Luận văn Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam – Chi nhánh Cần Thơ

và Công nghiệp Việt Nam đã được Thủ tướng phê duyệt. - Xây dựng bộ máy hoạt động của Chi nhánh như: cơ cấu tổ chức, nhân sự, trang thiết bị phục vụ công tác của Chi nhánh. Điều hành các phòng ban chuyên trách, các đơn vị trực thuộc để giải quyết công việc thường xuyên của Chi nhánh. Có quyền đề xuất bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm các cán bộ trực thuộc phòng ban, các đơn vị trực thuộc do Chi nhánh quản lý. - Quyết định các hoạt động liên quan trong thẩm quyền của Chi nhánh, và tự chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt tài chính. - Phê chuẩn các hoạt động do các phòng ban chức năng, các đơn vị trực thuộc đề xuất. - Điều tiết các hoạt động trong khuôn khổ kế hoạch nhằm đạt hiệu quả. b) Phòng Tổng hợp. Phòng Tổng hợp quản lý các công việc nội bộ như: quản trị hành chính, nhân sự, tài chính kế toán, lập kế hoạch và theo dõi thực hiện các hoạt động chung của Chi nhánh. - Chức năng của Phòng Quản trị hành chính-Nhân sự: gồm tuyển dụng nhân sự, theo dõi hồ sơ cán bộ - công nhân viên, bảo hiểm xã hội, theo dõi quản lý cho thuê toà nhà và cập nhật các văn bản liên quan. - Chức năng của Phòng Tài chính-Kế toán: bao gồm theo dõi các hoạt động thu chi của đơn vị, thiết lập sổ sách và báo cáo hàng tháng, quý cho lãnh đạo. c) Phòng Hội viên. Phòng Hội viên phụ trách các công việc về hội viên doanh nghiệp, phát triển hội viên, hiệp hội, các hoạt động liên quan đến thể chế, môi trường kinh doanh, đào tạo cán bộ quản lý, thực hiện các đề án hợp tác nghiên cứu về kinh tế, kinh doanh, tham gia và điều phối các hoạt động trong một số dự án quốc tế. Ngoài ra Phòng còn phụ trách tổ chức các sự kiện hội thảo, hội nghị liên quan đến hội nhập kinh tế quốc tế, đối thoại doanh nghiệp, ráp mối thương mại và triển khai các sự kiện giao thương giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Phòng Hội viên quản lý Trung tâm thông tin kinh tế, quản lý và điều phối hai website của đơn vị, cập nhật thông tin, tài liệu về kinh tế xã hội phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và doanh nghiệp. d) Phòng Pháp chế. Phòng Pháp chế phụ trách các công việc liên quan đến vấn đề pháp lý và cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) cho doanh nghiệp. Cụ thể các hoạt động bao gồm: tổ chức tuyên truyền về các văn bản pháp luật liên quan đến doanh nghiệp, giải quyết các vấn đề vướng mắc của doanh nghiệp, thực hiện các dự án liên quan đến pháp chế, cải cách môi trường kinh doanh, cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O cho các doanh nghiệp xuất khẩu, nghiên cứu và đề xuất với các cơ quan, tổ chức về các vấn đề pháp lý trong kinh doanh và đầu tư. e) Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEPC.) Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ phụ trách mảng đào tạo doanh nghiệp và tư vấn các vấn đề liên quan đến kinh doanh, phụ trách các dự án về hướng nghiệp, đào tạo khởi sự doanh nghiệp, xoá đói giảm nghèo, bình đẳng giới....tham gia các dự án phát triển cộng đồng doanh nghiệp. f) Chi nhánh Viện Tin học Doanh nghiệp (ITB) Là đơn vị trực thuộc Viện Tin học Doanh nghiệp thuộc VCCI, Chi nhánh ITB tại Cần Thơ thuộc sự điều phối của VCCI Cần Thơ. Chức năng chính của ITB là cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý cho doanh nghiệp, các hoạt động về tin học, thương mại điện tử, thực hiện các dự án về ứng dụng công nghệ thông tin. 3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT. 3.2.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với HTTT KT. 3.2.1.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh. Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ là chi nhánh của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Đây là một tổ chức phi chính phủ, phi lợi nhuận, tự chủ về tài chính. Phòng hoạt động theo pháp luật Việt Nam, theo điều lệ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Chi nhánh được Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cấp tài sản ban đầu (tòa nhà). Trên cơ sở tài sản, Chi nhánh tự khai thác nhằm đảm bảo tài chính cho các hoạt động của Chi nhánh và đảm bảo nguồn tiền này được sử dụng đúng quy định trong quy chế quản lý tài chính nội bộ của Chi nhánh. Hoạt động của Chi nhánh chỉ bao gồm hai chu trình: doanh thu và chi phí. Ngân sách của Chi nhánh hình thành từ các nguồn sau: - Phí gia nhập và hội phí do các hội viên tại 12 tỉnh và 01 thành phố khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long đóng góp. - Các khoản thu từ hoạt động của Chi nhánh như: thu phí cho thuê văn phòng, thu phí cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O, học phí từ các khóa đào tạo ngắn hạn do Chi nhánh tổ chức và phí cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho doanh nghiệp. - Nguồn ngân sách từ Cơ quan Trung ương thực hiện các nhiệm vụ được giao trong năm. - Ngân sách Nhà nước hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ được Nhà nước giao. - Các hoạt động gây quỹ, tài trợ, đóng góp của các hiệp hội, doanh nghiệp, các tổ chức khác trong khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long và các nước lân cận. Phòng sử dụng ngân sách của mình vào những việc sau: - Chi hoạt động của Phòng, chi tiền lương và các chi phí về cơ sở vật chất. - Đầu tư mở rộng hoạt động ở trong và ngoài nước phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thương mại và Công nghiệp theo quy định của pháp luật. - Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Tài chính-Kế toán chịu trách nhiệm toàn bộ công tác tài chính, kế toán. Đứng đầu là Phụ trách kế toán. Bảng 6: MÔ TẢ NHIỆM VỤ CỦA TỪNG NHÂN VIÊN TRONG BỘ MÁY KẾ TOÁN Tên nhân viên Nhiệm vụ 1. Võ Thị Thu Hương. Phụ trách kế toán. 2. Đặng Thành Trí. Kế toán thanh toán. 3. Triệu Thị Ngọc Thảnh. Thủ quỹ. (Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán. + Hệ thống kế toán sử dụng hình thức kế toán máy (Phần mềm kế toán Acsoft – Phần mềm Kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ) + Chế độ kế toán áp dụng theo “Chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hành theo Quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. + Hình thức kế toán: Nhật kí chung - báo cáo sổ hàng năm và báo