Luận văn Một số ý kiến nhằm hoàn thiện và củng cố bộ máy quản lý của Công ty xây dựng II Thanh Hoá

hiện đại trợ giúp cho việc thực hiện các công việc của các lao động trong công ty. Cả công ty hiện chỉ có 02 máy vi tính ( như đã trình bày trong phần đặc điểm về công nghệ ) nên cũng tạo ra không ít khó khăn trong công tác quản lý khi mà việc sử dụng máy vi tính vào qúa trình quản lý như là một tất yếu. Trong cả ba phòng ban chỉ có phòng Tổ chức - Hành chính là có phòng làm việc riêng cho trưởng phòng. Nhưng việc tiếp khách tới liên hệ với công ty diễn ra ngay trong phòng làm việc của các nhân viên do không có phòng tiếp khách riêng nên thường gây bất tiện và làm ảnh hưởng tới mức độ tập trung của các nhân viên này. Tuy nhiên, mỗi phòng đều được trang bị 01 máy điện thoại tiện cho việc trao đổi thông tin và chỉ đạo công việc ở các bộ phận khác nhau của lãnh đạo. -Về điều kiện làm việc của lao động quản lý. Do công việc chủ yếu là lao động trí óc cho nên cần đảm bảo sự yên tĩnh, tập trung cao độ đòi hỏi có những điều kiện riêng biệt khác với lao động sản xuất. 67 -Về tiếng ồn. Tuy các phòng tách biệt nhau nên không có sự ồn ào do chính công ty gây ra nhưng tiếng động cơ và tiếng ồn ào từ ngoài đường giao thông vẫn gây ảnh hưởng nhất định tới khả năng làm việc của cán bộ công nhân viên trong quá trình làm việc tại công ty. -Về màu sắc ánh sáng. Phần lớn các phòng làm việc của công ty đều chịu ánh nắng chiếu thẳng vào phòng làm việc vào buổi chiều. Việc bố trí xây dựng văn phòng trụ sở công ty tuy thoáng mát về mùa hè song lại không kín gió về mùa đông. Việc bố trí màu sắc vôi ve trong phòng làm việc cần được tu sửa lại do tác động của thời gian nên nhiều chỗ bị lở mất màu giảm giá trị thẩm mỹ nơi làm việc. -Về thẩm mỹ lao động. Đây là vấn đề mà công ty ít quan tâm nhất. Nhìn vào trụ sở công ty tuy gồm hai khu hai tầng và ba tầng (một khu nhà hai tầng và một nhà ba tầng ) liên hoàn nhau song dễ khiến người ta có cảm giác suy nghĩ dường như Công ty không bao giờ làm công tác vệ sinh nơi làm việc. Bởi vì, trong trụ sở của Công ty nhiều nơi vẫn còn có cỏ dại mọc. - Bầu không khí tâm lý. Ta biết rằng bầu không khí tâm lý trong tập thể lao động có ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của lực lượng lao động nói chung. Nếu như trong tập thể mọi người đoàn kết, giúp đỡ nhau thì tập thể đó là vững mạnh và hiệu suất công việc chắc chắn cao. Trong Công ty hiện nay, mối quan hệ được duy trì tốt giữa các phòng ban cũng như giữa các nhân viên với nhau. Theo đánh giá nhận xét chung thì mọi người tiếp xúc với nhau một cách khá thân mật và cởi mở. 68 III - ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG II_THANH HOÁ. Thông qua quá trình tìm hiểu và phân tích bộ máy quản lý với những kết quả đã thực hiện được trong những năm vừa qua của Công ty nổi lên những ưu và nhược điểm sau đây: *Ưu điểm: - Có một mô hình tổ chức quản lý vầ hoạt động sản xuất theo kiểu trực tuyến chức năng. Đây là một mô hình tương đối phù hợp với những đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty trong giai đoạn hiện nay. - Việc tổ chức thành các phòng ban chức năng giúp việc cho bangd làm tăng hiệu quả công việc. Công ty đã đề ra các nội quy, qui chế nhằm quy định rõ chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng cũng như từng thành viên trong các phòng. Điều này giúp cho các cán bộ công nhân viên và các phòng ban thực hiện đúng các chức năng, nhiệm vụ của mình. * Nhược điểm: - Điều kiện lao động của lao động quản lý chưa thực sự được quan tâm đúng mức.Các trang thiết bị cần thiết cho công việc chưa được trang bị đầy đủ. Tuy rằng trong bố trí phục vụ nơi làm việc có sự công bằng song nó giống như sự công bằng ''của người nhà nghèo'' vậy. - Việc duy trì một bộ máy với số lượng lao động quản lý hơi nhiều là một vấn đề cần phải được xem xét. Mà nguyên nhân chủ yếu là do sự hợp nhất của hai bộ máy quản lý của hai Công ty sau khi sát nhập. Điều này khiến cho bộ máy hiện tại của Công ty trở nên công kềnh và hoạt động kém hiệu quả trong quá trình điều hành các hoạt động sản suất kinh doanh. - Thêm vào đó là chất lượng cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu công việc được giao. Do đó, khả năng giải quyết công việc thường gặp khó khăn. Vì vậy, Công ty cần đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ những người làm công tác 69 quản lý. Nếu cần thiết thì có thể thay thế để đáp ứng những đòi hỏi khách quan của hoạt động sản xuất kinh doanh. - Khả năng linh động của bộ máy quản lý là không cao. Điều này dẫn tới tình trạng thừa một số lao động sản xuất do chưa bố trí được công việc cho họ. (Nguyên nhân chủ yếu là do thiếu việc hoặc không muốn phải đi làm xa). Mâu thuẫn với một thực tế là một số đội xây dựng thuộc Công ty lại phải đi thuê lao động ngoài Công ty để thực hiện thi công công trình. Từ đó, ta thấy rằng cy cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức quản lý nhằm giảm thiểu chi phí quản lý mà vẫn đảm bảo được độ gọn nhẹ, hiệu quả, nhằm phát huy những ưu điểm và hạn chế những nhược điểm hiện tại, tạo ra thế mạnh mới để Công ty có thể tồn tại và phát triển trong thời gian tới. Đánh giá chung. Để đánh giá một cách chính xác hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý thì chỉ tiêu đầu tiên và quan trọng chính là kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Một bộ máy đựoc đánh giá là hoạt động có hiệu quả thì chắc chắn kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh phải tốt -Điều này được thể hiện qua doanh thu, lợi nhuận hàng năm và sự phát triển của chúng. Do đó, mục tiêu hàng đầu của Công ty là phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh mà cụ thể là đẩy mạnh việc tìm kiếm và thắng thầu xây dựng các công trình lớn. Đồng thời, tận dụng nguồn lực sẵn có trong Công ty nhằm tìm kiếm các nguồn lực khác để giải quyết công ăn việc làm cho người lao động, tăng doanh thu, cải thiện một cách cơ bản đời sống cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Qua số liệu tổng kết ta thấy rằng giá trị tổng sản lượng cuả Công ty luôn tăng trong các năm, trừ năm 1997. Sở dĩ có tình trạng như vậy là do Công ty bị thất bại trong cạnh tranh với một Công ty xây dựng của trung ương trong quá trình đấu thầu