Luận văn Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong

phòng Để nhận hàng nhập khẩu tại Hải Phòng, Công ty phải ủy thác cho Cảng Hải Phòng thực hiện việc này. Do vậy, Công ty phải ký hợp đồng ủy thác cho cảng nhận hàng. Đồng thời Công ty cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc tiếp nhận hàng hóa cho cơ quan vận tải như: Vận đơn, lệnh giao hàng, xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch vận tải, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng. Khi nhận được “Giấy báo tàu đến” của hãng tàu gửi đến, Công ty sẽ khẩn trương cử nhân viên đến nhận “lệnh giao hàng” ( D/O ). Để nhận D/O nhân viên Công ty phải mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của Công ty đồng thời nộp lệ phí nhận D/O. Sau đó, nhân viên Công ty phải nhanh chóng mang D/O để hoàn thành làm thủ tục nhận hàng để tránh bị phạt lưu kho, lưu bãi do nhận chậm ( Tại cảng Hải phòng thì: 05 ngày đầu được miễn tiền lưu kho, từ ngày thứ 06 đến ngày thứ 17 sẽ tính 5 USD cho mỗi Container 20 feet, từ ngày thứ 18 trở đi là 10 USD cho mỗi Container 20 feet ). Trong trường hợp hàng đến nhưng chứng từ chưa đến, Công ty có thể tiếp tục chờ chứng từ hoặc đến ngân hàng mở L/C xin giấy cam kết của ngân hàng khi chưa có B/L gốc. Thường sau khi chất hàng lên tàu, người bán sẽ thông báo ngay cho Công ty biết các chi tiết về chuyến hàng để Công ty chuẩn bị nhận hàng, liên hệ với đại lý tàu để nắm lịch tàu đến chính xác. Sau khi làm xong các thủ tục cần thiết, đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng của đại lý tàu xuống cảng để nhận hàng. Nếu để quá hạn công ty sẽ bị phạt “chậm lấy hàng”, cũng tùy mỗi chủ tàu mà người ta có mức phạt khác nhau. 2.5.2 Nhận hàng tại cửa khẩu Hữu nghị Do đặc điểm Việt nam và Trung quốc có chung đường biên giới, điều kiện giao thông từ địa điểm của các nhà cung cấp đến Hữu nghị và từ Hữu nghị về Hà nội khá thuận tiện nên Công ty kí kết khá nhiều hợp đồng nhập khẩu qua cửa khẩu này. Việc giao nhận hàng giữa bên Trung quốc và Công ty tại cửa khẩu Hữu nghị diễn ra khá đơn giản. Sau khi Hải quan Hữu nghị đã làm xong khâu kiểm tra thực tế hàng hoá thì người được phân công của Công ty và người được phân công của nhà cung cấp sẽ tiến hành giao nhận hàng hoá. Công ty thuê Hợp tác xã Hữu nghị ( đây là hợp tác xã chuyên về dịch vụ bốc xếp, dịch vụ vận tải nội địa bằng ôtô, cho thuê bãi đỗ xe tại cửa khẩu Hữu nghị ) chuyển hàng từ xe của nhà cung cấp Trung quốc sang xe của Công ty. Các chi phí liên quan đến việc nhận hàng mà Công ty thường phải thanh toán cho Hợp tác xã Hữu nghị là: tiền cho xe nhập bến bãi: 15.000 đồng/ xe; tiền phí bốc xếp 22.000 đồng/ tấn. Trong quá trình nhận hàng, người của Công ty và người của nhà cung cấp Trung quốc sẽ có mặt và giám sát việc kiểm tra xem hàng có được giao như đúng hợp đồng đã được kí kết hay không. Sau khi đã giao nhận xong, hai bên thống nhất lập biên bản giao nhận ( lập 02 bản bằng tiếng Việt nam, mỗi bên giữ 01 bản ) và hai bên cùng kí vào đó. Biên bản này sẽ là cơ sở để Công ty yêu cầu bên bán phải bồi thường hoặc giảm giá trong trường hợp việc giao hàng có nhầm lẫn so với hợp đồng ( về số lượng, bao bì, chất lượng…). 2.6 Kiểm tra, giám định hàng hóa Khi nhận hàng, Công ty luôn tiến hành kiểm tra, trong trường hợp phát hiện những sai sót về hàng hoá so với hợp đồng như: thiếu thụt, chất lượng không đảm bảo, bao bì không đúng qui cách…thì kịp thời có biện pháp xử lý. Việc giám định hàng hoá chỉ được tiến hành trong những trường hợp thực sự cần thiết như: - Có sự không thống nhất giữa Công ty và cán bộ Hải quan trong việc xác định chủng loại hàng hoá ( đây là cơ sở để áp mã tính thuế ). - Có sự không thống nhất giữa Công ty và nhà cung cấp Trung quốc về chất lượng, chủng loại hàng hoá mà hai bên không thoả thuận được. Trong trường hợp cần giám định thì Công ty thường thuê Vinacontrol thực hiện việc giám định rồi lập chứng thư giám định. Hàng chở bằng đường biển ( qua Cảng Hải phòng ) mà bị thiếu hụt, mất mát, phải có “Biên bản kết toán nhận hàng với tàu”. Công ty, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, sẽ lập thư dự kháng nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, sau đó yêu cầu công ty Bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác thì yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hóa và lập chứng thư giám định. Đối với hàng giao lẻ ( qua cửa khẩu Hữu nghị ): nếu số lượng, trọng lượng hàng bị thừa thiếu, chất lượng kém… thì người của Công ty và người của nhà cung cấp lập biên bản giao nhận ( như đã trình bày trong phần nhận hàng ). Tuy nhiên, do đặc thù của mặt hàng linh liện máy móc là rất khó kiểm tra chất lượng trong một thời gian ngắn, mặt khác do mối quan hệ gắn bó và thông lệ làm ăn giữa Công ty và các nhà cung cấp Trung quốc nên chất lượng các lô hàng có thể được Công ty đánh giá vào giai đoạn sản xuất, lắp ráp. Tức là, trong quá trình sản xuất lắp ráp, nếu Công ty phát hiện các phụ tùng, linh kiện không đảm bảo chất lượng thì Công ty sẽ đề nghị nhà cung cấp đưa ra các phương án giải quyết như: giảm giá( nếu chất lượng không đảm bảo nhưng vẫn ở mức chấp nhận được); nhận lại những phụ tùng, linh kiện có chất lượng quá kém và gửi trả Công ty khoản tiền tương ứng với trị giá hàng bị trả lại. Hầu hết các yêu cầu trên của Công ty đều được nhà cung cấp đáp ứng. Ví dụ: Bảng II.6: Một số hợp đồng có chất lượng hàng kém và cách giải quyết STT Số hợp đồng Công ty Thanh phong phát hiện Giải quyết của nhà cung cấp 1 29-02/TP-CF Zoăng thùng nước không khít ( 15 chiếc ) Giảm 45% trị giá 15 zoăng đó 2 83-02/TP-QC Nắp đậy quy lát thiếu ( 50 chiếc) Gửi trả 100% trị giá 50 chiếc 3 11-03/TP-PK Bánh răng trục cam bị mẻ ( 8 chiếc ) Đổi khi nhận hàng chuyến tiếp theo 4 31-03/TP-QX Tuy ô thùng dầu thủng (10 chiếc), Đũa đẩy cong( 25 chiếc) Gửi trả 100% giá trị của hàng lỗi 5 102-04/TP-TX Thiếu 5 hộp đồ kèm theo Gửi thêm 5 hộp đồ trong linh kiện động cơ 24HP đợt giao hàng kế tiếp (Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty Thanh Phong, năm 2002 đến 2004) 2.7 Làm thủ tục thanh toán 2.7.1 Mở L/C Sau khi ký kết Hợp đồng nhập khẩu, Công ty tiến hành làm thủ tục ban đầu cho việc thanh toán quốc tế. Đối với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ thì việc đầu tiên Công ty phải làm đó là việc mở “Thư tín dụng” ( L/C- Letter of Credit), thông thường Công ty mở “thư tín dụng không huỷ ngang” (L/C- Irrevocable Letter of Credit ). Công ty lập một đơn xin mở L/C rồi gửi hồ sơ mở L/C đến ngân hàng, thường thì Công ty mở L/C tại ngân hàng Sài gòn Thương tín ( Saccombank ), hoặc tại ngân hàng Ngoại thương ( Vietcombank ), đây là hai ngân hàng mà phía đối tác Trung quốc đã chấp nhận. Bộ hồ sơ yêu cầu mở L/C mà Công ty nộp cho ngân hàng thường gồm: - Đơn xin mua ngoại tệ. - Hợp đồng nhập khẩu ( bản sao ). - Đơn xin mở L/C ( theo mẫu in sẵn của ngân hàng ). - Phương án bán hàng để thanh toán nhập khẩu ( với L/C trả chậm ). - Đơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ ( với L/C trả chậm) ( theo mẫu của ngân hàng ). Việc kí quỹ mở L/C Công ty thường đề nghị ngân hàng tự động trích từ tài khoản ngoại tệ của Công ty tại ngân hàng mở L/C, nếu tài khoản ngoại tệ không đủ số dư để kí quỹ thì đề nghị ngân hàng trích tài khoản Việt nam đồng của Công ty tại ngân hàng để bán ngoại tệ cho Công ty ( thông qua đơn xin mua ngoại tệ ). Công ty có quan hệ tốt với cả hai ngân hàng nói trên cho nên tỉ lệ kí quỹ mà Công ty thường dùng là 10%. Để tránh ứ đọng vốn, giảm phí L/C Công ty thường mở L/C khoảng 20 ngày trước thời hạn giao hàng. Do vậy, thời hạn hiệu lực của L/C mà Công ty thường dùng là dưới 3 tháng. Thông thường theo như thỏa thuận với bên bán, công ty phải lập L/C trả ngay, không huỷ ngang cho bên bán hưởng lợi. 2.7.2 Phối hợp với ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ, nhận bộ chứng từ thanh toán Trước khi chấp nhận thanh toán cho ngân hàng mở L/C, Công ty cử người phối hợp với ngân hàng để kiểm tra số lượng chứng từ, tính hợp lệ của bộ chứng từ theo các điều khoản trong “ Quy tắc chung về thống nhất tín dụng chứng từ” ( UCP-500), nếu có nhầm lẫn thì phối hợp giải quyết, khi bộ chứng từ đã được coi là hợp lệ thì Công ty chuyển sang làm thủ tục thanh toán tiền cho ngân hàng và nhận bộ chứng từ để thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu. 2.7.3 Làm thủ tục thanh toán Thanh toán tiền hàng nhập bằng L/C là phương thức chủ yếu được Công ty sử dụng. Thông thường, Công ty tiến hành thanh toán một lần 100% giá trị hợp đồng khi đã hoàn tất nghiệp vụ về kiểm tra chứng từ và khi bộ chứng từ đã hoàn toàn hợp lệ. Tuy nhiên, cũng có những hợp đồng mà Công ty chỉ thanh toán 90% trị giá bằng L/C, số còn lại theo quy định trong hợp đồng Công ty sẽ thanh toán với nhà cung cấp Trung quốc qua phương thức chuyển tiền . Ngoài việc thanh toán cho bên bán thì Công ty còn phải thanh toán cho ngân hàng những khoản phí, ví dụ các phí liên quan đến việc thanh toán bằng L/C mà ngân hàng Sacombank quy định là: ( Bảng II.7, trang 55). Bảng II. 7: Phí thanh toán 1. Mở : L/C 0,10% ( tối thiểu 10USD ) 2. Tu chỉnh a. Tăng trị giá L/C 0,10% (tối thiểu 10USD) b. Tu chỉnh khác 10 USD 3. Thanh toán L/C 0,20% (tối thiểu 20USD) 4. Ký hậu B/L 5USD 5. Gia hạn thanh toán 50USD 6. Phí bất hợp lệ 40USD ( Nguồn: 2.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì thông thường Công ty thoả thuận với nhà cung cấp để tìm ra cách giải quyết thoả đáng. Chỉ trong những trường hợp thực sự cần thiết Công ty mới lập Đơn khiếu nại và làm thủ tục khiếu nại. Đối tượng khiếu nại là người bán, nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ. Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi của người vận tải gây nên. Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hóa đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm. Đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản giám định, COR, ROROC...) hóa đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm. Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu có nhiều loại chứng từ kèm theo các bước thực hiện như: chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ giao nhận, chứng từ bảo hiểm, chứng từ Hải quan. Các loại chứng từ này thường là kết quả xác nhận các bước thực hiện của hợp đồng nên rất có ý nghĩa trong việc thanh quyết toán, giải quyết tranh chấp khiếu nại... Công ty sẽ thận trọng đối với từng loại chứng từ trong quá trình lập chứng từ; ghi chép rõ ràng không tẩy xóa, nhất là các hóa đơn thanh toán và bảng kê chi tiết, vận tải đơn. III. Nhận xét về quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong Qua quy trình nhập khẩu của Công ty TNHH Thanh Phong mà em trình bày ở trên, qua thực tế làm việc tại Công ty, bằng những kiến thức nhất định của em về hoạt động nhập khẩu hàng hoá, em có nhận xét về quy trình nhập khẩu của Công ty TNHH Thanh Phong như sau: 1. Ưu điểm Một là, Công ty luôn luôn giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp Trung quốc. Do vậy, việc giao dịch đàm phám và kí kết hợp đồng thường diễn ra nhanh chóng, đơn giản, dựa trên sự tin cậy lẫn nhau. Đặc biệt, do Công ty luôn chủ động trong việc gửi thư chào mua rồi đi đến quyết định lựa chọn nhà cung cấp nên thường thì các hợp đồng được Công ty chủ động soạn trước và cùng với sự hợp tác từ phía bên bán mà các hợp đồng hầu hết được soạn bằng tiếng Việt nam, tạo lợi thế cho Công ty về mặt ngôn ngữ. Hai là, ngoài việc luôn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp truyền thống của mình thì Công ty cũng luôn cố gắng tìm kiếm và tạo mối quan hệ làm ăn với các nhà cung cấp mới. Từ đó, đa dạng hoá nguồn cung cấp, tạo lợi thế cho công ty trong việc chọn lựa nhà cung cấp tốt nhất cho mỗi hợp đồng nhập khẩu. Ba là, trong quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty thì việc thanh toán bằng L/C của Công ty diễn ra rất thuận lợi và có hiệu quả. Các thủ tục để mở L/C được tiến hành rất trôi chảy. Do có quan hệ tốt với hai ngân hàng là Vietcombank và Sacombank nên Công ty thường chỉ phải kí quỹ với tỉ lệ 10%, thậm chí không phải ký quỹ. Đây là một thế mạnh giúp cho Công ty nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và hoàn thiện hơn quy trình hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu của Công ty. Bốn là, tiến độ thực hiện quy trình hoạt động nhập khẩu của Công ty rất nhanh chóng, thường từ 01 đến 02 tháng, thậm chí có một số hợp đồng được thực hiện trong thời gian ngắn hơn rất nhiều. Mọi thủ tục giấy tờ đều được Công ty cố gắng đơn giản hóa giúp cho việc thực hiện hợp đồng nhanh gọn. Điều này làm giảm thiểu chi phí của hoạt động nhập khẩu, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho Công ty. 2. Tồn tại Thứ nhất, Công ty không có bộ phận chuyên trách để thực hiện các nghiệp vụ của hoạt động nhập khẩu, hầu hết nhân viên trong Công ty đều phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau trong khi trình độ của họ còn hạn chế. Tồn tại này có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của Công ty, đặc biệt là ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu. Bởi lẽ, hoạt động nhập khẩu là một hoạt động bao gồm các nghiệp vụ rất phức tạp. Thứ hai, hoạt động nghiên cứu thị trường của Công ty chưa được quan tâm đúng mức, mà đây lại là một nghiệp vụ rất quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu. Chẳng hạn, Công ty thường chỉ có những kế hoạch ngắn hạn cho việc nhập khẩu hàng hoá mà thường thì đó là những quyết định dựa nhiều vào kinh nghiệm của Ban Giám đốc Công ty chứ không phải là những quyết định dựa trên sự nghiên cứu bài bản về: nhu cầu trong nước, sự biến động về nguồn hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài. Thứ ba, nội dung các điều khoản trong các hợp đồng mà Công ty kí kết với các nhà cung cấp Trung quốc đều khá sơ sài, chung chung. Điều này ảnh hưởng xấu đến việc thực hiện các nghiệp vụ tiếp theo trong quy trình nhập khẩu của Công ty như: làm thủ tục Hải quan, nhận hàng và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Chẳng hạn, trong hợp đồng 35-04 TP-RC thì tại điều 4 ( phụ lục 1 ), các mục đều ràng buộc trách nhiệm của Công ty mà thiếu mục ràng buộc trách nhiệm của nhà cung cấp Trung quốc trong việc cung cấp chứng từ thanh toán. Thứ tư, việc thực hiện nghiệp vụ làm thủ tục Hải quan nhập khẩu của Công ty cũng còn khá nhiều sai sót đặc biệt trong khâu khai báo Hải quan như áp sai mã thuế, nhầm lẫn trong việc ghi số liệu vào tờ khai Hải quan, sai sót trong việc lập phụ lục tờ khai. Điều này, sẽ làm chậm tiến độ thông quan hàng nhập khẩu của Công ty và đôi khi gây ra những ức chế đối với cán bộ Hải quan. Cụ thể, trong năm 2004, có tới 25 lần Công ty có nhầm lẫn trong việc thực hiện thủ tục Hải quan nhập khẩu ( tổng số hợp đồng nhập khẩu của Công ty năm 2004 là 106 hợp đồng ). Các sai sót mà Công ty thường mắc phải trong việc thực hiện thủ tục Hải quan được thể hiện qua bảng sau: ( Bảng II.8, trang 59 ). Bảng II.8: Các sai sót khi thực hiện thủ tục Hải quan Số TT Số hợp đồng Sai sót Giải quyết 1 09- 04/TP-RC Sai trên tờ khai: mục 8, ghi sai số hoá đơn thương mại. Khai báo lại 2 17- 04/TP-CF Chậm nộp thuế Nộp phạt rồi mới được mở tờ khai lô hang tiếp theo 3 21- 04/TP-QX Sai trên phụ lục tờ khai trị giá tính thuế. Khai báo lại 4 38- 04/TP-QC Sai trên tờ khai: mục 17, ghi sai tên hàng. Khai báo lại 5 42-04/TP-TX Thiếu hoá đơn thương mại Nộp thêm 6 45-04/TP-QX Sai trên tờ khai: mục 24, ghi sai thuế nhập khẩu Khai báo lại ( Nguồn: tổng hợp thực hiện hợp đồng Công ty Thanh Phong, năm 2004) Những tồn tại trên đã làm ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả của hoạt động nhập khẩu của Công ty. Chính vì vậy, việc tìm ra nguyên nhân của những tồn tại và cách khắc phục các tồn tại đó là hết sức cần thiết. 3. Nguyên nhân của những tồn tại Thứ nhất, những điểm yếu về nguồn nhân lực và cách sử dụng nguồn nhân lực trong hoạt động nhập khẩu: nguyên nhân của việc một nhân viên phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc khác nhau là Công ty còn thiếu nhiều nhân viên để thực hiện các nghiệp vụ của hoạt động nhập khẩu. Trình độ nhân viên còn hạn chế là do việc tuyển chọn đầu vào còn chưa được quan tâm đúng mức, thiếu kế hoạch đào tạo bài bản. Thứ hai, những tồn tại trong việc nghiên cứu thị trường là do: quy mô của Công ty còn khá nhỏ, nguồn tài chính và nhân lực còn hạn hẹp. Mặt khác, hoạt động nghiên cứu thị trường lại là một hoạt động khá tốn kém và phức tạp. Thứ ba, những tồn tại trong nội dung của hợp đồng là do các nguyên nhân: Công ty quá tin tưởng vào mối quan hệ của mình với các nhà cung cấp Trung quốc và cho rằng mọi mâu thuẫn phát sinh trong quá trình thực hiện hợp hợp đồng đều có thể giải quyết bằng cách thương lượng. Thêm vào đó, Công ty cũng chưa ý thức được tầm quan trọng của các điều khoản như trọng tài, khiếu nại, miễn trách vì trên thực tế kinh doanh của Công ty thì điều này chưa xảy ra, nhưng theo em Công ty phải nghiên cứu và đưa các điều khoản này vào trong hợp đồng vì nó là cơ sở pháp lý để giải quyết những tranh chấp. Thứ tư, các tồn tại trong việc thực hiện thủ tục Hải quan nhập khẩu của Công ty là do các nguyên nhân chủ yếu sau: - Công ty chưa có nhân viên chuyên trách thực hiên công việc này, thường thì công việc được kiêm nhiệm. Đôi khi, một nhân viên A chuẩn bị bộ hồ sơ để nhân viên B đi mở tờ khai dẫn đến sự thiếu thống nhất và thiếu kĩ năng để thực hiện nghiệp vụ này. - Ngoài ra, hiện nay ngành Hải quan yêu cầu doanh nghiệp phải tự kê khai, áp mã tính thuế. Điều này cũng làm tăng thêm ngánh nặng cho nhân viên của Công ty trong việc hoàn thành bộ hồ sơ Hải quan. Chương III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thanh phong I. Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình nhập khẩu Như chúng ta đã biết, nhập khẩu có vai trò hết sức quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân nói chung cũng như đối với các doanh nghiệp nói riêng. Trên giác độ doanh nghiệp thì việc nâng cao hiệu quả kinh doanh, phát triển sản xuất kinh doanh, đạt lợi nhuận cao bao giờ cũng hết sức quan trọng và nó cũng là lý do để doanh nghiệp tồn tại. Hoạt động nhập khẩu chỉ phát huy được vai trò của nó nếu hoạt động đó đạt được hiệu quả cao. Muốn vậy, hoạt động nhập khẩu phải được thực hiện một cách khoa học và phải tuân theo một quy trình phù hợp. Môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Kinh doanh trong cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải chấp nhận sự cạnh tranh gay gắt. Với hoạt động nhập khẩu, các doanh nghiệp gặp phải sự cạnh tranh của các doanh nghiệp kinh doanh cùng lĩnh vực và sự phát triển của sản xuất trong nước. Đặc biệt khi hiện nay, một trong các chính sách thúc đẩy phát triển sản xuất trong nước là hạn chế nhập khẩu các sản phẩm mà trong nước đã sản xuất được. Đây là một khó khăn khiến các doanh nghiệp nhập khẩu khó có thể tăng cao khối lượng hàng được phép nhập. Để nâng cao lợi ích, hiệu quả kinh doanh, cạnh tranh được trên thị trường đồng thời vẫn mang lợi ích xã hội, các doanh nghiệp nhập khẩu phải tìm các biện pháp hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu sao cho đạt kết quả cao nhất với chi phí bỏ ra là thấp nhất. Đặc điểm của hoạt động nhập khẩu là phức tạp và rủi ro cao nên hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu là tất yếu: Do đặc điểm của hoạt động nhập khẩu, các doanh nghiệp phải quan hệ với các bạn hàng là người nước ngoài. Hàng hóa được vận chuyển trên chặng đường dài, vượt qua biên giới quốc gia; điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội ở mỗi quốc gia khác nhau là khác nhau. Điều này làm tăng khả năng gặp rủi ro trong quá trình tiến hành kinh doanh nhập khẩu. Những rủi ro này thường xuất hiện trong khi đàm phán, ký kết hợp đồng hoặc khi thuê tàu, vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa. Muốn hoạt động nhập khẩu có hiệu quả, mỗi khâu của quá trình kinh doanh nhập khẩu phải được tiến hành có hiệu quả, mỗi khâu cần được hoàn thiện. Điều này lại càng đặc biệt quan trọng trong bối cảnh hầu hết các doanh nghiệp nước ta nói chung và Công ty TNHH Thanh Phong nói riêng còn rất nhiều hạn chế trong việc thực hiện quy trình nhập khẩu, đặc biệt là trong các khâu: nghiên cứu thị trường; giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng, làm thủ tục Hải quan nhập khẩu. Ngoài ra, việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu, nâng cao hiệu qủa của hoạt động nhập khẩu còn giúp cho các hoạt động khác của doanh nghiệp diễn ra trôi chảy hơn, góp phần vào việc hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tóm lại, việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu ở các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh quốc tế nói chung và ở Công ty TNHH Thanh Phong nói riêng là hết sức cần thiết. Nó không những giúp hoạt động nhập khẩu của Công ty trở lên có hiệu quả hơn mà còn góp phần vào việc nâng cao hiệu quả kinh doanh chung cho toàn Công ty. II. Định hướng của Công ty trong thời gian sắp tới Trong những năm qua, nhờ chính sách khuyến khích mọi thành phần kinh tế tham gia đầu tư phát triển sản xuất trong nước, nhờ sự lỗ lực của các thành viên trong Công ty và đặc biệt là việc tăng nhanh nhu cầu về các sản phẩm máy móc phục vụ sản xuất công, nông, lâm, ngư nghiệp mà Công ty TNHH Thanh Phong luôn làm ăn có lãi, đảm bảo cuộc sống cho người lao động và thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước. Hoạt động nhập khẩu luôn giữ vị trí quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, nó cung cấp nguồn nguyên liệu ( linh kiện) đầu vào chủ yếu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Chính vì vậy, định hướng của Công ty trong những năm tới là tập trung duy trì và phát triển việc nhập khẩu, lắp ráp và sản xuất các loại máy phục sản xuất công, nông, lâm, ngư nghiệp; mở rộng đầu tư vào các ngành nghề kinh doanh khác theo danh mục đăng kí kinh doanh của Công ty; tạo thêm việc làm và tăng thu nhập cho anh em trong toàn Công ty. Với định hướng trên, Công ty đã hoàn thành dự án khả thi xây dựng Nhà máy cơ khí Thanh Phong trên diện tích 13.742 mét vuông tại Cụm Công nghiệp Ngọc hồi, huyện Thanh trì, thành phố Hà nội, dự tính đến tháng 8 năm 2005 sẽ khởi công xây dựng nhà máy. Trước mắt, khi xây dựng nhà máy công ty sẽ phải nhập khẩu trên 15 tỷ đồng ( khoảng $ 1.000.000 ) dây chuyền máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất. Khi đi vào hoạt động, nhà máy sẽ làm tăng năng lực sản xuất, lắp ráp của Công ty lên gấp từ 2,5 đến 3 lần và vì vậy mà lượng linh kiện nhập khẩu dự kiến sẽ tăng mạnh. Vì vậy, ngay từ bây giờ Công ty đã và đang cố gắng tập trung đào tạo nhân viên chuyên trách về hoạt động xuất nhập khẩu và từng bước hoàn thiện quy trình nhập khẩu mà cụ thể là các nghiệp vụ phục vụ cho hoạt động nhập khẩu của Công ty. Theo dự tính của Công ty thì nhu cầu nhập khẩu của Công ty sẽ tăng mạnh trong các năm sắp tới, đặc biệt là giai đoạn cuối năm 2005 và đầu năm 2006. Ngoài ra, với việc hoàn thành dự án khả thi xây dựng Nhà máy cơ khí Thanh Phong thì lực lượng lao động trong Công ty sẽ tăng lên khoảng 250 người. Sau đây là một số chỉ tiêu cụ thể mà Công ty phấn đấu thực hiện trong giai đoạn 2005 đến 2010: Bảng III.1: Một số chỉ tiêu trong giai đoạn 2005 đến 2010 ( Đơn vị tính:nghìn USD) S T T Chỉ tiêu Năm 2005 2006 2007 2008 2009 2010 1 Tổng doanh thu 3.037 3.416 3.868 4.480 4.989 5.978 2 Tổng kim ngạch nhập khẩu 2.816 3.292 3.099 3.449 3.758 4.440 ( Nguồn: Dự án khả thi xây dựng Nhà máy cơ khí Thanh Phong ) Từ bảng số liệu trên càng cho thấy sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty TNHH Thanh phong. Trong giai đoạn cuối năm 2005 và đầu năm 2006 thì kim ngạch nhập khẩu của Công ty sẽ tăng mạnh do phải nhập máy móc thiết bị dây truyền sản xuất cho việc xây dựng nhà máy mới. Như vậy, số lượng công việc mà nhân viên phụ trách hoạt động nhập khẩu của Công ty phải thực hiện sẽ tăng mạnh, tính chất phức tạp của hoạt động này cũng tăng do nhập khẩu dây truyền thiết bị không phải là lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty. Dự tính về kim ngạch nhập khẩu của Công ty như trên cũng sẽ là cơ sở quan trọng để đưa ra giải pháp về nhân lực, và các giải pháp cho việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty. Về cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty trong giai đoạn 2005 đến 2010 sẽ không có thay đổi lớn so với hiện nay ( ngoại trừ việc nhập khẩu dây truyền sản xuất ). Cụ thể là: Bộ linh kiện động cơ Diesel vẫn chiếm tỷ trọng lớn vì đây là mặt hàng mà Công ty chưa đủ năng lực sản xuất, mặt khác động cơ Diesel lại là bộ phận cấu thành lên hầu hết các sản phẩm của Công ty. Tuy nhiên, Công ty cũng có kế hoạch sản xuất hoặc phối hợp với các đơn vị trong nước sản xuất các bộ phận nhất định cho sản phẩm để nâng cao tỷ lệ nội địa hoá cho sản phẩm. Bảng III. 2: Chỉ tiêu về cơ cấu mặt hàng nhập khẩu giai đoạn 2005 đến 2010 ( Đơn vị tính: nghìn USD) Số TT Tên hàng Năm 2005 2006 2007 2008 2009 2010 1 Phụ tùng máy xới các loại 245 289 324 359 392 430 2 Phụ tùng máy cày các loại 156 181 195 225 246 290 3 Phụ tùng máy bơm nước các loại 45 52 58 68 75 90 4 Dynamo máy phát điện các loại 95 110 125 139 150 175 5 Linh kiện động cơ Diesel các loại 1.845 2.140 2.397 2.658 2.895 3.455 6 Dây truyền máy móc các loại 430 520 0 0 0 0 7 Tổng 2.816 3.292 3.099 3.449 3.758 4.440 ( Nguồn: Dự án khả thi xây dựng Nhà máy cơ khí Thanh Phong ) Chính vì có sự thay đổi mạnh mẽ về năng lực sản xuất, kinh doanh của Công ty trong thời gian sắp tới mà Ban giám đốc Công ty đã có phương án cho việc cơ cấu, tổ chức lại bộ máy của Công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ III.1: Dự kiến bộ máy Công ty Thanh Phong giai đoạn 2006- 2010 Ban Giám đốc Giám đốc Xưởng sản xuất Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kế hoạch, tài chính Phòng vật tư, kho tàng Phòng Marketi ng, xuất nhập khẩu Phòng nhân sự, hành chính Với cơ cấu bộ máy như trên thì chắc chắn việc áp dụng giải pháp về nhân sự cho hoạt động nhập khẩu nói riêng và các hoạt động kinh doanh của Công ty nói chung sẽ có tính khả thi cao hơn. III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty 1.Giải pháp từ phía Công ty 1.1 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên trong Công ty Trong điều kiện hiện nay, khi mà nước ta đang hội nhập mạnh mẽ với nền kinh tế khu vực và thế giới thì bất cứ doanh nghiệp nào muốn có được kết quả kinh doanh tốt cũng đều cần có nguồn nhân lực có trình độ cao, đủ khả năng đáp ứng sự thay đổi trong yêu cầu của công việc. Điều đó càng đặc biệt quan trọng đối với các công ty có hoạt động kinh doanh quốc tế nói chung và đối với Công ty TNHH Thanh Phong nói riêng. Căn cứ vào thực trạng của Công ty và định hướng phát triển Công ty thời gian sắp tới, em thấy Công ty rất cần có kế hoạch và giải pháp để tuyển chọn, đào tạo và bố chí nguồn nhân lực cho hoạt động kinh doanh của mình. Do giới hạn về phạm vi nghiên cứu của đề tài nên em chỉ xin đưa ra một số giải pháp về tuyển chọn, đào tạo và bố chí lao động cho Công ty trong lĩnh vực nhập khẩu. Một là, Công ty cần có một phòng riêng phụ trách về hoạt động nhập khẩu; các công việc liên quan đến hoạt động nhập khẩu phải được thực hiện một cách chuyên trách, tránh tình trạng một nhân viên phải làm các công việc có tính chất nghiệp vụ quá khác nhau. Với định hướng phát triển của Công ty như đã trình bày ở trên thì việc thực hiện chuyên trách đối với nhân viên thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động nhập khẩu là hoàn toàn khả thi cả về mặt nguồn nhân lực và nguồn tài chính để chi trả cho hoạt động của họ. Hai là, việc tuyển chọn và đào tạo nhân viên cho phòng nhập khẩu của Công ty phải được thực hiện một cách khoa học và có bài bản, phải đề ra các tiêu chí và yêu cầu cụ thể đối với người được tuyển dụng. Cụ thể, Công ty cần lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho phòng nhập khẩu, thông báo tuyển dụng ( trong thông báo tuyển dụng nêu rõ yêu cầu mà các ứng viên cần có như: trình độ chuyên môn về hoạt động Thương mại quốc tế, khả năng giao tiếp…) , tiếp nhận hồ sơ, tiến hành phỏng vấn và chọn ra những người đáp ứng tốt nhất yêu cầu của phòng nhập khẩu. Những người đạt yêu cầu sẽ được kí hợp đồng thử việc trong thời hạn 02 tháng. Trong thời gian này, Công ty sẽ phối hợp giao cho họ thực hiện các công việc nhất định liên quan đến hoạt động nhập khẩu như: giao dịch qua máy fax, làm thủ tục nhận hàng, làm thủ tục Hải quan. Sau thời gian thử việc, những ai đáp ứng được yêu cầu của Công ty thì Công ty thoả thuận và kí kết hợp đồng lao động chính thức với họ. Việc quản lý nhân viên phải được thực hiện thường xuyên, có hình thức khen thưởng và kỉ luật công khai để một mặt khuyến khích nhân viên phát huy năng lực, cống hiến hết mình cho hoạt động kinh doanh của Công ty mặt khác hạn chế những điểm yếu của họ. 1.2 Mở rộng công tác công tác nghiên cứu thị trường Dựa vào thực trạng kinh doanh của Công ty và định hướng của Công ty trong thời gian sắp tới có thể thấy đối với nguồn linh kiện đầu vào phải nhập khẩu thì Công ty vẫn sẽ chỉ nhập khẩu từ các nhà cung cấp Trung quốc. Do vậy, Công ty cần tận dụng lợi thế khi mà Trung quốc là thành viên của khối ASEAN+3 ( ASEAN, Nhật bản, Trung quốc, Hàn quốc ) để khai thác các thông tin về thị trường Trung quốc từ các nguồn khác nhau như: báo chí, thống kê thương mại, thông tin từ Bộ Thương mại ( Ministry of Commerce ), thông tin từ Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt nam ( Vietnam Chamber of Commerce and Industry- VCCI). Đối với thị trường trong nước thì thông tin thị trường Công ty có thể thu thập được từ các nguồn như: bạn hàng của Công ty, thông tin từ báo chí, các thống tài liệu thống kê của Tổng cục thống kê. Từ các thông tin thu thập được, Công ty sẽ cử những người có trình độ và kinh nghiệm phân tích, và đưa ra những quyết định cho hoạt động nhập khẩu và hoạt động kinh doanh nói chung của Công ty. 1.3 Nâng cao hiệu quả của hoạt động giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng 1.3.1 Giao dịch, đàm phán Để đạt được kết quả tốt nhất trong giao dịch, ngoài việc áp dụng phương thức giao dịnh trực tiếp như Công ty vẫn làm thì Công ty cần xem xét và mở rộng việc áp dụng các phương thức giao dịch khác như: Giao dịch qua trung gian, mua bán đối lưu, giao dịch tại các hội trợ triển lãm. Trên thực tế thì hàng năm, các nhà cung ứng Trung quốc vẫn tham gia các Hội chợ hàng Công nghiệp được tổ chức tại Việt nam, hoặc các hội chợ được tổ chức tại Trung quốc. Công ty Thanh Phong cũng nên tham gia các hội chợ này để một mặt tìm kiếm nguồn cung cấp mới, kí kết được các hợp đồng mới mặt khác khẳng định tên tuổi, uy tín của mình. Làm tốt được việc này thì nguồn cung ứng của Công ty sẽ ngày càng được mở rộng, làm tăng khả năng lựa chọn nguồn hàng nhập khẩu của Công ty. Trong hoạt động nhập khẩu thì giao dịch, đàm phán là khâu nhất định phải có trước khi đi đến ký hợp đồng. Bởi lẽ, có thể ký kết được hợp đồng, hai bên cần phải đạt được sự thỏa thuận thống nhất trên cơ sở mục tiêu đề ra. Công ty cần nghiên cứu kĩ và áp dụng các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán hợp đồng ngoại thương như: lợi ích chung của cả hai bên phải được quan tâm hàng đầu; đàm phán phải mang tính công khai và bình đẳng; người đàm phán hợp đồng phải là người biết thoả hiệp, biết xác lập phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán. Ngoài ra, Công ty phải biết dựa vào các tiêu chuẩn để đánh giá mức độ thành công của các giao dịch đàm phán mà mình đã thực hiện, các tiêu chuẩn chung nhất là: mục tiêu của đàm phán ( câu trả lời là đạt được hay không), giảm thiểu đến mức tối thiểu chi phí cho đàm phán, lợi ích vô hình của đàm phán có đạt được hay không. Một cuộc đàm phán muốn đi đến thắng lợi đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu sau:  Yêu cầu trong quá trình đàm phán: - Người tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán vì như vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao được tốc độ đàm phán. Hiện nay, các cuộc đàm phán giữa Công ty và các nhà cung cấp Trung quốc vẫn được thực hiên bằng tiếng Việt nam, đây cũng là một thuận lợi với Công ty. - Khi cần người phiên dịch, người phiên dịch này cũng phải nắm được nội dung đàm phán để hiểu và dịch được nội và yêu cầu của phía đối tác. - Mỗi buổi đám phàn đều cần được tổng kết bằng một bản ghi nhớ. Công việc này có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn và cho cả việc rút kinh nghiệm ngay cả sau quá trình đàm phán. - Trước mỗi quá trình đàm phán, Công ty cần lập phương án đàm phán trong đó nêu rõ mục đích của đàm phán, dự kiến những vấn đề mà đối tác nêu ra và cách giải quyết vẫn đề đó. - Việc ký kết hợp đồng đàm phán cần được tiến hành kịp thời, đúng lúc. Khi điều kiện ký kết hợp đồng chưa được chặt chẽ thì không nên nôn nóng ký kết dù thấy thời gian đàm phán đã sắp xếp, vì nó sẽ gây bất lợi cho Công ty. - Trong đàm phán, sách lược chung là giấu kín bối cảnh của mình, thăm dò bối cảnh đối phương, thời gian đàm phán cũng phải được cân nhắc tùy theo cuộc đàm phán.  Yêu cầu đối với người đàm phán: Công ty cần cử người đàm phán đáp ứng được các yêu cầu sau: - Nắm được cơ sở thông tin để xây dựng hợp đồng như: thông tin về hàng hoá; thông tin về thị trường giá cả; thông tin về đối tác; thông tin về cơ chế quản lý xuất nhập khẩu trong nước đặc biệt là vào thời điểm giao dịch đàm phán; thông tin về điều kiện vận tải; các thông tin khác có liên quan . - Giỏi về ngoại ngữ được sử dụng trong đàm phán ( có thể là tiếng Trung quốc ), hiện nay thì yêu cầu này không đặt ra qúa cao vì hầu hết các giao dịch đàm phán giữa Công ty và nhà cung cấp Trung quốc đều được sử dụng tiếng Việt nam. Tuy nhiên, việc có một nhân viên giỏi về Tiếng Trung quốc cũng là hết sức cần thiết để tạo ra sự chủ động của Công ty khi làm ăn với các đối tác Trung quốc. - Hiểu biết về pháp luật, chính sách của Nhà nước, pháp luật và tập quán Thương mại của Trung quốc cũng như luật pháp, tập quán thương mại quốc tế. - Hiểu biết biết kỹ thuật liên quan đến hàng hóa mua bán. Cụ thể là các linh kiện máy công, nông, lâm, ngư nghiệp có xuất xứ Trung quốc. - Nắm được tình hình sản phẩm, tài chính của Công ty. - Có khả năng thuyết phục đối phương. Người đi thương lượng phải bình tĩnh, tự chủ, có thẩm quyền để quyết định những những điều bất ngờ xảy ra trong đàm phán. Công ty không nên có những sức ép không cần thiết với những người tham gia đàm phán trước khi bước vào các cuộc đàm phán. Như vậy, quá trình giao dịch đàm phán trước khi ký kết hợp đồng là khó khăn, phức tạp và đòi hỏi phải chuẩn bị chu đáo cả về mặt thông tin, nhân sự, trình độ kiến thức và nghệ thuật đàm phán. Theo em, đối với Công ty Thanh Phong thì việc đào tạo hay tuyển mộ nhân viên có đủ trình độ, hiểu biết về giao dịch, kí kết hợp đồng ngoại thương là rất quan trọng. 1.3.2 Cơ sở xác định giá để đi đến kí kết hợp đồng Trong quá trình ký kết hợp đồng nhập khẩu. Công ty thường nhập khẩu hàng theo giá CIF Hải phòng hoặc DAF Hữu nghị. Nhập hàng theo giá này tránh cho Công ty những rủi ro về hàng hóa do thiên tai, tai nạn... trong quá trình vận chuyên nhưng lại có hạn chế là hàng hóa theo các giá này lại khá cao, Công ty không chủ động được làm ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của Công ty. Đối với Công ty, trước mắt vẫn nên áp dụng hai hình thức tính giá kể trên. Nhưng trong thời gian tới, Công ty nên nghiên cứu để tiến hành nhập khẩu hàng hóa theo giá FOB. Với giá này Công ty có thể mua được hàng hóa với giá cả rẻ hơn vì Công ty tự tìm hiểu thuê tàu hoặc ủy thác vận chuyển cho ai có lợi nhất nhằm tiết kiệm được chi phí cho Công ty. Ngoài ra, việc thực hiện thuê tàu, mua bảo hiểm sẽ làm cho Công ty chủ động hơn trong thời gian nhận hàng, trong các điều kiện chuyên trở và bảo hiểm. Tuy nhiên, áp dụng hình thức tính giá theo giá FOB sẽ làm tăng rủi ro cho Công ty về hàng hóa trong khi vận chuyển đòi hỏi vốn kinh doanh phải lớn, đội ngũ cán bộ kinh doanh phải giỏi. Việc hoàn thiện công xác định và tính giá là một khâu rất quan trọng trong việc chuẩn bị, tạo cơ sở cho hoạt động giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng. 1.3.3 Công tác ký kết hợp đồng Ký kết hợp đồng là hành vi xác nhận bằng văn bản chính thức những thỏa thuận đạt được trong quá trình đàn phán. Hợp đồng ký kết sẽ xác định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng. Vì vậy, trong hợp đồng quyền và nghĩa vụ phải được xác định rõ ràng. Tuy nhiên, để việc kí kết hợp đồng của Công ty Thanh Phong diễn ra trôi chảy và đem lại lợi ích cao cho Công ty thì việc đầu tiên Công ty cần làm đó là từng bước nâng cao trình độ của nhân sự về đàm phán và kí kết hợp đồng ngoại thương. Trước khi đi đến kí kết bất kì một hợp đồng ngoại thương nào, Công ty cũng cần có những hiểu biết cơ bản về hợp đồng ngoại thương như: khái niệm, đặc điểm, yêu cầu, bố cục của một hợp đồng ngoại thương. Điều quan trọng là, Công ty phải nắm chắc và áp dụng linh hoạt kĩ thuật xây dựng nội dung của hợp đồng, các điều khoản của hợp đồng như: Điều khoản tên hàng, điều khoản về phẩm chất, điều khoản về só lượng, điều khoản về giao hàng, điều khoản về gia cả, điều khoản về thanh toán, điều khoản về trọng tài, điều khoản về khiếu nại…Hợp đồng phải đủ các điều khoản cần thiết nhằm tạo thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng. Khi ký kết hợp đồng nên chú ý một số điểm sau: - Cần có sự thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả các điều khoản cần thiết trước khi ký kết. - Văn bản hợp đồng thường do một bên dự thảo rồi đưa cho bên kia ký kết. Bên ký phải xem xét, tránh để đối phương thêm vào những phần không thỏa thuận và bỏ qua phần đã thỏa thuận từ trước. - Hợp đồng phải thể hiện rõ ràng, dễ hiểu, tránh những câu văn tối nghĩa hoặc mập mờ có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau. - Những điều kiện của hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm cụ thể của hàng hóa nhập khẩu. Không thể có những điều khoản trái với thể chế, luật lệ hiện hành của Nhà nước hai bên. - Ngôn ngữ xây dựng hợp đồng là ngôn ngữ mà cả hai bên đều thông thạo hoặc nhất trí lựa chọn. Ký kết hợp đồng là một khâu quan trọng. Một hợp đồng được ký kết là kết quả của quá trình chuẩn bị kỹ càng mọi mặt. Đồng thời cũng là cơ sở để hai bên cùng thực hiện mọi nghĩa vụ và quyền lợi với nhau có hiệu quả nhất. 1.4 Nhanh chóng hoàn thiện thủ tục Hải quan nhập khẩu Công ty phải cố gắng tạo mọi điều kiện để Hải quan làm thủ tục nhanh chóng. Cụ thể là Công ty phải chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ Hải quan khi đi khai báo Hải quan; chuẩn bị đủ mọi chi phí cần thiết liên quan đến việc thực hiện thủ tục Hải quan; cố gắng trong vòng 1 ngày là giải phóng được hàng. Công ty phải nhân viên chuyên trách của Phòng nhập khẩu trực tiếp đi làm thủ tục Hải quan chứ không làm theo kiểu kiêm nhiệm như hiện nay nữa. Nhân viên này phải được uỷ nhiệm quyền giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục Hải quan, tránh tình trạng kéo dài thời gian làm chậm tiến độ giải phóng hàng. Trong kê khai Hải quan, nhân viên phòng nhập khẩu của Công ty phải tiến hành khai báo trung thực chính xác, đầy đủ các khoản mục để tránh những sai sót. Việc áp mã thuế, tính thuế phải thận trọng, tiến hành nộp thuế đầy đủ, đúng thời hạn quy định. Ngoài ra, Công ty cần theo dõi, cập nhật các thông tin mới nhất về những thay đổi trong khâu quản lý của Tổng cục Hải quan như: sự đổi mới trong khai báo, kiểm tra Hải quan ( chẳng hạn việc khai báo điện tử trong khâu mở tờ khai đang bắt đầu được áp dụng) . Tránh tình trạng bị động, lúng túng, gây khó kkăn cho việc thông quan hàng hoá. 1.5 áp dụng linh hoạt các phương thức thanh toán Như ta đã biết phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty hiện nay là thư tín dụng trả ngay, không huỷ ngang. Công ty nên nghiên cứu áp dụng các phương thức thanh toán khác như: phương thức chuyển tiền, phương thức đổi chứng từ trả tiền, thư tín dụng trả chậm. Việc áp dụng linh hoạt các phương thức thanh toán quốc tế giúp Công ty chủ động hơn trong việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu. Từ đó tạo được sự tin tưởng đối với nhà cung cấp, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Sau đây là quy trình nghiệp vụ thanh toán chuyển tiền trả ngay hoặc trả chậm, Công ty có thể tham khảo: Sơ đồ III.2 : Quy trình nghiệp vụ thanh toán bằng phương thức chuyển tiền trả ngay hoặc trả chậm Ngân hàng đại lý Ngân hàng chuyển tiền Người bán Người mua 4 5 2 3 Giải thích quy trình : (1) : Người mua nhận hàng hoá và chứng từ. (2) : Người mua viết lệnh chuyển tiền gửi đến Ngân hàng chuyển tiền, yêu cầu chuyển tiền cho Người bán hưởng lợi. (3) : Sau khi kiểm tra thấy yêu cầu của Người mua là hợp lệ, ngân hàng sẽ trích tài khoản của Người mua để chuyển tiền, đồng thời gửi giấy báo nợ và giấy báo đã thanh toán cho Người mua. (4) : Ngân hàng chuyển tiền sẽ chuyển tiền ( bằng thư hoặc điện báo) cho Ngân hàng đại lý để chuyển trả tiền cho Người bán. (5) : Ngân hàng đại lý chuyển tiền cho Người bán và gửi giấy báo cho Người bán. 2. Đề xuất với Nhà nước 2.1 Có chính sách hỗ trợ hoạt động nhập khẩu Để góp phần hoàn thiện quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá nói riêng và hoạt động kinh doanh nhập khẩu nói chung, Nhà nước cần có một số chính sách hỗ trợ như sau: Theo đánh giá chung hiện nay, hệ thống thuế xuất nhập khẩu của nước ta vẫn còn là một hạn chế đối với hoạt động nhập khẩu. Tuy Nhà nước đã giảm mức thuế đối với một số mặt hàng song mức thuế nói chung vẫn cao. Điều này, không phù hợp với xu hướng chung về cắt giảm thuế quan đang được thực hiện trên thế giới để khuyến khích việc trao đổi buôn bán giữa các nước. Mặt khác, đây cũng là yêu cầu bắt buộc để tham gia Tổ chức Thương mại thế giới WTO, Khu vực mậu dịch tự do Đông nam á AFTA… Do vậy, Nhà nước càng cần cắt giảm thuế để mở rộng quan hệ buôn bán giữa các nước trong khu vực và trên thế giới. Đối với hàng là linh kiện máy móc phục vụ sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp thì hiện nay năng lực sản xuất trong nước còn rất thấp, nhu cầu thị trường lại cao. Hơn thế nữa, việc nhập khẩu linh kiện máy Diesel về sản xuất và lắp ráp máy móc phục phụ sản xuất công, công, lâm, ngư nghiệp trong nước là rất cần được đẩy mạnh. Bởi lẽ, một mặt nó tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu làm ăn có lãi, tạo việc làm cho không ít người lao động mặt khác nó sẽ giúp áp dụng máy móc, kĩ thuật vào trong sản xuất nông nghiệp, góp phần thực hiện chủ trương công nghiệp hoá-hiện đại hoá nông nghiệp nông thôn, rút ngắn khoảng cách giữa thành thị và nông thôn. Nhà nước cần ban hành hệ thống pháp luật đồng bộ tạo ra hành lang pháp lý an toàn, với một cơ chế quản lý khoa học để giúp cho công ty hoạt động có hiệu quả. 2.2 Cải cách thủ tục hành chính Thực tế hiện nay, bộ máy hành chính nước ta còn cồng kềnh, các thủ tục còn rườm rà. Muốn giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn nữa trong hoạt động nhập khẩu, Nhà nước cần cải cách bộ máy hành chính, đơn giản hoá các thủ tục hành chính. Nhà nước cần chỉ đạo các cơ quan chức năng có sự phối hợp chặt chẽ trong việc quản lý xuất nhập khẩu. Bộ thương mại có trách nhiệm phê duyệt các dự án theo thẩm quyền, Tổng cục Hải quan có trách nhiệm giám sát và kiểm tra hàng hoá nhập khẩu, thu thuế nhập khẩu. Đặc biệt Hải quan phải đổi mới mạnh mẽ phương thức hoạt động của mình vì đây vẫn là nơi gây nhiều phiền hà nhất cho doanh nghiệp. Hơn nữa trình độ của cán bộ Hải quan chưa cao nên hoạt động chưa có hiệu quả. Hải quan và doanh nghiệp cần phải phối hợp cùng nhau để việc giải phóng hàng diễn ra nhanh chóng mà vẫn đảm bảo được sự quản lý giám sát. Muốn vậy, Hải quan cần phải rà soát lại các bước quy trình thủ tục Hải quan, giảm các đầu mối, các loại giấy tờ, tiêu chí bắt buộc phải kê khai, phối hợp giữa các khâu trong thủ tục Hải quan để vừa đảm bảo sự chặt chẽ trong quản lý hoạt động nhập khẩu của Nhà nước vừa tạo điều kiện thông quan hàng hoá nhanh cho doanh nghiệp. Để tránh tình trạng cưỡng chế, giám định tràn lan gây thiệt hại cho doanh nghiệp, Hải quan cần phải kiểm tra kĩ thông tin, cưỡng chế phải chính xác và trước khi ra quyết định cưỡng chế, Hải quan phải thông báo trước cho công ty 1đến 2 ngày để công ty có đủ thời gian kiểm tra, giải trình. Trước khi cưỡng chế, hai bên nên lập bản cam kết để khi cưỡng chế sai, Hải quan phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp. Ngoài ra, hiện nay còn có rất nhiều doanh nghiệp làm ăn không trung thực, có hành vi buôn lậu và gian lận thương mại trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá. Các biểu hiện chính của hành vi gian lận thương mại là: khai báo sai về số lượng hàng nhập để giảm thuế nhập khẩu, khai báo sai về đơn giá và tổng giá trị lô hàng để giảm thuế; khai báo sai về chủng loại hàng nhập để giảm thuế suất thuế nhập khẩu và giảm tổng giá trị thuế phải nộp. Việc gian lận trên sẽ đẩy các doanh nghiệp làm ăn chân chính vào một “cuộc chơi” không bình đẳng thậm chí đẩy họ tới tình trạng không còn đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp có hành vi gian lận thương mại nữa. Sở dĩ các doanh nghiệp không chân chính thực hiện được hành vi gian lận thương mại là do có sự tiếp tay của các cán bộ công chức Nhà nước có thẩm quyền. Vì vậy, Nhà nước mà đặc biệt là các lực lượng: Hải quan, thuế, quản lý thị trường, công an kinh tế, toà án…cần có những biện pháp nâng cao tính trung thực, tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ công chức trong ngành; cứng rắn xử phạt những cán bộ tiếp tay cho các hành vi buôn lậu và gian lận thương mại; xử phạt thật nghiêm các tổ chức, cá nhân có hành vi buôn lậu và gian lận thương mại. 2.3 Quản lý ngoại tệ Bất cứ một doanh nghiệp nào khi tham gia hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cũng cần phải mua bán ngoại tệ. Song nếu bán ngoại tệ cho ngân hàng thì doanh nghiệp sẽ bị thua thiệt do tỷ giá mua vào của ngân hàng quy định lại thấp hơn tỷ giá ở thị trường tự do ( khoảng 5% ) nhưng bán ra lại cao hơn. Do đó các đơn vị xử lí bằng cách bán trực tiếp cho các đơn vị nào có nhu cầu mà không qua ngân hàng. Nhưng đến khi cần mua ngoại tệ để thanh toán cho hoạt động nhập khẩu thì doanh nghiệp không thể đi mua lẻ từ thị trường bên ngoài ( do không đáp ứng được lượng ngoại tệ lớn trong thời gian ngắn ), các doanh nghiệp buộc phải mua của ngân hàng với một tỷ giá thường là có lợi cho ngân hàng. Doanh nghiệp cần ngoại tệ để thanh toán trong khi đó Nhà nước quản lý chặt chẽ ngoại tệ. Do đó, Nhà nước cần xem xét điều chỉnh nguyên tắc và cơ chế phân bổ ngoại tệ cho nhập khẩu. Ngoài ra, đối với những mặt hàng khuyến khích nhập khẩu thì Nhà nước nên quy định những tỷ giá riêng theo hướng có lợi cho doanh nghiệp để tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có lãi. 2.4 Tăng cường hoạt động xúc tiến thương mại, hỗ trợ cho các doanh nghiệp Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm lựa chọn thông tin về thị trường, về bạn hàng do nhiều nguyên nhân khác nhau, mà phần lớn là do hạn chế về khả năng tài chính và nguồn nhân lực. Một trong các nguồn thông tin được các doanh nghiệp Việt Nam đánh giá cao là nguồn thông tin có được từ Bộ Thương mại, Phòng thương mại và Công nghiệp Việt nam, đại sứ quán và lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài. Tuy nhiên, các thông tin được cung cấp thường không kịp thời và ít công khai, các doanh nghiệp muốn biết thông tin thì đều phải tự động tìm kiếm, đến liên hệ với các tổ chức kể trên. Ngày nay, dịch vụ Internet phát triển mạnh mẽ, đem đến cho doanh nghiệp một kênh thông tin mới rất hiệu quả. Tuy nhiên, do trình độ còn hạn chế nên hầu hết các doanh nghiệp đều chưa khai thác có hiệu quả công này. Nhà nước cần có các biện pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận khai thác hiệu quả phương tiện hiện đại này. Nhà nước cần tích cực hơn nữa trong việc tổ chức hội chợ, triển lãm để các doanh nghiệp tham gia tìm kiếm thông tin bạn hàng và ký kết hợp đồng. Ngoài ra, việc nước ta tham gia các tổ chức thương mại quốc tế và khu vực, việc kí kết các hiệp định song phương, đa phương cũng là hết sức cần thiết để hỗ trợ các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh quốc tế nói chung và trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá nói riêng. Kết luận Hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá đóng vai trò quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân, đặc biệt đối với nước ta là một nước đang phát triển. Nhập khẩu nguyên vật liệu, linh kiện để phục vụ cho việc sản xuất, lắp ráp các máy công, nông, lâm, ngư nghiệp phục vụ nền sản xuất trong nước lại càng cần thiết và cần được khuyến khích. Động lực và cũng là lý do tồn tại cho các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nói chung và Công ty TNHH Thanh Phong nói riêng là hiệu quả kinh doanh hay chính là lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh, đối với Công ty Than phong thì chủ yếu là hiệu quả của hoạt động nhập khẩu. Để có được kết quả tốt trong hoạt động nhập khẩu thì việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu là hết sức cần thiết. Công ty TNHH Thanh Phong được thành lập từ năm 1999, chủ yếu kinh doanh trên lĩnh vực kinh doanh, sản xuất và lắp ráp linh kiện máy Diesel phục vụ sản xuất công, nông, lâm, ngư nghiệp với nguồn linh kiện chủ yếu nhập khẩu từ Trung quốc. Hiện nay, Công ty đang trong thời gian lớn mạnh và việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu là hết sức cần thiết. Với đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong” em mong muốn và tin tưởng rằng những nghiên cứu, suy nghĩ, tìm tòi của mình trong đề tài này sẽ có ý nghĩa thiết thực, hữu ích đối với bản thân em và đối với hoạt động kinh doanh nói chung của Công ty.