cáo đột xuất yêu cầu cho Cơ quan chủ quản tại Hà Nội. + Chính sách kế toán. ƒ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ). ƒ Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình: Phương pháp khấu hao đường thẳng. ƒ Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. Thuế GTGT đầu ra được tính theo hai mức thuế: Š 10% đối với phí cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O). Š 0% đối với học phí các lớp đào tạo ngắn hạn, phí hỗ trợ doanh nghiệp và những dịch vụ khác. 3.2.1.2. Yêu cầu thông tin đối với hệ thống kế toán. a) Yêu cầu quản lý. - Các khoản thu, chi phải được hạch toán đầu đủ và chính xác trong hệ thống sổ sách kế toán của VCCI Cần Thơ. - Các khoản thu, chi phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm và tuân thủ các qui định, chế độ tài chính của Nhà nước. - Các chứng từ không hợp lệ sẽ bị từ chối thanh toán. - Bộ phận Tài chính-Kế toán phải lập báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, sáu tháng, năm trình lãnh đạo chậm nhất là 7 ngày của tháng sau. (Theo Quy chế quản lý tài chính nội bộ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Chi nhánh Cần Thơ ) b) Yêu cầu thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán. Bảng 7: MÔ TẢ YÊU CẦU THÔNG TIN ĐỐI VỚI HTTT KT Hoạt động kinh tế Bộ phận thực hiện Yêu cầu thông tin Chu trình doanh thu - Thu tiền, xuất hóa đơn. Tài chính-Kế toán -Thông tin xét duyệt: Số hóa đơn, khách hàng, Số tiền.(cần đối chiếu, so sánh bảng giá, số lượng) -Thông tin thực hiện: Khách hàng; số phiếu thu, số hóa đơn; ngày thu tiền, xuất hóa đơn; cập nhật số tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thông tin về khoản phải thu, doanh thu, ngân hàng, số tiền thuế giá trị gia tăng đầu ra. -Thông tin tổng hợp:Tổng hợp Nợ phải thu, số dư tiền mặt, số dư tài khoản ngân hàng, báo cáo doanh thu. Chu trình chi phí - Chi tiền Tài chính-Kế toán. - Thông tin xét duyệt: đối chiếu, so sánh với quy chế quản lý tài chính nội bộ và giá thị trường, số tiền giữa bảng kê thanh toán với các chứng từ liên quan như hóa đơn, biên nhận, phiếu thu, hợp đồng... - Thông tin thực hiện: số phiếu chi, Người nhận tiền, nội dung, số tiền chi, ghi nhận chi phí, số tiền thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. - Thông tin tổng hợp: Tổng hợp số dư tiền mặt, Số dư tài khoản ngân hàng, báo cáo chi phí. 3.2.2. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán. 3.2.2.1. Các đối tượng cần theo dõi. Bảng 8: MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG CẦN THEO DÕI Đối tượng chi tiết Nội dung mô tả Nội dung quản lý Khách hàng Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, tài khoản. - Theo tỉnh. - Theo tên công ty. Nhân viên Họ tên, phòng ban trực thuộc. - Theo phòng ban. Ngân hàng Tên ngân hàng, số trương mục. - Tên ngân hàng. Doanh thu Loại doanh thu. - Theo từng chức năng của Chi nhánh. Chi phí Loại chi phí. - Theo từng chức năng của Chi nhánh. 3.2.2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng. a) Nhóm tài khoản không có tài khoản cấp nhỏ hơn:. ƒ 1111- Tiền Việt Nam. ƒ 1112- Ngoại tệ. ƒ 1121- Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam. ƒ 1122- Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ. ƒ 1131- Tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam. ƒ 1132- Tiền đang chuyển bằng ngoại tệ. ƒ 1331- Thuế giá trị gia tăng đầu vào. ƒ 1368- Phải thu nội bộ. ƒ 1388-Phải thu khác. ƒ 2111- Tài sản cố định là Nhà cửa, vật kiến trúc. ƒ 2112- Tài sản cố định là Máy móc, thiết bị. ƒ 2413- Sữa chữa lớn TSCĐ. ƒ 33311-Thuế giá trị gia tăng đầu ra. ƒ 3344- Lương trả cán bộ công nhân viên. ƒ 3387- Doanh thu chưa thực hiện. ƒ 3388- Phải trả, phải nộp khác. ƒ 341- Vay dài hạn. ƒ 414- Quỹ đầu tư phát triển. ƒ 515- Doanh thu hoạt động tài chính. ƒ 635- Chi phí tài chính. b) Nhóm tài khoản có tài khoản cấp 1. Bảng 9: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ TÀI KHOẢN 1 CẤP CHI TIẾT Nội dung phản ánh tài khoản Cấp 1 Tài khoản Nội dung Mã hóa 141- Tạm ứng. Tên nhân viên 01- Tên từng nhân viên 1531- Công cụ dụng cụ Tên dụng cụ văn phòng 01- Giấy A4 3335- Thuế thu nhập cá nhân Tên nhân viên 01- Tên từng nhân viên 3338- Các loại thuế khác Tên loại thuế 01- Thuế môn bài. 3339- Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác. Tên các loại phí 01- Khoản phụ thu. 3382- Kinh phí công đoàn. Tên từng loại kinh phí: Đảng phí, đoàn phí... 01- Kinh phí công đoàn 3383- Bảo hiểm xã hội Theo đối tượng nộp (nhân viên, cơ quan). 01- Nhân viên Nội dung phản ánh tài khoản ở các cấp Tài khoản Cấp 1 Mã Cấp 1 Cấp 2 Mã Cấp 2 HTDN- Hỗ trợ doanh nghiệp Từng dự án 01-Dự án GTZ 02- Dự án Prised HTHH- Hỗ trợ hiệp hội Từng dự án 01- Dự án GTZ HĐC- Hoạt động chung Từng dự án 01-Văn phòng. 02-Dự án Prised MTKD-Môi trường kinh doanh Từng dự án 01-Dự án GTZ. PCT-Phí chuyển tiền VP-Văn phòng VCCI 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài. Từng chức năng XTTM-Xúc tiến thương mại. Từng dự án 01-Dự án GTZ Nội dung phản ánh tài khoản ở các cấp Tài khoản Cấp 1 Mã Cấp 1 Cấp 2 Mã Cấp 2 131- Phải thu của khách hàng Từng tỉnh AG-Khách hàng An Giang Từng công ty 01- Cty TNHH Tuấn Anh 3345-Khoản phải trả cán bộ khác Tên khoản trả thêm 01- Thưởng. 02- Làm thêm giờ Từng loại tiền thưởng 01- Thưởng lễ 02- Thưởng tết Bảng 10: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 2 CẤP TÀI KHOẢN CHI TIẾT Từ tài khoản 6411 đến tài khoản 6418, tài khoản 6421 đến 6428, 711 và 811 c) Nhóm tài khoản có nhiều tài khoản chi tiết. Nhóm tài khoản đồng cấp: Nhóm tài khoản có 2 cấp tài khoản chi tiết. Bảng 11: NHÓM TÀI KHOẢN ĐỒNG CẤP Nhóm tài khoản có 4 cấp chi tiết. Bảng 12: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 4 CẤP CHI TIẾT. Nội dung phản ánh ở tài khoản các cấp Tài khoản Cấp 1 Mã Cấp 1 Cấp 2 Mã Cấp 2 Cấp 3 Mã Cấp 3 Cấp 4 Mã Cấp 4 C/O-Thu tiền C/O và bán form. Từng loại chứng từ. 01-Thu C/O theo hóa đơn. HDDT-Hoạt động đầu tư. Từng loại hoạt động 01-Tiền cho thuê nhà. Từng đơn vị thuê nhà. 01-AIA 02-HSBC Từng loại dịch vụ. 02- Thuê hội trường. HP-Hội phí Từng tỉnh AG- An Giang HTDN-Hỗ trợ doanh nghiệp Từng dự án 04- Dự án Ngân sách Từng hoạt động của dự án 01-Luật doanh nghiệp Từng nguồn vốn 01-Vốn ngân sách cấp. HTHH-Hỗ trợ hiệp hội. Từng dự án 01- Dự án GTZ Từng hoạt động của dự án 01-Hiệp hội 02- Sở ban ngành MTKD-Môi trường kinh doanh Từng dự án 05- Dự án Ngân sách Từng hoạt động của dự án 02-Sở hữu trí tuệ Từng nguồn vốn 02-Vốn đối ứng của đơn vị. 