một công trình có giá trị kinh tế lớn, mặt khác Công 70 ty lại bị động không tìm kiếm kịp thời thị trường thay thế nhằm bù đắp sự thất bại trên. Điều này nói lên sự kém linh động của Công ty, khả năng cạnh tranh chưa đảm bảo và công tác Marketing không được quan tâm đúng mức. Tuy nhiên cho đến năm 1998, 1999 thì công ty đã có những bước tiến khả quan. Nó phản ánh sự thay đổi kịp thời và đúng đắn trong chiến lược sản xuất kinh doanh mới của Công ty. Như vậy, Công ty cần thiết phải đẩy mạnh hoạt động nhằm phát huy thành tựu đã được nhằm mục tiêu đưa giá trị tổng sản lượng lên cao, giải quyết được công ăn việc làm và tăng thu nhập bình quân cho toàn bộ đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Để đạt được kết quả khả quan trong những năm 1998, 1999 vừa qua Công ty đã thực hiện các biện pháp trong sản xuất kinh doanh sau : - Đẩy mạnh hoạt động tìm kiếm việc làm bằng cách mở rộng phạm vi sản xuất kinh doanh (cụ thể là sát nhập với Công ty đường C - 04/1999). - Chuyển đổi hình thức hạch toán kinh doanh bằng cách giao nhiệm vụ, kế hoạch cho từng đội xây dựng trên cơ sở thực tiễn. Đội xây dựng có thể tự tìm kiếm công trình, tạo công ăn việc làm cho công nhân, hạch toán tưng đối độc lập với Công ty. Ngoài ra, Công ty tăng cường công tác tiếp thị xây dựng nhằm thắng thầu các công trình. Khi có công trình Công ty trực tiếp giao cho các đội xây dựng thực hiện theo kế hoạch. - Tăng cường công tác kiểm tra giám sát việc thực hịên các chế độ tài chính, kế toán tránh xảy ra các sai phạm và đảm bảo thực hiện đúng nội quy qui chế của Công ty cũng như luật pháp của Nhà nước. - Tăng cường uy tín của Công ty nhằm tạo ra thế và lực mới trên thị trường thông qua chất lượng, giá thành ... thi công công trình. - Có những biện pháp tích cực nhằm đảm bảo thị phần của Công ty trên những thị trường truyền thống ( tỉnh Thanh hoá, khu vực miền Nam và tỉnh Hủaphăn - Cộng hoà DCND Lào ). Đồng thời mở rộng thị trường tiềm năng 71 bằng các cử các dội xây dựng lên các huyện miền núi nơi nhu cầu xây dựng tuy không cao song sự cạnh tranh không quá khốc liệt lại phù hợp với khả năng hiện tại của Công ty trong giai đoạn hiện nay. - Trong tổ chức sản xuất kinh doanh, Công ty thường xuyên quan tâm và phát động phong trào phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật tổ chức lao động hợp lý. - Công ty cũng quan tâm đến đời sống cán bộ công nhân viên về các mặt vật chất cũng như tinh thần nhằm tạo ra sự tin tưởng và cố gắng của họ đối với Công ty trong quá trình lao động. - Công ty thực hiện tốt các quy định của nhà nước, đồng thời xây dựng và cụ thể hoá các qui định này thành những nội qui qui chế cụ thể áp dụng cho đơn vị mình. - Quan tâm đến các phong trào thi đua lao động, sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm. Đồng thời phối hợp với các tổ chức đoàn thể như Công đoàn, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Đảng uỷ ... phát động các phong trào thi đua thiết thực trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đem lại những hiệu quả kinh tế cao. Tóm lại, bằng tập hợp các biện pháp cụ thể đã nêu trên, Công ty đã đạt được những thành tích đáng khích lệ trong thời gian qua. Đây chính là những cơ sở vững chắc để Công ty đề ra những kế hoạch phát triển trong thời gian tới. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì vấn đề tổ chức lao động khoa học là thực sự cần thiết. Xuất phát từ những nhược điểm của bộ máy quản lý như đã phân tích ở trên thì việc hoàn thiện nó là một tất yếu trong quá trình phát triển của Công ty. Đây cũng là vấn đề nổi cộm nhất của Công ty kể từ khi sát nhập đến nay. Để giải quyết được vấn đề này quả không phải là điều đơn giản có thể trong một sớm một chiều mà có thể thực hiện được, do có những khó khăn xuất phát từ ngay sự khách quan cũng như chủ quan ngay trong bản thân Công ty. Song để phát triển lâu 72 dài và bền vững thì tất yếu Ban lãnh đạo Công ty cần có biện pháp tối ưu cho vấn đề này. CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN VÀ CỦNG CỐ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG II THANH HOÁ I- Những mục tiêu cơ bản nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của công ty xây dựng II_Thanh hoá. Hiện nay Công ty gồm có ban giám đốc và 3 phòng ban chuyên môn nghiệp vụ. Về cơ bản tổ chức bộ máy như vậy là hợp lý. Song có một số lý do như đã phân tích ở trên cho thấy cần phải được hoàn thiện lại bộ máy quản lý. Nếu như bộ máy được hoàn thiện sẽ đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau: - Xác định một cách rõ ràng cụ thể các chức năng , nhiệm vụ của từng cán bộ công nhân viên trong bộ máy quản lý nhằm tận dụng được triệt để năng lực cá nhân. Đồng thời giảm bớt được số nhân viên không cần thiết, kém năng lực, trình độ hạn chế. - Xây dựng cơ cấu quản lý gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt song vẫn đảm bảo tính hiệu quả trong công việc chung của Công ty. - Giảm bớt được chi phí quản lý, có điều kiện nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên, có điều kiện để đầu tư xây dựng, cải tiến và nâng cấp trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý cũng như sản xuất. - Bố trí, sắp xếp và phân công lại lao động một cách hợp lý, khoa học nhằm phát huy khả năng, trình độ của cán bộ công nhân viên, đánh giá đúng đắn, công bằng sự đóng góp, khả năng và trình độ của mỗi người. 