Luận văn Hoàn thiện quy trình xuất khẩu mặt hàng rau quả tại Tổng công ty rau quả Việt Nam

h doanh cần sự nhanh nhạy tuy nhiên phương thức này cũng đem lại khá nhiều rủi ro vì nó hạn chế khả năng tìm hiểu đối tác của Tổng công ty. Tuy nhiên, khi tiến hành đàm phán Tổng công ty thường chỉ tập trung vào các điều khoản chính như tên hàng, phẩm chất, số lượng, bao bì, đóng gói, điều kiện giao hàng , giá thanh toán, bảo hiểm, còn các điều khoản khác cũng như khiếu nại , phạt , bồi thường thiệt hại, trọng tài, trường hợp bất khả kháng… không được chú trọng nhiều. Đấy cũng là nguyên nhân gây ra những rủi ro và tranh chấp trong quá trình xuất khẩu. 2.2 Kí kết hợp đồng xuất khẩu: Việc thực hiện kí kết hợp đồng của Tổng công ty diễn ra như sau: Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 Bên bán, bên mua cùng ghi rõ tên của công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, tên ngân hàng của công ty, số tài khoản mở, tên đại diện cho công ty và chức vụ của họ. Sau khi ghi rõ tất cả những điều kiện trên 2 bên cùng thoả thuận đồng kí kết hợp đồng theo những điều khoản ghi trong hợp đồng như: -Điều khoản tên hàng: đơn giá, số lượng, và giá cả trong hợp đồng xk -Điều khoản về chất lượngvà qui cách mặt hàng rau quả. -Điều khoản giao hàng -Điều khoản thanh toán -Điều khoản khiếu nại. Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 VD: CONTRACT No.P.T.IMPORT/FO-12 MS Bên bán: VIETNAM NATION VEGETABLE AND FRUIT CORPORATION Địa chỉ: No.2, Phạm Ngọc Thạch Street- Đống đa- Hà nội. Tel : 848524502; Fax :848523926. Bên mua: “PARADLUS” Địa chỉ: Proezd serebryankova 2/1 129343 Moscow, Russia Tel : 007/095/748-10-75 Cả hai cùng đồng ý kí hợp đồng này theo điều khoản và các điều kiện như cho phép. 1.Mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá cả. -Mặt hàng: Dứa đóng hộp:01 cont 20’ 565g *24 can -Số lượng: 1300 carton -Chất lượng : + Acid: 0.2-0.5% + Brix: 14-16% +Dr. wt: 50-52% min -Giá cả: FOB 7,92 USD -Điều kiện giao hàng: Việt Nam PORT + Thời gian giao hàng:hàng sẽ được chuyển lên tàu nội trong 10 ngày sau khi nhận 10% giá trị hợp đồng đặt cọc. +Nội trong 05 ngày sau khi chuyển hàng. Người bán nên gửi bằng fax những thông tin về việc vận chuyển hàng cho người mua. -Điều kiện thanh toán: Thanh toán bằng TTR cho tài khoản của người bán:001.1.37.0076699 ở ngân hàng Vietcombank Việt nam. + Trả10% sau khi kí hợp đồng. Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 +90% sau khi vận chuyển hoá đơn trong vòng 30 ngày từ ngày chuyển hàng. +Hoá đơn yêu cầu: *giấy chứng nhận xuất xứ do phòng TM cấp :1bản chính, 2 bản photo. *Hoá đơn thương mại: 3bản chính *Một bộ 3 vận đơn sạch. *Giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng đưa ra bởi người bán: 3bản chính -Điều kiện khác. Hợp đồng có giá trị kể từ ngày kí kết :31/12/2002 3.Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. 3.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu. Chuẩn bị hàng được coi là một bước khởi đầu rất quan trọng, nó quyết định và ảnh hưởng rất lớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng rau quả, nó quyết định tới hiệu quả kinh doanh của Tổng công ty. Mặt khác mặt hàng rau quả là mặt hàng rất khó bảo quản rất dễ hỏng do điều kiện môi trường xung quanh. Vì vậy việc giữ chất lượng hàng hoá không bị thay đổi cho đến khi giao hàng được cho khách hàng là công việc tương đối khó khăn nhưng để tránh tình trạng trên Tổng công ty thường để công việc bảo quản hàng hoá cho đến khi hàng được xuất đi với cách này khi gặp rủi ro trong vấn đề chất lượng hàng hoá thì Tổng công ty không phải chịu nhiều thiệt hại mà việc bồi thường thiệt hại là do các cơ sở cung ứng hàng phải chịu. Trong nhiều năm qua Tổng công ty đã thu được không ít kinh nghiệm và có một số chân hàng truyền thống chuyên cung cấp các sản phẩm xuất khẩu và nguyên liệu cho những mặt hàng chế biến xuất khẩu, các đơn vị đã qua nhiều lần hợp tác Tổng công ty cảm thấy đây là những chân hàng làm ăn có uy tín về việc giữ chất lượng hàng và giao hàng đúng thời gian thì Tổng công ty sẽ tiến hành kí kết làm ăn lâu dài. Mặt khác để chủ động trong nguồn Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 hàng xuất khẩu Tổng công ty tiến hành đầu tư và chỉ đạo cho một số nông trường để có nguồn hàng ổn định như nông trường Tam Điệp …Một số chân hàng truyền thống của Tổng công ty là quế, hồi, ở Ninh Hiệp, Từ Sơn( Bắc Ninh), dưa chuột muối(Hải Dương), lạc nhân (Nghệ An, Thanh Hoá)... VD1: Mặt hàng dưa chuột có chiều dài 6-9 cm là loại dưa chuột rất hiếm được khách hàng nước ngoài đặt hợp đồng nhập khẩu vì vậy năm 1999, 2000 có 2 hợp đồng số 40/KG/VE/99 với khách hàng là KWEEGEEPTE LMT xuất khẩu mặt hàng nấm rơm và hợp đồng số 45/PBP/VE/00 bán dứa hộp cho công ty AUP không được thực hiện chọn vẹn với người cung cấp không giao hàng khi thấy giá nâng cao nên hợp đồng XK dứa không thực hiện được do sai hẹn từ người cung ứng. VD2: Khi đi thu gom hàng hoá đôi khi cũng xảy ra tình trạng như trong trường hợp Cty TPXKĐồng Giao thuộc Trung Sơn- Tam điệp-Ninh Bình. Ngày 11/3/2002 theo HĐ số 02RQ/2002 CtyTPXK Đồng Giao kí kết với Tổng công ty số lượng 05 container. Trong đó 01cont dứa miếng nhỏ 20 0z, 02 conts dứa khoanh 30 0z và 02conts dứa khoanh 20 0z đơn giá:0.29USD/hộp. Nhưng thiếu 01 conts dứa khoanh 20 0z. Nguyên nhân ở đây là do khan hiếm về nguyên liệu và giá cả nguyên liệu tăng cao.Sau đó do bên 2 thương lượng với nhau, và Tổng công ty đã đồng ý chấp nhận với giá mới là: 0.305 USD/hộp. Khi xuất khẩu để mặt hàng rau quả không bị hỏng tránh dập nát Tổng công ty thường thực hiện bao gói hàng hoá bằng bao nhựa PE, thùng cattông, thùng gỗ, tuỳ từng mặt hàng để xác định bao gói sao cho phù hợp nhất tiết kiệm chi phí nhưng đôi khi việc đóng gói phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng trong hợp đồng nhưng xu hướng chung vẫn là gọn nhẹ và tiết kiệm được chi phí. Phương châm kẻ ký mã hiệu của Tổng công ty nhằm đảm bảo cho phương pháp giao nhận , kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá, Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 tuy nhiên có những khách hàng yêu cầu bên xuất khẩu để trống bao bì để họ tự đánh dấu nhằm không muốn cho người mua cuối cùng hoặc tiếp theo biết được nguồn gốc, xuất xứ mua hàng và vấn đề này được phản ánh trong hợp đồng xuất khẩu giữa hai bên thậm chí bên mua cũng có thể sắp xếp, đóng gói bao bì theo mục đích riêng của họ và thoả thuận bên xuất khẩu không cần phải đóng gói và kẻ mã hiệu. Như trường hợp công ty MENCHEUNG (HồngKông) mua dứa của Việt Nam thông qua Tổng công ty nhưng phải thoả thuận trước rằng Tổng công ty không phải kể ký mã hiệu để họ bán tiếp cho các hãng sản xuất chế biến dứa ở một số nước khác, Tổng công ty sẽ đồng ý để có mối làm ăn lâu dài với họ và yêu cầu này đã được ghi rõ trong hợp đồng số 19/ME/VE/1999. 