Luận văn Quy trình làm hàng xuất của công ty tnhh dịch vụ hàng hải jardine

ng, bố trí xe, công nhân và người áp tải (nếu cần) + Tiến hành giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao và Final Report. Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet. + Khi giao nhận một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) để lập vận đơn. Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập bảng tổng kết xếp hàng lên tàu( General Loading Report) và cùng ký xác nhận với tàu. Đây cũng là cơ sở để lập B/L. - Lập bộ chứng từ thanh toán. Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng. Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm : B/L, hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng… - Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần. - Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho. - Tính toán thường phạt xếp dỡ nếu có. Đối với hàng hóa không lưu kho bãi tại cảng : Đây là các hàng hóa xuất khẩu do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho riêng của mình hoặc từ phương tiện vận tải của mình để giao trực tiếp cho tàu. Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng. Sau khi đã đăng ký với cảng và ký kết hợp đồng xếp dỡ, hàng cũng sẽ được giao nhận trên cơ sở tay ba (cảng, tàu và chủ hàng). Số lượng hàng hóa sẽ được giao nhận, kiểm đếm và ghi vào Tally sheet có chữ ký xác nhận của ba bên. Ÿ Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container : - Nếu gửi hàng nguyên (FCL/FCL) + Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác điền vào Booking Note và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc địa lý tàu biển để xin ký cùng với danh mục hàng xuất khẩu. + Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn, hãng tàu giao Packing List và Seal. + Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình. + Chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có ) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sauk hi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container. Chủ hàng điều chỉnh lại Packing List và Cargo List nếu cần. + Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại CY qui định hoặc hải quan cảng trước khi hết thời gian qui định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate’s Receipt. + Sauk hi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate’s Receipt để đổi lấy vận đơn. - Nếu gửi hàng lẻ (LCL/LCL) + Chủ hàng gửi Booking cho hãng tàu hoặc đại lý của hảng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu. Sau khi Booking Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng. + Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại CFS hoăc ICD. + Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hóa và giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn. + Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến. + Tập hợp bộ chứng từ để thanh toán. Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng : Ÿ Cảng nhận hàng từ tàu : - Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest), ), sơ đồ hầm tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác như Hải quan, Ðiều độ, cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng. - Cảng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hầm tàu ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào biên bản thì mời cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng. - Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về kho, bãi. Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá và ghi vào Tally Sheet. - Hàng sẽ được xếp lên ô tô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L. - Cuối mỗi ca và sau khi xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hóa giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet. - Lập Bản kết toán nhận hàng với tàu ( ROROC) trên cơ sở Tally Sheet. Cảng và tàu đều ký vào Bản kết toán này, xác nhận số lương thực giao so với Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và B/L. - Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp Phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao thiếu. Ÿ Cảng giao hàng cho chủ hàng : - Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng(D/O- Delivery order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng. - Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên bản;- Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O; - Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ một D/O và làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng. - Chủ hàng làm thủ tục hải quan. Sauk hi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở hàng về kho. Đối với hàng không lưu kho, bãi tại cảng; khi chủ hàng có khối lượng hàng hoá lớn chiếm toàn bộ hầm hoặc tàu hoặc hàng rời như phân bón, xi măng, clinker, than quặng, thực phẩm…thì chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.Trước khi nhận hàng, chủ hàng phải hoàn tất các thủ tục hải quan và trao cho cảng B/L, lệnh giao hàng( D/O). Sau khi đối chiếu với Bản lược khai hàng hoá Manifest, cảng sẽ lên hoá đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao hàng thẳng để chủ hàng trình cán bộ giao nhận cảng tại tàu để nhận hàng.Sau khi nhận hàng, chủ hàng và giao nhận cảng cùng ký bản tổng kết giao nhận và xác nhận số lượng hàng hoá đã giao nhận bằng Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho. Ðối với tàu vẫn lập Tally Sheet và ROROC. 1.3. Các thủ tục, quy định áp dụng tại Việt Nam (Nghị định, thông tư về quy cách, chất lượng kiểm hóa hàng hóa, quy định về giao nhận hàng, thủ tục ngân hàng) - Thông tư số : 59/2007/TT-BTC về hướng dẫn thi hành thuế xuất khẩu, nhập khẩu, quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. - Quyết định số 75/2008/QĐ-BTC ngày 10/9/2008 về sửa đổi, bổ sung một số điều của quyết định số 50/2008/QĐ-BTC quy định mức thu, chế độ thu nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) - Thông tư số 129/2008/TT-BTC về việc hướng dẫn thi hành một số điều của luật thuế GTGT và hướng dẫn thi hành nghị định số 123/2008/NĐ-CP ngày 8/12/2008 của Chính phủ qui định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật thuế GTGT. - Thông tư số 05/2009/ TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về thủ tục hải quan, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo nghị định số 30/2008/NĐ-CP ngày 11/12/2008 của Chính phủ. 1.4 Giới thiệu chung về công ty Jardine Shiping Services là một thành viên của Jardine Matheson Group. Được thành lập năm 1832 tại Trung Quốc, trụ sở chính đặt tại Hong Kong, Jardine Matheson là tập đoàn đa quốc gia với danh mục vốn đầu tư tập trung chủ yếu ở Châu Á. Có doanh thu hàng năm hơn 8 tỷ USD, và có hơn 130.000 nhân viên trên 30 quốc gia Với một danh mục vốn đầu tư nước ngoài trong những lĩnh vực kinh doanh hàng đầu, Jardine Matheson Group là một tập đoàn có nhiều kinh nghiệm ở khu vực Châu Á. Lợi tức kinh doanh đến từ Jardine Pacific, Jardine Motors Group, Hongkong Land, Dairy Farm, Mandarin Oriental, Jardine Cycle & Carriage and Jardine Lloyd Thompson. Đây là những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cơ khí xây dựng, dịch vụ vận chuyển, kinh doanh xe máy, bất động sản, bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ tài chính, và mi giới bảo hiểm. Jardine Shipping Services là nhà cung cấp dịch vụ hàng hải hàng đầu với một mạng lưới rộng khắp Châu Á. Ngoài việc kinh doanh chủ yếu vế tàu biển và đại lý cảng, công ty còn cung cấp đầy đủ những dịch vụ liên quan cho người gửi hàng, người điều hành ở cảng. Hơn 160 năm qua, công ty đã đặt ra nhiều tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ mới để đáp ứng nhu cầu của ngành hàng hải quốc tế. Trong môi trường kinh doanh năng động và đầy thử thách như hiện nay, nhiệm vụ của Jardine Shipping Services sẽ được thừa nhận bởi khách hàng trên toàn thế giới, những người đứng đầu không ai tranh cãi được, đối với công nghiệp hàng hải ở Châu Á. Một trong những đại lý hàng hải của nước ngoài đầu tiên, Jardine Shipping Services có mặt ở Việt Nam từ năm 1990 với tư cách là văn phòng đại diện ở Thành Phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng. Đến năm 2006 thì Công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ hàng hải Jardine được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số: 4102007573 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp ngày 08/01/2006. Ngày 15/02/2006, Công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ hàng hải Jardine chính thức đi vào hoạt động. Tên công ty : Công ty trách nhiệm hữu hạn hàng hải Jardine. Tên giao dịch quốc tế : Jardine Shipping Services Ltd. Tên viết tắc : JSS. Trụ sở chính : Tầng 4, Sai Gon Port Building, 03 Nguyễn Tất Thành, Quận 4, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Điện thoại : 84-8-9434546 Fax : 84-8-9434547 Email : jss-portvietnam@hcm.vnn.vn Website : www.jardine-shipping.com Mã số thuế : 0304147893 Công ty có số vốn điều lệ hiện tại là 500.000 USD 1.5 Lĩnh vực hoạt động 1.5.1 Chức năng và nhiệm vụ Công ty Jardine là doanh nghiệp chuyên về hoạt động đại lý vận tải quốc tế về đường biển, qua đó công ty có trách nhiệm: - Lựa chọn tuyến đường, phương tiện vận tải, người chuyên chở thích hợp, lưu cước đối với người chuyên chở đã chọn và thanh toán cước phí và những chi phí khác bao gồm cả tiền cước. - Dịch vụ ủy thác và khai thuê Hải Quan. Thay mặt người xuất khẩu: - Nghiên cứu những điều khoản trong thư tín dụng, đóng gói hàng hóa ( trừ việc này do người gửi hàng làm trước khi giao hàng cho công ty) có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất hàng hóa và những luật lệ áp dụng nếu có ở nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và nước quá cảnh. - Lo việc lưu kho hàng hóa nếu cần. Lưu ý người gửi hàng cần phải mua bảo hiểm cho hàng hóa, và nếu được yêu cầu thì người giao nhận có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng. - Vận chuyển hàng hoá đến cảng, lo liệu việc khai báo Hải quan,chứng từ liên quan và giao hàng cho người chuyên chở. Nhiệm vụ: - Tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước. - Tổ chức quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả. Giữ vững uy tín và lòng tin đối với khách hàng hiện tại, tìm kiếm khách hàng mới. - Tạo mọi điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn.Nâng cao chất lượng phục vụ đáp ứng nhu cầu thị trường, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. 1.5.2 Lĩnh vực hoạt động: Jardine Shipping Services làm đại lý cho 8 công ty vận chuyển: UASC : United Arab Shipping Co. (S.A.G) BULKHAUL : BULKHAUL Limited CULines : China United Lines Ltd. KYOWA : KYOWA Shipping Co. Ltd. MARUBA : MARUBA CLAN S.A SITC Group : SITC Container Lines Ltd. INFINITY : Infinity Lines SDN BHD SINSPEC : SINSPEC Container Management Và REALLINK LOGISTICS là của Jardine. Do đó hoạt động chủ yếu của công ty là vận chuyển hàng hóa quốc tế. Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ về vận chuyển trong và ngoài nước bao gồm: hàng lẻ (LCL), hàng nguyên Container (FCL), hàng rời (Break-Bulk) Ngoài ra, Jardine còn cung cấp cho khách hàng các dịch vụ hỗ trợ cho việc vận chuyển hàng hóa như: đóng gói bao bì, bảo hiểm hàng hóa, lập chứng từ, thủ tục hải quan, kho bãi, bảo hiểm hàng hải... Do hoạt động của mỗi hãng mà Jardine làm đại lý là khác nhau, nên Jardine làm việc tùy theo cơ chế hoạt động của từng hãng. Và mục đích hoạt động của công ty là thu hút nhiều khách hàng và tạo mối quan hệ gắn bó với khách hàng và các hãng tàu. Tổ chức tốt xuất nhập khẩu ủy thác cho mọi cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu. 1.6 Cơ cấu tổ chức 1.6.1 bộ máy quản lí Với cơ cấu tổ chức công ty đơn giản và gọn nhẹ, dưới đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty: BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC PHÁT TRIỂN KINH DOANH GIÁM ĐỐC IT PHÒNG KẾ TOÁN Nguồn: Phòng phát triển kinh doanh – Công ty Jardine Hình 1.1: Cơ Cấu Tổ Chức của công ty TNHH Dịch vụ Hàng hải Jardine VN 1.6.2 Nhiệm vụ chức năng của các phòng ban: Tổng số cán bộ công nhân viên : 55 người Nguồn: phòng kế toán Công Ty Jardine Hình 1.2 : cơ cấu nhân sự của công ty. Tất cả nhân viên điều có trình độ cao đẳng đến đại học, trên đại học, chuyên môn nghiệp vụ và mọi nhân viên đều có trình độ về ngoại ngữ. Tổng Giám đốc: Giám đốc là ngưới đứng đầu đảm nhiệm vai trò điều hành quản lý Jardine Shipping Services ở Việt Nam, là đại diện pháp nhân của công ty trong quan hệ làm ăn với các đối tác trong và ngoài nước. Giám đốc làm việc theo nguyên tắc cùng bàn bạc thống nhất với Phó giám đốc và các trưởng phòng đồng thời có nhiệm vụ xây dựng các chiền lược kinh doanh và định hướng kế hoạch phát triển trong tương lai của công ty. Phó giám đốc: giúp giám đốc quản lý, điều hành một số công việc Giám đốc giao, là người Giám đốc ủy quyền ký một số văn bản đã ký trước pháp luật. Giám đốc phát triển kinh doanh: giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty, tiến hành tham mưu cho Giám đốc các kế hoạch kinh doanh, tổ chức thực hiện tìm các nguồn hàng mới. Phòng kế toán - tài vụ: Giám sát các khoản thu chi, tiến hành hạch toán kinh doanh thông qua sổ sách, chứng từ. Cụ thể: - Quản lý tài chính, tài sản, hàng hóa và điều phối vốn kịp thời cho các hoạt động kinh doanh của công ty. - Xây dựng báo cáo tài chính về tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của công ty, cân đối lãi lỗ,... - Thực hiện đúng nghĩa vụ như: nộp thuế, thanh toán cước kiểm tra tài chính của công ty theo yêu cầu của Nhà Nước. Giám đốc IT: quản lý điện toán, thông tin tư liệu. Do Jardine làm đại lý của 8 công ty vận chuyển nên công ty chia ra nhiều bộ phận và hoạt động theo cơ chế của từng hãng. Mỗi bộ phận hoạt động độc lập với nhau, và giám đốc của mỗi bộ phận được ủy quyền quản lý bộ phận đó. Sau đó, giám đốc bộ phận báo cáo kết quả hoạt động của bộ phận mình cho tổng giám đốc. Tùy vào lượng hàng của mỗi công ty vận chuyển nhiều hay ít mà bộ phận đó nhiều hay ít nhân viên. Nhiều công ty vận chuyển ít hàng có thể gộp chung một bộ phận quản lý. Bảng 1.1: số lượng nhân viên của các bộ phận. Bộ phận Số lượng nhân viên (người) UASC 14 SITC 14 MARUBA/INF 4 BULKHAUL/KYOWA 4 FF/LOG 3 PORT AGENCY 2 SURVEYING 3 HẢI PHÒNG 5 Nguồn: phòng kế toán công ty JARDINE 1.7 Tình hình hoạt động của công ty qua các năm gần đây Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Đơn vị tính: 1.000 đồng CHỈ TIÊU 2006 2007 2008 Doanh thu 41,307,499 63,200,474 75,840,569 Các khoản giảm trừ doanh thu 1,320,000 143,000 1,526,000 Doanh thu thuần 39,987,499 63,057,474 74,314,569 Giá vốn hàng bán 23,820,050 28,584,060 34,300,872 Lợi nhuận gộp 16,167,449 34,473,414 40,013,697 Doanh thu hoạt động tài chính 2,510,200 352,000 -250,000 Chi phí tài chính 150,240 164,001 184,125 - Trong đó: Chi phí lãi vay 94,515 96,125 115,000 Chi phí bán hàng 2,501,550 3,001,860 3,482,158 Chi phí quản lý doanh nghiệp 2,500,001 3,250,001 3,900,001 Lợi nhuận thuần 13,525,857 28,409,551 32,197,411 Tổng lợi nhuận trước thuế 13,525,857 28,409,551 32,197,411 Lợi nhuận sau thuế 9,738,617 20,454,876 23,182,136 Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công Ty Jardine Bảng 1.3: biến động doanh thu, lợi nhuận của công ty qua các năm. Đơn vị tính: 1.000 đ CHỈ TIÊU CHÊNH LỆCH Năm 2007 so với 2006 Năm 2008 so với 2007 doanh thu 21,892,975 53% 12,640,095 20% Lợi nhuận 14,883,694 110% 3,787,860 13.3% Theo kết quả bảng trên thấy được tình hình hoạt độngcủa công ty là thuận lợi,kết quả kinh doanh của công ty ngày càng hiệu quả, tốc độ tăng doanh thu qua các năm tăng khoảng 20-25%. Năm 2008 doanh thu của công ty là 75,840,570đồng, tăng 20% so với năm 2007 và 84% so với năm 2006. Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2008 là 23,182,136 đồng, gấp 1.13 lần (tăng 13%) so với năm 2007, và gấp 2.38 lần (tăng 138%) so với năm 2006. CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ISO TANK CONTAINER. 2.1 Quy trình thực hiện làm hàng của công ty Jardine là một công ty dịch vụ hàng hải, làm đại lý cho nhiều công ty vận chuyển của nước ngoài. Do đó tùy thuộc từng công ty vận chuyển mà Jardine có những dịch vụ hàng hải khác nhau. Trong quá trình thực tập tại Jardine, em được học hỏi và làm việc tại bộ phận làm đại lý cho công ty vận chuyển BULKHAUL nên trong khuôn khổ bài báo cáo này em sẽ trình bày Qui trình xuất khẩu hàng hóa bằng ISOTank ( hay còn gọi là Cont bồn) tại Jardine. Công ty vận chuyển BULKHAUL chỉ có ISO Tank, không có tàu. Do đó khi người gửi hàng có khối lượng hóa chất lớn và đủ chứa đầy một hoặc nhiều Cont bồn thì có thể xảy ra các trường hợp sau: Người gửi hàng chỉ thuê Tank của Bulkhaul, không thuê dịch vụ vận chuyển hàng hóa qua Bulkhaul. Người gửi hàng thuê Tank và dịch vụ hàng hải của Bulkhaul. Tiếp xúc khách hàng Đàm phán giá Xin giá hãng Báo giá khách hàng Xác nhận báo giá Đại lý nước ngoài Hãng tàu Kết hợp làm hàng File giá Và dưới đây là quy trình thực hiện làm một lô hàng của công ty: Hình 2.1: Quy trình thực hiện một lô hàng ü Tiếp xúc khách hàng: Đây là bước đầu tiên nhưng cũng khá quan trọng để có thể tìm kiếm khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ của mình. ü Đàm phán giá với khách hàng: Trước hết là ta chào giá với tất cả các khách hàng sau đó sẽ tiến hành đàm phán giá với các khách hàng cần quan tâm. Thông thường khách hàng cũng quan tâm tới dịch vụ của hãng tàu như thời gian vận tải nhanh hay chậm, những điều khoản miễn phí lưu container, phí mang container về kho riêng của khách hàng, cảng chuyển tải,... Nhưng điều khách hàng quan tâm nhất vẫn là giá cả có cạnh tranh hay không vì thế ta cần phải có một cơ chế giá linh hoạt để có thể thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ của chúng ta ü Xin giá hãng tàu: Hiện nay giá do hãng tàu quyết định. Nên ta lựa chọn hãng tàu mang lại lợi nhuận cao nhất và dịch vụ tốt nhất cho mình. Khi xin giá cần chú ý những điểm sau: - Phải thể hiện tên khách hàng - Cảng xếp hàng - Cảng dỡ hàng - Tên hàng hóa - Loại container sử dụng - Điều khoản thanh toán,… ü Báo giá cho khách hàng: Sau khi xin giá và nhận được xác nhận báo giá của hãng tàu, tiến hành gửi báo giá cho khách hàng mail hoặc fax. Lưu ý phải đề cập rõ các thông tin sau: - Cước vận chuyển - Các phụ phí kèm theo - Thời hạn hiệu lực của bảng báo giá - Điều khoản thanh toán,… ü Xác nhận báo giá (confirm): Sau khi chào và đàm phán giá ta phải theo dõi khách hàng và tế nhị yêu cầu khách hàng xác nhận báo giá. Nếu khách hàng đồng ý giá (confirm) tức là khách hàng đã đồng ý sử dụng dịch vụ của mình nên ta tiến hành yêu cầu hãng tàu file giá để nhận booking. Lưu ý: Riêng hàng nhập phải yêu cầu khách hàng (consignee) cung cấp tên, địa chỉ người giữ hàng, thời gian dự kiến xếp hàng để gửi sales lead cho đại lý cảng xuất hàng để họ thu xếp booking với hãng tàu. Nội dung sales lead bao gồm: - Shipper (Có đầy đủ: tên côg ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax, email,…) - Consignee - Port of loading - Port of discharge - ETD - Commodity - Carrier 2.2 Đánh giá hoạt động của công ty. 2.1.1 Thuận lợi Jardine Shipping Services vừa là đại lý của những công ty vận chuyển khác vừa có dịch vụ vận chuyển riêng nên có những thuận lợi nhất định. - Jardine Shipping Services do làm đại lý, nên có thể vừa có container vừa có tàu. Điều này giúp cho giá cước mà Jardine đem đến cho khách hàng cạnh tranh hơn từ đó có một lượng khách lớn. - Chính lợi thế trên đã tạo cho Jardine thêm lợi thế mới, đó là có thể cho các công ty vận chuyển khác thuê tank, hoặc dịch vụ hàng. - Có thể giảm tối đa chi phí nội địa tại cảng đến cũng là đại lý cho các công ty vận chuyển như Jardine. Do là đại lý nên nằm trong hệ thống đại lý của các công ty hàng hải khác ở nhiều quốc gia trên thế giới nên dịch vụ vận chuyển rất đa dạng giúp cho Jardine không hạn chế trong các tuyến đường vận chuyển của mình. Jardine cũng có nhiều dịch vụ logistics để hổ trợ cho khách hàng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Ví dụ: bao bì, kiện gỗ, khai thuê hải quan, xin C/O, kiểm dịch động thực vật, hun trùng, cho thuê kho bãi, vận chuyển nội địa, giao nhận chứng từ…Việc đa dạng hoá các dịch vụ giúp cho Jardine khẳng dịnh được khả năng vốn có của mình. Jardine có đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình và đặc biệt là chuyên nghiệp trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu và môi giới cước tàu. Jardine đã thực sự tạo được một môi trường làm việc tích cực và lành mạnh. Trong đó em thấy được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, các phòng ban, giữa cấp lãnh đạo với nhân viên, giữa công ty với khách hàng. Ngoài tính chuyên nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh, Jardine là công ty chấp hành rất tốt các chế độ, chính sách và chủ trương của nhà nước như đóng thuế đúng thời hạn và đầy đủ, tham gia các hoạt dộng xã hội, làm tròn nghĩa vụ của doanh nghiệp Chính từ những điểm thuận lợi này đã góp phần không nhỏ giúp công ty Jardine đứng vững trên thương trường và vượt qua không ít khó khăn trong việc canh tranh với nhiều công ty đối thủ. 2.2.2 Khó khăn Tuy việc kinh doanh có nhiều điểm thuận lợi, hiệu quả tương đối cao nhưng công ty Jardine không tránh khỏi một số khó khăn. Mặc dù có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhưng số lượng nhân viên ở từng bộ phận còn hạn chế. Có những bộ phận chỉ có hai nhân viên, nên rất khó khăn nếu nhân viên nghỉ phép hoặc bỏ việc. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp rất lớn đến tiến trình hoạt động bình thường của công ty. Giá cước tàu luôn biến đổi do thay sự thay đổi của thị trường, có những thời điểm giá cước tăng vọt gây hoang mang và mất thăng bằng cho khách hàng. Công ty dường như không có chính sách quảng cáo, tuyên truyền hình ảnh rộng rãi để thu hút thêm lượng khách hàng. *Giới thiệu về Tank Container: Tank Container (Cont bồn) dùng để chứa hàng hóa nguy hiểm và hàng dạng lỏng (hóa chất thể lỏng). Những thùng chứa bằng thép được chế tại phù hợp với kích thước của ISO dung tích là 20 cb.ft hình dáng như một khung sắt hình chữ nhật chứa khoảng 400 galon (15.410 lit), tùy theo yêu cầu loại container này có thể lắp thêm thiết bị làm nóng hay lạnh. Đây là loại container được chế tạo để chở hàng hóa đặc biệt, nó có ưu điểm là giảm sức lao động dùng để xếp dở hàng hóa và có thể sử dụng như một kho chứa tạm thời. Tuy nhiên nó cũng có những hạn chế như: giá thành ban đầu cao, chi phí bảo dưỡng nhiều. Trước khi cho hàng hóa vào đòi hỏi phải tốn công làm sạch thùng chứa (mỗi lần cho hàng vào là một lần phải làm vệ sinh sạch sẽ thùng chứa). Khó khăn cho vận chuyển, vì hàng dễ bay hơi, rò rỉ dọc đường, trọng lượng vỏ lớn. Ở thị trường Việt Nam, loại Tank này rất ít và hiếm, do sự hạn chế về mặt kỹ thuật của công cụ xếp, dỡ Tank nên hiện nay chỉ có loại ISO Tank Container tương đương với container thường loại 20 feet. 2.3 Quy trình làm hàng của BULKHAUL 2.3.1 Người gửi hàng thuê Tank và dịch vụ hàng hải của Bulkhaul. Trình tự thực hiện như sau: - Nhân viên sales lấy thông tin từ khách hàng và báo giá. - Quy trình giao Tank cho khách hàng. - Quy trình làm B/L. - Quy trình nhận B/L và thanh toán của khách hàng. 2.3.1.1 Nhân viên sales lấy thông tin từ khách hàng và báo giá: Do Jardine làm đại lý cho Bulkhaul (BHL) nên hàng đến từ 2 nguồn: - Hàng do BHL tìm kiếm và giao cho Jardine phụ trách việc thuê tàu vận chuyển gọi là hàng chỉ định. - Hàng do jardine tự tìm gọi là free hand. Việc sales hàng thực chất là tìm khách hàng để mua lại cước tàu mà BHL mua từ hãng tàu. Do đây là Tank nên hàng hóa là chất lỏng, và việc xác định giá cước dựa trên: - Tính nguy hiểm của chất lỏng. - Chiều dài và đặc điểm của tuyến đường chuyên chở. Sau khi tính giá cước thì nhân viên sales sẽ gửi cho khách hàng bảng Quotation và lịch tàu. (chứng từ minh họa đính kèm) Sau khi gửi bảng báo giá và lịch tàu cho khách hàng, nếu khách hàng quyết định mua cước thì nhân viên Sales sẽ lấy thêm các thông tin cần thiết như: - Tên người gửi hàng - Ngày gửi hàng - Cảng đến - Loại Contaier - Tên hàng - Hàng sẽ được đóng ở đâu (đóng tại kho riêng hay đóng bãi) Từ các thông tin trên, nhân viên Sales sẽ làm một Booking Request gửi cho bộ phận Booking. Sau khi giao Booking Request cho bộ phận Booking thì lúc này qui trình sẽ chuyển sang cho bộ phận Booking. 