Luận văn Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở uỷ ban nhân dân thành phố Ninh Bình thực trạng và giải pháp

ạm vi nghiên cứu của luận văn: giới hạn nghiên cứu đến loại hình hồ sơ hành chính hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức, cá nhân đang được áp dụng thực hiện theo cơ chế “một cửa” tại UBND thành phố Ninh Bình. 4- Lịch sử nghiên cứu vấn đề . - Về mặt lý luận: đây là hướng nghiên cứu phổ biến trong các công trình nghiên cứu của các giảng viên, học viên của Học viện Hành chính Quốc gia. Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành hoặc các luận án, luận văn, khoá luận. Tuy nhiên có rất ít đề tài nghiên cứu sâu, riêng về hồ sơ hành chính. - Hướng nghiên cứu vận dụng lý luận vào thực tiễn nhằm làm sáng tỏ lý luận hoặc vận dụng lý luận để giải quyết các vấn đề thực tiễn và đưa ra một số đề xuất. Các kết quả nghiên cứu thường thể hiện trong các tạp chí chuyên ngành, thông tin của các địa phương, một số đề tài nghiên cứu của các giảng viên, sinh viên, học viên. Ví dụ: “Thủ tục hành chính một cửa và vấn đề tổ chức lại công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị có liên quan” của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, tháng 1 năm 2006; “Bàn về hồ sơ hành chính và vấn đề chuẩn hóa hồ sơ hành chính” của tác giả Hoàng Minh Cường đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 2003; Cải cách thủ tục hồ sơ hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của Thành phố Hà Nội, luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Lưu trữ của Phạm Thị Hồng Quyên Những đề tài này phần lớn theo hướng mô tả, phân tích tình hình thực tế, đánh giá và đưa ra các giải pháp, đề xuất, kiến nghị. 3 5. Đóng góp của luận văn. - Hệ thống hoá lý luận cũng như thực tiễn, đề xuất lên cấp trên để các nhà quản lý và hoạch định chính sách có cái nhìn tổng quát và sâu sắc về thực tiễn. - Góp phần chứng minh ý nghĩa và vai trò của hồ sơ hành chính và tổ chức quản lý hồ sơ hành chính đối với việc hiện đại hoá nền hành chính hiện nay. - Cung cấp cho những người quan tâm đến vấn đề cải cách thủ tục hành chính một số hiểu biết, kinh nghiệm từ thực tế ở UBND thành phố Ninh Bình. 6. Phương pháp nghiên cứu : - Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin (chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử). - Các phương pháp cụ thể: phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp xử lý thông tin, phương pháp phỏng vấn... 4 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH 1.1. Những khái niệm cơ bản. - Khái niệm hồ sơ. - Khái niệm hành chính. - Khái niệm hồ sơ hành chính. 1.2. Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình. 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Ninh Bình. 1.2.2. Các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình. a. Các loại hồ sơ hành chính. Hiện nay các loại hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố Ninh Bình gồm các hồ sơ cụ thể như sau: - Hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý đất đai, gồm: + Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở. + Hồ sơ chuyển đổi, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất. + Hồ sơ thừa kế đất ở và chuyển nội bộ trong gia đình. + Hồ sơ đăng ký thế chấp và xoá thế chấp bằng quyền sử dụng đất. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp gồm : + Hồ sơ đăng ký thay đổi, bổ sung, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính. + Hồ sơ cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch . + Hồ sơ cấp lại bản chính giấy khai sinh. + Hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính. + Hồ sơ chứng thực chữ ký. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực cấp giấy phép xây dựng gồm: + Hồ sơ cấp phép xây dựng cho công trình, nhà ở riêng lẻ ở đô thị. + Hồ sơ thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, xây dựng cơ bản. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh gồm: + Hồ sơ đăng ký kinh doanh cá thể. + Hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp tác xã. + Hồ sơ đăng ký kinh doanh bán lẻ (hoặc đại lý bán lẻ) rượu, thuốc lá. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực chính sách xã hội gồm: + Hồ sơ xác nhận con thương binh, liệt sĩ và đối tượng hưởng chế độ đối với người có công. 5 + Hồ sơ xác nhận đối tượng hưởng chính sách hỗ trợ đối với nạn nhân nhiễm chất độc da cam trong chiến tranh. + Hồ sơ xác nhận chế độ ưu đãi và hỗ trợ cho các hộ nghèo. + Hồ sơ xác nhận miễn giảm thuế sử dụng đất. + Hồ sơ xác nhận thủ tục thăm, viếng và tiếp nhận hài cốt liệt sĩ. - Hồ sơ thuộc lĩnh vực thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo gồm: + Hồ sơ thanh tra thực hiện chính sách, pháp luật. + Hồ sơ giải quyết khiếu nại. + Hồ sơ giải quyết đơn tố cáo. b. Quy trình, thủ tục giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. Để thực hiện trách nhiệm và quyền hạn của mình trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức, UBND thành phố Ninh Bình đã ban hành Quyết định 1068/2008/QĐ-UBND ngày 3/7/2008 về việc ban hành Quy chế làm việc của Trung tâm một cửa liên thông. Trong đó quy định quy trình giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình gồm 4 bước như sau: * Tiếp nhận hồ sơ: * Trách nhiệm của các phòng, ban chuyên môn trong việc xem xét và giải quyết các hồ sơ hành chính. * Thẩm quyền giải quyết công việc: * Trả kết quả: Sơ đồ hoá quy trình giải quyết thủ tục hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình hiện nay như sau: Chú thích: Nộp hồ sơ Trình ký Trả hồ sơ Văn phòng HĐND- UBND thành phố Các phòng, ban chuyên môn UBND Thành phố Trung tâm một cửa liên thông thành phố Ninh Bình Công dân hoặc tổ chức Nộp hồ sơ Trả hồ sơ (Kiểm tra hồ sơ) (Thẩm định/ Giải quyết/ Ký duyệt) Trình ký Trả hồ sơ 6 1.2.3. Thành phần tài liệu trong các hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. Tại Quyết định 1145/2008/QĐ-UBND ngày 22/7/2008 của UBND thành phố Ninh Bình về việc ban hành quy định về hồ sơ, trình tự trách nhiệm và thời gian giải quyết công việc tại Trung tâm một cửa liên thông thành phố Ninh Bình đã quy định cụ thể về thành phần tài liệu bắt buộc phải có trong các hồ sơ hành chính do các tổ chức, cá nhân chuẩn bị để nộp cho Trung tâm một cửa liên thông thành phố. Ví dụ : Hồ sơ xin nhận thừa kế đất ở và chuyển nội bộ gia đình. Trường hợp bố mẹ cho con hồ sơ gồm: - Đơn xin chuyển (của người chuyển) (04 bản) - Đơn xin nhận (của người nhận) (04 bản). - Sơ đồ hiện trạng khu đất xin chuyển. - Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo luật đất đai năm 2003 của chủ sử dụng đất cũ (01 bản chính và 01 bản photo). - Giấy khai sinh của người được thừa kế. - Sơ yếu lý lịch của người nhận quyền sử dụng đất (03 bản gốc). - Chứng minh thư nhân dân của người nhận và người chuyển quyền sử dụng đất (01 bản chính và 01 bản photo). - Biên bản họp gia đình (nếu bố hoặc mẹ đã chết) có xác nhận của Tổ trưởng tổ dân phố và UBND xã, phường nơi cư trú (1 bản) - Giấy chứng tử (nếu bố hoặc mẹ đã chết). - Các giấy tờ khác (nếu có): di chúc, bản án của tòa án xử thừa kế theo pháp luật - Phiếu chuyển hồ sơ cho Phòng Tài nguyên Môi trường (3 bản). - Tờ trình đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. - Quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. - Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (mới) Trường họp ông bà cho cháu hoặc anh chị em ruột cho nhau: Gồm toàn bộ hồ sơ như trên và Tờ khai lệ phí trước bạ (2 bản), tờ khai thuế chuyển nhượng quyền sử dụng đất (2 bản) trường hợp phải nộp thuế chuyển nhượng... 1.3. Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước. - Đối với cơ quan hành chính nhà nước. - Đối với công dân. 7 Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BÌNH 2.1. Kết quả tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình 2.1.1. Kết quả tiếp nhận và giải quyết các hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình từ 2004 đến 2008 Thực hiện Quyết định 181/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, ngay từ năm 2003 Bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính của UBND thị xã Ninh Bình (nay là Thành phố Ninh Bình) đã được thành lập và đi vào hoạt động. Tháng 9/2007, Trung tâm giao dịch một cửa liên thông đã được thành lập, tạo nên sự thay đổi, chuyển biến rõ nét. Hồ sơ hành chính được giải quyết nhanh chóng, đạt kết quả cả về số lượng và chất lượng được các cơ quan nhà nước và nhân dân đánh giá cao. Từ khi đi vào hoạt động đến nay, trung bình mỗi ngày, lượng khách hàng đến giao dịch từ 120-150 lượt người/ngày. Số lượng khách hàng nhiều nhưng với hệ thống máy móc hiện đại và đội ngũ cán bộ, công chức có nghiệp vụ, trách nhiệm với công việc, có ý thức phục vụ nhân dân do đó đã nhận được sự đồng tình ủng hộ cao của các tổ chức và cá nhân đến giao dịch. Tổng hợp kết quả tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính từ năm 2004 đến năm 2008 (5 năm) cụ thể như sau: BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ HÀNH CHÍNH STT Lĩnh vực Số hồ sơ hành chính đã tiếp nhận Số hồ sơ hành chính đã giải quyết Phí, lệ phí thu được ( nghìn đồng) Số hồ sơ hành chính giải quyết không đúng hạn I. Cấp thành phố: 18.527 18.503 1.126.927 24 1. Lĩnh vực đất đai 4.428 4.416 1.006.520 12 2. Lĩnh vực tư pháp 12.014 12.014 39.323 0 3. Lĩnh vực ĐKKD 608 608 18.440 0 4. Lĩnh vực cấp GPXD 626 626 62.635 0 8 5. Lĩnh vực CSXH 748 748 0 0 6. Lĩnh vực KNTC 103 91 0 12 II. Cấp phường, xã: 86.933 86.886 393.144 47 1. Lĩnh vực đất đai 3.441 3.396 30.725 45 2. Lĩnh vực hộ tịch 15.494 15.492 31.749 2 3. Lĩnh vực chứng thực 67.380 67.380 313.459 0 4. Lĩnh vực xây dựng 618 618 17.211 0 Tổng 105.460 105.389 1.520.071 71 (Theo báo cáo thống kê của Trung tâm một cửa liên thông thành phố Ninh Bình sau 5 năm áp dụng mô hình “một cửa” và “một cửa liên thông”) 2.1.2. Đánh giá kết quả giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình từ năm 2004 đến năm 2008 Kết quả giải quyết hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình trong những năm qua đó chứng minh mô hình một cửa và một cửa liên thông đã thực sự đáp ứng được yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, phù hợp với tình hình thực tế, hợp với lòng dân được nhân dân đồng tình ủng hộ. Các thủ tục hành chính được rà soát đơn giản, dễ hiểu, quy trình giải quyết được điều chỉnh thực sự hợp lý, khoa học. Những giấy tờ yêu cầu trong hồ sơ hành chính có tính chồng chéo không theo quy định của nhà nước được loại bỏ. Đối với lãnh đạo UBND Thành phố, các phòng chức năng bớt đi những công việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn, phát huy được hiệu lực quản lý nhà nước. Qua việc giải quyết các hồ sơ hành chính, cán bộ, công chức ở Trung tâm và các phòng chức năng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, nâng cao trách nhiệm, năng lực hoạt động và hiệu quả công tác. 2.2. Thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. UBND thành phố Ninh Bình thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực thuộc phạm vi thành phố trong đó có có công tác quản lý hồ sơ hành chính. Sau 5 năm đi vào hoạt động số lượng hồ sơ hành chính đã giải quyết được và cần lưu lại rất lớn. Bởi vì kết quả của quy trình giải quyết thủ tục hành chính là hồ sơ hành chính. Chúng được hoàn thiện, bổ sung trong quá trình thụ lý và giải quyết hồ sơ từ Trung tâm một cửa liên thông thành phố, qua các phòng ban, chuyên môn, các cấp hành chính (phường, xã) và kết quả đến tay người dân. Vì thế, vấn đề đặt ra là UBND thành phố sẽ tổ chức quản lý khối lượng hồ sơ hành chính này như thế nào để đáp ứng nhu cầu giải quyết của tổ chức, công dân ngày càng lớn và quản lý như thế nào để có thể tổ chức khai thác, sử dụng 9 những hồ sơ này phục vụ cho hoạt động của Trung tâm nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước của UBND thành phố nói chung. 2.2.1. Trách nhiệm quản lý hồ sơ hành chính. Hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình được tổ chức quản lý chặt chẽ thống nhất từ khâu tiếp nhận (đến), thụ lý giải quyết cho đến khâu nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Việc quản lý hồ sơ hành chính ở thành phố Ninh Bình được chia làm 3 giai đoạn và được Chủ tịch UBND phân công cụ thể như sau: - Khâu tiếp nhận vầ trả kết quả hồ sơ hành chính: do Trung tâm một cửa liên thông chịu trách nhiệm quản lý. - Khâu chuyển giao, xử lý: do các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND thành phố và các xã, phường chịu trách nhiệm quản lý. + Hồ sơ địa chính: do Phòng Tài nguyên và Môi trường quản lý. + Hồ sơ tư pháp: do Phòng Tư pháp quản lý. + Hồ sơ đăng ký kinh doanh: Phòng Tài chính – kế hoạch quản lý + Hồ sơ cấp phép xây dựng: Phòng Quản lý đô thị quản lý + Hồ sơ chính sách xã hội: Phòng Lao động Thương binh và XH quản lý + Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo: Thanh tra thành phố quản lý - Lưu trữ hồ sơ: Trung tâm một cửa liên thông và Phòng Nội vụ thành phố chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý. Tuy nhiên việc quản lý hồ sơ hành chính không chỉ bị điều chỉnh bởi các văn bản quy định về thủ tục hành chính mà còn được điều chỉnh bởi các văn bản của các ngành chuyên môn cũng như những quy định của công tác văn thư lưu trữ. 2.2.2. Phân loại, sắp xếp hồ sơ hành chính. Để quản lý tốt, sau khi giải quyết xong, các hồ sơ hành chính được phân loại và sắp xếp như sau: * Hồ sơ địa chính * Hồ sơ tư pháp *Hồ sơ đăng ký kinh ký kinh doanh * Hồ sơ xin cấp phép xây dựng * Hồ sơ chính sách xã hội * Phân loại hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo 2.2.3. Xác định giá trị và bảo quản hồ sơ hành chính. Các hồ sơ hành chính sau khi được thụ lý và giải quyết xong, theo quy định được lưu trữ ở Trung tâm một cửa liên thông hoặc các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thành phố (tùy theo lĩnh vực) 1 năm, sau đó phải nộp về lưu trữ cơ quan (do Phòng Nội vụ thành phố quản lý). Tuy nhiên trên thực tế các hồ sơ 10 hành chính này vẫn đang được lưu trữ và bảo quản tại các phòng, ban chuyên môn để thuận tiện trong việc tra cứu và sử dụng. Việc bảo quản hồ sơ hành chính và đánh giá giá trị tài liệu trong hồ sơ hành chính được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia. Tuy nhiên việc lưu trữ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ hành chính ở UBND thành phố còn phải tuân theo quy định cụ thể của các ngành chuyên môn (địa chính, tư pháp, xây dựng, lao động-thương binh-xã hội, thanh tra). Do đó nơi bảo quản và thời gian bảo quản được quy định cụ thể như sau: * Đối với hồ sơ địa chính. - Nơi bảo quản: Phòng Tài nguyên và Môi trường thành phố Ninh Bình, Uỷ ban nhân dân các phường, xã trực thuộc thành phố Ninh Bình. - Thời hạn bảo quản: Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính và tài liệu có liên quan đến hồ sơ địa chính được quy định như sau: + Bảo quản vĩnh viễn đối với Giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận. + Bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với giấy tờ thông báo công khai các trường hợp đủ điều kiện, trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận và các giấy tờ khác kèm theo. *Đối với hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp. - Nơi bảo quản: Ủy ban nhân dân các xã, phường, Ủy ban nhân dân thành phố Ninh Bình. - Thời hạn bảo quản hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp. + Lưu trữ giấy tờ hộ tịch: Hồ sơ liên quan đến hộ tịch lưu trữ trong thời hạn 5 năm ở phòng tư pháp thành phố. Việc lưu trữ tiếp theo sau thời hạn 5 năm được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. + Mỗi việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện đều phải ghi vào sổ và lưu trữ tại Phòng tư pháp thành phố. + Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì Phòng Tư pháp phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu huỷ bản sao được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ (Thành phố Ninh Bình có quy định cụ thể về tiêu huỷ tài liệu). * Đối với Hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh: - Nơi bảo quản: Phòng tài chính – kế hoạch thành phố. - Thời hạn bảo quản hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh được lưu trữ tại Phòng Tài chính – Kế hoạch trong thời gian 5 năm, sau đó chọn lọc để đưa vào kho lưu trữ chung của thành phố theo quy định. 11 * Đối với hồ sơ cấp phép xây dựng: - Nơi bảo quản: Phòng quản lý đô thị thành phố Ninh Bình. - Thời hạn bảo quản hồ sơ cấp phép xây dựng: + Đối với hồ sơ cấp phép xây dựng nhà ở riêng lẻ và công trình được lưu trữ theo thời hạn là 1 năm tại Phòng Quản lý đô thị Thành phố Ninh Bình sau đó những hồ sơ có giá trị được lựa chọn và nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định. + Đối với hồ sơ phê duyệt dự án đầu tư, xây dựng cơ bản được lưu trữ theo thời hạn là 5 năm tại Phòng Quản lý đô thị Thành phố Ninh Bình sau đó nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Phòng Nội vụ Thành phố Ninh Bình có trách nhiệm tiếp nhận kịp thời hồ sơ lưu trữ theo quy định, đảm bảo thời hạn lưu trữ và bảo quản an toàn hồ sơ lưu trữ; cung cấp hồ sơ lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu nghiên cứu, khai thác theo đúng đối tượng và các quy định hiện hành. Phòng Nội vụ Thành phố phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu không tiếp nhận hồ sơ lưu trữ do Phòng Quản lý đô thị giao nộp theo quy định; phải chịu các chi phí phát sinh do việc phải vận chuyển, bảo quản hồ sơ lưu trữ không được cơ quan lưu trữ nhà nước tiếp nhận theo quy định. *Đối với hồ sơ thuộc lĩnh vực chính sách xã hội: - Nơi bảo quản: Phòng Lao động Thương binh và Xã hội thành phố. - Thời hạn bảo quản hồ sơ thuộc lĩnh vực chính sách xã hội là 2 năm tại Phòng Lao động Thương binh và Xã hội thành phố Ninh Bình để phục vụ việc tra cứu khi có tranh chấp, khiếu kiện xảy ra. * Đối với hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo: - Nơi bảo quản: Phòng Thanh tra thành phố. - Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo được lưu trữ 5 năm tại Thanh tra thành phố sau đó nộp vào lưu trữ cơ quan (phòng Nội vụ) quản lý. 2.2.4. Tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ hành chính. a. Đối với hồ sơ địa chính. Phòng Tài nguyên Môi trường và Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm cung cấp hồ sơ địa chính cho tổ chức và công dân nhưng phải có yêu cầu bằng văn bản và được sự đồng ý của trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường thành phố. Việc trả lệ phí và thu phí theo quy định của ngành. b. Đối với hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp. Tổ chức và cá nhân được khai thác hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp, đối với tổ chức phải có yêu cầu bằng văn bản. 12 Phòng Tư pháp thành phố Ninh Bình, Uỷ ban nhân dân các xã, phường phải chịu trách nhiệm đối với hồ sơ đã cung cấp và phải xác nhận bằng văn bản về độ tin cậy của nội dung hồ sơ khi người sử dụng thông tin có yêu cầu. Việc trả lệ phí và thu phí để được cung cấp hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. c. Đối với hồ sơ đăng ký kinh doanh Các cá nhân, tổ chức có thể yêu cầu Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Ninh Bình cung cấp hồ sơ đăng ký kinh doanh, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của các doanh nghiệp trong phạm vi địa phương và trả lệ phí theo qui định của pháp luật. d. Đối với hồ sơ cấp phép xây dựng. Phòng Quản lý đô thị có trách nhiệm đảm bảo các yêu cầu để bảo quản an toàn hồ sơ cấp phép xây dựng theo tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ. Việc giao nộp, bảo quản, khai thác, phục chế, tiêu huỷ hồ sơ lưu trữ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. e. Quản lý và sử dụng hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo. - Trong quá trình thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo, Trưởng đoàn thanh tra, thành viên đoàn thanh tra hoặc người được giao nhiệm vụ xác minh, kết luận, kiến nghị giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo có trách nhiệm lập, quản lý, sử dụng và đảm bảo an toàn tuyệt đối hồ sơ tài liệu được thu thập. - Chánh thanh tra thành phố quy định việc khai thác, sử dụng hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo. - Trong trường hợp người khiếu nại khởi kiện vụ án hành chính ra Toà án thì hồ sơ đó phải được chuyển (bàn giao) cho Toà án khi có yêu cầu. - Khi Đoàn thanh tra phát hiện đối tượng thanh tra có dấu hiệu tội phạm, việc bàn giao hồ sơ cho cơ quan điều tra thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 03/2006/TTLT-VKSNDTC-TTCP-BCA-BQP ngày 23/5/2006 về quan hệ phối hợp trong việc phát hiện, điều tra, xử lý các vụ việc có dấu hiệu tội phạm do cơ quan Thanh tra kiến nghị khởi tố. *Nộp lưu trữ hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo - Trong thời hạn 30 ngày, kể từ thời điểm đóng hồ sơ, Trưởng đoàn thanh tra, người được giao giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo phải hoàn chỉnh việc sắp xếp, lập mục lục và bàn giao hồ sơ cho bộ phận lưu trữ của cơ quan để quản lý, sử dụng. 13 - Việc quản lý, sử dụng hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo, lưu trữ và quy định của cơ quan quản lý hồ sơ. 2.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. Quán triệt tư tưởng chỉ đạo của TW, thành phố Ninh Bình đã xây dựng thành công hệ thống tin học, trang thiết bị, phần mềm quản lý, dữ liệu tác nghiệp phục vụ công tác quản lý hồ sơ hành chính nhà nước. Sau khi sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ hành chính ở thành phố Ninh Bình vào thực tế đã cho phép quản lý toàn bộ thông tin hồ sơ, thủ tục của từng công dân và đơn vị và đạt được kết quả khả quan cụ thể như sau; theo dõi và cập nhật thông tin xử lý theo các tiến trình xử lý hồ sơ hành chính đã được sự thông qua của lãnh đạo UBND thành phố; đảm bảo cung cấp thông tin được các bước xử lý hồ sơ một cách nhanh nhất nhằm có đầy đủ thông tin để trả lời công dân khi có yêu cầu và cho các lãnh đạo khi giám sát công tác của các phòng ban chuyên môn; hỗ trợ và đảm bảo tài liệu khi điều chuyển cán bộ giữa các bộ phận, thông tin xử lý đựơc lưu giữ tập trung sẽ tạo điều kiện cho các cán bộ mới tiếp nhận công việc một cách nhanh chóng và không bị gián đoạn; đưa ra các báo cáo thống kê định kỳ hay đột xuất để các cấp lãnh đạo UBND thành phố có phương án theo dõi đôn đốc, đánh giá kịp thời các công tác xử lý hồ sơ hành chính tại các bộ phận và các loại thủ tục và có các quyết định đúng đắn trong chỉ đạo điều hành. Có thể nói việc xây dựng thành công hệ thống thông tin quản lý của UBND thành phố Ninh Bình sẽ tạo ra sự thay đổi quan trọng trong nhận thức, khả năng, đem lại những hiệu quả to lớn cho công tác quản lý nhà nước nói chung và quản lý hồ sơ hành chính nói riêng. * Đánh giá chung: Qua thực tế khảo sát tình hình quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình chúng ta có thể đánh giá một cách khái quát là hồ sơ hành chính được tổ chức quản lý chặt chẽ, thống nhất. Có sự kết hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban chuyên môn, không gây mất mát, thất lạc hoặc xé lẻ văn bản. Cán bộ, công chức trực tiếp tiếp nhận hồ sơ hành chính có trình độ, lập hồ sơ nguyên tắc đầy đủ nên thuận lợi trong quá trình giải quyết, theo dõi giải quyết, trả kết quả các hồ sơ hành chính cho các tổ chức, công dân. Các hồ sơ hành chính được lập, bổ sung hoàn thiện qua quá trình giải quyết được các phòng, ban chuyên môn trực thuộc thu thập đầy đủ và lưu trữ cẩn thận tại phòng mình. Khi hồ sơ hết giá trị thì được tổ chức tiêu huỷ đúng theo quy định hiện hành. Ngoài ra, thành phố cũng đã triển khai có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hồ sơ hành chính mang lại lợi ích thiết thực. 14 Tuy nhiên việc quản lý hồ sơ hành chính cũng còn nhiều những hạn chế nhất định như: một số hồ sơ hành chính được quản lý theo thói quen và kinh nghiệm, được lưu trữ và bảo quản ở các phòng, ban chuyên môn không thời hạn và không được tổ chức khoa học để phục vụ các nhu cầu khai thác khác nhau của cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức và cá nhân. Theo quy định thì hết thời hạn các hồ sơ hành chính (cũng giống như các hồ sơ khác) phải nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng hầu hết các phòng ban đều không thực hiện mà chủ yếu là giữ tại phòng để tiện nghiên cứu, sử dụng. Một hạn chế nữa là chưa có quy định cụ thể về thành phần hồ sơ lưu sau khi kết quả được trả cho tổ chức, công dân, gây khó khăn cho cán bộ công chức của Trung tâm một cửa liên thông. Trên thực tế, các hồ sơ hành chính được giải quyết xong thì cán bộ, công chức không biết phải lưu trữ những loại tài liệu gì và trong thời gian bao lâu. Trung tâm một cửa có trách nhiệm phải lưu trữ hồ sơ hành chính hay không? Nếu có thì các phòng ban chuyên môn có cần phải lưu trữ hồ sơ thuộc lĩnh vực mình phụ trách hay cả hai đơn vị đều phải (cần) lưu trữ? Những câu hỏi đó cần phải có những nghiên cứu thấu đáo để trả lời. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, chúng tôi sẽ trình bày một số ý kiến về vấn đề này ở chương tiếp theo. 15 Chương III GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BÌNH Để hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành chính, trong thời gian tới thành phố Ninh Bình cần thực hiện đồng bộ và có hiệu quả một số giải pháp chủ yếu sau: 3. 