Luận văn Thực trạng áp dụng hệ thống 5S và giải pháp hoàn thiện tạo môi trường làm việc hiệu quả tại công ty TNHH thương mại-Dịch vụ cơ khí Tiến Phát

LUN VĂN Thực trạng áp dụng hệ thống 5S và giải pháp hoàn thiện tạo môi trường làm việc hiệu quả tại công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 2 LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sôi động của nền kinh tế thị trường. Đặc biệt khi Việt Nam đã gia nhập WTO kèm theo sự suy thoái trầm trọng nền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh và đào thải càng trở nên quyết liệt. Mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách quản lý. Thông qua việc xây dựng, áp dụng các biện pháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong các doanh nghiệp của mình để thõa mãn các yêu cầu của khách hàng và thị trường. Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư như thế nào đi nữa, thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho doanh nghiệp. Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S. Với triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thỏa mái hơn, năng suất và điều kiện lao động sẽ cao hơn. Hiện nay một số nước đã áp dụng mô hình này trong đó có các doanh nghiệp Việt Nam. Công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát là một trong số đó. Là một Công ty chuyên cung cấp dịch vụ gia công cơ khí chính xác, đã ứng dụng mô hình 5S vào Công ty của mình mang lại một môi trường làm việc hiệu quả. Nhận thấy được tầm quan trọng của nó Em quyết định chọn “Thực trạng áp dụng hệ thống 5S và giải pháp hoàn thiện tạo môi trường làm việc hiệu quả tại công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát” làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề của mình. GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 3 Trong quá trình thực hiện chuyên đề em xin chân thành cảm ơn Cô Huỳnh Thị Thành đã hướng dẫn và giúp đỡ em thực hiện chuyên đề này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Cô để bài làm được hoàn thiện hơn. PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Cơ sở lý luận các vấn đề liên quan đến thực trạng áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại công ty trách nhiệm hữu hạng (TNHH) thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát. 1.1. Tổng quan về doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ. 1.1.1. Thế nào là doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ. Theo nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30-06-2009 về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa, thì: Doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên). Cụ thể: Doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ, theo nghị định này là: Quy mô Khu vực Doanh nghiệp siêu nhỏ Doanh nghiệp nhỏ Số lao động Tổng nguồn vốn Số lao động I. Nông, lâm nghiệp và thủy sản 10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống từ trên 10 người đến 200 người GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 4 II. Công nghiệp và xây dựng 10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống từ trên 10 người đến 200 người III. Thương mại và dịch vụ 10 người trở xuống 10 tỷ đồng trở xuống từ trên 10 người đến 50 người Bảng1:Quy định doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ(nguồn:Nghị định 56/2009/NĐ CP) 1.1.2. Vai trò của doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ.  Đóng góp một phần quan trọng vào GDP. Theo thống kê mới nhất năm 2011 Việt Nam hiện có trên 500.000 doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ, chiếm tới 98% số lượng doanh nghiệp. Đóng góp 47% GDP và 40% ngân sách Nhà nước. Đó là những con số "biết nói" phán ánh sức mạnh và vai trò của khối doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ nước ta trong giai đoạn hội nhập hiện nay.  Tạo ra nhiều việc làm với cho phí thấp. Các cơ sở doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ thích hợp với phương pháp tiết kiệm vốn nên được công nhận là phương tiện giải quyết thất nghiệp hiệu quả nhất. Do đặc tính phân bố rải rác, chủ yếu là các nghề truyền thống đảm bảo cơ hội việc làm nên sử lao động nhàn rỗi với trình độ tay nghề thấp.  Huy động được nguồn vốn nhàn rỗi và tiết kiệm chi phí đầu tư. - Tận dụng các nguồn vốn sẵn có để đầu tư sản xuất. - Tận dụng nhà, mặt bằng của mình để làm nhà xưởng, văn phòng làm tiết kiệm được chi phí thuê mặt bằng.  Gieo mầm cho các tài năng. GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 5 Một số những người có tài năng không muốn làm việc trong các công ty lớn mà muốn mở công ty riêng để đi theo hướng đi với trình độ của mình. Các doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ rất thích hợp với việc thử sức mình.  Một số vai trò khác. - Cung cấp cho xã hội một khối lượng hàng hóa đáng kể về vật chất, số lượng, chủng loại - Tăng nguồn tiết kiệm và đầu tư cho dân địa phương - Góp phần làm cho nền kinh tế năng động và hiệu quả hơn. - Giữ vững và phát huy các nghề truyền thống, thể hiện bản sắc dân tộc. - Tiền đề cho việc hình thành Doanh nghiệp vừa và lớn. 1.1.3. Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ. - Hình thức sở hữu chủ yếu là tư nhân - Quy mô vốn và lao động doanh thu nhỏ …. nên dễ điều chỉnh hoạt động nhưng cũng dễ dàng bị phá sản.Thu hút số lượng lao động làm việc là những người trong gia đình, bạn bè. - Phần lớn chủ các doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ điều hành doanh nghiệp theo kinh nghiệm, tập quán, bản năng, ít được đào tạo bài bản. - Loại hình này được phân bố rộng khắp cả nước, có thể huy động và sử dụng được mọi nguồn lực ở các vùng miền. - Công nghệ thủ công và nữa cơ khí và dễ thay đổi công nghệ vì việc đầu tư vào công nghệ là không lớn. - Khả năng cạnh tranh yếu. 1.2. Tìm hiểu chung về 5S. 1.2.1. Khái niệm chung về 5S. 5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản. Tên gọi của 5S xuất phát từ những chữ cái S trong tiếng Nhật: Seiri, Seiton, GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 6 Seiso, Sheiketsu và Shitsuke, tạm dịch sang tiếng Việt là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch Sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. 5S là sự khởi đầu của một cuộc sống năng suất, tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái và an toàn cho mọi người. Tiết kiệm được nhiều không gian và thời gian lãng phí. Đây là yếu tố cơ bản đối với các hoạt động cải tiến năng suất. (nguồn: trung tâm năng suất Việt Nam_ Thực hành tốt 5S) 1.2.2. Mục tiêu chính của chương trình 5S. - Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc - Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người - Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế - Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.  Mục tiêu chính đó là tạo tinh thần và hiệu quả cho nơi làm việc. 1.2.3. Ý nghĩa của hoạt động 5S. + Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên + Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc + Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở + Nâng cao năng suất và chất lượng cuộc sống 1.2.4. Lợi ích của 5S. - Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn. - Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến - Mọi người trở nên có kỷ luật hơn. - Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc - Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. - CBCNV viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình. GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 7 - Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn. 1.2.5. Nguyên tắc áp dụng.  Thực hiện bước “Sàng lọc”(S1) Các vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …chưa liên quan, hoặc chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết , sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có những đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 được tiến hành theo tần suất định kì.  Thực hiện bước “Sắp xếp” (S2). Là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động được tuân thủ triệt để.  Thực hiện bước “Sạch sẽ”(S3). Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh …. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.  Thực hiện bước “Săn sóc”(S4). Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của cán bộ công nhân viên chức trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.  Thực hiện bước “Sẵn sàng”. GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 8 Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn. 1.2.6. Các bước áp dụng. Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng Bước 2: Phát động chương trình Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu bằng sàng lọc Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày Bước 6: Đánh giá định kỳ Chương 2: Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại Công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát. 2.1. Giới thiệu và nét sơ lược về Công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát. Được thành lập từ năm 2001, Tiến Phát đã từng bước phát triển và lớn mạnh về lĩnh vực cơ khí chính xác, chuyên khảo sát - thiết kế -gia công-chế tạo và sửa chữa các sản phẩm cơ khí . Với khẩu hiệu: “Tiến Phát - Giải Pháp Hiệu Quả Cho Các Doanh Nghiệp”. Với hệ thống máy móc hiện đại, nhà xưởng khang trang. Đồng thời với đội ngũ kỹ thuật năng động, giàu kinh nghiệm, sáng tạo, tin thần trách nhiệm cao trong lĩnh vực cơ khí chế tạo. Tiến phát đem lại cho quý khách sở hữu các sản phẩm chất lượng, hiệu quả và tiết kiệm để phục vụ nhu cầu sản xuất.  Hồ sơ công ty: GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 9 - Tên giao dịch : CÔNG TY TNHH TM-DV CƠ KHÍ TIẾN PHÁT - Địa chỉ : 57/6 Khú Phố 5, Phường Linh Xuân, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ Chi Minh - Điện thoại : (08) 54432536 Fax : (08) 37240464 - Năm thành lập : 2001 - Web : www.cokhitienphat.com. - Số lượng nhân sự : 45 người. - Giám đốc : Lê Minh Chánh - Giấy phép KD : 0303725559 / Ngày cấp: 08/04/2005 - Mã số thuế : 0303725559 - Hoạt động chính: Chuyên cung cấp dịch vụ gia công cơ khí chính xác, gia công chế tạo máy sàng , máy trộn, máy nghiền, băng tải, gầu tải,\... 2.2. Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại Công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát. Tuy là một doanh nghiệp nhỏ, nhưng ý tưởng áp dụng hệ thống 5S được Lãnh đạo công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát ấp ủ từ lâu. Nhận thức được tính cấp bách trong việc lựa chọn công cụ quản lý xây dựng môi trường làm việc của công ty. Nhằm tạo một môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên chức (CBCNV) thì 5S là mục tiêu phải hướng đến. Được sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn, lãnh đạo Công ty đã chọn một số nhân viên đưa đi đào tạo với mục đích tiếp cận và đặt nền móng cho việc triển khai hệ thống 5S. Cụ thể Tiến Phát đã tiến hành triển khai thực hành 5S tại doanh nghiệp của mình như sau: 2.2.1. Chuẩn bị, xem xét thực trạng. GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 10 Công ty đã lập ra một kế hoạch triển khai như sau: - Công ty tiến hành thành lập ban chỉ đạo và một tổ đánh giá có quyết định kèm theo. Ban chỉ đạo và ban đánh giá gồm là các thành viên trong lãnh đạo công ty, đại diện phòng ban và những người có uy tính và có ảnh hưởng tới nhân viên. Với chức năng hỗ trợ, khuyến khích, giám sát, nhắc nhở, đánh giá và cải tiến việc triển khai 5S. Có trách nhiệm trong việc triển khai hệ thống 5S này. - Mời các chuyên gia trong lĩnh vực về tư vấn hổ trợ cho công ty. - Đánh giá thực trạng 5S để xác định điều kiện hiện tại có thể đáp ứng các yêu cầu của 5S đến đâu và đưa các hạng mục cần phải thực hiện để hướng đến tiêu chí của 5S. - Tiến hành làm khẩu hiệu về 5S treo ở các vị trí trong công ty và thiết kế bảng tin thông tin về 5S để cho người lao động nhận thức rõ hơn về 5S. - Các hoạt động tuyên truyền quãng bá được thực hiện thông qua các biểu ngữ, pa no áp phích. - Đưa ra thông báo chính thức của Ban lãnh đạo và các hoạt động tuyên truyền quảng bá 5S trong công ty. Các thông báo cần được đưa tới cho toàn bộ người lao động trong công ty biết. - Biên soạn, công bố, hướng dẫn áp dụng tài liệu cho những hoạt động sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ với sự hưởng ứng tham gia của mọi người. - Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá 5S. Để dễ dàng hơn trong việc tiến hành đánh giá hoạt động 5S tại các khu vực theo tiêu chí đánh giá. - Tiến Phát cũng tiến hành thực hiện việc đào tạo nội bộ về khái niệm cũng như yêu cầu của 5S. - Lập kế hoạch khắc phục, cải tiến và kiểm tra các điểm chưa phù hợp sau mỗi lần đánh giá. GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 11 - Ghi nhận, khen thưởng các cá nhân, đơn vị có thành tích duy trì và cải tiến 5S tốt nhằm đẩy mạnh phong trào 5S trong công ty. 2.2.2. Phát động chương trình. Công ty Tiến Phát đã tổ chức một lễ khai mạc áp dụng hệ thống 5S vào công ty với sự có mặt đầy đủ của toàn bộ cán bộ công nhân viên và khách mời. Giám đốc Lê Minh Chách đại diện cho ban lãnh đạo phát biểu trước toàn thể CBCNV về ý nghĩa, tầm quan trọng và mong muốn nhằm thể hiện cam kết đối với sự thành công của chương trình 5S. Và phát động phong trào. 2.2.3. Công ty tiến hành tổng vệ sinh. Nhận thức được sự hữu hiệu của 5S toàn bộ lãnh đạo và CBCNV của công ty đều tham gia. Ban chỉ đạo thực hiện 5S của Tiến Phát đã phân công lao động cụ thể cũng như cung cấp các dụng cụ vệ sinh cần thiết để tiến hành vệ sinh, chuẩn bị kho, giá, tủ để sắp xếp và chứa những đồ vật sau khi tiến hành sàng lọc, Tiến Phát đã duy trì việc tổng vệ sinh này khoảng cách là 3 lần trong năm. (xem hình 1_phụ lục số 1) 2.2.4. Bắt đầu bằng ”sàng lọc”. Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận/đơn vị của Tiến Phát đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng … không liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết rồi loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. 2.2.5. Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày.  Thực hiện bước “Sàng lọc”. Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên được để thuận tiện cho việc sử dụng và dễ dàng. Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 12 những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý.  Thực hiện bước “Sắp xếp”. Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả. Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ phận/phòng ban của công ty Tiến Phát đã thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu. Bằng cách để các vật dụng gần nhau và gần nơi sử dụng nhất, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để có thể dễ dàng nhận biết. Nhằm giảm thời gian di chuyển và tìm kiếm, sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng.  Thực hiện bước “Sạch sẽ”. Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể cũng như vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, và khu vực làm việc. Luôn kiểm tra để bàn làm việc, đồ dùng, máy móc, thiết bị, không bị bụi bẩn. Công ty đã tạo thói quen tốt cho nhân viên là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, ngăn nắp và sạch sẽ. Giữ gìn sạch sẽ hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).  Thực hiện bước “Săn sóc”. Công ty duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3 nguyên tắc trên một cách có hệ thống và khoa học. Để đảm bảo việc sạch sẽ được duy trì, công ty đã sử dụng các phương pháp hiệu quả như: - Tiêu chuẩn hóa việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 13 - Tiến hành hoạt động đánh gía thường xuyên trong từng tháng và từng quý, tạo sự thi đua giữa các bộ phận, phòng ban của công ty. Bộ phận nào, phòng ban nào có kết quả tốt thị được thưởng các phần thưởng như: cộng điểm thi đua đánh giá để xét thưởng cuối năm, tặng vé xem phim, một bữa đi ăn tối ở nhà hàng…  Thực hiện bước “Sẵn sàng” Tất cả CBCNV của công ty không phân biệt vai trò chức vụ lẫn lượt đều thực hiện một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hóa của toàn Công ty.Vì thế mà Tiến Phát đã đạt được bước Shitsuke(Sẵn sàng). Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban của Tiến Phát không ngừng gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S. Mọi nhân viên đều tuân thủ các quy định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung. 2.2.6. Đánh giá định kỳ. Một trong những phương pháp quan trọng nhất trong đánh giá 5S mà Tiến Phát vận dụng là sử dụng những hình ảnh, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá, để cung cấp những bằng chứng khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so sánh quá trình cải tiến sau này.  Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào các nội dung trọng tâm như sau: - Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không? - Nơi làm việc có an toàn không? - Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không? - Các hồ sơ có được lưu giữ dễ truy tìm không? - Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không? GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 14 - Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?  