2.3.1.2 Bộ phận Booking: + Nhân viên Booking book chỗ cho tank từ hãng tàu: Sau khi nhận được Booking Request từ nhân viên Sales thì nhân viên Booking sẽ liên hệ với khách hàng để xác nhận lại một lần nữa những thông tin liên quan đến lô hàng vận chuyển. Sau đó từ những thông tin khách hàng cung cấp nhân viên Booking sẽ làm một Booking Request gửi cho bộ phận Booking của hãng tàu và yêu cầu phát hành “Booking Note”, Booking Note thường được gửi bằng mail. Nhận được Booking Note từ hãng tàu nhân viên Booking sẽ gửi cho khách hàng một bản. Booking Note cũng chính là Booking Confirm nhằm xác nhận lô hàng đã được nhận vận chuyển. Một số hãng tàu thể hiện Booking Note là “Lệnh cấp Contaier rỗng” nhưng thật chất nó chỉ là Giấy lưu khoang. Trên Booking Note cần thể hiện rõ các nội dung sau: - Số Booking - Tên hãng tàu - Tên tàu/Số chuyến - Ngày dự kiến tàu rời - Cảng chuyển tải - Cảng đến - Nơi đóng hàng - Loại hàng - Nơi hạ bãi và thanh lý Hải quan - Closing time *Ví dụ minh họa - Số Booking : BKHL -090202/002 - Tên hãng tàu : WAN HAI LINES LTD - Tên tàu/Số chuyến : AN CHUN V. N529 - Ngày dự kiến tàu rời : 06/02/2009 - Cảng đến : KEELUNG PORT, TAIWAN - Nơi đóng hàng : KHO RIÊNG - Loại hàng : ETHANOL - Closing time : TRƯỚC 11 GIỜ 00’ NGÀY 6/2/2009 Do BHL cấp tank cho khách hàng nên trên Booking Confirmation không thể hiện mục cấp Container rỗng của hãng tàu. Như đã nói ban đầu, BHL chỉ là nhà thầu vận chuyển, cấp tank và bán lại cước cho khách hàng do đó việc bơm hàng vào tank sẽ do khách hàng tự làm. Khách hàng có thể bơm hàng tại bãi Container của BHL, cũng có thể mượn tank về kho của mình để bơm hàng. Nhưng vì hàng hóa ở đây là chất lỏng, có thể là những hóa chất nguy hiểm, dễ bay hơi, rò rỉ dọc đường nên vì lý do an toàn, chủ hàng sẽ lấy tank từ depot hoặc bãi Container ở cảng về kho của mình để bơm hàng vào. Vì đây là tank của BHL, nên BHL sẽ giao giấy chứng nhận tank sạch (Certificate of tank cleanliness), Lệnh cấp Container rỗng (Bộ chứng từ đính kèm), để khách hàng có thể lấy tank và bơm hàng vào. Do đóng hàng tại kho riêng nên khách hàng phải chịu trách nhiệm vận chuyển tank đến cảng đồng thời xuất trình Booking Confirmation để hạ bãi tank. 2.3.1.3 Quy trình làm B/L cho khách hàng: BHL là nhà thầu chuyên chở, là đại lý của hãng tàu do đó BHL có quyền phát hành B/L cho khách hàng và nhận B/L từ hãng tàu. B/L nhận từ hãng tàu là Master B/L B/L phát hành cho khách hàng là House B/L Vào ngày tàu chạy, nhân viên chứng từ sẽ nhận Booking Note từ nhân viên của bộ phận Booking. Trên mỗi Booking Note nhân viên Booking sẽ ghi tên khách hàng trên đó, dựa vào đó nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với bộ phận chứng từ bên phía khách hàng để xin chi tiết B/L về lô hàng. Thông thường chi tiết B/L thường được gửi bằng mail hoặc fax, trong đó fax thông dụng hơn. Chi tiết B/L phải bao gồm đầy đủ các nội dung sau: - Số Booking - Tên, địa chỉ người gửi - Tên, địa chỉ người nhận - Bên thông báo (nếu có), thông thường là giống tên và địa chỉ người nhận. - Cảng xếp hàng - Cảng dỡ hàng - Số container, số seal - Mô tả hàng hóa - Trọng lượng cả bì của hàng hóa - Số khối của lô hàng ( Thể tích) (có thể có hoặc không) - Cước tàu trả trước hay trả sau. Với các chi tiết này, nhân viên chứng từ sẽ bắt tay vào làm B/L nháp để gửi cho hãng tàu, hãng tàu sẽ dựa vào B/L nháp để phát hành Master B/L cho BHL. Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ làm House B/L cho khách hàng với các nội dung sau: Tại mục “Shipper/ Exporter ( complete name and address): cần điền đầy đủ tên và địa chỉ của người gửi hàng theo đúng chi tết B/L khách hàng cung cấp. VAN THANH DAT JOINH STOCK CO., 141 STREET NO.O1, TAN PHU WARD, DIST.,7, HO CHI MINH CITY, VIETNAM. Consignee (complete name and address): điền đầy đủ tên và địa chỉ của người nhận hàng. TO THE ORDER OF CHANG HWA COMERCIAL BANK, LTD Notify Party: thông thường giống Consignee FENG CHUAN CHEMICAL AND ENT CO.,LTD. 12 CHEN-TEN ROAD, TU-CHENG CITY TAIPEI,TAIWAN, R.O.C Country of Origin: Nơi xuất xứ của hàng hóa VIETNAM Vessel Voy No. : Tên tàu và số chuyến ANCHUN V.N529 Place of Receipt: nơi nhận hàng HAI PHONG PORT, VIETNAM Intended Port of Loading : cảng đi, cảng bốc hàng HAI PHONG PORT, VIETNAM Intended Port of Discharges: Cảng đích, cảng dỡ hàng KEELUNG PORT,TAIWAN Place of Delivery: Nơi giao hàng KEELUNG PORT, TAIWAN Container/ Seal Number: tại mục này ghi số Cont, số Seal. CONTAINER NO. SEAL NO. BAFU 8886030 1030325 BAFU 8892285 1030326 BAFU 8897570 1030327 BAFU 8881779 1030328 No. Of Packages: Số kiện hàng 04 Discription of Goods: tại mục này nhân viên chứng từ sẽ ghi số lượng Container, loại Container, câu “ETHYN ALCOLHOL 95 PCT MIN” và mô tả về hàng hóa được đóng trong Container. 04X20’ ISO TANK CONTAINERS S.T.C (4 Contaier bồn loại 20 feet) ETTHYL ALCOLHOL 95 PCT MIN (Việc bốc hàng, xếp hàng, đếm hàng và chịu trách nhiệm về những gì khai báo về Container hàng là nhiệm vụ của người gửi hàng) Net weight: trọng lượng tịnh 76,800 KGS Gross weight: trọng lượng cả bì của hàng 93,585 KGS Freight Details, Charges ect: ghi cước được trả trước hay trả sau tại phần này. “FREIGHT PREPAID” No of Bills Of Lading: nếu là lấy B/L gốc thì phần này sẽ ghi là THREE (03), nếu lấy B/L Surrender thì ghi “NIL” Sau khi làm B/L xong, nhân viên chứng từ sẽ fax B/L cho khách hàng để khách hàng kiểm tra và xác nhận là B/L đã ổn hay chưa. Nếu khách hàng muốn chỉnh sửa hoặc bổ sung thêm vào B/L mà trong chi tiết B/L không có thì khách hàng sửa trực tiếp vào B/L mà nhân viên chứng từ đã fax và nhờ chỉnh sửa dùm. Việc ghi trực tiếp vào B/L và fax lại như một bằng chứng chứng minh chính khách hàng yêu cầu chỉnh sửa nhằm trách những khiếu nại về sau. Vừa chỉnh sửa cho khách hàng, nhân viên chứng từ cũng yêu cầu chỉnh sửa B/L từ hãng tàu, nếu những chỉnh sửa ấy lớn, đặc biệt là tên hàng. Thời hạn cung cấp chi tiết B/L và làm B/L là trong vòng ngày tàu chạy, do trong ngày tàu chạy BHL phải cung cấp chi tiết B/L (tức B/L nháp cho hãng tàu) để làm Master B/L và truyền dữ liệu Manifest do đó BHL cũng phải thông báo cho khách hàng của mình biết thời hạn cung cấp chi tiết B/L để làm B/L là trong ngày tàu chạy, và nếu có bất kì chỉnh sửa nào cũng phải trong ngày đó. Thông thường Master B/L hãng tàu cung cấp cho BHL là Surrender B/L hoặc Seaway B/L nhưng B/L chủ yếu được sử dụng được gửi bằng mail, BHL không nhất thiết phải trực tiếp đến hãng tàu đễ nhận B/L. Sau khi nhận được Master B/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra, nếu đúng thì nhân viên chứng từ sẽ gửi B/L sang đại lý đồng thời cũng gửi cả một bản House B/L mình đã phát hành cho khách sang đại