Luận văn Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và tuyên truyền

ốn tra tìm những điều, khoản mục trong qui chế cũ không thể không tra tìm lại văn bản đã ban hành từ trước. Thế nhưng lãnh đạo HVBCTT và nhiều lãnh đạo các đơn vị trực thuộc đến nay vẫn chưa nhận thức được điều này. Rất tiếc là cho đến nay, tác phong sử dụng thông tin chứa đựng trong văn bản như là nguồn lực quan trọng vẫn chưa hình thành trong nhận thức của đội ngũ lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo quản lý các đơn vị. Do nhận thức như vậy, nên lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo các đơn vị chưa quan tâm ban hành những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác này. Cho đến nay, HVBCTT chưa xây dựng qui chế, qui định về công tác văn thư lưu trữ. Vì vậy, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tại HVBCTT và các khoa phòng chưa có căn cứ để thực hiện công tác văn thư lưu trữ một cách thống nhất trong toàn HVBCTT. Hầu hết, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ và phục vụ nhu cầu khai thác thông tin văn bản của HVBCTT và các khoa, phòng chưa có trình độ chuyên môn nghiệp vụ (đã được trình bày ở chương 2). Lãnh đạo Học viện cũng như lãnh đạo các khoa, phòng đều quan niệm rằng đây là công việc đơn giản, những người không được đào tạo chuyên môn cũng có thể làm được. Chính vì vậy, tại văn thư HVBCTT và các khoa, phòng mặc dù đều đã bố trí cán bộ đảm nhiệm những công việc này nhưng thời gian qua, công tác này vẫn chưa phát huy được tác dụng. Đồng thời, đây cũng là nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ, công tác khai thác thông tin văn bản, tài liệu phục vụ hoạt động quản lý đào tạo của Học viện. 3.2.2. Học viện chưa có quy chế, quy định về khai thác thông tin văn bản Cho đến nay, hầu như chưa có văn bản pháp luật nào của Nhà nước quy định riêng về vấn đề khai thác và sử dụng thông tin văn bản, mặc dù đây là vấn đề cần thiết của các cơ quan, tổ chức. Đó cũng là thực tế ở HVBCTT. Nguyên nhân cơ bản trên là nguồn gốc phát sinh các nguyên nhân mang tính hệ quả tất yếu tiếp theo. Số lượng các quyết định, quy chế được HVBCTT ban hành không phải ít nhưng trong số đó chủ yếu là văn bản quy định về công tác quản lý đào tạo. Trong khi quá chú trọng đến việc nghiên cứu chương trình, kế hoạch giảng dạy, học tập thì HVBCTT hầu như không nhận thức được rằng công tác khai thác thông tin văn bản cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của cơ quan. Vì thiếu hoặc không có những quy chế, quy định rõ ràng nên công tác khai thác thông tin văn bản ở HVBCTT không mang tính bắt buộc. Việc tổ chức tốt hay không tốt công tác này không gắn với trách nhiệm hay quyền lợi của cán bộ nên cũng không tạo được sự quan tâm của cán bộ. Hơn nữa, do không có những quy chế, quy định và văn bản hướng dẫn nên việc khai thác thông tin văn bản chủ yếu được thực hiện bằng hiểu biết và kinh nghiệm cá nhân của các cán bộ. Cũng chính vì không có quy chế nên không có căn cứ để tiến hành kiểm tra công tác này có được thực hiện hay không? Việc tìm thấy văn bản hay không tìm thấy văn bản không được xem là tiêu chí để khiển trách hay kỷ luật cán bộ. Cho nên tình trạng yếu kém trong công tác này được xem là hiện tượng bình thường. 3.2.3. Tổ chức quản lý văn bản ở HVBCTT chưa đáp ứng được yêu cầu - Về soạn thảo và ban hành văn bản Mặc dù đã có Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, song việc phân biệt giữa văn bản quy phạm pháp luật với các văn bản cá biệt ở nhiều đơn vị thuộc HVBCTT vẫn còn rất lúng túng. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, mặc dù đã có Thông tư hướng dẫn, nhưng trong thực tế việc thực hiện theo văn bản này ở nhiều đơn vị khoa phòng còn chưa thống nhất. Việc hiểu chưa đúng, chưa hết tinh thần của Thông tư đã dẫn đến một số nhầm lẫn về thể thức văn bản như: cách ghi tên cơ quan ban hành (cụ thể ở đây thường là cách ghi tên cơ quan cấp trên trực tiếp), ký hiệu, địa danh, thẩm quyền người ký. Ngoài ra, trong kỹ thuật trình bày văn bản, ở nhiều đơn vị còn chưa khắc phục được tình trạng sử dụng cỡ chữ, kiểu chữ, các dấu gạch chân, gạch nối, dấu chấm, dấu phẩy một cách tùy tiện. - Về quản lý văn bản Vấn đề quản lý văn bản đi, đến vẫn còn nhiều bất cập: mẫu sổ sách đăng ký còn chưa thống nhất; việc thực hiện quy trình đăng ký, chuyển giao, ký nhận và theo dõi giải quyết văn bản đến còn chưa đầy đủ, hệ thống sổ sách còn lộn xộn. Ngoài các tồn tại nêu trên còn nhiều bất cập khác như: việc chuyển giao, quản lý và sử dụng bản gốc, bản chính của văn bản còn chưa thống nhất Việc quản lý văn bản từ văn thư HVBCTT đến các đơn vị trực thuộc Giám đốc, vẫn còn biểu hiện lỏng lẻo, luộm thuộm, thiếu tính khoa học, chẳng hạn không ít đơn vị không phân loại văn bản, lập sổ theo dõi riêng, các văn bản tài liệu có giá trị tra cứu, tham khảo liên quan đến công việc chính của cơ quan và những văn bản tài liệu giao dịch thông thường đều lập chung vào một quyển sổ theo dõi. Thậm chí có đơn vị lập sổ theo dõi không đều đặn. Tình trạng đó dẫn đến việc tra cứu văn bản, tài liệu rất khó khăn mất nhiều thời gian. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và thực hiện chế độ lập hồ sơ hiện hành ở hầu hết các đơn vị thuộc HVBCTT chưa làm được. Nguyên tắc ai làm việc gì phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc đó hầu như ít có tác dụng và không được các cán bộ, công chức thực thi. Chuyên viên, cán bộ chưa có thói quen lập hồ sơ. Tài liệu sau khi giải quyết công việc xong thu vào lưu trữ cơ quan chủ yếu là bó và gói nên dẫn tới tình trạng tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý. 3.2.4. HVBCTT chưa có biện pháp chủ động trong việc tổ chức khai thác thông tin văn bản Căn cứ vào kết quả khảo sát cho thấy đối tượng khai thác là các thủ trưởng các đơn vị và cán bộ, chuyên viên là đối tượng thường xuyên đến khai thác thông tin văn bản, rất ít đối tượng là lãnh đạo HVBCTT. Điều này có nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân quan trọng nhất là do đặc thù công việc của đối tượng này, nên công việc cụ thể đều do các chuyên viên cấp dưới theo dõi và tham mưu. Vì vậy, họ thường ít quan tâm đến việc sử dụng thông tin văn bản. Về hình thức tổ chức sử dụng, hình thức phổ biến nhất ở HVBCTT hiện nay là phòng đọc, sao chụp tài liệu và cho mượn tài liệu. Đối với đối tượng sử dụng là các cán bộ, hình thức chủ yếu là cho mượn tài liệu và sao chụp tài liệu. Các chuyên viên sử dụng mục lục hồ sơ tra cứu tài liệu cần nghiên cứu. Sau đó, chuyển yêu cầu cho lưu trữ viên, lưu trữ viên có trách nhiệm tìm kiếm và cung cấp các tài liệu cần thiết cho các chuyên viên. Đây là một hình thức sử dụng rất thủ công, mất nhiều thời gian và mang tính thụ động. Điều đặc biệt là lưu trữ HVBCTT chưa xây dựng được quy chế sử dụng tài liệu đối với các đối tượng sử dụng trong cơ quan. Vì vậy, rất rễ xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu khi cho mượn. Mặt khác, đây là hình thức phục vụ khai thác rất bị động đối với lưu trữ. Chỉ khi có yêu cầu cung cấp tài liệu, cán bộ lưu trữ mới đáp ứng. Vì vậy, nên có tình trạng nhiều