73 Tóm lại, qua sự phân tích đánh giá thực trạng tình hình tổ chức lao động quản lý ỏ Công ty xây dựng II , ta rút ra được những mặt mạnh cần phát huy, những mặt yếu cần được hạn chế khắc phục. Do đó,việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ỏ Công ty là một điều cần thiết. Hoàn thiện công tác theo chức năng và bố trí cán bộ công nhân viên làm sao cho công việc liên hệ mật thiết, các cán bộ công nhân viên có thể đảm nhận được khối lượng công việc lớn mà vẫn đảm bảo được hiệu quả lao động cao. Hoàn thiện phân công lao động theo chức năng là việc bố trí cán bộ kiêm nhiệm nhiều chức năng trong phạm vi trình độ và khả năng của họ, giảm bớt số lao động làm công tác quản lý, hợp lý hoá quá trình lao động, nâng cao chất lượng công việc, tiết kiệm chi phí quản lý và thời gian lao động. Đồng thời, đẩy mạnh các công táckhuyến khích vật chất cũng như tinh thần cho lực lượng lao động quản lý góp phần củng cố và hoàn thiện hơn nữa quá trình tổ chức lao động quản lý một cách khoa học trong Công ty. Có như vậy, bộ máy quản lý của Công ty mới nâng cao được hiệu lực quản lý và tăng thêm sức mạnh cho bản thân Công ty trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. II - MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG II_THANH HOÁ. 1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý. Qua những số liệu đã phân tích ở trên, tôi mạnh dạn xin đua ra một số nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty xây dựng II_Thanh hoá như sau: a. Ban giám đốc. Với tình trạnghiện nay Công ty có một ban giám đốc gồm 1giám đốc và 4 phó giám đốc trong khi lực lượng lao động cả Công ty chỉ có hơn 400 người (doanh nghiệp với qui mô vừa ) đã dẫn tới thực tế là thừa người thiếu việc. Do đó ảnh hưởng nhiều tới hiệu quả công việc trong quá trình sản xuất kinh 74 doanh . vì vậy, cần phải tổ chức lại ban giám đốc nhằm hợp lý hoá và nâng cao hiệu quả công việc. Trong điều kiện kinh tế thị trưòng hiện nay duy trì một ban giám đốc như vậy là không cần thiết. Sở dĩ có tình trạng này là do Công ty mới sát nhậpvới Công ty Đường C nên việc bố trí và giải quyết ban giám đốc cũ của Công ty Đưòng Công vào cùng hoạt động với ban giám của Công ty xây dựng II chỉ là giải pháp tạm thời mang tính chất tình thế. Đây là bước đệm đẻ Công ty dần dần tổ chức và ổn định lại bộ máy cho nên cơ cấu hiện tại chỉ là tạm thời. Tuy nhiên, tôi cũng xin đưa ra ý kiến riêng của mình. Đó là, với ban giám đốc trong bộ máy quản lý chỉ nên duy trì 03 người trong đó có 01 giám đốc và 02 phó giám đốc chuyên môn. Trong đó: - 01 phó giám đốcphụ trách công tác khoa học kỹ thuật, tiến độ thi công, thanh quyết toán,đào tạo,an toà lao động và phụ trach các đội xây dựng thuộc khu vực miền Nam và bên Lào. - 01 phó giám đốc phụ trách công tác đời sông của cán bộ công nhân viên, thanh tra,bảo vệ, quản lý vật tư, trang thiết bị máy móc thi công lắp đặt công trình, đoàn thể, các phong trào thi đua... Đồng thời, với việc rút bớt cán bộ trong ban giám đốc, Công ty nên tổ chức tạo điều kiện để ban giám đốc được nâng cao trình độ nghiệp vụ về các mặt như: Quản lí nhà nước về kinh tế, quản trị kinh doanh, ngoại ngữ, tin học... Sau khi hoàn thiện , cơ cấu trình độ của ban giám đốc mới như sau: Như vậy, ban giám đốc mới sẽ gồm có 03 người, được phân công chức năng nhiệm vụ rõ ràng. Trong điều kiện hiện nay vốn ngoại ngữ và sử dụng thành thạo máy vi tính là một điều cần thiết cho công tác quản lý. Nhưng riêng phó giám đốc kỹ thuật thì có sự đòi hỏi cao hơn về nghoại ngữ bởi do tính chất công việc. Với khả năng ngoại ngữ như vậy sẽ giúp cho phó giám đốc này có thể nắm bắt được tính năng và tác dụng của máy móc cũng như độ 75 tốt bền của máy thông qua những thông số kỹ thuật, đồng thời phát huy khả năng trong giao tiếp với các đối tác nước ngoài trong công việc. Vì thực tế làtrong Công ty chưa có bộ phận phụ trách công tác marketing nên phó giám đốc kĩ thuật kiêm nhiệm luôn công tác này. Sau đây là chức năng nhiệm vụ của ban giám đốc mới sau khi dã hoàn thiện. + Giám đốc: - Đại diện cho công ty trước pháp luật và trong quan hệ kinh tế đối ngoại. - Trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Nhận vốn và nguồn lực do nhà nước giao, bảo tồn và phát triển . - Quyết định về các vấn đề tổ chức điều hành bộ máy của Công ty. - Chỉ đạo công tác lập kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh (dài hạn và ngắn hạn ). Đề ra các biện pháp khắc phục khó khăn trong hoạt động kinh doanh của Công ty. - Đại diện cho Công ty đàm phán và kí kết các hợp đồng kinh tế. - Xây dựng nội quy, quy chế về hoạt động kinh doanh , chức năng nhiệm vụ hoạt động của các phòng ban, đội và các nhân viên, có kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty. Tuy nhiên, do tính chât công việc đa dạng và phức tạp nên đòi hỏi giám đốc phải biết bố trí , sử lý một cách hợp lý và hiệu quả. Do đó, giám đốc chỉ phụ trách chung còn uỷ quyền cho các phó giám dốc điều hành từng lĩnh vực. + Phó giám đốc. 76 - Thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực được giao và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật của nhà nước tong lĩnh vực đó. - Phối hợp với phó giám đốc khác giải quyết các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực mà mình phụ trách. - Thay mặt cho giám đốc trong một số công việc như: làm việc với bên A, thanh quyết toán , các thủ tục thi công,... - Chỉ đạo công tác quản lý bộ phận kinh doanh về vật tư, con người, máy móc, thiết bị ,... - Yêu cầu các bộ phận chức năng cung cấp hồ sơ tài liệu... cần thiết thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Đồng thời có thể giao nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận này giúp thực hiện nhằm đảm bảo hiệu quả công việc. - Thay mặt giám đốc kí kết một số văn bản giấy tờ như phiếu xuất nhập vật tư, hoá đơn kiểm kê tài sản, duyệt các biện pháp tổ chức thi công, nghiệm thu công trình... - Chỉ đạo công tác kiểm tra chất lượng kỹ thuật công trình. - Chỉ đạo các đội về lĩnh vực được giao. Quan tâm tới đòi sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty. - Tham mưu cho giám đốc trong việc ra các quyết định quan trọng liên quan tới quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Điều hành các phòng, độ xây dựng trực thuộc và thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao. b. Phòng Tổ chức - Hành chính. * Hoàn thiện cơ cấu chức năng. Qua phân tích những vấn đề ở trên ta thấy số lượng nhân viên trong phòng là 11 người là tương đối nhiều. 