1. Xây dựng và ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn về hồ sơ hành chính. Việc quản lý hồ sơ hành chính không chỉ bị điều chỉnh bởi các văn bản quy định về thủ tục hành chính mà còn được điều chỉnh bởi các văn bản của các ngành chuyên môn cũng như những quy định của công tác văn thư lưu trữ. Do đó, thành phố phải thực hiện nghiêm túc các văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền các cấp, các ngành chuyên môn. Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo đó, thành phố xây dựng và ban hành các văn bản cụ thể hóa phù hợp với thực tế của địa phương hoặc hướng dẫn thực hiện các văn bản của cấp trên liên quan đến việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính. Vì vậy, cần bổ sung và hoàn thiện các quy chế ở Trung tâm một cửa liên thông, bởi vì đây là nơi trực tiếp giải quyết các công việc của tổ chức và công dân. Trong quá trình thực hiện hơn 5 năm qua, nhiều vấn đề tốt cần phát huy, bên cạnh đó nhiều vấn đề mới phát sinh cần được khắc phục, bổ sung. Chính vì vậy Quy chế cần được xem xét và đáp ứng với yêu cầu mới theo hướng công khai, minh bạch chất lượng, phẩm chất của đội ngũ cán bộ khi làm việc tại Trung tâm một cửa liên thông. Thứ nhất, trong quy chế nên chú trọng nâng cao quyền hạn để cán bộ, công chức giải quyết công việc được hiệu quả, kịp thời, kịp thời chăm lo về quyền lợi vật chất và chính trị để họ có động cơ phát triển và cống hiến. Hằng năm cần lấy ý kiến đông đảo doanh nghiệp và người dân thông qua điều tra xã hội học để đánh giá, nhận xét chất lượng thực hiện của Trung tâm và các cơ quan, đơn vị chuyên môn. Thứ hai, quy chế cũng cần đề cập một cách sâu sắc hơn, thiết thực hơn đến quyền lợi của cán bộ, công chức công tác tại Trung tâm một cửa liên thông nhằm khắc phục tình trạng hiện nay chưa chú ý đến đặc thù nhiệm vụ ở Trung tâm để có những chính sách ưu đãi hơn đối với đội ngũ cán bộ, công chức ở đây. Thứ ba, trong Quy chế cũng chỉ rõ trách nhiệm của cán bộ, công chức Trung tâm trong việc đảm bảo hồ sơ hành chính được giải quyết kịp thời, đúng hẹn. Trên thực tế vẫn còn có những hồ sơ chưa trả đúng hẹn dù đã có quy định rất cụ thể và trách nhiệm không thuộc về ai. Vì vậy, thành phố cần có những quy định cụ thể về đánh giá, khen thưởng, kỷ luật với cán bộ, công chức để nâng 16 cao chất lượng hoạt động công vụ. Bởi vì trong Quy chế hoạt động của Trung tâm một cửa liên thông hiện nay quy định về cơ chế giám sát cán bộ, công chức chưa rõ ràng. Quy chế chưa làm rõ ranh giới giữa trách nhiệm và quyền lợi của cán bộ, công chức tham gia vào việc giải quyết hồ sơ hành chính, chưa quy định như thế nào là hoàn thành nhiệm vụ, như thế nào là không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm cần xử lý như thế nào. 3.2. Hoàn thiện quy trình tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình. 3.2.1. Về hồ sơ: Nhìn chung các mẫu hồ sơ hành chính hiện nay vẫn còn nhiều thủ tục giấy tờ phiền hà, chống chéo vì thế cần có những kiến nghị giảm bớt về thành phần, văn bản trong các hồ sơ hành chính. Trong quá trình triển khai thực hiện cơ chế “một cửa”, việc mẫu hoá văn bản đóng một vai trò quan trọng, tạo thuận lợi cho việc lập hồ sơ. Hầu hết ở các nơi hiện nay đã thực hiện việc mẫu hoá văn bản, nhờ đó trong khâu kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ dễ dàng phát hiện những văn bản tài liệu bị thiếu hoặc những văn bản không đảm bảo giá trị pháp lý để hướng dẫn cho công dân tổ chức bổ sung, điều chỉnh cho đúng yêu cầu.Từ đó tạo nên những hồ sơ hoàn chỉnh, có giá trị, một mặt tạo thuận lợi cho quá trình thẩm định hồ sơ, triển khai, giải quyết công việc của các đơn vị chức năng, mặt khác đảm bảo đưa vào lưu trữ những hồ sơ có giá trị. Hơn nữa, với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong mẫu hoá văn bản cho phép cập nhật thông tin từ các hồ sơ tiếp nhận, truyền và sử dụng các dữ liệu thông tin liên quan đến hồ sơ qua mạng máy tính. Vì thế, hồ sơ gốc có thể được tập trung quản lý ngay tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và điều này sẽ tạo thuận lợi hơn trong việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 3.2.2. Về việc lập hồ sơ hành chính. Theo quy định hiện hành của UBND thành phố trách nhiệm lập hồ sơ hành chính thuộc về đơn vị giải quyết hồ sơ (các phòng, ban chuyên môn). Hồ sơ sau khi giải quyết sẽ được chuyển về cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả cho công dân, tổ chức. Tuy nhiên trong quy chế này chưa thấy quy định về lưu trữ hồ sơ hành chính. Trên thực tế, hồ sơ hành chính được hình thành ngay từ khi công dân, tổ chức nộp hồ sơ cho Trung tâm một cửa liên thông. Sau đó hồ sơ sẽ được tiếp tục bổ sung trong suốt quá trình các đơn vị giải quyết cho đến đơn vị cuối cùng ban hành kết quả giải quyết hồ sơ (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy phép xây dựng, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, ). Khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ ở Trung tâm một cửa liên thông đều yêu cầu các tổ chức, công dân nộp bản chính, hoặc bản sao có giá trị như bản chính của các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ nhằm đảm bảo giá trị pháp lý và chất lượng của 17 hồ sơ khi được lập, đồng thời giúp cho các đơn vị trong việc thẩm định hồ sơ trong quá trình giải quyết. Đối với những hồ sơ hành chính thuộc một đơn vị giải quyết thì đơn vị đó lập hồ sơ và lưu hồ sơ. Còn đối với những hồ sơ hành chính thuộc nhiều đơn vị giải quyết thì vấn đề lập và lưu hồ sơ còn nhiều bất cập. Nếu các đơn vị thực hiện việc lập hồ sơ công việc theo quy định hiện hành thì văn bản tài liệu của cùng một hồ sơ lại bị xé lẻ để lập thành nhiều hồ sơ. Song nếu các đơn vị không lập hồ sơ thì tức là đã không thực hiện quy định của nhà nước về lập hồ sơ công việc. Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến việc một bộ hồ sơ hành chính có quá nhiều giấy tờ, vì phải lưu ở nhiều nơi. 3.2.3.Về quy trình tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính. Việc hoàn thiện quy trình tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính sẽ tạo ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý nhà nước của UBND thành phố; đồng thời là cơ sở để ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn hệ thống (áp dụng phần mềm dùng chung). Khi áp dụng cơ chế “một cửa liên thông” để giải quyết thủ tục hành chính, thành phố cần xác định rõ đầu mối chính của quy trình thực hiện giao dịch hành chính đó là Trung tâm một cửa liên thông. Bởi vì, đây sẽ là nơi tiếp nhận các hồ sơ hành chính cần thiết cho việc giải quyết các quan hệ hành chính (quan hệ về thủ tục hành chính, quan hệ công việc) và là nơi cung cấp kết quả cuối cùng sau khi thực hiện các bước của quy trình theo quy định. Đồng thời, trong quy trình tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính Trung tâm đóng vai trò chỉ huy, đầu mối điều hành, kiểm tra, giám sát sự vận hành của quy trình để các bước thực hiện được thông suốt. Hồ sơ hành chính được giải quyết kịp thời, không bị "tắc" tại các khâu trung chuyển giữa các cơ quan, giữa các đơn vị hoặc giữa các cấp. Thông qua đó, lãnh đạo thành phố sẽ thấy rõ tính hệ thống, hợp lý của các khâu trong quy trình, nghiên cứu xem khâu nào có thể bỏ bớt, khâu nào có thể thực hiện đồng thời để rút ngắn thời gian và khâu nào có thể được kết hợp, lồng ghép với nhau. Các bước của quy trình được đơn giản hóa sẽ dẫn đến hồ sơ hành chính sẽ được rút gọn, chuẩn hóa và dễ dàng quản lý cũng như khai thác sử dụng Tóm lại, thành phố cần phải xác định và xây dựng hệ thống chuẩn hóa về văn bản, hồ sơ, tính pháp lý kèm theo, xác nhận về chuyên môn, chuyên ngành, định mức và tiêu chuẩn cần phải tuân thủ cần thiết cho từng khâu, từng công đoạn thuộc quy trình tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính. Khi các quy định về pháp lý đối với chức năng, thẩm quyền và thủ tục cho việc thực hiện quan hệ hành chính đã được xác định rõ ràng, đầy đủ thì công việc của các cơ quan hành chính nhà nước sẽ rất thuận lợi trong việc thiết lập và bảo đảm sự vận hành các quy trình tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính, một khâu quan trọng trong quy trình quản lý hồ sơ hành chính. 18 3.3. Tổ chức lại công tác văn thư và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm một cửa liên thông và các đơn vị có liên quan. Vấn đề này được đặt ra trên cơ sở sự thay đổi một số nội dung trong công tác văn thư, lưu trữ khi các cơ quan hành chính nhà nước tiến hành triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Về công tác văn thư: Ở UBND thành phố Ninh Bình khi thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” với quy trình giải quyết hồ sơ hành chính được đổi mới thì nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất “một đầu mối” tại văn thư không còn đảm bảo được. Đối với những thủ tục hành chính liên ngành hoặc liên thông (như đã trình bày ở chương 1) hồ sơ hành chính được chuyển cho nhiều đơn vị phối hợp giải quyết (có thể là UBND các phường, xã; chi cục thuế, các sở, UBND tỉnh ). Trong trường hợp này làm thế nào để quản lý được hồ sơ hành chính khi nó thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều cơ quan, đơn vị cùng một lúc. Tại Trung tâm một cửa liên thông không có văn thư riêng, vì thế vấn đề đặt ra là trách nhiệm theo dõi sẽ thuộc về đơn vị nào? Trung tâm hay phòng, ban chuyên môn? Giải pháp được đặt ra hiện tại là văn thư cơ quan vừa làm nhiệm vụ chuyên môn vừa đặt làm việc tại Trung tâm để hỗ trợ thêm cho hoạt động của Trung tâm. Đồng thời mỗi cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ hành chính cũng đồng thời làm công việc của cán bộ văn thư trong việc theo dõi quá trình giải quyết văn bản. Về lâu dài cần có văn thư riêng của Trung tâm một cửa liên thông để đảm bảo quy trình quản lý hồ sơ hành chính được tập trung, thống nhất. Việc lưu trữ hồ sơ hành chính ở Trung tâm một cửa liên thông có nhiều thay đổi như việc phân loại tài liệu, xác định giá trị để nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. Về phân loại tài liệu: hồ sơ hành chính không phân loại theo các phương án quen thuộc như thời gian – cơ cấu tổ chức, hay cơ cấu tổ chức - thời gian vì chúng không thích hợp với thực tế. Theo phương án phân loại hồ sơ hành chính đã trình bày ở chương II, có thể nhận thấy các phương án mới được áp dụng theo khu vực hành chính hoặc theo lĩnh vực quản lý nhà nước kết hợp với phạm vi thẩm quyền Ví dụ: Hồ sơ địa chính được phân loại theo phương án: khu vực hành chính – thời gian. Hồ sơ tư pháp, hồ sơ đăng ký kinh doanh, hồ sơ chính sách xã hội được phân loại theo phương án thời gian - lĩnh vực quản lý nhà nước - thẩm quyền. Hồ sơ xin cấp phép xây dựng và hồ sơ giải quyết khiếu nại tố cáo được phân loại theo phương án thời gian - thẩm quyền. Về xác định giá trị tài liệu: Sau 5 năm đi vào hoạt động, nhiều hồ sơ hành chính đã đến thời gian giao nộp vào lưu trữ cơ quan và lâu dài hơn, cho lưu trữ cố định theo chế độ chung của nhà nước. Vậy có thể dựa vào những tiêu chuẩn nào để xác định giá trị hồ sơ hành chính (dù được lưu ở Trung tâm một cửa liên 19 thông hay ở các đơn vị liên quan)? Ngoài những tiêu chuẩn truyền thống có tính chất cơ bản như ý nghĩa nội dung, thời gian, địa điểm hình thành tài liệu, giá trị pháp lý, sự lặp lại thông tin trong tài liệu còn xuất hiện những tiêu chuẩn nào khác để đánh giá các hồ sơ hành chính hiện nay ? Trên thực tế, việc vận dụng các tiêu chuẩn truyền thống để đánh giá các hồ sơ hành chính trong quá trình thực hiện cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” đã có sự thay đổi. Ví dụ như tiêu chuẩn giá trị pháp lý của văn bản là tiêu chuẩn rất cần thiết khi lựa chọn tài liệu để lưu trữ. Tính pháp lý của văn bản chủ yếu dựa vào chữ ký và con dấu, nhưng đối với các hồ sơ hành chính thì có rất nhiều bản sao có chứng thực hoặc bản sao có giá trị như bản chính (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy phép xây dựng). Vậy khi đưa vào lưu trữ những văn bản này thì vận dụng tiêu chuẩn nào để xác định giá trị của hồ sơ? Theo chúng tôi, muốn đảm bảo đánh giá đúng giá trị của hồ sơ hành chính để xác định giá trị và tiến hành giao nộp vào lưu trữ cơ quan, có thể áp dụng những tiêu chuẩn truyền thống kết hợp với tiêu chuẩn ý nghĩa thông tin của tài liệu. * Xây dựng bảng thời hạn bảo quản đối với từng loại hồ sơ hành chính Thành phố Ninh Bình cần quy định cụ thể thời hạn bảo quản hồ sơ hành chính để làm căn cứ cho công tác xác định giá trị hồ sơ hành chính được chính xác, đảm bảo tính thống nhất; giúp cho các đơn vị tổ chức quản lý hồ sơ hành chính được chặt chẽ, khoa học; xây dựng danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Ở UBND thành phố Ninh Bình các hồ sơ hành chính (giống như các hồ sơ khác) chủ yếu được lưu giữ tại phòng ban chuyên môn mà không nộp về lưu trữ cơ quan để tiện nghiên cứu, sử dụng. Chính vì thế cần xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho các hồ sơ hành chính này để lưu trữ cơ quan có cơ sở để thu hồ sơ, tài liệu. Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo của ngành chuyên môn, theo pháp luật lưu trữ hiện hành và thực tiễn nhu cầu của UBND thành phố, có thể xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ hành chính dựa vào những căn cứ như sau: Thời hạn bảo quản hồ sơ hành chính được xác định trên cơ sở phân tích và đánh giá toàn diện, đúng đắn giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu đối với thành phố, ngành chuyên môn và Quốc gia đồng thời trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ. Thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ hành chính được quy định theo hai mức: bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn, cụ thể như sau: Vĩnh viễn, Lâu dài, Tạm thời. * Bảo đảm các điều kiện để bảo quản an toàn hồ sơ hành chính. Hiện nay ở UBND thành phố chưa có kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quan an toàn tài liệu nói chung, trong đó có khối lượng lớn hồ sơ hành chính nói riêng 20 đang chờ để nộp vào lưu trữ cơ quan. Các hồ sơ hành chính hiện nay còn đang tập trung lưu giữ tại Trung tâm một cửa liên thông và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND. Tại những nơi này chủ yếu là trụ sở làm việc của cán bộ, công chức nên không có đủ diện tích và các nhu cầu tối thiểu để bảo quản hồ sơ hành chính. Mặt khác, tại các phòng ban chuyên môn còn có rất nhiều hồ sơ tài liệu khác, không chỉ riêng hồ sơ hành chính. Vì thế UBND thành phố cần xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng riêng để bảo quản an toàn tài liệu (Thành phố có đủ nguồn kinh phí để thực hiện yêu cầu này). Thứ nhất để khi các hồ sơ hành chính đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan thì có kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản. Thứ hai là khi xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng thì các phòng ban chuyên môn giảm tải được lượng hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ. Về yêu cầu, điều kiện, hình thức và tiêu chuẩn xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo hướng dẫn của Thông tư 09/2007/TT-BNV, ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ. 3.4. Xây dựng, nâng cao chất lượng và hiệu quả đội ngũ cán bộ, công chức; xúc tiến mạnh việc hiện đại hoá công sở. Xét cho đến cùng, việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính có được thực hiện tốt hay không phụ thuộc chủ yếu vào yếu tố con người. Hệ thống pháp luật và các quy định có quy định chi tiết, cụ thể đến đâu chăng nữa thì hiệu quả quản lý cũng vẫn do yếu tố con người quyết định. Con người ở đây được hiểu là theo nghĩa rộng là con người của bộ máy hành chính chứ không chỉ là những cán bộ, công chức ở Trung tâm một cửa liên thông. Bởi vì, Trung tâm chủ yếu là vòng ngoài để tiếp nhận, giải quyết, hướng dẫn còn xử lý, thẩm định, giải quyết, lưu hồ sơ là của cả hệ thống tổ chức bên trong. Hệ thống ấy bao gồm sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND thành phố (đứng đầu là Chủ tịch), có sự phối hợp của các phòng, ban chuyên môn, giữa cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc. Muốn có đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứng được những yêu cầu như trên, UBND thành phố Ninh Bình cần chú trọng nâng cao chất lượng tuyển dụng đầu vào, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức đủ về số lượng, nâng cao chất lượng, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tận tuỵ phục vụ nhân dân. Hơn nữa thành phố có những chính sách đãi ngộ cụ thể nhằm sử dụng có hiệu quả đội ngũ cán bộ, công chức, thu hút những người giỏi và tâm huyết về công tác tại cơ quan và lựa chọn những cán bộ, công chức xuất sắc để làm việc tại Trung tâm một cửa liên thông. Chế độ đãi ngỗ đó có thể là ưu tiên đi học tập nâng cao trình độ (đào tạo sau đại học, đào tạo ở ngoài nước) có sự hỗ trợ, giúp đỡ của thành phố hoặc quy định chế độ nâng lương trước thời hạn, bổ nhiệm vào vị trí lãnh đạo những cán bộ, công chức đã được rèn luyện và có nhiều thành tích xuất sắc trong việc hoàn thành nhiệm vụ ở Trung tâm một cửa liên thông. 21 Để đánh giá đúng chất lượng, hiệu quả công việc của cán bộ, công chức, thành phố cần triển khai thực hiện phương pháp khoa học đánh giá kết quả công tác của cán bộ, công chức theo quy định của Chính phủ và hướng dẫn của Bộ Nội vụ. Định kỳ hàng tháng, Phòng Nội vụ tổ chức lấy phiếu tín nhiệm đối với những cán bộ, công chức để có căn cứ xem xét bố trí, sắp xếp lại công việc cho phù hợp. Ở Trung tâm một cửa liên thông và bộ phận một cửa ở 14 phường, xã là nơi giao tiếp trực tiếp với tổ chức, công dân, vì thế thành phố cần tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính; triển khai áp dụng chế độ thanh tra, kiểm tra công vụ ở các cấp, kể cả chế độ trách nhiệm của người đứng đầu khi để cơ quan, đơn vị xảy ra tiêu cực, chậm trễ, có nhiều sự kêu ca, phàn nàn của cán bộ, đảng viên, nhân dân, doanh nghiệpThành phố kết hợp với sở Nội vụ thường xuyên có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ công chức tại bộ phận một cửa về trình độ chuyên môn và năng lực giao tiếp (văn hóa công sở); nghiêm túc triển khai học tập và tổ chức thực hiện Luật phòng chống tham nhũng và Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; đẩy mạnh cuộc đấu tranh chống quan liêu, tham nhũng trong bộ máy Nhà nước. Xúc tiến mạnh việc hiện đại hoá công sở của các cơ quan hành chính thuộc UBND thành phố, đặc biệt là Trung tâm một cửa liên thông và bộ phận một cửa ở các phường, xã. Việc đầu tư cơ sở vật chất và hiện đại hóa công việc không chỉ đảm bảo điều kiện làm việc tốt mà còn là trợ thủ tích cực cho việc giải quyết, quản lý công việc một cách dân chủ, minh bạch và có hiệu quả. Để làm tốt việc trên, các cấp chính quyền từ thành phố đến cơ sở cần có nhận thức một cách đúng mức và tạo mọi điều kiện về cơ sở vật chất để cán bộ, công chức và bộ phận “một cửa ”nói chung thực hiện đầy đủ chức năng và nhiệm vụ của mình theo quy định của pháp luật. 3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ quy trình quản lý hồ sơ hành chính; góp phần đẩy nhanh tiến độ xây dựng, vận hành