Luận văn Giải pháp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam

p nhật cho từng chi tiết sản phẩm, từng đơn hang, từng đối tượng lao động, theo mùa vụ và theo ca sản xuất. - Xây dựng tiêu chuẩn bảng lương chuẩn của công ty theo từng đối tượng lao động và tính linh hoạt theo nhiều phương pháp tính lương: tính lương cố định, tính lương theo năng suất, theo thời gian, ca sản xuất, vượt năng suất… - Xây dựng được bảng lương, thưởng cho toàn bộ cán bộ công nhân viên dựa trên kết quả lao động và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty đã được các phòng ban chức năng cập nhật trong hệ thống. - Bảng lương và thưởng, thu nhập khác của nhân viên sẽ được tự động cập nhật vào module kế toán tổng hợp của hệ thống ERP. - Tích hợp các chức năng cho các phòng kế hoạch và phòng sản xuất có thể biết được tình hình nhân sự để chủ động cho các kế hoạch sản xuất. Qua bản kế hoạch sản xuất phòng nhân sự sẽ lập được kế hoạch công tác cho từng nhân viên - Từ kế hoạch công tác của từng nhân viên phòng đào tạo sẽ lập lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên cho phù hợp với từng đơn hàng từng mẫu sản phẩm… - Phòng sản xuất và các phòng ban liên quan khác sẽ theo dõi kết quả làm việc của nhân viên của mình và nhập dữ liệu vào kết quả lao động. - Hệ thống sẽ dựa trên kế hoạch cho từng nhân viên và kết quả đạt được để đưa ra bảng đánh giá kết quả làm việc của nhân viên. 3.2.6. Giải pháp quản trị tài sản cố định 3.2.6.1. Tổng quan giải pháp Quản trị tài sản cố định là một trong những phần quan trọng của giải pháp ERP cho doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp ngành may Việt Nam nói riêng. Nhu cầu doanh nghiệp cần quản lý tập trung hệ thống thông tin về tài sản cố định để chủ động tối đa trong sản xuất kinh doanh và chiến lược phát triển lâu dài. Hầu hết các doanh nghiệp ngành may Việt Nam hiện nay việc quản lý tài sản cố định nằm ở phòng kế toán và phòng quản trị thiết bị với hai mảng rời rạc và độc lập nhau như phòng quản trị quản lý số lượng, hiện trạng còn phòng kế toán quản lý giá trị. Các phần này gần như không thống nhất với nhau khiến các bộ phận khác nhau muốn có thông tin đầy đủ về hiện trạng tài sản cố định mất khá nhiều thời gian và công sức và đôi khi không chính xác. Do đó cần có giải pháp quản lý tập trung mọi tài sản cố định của doanh nghiệp trên cùng hệ thống để đảm bảo các thông tin về tài sản được chia sẻ chung nhất cho toàn bộ các bộ phận có liên quan có thể nắm bắt như: bộ phận quản trị thiết bị quản lý thông tin sổ tài sản, thông tin sửa chữa bảo dưỡng, bộ phận kế toán quản lý nguồn vốn hình thành lên tài sản, khấu hao tài sản, đánh giá lại tài sản,…bộ phận kế hoạch nắm bắt được tình trạng quá khứ, hiện tại và tương lai các tài sản cố định của doanh nghiệp, bộ phận sản xuất nắm được hoạt động tài sản máy móc thiết bị để chủ động sản xuất… KÕ to¸n chi Qu¶n lý nh©n sù Bút toán KÕ to¸n mua hµng Thông tin về nhà cung cấp Thông tin nhân viên B¶ng tÝnh Thông tin ngân sách Đơn vị đo/Thông tin chi tiết tài sản Qu¶n lý kho Chi tiết hoá đơn KÕ to¸n sæ c¸i Tµi s¶n cè ®Þnh Mối quan hệ giữa quản lý tài sản cố định với các phần khác trong giải pháp ERP tổng thê được thể hiện như sau: Hình 10. Mối quan hệ giữa module quản lý tài sản với các module khác Tổng quan về quá trình quản lý TSCĐ NhËp míi TSC§ §iÒu chuyÓn §iÒu chØnh sè liÖu Thanh lý, lo¹i bá TÝnh khÊu hao Ph¸t sinh bót to¸n In b¸o c¸o Tra cøu th«ng tin Tù ®éng Thñ c«ng C«ng tr×nh XD dë dang Hình 11: Tổng quan về quá trình quản lý tài sản 3.2.6.2. Chi tiết giải pháp Các nghiệp vụ quản lý tài sản bao gồm: quản lý tăng tài sản, giảm tài sản, hồ sơ tài sản, tính khấu hao tài sản, quản lý các thay đổi thông tin tài sản, nâng cấp bảo dưỡng sửa chữa tài sản. a. Các nghiệp vụ tăng tài sản - Tăng tài sản cố định mua sắm mới - Tăng tài sản do nhận lại vốn liên doanh - Tăng tài sản do đầu tư xây dựng cơ bản - Tăng tài sản do thuê tài chính - Tăng tài sản do thuê hoạt động (mượn) - Tăng tài sản do chuyển từ công cụ dụng cụ b. Các nghiệp vụ giảm tài sản - Thanh lý, nhượng bán tài sản - Giảm tài sản do chuyển thành công cụ - Góp vốn liên doanh bằng tài sản - Điều chuyển tài sản - Nhập tài sản về kho c. Quản lý thông tin tài sản d. Tính khấu hao TSCĐ e. Quản lý các thay đổi thông tin về tài sản - Thay đổi tỷ lệ khấu hao - Thay đổi nguyên giá TSCĐ - Đánh giá lại tài sản f. Nâng cấp sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định - Nâng cấp tài sản - Sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị Hình 12. Nội dung bảo dưỡng thiết bị 3.2.7. Giải pháp kế toán tổng hợp 3.2.7.1. Tổng quan về giải pháp Hình 13. Tổng quan giải pháp kế toán tổng hợp 3.2.7.2. Chi tiết giải pháp a. Tổng hợp mọi tác vụ từ tất cả các Module Quy trình nghiệp vụ: Cập nhật bút toán và khoá sổ b. Các nghiệp vụ khác như tiền mặt, ngân hàng ,tài khoản ngoài bảng. c. Quản lý hệ thống tài khoản theo dạng ma trận / đa chiều Việc ghi sổ trong hệ thống tài khoản mới đòi hỏi bất cứ các hoạt động kinh tế phát sinh phải ghi chép thông qua các nhóm số của hệ thống tài khoản. Cơ chế tập hợp như sau: - Nhóm thứ nhất: Nhóm công ty, mỗi đơn vị có tổ chức kế toán phải có một mã số riêng - Nhóm số thứ hai: Là nhóm trung tâm trách nhiệm, trung tâm chi phí, phòng ban. - Nhóm số thứ ba: Là nhóm tài khoản nhà nước, hạch toán theo qui định hiện hành của nhà nước - Nhóm thứ tư: Nhóm mã ngân hàng/kênh phân phối - Nhóm thứ năm: Nhóm sản phẩm - Nhóm thứ sáu: Nhóm nội bộ Cách phân nhóm này đảm bảo sẽ hạch toán được chi tiết các nghiệp vụ theo chuẩn mực kế toán của Việt Nam và phân lớp quản lý tới mức chi tiết nhất phù hợp với yêu cầu quản lý chi tiết theo nhiều đối tượng của doanh nghiệp may Việt Nam hiện nay. Quy trình nghiệp vụ: Cập nhật hệ thống tài khoản d. Quản lý ngân sách Theo dõi và lập kế hoạch ngân sách cho Từng tài khoản Từng khách hàng hay nhà cung ứng Từng mã hàng , vật tư nguyên vật liệu Từng dự án Và các tiêu thức theo yêu cầu - Xây dựng một ngân sách thể hiện doanh thu và chi chi dự toán trong một vài kỳ toán. - Xây dựng tổ chức ngân sách thể hiện các văn phòng, các ban và các trung tâm chi phí để nhập và bảo vệ số liệu ngân sách - Tính toán số lượng ngân sách để cập nhật số dư ngân sách từ các công thức ngân sách và công thức ngân sách gộp - Thực hiện các yêu cầu trực tiếp để xem xét các thông tin về ngân sách. Dùng các yêu cầu này để hiển thị số dư ngân sách, cũng như số dư thực tế và dự chi. Hệ thống sẽ đối chiếu giữa ngân sách tổng thể và chi tiết và kiểm tra phân chênh lệch. - Hệ thống xây dựng các báo cáo khác nhau chứa đựng các thông tin về ngân sách để đảm bảo mọi cấp quản lý của doanh nghiệp có thể có được các thông tin theo mức về ngân sách. - Xây dựng và chạy chức năng tổng hợp để tổng hợp số dư ngân sách giữa các bộ sổ khác nhau. - Đóng ngân sách để ngăn chặn sự thay đổi bất thường hoặc không hợp lệ. Có thể đóng một phần hoặc toàn bộ ngân sách. - Chuyển số dư ngân sách ra loại tiền báo cáo để so sánh với số thực tế trong các báo cáo tài chính. Giải pháp đề ra nên cho phép tạo các báo cáo để so sánh các phiên bản ngân sách khác nhau trong cũng loại tiền báo cáo. Quy trình nghiệp vụ: Lập ngân sách chi tiêu e. Theo dõi và quản lý đa tiền tệ. Đánh giá chênh lệch tỷ giá - Một công ty dệt may Việt Nam hiện nay có mối quan hệ với nhiều đối tác trên nhiều nước do đó khi thanh quyết toán các đơn hang thường sử dụng nhiều loại tiền tệ khác nhau. Do đó giải pháp đưa ra sẽ quản lý và theo dõi đa tiền tệ. Nhưng do thị trường tiền tệ luôn biến động nên giải pháp cần phải đánh giá được chênh lệch tỷ giá giữa thời điểm phát sinh, thanh toán và báo cáo tài chính. - Quản lý đa tiền tệ là một giải pháp phức tạp vì quan hệ nhiều chiều giữa các đồng tiền luôn biến đổi. Hiện nay các công ty dệt may Việt Nam chủ yếu xét mối quan hệ giữa đồng Việt Nam và các đồng ngoại tệ khác trên. - Khi có các đánh giá chênh lệch tỷ giá giải pháp sẽ tự động đưa ra các bút toán điều chỉnh và thiết lập các báo cáo ảnh hưởng của chênh lệch tỷ giá đến tất cả các mặt của công ty. Quy trình nghiệp vụ: Xử lý các nghiệp vụ ngoại tệ f. Đáp ứng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp Một giải pháp quản lý chi tiết ngân sách sẽ đảm bảo được dữ liệu cần thiết khi phân tích tình hình tài chính daonh nghiệp và làm cơ sở để đối chiếu phân tích với các phát sinh thực tế. Với giải pháp kế toán tổng hợp cần tổng hợp được toàn bộ các bút toán chi tiết của từng nghiệp vụ phát sinh các module khác sau đó cân đối và tổng hợp trên sổ kế toán tổng hợp. Từ các dữ liệu chi tiết và tổng hợp đó tạo các báo cáo phân tích tài chính của doanh nghiệp, các báo cáo tài chính phục vụ cơ quan thuế, bộ tài chính, chủ đầu tư, cổ đông… g. Lập cân đối kế toán, cân đối số phát sinh. Đối với bất kỳ hệ kế toán tổng hợp nào thì cân đối số liệu kế toán, cân đối số liệu phát sinh là yêu cầu tiên quyết đầu tiên. Tuy nhiên ở đây do tài khoản phân cấp theo nhiều mức khác nhau dẫn đến giải pháp cũng đưa ra cân đối theo các mức của tài khoản để đảm bảo có thể nhìn thấy được số liệu tài chính doanh nghiệp theo từng cấp. Các số liệu cân đối kế toán, cân đối phát sinh là cơ sở để lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính cho Bộ Tài chính, cơ quan thuế. Ngoài ra nó cũng là số liệu để phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp h. Khả năng phân tích trực tuyến số liệu tài chính nhiều năm Các dữ liệu tài chính được lưu trên cơ sở dữ liệu thiết kế lưu nhiều năm nên đảm bảo dữ liệu sau nhiều năm có thể sử dụng làm đầu vào cho các dịch vụ phân tích dữ liệu trực tuyến. Mặt khác cơ sở dữ liệu thiết kế là cơ sở dữ liệu quan hệ lưu tập trung trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ mạnh là SQL Server 2000 hoặc Oracle. Trên các hệ quản trị này các dịch vụ tích hợp phân tích trực tuyến khá mạnh như OLAP tiến hành trên kho dữ liệu Data Warehouse. Dựa trên dữ liệu tài chính lưu tập trung nhiều năm có thể ứng dụng các kỹ thuật khai phá dữ liệu để phân tích quy luật thị trường mục tiêu, khách hàng mục tiêu, phân tích rủi ro về thị phần, khách hàng, chất lượng, phân tích về đối thủ cạnh tranh, dự đoán xu thế phát triển các mặt hàng hoá, xu thê nhu cầu nguyên phụ liệu, xu hướng thời trang… Các tool OLAP chú trọng vào việc cung cấp phân tích dữ liệu đa chiều trực tuyến chất lượng cao với câu lệnh SQL theo các tính giản lược và sự tách nhỏ theo nhiều chiều. Đây là vấn đề mở tuỳ thuộc nhu cầu từng thời điểm của doanh nghiệp sẽ có các lợi ích thu được khi phân tích dữ liệu hiện có khi sử dụng giải pháp ERP tổng thể nơi dữ liệu đã được chuẩn hoá với thông tin đa dạng và đầy đủ nhất về nội tại và tác động bên ngoài của doanh nghiệp. m. Thiết lập hệ thống báo cáo Quy trình nghiệp vụ: Lập báo cáo tài chính n. Giải pháp chức năng chi tiết n1. Hỗ trợ quản lý đa công ty Tổ chức cơ cấu hệ thống tài khoản gồm 7 phân đoạn: Mã công ty, mã phòng ban ( Trung tâm chi phí), mã tài khoản, mã kênh phân phối/Ngân hàng, mã liên công ty, mã nhóm sản phẩm. Mỗi đơn vị hạch toán độc lập sẽ có mã công ty riêng. Trong tương lai, khi công ty phát triển, các xí nghiệp dần tách riêng và trở thành các xí nghiệp hạch toán độc lập. Khi đó cần mở thêm các mã công ty mới cho các xí nghiệp. Có khả năng sử lý các nghiệp vụ giữa nội bộ các công ty Thông qua sử dụng các tài khoản nội bộ, hệ thống cho phép ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ nội bộ giữa các đơn vị thành viên trong doanh nghiệp. Hiện tại các nghiệp vụ thanh toán hộ sẽ được theo dõi trên các tài khoản phải thu, phải trả nội bộ. Thanh toán nội bộ có tính mở với doanh nghiệp phù hợp với việc tách nhập đơn vị. Hơn nữa, việc tạo lập phân đoạn mã liên công ty trong hệ thống tài khoản sẽ cho phép theo dõi các nghiệp vụ với từng đơn vị tương ứng với mã liên công ty. Đặc điểm của bút toán nội bộ trong tương lai là tự động càng nhiều càng tốt, có thể kiểm soát được. Và tính cân bằng trong bút toán nội bộ phải được đảm bảo Các bút toán nội bộ có thể được sử dụng trong hệ thống như sau: 1. Chuyển tiền giữa hai chi nhánh 2. Chi trả hộ chi phí 3. Các bút toán bán hàng nội bộ (Thành phẩm) 4. Tạm ứng hộ 5. Các bút toán thanh toán nội bộ khác không liên quan đến mua bán hàng hóa 6. Các bút toán bán hàng nội bộ (Nguyên phụ liệu cho sản xuất) Các bút toán đều được hệ thống hỗ trợ tự động trong toàn hệ thống, toàn công ty không phải dùng nhiều thời gian trong việc làm cân các bút toán nội bộ ở công ty. - Có khả năng báo cáo riêng rẽ cho từng công ty Hệ thống cho phép chạy các báo cáo tài chính như bảng cân đối số phát sinh, báo cáo các bút toán, sổ cái cho từng đơn vị hạch toán độc lập (những đơn vị này có mã công ty riêng). Các báo cáo sổ cái sẽ chạy theo ma trận công ty, phòng ban, tiểu khoản và sản phẩm - Có khả năng báo cáo tổng cộng cho tất cả các công ty Trong hệ thống này giải pháp đưa ra là dùng một bộ sổ duy nhất. Để tổng hợp báo cáo cho tổng công ty , hệ thống sẽ cộng báo cáo của các đơn vị hạch toán độc lập lại sau khi loại bỏ các bút toán nội bộ. Khi thiết lập các giá trị của phân đoạn mã công ty, ngoài giá trị mã công ty, xí nghiệp thành viên, do hệ thống đã cho phép lập mã của đơn vị hạch toán độc lập nên hệ thống sẽ khử các bút toán nội bộ khi hợp nhất báo cáo. Ngoài ra thiết lập mã cho Tổng công ty. Mã này là cha của các mã các công ty, xí nghiệp thành viên, công ty . Khi chạy các báo cáo tài chính cho mã công ty là Tổng công ty, các báo cáo tài chính sẽ là các báo cáo tổng hợp cho toàn công ty. - Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh cho mỗi công ty Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh được lập bằng công cụ làm báo cáo của hệ thống ERP cho mỗi đơn vị hạch toán độc lập hoặc cho Tổng công ty. Các báo cáo tài chính theo chuẩn mực của bộ tài chính sẽ được dễ dàng thiết lập và linh động trong giải pháp với chi tiết cho từng công ty thành viên. n2. Hỗ trợ quản lý các phòng ban, bộ phận, trung tâm chi phí Trong cấu trúc tài khoản có đoạn mã “phòng ban” (trung tâm chi phí) gắn liền với các giá trị các phòng ban, phân xưởng, xí nghiệp trực thuộc, chi nhánh, cửa hàng, Chi phí và doanh thu phát sinh tại các trung tâm chi phí này sẽ được ghi chép phản ánh vào các tài khoản tương ứng. n3. Hỗ trợ hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, báo cáo theo quy định của kế toán Việt Nam Khi thiết lập cấu trúc hệ thống tài khoản, một phân đoạn là tài khoản. Tài khoản này theo quy định của Hệ thống kế toán doanh nghiệp kèm theo các văn bản bổ sung và các chuẩn mực kế toán Việt Nam. Dựa trên hệ thống tài khoản này, thiết lập các báo cáo và sổ kế toán theo quy định. n4. Hỗ trợ hình thức sổ kế toán Nhật ký chung bao gồm sổ nhật ký chung và các sổ cái Các báo cáo chuẩn của hệ thống về nhật ký chung và sổ cái khác các báo cáo theo quy định của nhà nước về biểu mẫu. Hệ thống ERP được thiết kế các báo cáo theo mẫu nhà nước quy định, nhưng nằm trong khả năng phần mềm cho phép. Cơ chế hoạt động của giải pháp hệ thống là nhiều nợ, nhiều có. Các giải pháp của quốc tế khi áp vào doanh nghiệp Việt Nam đều gặp một vấn đề khá lớn đó là các hệ thống đó thường áp dụng theo chuẩn kế toán Mỹ là kế toán theo dòng còn Việt Nam là kế toán ngang. Điều đó khiến các giải pháp quốc tế về tài chính thường phải áp theo các tài khoản trung gian cho doanh nghiệp Việt Nam dẫn đến rủi ro dữ liệu và phát sinh thêm lượng lớn dữ liệu trung gian. Ở Việt Nam hiện này tồn tại nhiều hình thức sổ sách kế toán như nhật ký chung, nhật ký chứng từ, sổ cái, chứng từ ghi sổ, do đó giải pháp này tuân theo sổ cái nhưng dễ dàng có thể chuyển đổi theo các hình thức ghi sổ khác phù hợp với kế toán của doanh nghiệp. n5. Hỗ trợ yêu cầu phân tích doanh thu và chi phí theo từng nhóm sản phẩm Trong cấu trúc tài khoản định nghĩa một phân đoạn là nhóm sản phẩm. Vì vậy có thể theo dõi doanh thu và chi phí theo từng nhóm sản phẩm. Điều đó sẽ cho phép phân tích doanh thu và chi phí theo từng nhóm sản phẩm. Các nhóm sản phẩm này thể hiện tính phân tích ở cấp độ cao về hiệu quả từ các chủng loại hàng mà công ty sản xuất. n6. Lập báo cáo tài chính Công cụ làm báo cáo của hệ thống sẽ giúp thiết kế những báo cáo mà hệ thống báo cáo chuẩn chưa đáp ứng, các báo cáo mà do người dùng tự thiệt lập theo các nhu cầu quản trị thống kê. Do đó hệ thống ERP cần tích hợp công cụ tạo báo cáo trong giải pháp của mình. - Bảng cân đối kế toán, báo cáo lãi lỗ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp trực tiếp) - Các báo cáo tài chính khác như , cân đối phát sinh, thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị quan trọng khác n7. Tiền tệ - Đồng tiền hạch toán là đồng Việt Nam viết tắt là VND Khi định nghĩa bộ sổ kế toán của công ty May ở Việt Nam hiện nay, chỉ ra đồng tiền hạch toán là VND. Trước khi đó bạn phải kích hoạt đồng VND trong phần định nghĩa tiền tệ. - Có khả năng xử lý các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ Sổ cái có khả năng xử lý các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ khi ghi chép các nghiệp vụ, chuyển đổi sang tiền nguyên tệ, đánh giá lại ngoại tệ. - Chuyển đổi các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ sang đồng VND theo tỷ giá hàng ngày Sổ cái cho phép bạn sử dụng ít nhất 3 loại tỷ giá: tỷ giá công ty, tỷ giá giao ngay và tỷ giá do người nhập định nghĩa. Người quản trị hệ thống sẽ nhập tỷ giá hàng ngày đối cho các loại ngoại tệ và yêu cầu người nhập liệu phải sử dụng tỷ giá này. Trong quá trình nhập dữ liệu, việc sửa chữa tỉ giá có thể được thực hiện nếu như người quản trị hệ thống cho phép. - Có khả năng thêm các ngoại tệ mới Sổ cái đã định nghĩa trước cho người dùng tất cả các loại tiền tệ của các nước trên toàn thế giới hiện nay theo tiêu chuẩn ISO. Giải pháp đề ra là có tính mở với các ngoại tệ. Tuy nhiên với quá nhiều ngoại tệ thì việc theo dõi biến động giá sẽ rất phức tạp. n8. Đánh giá lại số dư tiền tệ và các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ Để đánh giá lại số dư ngoại tệ vào cuối tháng hoặc cuối kỳ, người dùng chạy quy trình đánh giá lại trong Sổ cái . Quy trình này đánh giá lại tất cả số dư các tài khoản ngoại tệ phát sinh.Có thể sử dụng tỷ giá cuối kỳ hoặc tỷ giá người dùng đưa vào để đánh giá lại. Trong đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ có kiểu: Thứ nhất là đánh giá lại các tài khoản tiền, các đánh giá này sẽ được giữ nguyên giá trị và mang sang kỳ sau. Thứ hai là đánh giá lại các tài khoản công nợ: Hệ thống xử lý các đánh giá này theo phương pháp truyền thống trước đây, có nghĩa là sau khi đánh giá xong, bút toán phát sinh sẽ cập nhật sổ cái và sẽ được tự động ghi đảo lại vào đầu kỳ sau. Tuy nhiên, theo quy định mới thì các đánh giá này sẽ không bị ghi đảo lại (giống như việc đánh giá các tài khoản tiền). n9. Ghi chép các số thống kê về số lượng Sổ cái cho phép người dùng theo dõi ghi chép số lượng cũng như giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh của bất kỳ tài khoản nào. Tuy nhiên trong một số trường hợp giải pháp cho phép có thể cài đặt riêng những tài khoản để ghi chép về số lượng ví dụ như số người lao động, số giờ làm việc, số mét vải, bộ quần áo. n10. Quản lý cập nhật hệ thống tài khoản tập trung Với ma trận là 6 phân đoạn (công ty, phòng ban, tài khoản, kênh phân phối, sản phẩm, nội bộ) hệ thống tài khoản tập trung sẽ đảm bảo được việc ghi chép hạch toán kế toán thống nhất chung cho toàn công ty và đảm bảo tính phân biệt rạch ròi nguồn gốc số liệu phát sinh tại từng đơn vị thành viên. n11. Nhóm các tài khoản vào các nhóm để tiện cho việc báo cáo và truy vấn các giá trị tổng của nhóm Để hỗ trợ các nhà quản lý truy vấn thông tin và báo cáo số dư tổng, Sổ cái cho phép định nghĩa các cấu trúc cha, con. Người dùng có thể nhóm các tài khoản con vào tài khoản cha. Số dư và phát sinh của các tài khoản cha sẽ luôn bằng tổng số dư của các tài khoản con. n12. Luật kết hợp giữa các tài khoản: Có khả năng kiểm tra việc kết hợp các phân đoạn tài khoản Giải pháp đề ra chức năng kiểm tra chéo để kiểm soát việc tạo tài khoản bằng việc kết hợp các giá trị của các phân đoạn tài khoản. Ngoài ra sử dụng chức năng này có thể kiểm soát sự thống nhất và logic trong việc kết hợp các giá trị phân đoạn. Quy luật kết hợp chéo cho phép một giá trị cụ thể của một phân đoạn được kết hợp với một hoặc một số giá trị cụ thể của một hoặc một số phân đoạn khác. n13. Bảo mật Bảo mật giá trị các phân đoạn sẽ giới hạn các giá trị mà người dùng có thể sử dụng trong quá trình nhập liệu. Với những quy luật bảo mật dễ dàng định nghĩa và chức năng kiểm soát theo mức độ trách nhiệm , có thể định nghĩa các quy tắc bảo mật trên các phân đoạn cũng như các tham số báo cáo. - Mỗi công ty, bộ phận, phòng ban chỉ có thể truy cập vào số dư tài khoản của mình Có thể định nghĩa các quy tắc bảo mật cho từng giá trị các phân đoạn. Sau đó gắn các quy tắc bảo mật đó với các trách nhiệm của người dùng. - Tổng công ty có thể truy cập tất cả các tài khoản của các đơn vị Không hạn chế việc truy xuất các giá trị phân đoạn bằng cách đặt ra một quy tắc bảo mật cho phép truy xuất tất cả các giá trị phân đoạn và gắn quy tắc này cho các trách nhiệm thuộc tổng công ty. n14. Báo cáo so sánh số ngân sách và số thực tế - Số lượng và giá trị Có thể nhập số ngân sách bằng số lượng hoặc giá trị. Vì vậy có thể so sánh số thực tế và số ngân sách theo các đơn vị tiền tệ hoặc thống kê. - Số luỹ kế theo kỳ kế toán và năm tài chính Sổ cái cung cấp 4 loại số dư: Luỹ kế theo kỳ Period to Date (PTD), luỹ kế theo quý Quarter to Date (QTD), luỹ kế theo năm Year to Date (YTD) và luỹ kế theo dự án Project to Date (PJTD). Người dùng có thể sử dụng bất kỳ kiểu số dư nào để so sánh giữa số ngân sách và số thực tế. n15. Ngân sách - Bao gồm cả số lượng và giá trị - Hỗ trợ chuyển dữ liệu từ các bảng tính vào hệ thống - Đóng ngân sách tập trung - Giữ lại được các số ngân sách cũ khi thay đổi ngân sách trong năm n16. Các bút toán - Nhập các bút toán thủ công Các bút toán được nhập trên sổ cái gồm: Các bút toán không thực hiện trên sổ phải thu, phải trả, tài sản cố định, bán hàng, mua hàng, hàng tồn kho Các bút toán kết chuyển thuế vào cuối quý Các bút toán kết chuyển công nợ nội bộ cuối kỳ Các bút toán điều chỉnh doanh thu, chi phí cho chính xác Đóng sổ cuối năm: Thực hiện chạy một số chương trình của Hệ thống để đóng sổ các tài khoản doanh thu, chi phí, và mang số dư của các tài khoản tài sản, công nợ sang năm sau n17. Đóng/mở kỳ kế toán - Đóng mở kỳ kế toán một cách tập trung Người quản trị ứng dụng có thể đóng, mở, mở lại, đóng vĩnh viễn kỳ kế toán tập trung tại tổng công ty. - Đóng kỳ kế toán mềm (Soft close) cho phép có thể mở lại kỳ kế toán Có 5 trạng thái của kỳ kế toán: Không khi nào mở (Never Open), kỳ tương lai có thể nhập liệu (Future Entry (Nhập chứng từ)), mở (Open), đóng (Close) và đóng vĩnh viễn (Permanent Close). - Quá trình mở kỳ kế toán tạo các số dư đầu kỳ cho kỳ kế toán Sổ cái tự động chuyển số dư cuối kỳ trước sang đầu kỳ sau khi mở kỳ kế toán mới - Số dư cuối năm của các tài khoản doanh thu và chi phí phải được chuyển sang tài khoản lãi chưa phân phối và trở về 0 khi sang đầu năm sau Sổ cái sẽ chuyển số dư cuối năm của các tài khoản doanh thu và chi phí vào tài khoản lãi chưa phân phối và trở về số dư là 0 vào đầu năm sau. n19. Giải pháp chi tiết cho các chức năng quản lý ngân sách - Nhập số liệu ngân sách phân tán Các đơn vị, bộ phận phòng ban có thể nhập số ngân sách của mình để đưa lên tổng công ty. Có thể sử dụng tổ chức ngân sách để nhập dữ liệu ngân sách một cách phân tán. Bằng cách sử dụng bảo mật tổ chức ngân sách theo password, mỗi đơn vị phòng ban chỉ có thể truy cập vào ngân sách của bộ phận mình. Các tổ chức ngân sách sẽ được tạo cho các đơn vị, phòng ban bao gồm các tài khoản phản ánh ngân sách của đơn vị phòng ban đó. - Sử dụng số phát sinh thực tế của các tài khoản của năm trước để lập ngân sách cho năm sau Khi lập ngân sách có thể đưa vào số cố định hoặc công thức ngân sách. Người lập có thể sử dụng hệ thống để chuyển số từ các bảng tính Excel vào số ngân sách năm mới. Trong trường hợp lập ngân sách theo công thức thì có thể chỉ ra số ngân sách cho năm mới sẽ được tính toán trên số dư, phát sinh của các tài khoản của năm cũ. - Có thể tạo ra được rât nhiều phiên bản ngân sách khác nhau và báo cáo so sánh giữa các ngân sách đó Có thể tạo ra bao nhiêu phiên bản ngân sách tuỳ người dùng quyết định. Công cụ làm báo cáo của hệ thống sẽ cho phép lập báo cáo so sánh các ngân sách đó - Kiểm soát ngân sách Kiểm soát ngân sách là quá trình ghi chép số liệu ngân sách và theo dõi số phát sinh thực tế và dự chi xem có vượt quá ngân sách hay không. Có thể kiểm soátt ngân sách theo 2 phương pháp: Kế toán dự chi và tài khoản ngân sách. - Các bộ phận không thể chi vượt quá ngân sách của mình Kiểm tra quỹ (Funds checking) là một chức năng của kiểm soát ngân sách. Chức năng này ngăn chặn vượt quá ngân sách bằng cách xem số quỹ còn lại có thể dùng trước khi tiến hành một nghiệp vụ chi tiêu ngân sách. Với chức năng kiểm tra quỹ, người dùng có thể xem xét một nghiệp vụ chi tiêu với ngân sách còn lại dành cho nó, cập nhật ngay lập tức số ngân sách còn lại sau khi một nghiệp vụ chi tiêu đã được duyệt và kiểm soát chi phí ở mức chi tiết hoặc tổng hợp. - Sử dụng các bút toán ngân sách để cung cấp cho các dữ liêu ngân sách và dự báo vào hệ thống Có thể tạo các bút toán ngân sách để cung cấp sự lưu vết cho số liệu ngân sách. Người dùng có thể xem xét, cập nhật các bút toán ngân sách từ cửa sổ nhập bút toán ngân sách (Enter Journals) -Tạo các công thức ngân sách Sử dụng các công thức ngân sách và các sô thống kê cho phép phân bổ ngân sách cũng như tạo lập ngân sách trên cơ sở số phát sinh thực tế của năm trước, kỳ trước. - Có thể xem số ngân sách được duyệt, số còn lại, số đã dùng trên màn hình Người sử dụng có thể dùng màn hình giao diện của hệ thống để xem các thông tin này. n19. Quy trình sổ cái Cập nhật hệ thống tài khoản đối tượng Xử lý các nghiệp vụ ngoại tệ Lập ngân sách chi tiêu Cập nhật bút toán Khoá sổ. Lập báo cáo tài chính 3.2.8. Giải pháp triển khai Giải pháp triển khai là một trong những phần quan trọng của giải pháp tổng thể nó quyết định khá lớn đến tính thành bại của dự án. Do đó cần phải có các bước chuẩn bị đầy đủ và hoàn thiện cho giải pháp triển khai với những nội dung chính sau: 3.2.8.1. Đánh giá, xác định mục tiêu hệ thống a. Tầm quan trọng của mục tiêu bài toán Để triển khai thành công hệ thống giải pháp ERP cho doanh nghiệp may Việt Nam, trước hết cần phải xác định rõ được mục tiêu của hệ thống, xác định được tầm quan trọng của mục tiêu bài toán: - Đóng vai trò rất quan trọng cho định hình nội dung , độ lớn và phạm vi ứng dụng của bài toán được xây dựng. - Xác định được khối lượng công viec từ đó thiết lập kế hoạch triển khai, kiểm soát dự án được xây dựng. - Giúp cho bộ phận tư vấn triển khai đưa ra được các hoạch định, từ đó thực thi triển khai, trong nhiều trường hơp thay đổi các quy trình quản lý của doanh nghiệp để phát huy hết hiệu quả của hệ thống ERP sẽ áp dụng . - Giúp bộ phận lập trình hiểu rõ các nghiệp vụ quản lý riêng để thiết kế nhằm đảm bảo bài toán ứng dụng có thể đưa vào áp dụng phù hơp với thực tế. b. Nội dung xác định mục tiêu bài toán Hình 14: Sơ đồ xác định mục tiêu bài toán Khi tiến hành xây dựng mục tiêu bài toán thì cần xác định các nội dung chính sau: - Quy trình nghiệp vụ quản lý của bài toán dự kiến đưa vào xây dựng trình ứng dụng. - Các quy trình công nghệ (nếu có ) ảnh hưởng đến thông tin phục vụ cho công tác quản lý cho hệ ứng dụng định xây dựng. - Các thông tin phát sinh vào / ra đang xử lý hiện tại . Các mối liên hệ liên quan giữa các thông tin mà hệ ứng dụng sẽ xử lý. - Dòng luân chuyển thông tin, các tiêu thức phát sinh có thể xẩy ra trong quá trình xử lý thực tế của bài toán. Các khả năng mở rộng của hệ thống trong tương lai. - Tốc độ tăng trưởng dữ liệu theo thời gian. - Các mong muốn nâng cao chất lượng quản lý trong tương lai. c. Các biện pháp thực hiện Thu thập các biểu mẫu thông tin đang xử lý hiện tại cho từng nghiệp vụ trong đó bao gồm : - Các phiếu và biểu mẫu thông tin phát sinh cho từng nghiệp vụ. - Các cách ghi chép thông tin trên các biểu mẫu thu thập thông tin. - Cách xử lý thông tin trên các biểu mẫu. - Các phát sinh sửa đổi thông tin trong thực tế. - Các mẫu báo cáo phục vụ cho từng nghiệp vụ. - Các thông tin chuyển sang cho các nghiệp vụ khác tiếp tục xử lý. - Các thông tin nhận từ các nghiệp vụ khác chuyển về sau khi xử lý. - Các phần mềm đang xử lý hiện tại – Cấu trúc dữ liệu , quy trình khai thác , các khả năng của chương trình….. - Các tham khảo lý thuyết, các mô hình toán kinh tế liên quan đến phần mềm ứng dụng định xây dựng. d. Ghi chép trong qua trình xây dựng yêu cầu - Thiết kế các phiếu điều tra thông tin thích hợp. - Chuẩn bị kỹ các câu hỏi dự kiến trước khi phỏng vấn đối tượng được khảo sát. - Ghi chép trung thực các ý kiến của người được phỏng vấn ( có thể ghi âm để nghe lại ). - Thiết lập các báo cáo , biên ban phỏng vấn sau mỗi ngày khảo sát nhờ các ghi chép. Các biên bản khảo sát sẽ được các đối tượng được phỏng vấn xác nhận và dùng để thiết lập hồ sơ khảo sát. e. Thiết lập hồ sơ chung - Tất cả các biểu mẫu thông tin vao/ra thu thập được trong quá trình tiến hành khảo sát. - Các tài liệu lý thuyết liên quan đến nghiệp vụ cần đưa vào xây dựng ứng dụng. - Các yêu cau cải tiến, các quy trình quản lý mơi được đưa vào áp dụng trong chương trình. f. Thiết lập hồ sơ chi tiết - Hệ thống quy trình nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần đạt được sau khi áp dụng ERP. - Các quy trình đảm bảo số liệu và các quy trình cập nhật số liệu. - Hệ thống biểu mẫu vào/ra của chương trình ERP dùng được cho đơn vị - Hệ thống biểu mẫu vào/ra được xây dựng từ hệ thống ERP có bổ sung thêm một số thông tin từ khách hàng. - Hệ thống biểu mẫu vào/ra được xây dựnng từ hệ thống báo cáo của khách hàng có thêm cac thông tin lay từ hệ thống ERP . - Hệ thống biểu mẫu vào ra mà hệ thống ERP chưa có cần phải thiết kế mới hoàn toàn. 3.2.8.2. Lựa chọn nhà cung cấp a. Xu hướng lựa chọn nhà cung cấp Có ba xu hướng lựa chọn nhà cung cấp : - Xây dựng bộ phận công nghệ thông tin của chính đơn vị mình: Khi đó doanh nghiệp chủ động được hỗ trợ nghiệp vụ một cách đầy đủ nhất, tương tác giữa nhóm phát triển và nhóm nghiệp vụ tương hỗ cao nhất. Nhưng có nhược điểm rất lướn là bộ phận công nghệ thông tin của đơn vị thường có trình độ chuyên môn về phần mềm và giải pháp ERP không cao nên khi giải quyết các vấn đề của giải pháp không triệt để không tối ưu. - Lựa chọn nhà cung cấp với sản phẩm đóng gói: Sản phẩm đóng gói hoàn thiện với các chức năng được giới thiệu nhưng có nhược điểm là mỗi doanh nghiệp thường có quy trình quản lý riêng, hệ thống đầu vào đầu ra rất khác khó tương thích với sản phẩm đóng gói dẫn đến khi sử dụng các sản phẩm này phải chỉnh sửa dẫn đến trục trặc trong hệ thống và trong quy trình quản lý - Lựa chọn nhà cung cấp với các giải pháp may đo: Khắc phục hai nhược điểm của hai phương pháp trên nhưng có nhược điểm là chi phí lớn, đội ngũ quản trị khó hợp tác với các nhà cung cấp một cách tối đa. b. Các rủi ro và hướng khắc phục Các rủi ro từ phía khách hàng - Quy trình không rõ ràng. - Không nhất quán trong yêu cầu. - Chưa thiết lập được mối quan hệ giữa các bộ phận. - Dữ liệu không đầy đủ. Không chuẩn. - Nhân viên ở các bộ phận không hợp tác với đơn vị phần mềm. - Nhân viên đòi hỏi phần mềm mới có giao diện tiện ích như chương trình cũ. Từ phía nhà cung cấp - Nhân viên không ổn định. - Không giới hạn bài toán. - Không có quy trình Test sản phẩm. - Nhân viên triển khai không nắm được hết các tính năng sản phẩm - Không có quản trị phiên bản tốt. - Không có chủ nhiệm dự án tốt. 3.2.8.3. Lập tiến độ triển khai. Cơ sở thiết lập tiến độ : - Theo yêu cầu từ khách hàng . - Theo khối lượng công việc từ hồ sơ khảo sát. - Căn cứ vào tình hình chuẩn bị dữ liệu của K.hàng . Công cụ xây dựng tiến độ : MSProject với sơ đồ GANTT và sơ đồ mạng PERT để lập tiến độ chi tiết cho quá trình triển khai giải pháp 3.2.8.4. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, dữ liệu Dựa trên các khảo sát nghiệp vụ chi tiết, nhân viên thiết kế giải pháp sẽ thống nhất với bộ phận quản lý chức năng của doanh nghiệp thực hiện thống nhất quy trình nghiệp vụ. Từ chuẩn hoá nghiệp vụ, sẽ thiết kế chuẩn hoá dữ liệu. 3.2.8.5. Phân tích, thiết kế, customize cho các đặc thù riêng Thực thi customization bao gồm : - Customize các nghiệp vụ riêng đặc thù mà hệ thống ERP chưa đáp ứng hết theo đặc thù ngành. - Customize thêm he thống xử lý riêng do yêu cau đặt ra của doanh nghiệp. - Customize hệt hống báo cáo đặc thù của doanh nghiệp. 3.2.8.6. Test kịch bản, chạy thử nghiệm - Kiểm tra đánh giá tính đúng đắn của chương trình với số liệu giả định - Kiểm tra và bắt lỗi chương trình (các phần customize) trước khi đưa vào khai thác . - Kiểm tra đánh giá tính tiện ích - dễ sử dụng của chương trình. - Kiểm tra và đánh giá tính ổn định của hệ thống. 3.2.8.7. Cập nhật số liệu. - Tập hợp, tiền xử lý các dữ liệu đã có cần đưa vào cơ sở dữ liệu . - Tập hợp các dữ liệu tiếp tục phát sinh hàng ngày cần đưa vào cơ sở dữ liệu. - Chuyển đổi các dữ liệu với các cấu trúc khác nhau vào CSDL ( nếu có ). - Cập nhật dữ liệu vào CSDL. - Kiểm tra đánh giá dữ liệu trước khi đưa hệ thống chương trình vào khai thác. 3.2.8.8. Đào tạo, chuyển giao a. Đào tạo cho cán bộ lãnh đạo - Mô hình tổ chức thông tin của hệ thống. - Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống - Khả năng của hệ thống chương trình. - Cách tổ chức đảm bảo thông tin cho hệ thống và các yếu tố ảnh hưởng. - Cách sử dụng và khai thác chương trình. b. Đào tạo cán bộ khai thác chương trình - Cách ghi chép và thu thập thông tin đầu vào cho hệ thống. - Các bộ mã dữ liệu xử lý trong hệ thống. - Quy trình cập nhật thông tin cho hệ thống đã được thiết kế. - Cách sử dụng và khai thác chương trình. c. Đào tạo cho chuyên viên quản trị hệ thống - Mô hình tổ chức thông tin của hệ thống. - Quy trình xử lý thông tin trong hệ thống - Khả năng của hệ thống chương trình. - Tổ chức đảm bảo thông tin cho hệ thống và các yếu tố ảnh hưởng . - Cách sử dụng và khai thác chương trình. - Các bộ công cụ phục vụ cho phát triển các ứng dụng add-in từ nhà cung cấp giải pháp. - Các thủ tục, biện pháp an toàn và an ninh dữ liệu - Quản trị hệ thống: App, OS , Database, System 3.2.8.9. Thiết lập tài liệu Cho người lập trình Hồ sơ khảo sát. Hồ sơ phân tích thiết kế. Hồ sơ chi tiết coding Hồ sơ các kịch bản. Hồ sơ thiết lập hệ thống tham số nghiệp vụ. Cho người sử dụng Tài liệu hướng dẫn sử dụng Tài liệu tham khảo cho người sử dụng. Tài liệu quản trị hệ thống. 3.2.8.10. Các yêu cầu để thực hiện được giải pháp ERP tại công ty may Việt Nam a. Về cơ sở hạ tầng máy móc thiết bị Giải pháp đề ra để áp dụng với mô hình công ty may với nhiều đơn vị hoạt động trong phạm vi địa lý cách biệt nhau nên yêu cầu về cơ sở hạ tầng máy móc thiết bị phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu sau: - Về hệ thống mạng: Các máy tính trong một khu vực nối với nhau thông qua hệ thống mạng LAN. Các khu vực khác nhau truyền dữ liệu thông qua đường Leadline do các nhà cung cấp dịch vụ Internet Việt Nam hiện nay cung cấp. - Về máy trạm: Pentium IV 2.0Ghz, 512Mb Ram - Về máy chủ: Chip 2x3Ghz, RAM 2Ghz, Ổ cứng 120Gb trở lên - Các máy móc phụ trợ kết nối đến hệ thống: máy đọc mã số mã vạch, bảng chấm công điện tử,… b. Về công nghệ kỹ thuật Giải pháp đề ra ứng dụng công nghệ Webservice với yêu cầu về công nghệ kỹ thuật như sau: - Hệ điều hành: Máy chủ: Window Server 4.0 trở lên hoặc Unix. Máy trạm hệ điều hành Window XP trở lên. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server 2000 hoặc Oracle 9.0 trở lên. c. Về con người Để triển khai thành công giải pháp ERP trong doanh nghiệp ngành may Việt Nam thì yếu tố con người đóng vai trò rất quan trọng trong tất cả các giai đoạn. Nhân lực phối hợp ở đây bao gồm cả nhân lực của doanh nghiệp tham gia các nghiệp vụ, quản lý và nhân lực của bên cung ứng giải pháp ERP. Nhu cầu nhân lực được chia theo các giai đoạn chủ yếu sau: - Khảo sát: Có sự phối hợp tham gia của doanh nghiệp và bên cung ứng giải pháp. Bên doanh nghiệp cần có sự tham gia của mỗi bộ phận tác nghiệp chính trong từng quy trình và cán bộ lãnh đạo chủ chốt doanh nghiệp. Bên cung ứng giải pháp sẽ bao gồm trưởng nhóm phân tích giải pháp của từng module. Nhân sự trong giai đoạn này cần có năng lực đáp ứng để phân tích khảo sát làm rõ và thống nhất toàn bộ quy trình nghiệp vụ quản lý trong doanh nghiệp. Bên giải pháp sẽ đưa ra các phương án quy trình nghiệp vụ tối ưu nhất để bên doanh nghiệp thống nhất lựa chọn phương án cuối cùng. - Phát triển: Dựa trên giải pháp đề ra và bản khảo sát cuối cùng của giai đoạn đầu bên cung ứng sẽ tiến hành phát triển và tích hợp khung giải pháp ERP cho doanh nghiệp - Triển khai: Với khung giải pháp ERP cho doanh nghiệp nhóm triển khai sẽ tiến hành chuyển giao hệ thống giải pháp đến tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. Giai đoạn này sẽ kết hợp với các cán bộ nghiệp vụ doanh nghiệp tiến hành kiểm tra chạy thử và chỉnh sửa trên toàn bộ hệ thống từ chi tiết đến tổng hợp và sự kết hợp giữa tất cả các bộ phận trong giải pháp. Giai đoạn này sẽ tiến hành theo vòng lặp cho đến khi được giải pháp hoàn thiện. - Đào tạo: Tiến hành đào tạo sử dụng cho tất cả các đối tượng tác nghiệp của doanh nghiệp, từ xử lý nghiệp vụ đến quản trị bộ phận, quản trị doanh nghiệp và quản trị hệ thống d. Về chi phí Khi triển khai giải pháp ERP tại công ty may Việt Nam chi phí cần được xác định dưới dạng tổng chi phí sở hữu (TCO- Total Cost Ownership) thay vì chỉ nhìn đơn giá cục bộ. Chi phí này có thể hiểu bao gồm: - Bản quyền chương trình ứng dụng ERP từ nhà cung cấp giải pháp. Chi phí này tương đối cố định tuỳ thuộc vào nhà cung ứng giải pháp. - Tư vấn thay đổi quản trị- Chi phí này có thể thay đổi tuỳ thuộc vào thực trạng quản lý tại doanh nghiệp đã chuẩn hoá hay chưa. - Triển khai đưa hệ thống vào hoạt động. - Những điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp. - Đào tạo chuyển giao công nghệ - Tài liệu – Các hồ sơ liên quan đến hệ thống. - Xử lý, chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Bao gồm chi phí chuẩn hoá, kiểm tra đối chiếu số liệu của hệ thống cũ thích ứng và phù hợp với hệ thống quản lý mới. - Chi phí lương cho nhân viên của doanh nghiệp tham gia vào dự án. - Tổn thất do chậm đưa hệ thống vào khai thác, dịch vụ chậm không kịp thời. - Nâng cấp hệ thống hạ tầng phần cứng để đáp ứng vận hành hệ thống. - Bản quyền phần mềm hệ thống như hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, các phần mềm tiện ích kèm theo. e. Về thời gian Thời gian triển khai giải pháp ERP cho một doanh nghiệp ngành may thường kéo dài từ 8-15 tháng. Nếu thời gian quá ngắn sẽ không đảm bảo được tính an toàn của giải pháp còn nếu thời gian quá dài ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3.3. Đánh giá giải pháp ERP đề ra 3.3.1. Những lợi ích khi thực hiện giải pháp đem lại Giải pháp ERP đề ra là một giải pháp tích hợp các ứng dụng CNTT nhằm giúp cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam quản lý các nguồn lực của mình một cách hiệu quả, cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp. ERP cung cấp các giải pháp từ quản lý tài chính - kế toán, quản lý vật tư, trang thiết bị, quản lý nhân sự đến việc quản lý sản xuất, kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp. Ứng dụng giải pháp ERP có ý nghĩa to với đối với doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực, đối với nhiều đối tượng khác nhau. 3.3.1.1. Đối với bản thân doanh nghiệp   - Chuẩn hoá quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vào sản xuất – kinh doanh. - Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu trên việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay. - Tạo khả năng hoà nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hoá kinh tế hiện nay - Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong con mắt các đối tác làm ăn, trong con mắt các nhà đầu tư. Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nước trong việc hợp tác làm ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp.  - Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng. Việc sử dụng các thành tựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thị trường và khách hàng 3.3.1.2. Đối với nhà quản lý   - Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng. - Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành. - Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh. - Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more. Giải quyết vấn đề tăng hiệu quả doanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất. 3.3.1.3. Đối với các nhà phân tích - nhân viên   -   Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định, vv... - Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hoá - Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động - Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong công việc. - Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công việc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần thiết. 3.3.2. Tiềm năng thị trường và tiềm năng phát triển của giải pháp Thị trường giải pháp quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ bùng nổ trong thời gian tới vì đây là nhu cầu bức bách của nhiều doanh nghiệp. Bởi trong xu thế hội nhập toàn cầu hoá các doanh nghiệp cạnh tranh đòi hỏi doanh nghiệp phải có một giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể tạo tiền đề vững chắc trong các lợi thế cạnh tranh. Thị trường ERP là một thị trường rất mới và đầy tiềm năng. Với một đất nước 80 triệu dân, tăng trưởng kinh tế 8,4%/năm, thị trường ERP trong giai đoạn bắt đầu phát triển thực sự là mảnh đất nhiều hứa hẹn. Nhưng thị trường ERP tại Việt Nam hầu hết là các giải pháp ngoại còn các công ty trong nước là đối tác triển khai giải pháp cho đối tác nước ngoài nên tiềm ẩn khá nhiều rủi ro bởi các đặc thù về sản xuất kinh doanh, cơ chế chính sách tại Việt Nam. GIÁ TRỊ TRUNG BÌNH CÁC DỰ ÁN ERP TẠI VIỆT NAM(đơn vị: USD) Tên PM ERP Giá trị trung bình SAP Từ 400.000 – 1 triệu Oracle 100.000 – 500.000 Scala 7.000 – 200.000 Exact 50.000 – 100.000 AZ 70.000 Pythis 30.000 Fast 25.000 EFFECT 8.000 – 50.000 Vietsoft 6.000- 40.000 VIAMI 2.000 – 30.000 Thông tin được cung cấp bởi: Oracle, trung tâm FPT - ERP (triển khai 41% các dự án ERP của Oracle tại Việt Nam), Pythis (triển khai 54% các dự án ERP của Oracle tại VN), Tinh Vân, CMC, Ernst & Young, Exact Software, AZ Solution, Fast, EFFECT, VIAMI, Vietsoft (Nguồn: Tạp chí PCWorld Việt Nam) Ngành may mặc Việt Nam là một trong những ngành được xác định là một trong những ngành công nghiệp mũi nhọn của Việt Nam với một đội ngũ hùng hậu các tổng công ty, công ty may lớn nhỏ rải khắp ba miền Bắc Trung Nam. Khi Việt Nam gia nhập WTO thì thị trường rộng mở nhưng đòi hỏi một năng lực cạnh tranh mới do đó các doanh nghiệp may mặc Việt Nam đều rất cần các giải pháp ERP hoàn hảo đáp ứng được nhu cầu của mình. Với phần phân tích ngành may ở phần một thì số doanh nghiệp dệt may Việt Nam với 2500 doanh nghiệp năm 2007 và tốc độ tăng trưởng cao và nhu cầu sử dụng hệ thống giải pháp ERP ngày càng bức bách thì đây thật sự là một thị trường lớn. Mặt khác các giải pháp ERP hiện nay được các công ty đang triển khai thử nghiệm cho các công ty may hiện nay bộc lộ khá nhiều nhược điểm dẫn đến triển khai không thành công, đó là các giải pháp sản xuất gần như toàn bộ các giải pháp hiện nay chưa giải quyết được triệt để, giải pháp tài chính do theo chuẩn mực tài chính quốc tế nên khi triển khai cho Việt nam gặp khá nhiều rủi ro và một điều tế nhị nữa là tính bảo mật dữ liệu do là giải pháp đóng gói của nước ngoài nên việc kiểm soát tính bảo mật của dữ liệu nhạy cảm không đảm bảo. Khắc phục những nhược điểm trên giải pháp đề ra nếu triển khai thành công sẽ đem lại tiềm năng thị trường lớn và tạo được nhiều năng lực cạnh tranh mới cho các doanh nghiệp may mặc Việt Nam trên thương trường quốc tế. KẾT LUẬN Triển khai giải pháp ERP cho các doanh nghiệp ngành may Việt Nam là xu hướng tất yếu để quản trị doanh nghiệp một cách tổng thể và tối ưu nhất phù hợp với các nhu cầu ứng dụng công nghệ và giải pháp hiện đại, toàn diện hiện nay. Giải pháp ERP mang lại những lợi ích vô cùng to lớn cho các doanh nghiệp ngành may Việt Nam: Nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo, hiệu quả công việc của toàn bộ doanh nghiệp, tạo môi trường thống nhất cho phép doanh nghiệp khai thác các thông tin thuận lợi và trao đổi thông tin với các đối tượng khác ngoài doanh nghiệp một cách thuận tiện và nhanh chóng nhất. Sau khi nghiên cứu giải pháp ERP cho các doanh nghiệp ngành may Việt Nam, có thể rút ra một số các kết luận sau đây: Ngành may là một ngành có tính đặc thù riêng và phức tạp. Quá trình sản xuất thường trải qua nhiều công đoạn, mỗi công đoạn có quy trình sản xuất riêng kéo dài trong các khoảng thời gian khác nhau. Mỗi sản phẩm khác nhau lại có quy trình sản xuất khác nhau. Các đơn hàng của doanh nghiệp ngành may rất đa dạng từ gia công đến làm theo đơn hàng hoặc tự sản xuất tự tiêu thụ. Mỗi đơn hàng khác nhau phải theo dõi các yếu tố đầu vào: nguyên phụ liệu, mẫu thiết kế, … cho đến quá trình sản xuất và quá trình phân phối sản phẩm. Do đó lượng thông tin quản lý rất lớn và phức tạp. Sự đa dạng trong sản phẩm ngành may cũng là một yếu tố đặc thù riêng. Sự đa dạng thể hiện ở mẫu mã, kích cỡ, màu sắc, loại nguyên phụ liệu, kỹ thuật may. Ngoài ra sự đa dạng sản phẩm còn phụ thuộc vào đặc thù của từng đơn hàng: vùng miền, mùa, giới tính khách hàng, tôn giáo, phân khúc thị trường… Bài toán quản lý sản xuất vô cùng phức tạp do tính phức tạp và đa dạng của từng loại sản phẩm và từng đơn hàng, số lượng đơn hàng từng thời điểm rất lớn với các yêu cầu chi tiết khác nhau. Cấu trúc nguyên phụ liệu rất phức tạp và đa dạng đòi hỏi tính thống nhất chung trên toàn bộ doanh nghiệp. Cấu trúc nguyên phụ liệu được phân cấp theo nhiều cấp khác nhau và phân loại tuỳ theo từng doanh nghiệp. Cấu trúc nguyên phụ liệu được cấu trúc theo cấu trúc BOM và phù hợp với yêu cầu quản lý vật tư thực tế hiện nay. Bài toán giá thành khá phức tạp và yêu cầu chi tiết tới từng công đoạn sản xuất và các cấu thành lên giá phụ thuộc nhiều vào từng đơn hàng, từng mẫu sản phẩm. Hệ thống nhà cung cấp phụ thuộc nhiều vào nguyên phụ liệu nhập khẩu do đó bài toán tối ưu cung ứng ngoài tính cho các thời điểm cần phải tính cho một thời gian dài để chủ động sản xuất và tối thiểu hoá chi phí. Hệ thống phân phối đa dạng và phức tạp với nhu cầu tập hợp được trạng thái tiêu thụ, doanh thu bán hàng, trạng thái tồn kho sản phẩm cũng như các dự báo tiêu thụ để phục vụ cho điều động hàng, điều chỉnh sản lượng sản xuất cũng như quyết định các chương trình khuyến mãi hay bán giảm giá. Hệ thống sản xuất, quản lý, phân phối có vị trí địa lý khác nhau nên để kết nối thông tin thống nhất cần một giải pháp đảm bảo an toàn, chi phí đảm bảo và tối ưu công nghệ. Dữ liệu phát sinh rất lớn nên các nhu cầu về xử lý dữ liệu phải nhanh, kết nối đến các hệ thống thiết kế tự động, thương mại điện tử, hệ thống mã vạch cho sản phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế. Ngoài ra các nhà quản trị luôn mong muốn các công cụ hỗ trợ phân tích và khai phá dữ liệu để dễ dàng định hướng kế hoạch phát triển doanh nghiệp. Giải pháp cần tính đến các nền tảng công nghệ thông tin của doanh nghiệp từ cơ sở vật chất, kiến thức tin học của nhân viên tác nghiệp, nhân viên hệ thống, khả năng nhận thức về tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong quản lý của các cấp lãnh đạo để đảm bảo đưa ra được giải pháp phù hợp nhất với từng doanh nghiệp. Các phân hệ xây dựng trong giải pháp ERP cho doanh nghiệp ngành may cần tuân theo các chuẩn mực chung về kế toán của Việt Nam, các quy định về thương mại quốc tê, thương mại điện tử, các chính sách của ngành và của nhà nước. Hệ thống luôn đòi hỏi có tính mở cao phù hợp với xu thế phát triển của doanh nghiệp. Các thay đổi phải được chỉnh sửa dễ dàng và không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa trên quá trình nghiên cứu trong luận văn này tôi đã một phần nào đưa ra được một giải pháp ERP tổng thể cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam với tiêu chí là phần nào đưa ra được bộ khung giải pháp giúp cho doanh nghiệp ngành may khi triển khai giải pháp cho doanh nghiệp mình có thể dựa vào đó để ứng dụng. CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO I. Tiếng Việt [1] Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Huyền (2004), “Quản Trị Kinh Doanh”, tr. 174-540 , NXB Lao Động xã hội. [2] Quyết định của Thủ tướng chính phủ số 55/2001/QĐ-TTG ngày 23-04-2001, “Chiến lược phát triển ngành dệt may Việt Nam đến năm 2010”. [3] Rowan Gibson , Bản dịch (2002), “Tư duy lại tương lai”, NXB Trẻ Tp Hồ Chí Minh. [4] Phí Anh Tuấn (2007), “ERP Bài học triển khai “, tr. 30-32, Tạp chí Tin học và Đời sống số tháng 04. II. Tiếng Anh [1] Anderegg, Travis (2000), “ERP: A-Z Implementer’s guide for success”, Resource Publishing. [2] Brandy, Monk, Wagner(2005), “Enterprise Resource Planning” – South Western. [3] Gerald Grant (2003), “ERP & Data Warehousing in Organizations”, IRM Press. [4] Robbins, S.P. và Coultar, M.(1996); “Management” - Prentice Hall International. [5] Stoner, J.A.F. và Wankel, C.(1987); “Management” – Prentice Hall International. [6] Sheikn (2005), “Manufacturing Resurce Planning (MRP II)” – McGraw Hill. [7] Thomson (2005), “Straegic Management “ - South Western. III. Các trang web [1] www.cio.com/enterprise/erp [2] www.congnghemoi.net [3] www.crmvietnam.com [4] www.erpvn.net [5] [6] www.pcworld.com.vn [7]] www.quantrimang.com [8] www.technologyevaluation.com [9] www.vinatex.com [10] www.webketoan.com