Luận văn Quản lí nhân sự tại công ty đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh

và đóng vai trò quan trọng. Theo thống kê có từ 70% - 80% các nhà tin học trên thế giới hoạt động trong lĩnh vực quản lý. Trong đó chỉ có từ 20% - 30% các nhà tin học hoạt động trong lĩnh vực khác của tin học. Cùng với sự phát triển vô cùng mạnh mẽ của công nghệ thông tin trên thế giới và nước ta đang trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý là điều rất quan trọng. Tính ưu việt của công nghệ thông tin không chỉ thực hiện trên lĩnh vực truyền và truy nhập dữ liệu qua mạng internet nó kết nối người với người mà còn thể hiện trên lĩnh vực quản lí, nó làm cho chương trình quản lí trở lên dễ dàng hơn, không tốn nhiều nhân lực. Đứng trước sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin, là sinh viên nghành hệ thống thông tin quản lí, Khoa Tin_Kinh Tế em xin chọn đề tài tốt nghiệp của mình là một dự án giới thiệu chương trình quản lí nhân sự tại công ty đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh. Kết cấu báo cáo gồm có: 4 chương Chương 1:Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lí nhân sự Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí nhân sự Chương 3: Xây dựng hệ thống Chương 4: Cài đặt chương trình và hướng dẫn sử dụng Chương 1:Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lí nhân sự 1.1.Thực trạng của lĩnh vực quản lí nhân sự 1.1.1.Chức năng và nhiệm vụ của công ty 1.1.1.1.Chức năng: 1.1.1.2.Nhiệm vụ của công ty: 1.1.2. Đối tượng của quản lí nhân sự 1.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty 1.1.4.Nhiệm vụ của quản lí nhân sự 1.1.4.1.Tuyển mới nhân viên: 1.1.4.2.Quản lí hồ sơ của nhân viên trong quá trình họ làm việc tại công ty 1.2.Tính cấp thiết của đề tài 1.2.1.Hệ thống hiện tại và nhược điểm của nó 1.2.2.Tính cấp thiết của đề tài 1.3.Mục tiêu 1.4.Những công việc đã làm và hạn chế 1.4.1.Tác dụng chính của hệ thống mới 1.4.2.Hạn chế và lí do hạn chế của hệ thống mới 1.4.3.Hướng phát triển của đề tài Chương 1 : Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lí nhân sự 1.1.Thực trạng của lĩnh vực quản lí nhân sự Công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh là một công ty tư nhân có trụ sở đóng tại 17 Chùa Bộc - Hà nội, công ty có con dấu riêng và có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản hợp pháp tại ngân hàng, hoạch toán độc lập. Từ khi mới hoạt động đến nay công ty luôn có các chính sách để cố gắng hoàn thiện về tổ chức và các chiến lược kinh doanh năng động để củng cố và mở rộng thị phần của công ty cụ thể: - Công ty luôn tìm cách khai thác hiệu quả đội ngũ nhân viên, thông qua chính sách đãi ngộ như trả lương xứng đáng với công sức người lao động, thưởng khuyến khích, du lịch, nghỉ mát cộng với các chế độ phúc lợi xã hội bảo đảm quyền lợi cho người lao động như đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho người lao động…cùng các quy định thưởng phạt nghiêm ngặt. - Công ty có chính sách ưu đãi, chăm sóc, quan tâm đến khách hàng cũ tìm hiểu thị trường nhằm tìm ra thị trường mới, sản phẩm mới để tăng thị phần, doanh số, lợi nhuận cho công ty. Tôn chỉ của công ty là “ khách hàng là thượng đế ”, luôn luôn đáp ứng một cách tối đa mọi nhu cầu của khách hàng. - Từ khi mới thành lập, công ty liên tục phát triển cả về quy mô lẫn mặt hàng kinh doanh. Về mặt kinh tế, công ty coi trọng hiệu quả kinh tế đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Mặt khác công ty không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ và nắm bắt kịp thời thị hiếu người tiêu dùng để tung ra thị trường những sản phẩm phù hợp có khả năng cạnh tranh. Công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh là công ty chuyên cung cấp các loại máy tính, máy in và các thiết bị mạng. Công ty đảm trách tất cả các khâu từ khâu nhập hàng đến khâu bảo quản, sử lý đến tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra công ty còn được sự uỷ quyền thay mặt hãng bảo hành các sản phẩm của công ty bán ra, cung cấp dịch vụ sau bán hàng Các mặt hàng mà công ty kinh doanh không thuộc diện nhà nước hạn chế mà trái lại đang có nhu cầu để phục vụ cho nền kinh tế như: dự án tin học hoá trong quản lí hành chính nhà nước, dự án phổ cập tin học cho bậc học phổ thông, cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng giáo dục. Đây cũng là yếu tố thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty. 1.1.1.Chức năng và nhiệm vụ của công ty. 1.1.1.1.Chức năng: Công ty trực tiếp nhập khẩu để phân phối các sản phẩm máy tính, máy in, thiết bị mạng, thiết bị ngoại vi cho một số hãng lớn có uy tín trên thị trường như: IBM, AMI, LinkSys, Hellct Packard Ngoài ra công ty còn được sự uỷ quyền thay mặt hãng bảo hành các sản phẩm của công ty bán ra, cung cấp dịch vụ sau bán hàng. 1.1.1.2. Nhiệm vụ của công ty: Xây dựng và thực hiện các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn do giám đốc công ty đề ra theo đúng luật doanh nghiệp của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Tổ chức nghiên cứu để khuyến khích mọi nhân viên làm việc tích cực, nâng cao trang thiết bị để nắm bắt với nhu cầu phát triển của xã hội, tăng khả năng cạnh tranh nâng cao hiệu quả kinh doanh. Chấp hành đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước như không kinh doanh trái pháp luật, thực hiện nộp thuế đầy đủ, thực hiện các chế độ chính sách về quản lí và sử dụng tiền vốn, vật tư, tài sản, nguồn lực, thực hiện hoạch toán kinh tế. Tổ chức bộ máy doanh nghiệp, quản lí toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo đúng pháp luật chính sách của nhà nước, chăm lo đời sống tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động làm việc, thực hiện phân phối công bằng. Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìm trật tự an ninh chính trị và an toàn xã hội trong phạm vi quản lí của công ty theo quy định của pháp luật. 1.1.2. Đối tượng của quản lí nhân sự Đối tượng của quản lí chính là các nhân viên ở các phòng ban .Trong công ty bao gồm có 5 phòng ban: Phòng kĩ thuật, Phòng kinh doanh, Phòng kế toán, Phòng tổng hợp hành chính, bộ phận kho và giao hàng. Tổng số có 21 công nhân viên được phân ra ở các bộ phận và phòng ban khác nhau. Sau đây là số lượng các nhân viên ở các bộ phận và phòng ban . o 2-Bộ phận giao hàng o 5-Phòng kinh doanh o 2-Kế toán o 3-Bộ phận kho o 3-Phòng tổng hợp o 4-Phòng kĩ thuật 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty. Căn cứ vào đặc điểm quá trình kinh doanh, tính chất kĩ thuật, quy mô doanh nghiệp, đồng thời để phát huy ngày càng cao vai trò của quản lí đối với quá trình kinh doanh, công ty đã tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hiệu quả với chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu là giám đốc, ngươì điều hành trực tiếp và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty, cùng với giám đốc còn có trưởng phòng phụ trách kĩ thuật và trưởng phòng kinh doanh các nhóm sản phẩm, mỗi một phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ cụ thể tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ trong mọi hoạt động của công ty. Bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức như sau: Giám Đốc Bộ máy tổ chức của công ty Mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ và chức năng riêng + Giám Đốc: là người điều hành công việc hàng ngày của công ty, là người đại diện pháp luật cho công ty. - Là người quyết định cuối cùng cho việc nhập hàng, giá bán hàng hoá, mọi chi phí kinh doanh …cũng như tổ chức nhân sự của công ty. - Thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách của nhà nước đối với cán bộ công nhân viên trong công ty. + P.Tổng hợp hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động quản lí nhân sự, tuyển nhân viên mới, chế độ chính sách, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên và các hoạt động khác của công ty. + P.Kế toán:tổ chức hoạch toán kinh doanh các hoạt động của công ty, cụ thể là nắm giữ sổ sách, ghi lại các nghiệp vụ chi tiêu của công ty và thực hiện cân đối cuối kì, lập bảng tổng kết tài sản, báo cáo kết quả kinh doanh - Có trách nhiệm quản lí công nợ khách hàng và hạch toán các hợp đồng nhập khẩu của công ty. - Định kì báo cáo hoạt động kinh doanh lên ban giám đốc, đề xuất các kiến nghị nhằm cân đối các ngân quỹ, các biện pháp tài chính khác nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty. + P. Kinh doanh: nghiên cứu nắm bắt tình hình thông tin trên thị trường trong nước và nhu cầu mặt hàng nguồn hàng, tình hình biến động về giá cả thị trường, từ đó lên kế hoạch nhập hàng và trình lên ban giám đốc thông qua trưởng phòng kinh doanh. - Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho cả năm, quý tháng, xây dựng phương án liên doanh liên kết để bán sản phẩm, nhập khẩu hàng hoá và các phương án sau khi đã được công ty phê duyệt. + P. kĩ thuật: Thay mặt hãng bảo hành sản phẩm , thực hiện các dịch vụ kinh doanh sau bán hàng . - Mở rộng dịch vụ sửa chữa bảo hành bảo trì, góp phần tăng doanh số và lợi nhuận của công ty, nâng cao chất lượng dịch vụ, trau dồi tay nghề để đáp ứng một cách tối đa nhu cầu khách hàng, góp phần nâng cao uy tín . - Kiểm tra chất lượng sản phẩm khi nhập kho hay đưa ra thị trường tiêu thụ. + Kho và bộ phận giao hàng: - Bộ phận giao hàng: Phối hợp với phòng kinh doanh để giao hàng đúng địa điểm, thời gian theo quy định cho khách hàng, gián tiếp góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và doanh số của công ty. - Bộ phận kho: Thực hiện bảo quản hàng hoá về chất lượng và số lượng. + Các trưởng phòng trực tiếp dưới sự lãnh đạo chỉ đạo của giám đốc công ty, thực hiện việc bố trí sắp xếp hợp lý đội ngũ nhân viên cho phù hợp với tình hình thực tế nhằm phát huy khả năng hoàn thành tốt kế hoạch, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của công ty. + Người lao động có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện các điều khoản đã kí kết trong hợp đồng lao động, chấp hành pháp luật nhà nước, và quy định của công ty về nội quy làm việc, có trách nhiệm xây dựng và bảo vệ công ty, quyền lợi của người lao động là được hưỏng theo lao động, được tham gia tổ chức đoàn thể và được pháp luật thừa nhận. 1.1.4.Nhiệm vụ của quản lí nhân sự Khi thiếu nhân sự trong công ty thì phòng tổng hợp hành chính sẽ chịu trách nhiệm việc tuyển mới nhân viên dưới sự chỉ đạo của giám đốc công ty. 1.1.4.1.Tuyển mới nhân viên: + Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ Đối với nhân viên ở bộ phận giao hàng thì yêu cầu phải tốt nghiệp cấp 3 trở lên và có bằng lái xe. Hồ sơ bao gồm:  Sơ yếu lí lịch  Giấy khám sức khoẻ  Đơn xin việc  Giấy khai sinh(bản sao)  Chứng chỉ nghề (bản photo)  Chứng minh thư (bản photo)  Giấy phép lái xe(bản photo) Đối với nhân viên ở bộ phận khác thì yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp chuyên nghành về công việc mà công ty đang cần tuyển. Hồ sơ bao gồm  Sơ yếu lí lịch  Giấy khám sức khoẻ  Đơn xin việc  Giấy khai sinh(bản sao)  Bằng tốt nghiệp (bản sao)  Chứng minh thư(bản sao) Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ công ty sẽ lên lịch và hẹn ngày đến phỏng vấn và kiểm tra kiến thức chuyên môn. Còn những hồ sơ không hợp lệ sẽ được trả lại cho người xin việc . Người xin việc sau khi được công ty gửi giấy hẹn ngày đến phỏng vấn, nếu theo giấy hẹn mà người đó không đến thì coi như bị loại khỏi vòng phỏng vấn. Sau khi phỏng vấn và kiểm tra kiến thức chuyên môn của họ xong, công ty sẽ chọn trong số đó những người đạt yêu cầu và trình hồ sơ của họ lên ban giám đốc, để giám đốc quyết định. Sau đó sẽ tiến hành kí hợp đồng lao động. Trong những trường hợp đặc biệt công ty yêu cầu họ phải thử việc một thời gian sau đó mới kí hợp đồng. Hợp đồng lao động được lí kết bởi sự nhất trí của hai bên, về các điều khoản trong hợp đồng như: lương và thời gian thực hiện hợp đồng …đều được thoả thuận một cách nhất trí sau đó mới đi đến kí kết, tránh trường hợp một trong hai bên làm sai hợp đồng . 1.1.4.2.Quản lí hồ sơ của nhân viên trong quá trình họ làm việc tại công ty. Việc quản lí hồ sơ của nhân viên trong quá trình họ làm việc là điều cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp dù đó là doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp liên doanh. Sau đây là quá trình quản lí hồ sơ nhân viên của công ty.  Hồ sơ của nhân viên được lưu trữ trên máy tính của phòng tổng hợp hành chính, ngoài ra hồ sơ còn được lưu trữ bên ngoài trong tủ hồ sơ của công ty.  Sử lí hồ sơ: Khi có yêu cầu tìm kiếm thông tin của nhân viên từ giám đốc hoặc các phòng khác, thì phòng tổng hợp hành chính sẽ lấy hồ sơ trong tủ hồ sơ ra tìm kiếm những thông tin cần tìm sau đó trả lời họ.  Nếu như có đơn xin thôi việc của nhân viên, thì phòng tổng hợp hành chính sẽ tiếp nhận và sau đó sẽ trình lên ban giám đốc để giám đốc xem xét và kí quyết định. Khi có quyết định cho người đó thôi việc thì phòng tổng hợp hành chính sẽ giao lại hồ sơ nhân viên lại cho họ và huỷ thông tin của nhân viên đó khỏi dữ liệu của công ty.  Trong trường hợp công ty nhận thấy một nhân viên nào đó, không có khả năng làm công việc hiện tại nữa, thì công ty sẽ huỷ hợp đồng với nhân viên đó và có bồi thường theo thoả thuận hoặc chuyển nhân viên đó đến bộ phận khác, phù hợp với khả năng của nhân viên đó. Và thông tin của nhân viên đó phải chỉnh sửa lại .  Khi một nhân viên được nhận khen thưởng hoặc bị kỉ luật, sau khi nhận quyết định phòng tổng hợp hành chính sẽ thực hiện việc cập nhật dữ liệu vào sổ khen thưởng kỉ luật.  Khi một nhân viên nào đó được đề bạt lên chức vụ cao hơn thì phải chỉnh sửa lại thông tin và thường thì hồ sơ cũ phải huỷ đi và viết lại hồ sơ mới . 1.2.Tính cấp thiết của đề tài 1.2.1.Hệ thống hiện tại và nhược điểm của nó Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế chưa phát triển nên việc sử dụng máy tính trong công tác quản lí nói chung và công tác quản lí nhân sự nói riêng chưa phổ biến, công tác quản lí nói chung còn thủ công. Khi nền kinh tế chưa phát triển và còn gặp nhiều khó khăn thì việc quản lí thủ công là phù hợp. Và lại quy mô của công ty không lớn lên việc quản lí thủ công là phù hợp, không đòi hỏi cao và đáp ứng nhu cầu hiện tại. Ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu của con người ngày càng cao do đó việc quản lí thủ công của công ty phần nào không còn phù hợp và gặp một số yếu kém sau:  Việc lưu trữ phức tạp, phải sử dụng nhiều hồ sơ, sổ sách  Nước ta là một nước nhiệt đới gió mùa và có độ ẩm cao, vì vậy hồ sơ được lưu trên giấy tờ để trong nhiều năm có thể bị ẩm mốc và bị vàng ố, điều đó rất bấ lợi cho quá trình tìm kiếm sau này.  Công việc chỉnh sửa, nâng cấp gặp nhiều khó khăn vì mỗi khi thay đổi phải huỷ toàn bộ hồ sơ cũ và viết lại hồ sơ mới .  Việc tìm kiếm thông tin của nhân viên mất nhiều thời gian và công sức.  Khi thay đổi chỉnh sửa khó tránh khỏi những thiếu sót trong việc lưu trữ thông tin bổ xung 1.2.2.Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay công nghệ thông tin trên thế giới được ứng dụng rộng dãi trong nhiều lĩnh vực và đạt được nhiều thành tựu, còn công nghệ thông tin ở nước ta thì sao? Hiện nay nó mới chỉ áp dụng một số lĩnh vực, tuy chưa phát triển một cách mạnh mẽ và rộng dãi nhưng hầu như các doanh nghiệp đều ý thức được việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh đem lại nguồn lợi nhuận rất lớn . Các doanh nghiệp luôn tìm cách thu thập thông tin nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh của họ, vì thông tin là yếu tố rất quan trọng không thể thiếu trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào. Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc khá nhiều vào hàm lượng thông tin mà họ chiếm lĩnh được. Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, là một nghành công nghệ cao mà trong đó sự cải tiến thay đổi công nghệ và sự ra đời của các thế hệ sản phẩm mới diễn ra hàng ngày hàng giờ. Sản phẩm mới ra đời làm cho sản phẩm cũ giảm giá rất nhanh và nếu như còn tồn kho loại hàng này thì công ty sẽ bị thiệt hại nhiều, chính vì vậy việc tuyển chọn nhân sự cho công tác quản trị mua hàng và hàng tồn kho đối với công ty là cực kì quan trọng. Cho nên công tác quản lí đòi hỏi phải chính xác và kịp thời. Sự phát triển của công ty nói riêng, sự phát triển của nền kinh tế nói chung đang đòi hỏi mỗi nghành mỗi nghề, mỗi công việc đều có sự đổi mới và tiến bộ. Yêu cầu phải nối mạng toàn công ty để đảm bảo cho sự quản lí chặt chẽ thống nhất, đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty Hiện nay trong công ty thói quen làm bằng phương pháp thủ công vẫn còn nhất là công tác quản lí nhân sự, phương pháp chính là làm bằng Excel hoặc ghi trên giấy tờ. Tuy nó đơn giản nhưng hiệu quả không cao, lại không mang tính chuyên nghiệp. Nhận thấy sự hạn chế trong công tác quản lí nhân sự của công ty, em xin đưa ra dự án quản lí nhân sự để khắc phục những vấn đề rắc rối trên. Thông thường quản lí nhân sự bao gồm cả quản lí lương, nhưng do thời gian và trình độ còn hạn chế, em xin không nhắc tới phần quản lí lương trong dự án này. 1.3.Mục tiêu Đề tài nhằm mục đích thiết kế hệ thống quản lí nhân sự tại công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh, hệ thống này đưa ra sẽ giúp cho công ty khắc phục được những yếu kém của mình. Hệ thống bao gồm các chức năng sau:  Tuyển mới  Khen thưởng ,kỉ luật  Đào tạo ,bồi dưỡng  Giải quyết nghỉ ,thôi việc  Đề bạt ,bổ nhiệm  Chỉnh sửa ,Cập nhật thông tin  Thống kê ,báo cáo,tìm kiếm 1.4.Những việc đã làm 1.4.1.Tác dụng chính của hệ thống mới Từ những hạn chế của công tác Quản lí nhân sự thủ công, một hệ thông mới được ra đời có thể đáp ứng được nhu cầu mà công tác quản lí hiện tại không làm được cụ thể là:  Hệ thống là công cụ trợ giúp đắc lực, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên quản lí trong việc lưu trữ hồ sơ, chỉnh sửa in ấn các thông tin về nhân sự một cách nhanh chóng và chính xác.  Tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình tìm kiếm thông tin nhân viên  Giảm bớt nhân viên làm việc này, chỉ cần một số người có trình độ là đủ.  Hệ thống mới với các máy tính nối mạng với nhau sẽ giúp cho việc trao đổi thông tin được thông suốt và nhanh chóng.  Phần mềm quản lí nhân sự có thể đáp ứng được những nhu cầu về mặt thông tin nhân sự cho ban lãnh đạo và các cá nhân cần quan tâm. 1.4.2.Hạn chế và lí do hạn chế của hệ thống mới Bên cạnh những tác dụng chính của hệ thống mới đem lại thì còn có những hạn chế như: chưa giải quyết hết mọi phát sinh trong quá trình quản lí, và chưa có phần quản lí lương, chưa đưa ra được hệ thống báo cáo tự động …Lý do của hạn chế này là do thời gian nghiên cứu ngắn, trình độ của người thực hiện còn hạn chế , còn đang trong quá trình học hỏi và tích luỹ kinh nghiệm . 1.4.3.Hướng phát triển của đề tài:  Xây dựng hệ thống quản lí lương với các chức năng thống kê báo cáo tự động,nâng nghạch bậc lương…  Hoàn thiện các chức năng đã xây dựng.  Mở rộng và xây dựng một số chức năng mới đáp ứng nhu cầu đa dạng của quản lí nhân sự.  Thiết kế giao diện đẹp hơn, có tính thẩm mĩ . Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí nhân sự 2.1.Phân tích tác nghiệp: 2.2.Biểu đồ phân cấp chức năng: 2.3.Biểu đồ Luồng DL mức khung cảnh: 2.3.1.Biểu đồ DL mức đỉnh 2.3.2.Biểu đồ DL mức dưới đỉnh 2.3.2.1. Định nghĩa chức năng “tuyển mới” 2.3.2.2. Định nghĩa chức năng “Đề bạt ,bổ nhiệm” 2.3.2.3. Định nghĩa chức năng “Đào tạo ,bồi dưỡng” 2.3.2.4. Định nghĩa chức năng “Khen thưởng kỉ luật” 2.3.2.5. Định nghĩa chức năng “ Thôi việc “ 2.3.2.6. Định nghĩa chức năng “ Cập nhật ,sao lưu” 2.3.2.7. Định nghĩa chức năng “Thống kê báo cáo” 2.4. Mô hình liên kết thực thể 2.5. Quy tắc đặt tên bảng ,tên các trường mã 2.6. Xây dựng các bảng: Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí nhân sự 2.1.Phân tích tác nghiệp: Việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin là một quá trình gồm nhiều giai đoạn, trong đó giai đoạn phân tích và thiết kế là giai đoạn đầu tiên và hết sức quan trọng. Trong giai đoạn này ta phải đưa ra những mục tiêu hoạch định từng công việc, lựa chọn xem xét các dữ liệu cần thiết để lập kế hoạch cho việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Đây là bước đầu tiên nhằm xây dựng hệ thống thông tin từ thế giới thực sang thế giới công nghệ thông tin. Về mặt quản lí: Ban lãnh đạo công ty cần có một thông tin chi tiết, nhanh chóng về nhân viên trong công ty. Chẳng hạn như trình độ chuyên môn, quá trình công tác, khen thưởng kỷ luật, báo cáo thường kì về lương bổng , báo cáo thống kê trong toàn bộ công ty…từ đó đưa ra những dự báo để sẵn sàng giải quyết những nhân viên nào sẽ được tăng lương, những phòng ban thiếu nhân sự để còn bổ xung kịp thời. Những thông tin được đưa ra chi tiết, chính xác kịp thời theo ý kiến của ban lãnh đạo có được những quyết định đúng đắn kịp thời. Đối với người sử dụng việc truy nhập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chuẩn xác dễ thực hiện và sử lí lỗi tốt, có hệ thống đăng nhập người dùng tránh trường hợp có ai đó vào sửa dữ liệu, hệ thống này chỉ cho phép người có mật khẩu mới có thể sử dụng được. 2.2.Biểu đồ phân cấp chức năng Hệ thống quản lí nhân sự Tuyển mới 1 Đào tạo,bồi dưỡng 3 Khen thưởng,kỉ luật 4 Thôi việc 5 Đề bạt ,bổ nhiệm 2 Cập nhật ,sao lưu 6 Thống kê,báo cáo 7 Nhận HS Phỏng vấn Ban hànhQ Đ Duyệt DS Ban hành QĐ Lập DS Ban hành QĐ Nhận đơn Lập DS Ban hành QĐ LậpD S Ban hành QĐ Lấy TT Cập Nhật Sao lưu Nhận Y/C Lập BC Trả lời Ra QĐ Ra QĐ Ra QĐ Phân bổ CT Biểu đồ phân cấp chức năng 2.3.Biểu đồ Luồng DL mức khung cảnh Hệ thống QLNS Nhân viên Lãnh đạo Quyết định Hồ sơ Báo cáo Thống kê Yêu cầu báo cáo,thống kê Đơn (*) Trả lời Đề nghị QĐ 2.3.1.Biểu đồ DL mức đỉnh Nhân viên Tuyển Mới 1 Đề bạt , bổ nhiệm 2 Đào tạo Bồi dưỡng 3 Khen thưởng,KL 4 HSNV QTCT QTĐT KTKL Lãnh Đạo Lãnh Lãnh Đạo TKê,báo cáo 7 Cập nhật ,sao l ưu 6 Nghỉ Thôi việc 5 Hồ sơ Quyết định QĐ QĐ đề bạt,bn Đơn DSđề nghị QĐ DSđề nghị QĐ QĐ KTKL Bản dự trù QĐ yêu cầu BCTK Báo cáo TK QĐ Yêu cầu TT TTin HSLưu Đơn QĐ Đơn QĐ 2.3.2. Biểu đồ DL mức dưới đỉnh 2.3.2.1 Định nghĩa chức năng:”Tuyển mới” Tuyển mới nhân viên là việc làm cần thiết khi công ty thiếu nhân lực để phục vụ cho hoạt đông kinh doanh của mình. Hệ thống sẽ xác định nhu cầu nhân lực của từng phòng ban sau đó dựa vào số lượng hồ sơ nộp vào và từ đó sẽ lựa chọn ra những hồ sơ đáp ứng nhu cầu cần tuyển dụng. Tiếp nhận HS 1.1 Phỏng vấn 1.2 Ban hành QĐ 1.3 Nhân viên Lãnh đạo Hồ sơ ư Hồ sơ hợp lệ KQ phỏng vấn QĐ hồ sơ KQ tuyển dụng HSNV Trả lại HS hẹn ngày đến phỏng vấn BDL Định nghĩa chức năng 1 2.3.2.2 Định nghĩa chức năng: ” Đề bạt bổ nhiệm” Khi thấy công ty mình thiếu một số vị trí trong bộ máy quản lí, các phòng ban sẽ gửi đề nghị lên cho hệ thống, hệ thống sẽ lập ra danh sách những người phù hợp, để trình lên cho cấp trên duyệt và quyết định. Khi nhân viên được đề bạt bổ nhiệm vào chức vụ mới, thì hệ thống sẽ thay đổi chức vụ và cập nhật quá trình công tác của nhân viên đó . BDL Định nghĩa chức năng 2 Đề nghị Lập DS 2.1 Ban hành QĐ 2.3 Nhân viên Phòng ban HSNV QTCT Danh sách Ra QĐ 2.2 Quyết định QĐ bổ nhiệm Quyết định Giám đốc DS đề nghị DS đã duyệt 2.3.2.3Định nghĩa chức năng:” Đào tạo bồi dưỡng” BDL Định nghĩa chức năng 3 DuyệtDS 3.2 Ra QĐ 3.3 Ban hành QĐ 3.4 Nhân viên HSNV QTĐT Quyết định Đơn DS đề nghị Quyết định Phân bổ chỉ tiêu 3.1 Lãnh đạo Phòng ban chỉ tiêu chỉ tiêu chỉ tiêu Danh sách từ chối Quyết định Quyết định Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin là một nghành mà trong đó sự cải tiến thay đổi công nghệ và sự ra đời của các thế hệ sản phẩm mới diễn ra hàng ngày hàng giờ, để tiến kịp được sự thay đổi công nghệ, công ty thường xuyên có những đợt học tập ngắn hạn hay dài hạn do công ty tổ chức. Vì vậy việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ là một trong những chức năng rất quan trọng của hệ thống quản lí nhân sự. Sau khi nhận được chỉ tiêu của lãnh đạo công ty, hệ thống sẽ thực hiện việc phân bổ chỉ tiêu cho bộ phận kho và Phòng kĩ thuật theo tỷ lệ hợp lí, hai bộ phận này sẽ lập danh sách cử nhân viên đi học, sau đó hệ thống sẽ ra quyết định . 2.3.2.4Định Nghĩa chức năng:”khen thưởng kỉ luật” Lập DS 4.1 Ra QĐ 4.2 Ban hànhQĐ 4.3 Lãnh đạo Nhân viên QĐ KTKL HSNV Đề nghị DS đề nghị QĐ KTKL KTKL QĐ Phòng ban Đề nghị QĐ BDL Định nghĩa chức năng 4 Hàng năm sau khi tổng kết hoạt động kinh doanh, dựa vào những đóng góp của từng nhân viên đối với sự phát triển và tồn tại của công ty, các phòng sẽ lập ra danh sách đề nghị khen thưởng, kỉ luật lên ban giám đốc. Hệ thống có nhiệm vụ xét duyệt các đề nghị và ra quyết định. Hình thức khen thưởng, kỉ luật được đưa ra không chỉ nhằm khuyến khích nhân viên, mà còn làm cho họ nhận thấy được khả năng làm việc của mình, từ đó có thể phát huy khả năng sáng tạo trong công việc. Hình thức kỉ luật cũng tương tự, nó chỉ ra những khuyết điểm của nhân viên, để nhân viên tự khắc phục những nhược điểm của mình và làm việc một cách tốt hơn. Ngoài ra hình thức khen thưởng, kỉ luật không chir tác động đến nhân viên, mà nó còn tác động trực tiếp đến sự phát triển của công ty. Hình thức khen thưởng có thể là tăng lương hoặc thưởng tiền… 2.3.2.5 Định nghĩa chức năng :”Thôi việc,nghỉ việc” BDL Định nghĩa chức năng 5 Khi có đơn xin thôi việc của nhân viên hoặc công ty nhận thấy nhân viên của mình không còn đủ khả năng làm việc tại công ty nữa, thì công ty sẽ huỷ Lập DS 5.2 Nhân viên Ra QĐ 5.3 Ban hành QĐ 5.4 HSNV Nhận Đơn 5.1 Đơn Xem xét Danh sách QĐ QĐ thôi việc HSLưu Lãnh đạo đề nghị QĐ hợp đồng lao động với nhân viên đó, trước thời hạn và bồi thường theo hợp đồng lao động đã thoả thuận ban đầu. Hệ thống sẽ xem xét và giải quyết các trường hợp này sau đó sẽ đưa ra quyết định. Khi nhân viên nghỉ hoặc thôi việc, thì toàn bộ hồ sơ và thông tin của nhân viên đó được loại khỏi cơ sở dữ liệu và được lưu tại một tập tin riêng để thuận lợi cho việc tìm kiếm sau này. 2.3.2.6 Định nghĩa chức năng:” chỉnh sửa,cập nhật ,sao lưu” BDL Định nghĩa chức năng 6 Các thông tin về nhân viên được hệ thống lưu lại khi bắt đầu xây dựng hệ thống hoặc khi nhân viên đó nộp hồ sơ xin tuyển mới. Các thông tin của nhân viên như họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán…gọi là các thông tin cố định chúng không thay đổi trong suốt cuộc đời của các nhân viên đó, tuy có nhiều thông tin thay đổi thường xuyên như quá trình công tác, tình trạng hôn nhân, con cái, địa chỉ… Nhân viên Lấy thông tin 6.1 Cập nhậtTT 6.2 Sao lưu 6.3 Yêu cầu TT TT cập nhật Thông tin Đề nghị sao lưu HSNV HSLưu Các thông tin như quá trình công tác, quá trình đào tạo, khen thưởng kỉ luật, được cập nhật ngay khi có quyết định đối với nhân viên, các thông tin cần bổ xung, sửa đổi khác sẽ được các nhân viên chuyển cho hệ thống khi hệ thống yêu cầu. Công việc này được tiến hành một cách đều đặn và thường xuyên nhằm đảm bảo cho các thông tin về nhân viên trong cơ sơ dữ liệu luôn được cập nhật một cách chính xác. 2.7 Định nghĩa chức năng :”Thống kê ,báo cáo,tìm kiếm” BDL Định nghĩa chức năng 7 Nhận Y/C 7.1 LậpBC,tìm kiếm TT 7.2 Trả lời 7.3 Lãnh đạo HSNV HSLưu Yêu cầu báo cáo ,thống Báo cáo BC,TK Yêu cầu Để đáp ứng được nhu cầu báo cáo thống kê của lãnh đạo, ta chia báo cáo ra làm hai loại. Loại 1 báo cáo động, sẽ báo cáo những thông tin cập nhật mà có trong cơ sở dữ liệu, loại 2 là báo cáo theo mẫu có sẵn ta chỉ việc chọn thông tin cần báo cáo, sau đó hệ thống sẽ đưa ra báo cáo hoàn tất . Ngoài ra chức năng này của hệ thống còn đáp ứng những nhu cầu về thống kê, tìm kiếm thông tin của cấp trên . 2.4. Mô hình liên kết thực thể Mô hình thực thể liên kết E-R của hệ thống quản lí nhân sự tại công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh học vấn Hồ sơ Nhân viên Ngoại ngữ Chuyên môn Phòng ban Chức vụ Khen thưởng_KL QT công tác QT đào tạo QT khen thưởng_KL QHGĐình Dân tộc Tôn giáo TĐ tin học Hệ đào tạo 2.5. Quy tắc đặt tên bảng ,tên các trường mã Cơ sở dữ liệu được thiết kế gồm 20 bảng, trong đó có bảng HOSO là bảng chính có chứa tất cả thông tin về nhân viên và khoá chính của bảng là MNVIEN Các bảng dữ liệu được phân thành hai nhóm: Nhóm dữ liệu mô tả quan hệ hoặc quá trình công tác chúng gồm các bảng con như: QTCTAC,QHGDINH… Nhóm bảng thứ hai là các bảng mô tả kiểu của một trường dữ liệu như: DVI, TGIAO, DTOC… *Quy ước đặt tên bảng:  Tên bảng quá trình = ‘QT’ + viết tắt + từ cuối cùng viết đầy đủ  Tên bảng danh mục = viết tắt + từ cuối cùng viết đầy đủ  Tên các bảng được viết một cách đầy đủ : SOYEU, HOSO, DANGNHAP. Các trường trong bảng dữ liệu được phân ra theo hai loại chính: trường mã và trường dữ liệu. *Quy ước đặt tên các trường: o Tên các trường mã = ‘M’ + tên bảng mã o Các trường khác = viết đầy đủ o Tên một số trường = chữ đầu tiên viết đầy đủ + viết tắt ví dụ: NGAYBD, NGAYHD, LOAIHD… *Cách đánh mã đơn vị - MCVU: xác định mã chức vụ (giám đốc,bảo vệ…) - MNVIEN: xác định mã của mỗi nhân viên trong công ty - MCMON: xác định mã chuyên môn của mỗi nhân viên - MDTAO: xác định mã đào tạo (chính quy, tại chức…) - MDTOC: xác định mã dân tộc của mỗi nhân viên - MTGIAO: xác định mã tôn giáo của nhân viên - MPBAN: xác định mã của mỗi phòng ban trong công ty(P. kinh doanh, P.kế toán…) - MTHOC: xác định mã trình độ tin học - MNNGU: xác định mã ngoại ngữ - MHVAN: xác định mã học vấn - MHTHUC: xác định hình thức khen thưởng kỉ luật 2.6. Xây dựng các bảng: Cơ sở dữ liệu được thiết kế làm 20 bảng chứa đầy đủ thông tin về nhân sự.Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một nhóm hay nhiều bảng có liên quan đến nhau. Mỗi bảng có các dòng (record) và các cột (field) ghi chép dữ liệu về một cá nhân. Mục đích thiết kế CSDL nhằm xác định một cách chi tiết và chính xác những đối tượng sẽ sử dụng trong chương trình, tránh sự trùng lặp thông tin. Thực hiện chuẩn hoá thông tin: Nhằm xác định các bảng dữ liệu với mục đích giảm thiểu sự dư thừa thông tin, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, đảm bảo khả năng truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao cho người dùng. Bảng 1: HOSO (bảng hồ sơ nhân viên) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MNVIEN TEXT 5 Mã nhân viên 2 HOTEN TEXT 30 Họ tên nhân viên 3 GIOITINH TEXT 10 Giới tính 4 NGAYSINH DATE\TIME Ngày sinh 5 NOISINH TEXT 50 Nơi sinh 6 NGUYENQUAN TEXT 50 Nguyên quán 7 DIACHI TEXT 60 Địa chỉ 8 DANTOC TEXT 10 Dân tộc 9 TONGIAO TEXT 10 Tôn giáo 10 SOCMND NUMBER long integer Số chứng minh nhân dân 11 NGAYCAP DATE\TIME Ngày cấp 12 NOICAP TEXT 10 Nơi cấp 13 HOCVAN TEXT 10 Học vấn 14 CHUYENMON TEXT 10 Chuyên môn 15 NGOAINGU TEXT 10 Ngoại ngữ 16 MCVU TEXT 5 Mã chức vụ 17 VOCHONG TEXT 10 Vợ chồng 18 CON NUMBER long integer con 19 DIENTHOAI NUMBER long integer điện thoại 20 MTHOC TEXT 5 Mã tin học 21 MCMON TEXT 5 Mã chuyên môn 22 MTGIAO TEXT 5 Mã tôn giáo 23 MNNGU TEXT 5 Mã ngoại ngữ 24 MTINH TEXT 5 Mã tỉnh thành 25 MDTOC TEXT 5 Mã dân tộc 26 MDTAO TEXT 5 Mã đào tạo 27 MPBAN TEXT 5 Mã phòng ban 28 MHTHUC TEXT 5 Mã hình thức 29 MHVAN TEXT 5 Mã học vấn Bảng 2:CVU (bảng chức vụ) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MCVU Text 5 Mã chức vụ 2 CHUCVU Text 10 Chức vụ Bảng 3:CMON (bảng chuyên môn) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MCMON Text 5 Mã chuyên môn 2 CHUYENMON Text 10 Chuyên môn Bảng 4:DTOC (bảng dân tộc) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MDTOC Text 5 Mã dân tộc 2 DANTOC Text 10 Dân tộc Bảng 5:HDTAO (bảng hệ đào tạo) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MDTAO Text 5 Mã đào tạo 2 DAOTAO Text 10 Đào tạo Bảng 6:HTHUC (bảng hình thức) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MHTHUC Text 5 Mã hình thức 2 HINHTHUC Text 10 Hình thức Bảng 7:TDTHOC (bảng trình độ tin học) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MTHOC Text 5 Mã trình độ tin học 2 TINHOC Text 10 Tin học Bảng 8:HVAN (bảng học vấn) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MHVAN Text 5 Mã học vấn 2 HOCVAN Text 10 Học vấn Bảng 9:NNGU (bảng ngoại ngữ) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MNNGU Text 5 Mã ngoại ngữ 2 NGOAINGU Text 10 Ngoại ngữ Bảng 10:TTHANH (bảng tỉnh thành) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MTINH Text 5 Mã tỉnh thành 2 TINHTHANH Text 10 Tỉnh thành Bảng 11:PBAN (bảng phòng ban) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MPBAN Text 5 Mã phòng ban 2 PHONGBAN Text 10 Phòng ban Bảng 12: TGIAO (bảng tôn giáo) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MTGIAO Text 5 Mã tôn giáo 2 TONGIAO Text 10 Tôn giáo Bảng 13:HDONG (bảng hợp đồng) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MLHDONG Text 5 Mã tôn giáo 2 LOAIHOPDONG Text 10 Loại hợp đồng Bảng 14:HDLDONG (bảng hợp đồng lao động) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MNVIEN Text 5 Mã nhân viên 2 HOTEN Text 30 Họ tên nhân viên 3 MLHDONG Text 5 Mã loại hợp đồng 4 NGAYHD Date\time Ngày hợp đồng 5 SOHD Number Long integer Số hợp đồng 6 LOAIHD Text 10 Loại hợp đồng 7 NGAYBD Date\time Ngày bắt đầu 8 NGAYKT Date\time Ngày kết thúc Bảng 15:KTKLUAT (bảng khen thưởng lỉ luật) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MNVIEN Text 5 Mã nhân viên 2 HOTEN Text 30 Họ tên nhân viên 3 MHTHUC Text 5 Mã hình thức 4 HINHTHUC Text 50 Hình thức 5 LYDO Text 50 Lý do của hình thức 6 NGAY Date\time Ngày khen thưởng kỉ luật 7 MPBAN Text 5 Mã phòng ban 8 PHONGBAN Text 10 Phòng ban Bảng 16:QTDTAO (bảng quá trình đào tạo) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MNVIEN Text 5 Mã nhân viên 2 HOTEN Text 30 Họ tên nhân viên 3 MHVAN Text 5 Mã học vấn 4 HOCVAN Text 10 Học vấn 5 MCMON Text 5 Mã chuyên môn 6 CHUYENMON Text 10 Chuyên môn 7 MDTAO Text 5 Mã đào tạo 8 DAOTAO Text 10 Đào tạo 9 NGAYBD Date\time Ngày bắt đầu 10 NGAYKT Date\time Ngày kết thúc Bảng 17:QTCTAC (bảng quá trình công tác) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MNVIEN Text 5 Mã nhân viên 2 HOTEN Text 30 Họ tên nhân viên 3 MPBAN Text 5 Mã phòng ban 4 MCVU Text 5 Mã chức vụ 5 CHUCVU Text 10 Chức vụ 6 NGAYCT Date\time 10 Ngày công tác 7 PHONGBAN Text 10 Phòng ban Bảng 18:SOYEU ( bảng sơ yếu lý lịch) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MNVIEN Text 5 Mã nhân viên 2 HOTEN Text 30 Họ tên nhân viên 3 TENTHUONGGOI Text 30 Tên thường gọi 4 NGAYSINH Date\time Ngày sinh 5 NOISINH Text 50 Nơi sinh 6 GIOITINH Text 5 Giới tính 7 DANTOC Text 10 Dân tộc 8 TONGIAO Text 10 Tôn giáo 9 SOCMND Number Long integer Số chứng minh nhân dân 10 NGUYENQUAN Text 50 Nguyên quán 11 VOCHONG Text 5 Vợ chồng Bảng 19:QHGDINH (bảng quan hệ gia đình) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MNVIEN Text 5 Mã nhân viên 2 QHE Text 10 Quan hệ gia đình 3 HOTEN Text 30 Tên thường gọi của người thân 4 NAMSINH Text 4 Năm sinh 5 NGHE Text 20 Nghề nghiệp của người thân 6 CHOO Text 50 Chỗ ở hiện nay của người thân 7 DCTAC Text 30 Đang công tác 8 DMAT Text 30 Đã mất 9 NHUU Text 20 Nghỉ hưu Bảng 20:DANGNHAP(bảng đăng nhập) STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích 1 MKHAU Text 5 Mật khẩu 2 TENDANGNHAP Text 30 Tên đăng nhập Chương 3:Xây dựng hệ thống quản lí nhân sự 3.1.Lựa chọn ngôn ngữ 3.1.1.Lựa chọn môi trường cài đặt CSDL 3.1.1.1.Ngôn ngữ Visual Basic và những ưu điểm của nó 3.1.1.2.Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access. 3.1.1.3.Sử dụng thiết kế Datareport. 3.2. Thiết kế giao diện 3.2.1.Màn hình đăng nhập hệ thống 3.2.2.Màn hình chính 3.2.3.Màn hình cho từng chức năng Chương 3: Xây dựng hệ thống quản lí nhân sự 3.1.Lựa chọn ngôn ngữ: 3.1.1.Lựa chọn môi trường cài đặt CSDL 3.1.1.1.Ngôn ngữ Visual Basic và những ưu điểm của nó Trong thực tế có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau và được dùng trong nhiều chương trình quản lí khác nhau như: foxpro, access, visual basic,C++,…Visual basic quản lí dữ liệu theo mô hình quan hệ. Trong mô hình này bảng (table) bao gồm các cột và các hàng , đóng vai trò quan trọng. Lợi điểm khi dùng Visual basic là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức hơn so với các ngôn ngữ lập trình khác. Visual basic gần với khái niệm trực quan, nghĩa là khi thiết kế chương trình bạn được nhìn thấy kết quả ngay sau từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Visual Basic cho phép bạn chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng về màu sắc, kích thước hình dáng của các đối tượng có mặt trong các ứng dụng cũng như thiết kế dữ liệu cho các ứng dụng đó. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic có các đặc điểm chính sau: - Kế thừa mọi ưu điểm của ngôn ngữ BASIC, nên quen thuộc với các lập trình viên. - Cho phép lập trình Visaul trong môi trường windonws. - Về cơ bản ngôn ngữ Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng. - Cho phép lập trình hướng đối tượng và lập trình Internet. - Tạo rất nhiều thuận lợi cho việc lập trình nhờ sử dụng các công cụ điều khiển có sẵn trong Visual Basic . Nhờ vậy mà việc lập trình trong Visual Basic dễ dàng hơn và đỡ tốn công sức hơn. - Là công cụ tuyệt vời để lập trình cơ sở dữ liệu. - Cho phép tạo ra các chương trình WINDONW độc lậo dưới dạng tệp khả thi (* . EXE). Người sử dụng (NSD) có thể chạy (thực hiện) chương trình đó trong môi trường WINDONW mà không cần có Visual Basic trong hệ thống của họ. - Visual Basic là đối thủ cạnh tranh đáng gờm của ngôn ngữ lập trình C++. Một khả năng khác của ngôn ngữ Visual basic chính là khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động và có thể tạo nhiều dự án khác cùng một lúc. Hiệu quả mang lại khi làm việc với Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng và hướng sự kiện, nó làm việc dựa trên các điều khiển và các thành phần, để tạo lập ứng dụng. 3.1.1.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access Microsoft Access là một trong bốn phần mềm ứng dụng của bộ Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint). Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DataBase Management System-DTMS) -viết tắt là cơ sở dữ liệu dùng để tạo, xử lí các cơ sở dữ liệu. Access có khả năng trao đổi dữ liệu với những ứng dụng khác thông qua 3 tính năng: nhặt, gắn, xuất. Hệ định nghĩa khoá của một bảng và sau đó tự động kiểm tra sự trùng khoá mà không phải lập chương trình để kiểm tra . Cho phép quản lí các số liệu một cách thống nhất có tổ chức, liên kết các số liệu dời dạc lại với nhau và giúp người sử dụng có thể thiết kế chương trình một cách tự động . Trong công tác quản lí hiện đại bây giờ thì việc áp đụng công nghệ thông tin như một vấn đề cần thiết trong mỗi một cơ quan, doanh nghiệp hay công sở nào. Xu hướng của công nghệ thông tin càng ngày càng phát triển một cách mạnh mẽ, vì vậy mỗi cơ quan doanh nghiệp, các đơn vị kinh doanh sẽ phải xây dựng cho mình hệ thống thông tin quản lí phù hợp với thực tế hoạt động của công ty mình. Chương trình quản lí được xây dựng dựa trên một hệ quản trị cơ sở dữ liệu được thực hiện một cách tự động là chủ yếu. Hiện nay trên thế giới có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sử dụng như: SQL Server, Microsoft Access, Microsoft Foxpro, Visual Foxpro, Oracle. Các hệ quản trị này giúp ích rất lớn trong việc quản lí cơ sở dữ liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu. Ở nước ta hiện nay thì những hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft Access, Microsoft Foxpro, Visual Foxpro, đang được sử dụng nhiều nhất. 3.1.1.3.Sử dụng thiết kế Datareport: Thiết kế Datareport là một trực quan để tạo báo cáo tích hợp trong môi trường phát triển VB. Thiết kế Datareport cung cấp các chức năng hết sức cơ bản , nhưng có ưu điểm là dễ sử dụng. Để tạo báo cáo ta làm theo các bước sau: + Trong đề án, từ menu Project,chọn Add Datareport. + Thiết kế Datareport được thêm và đề án. Datareport chứa một số phân đoạn: - Report Header hiển thị một lần ở đầu báo cáo. - Report Footer hiển thị một lần ở cuối báo cáo. - Page Header hiển thị ở đầu mỗi trang. - Page Footer hiển thị một lần ở cuối mỗi trang. - Detail Section hiển thị các dòng dữ liệu. - Một hay nhiều group header hay footer hiển thị tại đầu và cuối của một phân đoạn nhóm. Do vậy trong chuyên đề tốt nghiệp này em lựa chọn ngôn ngữ Visual basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access để xây dựng chương trình quản lí. Và sử dụng thiết kế datareport có sẵn trong VB 3.2.Thiết kế giao diện Thiết kế giao diện là một khâu quan trọng trong quá trình xây dựng một ứng dụng. Biểu mẫu là khâu trung gian nối kết giưã người sử dụng và các câu lệnh. Để tạo hệ thống menu cho màn hình chính ta vào tools\ Menu Editor 3.2.1.Màn hình đăng nhập hệ thống: Màn hình này đòi hỏi bạn phải có mật khẩu và có tên đăng nhập khi bạn muốn sử dụng chương trình, nếu bạn đăng nhập sai thì xuất hiện một hộp thoại báo cho bạn biết rằng bạn đã đăng nhập sai, và bạn cần đăng nhập lại. Màn hình này có tác dụng bảo vệ chương trình tránh trường hợp có ai đó vào chương trình sửa, xoá linh tinh hoặc làm sáo trộn chương trình, khiến ngưòi sử dụng không thể kiểm soát được chương trình của mình. Tên đăng nhập : 1 Mật khẩu : 1 Giao diện gồm có:  2 – command (nút lệnh)  2 – textbox (hộp văn bản)  2 – frame (khung)  3 – lable (nhãn)  1 – pictuerbox (hộp chứa tranh) 3.2.2.Màn hình chính: Màn hình này dùng cho việc lựa chọn các chức năng khác nhau trong chương trình. Đây chính là màn hình chính của chương trình, nó chứa đầy đủ thông tin cần thiết cua nhân viên, như Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên, quá trình công tác, quá trình đào tạo… 3.2.3.Màn hình cho từng chức năng: 3.2.3.1. Màn hình cập nhật danh mục: Danh mục này cho phép bạn cập nhật mã phòng ban, tên phòng ban trong công ty, bạn cũng có thể thêm, sửa, xoá, các phòng ban không còn nữa. 3.2.3.2.Hồ sơ nhân viên Hồ sơ nhân viên gồm có Form chứa thông tin và một Form cập nhật thông tin của nhân viên. Nếu bạn muốn nhập thông tin mới về nhân viên thì bạn sẽ nhập đầy đủ thông tin cần thiết về nhân viên đó, sau đó thông tin mà bạn vừa nhập vào sẽ được lưu sang một Form khác, Form này chứa toàn bộ thông tin của nhân viên trong công ty. 3.2.3.3.Quan hệ gia đình Màn hình này cho phép người quản lí cập nhật thông tin về gia đình của nhân viên, nó rất tiện cho quá trình theo dõi nhân viên và mối quan hệ của nhân viên với gia đìnhcủa mình. 3.2.3.4.Quá trình đào tạo Màn hình này cho phép người quản lí thêm, xoá, sửa, về quá trình đào tạo của nhân viên. 3.2.3.5.Màn hình tìm kiếm: Màn hình này cho phép bạn tìm kiếm và tra cứu một cách nhanh nhất thông tin về các nhân viên trong công ty. Bạn có thể tra cứu thông tin nhân viên theo mã, theo tên, theo địa chỉ 3.2.3.6. Báo cáo: Kết luận Cùng với sự phát triển vô cùng mạnh mẽ của công nghệ thông tin trên thế giới, sự phát triển công nghệ thông tin ở nước ta hiện nay đang bước vào thời kỳ mới. Đặc biệt trong những năm gần đây, với xu thế mở cửa và hội nhập đã tạo ra nhiều cơ hội nhưng cũng đem lại không ít những thách thức cho nền kinh tế nước ta. Đứng trước tình hình đó Đảng và nhà nước ta đã có những bước đi đúng đắn, vừa học tập rút kinh nghệm của các nước đi trước lại vừa có sự sáng tạo. Một trong những sáng tạo đó là. Đi trước đón đầu nhất là trong lĩnh vực viễn thông và công nghệ thông tin. Trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, việc quản lí là một nhu cầu thiết yếu, trong đó nhu cầu quản lí nhân sự là một vấn đề mà mọi doanh nghiệp đều hết