Chỉ được xuất hàng khi đã có phiếu xuất của phòng vật tư phát
hành nhưng phải bảo đảm nguyên tắc có đầy đủ chữ ký của các thành
phần như: lãnh đạo Ban (chủ nhiệm hoặc phó chủ nhiệm), phụ trách
phòng vật tư, trưởng kho, phiếu phải có thời gian. Riêng đối với vật tư
nhượng bán phải có thêm chữ ký của kế toán trưởng trên phiếu.
68 trang |
Chia sẻ: lylyngoc | Lượt xem: 2310 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Luận văn Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban Quản lý Công Trình Điện Miền Bắc miền Bắc, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
ượng xây lắp )x(định mức vật tư cho
một đơn vị xây dựng).
Phương pháp này đòi hỏi công trình xây lắp cụ thể khối lượng
công việc phải chính xác và vì vậy phải làm tốt công tác thiết kế kỹ
thuật và thiết kế thi công
*Phương pháp giá trị.
Nhu cầu vật tư (N) = (khối lượng công việc xây lắp tính theo
1000đ) x (mức vật tư cho 1000đ giá trị xây lắp) phương pháp này
nhanh gọn nhưng ít chính xác, thường được sử dụng để tính nhu cầu
vật tư cho các công trình lớn trên phạm vi rộng.
*Nhu cầu về vật tư dự trữ
Dự trữ vật tư ở các doanh nghiệp được xây dựng bao gồm 2 bộ
phận: dự trữ ở chân công trình và ở các kho.
Dự trữ ở chân công trình được xác định bằng phương pháp:
T= Trọng tải của phương tiện vận tải
Mức tiêu thụ bình quân 1 ngày đêm
=
tdM
P
t: Số ngày dự trữ.
- Chỉ tiêu hiện vật (D): D=P.t
D: đại lượng dự trữ thường xuyên tối đưa tính theo đơn vị hiện
vật.
23
P : Mức tiêu thụ bình quân trong một ngày đêm.
P= N(năm)
360
= N(quý)
90
= N(tháng)
30
- Chỉ tiêu giá trị (G)
G=
n
1i
iigD
Di: Mức dự trữ vật tư i
gi: Giá một đơn vị vật tư i
* Dự trữ vật tư ở kho:
Dự trữ ở kho đối với những loại vật tư chịu ảnh hưởng của điều
kiện tự nhiên có giá trị lớn. Nó bao gồm 3 bộ phận :
-Dự trữ thường xuyên ( Dtx, tcb, Gtx ) được tính giống nh dự trữ
tại chân công trình.
- Dự trữ chuẩn bị ( Dcb, tcb, Gcb) được tính căn cứ vào thời gian
cần thiết để chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất mà
xác định.
- Dự trữ bảo hiểm: có tác dụng bảo hiểm vật tư cho sản xuất,
trong mọi tình huống nó được xác định bằng 30% dự trữ thường
xuyên.
Tóm lại đối với dự trữ sản xuất, việc xác định đúng đắn các mức
dự trữ có ý nghĩa rất lớn trong các doanh nghiệp. Chúng cho phép
giảm mức chi phí về bảo quản hàng hoá, giảm hao hụt mất mát, bảo
đảm cho cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư hàng hóa cần thiết
trong sản xuất để thực hiện được những nhiệm vụ đề ra ngăn ngừa
việc hình thành quá mức lực lượng dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ
24
chu chuyển vốn, phát hiện và có biện pháp giải quyết các hàng
hoá ứ đọng của doanh nghiệp.
2. Kiểm tra nhu cầu và xác định lượng hàng đặt mua
Kiểm tra nhu cầu để xác định chính xác lượng hàng đặt mua
cũng như để chuẩn bị cấp phát cho các công ty xây lắp (các bên) tiến
hành thi công xây dựng các công trình điện. Ban quản lý dự án công
trình điện Miền bắc với tư cách là đơn vị được uỷ quyền thay mặt chủ
đầu tư tiếp nhận vốn sẽ căn cứ vào thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán đã
được duyệt để tổ chức thực hiện dự án đảm bảo chất lượng kỹ thuật,
tiến độ và giá thành công trình.
Để kiểm tra nhu cầu BQLDACTĐ cũng công ty xây lắp thi
công, chủ nhiệm thiết kế đến khảo sát thực tế (gọi là giao tuyến công
trình) và lập biên bản giao tuyến công trình điện.
Để xác định chính xác lượng hàng đặt mua, phòng vật tư dựa
trên bản dự toán công trình, biên bản giao tuyến (gọi là bản tiền lương
vật tư) để mua sắm.
3. Lựa chọn người cung ứng
Quá trình lựa chọn người cung ứng thực chất là quá trình tìm
hiểu cặn kẽ, so sánh đặc điểm những nguồn hàng mà doanh nghiệp sẽ
mua sắm. Trong nền kinh tế thị trường rất nhiều người bán nên đòi hỏi
người làm công tác vật tư phải chọn lựa những nơi có nguồn hàng có
lợi như:
- Giá thành phải hợp lý, phù hợp với hàng hóa và giá cả trên thị
trường (phải thấp hơn hoặc bằng giá xây lắp theo dự toán).
25
Là đơn vị được ủy quyền thay mặt chủ đầu tư cung ứng thiết bị
cho các công ty xây lắp. Nên vật tư thường dùng là vật liệu có khối
lượng chất lượng cao mang đặc trưng của ngành điện và phần lớn phải
nhập đặt mua ở nước ngoài như một số mặt hàng đã nêu ở trên (Simen
của Đức, Sicamex của Pháp.v.v...
Tuy nhiên, đôi khi Ban QLDACTĐ vẫn chọn mua một số loại
hàng ở các doanh nghiệp trong nước để giảm giá thành. Nhưng Doanh
nghiệp này có những lợi thế riêng tất nhiên hàng hoá của họ cũng phải
đảm bảo nguyên tắc trên và thường là các Doanh nghiệp cùng ngành
như: Cáp điện mua ở nhà máy cơ khí Yên viên, Xí nghiệp cung ứng
vật tư Hà Nội, sứ Hoàng Liên Sơn, Đông Anh. Cột ở bê tông Chèm,
bê tông Thịnh Liệt. Đó là những đơn vị cung ứng truyền thống, đã
được ngành và Tổng cục chất lượng kiểm tra.
Sau khi thực hiện các bước trên quy trình nghiệp vụ tiếp theo
của phòng vật tư sẽ là:
a. Đối với hàng nhập khẩu
Lệnh giao hàng: Phòng Vật tư nhận từ kho hàng 6 bản thực hiện
và luân chuyển như sau:
- Kiểm định và nhận hàng theo lệnh giao hàng ký hoá đơn quyết
toán lô hàng, quyết toán tầu. Khi quyết toán xong còn một bản gốc lưu
phòng vật tư (P4) sao 2 bản gửi phòng tài chính và phòng Vật tư ngoại
(P6).
- Biên bản kiểm hoá tại cảng: Được thành lập cùng với Hải quan
để hoàn thành thủ tục Hải quan hoặc lập với cảng. Khi giao nhận hàng
26
có diễn giải chi tiết. Khi thực hiện xong còn một bản gốc lưu P4 sao 2
bản lưu P3 và P6.
- Chứng thư giám định hàng.
Trường hợp này đổ vỡ, hư hỏng không đúng hợp đồng, Ban mời
cơ quan có tư cách pháp nhân giám định và lập thư giám định để giải
quyết bồi thường hàng hóa.
- Đối với các hợp đồng do công ty điện lực ký, A có hợp đồng
ủy thác thì P4 không phải thực hiện các nhiệm vụ trên mà chỉ tổ chức
theo dõi giám sát.
b. Đối với hãng gia công chế tạo hoặc mua trong nước
Tổ chức nghiệm thu hàng gia công:
- Căn cứ hợp đồng gia công hoặc phân công của Tổng công ty,
P4 tổ chức nghiệm thu hàng hóa tại vị trí gia công (có quỹ tính riêng)
trước khi nhận hàng giao cho B (các công ty xây lắp).
- Cán bộ tiếp liệu khi nhận hàng đã có nghiệm thu, ký phiếu hóa
đơn tài chính với cơ quan sản xuất khi giao xong cho B, sao cho P4
liên giao cho P2 để làm thủ tục thanh toán tiền hàng.
c. Công tác tiếp nhận
c1. Với hàng nhập khẩu:
P4 tiếp hàng tại cảng, tổ chức vận chuyển để nhập vào kho
(thông qua đơn vị vận chuyển nội bộ hoặc bên ngoài do P2 ký hợp
đồng).
27
- Đối với hàng nguyên đai nguyên kiện, kho có trách nhiệm
chuyển hàng từ trên phương tiện xuống an toàn và chuyển vào vị trí
bảo quản. Thủ kho và cán bộ giao hàng lập biên bản giao nhận căn cứ
vào hàng thực tế (3 bản) nội dung ghi rõ lệnh, mã hàng, đuôi số kiện,
tên kiện, số xe vận chuyển, tên lái xe, trọng lượng thô, tinh.
Biên bản được gửi cho:
- Kho giữ 01 bản
- Người vận chuyển một bản
- Phòng vật tư một bản
+ Lập phiếu nhập kho:
Căn cứ vào lệnh giao hàng, biên bản giao hàng giữa thủ kho và
cán bộ tiếp liệu P4 lập 3 phiếu nhập kho phải có đầy đủ các thành phần
ký.
c2. Đối với hàng mua trong nước:
- Khi có lệnh, P4 căn cứ quyết định đến đơn vị bán liên hệ và
lấy giấy báo giá gửi P2, P3.
- Khi P2 ký xong hợp đồng mua và P3 trả xong tiền hàng thì
thông báo cho P4 để P4 tổ chức nhận hàng.
- Khi nhận hàng xong, P4 gửi P2 và P3 hóa đơn để thanh lý hợp
đồng.
c3. Xuất hàng để thi công công trình:
Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của chủ nhiệm P4
kiểm tra hàng tồn kho và lập phiếu xuất kho. Nội dung phiếu xuất kho
28
ghi rõ: căn cứ theo lệnh và các đặc điểm khác như đã nêu ở trên.
c4. Quyết toán nguồn hàng:
- Sau khi công trình đóng điện, các hợp đồng mua hàng ngoài
nước, trong nước đã thực hiện xong. P4 lập quyết toán nguồn hàng và
hiện vật gồm số vật tư theo hợp đồng, số thực nhận đã sử dụng cho
công trình hoặc điều động hoặc sẽ tồn kho.
* Quyết toán vật tư công trình:
- Sau khi công trình đóng điện, P5 gửi cho P4 bản tiền lương
hoàn công để cùng P4 cùng Ban quyết toán công trình.
c5. Những kết quả đã đạt được của Ban QLDACTĐMB trong
những năm qua:
* Là một doanh nghiệp được thành lập (7/95) trong điều kiện vô
cùng khó khăn về mọi mặt. Nhiệm vụ quản lý đầu tư xây dựng cơ bản
theo cơ chế mới. Bước đầu nhiệm vụ kế hoạch được giao không đủ
điều kiện để triển khai, đặc biệt là triển khai theo nghị định 117/CP
sau đó là nghị định 42 /CP) về vốn đầu tư và thủ tục ban đầu Mặc dù
vậy với sự giúp đỡ của Tổng công ty điện Việt Nam và bằng sự nỗ lực
vượt bậc của toàn thể cán bộ CBCNV trong Ban đã từng bước khắc
phục khó khăn ổn định tổ chức, cơ sở vật chất, tháo gỡ từng khâu, giải
quyết từng việc để đưa công tác quản lý đi vào nề nếp hoàn thành
nhiệm vụ trọng tâm của mình.
Từ khi thành lập (7/95) đến hết tháng 6/2005 ban
QLDACTĐMB đã đạt được những kết quả sau:
Xây lắp và thiết bị : 857320 triệu đồng
29
Chi phí khác :85274 triệu đồng
* Thực hiện kế hoạch tiến độ công trình.
+ Lưới điện 500 KV: thi công chống nhiễu và thiết kế móng hơn
526 vị trí trên toàn tuyến với điều kiện thi công trải rộng gần khắp đất
nước.
+ Lưới điện 220kv: thi công hoàn thành 81công trình. Hoàn
thành các thủ tục báo cáo nghiên cứu khả thi và thiết kế kỹ thuật và
tổng dự toán 15 công trình.
+ Lưới điện 110 kv: Hoàn thành 76 công trình
+ Công trình chống quá tải đã có luận chứng, thiết kế kỹ thuật
15 công trình.
* Các công trình đã hoàn thành
a. Công tác VTTB
- Đã tổ chức công tác đấu thầu mua sắm thiết bị cho 17 trạm quá
tải và một số trạm khác bảo đảm đúng tiến độ quy định: an toàn và bí
mật tuyệt đối
- Đã thương thảo và ký hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị của
21 công trình (trong đó có 17 công trình chống quá tải).
- Tổ chức tốt việc vận chuyển máy biến thế và cấp phát vật tư
thiết bị cho 5 trạm biến áp đảm bảo chất lượng kinh tế, an toàn và
đúng tiến độ.
-Tổ chức tối việc tiếp nhận và cấp phát sắt thép nhập khẩu tại
Hải Phòng giao cho tác B với số lượng là 9.978 tấn
30
-Tổ chức việc đấu thầu mua sắm VTTB cho sửa chữa các công
trình hư hỏng do bão lụt. Bảo quản VTTB trong kho không bị hư hỏng
mất mát.
b. Công tác nghiệm thu thanh quyết toán
- Hoàn thành quyết toán công trình đường dây 500kv giai
đoạn 1
- Đã quyết toán 8 công trình (do đơn vị cũ chuyển sang) và trình
nhà nước duyệt.
- Hoàn thành quyết toán được 67 công trình mới cùng với việc
quyết toán công trình cũ là giải phóng kho vật tư ứ đọng nhiều năm
chúng ta đã kiểm kê xác định vật tư tồn kho tương đối chính xác, đã
ký hợp đồng nhượng bán trên 100 tấn thép ứ đọng cho đơn vị trong
ngành được tổng công ty cho phép, chuẩn bị tốt các điều kiện để quý
3/2006 đấu giá tiếp số thép ứ đọng còn lại.
- Đã tập trung, giải quyết tốt các công trình trọng điểm như trạm
Hà Tĩnh, trạm Sơn La, mở rộng ngăn lộ Đông Anh đáp ứng nhu cầu
lắp đặt và bảo đảm đúng quy chế chọn thầu và chỉ định thầu của Tổng
Công Ty nay chưa có trường hợp nào vi phạm đáng kể. Ngoài ra Ban
còn trực tiếp đảm nhận việc tiếp nhận phân phối thép do Tổng Công
Ty ký hợp đồng để phân phối cho các công ty xây lắp 1000 tấn (kể cả
nhập ngoại và trong nước) đã và đang quyết toán vật tư và tài chính số
thép trên với cơ chế phức tạp về cả chủng loại và giá trị được an toàn
trong điều kiện khó khăn của Ban.
4. Qu¸ tr×nh tiÕp nhËn vµ b¶o qu¶n vËt t
31
Nh÷ng vËt t thiÕt bÞ ®îc mua s¾m cho Ban
qu¶n lý ph¶i ®îc tæ chøc tiÕp nhËn b¶o qu¶n
tèt.
§Ó ®¶m b¶o ®îc yªu cÇu ®ã Ban ®· giao cho
kho Thîng ®×nh nh÷ng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô
sau:
- Chøc n¨ng: Tham mu chñ nhiÖm ®iÒu hµnh
dù ¸n qu¶n lý giao nhËn, b¶o qu¶n , s¾p
xÕp vËt t thiÕt bÞ cña Ban thuéc ph¹m vi
kho qu¶n lý.
- NhiÖm vô :
+TiÕp nhËn vËt t thiÕt bÞ nhËp kho vµ s¾p
xÕp theo ®óng quy ho¹ch kho
+ Thêng xuyªn lµm c«ng t¸c b¶o qu¶n , vÖ
sinh kho vËt t thiÕt bÞ theo ®óng ®Þnh kú
quy ®Þnh
+ CÊp ph¸t vËt t thiÕt bÞ ®¶m b¶o an toµn
, kÞp thêi theo phiÕu cÊp hµng
+ Tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c b¶o vÖ an toµn
tuyÖt ®èi
+ X©y dùng quy chÕ quy ®Þnh néi quy b¶o vÖ,
giao nhËn hµng
+ LËp kÕ ho¹ch vµ nhu cÇu söa ch÷a, x©y
dùng kho hµng th¸ng quý, n¨m
32
+ Lµ thµnh vªn cña héi ®ång kiÓm kª
+ Quan hÖ víi ®Þa ph¬ng ®Ó gi¶I quyÕt c¸c
c«ng viÖc liªn quan
5. CÊp ph¸t vËt t
§Ó cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt cña Ban ®îc nhÞp
nhµng gãp phÇn t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng , tang
thªm vßng quay cña vèn lu th«ng , n©ng cao
chÊt lîng vµ h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm cho c«ng
tr×nh . L·nh ®¹o Ban ®· giao cho phßng vËt t
nh÷ng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô sau:
- Chøc n¨ng : Tham mu chñ nhiÖm tæ chøc
qu¶n lý c«ng t¸c mua s¾m, vËn chuyÓn, cÊp ph¸t
vËt t thiÕt bÞ cho c¸c dù ¸n.
- NhiÖm vô:
+ KiÓm tra vµ tr×nh duyÖt hå s¬ mua s¾m vËt
t thiÕt bÞ c¸c dù ¸n
+ Th¬ng th¶o vµ tr×nh duyÖt Hîp ®ång mua
s¾m vËt t thiÕt bÞ.
+ Qu¶n lý theo dâi, ®«n ®èc viÖc thùc hiÖn
c¸c hîp ®ång ®· ký kÕt.
+ Gi¶i quyÕt thñ tôc víi c¸c c¬ quan h÷u
quan vÒ viÖc thùc hiÖn c¸c hîp ®ång.
+ Chñ tr× tæ chøc quyÕt to¸n hîp ®ång mua
s¾m vËt t thiÕt bÞ.
33
+ Tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c gi¸m s¸t, gia
c«ng vËn chuyÓn vËt t.
+ NghiÖm thu hå s¬ mêi thÇu mua s¾m vËt t
thiÕt bÞ.
+ CÊp ph¸t b¶o qu¶n vËt t thiÕt bÞ (PhÇn
do A cÊp) cho c¸c dù ¸n trªn c¬ së tiªn lîng
c«ng tr×nh.
+ Lµ thµnh viªn thêng trùc cña Héi ®ång
thanh lý vËt t thiÕt bÞ vµ tham gia héi ®ång
kiÓm kª.
+ Theo dâi viÖc sö dông vËt t thiÕt bÞ ®·
l¾p ®Æt cho dù ¸n, ®èi chiÕu thanh quyÕt to¸n
vËt t thiÕt bÞ khi c«ng tr×nh hoµn thµnh
+ Thùc hiÖn chÕ ®é b¸o c¸o, kiÓm kª vËt t
thiÕt bÞ theo ®Þnh kú
+ Chñ tr× tæ chøc nghiÖm thu khèi lîng gia
c«ng.
+ LËp chøng tõ thanh to¸n c«ng t¸c ®¸nh gi¸
hå s¬ dù thÇu vËt t thiÕt bÞ theo chÕ ®é quy
®Þnh.
6. QuyÕt to¸n c«ng tr×nh
§Ó n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vËt t Ban
qu¶n lý dù ¸n c«ng tr×nh ®iÖn miÒn b¾c ®· ®Þnh
kú quyÕt to¸n vËt t sö dông nh»m: tÝnh to¸n
34
lîng vËt t thùc chi cã ®óng môc ®Ých kh«ng?
Lîng vËt t tiÕt kiÖm ®îc hoÆc béi chi,
nguyªn nh©n g©y l·ng phÝ trong sö dông vËt t ë
Ban. L·nh ®¹o Ban ®· giao cho Phßng Tµi chÝnh
kÕ to¸n nh÷ng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô:
- Chøc n¨ng: Tham mu chñ nhiÖm ®iÒu hµnh
dù ¸n qu¶n lý vµ gi¸m s¸t vÒ lÜnh vùc tµi chÝnh
kÕ to¸n, thùc hiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n,
thèng kª vµ quyÕt to¸n vèn ®Çu t x©y dùng.
- NhiÖm vô:
+ Tham gia lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh n¨m, quý,
th¸ng trªn c¬ së Tæng c«ng ty duyÖt.
+ Gi¶i ng©n c¸c dù ¸n trong kÕ ho¹ch vèn
®Çu t ®îc duyÖt.
+ Qu¶n lý vµ sö dông vèn ®Çu t theo chÕ ®é
hiÖn hµnh cña Nhµ níc.
+ Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ chÕ ®é h¹ch
to¸n kÕ to¸n, thèng kª theo chÕ ®é quy ®Þnh,
chñ tr× tæ chøc gi¶i tr×nh víi c¸c c¬ quan thÈm
tra vµ qu¶n lý Nhµ níc.
+ LËp b¸o c¸o thèng kª tµi chÝnh kÕ to¸n
kÞp thêi vµ chÝnh x¸c.
+ §¶m b¶o ®ñ kinh phÝ cho c¸c nhu cÇu ho¹t
®éng cña Ban theo chÕ ®é.
35
+ Tæ chøc h¹ch to¸n chi phÝ theo tõng nguån
thu tõ c¸c dù ¸n.
+ LËp vµ tr×nh duyÖt quyÕt to¸n c¸c dù ¸n
hoµn thµnh.
+ Lu tr÷ vµ bµn giao hå s¬ tµi liÖu thanh
to¸n vËt t thiÕt bÞ.
+ Tham gia víi c¸c Phßng kh¸c cña Ban trong
c«ng t¸c ®Êu thÇu.
+Thêng trùc Héi ®ång kiÓm kª, tham gia héi
®ång thanh xö lý tµi s¶n, ph©n phèi vËt chÊt,
thi ®ua khen thëng…
+ Tham gia so¹n th¶o hîp ®ång kinh tÕ vµ
thanh lý c¸c hîp ®ång kinh tÕ.
+ So¹n th¶o hîp ®ång kiÓm to¸n víi c¸c c¬
quan kiÓm to¸n.
+ LËp vµ tr×nh duyÖt dù to¸n phôc vô cho
c«ng t¸c quyÕt to¸n c¸c dù ¸n.
IV. §¸nh gi¸ chung vÒ c«ng t¸c qu¶n lý vËt
t cña Ban Qu¶n lý dù ¸n c«ng tr×nh §iÖn MiÒn
B¾c.
Trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế tập
trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà
nước và sự chuyển đổi từ chế độ cung ứng vật tư sang chế độ thương
mại hoá vật tư, vấn đề đặt ra cho Ban QLDACTĐMB là nhanh chóng
36
thích ứng với cơ chế thị trường. Điểm lại quãng đường ngắn ngủi
trong ba năm tuy còn non trẻ. Trong điều kiện khó khăn phức tạp về
cơ chế, về thủ tục, về phương tiện, về điều kiện làm về tài chính Ban
đã khắc phục mọi khó khăn và đã đạt được một số kết quả sau:
1. Ưu:
Dần dần từng bước xây dựng các quy chế mô hình hoạt động
của Ban cũng như của các phòng nghiệp vụ theo đặc thù của đơn vị
mình với thể chế liên tục đổi mới.
- Việc đấu thầu mua sắm vật tư thiết bị giúp cho việc chọn lựa
xem xét nhập hàng của những nước có kỹ thuật cao, mẫu mã đẹp, giá
cả hợp lý, thời gian lắp đặt nhanh, hiệu quả kinh tế tăng thêm nhiều lời
ích cho Nhà nước, tránh những lãng phí không cần thiết.
- Đã tạo ra hệ thống nguồn hàng quan trọng phong phú, có chất
lượng cao, giá cả hợp lý đồng thời tạo được hệ thống dự trữ vật tư đủ
mạnh kịp thời đảm bảo cho B trong mọi điều kiện.
- Đã xây dựng được bộ máy cung ứng bảo đảm vật tư hoạt động
khá nhịp nhàng, ăn khớp có năng lực và kinh nghiệm hoạt động.
2. Nhược:
Bên cạnh những mặt đã đạt được qua hai năm hoạt động của
Ban. Công tác bảo đảm vật tư phục vụ cho các công trình đã bộc lộ
một số mặt tồn tại như sau:
- Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các cán bộ CNV trên các
khâu xác định nhu cầu, lên đơn hàng, lập hợp đồng, lập dự toán bóc
tiên lượng vật tư để mua sắm, cấp phát, bảo vệ khối lượng xây lắp
37
trong thanh quyết toán công trình còn bộc lộ yếu kém sai sót, dẫn đến
sự vướng mắc chậm trễ trong triển khai và kết thúc công trình.
- Trong công tác tạo nguồn vật tư cũng có nhiều thiếu sót : Chưa
khai thác triệt để các nguồn đã tạo được, chưa quan tâm đến các
nguồn sản xuất nguồn vật tư do tiết kiệm hay do khôi phục duy tu bảo
dưỡng các vật tư thu hồi hay hư hỏng đủ tiêu chuẩn đưa vào sử dụng.
Trong kế hoạch tạo nguồn cha xác định được khả năng đáp ứng các
nguồn đó.
- Công tác dự trữ và quản lý dự trữ vật tư chưa quan tâm đúng
mức. Việc tổ chức quản lý còn lỏng lẻo chưa lập được kế hoạch sử
dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư dự trữ.
Tuy nhiên hoạt động bảo đảm vật tư đã đạt được kết quả đáng
khích lệ góp phần không nhỏ trong thắng lợi của Ban QLDATCĐ khi
thực hiện nhiệm vụ. Chính vì vậy tổng số vốn đầu tư của Tổng Công
Ty Việt Nam giao cho Ban QLDATCĐ MB để phục vụ công tác sản
xuất thi công xây dựng các công trình điện năm sau so với năm trước
tăng lên đáng kể. Điều đó đã nói lên sự trưởng thành vững chắc của
Ban trong việt thực hiện nhiêm vụ trung tâm của mình.
Cụ thể: (Đơn vị tỷ đồng)
Nội dung Năm 2004 Năm 2005
Tổng số vốn đầu tư 601.998 890.425
Giá trị xây lắp 232.265 499.906
Thiết bị 299.495 267.676
38
Chi phí khác 70.228 122.848
Trong thời gian qua Ban QLDACTĐ đã xây dựng được một hệ
thống quy chế nghiệp vụ cho từng phòng và đơn vị. Vì vậy đã bảo
đảm được sự phân công hợp tác trong công việc. Thúc đẩy việc hoàn
thành tiến độ thi công xây lắp các công trình điện của các B. Tinh thần
trước nhiệm vụ được phân công của CBCNV được nâng cao, thu nhập
của người lao động từng bước được cải thiện.
Cụ thể ?
Chỉ tiêu
T.H 6
tháng 2004
T.H 6
tháng 2005
% So với
KH năm
% So với
cùng kỳ 2004
Đầu tư XDCB 41.345 tỷ 248.363 tỷ 17% 50%
Tổng số CBCNV 175 người 169 95% 100%
Bình quân 1.601.000đ 1.807.500đ 90% 133%
Để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho CBCN nhằm
đáp ứng với công việc đòi hỏi phải có hiệu quả cao Ban đã tạo điều
kiện cho mọi người có thể đi học đại học theo chuyên môn của mình.
Và tổ chức các lớp học tiếng Anh bằng A và B tại Ban để mọi đối
tượng trong Ban có thể tham gia.
Cụ thể:
Năm 2004 Năm 2005
Số người học Đại học tại chức 25 32
39
Số người học Tiếng Anh 37 45
Trong những năm qua để đáp ứng vật tư pv các công trình điện
của Miền Bắc, Ban đã nhập xuất một khối lượng vật tư rất lớn với
cường độ cao.
- Chỉ tính riêng năm 2005, số liệu cụ thể từng tháng là:
40
Đơn vị: Tấn
Tháng Nhập Xuất
1 205 115
2 243 53
3 527 49
4 290 281
5 117 517
6 196 202
7 152 262
8 142,3 102,5
9 113 493
1985,3 2074,5
41
PHẦN III
MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO ĐẢM VẬT TƯ
PHỤC VỤ CÁC CÔNG TRÌNH ĐIỆN
I. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN LƯỚI ĐIỆN ĐẾN NĂM
2000 - 2010 CỦA NGÀNH ĐIỆN NÓI CHUNG, CỦA BAN QLDACT
ĐIỆN MIỀN BẮC NÓI RIÊNG.
1. Khu vực kinh tế Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh
Thành phố Hà Nội được cung cấp từ 3 trạm biến áp 220, 110 kv
Hà Đông, Chèm, Mai Động với tổng công suất 750 MVA.
- Giai đoạn năm 2000 phụ tải cực đại của Hà Nội được thực hiện
ở mức 700 Mw.
- Đến năm 2010 công suất phụ tải cực đại của Hà Nội đạt mức
900Mw cộng với phụ tải Hà Tây khoảng 135 Mw, các trạm biến áp
(TBA) Hà Đông, Chèm, Mai Động cần được nâng công suất lên
500MVA. Khi đó tổng công suất TBA 220/110kv khu vực Hà Nội là
2000MVA.
+ Tỉnh Hải Hưng:
- Giai đoạn 1996- 2000 được cung cấp điện bằng trạm
220/110KV phố Nối công suất 1.125MVA.
- Giai đoạn 2005 nâng công suất 2.125MVA.
42
- Giai đoạn 1996-2010 cần xây dựng một trạm biến áp
220/110KV với công suất 1.125MVA đầu rẽ nhánh trên hai mạch
220KV Phải Lại - Hải Phòng (nằm trên địa bàn huyện Nam Sách).
+ Thành phố Hải Phòng:
Thành phố Hải Phòng hiện có trạm biến áp 220/ 110KV. Hồng
Hoà công suất 2.125 MVA.
- Giai đoạn 1996-2000 tại Vật Cách xuất hiện khu công nghiệp
NOMURA khoảng 50MW vì vậy cần xây dựng đường dây 220KV
Tràng Bạch- Vật Cách và trạm Vật Cách công suất 1.125 MVA.
- Giai đoạn 2010 nâng lên công suất 2.125MVA, khu chế xuất
Đồ sơn đến năm 2008 dự kiến tiêu thụ khoảng 100MW sẽ được cung
cấp điện bằng hai mạch 110KV(2AC 240) từ 220/110KV Đồng Hoà.
Khu vực nội thành Hải Phòng với việc xuất hiện TBA
220/110KV cây số 8 mạch vòng káp 110KV Đồng Hoà - An Lạc - Lê
Chân - Lạch Chay- Cửa Cấm- Cát Bi- Đình Vũ- Cây số 8.
+ Khu vực Quảng Ninh và thành phố Hạ Long được tăng cường
cung cấp điện bằng một mạch 220KV Phả Lại -Hoàng Bồ, và trạm
Hoàng Bồ công suất 1. 125MVA.
Giai đoạn đến năm 2000 với sự phát triển của thành phố Hạ
Long và một số nhà máy xi măng nhu cầu điện tăng lên đáng kể trạm
Hoành Bồ sẽ được tăng cường 1MVA 125MVA và sẽ xây dựng thêm
trạm 220KV Đồng Đăng.
Giai đoạn 2001 - 2010 sẽ xây dựng thêm một nhà máy nhiệt
điện công suất 1000 - 1200 MW giữa một số vị trí ở Quảng Ninh và
43
Hải Phòng sẽ phát công suất vào hệ thống bằng bốn mạch 220KV.
Trong đó có hai mạch từ nhà máy đến trạm 220KV Tràng Bạch và
một mạch kép Phả Lại.
2. Khu vực Nam Hà Nội
Khu vực Nam Hà, Ninh Bình, Thái Bình giai đoạn 2000-2010)
sẽ được đảm bảo an toàn cung cấp điện bằng đường dây 220KV từ các
trạm biến áp 220/110KV Hoa Lư - Ninh Bình) với công suất 1.125
MVA, trạm Nam Định công suất 1.125MVA (2.125MVA năm 2005)
và trạm Thái bình 1.125MVA (2.125 MVA năm 2005).
+ Khu vực Thanh -Nghệ -Tĩnh:
- Giai đoạn 1996-2000 đã được tăng cường cung cấp điện bằng
đường dây 220KV Ninh Bình-Thanh Hoá mạch hai và tăng công suất
ở khu vực Thanh Hoá, Vinh mỗi nơi thêm một máy biến áp 125MVA.
- Giai đoạn 2001-2010 sẽ xây dựng nhà máy nhiệt điện Bản
MAI (350MW) với đường dây 220KV mạch kép Bản Mai-Vinh và
TBA 220/110 KV Hà Tĩnh (1.125MVA).
3. Khu vực phía bắc Hà Nội
Giai đoạn 1996-2000 đã xây dựng TBA 220/110KV Thái
Nguyên (125MVA) cùng với việc xây dựng nhà máy nhiệt điện Phả
Lại 2. Tại Bắc Giang xây dựng trạm biến áp 220/110KV- 125MVA.
- Khu vực Vĩnh Phú, Yên Bái, Lào Cai được tăng cường cung
cấp điện bằng đường dây 220KV Hoà Bình - Lâm Thao và các TBA
Lâm Thao 1.125MVA giai đoạn 1996-2000.
44
Giai đoạn 2001 - 2010 trạm Lâm Thao tăng công suất lên
2.125MVA và xây dựng đường dây 220KV Lâm Thao- Yên Bái cùng
với trạm Yên Bái 125MVA.
Chương trình phát triển lưới điện 1995 - 2010:
1995-2000 1996-2005 2006-2010 Tổng cộng
Đường dây KM
500 KV 600 1.700 2.300
220 KV 2.832 1.871 1.400 6.103
110 KV 3.259 1.061 1.000 5.320
Trạm biến áp
MVA
500 KV 450 3.600 4.050
220 KV 7.566 4.101 3.000 14.667
110 KV 6.815 3.623 3.000 13.438
Trạm biến áp
MVA
4.443 4.225 6.332 15.000
4. Điện khí hóa nông thôn
Là mục tiêu phát triển quan trong điện khí hoá toàn quốc vào
năm 2010. Không thể xem xét các đề án điện khí với hiệu quả kinh
doanh, mà phát xuất phát từ mục tiêu phát triển xã hội và lợi ích lâu
dài: Nâng cao dân sinh, dân chí, tạo tiền đề cho sự phát triển kinh tế
ngành nghề nông thôn, đô thị hoá nông thôn. Giảm bớt sức ép di dân
từ nông thôn ra thành phố khuyến khích định cư giảm tỷ lệ tăng dân
45
số. ..v.v Chương trình điện khí hoá nông thôn dự định cung cấp điện
cho 70% dân số nông thôn. Dự tính như sau:
- Đường dây trung áp: 75000Km
- Dung lượng các TBA tiêu thụ: 9000 MVA
- Đường dây hạ áp: 160.000KM
- Công tơ đo đếm điện năng: 15.000.000 cái
Trên đây là một số nét lớn về chương trì nh phát triển lưới điện
khu vực phía Bắc giai đoạn 1995-2010 của tổng công ty điện Việt
Nam và cũng chính là nhiệm vụ của Ban QLDACTDMB. Là đơn vị
được tổng công ty Điện Việt Nam uỷ quyền thay mặt chủ đầu tư tiếp
nhận vốn để quản lý, thanh toán và cung ứng vật tư thiết bị cho các
đơn vị xây lắp các công trình điện có điện áp từ 110kv trở lên, nhiệm
vụ và các công trình khác theo phân cấp của tổng công ty giao. Đây
thực sự là một vinh dự và cũng trách nhiệm hết sức nặng nề của Ban.
Nó đòi hỏi phải giải quyết nhiều vấn đề và thực hiện tốt công tác ở các
khâu, các cấp các đơn vị liên quan. Trong đó việc hoàn thiện quản lý
vật tư thiết bị là vấn đề bức xúc nhất.
II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC QUẢN LÝ, BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB
Trong điều kiện nền sản xuất hàng hoá hiện nay. Việc bảo đảm
có đầy đủ vật tư thiết bị chất lượng tốt, đồng bộ, đủ số lượng kịp thời,
giá cả hợp lý phù hợp với tính chất và mục đích công việc các công
trình điện là điều hiện vật chất quan trọng giúp Ban hoàn thành nhiệm
vụ kinh tế Chính trị của mình. Để làm tốt được điều đó, bộ máy tổ
46
chức quản lý bảo đảm vật tư của Ban đóng vai trò rất quan trọng.
Trong những năm qua nhận thức được rõ vấn đề trên Ban đã có những
biện pháp từng bước hoàn thiện bộ máy quản lý vật tư. Chính vì vậy
công tác vật tư bảo đảm cung ứng cho các công trình điện đã đạt được
những kết quả đáng mừng.
Tuy nhiên bên cạnh những mặt đã làm tốt, những cái đã làm
được. Công tác quản lý bảo quản vật tư của Ban QLDACTĐMB cũng
không tránh khỏi những mặt còn hạn chế khiếm quyết. Để góp phần
khắc phục những tồn tại trên. Qua thời gian công tác và thực tập tại
Ban. Được sự giúp đỡ tận tình của các phòng nghiệp vụ chức năng tại
Ban và sự chỉ bảo ân cần của thầy giáo hướng dẫn. Với những kiến
thức và thời gian còn nhiều hạn chế tôi xin mạnh dạn đóng góp một số
ý kiến nhỏ bé của mình trên một số mặt còn tồn tại hạn chế về công
tác vật tư của Ban. Với hy vọng nó sẽ phần nào giúp cho công tác
quản lý bảo đảm vật tư của Ban trong thời gian tới được hoàn thiện
hơn và hiệu quả hơn.
1. Về công tác xác định nhu cầu vật tư
Xác định đúng đắn nhu cầu là một nhiệm vụ quan trọng nó là
căn cứ để xây dựng một kế hoạch tối ưu. Vì vậy khi xác định nhu cầu
vật tư trong kỳ kế hoạch ta phải căn cứ sát với kế hoạch phát triển lưới
điện của những năm tới để xác định một cách đồng bộ nhu cầu tất cả
các loại vật tư dù là vật tư chính hay vật tư phụ có giá trị lớn hay nhỏ
từ đó trở thành một biểu tổng hợp ghi rõ quy cách chủng loại vật tư
trong kỳ kế hoạch có nhu cầu.
47
- Xây dựng và điều chỉnh thường xuyên hệ thống các định mức
xây lắp và dự trữ vật tư cho sát, đúng đưa nó vào phần ứng dụng để
tổng hợp xử lý đồng bộ những vấn đề phát sinh :
Cụ thể:
a) Đối với nhu cầu vật tư cho hoạt động xây lắp. Nên áp dụng
công thức :
Nhu cầu vật tư =(khối lượng xây lắp).(Định mức vật tư trong
một đơn vị xây lắp )
(Định mức vật tư trong một đơn vị xây lắp ) ở đây được quy
định cụ thể chi tiết với từng phần việc trong bản định mức dự toán vật
tư chuyên môn ngành điện do Bộ năng lượng ban hành năm 1995
Ví dụ :
Định mức lắp tủ điều khiển và tủ điện bảo vệ.
48
Đơn vị tính: 1 tủ điện
Loại công
tắc
T. phần hao phí Đvị
Loại tủ điện
Rơ le bảo
vệ
Đ.K.V
hành
Lắp tủ điều
kiện và bảo
vệ
1. Vật liệu:
- Vazơlin Kg 0,23 0,3
- Băng ni lông Cuộn 1,5 2,0
- Cồn công nghiệp Lít 0,25 0,4
- Thiếc hàn Kg 0,2 0,3
- Nhựa thông Kg 0,02 0,03
II. Nhân công
Bậc thợ 40/7 Công 5,0 5,5
III. Máy thi công
- Cẩu 5 tấn Ca 0,14 0,14
- Xe nâng Ca 0,10 0,10
Muốn điều chỉnh được mức tiêu dùng cho từng phần việc được
sát đúng có hiệu quả. Người làm công tác vật tư phải tổng hợp được
các thành phần trong cơ cấu của định mức. Tính hệ số sử dụng vật tư.
Nguyên vật liệu (Hsd) sao cho Hsd tiến gần tới 1 là tốt nhất.
Hsd=
Trọng lượng có ích của vật tư, NVLiệu
Toàn bộ trọng lượng vật tư,NVLiệu
49
Để làm tốt điều này, những người làm công tác giám sát kỹ
thuật công trình phải thường xuyên đi sâu xuống sát công việc tìm ra
những ưu điểm và hạn chế trong việc sử dụng nguyên vật liệu và vật
tư xoá bỏ mọi hư hỏng nguyên vật liệu do nguyên nhân chủ quan gây
ra để từ đó hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu.
b. Xác định mức dự trữ
Để bảo đảm quá trình hoạt động của Ban được liên tục đòi hỏi
phải có lượng vật tư cần thiết. Do tính chất công việc của Ban là cung
ứng vật tư cần thiết cho các công trình đường dây và trạm từ 110kv
trở lên nên vật tư của Ban có thể chia thành 2 nhóm sau :
- Nhóm vật tư chuyên dùng cao thế từ cấp điện áp 110kv trở lên
hoàn toàn phải nhập ngoại.
- Nhóm vật tư phổ thông như vật liệu xây dựng cấu kiện, phụ
kiện phục vụ lắp các đường dây và trạm hiện nay trên thị trường có
sẵn.
Những năm trước đây do công tác xác định mức dự trữ không
khoa học dẫn đến mất cân đối trong các chủng loại dự trữ như những
vật tư đặc chủng cần thiết để thay thế thì thiếu như những vật tư phổ
thông như: Bulông, sắt thép. .. lại thừa hàng trăm tấn gây ra sự tồn
đọng về vốn lớn trong khi giá trị vật tư giảm do hao mòn han gỉ, trong
khi chi phí dự trữ lớn
Tên vật tư Nhập (tấn) Xuất (tấn) Tồn kho
Sắt thép các loại 935 321 614
Bu lông các loại 152 91,5 60,5
50
Để khắc phục những tồn tại trên Ban cần có chính sách hợp lý,
khoa học trong việc xác định mức dự trữ
Cụ thể :
- Căn cứ theo kế hoạch phát triển các công trình đường dây và
trạm điện hàng năm để xác định mức dự trữ phù hợp bảo đảm cho sản
xuất.
b1. Đối với vật tư thiết bị đồng bộ, chuyên ngành mà trong nước
chưa sản xuất được phải nhập ngoại nên áp dụng: Mô hình kinh tế dự
trữ (EQM) để từ đó xác định được lượng dự trữ tối ưu (Q )
H
DS2*Q
Trong, dó :
Q* : Lượng dự trữ tối ưu
D : Nhu cầu vật tư dự trữ trong năm
S : Chi phí đặt hàng cho 1 đơn hàng
H : Chi phí nắm giữ hàng hoá dự trữ tính cho một đơn vị sản
phẩm dự trữ.
Ví dụ :
Theo kế hoạch hàng năm Ban có nhu cầu cấp cho các công trình
đường dây : 1000 tấn cáp ACL 85/24. Ban dự kiến chi phí cho 1 đơn
vị hàng 10USD. Chi phí duy tu vật tư tồn kho tính bình quân cho một
tấn cáp là 0,5USD
Áp dụng mô hình kinh tế dự trữ ta tính được
51
5,0
10x1000x2
H
DS2*Q =200 tấn
Tổng chi phí dự trữ (không tính đến giá trị vật tư )
5,0x
2
20010x
200
1000T =100 (USD)
Số đơn hàng:
tÊn200
tÊn1000
= 5 đơn hàng
Số cần của một lần đặt hàng:
5
ngµy365 = 73 ngày
b2. Đối với vật tư phổ thông trong nước sản xuất được. Thị
trường có sẵn cần đâu có đó mà giá cả lại biến động không đáng kể thì
mức độ dự trữ chỉ cần thiết rất ít thậm chí tiến độ thi công xây lắp cần
đâu đến mua đó để có thể chuyển thẳng từ nơi bán đến chân công trình
để giảm chi phí dự trữ bảo quản, giảm tồn đọng vốn do dự trữ hàng
hoá tạo sự phù hợp giữa giá cả vật tư tại từng thời điểm so với chi phí
bỏ ra
2. Trong công tác lập đơn hàng
Hàng năm theo kế hoạch Ban QLDATCĐ MB phải cung ứng
một lượng vật tư rất lớn cho các công trình điện thi công xây lắp được:
Do đó phải lập rất nhiều đơn hàng để mua thiết bị vật tư ở trong nước
và ngoài nước.
52
- Đơn hàng là một văn kiện mang tính hợp đồng, nó buộc Ban
phải có những khoản chi rất lớn. Cho nên điều tối quan trọng là văn
kiện này phải rõ ràng và không có chỗ nào có thể hiểu sai được.
Ví dụ: Không bao giờ được dùng các cụm từ dưới đây:
- “Giá cả sẽ được thoả thuận”
- “Giao hàng càng sớm càng tốt”
- “Có chất lượng thương mại thông thường”
- “Giống như đã cung cấp trước đây”
Và' những từ khác có tính chất tương tự, vì quá lỏng lẻo, có thể
gây khó khăn rất lớn sau đây:
Đơn đặt hàng ít nhất phải có các thông tin dưới đây :
- Tên và địa chỉ xí nghiệp đặt hàng
-Tên và địa chỉ công ty nhận đơn hàng
- Số ký hiệu, mã hàng
- Số lượng sản phẩm và khối lượng dịch vụ yêu cầu
- Tả đầy đủ loại, kiểu, phân cấp hoặc những quy cách cần thiết
để xác định sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Một bản công bố được áp dụng về quy cách của sản phẩm và
mọi dữ liệu kỹ thuật có liên quan.
- Ghi rõ mọi chứng chỉ hợp cách của sản phẩm (phù hợp với yêu
cầu) cần gửi theo hàng được giao.
- Giá được thoả thuận giữa người mua và người bán.
53
- Cách thức giao hàng.
- Các hướng dẫn giao hàng
Chữ ký của người mua và chức vụ của họ trong tổ chức mua
hàng.
- Những điều kiện kinh doanh của bên mua.
Ủy quyền rõ ràng cho người ký đơn hàng và có thể đề ra giới
hạn mỗi lần ký. Nếu vượt qua một giá trị nào đó phải được ban giám
đốc kiểm duyệt.
3. Kiểm tra việc tiếp nhận hàng
Kiểm tra khi nhận hàng là một khâu quan trọng trong hệ thống
mua hàng. Kiểm tra vào lúc tiếp nhận xem có thể nhận hay trả lại hàng
là phương pháp không hiệu quả và lãng phí cần thay đổi.
Vì vậy, khi kiểm tra trực tiếp hay gián tiếp qua một bên thứ ba
độc lập đòi hỏi phải có một chứng chỉ chất lượng hợp cách theo vật tư
được mua, bảo đảm rằng những thứ được giao kỳ này phù hợp với yêu
cầu đã nêu trong bản hợp đồng.
* Nội dung chứng chỉ chất lượng hợp cách gồm:
- Tên và địa chỉ bên cung ứng
- Số ghi loại và ngày phát chứng chỉ
- Tên địa chỉ của khách hàng
- Số hiệu đơn đặt hàng của khách hàng.
- Mô tả sản phẩm và số lượng sản phẩm.
- Nhãn hiệu riêng của khách hàng, ở nơi nào thích hợp
54
- Bản quy cách theo đơn hàng hóa phải được cung cấp
- Văn kiện do người được công ty giao phụ trách chất lượng
hoặc người phó của ông ta ký
* Kiểm tra hàng hoá vật từ thực tế vào lúc tiếp nhận xem có
hỏng hóc gì trong khâu vận chuyển
Nếu hàng có tổn thất đổ vỡ hư hỏng không đúng hợp đồng phải
mời cơ quan có tư cách pháp nhân giám định và lập chứng thư giám
định để giải quyết việc bồi thường hàng.
4. Hoàn thiện công tác ký hợp đồng và thực hiện hợp đồng
Muốn có nguồn hàng ổn định và vững chắc thì phải thực hiện tốt
công tác ký và thực hiện hợp đồng kinh tế: Để làm tốt công tác này
phải làm tốt các quy trình sau:
+ Lên tiên lượng chủng loại quy cách số lượng các loại vật tư
cần mua trong kỳ kế hoạch và trong năm.
+ Thông cáo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng
+ Tiêu chuẩn: Để lựa chọn người cung ứng dựa trên các phương
thức sau :
- Trước hết là chọn người cung ứng truyền thống.
- Chọn những người nào thực hiện tốt cam kết hợp đồng
- Giá cả phải hợp lý, phù hợp với thị trường.
- Hàng phải bảo đảm chất lượng theo nhu cầu uy tín trên thị
trường
- Đáp ứng được số lượng theo yêu cầu của tiến độ thi công
55
- Con đường vận chuyển vật tư phải ngắn nhất
- Chọn người đồng ý thanh toán chậm
- Có dịch vụ trước và sau bán hàng
Sau khi đã đáp ứng các nhu cầu trên thì ưu tiên ký hợp đồng
mua của các đơn vị chủ quản, các đơn vị cùng ngành, các đơn vị
chuyên doanh.
- Tiếp đó đến các đơn vị kinh tế tập thể
- Cuối cùng không có mới mua của tư nhân
+Sau khi lựa chọn người cung ứng. Phòng vật tư của Ban đàm
phán với đơn vị cung ứng về hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá.
Nội dung của hợp đồng phải thể hiện như mẫu sau:
56
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
- Căn cứ nghị định số 76/CP của Hội Đồng Chính Phủ quy định
theo Hợp Đồng Kinh tế.
- Căn cứ theo quyết định 217/HĐBT của hội Đồng Bộ Trưởng
về đổi mới công tác kế hoạch hoá và hạch toán KD XHCN.
Đại diên bên A
Ông,bà : Chức vụ:
Đại diện Ban QLDATCĐMB
Có lài khoản số: Tại Ngân hàng:
Đại diện bên B
Ông,bà : Chức vụ:
Đại diện:
Có lài khoản số: Tại Ngân hàng:
Sau khi bàn bạc, bên A nhất trí mua của bên B các vật tư sau:
Điều I: Số lượng, giá cả:
TT Tên vật tư Đ vị SL Đ. Giá Thành tiền
Ghi
chú
1
2
3
4
57
Điều II: Quy cách chất lượng:
Phần này phải ghi tỉ mỉ về quy cách chất lượng, kích thước, các
thông số kỹ thuật yêu cầu, độ nhẵn bóng, đồ bền, yêu cầu kỹ thuật nếu
có.
Điều III: Phương thức giao nhận hàng, thời gian, địa điểm giao
nhận.
Phần này qui định bên bán giao hàng cho bên mua tại đâu, bên
nào chịu trách nhiệm vận chuyển, bốc dỡ, lên xuống hàng hóa, thời
gian giao nhận và tiến độ giao nhận. Phần này còn qui định đơn vị
giao hàng theo khối lượng, theo bao bì, theo ba rem hoặc đơn vị tính
nào. Qui định tỷ lệ hao hụt trong giao nhận vận chuyển nếu có.
Điều IV: Hình thức thanh toán
Phần này qui định hình thức thanh toán như thế nào? Tiền séc
hay tiền mặt, trả tiền trước hay sau, thời gian thanh toán. ... Nếu có
biến động giá thì xử lý như thế nào.
Điều V: Cam kết chung:
Hai bên cùng cam kết thực hiện những qui định trên, nếu gây
thiệt hại cho nhau phải bồi thường vật chất. Còn nếu phát sinh tình
huống mới thì hai bên cùng tham gia bàn bạc xử lý điều chỉnh.
Hợp đồng có giá trị kể từ ngày ký được lập thành 6 bản có giá
trị như nhau, mỗi bên giữ 3 bản.
Đại diện bên B Đại diện bên A
58
+ Sau khi ký kết hợp đồng phòng vật tư của Ban phải chủ động
bám nguồn hàng, tìm hiểu khả năng sản xuất của doanh nghiệp cung
ứng một cách chính xác.
+ Hợp đồng đã ký phải tổ chức thực hiện nghiêm túc, đầy đủ và
có trách nhiệm.
+ Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng có tranh chấp xảy ra,
cả hai bên không cùng giải quyết được thì phải chủ động nhờ trọng tài
kinh tế tương đương giải quyết.
- Hết hợp đồng xí nghiệp phải thanh lý hợp đồng và kiến nghị
với bên bán những tồn tại để có những biện pháp khắc phục.
5. Tiết kiệm sử dụng vốn cho công tác mua sắm vật tư:
Nhìn vào bảng tổng vốn của Ban, ta thấy vốn thực hiện là rất
lớn. Do vậy Ban luôn trong trạng thái thiếu vốn, đây là bài toán nan
giải đối với ban.
Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của Ban được tiến hành
thuận lợi Ban phải có thêm nguồn vốn. Nguồn vốn này có thể có từ
nhiều nguồn khác nhau như :
- Hợp tác đầu tư liên doanh liên kết với mọi thành phần kinh tế
trong và ngoài nước.
- Có biện pháp xin chậm trả các khoản nộp ngân sách để huy
động vốn vào sản xuất.
- Chọn các biện pháp cung ứng vật tư thiết bị và các B tham gia
thi công xây lắp có khả năng thanh toán chậm để tận dụng nguồn vốn
của họ.
59
- Tiến hành tốt công tác tiêu thụ, nhượng bán các loại vật tư
thành phẩm, vậl tư thu hồi kém phẩm chất ứ đọng để tăng nguồn vốn
và giảm chi phí dự trữ
- Tiến hành thực hành tiết kiệm, tiết kiệm những chi phí bất hợp
lý giảm chi tiêu tiếp khách, không mua sắm các phương tiện đi lại
không cần thiết, giảm trang bị các thiết bị theo kiểu phong trào.
Tận dụng nguồn lực và lợi thế sẵn có của Ban bao gồm các yếu
tố như trình độ tay nghề của công nhân, khả năng kỹ thuật, nhà xưởng
máy móc thiết bị sẵn có, thành lập các tổ đội duy tu sửa chữa lắp đặt
thiết bị vật tư từ các thiết bị hư hỏng thành các thiết bị có đủ tiêu
chuẩn đưa vào sử dụng dể tiết kiệm vốn mua sắm.
Ví dụ:
Tên thiết bị Giá mua Giá tự làm
Tủ điều kiện 31,5 23,2
Tủ bảo vệ 28 22,5
Cầu dao 35Kv 22 17,5
Cầu dao 110Kv 45 29,3
- Việc thu mua vật tư nguyên vật liệu chưa kiểm tra chặt chẽ giá
cả chất lượng. . tạo kẽ hở cho việc tự động nâng giá mua. Do vậy, Ban
cần sớm hoàn chỉnh quy chế thu mua vật tư nguyên vật liệu để giảm
chi phí thu mua, tăng chất lượng vật tư nguyên vật liệu. Đây là khâu
quyết định nhất trong việc tiết kiệm hay lãng phí định mức tiêu hao
nguyên vật liệt. Quy chế này cần phải xây dựng chế độ khuyến khích
60
lợi ích vật chất và chịu trách nhiệm vật chất. Chế độ thưởng phạt này
phải quy định rõ mức thưởng căn cứ vào số tiền làm lợi thực tế.
- Không ngừng bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ nâng cao trình độ
và phẩm chất của cán bộ làm công tác vật tư.
6. Hoàn thiên bộ máy quản lý bảo đảm vật tư
Đây là vấn đề quan trọng vì gắn với tổ chức là con người, nó là
yếu tố của mọi thành công
6.1. Cụ thể
Người cán bộ lãnh đạo công tác vật tư nên bố trí nhân viên
thống kê tiếp liệu của mình theo những loại mặt hàng nhất định nhằm
giúp cho họ chuyên sâu nghiệp vụ, tạo điều kiện tốt cho họ nắm chắc
loại vật tư mà họ quản lý để tránh tình trạng vật tư hết mà không biết.
Hoặc vẫn mua khi loại vật tư đó còn dẫn đến ứ đọng vật tư, ứ đọng
vốn không có lợi cho Ban.
a) Duy trì nghiêm chế độ kiểm toán trên sổ sách :ghi chép đầy
đủ các hiện tượng xuất nhập từng thời kỳ, phải xác định cho được
lượng và giá trị còn lại của từng loại vật tư nguyên vật liệu để qua đó
có thể xác định được điểm đặt hàng và đôn đốc quản lý cung ứng đơn
đặt hàng mới.
- Đối với vật tư thiết bị Ban chủ yếu là nhập trọn bộ theo từng
công trình đường dây và trạm điện. Đơn giá được tính cho vật tư thiết
bị của từng công trình. Vì vậy để tiện cho việc quản lý vật tư khi công
trình đang thi công cũng như để thuận lợi cho việc thanh quyết toán
khi công trình đang hoàn thành. Người làm công tác quản lý kế toán
61
dự trữ nên áp dụng phương pháp xuất hết các lô để tính ... Cụ thể nên
áp dụng theo các mẫu sau:
Tên vật tư ................ Mã hàng............
Đơn vị tính..........
Thời
gian
Nhập Xuất Tồn
SL
Giá
ĐV
Giá
T.Bộ
SL
Giá
ĐV
Giá
T.Bộ
SL
Giá
ĐV
Giá
T.Bộ
b. kiểm toán thực tiễn: Ngoài việc kiểm tra trên sổ sách người
làm công tác thống kê vật tư còn phải định kỳ 6 tháng hoặc một năm
phối hợp với các kho kiểm tra thực tế bằng cách cân đo đong đếm một
cách chính xác vật tư thiết bị thực tế còn lại đề làm cơ sở xác định số
lượng và chất lượng giá trị thực của hàng tồn kho dự trữ đồng thời để
phát hiện các nguyên nhân gây ra mất mát, hao hụt vật tư dự trữ.
6.2. Đối với kho tàng và người làm công tác thủ kho
a) Đối với kho tàng :
Vật tư của ngành điện chịu ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài
như từ trường, nhiệt độ nên phải bảo quản trong các điều kiện tương
đối ngặt nghèo để bảo đảm chất lượng cho vật tư. Vì vậy sau khi vật
62
tư đã chuyển về đã lập "Biên bản kiểm lập". Căn cứ vào tính chất đặc
điểm của vật tư mà có thể bảo quản trong kho hoặc ngoài trời.
+ Cụ thể có thể phân loại như sau:
- Kho kín có điều hoà: Để bảo quản các loại thiết bị cần độ
chính xác cao như đồng hồ, công tơ, rơ le, hàng điện tử, bán dẫn.
- Kho kín bình thường: Để bảo đảm quản lý các loại vật tư vật
liệu khác như: cầu chì, áp tô mát, chống sét, phụ kiện. Riêng đối với
các loại như xăng, dầu, sơn, a xit...dễ cháy nổ cần phải được để trong
kho kín tách rời các kho vật liệu trên.
Kho ngoài trời: Để các loại vật tư cồng kềnh có khối lượng lớn
như: Cấu kiện cột, máy biến thế, cầu dao, cáp thép...vv
+ Yêu cầu quan trọng đối với các kho là :
- Chống trộm cắp
- Cao ráo sạch sẽ thoáng mát, sáng sủa, chống ẩm chống dột.
- Các loại vật tư phải được sắp xếp trên các giá theo từng khu
vực, nhóm, hàng rõ ràng để có thể dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra và tiện
lợi cho nhập, xuất vận chuyển ra vào.
- Các loại vật tư cồng kềnh để ngoài trời nhưng phải có mái che
mưa nắng.
63
b. Đối với người làm công tác thủ kho.
Người làm công tác thủ kho phải thực sự là người giữ của, có
tinh thần trách nhiệm cao để tiện cho việc quản lý vật tư. Các thủ kho
cũng nên chia ra để quản lý theo nhóm vật tư và cũng phải thực hiện
tốt những công việc sau:
- Hàng hoá khi nhập phải được sắp xếp đúng nơi quy định.
- Chỉ được xuất hàng khi đã có phiếu xuất của phòng vật tư phát
hành nhưng phải bảo đảm nguyên tắc có đầy đủ chữ ký của các thành
phần như: lãnh đạo Ban (chủ nhiệm hoặc phó chủ nhiệm), phụ trách
phòng vật tư, trưởng kho, phiếu phải có thời gian. Riêng đối với vật tư
nhượng bán phải có thêm chữ ký của kế toán trưởng trên phiếu.
- Các loại vật tư sau khi nhập xuất phải được đăng ký cập nhật
cụ thể chi tiết vào sổ và thẻ của từng thủ kho và số liệu này phải
thường xuyên đối chiếu với sổ sách thống kê của phòng vật tư và khớp
với số liệu thực tế.
- Khi có biến động về vật tư và nguyên vật liệu phải kịp thời báo
cáo với lãnh đạo kho và phòng vật tư có biện pháp xử lý.
- Để nâng cao trình độ quản lý vật tư Ban cần thường xuyên tổ
chức học tập nâng cao nghiệp vụ chuyên môn đối với mọi CBCNV
nhất là những người làm công tác quản lý vật tư.
64
KẾT LUẬN
Hoàn thiện công tác quản lý bảo quản vật tư là một hoạt động
cần thiết không thể thiếu được trong bất kỳ một đơn vị kinh tế nào.
Nó là khâu đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nói chung và
Ban Quản lý Công Trình Điện Miền Bắc nói riêng.
Việc thường xuyên phân tích đánh giá quá trình thực hiện hoạt
động này là việc làm cần thiết, tìm ra những điểm mạnh để phát huy,
khắc phục những hạn chế và không ngừng hoàn thiện nó.
Thực hiện các hoạt động quản lý vật tư ở mỗi doanh nghiệp là
sự kết hợp chọn lọc và linh hoạt giữa lý luận chung và thực tiễn sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp để có được một cơ cấu tổ chức và
quá trình làm việc khoa học phục vụ thật tốt cho dây truyền sản xuất
đặc biệt là trong nền kinh tế ở giai đoạn bắt đầu của cơ chế thị trường.
65
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tổng công ty Điện lực Việt Nam: Ngành điện Việt nam
– 50 năm những chặng đường – Hà nội tháng 12/2004.
2. Ban QLDACTĐMB ra đời và trưởng thành: 7/1995
(Báo cáo Nội bộ).
3. Nghị quyết hội đồng quản trị tổng công ty điện lực Việt
nam về chiến lược phát triển cơ khí điện lực đến năm
2010 – Hà nội tháng 12/1999.
4. Tổng sơ đồ phát triển ngành điện giai đoạn 5 (2005-
2010) đã được Thủ tướng Chính Phủ phê duyệt.
5. Phân tích hoạt động kinh doanh NXB Thống kê – Hà
nội 1/2002. Chủ biên Phan Quang Niệm.
6. Quản lý học kinh tế quốc dân tập II – NXB KH & Kỹ
thuật – 2002. Chủ biên GSTS Đỗ Hoàng Toàn – TS
Mai Văn Bưu.
7. Khoa học quản lý tập I – NXB KH& Kỹ thuật – Hà nội
– 2005. Chủ biên: TS Đoàn Thị Thu Hà – TS. Nguyễn
Thị Ngọc Huyền.
8. Khoa học quản lý tập II – NXB KH&Kỹ thuật – Hà Nội
– 2002. Chủ biên: TS. Đoàn Thu Hà – TS. Nguyễn Thị
Ngọc Huyền.
9. Giáo trình quản lý xã hội NXB Khoa học & kỹ thuật –
Hà Nội 2000. Chủ biên: GSTS Đỗ Hoàng Toàn – TS.
Phan Kim Chiến.
10. Báo cáo tổng kết của BQLDACTĐMB từ 2004 đến
2005 (Hà nội, tháng 12 năm 2005).
66
Môc lôc
LỜI NÓI ĐẦU ........................................................................................... 1
CHƯƠNG I: TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT
TƯ CỦA DOANH NGHIỆP ...................................................................... 3
I. SỰ CẦN THIẾT, Ý NGHĨA VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM
VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP ............................................................. 3
1. Sự cần thiết của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất .................... 3
2. Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất .......................... 4
II- CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT
TƯ CỦA DOANH NGHIỆP. ..................................................................... 5
1. Mua sắm vật tư ............................................................................... 5
2. Tiếp nhận và bảo quản vật tư .......................................................... 7
3. Cấp phát vật tư ............................................................................... 9
4. Quyết toán sử dụng ....................................................................... 10
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ QUẢN LÝ BẢO ĐẢM VẬT TƯ
TẠI BAN QUẢN LÝ DACTĐMB (Dù ¸n C«ng tr×nh §iÖn MiÒn
B¾c) ............................................ 12
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN vµ CHỨC NĂNG NHIỆM
VỤ CỦA BQLDACTĐMB. ..................................................................... 12
1. Bộ máy quản lý của Ban QLDACTĐMB ..................................... 14
2. Các phòng tham mưu ...................... Error! Bookmark not defined.
II. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM VỀ MẶT KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA VẬT TƯ
VÀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI BAN QLDACCTĐ 19
67
III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN
QLDACTĐMB ........................................................................................ 21
1. Xác định nhu cầu ......................................................................... 21
2. Kiểm tra nhu cầu và xác định lượng hàng đặt mua ....................... 24
3. Lựa chọn người cung ứng ............................................................. 24
IV. NHẬN XÉT RÚT RA TỪ TÌNH HÌNH TRÊNError! Bookmark not
defined.
1. Ưu: ............................................................................................... 36
2. Nhược: ......................................................................................... 36
PHẦN III: MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO ĐẢM VẬT TƯ PHỤC VỤ CÁC
CÔNG TRÌNH ĐIỆN ............................................................................... 41
I. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN LƯỚI ĐIỆN ĐẾN NĂM 2000 - 2010
CỦA NGÀNH ĐIỆN NÓI CHUNG, CỦA BAN QLDACT ĐIỆN MIỀN
BẮC NÓI RIÊNG. ................................................................................... 41
1. Khu vực kinh tế Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh ...................... 41
2. Khu vực Nam Hà Nội ................................................................... 43
3. Khu vực phía bắc Hà Nội ............................................................. 43
4. Điện khí hóa nông thôn. ............................................................... 44
II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG
TÁC QUẢN LÝ, BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB. ............ 45
1. Về công tác xác định nhu cầu vật tư ............................................. 46
2. Trong công tác lập đơn hàng......................................................... 51
3. Kiểm tra việc tiếp nhận hàng. ....................................................... 53
4. Hoàn thiện công tác ký hợp đồng và thực hiện hợp đồng .............. 54
5. Tiết kiệm sử dụng vốn cho công tác mua sắm vật tư ..................... 58
6. Hoàn thiên bộ máy quản lý bảo đảm vật tu: .................................. 60
68
KẾT LUẬN .............................................................................................. 64
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................ 65
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Luận văn- Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc.pdf