lý. 2.3.1.4 Quy trình nhận B/L và thanh toán của khách hàng: Việc thanh toán tiền cước và phí cho BHL có thể trả bằng tiền mặt hoặc thanh toán thông qua tài khoản ngân hàng.. Nếu cước tàu là trả trước thì khi đến nhận B/L khách hàng cũng phải thanh toán tiền cước tàu và phí B/L. Với số tiền khách hàng đã trả cho BHL, nhân viên phòng kế toán sẽ thanh toán cho hãng tàu nếu cước là trả trước và cũng đóng phí B/L tương tự như khách hàng đã trả cho BHL. Đồng thời BHL cũng sẽ mail cho đại lý realease lô hàng nếu khách hàng đã thanh toán cước. Việc thanh toán tiền cước và nhận B/L phải được thực hiện trước khi tàu đến cảng đích. Nếu cước tàu là trả sau thì khi đến nhận B/L khách hàng chỉ cần đóng phí B/L và BHL cũng chỉ cần đóng phí B/L cho hãng tàu. Khách hàng sẽ nhận được hàng nếu tại cảng đích họ thanh toán đầy đủ cước tàu. 2.3.2 Người gửi hàng chỉ thuê Tank của Bulkhaul, không thuê dịch vụ vận chuyển hàng hóa qua Bulkhaul. Do tank ở thị trường Việt Nam rất hiếm nên có nhiều khách hàng có thể là công ty vận chuyển chỉ có tàu, không có tank nên phải thuê tank của những công ty khác.Trường hợp này giống trường hợp trên chỉ khác ở chỗ là khách hàng tự thuê dịch vụ vận chuyển. Trường hợp này thì BHL chỉ cấp cho khách hàng lệnh giao tank rỗng, giấy chứng nhận tank sạch. Và xin khách hàng vận đơn mà hãng tàu cấp cho khách hàng để theo dõi tank của mình đang ở đâu. 2.4 Đánh giá hoạt động của Bulkhaul. Nhìn chung bộ phận này hoạt động khá thuận lợi, tuy nhiên, không hề dễ chút nào để đạt được những kết quả hết sức lạc quan nói trên. Hiện tại có rất nhiều hãng tàu nước ngoài lẫn trong nước cạnh tranh khốc liệt trên thị trường thông qua giá cước và dịch vụ. Bên cạnh sự nổi tiếng trong giới hàng hải, mấu chốt còn ở chỗ công ty vẫn duy trì được những khách hàng hết sức quan trọng và đã dành được sự ủng hộ (ký kết hợp đồng dịch vụ) của một số khách hàng tiềm năng mới biểu hiện qua những chính sách và chiến lược đúng đắn, nhanh chóng và thích hợp với sự thay đổi của thị trường. Nhất là trong hoàn cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, thêm vào đó, công ty cũng đang đối mặt với một số khó khăn và thử thách do bị mất vài khách hàng quan trọng, chi phí hoạt động cao, cầu cảng bị tắt nghẽn, giá cước thay đổi liên tục do thị trường biến động liên tục gây ảnh hưởng đến đối tác, lạm phát (công ty bị lỗ khoảng USD3000/tuần do biến động tỉ giá, giá xăng dầu tăng trong năm 2008). Rõ ràng đây là những nhân tố ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, công ty cũng kịp đem về những hãng tàu mới để làm đại lý như hãng tàu Maruba, China United Lines, Kyowa Lines và đang tìm kiếm những hãng tàu khác chưa có mặt tại Việt Nam để làm đại lý. Công ty hiện có đến 45 khách hàng VIP chưa kể 6 khách hàng tiềm năng mới. Những khách hàng VIP này ngày càng phát triển và đặt mục tiêu hợp tác lâu dài với công ty trong khi các khách hàng tiềm năng mới vẫn ở mức độ thăm dò nhưng với sản lượng đáng kể mà họ ủng hộ cho công ty, công ty cảm thấy tự tin hơn và đưa ra những mức ưu đãi đặc biệt (giá cước cạnh tranh, đồng ý trả chậm, miễn phí chứng từ,...). Đa số những khách hàng này là các công ty giao nhận vận tải quốc tế có chi nhánh trên khắp thế giới và một số ít là các công ty xuất nhập khẩu trực tiếp; ở đây có thể liệt kê một số khách hàng VIP như DHL Forwarding, Schenker, Panalpina, Kuehe-Nagel, VN Logistics, Sotrans, Altus, Atlantic, Expeditor, Berkman, Geodis, Agility,... bên cạnh đó là những khách hàng tiềm năng đáng chú ý như Orient Star, Victory Trans, Sunny Trans, Macs Shipping. Với những khách hàng lớn này, tổng lượng hàng mà họ ủng hộ cho công ty chiếm khoảng 79% tổng doanh thu (56,880,427,500 đồng) toàn công ty, phần còn lại là từ phía những khách hàng mới, khách hàng nhỏ lẻ. Mặc dù có được những lợi thế nhất định trên thương trường nhưng công ty cũng bị ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp bởi những tác động bên trong và ngoài công ty nên đã gây ra không ít khó khăn và thách thức. Vậy nhưng, công ty đã vượt qua tất cả để kịp tạo cú hít cho mình thể hiện qua những con số ấn tượng của doanh thu và khách hàng, đồng thời phát triển thêm các lines mới. Đó là do công ty đã hoạch định và áp dụng rất tốt chiến lược và mục tiêu đề ra, điều này thể hiện sự nghiêm túc trong khâu nghiên cứu, điều tra và dự đoán tình hình thay đổi của thị trường cũng như áp dụng triệt để những lợi thế và tập trung cao độ nhằm duy trì mức tăng trưởng song song với phát triển mạng lưới kinh doanh. Là một trong những công ty có uy tín, và hoạt động tốt trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, nhưng JARDINE cũng gặp phải những khó khăn: Do các tác động của giá cả trong nước và thế giới nên giá cả thay đổi thất thường, với thời buổi giá cả cạnh tranh như hiện nay công ty việc công ty phải giảm giá cước thì điều này có ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận hằng năm của công ty, việc giữ những khách hàng lâu nay vẫn gắng bó với công ty và lượng khách hàng tiềm năng cũng trở nên khó khăn hơn. Số lượng nhân viên còn hạn chế ở các bộ phận dẫn đến việc khách hàng phàn nàn vì dịch vụ khách hàng của công ty chưa được tốt: nhiều khi khách hàng gọi điện thoại cần nhưng vẫn không có ai bắt máy, các chậm trể trong việc giao lệnh và gửi các thông báo cho khách hàng... các đại lí hãng tàu hoạt động riêng lẽ, cần có sự hợp tác qua lại hơn nữa đễ nắm bắt được nhu cầu của khách hàng. Quy trình làm hàng của công ty còn nhiều thiếu sót làm cho khách hàng chưa hài lòng. Dịch vụ của công ty còn hạn chế chưa đáp ứng đươch nhu cầu của khách hàng. Phần mở rộng: THC (Terminal Handling Charge): Terminal Handling Charge là phí dịch vụ Container là khoản chi phí để dịch chuyển đưa container từ kho bãi đến cảng xếp xuống tàu hoặc ngược lại và cước lưu bãi nếu có.Trước kia THC được tính gộp trong cước phí vận tải. Từ năm 1994, Hiệp hội Hiệp thương các chủ tàu khu vực Châu Á ( IADA) đã nhiều lần muốn áp dụng THC tại Việt Nam . Song, việc này chưa thực hiện được do dự phản đối của Chính phủ Việt Nam. Sau nhiều lần đàm phán không thành công, ngày 20/03/2007 IADA đã gửi cho Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam ( VCCI) thông báo sẽ áp dụng THC tại Việt Nam bắt đầu từ ngày 1/6/2007 với mức 60 USD cho mỗi Cont 20’ và 90 USD cho mỗi Cont 40’. Ngày 27/03/2007, một hiệp hội khác là Hiệp hội các hãng tàu Viễn Đông (FEFC) với các thành viên là các hãng tàu lớn như Maersk Line, MSC… lại thông báo sẽ áp dụng THC tại Việt Nam theo mức 65 USD cho mỗi Cont 20’ và 98 USD cho mỗi Cont 40’ và được áp dụng kể từ ngày 1/5/2007.Theo FEFC, việc thanh toán THC là do thoã thuận giữa người mua và người bán. Việc áp đặt áp dụng THC tại Việt Nam đã gây lên nhiều tranh cãi, phía Việt Nam yêu cầu hai Hiệp hôi trên không được đơn phương áp dung THC mà phải dựa trên sự thoã thuận và đồng ý của các chủ hàng Việt Nam. Tuy việc đàm phán vẫn tiếp tục diễn ra nhưng trên thực tế thì THC đã được áp dụng theo dự kiến. Cước vận tải trước đây bao gồm cước vận tải đường biển cộng thên phí đậu bến khác tại cảng. Sau khi áp dụng THC, một phí mới xuất hiện và vì thế tổng số phí vận tải trở nên cao hơn. Điều này dẫn đến việc xảy ra hai trường hợp hoặc là chủ hàng Việt Nam trả phí THC hoặc là chuyển việc thanh toán một phần hay toàn bộ phí THC này cho khách hàng của họ. Đối với trường hợp đầu, chủ hàng Việt Nam thanh toán phí THC. Do xuất hiện một chi phí mới trong tổng chi phí nên lợi nhuận sẽ so giảm so với trước đây. Tuy nhiên vẫn còn vài cách để giảm chi phí nếu như cước vận tải biển giảm xuống. Việc giảm chi phí có thể do chủ hàng đàm phán với các hãng tàu để giảm cước hoặc có thể là các hãng tàu do cạnh tranh có thể làm giảm chi phí. Đối với trường hợp thứ hai, chủ hàng Việt Nam muốn chuyển một phần hay toàn bộ phí THC cho khách hàng. Điều này sẽ dẫn đến sự cạnh tranh rất lớn giữa các chủ hàng và rất phức tạp trong việc phân chia tỷ lệ thanh toán phí THC. Trong cà hai trường hợp dường như các chủ hàng đều gặp những khó khăn Chính những điều đã nói trên cũng gây không ít khó khăn cho POC – một công ty Forwarder. Khách hàng chủ yếu của POC chính là những chủ hàng Việt Nam nói trên, do đó hầu hết các khách hàng đều than phiền và muốn giảm cước tàu nhằm bù đắp phần nào phí THC đã đóng do đó POC cũng phải thương lượng với các hãng tàu về việc giảm cước tàu. Từ thực tế cho thấy việc áp dụng THC trước mắt là gây bất lợi nhiều hơn cho các chủ hàng Việt Nam dẫn đến những khó khăn nhất định đối với các công ty Forwarder như POC. Seaway B/L và Surrender B/L: Seaway B/L và Surrender B/L đều là dạng B/L thường gặp tại BHL. Điểm khác nhau giữa hai loại B/L này là đối với Seaway B/L sau khi mọi thủ tục về hàng hoá như khách hàng đã thanh toán cước tàu và các mức cước phí và xuất trình đầy đủ chứng từ nhận hàng tại cảng đích thì hãng tàu sẽ tự động giao hàng. Còn với Surrender B/L thì để có thể nhận được hàng thì cần phải có Điện giao hàng.Nếu là cước Prepaid sau khi thanh toán tiền hàng cho hãng tàu thì BHL sẽ yêu cầu hãng tàu làm 1 điện giao hàng với diện giao hàng này BHL sẽ gửi sang đại lý của mình để nhận hàng. Nhưng thông thường khách hàng tự đến hãng tàu để nhận hàng sau khi nhận D/O từ đại lý của BHL. Hầu hết các hãng tàu có Hợp đồng đại lý với BHL đều sử dụng Surrender B/L và chỉ giao hàng khi có yêu cầu của đại lý BHL. CHƯƠNG 3: NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY TNHH HÀNG HẢI JARDINE VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT. 3.1 Quan điểm về định hướng phát triển của công ty Trong những năm tiếp theo, nhu cầu xuất nhập khẩu của nước ta sẻ tăng, kéo theo đó ngành giao nhận sẻ tiếp tục phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. đặc biệt lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường biển được chú trọng đầu tư vào cảng biển tàu buôn… Một khi Việt Nam đã gia nhập WTO, các thị trường xuất nhập khẩu cũng sẻ được mở rộng hơn vì thế trong các năm tới công ty vẫn sẻ tiếp tục đẩy mạnh phát triển mảng giao nhận bằng đường hàng không cũng như đường biển,tăng cường mở rộng phạm vi hoạt động và liên tục tìm kiếm nguồn khách hàng mới. Riêng đối với đường biển công ty sẻ tăng cường đa dạng các dịch vụ, tập trung huấn luyện nhân viên thành thạo các nghiệp vụ để có thể hoạt động tốt trong lĩnh vực này,sử dụng và phát huy hơn nữa nguồn lực của đơn vị về mặt bằng, vốn, con người để đảm bảo hiệu quả trong điều kiện cạnh tranh ngày một khốc liệt của thị trường ngày nay. Bên cạnh những hãng tàu hiện đang hoạt động, công ty sẻ tiếp tục tim kiếm thêm những hãng tàu mới để làm đại lí. Chăm lo tốt đến chính sách đãi ngộ về lương bổng cũng như đời sống tinh thần cho anh chị em nhân viên trong công ty nhằm khích lệ tinh thần nâng cao năng suất lao động. Luôn luôn cập nhật trang thiết bị công nghệ thông tin, cơ sở hạ tầng để nâng cao hiệu quả kinh tế. 3.3 Một số giải pháp: Trong suốt quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy ngoài những thuận lợi mà Jardine đã và đang có thì những khó khăn trước mắt tuy không lớn nhưng Jardine nên khắc phục kịp thời để tạo nên một tổ chức hoàn thiện hơn và vững bền hơn. Dưới đây là một vài kiến nghị cũng như giải pháp mà em thiết nghĩ là cần thiết đối với Jardine: Quy trình làm hàng của công ty cần được cải tiến hơn: làm các lệnh giao hàng, làm bill.. cần nhanh hơn. Công ty cần tăng thêm các dịch vụ gia tăng có thể mang lại lợi nhuận. Công ty nên có những dự báo trong tương lai giúp bình ổn giá cước, tìm khách hàng đã khó, giữ khách hàng còn khó hơn nhiều. Đây là một việc làm vô cùng quan trọng đối vời nhà kinh doanh. Khách hàng chính là tài chánh của công ty, nó ví như đôi chân của chúng ta vậy. Nếu không có khách hàngcông ty nên quan tâm đến. Ví dụ: công ty nên có quỹ riêng để mua quà tặng khách hàng vào những dịp như sinh nhật, lễ, Tết, thăm viếng, mời tham gia những hoạt động vui chơi du lịch cùng với công ty để tạo sự gần gũi, gắn bó, thân thiện hơn. Từ đó sẽ dễ cảm thông hơn trong quá tin diễn ra sôi động trình làm việc lâu dài. Cần bổ sung số lượng nhân viên ở các bộ phận. Về mặt dài hạn, mọi doanh nghiệp cần phát triển đội ngũ nhân viên có trình độ được đào tạo bài bản, thấm nhuần văn hóa doanh nghiêp. Vì thế khi đã đào tạo được đội ngũ tốt và phải sa thải trong điều kiện khó khăn thì cũng là điều “đau khổ nhất” đối với doanh nghiêp. Việc các doanh nghiêp giành giật nhân