sức quan tâm. Để đáp ứng nhu cầu đó các doanh nghiệp cần có chương trình quản lí riêng phù hợp với quy mô và khả năng của công ty, trong thời gian thực tập tại công ty TNHH đầu tư và phát triển công nghệ Việt anh Minh. Em đã xây dựng chương trình quản lí nhân sự tại công ty để làm đề tài thực tập của mình. Chương trình quản lí này cho phép ta quản lí như: Hồ sơ nhân viên, quá trình đào tạo, quá trình công tác và các thông tin khác về nhân viên. Chương trình này giúp người quản lí nắm bắt, tìm kiếm, tra cứu một cách nhanh chóng thông tin chi tiết của từng nhân viên, từ đó đưa ra những dự báo để sẵn sàng giải quyết những nhân viên nào sẽ được tăng lương, những cán bộ về hưu để bổ xung kịp thời. Đối với người sử dụng có thể truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng chính xác, người sử dụng có thể thêm, xoá, sửa, những thông tin về nhân viên đơn giản và nhanh chóng. Chương trình quản lí này được xây dựng bằng ngôn ngữ Visual Basic kết nối với cơ sở dữ liệu (SQL) của Access. Nhưng vì thời gian có hạn, vấn đề nghiên cứu còn nhiều nội dung phức tạp và khả năng phân tích đánh giá còn nhiều hạn chế, vì vậy báo cáo chắc chắn còn nhiều thiếu sót và chưa thật sâu sắc. Vì vậy em rất mong được sự thông cảm và mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ các thầy cô giáo trong khoa để đề tài của em được tốt hơn. Mục lục Lời nói đầu: .....................................................................................................1 Chương 1:Khảo sát và đánh giá hệ thống nhân sự........................ 4 1.1.Thực trạng của lĩnh vực quản lí nhân sự .......................................4 1.1.1.Chức năng và nhiệm vụ của công ty ...........................................5 1.1.1.1.Chức năng .............................................................................5 1.1.1.2.Nhiệm vụ của công ty ...........................................................5 1.1.2. Đối tượng của quản lí nhân sự .................................................. 6 1.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty ........................................................6 1.1.4.Nhiệm vụ của quản lí nhân sự .................................................... 9 1.1.4.1.Tuyển mới nhân viên............................................................. 9 1.1.4.2.Quản lí hồ sơ của nhân viên trong quá trình họ làm việc tại công ty ............................................................................................................ 10 1.2.Tính cấp thiết của đề tài ............................................................... 12 1.2.1.Hệ thống hiện tại và nhược điểm của nó ................................... 12 1.2.2.Tính cấp thiết của đề tài ............................................................ 13 1.3.Mục tiêu ......................................................................................... 14 1.4.Những việc đã làm ........................................................................ 14 1.4.1.Tác dụng chính của hệ thống mới ............................................. 15 1.4.2.Hạn chế và lý do hạn chế của hệ thống mới .............................. 15 1.4.3.Hướng phát triển của đề tài ....................................................... 15 Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lí nhân sự .......... 17 2.1.Phân tích tác nghiệp ........................................................................ 17 2.2.Biểu đồ phân cấp chức năng ........................................................... 18 2.3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh ........................................... 19 2.3.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ................................................ 20 2.3.1.1. Định nghĩa chức năng “Tuyển mới” ................................... 21 2.3.1.2. Định nghĩa chức năng “Đề bạt bổ nhiệm” .......................... 22 2.3.1.3. Định nghĩa chức năng “Đào tạo bồi dưỡng” ....................... 23 2.3.1.4.Dịnh nghĩa chức năng “Khen thưởng lỉ luật”....................... 24 2.3.1.5. Định nghĩa chức năng “Thôi việc nghỉ việc” ...................... 25 2.3.1.6. Định nghĩa chức năng “chỉnh sửa,cập nhật,sao lưu” ........... 26 2.3.1.7. Định nghĩa chức năng “Thống kế,báo cáo,tìm kiếm” ......... 27 2.4.Mô hình thực thể liên kết ............................................................. 28 2.5.Quy tắc đặt tên bảng tên các trường mã ..................................... 29 2.6.Xây dựng các bảng ........................................................................ 30 Chương 3:Xây dựng hệ thống quản lí nhân sự ............................ 38 3.1.Lựa chọn ngôn ngữ ....................................................................... 38 3.1.1.Lựa chọn môi trường cài đặt ..................................................... 38 3.1.1.1.Ngôn ngữ Visual Basic và những ưu điểm của nó .............. 38 3.1.1.2.Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access ........................................ 39 3.1.1.3.Sử dụng thiết kế Datareport ................................................ 40 3.2.Thiết kế giao diện .......................................................................... 41 3.2.1.Màn hình đăng nhập hệ thống ................................................... 41 3.2.2.Màn hình chính ......................................................................... 43 3.2.3.Màn hình cho từng chức năng ................................................... 44 3.2.3.1.Cập nhật danh mục ............................................................. 44 3.2.3.2.Hồ sơ nhân viên ................................................................. 45 3.2.3.3.Quan hệ gia đình ................................................................ 46 3.2.3.4.Quá trình công tác .............................................................. 47 3.2.3.5.Tìm kiếm ............................................................................ 47 3.2.3.6. Báo cáo ............................................................................. 48 Kết luận: ...................................................................................................... 48