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ. Từng chức năng XTTM-Xúc tiến thương mại Từng dự án 05- Dự án Ngân sách Từng hoạt động của dự án 02-Sở hữu trí tuệ Từng nguồn vốn 02-Vốn đối ứng của đơn vị. 3.2.2.3. Tổ chức chứng từ kế toán. a) Chu trình doanh thu. Bảng 13: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Tên chứng từ Mã chứng từ Nội dung Người lập Bộ phận sử dụng Mẫu số Phiếu thu Số:..../PT Số phiếu thu, định khoản nợ có, ngày, tên người nộp (Khách hàng), địa chỉ, lí do, số tiền, bằng chữ, thuế VAT đầu ra, ký duyệt. Kế toán thanh toán Kế toán tài chính. 01-QĐ 15/2006/QĐ-BTC. Giấy báo có. Số chứng từ, ngày, số chuyển tiền, ngân hàng chuyển; người trả tiền, số tài khoản;ngân hàng thụ hưởng; người thụ hưởng, số tài khoản; số tiền, nội dung chuyển tiền. Ngân hàng Kế toán tài chính. Mẫu do ngân hàng Ngoại thương quy định Hóa đơn Kí hiệu: AD/2006T Số:0000001 Số HĐ, ngày, liên số, KH, ĐC, tên dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT đầu ra, tổng cộng số tiền, bằng chữ, ký duyệt. Kế toán thanh toán Kế toán tài chính MS 01 GTKT-2LN-01 b) Chu trình chi tiền. Bảng 14: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ Tên chứng từ Mã chứng từ Nội dung Người lập Bộ phận sử dụng Mẫu số Phiếu chi Số:..../PC Số phiếu chi, định khỏan nợ có, ngày, tên người nhận, ĐC, lí do chi, số tiền, bằng chữ, ký duyệt. Kế toán thanh toán Kế toán tài chính MS 02-QĐ 15/2006/QĐ-BTC Bảng kê thanh toán Nội dung thanh toán; tên người thanh toán; chứng từ: số hiệu, ngày; nội dung chi; số tiền; ghi chú; tổng cộng; ngày lập bảng kê, người lập ký tên. Người cần thanh toán Kế toán tài chính MS C 06-TT Ủy nhiệm chi Ngày, tài khoản ghi nợ: số, tên tài khoản, ngân hàng; tài khoản ghi có: số, tên tài khoản, ngân hàng;số tiền, nội dung, ký duyệt, ngân hàng ký duyệt thanh toán. Kế toán thanh toán Kế toán tài chính Mẫu do ngân hàng Ngoại thương quy định Giấy đề nghị thanh toán. Tên nhân viên, bộ phận, nội dung chi, số tiền, ghi chú: trừ tạm ứng, ý kiến của bộ phận tài chính, nguồn vốn dự án, hạch toán, ký duyệt. Nhân viên liên quan Kế toán tài chính MS C 07-TT 3.2.2.4. Tổ chức quá trình xử lý. a) Lưu đồ xử lý bằng máy hoạt động xuất hóa đơn và thu tiền. Bộ phận liên quan Kế toán thanh toán Qui trình xử lý thông tin EDP Thủ quỹ 2 Bộ phận pháp chế Phụ trách kế toán ký duyệt, giám đốc ký duyệt Bộ phận liên quan 1 Phiếu đề nghị xuất hóa đơn Nhập dữ liệu thu tiền, xuất hóa đơn Giấy thông báo Khách hàng Giấy thông báo Khách hàng Lập giấy thông báo đóng phí, tiền thuê nhà, dịch vụ cung cấp Cơ sở dữ liệu - Cập nhật phải thu,doanh thu, số tiền thu được. - In hóa đơn, in phiếu thu Kiểm tra số phải thu, xác nhận, ghi sổ Sổ quỹ Phiếu thu 1, 3, Hóa đơn 1 N Phiếu thu 1, 3, Hóa đơn 1 Phiếu đề nghị xuất hóa đơn Khách hàng Giấy thông báo Hóa đơn 132 Phiếu thu 1Lập phiếu đề nghị xuất hóa đơn Phiếu đề nghị xuất hóa đơn 1 N Khách Hàng Hình 5: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG XUẤT HÓA ĐƠN VÀ THU TIỀN b) Lưu đồ xử lý bằng máy hoạt động tạm ứng. Bộ phận liên quan Kế toán thanh toán Qui trình xử lý thông tin EDP Thủ quỹ Bắt đầu Lập dự trù và bảng tạm ứng theo quy chế tài chính Bảng dự trù Giấy đề nghị tạm ứng Phụ trách bộ phận duyệt và xác nhận hoạt động phát sinh là có thật Kế toán duyệt theo quy chế tài chính và giá thị trường Phụ trách kế toán duyệt theo tình hình tài chính của Chi nhánh Giám đốc ký duyệt 1 1 Bảng dự trù Giấy đề nghị tạm ứng Nhập dữ liệu tạm ứng tiền - Cập nhật thông tin về chi tạm ứng. - In phiếu chi Cơ sở dữ liệu Bảng dự trù Lập phiếu chi Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Phiếu chi Người lập yêu cầu Tiền Ghi sổ tay tiền tại quỹ Bảng dự trù Giấy đề nghị tạm ứng Phiếu chi N Hình 6: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG TẠM ỨNG Trưởng bộ phân xét duyệt, ký duyệt. Bắt đầu Lập phiếu đề nghị thanh toán Phiếu ĐN thanh toán Bảng kê thanh toán Phiếu đề nghị Cơ sở dữ liệu Lập phiếu chi Nhập dữ liệu chi tiền 1 Phiếu chi Kế toán thanh toán đối chiếu, kiểm tra, chấp thuận thanh toán Phiếu ĐN Bảng kê thanh toán - Cập nhật thông tin về chi phí, giảm tạm ứng, thuế đầu vào. - In phiếu chi Bảng kê thanh toán Các chứng từ thanh toán (hóa đơn) Phiếu chi Ghi sổ tay tiền tại quỹ Tiền Người lập yêu cầu Bộ phận liên quan Kế toán thanh toán Qui trình xử lý thông tin EDP Thủ quỹ N Phiếu đề nghịBảng kê thanh toán Các chứng từ thanh toán (hóa đơn) Phiếu chi Các chứng từ thanh toán (hóa đơn) Giám đốc ký duyệt c) Lưu đồ xử lý bằng máy hoạt động chi bằng tiền mặt. Các chứng từ có liên quan (hóa đơn) Phụ trách kế toán ký duyệt. Hình 7: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG CHI BẰNG TIỀN MẶT 3.2.2.5. Tổ chức bộ máy kế toán. Trách nhiệm và công việc của từng nhân viên kế toán. a) Phụ trách kế toán. - Quan hệ với nội bộ Chi nhánh: Toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh. - Báo cáo cho: Giám đốc VCCI Cần Thơ và Ban Tài Chánh, Ban Thường Trực VCCI tại Hà Nội. - Quan hệ bên ngoài: Cán bộ Sở ban ngành khu vực các tỉnh Đồng Bằng Sông Cửu Long. - Mục tiêu: + Cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời cho Giám đốc Chi nhánh và Cơ quan chủ quản. + Hỗ trợ nâng cao năng lực tài chính doanh nghiệp Đồng Bằng Sông Cửu Long. - Trách nhiệm và công việc. + Công việc thường xuyên. Š Trực tiếp quản lý, chỉ đạo tổ chức và kiểm soát chấp hành chế độ kế toán của Nhà nước và quy định của Chi nhánh. Š Quản lý tính hợp pháp và đầy đủ của các khoản thu, chi và theo dõi tình hình tài chính của VCCI Cần Thơ. Š Phân công và kiểm tra kế toán, thủ quỹ thực hiện công việc được giao nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của công việc. + Công việc định kỳ. Š Kiểm kê tiền. Š Kiểm kê tài sản cố định. Š Báo cáo tình hình nộp thuế. Š Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình thu, chi hàng tháng, quý, năm cho Giám đốc Chi nhánh và VCCI Hà Nội. + Báo cáo. Š Số dư tồn quỹ, số dư tiền gửi ngân hàng và kiểm kê tài sản. Š Báo cáo tình hình doanh thu, chi phí. Š Kiểm duyệt Báo cáo thuế hàng tháng theo đúng quy định và thời gian. + Quan hệ cộng đồng. Š Hòa nhã với