Luận văn Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi truờng làm việc hiệu quả tại các phòng ban chức năng của công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội

ực hiện 5S trong công ty và liên tục cải tiến nó để dần đưa 5S thực hiện ở mức cao. Mối quan hệ trên được thể hiện qua sơ đồ sau Hình 2.5 SƠ ĐỒ MỐI QUAN HỆ CỦA 5S Shitsuke Seiton Seiso Seiketsu Seiri 3.6 Mục tiêu chung của 5S - Thực hiện chương trình 5S là cơ sở để thực hiện chương trình cải tiến chất lượng trong công ty, thực hiện cải thiện môi trường làm việc nâng cao hiệu quả làm việc cho công ty, tổ chức. - Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của công ty trong mắt khách hàng và chính đội ngũ nhân viên công ty. - Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người. - Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế. - Tăng hiệu quả làm việc nhờ giảm thiểu thời gian chết khi tìm kiếm, chuẩn bị, vận hành và tiến hành công việc. - Thời gian thực hiện công việc được rút ngắn và giao sản phẩm đúng hẹn. - Giảm hàng tồn kho do có thể kiểm kê dễ dàng và chính xác các hàng hoá trong kho. - Nâng cao chất lượng nhờ giảm bụi bặm và hạt kim loại. - Máy móc ít hỏng hóc hơn nhờ quy trình kiểm tra Seiso. - An toàn lao động được nâng cao khi không có các chướng ngại vật trên lối đi và trên sàn nhà nơi làm việc, cũng như sàn nhà không còn trơn trượt. - Giảm chi phí - Khích lệ và nâng cao tinh thần cố gắng của cả công ty. Hình 2.6 VÀI HÌNH ẢNH TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN 5S Sàn nhà 5S Văn phòng 5S 3.7 Các vấn đề có thể áp dụng 5S để khắc phục 5S là công cụ quản lý chất lượng rất hiệu quả trong việc tạo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và tiện lợi đối với người lao động. Đối với thực trạng của công ty, nếu áp dụng 5S có thể làm cho hiệu quả công việc tốt hơn, thuận tiện hơn và mọi người có thể thấy thoải mái hơn khi đến nới làm việc. Áp dụng 5S sẽ cơ cấu lại một số bất hợp lý trong việc sắp xếp các vật dụng cũng như mặt bằng tổ chức công ty. 5S sẽ hạn chế được những vật dụng không cần thiết đang tồn tại trong các phòng ban chức năng. 5S có thể giúp cho nhân viên công ty có thể có cách sắp xếp lưu trữ các hồ sơ , sổ sách vật dụng có hệ thống và khoa học hơn, từ đó tạo ra sự thuận tiện trong quản lý, sử dụng và chuyển giao chúng. Tuy nhiên việc áp dụng 5S cũng có những khó khăn nhất định khi thực hiện do công ty chưa hề áp dụng một công cụ quản lý chất lượng nào như ISO, KAIZEN, 6 XICMA… Những khoản chi chi phí mới phát sinh, sự ủng hộ của toàn công ty và nhất là sự ngại thay đổi do công ty đã có những hoạt động quản lý riêng trong sắp xếp, vệ sinh môi trường làm việc. IV. SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DỤNG 5S ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ LÀM VIỆC TẠI CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG CÔNG TY 4.1 Những thuận lợi khi thực hiện 5S nói chung: 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại, dịch vụ. Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết thuật ngữ khó. Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp nơi làm việc Môi trường làm việc không thể lúc nào cũng hoàn hảo. Khi đã sạch sẽ rồi có thể sạch sẽ hơn nữa, khi đã gọn rồi bằng cách khác có thể gọn hơn nữa, chính vì thế luôn có thể cải tiến các cách thức theo thời gian để phát huy hiệu quả cao hơn. 4.2 Các vấn đề mà các công ty thường gặp phải mà 5S có thể khắc phục: Có rất nhiều thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng Di chuyển đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác Tại nơi làm việc không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn công việc do sự bố trí không hợp lý dụng cụ làm việc. Tồn tại nhiều thiếu sót trong công việc. Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng thường xuyên chậm trễ và phải làm thêm ngoài giờ. Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ. Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc hoạt động không cao. Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng đến sức khoẻ người lao động. Nơi làm việc không an toàn dẫn đến tai nạn lao động, sự cố xảy ra. Những nơi công cộng ( Phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh…) không sạch sẽ. Tinh thần làm việc của công nhân kém. Người lao động không tự hào về công ty của mình 4.3 Những lợi ích chung của việc thực hiện 5S: 5S là một chương trình nâng cao năng suất phổ biến ở Nhật Bản và dần trở nên phổ biến trên nhiều nước khác. Nó bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ trong phân xưởng người quản lý cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc cuả tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”, từ đó người lao động sẽ chấp nhận chưm sóc “chiếc máy làm việc của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất. Khi chương trình 5S thực hiện thành công sẽ đưa lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cụ thể như sau: - Nơi làm việc trở nên sạch sẽ hơn và năn nắp hơn. - Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến. - Mọi người trở nên kỹ luật hơn. - Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc. - Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. - Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc của mình. - Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn - Đẩy mạnh sản xuất - Nâng cao chất lượng công việc - Cắt giảm chi phí trong quá trình làm việc - Giao hàng đúng hẹn - Thúc đẩy tinh thần làm việc - Môi trường làm việc an toàn - Nâng cao uy tín công ty, tăng thêm khách hàng mới... Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM: - Cải tiến năng suất ( P – Productivity ) - Nâng cao chất lượng ( Q – Quality ) - Giảm chi phí ( C – Cost ) - Giao hàng đúng hẹn ( D – Delivery ) - Đảm bảo an toàn ( M - Morale ) 4.4 Xuất phát từ thực tế môi trường làm việc của các phòng ban chức năng công ty Như đã phân tích trên môi trường làm việc cuả công ty có một số mặt hạn chế mà khi thực hiện 5S công ty có thể khắc phục đó là: Một số điểm chưa hợp lý gây ra những bất tiện trong công việc của các nhân viên trong phòng tổ chức hành chính. Bất tiện thứ nhất là việc bố trí đặt máy tính làm viêc. Máy tính làm việc đặt tại phòng văn thư lưu trữ nhưng bàn làm việc đặt tại phòng hành chính. Việc sắp đặt không hợp lý này gây mất thời gian và không thuận tiện và không linh hoạt trong công việc. Kiến thức về quản lý chất lượng cũng như công cụ 5S đối với công ty hầu như còn mới mẻ. Trong sắp xếp hồ sơ, vật dụng của các phòng ban vẫn còn có những vật dụng không cần thiết, tuy việc điều tra bảng hỏi là theo ý kiến chủ quan nhưng đó cũng là một hạn chế. Trong công ty chưa có những quy định về cách thức lưu trữ và quản lý về các hồ sơ của cá nhân trong công ty. Về ý thức của nhân viên, công ty đã được thành lập và tồn tại được 30 năm lại nay nên mọi cách thức quản lý cũng như văn hoá của công ty đã thành một nếp sống, điều đó vừa có mặt tốt vừa có mặt hạn chế. Mặt tốt đó là tạo nét riêng của công ty và mọi ngườica thể tryền nhau và người mới có thể dễ dàng hoà nhập vào công ty, nhưng hạn chế đó là khó thay đổi và cải tiến. Về công tác vệ sinh cần có những quy định rõ ràng hơn và cụ thể hơn cho công tác này. Khi áp dụng 5S thì doanh nghiệp sẽ khắc phục được các hạn chế trên và thông qua hoạt động liên tục cải tiến những mức 5S cao hơn sẽ tạo ra cho công ty một truyền thống tốt đẹp. Khi đã thực hiện 5S thành công tại các phòng ban chức năng có thể mở rộng và triển khai nó ở các cơ sở trực thuộc và các đơn vị khác có hiệu quả hơn. Tiếp cận 5S là một cách tiếp cận mới về quản lý chất lượng, là cơ sở doanh nghiệp có thể hướng tới á dụng ISO hay một hệ thống quản lý chất lượng trong tương lai. CHƯƠNG III ÁP DỤNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY *** I. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG, MỤC TIÊU CỤ THỂ CỦA 5S 1.1 Phạm vi thực hiện 5S 5S sẽ được thực hiện trước hết ở các phòng ban chức năng công ty bao gồm phòng Tổ chức hành chính, phòng Đầu tư kinh doanh, phòng Tài chính kế hoạch, phòng Du lịch. Khi việc 5S đã được phổ biến có thể áp dụng mở rộng tại các đơn vị cơ sở của công ty. 1.2 Đối tượng chủ yếu thực hiện 5S 5S thực hiện ở các phòng ban chức năng chủ yếu là, hợp lý hoá cơ cấu bố trí phòng ban công ty, đưa ra các tiêu chuẩn, quy định về vệ sinh công ty, sắp xếp hợp lý lại các vật dụng trong công việc . Việc hợp lý hoá cơ cấu mặt bằng của các phòng ban chức năng tức là bố trí sắp xếp lại vị trí các phòng ban chức năng để có thể sử dụng diện tích mặt bằng vốn có của công ty một cách hợp lý hơn. Các tiêu chuẩn quy định đưa ra đó là những cơ sở để cho 5S có thể đi vào nề nếp của hoạt động của công ty, đó cũng là các tiêu chí để 5S có thể được thực hiện và phát huy hiệu quả của nó. Ví dụ như các tiêu chuẩn để phân định các vật dụng cần thiết hay không cần thiết, các quy định thực hiện vệ sinh công ty, các khu vực riêng phân công từng cá nhân cụ thể và thời gian cụ thể… Các vật dụng chủ yếu trong công việc hàng ngày có thể là giấy tờ, sổ sách, các vật dụng cá nhân… có thể ở một vị trí có thể có một số vật dụng riêng biệt nhưng nhìn chung các vật dụng cơ bản trong các phòng ban chức năng công ty bao gồm các vật dụng sau: Biểu 3.1 DANH SÁCH CÁC VẬT DỤNG PHỔ BIẾN STT Nhóm vật dụng Tên vật dụng 1 Vật dụng chiếm nhiều diện tích Bàn làm việc 2 Tủ đựng hồ sơ sổ sách 3 Giá đựng giấy tờ, sách báo 4 Ghế ngồi làm việc 5 Máy vi tính 6 Máy in 7 Máy photocopy 8 Bàn tiếp khách 9 Văn phòng phẩm Các văn bản đi, văn bản đến 10 Các văn bản khác 11 Sách 12 Hồ sơ lưu trữ 13 Dập gim 14 Kẹp giấy 15 Bút các loại 16 File mềm 17 Giấy in, giấy loại 18 Con dấu 19 Các vật dụng khác Ấm chén 20 Phích nước 21 Báo, tạp chí 1.3 Mục tiêu thực hiện 5S: Thực hiện 5S tại các phòng ban chức năng của công ty nhằm khắc phục một số các mặt hạn chế về thực trạng của của công ty hiện nay và tạo một môi trường làm việc hiệu quả trong công ty. Cụ thẻ giúp các phòng ban có được một môi trường hạn chế nhất các vật dung không cần thiết trong công ty, vệ sinh thường xuyên sạch sẽ và các nhân viên công ty luôn có thái độ tốt đối với nơi làm việc của mình. Tù những mặt tích cực đó tạo cho công ty một hình ảnh thực sự tốt đẹp trong mắt khách hàng cũng như nội bộ công ty. Qua việc áp dụng 5S công ty có thể tiến xa hơn trong việc tiếp cận với các hệ thống quản lý chất lượng và các công cụ quản lý chất lượng. Có thể chủ động hơn trong tiếp cận các hệ thống quản lý như ISO 9001, TQM, các chương trình cải tiến chất lượng của KAIZEN… Hình 3.1 ĐỀ SUẤT THAY ĐỔI CƠ CẤU MẶT BẰNG CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG Cầu thang bộ WC WC P. TC - KH ( 45 m2 ) P. ĐẦU TƯ ( 20m2 ) Bể nước mái (24.5 m2) P. KHO LƯU TRỮ HỒ SƠ ( 18 m2) ( 10m2 ) ( 10m2 ) P. TCHC (21.5 m2 ) P. T ỔNG GIÁM ĐỐC ( 28.5 m2) PHÒNG HỌP (28.5 m2) PHÒNG DU LỊCH (43 m2 ) TỔ DỊCH VỤ P. DU LỊCH (21.5 m2 ) P. PTGD (21.5 m2 ) Kho điện Thang máy Cầu thang bộ Tổ Văn Thư ( P.TCHC ) ( 20 m2 ) II. THUẬN LỢI KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY KHI THỰC HIỆN 5S 2.1 Những thuận lợi Ban lãnh đạo công ty rất quan tâm đến những vấn đề thay đổi hoạt động công ty nhằm nâng cao hiệu quả làm việc công ty. Mặt tích cực phải nhắc đến đầu tiên là thái độ làm việc và sự tự giác của nhân viên trong công ty. Mặc dù chưa có những quy định cụ thể nhưng nhân viên rất có ý thức trong những hoạt động của mình. Đội ngũ nhân viên của công ty chiếm phần lớn là các nhân viên trẻ, năng động và khả năng tiếp thu những cái mới khá nhanh và hiệu quả. Hoạt động của công ty hầu như đã ổn định sau hai năm cổ phần hoá và đang ngày càng thích nghi với điều kiện làm việc mới này. 2.2 Những khó khăn Thông qua sơ đồ về cơ cấu mặt bằng của công ty có một số điểm chưa hợp lý gây ra những bất tiện trong công việc của các nhân viên trong phòng tổ chức hành chính. Bất tiện thứ nhất là việc bố trí đặt máy tính làm viêc. Máy tính làm việc đặt tại phòng văn thư lưu trữ nhưng