3.2. Kiểm tra chất lượng hàng hoá xuất khẩu. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu đối với mặt hàng rau quả từ trước tới nay của Tổng công ty rau quả được coi là khâu quan trong trong quá trình thực hiện hợp đồng nhằm giữ uy tín và hiệu quả kinh doanh lâu dài. Theo quy định của nhà nước việc kiểm tra hàng xuất khẩu của Tổng công ty được thực hiện ở hai cấp độ: cấp cơ sở và cấp cửa khẩu. Trong đó kiểm tra ở cấp cơ sở vẫn là quyết định cho phép hàng được xuất đi hay không. Còn kiểm tra ở cấp cửa khẩu thì trở nên thông thoáng hơn do chính sách khuyến khích của Nhà Nước. Nội dung kiểm tra của mặt hàng rau quả là rau có đảm bảo độ an toàn hay không, có phải là rau quả sạch không và vệ sinh chất lượng. Cơ quan mà Tổng công ty tín nhiệm mời kiểm tra chất lượng đó là Vinacontrol đối với một số mặt hàng cần sự kiểm tra về sâu bệnh Tổng công ty cần sự kiểm tra của cục Kiểm nghiệm thực vật. Tại cơ quan hải quan khi đã nhận đủ chứng từ cần thiết nhân viên Hải quan sẽ xuống kiểm tra hàng hoá nếu thấy không có vấn đề gì thì tiến hành cho hàng hoá vào container để kẹp chì hoặc chuyển xuống tàu. Đó là những hàng hoá mà Tổng công ty mang đến Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 cảng khi đã khai báo nhân viên kiểm tra tại chỗ. Còn Tổng công ty thực hiện đóng hàng tại nơi thu mua thì trước đó Tổng công ty phải đến Hải quan khai báo, sau đó nhân viên Hải quan đến nơi thu mua hàng hoá cũng là nơi đóng gói để cùng cơ quan kiểm tra trọng lượng, chất lượng, xuất xứ , kiểm dịch thực vật. Năm 1999 trong hợp đồng xuất khẩu nhãn của Tổng công ty cho MCKEN SALES số 30/MC/VE/1999 sau khi mua hàng trong nước xong, khi mang kiểm định thì thấy nhãn không đúng theo yêu cầu của khách hàng về một số điểm nên buộc Tổng công ty phải trả cho nhà cung ứng để đi mua lô hàng khác dể xuất khẩu. Mặc dù chậm mất 10 ngày nhưng hợp đồng vẫn được thực hiện được vì có sự thông cảm và đồng ý của khách hàng. VD: hợp đồng HA/18/DA/VE/00 là một số trường hợp khác, hợp đồng này bị huỷ bỏ không thực hiện được vì khi xuất hàng Tổng công ty mới phát hiện là không qua kiểm tra hải quan, dứa đóng hộp không đảm bảo chất lượng do thời gian lưu kho quá lâu, công ty bên phía đối tác đã từ chối huỷ bỏ hợp đồng vì họ không muốn bị chậm tiến độ mua bán nếu để Tổng công ty bù lại số lượng hàng hoá đã bị hỏng. Trong những lần kiểm tra cơ sở, mỗi lô hàng phải có giấy chứng nhận kèm theo khi xuất khẩu lô hàng và phải có chữ ký kèm theo chữ ký cuả giám đốc của Tổng công ty. 3.3. Thuê phương tiện vận chuyển. Tình trạng chung ở Việt Nam hiện nay là phương tiện vận chuyển đặc biệt là tàu biển không được lớn mạnh như ở các nước khác, chúng ta có nhiều đội tàu nhưng đa phần là những tàu già hầu hết đã quá tuổi đi biển. Do tình trạng là như vậy nên ảnh hưởng đến phương thức xuất khẩu của Tổng công ty Hiện nay phương thức mà Tổng công ty thường sử dụng khi xuất khẩu mặt hàng rau quả đó là FOB, CIF và CFR trong đó chủ yếu là CFR(là điều kiện giao dịch áp dụng cho đường biển và đường sông nội địa trong đó người Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 bán có nghĩa vụ thuê tàu và gía thanh toán gồm tiền hàng và cước phí, đồng thời người bán không có nghĩa vụ phải mua bảo hiểm cho hàng hoá. Còn khi thuê tàu, tàu phải có các điều kiện cơ bản đó là . + Tàu phải có khả năng đi biển tức nó phải kín nước và đủ khỏe. + Tàu phải có dự trữ lương thực, thực phẩm. Sở dĩ Tổng công ty thường sử dụng điều kiện CFR trong xuất khẩu là để tránh tình trạng bị động trong thuê tàu như vậy thì đặc biệt phù hợp đối với mặt hàng rau quả có đặc điểm không để lâu ngày. Một điều nữa đó là trong CFR việc khoảng thời gian làm thủ tục mua bảo hiểm . Nói chung trong thực hiện xuất khẩu hàng hoá hai bên tiến hành thoả thuận điều kiện giao hàng sao cho phù hợp nên chưa tạo được lòng tin cho một số đối tác làm ăn của Tổng công ty. Trong việc thuê tàu, Tổng công ty thường thuê tàu chợ do lượng hàng chuyên chở không quá lớn, thường 50 đến 100 tấn cho mỗi lần xuất. Tổng công ty thường thuê tàu chuyến cho mỗi đợt xuất nhiều hàng với khối lượng lớn như trong năm 1999, Tổng công ty đã kí hợp đồng thuê tàu chuyến với hãng tàu của công ty vận tải đường biển Hải phòng Vitranchart để xuất dứa cho POCELIN Hồng kông. Trong quá trình vận chuyển bằng đường bộ, Tổng công ty thường thuê Container để vừa chủ động đi lại, vừa gọn và dễ bảo quản hàng. Quan hệ chủ xe và Tổng công ty đều được điều chỉnh bằng hợp đồng văn bản. Trong quá trình giao hàng lên tàu Tổng công ty thường uỷ thác cho bên vận tải . VD: Bên vận tải :VIET HA Co.LTD. Bên uỷ thác vận tải: VEGETEXCO Việt Nam Về lô hàng sau đây: +Lên tàu STEAMRS FORTUNE 215S Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 +Số lượng: 03*20’ CNTRS +Tên hàng: dứa khoanh đóng hộp +Chủ hàng: VEGETEXCO Việt Nam +Người nhận: MIVITRANS +Cảng xếp hàng: CY hải phòng, Việt Nam +Ngày xếp hàng: 28/8/2002 +Nơi giao hàng: GDYNIA, POLAND +Giá cước phí vận tải: USD 1.400/20 FT CONTAINER +Phí vận đơn: 100.000VNĐ 3.4. Mua bảo hiểm hàng hoá. Ngành bảo hiểm của Việt Nam còn non trẻ chưa có nhiều tiếng tăm cũng như uy tín trên thị trường quốc tế nên gây ra một số trở ngại cho hoạt động xuất khẩu nói chung. Khi bên đối tác kí hợp đồng theo điều khoản nào thì Tổng công ty phải thực hiện theo điều khoản đó. Theo tổng kết trong 3 năm 1999 –2001 Tổng công ty rau quả Việt Nam đã thực hiện được 28 hợp đồng xuất khẩu mặt hàng rau quả trong đó có 15 hợp đồng xuất CFR, 8 hợp đồng xuất CIF. Trong 5 hợp đồng xuất