Rào cản trong ứng dụng tin học trong quản lý của DNNVV đó là năng lực tài chính và nguồn nhân lực còn yếu, đặc biệt là nhận thức của người lãnh đạo doanh nghiệp về lợi ích của tin học trong quản lý còn mờ nhạt. Hầu hết các doanh nghiệp khẳng định đã nhận thức rõ về việc ứng dụng tin học trong quản lý, song trên thực tế chỉ một số ít hiểu đầy đủ. Vấn đề đặt ra là làm sao để các DNNVV có thể vượt qua được khủng hoảng để trụ vững trên thị trường? Với lợi ích thiết thực nhất, một trong những công cụ tối ưu giúp các DNNVV giải quyết được các thách thức đó, với chi phí hợp lý nhất trong thời điểm hiện nay, chính là nhờ vào việc ứng dụng tin học trong quản lý. 2. Thực trạng ứng dụng tin học trong các DNNVV ở Việt Nam vẫn ở mức độ còn thấp. Kết quả nghiên cứu cũng cho thấy, ứng dụng tin học đang là một nhu cầu có thật và ngày càng trở nên cấp thiết của các DNNVV ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Một trong những nguyên nhân làm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa khó tìm kiếm được các giải pháp tin học thực sự phù hợp với nhu cầu hoạt động của mình là, do các công ty tin học thường tập trung vào các doanh nghiệp lớn có khả năng chi trả số tiền lớn cho các dịch vụ tin học phức tạp, mà ít quan tâm phát triển các giải pháp phù hợp với điều kiện kinh tế của các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Do đó việc tìm ra các giải pháp ứng dụng tin học giành cho các DNNVV là vấn đề rất có ý nghĩa 3. Tác giả đề xuất giải pháp ứng dụng tin học cho các doanh nghiệp qui mô nhỏ bằng cách trang bị các thiết bị phần cứng có tính năng vừa phải, trang bị các phần mềm miễn phí hoặc các phần mềm có giá cả hợp lý phù hợp với điều kiện tài chính của doanh nghiệp 117 4. Đối với các doanh nghiệp có qui mô vừa, tác giả đề xuất giải pháp phần mềm tích hợp SS SME nhằm phát triển việc ứng dụng tin học trong quản lý. Giải pháp SS SME bao gồm 3 module lớn về Lập kế hoạch, Kế toán – Tài chính, Quản trị doanh nghiệp với nhiều chức năng khác nhau giải quyết tổng thể các bài toán quản lý. Giải pháp này đã được Công ty phần mềm MeliaSoft nơi tác giả là cố vấn cao cấp về hệ thống thông tin, tiếp tục hoàn thiện để đưa vào sản xuất thành sản phẩm chính của công ty với tên gọi MeliaSoft 2012. Đây là sản phẩm phần mềm hiện đang được triển khai thành công tại nhiều doanh nghiệp cỡ vừa ở khu vực phía Bắc của Việt Nam. Công nghệ thông tin là một lĩnh vực luôn luôn phát triển và biến đổi không ngừng, vì thế những giải pháp được trình bày trong công trình nghiên cứu này sẽ không thể là bất biến, luôn đúng trong tương lai. Do vậy khi lựa chọn giải pháp để hiện đại hóa hệ thống thông tin của mình, doanh nghiệp cần có sự điều chỉnh một cách linh hoạt theo sự phát triển của công nghệ để đạt được hiệu quả và lợi ích tối ưu nhất. 118 DANH MỤC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐÃ ĐƯỢC CÔNG BỐ CỦA TÁC GIẢ Các bài báo đăng trong tạp chí khoa học: 1. Trịnh Hoài Sơn (2007), "Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế", Tạp chí Kinh tế và phát triển, Số tháng 11/2007, tr 15-18 2. Trịnh Hoài Sơn (2008). Hội nhập WTO, những thách thức của các doanh nghiệp Việt Nam bước đầu tham gia thương mại điện tử, Tạp chí Kinh tế và phát triển. Số tháng 3/2008, tr 33-36 3. Trịnh Hoài Sơn (2010), "Ứng dụng tin học trong quản lý tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam: Cơ hội và thách thức", Tại chí Kinh tế và phát triển, Số tháng 10/2010, tr 20-22 4. Trịnh Hoài Sơn (2011), "Vai trò của thông tin trong quản trị doanh nghiệp", Tại chí Kinh tế và phát triển, Số tháng 02/2011, tr71-72,78 Bài viết đăng trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc gia 5. Trịnh Hoài Sơn (2014), "Ứng dụng tin học tại doanh nghiệp nhỏ và vừa trong giai đoạn phát triển kinh tế hiện nay", Hội thảo Quốc gia "Quản trị doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế phục hồi", Đại học Kinh tế Quốc dân, tháng 10/2014, tr173-185 6. Trịnh Hoài Sơn (2015), “Dịch vụ cho thuê phần mềm ở Việt Nam- Lợi ích thực trạng và giải pháp phát triển”, Hội thảo Quốc gia “Vai trò của HTTTQL đối với sự phát triển của các tổ chức doanh nghiệp”, Đại học Kinh tế Quốc dân, tháng 11/2015, 497-505 119 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt 1. Đố Đức Thọ (2012), "Ứng dụng công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa", Cục phát triển doanh nghiệp. 2. Bộ Kế hoạch và Đầu tư- Cục phát triển doanh nghiệp, Sách trắng Doanh nghiệp Nhỏ và vừa Việt Nam 2014, NXB Thống Kê 3. Cao Sỹ Kiêm (2013), “Doanh nghiệp nhỏ và vừa: Thực trạng và giải pháp hỗ trợ năm 2013”, Tạp chí tài chính, số 2, 2013. 4. Cục Công tác phía Nam – Bộ Khoa học và Công nghệ (2015), "Khoa học và công nghệ phục vụ phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa", Kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế, 2015 5. Hàn Viết Thuận (2000), "Phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý", Trung tâm Pháp Việt đào tạo về quản lý CFVG, Hà Nội 6. HànViết Thuận(2008)- Chủ biên, "Hệ thống thông tin quản lý", Giáo trình cao học, NXB ĐH KTQD 7. Lê Kim Ngọc “Những ảnh hưởng của CNTT tới hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp”, Hội thảo quốc gia “Vai trò của HTTT QL đối với sự phát triển của các tổ chức”, ĐH KTQD, tr. 5-12 8. Nguyễn Đức Nhân, Phạm Văn Tuân(2014), “Ứng dụng tin học trong quản trị nguồn nhân lực: Lý thuyết và thực tiễn tại các DNNVV ở Việt Nam”, Hội thảo quốc gia “Quản trị doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế phục hồi”, ĐH Kinh tế Quốc dân, tr. 277-190 9. Nguyễn Đình Hoà (2004). “Việt Nam gia nhập WTO - Cơ hội và thách thức”, Tạp chí Kinh tế và Phát triển, số 87 tháng 9/2004 10. Nguyễn Đình Hương (2002), Giải pháp phát triển DNNVV ở Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 11. Nguyễn Ngọc Huyền (2008). “Về hoạt động ươm tạo doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay”, Tạp chí Kinh tế và Phát triển, số 132, tháng 6/2008 12. Nguyễn Ngọc Huyền (2013)- Chủ biên, "Quản trị kinh doanh", Giáo trình trọng điểm, Tập 2, ĐH KTQD 13. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Huyền (2009), Giáo trình “Quản trị Kinh doanh”, NXB Đại học KTQD 120 14. Nguyễn Thị Bạch Tuyết (2010), "Vấn đề tin học hóa trong các doanh nghiệp Việt Nam trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế", Tại chí Kinh tế và phát triển(số 155 kỳ 2), tr. 113-210 15. Nguyễn Văn Vỵ (2002), “Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại hướng cấu trúc và hướng đối tượng”, NXB Thống kê, Hà Nội 16. Phạm Thị Minh Nghĩa (2008). Đề tài cấp bộ: 01X-07/09/2007-2 : “Thực trạng và các giải pháp thúc đẩy sự phát triển DNNVV trên địa bàn thành phố Hà nội trong điều kiện gia nhập WTO” . 17. VCCI (2009) Báo cáo kết quả điều tra Ứng dụng Công nghệ thông tin trong doanh nghiệp nhỏ và vừa năm 2009 18. Phạm Quang Trung (2008), Đề tài cấp Bộ (B2006-06-13/ 2008), “Giải pháp nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hà Nội sau khi Việt Nam gia nhập WTO (giai đoạn 2006-2010)” 19. Phạm Thành Long (2008), “Hoàn thiện kiểm tra, phân tích báo cáo tài chính với việc tăng cường quản trị tài chính trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam”, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc dân 20. Phạm Văn Hồng (2007), “Phát triển DNNVV ở Việt Nam trong quá trình hội nhập quốc tế”, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc dân 21. Phan Thế Công (2016), “Cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam khi Việt Nam tham gia TPP”, Hội thảo khoa học quốc gia "Kinh tế- xã hội Việt Nam năm 2015, cơ hội và thách thức trước thềm hội nhập mới”, Đại học Kinh tế Quốc dân. Tr. 695-710 22. Thủ Tướng chính phủ (2009), Nghị định 56/2009/NĐ-CP Về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa, ban hành ngày 30/06/2009. 23. Tổng cục thống kê (2008), Thực trạng doanh nghiệp qua kết quả điều tra 2005, 2006, 2007, NXB Thống kê, Hà Nội 24. Tổng cục thống kê (2013), Doanh nghiệp nhỏ và vừa giai đoạnh 2006-2011, NXB Thống kê 25. Trần Thị Song Minh (2012)-Chủ biên, "Hệ thống thông tin quản lý", giáo trình trọng điểm, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân 121 26. Trần Thị Kim Oanh (2015) “Thực trạng ứng dụng HTTTQL trong DNNVV lĩnh vực dịch vụ ở Việt Nam”, Hội thảo quốc gia “Vai trò của HTTT QL đối với sự phát triển của các tổ chức”, Đại học Kinh tế Quốc dân. Tr. 55-64 27. Trần Tố Linh (2014), “Quản trị doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế phục hồi”, Hội thảo Quốc gia "Quản trị doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế phục hồi", ĐH KTQD, tr 159-172 28. Trương Văn Tú - Trần Thị Song Minh (2000), Hệ thống thông tin quản lý, Giáo trình, NXB Thống Kê, Hà Nội. 29. Trương Văn Tú (2015), “Hệ thống thông tin và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp”, Hội thảo quốc gia “Vai trò của HTTT QL đối với sự phát triển của các tổ chức”, Đại học Kinh tế Quốc dân, tr. 25-38 30. Viện Tin học doanh nghiệp, Ký yếu hội thảo Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp nhỏ và vừa tháng 3/2011 31. Vũ Quốc Tuấn, Phát triển DNNVV: Bài học kinh nghiệm của các nước và thực tiễn ở Việt Nam, NXB Thống kê, Hà Nội Tài liệu tiếng anh 32. Amanda Freeman and Liam Doyle, The Utilization of Information Systems Security in SMEs in the South East of Ireland, MANAGEMENT OF THE INTERCONNECTED WORLD, 2010 33. Ari Kokko (2004), The Internationalization if Vietnamese SMEs, academia.edu 34. Farhad Analoui, Azhdar Karami (2003), “Strategic Management in Small and Medium Enterprises”, Cengage Learning EMEA Pub, England 35. Frank Moisiadis, Rohan Genrich, George Reynolds (2010), Principles of Information System, Melbourne, VIC: Cengage Learing 36. James A.O'Brien and George M.Marakas (2006), Management Information system, Seventh Edition, MxGraw-Hill Companies, inc, United States of America 37. Kenneth Laudon and Jane P.Laudon (2013), Management Information System, Organization and Technology, Macmilan publishing company, Newyork, 2013 38. Margi Levy & Philip Powell, Exploring SME Internet Adoption: Towards a Contingent Model, Electronic Markets Volume 13, Issue 2, 2003 122 39. Margi Levy and Philip Powell, SME Flexibility and the Role of Information Systems, SMALL BUSINESS ECONOMICS, Volume 11, Number 2, 2004 40. Matthias Fink, Sascha Kraus(2009), “The Management of Small and Medium Enterprises”, Routledge Pub, 41. Michael Morrell, Revisiting adoption factors of inter-organisational information systems in SMEs, Journal of Enterprise Information Management Volume 15, 2002 42. OECD (2000) Small and Medium-sized Enterprises: Local Strength, Global Reach. Issue brief. Paris: OECD Observer 43. Ralph M.Stair (2014), principles of infomation system 11th Edition, Boston: boyd and fraser publishing company, United States of America Website Bộ, Ngành, Tổ chức 44. Cục tin học hóa- Bộ Thông tin và truyền thông 45. 46. Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam 47. 48. Bộ kế hoạch đầu tư- Cục phát triển doanh nghiệp 49. Bộ Khoa học và Công nghệ 50. Cục TMĐT & CNTT 51. Tạp chí Cộng sản 52. Viện tin học doanh nghiệp- VCCI PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1 PHIẾU PHỎNG VẤN Kính gửi: .. Nghị quyết số 26/NQ-CP ngày 15/4/2015 của Chính phủ đã đề ra nhiệm vụ đẩy mạnh ứng dụng tin học trong quản lý doanh nghiệp nhằm mục đích đưa công nghệ thông tin trở thành một phương thức phát triển mới, nâng cao năng suất lao động và năng lực cạnh tranh của các tổ chức và doanh nghiệp Việt Nam Chiếm trên 97% số doanh nghiệp cả nước, các DNNVV đóng vai trò quan trọng giúp tạo nhiều việc làm, huy động các nguồn lực xã hội cho phát triển kinh tế, góp phần quan trọng trong xóa đói giảm nghèo. Trong qua trình hội nhập kinh tế quốc tế bên cạnh những thuận lợi, doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng phải đối mặt với rất nhiều thách thức. Ứng dụng tin học trong quản lý là một giải pháp có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa nâng cao năng lực quản lý và khả năng tìm kiếm thị trường trong giai đoạn hội nhập kinh tế hiện nay. NCS rất mong được quý vị giúp đỡ bằng cách trả lời các câu hỏi ghi trong bảng Phỏng vấn dưới đây. Những ý kiến của quí vị sẽ là nguồn tài liệu tham khảo quý báu để giúp NCS đưa ra được các giải pháp thiết thực và hiệu quả giải quyết vấn đề này Xin chân thành cảm ơn! Thạc sỹ, NCS Trịnh Hoài Sơn NỘI DUNG PHỎNG VẤN Lời cam kết: Tôi xin cám đoan những thông tin thu thập trong bảng phóng vấn này chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất là nghiên cứu khoa học về ứng dụng tin học trong các doanh nghiệp. Nếu sai tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật 1. Tên doanh nghiệp: 2. Năm thành lập: 3. Địa chỉ doanh nghiệp  Miền Bắc  Thành Thị  Miền Trung  Nông Thôn  Miền Nam  Miền Núi 4. Chức năng hoạt động  Dịch vụ  Sản xuất  Sản xuất và dịch vụ 5. Quy mô doanh nghiệp  Hộ gia đình  Doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm  Công ty tư nhân có số lao động ít hơn 100  Doanh thu từ 1-5 tỷ đồng/năm  Công ty tư nhân có số lao động nhiều hơn 100  Doanh thu trên 5 tỷ đồng 6. Doanh nghiệp anh/chị có sử dụng máy tính trong hoạt động sản xuất kinh doanh Có   Không 7. Nếu chưa thì có nhu cầu sử dụng máy tính không?  Có  Không 8. Doanh nghiệp anh/chị đã có mạng máy tính chưa?  Có  Chưa 9. Nếu chưa thì có nhu cầu sử dụng mạng máy tính không?  Có  Không 10. Theo kinh nghiệm của anh/ chị thì lý do của việc ứng dụng tin học trong quản lý tại các DN NVV là: (có thể chọn nhiều phương án)  Số lượng dữ liệu quá nhiều, không thể xử lý thủ công  Tiết kiệm chi phí nhân lực  Đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng của cán bộ quản lý DN  Nhận được sự hỗ trợ từ nhà nước  Xu thế phát triển và ứng dụng của CNTT trong quản lý  Đáp ứng nhu cầu của sự phát triển, mở rộng trong tương lai 11. Theo kinh nghiệm của anh/ chị thì khó khăn lớn nhất khi ứng dụng tin học trong quản lý tại các DN NVV là: (có thể chọn nhiều phương án)  Đòi hỏi chi phí đầu tư lớn  Không có sự hướng dẫn, hỗ trợ từ nhà nước  Đòi hỏi cán bộ quản lý phải có trình độ tin học  Khóng tìm được phần mềm, giải pháp công nghệ phù hợp 12. Doanh nghiệp anh/ chị sử dụng máy tính/ mạng máy tính vào mục đích/mức độ thế nào? (Có thể chọn nhiều mục đích và đối với mỗi mục đích chỉ chọn một mức độ) Mức độ đánh giá Mục đích [1] Rất ít [2] Ít [3] Trung bình [4] Nhiều [5] Rất nhiều 1. Gửi/ nhận thư điện tử      2. Tra cứu, tìm kiếm thông tin kinh doanh trên mạng      3. Soạn thảo, lưu trữ văn bản      4. Sử dụng và khai thác phần mềm ứng dụng trong quản lý      5. Mục đích khác (Xin ghi rõ)      13. Doanh nghiệp anh/ chị có triển khai và sử dụng máy tính hỗ trợ công tác quản lý không? Hãy cho biết thời gian triển khai (Có thể chọn nhiều HTTT và đối với mỗi HTTT chỉ chọn một khoảng thời gian) Thời gian đưa vào sử dụng Tên lĩnh vực triển khai [1] Đã triển khai và sử dụng được trên 6 năm [2] Đã triển khai và sử dụng được từ 4–6 năm [3] Đã triển khai và sử dụng được từ 1–3 năm [4] Sẽ triển khai và đưa vào sử dụng 1. Lĩnh vực Kế toán     2. QLnhân sự, tính lương     3. Quản lý kho     4. Quản lý sản xuất     5. Quản lý khách hàng     6. Quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP)     7. Quản lý công văn/ tài liệu     8. Các lĩnh vực khác (Xin ghi rõ) ..     14. Cơ quan / đơn vị của anh/ chị đã/ sẽ lựa chọn giải pháp nào cho phần mềm ứng dụng hỗ trợ hoạt động tác nghiệp/ quản lý của mình? (Có thể chọn nhiều giải pháp) 1  Tự phát triển phần mềm 2  Thuê phát triển phần mềm 3  4  Mua phần mềm có sẵn Ứng dụng bảng tính Excel giải quyết bài toán quản lý 5  Khác (Xin ghi rõ) 15. Theo kinh nghiệm tại doanh nghiệp của anh/ chị việc ứng dụng tin học trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ đem lại lợi ích gì? Mức độ ra sao? Mức độ đánh giá Mục đích [1] Rất ít [2] Ít [3] Trung bình [4] Nhiều [5] Rất nhiều 1. Tăng tốc độ xử lý dữ liệu, tạo báo cáo      2. Tiết kiệm chi phí về nhân lực      3. Tăng hiệu quả quản lý sản xuất, kinh doanh      4. Đáp ứng nhu cầu mở rộng về phạm vi và quy mô sản xuất, kinh doanh      5. Làm tăng uy tín và giá trị thương hiệu      6. Lợi ích khác:      16. Theo kinh nghiệm của anh/ chị việc ứng dụng tin học trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ dẫn tới những nguy cơ gì? Mức độ ra sao? Mức độ đánh giá Mục đích [1] Rất ít [2] Ít [3] Trung bình [4] Nhiều [5] Rất nhiều 1. Mức độ bảo mật thông tin giảm      2. Có thể bị ăn cắp thông tin qua việc sử dụng mạng internet      3. Lợi ích đem lại ít hơn vốn đầu tư      4. Đòi hỏi người quản lý doanh nghiệp phải có trình độ về tin học và ngoại ngữ      5. Giảm tính chủ động trong quản lý vì lệ thuộc vào phần mềm.      6. Gặp rủi ro về virus máy tính, sự cố về phần cứng, phần mềm làm ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống.      17. Giải pháp phần mềm tích hợp SS ME (Software Solution For Medium Entreprise) là một giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện trong đó mọi phân hệ nghiệp vụ có mối quan hệ với nhau và cùng nhau chia sẽ nguồn tài nguyên của hệ thống. Theo anh/ chị SS ME nên bao gồm các chức năng quản lý nào dưới đây? (Đánh dấu vào các chức năng cần thiết) Lập kế kế hoạch Kế toán- Tài chính Quản trị doanh nghiệp □ Kế hoạch tổng quan □ Kế toán tổng hợp □ Quản lý tài sản cố định □ Kế hoạch bán hàng □ Kế toán bán hàng □ Quản lý hợp đống □ Kế hoạch vốn bằng tiến □ Kế toán mua hàng □ Quản lý hàng tồn kho □ Kế hoạch hàng tồn kho □ Kế toán vốn bằng tiền □ Quản lý sản xuất □ Kế hoạch thuế □ Kế toán hàng tồn kho □ Quản lý bảo hành □ Kế hoạch nhân sự- tiền lương □ Kế toán thuế □ Quản lý thiết bị □ Kế hoạch chi phí giá thành □ Kế toán chi phí giá thành □ Quản lý tín dụng □ Kế hoạch tài sản cố định □ Kế toán lương □ Quản lý kho hàng □ Kế hoạch mua hàng □ Quản lý dự án 18. Nhà nước có nhiều chính sách cũng như cơ chế để hỗ trợ DN NVV trong việc áp dụng tin học trong quản lý. Doanh nghiệp của anh/ chị được hưởng lợi thế nào từ những chính sách đó:  Không có gì a. Trung bình  Rất ít b. Nhiều c. Ít d. Rất nhiều 19. Theo anh/ chị Nhà nước có thể giúp đỡ DN NVV trong việc tin học hóa công tác quản lý nhiều hơn nữa ở điểm nào sau đây?  Cơ chế, chính sách a. Hỗ trợ trang bị phần mềm b. Đào tạo, hướng dẫn c. Hỗ trợ trang bị phần cứng d. Hỗ trợ kinh phí e. Ý kiến khác Xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ của anh/ chị ! PHỤ LỤC 2: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU (Liệt kê tên và các trường của CSDL) Dựa trên việc phân tích và tìm hiểu hệ thống, cơ sở dữ liệu được thiết kế đảm bảo đáp ứng nhu cầu dữ liệu của mọi phân hệ trong hệ thống, đạt được sự tối ưu về không gian lưu trữ cũng như thời gian truy xuất và tìm kiếm. 1. LstDmTK: Bảng danh mục tài khoản: Lưu trữ danh mục tài khoản vào thông tin liên quan đến tài khoản 2. LstDmNhDt: Bảng danh mục nhóm đối tượng: Lưu trữ thông tin của các nhóm đối tượng như mã nhóm, tên nhóm, bậc nhóm, có phải nhóm cuối hay không 3. LstDmDt: Bảng danh mục đối tượng: Lưu thông tin các đối tượng, các đối tượng ở đây được hiểu là các nhà cung cấp, khách hàng, đối tượng nội bộ. Bảng này gồm mã đối tượng, tên đối tượng, số điện thoại, Email, là khách hàng thì bán buôn hay bán lẻ, hạn mức tín dụng 4. LstDmNhVt: Bảng danh mục nhóm vật tư, hàng hóa: Lưu trữ thông tin của các nhóm vật tư, hàng hóa như mã nhóm, tên nhóm, bậc nhóm, có phải nhóm cuối hay không 5. LstDmVt: Bảng danh mục vật tư, hàng hóa: Lưu trữ thông tin của các loại vật tư, hàng hóa. Bảng này gồm mã vật tư, hàng hóa, tên vật tư, đơn vị tính, các đơn vị tính khác và hệ số quy đổi, mã nhóm vật tư, số lượng tồn MIN, tồn MAX, loại vật tư, tài khoản vật tư, tài khoản giá vốn, TK chiết khấu, tài khoản hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có 6. LstBanggia: Bảng danh mục bảng giá: Lưu trữ thông tin về giá bán của vật tư, hàng hóa. Bảng này bao gồm những trường chính như sau: Mã vật tư, giá là giá bán buôn hay bán lẻ, mã vùng nếu đơn vị quản lý cả về vùng địa bàn, giá bán, áp dụng từ ngày, và giá là giá mua hay giá bán 7. Da0Ct: Bảng đầu chứng từ: Lưu trữ các thông tin khi một nghiệp vụ phát sinh. Bảng này lưu trữ thông tin tổng quan về các chứng từ phát sinh như: Số thứ tự (dùng làm khóa chính), mã nghiệp vụ, mã chứng từ (HD, PN, PX.. ), số seri, mẫu sổ, mã nhập xuất nếu chứng từ là chứng từ kho, diễn giải chứng từ. 8. Da0CtKt: Bảng chi tiết chứng từ kế toán: Lưu trữ chi tiết các dòng nghiệp vụ trong một chứng từ kế toán như phiếu thu (PT), phiếu chi (PC), giấy báo nợ (BN), giấy báo có (BC) bảng này gồm các trường như: số thứ tự tương ứng với số thứ tự trên bảng đầu chứng từ, ngày chứng từ, mã đối tượng, mã giao dịch (định nghĩa các giao dịch kế toán), các tài khoản định khoản nợ có và các đối tượng nợ, có tương ứng cho các nghiệp vụ, số tiền phát sinh. 9. Da0CtNm: Bảng chi tiết phiếu nhập mua: Lưu trữ chi tiết các dòng nghiệp vụ trong các chứng từ nhập mua như phiếu nhập mua (NM), chi phí vận chuyển (CP). Bảng mày gồm các trường như: số thứ tự tương ứng với số thứ tự trên bảng đầu chứng từ, ngày chứng từ, các đối tượng liên quan, mã vật tư, số lượng, số lượng quy đổi sang đơn vị khác, tài khoản định khoản nợ - có cho nghiệp vụ, số tiền phát sinh 10. Da0CtHd: Bảng chi tiết hóa đơn: Lưu trữ thông tin chi tiết các dòng nghiệp vụ trong hóa đơn bán hàng gồm các trường số thứ tự tương ứng với số thứ tự trên bảng đầu chứng từ, ngày chứng từ, các đối tượng liên quan, mã vật tư, số lượng, số lượng quy đổi theo đơn vị khác, đơn giá bán, thành tiền, tiền chiết khấu, tiền thuế, các tài khoản nợ có liên quan 11. Da0CtNx: Bảng chi tiết nhập xuất: Lưu trữ chi tiết các dòng nghiệp vụ trong các chứng từ kho như phiếu nhập (PN), phiếu xuất (PX), phiếu nhập thành phẩm (TP), thông tin chi tiết các dòng nghiệp vụ trong các chứng từ kho gồm các trường số thứ tự tương ứng với số thứ tự trên bảng đầu chứng từ, ngày chứng từ, các đối tượng liên quan, mã vật tư, số lượng, số lượng quy đổi theo đơn vị khác, các tài khoản nợ, có liên quan 12. Da0CtDDH: Bảng chi tiết đơn đặt hàng: Lưu trữ chi tiết các dòng nghiệp vụ trong các chứng từ đơn đặt hàng như đơn đặt hàng mua (PO), đơn đặt hàng bán (SO), đơn hàng sản xuất (SX). Cấu trúc gồm các trường số thứ tự tương ứng với số thứ tự trên bảng đầu chứng từ, ngày chứng từ, ngày kết thúc, mã các đối tượng liên quan, mã vật tư, số lượng, số lượng quy đổi theo đơn vị khác, hệ số quy đổi, hiện trạng đã hoàn thành hay chưa 13. Da0CtSc: Lưu trữ chi tiết các dòng nghiệp vụ trong các chứng từ phiếu kế toán khác (PK), các chứng từ tự động (TD) do chương trình tạo ra như các chứng từ kết chuyển, khấu hao tài sản cố định. Cấu trúc gồm các trường số thứ tự tương ứng với số thứ tự trên bảng đầu chứng từ, ngày chứng từ, các đối tượng liên quan, các tài khoản nợ, có liên quan, số tiền. Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD) PHỤ LỤC 3: THIẾT KẾ GIAO DIỆN Giao diện của module Kế toán quản trị doanh nghiệp Giao diện chính phần mềm ERP - Giao diện chức năng cập nhật số liệu phát sinh Giao diện chức năng nhập liệu - Giao diện in báo cáo Giao diện chức năng in báo cáo Khai báo và phân quyền người sử dụng - Cách truy cập: Menu “Trợ giúp/ Phân quyền quản lý” Để phân quyền cho một User, chọn user đó và kích vòa nút “Phân quyền”. Màn hình hiện ra: Giao diện phân quyền người dùng  Thiết lập các thông tin hệ thống và khai báo thông tin chứng từ - Cách truy cập: Menu “Quản trị hệ thống/Cài đặt thông tin hệ thống” Giao diện khai báo thông tin hệ thống Lần lượt chọn các thẻ trong cửa sổ chức năng hiện ra và khai báo các thông tin tương ứng  Khai báo các bảng danh mục liên quan Cách truy cập: Tại cây chức năng ở phần cửa sổ bên trái, chọn tên phân hệ chức năng => chọn nhóm chức năng “Danh mục” => chọn tên danh mục muốn cập nhật Giao diện chức năng cập nhật danh mục Sử dụng hệ thống phím tắt thống nhất để cập nhật nội dung danh mục: F2 để thêm mới; F3 để sửa; F8 để xóa.  Cập nhật số dư đầu kỳ Cách truy cập: Menu “Đầu kỳ” =>Chọn mục chức năng cập nhật số dư tương ứng Giao diện chức năng cập nhật số dư đầu kỳ  Cập nhật chứng từ phát sinh Cách truy cập: Tại cây chức năng ở phần cửa sổ bên trái, chọn tên phân hệ chức năng => chọn nhóm chức năng “Chứng từ” => Chọn tên chứng từ muốn cập nhật Giao diện chức năng cập nhật chứng từ phát sinh Chọn các phím chức năng hoặc bấm phím tắt để cập nhật chứng từ: F2 để thêm mới; F3 để sửa; F8 để xóa; F9 để lọc  Thực hiện nghiệp vụ cuối kỳ Cách truy cập: menu “Cuối kỳ” => Chọn mục chức năng cập nhật tương ứng Giao diện chức năng thao tác cuối kỳ  In báo cáo quản trị theo nhu cầu Cách truy cập: chọn menu “Báo biểu” => Chọn tên nhóm báo cáo => Chọn tên báo cáo chi tiết cần in Giao diện chức năng in báo cáo  Thực hiện nghiệp vụ cuối năm Cách truy cập: chọn menu “Cuối năm” => Chọn mục chức năng tương ứng Giao diện chức năng thực hiện thao tác cuối năm PHỤ LỤC 4 Mô hình hóa hệ thống 1.0 Quản lý Kế hoạch 3.0 QL Bán hàng 2.0 QL Sản xuất, Hàng tồn kho 5.0 Quản trị Kế toán 9.0 Kế toán tổng hợp 10.0 Tổng hợp dữ liệu 11.0 Tạo báo cáo 4.0 QL Mua hàng 7.0 QL Tài sản CCDC 8.0 Tính giá thành Ban Lãnh đạo Khách hàng Nhà cung cấp Kế hoạch Đơn đặt hàng Thông tin cung cấp Kế hoạch bán hàng Báo cáo tồn kho Kế hoạch m ua hàng TT nhập hàng TT nhập mua CCDC TT nhập, xuất kho TT chi phí CCDC TTD oanh thu, công nợ DL Kế toán tổng hợpDL Tổng hợp TT Lương, thuế thu nhập Báo cáo tồn kho D L tạo BC tài chính TT Phân bổ khấu hao TT Công nợ, thanh toán Thông tin về chi phí TT giá thành Ban Lãnh đạo Bá o cá o 6.0 QL nhân sự, tính lương Kế hoạch SX Kế hoạch Nhân sự TT doanh thu, công nợ 6.0 QL nhân sự, tính lương TT Chip phí nhân công trự c tiếp Sơ đồ DFD mức 1  Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2_phân rã xử lý 1.0 Quản lý Kế hoạch Ban lãnh đạo Khách hàng Nhà cung cấp 1.1 Tạo kế hoạch ngắn hạn 1.2 Tổng hợp đơn Đặt hàng 1.3 Tổng hợp nguồn Cung cấp 2.0 QL Sảu xuất, Hàng tồn kho 1.4 Lập kế hoạch Sản xuất, kinh doanh TT Kế hoạch dài hạn Đơn đặt hàng TT năng lực cung cấp TT Tổ ng hợ p n gu ồn cu ng cấ p TT tổng hợp đặt hàng TT Kế hoạch ngắn hạn 3.0 Quản lý Bán hàng 4.0 Quản lý Mua hàng TT tồn kho Kế hoạch bán hàng Kế hoạch nhập mua hàng Kế hoạc SX 6.0 QL Nhân sự Tính lương Kế hoạch nhân sự Kho Dữ liệu Sơ đồ DFD mức 2 phân rả xử lý 1.0  Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2_phân rã xử lý 3.0 Quản lý bán hàng 1.0 Quản lý Kế hoạch 3.1 Quản lý Giao hàng Khách hàng Kế hoạch bán hàng TT giao hàng 3.2 Quản lý thanh toán TT giao hàng Hóa đơn thanh toán TT doanh thu, công nợ 2.0 Quản lý sản xuất, Tồn kho TT Hàng bán Kho Dữ liệu 3.3 In Báo cáo Bán hàng Ban lãnh đạo BC Quản trị Bá o cá o cô ng n ợ 5.0 Quản trị kế toán TT d oa nh th u, cô ng n ợ Sơ đồ DFD mức 2 phần rã xử lý 3.0  Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2_phân rã xử lý 4.0 Quản lý mua hàng 1.0 Quản lý Kế hoạch 4.1 Quản lý Đặt hàng Nhà cung cấp Kế h oạ ch m ua h àn g 4.2 Quản lý nhận hàng 4.3 Quản lý thanh toán TT đặt hàng TT giao hàng Hóa đơn thanh toán TT hàng nhập 4.4 In Báo cáo hàng mua TT công nợ, thanh toán Kho Dữ liệu Nhà Cung cấp Báo cáo hàng nhập Báo cáo công nợ 5.0 Quản trị kế toán TT công nợ, thanh toán Đ ơ n đặ t h àn g TT Công nợ Ban Lãnh đạo 2.0 Quản lý sản xuất, Tồn kho Sơ đồ DFD mức 2 phân rã xử lý 4.0  Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2_phân rã xử lý 8.0 Tính giá thành 2.0 QL Sản xuất Hàng tồn kho 7.0 QL Tài sản, CCDC 6.0 QL Nhân sự Tính lương 8.1 Tập hợp chi phí TT sản phẩm, chi phí SX TT chi phí CCDC TT Chi phí nhân công trực tiếp 8.2 Tính giá thành 9.0 Kế toán tổng hợp TT giá thành Số liệu tổng hợp TT Chi phí SX khác Kho Dữ liệu 8.3 In Báo cáo TT Giá thành Baan lãnh đạoBáo cáo giá thành Kế toán các bộ phận khác LstDMDT PK Ma_Dt Ma_Nh_Dt Ten_Dt Dia_Chi Doi_Tac Dien_Thoai So_Tk_Nh Ngan_Hang Loai_Dt ... LstDMNHDT PK Ma_Nh_Dt Ten_Nh_Dt Bac_Nh_Dt Nh_Cuoi_Dt Nh_Me_Dt Stt_Nh_Dt ... Da0CT PK Stt Ma_Ct Ngay_Ct So_Seri So_Ct Tien_No_Nt Tk_Cong_No Ma_Nx ... Da0CTKT PK Stt PK Stt0 Ma_Ct So_Seri So_Ct Ngay_Ct Ma_Dt Ong_Ba Tk_No Ma_Dt_No Tk_Co Ma_Dt_Co ... Da0CTNM PK Stt PK Stt0 Ma_Nvu Ma_Ct So_Seri So_Ct Ngay_Ct Tk_No Tk_Co Tien_Nt Tien Ma_Dt ... Da0CTNX PK Stt PK Stt0 So_Seri So_Ct Ngay_Ct Ma_Dt Tk_No Tk_Co Tien_Nt Tien Chiet_Khau ... Da0CTHD PK Stt PK Stt0 Ma_Ct So_Seri So_Ct Ngay_Ct Ma_Dt Tk_No Tk_Co Tien_Nt Tien ... Da0CTDDH PK Stt PK Stt0 Ma_Ct So_Ct Ngay_Ct Ngay_DK Ma_Dt Ma_Thue Ma_Vt Closed ... Da0CTSC PK Stt PK Stt0 Ma_Ct So_Seri So_Ct Ngay_Ct Ma_Dt ... LstDMTK PK Tk Ten_Tk Tk_Me Loai_Tk Bac_Tk ... LstDmVt PK Ma_Vt Ten_Vt Dvt He_So0 Dvt0 He_So1 Dvt1 Gia_Mua Gia_Ban Sl_Ton_Min Ma_Nh Tk_Vt Tk_Gv ... LstDMNHVT PK Ma_Nh Ten_Nh Nh_Cuoi Nh_Me Bac_Nh Stt_Nh ... LstBangGia PK Id_Tran Ma_Vt Buon_Le Ma_Vung Gia_Ban Tu_Ngay ...