Luận văn Cơ sở phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại

cách thức nhập dư liệu và sử dụng phần mềm BRAVO, đồng thời tư vấn và trao đổi với khách hàng về việc ứng dụng nghiệp vụ kế toán thực tế vào máy tính. 14 Hỗ trợ sau đào tạo: Sau khóa đào tạo cho khách hang Công ty tiếp tục hỗ trợ thực hiện công tác hỗ trợ khách hàng trong việc sử dụng phần mềm và giải thich những tính năng của phần mềm đó trong vòng 03 tháng. Trong thời gian này những thắc mắc của Quý khách hang và những vấn đề phát sinh khi sử dụng chương trình sẽ được cán bộ kỹ thuật của Công ty phần mềm BRAVO giải quyết tức thời. Bảo hành phần mềm: Các sản phẩm mà công ty Phần mềm BRAVO đã cung cấp cho khách hang sẽ được Công ty bảo hành với các nội dung cụ thể như sau: - Phần mềm BRAVO sẽ được bảo hành miễn phí trong thời gian 18 tháng. - Trong thời gian bảo hành nếu có sự thay đổi về mẫu biểu, chế độ, chính sách của nhà nước thì công ty Phần mềm BRAVo sẽ cập nhật (update) , hiệu chỉnh phần mềm đã cài đặt cho khách hàng mà Quý khách sẽ không phải chịu bất kỳ khoản chi phí nào. - Phương thưc bảo hành: Ngay sau khi có thông báo của Quý khách hàng về sự cố hoặc lỗi của chương trình, chúng tôi sẽ căn cứ vào tính chất, tầm quan trọng của thông báo, thực hiện khắc phục, giải quyết sự cố hoặc lỗi của chương trình theo một trong các phương pháp sau: + Cử cán bộ đến trực tiếp khắc phục sự cố hoặc lỗi đối với phần mềm đã cài đặt. + Thông qua điện thoại, Email hoặc Fax sẽ hướng dẫn cho cán bộ sử dụng chương trình phần mềm cách thức khắc phục, giải quyết sự cố hoặc lỗi đối với phần mềm đó. + Gửi chương trình khắc phục sự cố hoặc lỗi cho quý khách hàng theo đường bưu chính. 15 Với những nguyên nhân chủ quan gây lỗi phát sinh từ phía khách hàng như: VIRUS, sự cố về điện, hỏng ổ đĩa cứng… công ty đề có trách nhiệm cài đặt lại phần mềm tại trụ sở của Quý khách hàng. 1.2.3 Quy trình sản xuất phần mềm Là công ty phần mềm chuyên nghiệp BRAVO đã xây dựng một quy trình sản xuất phần mềm được phân chia thành các công việc cụ thế và được thực hiện theo các công đoạn sau: 1.2.3.1 Hoạch định quá trình tạo sản phẩm - Lập kế hoạch chất lượng thực hiện cho việc tạo sản phẩm và xác định các điều kiện cần thiết để thực hiện. - Các mục tiêu chất lượng và yêu cầu đối với sản phẩm được hoạch định tại từng thời kỳ kế hoạch. Công ty lại xác định mục tiêu và kế hoạch cụ thể nhằm đạt được mục tiêu chất lượng chung cho cả hệ thống. - Nhu cầu thiết lập các quá trình và hệ thống các văn bản cung cấp các nguồn lực và vật chất cụ thể để thiết kế các sản phẩm. - Các hoạt động kiểm tra, xác nhận và các tiêu chuẩn chấp nhận sản phẩm. - Duy trì hệ thống hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng khách quan về sự phù hợp của các quá trình và sản phẩm tạo thành, đáp ứng các yêu cầu. - Xác định sản phẩm, các yêu cầu liên quan đến sản phẩm của khách hang, xem xét các yêu cầu để đảm bảo rằng sản phẩm đã đáp ứng được các mục tiêu chất lượng đã thiết lập. - Kết quả kinh doanh của kỳ kế hoạch trước. - Năng lực con người, tài sản và nguồn vốn hiện tại của công ty. - Khả năng thị trường tiêu thụ sản phẩm. 1.2.3.2. Thiết kế sản phẩm Hoạch định Căn cứ vào yêu cầu của khách hang hoặc của các đơn vị khác trong công ty phòng phát triển sản phẩm có trách nhiệm phân tích và hoạch định các nội dung 16 công việc liên quan đến toàn bộ quá trình thiết kế bao gồm việc khảo sát, phân công thiết kế, xem xét, kiểm tra và phê duyệt. Việc phân công trách nhiệm thiết kế được ghi cụ thể trong kế hoạch thiết kếvà trưởng nhóm thiết kế có trách nhiệm quản lý sự tương giao giữa các thành viên trong nhóm nhằm đảm bảo sự trao đổi thông tin có hiệu quả. Đầu vào của thiết kế Phòng phát triển phần mềm có trách nhiệm xác định đầy đủ các thông tin đầu vào của thiết kế bao gồm: - Các yêu cầu của khách hàng. - Loại sản phẩm phần mềm được thiết kế. - Thông số kỹ thuật: Cấu trúc của bảng, tên, tóm tắt các hàm chính… - Mục đích sử dụng. - Phiếu khảo sát số liệu đầu vào, thôngtin khảo sát hiện trường về môi trường và điều kiện lắp đặt sử dụng. - Các tiêu chuẩn, tài liệu kỹ thuật và quy định hiện hành. - Các tài liệu của khách hang cung cấp. - Tất cả các thông tin đầu vào đề được xem xét thỏa đáng trước khi triển khai. Đầu ra của thiết kế - Đầu ra của thiết kế dưới dạng văn bản thiết kế và quy trình công nghệ. - Bản thiết kế và các yêu cầu kiểm tra trên đó còn việc dẫn đến các tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng để làm chuẩn mực chấp nhận sản phẩm thiết kế. Xem xét thiết kế - Trưởng phòng hoặc phụ trách thiết kế phải xem xét, kiểm duyệt hồ sơ thiết kế trước khi trình Giám đốc nhằm đảm bảo hồ sơ thiết kế đáp ứng các yêu cầu và kế hoạch của thiết kế. - Khi xem xét thiết kế nếu có yêu cầu cần sửa đổi, trưởng phòng phát triển sản phẩm hoặc phụ trách thiết kế phải cập nhật lại kế hoạch thiết kế, tiến độ thiết kế cho phù hợp với tiến độ chung. 17 Quy trình thiết kế có thể biểu diễn như trong sơ đồ sau: Lập kế hoạch phát triển Duyệt kế hoạch Thiết kế Duyệt Không Duyệt thiết kế Giao việc Duyệt Không Thực hiện Điều chỉnh Có Không Kiểm tra Lưu hồ sơ Bàn giao sản phẩm Có Xác định yêu cầu của chương trình 18 1.2 Công ty THNH thương mại Triệu Nguyên 1.2.1 Giới thiệu chung về công ty Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Triệu Nguyên Tên giao dịch: Trieu Nguyen Company Lmt. Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Trụ sở: 20 Trần Duy Anh-Kim Liên-Đống Đa-Hà Nội Fax: 047596636 Điện thoại: 047596642 - 047596643 Email: trieunguyencom@fpt.vn Số tài khoản tại Ngân Hàng Vietcombank  TK VND:0302096555001-1 Số nhân viên tại Hà Nội: 135 người Nguồn vốn của công ty: 3,500,000,000 Đ  Vốn ban đầu: 2,000,000,000 Đ  Vốn cổ đông đóng góp: 1,500,000 Đ 1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty được thành lập theo giấy đăng kí số 0102027372 ngày 5/6/2000 của Sở đầu tư Thành Phố Hà Nội Công ty được thành lập vào năm 2000, lúc đầu qui mô của công ty còn nhỏ nhưng sau thời gian làm ăn có hiệu quả, qui mô cũng như nguồn vốn của công ty đã tăng lên nhiều lần, huy động vốn đóng góp của nhiều cổ đông. Hiện giờ công ty đã có chi nhánh tại hầu hết các tỉnh thành lớn trong nước, trở thành một công ty lớn trên thị trường, luôn làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, nâng cao đời sống của công nhân viên. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong cơ chế thị trường hiện nay , nhưng công ty luôn cố gắng vươn lên để trở thành công ty dẫn đầu trong khối các công ty 19 TNHH, mua sắm trang thiết bị làm việc tốt nhất cho nhân viên , chăm lo tới đời sống nhân viên, đảm bảo mọi người đều có môi trường làm việc tốt . 1.2.3 Hoạt động kinh doanh của công ty Là công ty chuyên nhập khẩu và phân phối độc quyền các sản phẩm dinh dưỡng cao cấp cho trẻ em như: thức ăn dạng lỏng, sữa hộp cho mọi lứa tuổi, sữa dạng nước, các sản phẩm chăm sóc da cho trẻ sơ sinh..... của các hãng lớn có tiếng trên thế giới như: Abbott, Johnson Baby đang rất được thị trường ưa chuộng. Thực hiện chính sách, chế độ quản lí tài sản , tài chính , lao động tiền lương, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước, tăng dần tích luỹ công ty ngày càng phát triển vững mạnh. Thực hiện chính sách đối với lao động, không ngừng đào tạo kiến thức, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, văn hoá cho toàn bộ công nhân viên của công ty. 1.2.4 Bộ máy quản lý của công ty: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC P. KẾ TOÁN P. KẾ HOẠCH P. KINH DOANH P. VI TÍNH P. HÀNH CHÍNH 20 1.2.4.1. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: +Hội đồng quản trị: Bao gồm các cổ đông , những người có quyền quyết định mọi chiến lược kinh doanh của công ty. +Giám đốc: Là người phụ trách chung, trực tiếp chỉ đạo chiến lược kinh doanh theo mục tiêu của hội đồng quản trị, ngoài ra còn là ngườiphụ trách chung tất cả các vấn đề phát sinh trong công ty , có quyền điều động nhân sự tại công ty và các chi nhánh . +Phòng hành chính: -Tham mưu về công tác tổ chức, nhân sự, tuyển dụng, đào tạo; về chế độ, chính sách lao động và tiền lương của toàn bộ cán bộ, công nhân viên của công ty - Quản lí hành chính, hồ sơ, lí lịch, hợp đồng lao động nhân viên toàn công ty. Theo dõi, tổ chức nhân sự toàn công ty ( số lượng, tiêu chuẩn, tăng, giảm...) - Tổ chức xét lương khen thưởng định kì và đột xuất làm cơ sở cho hợp đồng lương của công ty ; tổ chức tiếp đãi khách tại văn phòng công ty hàng ngày cũng như các dịp lễ tết , hội họp, các chương trình khuyến mại dành cho người tiêu dùng, hội nghị khách hàng. -Quản lí đội bảo vệ ,tài sản văn phòng, căntin +Phòng máy tính: Có nhiệm vụ đảm bảo hệ thống thông tin thông suốt trong toàn công ty , xử lí các vấn đề trục trặc kĩ thuật về máy tính. Cập nhật thông tin , số liệu từ các chi nhánh gửi về +Phòng kinh doanh: Thực hiện các chiến lược kinh doanh theo đường lối chỉ đạo của Giám đốc và Hội đồng quản trị đề ra với mục đích nâng cao doanh số bán tại mọi thời điểm. +Phòng kế hoạch :Lập kế hoạch cho các chương trình mở rộng thị trường của công ty, tổng hợp số liệu gửi các phòng ban . 21 1.2.4.2. Nguồn nhân lực: Nhân lực trong công ty được sử dụng bố trí hợp lí, phát huy trình độ của từng người. Tổng số nhân viên là: 135 người .Trong đó có 30 người thuộc bộ phận quản lí bán hàng. Đây là bộ phận rất quan trọng của công ty, là bộ phận mũi nhọn, tiên phong trong việc thúc đẩy doanh số của công ty đi lên. Các phòng ban khác có nhiệm vụ hỗ trợ cho bộ phận này. Vì vậy việc cập nhật kiến thức cho những người quản lí là rất quan trọng, họ kịp thời nắm bắt thông tin từ thị trường và đưa ra các kết luận quản lí đúng đắn, tăng tính cạnh tranh trên thị trường. 1.2.43. Kết quả thực hiện kinh doanh tại doanh nghiệp năm 2006, 2007: CHỈ TIÊU N NĂM 2006 NĂM 2007 CHÊNH LỆCH TỶ LỆ (%) 1.Tổng doanh thu 5 299 783 662 10 450 779 479 5 150 995 817 97.2 2.Thuế GTGT 251 167 030 432 118 853 180 951 823 72.0 3.Doanh thu thuần 5 299 783 662 10 450 779 479 5 150 995 817 97.2 4. Giá vốn hàng bán 3 685 325 267 8 166 503 310 4 481 178 043 121.6 5.Lãi gộp 1 614 458 395 2 284 276 169 669 817 774 41.5 6.Chi phí tài chính 1 226 754 151 1 570 565 701 343 811 550 28.0 7.Lợi nhuận trước thuế 387 704 244 713 710 468 326 006 224 84.1 8.Lợi nhuận ròng 387 704 244 713 710 468 326 006 224 84.1 Qua bảng tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh của công ty THHH TM Triệu Nguyên, ta nhận thấy như sau: Năm 2007 doanh thu của công ty là 10 450 779 479 đồng tăng 97.2% về tỷ trọng so với năm 2006 và tăng là 5 150 995 817 đồng về giá trị. 22 Nguyên nhân là do công ty ngày càng mở rộng thị truờng , thị phần các sản phẩm phân phối của công ty chiếm tỷ trọng lớn so với các hãng khác, chính vì vậy mà doanh thu của công ty tăng , khách hàng sử dụng các sản phẩm của công ty ngày càng đông. Doanh thu tăng dẫn đến lãi gộp tăng 41.5% về tỷ trọng và tăng 669 817 774 đồng về giá trị so với năm 2006. Điều này chứng tỏ rằng quy mô kinh doanh của công ty đã tăng lên . Nhưng cũng cần lưu ý sự gia tăng quy mô của công ty kèm theo gia tăng về chi phí : năm 2007 tăng 28% tương ứng với 343 811 550 đồng. Về các hoạt động khác của công ty : Ban giám đốc quyết định mở các của hàng lớn tại các trung tâm trong thành phố lớn để trưng bày, giới thiệu các loại sản phẩm của công ty với người tiêu dùng. Nhờ có quyết định này mà lượng khách hàng mới sử dụng sản phẩm của công ty đã tăng lên khá nhiều . Ngoài ra công ty còn mở rộng hệ thống phân phối sản phẩm với mục đích tạo điều kiện để sản phẩm của công ty tới tay người tiêu dùng một cách thuận lợi nhất. 1.3 Lý do lựa chọn đề tài Sau hơn bảy năm thành lập công ty đã có những bước phát triển rất vững chắc trong công việc kinh doanh. Có được thành tích đó không phải dễ dàng và nhất là trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển như vũ bão hiện nay. Vì vậy để ngày một khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường, công ty hiểu được rằng cần phải chú trọng đến việc xây dựng chiến lược phát triển hệ thống thông tin cho công ty mình. Chính vì thế trong các năm tới công ty có chiến lược dần dần ứng dụng tin học vào trong tất cả các mảng từ kế toán cho đến sản xuất, cố gắng tận dụng tối đa các thiết bị máy móc thay cho con người, bước đầu tahy đổi cách quản lý thủ công sang quản lý tự động, có sự giao tác giữa người và máy nhằm giảm bớt thao tác thừa, không chính xác trong quá trình quản lý, giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đưa ra các thông tin chính xác kịp thời, trợ giúp cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý. 23 Hiện nay, đối với công tác kế toán thì công ty đang sử dụng phần mềm Exel để hạch toán. Với quy mô của công ty trước đây thì phần mềm này vẫn phần nào đáp ứng yêu cầu. Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay khi mà quy mô của công ty đang ngày càng mở rộng với số lượng các khách hàng ngày càng lớn và số lượng giao dịch ngày càng nhiều thì phần mềm Exel thực sự không đáp ứng được các mục tiêu đề ra của ban giám đốc. Chính vì thế để có thể nâng cao chất lượng của công tác kế toán nhắm đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường cũng như tăng doanh thu của doanh nghiệp, yêu cầu đặt ra cấp thiết là phải có một phần mềm kế toán bán hàng chuyên nghiệp. Đây là bộ phận quan trọng nhất trong công tác kế toán của doanh nghiệp nên công ty rất muốn xây dựng nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Do đó em đã lựa chọn đề tài này với mục đích có thể ứng dụng ngay vào thực tiễn của công ty. 24 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 2.1 Phương pháp luận về phát triển hệ thống thong tin quản lý 2.1.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thông thông tin Để có thể cạnh tranh được, các tổ chức doanh nghiệp đều phụ thuộc vào hệ thống thông tin của riêng mình. Chính vì vậy để có thể tồn tại và phát triển thì hệ thống thông tin của tổ chức đó phải luôn hoạt động tốt tức là phải cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý hiệu quả nhất. Việc phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống thông tin đang tồn tại nhằm thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được các chẩn đoán về tình hình thực tế, thiết kế để xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó, tiến hành cài đặt nhằm tích hợp nó vào các hoạt động của tổ chức. Việc phát triển hệ thống thông tin thì có nhiều nguyên nhân khác nhau xuất phát từ yêu cầu của nhà quản lý, thâm thủng ngân quỹ, công nghệ thay đổi, sự thay đổi của sách lược chính trị. Có thể tóm lược các nguyên nhân đó như sau: Thứ nhất là những vấn đề về quản lý: trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp luôn nảy sinh các luôn nảy sinh các bài toán quản lý đòi hỏi phải xây dựng hệ thống thông tin mới để giải quyết những vấn đề đó. Thứ hai là những yêu cầu mới của nhà quản lý: những yêu cầu mới của nhà quản lý xuất phát từ tình hình thực tế như luật mới được ban hành, ký kết hiệp tác mới, hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh… Những yêu cầu này do nhà quản lý đặt ra nhắm giúp doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường, tăng sức cạnh tranh. 25 Thứ ba là sự thay đổi của công nghệ: việc xuất hiện những công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại những trang thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Thứ tư là sự thay đổi sách lược chính trị: đôi khi, thông tin đóng vai trò quan trọng khi người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình. 2.1.2 Các công đoạn của quá trình phát triển hệ thống Để phát triển một hệ thống thông tin phải trải qua 7 giai đoạn, giai đoạn sau thực hiện nối tiếp với giai đoạn trước và giai đoạn sau chỉ được thực hiện khi giai đoạn trước đã được hoàn thành. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế hoạch giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã được hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Bảy giai đoạn bao gồm: 1. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu. 2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết. 3. Giai đoạn 3: Thiết kế logic. 4. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp. 5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. 6. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống. 7. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu: Giai đoạn này nhằm mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu cần thiết để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Nó bao gồm các công đoạn chính sau: 1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. 1.2 Làm rõ yêu cầu. 1.3 Đánh giá khả năng thực thi. 1.4Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. 26 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết: Giai đoạn này nhằm mục đích hiểu những vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Phân tích chi tiết bao gồm những công việc sau: 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết. 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại. 2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. 2.5 Đánh giá lại tính khả thi. 2.6 Thay đổi đề xuất dự án. 2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế logic. Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được các mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước.. Nó sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình Logic sẽ phải được những người sừ dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm: 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu. 3.2 Thiết kế xử lý. 3.3 Thiết kế các luồn dữ liệu vào. 3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. 3.5 Hợp thức hóa mô hình logic. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp. 27 Sau khi thiết kế logic xong sẽ được người dùng xem xét và chuẩn y. Và các phân tích viên phải đưa ra các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi một phưong án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các rang buộc của tổ chức. Đề xuất bao gồm: 4.1 Xác địn các rang buộc tin học và rang buộc tổ chức. 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp. 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp. 4.4 Chuẩn bị và trình bày cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn này nhằm mục đích cung cấp tài liệu chứa các đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng.mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hóa. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm: 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). 5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa. 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công. 5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Giai đoạn này có mục đích cung 28 cấp các tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng và các thao tác như các tài liệu mô tả hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau: 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. 6.2 Thiết kế vật lý trong 6.3 Lập trình 6.4 Thử nghiệm hệ thống 6.5 Chuẩn bị tài liệu. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác. Mục đích của giai đoạn này đó là chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, việc chuyển đổi phải được thực hiện với những va chạm ít nhất. Các công việc cần làm: Lập kế hoạch cài đặt. Chuyển đổi. Khai thác và bảo trì. Đánh giá. 2.2. Phương pháp luận về phát triển hệ thống thông tin kế toán. 2.2.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán Thông tin kế toán là những thông tin mang tính chất động về tuần hoàn của những tài sản, phản ánh đày đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất, tiêu thụ và tài chính. Đó là những thông tin hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả, cần thiết cho hạch toán trong kinh doanh. Thông tin kế toán cũng mang hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra. Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà đầu tư ra quyết định: trên cơ sở các báo cáo tài chính, trong đó xác định rõ hiệu quả kinh doanh của một thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn, 29 các nhà đầu tư sẽ có thông tin đầy đủ để quyết định đầu tư hay đầu tư tiếp vào doanh nghiệp. Thông tin kế toán cũng cung cấp cơ sở để nhà nước hoạch định chính sách, soạn thảo văn bản pháp luật phù hợp như chính sách về đầu tư, chính sách thuế… Một hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như con người, thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ hiệu khác thành thông tin Phần cứng bao gồm máy tính điện tử và các thiết bị ngoại vi dùng để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó. Phần mềm được chia làm 3 loại lớn: phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng và phần mềm phát triển. Phần mềm hệ thống quản lý phần cứng máy tính, phần mềm ứng dụng quản lý dữ liệu của chúng ta như chúng ta mong muốn, ở Phần cứng Phần mềm Con người Cơ sở dữ liệu Các thủ tục HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Thông tin kế toán (Báo cáo quản trị, báo cáo tài chính) Dữ liệu kế toán (chứng từ, sổ sách) 30 đây là phần mềm kế toán và phần mềm phát triển được dùng để tạo ra các phần mềm khác. Hai loại phần mềm đầu là chính yếu. Con người là những người sử dụng hệ thống thông tin kế toán cho các mục đích quản lý và thu thập thông tin. Cơ sở dữ liệu là kho dữ liệu dung để quản lý thông tin của doanh nghiệp Các thủ tục do con người tạo ra dung để xử lý một nhiệm vụ nào đó của hệ thống như là nhập liệu, lưu trữ, đưa kết quả sau khi xử lý ra. Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán trong các doạnh nghiệp với tính chất, quy mô và loại hình khác nhau đều tương tự ở các góc độ sau: - Phương pháp xử lý thông tin: thủ công hoặc tự động với sự trợ giúp của máy tính. - Phương pháp kế toán: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối - Mục đích: cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng trong và ngoài tổ chức. 2.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp Kế toán là hoạt động nhằm hai mục tiêu chủ yếu là phân loại, tổng hợp, thiết kế và truyền đạt thông tin về tài chính của một tổ chức, doanh nghiệp và cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của tổ chức, doanh nghiệp. Nó hoạt động chủ yếu để cung cấp thông tin về tài chính của một tổ chức kinh tế. Thông tin về tài chính mà kế toán cung cấp không những cần thiết cho những người ra quyết định trong quá trình lập kế hoạch và giám sát hoạt động của doanh nghiệp mà còn cần cho cả các cá nhân hoặc tổ chức ở bên ngoài doanh nghiệp như ngân hàng, cơ quan thuế, nhà cung cấp… Vai trò, vị trí của kế toán cho thấy sự cần thiết phải có một hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán sẽ cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin tài chính – kế toán cần thiết cho những đối tượng cần thông tin. 31 Nhiều tổ chức doanh nghiệp đã xây dựng các phân hệ thông tin quản lý cho từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhằm cung cấp những thông tin trợ giúp cho quá trình ra quyết định trong những lĩnh vực chức năng đó như: - Hệ thống thông tin tài chính. - Hệ thống thông tin nhân lực. - Hệ thống thông tin quản lý bán hàng. - Hệ thống thông tin sản xuất. - Hệ thống thông tin thị trường. Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau về mặt vật lý mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ qua lại với hệ thống thông tin kế toán. Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin ở dạng các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Ngược lại, hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiếu thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng trên. Nó cung cấp: - Báo cáo bán hang cho hệ thống thông tin thị trường. - Báo cáo vật tư tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thồng thông tin sản xuất. - Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài chính. - Báo cáo doanh thu bán hàng cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng. Các thông tin còn lại khác cần cho các hệ thống chuyên chức năng trên sẽ được thu thập them từ môi trường bên ngoài của doanh nghiệp, ví dụ thông tin 32 về sở thích của khách hàng, thông tin về sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, thông tin về kỹ thuật sản xuất mới hoặc thông tin về thị trường lao động. Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho các tổ chức doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra. Vai trò liên kết cảu hệ thống thông tin kế toán trong tổ chức doanh nghiệp Chủ thể quản lý - Chủ doanh nghiệp - Hội đồng quản trị - Ban giám đốc Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý - Thu thập - Lưu trữ - Xử lý - Truyền và nhận thông tin Đối tượng quản lý (Phân hệ tác nghiệp) Báo cáo quản trị Quyết định quản trị Dữ liệu nghiệp vụ kế toán Quyết định quản trị triển khai Thông tin từ môi trường Chính sách đầu tư, thuế Nguyên vật liệu, dịch vụ vào Thông tin từ môi trường Báo cáo tài chính Sản phẩm bán thành phẩm, dịch vụ ra 33 Nhóm bên ngoài bao gồm các nhà đầu tư, các chủ nợ, các cổ đông, các tổ chức nhà nước, khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh, các nghiệp đoàn lao động và công chúng nói chung. Nhóm người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp phụ thuộc vào một lượng lớn cá báo cáo do hệ thống thông tin kế toán của tổ chức doanh nghiệp cung cấp. Đa số các báo cáo này là báo các bắt buộc, mọi doanh nghiệp đều phải lập và gửi theo định kỳ, không phân biệt hình thái sở hữu và quy mô của doanh nghiệp. Đó là những căn cứ quan trọng trong việc đề ra các quyết định về quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh, hoặc đầu tư của các chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Nhóm bên trong bao gồm các nhà quản lý mà nhu cầu thông tin của học phụ thuộc vào cấp quản lý hay chức năng nhiệm vụ của họ trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán sẽ tóm tắt và lọc thông tin sao cho các nhà quản lý ở các cấp khác nhau nhận được đúng thông tin họ cần để hoàn tất công việc của mình, vào đúng lúc, theo đúng dạng. Quản lý ở cấp chiến lược với những hoạch định chiến lược lâu dài cần được hệ thống thông tin kế toán những báo cáo kế toán với những mục tóm tắt và tổng hợp như tổng doanh thu quý theo snr phẩm hoặc theo bộ phận, trong khi quản lý ở cấp sách lược lại cần những thông tin chi tiết hơn như doanh thu hang ngày hoặc hang tuần theo sản phẩm vì phạm vi quản lý cảu cấp này hẹp hơn và quản lý cấp tác nghiệp chỉ có nhu cầu thông tin liên quan đến nghiệp vụ riêng, đặc thù của họ mà thôi, ví dụ tổng doanh thu của bộ phận xác định. Bằng cách xử lý dữ liệu, hệ thống thông tin kế toán đã tác động tới các quyết định của tổ chức doanh nghiệp. 2.2.3 Tiến trình kế toán Tiến trình kế toán được bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán, lập chứng từ cho đến khi lập các báo cáo định kỳ. Tiến trình kế toán có thể được 34 thực hiện bằng phương pháp thủ công hoặc tự động hóa và đều phải vận dụng các hình thức kế toán phù hợp. Áp dụng hình thức kế toán nào cần căn cứ điều kiện cụ thể cũng như đặc điểm kinh doanh của từng tổ chức. Với hình thức kế toán nhật ký chung, tiến trình kế toán có những bước sau: Bước 1: Ghi nhật ký kế toán Từ chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi nghiệp vụ vào nhật ký chung. Trong trường hợp các nghiệp vụ liên quan đến đối tượng kế toán đặc biệt, có thể sử dụng thêm nhật ký đặc biệt, chuyên dụng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu: nhật ký mua hang, nhật ký bán hang, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền. Đồng thời kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng kế toán. Bước 2: Ghi sổ cái Ghi nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt là ghi theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ. Từ nhật ký chung thực hiện chọn số liệu ghi vào sổ cái là ghi theo nội dung nghiệp vụ. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, do đó cần sử dụng thêm các sổ chi tiết để bổ sung các thông tin chi tiết, giải thích các số liệu tổng hợp. Bước 3: Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ Để chuẩn bị cho việc lập báo cáo kế toán cuối kỳ, đảm bảo cung cấp các thông tin chính xác và đáng tin cậy, kế toán cần thực hiện các bút toán điều chỉnh. Các bút toán này dùng để phân chia các nghiệp vụ tổng hợp giữa các kỳ kế toán chịu ảnh hưởng của nghiệp vụ đó và dùng để ghi bất cứ khoản thu hoặc chi nào phát sinh nhưng chưa được ghi sổ trước khi kết thúc kỳ đó. Các bút toán điều chỉnh cuối kỳ được ghi nhật ký, sau đó ghi vào sổ cái. Bước 4: Khóa sổ Thực hiện tính số dư cuối kỳ trên các tài khoản tổng hợp và chi tiết. Sau khi thực hiện đối chiếu, kiểm tra sẽ tiến hành lập các báo cáo tài chính như bảng 35 cân đối kế toán, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ… và chuẩn bị cho kỳ kế toán tiếp theo. 2.2.4 Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lời lãi thu về. Các nghiệp vụ được ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó được chuyển vào sổ cái. Chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưu lượng các hoạt động được lặp đi lặp lại của một doanh nghiệp đang hoạt động. Mặc dù không bao giờ hai tổ chức doanh nghiệp giống nhau hoàn toàn, nhưng đa phần các tổ chức đều có những hoạt động kinh tế cơ bản như nhau. Các hoạt động này sẽ phát sinh các nghiệp vụ và chúng có thể được xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ điển hình của hoạt động sản xuất kinh doanh như sau: Mô hình chu trình nghiệp vụ của một hệ thống thông tin kế toán Các sự kiện kinh tế Chu trình sản xuất Chu trình cung cấp Chu trình tiêu thụ Chu trình tài chính Chu trình báo cáo tài chính Báo cáo tài chính 36 Chu trình cung cấp: Gồm nhữn sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ từ các tổ chức và đối tượng khác, những khoản phải trả và thanh toán. Chu trình này có nhiệm vụ ghi chép những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng và dịch vụ. Nó bao gồm các phân hệ nghiệp vụ như hệ thống mua hàng, hệ thống nhận hàng, hệ thống thanh toán theo hóa đơn, hệ thống chi tiền. Chu trình sản xuất: Gồm những sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn lực thành hàng hóa, dịch vụ và dự trữ kho. Chu trình này có nhiệm vụ ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ. Nó bao gồm các phân hệ nghiệp vụ như hệ thống tiền lương, hệ thống hàng tồn kho, hệ thống chi phí, hệ thống tài sản cố định. Chu trình tiêu thụ: gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ tới các tổ chức và đối tượng khác, vận chuyển hàng, những khoản phải thu và những khoản thu. Chu trình này có nhiệm vụghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu. Nó bao gồm các phân hệ nghiệp vụ như hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng, hệ thống giao hàng hóa và dịch vụ, hệ thống lập hóa đơn bán hàng, hệ thống thu quỹ. Chu trình tài chính: gồm những sự kiện liên quan đến huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiển mặt. Chu trình này có nhiệm vụ ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền mặt. Nó bao gồm các phân hệ nghiệp vụ như hệ thống thu quỹ, hệ thống chi quỹ. 2.3 Lý thuyết chung về các nghiệp vụ bán hàng trong các đơn vị kinh doanh thương mại 2.3.1 Một số khái niêm Lưu chuyển hàng hóa được thực hiện theo hai phương thức: Bán qua kho và bán vận chuyển thẳng, trong đó: bán hàng hóa qua kho (bán trực tiếp và gửi 37 bán hàng hóa) là phương thức bán hàng truyền thống thường áp dụng với ngành hàng có đặc điểm tiêu thụ có định kỳ giao nhận, thời điểm giao nhận không trùng với thời điểm nhập hàng; hàng khó khai thác; hàng cần qua dự trữ để xử lý tăng giá trị thương mại… Khi thực hiện phương thức kinh doanh theo các loại hàng này, doanh nghiệp cần có kế hoạch dự trữ tốt và tiến độ giao nhận bán hàng đúng lệnh, để tránh ứ đọng gây tốn kém chi phí dự trữ, giảm sút chất lượng hàng và gây khó khăn cho công tác bảo quản hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng ( bán vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán và bán vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán) là phương thức bán hàng không qua kho. Phương thức bán buôn này được thực hiện tùy theo mỗi hình thức. Trường hợp bán thẳng có tham gia thanh toán thì doanh nghiệp phải tổ chức quá trình mua hàng, bán hàng, thanh toán tiền mua hàng, tiền hàng đã bán với nhà cung cấp và khách hàng của doanh nghiệp; bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán thực chất là hình thức môi giới trung gian trong quan hệ mua bán, doanh nghiệp chỉ được phản ánh tiền hoa hồng môi giới cho việc mua hoặc bán, không được ghi nhận nghiệp vụ mua cũng như nghiệp vụ bán của mỗi thương vụ. Dù bán theo phương thức nào thì thời điểm để doanh nghiệp kết thúc nghiệp vụ bán và ghi sổ các chỉ tiêu liên quan đến khối lượng hàng luân chuyển là: thời điểm kết thúc việc giao nhận quyền sở hữu về hàng hóa và hoàn tất các thủ tục bán hàng, thay vì mất quyền sở hữu về hàng hóa bán, doanh nghiệp được quyền sở hữu về khoản tiền thu bán hàng hoặc khoản nợ phải thu với khách hàng mua của mình . Ngoài theo dõi, xác định giá vốn cho số hàng bán ra, doanh nghiệp cần tính toán, ghi nhận doanh thu và thu nhập khác của hoạt động bán buôn cũng như bán lẻ theo chuẩn mực quy định của kế toán Việt Nam số 14 được ban hành, công bố theo Quyết định 149/2001/QĐ – BTC ngày 31/12/2001 và chế độ kế 38 toán tài chính doanh nghiệp hiện hành. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 14) điều kiện ghi nhận doanh thu và nghĩa của người bán để được ghi nhận doanh thu và thu nhập khác được quy định chủ yếu tại đoạn 10,11,12,13, và 15. Trong đó điều kiện ghi nhận doanh thu cũng đồng nghĩa với thời điểm kết thúc nghiệp vụ bán hàng (kể cả bán buôn, bán lẻ) được quy định trong VAS 14 gồm có 5 điều kiện cần được thỏa mãn đồng thời. 2.3.2 Tài khoản sử dụng Tài khoản được sử dụng để hạch toán trong các phương thức bán hàng bao gồm: TK 156, 157, 632 và 511, 512, 521, 531, 532 trong đó: Tài khoản 157 – Hàng gửi bán. Tài khoản 157 được dùng để phản ánh sự vận động của hàng xuất bán theo phương thức gửi hàng bán. Tài khoản này được chi tiết cho từng loại hàng. Bên nợ - Giá trị sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ gửi bán. Bên có: - Giá trị hàng hóa, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã được khách hàng chấp nhận thanh toán. - Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại Số dư nợ: Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận. Tài khoản 156 – Hàng hóa Tài khoản này sử dụng trong phương thức bán hàng hóa lưu chuyển qua kho. Bên nợ: - Trị giá mua, nhập kho của hàng hóa nhập kho trong kỳ - Trị giá hàng thuê gia công, chế biến nhập kho - Chi phí mua hàng hóa. Bên có: - Trị giá vốn xuất kho của hàng hóa gồm xuất bán, xuất giao đại lý, xuất thuê chế biến, xuất góp vốn đầu tư, xuất sử dụng. 39 - Trị giá vốn hàng hóa xuất trả lại người bán. - Trị giá vốn hàng hóa thiếu hụt coi như xuất. Trường hợp nếu đơn vị bán buôn qua kho theo hệ thống kiểm kê định kỳ; thì sự luân chuyển hàng hóa xuất bán theo giá vốn được theo dõi trên tài khoản 611 (6112) Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Tài khoản này sử dụng để hạch toán giá vốn của hàng xuất đã bán trong kỳ. Kết cấu, nội dung phản ánh của TK 632: Bên nợ: Trị giá vốn của hàng hóa đã xuất bán trong kỳ. Bên có: Kết chuyển trị giá vốn của số hàng đã bán vào tài khoản kết quả. Số dư bằng không. Tài khoản 632 – Được mở chi tiết theo từng loại hoạt động, từng loại hàng bán. Tài khoản 5111 – Doanh thu hàng hóa. Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng theo hóa đơn và các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu bán hàng (các khoản doanh thu giảm giá doanh thu hàng bán bị từ chối kết chuyển thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt… và chỉ tiêu doanh thu bán hàng thuần) Bên nợ : - Số thuế phải nộp (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) tính trên doanh số bán hàng trong kỳ. - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại. - Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Bên có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch toán. 2.3.3 Kế toán bán hàng trong điều kiện doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên 40 Bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán Khi xuất hàng hóa gửi cho khách hàng hoặc gửi đại lý, kế toán ghi giá vốn: Nợ TK 157- Hàng gửi bán Có TK 156 (1561) – Hàng hóa. Nếu khách hàng ứng trước tiền mua hàng , kế toán ghi: Nợ TK 111,112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 131 – Khách hàng ứng trước Khi hàng gửi bán đã bán, kế toán ghi: - Giá vốn kết chuyển Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 157 – Hàng gửi bán. - Doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp: Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá không thuế. Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. Bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp Khi xuất bán trực tiếp hàng hóa kế toán ghi giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 156 (1561 Doanh thu và thuế GTGT đầu ra thu hộ phải nộp cho nhà nước: Nợ TK 111,112 - Đã thanh toán theo giá có thuế Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng theo giá có thuế. Có TK 511 – Doanh thu theo giá chưa có thuế. Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra Trường hợp bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Khi mua hàng vận chuyển bán thẳng, căn cứ chứng từ mua hàng, giá trị hàng mua bán thẳng. 41 Nợ TK 157 – Hàng gửi bán Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111,112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp. Nếu mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp, khách hàng mua, kế toán ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111,112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 331 – Phải trả nhà cung cấp. Căn cứ chứng từ, kế toán ghi doanh thu của lô hàng bán thẳng: Nợ TK 111,112 Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng. Có TK 511 – Doanh thu bán hàng. Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp. Thanh toán tiền mua lô hàng cho nhà cung cấp Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp. Có TK 111,112 – Tiền mặt, TGNH. Trường hợp xuất kho hàng hóa giao cho đơn vị trực thuộc để bán, kế toán ghi Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bán hàng thì gái vốn theo bút toán Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán. Có TK 156 – Hàng hóa 2.4 Công cụ thực hiện đề tài 2.4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server SQL Server là một tập hợp những sản phẩm phần mềm cùng loại hoạt động để đáp ứng nhu cầu lưu trữ, xử lý và phân tích dữ liệu cho những hệ thống xử lý dữ liệu doanh nghiệp và những Web site thương mại lớn nhất đồng thời 42 vẫn có thể cung cấp các dịch vụ về dữ liệu cho một doanh nghiệp nhỏ hay một cá nhân. SQL Server đã được cải tiến nhiều lần, các phiên bản đã phát hành gồm 6.5, 7.0, 2000 và gần đây nhất là SQL Server 2005. SQL Server bao gồm những nét đặc trưng sau: Tích hợp Internet SQL Server database engine hỗ trợ việc sử dụng XML. Nó có những tính năng cần thiết để hoạt động như một bộ phận lưu trữ dữ liệu cho các Web site lớn nhất, đó là khả năng tăng giảm quy mô, tính sắn sang và tính bảo mật. Khả năng tăng giảm quy mô và tính sẵn sàng SQL Server hoạt động trên hàng loạt các dàn máy khác nhaukeer từ máy tính sách tay hay máy tính để bàn chạy Windows 98 ME đến những máy chủ đồ sộvowis nhiều bộ xử lý trung tâm điều hành bởi Windows 200/2003. Enterprise Edition (phiên bản doanh nghiệp) của SQL Server có thể hỗ trợ nhiều máy chủ CSDL cùng phối hợp để tạo ra những CSDL cỡ terabyte với hàng nghìn người truy nhập đồng thời. SQL Server tự cảm nhận và thích nghi với các môi trường thuộc phần cứng và phần mềm khác nhau đồng thời biết huy động một cách linh hoạt những nguồn tài nguyên cần thiết để đáp ứng mọi yêu cầu về dữ liệu. Khi có them người dùng log on vào CSDT thì database engine huy động thêm tài nguyên và nó sẽ tự động giải phóng tài nguyên khi người dùng log off. Những nét đặc trưng về CSDL ở mức doanh nghiệp Relational database engine của SQL Server bảo vệ tính vẹn toàn của dữ liệu trong khi vẫn giảm thiểu tổng chi phí cho việc quản lý hàng nghìn người đồng thời biên tập dữ liệu. Các lệnh truy vấn phân tán của SQL Server cho phép ta tham khảo dữ liệu từ nhiều nguồn mà vẫn có cảm giác như chúng ta được quản lý tập trung trong một CSDL. Dễ cài đặt, dễ dàn dựng và dễ sử dụng 43 SQL Server có một bộ công cụ để quản trị. Bộ công cụ này cải thiện quá trình cài đặt, dàn dựng, quản lý và sử dụng SQL Server trên các hiện trường khác nhau. SQL Server chấp nhận các công cụ lập trình chuẩn, phù hợp với Windows. Tính năng này cho phép lập ra các trình ứng dụng SQL Server mà khách hàng có thể triển khai sử dụng với chi phí cài đặt và chi phí quản trị thấp nhất. Các nét đặc trưng liên quan đến nhà kho dữ liệu SQL Server có đủ những công cụ để trích, rút dữ liệu ở dạng tóm tắt nhằm phục vụ cho việc xử lý, phân tích trực tuyến . SQL Server cũng có những công cụ để thiết kế các CSDL theo trực giác và cho phép dùng câu hỏi tiếng Anh để phân tích dữ liệu. 2.4.2 Ngôn ngữ lập trình C# Ngôn ngữ C# là một ngôn ngữ được dẫn xuất từ C và C++, nhưng nó được tạo từ nền tảng phát triển hơn. Microsoft bắt đầu với công việc trong C và C++ và thêm vào những đặc tính mới để làm cho ngôn ngữ này dễ sử dụng hơn. Nhiều trong số những đặc tính này khá giống với những đặc tính có trong ngôn ngữ Java. Không dừng lại ở đó, Microsoft đưa ra một số mục đích khi xây dựng ngôn ngữ này: C# là ngôn ngữ đơn giản C# loại bỏ một vài sự phức tạp và rối rắm của những ngôn ngữ như Java và c++, bao gồm việc loại bỏ những macro, những template, đa kế thừa, và lớp cơ sở ảo (virtual base class). Chúng là những nguyên nhân gây ra sự nhầm lẫn hay dẫn đến những vấn đề cho các người phát triển C++. Nếu bạn là người học ngôn ngữ này đầu tiên thì chắc chắn là ta sẽ không trải qua những thời gian để học nó! Nhưng khi đó ta sẽ không biết được hiệu quả của ngôn ngữ C# khi loại bỏ những vấn đề trên. C# là ngôn ngữ hiện đại 44 Những đặc tính như là xử lý ngoại lệ, thu gom bộ nhớ tự động, những kiểu dữ liệu mở rộng, và bảo mật mã nguồn là những đặc tính được mong đợi trong một ngôn ngữ hiện đại. C# chứa tất cả những đặc tính trên. C# là ngôn ngữ hướng đối tượng Những đặc điểm chính của ngôn ngữ hướng đối tượng (Object-oriented language) là sự đóng gói (encapsulation), sự kế thừa (inheritance), và đa hình (polymorphism). C# hỗ trợ tất cả những đặc tính trên. C# là ngôn ngữ mạnh mẽ và cũng mềm dẻo Như đã đề cập trước, với ngôn ngữ C# chúng ta chỉ bị giới hạn ở chính bởi bản thân hay là trí tưởng tượng của chúng ta. Ngôn ngữ này không đặt những ràng buộc lên những việc có thể làm. C# được sử dụng cho nhiều các dự án khác nhau như là tạo ra ứng dụng xử lý văn bản, ứng dụng đồ họa, bản tính, hay thậm chí những trình biên dịch cho các ngôn ngữ khác. C# là ngôn ngữ ít từ khóa C# là ngôn ngữ sử dụng giới hạn những từ khóa. Phần lớn các từ khóa được sử dụng để mô tả thông tin. Chúng ta có thể nghĩ rằng một ngôn ngữ có nhiều từ khóa thì sẽ mạnh hơn. Điều này không phải sự thật, ít nhất là trong trường hợp ngôn ngữ C#, chúng ta có thể tìm thấy rằng ngôn ngữ này có thể được sử dụng để làm bất cứ nhiệm vụ nào. C# là ngôn ngữ hướng module Mã nguồn C# có thể được viết trong những phần được gọi là những lớp, những lớp này chứa các phương thức thành viên của nó. Những lớp và những phương thức có thể được sử dụng lại trong ứng dụng hay các chương trình khác. Bằng cách truyền các mẫu thông tin đến những lớp hay phương thức chúng ta có thể tạo ra những mã nguồn dùng lại có hiệu quả. 45 MỤC LỤC CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM BRAVO VÀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRIỆU NGUYÊN ................................ 1 1.1 Công ty cổ phần phần mềm Bravo .......................................................... 2 1.1.1 Những nét cơ bản về công ty ............................................................ 2 1.1.1.1 Giới thiệu chung ........................................................................ 2 1.1.1.2 Chức năng và mục tiêu của công ty ............................................... 3 1.1.1.3 Quan điểm của Bravo................................................................. 4 1.1.1.4 Cam kết chất lượng của BRAVO .................................................. 4 1.1.1.5 Khách hàng ................................................................................... 5 1.1.1.6 Cơ cấu tổ chức của công ty ........................................................... 6 1.1.2.1.1 Những đặc điểm nổi bật của Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán (BRAVO) ............................................................................... 11 1.1.2.1.2. Các phân hệ của Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán (BRAVO) . ......................................................................................... 12 1.1.2.2 Dịch vụ phần mềm BRAVO ........................................................ 13 1.2.3 Quy trình sản xuất phần mềm ............................................................ 15 1.2.3.1 Hoạch định quá trình tạo sản phẩm .......................................... 15 1.2.3.2. Thiết kế sản phẩm ...................................................................... 15 1.2 Công ty THNH thương mại Triệu Nguyên ............................................... 18 1.2.1 Giới thiệu chung về công ty ............................................................... 18 1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ..................................... 18 1.2.3 Hoạt động kinh doanh của công ty .................................................... 19 1.2.4 Bộ máy quản lý của công ty: ............................................................. 19 1.2.4.1. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: ................................... 20 1.2.4.2. Nguồn nhân lực: ......................................................................... 21 46 1.2.43. Kết quả thực hiện kinh doanh tại doanh nghiệp năm 2006, 2007: 21 1.3 Lý do lựa chọn đề tài ............................................................................... 22 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI ............................... 24 2.1 Phương pháp luận về phát triển hệ thống thong tin quản lý ...................... 24 2.1.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thông thông tin ................... 24 2.1.2 Các công đoạn của quá trình phát triển hệ thống .............................. 25 2.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp .. 30 2.2.3 Tiến trình kế toán .............................................................................. 33 2.2.4 Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán ................. 35 2.3 Lý thuyết chung về các nghiệp vụ bán hàng trong các đơn vị kinh doanh thương mại .................................................................................................... 36 2.3.1 Một số khái niêm ............................................................................... 36 2.3.2 Tài khoản sử dụng ............................................................................. 38 2.3.3 Kế toán bán hàng trong điều kiện doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên .............................................. 39 2.4 Công cụ thực hiện đề tài .......................................................................... 41 2.4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server ................................................ 41 2.4.2 Ngôn ngữ lập trình C# ....................................................................... 43