CIF, Tổng công ty chỉ được mua bảo hiểm cho 2 hợp đồng, một hợp đồng xuất khẩu dứa hộp cho GWEEGEF LTD, một hợp đồng xuất khẩu dưa chuột muối cho công ty DAICHIMYUKI CO, trong 2 hợp đồng công ty được mua bảo hiểm thì cả hai hợp đồng đều là hợp đồng mua bảo hiểm chuyến. Thông thường khi mua bảo hiểm, Tổng công ty thường mua bảo hiểm của Bảo Việt giải quyết thủ tục nhanh và rất có uy tín được nhiều công ty tín nhiệm. Khi mua Tổng công ty thường mua theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu C. Để tiến hành mua bán được diễn ra nhanh chóng , chặt chẽ, đáp ứng hiệu quả khi có rủi ro xảy ra. Tổng công ty đã tiến hành đàm phán kí kết với công ty Bảo Việt hợp đồng bảo quản thanh toán phí bảo hiểm để nhận đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 3.5. Thủ tục Hải quan. Theo nghị định số 57- 1998/NĐ-CP trong đó các mặt hàng rau quả mà Tổng công ty thực hiện xuất khẩu từ trước đều là những mặt hàng được phép nằm trong danh mục hàng hoá được xuất khẩu. Khi đến làm các thủ tục hải quan Tổng công ty phải xuất trình bộ chứng từ bao gồm: - Giấy phép kinh doanh của đơn vị xuất khẩu. - Bản sao đăng kí thành lập doanh nghiệp Nhà nước. - Bản sao chứng nhận đăng kí mã số doanh nghiệp XNK. - Bản sao hợp đồng XK. - Bảng kê chi tiết hàng hoá. - Giấy uỷ quyền kí hợp đồng. Cũng theo nghị định 57-1998/LĐ-CP, Tổng công ty đã tổ chức và tham gia đánh mã số của mình ở Tổng cục Hải quan Hà Nội với mã số là 011001756 và sử dụng mã số này trên các tờ khai Hải quan và các giấy tờ, sổ sách, chứng từ khi nộp cho cơ quan Hải quan trong mỗi lần thực hiện hoạt động mua bán quốc tế. Với tư cách là một Tổng công ty chuyên về kinh doanh mặt hàng rau quả, mục tiêu hoạt động của Tổng công ty là thu lợi nhuận, đảm bảo uy tín, trách nhiệm pháp luật. Chính vì vậy hầu hết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ với Hải quan, cơ quan Hải quan kiểm tra hàng hoá khi xuất khẩu phần lớn được tiến hành thuận lợi, ít sảy ra những rắc rối về chất lượng hàng hoá, về khối lượng hàng…sai quy định của Nhà nước hoặc trong hợp đồng mua bán. 3.6 Giao hàng cho phương tiện vận tải. Giao hàng xuất khẩu với phương tiện vận tải nói chung được Tổng công ty ý thức và xem xét là bước quan trọng và khá phức tạp trong quá trình thực hiện hợp đồng. Nó bao gồm nhiều giấy tờ, thủ tục có liên quan trực tiếp đến chất lượng, số lượng hàng, các cán bộ trực tiếp tham gia đều thận trọng thực hiện theo đúng trình tự mà các thông lệ buôn bán qui định, giám sát chặt Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 chẽ để nắm bắt số lượng hàng giao và giải quyết kịp thời vướng mắc phát sinh. Trong trường hợp giao hàng với tàu, thì việc đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển được coi là quan trọng nhất và vận đơn đòi hỏi phải là vận đơn hoàn hảo. Nếu giao hàng bằng Container thì sẽ nhận Container rỗng về giao tại nơi thu mua, nếu không đủ hàng thì Tổng công ty sẽ vận chuyển hàng ra bãi Container. Việc kiểm tra hàng để niêm phong kẹp chì là công việc được quản lý sát sao từ phíaTổng công ty, đơn vị vận tải chuyến và cơ quan Hải quan. Nếu như lượng hàng xuất khẩu lớn đủ một tàu thì Tổng công ty sẽ tập kết hàng ra cảng, làm thủ tục hải quan và giao hàng xuống tàu. Theo số liệu báo cáo năm 2001 trong số 11 hợp đồng xuất khẩu mặt hàng rau quả thì có đến 8 lần Tổng công ty ký hợp đồng thuê Container để chuyên chở hàng ra cảng. Mặc dù Tổng công ty có xe tải dùng vào công tác chuyên chở hàng xong không đáp ứng đủ do lượng hàng xuất khẩu lớn, đặc biệt như các mặt hàng: dưa chuột, dứa … Do có kinh nghiệm thuê tàu xe lâu năm , Công ty xe tải chuyên chở mà Tổng công ty thuê lại lớn nên quá trình vận chuyển ít xảy ra trục trặc ảnh hưởng đến hàng hoá, thời gian giao hàng, gửi hàng. Sử dụng giấy tờ đầy đủ, đảm bảo nên phần lớn tránh được các lấn áp thiệt thòi, đòi hỏi từ Công ty xe tải. 3.7 Thủ tục thanh toán. Trong quá trình thực hiện xuất khẩu Tổng công ty ý thức được việc thanh toán là rất quan trọng, nó ảnh hưởng lớn đến quyết định, hiệu quả kinh tế kinh doanh. Tổng công ty rất có nhiều khách hàng khác nhau ở các nước trên thế giới, có thể là khách hàng truyền thống hay khách hàng mới giao dịch lần đầu…Vì với mỗi loại khách hàng Tổng công ty thoả thuận, yêu cầu thanh Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 toán ở những phương thức khác nhau đảm bảo được sau khi giao hàng Tổng công ty sẽ nhận được tiền thanh toán một cách nhanh nhất. Thông thường đối với những khách hàng quen thuộc, đã có quan hệ kinh doanh với Tổng công ty từ lâu và Tổng công ty có những hiểu biết nhất định về thế mạnh, tình hình tài chính của đối tác khi đó Tổng công ty thường sử dụng phương thức thanh toán D/P thông qua VietComBank với tài khoản của Tổng công ty:001.142.007.321. Trong hợp đồng số45/KG/VE/1999 có qui định có thanh toán bằng D/P(payment by D/P to the bank for foreign trade of vietnam to seller’s account 001.142.007.321). Sau đó Tổng công ty sẽ gửi tới ngân hàng của người bán bộ chứng từ. D/P là phương thức nhờ thu trả ngay kèm chứng từ. Khi áp dụng phương thức này sau khi giao hàng Tổng công ty lập bộ chứng từ thanh toán bao gồm bộ chứng từ gửi hàng, hối phiếu chuyển cho ngân hàng và nhờ ngân hàng này thu hộ tiền từ người mua. Ngân hàng bên mua yêu cầu người mua trả tiền để nhận chứng từ , khi người mua trả tiền thì trao chứng từ gửi hàng để họ nhận hàng. Phương thức nhờ thu kèm chứng từ đảm bảo quyền lợi cho nhà nhập khẩu vì ngân hàng đã thay mặt người bán khống chế chứng từ. Còn lại xu hướng chung hiện nay là Tổng công ty sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ(L/C). Sau khi Tổng công ty giao hàng cho nhà vận tải và nhận chứng từ vận tải. Tổng công ty xuất trình các chứng từ giao hàng cho ngân hàng thông báo .Sau đó ngân hàng thông báo chuyển chứng từ cho ngân hàng phát hành, ngân hàng phát hành chuyển số tiền cần thiết đến ngân hàng thông báo. Theo số liệu báo cáo tổng kết kinh doanh năm 2001 của Tổng công ty thì trong 11 hợp đồng được thực hiện thì có đến 6 hợp đồng dùng phương pháp thanh toán D/P còn lại sử dụng phương thức hàng đổi hàng. Tuy nhiên trong tâm lý chung của cán bộ Tổng công ty đặc biệt là các