đồng nghiệp nhưng phải đủ nghiêm khắc để đảm bảo đúng các khoản thu chi hợp pháp và đúng quy chế. Š Khuyến khích doanh nghiệp tham gia các khóa đào tạo nâng cao năng lực quản trị tài chính. + Tiêu chuẩn thực hiện. Š Báo cáo thuế đúng thời gian quy định của Cục thuế. Š Kiểm kê quỹ theo định kỳ và đột xuất. Š Kiểm kê tài sản định kỳ, phối hợp phòng ban có kỹ thuật liên quan nhằm đảm bảo giá trị tài sản. b) Kế toán thanh toán. - Quan hệ với nội bộ Chi nhánh: Toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh. - Báo cáo cho: Phụ trách kế toán, Giám đốc và Cơ quan chủ quản. - Quan hệ bên ngoài: các đơn vị ban ngành, cấp chính quyền và doanh nghiệp. - Mục tiêu: quản lý và phản ánh mọi hoạt động, các khoản thu, chi của Chi nhánh theo đúng Quy chế quản lý tài chính nội bộ của Chi nhánh, quy định của Phòng Thương mại và Công nghiệp và pháp luật. - Trách nhiệm và công việc. + Công việc thường xuyên. Š Ghi nhận các khoản thu, chi của Chi nhánh. Š Kiểm tra và ký duyệt các chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, hợp lệ của chứng từ đó. Š Hạch toán và quyết toán các chứng từ đã được duyệt và thanh toán thực tế đối với các chứng từ trên. Š Ghi nhận các khoản tạm ứng và hoàn ứng chi tiết theo từng nhân viên trong Chi nhánh. Š Lưu trữ chứng từ theo quy định của Nhà nước. + Công việc định kỳ. Š Thanh toán các chứng từ hàng tháng qua ngân hàng như: điện, nước, điện thoại... Š Lập hóa đơn cho các phiếu thu chưa có hóa đơn để kê khai thuế đầu ra đối với cơ quan thuế. Š Theo dõi, kiểm tra chi tiết các khoản phải thu nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ, trung thực và chính xác. Š Hạch toán các khoản bảo hiểm xã hội, y tế, kinh phí công đoàn. Š Hạch toán thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, nộp thuế thu nhập cá nhân và thuế môn bài hàng năm. Lập báo cáo thuế giá trị gia tăng phải nộp hàng tháng. Š Trích khấu hao và theo dõi giá trị còn lại của tài sản cố định nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ và chính xác. Š Kiểm tra sổ quỹ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng và sổ chi tiết công nợ phải thu nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được ghi nhận đầy đủ và chính xác. + Báo cáo. Š Báo cáo số thuế giá trị gia tăng phải nộp. Š Báo cáo tổng doanh thu, tổng chi phí. + Quan hệ cộng đồng: tạo mối quan hệ thân thiện với các đơn vị và cơ quan ban ngành. + Tiêu chuẩn thực hiện. Š Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán, trung thực, có tinh thần cầu tiến, và lòng nhiệt tình trong công tác. Š Cá nhân phải xây dựng và xác định lịch trình công việc, xác định thời điểm hoàn tất công việc của mình để kịp thời báo cáo vào cuối kỳ kế toán. c) Thủ quỹ - Quan hệ với nội bộ Chi nhánh: Toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh. - Báo cáo cho: Phụ trách kế toán và Giám đốc Chi nhánh. - Mục tiêu: Đảm bảo số dư tiền mặt thực tế tại quỹ bằng so với sổ sách. - Trách nhiệm và công việc. + Công việc thường xuyên. Š Thực hiện thu, chi quỹ tiền mặt tại Chi nhánh. Š Ghi sổ thu, chi tiền mặt. Š Theo dõi tình hình sử dụng công cụ dụng cụ. Š Sắp xếp chứng từ theo thứ tự và lưu trữ các chứng từ cơ quan. + Công việc định kỳ. Š Đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với sổ chi tiết TK 111 do kế toán thanh toán hạch toán. Š Phát lương cho nhân viên trong Chi nhánh. Š Kiểm kê quỹ cuối tháng. + Báo cáo. Š Báo cáo quỹ tiền mặt. + Quan hệ cộng đồng: luôn quan hệ thân thiện với mọi người, hỗ trợ các đồng nghiệp trong lưu trữ chứng từ, quan hệ tốt với các doanh nghiệp. + Tiêu chuẩn thực hiện. Trung thực, có tinh thần trách nhiệm, có ý thức chấp hành pháp luật, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Phân công nhiệm vụ khai báo, nhập liệu, thực hiện bút toán tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh theo các chu trình doanh thu và chi phí. Các quy ước ký hiệu sau: X: Xem; T: Thêm; S: Sửa; D: xóa Bảng 15: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ KHAI BÁO, NHẬP LIỆU, THỰC HIỆN BÚT TOÁN TỔNG HỢP Phụ trách kế toán Kế toán thanh toán I. Quản trị hệ thống Khai báo hệ thống X,T,S,D X,T* Khai báo đối tượng X,T,S,D X,T* II. Nhập chứng từ Doanh thu X,T,S,D X,T,S*,D* Chi phí X,T,S,D X,T,S*,D* III. Bút toán tổng hợp X,S,D X, S*,D* * Khi thực hiện các lệnh trên phải thông qua ý kiến của Phụ trách kế toán. Một số thao tác và hình ảnh minh họa về công việc thường xuyên và định kỳ của kế toán trên phần mềm kế toán ACsoft –Thương mại dịch vụ. Công việc thường xuyên. Hàng ngày, kế toán thanh toán tiến hành nhập các chứng từ phát sinh của chu trình doanh thu và chi phí. - Lập phiếu thu hoặc phiếu chi cùng nằm trong phần hành kế toán tiền vốn đồng việt. Hình 8: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU PHIẾU THU Hình 9: MÀN HÌNH IN PHIẾU THU. - Lập hóa đơn. Hình 10: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU HÓA ĐƠN DỊCH VỤ. - Kế toán kiểm tra, điều chỉnh các bút toán sai sót trong quá trình nhập liệu. bằng công cụ tìm kiếm theo tài khoản, tài khoản chi tiết, thời gian, số tiền, nội dung... Nếu có bút toán sai hoặc trùng có thể điều chỉnh trực tiếp trên bảng số liệu, xóa định khoản, xóa phiếu rồi in lại phiếu khác. Hình 11: MÀN HÌNH CÔNG CỤ TÌM KIẾM- ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU Công việc định kỳ. Định kì hàng tháng, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra trên các sổ quỹ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng, sổ chi tiết công nợ phải thu để kiểm tra kết quả đầu ra của dữ liệu kế toán theo khoảng thời gian và các chỉ tiêu lựa chọn. Hình 12: MÀN HÌNH MỞ SỔ QUỸ TIỀN MẶT. Hình 13: MÀN HÌNH IN SỔ QUỸ TIỀN MẶT 3.2.2.6. Tổ chức hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán. a) Hệ thống sổ kế toán. Hệ thống sổ kế toán tại Chi nhánh bao gồm: - Sổ quỹ tiền mặt. - Sổ phụ ngân hàng. - Sổ chi tiết công nợ phải thu. - Và sổ chi tiết các tài khoản: kế toán có thể xem chi tiết về tất cả các tài khoản đã mở trong hệ thống tài khoản kế toán tại Chi nhánh. Các sổ kế toán này chỉ theo dõi và kiểm tra trên máy vi tính chứ không được in ra giấy để lưu trữ. b) Hệ thống các báo cáo kế toán. Vì Chi nhánh là đơn vị trực thuộc, Chi nhánh sử dụng hình thức báo sổ lên cơ quan chủ quản cấp trên nên không lập các