Luận văn Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phẩn Kềm Nghĩa

1 Luận văn Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phẩn Kềm Nghĩa 2 Lời mở đầu Gia nhập WTO đang mang đến cho Việt Nam một thời kì phát triển vượt trội hơn rất nhiều so với những thời kì trước , khả năng tiếp cận với thế giới được mở rộng và cơ hội đưa những sản phẩm chất lượng mang thương hiệu Việt Nam ra thế giới đang gần kề.Trong sân chơi toàn cầu và trong thời đại hội nhập ngày nay, xuất nhập khẩu đang đóng góp vai trò to lớn trong thang đo sự phát triển kinh tế đất nước và là con đường đưa những thương hiệu Việt ngày càng vươn xa. Trên con đường hội nhập, việc tạo ra những sản phẩm chất lượng mang đặc trưng thương hiệu quốc gia đang là nỗi trăn trở lớn đối với những doanh nghiệp Việt. Chiếm được lòng tin của thị trường nội địa từ đó tạo bước tiến mới vươn ra thị trường nước ngoài trở thành xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang hướng tới. Công ty Kềm Nghĩa là một trong những doanh nghiệp đi đầu đưa hình ảnh hàng Việt Nam chất lượng cao đến với người tiêu dùng. Tuy là sản xuất sản phẩm làm đẹp cho chị em phụ nữ, nhưng Kềm Nghĩa vẫn liệt vào danh mục ngành cơ khí. Nếu so doanh thu với các "đại gia" trong ngành cơ khí thì Kềm Nghĩa quá nhỏ bé. Nhưng đứng "độc lập" thì Kềm Nghĩa trở thành đơn vị có tốc độ tăng trưởng hàng năm bình quân 40% và chiếm tới 80% thị phần trong nước. Đặc biệt, doanh thu xuất khẩu chiếm trên 30% doanh số bán hàng và sớm tiếp cận sản phẩm của mình ra thị trường thế giới. Nói đến Kềm Nghĩa, người tiêu dùng (đặc biệt là phụ nữ) thường nói đến các dụng cụ làm đẹp: kìm (kềm)cắt da, móng tay, dũa, nhíp kéo... Những sản phẩm tưởng như rất nhỏ nhặt này từ hơn 20 năm nay đã trở thành vật dụng không thể thiếu của tất cả những ai quan tâm đến làm đẹp. Nhiều người có thể ngạc nhiên nếu biết rằng những sản phẩm bị coi là rất "bình thường" như cây kìm sửa móng tay, rũa móng chân lại có thể mang lại bạc tỷ và trở thành thương hiệu nổi tiếng trong và ngoài nước. 3 Chất lượng chính là nhân tố then chốt tạo nên tên tuổi của Kềm Nghĩa hôm nay và vì thế khâu nhập khẩu nguyên đóng vai trò rất quan trọng để có thể tạo ra những sản phẩm uy tín chất lượng. Nhằm có một cái nhìn khái quát về hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của các công ty Việt Nam nói chung và lĩnh vực gia công sản xuất sản nói riêng tôi chọn tên đề tài là “Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phẩn Kềm Nghĩa ”. Đề tài nhằm nghiên cứu thực tế trình tự hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phần Kềm Nghĩa đồng thời kết hợp quan sát những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động nhập khẩu của công ty để đưa ra kiến nghị và giải pháp cho những vấn đề còn tồn đọng. Dựa trên cơ sở mục đích của đề tài, bài báo cáo gồm những phần sau:  Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần Kềm Nghĩa.  Chương 2: Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phần Kềm Nghĩa và ví dụ điển hình về việc nhập khẩu lô hàng….  Chương 3: Giải pháp khắc phục một số tồn đọng trong hoạt động nhập khẩu của công ty cổ phần Kềm Nghĩa. Do những hạn chế về thời gian, trình độ và kiến thức, bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý tận tình của các thầy cô và hi vọng bài báo cáo sẽ là một tổng hợp hữu ích giúp người đọc có cái nhìn khái quát hơn về hoạt động nhập khẩu trong thực tế và những giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn đọng. 4 Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KỀM NGHĨA I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1. Giới thiệu : Tên doanh nghiệp : Công ty Cổ phần Kềm Nghĩa Tên giao dịch: NGHIA NIPPERS CORPORATION Tên viết tắt: NGHIANIPPERS CORP Vốn điều lệ: 100.000.000.000 đồng Giấy ĐKKD số: 4103009129 do Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 17/01/2008. Mã số thuế: 0302099683 Trụ sở : Trụ sở chính và là phân xưởng I 10/20 Lạc Long Quân, P.9, Q.Tân Bình, TP.Hồ Chí Minh. Tel: 08.9740651, 08.9740652 Fax: 08.9740653 Phân xưởng sản xuất II 59/5E Ấp Tiền Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, TP.Hồ Chí Minh. Tel: 08.2505252, 08.2505284 Fax: 08.2505286 Phân xưởng sản xuất III Lô B1 – 7 Khu Công Nghiệp Tây Bắc Củ Chi, TP.Hồ Chí Minh. Tel: 08.7921998, 08.7923316 Fax: 08.7923336 Quy mô hoạt động: Toàn quốc 2. Lịch sử hình thành và phát triển: 5 Vào những năm đầu của thập kỷ 90, sản phẩm Kềm Nghĩa đã bắt đầu góp mặt trên thị trường với tên gọi Nghĩa Sài Gòn. Theo đà phát triển chung của nền kinh tế thị trường, tháng 9 năm 2000 Kềm Nghĩa đã chính thức hoạt động theo cơ chế Công ty TNHH, tên giao dịch là Kềm Nghĩa hay Nghia Nippers. Với bề dày kinh nghiệm, cùng với đội ngũ công nhân viên có tay nghề kỹ thuật cao, hiện Kềm Nghĩa tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh dụng cụ chuyên dùng làm móng tại Việt Nam. Thương hiệu Kềm Nghĩa được đông đảo người tiêu dùng trong và ngoài nước tín nhiệm. Năm 2001 sản phẩm Kềm Nghĩa chính thức xâm nhập thị trường Hoa Kỳ, khi các sản phẩm được theo chân các Việt Kiều xuất ngoại. Đầu năm 2003 sản phẩm kềm nghĩa đã có mặt tại những thị trường: Mỹ, Úc, Canada, Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan, Philippines, Campuchia và một số nước Châu Âu như Ý, Bồ Đào Nha, Nga…Chiếm 80% thị phần trong nước. Tỷ trọng xuất khẩu bình quân đạt 30% trên tổng doanh số bán. 2006 thiết lập thành công mạng lưới phân phối sản phẩm tại thị trường Mỹ. Đồng thời đăng ký bản quyền cho sản phẩm mang tên gọi Supper Nghĩa tại Mỹ. Đầu năm 2008, Công ty đã tiến hành chuyển đổi từ TNHH lên Công ty cổ phần, mở ra một giai đoạn phát triển mới và toàn diện về quy mô sản xuất cũng như đa dạng hóa sản phẩm, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững và mạnh mẽ theo xu hướng phát triển của nền kinh tế toàn cầu. Trong quá trình tham gia thị trường, 7 năm liền Kềm Nghĩa được người tiêu dùng bình chọn là Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao, nhận được nhiều bằng khen, giấy khen từ Trung ương đến địa phương trao tặng. Năm 2005, 2007 thương hiệu Kềm Nghĩa được giải Sao Vàng Đất Việt, đứng trong Top 100 Thương Hiệu Mạnh trên toàn quốc. Năm 2006 vinh dự là một trong 98 “Thương Hiệu Mạnh Việt Nam 2006”, cúp vàng Chất Lượng Hội Nhập Hàng Đầu Năm 2007 và là “100 Thương Hiệu Dẫn Đầu Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao 2007”… Hiện nay, Kiềm Nghĩa đang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, với hơn 120 đại lý kinh doanh và phân phối, sản phẩm Kềm Nghĩa đã chiếm đến 80% thị phần tại Việt Nam. 6 Hiện Công ty Kềm Nghĩa đang hoạt động theo hệ thống quản lý tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000, cùng với những trang thiết bị hiện đại, dây chuyển công nghệ khép kín và luốn được tối ưu hoá. Đội ngũ lao động của Công ty Kềm Nghĩa hiện nay gần 2000 người, trong đó đa phần là những người có nhiều kinh nghiệm trong công việc, luôn phát huy tinh thần học hỏi, tư duy sáng tạo. Tổng mặt bằng sản xuất của Kềm Nghĩa hiện nay gần 20.000 m2, được bố trí tại các điểm: Trụ sở chính và là phân xưởng I: 10/20 Lạc Long Quân, P.9, Q. Tân Bình Tp HCM Phân xưởng sản xuất II: 59/5E Ấp Tiền Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, Tp HCM Phân xưởng sản xuất III: Lô B1- 7 Khu Công Nghiệp Tây Bắc Củ Chi, Tp HCM. 3. Chức năng, nhiệm vụ. 3.1 Chức năng Sản xuất cơ khí gia dụng. Mua bán mỹ phẩm, hàng điện tử gia dụng. Sản xuất mỹ phẩm. Mua bán máy móc, thiết bị, dụng cụ phục vụ cho uốn tóc và làm móng. Sản xuất dụng cụ, phụ liệu làm móng-tóc; giũa giấy; dép mousse, gác ngón; sản phẩm làm bằng mousse (trừ tái chế phế thải, gia công cơ khí, xi mạ điện). Ðào tạo nghề. Sản phẩm chính: Kềm cắt da và móng với nhiều chủng loại, kiểu dáng. Sản phẩm phụ: dũa móng, kéo cắt tóc, kéo tỉa lông mày, nhíp, dép mousse, gác ngón, sủi da, chấm bi và các dụng cụ hỗ trợ cho việc làm móng. 3.2 Nhiệm vụ - Mở rộng mạng lưới phân phối sản phẩm trên toàn quốc - Tăng cường hợp tác quốc tế, tiếp tục nâng cao chất lượng và đa dạng hoá sản phẩm để ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường. - Duy trì và phát triển văn hoá công ty. - Nâng cao trình độ nhận thức và tay nghề của lục lượng lao động trong thời đại hội nhập. 7 II Cơ cấu tổ chức, quản trị nhân sự của công ty 1 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Kềm Nghĩa Trong đó chức năng của từng bộ phận - Giám đốc: Là người điều hành đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh trong Công ty. Giám đốc điều hành Công ty theo chế độ thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc tinh giảm gọn nhẹ, có hiệu quả. - Phó giám đốc: Là người giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các công tác cụ thể như kỹ thuật, công nghệ, công tác marketing, khai thác htị trường và giải quyết các công việc thay giám đốc khi có uỷ quyền. - Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm; thực hiện các giao dịch kinh doanh tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ tiếp nhận vận chuyển. - Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức công ty phù hợp với yêu cầu tổ chức kinh doanh, xây dựng và tổ chức thực hịên các kế hoạch về lao động tiền lương, giải quyết chính sách cho người lao động. Giám đốc Phó giám đốc điều hành sản xuất Phó giám đốc nội chính Phân xưởng cơ điện Phân xưởng sản xuất Phòng vật tư và điều độ sản xuất Phòng kiểm tra và quản lí chất lượng Phòng Tổ chức hành chính Phòng Tài chính kế toán Phòng Kế Hoạch và đầu tư Phòng Đào tạo 8 - Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ khai thác và tiếp cận các đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế, theo dõi và đôn đốc kế hoạch thực hiện từ đó thiết lập và bóc tách bản vẽ, triển khai xuống từng phân xưởng. - Các phân xưởng sản xuất: Đứng đầu là các quản đốc có nhiệm vụ tôt chức thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty giao đảm bảo chát lượng và số lượng sản phẩm làm ra. Sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị được giao. 2 Quản trị nhân sự 2.1 Số lượng và phân bố nhân sự trong công ty Bảng 1.1: Tình hình lao động của công ty cổ phần Kềm Nghĩa năm 2008 – 2010 Đơn vị: Người Số lượng Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh 2008/2009 So sánh 2009/2010 Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%) Nhân viên văn phòng 120 127 131 7 5,83 4 3,15 Lao động phổ thông 1989 2034 2183 45 2,26 149 7,33 “Nguồn: Phòng nhân sự” 2.2 Tình hình lao động 100% nhân viên văn phòng có trình độ cao đẳng trở lên Về trình độ ngoại ngữ : 85% nhân viên văn phòng giao tiếp tiếng Anh tốt, ngoài ra số lượng nhân viên biết them ngôn ngữ thứ 2 như tiếng Hoa, tiếng Nhật vv.. là 35% 100% nhân viên lao động phổ thong có trình độ trung cấp trở lên. 2.3 Đánh giá sự phù hợp của lực lượng lao động, quy mô, cơ cấu tổ chức công ty với lĩnh vực kinh doanh của công ty. 9 Với định hướng mở rộng sản xuất để xuất khẩu các sản phẩm của Kềm Nghĩa ra thị trường nước ngoài , đồng thời hợp tác với các công ty nước ngoài nhằm phân phối và làm đa dạng hóa các sản phẩm chăm sóc sắc đẹp. Việc mở rộng thêm chi nhánh và tăng số lượng nhân viên là hoàn toàn cần thiết. Với số lượng nhân viên lao động phổ thông như hiện nay công ty cơ bản đã đáp ứng được tình hình sản xuất để đáp ứng nhu cầu trong nước và mục tiêu tăng trưởng xuất khẩu của công ty. Hơn thế nữa công ty đang có chiến lược tăng năng suất thông qua ứng dụng máy móc kĩ thuật hiện đại nên nhu cầu về lao động phổ thông theo tình hình hiện nay là tương đối phù hợp. Nhân viên văn phòng hiện nay chiếm khoảng 6% tổng số lao động của công ty . Tuy đã đáp ứng được nhu cầu hiện tại của công ty nhưng để giữ vững tốc độ tăng trưởng như hiện nay của công ty đồng thời đáp ứng nhu cầu mở rộng hợp tác quốc tế vấn đề tăng cường nhân viên văn phòng để quản lí các phòng ban và đàm phán với các đối tác là hoàn toàn cần thiết. III Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008-2010 Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008 – 2010 Đơn vị : Tỉ VNĐ Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh 2008/2009 So sánh 2009/2010 Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%) Doanh thu 186,4 216,1 294,8 29,7 15,93% 78,7 36,41% Chi phí 120,6 134,8 188,1 14,2 11,77% 53,3 39,54% Lợi nhuận 65,8 81,8 106,7 16 24,32% 24,9 30,44% “Nguồn: Phòng Kế toán”  Năm 2008 : Năm 2008 Kềm Nghĩa trở thành Công ty cổ phần đa chức năng. Đó là sản xuất cơ khí gia dụng, dụng cụ, phụ liệu làm móng và uốn tóc, mua bán 10 mỹ phẩm, hàng điện tử gia dụng, sản xuất mỹ phẩm, mua bán máy móc, thiết bị. Sản xuất giũa giấy, dép mousse, gác ngón và cả lĩnh vực đào tạo nghề… cũng trong năm đó công ty Kềm Nghĩa đã phát triển thương hiệu Nghia Beauty thuộc công ty TNHH một thành viên Nghĩa Khương là công ty con của công ty cổ phần Kềm Nghĩa với chức năng chính là kinh doanh phân phối các sản phẩm do công ty Kềm Nghĩa sản xuất, gia công và phân phối các sản phẩm có chất lượng cao, các sản phẩm có thương hiệu nổi tiếng khác. Doanh thu năm 2008 đạt 198,6 tỷ đồng, trong đó xuất khẩu hơn 3 triệu USD, tăng 14%, lợi nhuận tăng 10% so với năm trước.  Năm 2009 Năm 2009 khi nền kinh tế đang lâm vào đỉnh điểm suy thoái, tốc độ tăng trưởng có phần chậm lại nhưng công ty vẫn đạt tốc độ tăng trưởng 15% và ngày càng khẳng định được tên tuổi và hình ảnh thương hiệu.  Năm 2010 :Năm 2010 đánh dấu mốc 5 năm liền công ty đoạt giải sao vàng đất Việt, tiếp tục chiến lược tăng trưởng ổn định và đẩy mạnh tăng cường xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài . Cùng với việc ứng dụng máy móc hiện đại, năng suất ngày càng được cải thiện . Hiện nay công suất ở cả 3 nhà máy đã được khai thác tối đa , trung bình cho ra khoảng 500 nghìn sản phẩm/ tháng. 11 Chương 2 : HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU CỦA CÔNG TY I Sơ đồ mô tả hoạt động nhập khẩu Yêu cầu mua hàng Phê duyệt Lập Sale Contract và trình Ban Giám Đốc ký duyệt Gửi đơn đặt hàng / hợp đồng cho nhà cung cấp Mở LC và thanh toán cho NCC( nếu có) và theo dõi NCC thực hiện Mua bảo hiểm và book tàu Thanh toán tiền hàng NCC Khai báo hải quan, làm thủ tục nhận hàng Nhận hàng Xem xét phê duyệt Lựa chọn nhà cung cấp 12 II II. Mô tả chi tiết hoạt động nhập khẩu 1. LẬP PHIẾU YÊU CẦU MUA Căn cứ vào nhu cầu Sản Xuất – Kinh Doanh các bộ phận có yêu cầu mua hàng: Viết Phiếu yêu cầu mua hàng về nội dung yêu cầu, đơn vị tính, số lượng, mục đích sử dụng, thời gian cần, đặt tính kỹ thuật, viết thành 04 liên . Phiếu yêu cầu mua hàng phải có chữ ký duyệt TP. Kế Hoạch và BGĐ ký duyệt nếu trị giá hàng mua vượt quá phân quyền do Công ty qui định. Với quy mô hơn 2000 nhân viên và hệ thống phân phối trên toàn quốc nên nhu cầu mua hàng đáp ứng hoạt động sản xuát kinh doanh diễn ra liên tục với nhiều nguồn cung cấp từ tất cả các nước trên thể giới nhưng chủ yếu vẫn là Trung Quốc, Thái lan… 2. XEM XÉT PHÊ DUYỆT Trưởng bộ phận/BGĐ xem xét đề nghị, nếu: - Hợp lý: Phê duyệt. - Chưa hợp lý: Yêu cầu giải thích/điều chỉnh/không duyệt. 3. LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP - Chọn nhà cung cấp thích hợp trong danh sách các NCC đã được phê duyệt. - Nếu chưa có nhà cung cấp thì chọn nhà ucng cấp theo bảng so sánh nhà cung cấp và duyệt giá mua hàng. - Công ty vẫn thường xuyên nhập hàng từ những nhà cung cấp quen thuộc để đảm bảo chất lượng nguyên liệu nhập khẩu. Tuy nhiên công ty cũng có những hợp đồng mua hàng với những nhà cung cấp mới để có thể tiếp cận với những với những nguyên liệu có chất lượng tốt hơn và giá cả cạnh tranh hơn. Kiểm tra nghiệm thu Thanh toán Hoàn tất 13 Lập bảng trình duyệt giá ( Đơn đặt hàng) - Bộ phận mua hàng xem xét số lượng đặt hàng căn cứ vào số lượng yêu cầu, tình hình thực tế kinh doanh, số lượng đặt hàng tối thiểu của nhà cung cấp, … lập bảng duyệt giá kèm theo Phiếu mua cầu mua hàng + mail báo giá nhà cung cấp trình Trưởng đơn vị/BGĐ duyệt (đối với nhà cung cấp đã ký hợp đồng nguyên tắc giá đã chốt/ giá không thay đổi thì chỉ cần làm đơn đặt hàng) 4. PHÊ DUYỆT Xem xét các nội dung cần thiết của phiếu yêu cầu, bảng kế hoạch, Bảng trình duyệt giá, Đơn đặt hàng, hợp đồng về các yêu cầu sử dụng, giá cả, phương thức thanh tóan, … Nếu phù hợp: Phê duyệt và chuyển bộ phận mua hàng. Không phù hợp: Yêu cầu điểu chỉnh, sửa đổi. 5. LẬP HỢP ĐỒNG/ĐƠN ĐẶT HÀNG VÀ TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC KÝ DUYỆT Khi bảng duyệt giá được duyệt (hoặc Đơn đặt hàng nếu là nhà cung cấp đã ký hợp đồng nguyên tắc giá đã chốt) Đơn đặt hàng (hoặc Bảng trình duyệt giá ) sẽ được Scan files và chuyển cho phòng kế toán, bộ phận kho (Chỉ chuyển một lần cho một nhân viên do trưởng phòng Kế toán chỉ định). Nhân viên phụ trách lập hợp đồng (nếu có) căn cứ vào các điều kiện Ban Giám Đốc đã duyệt trong trình duyệt giá 6. GỬI HỢP ĐỒNG/ ĐƠN ĐẶT HÀNG CHO NHÀ CUNG CẤP Khi hợp đồng được ký: - Chuyển đơn đặt hàng/hợp đồng cho nhà cung cấp ký xác nhận - Hình thức chuyển (Gồm: Fax, thư điện tử, Scan, chuyển trực tiếp, điện thoại) - Theo dõi và đôn đốc nhà cung cấp thực hiện. 14 7. MỞ LC, THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP (NẾU CÓ), THEO DÕI THỰC HIỆN - Đối với trường hợp thanh toán TT, làm thủ tục thanh toán trước nhà cung cấp. - Đối với trường hợp mở LC sau khi bộ phận Kế toán điền các chi tiết cần mở LC vào form ngân hàng sau đó nhân viên phụ trách chuyển form mở LC cho nhà cung cấp xác nhận và làm đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán chính thức mở LC, sau khi có điện LC thì fax điện LC cho khách hàng. - Nhân viên phụ trách kiểm tra trước invoice, packing list trước khi NCC gửi bảng chính. Yêu cầu nhà cung cấp gửi shipment Advice và các chứng từ ship hàng qua fax sau 02 ngày gửi hàng cho hãng tàu. 8. MUA BẢO HIỂM VÀ BOOK TÀU (nếu có) - Trường hợp mua giá Fob, Exw, FCA: Fax hợp đồng cho phía bên đơn vị bán bảo hiểm và kèm theo đơn yêu cầu mua bảo hiểm, sau đó liên hệ hãng tàu để book tàu. - Trường hợp mua giá CIF, CFR, CPT, CIP thì không cần thiết mua bảo hiểm, chuyển thẳng bước 08 lên làm thủ tục thanh toán nhà cung cấp. 9. THANH TOÁN TIỀN HÀNG CHO NHÀ CUNG CẤP - Đối với trường hợp thanh toán TT còn lại, yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng thông báo hàng xong và đính kèm theo bảng fax invoice, packing list , Bill of lading (nếu có) - Đối với trường hợp thanh toán D/P at sight , D/A, L/c trả chậm , L/C at sight .kế toán tự động sắp xếp lấy chứng từ nhập khẩu từ ngân hàng , được quyền trích lấy 01 bộ chứng từ gốc bao gồm B/L , invoice, packing list trước khi chuyển trả các chứng từ nhập khẩu cho nhân viên phụ trách đơn hàng nhân viên phụ trách . 10. KHAI BÁO HẢI QUAN VÀ LÀM THỦ TỤC NHẬN HÀNG Khi nhận được chứng từ gốc gửi hàng của nhà cung cấp hoặc chứng từ nhập khẩu từ kế toán và giấy thông báo hàng đến của hãng tàu. Nhân viên phụ trách chuyển cho dịch vụ logictis các giấy tờ liên quan để khai điện tử . Nhân viên phụ 15 trách phải kiểm tra chi tiết hàng hóa khai trong tờ khai và ký nháy trước khi trình Trưởng bộ phận xem xét chuyển lên Ban Giám Đốc ký. Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ và đảm bảo không có sai sót gì, phòng Xuất nhập khẩu tiến hành khai báo hải quan lô hàng sắp nhập về. Việc làm thủ tục hải quan được tiến hành theo các bước như sau: - Mua tờ khai hải quan - Kê khai hải quan cùng với bộ chứng từ gồm: hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ hàng hóa - Mang tờ khai đến cửa khẩu thông quan hàng hóa nộp và xin giấy chấp nhận tờ khai - Đăng ký thời gian và lịch trình cho cán bộ hải quan kiểm hóa hàng hóa - Trình bộ hồ sơ cùng hảo quan kiểm hóa ký biên bản và kí vào tờ khai kiểm hóa để hàng được thông qua - Những nội dung cần kê khai - Người xuất khẩu với đầy đủ địa chỉ - Người nhập khẩu với đầy đủ địa chỉ (kê khai cả mã số thuế nhập khẩu) - Phương tiện vận chuyển: tên, số hiệu phương tiện, ngày khởi hành, ngày đến cảng hoặc sân bay, số vận đơn, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, số giấy phép nhập khẩu, số hợp đồng, ngày tháng ký hợp đồng, cửa khẩu thông quan hàng hóa, loại hình mua bán kinh doanh - Tên nước xuất khẩu và nhập khẩu, điều kiện và cơ sở giao hàng, số lượng mặt hàng, phương thức thanh toán, loại hình thanh toán, tỷ giá thanh toán, tên hàng (ghi chính xác theo hợp đồng và hóa đơn, xuất xứ, số lượng và trọng lượng - Các chứng từ kèm theo - Ký tên và đóng dấu Hải quan sẽ kiểm tra mã số nhập khẩu, tính thuế và cử cán bộ kiểm tra trên thực tế. Lưu ý khi điền tờ khai hải quan không được phép dùng hai loại mực - Đối với trường hợp đóng thuế ngay ,nhân viên phụ trách chuyển tờ khai điện từ bản cứng hoặc bản mền kèm theo giấy thông báo thuế và đề nghị thanh toán chuyển 16 phòng kế toán để đóng thuế..Sau đó, đính kèm bảng chính giấy nộp tờ và bản sao y gửi cho bên giao nhận để lấy hàng - Đối với trường hợp ân hận thuế 30 ngày sau khi thông qua tờ khai , nhân viên phụ trách chuyển trả giấy thông báo nộp thuế kèm các chứng từ nhập khẩu bản gốc gồm tờ khai , B/L invoice, packing list , giấy nộp tiền ( trường hợp thanh toán TT trước hoặc sau ) cho phòng kế toán . Lưu ý không cần thiết làm giấy đề nghị thanh toán nộp thuế , Phòng kế toán sẽ tự động theo dõi thời gian để nộp thuế cho nhà nước 11. KIỂM TRA NGHIỆM THU Khi hàng được mua về Thủ kho báo với đơn vị liên quan về nghiệm thu tiến hành kiểm tra theo quy định: - Tất cả những nguyên vật liệu khi nhập kho phải được kiểm tra nghiệm thu đầu vào theo kế hoạch kiểm soát nguyên vật liệu. - Trong thời gian chậm nhất 07 ngày, nhân viên nghiệm thu có trách nhiệm chuyển hồ sơ nghiệm thu cho bộ phận mua hàng. Tuy nhiên, đối với những sản phẩm không thể trả lại sau khi nhập kho thì đơn vị liên quan phải nghiệm thu trước khi nhập kho. - Trường hợp thử nghiệm (bộ phận kỹ thuật/quy cách /sản xuất) dùng bảng so sánh vật tư – Nguyên vật liệu Trong quá trình kiểm tra phát hiện hàng kiểm thực tế không đúng với số lượng trên bao bì nhân viên kho và quy cách ghi vào Phiếu Báo Cáo Và Xử Lý Không Phù Hợp, số lượng thùng hàng bị thiếu trước và sau khi kiểm tra số kg và số lượng . Bắt buộc lập thành 02 bản và gửi một bảnh chính cho nhân viên phụ trách mua hàng để xử lý+ kèm theo hình ảnh ( nếu có ) Lập phiếu nhập kho trước, sau đó bộ phận nghiệm thu sẽ bổ sung phiếu kiểm tra nghiệm thu cho Thủ Kho 12. NHẬN HÀNG - Trước khi hàng về nhân viên phụ trách fax chứng từ liên quan đến lô hàng về cho kho (Packing list) trước 01 ngày hoặc trước 04 tiếng ngày làm việc (đối với 17 hàng phải cho về đột xuất) để kho chuẩn bị mặt bằng sắp xếp bố trí nhân sự nhận hàng 13. THANH TOÁN - Sau khi có đầy đủ các chứng từ xác nhận về hàng hóa nhập kho như liệt kê bên dưới thì bộ phận Kế Toán có trách nhiệm theo dõi, thực hiện thanh toán cho NCC (hoặc cho các phòng ban khác).  Bảng trình duyệt giá (đơn đặt hàng)– files Scan  Hợp đồng (nếu có)  Hóa đơn đỏ (nếu có)  Phiếu yêu cầu - files Scan  Phiếu nhập kho hoặc biên bản bàn giao  Phiếu thu (Nếu NCC nhỏ lẻ không có phiếu thu thì có thể thay bằng Phiếu thu viết tay và được xác nhận bảo lãnh của nhân viên Phòng Cung ứng vật tư).  Giấy giới thiệu - Những trường hợp hàng hóa, dịch vụ không nhập kho (xuất thẳng cho sử dụng) sau khi có ký nhận, nghiệm thu (nếu có) của bộ phận yêu cầu thì Bộ phận Kế Toán làm thủ tục thanh toán cho NCC (hoặc các phòng ban khác). Đối với hàng nhâp khẩu. (áp dụng đối với hình thức thanh toán TT sau và D/A ) - Sau khi có đầy đủ các chứng từ xác nhận về hàng hóa nhập kho như liệt kê bên dưới thì nhân viên phụ trách thu mua làm thủ tục thanh toán .Bộ phận Kế Toán có trách nhiệm theo dõi, thực hiện thanh toán cho NCC (hoặc cho các phòng ban khác).  Invoice bảng chính  Packing list bảng chính  Bill of landing bản chính hoặc bản sao 18  Tờ khai hàng hoá bảng chính  C/O ( nếu có) Phiếu nhập kho hoặc phiếu nghiệm thu 14. HOÀN TẤT Các hồ sơ liên quan đến việc mua hàng được lưu tại bộ phận liên quan đến việc mua hàng. Thủ tục nhập khẩu lô hàng Hạt cát pha lê dùng phun kềm No10 Sau khi bộ phận sản xuất lập phiếu yêu cầu mua Hạt cát pha lê dùng phun kềm và được ban giám đốc phê duyệt Bộ phận thu mua sau khi so sánh giá cả và chất lượng sản phẩm của các nhà cung cấp và chọn công ty KEPLER INTERNATIONAL CO.,LTD của Thái Lan là nhà cung cấp lô hàng Hạt cát pha lê và lập bảng trình duyệt giá báo cáo cho ban lãnh đạo . Do công ty KEPLER INTERNATIONAL CO.,LTD là nhà cung cấp thường xuyên và tình hình giá cả cũng không biến động nên sử dụng bản duyệt giá cũ đã duyệt. Tất cả những giấy tờ liên quan như bảng bào giá của bên nhà cung cấp và bản duyệt giá được bộ phận thu mua tổng hợp để tiến hành soạn thảo hợp đồng, trưởng phòng Kế hoạch duyệt và được gửi qua bằng fax cho nhà cung cấp. Nhân viên thu mua chịu trách nhiệm đôn đốc nhà cung cấp gửi các giấy tờ hợp lệ rồi tiến hành chuyển tiền trả trước cho nhà cung cấp theo phương thức T/T( 30% giá trị hơp đồng). Bộ phận thu mua tiến hành mua bảo hiểm và book tàu ( vì lô hàng này được nhập theo điều kiện FOB) Bộ phận thu mua yêu cầu NCC gửi bảng thông báo hàng xong và đính kèm theo bảng fax invoice, packing list , Bill of lading rồi chuyển giao cho phòng kế toán để tiến hành hoàn trả tiền hang còn lại cho nhà cung cấp . Khi nhận được chứng từ gốc gửi hàng của NCC hoặc chứng từ nhập khẩu từ kế toán và giấy thông báo hàng đến của hãng tàu. Nhân viên phụ trách chuyển cho dịch 19 vụ logictis các giấy tờ liên quan để khai điện tử . Nhân viên phụ trách phải kiểm tra chi tiết hàng hóa khai trong tờ khai và ký nháy trước khi trình Trưởng bộ phận xem xét chuyển lên Ban Giám Đốc ký. ,Nhân viên phụ trách chuyển tờ khai điện từ bản cứng hoặc bản mền kèm theo giấy thông báo thuế và đề nghị thanh toán chuyển phòng kế toán để đóng thuế..Sau đó, đính kèm bảng chính giấy nộp tờ và bản sao y gửi cho bên giao nhận để lấy hàng . Chứng từ hợp lệ gồm có : Tờ khai hải quan điện tử Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy Hóa đơn thương mại (commercial invoice) Packing list Biil of lading Certificate of origin (form D) Giấy báo hàng đến Certificate of Quantity Purchase contract Đơn bảo hiểm hàng hóa (2 bản chính và 1 bản phụ) Phiếu nhập khẩu III Đánh giá hoạt động nhập khẩu của công ty 1. Thuận lợi  Là một công ty có quy mô lớn , thường xuyên nhập khẩu nguyên liệu với số lượng và giá trị cao nên Kềm Nghĩa có đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm trong việc khắc phục những sự cố thường gặp trong quá trình nhập khẩu.  Có quy trình nhập khẩu chặt chẽ sát sao nên hạn chế được những sai sót xuất phát từ những lí do nội tại của doanh nghiệp. Kiểm soát được hoạt động nhập khẩu phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. 20  Có kinh nghiệm nhập khẩu với nhiều quốc gia trên thế giới nên nguồn cung ứng nguyên liệu ổn định và đảm bảo chất lượng đầu vào. 2. Khó khăn  Do quy trình nhập khẩu chặt chẽ nên thời gian khá lâu thường mất khoảng 60-90 ngày kể từ ngày đặt hàng đến khi hàng được nhập về kho.  Thủ tục hành chính ở nước ta còn quá rườm ra nên mất thời gian cho việc hoàn thành thủ tục hải quan. Vấn đề về thủ tục hải quan cũng là vấn đề chính yếu gây ra không ít khó khắn cho hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của Kềm Nghĩa.  Khối lượng hợp đồng trên 1 tháng tương đối nhiều ( 15-20 hợp đồng ) nên nhân sự chỉ đảm bảo tương đối .  Nhà cung ứng của công ty từ khắp các nước trên thế giới nên hoạt động nhập khẩu cũng gặp những khó khăn nhất định do khác biệt về tập quán mua bán quốc tế.Chính điều này đã làm cho công ty gặp những rắc rối về tranh chấp thương mại . IV. So sánh lí thuyết với thực tiễn : Về phương thức thanh toán: Trên lí thuyết thì mỗi hợp đồng nhập khẩu khác nhau thì các điều kiện bảo hiểm và phương thức thanh toán sẽ được soạn thảo riêng . Nhưng trên thực tế , tất cả các đơn hàng nhập thông thường đều có form mẫu và nhân viên bộ phận nhập khẩu chỉ điền những thông số như tên mặt hàng, quy cách , số lượng, giá thành với những điều kiện khá giống với những hợp đồng trước đó. Về tranh chấp thương mại: Trong thực tế , khi có sai sót xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hóa, công ty thường tránh những tranh chấp thương mại bằng cách thương lượng về giá cả( giảm giá hoặc chiết khấu cao hơn cho lô hàng bị lỗi ) hơn là sử dụng tòa án trọng tài. Về điều kiện nhập khẩu: Các hình thức nhập FOB thường không phải lúc nào cũng được sử dụng vì có những lô hàng mang tính đặc thù mà các điều khoán mà công ty bảo hiểm đối tác (Bảo hiểm Bảo Việt ) không thể đáp ứng . Vì vậy phải nhập theo hình thức CIF và chấp nhận mua lô hàng với giá cao. 21 Chương 3:GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC MỘT SỐ VẤN ĐỀ CÒN TỒN ĐỌNG TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY I Định hướng phát triển của công ty trong năm 2011 1. Định hướng phát triển của công ty trong năm 2011. Năm 2010 có thể nói là 1 năm thành công của công ty cổ phần Kềm Nghĩa lọt vào Top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam 2010 với tốc độ tăng trưởng trên 30% trong nhiều năm qua. Năm 2011 công ty dịnh hướng phát triển ổn định và bền vững cả về kinh doanh và tổ chức. 2. Mục tiêu năm 2011 của công ty : - Giữ vững vị trí dẫn đầu trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh những sản phẩm làm móng, chắm sóc sắc đep. - Tăng cường quảng bá hình ảnh thương hiệu đến người tiêu dùng - Nâng cao tinh thần và sự tự hào của nhân viên về công ty - Tiếp tục sứ mạng quảng bá thương hiệu hàng Việt Nam chất lượng cao . 3. Chiến lược phát triển công ty để thực hiện mục tiêu đề ra: Tại hệ thống bán hàng : + Duy trì kinh doanh tăng trưởng 30%, thực hiện và vượt chỉ tiêu (Doanh thu đạt 295 tỉ - tất cả dòng hàng) + Tính đồng nhất và sáng tạo trong chuẩn mực trưng bày + Áp dụng đánh giá năng lực nhân viên của hệ thống + Quản lý chất lượng hàng hóa: Áp dụng hệ thống kiểm soát đồng nhất, có định kỳ và có giải pháp cụ thể + Thực hiện hiệu quả các chương trình khuyến mãi (tại các Trung tâm thương mại và tại công ty) – có kế hoạch và có chiều sâu + Nâng cao kỹ năng chăm sóc khách hàng + Lịch và nội dung huấn luyện được thống nhất và áp dụng nhất quán trong suốt cả năm (kỹ năng bán hàng, kiến thức sản phẩm….) 22 + Thực hiện tốt chuẩn mực bán hàng tại toàn bộ hệ chuỗi cửa hàng kinh doanh. - Chiến lược Marketing: Thực hiện đồng thời việc xây dựng độ nhận biết thương hiệu và tăng thị phần + Độ nhận biết sản phẩm: Quản lí chặt chẽ hình ảnh chuỗi hệ thống cửa hàng , tạo ra tính thống nhất và chuẩn mực chung cho hệ thống phân phối sản phẩm của kềm Nghĩa. o Chuẩn bị các chương trình PR cho quảng cáo: Mang đến trải nghiệm của người tiêu dùng đối với chất lượng sản phẩm o Tính đồng nhất của những thông điệp quảng cáo: đồng nhất về tạp chí, tài trợ, PR + Tăng thị phần: o Áp dụng các chương trình marketing để mang khách hàng đến cửa hàng o Tổ chức lại cơ sở dữ liệu thị trường (kích cỡ thị trường, thông tin đối thủ cạnh tranh) o Quảng cáo tại những nơi chưa có sự hiện diện của nhãn hàng, mở rộng hệ thống cửa hàng ra các tỉnh lẻ , để sản gây dựng hình ảnh thương hiệu không chỉ ở các thành phố lớn mà còn mở rộng ra các tỉnh lân cận như Bình Dương, Đồng Nai… o Tiếp tục duy trì chiến lược quảng cáo qua các phương tiện truyền thông đại chúng. Duy trì nhận diện thương hiệu bằng các chính sách tài trợ cho các chương trình truyền hình và các cuộc thi tay nghề về chăm sóc sắc đẹp. II Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu Hơn hai thập kỷ hình thành, xây dựng và phát triển, cho đến nay Kềm Nghĩa đã là một trong những Doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, khẳng định vị trí thương hiệu không chỉ trong nước mà còn vươn xa ra thế giới. Các sản phẩm của Kềm Nghĩa đã chiếm được niềm tin yêu của thị trường trong nước . Đây là một lợi thế rất lớn để Kềm Nghĩa đứng vững trước các đối thủ mới 23 gia nhập ngành. Tuy nhiên trước thềm hội nhập mở của , công ty ngày càng phải hoàn thiện hơn chất lượng sản phẩm để đủ sức cạnh tranh khi các đối thủ nước ngoài bắt đầu thâm nhập thị trường Việt Nam.  Giải pháp về ngiệp vụ hải quan Về thủ tục hành chính rườm rà trong khâu khai báo hải quan, đây là một khó khăn từ phía khách quan, công ty không thể can thiệp hay gây ảnh hưởng. Vì vậy, để khắc phục sự tốn kém thời gian và công sức cho việc khai báo hải quan công ty cần tuyển chọn những nhân viên có chuyên môn cao và có kinh nghiệm về làm thủ tục hải quan. Đồng thời, nhân viên phòng XNK cần thường xuyên cập nhật những chính sách mới của hải quan và thủ tục hải quan. Công ty cần phải có những kiến nghị với Tổng cục hải quan về việc thống nhất quy trình làm thủ tục hải quan, thống nhất các chứng từ cần xuất trình và tìm cách giảm đi những giấy tờ, những công đoạn không cần thiết.  Giải pháp về điều kiện phương thức thanh toán Với quy mô lớn và làm ăn với nhiều đối tác là nhà cung cấp nước ngoài, nên nên phương thức thanh toán mà công ty sử dụng rất đa dạng và thường là phương thức TT D/P at sight , D/A, L/C at sight . Có sử dụng phương thức L/c trả chậm nhưng dường như rất ít.Phương thức TT thường là phải cọc trước từ 30-40% giá trị hợp đồng, việc này làm giảm tính lưu động vòng vốn của công ty. Là khách hàng nhập khẩu nguyên liệu lâu năm với những đối tác quen thuộc, công ty có thể tận dụng lợi thế đó đàm phán để làm giảm số tiền ứng trước với các nhà cung cấp, từ đó tận dụng nguồn vốn lưu động của công ty.  Giải pháp về nhân sự Hiện số lượng nhân viên phòng XNK còn thiếu so với các phòng ban khác nên công ty cần tăng cường thêm nhân viên cho phòng XNK vì phòng ban này đảm 24 nhiệm tất cả các khâu trong quá trình nhập khẩu, vận chuyển, lưu kho và phân hàng cho các chi nhánh. Với những khó khăn trong thủ tục hải quan, và việc nhập khẩu lại có nhiều khâu cần phải thực hiện nên công việc phòng ban này cần phải được phân chia công việc hợp lý để đảm bảo chất lượng công việc, đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho công ty đúng số lượng, chất lượng, đúng thời điểm. 25 KẾT LUẬN Nhập khẩu là một khâu quan trọng trong hoạt động kinh tế, giúp khai thác nội lực sẵn có của doanh nghiệp và của chính nền kinh tế, từ đó góp phần phát triển kinh tế, thỏa mãn nhu cầu trong nước. Do đó, quy trình xuất nhập khẩu nói chung và quy trình nhập khẩu nói riêng nếu được hoàn thiện sẽ là một bước tiến lớn và mang lại những lợi ích lớn lao cho chính nền kinh tế và những bên có liên quan. Là một công ty Việt Nam có quy mô lớn, dẫn đầu thị trường về sản xuất sản phẩm làm móng và chăm sóc sắc đẹp. Công Ty cổ Phần Kềm Nghĩa đã và đang làm tốt vai trò nâng cao hình ảnh thương hiệu hàng Việt Nam chất lượng cao. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động, vì những yếu tố chủ quan và khách quan, công ty đã gặp không ít khó khăn để hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên liệu. Những khó khăn đó cũng chính là những khó khăn mà phần lớn các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam đang gặp phải. Mục tiêu hoàn thiện quy trình nhập khẩu của công ty cổ phần Kềm Nghĩa nói riêng và của các công ty xuất nhập khẩu Việt Nam nói chung cũng góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp đứng vững trên thị trường cạnh tranh đầy khốc liệt. Trong khuôn khổ 24 trang, bài cáo cáo mô tả tổng quan về công ty và hoạt động nhập khẩu của công ty, đồng thời đề cập đến vấn đề vẫn tồn đọng ở hầu hết các công ty XNK hiện nay đó là việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và phù hợp với mặt hàng nhập khẩu của doanh nghiệp. Do phạm vi hiểu biết còn nhiều hạn chế nên chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót trong việc nghiên cứu và báo cáo. Hy vọng bài báo cáo này sẽ phần nào đem lại một số thông tin hữu ích và những hiểu biết nhất định. Rất mong được sự đánh giá và góp ý của các thầy cô.