bàn làm việc đặt tại phòng hành chính. Việc sắp đặt không hợp lý này gây mất thời gian và không thuận tiện và không linh hoạt trong công việc. Nhưng thực hiện 5S để sắp xếp lại cần phải có một kế hoạch đúng đắn và khắc phục những nhược điểm cũ mà không làm phát sinh những vấn đề mới, điều đó đòi hỏi người thực hiện chương trình phải có trình độ nhất định Công ty dổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội chưa áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng nào nên cách tiếp cận mới trên phương diện chất lượng khác với các cách tiếp cận cũ sẽ gây một số khó khăn cho công ty. Công ty phải thực hiện đào tạo từ đầu đội ngũ nhân viên công ty từ lãnh đạo cho đến các thành viên khác có liên quan. Khi thực hiện chương trình 5S cần phải có sự đầu tư về kinh phí cũng như thời gian, chính về sự gia tăng về chi phí này nếu không được thuyết phục bởi các lợi ích lâu dài sẽ khó được chấp nhận và thông qua. III. CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S 3.1 Giai đoạn chuẩn bị Trước khi ra một quyết định ban lãnh đạo công ty phải có sự phân tích những thuận lợi, những khó khăn, cũng như chi phí, lợi ích hoạt động phong trào 5S mang lại. Trong giai đoạn này, ban lãnh đạo cố gắng phân tích và tìm hiểu những nguyên lý, và lợi ích của 5S và cam kết thực hiện 5S. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể đi tham quan một số các doanh nghiệp đã thực hiện 5S để học hỏi kinh nghiệm. Trong quá trình tìm hiểu này nếu doanh nghiệp gặp khó khăn có thể thông qua một tổ chức tư vấn hỗ trợ. Hiện nay có rất nhiều tổ chức, trung tâm trực thuộc các trường đại học có thể cung cấp dịch vụ này. Một trung tâm thường xuyên có các khoá đào tạo và cho quan sát thực tế các hoạt động 5S uy tín đó là TRUNG TÂM HỢP TÁC NGUỒN NHÂN LỰC VIỆT NAM - NHẬT BẢN viết tắt là VJCC qua các khoá học sẽ giúp các nhà quản lý nắm bắt được những điều mình cần phải làm và phải làm như thế nào, các công ty khác đã làm như thế nào và hiệu quả ra sao. Kết quả của giai đoạn này là ban lãnh đạo công ty nắm dược lợi ích 5S, cách thức thực hiện và đưa ra quyết định thực hiện chương trình 5S. 3.2 Các bước triển khai thực hiện 5S 3.2.1 B1. Thông báo của lãnh đạo về việc cam kết thực hiện phong trào 5S. Sau khi có quyết định thực hiện chương trình 5S ban lãnh đạo phải có thông báo cam kết thực hiện phong trào này. Cam kết của lãnh đạo thể hiện trách nhiệm, và sự quyết tâm thực hiện 5S đến cùng. Sự cam kết thực hiện của lãnh đạo là một việc làm rất quan trọng đối với việc thực hiện chương trình 5S. Cam kết của lãnh đạo là cơ sở và là động lực thúc đẩy các nhân viên thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 5S đặt ra. Trong giai đoạn này người lãnh đạo thông báo cho toàn công ty về quyết định thực hiện phong trào 5S trong công ty, nội dung 5S là gì, đối tượng, phạm vi, mục tiêu và lợi ích mà 5S mang lại, đồng thời giới thiệu các thông tin, dụng cụ, các vấn đề chung nhất để thực hiện 5S như thẻ đỏ, thẻ vàng, thẻ xanh, đồng phục đội 5S theo các hình ảnh kèm theo. ( PHỤ LỤC ) 3.2.2 B2. Thành lập bộ phận phụ trách phong trào 5S Lãnh đạo bổ nhiệm ban chỉ đạo thực hiện và chỉ định người có trách nhiệm chính để tiến hành phong trào này. Giai đoạn này kết thúc khi công ty đào đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện phong trào. Ban chỉ đạo thực hiện chương trình có thể là các cán bộ có uy tín đại diện cho các phòng ban chức năng của công ty hoặc chính ban lãnh đạo công ty đứng ra tiến hành phong trào này. Trong trường hợp có thể thì bộ phận phụ trách phong trào 5S có thể tách riêng ra thành một phòng riêng nhưng với điều kiện để tiết kiệm diên tích mặt bằng của công ty để kinh doanh cho thuê thì bộ phận phụ trách phong trào 5S nên thực hiện kiêm nhiệm tức là vừa thực hiện chức năng chính ở các phòng ban vừa phụ trách 5S. 3.2.3 B3. Lên kế hoạch thực hiện phong trào 5S Sau khi thành lập bộ phận thực hiện phong trào 5S thì bộ phận này cùng ban lãnh đạo công ty sẽ dựa trên những thực trạng của công ty, mục tiêu hoạt động 5S để đưa ra các kế hoạch thực hiện phong trào 5S. Các kế hoạch thực hiện 5S phải hợp lý và được sự thông qua của ban lãnh đạo và các chuyên trách. Thông thường 5S được thực hiện theo trình tự SEIRI, SEISO, SEITON, SEIKETSU, sau khi thực hiện 3S đầu tiên có thể thực hiện kết hợp với SHITSUKE từ lúc dó. Kế hoạch thực hiện 5S phải cụ thể cho từng S một với nội dung và tiến độ của từng giai đoạn. Riêng trong giai đoạn khi thực hiện SEIRI cần thiết phải đưa ra các tiêu chuẩn để thực hiện việc sàng lọc những vật dụng cần thiết và không cần thiết. Các tiêu chuẩn này phải cụ thể cho từng đối tượng như giấy tờ, hồ sơ, văn bản đến, văn bản đi, các vật dụng khác… Các quy định về vệ sinh sạch sẽ các phòng ban… 3.2.4 B4. Thực hiện đào tạo việc quy định trong tổ chức Khi kế hoạch triển khai đã được xây dựng công việc đầu tiên thực thi đó là việc đào tạo cho các nhân viên về các quy định của công ty. Các quy định này có thể được truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp hay có thể là một buổi học ngoại khóa. Để các quy định này được đi vào thực tế lãnh đạo công ty triển khai dần từng bước và theo từng giai đoạn thích hợp. Khi các thành viên trong công ty đã nắm được mục tiêu, cách thức tiến trình và các quy định liên quan thì bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi các công việc cụ thể trong bước tiếp theo. 3.2.5 B5. Tiến hành tổng vệ sinh của toàn tổ chức (Tiến hành tổng vệ sinh có thể thực hiện được vào ngày nghỉ hay ngày làm việc bình thường ) Tiến hành tổng vệ sinh là giai đoạn thực hiện sau khi các nhân viên đã nắm bắt được các tiêu chuẩn mà ban lãnh đạo công ty và bộ phận phong trào 5S đã đưa ra. Trong lần tổng vệ sinh đầu tiên này công ty sẽ tiến hành theo tình tự 5S. Thực hiện 5S theo hai giai đoạn: Giai đoạn 1 : Bắt đầu bằng Seiri Giai đoạn 2: Thực hiện Seiri, Seiton, và Seiso hàng ngày tạo thói quen trong công việc 3.2.5.1 Giai đoạn 1: Bắt đầu bằng Seiri