báo cáo tài chính mà chỉ lập các báo cáo sau: - Báo cáo tổng hợp doanh thu. - Báo cáo tổng hợp chi phí theo từng khoản mục. - Báo cáo thuế trên phần mềm do cơ quan thuế cung cấp. Các báo cáo trên đều in ra giấy để báo cáo, lưu trữ thông qua sự phê duyệt của Phụ trách kế toán, Giám đốc cho Cơ quan thuế. Tất cả các dữ liệu trong phần mềm kế toán được kết xuất ra ngoài phần mềm và lưu trữ trong 1 file dữ liệu, gửi bằng email báo cáo cho VCCI tại Hà Nội. Bảng 16: HỆ THỐNG CÁC BÁO CÁO Báo cáo Nội dung Thời gian lập Hình thức Người lập Đối tượng sử dụng Báo cáo tổng hợp doanh thu Khoảng thời gian lập báo cáo, từng khoản mục doanh thu, tổng doanh thu, các khoản giảm trừ, doanh thu thuần, tổng cộng, ký duyệt. Đầu mỗi năm và đột xuất Nhật ký chung Kế toán thanh toán Phụ trách kế toán, Giám đốc Chi nhánh, Cơ quan chủ quản cấp trên. Báo cáo tổng hợp chi phí theo từng khoản mục phí Khoảng thời gian lập báo cáo, từng khoản mục phí, tổng cộng, ký duyệt. Đầu mỗi năm và đột xuất Nhật ký chung Kế toán thanh toán Phụ trách kế toán, Giám đốc Chi nhánh, Cơ quan chủ quản cấp trên. Báo cáo thuế giá trị gia tăng Kỳ kê khai thuế, ngày nộp tờ khai mã số thuế, số thuế đầu vào, thuế đầu ra, số thuế phải nộp.., ký tên Đầu mỗi tháng Mẫu do cơ quan thuế ban hành Kế toán thanh toán, thủ quỹ Phụ trách kế toán, Giám đốc Chi nhánh, Cơ quan thuế, cơ quan chủ quản cấp trên 3.2.2.7. Tổ chức lưu trữ thông tin. - Chứng từ kế toán. + Phiếu thu, hóa đơn lưu trữ theo số thứ tự chứng từ trong 1 năm, rồi đóng thành quyển lưu trữ trong kho. + Phiếu chi kèm bộ chứng từ chi lưu trữ theo số thứ tự của phiếu chi trong 1 năm. + Giấy báo Có và Ủy nhiệm chi được lưu trữ theo số thứ tự và thứ tự dòng trên của sổ chi tiết ngân hàng. - Các dữ liệu kế toán trên máy thì lưu lại trên ổ cứng của máy. Sau một năm tài chính, dữ liệu kế toán được sao lưu qua một ổ đĩa khác (ổ D:) của máy vi tính để lưu trữ. 3.2.2.8. Tổ chức kiểm tra, kiểm soát. a) Mục tiêu kiểm soát của chu trình doanh thu và chi phí. - Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được ủy quyền và xét duyệt đúng đắn. - Tất cả các nghiệp vụ đã được xét duyệt đều được thực hiện đúng đắn. - Đảm bảo việc ghi chép các nghiệp vụ có thực. - Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và được xét duyệt đúng. - Ghi chép chính xác từng nghiệp vụ. - Đảm bảo an toàn các tài sản. - Các hoạt động có hiệu quả. b) Kiểm soát chung. - Kiểm soát con người: + Bộ máy kế toán có sự phân chia trách nhiệm rạch ròi giữa phụ trách kế toán, kế toán thanh toán và thủ quỹ và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán. + Có sự kiểm tra chéo giữa nhân viên lập phiếu đề nghị lập hóa đơn, kế toán thanh toán và thủ quỹ vì thế kiểm soát được gian lận. - Kiểm soát thiết bị: mỗi nhân viên đều được trang bị một máy vi tính để bàn có nối mạng nội bộ và mạng internet. Tuy nhiên do máy tính của kế toán thanh toán là máy chủ của bộ phận nên không được nối mạng internet để hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, tiếp cận với thông tin được lưu trữ và các phương tiện lưu trữ thông tin nhằm hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra đối với máy vi tính, và dữ liệu kế toán. Các máy vi tính cá nhân đều được cài đặt chương trình diệt virus tự động nhằm kiểm tra các đĩa, USB trước khi sử dụng. Nếu có các trục trặc bất thường về phần mềm kế toán thì Phòng Tài chính-Kế toán sẽ liên hệ với Viện tin học doanh nghiệp, còn các lỗi phần mềm khác hay lỗi của máy tính thì liên hệ với Trung tâm thông tin kinh tế để kịp thời sửa chữa các lỗi mắc phải. - Kiểm soát truy cập hệ thống: chỉ có nhân viên của phòng tài chính kế toán mới có mật khẩu vào sử dụng phần mềm. Do bộ máy kế toán gọn nhẹ, nên bộ phận không sử dụng chức năng khai báo quản lý người sử dụng, cả 2 nhân viên sử dụng phần mềm kế toán (phụ trách kế toán và kế toán thanh toán) đều sử dụng một mật khẩu khi vào sử dụng phần mềm. - Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: Hiện Chi nhánh chỉ lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng của máy vi tính đang sử dụng, và đang có kế hoạch mua thêm 1 ổ cứng để lưu trữ dữ liệu kế toán theo định kỳ. b) Các thủ tục kiểm soát. Bảng 17: CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT Rủi ro kiểm soát được Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ Các hoạt động trong chu trình doanh thu. Quên không lập hóa đơn cho khách hàng. -Ghi thiếu doanh thu, mất doanh thu. -Nợ phải thu bị đánh giá sai. -Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì xuất hóa đơn cho khách hàng ngay. -Khách hàng thanh toán bằng cách chuyển tiền thì khi nhận được giấy báo có sẽ lập hóa đơn cho khách hàng liền và chuyển qua đường bưu điện gửi cho khách hàng. Nếu không lập hóa đơn liền được thì đánh dấu bằng viết chì vào những giấy báo báo có nào đã được lập hóa đơn. Lập hóa đơn thuế giá trị gia tăng sai. -Ảnh hưởng đến khách hàng. -Ghi chép sai và cung cấp thông tin sai. -Đối chiếu hóa đơn với phiếu đề nghị xuất hóa đơn. - Kiểm soát kỹ quá trình nhập liệu. Mất mát tiền -Mất mát tài sản. -Nợ phải thu bị đánh giá sai. -Thanh toán qua ngân hàng, nhân viên các bộ phận ứng tiền đi công tác Tỉnh xa qua thẻ điện tử hoặc chuyển khoản, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt. -Tách biệt rõ ràng chức năng thủ quỹ,kế toán và xét duyệt, theo dõi khoản phải thu. -Đối chiếu độc lập tiền thực tế và trên sổ sách. Ghi nhận khoản phải thu sai. -Ảnh hưởng đến khách hàng. -Cung cấp thông tin sai. Kiểm tra các khoản phải thu cuối kì và đối chiếu công nợ hàng tháng. Các hoạt động trong chu trình chi phí Thanh toán 1 hóa đơn nhiều lần. -Chi phí tăng thêm một khoản. -Mất tiền. Các hóa đơn đã thanh toán được bấm thành 1 bộ chứng từ kèm phiếu chi, khi đã chi rồi thì thủ quỹ ký xác nhận. Hóa đơn đầu vào không đúng nội dung nghiệp vụ đã phản ánh. -Ghi nhận chi phí sai. Kế toán thanh toán đã kiểm tra tính hợp pháp, có thực, chính xác, đầy đủ của tất cả các loại chứng từ thanh toán. Nếu có sai thì chứng từ không được thanh toán và trả lại cho bộ phận lập yêu cầu. d) Kiểm soát xử lý nghiệp vụ kinh tế. Bảng 18: KIỂM SOÁT XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KINH TẾ Hoạt động kinh tế Hoạt động kiểm soát Xét duyệt Kế toán thanh toán Phân chia trách nhiệm Nhân viên