77 Trước hết, với quy mô của một phòng như vậy thì không cần ohẩi duy trì chức danh phó phòng mà chỉ cần các nhân viên chuyên trách với các chức năng nhiệm vụ định. Thứ hai là các nhân viên lái xe; trong Công ty chỉ có 1 xe Uóat dành cho cán bộ các phòng ban đi họp hoặc liên hệ công tác (giám đốc có xe và tài xế riêng) cho nên việc duy trì 2 lái xe là không cần thiết. Thứ ba, như ta đã biết, công việc của văn thư đánh máy trong một công ty xây dựng như Công ty xây dựng II là không nhiều mà Công ty lại cần tới 02 nhân viên làm công tác này. Nên việc xem xét để giảm bớt là điều cần thiết. Sau khi hoàn thiện tổ chức cơ cấu, chức năng của phòng Tổ chức - Hành chính thì lực lượng lao động sẽ có cơ cấu như sau: (biểu 16 ) Như vậy, phòng Tổ chức -Hành chính sẽ gồm có 01 trưởng phòng, phó phòng cũ chuyển sang làm công tác quản trị nhân sự, 01 cán bộ làm công tác lao động tiền lương, 01 nhân viên đảm nhiệm công việc văn thư đánh máy kiêm phục vụ nội bộ phòng, 02 người làm công tác trực hành chính kiêm bảo vệ nội bộ Công ty và các công việc khác (do Công ty còn có một trụ sở cũ là trụ sở của Công ty Đường C cần duy trì 01 bảo vệ) và 01 lái xe con. Lúc này cơ cấu của phòng sẽ còn 09 người với chức năng nhiệm vụ như sau: + Tổ chức cán bộ công nhân viên . - Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong toàn nộ Công ty với chức năng nhiệm vụ rõ ràng. - Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên . - Tham mưu cho giám đốc về các vấn đề liên quan tới nhân sự ,lao động, tiền lương, thưởng... 78 - Xây dựng kế hoạch phát triển sắp xếp, bố trí, đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực của Công ty một cách có hiệu quả nhất. - Hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra công tác tổ chức chính sách cho cán bộ công nhân viên . - Chuẩn bị hồ sơ thủ tục về hợp đồng lao động, khen thưởng, kỉ luật đề bạt thuyên chuyển... đẻ giám đốc ra quyết định chính xác kịp thời. + Công tác lao động, tiền lương. - Xây dựng kế hoạch hàng năm về tiền lương cho toàn bộ lao động trong Công ty. - Quản lý lực lượng lao động sản xuất trong Công ty. - Kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách cho người lao động . - Đề xuất biện pháp giải quyết lao động dôi dư. - Nghiên cứu thang bảng lương, mức lương và phụ - trợ cấp bổ xung cho phù hợp. - Phụ trách công tác hộ khẩu của cán bộ công nhân viên. - Hướng dẫn kiêm tra việc thực hiện công tác liên quan tới tiền lương thưởng. Đồng thời giúp giám đốc có quyết định đúng đắn liên quan đến chức năng nhiệm vụ của nhân viên này. + Công tác đào tạo. - Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. - Kiểm tra, theo dõi, giám sát việc thực hiện nội dung này nhằm đêm lại hiệu quả thiết thực. - Có kế hoạch tổ chức thi tay nghề, nâng bậc cho cán bộ công nhân viên trong Công ty theo những định kì. 79 + Công tác phong trào . - Phát động và hướng dẫn thực hiện các phong trào thi đua trong Công ty nhân các dịp lễ,.. - Xây dựng quy chế khen thưởng công bằng, hợp lý. - Phổ biến các tiêu chuẩn đạt các danh hiệu thi đua, khen thưởng,... - Phối hợp với các tổ chức đoàn thể khác ( Đảng uỷ, Đoàn thanh niên, tổ chức công đoàn...) cùng thực hiện. * Hoàn thiện trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Xuất phát từ sự phân tích tình hình thực tế, ta thấy việc naang cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong phòng là cần thiết. Không thể chấp nhận được một thực tế là trong phòng không có một cán bộ công nhân viên nào có trình độ đại học. Đi cùng với việc nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn là bổ xung các kiến thức về quản lý nhà nước, lí luận chính trị, ngoại ngữ, tin học ... Có như vậy, mới phát huy được năng lực cá nhân và hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ được giao của cả phòng. c. Phòng khoa học - kỹ thuật. Vấn đề nổi cộm nhất trong phòng là bố trí lao động một cach chưa hợp lý và bổ xung thêm nhân viên chuyên trách. Sau khi hoàn thiện cơ cấu, trình độ của cán bộ công nhân viên trong phòng như sau: (biểu 17) * Về nhân sự. - Bổ xung thêm 1 cán bộ làm công tác marketing. - Nhân viên giám định kỹ thuật giảm xuống còn 01 người, đồng thời kiêm nhiệm luôn cả chức năng phụ trách công tác an toàn lao động. - Rút bớt nhân viên làm công tác thanh quyết toán xuống còn 01 người. 80 - Nhân viên phụ trách máy mác thiết bị giảm xuống còn 01 người. Chuyển 01 người đang làm công tác này sang đảm nhận công tác khác. Như vậy, về nhân sự, phòng khoa học- kỹ thuật sẽ chỉ còn có 07 người, mỗi người có chức năng nhiệm vụ rõ ràng. * Về trình độ. - Bổ xung trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên cụ thể là, nâng cao trình độ về quản lý kinh tế, tin học, ngoại ngữ, trong đó đặc biệt là đối với nhân viên Marketing, thư ký cho giám đốc (nhân viên kinh tế tổng hợp) và trưởng phòng. Tóm lại, bằng cách hợp lý hoá các chức năng, nhiệm vụ thông qua tổ chức lao động khoa học sẽ đem lại hiệu quả công việc trong quá trình hoạt động của phòng. Có như vậy mới phát huy trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và khả năng của từng cá nhân cũng như của tập thể cán bộ công nhân viên trong công tác của Phòng. d. Phòng tài vụ. Hầu hết, cán bộ công nhân viên trong phòng đều có trình độ chuyên môn thấp, tuổi đời tương đối cao với số năm công tác khá nhiều cho nên giải pháp đưa ra là sự thay thế nhân viên. Đi kèm với sự thay thế này là sự chuyên môn hoá, tổ chức lao động hợp lý. Với việc duy trì bốn nhân viên làm công tác kế toán là không hợp lý trong 1 công ty như Công ty xây dựng II. Sau khi hoàn thiện cơ cấu - trình độ lao động của phòng tài vụ như sau : (Biểu 18). Như vậy : - Không duy trì chức danh phó phòng như hiện nay. 81 - Giảm bớt số lượng nhân viên làm công tác kế toán. Với số lượng nhân viên kế toán mới tuyển thêm ( đầu năm 2000) là 2 người. Cả 2 người này đều có trình độ đại học chuyên ngành kế toán lại có tuổi đời từ 25 đến 30 và một số năm kinh nghiệm. Do đó dã đáp ứng được yêu cầu chung của công việc. Vấn đề đặt ra là để nâng cao trình độ sử dung máy vi tính cho 2 nhân viên này để họ sử dụng thành thạo chương trình kế toán máy nhằm thực hiện công việc có hiệu quả cao hơn. Thứ đến là giải quyết lao động dôi dư sau khi hoàn thiện công tác quản lý của lao động quản lý trong phòng. (Sẽ trình bày trong phần sau) Việc tách dời nhân viên thủ quỹ với nhân viên phụ trách tổng hợp là nhằm tạo ra sự độc lập tương đối giữa 2 nhân viên này, tránh sự lợi dụng chức năng nhiệm vụ được giao gây tổn hại trong Công ty. Xét thấy nhân viên kho và thủ quỹ là nam chưa hợp lý, bởi do đặc tính của nam giới là không được cẩn thận và chu đáo. Trình độ nghiệp vụ của nghề này là trung cấp lao động tiền lương - chưa phù hợp cần thay đổi vị trí này bằng cách bố trí 1 nhân viên nữ có trình độ kế toán phụ trách. Nhân viên phụ trách tiền mặt chỉ có trình độ là sơ cấp kế toán nên không đảm bảo khả năng đảm nhiệm công