cán bộ trong Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 phòng kinh doanh XNK thì không thích dùng phương thức L/C mặc dù thấy được ưu điểm của nó là đảm bảo chặt chẽ một cách tốt nhất việc thanh toán của khách hàng. Theo ý kiến chung cho rằng việc sử dụng phương pháp này còn khá rườm rà, tốn kém và mất nhiều thời gian hơn trong quá trình đôn đốc kiểm tra L/C vì các dịch vụ thông tin, dịch vụ ngân hàng còn đắt đỏ, chưa phát triển mạnh như ở một số nước khác tạo điều kiện cho quá trình thông báo, đàm phán trong khi mở , kiểm tra L/C… Tổng công ty thường tiến hành làm thủ tục thanh toán thông qua ngân hàng lớn ở Hà nội là Vietcombank. Nhìn chung, trong nhiều năm qua có rất nhiều hợp đồng được thực hiện song hầu hết được khách hàng thanh toán đúng hẹn, tránh và hạn chế nhiều trường hợp bị khách hàng chiếm dụng vốn, đặc biệt là chưa sảy ra tranh chấp, kiếu nại nào trong khi xuất khẩu hàng rau quả cho nước ngoài. 3.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Mặt hàng rau quả có tính chất và đặc điểm riêng biệt gây ra tranh chấp khiếu nại về phẩm chất của hàng hoá nên trong nhiều hợp đồng mà Tổng công ty thực hiện các khiếu nại về hàng. Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu phía khách hàng có sự vi phạm thì Tổng công ty có thể khiếu nại với trọng tài về sự vi phạm đó, trong trường hợp cần thiết có thể kiện ra toà án, việc tiến hành khiếu khiện phải tiến hành thận trọng, tỉ mỉ, kịp thời, dựa trên căn cứ chứng từ kèm theo. Trong trường hợp Tổng công ty bị khiếu nại đòi bồi thường Tổng công ty đã có thái độ nghiêm túc thận trọng xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết khâu chương kịp thời và có tình có lý. Việc khiếu nại của Tổng công ty thường xảy ra trong trường hợp : đối với khách hàng trong nước thường trả tiền chậm khi yêu cầu trả tiền thì khất lần khất lượt và thường trả thiếu hoặc đôi khi không chịu trả, còn khác hàng nước ngoài thì tìm mọi cách để giảm giá hàng bán để không phải trả tiền cho Tổng công ty hoặc để giảm bớt số tiền mua hàng nhưngđó chỉ là một Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 số trường hợp do Tổng công ty sơ xuất trong khi giao hàng tạo cơ sở cho họ thực hiện được việc đó . Còn Tổng công ty thường bị đối tác khiếu nại do: giao hàng thiếu, hàng kém phẩm chất, giao hàng muộn …Trong đó mặt hàng rau quả chế biến thường là mặt hàng chiếm tỉ trọng lớn nhất trong xk hàng hoá và đồng thời hay bị khiếu nại nhất. Thông thường Tổng công ty gặp phải những khiếu nại về chất lượng hàng mà người cung ứng không giao hàng như trong hợp đồng ghi rõ. VD: trong hợp đồng thu mua số 28 ngày 12/3/00 Tổng công ty mua, dứa ở công ty lương thực Nghệ An, và Bỉm Sơn đã bị chậm tiến độ do khi kiểm tra hàng, phát hiện trong các thùng có lẫn rất nhiều dứa không bảo quản chất lượng(dứa bị dập nát, thối). Tổng công ty đã có khiếu nại và yêu cầu trả lại số hàng trên nên bên bán không có đủ hàng để đổi lại số hàng không đủ chất lượng thì phải đền bù 2% tổng số tiền mà họ đã bán cho Tổng công ty. Trong quý IV năm 97-98 Tổng công ty lại bị lỗ hẹn giao hàng cho các hàng RIMMA vì trong qúa trình thu mua người bán hàng đã không giao hàng bán như đã qui định do giá cả nhích lên. Trước tình hình đó công ty đã khiếu nại đối với nhà cung cấp và đã buộc nhà cung cấp phải đền bù những thiệt hại mà Tổng công ty phải bỏ ra trong khi hợp đồng bị huỷ bỏ. Sau khi việc tranh chấp được giải quyết, Tổng công ty đã mua lại được lô hàng hồi đó với giá thoả thuận ban đầu, đồng thời người bán đã bị phạt đền bù thêm, song cũng kịp thời đảm bảo hợp đồng cho phía đối tác. Trong quá trình chuyên chở, thuê phương tiện vận chuyển cũng là một số những trường hợp rất dễ nảy sinh các tranh chấp, khiếu nại nếu tính trong thời gian từ 99-2001 Tổng công ty phải thuê tàu vận chuyển 20 lần, trong 20 lần xuất CIF và CFR mặt hàng rau quả song chỉ có 1 lầnTổng công ty giao chậm hàng 4 ngày ở cảng đến cho khách hàng song được khách hàng thông cảm (do những nguyên nhân khách quan gây nên (bão lụt). Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 Nội dung trong quá trình thực hiện hợp đồng xk rất dễ xảy ra các tranh chấp khiếu nại khi thực hiện và tại Tổng công ty rau quả cũng vậy. Nhìn chung khi có tranh chấp xảy ra như về chất lượng hàng hoá chẳng hạn thì bên nhập khẩu sẽ làm giám định và có biên bản giám định gửi cho bên xk sau đó 2 bên có thể thương lượng lại qua điện thoại...và thường thường có 2 cách để giải quyết vấn đề. Thứ 1: giao hàng bù với số lượng tương đương trị giá hàng kém chất lượng trong lô hàng sau. Thứ 2: là trừ vào số tiền mà bên mua phải thanh toán với giá trị bằng giá trị hàng hỏng. VD: trong hợp đồng số 01/SANKO/ VE/2001 mặt hàng dưa chuột muối xk sang Nhật. Khi hàng sang Nhật, bên Nhật kiểm tra thấy số lượng hàng bị thiếu và căn cứ vào số lượng hàng thiếu, phía Nhật bắt trừ tiền bằng số lượng hàng đó. III.PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CỦA VIỆC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU. 1.Phân tích việc thực hiện hợp đồng XK. Trong những năm gần đây, cơ chế kinh tế của Việt Nam có sự thay đổi rõ rệt, có sự khuyến khích mở rộng các hoạt động Thương mại Quốc tế nhằm hòa nhập nhanh với xu thế tự do và toàn cầu hoá nền kinh doanh XNK đã được mở rộng đối với mọi thành phần kinh tế trong nước, các cá nhân, các tổ chức ngoài quốc doanh có thể tự tổ chức XNK phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Chính vì vậy mà số lượng hợp đồng XNK nói chung của Tổng công ty thực hiện với số lượng lớn cụ thể. Năm 1999 Tổng công ty kí được 8 hợp đồng xk và thực hiện cả 8 hợp đồng. Năm 2000 Tổng công ty kí được 9 hợp đồng xk nông sản và thực hiện được cả 9 hợp đồng. Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 Năm 2001 Tổng công ty kí được 11 hợp đồng xk mặt hàng rau quả và thực hiện được cả 11 hợp đồng. Năm 2002 Tổng công ty kí được 15 hợp đồng xk mặt hàng rau quả và được thực cả 15 hợp đồng. Trong những năm gần đây Tổng công ty đã xk được nhiều mặt hàng rau quả đặc biệt là mặt hàng dứa hộp là mặt hàng chiếm tỉ trọng lớn trong kim ngạch xk. Những năm qua do sự ảnh hưởng của một số biến động ngoài nước như cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ khởi đầu ở Thailan nhanh chóng lan sang các quốc gia khác trong khu vực Đông Nam á như Inđônexia, Malaysia, Philipin, một số các nước trong khu vực Châu á: NHật, Hàn Quốc, Hôngkông, Trung Quốc làm ảnh hưởng đến việc xk của Tổng công ty. Hoạt động của Tổng công ty gặp một số khó khăn cho nên Tổng công ty không được thuận lợi trong khâu xk hàng hoá. Mặc dù vậy Tổng công ty vẫn tiếp tục đẩy mạnh sản xuất, xuất khẩu một số mặt hàng quan trọng đặc biệt là một số mặt hàng có khả năng cạnh tranh cao và có lợi nhuận lớn như dưa đóng hộp , dưa chuột muối. Nói chung để có những kết quả trên Tổng công ty đã phải trải qua nhiều giai đoạn phức tạp trong qúa trình điều hành và thực hiện công tác kinh doanh XNK đặc biệt là quá trình thực hiện hợp đồng XK. 2. Đánh giá hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng XK. Giai đoạn thực hiện XK có vai trò quan trọng ảnh hưởng mạnh mẽ tới hiệu quả kinh doanh XK của Tổng công ty. Để có được thế mạnh như hôm nay không thể không kể đến vai trò của các cán bộ, nhân viên. Thực hiện các hoạt động XNK. Trong những năm gần đây việc thực hiện hợp đồng XK đã đạt được một số hiệu quả sau: Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 -Nhu cầu của bạn hàng được đáp ứng vì Tổng công ty có kinh nghiệm là có những mối quan hệ tốt, truyền thống, đảm bảo được công tác hàng xuất với một số lượng dồi dào chất lượng tốt. -Do áp dụng phương thức thanh toán D/P nên thu hồi được tiền nhanh và nhờ uy tín của mình. Tổng công ty đã thuyết phục được bạn hàng dùng phương thức thanh toán D/P. Phương thức này giúp Tổng công ty thu hồi vốn trong vòng 3 ngày làm việc , dẫn đến việc thu hồi nhanh để quay vòng vốn không chỉ giúp Tổng công ty phát triển mà còn tăng trưởng mạnh. -Thị trường của Tổng công ty ngừng được mở rộng, bên cạnh những thị trường truyền thống phát triển Tổng công ty tích cực mở rộng thêm một số thị trường mới đặc biệt là sau hiệp định Thương Mại Việt –Mỹ thì thị trường Mỹ đang là mục tiêu hướng tới của Tổng công ty. Sự kiện Trung Quốc gia nhập WTO là thách thức lớn cho Tổng công ty bởi sự cạnh tranh của hàng Trung Quốc làm mất một số thị trường của ta, những đồng thời Trung Quốc cũng bỏ qua một số thị trường là mục tiêu hướng tới của Tổng công ty đòi hỏi Tổng công ty phải tự khẳng định bản thân mình với đối thủ là Trung Quốc, Tổng công ty phải xác định hợp tác chứ không phải đối đầu. -Các công tác tiến hành thực hiện hợp đồng được thực hiện theo đúng qui định của luật quốc tế, luật trong nước và các qui định trong hợp đồng. Hạn chế được rủi ro, tránh được tranh chấp , khiếu nại xảy ra. Qui trình thực hiện hợp đồng được đẩy nhanh tốc độ, đảm bảo thời gian thực hiện hợp đồng. Điều này đã tạo uy tín cho Tổng công ty trên thị trường thế giới và Việt nam. Dưới đây là con số cụ thể để chứng minh những thành quả nêu trên: 1999 2000 2001 2002 1.Tổng số hợp đồng kí kết 8 9 11 15 Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 2.Số lượng hợp đồng được thực hiện -Rau quả hộp -Rau quả sấy muối -Rau quả tươi -Các hợp đồng khác 8 3 4 1 1 9 4 3 2 0 11 4 3 3 1 15 7 2 4 2 3.Hợp đồng thuê tàu 6 6 8 12 4.Tranh chấp khiếu nại 0 0 0 0 Tuy nhiên trong quá trình thực hiện hợp đồng xk hàng rau quả Tổng công ty vẫn phải đối mặt với những hạn chế sau. -Tổng công ty thường thực hiện ký hợp đồng mua bán từ các chân hàng trước, sau đó mới tiến hành chào hàng với các công ty nước ngoài cho nên Tổng công ty không chủ động được trong việc tìm kiếm đối tác xk vì vậy các sản phẩm dễ bị ép giá do đặc điểm mặt hàng rau quả không thể để lâu được mà khâu bảo quản rất phức tạp và tốn kém. -Trong khâu vận chuyển hàng cũng có nhiều vướng mắc do đặc điểm hàng rau quả thường phải tiến hàng mua hàng và công việc vận chuyển lại rất phức tạp và có rất nhiều công đoạn như vận chuyển hàng từ các điểm thu mua về bãi tập kết từ bãi tập kết đến bãi container hay vận chuyển đến cảng vì vậy khâu vận chuyển rất mất thời gian và chi phí vận chuyển tương đối lớn do đó Tổng công ty không đựơc chủ động trong khâu vận chuyển điều đó gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá. -Khâu kiểm tra hàng cần phải được coi trọng hơn cả do đã xuất hiện trường hợp đối tác phàn nàn về việc thiếu hàng điều này ảnh hưởng lớn uy tín của Tổng công ty đặc biệt trong nền kinh tế cạnh tranh như hiện nay thì uy tín là vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp mất nhiều chi phí mới có được. -Bên cạnh đó do điều kiện cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng ở Việt Nam còn hạn chế nên gây nhiều ảnh hưởng tiêu cực trong khi thực hiện hợp đồng của Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 Tổng công ty. Nói chung những rắc rối xảy ra có thể bắt nguồn từ nguyên nhân chủ quan , khách quan. Dứơi đây là một số phát sinh gây trở ngại chính thường gặp. Những nguyên nhân phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng Số lượng hợp đồng vướng mắc Nguyên nhân 1999 2000 2001 2002 -Chất lượng -Số lượng hàng hóa -Giá cả thay đổi -Thời gian giao hàng -Thanh toán chậm 3 1 2 1 0 3 0 1 0 1 2 0 0 1 0 2 0 0 0 0 Qua số liệu trên cho thấy số lượng hợp đồng gặp trở ngại ngày càng ít đi kể từ năm 2000 trở lại đây những hợp đồng vướng mắc do chất lượng, sản lượng hàng , giá cả, thời hạn giao hàng và thanh toán chậm đều có đặc biệt với nguyên nhân về chất lượng luôn sảy ra. Trong 2001 và 2002 số lượng hợp đồng gặp vướng mắc đã giảm dần xuống còn 2 hợp đồng, như vậy cho thấy Tổng công ty đã có được những biện pháp khắc phục những nguyên nhân trên. Tuy nhiên những nguyên nhân trên đều nằm trong tầm kiểm soát của Tổng công ty như năm 2002: có 2 hợp đồng xảy ra do nguyên nhân chất lượng, là do khâu kiểm tra hàng hoá trước khi xuất khẩu đã thực hiện không tốt và Tổng công ty đã không có biện pháp hữu hiệu để hạn chế nguyên nhân này. Ngoài ra còn 1 nguyên nhân gây vướng mắc trong năm 2001 đó là nguyên nhân thời gian giao hàng, nguyên nhân này do trong quá trình thu mua không có sự chuẩn bị trước, do không có kho dự trữ... Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU MẶT HÀNG RAU QUẢ CỦA TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VIỆT NAM. I. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VIỆT NAM . Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp đều phải tìm cho mình những phương hướng, những hướng đích để đạt đến. Đặc biệt là xu thế tự do hoá thương mại nói chung và thực hiện công nghiệp hoá hướng vào xuất khẩu nói riêng, thì phương hướng của hoạt động kinh doanh xuất khẩu là thu được các kết quả tốt qua các nghiệp vụ xuất khẩu , cụ thể là tăng kim ngạch xuất khẩu hàng hoá, tăng nguồn thu ngoại tệ để góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu ( máy móc, thiết bị, nguyên liệu, hàng hoá, ... ). Nhưng với mỗi doanh nghiệp tuỳ theo đặc điểm, lĩnh vực kinh doanh, thực trạng kinh doanh và các yếu tố môi trường khác nhau mà họ tự tìm ra cho mình những cách khác nhau để đạt được kết quả đó. Ở Tổng Công ty rau quả Việt Nam, thực tế đặt ra là phải đưa được những mục tiêu và định hướng đúng đắn, khả thi và áp dụng các biện pháp thực hiện hữu hiệu nhằm đạt được kết quả và mang lại sự phát triển vững chắc cho tổng Công ty trong thời gian tới. 1.Phương hướng chung của Tổng Công ty đến năm 2010 - 2005 kim ngạch xuất khẩu đạt 100 triệu USD - 2010 kim ngạch xuất khẩu đạt 200 triệu USD Quy hoạch hoá lại vùng lạuvùng sản xuất cho hợp lý, có hiệu quả hơn nhằm góp phần nâng cao sản lượng và chất lượng nguyên liệu chế biến. Tạo việc làm ổn định cho đội ngũ cán bộ công nhân viên và người lao động trong Tổng Công ty. Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 2. Phương hướng xuất khẩu của Tổng Công ty trong thời gian tới 2.1 Định hướng về kim ngạch và tiến độ xuất khẩu . Bảng Tiến độ xuất khẩu dự kiến đến 2010 của Tổng Công ty Năm Kim ngạch Tăng trưởng (%) 2005 100 35 2006 112 12 2007 125 12 2008 140 12 2009 160 14 2010 200 25 Nguồn: Định hướng phát triển của Tổng Công ty rau quả Việt Nam giai đoạn 1999- 2000) Cơ sở để đề ra kim ngạch và tiến độ xuất khẩu là dựa trên tình hình thực tế những năm qua và dự báo của tình hình tiêu thụ rau quả của thế giới cũng như các mặt hàng của Tổng Công ty trong thời gian tới. Ngoài ra còn căn cứ vào mức phát triển ngành rau quả trong nước từ nay đến 2010. 2.2 Định hướng về sản phẩm và chiến lược xuất khẩu của Tổng Công ty . Trong định hướng về cơ cấu sản phẩm và kim ngạch xuất khẩu giai đoạn 2000- 2010 Tổng Công ty sẽ cố gắng phấn đấu để tới 2005 tổng khối lượng sản phẩm xuất khẩu đạt 160 nghìn tấn, trong đó rau quả hộp, nước quả cô đặc đông lạnh chiếm vai trò chủ đạo với 57 nghìn tấn, kim ngạch xuất khẩu là 40 triệu USD ( chiếm 40% tổng kim ngạch xuất khẩu ). Rau quả sấy muối và gia vị đều chiếm 20% tổng kim ngạch xuất khẩu. Mặt hàng nông sản thực phẩm theo định hướng chỉ đóng góp vào kim ngạch xuất khẩu là 5 triệu USD với tỉ trọng rất nhỏ là 5% tổng kim ngạch xuất khẩu. Năm 2010 sẽ là thời điểm đỉnh cao trong định hướng phát triển giai đoạn2000 tới 2010 của Tổng Công ty với tổng sản lượng sản phẩm xuất khẩu sẽ là 350 nghìn tấn, kim ngạch đạt 200 triệu USD. Tuy nhiên tỉ trọng kim ngạch xuất khẩu của các mặt Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 hàng sẽ không có nhiều thay đổi lớn, mặt hàng rau quả tươi sẽ tăng 5% thay cho sự giảm xuống 5% mặt hàng gia vị trong tỉ trọng kim ngạch xuất khẩu của Tổng Công ty so với năm 2005. Bảng Cơ cấu sản phẩm và tỉ trọng kim ngạch xuất khẩu giai đoạn 2005-2010 của Tổng Công ty . 2005 2010 Năm Kim ngạch xuất khẩu tỉ trọng (%) Khối lượng (Nghìn tấn) Kim ngạch xuất khẩu Tỉ trọng (%) Khối lượng (Nghìn tấn) 1. Rau quả tươi 15 15 50 40 20 130 2. Rau quả hộp 40 40 57 80 40 120 3. Rau quả sấy muối 20 20 33 40 20 68 4. Gia vị 20 20 13 30 15 20 5. Nông sản thực phẩm 5 5 7 10 5 12 Tổng 100 100 160 200 100 350 ( Nguồn: Định hướng phát triển của Tổng Công ty rau quả Việt Nam giai đoạn 1999- 2000) Về sản phẩm và thị trường của mình, tới năm 2010 thì rau quả tươi, đồ hộp nước quả đông lạnh, rau quả sấy muối, gia vị và nông sản thực phẩm, ... sản xuất vẫn là những mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Tổng Công ty. Giai đoạn này Tổng Công ty cũng sẽ thực hiện việc đa dạng hoá các sản phẩm ( Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 phát triển thêm các sản phẩm mới nâng cao hơn nữa chất lượng mẫu mã sản phẩm cũ) để phù hợp với xu hướng phát triển và nhu cầu thị trường . Các thị trường truyền thống như liên bang Nga, Đông Âu, Nhật Bản, Trung Quốc, Italia,... sẽ được củng cố và giữ vững. Bên cạnh đó Tổng Công ty cũng sẽ tiến hành thăm dò, xâm nhập và phát triển một số thị trường mới có triển vọng đặc biệt là thị trường Mỹ. Bảng Định hướng cơ cấu sản phẩm và thị trường đến 2010 của Tổng Công ty rau quả Việt Nam. Sản phẩm chủ lực Sản phẩm đa dạng khác Thị trường chính 1. Rau quả tươi -Bắp cải, khoai tây, hành tây, dưa hấu tỏi, cà rốt, gừng, nghệ, muối tiêu.. - Hoa lay ơn, loa kèn, phong lan... -Su hào, súp lơ, tỏi tây, đậu quả, cà chua, dưa chuột,... - -Thanh long, nhãn, quýt bưởi, chan - - Dứa, chôm chôm, đuđủ, sầu riêng,... -Liên Bang Nga, một số nước châu Á. -Đông Bắc Á, Trung Quốc, Trung Cận Đông... 2. Đồ hộp, nước quả đông lạnh -Dứa, dưa chuột, vải, thanh long, -Nước giải khát hoa quả tự nhiên - Cô đặc và pure: dứa, xoài, cà chua,... -Chuối, ổi, na, đậu cô ve, đậu Hà lan, măng tre, nấm, rau, gia vị khác. -Rau đông lạnh -Pure quả khác Liên bang Nga, Bắc Âu, Mỹ, Nhật Bản, Trung Quốc,... 3.Rau quả sấy muối -Chuối sấy ,nhân hạt điều Các loại rau quả muối khác Liên Bang Nga, Nhật Bản, một số nước Bắc Mỹ. 4.Gia Vỵ Nghệ, quế, hồi, gừng Châu Phi, Liên bang Nga, Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 - Hạt điều ớt tỏi gừng Trung Đông 5. Giống rau: Hạt rau muống, cải các loại, tỏi... Các loại hạt giống rau, đậu, gia vị nhiệt đới khác Châu Mỹ La Tinh, Châu Phi, Châu Á... 2.3 Định hướng nghiên cứu thị trường và thâm nhập Trong giai đoạn này chủ yếu là tăng cường các đoàn của Tổng Công ty đi khảo sát tìm hiểu, tham gia các hội chợ khảo sát về rau quả, cụ thể là ở khu vực thị trường như; Châu Á, Nga, Trung Quốc, Mỹ. Đặc biệt là cử chuyên gia sang thị trường Mỹ nghiên cứu các vấn đề về thuế quan hàng rào chất lượng, tình hình cạnh tranh cùng loại sản phẩm của Thái lan, Inđônêxia, Philipin... II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG RAU QUẢ TẠI TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ VIỆT NAM. 1.Sự cần thiết phải thực hiện qui trình xuất khẩu hàng rau quả. Khi hợp đồng đã được kí kết, quyền lợi của các bên đã được xác lập một cách hợp pháp, Tổng công ty phải thực hiện tốt các nghĩa vụ đã ghi trong hợp đồng, đồng thời đôn đốc phía đối tác thực hiện các yêu cầu có ghi trong hợp đồng.Phải nói rằng thực hiện hoạt động xuất khẩu là một quá trình quyết định tới sự thành hay bại trong hoạt động kinh doanh XNK của Tổng công ty. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu, hiệu quả hoạt động kinh doanh, tới chi phí hoạt động. Bất kỳ một sai sót nào trong quá trình này đều có thể tạo ra một hậu quả khôn lường dẫn tới việc bãi bỏ hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn nâng cao uy tín của Tổng công ty đối với khách hàng, với đơn vị đặt hàng tiếp sau. Chính vì vậy công việc tổ chức cần được tiến hành chu đáo, có kế hoạch chi tiết trên cơ sở tiết kiệm tối đa chi phí, nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện hoạt động xuất khẩu. 2.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện các nghiệp vụ trong qui trình xuất khẩu. Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 2.1 Giải pháp trong khâu chuẩn bị giao dịch, đàm phán . Để thực hiện thành công quá trình giao dịch đàm phán, tiến tới ký kết hợp đồng. Tổng công ty cần phải đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường và điều tra đối tác, do đó Tổng công ty cần phải xây dựng một phương pháp nghiên cứu hợp lý hiệu quả. Hiện nay Tổng công ty chỉ có khả năng áp dụng phương pháp nghiên cứu, điều tra tại văn phòng. Tuy nhiên do có những hạn chế của phương pháp này nên nguồn thông tin thu được của Tổng công ty thường thiêú tính cập nhật và độ tin cậy không cao. Vì vậy để khắc phục tình trạng này bằng các biện pháp như: nâng cao năng lực, trình độ phân tích thông tin của nhân viên đàm phán, hoặc chủ động liên kết với chính phủ hay các đơn vị bạn tiến hành các hoạt động nghiên cứu tại thị trường thực tế,… Sau bước lựa chọn phương pháp nghiên cứu Tổng công ty nên chú ý đến việc đẩy mạnh công tác thu thập và xử lý thông tin. Tổng công ty cần có những sự đầu tư thích đáng cả về tài chính lẫn nguồn nhân lực nhằm đẩy mạnh và phát huy vai trò của Phòng xúc tiến thương mại. Trong giao dịch đàm phán Tổng công ty cần chú ý đặc biệt đến việc lập phương án kinh doanh hàng hoá xuất khẩu. Nội dung của nó phải được xây dựng trên cơ sở nguồn thông tin thực tế về nguồn hàng, khả năng thu gom hàng hoá, giá của mặt hàng trên thị trường thế giới và khu vực… 2.2 Giải pháp trong khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu. Tổng công ty cần phải quan tâm và có chính sách đặc biệt để đảm bảo nguồn hàng chính đảm bảo ổn định nguồn hàng, tránh sự tấn công của đối thủ cạnh tranh. Tổ chức hợp lý hệ thống tập chung hàng xuất khẩu để đảm bảo cung cấp đúng hàng hoá đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng, kịp thời gian giao hàng với chi phí thấp. Nhưng hiện nay Tổng công ty chưa có hệ thống kho tập kết, đa phần là tiến hành vận chuyển hàng từ điểm thu mua ra thẳng cảng nên Tổng công ty thường không chú ý lắm đến công tác xây dựng hệ thống kho Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 bãi mà đa phần là khi cần thì đi thuê, mà việc thuê kho bãi sẽ làm tăng chi phí trong hàng. Vì vây Tổng công ty nên xây dựng hệ thống kho hàng để đến khi hàng đến sẽ được chuyển đến kho baĩ của Tổng công ty sẽ giúp cho việc bảo quản được chất lượng hơn, mà lại giảm được chi phí. Trong hệ thống kênh thu mua của Tổng công ty mặc dù đã được thiết lập trải rộng trên khắp các miền Trung, nam, Bắc, tuy nhiên còn chưa chặt chẽ bởi có nhiều điểm thu mua còn hoạt động độc lập tức khi đến mùa thu hoạch họ sẽ xuất khẩu cho bên nào trả giá cao, như vậy sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch xuất khẩu của Tổng công ty, bởi vậy Tổng công ty cần phải làm sao gắn bó hơn trong mối quan hệ với các cơ sở này. Tổng công ty cần chú ý đầu tư cho các cơ sở này cụ thể là giống cây và đời sống của các công nhân lao động tại các nông trường sản xuất, như vậy sẽ tạo điều thuận lợi cho cả hai bên và tạo sự gắn kết giữa các nông trường và Tổng công ty. Bên cạnh đó Tổng công ty cần phải xem xét các hệ thống vận chuyển bốc dỡ phù hợp với từng mặt hàng với số lượng đầy đủ và đảm bảo chất lượng, kẻ mã hiệu trên bao bì cũng đòi hỏi phải cẩn thận, chu đáo ký mã hiệu nên sáng sủa, dễ đọc không phai màu không thấm nước, sơn không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hoá. Nên làm tốt công tác này không chỉ thuận lợi cho quá trình giao hàng, tránh nhầm lẫn trong quá trình xếp hàng lên tàu. 2.3 Kiểm tra hàng hoá. Hàng hoá giao phải đúng với qui định của hợp đồng, nếu không thì có thể dẫn tới khiếu nại hoặc không chấp nhận hàng, chấm dứt hợp đồng dẫn đến chúng ta có thể bị thua lỗ. Do đó Tổng công ty nên thiết lập một ban kiểm tra hàng hoá trước khi hàng được cơ quan kiểm định. Ban kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra ngay tại các chân hàng và đến khi hàng được vận chuyển đến baĩ tập trung thì công việc kiểm tra cũng phải được tiếp tục tiến hành và do đặc điểm mặt hàng nông sản dễ bị hư hỏng cho nên khi hàng được đưa đến cảng thì lại phải được tiến hành Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 kiểm tra, công việc kiểm tra hàng có thể phức tạp hơn nhưng đảm bảo được chất lượng và số lượng hàng trước khi cơ quan kiểm định hàng tiến hành kiểm tra hàng. Hàng hoá qua kiểm định hợp qui cách, tức là được cơ quan kiểm tra cấp giấy chứng nhận kiểm nghiệm, khi đó hàng được bốc xếp lên tàuvà được xuất khẩu sang cho đối tác. Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 2.4 Giải pháp trong khâu thuê tàu. Chọn lựa thuê tàu chợ hay tàu chuyến cần phải tuỳ theo đặc điểm của hàng hoá. Nếu hàng hoá có giá trị không lớn, không cao Tổng công ty có thể thuê tàu chợ. Còn nếu hàng hóa có khối lượng lớn thì có thể thuê tàu chuyến giúp hạn chế được thời gian vận chuyển hàng. Tổng công ty nên tiến hành thu gom hàng để thuê tàu chuyến mặc dù giá có hơi cao nhưng thời gian vận chuyển sẽ thu ngắn lại do tàu không phải chuyển tải giao hàng từng phần.Với đặc điểm mặt hàng nông sản là không thể kéo dài thời gian vận chuyển do môi trường trên tàu không phải là điều kiện phù hợp cho mặt hàng để có thể giữ được chất lượng hàng vì vậy hàng hoá đến tay người mua càng sớm càng tốt. Phải lấy được vận đơn sạch đã xếp hàng lên tàu . Vận đơn sạch là bằng chứng cho thấy Tổng công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ giao hàng , hàng hoá không hỏng hóc , không mất mát , đủ về số lượng , đúng về chất lượng , đúng với hợp đồng bởi nếu vận đơn không sạch thì ngân hàng sẽ từ chối thanh toán . 2.5 .Làm thủ tục hải quan . Không riêng gì ở Việt Nam Mà ở các nước khác , hải quan hiện là khâu phức tạp nhất đối với những nhà xuất khẩu trong thương vụ của mình . Điều này là bởi vì thủ tục hải quan gồm nhiều bước , nếu gặp bất kỳ sai sót nào về hàng hoá và giấy tờ đều có thể trả giá bằng thời gian hay tiền bạc mà điều quan trọng là làm chậm trễ quá trình tổ chức thực hiên hợp đồng xuất khẩu , giảm uy tín của Tổng công ty đối với bạn hàng . Để làm thủ tục hải quan một cách chọn vẹn , Tổng công ty phải thực hiện hai bước : -Bước 1: Tổng công ty phải lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, các giấy tờ này phải khớp với hợp đồng hoặc L/C được chuẩn bị từ trước. -Bước 2: Kiểm hoá. Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 Trong giai đoạn này hàng hoá sẽ được đối chứng với chứng từ. Bất kỳ sự không phù hợp nào trong bộ chứng từ hoặc giữa hàng hoá với bộ chứng từ, Tổng công ty sẽ gặp khó khăn, tốn kém thời gian và chi phí. Do đó Tổng công ty cần phải lập hồ sơ đúng với quy định của hải quan về số lượng, số loại chứng từ cần thiết, kê khai nội dung vào tờ khai hải quan đúng như bộ chứng từ. 2.6 Giao hàng xuất khẩu. Tổng công ty cần kiểm nghiệm hàng hoá một cách nhanh chóng rồi tiến hành làm thủ tục hải quan để giao hàng đúng thời hạn quy định đồng thời giảm được chi phí, giữ được uy tín với khách hàng. Tổng công ty phải thường xuyên trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày, giờ phương tiện vận chuyển đến và ngày giờ làm hàng, để vận chuyển hàng đến cảng hay tới địa điểm giao hàng. Để lập được kế hoạch này Tổng công ty căn cứ vào đặc điểm hàng xuất khẩu, thời gian giao hàng ghi trong hợp đồng. Trong quá trình giao hàng, việc giao hàng phải được cán bộ của Tổng công ty thường xuyên giám sát, cập nhật số liệu từng ngày, từng giờ xem có đúng tốc độ bốc hàng hay không, kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp sử lý thích hợp. Khi giao hàng xong Tổng công ty nên yêu cầu đối tác hoặc người vận chuyển ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá, nhanh chóng Tổng công ty lấy vận đơn thuyền phó để đổi lấy vận đơn đường biển và chuyển gấp về phòng kế toán để lập chứng từ thanh toán. 2.7 Giải pháp trong khâu thanh toán. Khi Tổng công ty thực hiện hợp đồng xuất khẩu thì phải thông báo cho bên mua là đã sẵn sàng giao để bên mua mở L/C ngân hàng phát hành L/C thông qua ngân hàng thông báo sẽ chuyển L/C gốc cho Tổng côngty, Tổng công ty cần kiểm tra kỹ L/C vì hầu hết các khiếu nại sau này xảy ra từ phía Tổng công ty do việc không nhận được tiền hàng xuất khẩu hay thanh toán chậm đều xuất phát từ công việc kiểm tra L/C đã không kịp thời phát hiện Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 những sai sót khác với hợp đồng hoặc các chứng từ có trong bộ chứng từ thanh toán, vì vậy khi phát hiện sai sót cần nên yêu cầu bên mua sửa đổi ngay.Cần lưu ý rằng sửa đổi L/C có xác nhận của ngân hàng phát hành(ngân hàng mở L/C) thì mới có hiệu lực. Đến hạn thanh toán Tổng công ty nên chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ thanh toán, bộ chứng từ này phải theo đúng quy định trong L/C tại ngân hàng thanh toán. 3. Về phía chính phủ và nhà nước. Nhà nước cần tạo điều kiện giúp đỡ các doanh nghiệp Nhà nước kinh doanh trong lĩnh vực xnk như vốn, tìm đối tác nước ngoài tạo tiền đề cho việc mở rộng và tận dụng vốn đầu tư ngoài. Đồng thời cải tiến hơn nữa các thủ tục hành chính và các quy định về cơ chế xnk. Cần phải thống nhất về phương thức để giúp cho các doanh nghiệp hoàn thành các thủ tục hành chính một cách nhanh nhất. Nhà nước tạo điều kiện cho xuất khẩu bằng phương pháp thâm nhập thị trường và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiêu thụ hàng hoá ở nước ngoài thông qua việc: -Công nhận hoặc thừa nhận, tham gia ký kết các công ước chung về thương mại... -Lập các viện nghiên cứu cung cấp thông tin đầy đủ,kịp thời chính xác cho các doanh nghiệp nói chung và Tổng công ty nói riêng. -Đào tạo cán bộ chuyên gia giúp Tổng công ty. Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 KẾT LUẬN Qua những con số thống kê được ta thấy được sự thành công đã đạt được trong hoạt động kinh doanh XNK góp phần đẩy mạnh sự phát triển và mở rộng phạm vi hoạt động của Tổng công ty trên thị trường trong và ngoài nước trên thương trường. Điều này khẳng định sự tồn tại và phát triển vững vàng của Tổng công ty trong cơ chế thị trường cũng như phương hướng chỉ đạo đúng đắn tích cực sáng tạo của ban giám đốc và cán bộ quản lý của Tổng công ty. Đối với Tổng công ty hiệu quả kinh doanh luôn là vấn đề được ban lãnh đạo và tập thể nhân viên Tổng công ty quan tâm hàng đầu. Do vậy việc đổi mới phát triển và hoàn thiện hoạt động xnk cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty được coi là việc làm thường xuyên lâu dài và liên tục. Những kết quả thu được trong những năm vừa qua mới chỉ là kết quả ban đầu của quá trình đổi mới trong hoạt động của Tổng công ty. Với những thế mạnh hiện có những thành công đã đạt được cho phép khẳng định Tổng công ty sẽ đứng vững và phát triển mạnh mẽ hơn hoàn thành nhiệm vụ được giao góp phần nâng cao lợi ích chung của toàn Tổng công ty và góp phần vào sự nghiệp CNH- HĐH đất nước. Em xin chân thành cảm ơn cô TS. Đaò Thị Bích Hoà đã hướng dẫn ,chỉ dẫn cho em hoàn thành tốt chuyên đề của mình. Bên cạnh đó em cũng xin cảm ơn tập thể cô chú phòng XNk 2 đã chỉ dẫn cho em những nghiệp vụ cần thiết trong khi thực tập. Tr­êng §¹i häc Th­¬ng M¹i T« Lan Ph­¬ng -LípK35E1 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP