Luận văn Đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản tại công ty Thái Sơn

Luận văn Đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản tại công ty Thái Sơn 2 MỤC LỤC I. Giới thiệu tổng quát về công ty và tóm tắt quá trình kiến tập 2 1. Giới thiệu tổng quát về công ty Thái Sơn 2 2. Lĩnh vực hoạt động 3 3. Các phòng ban chức năng của công ty 4 4. Các đơn vị thành viên trực thuộc và công ty con của công ty 4 5. Tóm tắt tình hình tài chính 8 6. Tóm tắt quá trình kiến tập 9 II) Hoạt động xuất khẩu ở công ty Thái Sơn và những đề xuất 10 1 .Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản tại công ty Thái Sơn 10 2.Những kiến nghị và đề xuất nâng cao hiệu quả quy trình tổ chức thự hiện hợp đồng 14 Nhận xét của công ty 18 3 I. Giới thiệu tổng quát về công ty và tóm tắt quá trình kiến tập 1. Giới thiệu tổng quát về công ty Thái Sơn Công ty Thái Sơn (THAISON CORP.) được thành lập năm 1991, là Doanh nghiệp Nhà Nuớc thuộc Bộ Quốc Phòng, hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con. theo thông báo số 1396/TTg-ĐMDN ngày 07/9/2006 của Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 187/QĐ-BQP ngày 08/11/2006 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng. Công ty hoạt động đa ngành trên các lĩnh vực chủ yếu: Đầu tư kinh doanh Bất động sản; Ứng dụng và Chuyển giao công nghệ; Chế biến thuỷ hải sản; Thương mại; Xây dựng dân dụng và công nghiệp; Đào tạo nghề. Công ty có hơn 20 đơn vị thành viên, công ty con, công ty liên doanh, công ty cổ phần với tổng số hơn 3.500 Cán bộ - Công nhân viên. Trải qua hơn mười lăm năm xây dựng trưởng thành, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Thái Sơn luôn đạt hiệu quả kinh tế và mức tăng CÔNG TY THÁI SƠN – BỘ QUỐC PHÒNG THAI SON CORP. Số 3 đường Ba tháng Hai, Quận 10, TP.HCM Điện thoại : (08) 833.4565 – 835.6272 – 834.4474 Fax : (08) 835.6051 E-mail : thaisongroup@vnn.vn Website : 4 trưởng hàng năm đều tăng. Tiềm lực công ty được khai thác hiệu quả, địa bàn hoạt động ngày càng được mở rộng trong nước và quốc tế, tạo được nhiều uy tín với đối tác, khách hàng. Trong quá trình hoạt động Công ty đã vinh dự được nhận nhiều danh hiệu và phần thưởng cao quý của Nhà nước, Quân đội và các địa phương nơi Công ty có các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Công ty Thái Sơn thực hiện quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000, được tổ chức Chứng nhận quốc tế INTERTEK (Hoa Kỳ) đánh giá và chứng nhận. 2. Lĩnh vực hoạt động - Sản xuất, mua bán các sản phẩm khoa học công nghệ : hệ thống xử lý nước cấp, nước thải và các chất thải, hoá chất (không sản xuất tại trụ sở công ty). - Ứng dụng và chuyển giao công nghệ. - Dịch vụ khoa học kỹ thuật : lắp đặt, bảo trì máy móc, thiết bị ngành nông-lâm-ngư nghiệp, in, dệt nhuộm, may mặc. - Tư vấn khoa học thiết kế kỹ thuật. Thiết kế phần mềm tin học. - Tư vấn đầu tư. Thi công các công trình xử lý nước cấp, nước thải và các chất thải. - Đầu tư, kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư. - Kinh doanh bất động sản. Kinh doanh kho bãi. - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi. - Sản xuất, mua bán vật liệu xây dựng. - Mua bán, chế biến thủy-hải sản. 5 - Mua bán, lắp đặt, bảo trì, sửa chữa thiết bị cơ điện lạnh, thiết bị công nghệ thông tin. - Mua bán nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị ngành dệt, may mặc, vận tải, viễn thông, hàng kim khí điện máy, hàng thủ công mỹ nghệ, nông- lâm sản, thực phẩm, hàng trang trí nội thất, điện gia dụng và công nghiệp, điện tử, bia, rượu, nước giải khát, phương tiện vận tải. - Chế biến thủy sản, dầu khí, nông-lâm sản. - Đào tạo nghề, giới thiệu việc làm. 3. Các phòng ban chức năng của công ty 1. Phòng Kế hoạch 2. Phòng Đầu tư 3. Phòng Kế toán – Tài chính 4. Phòng Nhân sự 5. Phòng Kinh doanh 6. Phòng Kinh doanh 1 7. Văn phòng Công ty 8. Phòng Chính trị 9. Ban ISO 4. Các đơn vị thành viên trực thuộc và công ty con của công ty 1. CHI NHÁNH PHÍA BẮC Địa chỉ: Đường Nguyễn Văn Huyên, Ba Đình, Hà Nội. Điện thoại: (04) 7913 346 Fax: (04) 7913 347 2. CHI NHÁNH PHÍA NAM 6 Địa chỉ: Số 5A, KP6, Nguyễn Văn Trỗi, P. Trung Dũng, Biên Hòa, Đồng Nai Điện thoại: (08) 8.344.440 Fax: (08) 8.344.439 3. CHI NHÁNH LIÊN BANG NGA Địa chỉ: 115088 Novoosta povskaia 4, Nhà số 2, Matxcơva 4. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN MIỀN TRUNG Địa chỉ: Số 30 Nguyễn Thiện Thuật, Tp. Nha Trang, Khánh Hòa Điện thoại: (058) 811.358 Fax: (058) 822.456 5. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI THỪA THIÊN HUẾ Địa chỉ: số 2/24 Nguyễn Phúc Nguyên, phường Kim Long, Tp. Huế. Điện thoại: (054) 519.595 – 519.597 Fax: (054) 519.596. 6. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI LÂM ĐỒNG Địa chỉ: số 03 Lê Thị Hồng Gấm, phường 1, Tp.Đà Lạt, Lâm Đồng. 7. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI BÌNH PHƯỚC Địa chỉ : số 30 B đường Huỳnh Văn Nghệ, phường Tân Phú, Thị xã Đồng Xoài, tỉnh Bình Phước. 8. XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ – THATEC Địa chỉ: Số 3, đường 3/2, P.11, Q.10, Tp.HCM Điện thoại: (08) 8.344.476 - 8.344.475 Fax: (08) 8.356.051 9. XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH NHÀ Địa chỉ: Số 3, đường 3/2, P.11, Q.10, TP.HCM Điện thoại: (08) 8.341.117 – 8.344.371 Fax: (08) 8.356.051 7 10. XÍ NGHIỆP CƠ – ĐIỆN – LẠNH Địa chỉ: Số 3, đường 3/2, P.11, Q.10, TP.HCM Điện thoại: (08) 8.300.057 Fax: (08) 8.356.051 Chi nhánh Hà nội: 11/41 Linh Lang, Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 7.628.146 Fax: (04) 8.454.093 11. TRUNG TÂM ĐIỆN TỬ VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TH@SITEC Địa chỉ: Số 3, đường 3/2, P.11, Q.10, TP.HCM Điện thoại: (08) 8.344.334 – 8.344.335 Fax: (08) 8.356.051 12. TRUNG TÂM ỨNG DỤNG, CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ - CENTECAP Địa chỉ trụ sở chính: Số 11, Ngõ 41 phố Linh Lang, Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (04) 7.628.367 Fax: (04) 7.629.249 Chi nhánh: Số 3, đường 3/2, P.11, Q.10, TP.HCM Điện thoại: (08) 8.332.512 Fax: (08) 8.356.051 13. TRUNG TÂM GIAO DỊCH ĐỊA ỐC THÁI SƠN Địa chỉ: Số 03 đường Ba tháng Hai, phường 11, quận 10, Tp. Hồ Chí Minh. Điện thoại: (08) 8.328.064 – 8.328.062 – 8.328.065 Fax: (08) 8.328.061. Website: www.retscenter.com.vn 14. TRUNG TÂM DẠY NGHỀ THÁI SƠN Địa chỉ: Số 03 đường Ba tháng Hai, phường 11, quận 10, Tp. Hồ Chí Minh. Điện thoại: (08) 8.328.380 – 8.328.381 Fax: (08) 8.328.381 15. CỬA HÀNG KINH DOANH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ ĐIỆN TỬ Địa chỉ: 219 Nguyễn Văn Luông, P.11, Q.6, TP.HCM 8 CÁC CÔNG TY CON CỦA CÔNG TY 1. CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DU LỊCH VŨNG TÀU – SÀI GÒN 2. CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG THÁI SƠN 3. CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÁI SƠN 4. CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ THÁI SƠN 9 5. Tóm tắt tình hình tài chính DANH MỤC NĂM 2003 NĂM 2004 NĂM 2005 1.Tổng tài sản có 204.448.712.381 400.558.825.258 543.585.279.558 2.Tài sản lưu động 176.174.671.376 282.941.415.958 390.756.014.921 3.Tổng số nợ phải trả 189.937.244.847 305.653.558.164 441.228.406.474 4.Tài sản nợ lưu động 146.847.888.286 259.718.189.351 394.578.822.474 5.Nguồn vốn và các quỹ 14.486.659.182 94.660.132.085 102.071.058.337 6.Lợi nhuận trước thuế 2.665.504.095 3.067.383.092 3.023.010.115 7.Lợi nhuận sau thuế 2.523.247.454 2.208.515.826 2.606.249.674 8.Doanh thu thuần 178.547.404.303 151.788.683.668 195.026.574.341 DOANH THU VÀ NỘP NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC 3 NĂM (chưa tính doanh thu từ các liên doanh liên kết) TỔNG DOANH THU NỘP NGÂN SÁCH Năm 2004 151.788.683.668 19.731.573.569 Năm 2005 176.346.347.956 22.280.648.342 Năm 2006 232.954.549.739 26.715.590.703 10 6. Tóm tắt quá trình kiến tập - 30/6 : Đến công ty liên hệ kiến tập - 1/7 – 3/7 : làm quen với môi trường làm việc tại công ty , tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của công ty , cơ cấu nhân sự trong phòng, chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty - 4/7-7/7 : Lựa chọn đề tài kiến tập và thu thập các tài liệu cần thiết - 7/7-14/7 : được giới thiệu và hướng dẫn các công việc cụ thể . Quy trình làm việc và phân công công việc trong phòng, tiếp xúc với các loại giấy tờ như đơn chào hàng, L/C, các giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu như vận đơn, giấy gửi hàng, giấy chứng nhận xuất xứ… -15/7 : xin giấy chứng nhận thực tập, nhận xét của phòng về quá trình thực tập và những kết quả thu được, kết thúc thực tập. 11 II) Hoạt động xuất khẩu ở công ty Thái Sơn và những đề xuất 1 .Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản tại công ty Thái Sơn - Thỏa thuận,ký kết hợp đồng Gửi báo giá cho các đối tác cùng những điều khoản, đề nghị của công ty. Soạn thảo hợp đồng dựa trên các hợp đồng đã có trước đó bằng tiếng Việt, Anh hoặc Nga tùy đối tác. Trao đổi thương thảo về các điều khoản của hợp đồng qua email. Sau khi hai bên đã hoàn toàn đồng ý với các điều khoản, tiến hành ký kết hợp đồng. - Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu Do công ty không phải là nhà sản xuất ra mặt hàng thủy sản mà chỉ đơn thuần là đơn vị thuần tuý tiến hành hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá nên trong quá trình chuẩn bị cho hoạt động xuất khẩu, công ty phải thực hiện các công việc sau: - Tập trung hàng hoá Căn cứ vào điều khoản được quy định trong hợp đồng xuất khẩu , công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng mua thủy sản của các đơn vị cung ứng thủy sản trong nước. Hợp đồng mua bán và hợp đồng ngoại thương diễn ra đồng thời. Điều này sẽ giúp cho hoạt động xuất khẩu diễn ra nhanh chóng, chi phí sử dụng vốn thấp, không mất chi phí bảo quản, lưu kho hàng hoá. Với điều kiện thanh toán, công ty sẽ tiến hành thanh toán bằng tiền mặt 12 hoặc tiền gửi vào ngân hàng 80% giá trị hợp đồng, 20% còn lại trả sau khi hàng hoá được đóng gói vào container. Mặt hàng thủy sản của công ty thường được xuất khẩu sang thị trường châu Âu , chủ yếu là Nga . Vì vậy, yêu cầu về chất lượng, số lượng, độ ẩm… của thủy sản rất được công ty chú trọng. Công ty luôn kiểm tra chặt chẽ, nghiêm ngặt thủy sản trước khi giao hàng. Nội dung kiểm tra như: kiểm tra về phẩm chất, trọng lượng, độ ẩm, phần trăm hỏng…dựa theo hợp đồng đã ký. Ngoài ra, mặt hàng thủy sản còn phải được qua khâu kiểm dịch thực phẩm. - Thuê phương tiện vận tải Công ty chủ yếu xuất khẩu theo điều kiện FOB nên không có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải. Tuy nhiên trong những trường hợp mà công ty giành được quyền về thuê phương tiện vận tải ( xuất khẩu theo CIF, CFR) thì công ty cần cố gắng tốt nhất để đảm bảo giảm chi phí và đảm bảo hàng hoá được an toàn. Công ty tìm kiếm thông tin các hãng tàu nước ngoài ( công ty thường thuê tàu chợ vì khối lượng hàng xuất khẩu của công ty thường nhỏ và khoảng cách vận chuyển gần). Sau khi xác định số lượng hàng cần chuyên chở, tuyến đường, thời điểm giao hàng cho đủ theo như hợp đồng thì công ty tiến hành nghiên cứu các hãng tàu, lịch trình chạy và cước phí để lựa chọn cho phù hợp. - Mua bảo hiểm hàng hóa Vì xuất khẩu theo điều kiện FOB nên công ty không mua bảo hiểm cho hàng hoá. Nếu có mua thì công ty thường mua bảo hiểm của Bảo Minh và thường mua bảo hiểm chuyến vì khối lượng hàng nhỏ chỉ cần một chuyến là đủ. 13 - Làm thủ tục hải quan Sau khi thủy sản được chuẩn bị xong, được đóng bảo cẩn thận, cán bộ nghiệp vụ của công ty sẽ phải hoàn thành những công việc: nhận container rỗng từ đơn vị vận tải và mở tờ khai hải quan. Trước khi bốc xếp hàng vào container, công ty phải khai báo hải quan để làm thủ tục. Quy trình làm thủ tục hải quan như sau: Nếu hàng thuộc diện cho phép kiểm đại diện, hải quan kiểm hoá phải lấy mẫu đại diện theo đúng quy định ( trong cùng, ngoài cùng, hai bên mép, trên đỉnh và dưới đáy). Hải quan kiểm hoá phải giam sát quá trình xếp hàng vào container. Khi khai báo hải quan, công ty tự kê khai đầy đủ các nội dung theo mẫu của tờ khai hải quan. Sau khi đã hoàn thành việc kê khai thì phải nộp lại tờ khai cho hải quan kèm theo các chứng từ theo yêu cầu của tờ khai hải quan. Sau khi hàng được xếp xong, hải quan kẹp chì container và xác nhận vào tờ khai hải quan, sau đó khi hàng tới bãi container hải quan giám sát kho bãi phải kiểm tra lại - Giao hàng Phần lớn hợp đồng thực hiện theo điều kiện FOB cảng Sài Gòn, một số ít được ký theo điều kiện FOB cảng Hải Phòng, vì vậy, trước thời gian giao hàng ít nhất 3 ngày, bên nước ngoài sẽ chuyển đến ctn hướng dẫn giao hàng và từ đó công ty sẽ tiến hành liên lạc với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng ( ngày giờ tàu đến ) để có kế hoạch chuyên trở hàng vào cảng. Trong quá trình xếp hàng lên tàu thì cán bộ của công ty giám sát cùng khách hàng hoặc người đại diện của khách hàng nắm chắc số lượng giao hàng và giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh. Tiếp đến, cán bộ của công ty sẽ thông báo cho khách hàng về tình hình giao hàng lên tàu. Sau khi 14 giao hàng xong, cán bộ công ty lấy vận đơn. Ngoài ra công ty sẽ cung cấp cho khách hàng bộ chứng từ: Biên lai thuyền phó. Giấy gửi hàng đường biển, Vận đơn đường biển, ngoài ra còn có giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các giấy tờ khác theo thoả thuận của hai bên. - Thanh toán Thanh toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì đó là kết quả cuối cùng của một chuỗi công việc: giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng . Do vậy, công ty luôn tiến hành kiểm tra cẩn thận, chu đáo từng công việc trong khâu thanh toán. Phương thức thanh toán mà công ty Thái Sơn thường sử dụng là Thư tín dụng không huỷ ngang (Irrevocable letter of credit). Phương thức này áp dụng đối với các đối tác mới có quan hệ buôn bán, những người nhập khẩu không có đại diện ở Việt nam để đảm bảo quyền lợi cho công ty . - Khiếu nại và tranh chấp Khi xảy ra trường hợp bị khiếu nại, Công ty thường đặt vấn đề hoà giải lên hàng đầu, thương lượng để đi đến kết quả tốt đẹp cho cả hai bên nhằm tạo dựng quan hệ làm ăn lâu dài, củng cố uy tín của doanh nghiệp với bạn hàng. Khi không giải quyết bằng thương lượng, hoà giải thì công ty sẽ nhờ trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam, bên cạnh phòng thương mại quốc tế Việt nam. 15 2.Những kiến nghị và đề xuất nâng cao hiệu quả quy trình tổ chức thự hiện hợp đồng Những kết quả đạt được: Hầu hết 100% các hợp đồng xuất khẩu thủy sản ký kết với các đối tác nước ngoài đều được thực hiện. Các chỉ tiêu kinh tế tài chính đặt ra đều hoàn thành khá tốt và vượt mức kế hoạch: kim ngạch xuất khẩu ngày càng tăng, quy mô xuất khẩu ngày càng lớn. Thị trường xuất khẩu thủy sản không chỉ dừng lại ở thị trường truyền thống là Nga mà còn luôn tìm cơ hội mở rộng hơn sang các thị trường mới. Công ty luôn tăng cường hợp tác kinh doanh với các bạn hàng trong nước cũng như ngoài nước nhằm nâng cao uy tín của mình .Công ty có sự liên kết chặt chẽ với các cơ sở sản xuất , chế biến, cung cấp nguồn đầu .Từ đó, công ty đã thiết lập một hệ thống các chân hàng, đại lý thu mua hàng ở nhiều tỉnh thành. Nguồn hàng của công ty ổn định và chất lượng ngày càng tăng cao. Công ty luôn có trách nhiệm cao trong việc thực hiện các khâu quan trọng trong hợp đồng như kiểm tra chất lượng, giao hàng lên tàu, làm thủ tục hải quan..nhằm đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng , từ đó nâng cao uy tín của công ty . Các khâu trong hợp đồng được thực hiện theo một trình tự hợp lý, linh hoạt, phù hợp với năng lực của công ty . Công ty tích cực tham gia các hội chợ, triển lãm nhằm phát huy tốt hơn năng lực kinh doanh của mình, tạo điều kiện quảng bá cho các mặt hàng Những vấn đề còn tồn tại: Công ty vẫn phải gặp một số hạn chế trong quá trình thực hiện các hợp đồng xuất khẩu : 16 Trong khâu soạn thảo hợp đồng : các điều khoản của hợp đồng còn chưa chặt chẽ, còn nhiều kẽ hở nếu có tranh chấp xảy ra sẽ bất lợi. Trong xuất khẩu chuẩn bị hàng hoá: Khối lượng thủy sản thu mua chưa đáp ứng đủ số lượng xuất khẩu như đã ký kết với các bạn hàng. Do vậy, đôi khi công ty bỏ lỡ các hợp đồng xuất khẩu với khối lượng lớn có lợi nhuận. Trong khâu kiểm tra chất lượng hàng hoá Công ty chưa thực sự kiểm soát chặt chẽ chất lượng hàng trong các công đoạn từ sản xuất đến thu gom, bảo quản, dự trữ, đóng gói… Trong khâu làm thủ tục Hải quan: đôi khi các cán bộ nghiệp vụ còn sót trong khâu chuẩn bị giấy tờ, gây ra mất thời gian và tăng chi phí cho công ty Đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản tại công ty Thái Sơn . - Nâng cao công tác giám sát việc thực hiện các hợp đồng XNK: Khi công ty giám sát việc thực hiện hợp đồng tốt thì mới đem lại hiệu quả kinh doanh cao, đảm bảo cho hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ giảm bớt các thiệt hại không đáng có gây măt uy tín cho công ty . Công việc này đựơc thực hiện tốt sẽ giúp cho công ty chủ động hơn trong việc thực hiện hợp đồng và giải quyết nhanh hơn các vướng mắc phát sinh . Công ty cần: Thứ nhất, phân bổ nguồn nhân lực thật hợp lý, phân công từng người nắm giữ các thông tin và tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu , đặc biệt là đối với các bạn hàng lớn. Thứ hai: Sau khi kí kết hợp đồng, mỗi phòng kinh doanh phải lên kế hoạch cụ thể cho từng công việc, từng khâu, từng giai đoạn trong quá trình thực hiện hợp đồng 17 Thứ ba: Cần có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện hợp đồng . - Chú ý công tác kiểm tra L/C: Công ty cần kiểm tra cẩn thận tính phù hợp của hợp đồng và L/C để tránh nhầm lẫn gây ra hậu quả đó là công ty đã giao hàng nhưng không được thanh toán. Khi phát hiện sai sót, cán bộ phải thông báo ngay cho bên nhập khẩu hoặc ngân hàng thông báo đề nghị sửa chữa ngay, đảm bảo hai bên cùng có lợi, tránh gây mất thời gian. - Chú ý khâu soạn thảo, ký kết hợp đồng Cần có sự tư vấn của các luật sư và chuyên gia trong quá trình soạn thảo, ký kết hợp đồng tránh xảy ra thiếu sót