việc được giao. Do đó, cần có sự thay đổi kịp thời người nắm giữ trọng trách này. Tóm lại, công tác của phòng tài vụ là hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, song hiện nay với cách bố trí lao động và sử dụng trình độ cán bộ công nhân viên trong phòng là chưa hợp lý và không đảm bảo hiệu quả công việc. Do đó, sự chấn chỉnh bổ xung là rất cần thiết. Có như vậy, Công ty mới có thể đảm bảo được hoạt động hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tránh được tình trạng thất thoát nguồn vốn do quản lý lỏng lẻo gây nên. 2. Giải quyết lao động dôi dư. 82 Sau khi tổ chức hoàn thiện bộ máy quản lý làm cho nó hoạt động có hiệu quả hơn đồng thời giảm bớt được sự cồng kềnh, chi phí quản lý, tất yếu dẫn tới sự dôi dư lao động sau quá trình đó. Thêm vào đó là sự dư thừa lực lượng công nhân sản xuất chưa bố trí được việc làm cần có giải pháp thích ứng. Để giải quyết được vấn đề này như thế nào cho có hiệu quả là 1 đòi hỏi khách quan sau quá trình hoàn thiện. Thứ nhất, giải quyết lao động quản lý dôi dư. Xét thấy dây phần lớn là lao động không có trình độ cao, tuổi đời cao (trên 50) có số năm công tác nhiều ( trên 30 năm). Đối với lao động này cách tối ưu nhất là giải quyết cho về hưu vì họ đã đủ năm công tác và đủ tuổi lại không đủ khả năng đảm nhiệm công việc được giao. Ngoài ra, có thể chuyển làm công tác phục vụ hoặc giải quyết cho nghỉ việc nhưng đóng bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, để làm được công việc này có hiệu quả đòi hỏi lãnh đạo Công ty phải khéo léo trong đối xử và cứng rắn khi cần thiết. Nếu không sẽ gây ra sự xáo trộn lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty do sự ảnh hưởng tới tâm lý chung của cán bộ công nhân viên, do không yên tâm công tác. Đây cũng chính là sự đòi hỏi yêu cầu nghệ thuât lãnh đạo của người quản lý. Do đó, người lãnh đạo có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực cá nhân và kinh nghiệm của chính họ. Thứ hai, giải quyết lao động chưa có việc làm. Thực tế, Công ty đã thực hiện chính sách phát triển theo chiều rộng, tức là mở rộng phạm vi sản xuất kinh doanh cũng như phạm vi hoạt động nhằm tạo thêm nhiều việc làm cho cán bộ công nhân viên song kết quả chưa mấy khả quan. Biện pháp mà Công ty đã đề ra và thực hiện là : - Tăng cường công tác tiếp thị, mở rộng quan hệ với khách hàng, đối tượng kinh doanh, làm tốt công tác đáu thầu ... Để thắng thầu với tỷ lệ cao tạo nhiều việc làm cho Công ty. - Chú trọng thêm việc mở rộng các ngành nghề sản xuất kinh doanh. 83 - Khai thác các thị trường tiềm năng mà ít bị cạnh tranh như miền núi, vùng sâu và các công trình dân dụng. Theo tôi, thêm vào đó còn cần phải nâng cao trình độ đội ngũ công nhân, phát triển hơn nữa các hình thức khuyến khích vật chất và tinh thần nhằm tạo động lực cho người lao động và cuối cùng là tổ chức hợp lý hoá quá trình sản xuất kinh doanh. Việc áp dụng tổng hợp và đúng đắn các hướng ở trên trong thời gian tới tôi tin rằng Công ty sẽ giải quyết được vấn đề này. 3. Nâng cao hiệu quả đào tạo và bồi dưỡng các cán bộ quản lý. Trình độ lành nghề là chỉ tiêu quan trọng nhất đẻ thể hiện chất lượng nguồn nhân lực. Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị những kiến thức nhất định về chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động để họ có thê đảm nhận được những công việc nhất định. Đối với đội ngũ cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý, vấn đề đào tạo và bồi dưỡng trình độ kiến thức là rất quan trọng. Bởi vì, nếu đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết công việc được tốt hơn. Do đó, Công ty cần có kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng kiến thức cho đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý nhất là về các lĩnh vực như quản lý nhà nước về kinh tế, quản trị kinh doanh ... Trên cơ sở đó Công ty có thể nâng cao hiệu quả quản lý và hợp lý hoá công tác quản lý của các cán bộ công nhân viên chuyên trách. Công việc này cần được chú ý quan tâm ngay từ khâu tuyển chọn lao động vào Công ty. Cần có những yêu cầu thực tế và sát thực để có thể tuyển chọn được người có đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp nhằm đảm đương được yêu cầu công việc giao phó. Song song với nó là Công ty nên mạnh dạn loại bỏ những cán bộ công nhân viên có trình độ yếu kém không đáp ứng được yêu cầu công việc. Tiến hành kết hợp giữa thế hệ các bộ 84 trẻ có trình độ học vấn cao với cán bộ công tác lâu năm giàu kinh nghiệm một cách hợp lý nhất. + Vấn đề đào tạo. Công ty có thể tiến hành theo 2 hình thức sau : - Đào tạo tại chỗ : Công ty có thể mở các lớp nghiệp vụ, nghiên cứu nề các lĩnh vực như thị trường, luật pháp ... để tận dụng được các khả năng của lao động quản lý. Thường xuyên mở các cuộc hội thảo với các chuyên gia về các lĩnh vực ở trên về nói chuyện với các cán bộ công nhân viên trong Công ty. - Đào tạo ngoài Công ty : Thông qua chính sách gửi đi đào tạo học tập nghiên cứu hoặc khuyến khích cán bộ công nhân viên tự học, tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ và các kiến thức phục vụ cho công tác quản lý. + Vấn đề bồi dưỡng. Thường xuyên tổ chức các lớp, các khoá đào tạo ngắn hạn hoặc cử cán bộ theo học tại các cơ sở nhằm nâng cao hơn nữa các kiến thức về quản lý, lý luận chính tri, kinh tế thị trường ... Bổ xung những kiến thức mới liên quan đến lĩnh vực trên kịp thời nhanh chóng. Tuy nhiên, một thực tế dẫn tới việc cán bộ quản lý ít quan tâm tới việc tự bồi dưỡng nâng cao trình độ là do tuổi cao ngại học và học xong khó có khả năng phát huy kiến thức được học tập hoặc lo ngại bị mất vị trí khi đi học. Do đó, cần đề ra những biện pháp thiết thực để đảm bảo hiệu quả của công tác này. Cụ thể là : - Khuyến khích bằng các hỗ trợ kinh phí học tập, tạo điều kiện cần thiết để cán bọ quản lý có thể nâng cao nghiệp vụ công tác. 85 - Có thái độ đúng đắn với công tác này. Phải thấy được đây là công tác quan trọng thiết yếu không chỉ đối với bản thân cán bộ công nhân viên được cử đi học mà ngay cả đối với Công ty. - Thông qua nhiều hình thức bồi dưỡng khác nhau và mở các lớp với thời gian khác nhau để cán bộ công nhân viên có điều kiện tham gia. Cuối cùng, phải coi đây như là 1 điều kiện bắt buộc đối với cán bộ lãnh đạo trong Công