Luận văn Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu công ty CPC.1

thị trờng đã bão hoà, do vậy còn tồn kho lâu, không hiệu quả nh mong muốn. Công ty còn nhập phân tán qua nhiều mặt hàng (hơn 4000), do vậy phải dàn trải về số lợng. Tiền vốn còn hạn chế nên dẫn đến chi phí lu thông cao, giá mua không đợc u đãi, còn bị động cha biết đi trớc đón đầu, bị động trong kinh doanh. Cha xây dựng đợc mối quan hệ làm ăn bền vững lâu dài với các bạn hàng cũng nh cha có đợc mặt hàng kinh doanh chủ lực để tạo ra thế mạnh trong kinh doanh của công ty trên thị trờng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty cha chú ý đúng mức đến công tác giám sát và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiên hợp đồng. Cách làm nh hiện nay chỉ phù hợp nhất thời khi mà các hợp đồng có giá trị khá nhỏ, quan hệ với các nhà cung cấp có độ tin cậy và đợc nhà nớc giám sát, nghiên cứu, quản lý chặt chẽ thông qua việc cấp giấy phép cho các nhà cung cấp thuốc nớc ngoài. Nhng không bao xa nữa, khi mà các biện pháp quản lý hành chính đối với việc kinh doanh xuất nhập khẩu bị huỷ bỏ do yêu cầu của việc hội nhập hoá và toàn cầu hoá. Khi đó sẽ có rất nhiều các nhà kinh doanh dợc phẩm nớc ngoài vào hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Trong số những nhà kinh doanh tốt thì không thể không tránh khỏi có những công ty “ma”, kinh doanh bằng lừa đảo. Khi đó vấn đề sẽ đặt nặng lên đôi vai của những ngời tham gia ký kết và điều hành hợp đồng nhập khẩu, thì với một đội ngũ cán bộ và cung cách làm việc nh hiện nay sẽ rất có thể gây ra những rủi ro không thể lờng trớc đợc cho công ty. Nguyên nhân: Về mặt khách quan, thủ tục hành chính để tiến hành nhập khẩu của nghành y tế hiện nay còn rất phiền hà qua nhiều tầng, nấc trung gian, chậm cải tiến, có những qui định rất ngặt nghèo khi áp dụng trong điều kiện hiện nay. Về cấp số cho hàng hóa nhập vào còn phức tạp, thờng từ 3 đến 6 tháng mới xong, do vậy gây chở ngại rất lớn cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Thông qua việc cấp VISA cho các nhà cung cấp nớc ngoài của Bộ y tế, đơng nhiên đã tạo cho các nhà cung cấp này một thế độc quyền, gây áp lực cho phía các công ty nhập khẩu dợc phẩm trong nớc, làm cho các công ty này khó khăn trong việc lựa chọn khách hàng tốt nhất. Cơ quan quản lý về dợc hiện nay là Bộ y tế mà trực tiếp là Cục quản lý dợc, ở đây cán bộ chuyên quản đa số là cha có kinh nghiệm qua môi trờng kinh doanh cụ thể. Do vậy việc xác minh, xét duyệt đơn hàng rất máy móc, chậm thiếu hiểu biết về chuyên môn, gây chậm thời gian. Cơ quan hải quan các cấp lại căn cứ máy móc vào thủ tục của nghành chủ quản, nên hàng về tuy cùng nội dung nhng mối nớc có qui chế riêng lại phải chờ xác minh mới tiến hành kiểm hoá, cho nên tiếp tục lại gây chậm chễ làm phiền lòng cả khách hàng và bạn hàng. Về mặt chủ quan, trình độ năng lực cán bộ của công ty chuyên làm xuất nhập khẩu cũng là mới, một số học thêm về ngoại thơng nhng không cơ bản. Công ty rất chậm đầu t phát triển thị trờng, đội ngũ trình dợc viên mới đợc hình thành, ít kinh nghiệm, ít về số lợng, cơ chế tiền lơng cha khuyến khích anh em phát huy hết năng lực. Công ty cha thực sự năng động, cha có ngời chuyên nghiên cứu thị trờng tng khu vực cụ thể, thờng làm kiêm nghiệm, thiếu kế hoạch, do vậy cha xây dựng đợc phơng án kinh doanh nhập khẩu hợp lý, còn làm theo kinh nghiệm, chủ nghĩa nhiều hơn. Việc chọn khách hàng còn hạn hẹp, cha xây dựng đợc khách hàng truyền thống, thật chí cốt với công ty, đồng thời chậm phát triển khách hàng mới, do vậy mặt hàng của công ty phong phú và đa dạng, đặc biệt là cha xây dựng đợc những mặt hàng độc quyền, chiến lợc tạo lợi thế trong kinh doanh, nói chung việc nắm bắt thông tin thị trờng Quốc tế và quốc nội còn yếu so với qui mô kinh doanh của công ty. 2. PHƠNG HỚNG HOẠT ĐỘNG NHỮNG NĂM 2000. Trong những năm tới công ty xác định đây sẽ là khoảng thời giancó mức độ khó khăn và phức tạp hơn, cạnh tranh gay gắt hơn, thị trờng có xu thế co hẹp do các doanh nghiệp tự nhập, tự tiêu thụ, các công ty nớc ngoài đã và đang dùng mạng lới Việt nam để thúc đẩy sản lợng bán từ cơ sở tiêu dùng ( nhất là từ các Bệnh viện). Họ có thế mạnh là bấn đợc giá cao, lợi nhuận nhiều, cơ chế khuyến mãi hấp dẫn, an toàn cho ngời mua… Do sự cạnh tranh nên thị trờng thành phẩm của công ty có phần giảm xuống nên công ty xác định când phải xem xét laị vấn đề nhu cầu, thị hiếu, chủng loại giá cả, nơi sản xuất, cơ chế bán và khuyến mãi xem tại sao công ty bị giảm trong khi các công ty khác lại tăng thậm chí đột biến. Trớc mắt công ty xác định nhiệm vụ chính là phải chặn đứng không để giảm nhập thành phẩm mà phải giữ và thúc đẩy trở lại, tích cựu tăng nhập khẩu nguyên liệu bù vào và phát triển nhập thêm những mặt hàng mới. Với năm 2000 công ty chủ trơng không tăng doanh số thuần, cố gắnggiữ mức hiệu quả năm 1999 để có đủ điều kiện tồn tại và tìm lối ra, chuyển hớng tạo dần thế ổn định vững chắc, liên kết tìm những định hớng mới cho tơng lai. Sau đây là một số chỉ tiêu năm 2000 của công ty . 1 2 Hợp đồng số Hoá đơn thơng mại Vận đơn Phiếu đóng gói Phiếu kiểm tra chất lợng Giấy chứng nhận chất lợng Giấy chứng nhận xuất xứ Hợp đồng bảo hiểm Tờ khai hàng hoá XNK Phiếu nhập kho PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KÍ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU I. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG NỘI DUNG KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Đàm phán và kí kết hợp đồng nhập khẩu là bớc khởi đầu quan trọng của hoạt động nhập khẩu, với mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Mỗi hợp đồng sau khi đợc kí kết sẽ có giá trị pháp lý ràng buộc các bên .Vì vậy, công tác kí kết hợp đồng cần đợc đặc biệt coi trọng, tránh tình trạng cha nắm vững những biến động của thị trờng và những thông tin về đối tác đã vội kí kết để rồi sau đó lại xin huỷ, xin hiệu chỉnh hoặc không nghiêm chỉnh thực hiện các cam kết đã thoả thuận trong hợp đồng. Vd: trong hợp đồng số 2/1998-CPCI/NL về nhập khẩu nguyên liệu dợc, do không nắm bắt tốt các thông tin về sự thay đổi của thị trờng cũng nh không lờng trớc đợc những thay đổi đó vào trong hợp đồng . Khi đàm phán về điều khoản giá cả, hai bên đã thống nhất một mức giá cố định cho lô hàng vaò thời điểm kí kết hợp đồng, nhng do thời gian thực hiện hợp đồng kéo dài 4 tháng, nên khi tiến hành giao hàng, giá cả thị trờng của lô hàng này đã giảm xuống thấp hơn mức giá đã qui định trong hợp đồng, công ty thấy bị thiệt hại lớn nên đã yêu cầu phía ngời xuất khẩu giảm giá, vụ việc tranh cãi kéo dài khá lâu và hợp đồng đã bị huỷ, tổn thất đối với công ty là không nhỏ cả về chi phí lẫn uy tín.Nếu nh trong lúc kí kết, cán bộ nghiệp vụ lờng trớc đợc yếu tố này thì đâu đến nỗi phải huỷ bỏ hợp đồng. Đây vừa là vấn đề pháp lý vừa là uy tín đối với bạn hàng. Vì thế để việc kí kết ngày một hoàn thiện hơn, công ty cần có những biện pháp sau: 1. VẤN ĐỀ LẬP KẾ HOẠCH. a. Công tác nghiên cứu tiếp cận thị trờng: Thực tế các hợp đồng cho thấy việc nghiên cứu nhu cầu của thị trờng của công ty còn rất lỏng. Công ty hầu nh chỉ căn cứ vào một số thông tin biến động lớn về nhu cầu nh xu hớng dùng thuốc bổ, dịch truyền sau đó công ty sẽ láy thực tế bán năm trớc cộng với số dự đoán tăng để lập kế hoạch hiện tại. Do thực hiện theo phơng thức trên nên nhiều khi hàng nhập về không đáp ứng đủ nhu cầu thị trờng, nhng cũng có khi hàng về bị d thừa gây ứ đọng vốn, thậm chí dẫn đến thua lỗ. Vởy để giảm rủi ro trên công ty cần có sự đầu t nghiên cứu thị trờng một cách tốt hơn. việc nghiên cứu này phải xác định các yếu tố sau: + Thị trờng cần những mặt hàng gì + Các yêu cầu vè chất lợng nh thế nào ? Chất lợng cao hay trung bình hay thấp ? + Vấn đề công dụng của thuốc ? Thuốc chữa bệnh gì ?có yêu cầu hạn chế về mặt tác dụng phụ nào ? + Vấn đề tốc độ tác dụng của thuốc ? Cần loại thuốc tác dụng nhanh hay “ từ từ” hay chậm. + Vấn đề giá cả nh thế nào ? Với hàng chất lợng cao thì giá là bao nhiêu, mặt hàng bình dân thì giá cả là bao nhiêu ? + Xu hớng biến động các nhu cầu trên ? Tăng hay giảm ? Bao nhiêu % ? + Xu hớng biến động giá cả của các loại thuốc đó: Có thể căn cứ vào tính mùa vụ của thuốc: ví dụ vào mùa hè thi nhu cầu các loại thuốc về hệ thần kinh, tim mạch, về diệt khuẩn tăng lên, lợng tăng này có thể dựa vào tình hình tăng các năm trớc và dự doán sự biến động năm nay, căn cứ vào khả năng cung ứng của các hãng trên thị trờng mặt hàng thuốc đó, và căn cứ vào tính kháng thuốc của bệnh. Điểm mấu chốt của công tác này là phải tìm đợc xu hớng biến động về khách hàngối lợng và giá cả mặt hàng công ty muốn nhập. Điều này quyết định đến vấn đề hàng nhập về có bán hết hay không, bán nhanh hay chậm, lỗ hay lãi. Một giả pháp để tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu nhu cầu hằng năm là công ty cần lập mô hình chi tiết cho từng vùng địa lý nh miền Trung, miền Tây Bắc, Đông Bắc Bắc Bộ, vùng đồng bằng, miền núi… a) Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng: Hiện nay số lợng sản phẩm nhập khẩu về theo đơn đặt hàng của các khác hàng trong nớc là tơng đối lớn. Các đơn đặt hàng này chủ yếu là từ các công ty cấp II tuyến tỉnh và một số bệnh viẹn lớn. Tình hình thực tế cho thấy nguồn này đang giảm do đó công ty cần có biện pháp thích hợp để giữ khách hàng nh qua hệ thống khuyến mãi, giao hàng đúng yêu cầu về cả số lợng, chất lợng, thời gian, tạo thuận lợi cho bên đặt hàng mua và tiêu thụ sản phẩm. Để thúc đẩynguồn này phát triển, công ty nên đặt mối quan hệ thờng xuyên với khách hàng này, tạo cho họ niềm tin vào công ty, tỏ rõ u điểm của mình so với các nhà cung cấp khác với họ… b) căn cứ vào thị trờng các mặt hàng. Do dợc phẩm có nhiều mặt hàng thay thế, hơn nữa do tính kháng thuốc của bệnh nên công ty có thể lựa chọn một số sản phẩm thay thế để nhập khẩu đón đầu sự thay đổi do kháng thuốc. c) Căn cứ vào đối thủ cạnh tranh: Hiện nay với trên 30 công ty đợc phép nhập khẩu trực tiếp dợc phẩm vào Việt Nam, cha kể các công ty của nớc ngoài và các liên doanh giữa nớc ngoài và đối tác Việt Nam. Sản phẩm nhập vào lại chồng chéo nhau, tạo ra một áp lực cạnh tranh rất mạnh trên thị trờng thuốc tân dợc. Do vậy công ty cần phải xây dựng một chiến lợc cạnh tranh nhằm đối phó và có ứng xử phù hợp với hoàn cảnh này, phải nắm đợc chắc các thông tin về tình hình cạnh tranh trên thị trờng, số lợng và phạm vi hoạt động, u nhợc điểm và chiến lợc cạnh tranh của các đối thủ cạnh tranh. e) Nghiên cứu nguồn nhập khẩu và lựa chọn nhà cung cấp. Sự đa dạng và phức tạp của thị trờng dợc phẩm thế giới cũng là một thách thức lớn đối với công ty. Việc thiếu hiểu biết về thị trờng dợc phẩm thế giới sẽ gây rất nhiều khó khăn cho các cán bộ làm công tác nhập khẩu khi tham gia kí kết hợp đồng. Mỗi nớc, mỗi khu vực tuỳ thuộc vào trình độ phát triển khác nhau lại đặt ra các tiêu chuẩn chất lợng dợc phẩm khác nhau, điều này lại dẫn đến các đặc tính kĩ thuật khác nhau và giá cả khác nhau của cùng một loại sản phẩm. Thông thờng các loại dợc phẩm đợc sản xuất từ Tây Âu, Bắc Mĩ, Nhật Bản có chất lợng và giá cả cao hơn những sản phẩm cùng loại đợc sản xuất ở ấn Độ, Trung Quốc, ASEAN. Vì thế khi đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu, các cán bộ nhập khẩu phải nắm bắt đợc các đặc điểm này, kết hợp với nhu cầu và khả năng của thị trờng trong nớc để nhập khẩu những mặt hàng vừa đảm bảo chất lợng, lại vừa phù hợp với khả năng thanh toán của ngời dân Việt Nam. Phải biết lựa chọn những chủng loại mặt hàng nào cần nhập ở những nớc có trình độ cao, những chủng loại nào chỉ cần nhập ở những nớc có trình độ trung bình. Ngoài ra, khi đàm phán kí kết hợp đồng cũng phải tìm hiểu kĩ đối tác(nhà cung cấp), kiểm tra độ tin cậy, năng lực và tính hợp pháp của họ. Bởi vì, dợc phẩm đợc sản xuất ở nhiều nớc khác nhau, nhiều nhà sản xuất, nhng chỉ đợc tập trung phân phối vào việt Nam bởi một số nhà phân phối lớn nh: HALM, URGO, SAMSUNG...điều này rất dễ dẫn đến việc nhà phân phối dối trá khi chứng minh xuất xứ hàng hoá, giấy chứng nhận chất lợng của nhà sản xuất, tên hãng sản xuất gây thiệt hại cho ngời tiêu dùng. Phải nắm vững đợc khả năng nguồn hàng cũng nh độ tin cậy của nhà phân phối. Nắm vững thị trờng nhập khẩu, hiểu rõ nhà cung cấp để từ đó đa ra các quyết định đúng đắn khi lựa chọn thị trờng và nhà phân phối là một nhiệm vụ quan trọng của các bộ làm công tác nhập khẩu dợc phẩm. Để nâng cao kiến thức và năng lực của đội ngũ nhân viên làm công tác nhập khẩu, công ty nên tiến hành một số biện pháp sau: - Tăng cờng khai thác thông tin về thị trờng và đối tác thông qua các nguồn thông tin thứ cấp từ bộ thơng mại, bộ y tế, phòng thơng mại và công nghiệp Việt Nam tại nớc ngoài, hoặc qua các chi nhánh, văn phòng đại diện của các đối tác nớc ngoài đó tại Việt Nam, qua các đối thủ cạnh tranh, thậm chí nếu cần có thể phải mua các thông tin có giá trị để phục vụ quá trình đàm phán, kí kết. - Phối hợp chặt chẽ giữa phòng xuất nhập khẩu và phòng nghiên cứu thị trờng của công ty để phân tích đánh giá, xử lý các thông tin thu thập đợc. - Cử cán bộ trực tiếp đi nghiên cứu, tìm hiểu thị trờng và nhà cung cấp nớc ngoài . f) Căn cứ vào năng lực của công ty. Để đi đến quyết định kí kết một hợp đồng nhập khẩu thì ngời tham gia kí kết hợp đồng phải nắm bắt đầy đủ các thông tin về cônh ty mình nh : khả năng nguồn vốn và khả năng huy động tiềm năng nội bộ, khả năng thực hiện các nghiệp vụ thơng mại quốc tế của cán bộ nhập khẩu, trình độ kiến thức về dợc phẩm, khả năng phát hiện và xử lý các vấn đề trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng nh phơng án kinh doanh và chiến lợc maketing của công ty. g) Căn cứ vào môi trờng vĩ mô. Môi trờng vĩ mô bao gồm các yếu tố khách quan mà công ty không thể kiểm soát đợc nhng lại có tác động trực tiếp và lớn tới kết quả kí kết và thực hiện hợp đồng của công ty. Để đảm bảo đạt đợc hiệu quả của hợp đồng nhập khẩu, bộ phận làm công tác nhập khẩu phải nắm rõ các nội dung sau: - Các yếu tố chính trị -luật pháp: cần phải nắm vững môi trờng chính trị, pháp luật ở cả nớc nhập khẩu và nớc xuất khẩu. Quan hệ chính trị giữa nớc ta và nớc xuất khẩu sẽ có ảnh hởnh rất lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Sự khác biệt về luật pháp của Việt Nam với các nớc xuất khẩu cũng sẽ gây trở ngại cho quá trình thực hiện hợp đồng, bởi vì hợp đồng mua bán ngoại thơng chịu ảnh hởng rất lớn của các luật quốc gia. - Các yếu tố về môi trờng kinh tế: công ty cần dặc biệtchu ý đến vấn đề tỷ giá và lãi suất. Sự biến động của tỉ giá và lãi suất ngân hànglàm thay đổi tỉ suất lợi nhận nhập khẩu của công ty. Chúng có thể dẫn tới sự thua lỗ. Và đây cũng là nhân tố thờng dẫn tới việc phá vỡ hợp đồng. để giảm đợc những rủi ro từ những yếu tố trên công ty cần có sự theo dõi sát tình hình biến động của tỉ gía và lãi suất ngân hàng, xác định xu hớng biến động của chúng, từ đó có các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng thích hợp. - Tốc độ phát triển kinh tế và công nghệ: nó ảnh hởng đến thị hiếu và tiêu dùng của dân c cũng nh đến chất lợng và giá cả sản phẩm. Ngời làm công tác nhập khẩu phải nắm đợc mức thu nhập của ngời dân, chi tiêu cho dịch vụ y tế hàng năm của một ngời dân, mức đầu t ngân sách chính phủ hàng năm cho dịch vụ y tế, các chính sách xuất nhập khẩu dợc phẩm của Nhà nớc và sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ sinh học. - Các tập quán, văn hoá trong buôn bán: các bạn hàng ở các nớc trong khu vc khác nhau sẽ có thói quen buôn bán khác nhau, thái độ trong quan hệ làm ăn cũng khác nhau. Do đó sẽ ảnh hởng đến quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng. VD: trong hợp đồng nhập khẩu dợc phẩm của công ty với các nhà cung cấp Phơng Tây, các điều khoản trong hợp đồng thờng rất rõ ràng, cụ thể, luôn luôn yêu cầu phải chuẩn xác về thời gian và tiến độ, đặt yếu tố an toàn lên hàng đầu. Nhng đối với những hợp đồng nhập khẩu có quan hệ làm ăn với các hãng Đông á, thì họ thờng đặt lòng tin và chữ tín lên hàng đầu, ít khi đa ra những điều khoản, những từ ngữ mà khi nói đến có vẻ nh không tôn trọng đối tác nh: phạt vị phạm, buộc phải thực hiện... Các căn cứ trên đây sẽ là cơ sở quan trọng để công ty lựa chọn đợc thị trờng nhập khẩu, nhà cung cấp, chủng loại, số lợng, chất lợng và giá cả cần nhập. 2. HOÀN THIỆN PHƠNG PHÁP XÂY DỰNG HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU VÀ NỘI DUNG KÝ KẾT: Hiện nay việc thực hiện các nghiệp vụ cho công tác xây dựng một hợp đồng nhập khẩu nh nghiên cứu thị trờng, lập phơng án kinh doanh, đàm phán và thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng của công ty còn nhiều bị động hoặc theo các nguyên tắc cứng nhắc, do vậy đã gây nhiều bất cập cho ngời thực hiện hợp đồng, bởi vậy nhiệm vụ cần thiết trớc mắt của bộ phận làm hợp đồng nhập khẩu là: a. Trong công tác chuẩn bị ký kết: + Phải căn cứ vào kế hoạch nhập khẩu cụ thể cho các thới điểm trong năm, công ty cần cụ thể hoá để nhập từng mặt hàng xác định từ từng hãng cung cấp, trong từng thời gian, với số lợng, chất lợng xác định… + Tìm hình thức và phơng pháp phù hợp cho cuộc đàm phá, xác định hớng đi rõ ràng cho cuộc đàm phán nhằm thu đợc hiệu quả tối đa. + Đặt ra mục đích, yêu cầu cho cuộc đàm phán: Đặc biệt là vấn đề giá cả. Cần phải làm thế nào để nhập đợc với giá thấp…Cần phải chuẩn bị trớc những lý lẽ để thuyết phục đối phơng trong thơng lợng, đàm phán.Phải lờng trớc mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán, tránh trờng hợp bị bất ngờ, lập kế hoạch và vạch sẵn những phơng án để giải quyết trong trờng hợp cuộc đàm phán không thành công. Có sự chuẩn bị về thời gian để tra đổi về hợp đồng giữa các phòng, ban có trách nhiệm liên quan về hợp đồng trớc khi đàm phán. Cần cập nhật kịp thời các thông tin về nhà cung cấp để biết điểm mạnh, điểm yếu của họ, biết mình muốn gì, trong điều kiện nào. + Duy trì mối quan hệ thờng xuyên với bạn hàng. ă Khi xây dựng nội dung hợp đồng cần chú ý một số điều khoản cơ bản sau: *Điều khoản về tên hàng và quy cách phẩm chất hàng hoá Nh phần trên chúng ta đã nghiên cứu, dợc phẩm là một loại hàng hóa tiêu dùng đặc biệt, phức tạp cả về tên hàng lẫn tiêu chuẩn chất lợng hàng hóa. Tên hàng đòi hỏi phải ghi một cách chính xác tên hoá học, thờng là tên của thành phần hoá học cơ bản chứa trong sản phẩm. Việc ghi không chính xác sẽ dễ dàng gây ra sự hiểu nhầm và do đó giao nhầm hàng. Sự đa dạng về chất lợng dợc phẩm cũng là một khó khăn khi đàm phán điều khoản chất lợng, cần phải nêu rõ hoặc phải có phụ lục về qui cách, thành phần các chất chứa trong đó .Nghiệp vụ này đòi hỏi ngời tham gia kí kết phải nắm vững và có kiến thức về dợc phẩm.Trong điều khoản về quy cách phải luôn luôn chú ý đến thời hạn sử dụng của sản phẩm, thời hạn sử dụng sản phẩm là yếu tố rất quan trọng đối với mỗi hợp đồng nhập khẩu dợc phẩm, nó mang tính chất bắt buộc. *Điều khoản về giá cả. Giá cả hàng nhập sẽ ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng tiêu thụ của công ty. Vì thế khi phán đàm về giá cả, công ty cần phải đặc biệt chú ý đến các yếu tố ảnh hởng đến giá cả hàng nhập khẩu nh : + Xác định mức giá cần nhập + Các điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán sẽ ảnh hởng trực tiếp đến giá cả. Công ty cần phải làm sao lựa chọn đợc các điều kiện thuận lợi nhất nhng giá cả phải hợp lý. + Phải tham khảo giá của các đối thủ cạnh tranh và của các nhà phân phối khác để nắm bắt thông tin. + Đối với những hợp đồng nhập khẩu thành phẩm và có thời gian thực hiện hợp đồng ngắn, thì trong điều kiện giá cả có thể không cần đòi hỏi có sự điều chỉnh giá. Nhng đối với những hợp đồng có thời gian thực hiện dài(hàng năm) hay những hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu, thì cần phải chú ý đa vào điều kiện điều chỉnh giá cả để tránh những tổn hại không đáng có khi có sự biến động của giá cả đối với công ty. ă Hình thức đàm phán ký kết hợp đồng * Phơng pháp trực tiếp: trực tiếp gặp gỡ nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản giao dịch và trực tiếp ký kết. Phơng pháp này thờng đợc áp dụng với những bạn hàng lần đầu tiên có quan hệ làm ăn với công ty hoặc bạn hàng có những hợp đồng lớn hoặc những mặt hàng mới. Do vây yêu cầu đặt ra đối với ngời trực tiếp tham gia đàm phán là: + Có thái độ niềm nở, lịch sự với bạn hàng. + Tìm hiểu về nhà cung cấp, kiểm tra mức độ uy tín của họ. + Tranh thủ giới thiệu với bạn hàng về công ty. + Nên mời chuyên gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm phán, tạo sự tin tởng cho bạn hàng. + Có thái độ nhã nhặn nhng cơng quyết khi cần thiết trong quá trình giải quyết công việc. * Phơng pháp gián tiếp: phơng pháp này là phơng pháp ít tốn kém chi phí giao dịch, nó đợc sự hỗ trợ của công nghệ thông tin liên lạc. Mọi việc đàm phán, ký kết đều đợc thực hiện thông qua th tín, điện thoại, fax, Internet......phơng pháp này đợc sử dụng đối với các khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty . * Nếu việc đàm phán, ký kết đợc tiến hành qua th tín: thờng sử dụng hệ thống Fax và bằng tiếng Anh. Do vậy cần chú ý rằng th từ là sứ giả của mình gửi đến khách hàng nên cách viết, cách trình bày, diễn đạt phải rõ ràng, sáng ý, chính xác và khoa học. Khi gửi th cần phải sử dụng hệ thống chuyển phát nhanh để thể hiện sự nhiệt tình và khẩn trơng của công ty. * Nếu bằng điện thoại: đây là hình thức đợc thờng xuyên sử dụng hàng ngày, ngừơi trực tiếp giao dịch phải chuẩn bị trớc các nội dung cần trao đổi, phải có tâm trạng tốt, trân thành, không miễn cỡng, giả tạo nhằm tránh gây sự hiểu nhầm của bạn hàng. Sau khi trao đổi, cần phải có văn bản xác định nội dung đã thoả thuận và gửi cho bạn hàng. * Xây dựng mẫu hợp đồng có sẵn. Bởi vì công ty Dợc phẩm Trung ơng I chỉ kinh doanh nhập khẩu một loại hàng hóa là dợc phẩm (gồm có tân dợc và dợc liệu). Sự đơn nhất này giúp công ty có thể tạo ra những khuôn mẫu hợp đồng có sẵn, với số lợng điều khoản cần có. Những điều khoản đựơc xem là cố định nh khiếu nại, trọng tài, phạt vi phạm, các điều khoản khác... Có thể xây dựng mẫu hợp đồng cho nhập khẩu thành phẩm một dạng và cho hợp đồng nhập khẩu nguên liệu dạng khác. Cũng có thể xây dựng mẫu cho từng nhà cung cấp một, thờng với những nhà cung cấp có quan hệ thơng mại lâu dài, thờng xuyên với công ty. Những điều khoản về tên hàng, qui cách phẩm chất, số lợng, giá cả, phơng thức gíao hàng và phơng thức thanh toán là những điều khoản sẽ đợc điều chỉnh cho từng lần giao hàng cụ thể. Mẫu hợp đồng này sẽ đợc lu giữ trong máy tính và sẽ đợc đem ra sử dụng khi ký kết hợp đồng. Chú ý rằng mẫu hợp đồng nhập khẩu này chỉ phù hợp với những đối tác có quan hệ làm ăn thờng xuyên, lâu dài với công ty, còn đối với những bạn hàng mới, không nên xây dựng hợp đồng trên các khuôn mẫu sẵn có đó đợc, phải tuỳ thuộc vào tập quán và độ tin cậy của phía đối tác nớc ngoài mà xây dựng các điều khoản hợp đồng hợp lý và hiệu quả. ă BẢO ĐẢM CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU . Có thể nói rằng, không bao giờ chúng ta có thể lờng trớc đợc hết những rủi ro để đa vào hợp đồng nhằm xây dựng một hợp đồng hoàn thiện nhất. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng hợp đồng, các nhà đàm phán, kí kết luôn luôn hạn chế tối đa những sai phạm, rủi ro có thể gặp phải. Và một nội dung quan trọng và dễ dàng kiểm soát đợc đó là xây dựng đợc cơ sở pháp lý cho việc thự hiện hợp đồng nhập khẩu, nội dung bao gồm: Các chủ thể tham gia hợp đồng phải hợp pháp, không bị lừa đảo: việc xác định t cách đôi stác mà công ty tham gia ký kết hợp đồng có giá trị quan trọng, vì chỉ khi đối tác có đầy đủ năng lực pháp lý và năng lực hành vi thì hợp đồng sau khi ký mới có giá trị hiệu lực và nếu có tranh chấp xảy ra mới đảm bảo đợc việc khiếu nại và kiện tụng. Một bản hợp đồng nếu đảm bảo đợc năm yêu cầu sau thì đợc coi là có giá trị pháp lý. 1. Hợp đồng phải đợc xây dựng trên sự thoả thuận, tán thành của hai bên. Một hợp đồng không có giá trị pháp lý nếu đợc ký kết trên sự cỡng ép hoặc lừa đảo. 2. Các bên tham gia chỉ đợc ký kết trong khả năng, phạm vi, thẩm quyền của mình. 3. Một văn bản nếu đợc làm một cách bất hợp pháp với các mục đích bất hợp pháp hoặc vi phạm pháp luật sẽ không đợc coi là hợp đồng. 4.Một hợp đồng phải có sự ràng buộc của cả hai bên, nghĩa là hai bên phải có sự trao đổi quan điểm về các quền lợi, nghĩa vụ. 5. Một hợp đồng đợc hình thành trên cơ sở chào hàng và chấp nhận chào hàng. * Điều kiện để thực hiện các nội dung trên. * Có sự lựa chon thơng nhân để giao dịch. Trong điều kiện cho phép thì hiệu quả nhất là chọn nhà cung cấp trực tiếp và lớn, tuy nhiên nếu là thị trờng nhập khẩu mới thì có thể lại cần phải giao dịch qua trung gian. Nếu ký kết với đại lý thì cần phải xem xét giấy uỷ nhiệm mà ngời đại lý đợc cung cấp có hợp lệ hay không. * Nếu có nghi ngờ về khả năng của đơn vị đối tác thì ngời đàm phán cần liên hệ ngay với các tổ chức thơng mại có thẩm quyền hoặc tham tán thơng mại Việt Nam ở nớc đó. * Luôn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm công tác nhập khẩu. * Cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia về nguồn luật áp dụng đối với hợp đồng. * Giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng. 3. Hoàn thiện việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các nghĩa vụ đã đợc thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn làm nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng. Để hoàn thiện việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty phải làm tốt các công việc sau đây: 1. Đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, công ty phải lập kế hoạch cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, xây dựng đợc một hệ thống giám sát để biết đợc những công việc nào cần làm trớc, những vấn đề nào cần giải quyết, vàvào thời gian nào. * Trớc hết phải chuẩn bị tốt giấy tờ và các chứng từ: việc chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ hành chính liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng phải đợc tiến hành khẩn trơng, nhanh chóng nh giấy phép nhập khẩu, VISA. Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ các chứng từ giao hàng, nhanh chóng làm các thủ tục thanh toán. Yêu cầu ngời xuất khẩu thông tin đầy đủ về tình trạng hàng hoá, thời gian vận chuyển và ngày hàng cập cảng đến quy định . * Tổ chức một đội ngũ có chuyên môn, nghiệp vụ tốt để đi nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, đa hàng về nhập kho. Công đoạn nhận hàng và kiểm tra hàng hóa là hết sức quan trọng, nó là giai đoạn thờng làm phát sinh nhiều vấn đề có liên quan đến số lợng, chất lợng, xuất xứ hàng hóa đối với ngời xuất khẩu, ngời nhập khẩu và các cơ quan chức năng của nhà nớc. Chậm chễ trong việc tiếp nhận hàng hóa có thể sẽ phát sinh chi phí lu kho bãi và gây tác hại xấu cho chất lợng hàng hóa. Kiểm tra hàng hóa không tốt sẽ gây ra những thiệt hại đáng kể cho công ty, làm mất uy tín của công ty đối với bạn hàng. Vì vậy phải xây dựng đội ngũ cán bộ vừa có nghiệp vụ thơng mại Quốc tế lại vừa phải có kiến thức cơ bản về dợc phẩm. Đồng thời phải theo dõi, đôn đốc họ đi nhận hàng kịp thời. * Kết hợp với nhiều bộ phận khác để giám sát, điều hành hợp đồng nhập khẩu. Các phòng ban phải thờng xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho Ban giám đốc. Qua đó Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đa ra các giải pháp tối u để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng. Giữa các phòng ban phải thờng xuyên hàng ngày trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết, khắc phục những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. 2. Quản lý hợp đồng nhập khẩu và xây dựng quan hệ đối tác, việc quản lý hợp đồng nhập khẩu là nhằm đảm bảo rằng công ty thực sự nhận đợc hàng nh đã ký kết theo các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng. Nh vậy để đảm bảo đợc hàng hóa nh theo yêu cầu của công ty, công ty phải xây dựng đợc một phơng pháp quản lý hợp đồng sao cho vừa giám sát theo dõi đợc công việc phải làm của cả phía ngời xuất khẩu lẫn công ty, kịp thời đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các công việc đó, đồng thời lại phải sử lý, giải quyết linh hoạt các vấn đề phát sinh để đảm bảo quyền lợi của công ty và giữ đợc quan hệ làm ăn tốt với bạn hàng. Quan hệ đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc tạo dựng uy tín kinh doanh của doanh nghiệp. Sự tín nhiệm về công ty sẽ gây tâm lý tin tởng cho khách hàng khi quyết định mua sản phẩm, tăng khối lợng sản xuất cho công ty và mọi việc sẽ đồng thời đợc giải quyết êm đẹp. Muốn giữ khách hàng lâu dài, đồng thời mở rộng thêm đối tác mới, công ty cần có sự phục vụ chu đáo nh sử dụng các phơng tiện kỹ thuật để đa đón, lễ tân, giao dịch cho dù họ có ký kết đợc hợp đồng hay không đều cảm thấy hài lòng. Thái độ phục vụ càng chu đáo bao nhiêu thì càng tạo đợc ấn tợng tốt bấy nhiêu, đặc biệt là đối với những khách hàng quốc tế lần đầu tiên tiếp xúc với công ty. 3. Giải quyết các tranh chấp. Tranh chấp là điều cả hai bên không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây ra sự tốn kém về thời gian tiền bạc mà còn ảnh hởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hợp đồng nhập khẩu dợc phẩm của công ty thờng có giá trị nhỏ nên khi có tranh chấp xảy ra cần phải dựa trên nguyên tắc trớc tiên là tôn trọng lợi ích của cả hai bên và bình đẳng trong mọi quan hệ. Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhng lại có ràng buộc lẫn nhau, do vậy nguyên tắc mà đã đợc nhiều nhà kinh doanh áp dụng thành công khi giải quyết tranh chấp là: hãy tập trung vào vấn đề cần thơng lợng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm, để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề ra trên phơng châm: “ cách lựa chọn tốt nhất là đạt đợc sự thoả thuận”. Đồng thời trong quá trình thơng lợng thì ngời tham gia thơng lợng phải có sự kiên trì, khéo léo, có những ứng xử, lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm học hỏi về các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi việc sẽ đợc giải quyết thuận lợi. 4. Phân tích và đánh giá hiệu quả hợp đồng nhập khẩu. Sau khi thực hiện xong hợp đồng, phòng xuất nhập khẩu phải tiến hành phân tích và đánh giá lại hợp đồng đã thực hiện. Việc phân tích phải đợc thực hiện trên cả hai phơng diện là phơng diện kỹ thuật và phơng diện kinh tế. Về phơng diện kỹ thuật: phân tích cần tập trung vào những vấn đề nh phơng pháp ký kết hợp đồng, hứơng đàm phán, kỹ thuật soạn thảo hợp đồng và trình tự thực hiện hợp đồng đã hợp lý cha. Về phơng diện kinh tế, phân tích chi phí phải bỏ ra để ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu so với lợi nhuận đạt đợc, hiệu quả của đồng vốn bỏ ra. Từ việc phân tích trên giúp công ty đánh giá đợc một cách tổng thể hiệu quả của hợp đồng đã thực hiện. Rút ra những bài học kinh nghiệm để xây dựng và thực hiện tốt các hợp đồng nhập khẩu sau này. II. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIÁM SÁT THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG. 1. CÔNG TÁC PHÂN LOẠI HỢP ĐỒNG Vì công ty không thể kiểm tra thủ công tất cả các hợp đồng trong một ngày vì nếu nh vậy thì lãng phí thời gian, và công ty còn nhiều việc khác phải làm. Do vậy công ty cần lập ra những biện pháp để giám sát sự thci hiện của chính mình lẫn nhà cung cấp. Sau đây là một số biện pháp nhỏ nhằm phân loại các hợp đồng theo các mức độ cần theo dõi: a. Căn cứ vào tính cấp bách của nhu cầu: mặt hàng đó có mức độ cấp thiết nh thế nào ? kho dự trữ có còn mặt hàng đó không ? … ỉ Mức độ khẩn: mặt hàng này chắc chắn phải về đúng thời hạn do đó cần có sự giám sát kĩ hơn. ỉ Mức độ trung bình: cần xác định thời gian hàng về, mức độ dao động về thời gian, khối lợng,chất lợng có thể chấp nhận đợc. Với mặt hàng này có thể lới lỏng sự theo dõi hơn. b. Căn cứ vào mức độ thân quen với nhà cung cấp: Với nhà cung cấp mới công ty cần có sự giám sát chặt chẽ hơn những nhà cung cấp thờng xuyên, có uy tín với công ty. c. Căn cứ vào tần số ký kết hợp đồng: Với những nhà cung cấp có tần số này thấp tức ít khi có hợp đồng với công ty thì công ty cần có sự giám sát chặt chẽ hơn. d. Căn cứ vào lịch sử thực hiện hợp đồng: Với những nhà cung cấp đã thực hiện tốt các hợp đồng đã ký kết thì công ty có thể giảm nhẹ sự giám sát. e. Cần giám sát tính phù hợp của sản phẩm so với đòi hỏi của hợp đồng hơn là thứ hạng của sản phẩm. 2. SỬ DỤNG PHƠNG PHÁP THỦ CÔNG TRUYỀN THỐNG. Sự tiến triển thực hiện hợp đồng có thực hiệnể đợc giám sát qua liên lạc cá nhân bằng điện thoại, fax hay gặp mặt trục tiếp, do đó công ty nên đa vào điều khoản hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp thông báo thờng xuyên về tình hình giao hàng, vấn đề thanh toán. Để cụ thể hoá việc thao dõi, giám sát thực hiện hợp đồng trớc mắt công ty cần phát huy tính hiệu quả của phơng pháp thủ công truyền thống mà công ty đã sử dụng. ỉ Lập phiếu theo dõi các chứng từ cần thiết cho từng hợp đồng. Nội dung của phiếu này nh sau: Tổng giá trị mua 345 +Nhập khẩu 228 + Mua trong nớc 117 ã Tổng giá trị mua 380 ã Nộp ngân sách 17 ã Lãi 3 ã Quỹ lơng 5 ã Thu nhập 1, 8 triệu đồng Chỉ tiêu 1 2 3 Hợp đồng số Hoá đơn thơng mại Vận đơn Phiếu đóng gói Phiếu kiểm tra chất lợng Giấy chứng nhận xuất xứ Hợp đồng bảo hiểm Tờ khai hàng hoá XNK Phiếu nhập kho Cột 1: ghi rõ ngày chứng từ cần phải hoàn thành Cột 2: theo dõi xem những giấy tờ nào đã có. Nếu có thì đánh dấu “V” Cột 3: ghi chú những vấn đề cần chú ý về nội dung chứng từ, những vấn đề thay đổi… 3. SỬ DỤNG MÁY ĐIỆN TOÁN Lập một chơng trình theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng: Với chơng trình này yêu cầu công ty phải cập nhật đầy đủ các hợp đồng với đầy đủ các chi tiết sau: ỉ Tên hãng cung cấp ỉ Số hợp đồng ỉ Ngày ký kết ỉ Tên hàng và quy cách ỉ Nớc sản xuất ỉ Số lợng hàng ỉ Đơn giá hàng ỉ Giá trị hợp đồng ỉ Ngày hàng về: mấy đợt, mỗi đợt bao nhiêu ? ỉ Ngày thanh toán: thanh toán mấy lần, mỗi lần bao nhiêu ? ỉ Phơng thức thanh toán ỉ Cảng nhập ỉ Loại hợp đồng (hợp đồng công ty hay uỷ thác) ỉ Nhóm thuốc Dựa và các số liệu trên, công ty cần lập chơng trình tin học để có thể theo dõi xem trong một ngày xác định, một thời gian xác định có những hợp đồng nào đến ngày giao hàng, đến ngày thanh toán, kiểm tra giá cả hàng hoá. Qua đó công ty có thể tránh đợc tình trạng hàng về mà không có ngời nhận, đến ngày thanh toán mà công ty không thanh toán, hay hàng về chậm mà công ty không biết… III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ KHÁC Để có thể đạt đợc phơng hớnghoạt động trong những năm tớilà tiến tới giữ vững và mở rộng thị trờng mua và bán, công ty cần có nhiều biện pháp khác nhau, trong đó có biện pháp quan trọng là cần phải thúc đẩy hoạt động bán hàng. Do nguồn lực có hạn nên công ty có thể sử dụng biện pháp sau: 1. TÍN NHIỆM GIÚP MỞ RỘNG THỊ TRỜNG VÀ KINH DOANH ỔN ĐỊNH VỮNG CHẮC . Tín nhiệm của doanh nghiệp trên thị trờng chính là uy tín, là ảnh hởng của doanh nghiệp trên thị trờng. Doanh nghiệp có uy tín là doanh nghiệp luôn có vị trí cao và hình ảnh đẹp đẽ trong con mắt và ấn tợng của ngời tiêu dùng điều đó có nghĩa là sự tín nhiệm vào doanh nghiệp càng cao thì càng dễ ký kết hợp đồng mua bán và dễ dàng tiêu thụ sản phẩm và nhờ đó doanh nghiệp sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn. Việc tạo dựng và củng cố uy tín phải xem xét dới các khía cạnh sau: a. Tạo dựng củng cố tín nhiệm về chất lợng sản phẩm. Các sản phẩm có sự tín nhiệm về chất lợng trên thị trờng là những sản phẩm đợc ngời tiêu dùng tin tởng, chỉ cần nói về nhãn hiệu của sản phẩm đó là ngời mua có thể yên tâm bỏ tiền ra mà không hoài nghi về chất lợng. Công ty CPCI là một nhà kinh doanh thơng mại do vậy công ty không thể tự mình tác động trực tiếp vào sản phẩm nhằm cải tiến chất lợng sản phẩm. Vì thế yêu cầu công ty phải có sự khéo léo sáng suốt trong việc lựa chọn các sản phẩm nhập khẩu. Ngoài ra với nền sản xuất hiện đại và sự cạnh tranh trên phạm vi toàn cầu với sự xuất hiện hằng ngày nhngx tiến bộ khoa học kỹ thuật, những sản phẩm mới, những nhu cầu mới, nên công ty luôn đứng trớc những thử thách to lớn trong việc nắm bắt và thích nghi với thời đại. Công ty có thể chiếm lĩnh đợc thị trờng nếu nhậy bén phát hiện ra xu thế thị trờng hoặc những kẽ hở của thị trờng để len chân vào. sự phát triển của đời sống xã hội làm cho nhu cầu của con ngời ngày càng đa dạng phong phú và thờng xuyên thay đổi. Sự thay đổi nhanh chóng của nhu cầu và sản xuất cũng nhanh chóng giết chết những sản phẩm cũ, và công nghệ cũ. Trong bối cảnh nh vậy công ty cần có sự nghiên cứu xem sản phẩm đang ở chu kỳ nào của chu kỳ sống sản phẩm, doanh nghiệp cần phải nhìn ra xung quanh và về phía trớc vào tơng lai. b. Tạo dựng củng cố về tác phong kinh doanh Trong kinh doanh doanh nghiệp không chỉ phải xây dựng tín nhiệm chất lợng sản phẩm mà còn phải xây dựng tín nhiệm trên thị trờng về tác phong kinh doanh. Đó là vấn đề tuân thủ thời gian, tuân thủ hợp đồng và có tinh thần trách nhiệm cao trong quan hệ với các đối tác. vì vậy việc công ty cần làm là làm cho các đối tác tin tởng 100% vào mình và không gây ra tình trạng đối tác không chắc chắn vào những thoả thuận của mình vì khi ấy họ có thể sẽ tìm sang cộng tác khác. Đầu t mọi biện pháp để có tín nhiệm về chất lợng mà lại làm mất uy tín về tác phong kinh doanh, làm mất bạn hàng, mất khách hàng thì có thể dẫn đến chậm tiêu thụ cả lô hàng thậm chí cả hàng loạt, dẫn đến ứ đọng vốn, giảm hiệu quả kinh doanh . Tạo sự tín nhiệm trong kinh doanh phải bằng sự chân thành, trung thực nh: Giao hàng đúng thời hạn, đúng, đủ về cả chất lợng lẫn khối lợng, thái độ khi giao dịch phải thành thật, tôn trọng đối tác… 2. SÁCH LỢC TIÊU THỤ –BÍ QUYẾT TIÊU THỤ SẢN PHẨM Các doanh nghiệp thơng mại nói chung và công ty CPCI nói riêng, các hoạt động nhập khẩu hàng hoá không phải nhằm mục đích tiêu dùng mà nhằm mục đích bán ra hay tiêu thụ đợc. Vậy tiêu thụ nh thế nàolà vấn đề cần phải quan tâm. Nó đòi hỏi công ty cần phải cónhững phơng pháp, kỹ xảo, nghệ thuật mà công ty áp dụng để mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm. Mặt khác những sách lợc đó phải mang tính cụ thể, đa dạng, linh hoạt. Do sự đa dạng và luôn thay đổi của cả hoàn cảnh thị trờng lẫn mặt hàng dợc phẩm cho nên viẹc đề ra sách lợc tiêu thụ đúng đắn có tác dụng hết sức to lớn đối với việc tiêu thụ mọi loại sản phẩm cũng nh toàn bộ hàng hoá mà công ty kinh doanh. Do đó công ty CPCI có thể đề ra một sách lợc nh sau và vận dụng nó một cách linh hoạt. a. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng: ỉ Tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng ký kết hợp đồng mua hàng. ỉ Đa hàng đến tận tay ngời tiêu dùng. ỉ Có các u đãi về thanh toán, giá cả với những khách hàng truyền thống cà khách hàng mua hàng với số lợng lớn. b. Đón đầu nhu cầu ngời tiêu dùng Dựa vào đặc điểm, công dụng và kết quả nghiên cứu chính xác thị trờng trong nớc để lựa chọn khách hàng, nắm bắt đợc chính xác nhu cầu trong tơng lai của khách hàng từ đó nhập khẩu đón đầu để thoả mãn nhu cầu ngay từ khi mới xuất hiện, không bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. c. Mở rộng mạng lới phân phối hàng nhập khẩu: Hiện nay, việc tiêu thụ hàng nhập khẩu chủ yếu là từ bán trực tiếp cho các đơn vị cấp hai và hệ thống bệnh việncòn hệ thống các cửa hàng của công ty còn ít, chỉ tập trung ở Hà nội. Để thực hiện giải pháp trên công ty có thể căn cứ vào nguồn lực của mình để mở thêm một số cửa hàng và đại lí tiêu thụ các khu vực khác nhau, các thành phố lớn nh Hải phòng, Đà nẵng, Vinh, Thành phố Hồ Chí Minh… Mặt khác với hệ thống nay công ty có điều kiện thuận lợi hơn trong công tác nghiên cứu thị trờng, nắm bắt nhu cầu. d. Giá bán hàng nhập khẩu linh hoạt: Công ty có thể căn cứ vào điều kiện thị trờng, vấn đề nhu cầu, tình hình cạnh tranh.. để xác định giá bán hàng phù hợp, linh hoạt. e. Liên doanh liên kết: Để tăng sức cạnh tranh trên thị trờng công ty có thể liên doanh liên kết với nhà cung cấp và giới tiêu thụ nào đó. Qua đó các bên có thể hậu thuẫn cho nhau trong vấn đề cạnh tranh giành giật thị trờng, hỗ trợ nhau trong vấn đề nghiên cứu thị trờng. 3. PHÁT HUY CHIẾN LỢC SẢN PHẨM VÀ THỊ TRỜNG TRỌNG ĐIỂM. Do sự đa dạng trong mặt hàng thuốc dợc phẩm và thị trờng cạnh tranh gay gắt, công ty nên phát huy chiến lợc kinh doạnh những mặt hàng chủ lực là nguyên liệu thuốc kháng sinh, và thành phẩm độc AB. Tuy nhiên trong tình hình hiện tại công ty nên đa thêm cả mặt hàng thuốc bổ, thuốc trợ lực vào mạt hàng chính mà công ty kinh doanh. Trong ba chủng loại chính trên công ty nên tập trung nhập khẩu những mặt hàng có vị trí cao, những mặt hàng truyền thốngmà công ty có uy tíncả về thị trờng nhập khẩu và thị trờng tiêu thụ, hạn chế bớt những mặt hàng khó khăndo nbị cạnh tranh mạnh, những mặt hàng đem lại lợi nhuận quá thấp. Ngoài việc xây dựng chấ lợng sản phẩm, công ty cần cần chú ý tới chiến lợc thị trờng tức là việc xác định nơi bán, nơi mua hiện tại và tơnh lai trên cơ sở đảm bảo các yếu tố về giá cả, phơng thức thanh toán, phơng thức phân phối. 4. VẤN ĐỀ SỬ DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC Việc ký kết, thực hiện và giám sát thực hiện hợp đồng là hoạt động của con ngời. Hiệu quả của công việc đó tuỳ thuộc vào năng lực tập thể ngời kinh doanh, biện pháp thực hiện,mục tiêu… Do đó đây là vấn đề quyết định hiệu quả của việc kinh doanh nhập khẩu. để có thể ngày càng nâng cao hiệu quả trong viêc ký kết, thực hiện và giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu, trong thời gian tới một mặt công ty nên có kinh phí để đào tạo và đào tạo lại những cán bộ công nhân viên của mình, mặt khác công ty nên có biện pháp phát hiện và sử dụng đúng ngời đúng việc. Yêu cầu với cán bộ nghiệp vụ phải là ngời có trình độ kiến thức về ngoại thơng, biết đánh giá, phân tích và tổng kết tình hình, đặc biệt là cán bộ thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu phải thông thạo ngoại ngữ, thông thạo các luật và thông lệ quốc tế. Tuy nhiên, để có một đội ngũ cán bộ giỏi công ty không chỉ biết đòi hỏi mà cũng cần phải có những biện pháp khuyến khích vật chất và hình thức để khuyến khích phát huy sáng tạo. Xét về thực tế nhân lực công ty, đặc biệt là phòng xuất nhập khẩu thì trình độ của các nhân viên đủ đáp ứng đợc yêu cầu công việc. Song do số lợng hợp đồng phải thực hiện trung bình trong một ngày tơng đối cao ( khoảng 3 hợp đồng một ngày ) nên công ty cần bố trí thêm ngời để có thể thực hiện trôi chảy công việc, để công việc không bị ứ đọng. 5. QUẢNG CÁO VÀ XÚC TIẾN BÁN HÀNG. Đây là một hoạt động mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng pháỉ dụng trong điều kiện thị trờng cạnh tranh gay gắt. Không chỉ các doanh nghiệp sản xuất mà các doanh nghiệp thơng mại đều phải sử dụng. Trong hoạt động này công ty chủ yếu cần giới thiệu với khách hàng về hình ảnh công ty, các mặt hàng công ty kinh doanh. Thông qua hoạt động này mà khách hàng hiểu biết hơn về công ty, biết đợc mặt hàng mà công ty kinh doanh, phơng thức hoạt động, quan điểm kinh doanh của công ty, đồng thời nâng cao uy tín của công ty trên thơng trờng. Chính những điều này sẽ tác động tới khách hàng trong việc lựa chọn đối tác để hợp đồng nhờ đó công ty có thể ký kết đợc nhiều hợp đồng mua bán hơn. 6. ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NỚC. a. Về việc ban hành pháp luật Thứ nhất,nhà nớc cần phê chuẩn Công ớc bán hàn viên1980 và Incoterm 2000làm cơ sở pháp lý cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Hầu hết các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu hiện nay khi ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu đều dựa trên cơ sở hớng dẫn của Incoterms 1990,hiện nay là Incoterms 2000 do Phòng thơng mại Quốc tế soạn thảo và Công ớc Viên 1980. Thế nhng hai cơ sở của việc ký kết và thực hiện hợp đồng này vẫn cha đợc Việt nam phê chuẩn,ký kết. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu khi tham gia ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu đều tự ngầm hiểu hay tự qui định vào trong hợp đồng của mình là “theo Incoterms 1990”. Cho đến nay,nhà nớc mới chỉ ban hành một văn bản tạm thời hớng đẫn về việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Thứ hai: Về thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu: Việc quản lý dợc phẩm lại mang tính đặc thù,việc xin giấy phép nhập khẩu dợc phẩm không qua Bộ thơng mại mà phải thông qua Bộ y tế mà cụ thể là Cục quản lý dợc Việt Nam,thủ tục xin giấy phép nhập khẩu của công ty phải qua nhiều cấp. Trớc tiên là phải trình qua Tổng công ty dợc rồi sau đó qua Bộ y tế để chuyển đến Cục quản lý dợc Việt Nam,đợc cơ quan này chấp nhận thì hàng mới đợc nhập về. Có khi phải mất nhiều tháng mơí xin đợc giấy phép nhập khẩu,đặc biệt là các mặt hàng cha có Visa. Tình trạng này gây tốn kém thời gian,chi phí cho công ty và nhiều khi làm lỡ cơ hội kinh doanh. Vậy nhà nớc cần giảm bớt các cấp trung gian trong quá trình xin giấy phép nhập khảu dợc phẩm. Chỉ nên gửi thẳng tới Cục quản lý dợc Việt Nam. Quản lý nhập khẩu dợc chỉ nên hạn chế những sản phẩm mà trong nớc đã sản xuất và cung ứng tốt,đủ cho nhu cầu trong nớc,mở rộng cho việc nhập khẩu nguyên liệu và sản phẩm mà trong nớc cha sản xuất đợc hoặc sản xuất cha đáp ứng đợc nhu cầu. Thứ ba, Nhà nớc cần ban hành luật khuyến khích cạnh tranhvì hiện nay ở việt nam có quá nhiều công ty xuất nhập khẩu manh muốm, cạnh tranh trên ccùng một thị trờng có thể dẩn đến cạnh tranhcả bất lợi cho sản xuất nên khi có luật cạnh tranh thì vấn đè sẽ khác chỉ còn cạnh tranh lành mạnh còn cạnh tranh bất hợp pháp thì không còn chổ đứng. Thứ t, Nhà nớc cần ban hành các quy định về quản lý vốn và ngoại tệ một cách chặt chẽ, để đảm bảo cân bằng cán cân thanh toán, ổn định tỷ giá bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Thứ năm, cần hạn chế ban hành và đi đến loại bỏ các văn bản dới luật không cần thiết, thay vào đó Nhà nớc cần ban hành một văn bản hớng dẩn chính thức, cao hơn nữa là đa hẳn vào một chơng trong bộ luật thơng mại hớng dẩn và việc ký ký và thực hiện hợp đồng nhập khẩu, để tránh hiện tợng chồng chéo mâu thuẫn nhau làm cho các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu tiến thoái lỡng nan không biết phải thực hiện theo văn bản nào. Thứ sáu, tuân thủ cơ chế đăng ký kinh doanh thay cho cơ chế xin cho trong kinh doanh tạo sự bình đẳng giữa các bên trong kinh doanh XNK. b. Về quản lý nhập khẩu: thứ nhất, đảm bảo sự ổn định nhất quán và bình đẳng của luật pháp trên cơ sở kinh tế nhiều thành phần, không có sự phân biệt đối với các bên kinh doanh XNK. Thứ hai, Bãi bỏ chế độ chuyên nghành, mỗi doanh nghiệp đợc quyền kinh doanh NK, đềug có quyền tự do kinh doanh các mặt hàng NK ( trừ các mặt hàng Nhà nớc cấm NK). Thứ ba, Đơn giản hoá các thủ tục XNK. Do bị ảnh hởng từ cơ chế cũ nên tình trạng thủ tục giấy tờ với hoạt động kinh doanh NK hiện nay rất phiền hà, phức tạp, nhiều tiêu cực, các cơ quan quản lý còn quan liêu, thực tế cho thấy công ty phải tốn nhiếu thời gian và tiền của về cái gọi là " thủ tục phí". Thứ t, Việc lạ chọn danh mục hàng cấm NK hoặc danh mục hàng cấm đa vào hạn nghạch nên cụ thể và chi tiết, đồng thời phải có tính ổn định, ít nhất phải có một năm, tránh tình trạng khi công ty ký kết hợp đồng thì mặt hàng đó vẫn cha nằm trong danh mục hàng cấm NK hoặc trong danh mục hàng có hạn nghạch. Nhng khi thực hiện hợp đồng thì mặt hàng đó bị thay đổi vì vậy gây khó khan cho công ty để giải quyết vấn đề này. c. Kiến nghị về công tác hải quan. Nghành hải quan cần cải cách thủ tục hành chính và đổi mới công tác hải quan nhằm giảm bớt sự chờ đợi, giả phóng nhanh hàng hoá, giảm bớt sự đi lại của chủ hàng. Để hàng hoá NK nhanh chóng đợc đa về tiêu thụ đáp ứng nhu cầu trớc mắt, có nh vậy hàng hoá NK về công ty mới tiêu thụ nhanh và có lãi. Ngoài ra, việc cải tiến thủ tục hành chính hải quan sẽ đóng góp xoá bỏ quan liêu, cửa quyền, phiền hà, sách nhiễu tạo thuận tiện nhanh chóng cho hoạt động NK. Thực hiện đợc điều này trớc mắt nghành hải quan phải: - Sửa đổi bổ xung chính sách chế độ quản lý hoạt động NK, công khai hoá những vấn đề đã đợc cải tiến nhằm tạo thuận tiện cho chủ hàng. - Cải tiến quy chế, quy trình thủ tục hải quan theo hớng đơn giản hoá, tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá cho phù hợp với yêu cầu của hoạt động XNK Nhằm đem lại hiệu quả thiết thực về kinh tế- xã hội. - Tăng cờng thanh tra kiểm tra chống buôn lậu tạo sự cạnh tranh lành mạnh cho hàng hoá NK ở công ty KẾT LUẬN Trong khi nhiều doanh nghiệp quốc doanh gặp phải lúng túng, hoạt động kinh doanh kém hiệu quả khi chuyển sang nền kinh tế hàng hóa, hoạt động theo cơ chế thị trờng. Công ty Dợc phẩm Trung ơng I vẫn vững bớc đi lên và phát triển ổn định, hoạt động kinh doanh có lãi, đóng góp cho ngân sách nhà nớc, giải quyết công ăn việc làm, nâng cao đời sống cán bộ công nhận viên trong toàn công ty. Có đợc kết quả này, ngoài những nhân tố khách quan, là sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, trong đó có phần đóng góp đáng kể của phòng xuất nhập khẩu. Hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu dợc phẩm, mà cụ thể là hiệu quả trong công tác ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã góp phần đảm bảo nguồn hàng ổn định cho hoạt động kinh doanh của công ty. Bên cạnh những kết quả đạt đợc, công ty vẫn còn nhiều thiếu sót, hạn chế ảnh hởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng. Vấn đề ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu chỉ là một lhâu trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu song ở khâu này có rất nhiều vấn đề mà các doanh nghiệp thờng gặp phải. Mong muốn đợc ký kết và thực hiện hợp đồng một cách trôi chảytởng chừng nh đơn giản song thực tế nhiều doanh nghiệp đã tốn nhiều công sức để tìm lối ra. Công ty CPCI cũng ở trong tình trạng nh vậy. Sở dĩ có tình trạng trên là vì việc ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồngđòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty. Hơn nữa nó đòi hỏi phải có sự sắp xếp hợp lýcác công việc tránh hiệ tợng chồng chéo, gây phức tạp, vợt quá khả năng ngời làm XNK. Trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa lí luận và thực tế tình hình hoạt động kinh doanh NK ở công ty CPCI, đề tài " Hoàn thiện việc ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng tại công ty CPCI " đã đợc hoàn thành. Căn cứ vào những thuận lợi, khó khăn cùng với mục tiêu đặt ra của công ty, đề tài đã đa ra một số kiến nghị về phía công ty và về phía Nhà nớc để làm sao phát huy đợc những điểm mạnh, hạn chế những điểm yếu với mục đích ngày càng nâng cao hiệu quả ký kết và thực hiện hợp đồng của công ty. Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong phân tích và đánh giá nhng do hạn chế về mặt thời gian và số liệu vì vậy việc phân tích cha đợc đầy đủ, một số vấn đề cha đợc đề cập trong đề tài. Do vậy em mong có sự giúp đỡ , đóng góp ý kiến của thầy cô giáo cũng nh các cán bộ trong công ty CPCI để đề tài này ngày càng đợc hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Trần Hòe cùng toàn thể các cán bộ trong phòng XNK đã giúp em hoàn thành đề tài này.