lập phiếu đề nghị xuất hóa đơn, kế toán thanh toán và thủ quỹ. Bảo vệ an toàn tài sản Gửi tiền trong ngân hàng, để két sắt chỉ có thủ quỹ và thủ trưởng (chìa dự phòng) mới có chìa khóa mở. Chìa khóa dự phòng được sử dụng trong trường hợp cần thiết và phải có sự chứng kiến của phụ trách kế toán, Giám đốc và một bên khác làm chứng. Chứng từ (Phiếu thu và hóa đơn) -Chỉ được lập dựa trên phiếu đề nghị xuất hóa đơn, và giấy thông báo đóng phí và cung cấp các dịch vụ. -Đánh số trước hóa đơn. -Kiểm tra kỹ trước khi giao cho khách hàng. Chu trình doanh thu. Thu tiền Sổ kế toán -Đối chiếu sổ quỹ với số dư tài khoản 1111 và thực tế. Ủy quyền, xét duyệt Ủy quyền: Kế toán thanh toán. Xét duyệt: Phụ trách kế toán Phân chia trách nhiệm Thủ quỹ, kế toán thanh toán và nhân viên bộ phận liên quan Bảo vệ an toàn tài sản Các khoản tiền lớn sẽ chi bằng Ủy nhiệm chi, Phụ trách kế toán theo dõi, kiểm tra tài khoản ngân hàng bằng tài khoản trực tuyến. Chứng từ Chứng từ gốc +Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác, hợp pháp của bộ chứng từ. +Tất cả chứng từ thanh toán đều được ký duyệt. Chu trình chi phí. Chi tiền. Sổ kế toán Đối chiếu sổ quỹ với số dư tài khoản 1111 và thực tế. c) Kiểm soát quá trình nhập liệu trong chu trình doanh thu và chi phí. Bảng 19: KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU. Hoạt động Thủ tục kiểm soát Lập phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn. 9 Kiểm tra tính đầy đủ của các ô dữ liệu: ngày, số chứng từ, họ tên, nội dung, tài khoản nợ/có, số tiền thu được; phải định khoản nợ, có, và số tiền nếu không phần mềm sẽ thông báo lỗi. 9 Kiểm tra tính sự hợp lý: Số phiếu thu không được trùng, ngày nhập liệu không được trước ngày nhập số dư, ngày nhập liệu nếu là những ngày không có thực (Ví dụ: 31 tháng 4, 30 tháng 2) thì phần mềm sẽ báo lỗi, số tiền trong định khoản phải > 0 và phải đảm bảo tổng số tiền ghi nợ = tổng số tiền ghi có. 9 Kiểm tra tính có thực: mã số khách hàng phải chọn trong danh sách hệ thống tài khoản được khai báo trước, nếu phát sinh thêm khách hàng mới thì phải khai báo thêm trước khi nhập liệu. 9 Kiểm tra vùng dữ liệu: ô dữ liệu ngày và số tiền không được trống và chỉ được nhập kiểu dữ liệu là số. 9 Ngoài ra phần mềm còn chức năng tạo số tự động trong ô dữ liệu số chứng từ giúp nhập liệu nhanh chóng và chính xác hơn. 9 Nếu định khoản liên quan đến tài khoản 131 có tiêu thức quản lý thì không cần nhập các ô dữ liệu họ tên, đơn vị; phần mềm sẽ tự động hiển thị khi kế toán chọn tài khoản cấp chi tiết cho tài khoản 131. Vì trong quá trình khai báo hệ thống đã đã khai báo về tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế rồi. Hình 14: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NHẬP SỐ CHỨNG TỪ SAI Hình 15: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NGÀY KHÔNG HỢP LỆ Hình 16: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI SỐ TIỀN TRONG ĐỊNH KHOẢN PHẢI >0 Hình 17: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI DƯ NỢ KHÔNG BẰNG DƯ CÓ 3.3. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH. 3.3.1. Ưu điểm. - Bộ máy kế toán. + Có sự phân công rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên. + Đội ngũ nhân viên có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp với trình độ từ trung cấp đến thạc sĩ, có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm nhiều năm làm việc trong nghề kế toán, luôn thực hiện và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. - Tổ chức hệ thống chứng từ, và báo cáo kế toán đúng theo quy định của Cơ quan chủ quản cấp trên và của Nhà nước. Các báo cáo luôn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho cấp quản lý và Cơ quan chủ quản. - Hệ thống tài khoản linh hoạt, đơn giản có thể mở rộng khi có nhu cầu thêm tài khoản chi tiết. - Tổ chức kiểm tra, kiểm soát. + Kiểm soát chung. Š Kiểm soát thiết bị: thiết bị được đặt trong môi trường tốt, có dòng điện ổn định cho cả hệ thống, tất cả máy vi tính đều được trang bị phần mềm diệt virus. Š Kiểm soát phần mềm: phần mềm được Viện tin học doanh nghiệp cung cấp và cài đặt nên đã được kiểm soát chặt chẽ trước khi cài đặt. Š Kiểm soát nhập liệu: phần mềm cung cấp các chức năng tự động đánh số chứng từ, chọn trong danh sách có sẵn, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, và có thực của các ô dữ liệu làm giảm những sai sót trong quá trình cho quá trình nhập liệu như nhập trùng, nhập sai... - Ưu điểm của phần mềm kế toán. + Phần mềm Acsoft dễ sử dụng, thao tác đơn giản, trong phần trợ giúp có phần hướng dẫn sử dụng tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng. + Sử dụng cả bàn phím lẫn trỏ chuột, các lệnh bàn phím giúp người sử dụng thao tác nhanh hơn trong quá trình nhập liệu. Sử dụng phím ATL cùng với các mẫu tự được gạch chân của các chức năng trên màn hình, rồi di chuyển bằng các phím di chuyển lên, xuống, trái phải hoặc nhấn các mẫu tự được gạch dưới tương ứng để kích hoạt chức năng đó. + Cung cấp chức năng khai báo nhóm tài khoản đồng cấp, tức là nhóm tài khoản có các tài khoản chi tiết giống nhau. Ví dụ: các tài khoản 156, 511, 632, 911 có theo dõi chi tiết cùng một mặt hàng A giống nhau, thì ta chỉ cần khai báo chi tiết (mặt hàng A) cho một tài khoản bất kì trong nhóm này thì những tài khoản thuộc nhóm đó cũng sẽ được khai báo. Chức năng này giúp tiết kiệm thời gian và các thao tác khai báo chi tiết tài khoản, phục vụ tốt cho phần hành kế toán tổng hợp. + Hỗ trợ các định khoản mặc định như: khi nhập liệu lập phiếu thu thì trong ô dữ liệu Nợ phần mềm đã định khoản sẵn nợ tài khoản 1111, nếu là phiếu chi thì Có tài khoản 1111, khi nhập liệu lập hóa đơn dịch vụ thì phần mềm mặc định sẵn Có tài khoản 5113 giúp người kế toán tránh được những sai sót trong quá trình định khoản. Phần mềm kế toán khác như Vietsun do Công ty trách nhiệm hữu hạn Tư vấn Giải pháp và Dịch vụ HTM (một đối tác của Viện Tin học Doanh nghiệp) viết còn có chức năng khai báo định khoản kế toán ngay từ những thiết lập ban đầu. Người kế toán chỉ cần chọn phần “Nội dung định khoản” thì phần mềm tự động đề xuất nội dung định khoản giúp người kế toán tránh những sai sót có thể xảy ra trong quá trình định khoản đồng thời chức năng này còn có thể hỗ trợ cho những người không biết về kế toán cũng có thể nhập dữ liệu kế toán được. + Phần mềm cho phép sửa số liệu trực tiếp trong phần điều chỉnh số liệu, cho phép xóa phiếu sai, xóa định khoản sai tránh được các bút toán điều chỉnh rườm rà. + Phần mềm có sự ràng buộc về: việc sửa lại số dư đầu kì, khi đã nhập số phát sinh trong tài khoản rồi thì không được sửa số dư đầu kì; nếu muốn xóa thì phải xóa tất cả số liệu đã phát sinh rồi mới sửa số dư được nhằm hạn chế được các sai sót và gian lận xảy ra. + Hỗ trợ kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào tạo điều kiện thuận lợi trong việc khai báo thuế cho cơ quan thuế vào cuối tháng, làm giảm thời gian và lượng công việc của kế toán vào cuối tháng. + Hỗ trợ các bút toán tổng hợp vào cuối kì như : phân bổ chi phí, trích khấu hao tài sản cố định, xác định kết quả kinh doanh, lãi lỗ cuối kì. + Cung cấp các mẫu báo cáo tài chính, hệ thống sổ sách đúng mẫu biểu do Nhà nước quy định. + Có khả năng trích xuất số liệu ra chương trình Excel và Word giúp người sử dụng có thể tự tạo các báo cáo theo ý muốn. + Cung cấp chức năng quản lý người sử dụng đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin kế toán. + Phần mềm cho phép nhập nhiều bút toán trên cùng một phiếu thu, chi, cho phép kê khai nhiều hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào trong cùng một bút toán, giúp người nhập liệu tiết kiệm được thời gian. + Phần mềm có chức năng trợ giúp hướng dẫn người dùng sử dụng phần mềm theo các phần hành của chương trình, giúp người sử dụng dễ dàng trong việc sử dụng và triển khai. 3.3.2. Nhược điểm. Bên cạnh những ưu điểm mà hệ thống thông tin kế toán có được thì cũng có một vài nhược điểm sau: - Tổ chức hệ thống báo cáo: do Chi nhánh là đơn vị trực thuộc, nên không lập báo cáo tài chính như các doanh nghiệp khác. Các báo cáo về doanh thu và chi phí chỉ đáp ứng được yêu cầu quản lý cơ bản, chứ chưa lập những báo cáo nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của theo từng chức năng hoạt động, từng khoản mục chi phí tại Chi nhánh theo định kì. - Kiểm soát lưu trữ dữ liệu chưa lập thủ tục ghi dự phòng dữ liệu để khi có rủi ro xảy ra nhằm đảm bảo hệ thống phục hồi nhanh. - Kiểm soát truy cập: chưa có sự phân chia quyền sở hữu dữ liệu theo từng cấp hoạt động, chưa sử dụng tập tin phân quyền quản lý truy cập. - Phần mềm kế toán Acsoft. + Hệ thống tài khoản của Chi nhánh chỉ mở các tài khoản cần thiết nhưng phần mềm vẫn quản lý hết các tài khoản trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ảnh hưởng đến tốc độ làm việc của người kế toán và hệ thống. Phần mềm Vietsun cho phép mở thêm các tài khoản đáp ứng yêu cầu quản lý của từng đơn vị và bỏ bớt các tài khoản không cần thiết. + Các định khoản sai phần mềm không phát hiện được. + Sửa số liệu trực tiếp lên dữ liệu vừa là ưu điểm, vừa là nhược điểm vì nó nó không tạo được dấu vết kiểm toán gây khó khăn cho người sử dụng trong việc kiểm tra, phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận xảy ra. + Kiểm soát kết xuất của phần mềm chưa kiểm soát được giới hạn số liệu: như giá trị số dư tiền mặt. Giá trị này không được phép âm nhưng phần mềm không kiểm soát được. Trong phần mềm Vietsun có phần quản lý hệ thống cho khai báo số âm, nếu ta chọn khai báo từ đầu là số âm thì phần mềm cho phép âm như các tài khoản tiền tại quỹ và hàng hóa trong kho, còn nếu không khai báo âm thì khi số dư tài khoản âm thì phần mềm sẽ báo lỗi. + Chưa có hỗ trợ máy tính khi người sử dụng phải nhập nhiều hóa đơn thuế giá trị gia tăng thì phải tính bên ngoài phần tổng trước rồi mới kê khai thuế trên từng hóa đơn. + Phần mềm chưa có các thủ tục tạo ra dấu vết kiểm toán nhằm hạn chế việc điều chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp. Chức năng này sẽ tự động ghi nhận các hành vi truy cấp hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tập tin riêng, tập tin này được bảo mật chỉ có người có quyền hạn cao nhất mới có khả năng truy cập và chỉ được quyền xem, in báo cáo dấu vết kiểm toán. Ví dụ: cuối tháng người kế toán trưởng muốn kiểm tra hiệu quả làm việc của nhân viên mình, họ vào phần ứng dụng kiểm soát dấu vết kiểm toán sẽ biết nhân viên đó đã làm những gì, thêm tài khoản nào, bỏ tài khoản nào, sửa nội dung gì vào ngày, tháng, năm nào. 3.3.3. Hiệu quả đạt được. - Những quy trình kế toán xây dựng rõ ràng và việc đối chiếu các số liệu kế toán thường xuyên làm giảm bớt các bút toán không chính xác, tiết kiệm được thời gian, đồng thời cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy hơn. - Phần mềm dễ sử dụng, phù hợp với các nhân viên kế toán trong Chi nhánh. - Sử dụng phần mềm kế toán làm giảm chi phí về nhân sự và thời gian một cách đáng kể so với cách làm thủ công trước đây. Người kế toán không phải ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp, tính toán như trước nữa, chỉ cần nhập liệu lập các chứng từ gốc thì phần mềm tự động xử lý và ghi vào tất cả các sổ sách, báo cáo cần thiết. - Các báo cáo được cung cấp kịp thời, chính xác cho Giám đốc Chi nhánh và Cơ quan chủ quản nhằm đưa ra các quyết định đúng đắn, và có kế hoạch phát triển trong thời gian tới. - Phần mềm kế toán giúp cho đơn vị dễ dàng trong việc gửi dữ liệu tới Cơ quan trung ương thông qua phương tiện email, tạo thuận lợi cho công việc quản lý của Cơ quan trung ương đối với các chi nhánh cấp dưới. - Cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho cơ quan thuế; làm giảm đáng kể rủi ro liên quan đến việc tránh thuế, làm giảm đáng kể công việc cho người kế toán vào cuối tháng. Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh trong môi trường sử dụng phần mềm kế toán hoạt động có hiệu quả và đáng tin cậy. 3.3.4. Kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán. Kết quả của phân tích hệ thống là hệ thống đã đạt được hiệu quả, không cần thay đổi hệ thống chỉ cần đề ra những biện pháp để khắc phục nhược điểm và tiếp tục duy trì những ưu điểm của hệ thống mà thôi. CHƯƠNG 4 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ. 4.1. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN. - Hệ thống chứng từ kế toán phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo: + Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ + Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ. + Tính hợp lệ, hợp phápcủa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ chính xác và hợp pháp. - Chứng từ phải được lưu trữ một cách khoa học, có hệ thống và cẩn thận theo thời gian quy định của Nhà nước. 4.2. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ. Ngoài những quy định tài chính nội bộ, phòng tài chính kế toán nên phổ biến những quy định tài chính cụ thể đối với từng dự án cụ thể cho nhân viên các bộ phận có liên quan nhằm tạo ra hiệu quả trong các quá trình xử lý của chu trình chi phí. 4.3. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. - Nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên kế toán vì thực chất thì người kế toán là nhân tố quan trọng trong công tác kế toán. Nếu định khoản đúng thì làm kế toán mới chính xác và chỉ có người kế toán mới có thể phát hiện được các sai sót mà máy móc không thể thay thế được. Đồng thời nâng cao trình độ tin học của các nhân viên Phòng Tài chính Kế toán. Để khi có các lỗi cơ bản về phần mềm xảy ra thì kịp thời giải quyết, không phải mất thời gian chờ Trung tâm thông tin kinh tế xuống sửa chữa và có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả nhất. - Tuyển thêm nhân viên kế toán để đảm trách phần kế toán dự án nhằm đảm bảo việc giải ngân và quyết toán ngân sách các dự án được kịp thời, đúng tiến độ. 4.4. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO. - Cuối kì kế toán, ngoài các báo cáo về doanh thu, chi phí cần có thêm phần so sánh doanh thu, chi phí giữa các năm với nhau; giữa định mức ngân sách với thực tế phát sinh. Công tác này nhằm làm cho việc thu chi đạt hiệu quả hơn trong những năm tiếp theo. - Cuối mỗi quý hay 6 tháng cần lập báo cáo doanh thu chi phí theo từng bộ phận, so sánh giữa các kì báo cáo về doanh thu và chi phí của từng bộ phận để đánh giá hiệu quả hoạt động giữa các bộ phận. 4.5. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM SOÁT. Nhìn chung, hệ thống thông tin kế toán đã tạo ra được nhiều thủ tục kiểm soát nội bộ có thể kiểm soát được các rủi ro có thể xảy ra. Tuy nhiên trong việc kiểm soát lưu trữ dữ liệu thì chưa có thủ tục kiểm soát sao lưu dự phòng dữ liệu. Phòng Tài chính-Kế toán cần xúc tiến kế hoạch mua ổ cứng ngoài để ghi dự phòng đầy đủ tất cả các dữ liệu định kỳ hàng tháng, hàng quý, hoặc hằng 6 tháng. Bên cạnh đó cần có kế hoạch cụ thể trong công tác lưu trữ dữ liệu dự phòng (ổ cứng) ở một nơi khác nhằm đảm bảo cho dữ liệu được an toàn nhất. Đối với hệ thống kiểm soát truy cập cần sử dụng chức năng phân quyền quản lý của phần mềm nhằm tạo cho hệ thống kiểm soát trong Chi nhánh chặt chẽ hơn. Chi nhánh nên yêu cầu nhà sản xuất thiết kế hệ thống kiểm soát nhập dữ liệu chặt chẽ hơn và khắc phục các nhược điểm của phần mềm như thiết lập các thủ tục kiểm tra dấu vết kiểm toán, giới hạn dữ liệu, thông báo các lỗi định khoản sai cơ bản... CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1. KẾT LUẬN. Cùng với sự phát triển của xã hội về nhiều mặt, trong đó có sự phát triển của khoa học và kỹ thuật, kế toán là một môn khoa học cũng đã có sự thay đổi phát triển không ngừng về nội dung và phương pháp để đáp ứng được yêu cầu ngày ngày càng cao của nền kinh tế. Sau khi thực hiện đề tài “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ” cho thấy về cơ bản hệ thống thông tin tại Chi nhánh đã đạt được những hiệu quả nhất định, các thủ tục kiểm soát nội bộ có thể kiểm soát được các rủi ro, sai sót; phần mềm kế toán dễ sử dụng, phù hợp với người sử dụng, làm giảm đi một khối lượng lớn công việc và thời gian trong công tác kế toán tại Chi nhánh chỉ có một số nhược điểm nhưng hoàn toàn có thể khắc phục được. Đề tài đã giúp tôi có cái nhìn tổng quát hơn về hệ thống thông tin kế toán, cũng như công việc của một người kế toán trong thực tế. Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã học hỏi được cách sử dụng phần mềm kế toán ACsoft. Điều đó giúp tôi có cơ hội tiếp cận với những điều mới và tích lũy được những kinh nghiệm cần thiết về chuyên môn trong chuyên ngành của mình bên cạnh việc tiếp thu lý thuyết mà Thầy Cô đã truyền đạt trên lớp. Đây là cơ hội để tôi tiếp cận với công việc của mình sau này một cách tốt hơn. Tuy nhiên, do đặc điểm riêng của hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh nên đề tài nghiên cứu của tôi cũng chưa có cơ hội nghiên cứu về những hoạt động, bút toán tổng hợp trong một doanh nghiệp sản xuất và các hoạt động khác có liên quan. Đây cũng là mặt hạn chế trong đề tài này. 5.2. KIẾN NGHỊ Để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh, tôi có một số kiến nghị như sau: 5.2.1. Đối với Nhà nước: - Sớm xây dựng chế độ kế toán ổn định, các chuẩn mực kế toán phù hợp với thực trạng đất nước và hệ thống các chuẩn mực kế toán quốc tế. Tạo điều kiện cho các đơn vị thực hiện dễ dàng hơn công tác kế toán, và thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc hợp tác với các dự án nước ngoài. - Thiết lập một tổ chức độc lập đảm nhận trách nhiệm đánh giá chất lượng các phần mềm kế toán nhằm tạo sự tin tưởng của đối với người sử dụng và tạo ra sự sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp sản xuất phần mềm trong nước với nước ngoài. 5.2.2. Đối với Chi nhánh. - Chú trọng hơn công tác lưu trữ dữ liệu và kế hoạch dự phòng dữ liệu tránh những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra, nhằm giảm bớt công việc kế toán trong Chi nhánh. - Luôn duy trì các hoạt động kiểm soát sẵn có. - Cập nhật các phiên bản mới của phần mềm nhằm tạo cho hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO X ² W 1. PGS-PTS Lê Gia Lục (1999). Kế toán đại cương và tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp, NXB Thống Kê, Hà Nội. 2. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán-Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh, Khoa Kế toán kiểm toán (2004). Hệ thống Thông tin Kế toán (Sửa đổi và bổ sung lần 2), NXB Thống kê, TP Hồ Chí Minh. 3. Nguyễn Thế Hưng (2006). Hệ thống thông tin kế toán (Lý thuyết, bài tập và bài giải), NXB Thống Kê, TP Hồ Chí Minh. 4. Th.S Trần Phước (2006). “Giải pháp nâng cao chất lượng phần mềm kế toán doanh nghiệp”, Tạp chí Kế toán, Số tháng 10/2006, Tr. 26-27. 5. Các tài liệu được Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Chi nhánh Cần Thơ cung cấp. 6. Web site: 7. Web site: