Luận văn Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa

sổ cái. + Kết hợp quá trình hạch toán chi tiết và tổng hợp trên cùng một trang sổ nhật ký – chứng từ trong cùng một lần ghi. Chứng từ nhập- xuất Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Bảng cân Báo cáo kế Sổ đăng ký CT- Sổ chi tiết và tổng hợp Thẻ kho + Kết hợp tính toán sẵn một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính khi ghi chép các Nhật ký – chứng từ. Trình tự ghi sổ: Khi hạch toán các nghiệp vụ thu mua, nhập nguyên vật liệu và thanh toán với người bán được thực hiện trên các sổ sách. Bảng kê số 3: Tính giá thành thực tế của NVL, công cụ dụng cụ, bản kê này lấy số liệu từ NKCT số 1,2,5,6,10 ( phần ghi Nợ TK 152, 153, ghi có các tàI khoản liên quan). - Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331: nguyên tắc ghi sổ kế toán chi tiết TK 331 là mỗi người bán ghi trên một sổ hoặc một trang sổ, mỗi hóa đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian và được theo dõi cho đến lúc thanh toán: - NKCT số 5: là tổng hợp thanh toán với người bán về việc mua NVL, hàng hóa hoặc các dịch vụ khác. Căn cứ để ghi vào Nhật ký – chứng từ số 5 là các sổ chi tiết TK 331. - NKCT số 6: Ghi có TK151 theo nguyên tắc ghi theo chứng, hóa đơn và theo dõi liên tục cho đến khi nhận được hang. Hạch toán các nghiệp vụ xuất vật liệu được phản ánh trên bảng phân bổ vật liệu. Căn cứ vào bảng này để ghi vào bảng kê 4, 5, 6. Cuối tháng, số liệu tổng cộng của các bảng kê nói trên được ghi vào NKCT số 7 – phần 1. Sơ đồ 8 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký - chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng NKCT Sổ chi Nhật Sổ cái Báo NKCT Bảng kê Bảng kê số Bảng kê Bảng kê số Bảng Chứng từ N - Chương 2 THựC TRạNG Tổ CHứC CÔNG TáC Kế TOáN NGUYÊN VậT LIệU TạI CÔNG TY TNHH HOá BáCH KHOA 2.1. Đặc điểm tình hình chung của công ty TNHH Hóa Bách Khoa. Tên đơn vị: Công ty TNHH Hóa Bách khoa Tên giao dịch: POLYTECNIC CHEMICAL COMPANY LIMITED Tên viết tắt: POLYCHEMICO..,LTD Trụ sở chính: N3, tổ4, phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng, Thành phố HN Điện thoại: 049713067 Fax: 6364164 Email: polychemico@hn.vnn.vn 2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty TNHH Hoá Bách Khoa thành lập ngày 06 tháng 12 năm 2002 theo quyết định số 0102007167 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội. Công ty TNHH Hoá Bách Khoa là DN tư nhân, hạch toán độc lập và có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có TK tại ngân hàng theo quy định của nhà nước. Công ty chuyên sản xuất sơn, các vật liệu chống thấm và các sản phẩm khác…Hiện nay công ty đang thực hiện đa số các chức năng nhiệm vụ trên nhưng còn một số lĩnh vực chưa đi sâu vào hoạt động mà đang còn thăm dò nghiên cứu thị trường. Công ty đang phấn đấu để thưc hiện hết các chức năng nhiệm vụ của mình. Trong cac lĩnh vực đang hoat động, công ty luôn đạt kết qua năm sau cao hơn năm trước. Công ty Hóa Bách Khoa là một DN trẻ về tuổi đời. Trong năm năm phát triển và trưởng thành, công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã đưa sản phẩm của mình vào các công trình vào khắp cả nước, tổng doanh thu năm sau cao hơn năm trước chiếm tỷ lệ 1,123%. Nộp Ngân sách nhà nước chiếm 1,511%. Thu nhập bình quân ngày càng được nâng lên so với năm sau chiếm 1,2%. Một số công trình đã được công nhận là đạt chất lượng cao như: khách sạn Duyên Hải - Lào Cai, Nhà khách tỉnh Lao Cai, Trường ĐH Kiến trúc HN, khách sạn xây dựng…. Trong năm năm hoạt động công ty TNHH Hóa Bách Khoa đã có sự phát triển về mọi mặt. Công ty đã đạt các giải thưởng như huy chương vàng , hội chợ công nghệ và thiết bị Việt Nam năm 2003, hội chợ thương mại quốc tế Việt Nam Expo 2004, huy chương vàng triển lãm quốc tế vật liệu xây dựng và nội thất 2004, giải thưởng thương hiệu nổi tiếng MADRIR - Tây Ban Nha 2004, giải thưởng công nghệ và chất lượng GIƠNEVƠ (Thuỵ Sỹ – 2005) Đi đôi với việc không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, công ty đã chú trọng nâng cao trình độ quản lý, trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên. Hang năm Công ty cử cán bộ, công nhân đi học với mục tiêu là đưa tiến bộ khoa học công nghệ vào sản xuất, bắt kịp xu hướng phat triển của thị trường. Để thấy rõ xu hướng phát triển của Công ty ta xem xét “ Bảng kết quả hoạt động kinh doanh” trong 2 năm 2005, 2006 như sau: Biểu 2 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 năm Chỉ tiêu ĐVT Năm 2005 Năm 2006 So sánh Chênh lệch % Tổng doanh thu đồng 1.366.960.000 1.536.358.500 169.398.500 1,123 Nộp ngân sách đồng 5.236.911 7.918.000 2.681.089 1,511 Tổng lợi nhuận đồng 18.203.125 20.586.025 2.382.900 1,130 Tổng vốn cố định đồng 80.000.000 80.000.000 Tổng vốn lu động đồng 967.368.125 1.002.268.420 34.900.295 1,036 Thu nhập bình quân đồng 1.000.000 1.200.000 1,2 2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Mô hình bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hóa Bách Khoa được bố trí theo cơ cấu kết hợp trực tuyến và chức năng. Mô hình này được áp dụng phổ biến trong các DN vừa và lớn đó là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu ảnh hưởng ở mỗi cấp .Với cơ cấu tổ chức như trên cho thấy ban giám đốc gồm một giám đốc phụ trách chung và một phó giám đốc điều hành chung các phòng ban chức năng . * Giám đốc công ty Điều hành hoạt động SXKD của công ty. Đề ra và chỉ đạo thực hiện chiến lược SXKD. Trực tiếp chỉ đạo về tổ chức, tài chính và các hoạt động SXKD. Bổ nhiệm, bãi miễn các trường, phòng ban chức năng. Đề bạt tăng lương, tuyển dụng, sa thải, kỷ luật nhân viên. * Phó giám đốc Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động của phòng ban kinh doanh, kỹ thuật, kế toán . * Phòng kinh doanh Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức quản lý SXKD hàng ngày, trực tiếp làm các kế hoạch và phát triển các phương án sản xuất, quản lý nhân viên của mình, soạn các công văn, đề xuất các chiến lược phát triển của công ty, tính giá thành sản xuất, NVL phục vụ kịp thời cho sản xuất. * Phòng kỹ thuật Đặt dưới ban giám đốc, có trách nhiệm quản lý thúc đẩy công việc của từng tổ đội sản xuất, báo cáo về tình hình NVL và các vần đề về kỹ thuật đáp ứng nhu cầu, chính xác để giám đốc đưa ra quyết định. Ngoài ra phòng kỹ thuật còn thu thập các hóa đơn chứng từ về nhập -xuất NVL và công cụ dụng cụ. * Phòng kế toán Tổ chức hướng dẫn công tác hạch toán phụ thuộc, lập kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch vốn của công ty để lãnh đạo đưa ra những quyết định kinh doanh kịp thời chính xác, công ty áp dụng hình thức thực hiện tổ chức ghi sổ kế toán Nhật ký- sổ cái. Báo cáo theo tháng và quý, áp dụng phương pháp tính thuế khấu trừ, kiểm kê thường xuyên, báo cáo tài chính theo năm. Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất của Công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 9 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của công ty Tnhh hóa bách khoa Phó giám Giám đốc Bán hàng 2.1.3. Tổ chưc công tác kế toán của công ty Do đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty, để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung , theo đó toàn bộ công tác kế toán của công ty đều tập trung ở phòng kế toán 2.1.3.1 Bộ máy kế toán Để thực hiện đầy đủ các nhiễm vụ đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động của cán bộ kế toán đồng thời phù hợp với trình độ của mỗi nhân viên ( hầu hết các cán bộ của phòng đều có trình độ đại học). Kế toán trưởng: Chi đạo, giám sát toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của công ty, tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc quản lý, sử dụng chỉ tiêu tài chính đúng mục đích, đúng chế độ và hiệu quả với đồng vốn của công ty. - Kế toán thanh toán tiền mặt: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan như: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu tạm ứng, phải thu, phải trả khác… - Kế toán thanh toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ thanh toán, vay vốn, ký quỹ, ký cược qua ngân hàng. - Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chi tiết tình hình tăng giảm và khấu hao TSCĐ, lập báo cáo nhật ký chứng từ và bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. - Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ nhập-xuất-tồn kho NVL và công cụ dụng cụ, lập bảng kê. - Kế toán tiền lương: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thanh toán tiền lương, trả lương cho công nhân viên theo tháng. - Thủ quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt, tồn quỹ. Đối chiếu tồn quỹ thực tế với số dư hàng ngày trên sổ quỹ kế toán thanh toán tiền mặt. . Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và yêu cầu trình độ quản lý, bộ máy kế toán của công ty được sắp xếp như sau : Sơ đồ 10 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán than h toán Kế toán thanh toán tiền gửi NH Kế toán mua hàng và thanh toán Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lương Kế toán NVL và công cụ dụng cụ Thủ quỹ Nhân viên thống kê phân xưởng Kế toán trưởng 2.1.3.2. Hình thức kế toán công ty - Hình thức sổ kế toán: Căn cứ vào tình hình thực tế SXKD, căn cứ vào khả năng cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, yêu cầu thông tin kinh tế, công ty đã chọn lựa và vận dụng hình thức Nhật ký – sổ cái vào công tác kế toán. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống, giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế oán chi tiết, giữa ghi chép hàng ngày với tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Tình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ cái có thể khái quát bằng sơ đồ 10 - Hệ thống sổ kế toán: + Sổ kế toán tổng hợp: các Nhật ký chung, các bảng kê, sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết: Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như: Sổ kế toán chi tiết TSCĐ, NVL và CCDC, thành phẩm…còn sử dụng bảng phân bổ. + Sử dụng mẫu sổ in sẵn và các quan hệ đối ứng tài khoản các chi tiết kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. - Tài khoản sử dụng: + TK 152: NVL + TK 153: CCDC + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 642: Chi phí quản lý + TK 621: Chi phí NVL + TK623: Chi phí nhân công trực tiếp + TK627: Chi phí sản xuất chung + TK111: Trả bằng tiền mặt + TK112: Trả bằng chuyển khoản + TK331: Phải trả cho người bán + TK133: Thuế GTGT 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Hoá Bách Khoa. 2.2.1. Công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty. Nguyên vật liệu chính để sản xuất sơn dầu và các vật liệu chống thấm là các loại dầu thảo mộc, các loại nhựa, các loại bột m và dung môi. Mặc dầu sản lượng tong loại sơn có thay đổi nhưng nguyên vật liệu chính đẻ sản xuất vẫn bao gồm các loại kể trên. Đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu chính được đầy đủ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, phòng kỹ thuật phải đưa ra các định mức, tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu ( định mức được xây dựng cụ thể cho từng loại sản phẩm). Để căn cứ vào đó và kế hoạch sản xuất từng tháng, quý, năm phòng kinh doanh tổng hợp xác định về nhu cầu cung cấp vật liệu cho sản xuất ở các kỳ trong năm kế hoạch, từ đó cân đối giữa nhu cầu và khả năng để xây dựng nên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Các loại vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh của Công ty được thu, mua về từ nhiều nguồn khác nhau như nguôn vật tư trong nước, nguồn vật tư nước ngoài. Nhưng chủ yếu là mua của nước ngoài vì có nhiều loại vật tư trong nước không có những đặc đặc điểm tiêu chuẩn kỹ thuậtđạt mức đặt ra của công ty đối với nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm. Những loại vật liệu nhập kho có nguồn gốc trong nước hầu hết là các tỉnh phía Bắc thông qua các đơn vị kinh doanh địa phương như Tùng Hương ( Nghệ An, Quảng Ninh), Chẩu ( Cao Bằng, Bắc Thái). Còn đối với nguyên vật liệu phải nhập ngoại thì công ty thông qua các đơn vị nhập khẩu như bột mầu, dung môi pha sơn, các hoá chất penta… Các loại vật tư quý hiếm Công ty thường mua nhập kho cho thời gian dài như 2 quý còn đối với loại vật tư có sẵn trong nước thì chỉ cần lập kế hoạch mua cho tong quý 2.2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa. 2.2.2.1. Đặc điểm vật liệu cuả công ty. Công ty Hoá Bách Khoa chủ yếu là sản xuất sơn dầu và các vật liệu chống thấm, do vậy nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm chủ yếu là các loại dầu thảo mộc, lanh, chẩu, cao su, đỗ tương, các loại nhựa tổng hợp như Tùng Hương, Phai Tràm Tâmnôl, nhựa đường, nhựa Alkyd… các loại bột màu như bột crôm, kẽm, caco3… các loại dung môi, xăng pha sơn, xăng thông, xilen… Nguyên vật liệu sản xuất sơn là các loại hoá chất nên công tác vận chuyển, bảo quản không tốt sẽ gây ra thiếu hụt hư hang, thậm chí còn gây ảnh hưởng không tốt cho sức khoẻ của con người và môi trường xung quanh. Do đó nhiễm vụ của Công ty là phải có biện pháp thích hợp cho tong loại nguyên vật liệu phù hợp với tính chất lý hoá của chúng. Căn cứ vào tính chất của nguyên vật liệu cùng cho chế biến mà Công ty phải xây dung 7 kho vật liệu để giúp cho công việc bảo quản nguyên vật liệu được tốt, những kho vật liệu đó là: - Kho 1521: kho vật liệu chính - Kho 1522: kho vật liệu phụ - Kho 1523: kho nhiên liệu - Kho 1524: kho phụ tùng thay thế - Kho 1525: kho vật liệu xây dung - Kho 1527: kho phế liệu thu hồi - Kho 1528: vật liệu bán thành phẩm 2.2.2.2. Phân loại vật liệu tại Công ty Là một DN chuyên về lĩnh vực sản xuất sơn và các vật liệu chống thấm, do đó vật liệu của công ty rất phong phú và đa dạng. Khối lượng của NVL phục vụ cho sản xuất của công ty tương đối lớn chiếm 20% khối lượng hàng tồn kho của DN. Với trên 30 loại vật liệu khác nhau, do đó để tổ chức, quản lý và sử dụng chúng có hiệu quả thì chúng ta phải xác định chức năng, công dụng và phân loại chúng một cách thích hợp. Mỗi loại vật liệu sử dụng lại có chức năng và công dụng khác nhau nên Công ty Hoá Bách Khoa tiến hành phân loại NVL theo mục đích sử dụng. Trên góc độ mục đích tiêu dùng, vật liệu được phân thành các loại: - NVL chính: Là đối tượng chủ yếu trong quá trình sản xuất. Đối với hai sản phẩm chính của công ty là sơn và chất chống thấm thì NVL chính là: Titan, Acryles, PrimalAC, nhựa nhũ tương, dầu chẩu… - NVL phụ: Là các vật liệu phục vụ cho nhu cầu thí nghiệm và sản xuất các vật liệu phụ trợ cho sản xuất, làm tăng chất lượng của vật liệu chính bao gồm: Amoniac, Naterrosol, vỏ thùng, Caolanh, Kaoxin, bột siêu mịn,… - Nhiên liệu: Là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất chất chống thấm như: Than đá, củi, xăng… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như: Long đèn, ốc vít, … Việc phân loại trên giúp cho quá trình quản lý và kiểm tra, hạch toán NVL được thuận tiện hơn. 2.2.2.3. Tổ chức đánh giá vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa. Hiện nay NVL của công ty sử dụng để phục vụ cho sản xuất phải thu mua từ nhiều nguồn khác nhau. Công ty sử dụng giá thực tế để phản ánh ghi chép trên cơ sở kế toán. a. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho - Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu Gía thực tế NVL nhập kho = Gía ghi trên hoá đơn + Thuế NK (nếu có) + Chi phí vận chuyển bốc dỡ Ví dụ: Ngày 22\4\2006 công ty đã mua TitanR-706 của Inđônêxia theo hóa đơn số 7893 với giá ghi trên hóa đơn là 4.875 đô(1đô =16.000VND), thuế NK là 5%, chi phí vận chuyển bốc xếp là 2.000.000 đ. Vậy trị giá vốn NVL nhập kho là: 78.000.000 + 78.000.000 x 5% + 2.000.000 = 83.900.000 (Với 4.785 đô = 78.000.000 VND) - Đối với NVL mua trong nước Gía thực tế NVL nhập kho = Gía mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua phát sinh (nếu có) Ví dụ: Ngày 20\1\2005 công ty đã nhập 40 kg TitanR-706 của công ty Hưng Lộc theo hóa đơn số 8755. Giá mua ghi trên hóa đơn là 14.000.000đ, thì giá thực tế là 14.000.000đ (người bán giao hàng tại công ty). b. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Giá trị NVL xuất kho chỉ là chỉ tiêu quan trọng làm cơ sở lập bảng phân bổ NVL từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xác định chính xác giá bán sao cho có lại. Do đó, việc lựa chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho sao cho phù hợp với tình hình biến động của giá cả trên thị trường là rất khó. Đối với NVL quan trọng, nhập-xuất thường xuyên, số lượng lớn như Titan, PrimalAc..thì công ty sử dụng đơn giá thực tế vật liệu xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền. Với phương pháp tính giá như vậy, cuối tháng kế toán mới tính được giá vật liệu xuất kho. Đơn giá bình quân (PBQ) = Trị giá NVLtồn ĐK + Trị giá NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn ĐK + Số lượng NVL nhập trong kỳ Trị giá thực tế NVL xuất dùng = (PBQ) x Số lượng NVL xuất dùng Ví dụ: Tính giá xuất kho của nguyên vật liệu TitanR-706. Tồn đầu tháng 12\2005 là 15kg với đơn giá 343.000đ\kg. Ngày 20\1\2006 nhập 40kg với đơn giá thực tế nhập là 350.000đ\kg. Ngày 28\1\2006 xuất 35kg TitanR-706 dùng để sản xuất. Đơn giá xuất dùng = (15 x 343.000) + (40 x 350.000) = 348.091 15 + 40 Vậy giá trị thực tế 35kg TitanR-706 xuất dùng bằng: 35 x 348.091 = 12.183.185 đ/kg Còn với nhiều NVL khác, để cho việc tính giá được kịp thời và đơn giản thì kế toán NVL lấy giá xuất chính là giá nhập của NVL đó trên phiếu nhập gần nhất hoặc giá xuất có thể là giá bình quân nhập vật liệu trong kỳ theo công thức: Trị giá thực tế NVL xuất dùng mỗi loại = Đơn giá bình quân nhập mỗi loại x Số lượng NVL xuất dùng mỗi loại 2.2.3. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty. 2.2.3.1. Chứng từ và trình độ luân chuyển chứng từ kế toán. Như đã nêu ở phần giới thiệu ta biết rằng Công ty TNHH Hoá Bách Khoa áp dụng phương pháp hạch toán hang tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng hiện nay là Nhật ký – Sổ cái. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống, giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết, giữa ghi chép hàng ngày với tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Việc ghi chép ban đầu của kế toán vật liệu ở Công ty sử dụng và thu thập những chứng từ sau: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Biên bản kiểm nghiệm + Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng 2.2.3.2. Thủ tục nhập vật liệu. Tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa việc cung ứng vật tư chủ yếu là mua ngoài, theo chế độ quy định của Công ty thì tất cả các loại vật liệu khi mua về phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi vật liệu về đến kho, đại diện phòng kinh doanh tổng hợp để kiểm tra chất lượng, số lượng chủng loại vật tư có phù hợp với hợp đồng thu mua hay không. Nếu quá trình kiểm nghiệm không phát hiện thấy sai sót gì về số lượng lẫn chất lượng của vật liệu nhập kho thì ban kiểm nghiệm tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm và cho làm thủ tục nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn GTGT của người cán bộ phòng kinh doanh tổng hợp lập phiếu nhập vật tư và cán bộ thu mua đề nghị thủ kho cho nhập vật liệu. Trước khi nhập kho thủ kho cần phải kiểm tra lại vật liệu về số lượng, quy cách, chủng loại… Số thực nhập và phiếu nhập có khớp nhau không. Cán bộ phòng kinh doanh tổng hợp lập phiếu nhập kho theo mẫu sau: Phiếu nhập kho lập thành 4 liên. - 1 liên lưu ở quyển phiếu nhập kho (ở bộ phận kế toán) - 1 liên giao cho kế toán thanh toán (kế toán theo dõi TK 331 “phải trả khách hàng”) để làm căn cứ ghi sổ kế toán và thanh toán cho khách hàng và sau đó lưu ở kế toán thanh toán - 1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó giao cho kế toán để hạch toán - 1 liên giao cho khách hàng. Đối với mỗi nguồn nhập các chứng từ kế toán ban đầu khác nhau: - Mua vật liệu bằng tiền mặt: Các chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán trong trường hợp này là: Phiếu nhập kho, giấy báo chi tiền mặt, hóa đơn bán hàng của người bán… - Mua tạm ứng: Đối tượng được tạm ứng đi mua vật liệu là các nhân viên của phòng sản xuất . Nhưng dù dùng ngay hay không vật liệu đã mua về nhất định phải qua kho, viết phiếu nhập mới được thanh toán. Cuối tháng khi có đầy đủ phiếu nhập, bảng kê nhập, hóa đơn bán hàng của người bán hoặc đối chiếu công nợ (mua với giá trị thấp hơn 1000.000), kế toán viết”giấy thanh toán tạm ứng” cho người mua . Các chứng từ nhập được dùng ghi các loại sổ kế toán – chỉ tiêu nhập. Biểu 3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Căn cứ vào hóa đơn số 002398 ngày 20\1\2006 của Cty TNHH TM&DV Hưng Lộc Theo hóa đơn số 002398 ngày 20\1\2006 Ban kiểm nghiệm gồm: ông: Trần Thành Đô-Trưởng phòng kỹ thuật trưởng ban Ông: Nguyễn Văn Hoán- Thủ kho Ông: Nguyễn Hữu Thuận- ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Phương thức kiểm nghiệm: Kết luận của ban kiểm nghiệm: đạt nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số Đơn vị tín h Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách 1 Titan-R706 03 kg 40 40 0 Biểu 4 Công ty TNHH Hóa Bách Khoa Mẫu số 01 vật tư PHIếU NHậP Khẩu QĐ số 1241TC\CĐKT Ngày 1\11\95 của BT Số: 8755 Ngày 20/1/2006 Nợ: 152/ 1331 Có: 331 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH TM &DV Hưng Lộc Theo hóa đơn số 002389 ngày 20\1\2006 Nhập tại kho: Bách Khoa ĐVT: Đồng Viết bằng chữ: Mười bốn triệu bảy trăm ngàn đồng Thủ trưởng KTT Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Số th ứ tự Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm) Mã số Đơn vị tín h Số lượng Theo chứng Thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Titan-R706 kg 40 40 350.000 14.000.000 Thuế GTGT 5% 700.000 Cộng 14.700.000 Biểu 5 Công ty TNHH Hóa Mẫu số 01 vật tư Bách Khoa Ban hành theo QĐ số 18TC\CĐ kế toán Ngày 30\1\1995 GIấY THANH TOáN TIềN TạM ứng Ngày 28\1\2006 Họ tên người thanh toán: Nguyễn Văn Hoán Địa chỉ: Sản xuất Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng 1. Số tiền đợt trước chưa chi hết 2. Số tạm ứng kỳ này: - Phiếu chi số: - Phiếu chi số: II. Số tiền đã chi Theo giấy biên nhận và phiếu chi số 02\1, HĐ số 41093, 6959, 565079… III. Chênh lệch 1. Số tạm ứng chi không hết Chi quá tạm ứng (1845) (1845) 34.035.076 34.083.800 (2905) (2905) Thủ trưởng đơn vị KTT Kế toán thanh toán Người thanh toán (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2.3.3. Thủ tục xuất nguyên vật liệu. Khi phòng sản xuất có nhu cầu vật liệu và được giám đốc cũng như trưởng phòng kỹ thuật phê duyệt, phòng kinh doanh tổng hợp lập phiếu phiếu xuất kho, phòng sản xuất cầm phiếu xuất kho xuống lĩnh vật tư. Thủ kho chỉ được phép xuất kho khi đã có đủ 2 chữ ký của 2 người trên và ghi số lượng thực xuất trên”phiếu xuất kho”. Số lượng thực xuất chỉ được nhỏ hơn hoặc bằng số lượng yêu cầu ghi trên phiếu xuất. Phiếu xuất kho là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho vật tư được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng một kho hoặc cùng một mục đích sử dụng, khi lập phiếu, phiếu phải ghi rõ họ tên, địa chỉ của đơn vị, số và ngày, tháng lập phiếu và lý do sử dụng và kho xuất vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu - Liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán - Liên 3 người nhận giữ để ghi vào kế toán bộ phận sử dụng, phục vụ cho hạch toán phân xưởng. Biểu 6 Hoá ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-BLL GTGT Ký hiệu:AA\2005T Số: 002398 Liên 2: Giao cho khách hang Ngày 20/1/2006 Đơn vị bán hàng:Công ty TNHH TM và Dịch vụ Hưng Lộc Địa chỉ: Số TK Mã số:0100799805-1 Điện thoại Họ tên người mua:Trần Thành Đô Đơn vị: Cty Hóa Bách Khoa Hình thức thanh toán: Theo đơn đặt hàng ĐVT: Đồng STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Titan-R706 kg 40 350.000 14.000.000 Thuế suất:5% Cộng tiền hàng:14.000.000 Tổng tiền thuế: 700.000 Tổng tiền thanh toán: 14.700.00 0 Tổng số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu bảy trăm ngàn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 7 Cty TNHH Hoá Bách Khoa Mẫu số 02\VT PHIếU XUấT KHO Ngày 1\11\95 của Bộ Tài chính Ngày 28\1\2006 Số: 7518 Nợ: 6211 Có: 1521 Họ tên người nhận hàng: Trần Hồng Hạnh Lý do xuất kho : Sản xuất Xuất tại kho: Bách Khoa ĐVT: Đồng Tổng số tiền viết bằng chữ: mười hai triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng Thủ trưởng KTT Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Số th ứ tự Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm) Mã số Đơn vị tín h Số lượng Theo chứng Thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Titan-R706 kg 35 35 348.091 12.183.185 ………… …. … … …. … … Cộng 12.183.185 Công việc hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành cả 3 nơi: kho, phòng kế toán, phòng kinh doanh tổng hợp. Tuy nhiên ở phòng kinh doanh tổng hợp chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở phòng kế toán theo dõi cả hai chỉ tiêu: số lượng và giá trị. Trình tự hạch toán cụ thể của Công ty TNHH Hoá Bách Khoa như sau: Tại kho, hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất của tong loại vật liệu cuối ngày tính ra số tồn kho sau đó ghi vào cột tồn của thẻ kho. Định kỳ 3 ngày một lần thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật liệu đã được phân loại theo từng thứ vật liệu gửi cho kế toán chi tiết vật liệu. Thẻ kho được mở riêng cho tong loại vật liệu và theo dõi cả tháng. Biểu 8 Công ty TNHH Hoá Bách Khoa Mẫu số 10-VT Tên kho:Bách khoa Tờ số: 3 Thẻ kho Lập thẻ ngày 01/01/2006 Tên, nhạn hiệu, quy cách vật tư:Titan-R706 ĐVT: kg ST T Chứng từ Trích yếu Ngày nhập, xuất Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn 12\2005 15 20 Nhập 20\1 40 32 Xuất 28\1 35 ….. 30\1\2006 40 35 20 (Đã ký và ghi rõ họ tên) Trích sổ chi tiết vật liệu: Biểu 9: sổ chi tiết vật liệu Tên kho: bách khoa Tờ số: Tên hàng: Titan-R706 Mã số: 03 ĐVT: kg Biểu 10: Phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu chính CT Diễn giải Ngày N-X Nhập Số lượn g Đơn giá Thành tiền Xuất Số lượn g Đơn giá Thành tiền Tồn Số lượn g Đơn giá Thành tiền Tồn kho 01/01 15 343.000 5.145.000 8755 Nhập kho 20/01 40 350.000 14.000.000 7518 Xuất kho 28/01 35 348.091 12.250.000 Cộng PS Tháng 01 40 14.000.000 35 12.250.000 Tồn kho 31/01 20 6.961.820 TK 1521 Từ ngày 17 đến ngày 20/01/2006 Người giao: Người nhận: STT Tên vật liệu chính Số lượng Số hiệu Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Titan-R706 1 8755 40 350.000 14.000.000 2 Dầu Chẩu 1 6530 10.054 12.857 129.264.287 3 Bột nhẹ 1 5217 5.000 1.142 5.710.000 Biểu 11: Phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu TK 1521 Từ ngày 25 đến ngày 28/01/2006 Người giao: Người nhận: STT Tên vật liệu chính Số lượng Số hiệu Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Titan-R706 1 7518 35 348.091 12.183.185 2 Dầu Chẩu 1 7521 10.000 12.860 128.600.000 Cộng 140.783.185 Tại phòng kế toán định kỳ ba ngày một lần kế toán chi tiết vật liệu phải xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho đối chiếu kiểm tra đóng dấu chất lượng số tồn kho cuối kỳ cuả từng thứ vật liệu và nhận chứng từ xuất có kèm theo phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất có kèm theo phiếu giao nhận chứng từ. Khi nhận được phiếu nhập, xuất kho đã được phân loại do thủ kho giao lại, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành tính giá của từng chứng từ ( theo giá hạch toán của vật liệu nhập kho theo phương pháp đã trình bày ở phần trên) Giá hạch toán của vật liệu nhập kho được ghi vào chứng từ nhập, xuất sau đó tổng hợp lại để ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ N – X. Đồng thời căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kế toán ghi vào bảng kê nhập – xuất – tồn kho vật liệu theo từng thứ vật liệu. Cách ghi bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn vật liệu như sau: - Cột đầu tháng: căn cứ vào cột tồn tháng trước của từng thứ loại vật liệu - Cột nhập trong tháng: là tổng cộng số tiền đã được tính trên phiếu giao nhận chứng từ nhập trong kỳ tương ứng theo từng thứ từng loại vật liệu. - Cột cộng xuất cũng được tính như cột cộng nhập tương đối với vật liệu xuất trong kỳ. - Cột tồn cuối kỳ = Cột tồn đầu tháng + Cột cộng nhập – Cột cộng xuất. - Số tồn kho cuối tháng của từng thứ, loại vật liệu thể hiện trên bảng nhập, xuất. Tồn kho vật liệu được ding để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng loại, thứ vật liệu thông qua bảng giá thực tế vật liệu. ở Phòng kinh doanh tổng hợp nhân viên phòng kinh doanh sẽ mở sổ theo dõi về lượng nhập, xuất, tồn. Cuối tháng dựa vào sổ đó nhân viên của phòng kỹ thuật cung cấp vật tư hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ tới. Biểu 12: bảng kê nhập kho vật liệu Tháng 01/ 2006 Người lập: Kế toán trưởng Biểu 13: bảng kê xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuât Tháng 01/ 2006 Người lập: Kế toán trưởng STT Phiếu nhập Số hiệ u Ngày thán g Tên vật tư Người cung cấp ĐVT Số lượn g 1 8755 20/1 Titan-R706 Cty TNHH và kg 40 350.000 14.000.000 … … … … … … Đơn giá 2 6530 18/1 Dầu chẩu Cty Hoá Chất kg 10.054 12.857 129.264.287 Thành tiền Cộng 143.264.287 STT Phiếu xuất Số hiệ u Ngày thán g Tên vật tư Bộ phận sử dụng ĐVT Số lượn g 1 5301 22/1 Litopol Phân xưởng I kg 3.000 19.000 57.000.000 … … … … … … Đơn giá 2 7518 28/1 Titan-R706 Phân xưởng II kg 35 348.091 12.183.185 Thành tiền Cộng 69.183.185 Biểu 14: Trích bảng kê nhập - xuất - tồn vật liệu Tháng 1/2006 Tê n vậ Tồn đầu kỳ Dư nợ đầu kỳ SL nhập Dư nợ PS Dư có PS Titan R706 15 343.000 40 350.000 35 348.091 20 6.961.820 Litopol 4.000 75.600.000 0 0 3.000 57.000.000 1.000 18.600.000 Vôi 349 207.354 0 0 216 128.332 133 79.021 Bột SL xuất Tồn cuối kỳ Dư nợ cuối kỳ .… Cộng 76.150.354 350.000 57.476.423 25.640.841 Thẻ kho Sổ số dư Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp nhập - xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng kê nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng kê xuất Có thể khái quát trình tự nội dung phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty TNHH Hoá Bách Khoa như sau: Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3 Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng 2.2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa Công ty chọn phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên theo đó , công ty sử dụng những TK 152(152.1; 152.2; 152.3; 152.4) ngoài TK 152, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng TK 111, 112, 331, 141, 621, 627, 642… 2.2.4.1. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu Hiện nay NVL mà công ty sử dụng là do nhập ngoài vào.Tùy theo từng nguồn nhập, hạch toán tổng hợp NVL như sau: - Mua NVL bằng tiền mặt: Hàng ngày, thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt mua NVL và thực hiện việc ghi sổ quỹ hàng ngày, lập báo cáo quỹ chuyển cho phòng kế toán, kèm theo tất cả các chứng từ thu, chi làm cơ sở ghi sổ kế toán. Cuối tháng, kế toán ghi các nghiệp vụ chi tiền mặt mua NVL phát sinh trong tháng vào Nhật ký-sổ cái (ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 111) .Sau đó lấy tổng phát sinh Có TK 111, đối ứng với phát sinh Nợ TK 152 để ghi vào Sổ cái TK 152 Ví dụ: Căn cứ phiếu nhập kho số 8755 (Biểu 4) ngày 20-1-2006 kế toán ghi: Nợ TK 152.1: 14.000.000 Nợ TK 133: 700.000 Có TK 111: 14.700.000 - Mua NVL bằng tạm ứng: Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập số 8755 ngày 20-1-2006 (Biểu 4) kế toán ghi: Nợ TK 152.1: 14.000.000 Nợ TK 133: 700.000 Có TK 141: 14.700.000 đ - Dùng tiền gửi ngân hàng thanh toán tiền mua NVL: VD: Căn cứ vào phiếu nhập số 8755 ngày 20-1-2006 (Biểu 4) kế toán ghi: Nợ TK 152.1: 14.000.000 Nợ TK 133 : 700.000 Có TK 112: 14.700.000 - Mua chưa thanh toán tiền cho người bán: Trong trường hợp chưa thanh toán được tiền cho người bán, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từ khi nghiệp vụ phát sinh đến khi thanh toán xong cho người bán. Khi nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Khi thanh toán cho người bán kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111,112 Ví dằoCn cứ vào phiếu nhập kho 8755 ngày 20-1-2006 (Biểu 4) kế toán ghi: Nợ TK 152.1: 14.000.000 Nợ TK 133: 700.000 Có TK331: 14.700.000 2.2.4.2. Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu. NVL trong DNSX giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ và quản lý DN, do mất mát, thiếu hụt. a. Xuất kho vật liệu dùng cho SXKD Ghi Nợ TK621: Dùng trực tiếp cho sản xuất Nợ TK 627: Dùng phục vụ sản xuất ở các phân xưởng bộ phận phục vụ sản xuất Nợ TK 641: Dùng cho nhu cầu bán hàng Nợ TK 642: Dùng cho quản lý trong toàn công ty Nợ TK 341: Dùng cho sửa chữa tài sản cố định, cho xây dựng cơ bản Có TK 152 Ví dụ: Phiếu xuất kho 28-1-2005 (Biểu 7) xuất Titan –R706 cho phân xưởng sơn. Số lượng 35 kg đơn giá 350.000đ/kg, thành tiền là 12.250.000đ. Kế toán định khoản : Nợ TK 621: 12.250.000 Có TK 152.1: 12.250.000 b. Vật liệu giảm do mất mát thiếu hụt * Nếu đã rõ nguyên nhân - Do ghi chép nhầm lẫn ,cân, đo , đong đếm sai cần phải điều chỉnh sổ kế toán đúng với số thực tế theo phương pháp chữa sổ quy định, tế toán ghi: Nợ TK liên quan Có TK 152 - Nếu thiếu hụt trong định mức được tínhvào chi phí quản lý DN, kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 152 - Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chụi trách nhiệm gây nên, kế toán ghi: Nợ TK 111: tiền mặt Theo số bồi thường Nợ TK 138 (1388): Phải thu khác vật chất Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Nợ TK 632 : Gía vốn hàng bán Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu * Trường hợp chưa rõ nguyên nhân thiếu hụt, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 138(1381): Phải thu khác (tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Khi có quyết định xử lý, tuỳ từng trường hợp kế toán ghi: Nợ TK 111, 334…..: Số bồi thường Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Nợ TK 138(1388): Phải thu khác Có TK 138(1381): Phải thu khác (Tài sản thiếu chờ xử lý) Ví dụ: Ngày 30\10\2005 công ty tiến hành kiểm kê lại kho tháy thiếu hụt 2 kg Titan- R706 trị giá 700.000đ. Trong đó phát hiện thấy thủ kho lấy cắp với số tiền là 350.000đ tương ứng với 1 kg, còn lại thiếu hụt không rõ nguyên nhân.Công ty quy trách nhiệm cho thủ kho 70% và số còn lại công ty chịu. Khi đó kế toán định khoản: - Đối với số Titan-R706 do thủ kho lấy thì công ty trừ vào lương của thủ kho, kế toán ghi: Nợ TK 334: 350.000 Có TK 152: 350.000 - Đối với số Titan-R706 còn lại bị thiếu chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK138(1): 350.000 Có TK 152: 350.000 Khi có quyết định xử lý kế toán ghi: Nợ TK 632: 105.000 Nợ TK 138(8) : 245.0 Có TK 138(1): 350.000 Biểu 15: bảng kê số phát sinh tk 1521 Từ ngày 01/01/ 2006 đến ngày 31/ 01/ 2006 Mã Tên cấp Dư đầu kỳ Nợ Có Phát sinh trong kỳ Nợ Có Dư cuối kỳ Nợ Có 03 Titan-R706 343.000 0 350.000 348.091 6.961.820 0 04 Dỗu lanh 61.988.897 0 487 790455 0 0 14 Xăng thông 789.968 0 0 0 0 0 15 Tômanol 4.725.950 0 0 0 4.725.950 0 19 Litôpl 75.600.000 0 0 0 57.000.000 0 …. … . . . … … … Tổng 813.412.885 0 65.321.453 78.456.325 56.754.342 0 Biểu 16 NKCT số 1 Ghi có TK 111 “Tiền mặt” Tháng1/2006 ĐVT: 1.000đ STT Ngày Ghi có TK 111, ghi nợ các TK 152.1 152.2 331 627 …. Cộng có TK 111 1 12/1 1.000 100 1.100 2 20/1 6.400 6.400 3 21/1 7.200 7.200 4 … … … … … … … … TC 1.325.000 10.876 5.300 62.742 2.675.432 Biểu 17: NKCT số 2. Ghi có TK 112 “ Tiền gửi NH” Tháng 1 năm 2006 ĐVT: 1000đ Biểu 18 Sổ cái Số TT Chứn từ Diễn giải Ghi có TK 112, Ghi nợ các TK Cộng có TK 112 Số hiệu ngày tháng 111 331 642 … 1 02 2/1 Ng.Đ hải rút tiền từ N H về nhập quỹ 30.000 62.000 2 04 9/1 Thanh toán tiền hàng cho cty thảo Anh bằng chuyển khoản 32.000 100.0000 … … .. … … … … … … TC 95.400 105.000 540.320 Tháng1/2006 TK 152: Nguyên vật liệu Dư nợ: 49.067.936 Ghi có các TK đối ứng với nợ TK này Tháng 1 Tháng … Tháng 12 Tk 111(nkct số 1) 2.675.432.000 Tk112( nkct số 2) 540.320.000 Tk331( nkct số 5) … Tk 141( nkct số 10) … Cộng số phát sinh nợ 3.125.752.000 Tổng số phát sinh có 49.321.733 Số dư cuối tháng 3.375.432.733 Biểu 19 Bảng pHân bổ nguyên vật liệu Tư ngày 1/12006 đến ngày 31/12/2006 Đối tợng sử dụng ( ghi nợ các TK) ghi có TK 1521 Ghi có TK 1522 Ghi có TK 1523 Ghi có TK 1524 Ghi có TK 1525 Ghi có TK 1527 Ghi cóTK 1528 1388PX617/1- tấn hạt kính 10.277.000 0 0 0 0 0 0 Cộng TK1388 10.277.000 0 0 0 0 0 0 1422PX88/4- bi sứ 0 0 0 12.718.000 0 0 0 Cộng TK1422 0 0 0 12.718.000 0 0 0 6211 cao su cô 23.726.160 0 0 0 0 0 0 6211 Rê ri nát 28.492.944 0 0 0 0 0 0 … … … … … … … … Cộng TK 6211 897.437.166 0 0 0 0 0 0 6212 cao su cô 0 0 1.248.800 0 0 0 0 6212 Rê ri nát 0 0 588.800 0 0 0 0 … … … … … … … … Cộng TK 6212 199.961 278.645.217 16.428.800 0 0 0 0 6272CFVL 3.063.435 970.098 3.714.614 7.844.938 1.804.800 0 4.915 Cộng TK 6272 3.063.435 970.098 3.714.614 7.844.938 1.804.800 0 4.915 632hđ85970 471.786.000 0 0 0 0 0 0 Cộng 632 471.786.000 0 0 0 0 0 0 6412CFVL bao bì 0 244.846 2.948.710 0 0 0 0 Cộng 6412 0 244.846 2.948.710 0 0 0 0 6422CFVLQL 0 13.028 1.071.400 145.555 0 0 0 Cộng 6422 0 13.028 1.071.400 145.555 0 0 0 Tổng cộng 1.382.763.518 280.268.494 24.163.524 20.708.493 1.804.800 0 611.434.455 Biểu 20 Công ty TNHH Hoá bách khoa Sổ cái năm 2006 Tên tài khoản : Tiền mặt Tháng 1 năm 2006 Trang số : Số hiệu tài khoản : 111 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ số, ngày Diễn giải T ra ng nh ật k ý ch un g TKĐƯ Số tiền (VNĐ) T há ng N gà y số C.Từ Nợ Có Nợ Có D đầu kỳ: 10,104,216 0 03/01 1 3 PC DĐức Hải nộp tài khoản công ty 40,000,000 04/01 1 4 PC Đức Hải nộp tài khoản công ty 16,000,000 09/01 1 9 PC Thanh toán cho XNVT Đờng Sắt Đông Anh 10,000,000 12/01 1 12 PC Thanh toán cho Cty TM &DV Hng Lộc 24,842,500 13/01 1 13 PC Đức Hải nộp tài khoản công ty 23,000,000 13/01 1 13 PC Thanh toán cho Cty CP Nhựa Thăng Long 15,000,000 17/01 1 17 PC Đức Hải nộp tài khoản công ty 17,900,000 17/01 1 17 PC Thanh toán cho CN Cty Kim Liên 7,784,700 16/01 1 16 PC Đăng báo lao động thủ đô 1,782,000 18/01 1 18 PC Mua bánh kẹo của Cty TNHH Hải Hà KoTobuki 6,899,999 20/01 1 20 PC Thanh toán cho XNVT Đờng Sắt Đông Anh 30,000,000 20/01 1 20 PC Thanh toán cho Cty TNHH TM & DV Hng Lộc 18,500,000 21/01 1 21 PC Đức Hải nộp tài khoản công ty 30,000,000 23/01 1 23 PC Thanh toán cho Cty TNHH TM & DV Hng Lộc 18,100,000 25/01 1 25 0008177 Nộp thuế thu nhập quý I 1,500,000 30/01 1 30 PC Thanh toán tiền lơng cho công nhân viên 01/2006 13,000,000 Chương 3 MộT Số ý KIếN NHằM HOàN THIệN Tổ CHứC CÔNG TáC Kế TOáN 3.1. Nh ận xét kế toán NVL tại Công ty TNHH Hóa Bách Khoa 3.1.1. ưu điểm Trải qua 5 năm phát triển và trưởng thành công ty Hóa Bách Khoa đã và đang khẳng định vị trí và vai trò của mình trong nền kinh tế thị trường . Công ty từng bước khắc phục khó khăn tìm ra giải pháp về quản lý kinh tế làm cho công ty nhanh chóng hòa nhập với nền kinh tế thị trường, cùng đổi mới trang thiết bị dây chuyền sản xuất củng cố bộ máy quản lý. Thị trường của công ty luôn không ngừng mở rộng, các sản phẩm được đa dạng hóa như sơn và các vật liệu chống thấm, nâng cao chất lượng cũng như mẫu mã, hạ giá thành sản phẩm tăng khả năng cạnh tranh với sản phẩm của các hạng khác. Công ty đã đạt được một số thành tựu nhất định: tốc độ tăng tưởng cao, đời sống cán bộ công nhân viên được nâng cao, công ty đã nhận đuợc nhiều bằng khen về chất lượng sản phẩm…. Đạt được những thành tựu như trên là do: * Công tác kế toán nguyên vật liệu - Công ty đã xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao NVL tiên tiến, tránh lãng phí. - Xây dựng định mức dữ trữ hợp lý đảm bảo tiết kiệm vốn dữ trữ và sản xuất được tiến hành liên tục. *Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký –sổ cái. Đâylà hình thức khá phổ biến và có nhiều ưu điểm phù hợp với điều kiện kế toán chung của công ty. *Hệ thống sổ kế toán Hệ thống sổ kế toán và tài khoản, các mẫu biểu công ty sử dụng đều đúng như chính sách ban hành của nhà nước. *Phương pháp hạch toán chi tiết Việc vận dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp chi tiết vật liệu đơn giản, dễ kiểm tra dễ đối chiếu. *Phương pháp hạch toán tổng hợp Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất của công ty. Vậy, với nền kinh tế có nhiều biến động do đó mỗi đơn vị trong nền kinh tế luôn tìm mọi cách đổi mới hoàn thiện mình, thay thế và loại bỏ những điều không hợp lý để tồn tại và phát triển. Cùng với xu thế chung của xã hội công ty đã tìm cho mình những bước đi thích hợp, mạnh giãn đổi mới nhất là về công tác quản lý và kế toán NVL. 3.1.2.Một số tồn tại chủ yếu Một là: Quản lý nguyên vật liệu Vì sản phẩm chủ yếu của công ty là sơn và chất chống thấm, nên không phải NVL nào cũng có yêu cầu bảo quản như nhau. Mà hiện nay công ty trong thời kỳ xây dựng và phát triển nên chỉ có Ba kho bảo quản tất cả các NVL, đồng thời chưa có sự chuyên môn hoá vật liệu trong việc bảo quản. Điều này dẫn đến hao hụt và ảnh hưởng tới chất lượng của NVL. Hai là:Ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm vật tư ở công ty không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, do đó vật tư mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng, chủng loại. Điều này có thể dẫn tới tình trạng vật tư nhập không đảm bảo quy cách, chất lượng. Ba là: Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho Đối với một số NVL chính, số lượng lớn, nhập, xuất liên tục như Titan, Primal AC, màng và màu…thì công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền. Còn đối với các loại vật liệu khác, để cho việc tính giá được kịp thời và đơn giản thì kế toán NVL thường lấy giá xuất chính là giá nhập của NVL trên phiếu nhập gần nhất hoặc giá xuất chính là giá bình quân nhập vật liệu trong kỳ. Các phương pháp trên khá đơn giản, dễ tính toán, không đòi hỏi kế toán phải có trình độ cao, song tại công ty, lượng NVL nhiều, phong phú về chủng loại, do đó khối lượng tính toán của kế toán là rất nhiều. Mặt khác, vì đặc điểm của các phương pháp trên là phải chờ đến cuối tháng mới có đầy đủ số liệu để tính toán giá trị NVL xuất dùng trong kỳ nên với khối lượng tính toán nhiều, kế toán thường không cung cấp số liệu kịp thời phục vụ cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm cuối cùng. Bốn là: Kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển hiện còn nhiều bất cập Phương pháp hạch toán chi tiết NVL mà công ty đang sử dụng là phương pháp “sổ đối chiếu luân chuyển”. Tuy nhiên, sổ sách dùng để hạch toán chi tiết NVL chưa đúng với tên gọi “sổ chi tiết vật liệu” chỉ theo dõi phần nhập mà không theo dõi phần xuất, hơn nữa sổ chi tiết này chỉ theo dõi nghiệp vụ nhập mua hàng bằng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng. Công việc hạch toán ở phòng kế toán và ở kho không tương đương nhau, do ở phòng kế toán “sổ đối chiếu luân chuyển” mà công ty đang sử dụng là sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi tổng hợp tất cả các loại vật liệu thuộc sở hữu của công ty. Vì một loại vật liệu chỉ được bảo quản ở một kho chứ không phải ở nhiều kho nên nếu đối chiếu giữa “thẻ kho” và “sổ đối chiếu luân chuyển” tổng hợp như hiện nay sẽ không bao giờ cho kết quả đúng. Như vậy, việc hạch toán của thủ kho và kế toán và hai việc là gần như độc lập nhau không dễ dàng kiểm tra đối chiếu và nếu có sai sót xẩy ra hoặc nhầm lẫn giữa các loại NVL là rất khó phát hiện. Năm là: ứng dụng phần mềm kế toán cho công tác kế toán Công ty TNHH Hoá Bách Khoa vẫn thực hiện công tác kế toán bằng hình thức ghi sổ tay. Điều này làm cho khối lượng ghi chép tăng lên rất nhiều, đồng thời việc xử lý số liệu kế toán, lập báo cáo tài chính chậm trễ, không thể cung cấp nhanh chóng, kịp thời các thông tin cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Hoá Bách Khoa. Một là: Quản lý nguyên vật liệu Để hộ trợ cho công tác quản lý vật liệu thì công ty cần tạo lập hệ thống kho tàng đầy đủ, cần thiết cho việc quản lý vật liệu dữ trữ. Bởi vì NVL về thường chưa sử dụng ngay mà phải qua quá trình bảo quản tại kho. Cần có sự chuyên môn hoá trong việc bảo quản nhất là NVL đắt tiền, phải bảo quản theo đúng yêu cầu kỹ thuật, phải trang bị các dụng cụ cân, đo, đếm và các phương tiện kỹ thật khác. Hai là: Lập ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm vật tư Vật tư mua về trước khi nhập kho cần phải được kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng, quy cách thực tế của chúng. Do đó công ty cần phải lập một ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm nhận chính là hoá đơn của người cung cấp. Trong quá trình kiểm nghiệm vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật tư thừa, thiếu, hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện xử lý về sau. Nếu vật tư mua về công ty nhận đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì ban kiểm nghiệm vật tư cũng phải lập biên bản xác nhận. Ban kiểm nghiệm vật tư có thể lập biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau (phụ lục 14) Ba là: Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho Để cho việc hạch toán giá xuất nhanh chóng kịp thời thì công ty nên chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho theo phương pháp hệ số giá: Sử dụng giá hạch toán để tính giá trị vật liệu xuất kho và cuối kỳ sẽ tiến hành điều chỉnh. Giá hạch toán có thể lấy là giá kế hoạch hay giá mua NVL ở một thời điểm nào đó hoặc giá vật liệu bình quân tính trước. Khi xuất kho, toàn bộ NVL xuất dùng được tính theo giá hạch toán: Trị giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ = Số lượng vật liệu xuất trong kỳ x Đơn giá hạch toán Cuối kỳ, sau khi tính được giá thực tế, tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán về giá thực tế: Trị giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Trị giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ x Hệ số giá Trong đó hệ số giá được xác định như sau: Hệ số giá = Trị giá thực NVL tồn ĐK + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá HT NVL tồn ĐK + Trị giá HT NVL nhập trong kỳ Hệ số giá vật liệu được tính cho từng loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu. Cuối tháng, kế toán tính giá thực tế vật liệu Phương pháp hệ số giá khắc phục được nhược điểm của phương pháp bình quân cả kỳ dữ trữ đó là: Giúp cho việc tính giá NVL xuất được kịp thời mà không phải chờ đến cuối tháng, do đó không ảnh hưởng đến công tác quyết toán chung. Bốn là: Về kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Để khắc phục tình trạng như hiện nay, công tác kế toán chi tiết vật liệu nên được tiến hành như sau: * Sổ chi tiết phải đúng với tên gọi: Phải theo dõi phần nhập và phần xuất vật tư. * Kế toán nên lập cho mỗi kho một sổ đối chiếu luân chuyển. Như vậy việc hạch toán của thủ kho và kế toán sẽ dễ dàng kiểm tra đối chiếu, không có sai sót xẩy ra hoặc nhầm lẫn giữa các loại NVL. Năm là: ứng dụng phần mềm kế toán cho công tác kế toán Công tác kế toán đòi hỏi tính chính xác và kịp thời, nên việc áp dụng chương trình phần mềm máy tính đã và đang được nhiều DN áp dụng vào công tác kế toán. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán như : FAST; AT.SOS;…DN có thể lựa chọn một chương trình phù hợp với đặc điểm của mình. Tuy chi phí ban đầu có thể rất cao, nhưng ngược lại việc sử dụng máy vi tính cho phòng kế toán sẽ tiết kiệm được chi phí lao động, giảm bớt khối lượng công việc kế toán, khả năng chính xác cao, thống nhất số liệu kế toán và đưa ra các báo cáo một cách nhanh chóng theo yêu cầu của các nhà quản lý. kết luận Có thể nói NVL chính mạch máu trong quá trình sản xuất, thiếu NVL DN sẽ không tồn tại . ở Công ty TNHH Hoá Bách Khoa, NVL là yếu tố quyết định trong quá trình sản xuất toán. Chính vì vậy công tác kế toán NVL là nội dung quan trọng trong công tác kế toán cũng như công tác quản lý kinh tế. Công tác kế toán NVL đã thực sự đi sâu vào công tác quản lý kinh tế và góp phần to lớn trong sự lớn mạnh của công ty. Công tác kế toán NVL của công ty đã linh hoạt và mềm dẻo khi vận dụng vào thực tế, kế toán NVL giúp cho đơn vị SXKD theo dõi được chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng chủng loại, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho. Cùng với nhiều mặt mạnh cần phát huy, trong thực tế công tác kế toán NVL còn nhiều bất cập. Song em tin rằng với một bề dày kinh nghiệm đã được tích luỹ từ nhiều năm và sự quan tâm của công ty tới những ý kiến đề xuất, công tác kế toán NVL sẽ khắc phục được và ngày càng hoàn thiện hơn nữa. Với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Hoá Bách Khoa. Trong phần kiến nghị của chuyên đề báo cáo, em đã nêu ra một số đề xuất rút ra từ thực trạng của công ty. Do thời gian có hạn và kiến thức còn hạn chế nên bài chuyên đề báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong nhận được sự chỉ bảo tận tình của các ban lãnh đạo và các đồng nghiệp ở công ty TNHH Hoá Bách Khoa, GVHD Tiến sỹ: Trần văn dung của em thực sự có ý nghĩa hơn cả về lý luận và thực tiễn. Một lân nữa em xin chân thành cảm ơn!