ty. Như vậy, nếu thực hiện được tốt công tác đào tạo và bồi dưỡng cho lực lượng lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng, Công ty sẽ tăng được hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lượng lao động tạo ưu thế trong cạnh tranh với công ty khác trong lĩnh vực xây dựng đồng thời tiết kiệm được chi phí quản lý cũng như bố trí lực lượng lao động hợp lý. Từ đó, Công ty có điều kiện hơn để nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, đảm bảo sự gắn bó của họ đối với công việc và Công ty. 4. Khuyến khích vật chất, tinh thần cho người lao động. Sự quan tâm của Công ty đối với cán bộ công nhân viên là hết sức quan trọng. Một trong những biểu hiện cụ thể của sự quan tâm đó là việc hình thành và tổ chức tốt công tác khuyến khích vật chất và tinh thần cho người lao động. Con người, về phương diện yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất, là một yếu tố của sản xuất nhưnng mặt khách lại là một thực thể sinh học, cho nên luôn luôn cần có những nhu cầu về các mặt vật chất cũng như là tinh thần. Điều này khiến cho các nhà quản lý phải quan tâm xem xét tỉ mỉ đến các nhu cầu đó, để có các phương pháp giải quyết một cách thích đáng các lợi ích chính đáng của họ từ đó khuyến khích lao động tạo đông cơ trong công việc nhằm dạt được mục tiêu kinh tế. Việc giải quyết được công tác này thông qua các công cụ như tiền lương, tiền thưởng,... đối với khuyến khích vật chất; khen thưởng, tham quan du lịch, nghỉ phép... đối với khuyến khích tinh thần. 86 Để làm tốt công tác này cần phải thực hiện các biện phápcó thể sau: - Khuyến khích bằng vật chất đối với các đơn vị, cá nhân hoàn thành và vượt chỉ tiêu kinh tế kế hoạch được giao. - Thưởng bằng vật chất đối với những thành viên có những đóng góp tích cực, những sáng kiến có ý nghĩa kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả công việc, phát triển sản xuất kinh doanh giải quyết công ăn việc làm cho người lao động, giảm chi phí, giảm giá thành công trình được thi công xây lắp nhằm tăng khả năng cạnh tranh của Công ty... - Chăm lo đến đời sống tinh thần cho người lao động bằng các hoạt động thiết thực như hi họ gặp khó khăn trong cuợc sống cần có sự động viên an ủi giúp đỡ kịp thời. Nhằm tạo cho họ cảm giác tin tưởng ở Công ty và hăng say lao động sản xuất . - Tuyên dương trước tập thể những cá nhân, đơn vị có thành tích đặc biệt xuất sắc và có những hình thức khen thưởng kịp thời có như vậy mới thực sự phát huy được mặt tích cực của công tác này. Đi kèm với vấn đề này là việc sử dụng tốt các hệ thống chỉ tiêu về công việc và nguồn kinh phí để có thể tiến hành công tác khuyến khích lao động một cách kịp thời đối với cá nhân, đơn vị đạt chỉ tiêu. Tóm lại, công tác khuyến khích vật chất, tinh thần đối với người lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng có vai trò rất quan trọng. Nó sẽ tạo ra động lực khiến cho họ hăng say lao động, tìm tòi sáng tạo trong công việc nhằm tăng năng suất, hiệu quả lao động... nhờ đó mà đảm bảo thực hiện một cách tốt nhất các kế hoạch Công ty đã đề ra trong chiến lược phát triển của mình. 5. Hoàn thiện công tác tổ chức phục vụ nơi làm việc, cải thiện điều kiện lao động cho lực lượng lao động làm công tác quản lý ở công ty xây dựng II_Thanh hoá. 87 Lao động quản lý có làm việc hiệu quả cao hay không phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện lao động mà Công ty tạo ra đối với họ. Điều kiện lao động được bố trí tốt sẽ phát huy khả năng của lao động quản lý. Do đó, việc tổ chức phục vụ nơi làm việc cũng như cải tiến trang thiết bị làm việc trong các phòng ban của lao động quản lý là cần thiết. Trước hết, Công ty nên xem xét lại việc trang trí cho các phòng ban chức năng cũng như các bộ phận khác trong Công ty. Việc đầu tư trang thiết bị mới, đảm bảo và cần thiết trước mắt như bàn ghế làm việc của cán bộ công nhân viên, thay thế các tủ đựng hồ sơ tài liệu đã quá thời hạn sử dụng, đồng thời trang bị đầy đủ các máy móc phục vụ cho công tác quản lý như máy vi tính, máy in, máy photocopy,...cho các phòng và văn phòng giám đốc. Nhờ đó màcông tác quản lý hồ sơ sổ sách được đảm bảo an toàn gọn nhẹ, sử lý công việc nhanh chóng, chính xác công việc và có thể giảm bớt được lao động gián tiếp. Đối với, nơi làm việc qua phân tích ta thấy còn có một số bộ phận tổ chức phục vụ chưa được hợp lý như: phòng làm việc với 5 người là tương đối chật chội, thiếu phòng làm việc riêng cho các trưởng phòng kỹ thuật và tài vụ. Để sắp xếp hợp lý các trang thiết bị trong phòng, phục vụ tốt các thao tác làm việc của các cán bộ công nhân viên thì nơi làm việc phải được bố trí rộng rãi, thoáng, sắp đặt hợp lý các loại bàn ghế, tủ đựng hồ sơ tài liệu.. Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban nhằm hỗ trợ kịp thời trong công việc và thuận lợi cho việc trao đổi thông tin, do dó, cần trang bị riêng cho mỗi phòng một máy điện thoại, phòng tiếp khách thuộc phòng tổ chức - hành chính cũng cần được trang bị 01 cái để tiện liên hệ trao đổi công tác giữa Công ty với cá nhân và các đơn vị liên quan tới sản suất kinh doanh của Công ty. Đồng thời bố trí cho phòng Hành chính - tổ chức một phòng tiếp khách riêng biệt, như vậy vừa đảm bảo nghi lẽ ngoại giao cần thiết lại không ảnh hưởng tới quá trình làm việc của các cán bộ công nhân viên khác trong phòng. Do khách đến liên hệ công việc với Công ty chủ yếu được tiếp tại phòng Tổ chức - hành chính. 88 Thứ hai, trong công tác cải thiện điều kiện làm việc cho lao động quản lý, Công ty cần quan tâm tới các vấn đề sau: Nâng cao nền sân phía trước văn phòng làm việc của Công ty thành một con đường vao Công ty,đầu tư cho xây dựng một hệ thống thoát nước có hiệu quả nhằm trách tình trạng bị nước ngập đọng và tràn đầy thường xuyên như hiện nay. Đồng thời, trồng nhiều cây xanh tạo bóng mát, bố trí các loại cây cảnh tạo cảnh quan thẩm mỹ lao động cho các cán bộ công nhân viên làm việc tại trụ sở Công ty và cũng chính là tạo nên một sự hứng thú trong quá trình làm việc của các nhân viên. Đối với phòng làm việc, nên lắp đặt khung cửa sổ bằng kính để giảm cường độ chiếu sáng của ánh nắng vào mùa hè và tạo nen sự ấm áp ở nơi làm việc vào mùa đông. Tiến hành sơn sửa lại màu sắc trong các phòng làm việc do các màu sơn, vôi ve này đã cũ nhiều chỗ bị tróc lở, loang lổ gây mất mỹ quan Công ty. Nếu có điều kiện về kinh phí Công ty nên lắp đặt hệ thống chống ồn do tiếng ồn từ các trục đường giao thông bên cạnh tác động tới và hệ thống thông gió khi có đến sự phát triển nhất định thì có thể lắp đặt hệ thống máy điều hoà nhiệt độ vừa bảo quản máy móc vừa giữ gìn sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. Như vậy, Công ty sẽ tạo nên được một nơi làm việc tốt đảm bảo các điều kiện thiết yếu cho lao động quản lý đồng thời tạo nên một trụ sở công ty khang trang lịch sự. 6. Tăng cường công tác kỉ luật lao động cho đội ngũ những người làm công tác quản lý. Theo như sự phân tích ở trên, tình trạnh đi muộn về sớm của cán bộ công nhân viên là một tồn tại khá phổ biến, điều này làm ảnh hưởng chung tới kết quả của hoạt động quản lý. Công ty duy trì chế độ làm việc 7 h/ngày và 40h/tuần. Song trong thực tế sự thực hiện chua được đúng đắn. Nguyên nhân phần lớn xuất phát từ sự cồng kềnh kém năng động của bộ máy quản lý. Tuy nhiên không thể không kể đến ý thức lao động của các cán bộ công nhân viên. Mặc dù đất nước ta đã chuyển đổi cơ chế quản lý từ kế hoạch hoá tập chung 89 sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước được gần 15 năm song tâm lý ý thức của cơ chế cũ dường như vẫn còn tồn tại, nó đang là một tình trạng khó xoá bỏ được ở các cơ quan doanh nghiệp hoạt động chưa có hiệu quả cao như công ty xây dựng II_Thanh hoá và nó trở thành một lực cản vô hình đối với quá trình phát triển của Công ty trong giai đoạn hiện nay. Trong giờ làm việc việc nói chuyện riêng, đàm luận những vấn đề ngoài công việc, đọc báo tự do,... cũng là những biểu hiện của sự lãng phí thời gian, mà có người gọi đây là sự tham ô thời gian. Chính vì vậy mà ban lãnh đạo Công ty cần sớm đề ra các biện pháp chấn chỉnh tình hình này. Trong khuôn khổ bài viết của mình tôi xin đề cập mấy biện pháp như sau nhằm mục đích giải quết tình trạnh trên. - Cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao khuyến khích vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên. - Xây dựng nội quy, quy chế lao động đầy đủ, phổ biến rộng rãi cho mọi đối tượng trong Công ty. áp dụng các hình thức bắt buộc thực hiện các quy chế đã đề ra. Có các hình thức khen thưởng kịp thời các cá nhân đơn vị thực hiện tốt, khiển trách kỉ luật những người vi phạm tạo nên một kỉ luật lao động công bằng, nghiêm túc nhằm duy trì thói quen nghề nghiệp là đi làm, nghỉ ngơi đúng giờ, tập trung và có thái độ đúng đắn trong quá trình làm việc. - Có biện pháp tổ chức lao động khoa học nhằm hợp lí hoá lao động tránh tạo ra thời gian rảnh rỗi. - Đề cao tinh thần tự giác, trách nhiệm với công việc của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. - Có kế hoạch tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ nghề nghiệp, chuyên môn cho cán bộ công nhân viên . - Sử dụng các biện pháp hành chính, giáo dục,... nâng cao tinh thần trách nhiẹm trong công tác quản lý để cán bộ công nhân viên tận dụng tối đa thời gian có thể trong quỹ thời gian của mình cho công việc. 90 - Tạo bầu khong khí tâm lí thoải mái trong bộ máy quản lý của Công ty. Như vậy, thực hiện một cách tổng hợp các biện pháp trên một cách kịp thời, đồng bộ, tôi tin rằng Công ty sẽ tổ chức được một cơ chế kỉ luật lao động có hiệu quả khắc phục được tình trạng như hiện nay. 7. Vấn đề tạo bầu không khí tâm lý trong công ty. Như ta dã biết, bầu không khí tâm lý rất quan trọng. Trước đây trong hầu hết các công ty vấn đề này ít được quan tâm nghiên cứu một cách đúng mực. Nhưng ngày nay vai trò của nó là không thể phủ nhận đặc biệt đối với những người làm công tác quản lý. Đối với Công ty xây dựng II thì vấn đề này cũng cần có sự quan tâm thích đáng của lãnh đạo Công ty. Nếu bầu không khí tâm lý trong Công ty được trong sạch sẽ tạo cho các cán bộ công nhân viên một cảm giác yên tâm công tác, mọi người quan tâm, cùng hợp tác giúp đỡ nhau trong quá trình thực hiện công việc nhằm đem lại hiệu quả cao hơn không có tình trạng đố kỵ cạnh tranh không lành mạnh giữa các nhân viên, chia phe nhóm tác động xấu đến công việc của nhau làm ảnh hưởng đến kết quả chung của cả Công ty. Lãnh đạo Công ty cần thường xuyên quan tâm đến đời sống, tâm tư, nguyện vọng, tình cảm của cán bộ công nhân viên nhằm nắm bắt và giải quyết kịp thời các mâu thuẫn nảy sinh trách xảy ra các xung đột quyền lợi gây mất đoàn kết nội bộ, có sự động viên an ủi đúng lúc khi họ gặp những khó khăn bất trắc trong cuộc sống. Cần tạo ra sự thoải mái trong công tác và sự gần gũi của lãnh đạo với các nhân viên. Có như vậy họ mới thực sự thẳng thắn trao đổi, đề xuất các ý kiến đóng góp cho Công ty. Tóm lại, cần thiết phải tạo dựng được một bầu không khí tâm lý thoải mái trong Công ty. Từ đó Công ty mới có thể đề xuất và thực hiện được các kế hoạch về sản xuất kinh doanh tốt nhằm phát triển Công ty lên một tầm cao mới tương xứng hơn. 91 III - ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA BỘ MÁY QUẢN LÝ MỚI SAU KHI HOÀN THIỆN. Sau khi hoàn thiện, tổng số lao động quản lý làm việc tại văn phòng Công ty sẽ còn 22 người ( không tính lao động quản lý ở các đội xây dựng), giảm đi 11 người so với bộ máy cũ. Cụ thể: Ban giám đốc : 3 người. Phòng tổ chức_ hành chính: 7 người. Phòng khoa học _kỹ thuật:7 người. Phòng tài vụ: 5 người. Đối với các đôi xây dựng về cơ bản số lượng cán bộ công nhân viên làm công tác là không thay đổi. Bộ máy quản lý có các ưu điểm và nhược điểm như sau: * Ưu điểm: - Hoàn thiện nhằm giúp cho bộ máy hợp lý hoá lao động, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụcho đội ngũ cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý. - Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý nhờ sự tinh giảm, gọn nhẹ, năng động và phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh như hiện nay. - Giảm bớt được chi phí cho lao động quản lý, có điều kiện đầu tư trang bị máy móc phục vụ cho công việc, tăng kinh phí cho việc đào tạo và phát triển lực lượng lao động làm công tác quản lý. - Mở ra khả năng phát triển của Công ty nhờ tăng hiệu quả sản suất kinh doanh, giải quyết tốt vấn đề công ăn việc làm cho lao động sản xuất, tang uy tín của Công ty trên thị trường, tạo sức mạnh trong cạnh tranh nhờ có thế và lực mới. 92 * Nhược điểm: - Khó tránh khỏi sự xích mích phản đối từ một số cán bộ công nhân viên có quyền lợi bị ảnh hưởng trong quá trình hoàn thiện bộ máy. - Gây nên sức ép đối với lãnh đạo Công ty khi phải giải quyết lao động dôi dư sau quá trình hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong khi số lao động sản xuất chưa có việc làm đang còn là một gánh nặng khó giải quyết. - Tạo ra chi phí ban đầu nhất định để đưa bộ máy được hoàn thiện vào hoạt động, giải quyêt các vấn đề liên quan đến xung quanh công tác hoàn thiện như; đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên, mua sắm trang thiết bị mới, cải tiến sang sửa trụ sở Công ty ... - Mỗi sự thay đổi trong chức năng nhiệm vụ của các bộ phận cũng như của từng nhân viên và các phòng ban đều có sự ảnh hưởng nhất định tới quá trình lao động của các cán bộ công nhân viên quản lý. - Đòi hỏi giám đốc phải đủ uy tín cá nhân, tài năng và trình độ mới có thể tiến hành tổ chức lại bộ máy quản lý một cách có hiệu quả nếu không sẽ gây nên sự xáo trộn trong Công ty tạo ra sự khó khăn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Sau khi hoàn thiện, bộ máy quản lý của công ty xây dựng II_Thanh hoá như sau: (biểu 19) 94 KẾT LUẬN Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của một công ty lá một công việc hết sức khó khăn nhất là đối với một sinh viên sắp tốt nghiệp ra trường còn có nhiều hạn chế. Bởi vì, công tác này đòi hỏi trình độ kiến thức, lý luận vững vàng cũng như cơ sở thực tiễn. Qua thực tế đi sâu nghiên cứu ở công ty xây dựng II_Thanh hoá, em thấy việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý cua Công ty là rất cần thiết đối với một công ty hoạt động trong cơ chế thi trường nhuư Công ty xây dựng II hiện nay. Để tồn tại và phát triển trong thời gian tới, Công ty đã đề ra phương hướng như sau: 1. Tăng cường công tác tiếp thị, mở rộng quan hệ làm ăn với khách hàng, các ban ngành trong và ngoài tỉnh, nghiên cứu đúc rút kinh nghiệm trong công tác làm bài thầu (cả nội dung và hình thức) để chất lượng bài thầu được nâng cao tạo điều kiện để đấu thầu và thắng thầu với tỷ lệ cao, tạo thêm nhiều công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. 2. Chú trọng mở rộng ngành nghề, tạo thêm việc làm cho công nhân, tạo thế và đà mới cho Công ty phát triển trong những năm tới. Phạm vi sản xuất kinh doanh của Công ty được quy định là : - Thi công xây dựng các công trình xây dựng dân dụng đến nhóm B, các công trình công nghiệp tới nhóm C. - Làm giao thông đường bộ đến cấp 3; cống,cầu nhỏ, đập tràn ... thuộc công trình giao thông. - Làm cống, kênh mương thuỷ lợi; trạm bơm đến 2.500.000 m3/h. Đập nước chiều cao đến 3m; Đắp đê bằng cơ giới. 95 - Hệ thống cấp thoát nước. - San lấp mặt bằng. Trong năm tới Công ty sẽ đề nghị sở và tỉnh cho phép mở thêm ngành nghề kinh doanh mới như: - Kinh doanh nhà ở, đất ở,... - Kinh doanh xây lắp điện. - Kinh doanh và trang trí nội thất. 3. áp dụng các biện pháp hữu hiệu để nâng cao năng lực về vốn đủ khả năng dáp ứng vốn cho sản xuất kinh doanh. Việc này đã được làm tốt trong những năm vừa qua và dang được phát huy. - Khai thác triệt để các nguồn vốn đầu tư cho công trình. - Tận dụng vốn của các đơn vị cung ứng vật tư. - Tận dụng vốn của các phụ thầu. - Sử dụng có hiệu quả nguồn vốn tự có, vốn lưu động và vố do ngân sách nhà nước cấp. - Tăng cường mối quan hệ với các ngân hàng để tranh thủ sự hỗ trợ giải quét các nguồn vốn vay ( ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) đáp ứng đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. - Đẩy mạnh công tác thanh quyết toán thu hồi tạo nhiều vòng quay của vốn vào sản xuất. - Tiết kiệm chi tiêu mua sắm trang thiết bị chưa cần thiết để ưu tiên cho vốn sản xuất. 4. Đầu tư trang thiết bị và nâng cao năng lực thi công, xây lắp công trình. 96 Bằng nguồn vốn phát triển sản xuất, vốn tự tích luỹ... tiếp tục đầu tư mua sắm một số trang thiết bị mới phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Mua sắm thêm các loại trang thiết bị cho văn phòng để đảm bảo như cầu làm việc tốt và đạt hiẹu quả cao. Tiếp tục nghiên cứu các dự án đầu tư, đổi mới công nghệ lập dự án đầu tư có hiệu quả nhất, dụ đoán trước các cơ hội làm ăn trong tương lai. 5. Mở rộng quan hệ liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài tỉnh, trong và ngoài ngành, các đơn vị sản xuất điều kiện vật liệu xây dựng, các đơn vị tư vấn thiết kế, các trường đào tạo, dạy nghề các cán bộ và công nhân kỹ thuật dưới nhiều hình thức. - Liên doanh cùng làm phụ thầu hoặc đấu thầu. - Mua, bán và tiêu thụ các loại sản phẩm. - Mua hoặc thuê các thiết bị thi công, thuê các chuyên gia công nhân kỹ thuật cao... - Mua sắm công nghệ mới, đào tạo cung cấp cán bộ công nhân viên kỹ thuật các loại đáp ứng nhu cầu của sản xuất kinh doanh theo hướng phát triển. 6. Phương hướng tổ chức bộ máy quản lý. Trên cơ sở bộ máy hiện nay cần xem xét để điều chỉnh hợp lý giữa các cá nhân hoặc từng bộ phận cho hợp lý nhằm phát huy cao độ năng lực, công tác chuyên môn của cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý trong bộ máy quản lý. Tiến hành hoàn thiện lại cơ cấu bộ máy quản lý theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ, năng động. Sắp xếp bố trí lại cơ cấu phòng banvà các đội xây dựng nhằm nâng cao hiệu lực của bộ máy quản lý. 97 - Nếu thị trường bên Lào ổn địnhvà phát triển sẽ xúc tiến thành lập 01 xí nghiệp trực thuộc gồm các đội xây dựng và các đội sản xuất khai thác vật liệu xây dựng. - Tiến hành giải thể các đội xây dựng làm ăn kém hiệu quả, không đủ khả năng đảm đương công việc hiện tại. - Thành lập thêm từ 2- 3 đội mới, đào tạo bố trí những cán bộ công nhân viên trẻcó năng lực phẩm chất tốt để giao nhiệm vụ: quản lý vốn, thiết bị, con người và tổ chức thi công được nhiều loại công trình ( xây dựng dân dụng, cnông nghiệp, giao thông thuỷ lợi,..) - Rà xét để bổ xung quy chế nội bộ cho phù hợp với xu thế và tình hình mới vừa phát huy được tính năng động sáng toạ của các đội nhưng vừa phát huy được vai trò chỉ đạo quản lý, điều hành Công ty. - có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng về trình độ chuyên mon nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty nhất là những người làm công tác quản lý.