lực của nhau chủ yếu là nhân lực có kinh nghiệm và chuyên môn cao là câu chuyện lúc nào cũng diễn ra, cả trong suy thoái kinh tế cũng như khi kinh tế phục hồi, phát triển. Tuy nhiên khi nền kinh tế hồi phục và phát triển thì nhu cầu về nhân lực có trình độ sẽ tăng cao. Do đó việc tìm kiếm và thu hút nhân lực có chất lượng tốt là điều không tránh khỏi Nền kinh tế số ngày càng phát triển, cách mạng công nghệ thông khắp hành tinh, thương mại điện tử, chính phủ điện tử được khảng định là điều tất yếu của lịch sử.Trong điều kiện hội nhập kinh tế, giao thương toàn cầu phát triển, giao thông hàng hóa tăng trưởng với tốc độ nhanh chóng. Và khi đó, giữa chính phủ với người dân cần có một giao diện thống nhất cho tất cả các hệ thống công nghệ thông tin liên quan đến ngành thương mại cũng như cần tăng tính minh bạch, rõ ràng trong việc thông quan điện tử. Chính phủ điện tử là biện pháp quan trọng giúp giảm thiểu sự cố trong hoạt động cung ứng giao nhận, giao nhận phát triển nhanh cóng trong hệ thống các nước. Cách mạng trong lĩnh vực công nghệ thông tin đã và đang làm thay đỗi sâu sắc bộ mặt của nhiều ngành, lĩnh vực, giao nhận logistics và toàn thể xã hội. Chính nhờ những tiến bộ của công nghệ thông tin mà logistics đã phát triển lên một nấc thang mới.Giờ đây chỉ cần ngồi tại một trung tâm logistics, nhờ mạng máy tính bạn có thể biết được hàng của mình đang ở đâu?trong tình trạng thế nào? và cũng nhờ công nghệ thông tin bạn có thể tiết kiệm một khoảng chi phí đáng kể trong hoạt động giao nhận logistics. Về ngắn hạn các công ty, doanh nghiệp có thể thông báo cho Hiệp hội về nhu cầu đào tạo, các lĩnh vực quan tâm cũng như mời các chuyên gia kinh nghiệm đào tạo nội bộ doanh nghiệp. Các doanh nghiệp hiện nay đang có kế hoạch đầu tư con người để đảm bảo cạnh tranh thắng lợi và cung cấp dịch vụ có hàm lượng chất xám cao hơn. Đào tạo và chuyên môn hóa lực lượng lo thủ tục Hải quan trong các công ty giao nhận quốc tế. Xây dựng kế hoạch, cử người đi tham quan, học hỏi ở nước ngoài, có chính sách đãi ngộ tốt và xứng đáng với các nhân viên giỏi chuyên môn, kỹ thuật. Đào tạo và tái đào tạo nguồn lực hiện có, thu hút lao động từ xã hội có trình độ đại học, cao đẳng chuyên ngành liên quan, am tường ngoại ngữ, có kiến thức địa lý, ngoại thương, cập nhật thường xuyên kỹ thuật mới trong nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế. Các công ty cần có chương trình hỗ trợ sinh viên thực tập, thuyết trình về thực tiễn hoạt động ngành hiện nay ở Việt Nam và trên thế giới cho sinh viên. Các công ty phải có đóng góp vật chất cụ thể cho đào tạo, hỗ trợ chuyên môn cho các trường nếu muốn sử dụng sinh viên tốt nghiệp từ những trường này. Thực hiện tốt các giải pháp có tính định hướng nói trên sẽ góp phần tăng cường xây dựng và phát triển nguồn nhân lực cho ngành dịch vụ logistics ở nước ta. Một nguồn nhân lực tốt, chất lượng sẽ là tiền đề cho sự phát triển và tăng cường mạnh mẽ của các doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện hội nhập trước và sau WTO. Các giải pháp về nguồn nhân lực nói trên sẽ góp phần thúc đẩy kinh doanh giao nhận vận tải Việt Nam vượt qua những khó khăn hiện tại để có thể vững bước vào thế kỷ 21 bằng chính đôi chân của mình, lạc quan và thắng lợi. Jardine nên thành lập phòng marketing để nắm rõ hơn tình hình thị trường cũng như hoạt động của các công ty đối thủ để tung ra những chiến lược cụ thể thu hút sự quan tâm của khách hàng. Giúp khách hàng có sự lựa chọn chính xác cho nhu cầu của họ. Cần lập thêm bộ phận dịch vụ khách hàng ở các bộ phận còn thiếu để thõa mãn hơn nhu cầu củ khách hàng. 3.4 Một số Kiến nghị: Đối với em cấp lãnh đạo chính là khối óc của của chúng ta. Đó là nơi điều phối mọi hoạt động của công ty. Nếu suy nghĩ lệch lạc sẽ ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ bộ máy hoạt động và kinh doanh của công ty.Ban lãnh đạo Jardine nên quan tâm hơn đến từng bộ phận để biết được nhu cầu của những bộ phận đó giúp hệ thống hơn việc điều phối của công ty. Ngoài ra, cần có những chính sách phù hợp và tìm ra những giải pháp thích hợp để giải quyết những khó kăhn mà công ty đang đối mặt. Việt Nam đang chập chững bước vào nền kinh tế thị trường, đặc biệt là giai ở đoạn đầu tham gia vào Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), sẽ có không ít các công ty nước ngoài đầu tư vào Việt Nam. Jardine phải nổ lực hơn nữa để giữ vững và phát triển cũng như tồn tại trong thị trường cạnh tranh vô cùng khốc liệt này. Jardine và những công ty cùng ngành phải liên kết lại với nhau tạo nên một khối vững mạnh, đưa ra nhiều biện pháp hữu hiệu nhằm đẩy mạnh cạnh tranh. Để chứng tỏ cho khách hàng trong và ngoài nước thấy rằng Việt Nam rất chuyên nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Việt Nam không những là nơi cung cấp, sản xuất ra những sản phẩm chất lượng mà Việt Nam còn mang lại một dịch vụ uy tín và chất lượng. KẾT LUẬN Cùng với hoạt động xuất nhập khẩu, hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế đã và đang phát triển mạnh mẽ, góp phần tích cực vào sự phát triển kinh tế của nước ta vào những năm qua. Hoạt động giao nhân là chiếc cầu nối mang hàng hóa của nước ta đến với người tiêu dùng nước ngoài va mang hàng hóa nước ngoài về bổ sung cho nước ta phục vụ cho sự phát triển kinh tế của đất nước. Việt Nam gia nhập vào WTO là được tham gia vào sân chơi rộng lớn, được tiếp cận với những tinh hoa của nền kinh tế thế giớinhưng bên cạnh đó là sự cạnh tranh khốc liệt và mạnh mẽ trong tất cả mọi lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế phải cạnh tranh với nhiều quốc gia phát triển mạnh như: Anh, Nhật, Singapore…qua đó có thể học hỏi được những kinh nghiệm quý báu từ những đàn anh đi trước để học hỏi và nâng cao năng lực của mình. Sau khi thực tập và viết báo cáo,em cũng đã biết được những khó khăn và thuận lợi của công ty, trên cơ sở đó đễ đưa ra một vài giải pháp và kiến nghị lên công ty nhằm nâng cao hiệu quả công việc tại công ty. Trong giới hạn cho phép, bài báo cáo chỉ đề cập đến một mảng nhỏ trong toàn bộ quy trình làm việc của công ty, mong rằng những phân tích trong bài báo cáo này sẻ giúp một phần bé nhỏ để công ty hoạt động hiệu quả hơn.