Công ty Tiến Phát đã tiến hành tại các hạng mục, khu vực sau: - Các văn bản, chính sách hỗ trợ, quy định việc triển khai và duy trì 5S - Khu vực văn phòng (đối tượng chính là hồ sơ, tài liệu, thiết bị văn phòng) - Khu vực sản xuất (đối tượng chính là máy móc, thiết bị, dụng cụ đo đạc, xưởng sửa chữa, hệ thống PCCC) - Khu vực kho (đối tượng chính là các vật tư, quản lý kho) - Khu vực chung (phòng họp, hành lang, nhà vệ sinh) - Khu vực xung quanh (sân bãi, vườn cây, khu vực để xe, nhà bảo vệ) Mỗi chuyên gia đánh giá sẽ cho điểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên thang điểm đã được thống nhất. Tổng số điểm đạt được tại mỗi phòng ban, bộ phận được đánh giá sẽ được so sánh với nhau với điểm tối đa có thể đạt được. Trên cơ sở đó nhóm chuyên gia đánh giá đưa ra những khuyến nghị cải tiến, đề xuất thưởng đối với những đơn vị thực hiện tốt. Các thông tin, hình ảnh về 5S luôn được cập nhật kịp thời thông qua các bảng tin chia sẻ (góc 5S). (Xem hình 2_phụ lục số 1) 2.3. Hiệu quả mang lại từ 5S. Những thành công mà Tiến Phát có được hôm nay là một qúa trình chung sức xây dựng của toàn bộ đội ngủ lãnh đạo và CBCNV vì mục tiêu chung của tổ chức, hiệu quả mang lại đó là: - Qua 7 tháng thực hiện với 6 bước tiến hành, đến tháng 4/2012, lần đầu tiên, Công ty được các chuyên gia của Hội đồng Đánh giá Thực hành tốt 5S đánh giá đạt 500 điểm trên tổng số 600 điểm tại các khu vực, tương ứng với tỷ lệ 83,3% và vượt mức yêu cầu xét cấp chứng chỉ (70%) là 13,3%, trở thành doanh nghiệp áp dụng thành công công cụ 5S và đạt chứng chỉ Thực hành tốt 5S. GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 15 - Tạo ra một phương thức làm việc mới, đưa những gì đã có lên tầm: khoa học, hệ thống và hoàn thiện hơn. (Xem hình3, hình 4_phụ lục số 1) - Cái hiện hữu và rõ ràng mà mọi người đều nhìn thấy chính là môi trường sống và làm việc trở nên gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp hơn. Tài liệu, hồ sơ, vật dụng, trang thiết bị phục vụ cho công việc được sắp xếp dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm. Điều kiện hỗ trợ luôn thuận tiện và sẵn sàng.(Xem hình 5_phụ lục số 1)  Điều này đồng nghĩa với tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức mà vốn dĩ trước đây vô tình bị đánh mất. Kho vật tư với diện mạo hoàn toàn khác trước: thông thoáng, hài hòa hơn. Những phòng làm việc ngăn nắp, thẩm mỹ. Khu vực xung quanh quang đãng và đẹp mắt. Nơi sản xuất được bài trí gọn gàng, khoa học và nhiều thứ nữa đã hình thành nên một công nghệ môi trường tại Công ty. (Xem hình 6_phụ lục số 1) 2.4. Những khó khăn khi Công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát áp dụng 5S. Để có được những thành công như hôm nay Tiến Phát cũng gặp không ít khó khăn trong việc áp dụng 5S. 2.4.1. Khó khăn về nhận thức. 5S đi liền với văn hóa, nhận thức được 5S tức là nhận thức về sự thay đổi văn hóa, thay đổi về thái độ làm việc. Như ta đã biết để làm thay đổi thái độ và suy nghỉ của mỗi người là rất khó khi những tư tưởng, thái độ đã thấm nhuần trong mỗi con người. Công ty Tiến Phát cũng vậy với những người lao động từ nhiều khu vực, vùng miền khác nhau, tích cách, phong cách sống khác nhau. Thì việc để thay đổi nhận thức của mỗi người bắt họ làm theo khuôn mẫu, theo quy định khi áp dụng 5S là rất khó. 2.4.2. Khó khăn khi triển khai. GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 16 Để triển khai 5S, đòi hỏi doanh nghiệp phải sẵn sàng thay đổi phong cách làm việc của mình. Nhưng vấn đề là tất cả mọi người trong Công ty có thực sự mong muốn triển khai thành công 5S, hay sẽ từ bỏ 5S khi gặp khó khăn. Hoặc tất CBCNV có thực sự sẵn sàng đối phó với những trở ngại phát sinh, chẳng hạn như đối với những người chống đối, không muốn thay đổi. Những cách nói hay những cách trả lời như: - Không có thời gian làm 5S? - Tôi không rảnh? Tôi còn phải làm công việc của tôi? - Chẳng lẽ ngày nào tôi cũng phải lau chùi, quét dọn?  cần phải được loại bỏ trong quá trình áp dụng 5S. 2.4.3. Khó khăn về duy trì. Thời gian đầu thì mọi người còn xôi nổi hào hứng, giai đoạn tiếp theo là sự hời hợt và giai đoạn cuối cùng là không quan tâm nếu Tiến Phát không kiên trì cố gắng đưa ra các chính sách linh hoạt để duy trì áp dụng thì dễ dẫn đến sự thất bại về 5S. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại Công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát. 3.1. Giải pháp đối với lãnh đạo và CBCNV. 3.1.1. Đối với lãnh đạo. - Lãnh đạo phải làm gương đồng thời có sự phản hồi thường xuyên về việc áp dụng mô hành 5S trong các cuộc họp điều hành (ít nhất trong ba tháng tổ chức định kỳ 5S định kỳ, hàng tuần trước khi nghỉ cuối tuần 30 phút) - Một khi các bước Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ được hoàn thành, ban lãnh đạo công ty cần xác định các mong đợi của tổ chức mình. Nhóm 5S cũng nên viết ra một chính sách về thời gian cải tiến trong đó xác định thời gian bao nhiêu là đủ để thực hiện 5S một cách thường xuyên. GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 17 - Để CBCNV thực hiện công việc này đều đặn hàng ngày, cần cử ra một nhân viên quản lý để chịu trách nhiệm hỗ trợ cho quá trình, cung cấp cho ban lãnh đạo các thông tin phản hồi và thúc đẩy 5S khi cần thiết. Sự tham gia của Ban lãnh đạo cấp cao nhất là yếu tố chủ chốt, được thực hiện bằng việc đi vòng quanh quan sát và đánh giá một cách thường xuyên. - Ghi nhận, đánh giá và khen thưởng kịp thời các đề xuất, sáng kiến của người lao động. 3.1.2. Đối với nhân viên. - Không ngừng sáng tạo và có sáng kiến cải tiến kỹ thuật. - Hỗ trợ ban chỉ đạo 5S trong qúa trình triển khai áp dụng,duy trì hệ thống. - Nâng cao kiến thức, tinh thần tham gia và trách nhiệm đối với thiết bị. - Thực hiện tốt những quy định mà công ty và ban chỉ đạo 5S đưa ra.  Hãy để cho CBCNV trong công ty thấy rằng việc thực hiện 5S sẽ tác động trực tiếp đến những mục tiêu, chỉ tiêu đánh giá công việc của họ, khi đó tự họ sẽ tự giác, chủ động áp dụng 5S trong công việc của mình. 3.2. Đảm bảo duy trì thường xuyên 5S. Cần nhiều yếu tố để triển khai và duy trì thành công 5S, giải pháp đầu tiên đối với Công ty TNHH Tiến Phát đó là: - Thực hiện đánh giá 5S thường xuyên để đo lường điều kiện tổng thể của hệ thống. Nên xây dựng cơ chế điểm số 5S để tiện cho việc đánh giá và theo dõi. Các điểm số này có thể được dán tại nơi làm việc. (Xem bảng 1, bảng 2_phụ lục số 2) - Sử dụng các tiêu chuẩn, giám sát và quản lý phải có sự kiểm tra hiệu quả và xác định sự vi phạm. - Để đảm bảo đánh giá được tiến hành khách quan, công ty nên cho tiến hành đánh giá độc lập và đồng loại, các bộ phận khác nhau sẽ đánh giá chéo lẫn nhau bằng một thang điểm chung thống nhất, việc đánh giá GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 18 nhằm mục đích bảo đảm sự phù hợp với tiêu chuẩn 5S nội bộ của công ty cũng như đối chiếu với mục tiêu thực hiện để từ đó đo lường chính xác kết quả của việc thực hiện. - Nghiên cứu ban hành một số quy chế về 5S như nội quy 5S, quy định về trang phục, quy định về báo cáo chi tiết kết quả thực hiện 5S. - Tiến hành chụp ảnh thường xuyên nơi làm việc để tiến hành phân tích cải tiến đồng thời cho dán lên bảng tin 5S để mọi người tham khảo, góp ý. KẾT LUẬN Việc các doanh nghiệp áp dụng 5S theo phương pháp và được quản lý chặt chẽ sẽ không những góp phần nâng nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong công việc và phát huy vai trò của hoạt động nhóm. Đây là kinh nghiệm quản lý của Nhật bản mà các doanh nghiệp của Việt Nam áp dụng. Trong đó có công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát. Việc áp dụng 5S vào trong quá trình quản lý và sản xuất, đã thu được những kết quả rất khả quan cho Tiến Phát như: tạo được vệ sinh ngăn nắp tại nơi làm việc của công ty vừa tiết kiệm được thời gian, chi phí và chất lượng công việc cũng như năng suất tăng lên. Từ khi áp dụng hiệu quả mô hình 5S làm cho tâm lý CBCNV trong công ty cảm thấy thoải mái khi được làm làm việc trong một môi trường thuận lợi, sạch sẽ, những vật dụng thừa được loại bỏ hết, mặt bằng kho bãi của công ty được hợp lý hóa. Nhận thức được lợi ích của mô hình 5S lãnh đạo công ty đã không ngừng ứng dụng nhằm phát huy được vai trò của nó. GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 19 Tuy nhiên thì việc áp dụng không phải muốn là làm được bởi vì 5S là một quá trình liên tục và lâu dài đòi hỏi cần phải có sự nỗ lực hơn nữa, cố gắng hơn nữa của toàn thể mọi người trong công ty. Để làm phát triển tốt hơn hệ thống 5S và hoàn thành tốt lộ trình mục tiêu của công ty đã đề ra là đến năm 2015 công ty TNHH thương mại-dịch vụ cơ khí Tiến Phát là một công ty có quy mô vừa về tổng nguồn vốn cũng như lao động. GVHD: HUỲNH THỊ THÀNH SVTH: TRẦN VĂN TRƯỜNG 20