Hình 3.2 SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH TIẾN HÀNH SEIRI (5) Vứt bỏ vật dụng không cần thiết (2) Xây dựng tiêu chuẩn cho Seiri (4) Đánh giá vật dụng không cần thiết (3) Dọn dẹp vật dụng không cần thiết (1) Chuẩn bị cho Seiri Hình 3.3 QUY TRÌNH THỰC TẾ THỰC HIỆN SEIRI Bảng tiêu chuẩn đánh giá Vật dụng Thời gian không sử dụng Hoá đơn Danh sách * Xác định đối tượng (Đại điểm, vật dụng) * Đặt mục tiêu * Chuẩn bị thực hiện Cần thiết hay không cần thiết? Y N Y N Dễ chuyển đi hay không? Địa điểm bảo quản Hoá đơn Danh sách các vật không cần thiết TT Số hoá đơn Tên Số Số lượng Lý do Hành động Trong quá trình thực hiện SEIRI cần có các tiêu chuẩn đánh giá vật cần thiết và vật không cần thiết. Chuẩn này được xây dựng dựa trên tần xuất được sử dụng của vật dụng. Các vật cần dùng cũng như vật không cần dùng đều phải có các tiêu chuẩn. Trong các phân xưởng có quy mô người ta phân biệt các vật thường dùng và không cần dùng bằng các thẻ. Thẻ đỏ là dấu hiệu vật không thường dùng, thẻ vàng là vật thường dùng, thẻ xanh là hàng tồn qua ngày không thường dùng nhưng vẫn lưu tại vị trí cũ chờ chuyển đi. Đối với các vật cần dùng cần có các thứ tự ưu tiên rõ ràng với vật thường dùng nhiều nhất, thứ hai, thứ ba .... để thuận tiện cho các bước thực hiện các S tiếp theo. Đối với các vật không cần dùng phải có các phương án để xử lý nó. Kết thúc quá trình thực hiện SEIRI là bản tổng hợp kết quả hoạt động theo danh sách. Hình 3.4 QUY TR ÌNH XỬ LÝ CÁC VẬT DỤNG KHÔNG CẦN THIẾT Danh sách đúng theo tiêu chuẩn Danh sách đúng theo tiêu chuẩn Hoạt động gắn thẻ đỏ Đánh giá phân loại Loại bỏ vật dụng không cần thiết Trả lại Bán Chuyển đổi Phế liệu Không sử dụng vào việc gì Đang không được sử dụng Quá thừa Danh sách các vật dụng không cần thiết Hình 3.5 MẪU HÌNH DẠNG THẺ ĐỎ Hình 3.6 NỘI DUNG THẺ XANH - THẺ ĐỎ - THẺ VÀNG Số Thông báo loại bỏ luyk Phản hồi của người ra quyết định Tên người điều tra Mô tả vật dụng Địa điểm: Ngày: Nhận xét: Tên và chức vụ người ra quyết định Người thứ 1: Người thứ 2: Quyết định hoặc kế hoạch loại bỏ: Trả lại, Bán,Chuyển đổi,Sữa chữa,Bỏ. (Ý kiến khác ) Thực hiện bởi: Nhận xét: Số Thông báo không loại bỏ luyk Phản hồi của người ra quyết định Tên người điều tra Mô tả vật dụng Địa điểm: Ngày: Nhận xét: Tên và chức vụ người ra quyết định Người thứ 1: Người thứ 2: Quyết định hoặc kế hoạch sử dụng: (Ý kiến khác ) Thực hiện bởi: Nhận xét: Số Thông báo không loại bỏ luyk Phản hồi của người ra quyết định Tên người điều tra Mô tả vật dụng Địa điểm: Ngày: Nhận xét: Tên và chức vụ người ra quyết định Người thứ 1: Người thứ 2: Quyết định hoặc kế hoạch sử dụng: (Ý kiến khác ) Thực hiện bởi: Nhận xét: Biểu 3.2 DANH SÁCH CÁC VẬN DỤNG KHÔNG CẦN THIẾT THEO ĐÚNG TIÊU CHUẨN (Ví dụ ) ĐỐI TƯỢNG THỜI GIAN KHÔNG SỬ DỤNG ĐÁNH GIÁ BỞI NHẬN XÉT NGƯỜI THỨ NHẤT NGƯỜI THỨ HAI Bình hoa cũ 12 Tháng Người đứng đầu Giám đốc Rèm cửa hỏng 6 Tháng Người đứng đầu Giám đốc Tạp chí cũ 1 Tháng Người đứng đầu Giám đốc Cây cảnh đặt không hợp lý trong phòng 6 Tháng Người đứng đầu Giám đốc Giấy loại 1 tuần Người đứng đầu Giám đốc Vật dụng cá nhân không phục vụ hoạt động công ty 2 Tháng Người đứng đầu Giám đốc Sách cũ 3 Tháng Giám đốc Người đứng đầu Báo cũ 6 Tháng Giám đốc Người đứng đầu Bàn làm việc bố trí không hợp lý 6 Tháng Giám đốc Người đứng đầu File mềm đã hỏng 3 Tháng Người đứng đầu Giám đốc Các tệp văn bản đã được lưu giữ 3 Tháng Người đứng đầu Giám đốc Biểu 3.3 DANH SÁCH CÁC VẬN DỤNG CẦN THIẾT THEO ĐÚNG TIÊU CHUẨN (Ví dụ) ĐỒ VẬT ĐẶC ĐIỂM TẦN SUẤT SỬ DỤNG(Ngày, tháng, năm) TIÊU CHUẨN SỐ LƯỢNG Thuộc Số Bàn làm việc Mới 20/ D.M.Y 3 Tủ đựng hồ sơ sổ sách Cũ 3/ D.M.Y 2 Giá đựng giấy tờ, sách báo Mới 2/D. M.Y 1 Ghế ngồi làm việc Mới 10/ D.M.Y 5 Máy vi tính c ũ 7/D.M.Y 3 Máy in Cũ 2/D.M.Y 1 Máy photocopy Mới 1/D.M.Y 1 Bàn tiếp khách Cũ 3/D. M.Y 2 Các văn bản đi, văn bản đến Cũ 4/D.M. Y 1 Các văn bản khác Mới 2/D.M.Y 1 Sách cũ 2/D.M.Y 1 Hồ sơ lưu trữ Mới 10/ D.M.Y 2 Dập gim Cũ 7/D.M.Y 2 Kẹp giấy Mới 2/D.M.Y 1 Bút các loại Cũ 1/D.M.Y 3 File mềm cũ 3/D. M.Y 1 Giấy in, giấy loại Mới 4/D.M. Y 2 Con dấu Mới 2/D.M.Y 1 Biểu 3.4 TỔNG KẾT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG THEO DANH SÁCH (Ví Dụ) Danh mục hàng hoá không cần thiết Tên phòng ban: Ngày: Người lập: Số Số Số thẻ Tên vật dụng Tiêu chuẩn Số lượng Lý do Hoạt động Ký hiệu Lý do khác Trả lại Bán Chuyển đổi Sữa chữa Bỏ 1 2 3 4 5 6 7 8 3.2.5.2 Giai đoạn 2: Thực hiện Seiri, Seiton, Seiso hàng ngày tạo thói quen trong công việc * Thực hiện SEITON Sau khi việc sàng lọc đã được thực hiện, tại nơi làm việc không còn những vật dụng không cần thiết và những vật dụng cần thiết nhưng mức độ và tần suất sử dụng đối với từng cá nhân là không cao. Khi thực hiện SEITON (sắp xếp) tức là làm thế nào các vật dụng của cá nhân cũng như của tập thể được sắp xếp khoa học, thuận tiện và tạo hiệu quả làm việc cao nhất phải đảm bảo không có sự lẫn lộn, không có sự sơ suất sai sót trong công việc, có thể tìm-lấy ra và xếp vào một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm, thống nhất trong cách sắp xếp giúp cho việc bàn giao công việc, vật dụng không khó khăn, kiểm soát tốt số luợng của giấy tờ, hồ sơ cần thiết. Các công cụ thực hiện SEITON chính là các dụng cụ có thể đánh dấu được như các nhãn mác, những nam cham dính các dụng cụ kim loại mang ký hiệu dấu các móc treo, băng dính màu, sơn màu, các mẫu trạm khắc … Hình 3.7 HÌNH ẢNH VỀ MỘT SỐ DỤNG CỤ THỰC HIỆN 5S Hình 3.8 QUY TRÌNH THỰC HIỆN SEITON Chọn vật dụng cho SEITON Thiết kế các chỉ dẫn Chuẩn bị và cung cấp các chỉ dẫn Treo các chỉ dẫn Sắp xếp đối tượng theo thứ tự ưu tiên, và bắt tay vào việc sắp xếp chúng. Thiết kế kích cỡ,cách diễn đạt (chữ, hình ảnh, màu sắc) và cách chỉ dẫn cho các chỉ dẫn Sử dụng các dụng cụ và đồ văn phòng phẩm để chuẩn bị các chỉ dẫn, nhãn, biển báo. Dùng các dụng cụ để treo biển báo chỉ dẫn Ví dụ: khi thực hiện SEITON cho dụng cụ viết tay: Sắp xếp đối tượng theo thứ tự ưu tiên đã được cố định vị trí: 1.Bút chì 2.Bút điện tử 3.Bút bi 4.Bút lông 5.Mực Một chỉ dẫn kèm theo như: Bút chì Bút điện tử Bút bi Bút lông Mực Hồ sơ được sắp xếp có danh mục tra cứu cũng là một ví dụ của SEITON * Thực hiện SEISO (Sạch sẽ) Hình 3.9 QUY TRÌNH THỰC HIỆN SEISO (5) Kiểm tra việc thực hiện SEISO (2) Loại bỏ bụi bẩn từ gốc (4) Lập hệ thống quy tắc cho SEISO (3) Nghĩ ra cách tiến hành Seiso thật đơn giản (1) Tìm ra nguồn gốc và nguyên nhân gây ra bụi bẩn ( 1 ) Về nguồn gốc và nguyên nhân gây ra bụi bẩn thương được quan tâm laọi bụi bẩn là gì? Tại đâu? xuất phát từ con người, máy móc, văn phòng hay vật dụng. Xác định về nguồn gốc và nguyên nhân bụi bẩn có thể lập thành bảng sau: Biểu 3.5 XÁC ĐỊNH NGUỒN GỐC BỤI BẨN Nguồn gốc Vật dụng Máy móc Văn phòng Con người Loại bụi bẩn Rác Dầu mỡ Nước mưa Tóc Bụi Phế liệu Mạng nhện gàu Giấy gói Vệt bẩn sàn nhà Chất thải Bã chè Thuốc lá ( 4 ) Thiết lập hệ thống quy tắc cho SEISO Biểu 3.6 LỊCH THỰC HIỆN SEISO THEO THỜI GIAN VÀ TẦN SUẤT Loại Thời gian Tần suất Người thực hiện SEISO hàng ngày 3- 10 phút trước hoặc sau khi kết thúc công việc hàng ngày Từng phòng ban SEISO hàng tuần 15-30 phút cuối tuần Mọi người SEISO hàng tháng 30-60 phút Cuối tháng Mọi người SEISO hàng năm 2-4 Giờ Trước kỳ nghỉ cuối năm Mọi người SEISO thỉnh thoảng 1-2 Giờ Thỉnh thoảng đối với các đối tượng khó xử lý Các phòng ban liên quan SEISO tức thì 1 phút mọi lúc tức thì Mọi người Biểu 3.7 QUY TẮC SEISO Thông qua các quy định trong lịch thực hiện SEISO bao gồm các thông tin: Người thực hiện, thời gian, địa điểm, cách thức. DANH SÁCH PHÂN CÔNG SEISOPhòng: …………………………………………….. Thứ Khu vực Người thực hiện Tần suất thời gian làm việc Giờ tiến hành Dụng cụ và các thứ khác A B C D E F 2 Sàn nhà * 1/ngày 5.00 pm Dẻ lau Bàn làm việc * 1/ngày 5.00 pm Dẻ lau Trần nhà * 1/ngày 5.00 pm Chổi Hành lang * 1/ngày 5.00 pm Dẻ lau Cửa sổ * 1/ngày 5.00 pm Dẻ lau Tủ * 1/ngày 5.00 pm Dẻ lau ( 5 ) Kiểm tra SEISO là một công việc không thể thiếu, khi thực hiện kiểm tra SEISO tức là thực hiện các sự cố của các vật dụng mà thông thường không phát hiện ra mà chỉ trong những lúc thực hiện SEISO mới tìm thấy nhờ quan sát kỹ và trực tiếp.Viẹc kiểm tra này nếu có sự cố phải có sự báo cáo kịp thời. * Thực hiện SEIKETSU Săn sóc đó là một quá trình duy trì các tiêu chuẩn và công việc vệ sinh sạch sẽ đạt được như lần thực hiện đầu tiên và ngày càng cải tiến nó. Mục đích thực hiện SEIKETSU tạo một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi làm việc. Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 5S như một yêu cầu mỗi thành viên, tổ chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia. * Thực hiện SHITSUKE Mục đích của việc thực hiện SHITSUKE là tạo cho nhân viên một cách nhìn tích cực hơn về công ty của mình, ý thức và trách nhiệm được nâng cao và là cơ sở tạo nên một nền văn hoá doanh nghiệp. Thực hiện tốt SHITSUKE sẽ giúp toàn công ty có tính thống nhất trong hoạt động, có tinh thần đồng đội và luôn ý thức được 5S. Muốn thực hiện SHITSUKE tổ chức phải làm cho các thành viên hiểu rằng thực hiện 5S như là một hệ thống. Muốn vậy tổ chức cần thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm việc như ngôi nhà thứ hai của mình. Người lãnh đạo phải là người đi đầu thực hiện 5S làm gương và phải thể hiện rõ ràng mong muốn đạt SHITSUKE là đúng đắn. Người lãnh đạo phải nắm được tình hình thực hiện và cập nhật liên tục sự thay đổi của công ty trong quá trình thực hiện nhằm phê bình cúng như dương kết quả. Việc kiểm tra này có thể thực hiện bằng các phương pháp khác nhau theo báo cáo hoặc chụp ảnh để lưu các hình ảnh cùng chụp ở một góc độ. Kết quả của giai đoạn này là sự thống nhất, đoàn kết và tự giác của toàn công ty thực hiện chương trình 5S và các quy định, tiêu chuẩn mới của công ty. * Thực hiện Seiri, Seiton, Seiso hàng ngày tạo thói quen trong công việc Khi 5S đã được triển khai thì nó không dừng lại ở một lần duy nhất mà được thực hiện nhiều lần và ở mức độ cao hơn, tiêu chuẩn khắt khe hơn và hướng đến hiệu quả cao hơn. Thực hiện SEIRI, SEITO, SEISON hàng ngày thành thói quen nhưng nội dung công việc không phải như nhau mà phải có kế hoạch và thay đổi hợp lý nhằm đưa đến hiệu quả tốt nhất. Khi 3S đầu đã trở thành thói quen các tiêu chuẩn sẽ trở nên không còn gò bó và nhân viên công ty sẽ sống chung với 5S tạo thành một nét đẹp trong công ty. 3.2.6 B6. Kiểm tra, đánh giá, theo dõi thường xuyên phong trào 5S. Kiểm soát 5S do chủ yếu ban lãnh đạo công ty và chính các thành viên trong công ty thực hiện. Kiểm soát 5S có thể thực hiện bằng các cách khác nhau nhưng phổ biến là phương pháp đánh giá định kỳ bằng cách cho điểm và phương pháp đánh giá theo các nội dung câu hỏi. Có rất nhiều cách kiểm tra, đánh giá định kỳ, ở đây xin chỉ ra 2 cách như sau Cách 1: Lãnh đạo thành lập tổ kiểm tra tình hình thực hiện chương trình 5S tại các phòng ban thuộc công ty Nội dung kiểm tra như sau: 1. Kiểm tra vệ sinh các phòng làm việc,và sắp xếp tài liệu, hồ sơ theo quy định của công ty 2. Đánh giá, xếp loại để làm căn cứ bình xét thi đua khen thưởng theo tháng, quí, năm... Tiêu chí đánh giá 1. Về vệ sinh môi trường làm việc a) Phòng làm việc phải sạch sẽ không có rác; bàn ghế sắp xếp gọn gàng; máy móc thiết bị sạch sẽ; b) Đồ dùng và máy móc được sắp xếp trật tự đúng chỗ, đảm bảo cảnh quan môi trường và tiện lợi khi sử dụng. 2. Về sắp xếp hồ sơ tài liệu a) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu ngăn nắp, gọn gàng; b) Có các File tài liệu của từng cá nhân, kể các các file tài liệu nguyên tắc c) Không có tài liệu, hồ sơ lưu quá 01 năm mà chưa đưa vào Lưu trữ Bộ. Các quy định khác Những đơn vị thực hiện tốt các tiêu chí theo quy định sẽ được công ty xét khen thưởng trong đợt bình xét thi đua, khen thưởng tháng, quí, năm; Không bình xét thi đua khen thưởng cho các phòng làm việc không đạt các tiêu chí quy định . Tổ kiểm tra thống nhất thang điểm việc thực hiện chương trình 5S : mỗi tiêu chí thực hiện tốt sẽ được 20 điểm, điểm cao nhất cho cả 5 tiêu chí là 100 điểm. Sau kiểm tra, Tổ đã có văn bản báo cáo Lãnh đạo xn xét khen thưởng cho các phòng ban và cá nhân thực hiện tốt 5S, những phòng ban và cá nhân thực hiện chưa tốt được nhắc nhở và thông báo trên mạng nội bộ. Cách 2: Lập một form đánh giá, nội dung form này có thể được thêm vào hoặc bớt đi nếu đánh giá viên thấy cần thiết. Biểu 3.8 FORM ĐÁNH GIÁ Form đánh giá 5S Area: Tên khu vực đánh giá Điểm cho các khoản vật Trước Sau Sort (Organization) Phân biệt cái cần thiết và không cần thiết những vật không cần thiết đã bị loại bỏ chưa? các lối đi, khu vực làm việc được phân biệt rõ ràng? có 1 qui trình tồn tại để loại bỏ vật không cần thiết không? Stabilize (Orderliness) Một chỗ cho mọi thứ và mọi thứ ở chỗ của nó có chỗ cho mọi thứ không? mọi thứ đã vào chỗ của nó rồi chứ? mọi sự bố trí đều rõ ràng dể nhận biết không? Shine (Cleanliness) Lau chùi và tìm cách giữ cho nó luôn sạch tất cả các khu vực làm việc, công cụ, dụng cụ, bàn ghế đều sạch sẽ chứ? những nguyên liệu sạch sẽ có thể có được và cung cấp được? Kế hoạch lau chùi, tẩy rửa được lên thường xuyên? Standardize (Adherence) Duy trì, điều khiển có thông tin cần thiết hữu hình không? Tất cả các tiêu chuẩn được biết và hữu hình? Sustain (Self-Discipline) Các qui luật để duy trì mọi quá trình được tuân theo? có hệ thống đánh giá và duy trì được thực hiện? Tổng điểm Tên nhân viên đánh giá: Điểm:0= không vấn đề1= 1 đến 2 vấn đề2= hơn 2 vấn đề 3.2.7 B7. Đưa ra các hoạt động cải tiến phong trào 5S Hoạt động cải tiến phong trào 5S được thực hiện dựa trên sự cải tiến các tiêu chuẩn và cách thức thực hiện. Khi đã thực hiện 5S tốt rồi làm cách nào để có thể tốt hơn nữa. Quy trình và hoạt động cải tiến chính là việc thực hiện tốt KAIZEN. Thực hiện cải tiến 5S có thể theo quy trình của vòng trong DEMIND. Hình 3.10 QUY TRÌNH CẢI TIẾN LIÊN TỤC CỦA DEMIND Mức độ cao hơn nữa Kiểm tra Thực hiện Giải pháp Lập KH Kiểm tra Thực hiện Giải pháp Lập KH Mức độ hiện tại Mức độ tốt hơn Mức độ hiện tại Mức độ hiện tại IV. CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN ĐỂ THỰC HIỆN THÀNH CÔNG 5S Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện kiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện. Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong mọi hoạt động 5S. Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người. Khi mọi người tự giác tham gia tức là 5S lúc đó có thể đi đến mọi ngõ ngách của công ty. Mọi người sẽ tự giác thực hiện và kiểm tra nhau trong việc thực hiện 5S tạo không khí làm việc thoải mái và hiệu quả. Yếu tố mọi người cùng tham gia ở đây bao gồm cả lãnh đạo cấp cao và tất cả các nhân viên, trong đó lãnh đạo đóng vai trò làm gương và phải thực hiện tốt trước tiên các quy định đề Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp đi lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý. Trong công việc sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ bao giờ cũng vậy khi đã tốt rồi bằng những phương pháp tốt hơn sẽ tạo ra được kết quả tốt hơn. Không thể nói môi trường của tôi là hoàn hảo không thể tốt hơn nữa. Chính vì thế đổi mới và cải tiến luôn đưa chúng ta đến một trạng thái tốt hơn. KẾT LUẬN Đến đây ta có thể kết luận rằng 5S là một công cụ quản lý chất lượng hữu ích để các công ty, tổ chức có thể áp dụng và nâng cao chất lượng môi trường làm việc của mình nhằm tạo ra một hiệu quả làm việc tốt hơn. Nguyên lý của 5S không khó nhưng để 5S thực hiện hiệu quả thì cần có sự nỗ lực của toàn công ty. Ngày nay khi đất nước ngày càng hội nhập, tất yếu những tiêu chuẩn đặt ra phải có tính định hướng và các doanh nghiệp tự giác tham thực hiện. việc học hỏi các cách thức quản lý từ các nước vừa tạo ra cái mới cho các công ty vừa tạo uy tín cho chính công ty đó khi tham gia các mối quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài. Đối với công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt thì áp dụng công cụ quản lý chất lượng là hợp lý. 5S thực sự là một công cụ quản lý khá tốt hi vọng Việt Nam ngày càng có nhiều doanh nghiệp biết đến và sử dụng nó một cách có hiệu quả. Trong khuôn khổ bài luận văn, bài viết đã có đưa ra một số thực trạng và một số ý kiến đánh giá, từ đó đưa ra đề suất áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả các phòng ban chức năng công ty. Do hạn chế về kiến thức cúng như kinh nghiệm nên sẽ có những thiếu sót rất mong sự góp ý của các thầy cô giúp hoàn thiện hơn bài viết của mình. Em xin chân thành cám ơn! PHỤ LỤC 1. NỘI DUNG BẢNG HỎI “Sau thời gian hơn 3 tháng thực tập tại công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội hiện nay em đang trong quá trình hoàn thành luận văn của mình với đề tài: “Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả các phòng ban chức năng tại công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội” 5S là một công cụ quản lý chất lượng xuất phát từ Nhật Bản, là viết tắt của 5 chữ cái đầu tiên của 5 chữ: *Theo tiếng Nhật là:"seiri", “seiton”,"seiso","seiketsu", và"shitsuke" *Theo tiếng Việt là "sàng lọc", "sắp xếp", sạch sẽ, săn sóc, và sẵn sàng *Theo tiếng Anh là "sort", "set in order", "shine", "standardize", và "sustain". Nguyên bản tiếng nhật: 5S đã được áp dụng trong nhiều tổ chức với quy mô khác nhau thuộc lĩnh vực sản xuất cũng như dịch vụ nhằm tạo một môi trường làm việc hiệu quả và cải tiến nó. 5S ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay và nó có thể được áp dụng vào công ty dịch vụ du lịch đường sắt một cách có hiệu quả. Để những đề xuất nêu ra trong bài luận văncó thể có kết quả tốt em cần một số thông tin thực tế từ phía công ty thông qua bảng hỏi sau đây, rất mong sự hợp tác giúp đỡ của các anh chị. Em xin chân thành cảm ơn! SV : Trần Thuý Giang CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc -------------------------------- PHIẾU HỎI Thông tin cá nhân Họ tên anh, chị là gì: Giới tính: Năm sinh: Anh chị đã làm việc cho công ty đã được thời gian bao lâu ? 1 năm 3 năm Khác: …. năm 2 năm 4 năm Hiện nay đang làm tại phòng ban chức năng nào của công ty ? P. Tài chính - Kế hoạch P. Du lịch P. Tổ chức - hành chính P. Đầu tư phát triển Nội dumg chính Theo anh, chị thì phòng làm việc của anh chị có sạch sẽ, gọn gàng hay không? Có Không Theo anh, chị thì trong phòng làm việc của mình có những vật dụng không thường xuyên được sử dụng hoặc không cần thiết hay không? Có Không Theo anh chị phòng làm việc của anh, chị đã được bố trí sắp xếp một cách thuận tiện cho công việc của mọi người hay chưa? Thuận tiện Chưa thuận tiện Anh chị có bàn làm việc cá nhân không ? Có Không Anh chị thường xuyên sắp xếp lại bàn làm việc của mình mấy lần trong ngày? 1 lần 3 lần Trên 4 lần 2 lần 4 lần 6. Theo anh, chị bàn làm việc của anh chị có gọn gàng, sạch sẽ hay không ? Có Không 7. Theo anh, chị bàn làm việc của anh chị có những vật dụng không cần thiết hay không? Có Không Vật dụng trên bàn làm việc của anh chị chủ yếu là vật dụng nào? Vật dụng hàng ngày. Vật dụng hàng tuần. Vật dụng hàng tháng. Hồ sơ lưu trữ tại nơi làm việc của anh chị bao gồm hồ sơ năm làm việc nào? Chỉ có năm làm việc hiện tại ( 2007 ) Có hồ sơ một đến ba năm tính đến năm hiện tại ( 2005-2007 ) Tất cả những hồ sơ liên quan mà cá nhân chịu trách nhiệm. Các vật dụng, hồ sơ sổ sách của anh chị có được sắp xếp theo một tiêu thức nhất định ( theo thời gian, theo khách hàng, theo nội dung …) hay không? Có Không Theo anh chị nếu có một người thay thế việc làm của anh chị một thời gian thì vật dụng, giấy tờ, sổ sách bàn giao lại cho người mới có gặp nhiều khó khăn không ? Rất dễ Không khó khăn Khó khăn Rất khó khăn Anh, chị có thường xuyên làm việc trên máy vi tính không? Có Không Phòng làm việc của anh chị có bao nhiêu máy vi tính? ……… máy Phòng làm việc của anh chị có máy vi tính có thể sử dụng chung không? Có Không Nếu có máy vi tính nhiều người cùng sử dụng: Vị trí đặt máy có gây khó khăn cho các thành viên khi sử dụng không? Có Không Việc quản lý dữ liệu cá nhân có khó khăn không? Có Không Thời gian sử dụng máy có bị chi phối hay không? Có Không Anh, chị có máy tính cá nhân khi làm việc không? Có Không Anh chị có thường xuyên sử dụng đĩa mền để lưu dữ liệu không? Có Không Khi có sự cố về máy tính thì ai sẽ xử lý? Nhân viên tự xử lý Có bộ phận xử lý riêng của công ty Thuê thợ sửa ngoài Hệ thống máy tính của các phòng ban chức năng có được kiểm tra định kỳ hay không? Có Không Hoạt động vệ sinh lau chùi bàn, ghế, cửa sổ, sàn nhà.. thường do đối tượng nào phụ trách: Mỗi nhân viên trong phòng tự dọn vệ sinh khu vực của mình Nhân viên vệ sinh của công ty làm Nhân viên trong phòng thực hiện theo lịch phân công riêng Anh, chị có thường làm vệ sinh khu vực làm việc của mình không? Có Không Nếu có: Anh chị thực hiện vệ sinh chỗ làm việc mấy lần trong một ngày: 1 lần 3 lần Trên 4 lần 2 lần 4 lần Thực hiện trong khoảng thời gian bao lâu: 3 phút 7 phút Trên 10 phút 5 phút 10 phút Anh chị có tự hào về nơi làm việc của mình hiện nay hay không? Có Không Nếu công ty có quy định về, sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh sạch sẽ thường xuyên nơi làm việc anh chị có hưởng ứng hay không ? Rất hưởng ứng Hưởng ứng Bình thường Không hưởng ứng Hoàn toàn không đồng TỔNG HỢP CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN TỪ BẢNG HỎI NỮ TCKH TCHC DU LỊCH 3 6 2 6 1 7 8 3 4 5 7 11 13 14 16 18 19 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 2.2 2.2 2.1 2.2 2.1 2.1 2.2 2.2 2.2 2.2 2.2 2.1 2.2 2.1 2.2 2.2 2.2 3.1 3.1 3.1 3.2 3.1 3.2 3.2 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 3.2 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 5.2 5.2 5.2 5.2 5.2 5.1 5.2 5.1 5.2 5.2 5.3 5.2 5.2 5.2 5.2 5.2 5.2 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 7.2 7.2 7.2 7.2 7.2 7.1 7.1 7.2 7.2 7.2 7.2 7.2 7.1 7.2 7.1 7.2 7.2 8.1 8.1 8.1/ 8.2/ 8.3 8.1 8.1/ 8.2/ 8.3 8.1 8.3 8.1 8.3 8.3 8.3 8.2 8.1 8.1 8.1 8.1 8.1 9.3 9.3 9.3 9.3 9.3 9.2 9.2 9.2 9.2 9.1 9.1 9.2 9.2 9.2 9.3 9.3 9.3 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 11.3 11.3 11.1 11.2 11.1 11.2 11.2 11.2 11.2 11.2 11.2 11.2 11.2 11.2 11.2 11.1 11.2 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.2 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 6 6 3 2 3 2 2 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 14.2 14.2 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15c.2 15c.2 15c.2 15c.1 15c.2 15c.2 15c.1 15c.2 15c.2 15c.2 15c.2 15c.2 15c.1 15c.2 15c.2 16.1 16.1 16.2 16.2 16.2 16.2 16.2 16.2 16.2 16.2 16.2 16.2 16.1 16.1 16.2 16.1 16.1 17.1 17.1 17.1 17.2 17.2 17.1 17.1 17.1 17.1 17.2 17.1 17.2 17.1 17.1 17.2 17.1 17.1 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.3 18.3 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.1 20.2 20.2 20.2 20.2 20.2 20.2 20.2 20.2 20.2 20.2 20.2 20.2 20.2 20.2 20.2 20.2 20.2 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21a.2 21a.2 21a.3 21a.1 21a.3 21a.1 21a.2 21a.1 21a.2 21a.2 21a.3 21a.2 21a.2 21a.2 21a.2 21a.1 21a.1 21b.5 21b.5 21b.2 21b.1 21b.2 21b.4 21b.3 21b.3 21b.5 21b.2 21b.1 21b.2 21b.2 21b.2 21b.3 21b.2 21b.2 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 23.1 23.1 23.1 23.1 23.1 23.1 23.2 23.1 23.1 23.3 23.3 23.2 23.2 23.2 23.1 23.2 23.1 TỔNG HỢP CÁC PHƯƠNG ÁN LỰA CHỌN TỪ BẢNG HỎI NAM ĐT TCHC TCKH DL 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.2 1.2 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 1.1 2.2 2.2 2.2 2.1 2.1 2.1 2.1 2.1 2.2 2.1 2.2 2.1 2.1 2.2 2.1 2.1 2.2 2.2 2.2 2.2 3.1 3.1 3.1 3.1 3.2 3.2 3.2 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 3.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 4.1 5.2 5.2 5.1 5.4 5.1 5.1 5.1 5.1 5.3 5.2 5.2 5.2 5.3 5.1 5.2 5.2 5.2 5.3 5.2 5.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.2 6.2 6.2 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 6.1 7.2 7.2 7.2 7.2 7.2 7.1 7.1 7.2 7.2 7.2 7.2 7.1 7.2 7.2 7.2 7.2 7.1 7.1 7.2 7.2 8.3 8.1 8.2 8.2 8.1 8.1 8.1 8.2 8.2 8.1 8.1 8.2 8.2 8.3 8.2 8.2 8.2 8.1 8.1 8.1 8.2 8.2 8.2 8.3 8.3 8.3 8.3 9.3 9.3 9.1 9.3 9.3 9.3 9.3 9.1 9.3 9.3 9.3 9.3 9.2 9.2 9.2 9.2 9.2 9.2 9.3 9.3 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.2 10.2 10.2 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 10.1 11.1 11.1 11.2 11.1 11.1 11.2 11.2 11.2 11.3 11.3 11.1 11.2 11.1 11.1 11.2 11.2 11.2 11.1 11.1 11.2 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 12.1 1 1 1 1 3 2 2 6 6 6 6 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.2 14.2 14.2 14.2 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 14.1 15a.1 15a.2 15a.2 15a.2 15a.1 15a.1 15a.1 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15a.2 15b.1 15b.2 15b.1 15b.1 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15b.2 15c.3 15c.2 15c.1 15c.1 15c.2 15c.1 15c.1 15c.2 15c.2 15c.2 15c.2 15c.2 15c.2 15c.2 15c.2 15c.2 16.2 16.2 16.2 16.2 16.1 16.1 16.1 16.1 16.1 16.1 16.1 16.1 16.1 16.1 16.1 16.1 16.1 16.1 16.1 16.1 17.2 17.2 17.2 17.2 17.2 17.2 17.2 17.1 17.1 17.1 17.1 17.2 17.2 17.2 17.2 17.1 17.2 17.1 17.2 17.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 18.2 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.1 19.2 20.1 20.1 20.3 20.3 20.1 20.1 20.1 20.1 20.3 20.3 20.3 20.3 20.3 20.1 20.3 20.3 20.3 20.1 20.3 20.3 20.3 20.3 20.2 20.2 20.2 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21.1 21a.2 21a.1 21a.2 21a.2 21a.1 21a.1 21a.1 21a.1 21a.2 21a.2 21a.2 21a.2 21a.2 21a.1 21a.2 21a.3 21a.2 21a.2 21a.1 21a.1 21b.2 21b.2 21b.1 21b.1 21b.2 21b.1 21b.2 21b.2 21b.3 21b.1 21b.5 21b.2 21b.2 21b.2 21b.1 21b.1 21b.1 21b.2 21b.2 21b.2 22.1 22.1 22.1 22.1 22.2 22.2 22.2 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 22.1 23.1 23.1 23.2 23.2 23.2 23.1 23.1 23.1 23.1 23.1 23.1 23.1 23.1 23.1 23.1 23.1 23.1 23.1 23.1 23.1 BẢNG TỔNG KẾT CÁC PHƯƠNG ÁN LỰU CHỌN NỮ NAM TOÀN CÔNG TY PHƯƠNG ÁN % PHƯƠNG ÁN PHƯƠNG ÁN % PHƯƠNG ÁN PHƯƠNG ÁN % PHƯƠNG ÁN TT 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 17 100% 18 2 90% 10% 35 2 95% 5% 2 5 12 29% 71% 10 10 50% 50% 15 22 41% 59% 3 13 4 76% 24% 17 3 85% 15% 30 7 81% 19% 4 17 0 100% 0% 20 100% 0% 37 0 100% 0% 5 2 14 1 12% 82% 6% 0% 0% 7 9 3 1 0 35% 45% 15% 5% 0% 9 23 4 1 0 24% 62% 11% 3% 0% 6 17 0 0 100% 0% 17 3 85% 15% 34 3 92% 8% 7 4 13 24% 76% 5 15 25% 75% 9 28 24% 76% 0% 8 14 3 4 82% 18% 24% 9 12 6 45% 60% 30% 23 15 10 62% 41% 27% 9 2 7 8 12% 41% 47% 2 6 12 10% 40% 60% 4 13 20 11% 35% 54% 10 17 0 100% 0% 17 3 85% 15% 34 3 92% 8% 11 3 12 2 18% 71% 12% 0% 9 9 2 45% 45% 10% 12 21 4 32% 57% 11% 12 16 1 94% 6% 20 100% 0% 36 1 97% 3% 14 2 15 12% 88% 16 4 80% 20% 18 19 49% 51% 15a 15 100% 0% 4 12 25% 75% 19 12 61% 39% 15b 15 100% 0% 3 13 19% 81% 18 13 58% 42% 15c 12 3 80% 20% 4 11 1 25% 69% 6% 16 14 1 52% 45% 3% 16 6 11 35% 65% 4 16 20% 80% 10 27 27% 73% 17 12 5 71% 29% 6 14 30% 0% 18 19 49% 51% 18 15 2 0% 88% 12% 0 20 0% 100% 0% 0 35 2 0% 95% 5% 19 17 100% 0% 19 1 95% 5% 36 1 97% 3% 20 17 100% 0% 8 3 14 40% 15% 70% 25 3 14 68% 8% 38% 21 17 100% 0% 20 0 100% 0% 37 0 100% 0% 21a 5 9 3 29% 53% 18% 0% 0% 8 11 1 40% 55% 5% 13 20 4 35% 54% 11% 21b 2 8 3 1 3 12% 47% 18% 6% 18% 7 11 1 1 35% 55% 5% 9 19 4 1 4 24% 51% 11% 3% 11% 22 17 100% 0% 17 3 85% 15% 0% 34 3 0 92% 8% 23 10 7 59% 41% 0% 0% 0% 17 3 85% 15% 0% 27 10 0 73% 27% 0% 0% 0% DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách: Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế NXB đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, Tác giả: TS Lưu Thanh Tâm, xuất bản năm 2003 Giáo trình quản lý chất lượng trong tổ chức NXB giáo dục trường đại học kinh tế quốc dân, tác giả GS.TS NGuyễn Đình Phan, xuất bản năm 2002 Quản lý chất lượng đồng JOHNS.OAKLAND Nhà xuất bản thống kê ĐH Kinh tế quốc dân, xuất bản năm 1994 4. Tài liệu khoá học 5S và KAIZEN phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả của Nhật bản Của trung tâm hợp tác nguồn nhân lực Việt nam - Nhật Bản, biên soạn năm 2007. Khoá luận các năm: 1. Khoá luận: Triển khai chương trình 5S – nghiên cứu tình huống tại công ty thiết bị bưu điện - nhà máy 2 của chị Nguyễn Phương anh K44. 2. Khoá luận tốt nghiệp “ Chương trình 5S hỗ trợ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000-2000 nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm tại nhà máy thuốc lá Thăng long của chị Hứa Thị Giang K41. Một số trang web thông dụng 1. http:// www.vpc. Org.vn : Trung tâm năng suất Việt Nam 2. http:// www.Supplies.htm 3. http:// www.google.vn.com 4. http:// www.haratour.com Tạp chí: Tạp chí Đo lường chất lượng Tạp chí Đường sắt Tạp chí Du lịch NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN Ngày......tháng.......năm 2007 KÝ TÊN MỤC LỤC Trang TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH --------kkk-------- LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Đề tài: NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG 5S TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ DU LỊCH ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI Họ Tên : Trần Thuý Giang Lớp : QTCL - K 45 Giáo viên hướng dẫn : PGS. TS Trương Đoàn Thể Hà Nội ngày : 18/06/2007 LỜI CẢM ƠN Sau thời gian 5 tuần thực tập kể từ ngày 01/01/2007 tại công ty cổ phần dịch vụ du lich đường sắt, với những thông tin hiểu được em đã hoàn thành bài báo cáo tổng hợp đúng kỳ hạn như yêu cầu của khoa cũng như thầy giáo hướng dẫn. Có được kết quả này nhờ sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô chú trong công ty thuộc phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán, phòng du lịch đặc biệt là các cô chú trong phòng tổ chức hành ch đầu tiên trong quá trình thực tập. Bài báo cáo hoàn thành bên cạnh sự giúp đỡ của các cô chú thuộc công ty đã kèm cặp hướng dẫn, cho tiếp xúc với các số liệu thực tế còn có sự giúp đỡ của thầy giáo hướng dẫn Trương Đoàn Thể, là giáo viên trực tiếp hướng dẫn chi tiết các nội dung của bài báo cáo. Em xin chân thành cảm ơn!