nhu cầu sử dụng không được đáp ứng do trong phòng lưu trữ không có tài liệu đó hoặc không tìm thấy. Tình trạng này xuất phát từ hai phía, phía các chuyên viên, họ không tìm hiểu các thông tin cụ thể về thành phần, nội dung tài liệu được bảo quản trong phòng lưu trữ trước khi đưa yêu cầu. Về phía cán bộ lưu trữ, họ không cung cấp những thông tin cần thiết về tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho cho các đối tượng sử dụng được biết. Vì thế, chuyên viên thì không biết trong phòng lưu trữ có tài liệu mà mình cần không, ngược lại cán bộ lưu trữ không có ý thức giới thiệu về các tài liệu trong kho. Đó là, khoảng cách giữa nhu cầu sử dụng và khả năng cung cấp tài liệu của HVBCTT. Nếu xem xét hiệu quả của công tác tổ chức khai thác thông tin văn bản thông qua số lượng chuyên viên đến khai thác tại lưu trữ HVBCTT thì kết quả đem lại không khả quan. Nó chưa thực sự tương xứng với tiềm năng của khối tài liệu lưu trữ tại HVBCTT. Tình hình trên do nhiều nguyên nhân gây ra: có thể do các đơn vị đã giữ lại tài liệu ở bộ phận của mình (tài liệu không được nộp lưu đúng quy định) nên không cần đến lưu trữ vẫn tìm được tài liệu mà mình cần; hoặc cũng có thể do họ không biết rằng liệu trong phòng lưu trữ có tài liệu mà mình cần hay không? Nhìn chung tổ chức phục vụ khai thác sử dụng thông tin văn bản chưa thực sự trở thành một mục tiêu và nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ. 3.2.5. HVBCTT chưa ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và phục vụ khai thác thông tin văn bản Do chưa ứng dụng công nghệ thông tin nên việc tìm kiếm văn bản gặp nhiều khó khăn, nên tốn thời gian do phải rà soát đăng ký ghi chép trên sổ sách. Hiện nay, ở HVBCTT đã có máy nội bộ LAN, kết nối từ Ban Giám đốc tới các đơn vị khoa phòng. Tuy nhiên, việc ban hành văn bản đến các đơn vị theo đường mạng gần như không thực hiện. Đơn vị hành chính cũng như các đơn vị nhận văn bản chủ yếu tiến hành nhận và gửi văn bản thông qua văn thư cơ quan và văn thư các khoa, phòng. Hiện nay HVBCTT đã đưa vào sử dụng một số chương trình phần mềm quản lý như: quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý vật tư, quản lý thông tin, thư viện điện tử, quản lý khoa học nhưng chưa có chương trình phần mềm quản lý văn bản. Đây là nguyên nhân gây khó khăn cho công tác quản lý văn bản và tổ chức khai thác thông tin văn bản. 3.3. Một số giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản ở học viện báo chí và tuyên truyền Tất cả những nguyên nhân trên đã dẫn đến công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT hiện nay còn nhiều yếu kém, chưa được tổ chức tương xứng với qui mô và vị trí, vai trò của HVBCTT trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Để khắc phục những yếu kém trên và để quản lý tốt văn bản của HVBCTT nhằm khai thác sử dụng lâu dài cho nhiều mục đích của đời sống xã hội nói chung và mục đích phục vụ cho hoạt động quản lý đào tạo nói riêng, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp và các điều kiện để vận dụng những giải pháp đó vào thực tiễn. 3.3.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo và quản lý về giá trị và lợi ích từ việc khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý nói chung, hoạt động quản lý đào tạo nói riêng Đối tượng đầu tiên cần nâng cao nhận thức về ý nghĩa và vai trò của văn bản tại HVBCTT đó chính là đội ngũ lãnh đạo. Bởi công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng tại HVBCTT và các đơn vị khoa, phòng có được triển khai hay không, được tổ chức ở mức độ nào và số phận các văn bản có được khai thác sử dụng hay không phần lớn phụ thuộc vào nhận thức của đội ngũ lãnh đạo. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo các đơn vị về ý nghĩa, vai trò của văn bản là làm sao để họ xem chúng cũng là một sản phẩm trong quá trình hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước nói chung. Đồng thời, các đơn vị khoa, phòng cũng phải có trách nhiệm trong việc tổ chức quản lý văn bản tốt sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động và ngăn ngừa tệ quan liêu giấy tờ. Đồng thời, phải làm cho các lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo các đơn vị hiểu rằng trong hoạt động của cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. Các văn bản có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan cần được lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn sẽ tạo điều kiện để sớm đưa tài liệu trở lại phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của cơ quan. Việc thực hiện những điều nói trên không phải dễ dàng trong điều kiện hiện nay. Trong bối cảnh như thế thì việc nâng cao nhận thức của các lãnh đạo về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng - một công tác vốn chưa được xem là quan trọng ở cơ quan thì phải cần có một quá trình với những bước đầu nhiều khó khăn, thử thách. Nhưng vì mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan thì nâng cao nhận thức của lãnh đạo HVBCTT phải là giải pháp đầu tiên để hoàn thiện công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT này thì việc quán triệt đến tất cả cán bộ của HVBCTT chỉ còn là những bước tiếp theo đơn giản hơn nhiều. 3.3.2. Xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định về hoạt động quản lý, trong đó có những quy định cụ thể về quản lý văn bản và khai thác sử dụng thông tin văn bản Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, cho nên tất cả các mặt hoạt động của xã hội đều phải điều chỉnh bằng những quy định pháp luật. Như chúng ta đều biết, việc quản lý, điều hành dù ở phạm vi nào, tầm vĩ mô hay vi mô, muốn đạt được kết quả mong muốn đều đòi hỏi phải có một hệ thống công cụ quản lý nhất định. Thiếu một cơ chế chính sách, thiếu một qui chế, qui định... hoặc cơ chế chính sách, qui chế, qui định... được xây dựng thoát ly điều kiện thực tiễn khách quan thì quản lý điều hành của chủ thể quản lý sẽ không tránh khỏi rơi vào tùy tiện. Kết quả quản lý, điều hành không như mong muốn, thậm chí còn dẫn đến những thất bại khôn lường. Ngày nay, cùng với sự phát triển của xã hội, các đối tượng quản lý trong mọi lĩnh vực cũng trở nên đa dạng và phức tạp. Điều đó đòi hỏi một hệ thống công cụ quản lý càng phải đồng bộ và tinh vi hơn nhiều. Trong bối cảnh đó, việc quản lý, điều hành của Ban giám đốc HVBCTT trong các mặt hoạt động công tác như quản lý giáo dục - đào tạo, nghiên cứu khoa học, tổ chức cán bộ và xây dựng cơ sở vật chất phục vụ hậu cần cũng không nằm ngoài qui luật đó. Cho nên tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Giám đốc HVBCTT đối với công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng của HVBCTT bằng cách ban hành các quy chế, quy định là vấn đề cấp bách và cũng là yêu cầu khách quan đối với sự phát triển của HVBCTT. Công tác văn thư, lưu trữ Việt Nam trong thời gian qua cơ bản đã đi vào nền nếp và đạt được những thành tựu bước đầu cũng trên cơ sở hệ thống văn bản pháp luật về văn thư lưu trữ. So với các ngành, lĩnh vực hoạt động khác của xã hội, ngành văn thư, lưu trữ đã có được hệ thống văn bản quản lý ngành tương đối đầy đủ và đã thực sự đi vào đời sống. Do đó, HVBCTT cần khẩn trương tiến hành nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư tại cơ quan nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng. Đây thực chất là một biện pháp để kiểm soát qui trình xử lý giải quyết công việc khoa học hợp lý, xây dựng phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì) rõ người (ai làm) và rõ cách làm (theo trình tự nào, theo qui định nào, theo biểu mẫu nào...), đảm bảo cơ sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm soát được quá trình giải quyết công việc nội bộ cơ quan. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng, khắc phục được nhược điểm phổ biến lâu này của cơ quan là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tùy tiện. Điều này hoàn toàn phù hợp với việc thực hiện mục tiêu của chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2010. Ngoài ra, còn tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Giám đốc đối với công tác văn thư, lưu trữ nói chung cũng như công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng ở HVBCTT trong thời gian tới. Để thực hiện được giải pháp này, Học viện cần áp dụng các biện pháp sau đây: - Thứ nhất, Ban Giám đốc HVBCTT lãnh đạo, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng các qui định, qui chế thuộc phạm vi mình phụ trách có liên quan đến quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản theo nguyên tắc: không có công việc nào lại nằm ngoài qui chế, qui định. - Thứ hai, lãnh đạo, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc rà soát lại các qui chế, qui định do đơn vị mình đã soạn thảo có liên quan đến quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản, kịp thời bổ sung hoàn thiện cho sát với tình hình thực tế. - Thứ ba, lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nghiêm túc các qui chế, qui định về quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản đã ban hành. Để thực hiện tốt ba biện pháp trên, HVBCTT cần cụ thể hóa các văn bản quản lý nhà nước, văn bản của ngành bằng việc xây dựng các qui định, qui chế về công tác văn thư lưu trữ, quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản, tài liệu phục vụ các hoạt động quản lý của lãnh đạo để ban hành các qui định, qui chế về vấn đề này, Học viện cần: - Nghiên cứu thiết kế các qui trình cụ thể trong công tác văn thư lưu trữ như: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đi; quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến; quy trình thủ tục khai thác thông tin trong trong văn bản - Nghiên cứu ứng dụng bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ: Hiện nay, một số cơ quan đã xây dựng và ứng dụng thành công trong công tác văn thư và mang lại hiệu quả đáng kể. Học viện cũng cần nghiên cứu bộ tiêu chuẩn này và xây dựng các qui trình cụ thể phù hợp với đặc điểm của Học viện. 3.3.3. Tổ chức tốt công tác văn thư, lưu trữ ở HVBCTT Trong thời đại tin học hóa việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác quản lý văn bản đã trở thành một nhu cầu cấp bách và phổ biến. Trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác văn thư lưu trữ với vai trò đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của Học viện, cần phải được đổi mới. Hiện nay, một số lượng lớn các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của HVBCTT chưa được tổ chức chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học nên chưa phát huy hết tác dụng. Vì vậy, cần đổi mới nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức Học viện về vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ bằng cách tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức, trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng. Hiện nay, việc quản lý văn bản đi và đến của HVBCTT được thực hiện dưới hình thức sử dụng sổ đăng ký công văn đi và sổ đăng ký công văn đến. Đây là hình thức quản lý văn bản theo phương pháp truyền thống. Theo chúng tôi, để hoàn thiện công tác quản lý văn bản, HVBCTT cần thực hiện một số biện pháp sau: - Một là, để hòa nhập với xu hướng hiện đại, Học viện cần ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ trong đó có khâu quản lý văn bản đi, đến. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này sẽ giúp cán bộ văn thư đăng ký và theo dõi việc giải quyết văn bản đi, văn bản đến bằng máy vi tính và có sự trợ giúp bằng phần mềm ứng dụng đối với công tác văn thư. Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin cần cải thiện thêm một bước nữa chứ không đơn thuần sử dụng để soạn thảo và quản lý văn bản như hiện nay. Chúng tôi thiết nghĩ, tin học cần phải được ứng dụng trong các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư và trong hoạt động của cơ quan. Việc hòa mạng nội bộ phải được thực hiện đồng bộ với tất cả các đơn vị trong toàn hệ thống HVBCTT. Vì hòa mạng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian trong quá trình xử lý công việc, ví dụ như trong soạn thảo văn bản, khi các đơn vị chức năng soạn thảo văn bản xong sẽ chuyển cho lãnh đạo đơn vị theo hệ thống mạng. Sau đó văn bản sẽ chuyển đến bộ phận hành chính để kiểm tra về thể thức văn bản. Nếu văn bản đảm bảo yêu cầu sẽ trình lãnh đạo Học viện xem xét ký duyệt, khâu này cũng thực hiện qua hệ thống nối mạng. Khi văn bản đã được ký duyệt sẽ được chuyển xuống cho văn thư để đóng dấu ban hành, ngược lại nếu văn bản không được ký duyệt sẽ trả lại đơn vị soạn thảo để sửa chữa. Như vậy, nếu được nối mạng hoàn toàn thì lãnh đạo không phải trực tiếp trao đổi với cán bộ mà vẫn quản lý và chỉ đạo được công việc một cách sát sao, tiết kiệm được thời gian cho nhà quản lý. Việc trao đổi trực tiếp chỉ áp dụng khi thật cần thiết. Hiện nay, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã được nhiều cơ quan triển khai sử dụng tại bộ phận văn thư để cập nhật các thông tin về văn bản đến, văn bản đi. Sau khi cập nhật văn bản đến vào mạng, lãnh đạo Học viện cho ý kiến chuyển giao văn bản đến trực tiếp trên mạng để văn thư dựa vào đó chuyển văn bản theo địa chỉ cần thiết. Việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản như vậy sẽ mang lại nhiều lợi ích như: - Đối với việc quản lý văn bản đi; ngoài việc nhập toàn bộ các thông tin có trong sổ đăng ký văn bản đi theo phương pháp truyền thống, chúng ta có thể đưa toàn văn của văn bản đính kèm phần "tên loại và trích yếu nội dung" để khi cần chúng ta có thể nhanh chóng tìm ra toàn văn của văn bản. - Đối với việc quản lý văn bản đến: ngoài việc nhập toàn bộ các thông tin có trong sổ đăng ký công văn đi theo phương pháp truyền thống, chúng ta có thể quét toàn văn của văn bản đính kèm phần "tên loại và trích yếu nội dung" để khi cần chúng ta cũng có thể nhanh chóng tìm ra toàn văn của văn bản. Thực tế cho thấy, việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong một số cơ quan đã mang lại những hiệu quả thiết thực, giúp quy trình tiếp nhận, chuyển giao văn bản đến được nhanh hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn, trợ giúp hiệu quả cho việc tổng hợp, tra cứu và thống kê văn bản. Tuy nhiên, ở HVBCTT, phương thức điều hành còn nhiều bất cập do quy chế công việc chưa được chuẩn hóa và công khai, việc quản lý văn bản và hồ sơ công việc vẫn chủ yếu thực hiện thông qua trao đổi thông tin giữa các bộ phận, cán bộ, chuyên viên bằng văn bản giấy chuyển trực tiếp. Văn bản được chuyển giao, sao chép, nhân bản nhiều lần gây tốn khá nhiều thời gian, giấy mực và công sức. Dữ liệu được lưu giữ và quản lý theo phương pháp thủ công đã dẫn đến việc khai thác sử dụng thông tin, tìm kiếm, sao chép, tổng hợp thống kê số liệu rất khó thực hiện. Vì vậy, vai trò công nghệ thông tin chưa phát huy được hiệu quả thiết thực, sự kết nối đường truyền giữa các bộ phận của cơ quan nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện chế độ trao đổi thông tin còn rất ít. Việc kiểm soát xử lý những văn bản trùng lắp còn bị hạn chế, chưa thực sự quản lý được việc theo dõi tiến độ xử lý công việc và quá trình chu chuyển của văn bản. Mặt khác, công tác quản lý hồ sơ lưu trữ hiện hành ở HVBCTT hiện nay vẫn được thực hiện bằng phương pháp thủ công, chưa tận dụng được các thông tin, dữ liệu về văn bản đến, văn bản đi, được cập nhật từ bộ phận văn thư. Do vậy, quá trình thu thập hồ sơ, tài liệu, khai thác thông tin văn bản tài liệu lưu trữ còn nhiều khó khăn, chất lượng công việc chưa cao. - Hai là, song song với việc mua hoặc xây dựng phần mềm quản lý văn bản, HVBCTT cần trang bị đầy đủ hệ thống máy tính để đảm bảo cho việc thực hiện quản lý văn bản bằng máy tính được thực hiện đồng bộ và khoa học. Trong mấy năm gần đây, HVBCTT đã được trang bị một hệ thống máy tính hiện đại, sử dụng vào công tác văn phòng. Hiện nay cần phải đẩy nhanh việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác văn phòng của hệ thống Học viện. Muốn vậy trước hết phải xem xét lại trang thiết bị, đảm bảo tính đồng bộ của hệ thống máy tính và các máy móc đi kèm. Phải có cơ chế cụ thể về ứng dụng công nghệ tin học hiện đại trong công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của hệ thống HVBCTT. - Ba là, HVBCTT cần quan tâm và đưa ra những biện pháp tổ chức bộ phận văn thư các đơn vị khoa, phòng. Có như vậy, công tác văn thư nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng của HVBCTT mới đi đến thống nhất về nghiệp vụ, phát huy được vai trò đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý của toàn HVBCTT. Song đây là biện pháp tương đối phức tạp và cần đầu tư nhiều thời gian, công sức và cần có sự hợp tác phối hợp thực hiện của Phòng Hành chính cùng với các khoa, phòng trong toàn HVBCTT. - Bốn là, HVBCTT cần bố trí cán bộ có nghiệp vụ chuyên môn phụ trách công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng của toàn HVBCTT. Việc bố trí sử dụng cán bộ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại HVBCTT phải xuất phát từ yêu cầu thực tế của công việc; bố trí, sử dụng phải theo đúng chức danh, tiêu chuẩn cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ gồm những cán bộ như thế nào, số lượng là bao nhiêu, trình độ chuyên môn nghiệp vụ ra sao mà đặt ra các chỉ tiêu cụ thể với mỗi loại cán bộ, công chức văn thư cũng như lưu trữ, từ đó mới lựa chọn được đúng người và đặt đúng vị trí. Thực tế cho thấy đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ của HVBCTT như hiện nay không thể đáp ứng với yêu cầu công việc cả về số lượng lẫn trình độ chuyên môn. Hiện nay, cán bộ văn thư, lưu trữ ở Phòng Hành chính của HVBCTT có hai người. Một người có trình độ chuyên môn về Lưu trữ học phụ trách công tác lưu trữ kiêm công tác văn thư và một số công tác khác như: đăng ký hộ khẩu cho sinh viên, phụ trách