chính phủ điện tử. Trong thời gian tới Thành phố cần chú trọng đầu tư nguồn kinh phí để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ hành chính trên địa bàn. Cụ thể là triển khai áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ hành chính và trang bị hệ thống đọc mã vạch trên giấy biên nhận tại bộ phận một cửa của 14 phường, xã. Đối với những xã còn khó khăn chưa áp dụng được mô hình này có thể sử dụng hệ thống trả lời thủ tục hành chính qua mạng điện thoại cố định, Công dân, tổ chức muốn biết thông tin về hồ sơ hành chính và kết quả giải quyết hồ sơ hành chính của mình thì chỉ cần gọi điện thoại và đọc mã số ghi trên giấy biên nhận, máy sẽ tự động giải đáp các thông tin đã được cập nhật trong quá trình giải quyết hồ sơ hành chính. Phương thức này không chỉ mang lại hiệu quả, thuận 22 tiện, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn dễ ứng dụng ở các cấp hành chính. Trước hết, thành phố cần xây dựng cổng giao tiếp điện tử của thành phố và thực hiện kết nối bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính của 14 phường, xã vào cổng giao tiếp điện tử của thành phố nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp và quản lý thông tin hồ sơ hành chính toàn diện trong phạm vi thành phố. Thứ hai, thành phố cần xây dựng Website chuyên về thủ tục hành chính và hồ sơ hành chính tại cổng giao tiếp điện tử của UBND thành phố. Mục tiêu là tạo ra hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành, tác nghiệp và thư điện tử; công kha trên mạng internet về các thủ tục, trình tự, mẫu hồ sơ, hướng dẫn ghi hồ sơ hành chính. Tổ chức và cá nhân có thể thông qua trang điện tử này mà truy cập xem mình cần phải chuẩn bị những nội dung gì để chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ. Đồng thời họ cũng có thể biết công việc của mình đã được giải quyết đến đâu và nếu cần làm rõ hoặc kiến nghị có thể thông qua thư điện tử đến Trung tâm một cửa liên thông của thành phố để trả lời hoặc đăng ký làm việc. Việc xây dựng và quy định trách nhiệm giải quyết qua Website như vậy sẽ làm đơn giản các thủ tục hành chính, công khai, minh bạch hóa, và đáp ứng yêu cầu quyền được thông tin của các tổ chức, cá nhân. 3.6. Nâng cao vai trò giám sát của nhân dân, hiệu quả của công tác kiểm tra, thanh tra, đánh giá việc thực hiện quản lý hồ sơ hành chính của UBND thành phố Ninh Bình. Nhà nước ta là nhà nước của nhân dân, do nhân dân và vì nhân dân, do đó dân chủ là bản chất của nhà nước. Cải cách thủ tục hành chính không chỉ là công việc riêng của hệ thống hành chính mà là yêu cầu chung của toàn xã hội. Vì vậy cần có những biện pháp thiết thực để thực hiện quyền giám sát của nhân dân đối với hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước trong đó có UBND thành phố trong việc quản lý hồ sơ hành chính. Đồng thời tăng cường tuyên truyền phổ biến thông tin để mọi cán bộ, công chức và người dân nhận thức đầy đủ về ý nghĩa, vai trò của hồ sơ hành chính và công tác quản lý hồ sơ hành chính đối với cơ quan hành chính nhà nước và công dân; thấy được việc quản lý hồ sơ hành chính có tác dụng thúc đẩy công cuộc cải cách thủ tục hành chính đang được thực hiện trong giai đoạn hiện nay. Cùng với việc giám sát nêu trên, Mặt trận tổ quốc thành phố và các đoàn thể nhân dân có thể thực hiện việc giám sát của mình tại Trung tâm một cửa liên thông thành phố, đối chiếu với yêu cầu, quy chế, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ chuyên môn để đánh giá. Bên cạnh đó, UBND thành phố cần công khai số điện thoại nóng để tổ chức công dân hỏi và phản ánh. Bên cạnh đó, có thể thông qua điều tra xã hội học để xem xét mức độ hoàn thành và chất lượng quản lý hồ sơ hành chính, tín nhiệm 23 của cán bộ, công chức đối với tổ chức và công dân trong việc giải quyết hồ sơ hành chính. Cuối cùng, để tổ chức quản lý hồ sơ hành chính có đạt chất lượng, hiệu quả thì cần thực hiện tốt chế độ thi đua khen thưởng đối với tập thể, cá nhân có thành tích; xử lý nghiêm minh đối với lãnh đạo và cá nhân có hành vi cản trở hoặc không thực hiện các quy định, quy chế về quản lý hồ sơ hành chính. 24 KẾT LUẬN Cải cách hành chính là một trong những yêu cầu bức xúc của tiến trình đổi mới và được coi là nhiệm vụ trọng tâm của việc xây dựng và hoàn thiện Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Công cuộc cải cách hành chính ở nước ta thời gian qua đã thu được một số thành tựu đáng khích lệ nhưng cũng còn không ít những khó khăn, thách thức đang đặt ra. Những vấn đề mang tính lý luận cũng như thực tế về việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình là những minh chứng cụ thể cho quá trình cải cách hành chính đang được tiến hành ở các địa phương, cơ sở. Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn, đề tài đã tìm hiểu và phân tích thực trạng quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình từ năm 2004 đến năm 2008, nêu lên những kết quả đạt được, đồng thời chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế ấy. Trên cơ sở đó, đề xuất phương hướng và những giải pháp nhằm hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành chính, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính ở tỉnh Ninh Bình nói chung và thành phố Ninh Bình nói riêng trong những năm tiếp theo (2008-2010). Cải cách hành chính là công việc rất khó khăn, lại là nhiệm vụ bức bách, là trọng tâm của việc củng cố, hoàn thiện nhà nước ta hiện nay. Để công tác quản lý hồ sơ hành chính ở thành phố Ninh Bình trong thời gian tới thực sự có hiệu quả, góp phần thực hiện thắng lợi công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước cần phải giải quyết đồng bộ với quyết tâm rất cao nhiều vấn đề, trong đó có một số giải pháp cơ bản nêu trên. Các giải pháp đó có mối quan hệ tác động hỗ trợ lẫn nhau, do đó cần phải được áp dụng một cách đồng bộ, linh hoạt, không nên coi trọng hay xem nhẹ giải pháp nào. Điều có ý nghĩa quyết định là phải có sự chỉ đạo sát sao và kiên quyết đối với công tác này từ nay đến năm 2010. Trong khuôn khổ đề tài này, tác giả không hy vọng phản ánh, lý giải được đầy đủ tất cả các vấn đề liên quan đến tổ chức quản lý hồ sơ hành chính đang được thực hiện ở thành phố Ninh Bình. Để giải quyết và khắc phục những hạn chế trong việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở thành phố Ninh Bình cần có những công trình nghiên cứu tiếp theo.