toàn bộ hệ thống các máy điện thoại của toàn Học viện... Người còn lại chưa có trình độ chuyên môn về công tác văn thư. Để nâng cao trình độ chuyên môn của các cán bộ văn thư, lưu trữ, HVBCTT cần: - Tổ chức sắp xếp cho cán bộ chưa có chuyên môn tham gia các khóa đào tạo chuyên môn về văn thư lưu trữ. - Bố trí cán bộ được đào tạo chuyên môn về văn thư, lưu trữ hoặc nghiệp vụ văn phòng để phụ trách công tác văn thư chuyên trách của HVBCTT. - Tuyển dụng cán bộ có chuyên môn để thay thế cán bộ văn thư các khoa, nếu không phải cử đi học các lớp nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ ngắn hạn hoặc tại chức. 3.3.4. Các biện pháp tổ chức và phục vụ nhu cầu khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo Hiện nay, Học viện chưa có lưu trữ tập trung, việc khai thác thông tin văn bản phục vụ mọi lĩnh vực hoạt động của Học viện nói chung và khai thác thông tin văn bản, tài liệu phục vụ công tác quản lý đào tạo nói riêng được thực hiện tản mạn ở các khoa, phòng khác nhau. Vì vậy, muốn tổ chức khai thác thông tin văn bản phục vụ công tác quản lý đào tạo đạt hiệu quả cao, Học viện cần thực hiện những biện pháp sau: Trước tiên, để có thể khai thác thông tin văn bản một cách thuận lợi, văn bản, tài liệu của Học viện cần được tổ chức một cách khoa học. Học viện cần tiến hành một số công việc cụ thể sau: - Bố trí kho lưu trữ tập trung do Phòng Hành chính quản lý để có thể tiến hành các nghiệp vụ lưu trữ cơ bản đối với khối tài liệu lưu trữ của toàn Học viện. - Thu thập tài liệu từ các khoa phòng vào lưu trữ tập trung của Học viện. - Lập và khôi phục hồ sơ đối với những tài liệu thu được từ các khoa, phòng chưa được lập hồ sơ và chỉnh sửa những hồ sơ đã lập từ các khoa, phòng của Học viện. - Tiến hành phân loại, chỉnh lý khoa học đối với toàn bộ tài liệu của Học viện sau khi đã thu thập được từ các khoa, phòng. - Xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu sau khi đã chỉnh lý, sắp xếp khoa học. Các công cụ tra tìm của tài liệu bao gồm: mục lục hồ sơ, bộ thẻ dữ liệu, đặc biệt là xây dựng cơ sở dữ liệu để tra tìm bằng máy tính. - Trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết trong kho lưu trữ như: giá, tủ, hộp đựng tài liệu. Thứ hai, xây dựng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác khai thác thông tin văn bản tài liệu, cụ thể là: - Bố trí phòng đọc tài liệu: phòng đọc tài liệu cần có diện tích phù hợp, trang thiết bị phục vụ độc giả như: bàn, ghế, bộ thẻ, mục lục hồ sơ và máy vi tính để tra tìm tài liệu; - Bố trí cán bộ có chuyên môn, nghiệp vụ đảm nhận công tác phục vụ độc giả tại phòng đọc và phục vụ cho mượn tài liệu đối với lãnh đạo và nhân viên của Học viện; - Trang bị các công cụ cần thiết phục vụ việc quản lý độc giả và theo dõi việc phục vụ tài liệu như: sổ ghi chép hoặc phần mềm quản lý độc giả. Thứ ba, ngoài việc phục vụ độc giả khai thác thông tin văn bản tài liệu tại phòng đọc hoặc cho độc giả là cán bộ, giảng viên trong cơ quan mượn văn bản, tài liệu, Học viện cần phục vụ việc khai thác thông tin văn bản, tài liệu bằng nhiều hình thức khác nhau như: - Phục vụ việc khai thác thông tin theo chuyên đề: cán bộ lưu trữ hoặc cán bộ làm công tác phục vụ độc giả cần nghiên cứu, tìm hiểu để tập hợp tài liệu lưu trữ của Học viện theo từng chuyên đề nhất định, phục vụ từng lĩnh vực cụ thể của lãnh đạo và độc giả, có thể là: lĩnh vực quản lý đào tạo; lĩnh vực tuyển sinh; lĩnh vực nghiên cứu theo từng chuyên ngành đào tạo cụ thể của Học viện. - Phục vụ việc cung cấp thông tin văn bản, tài liệu cho lãnh đạo, cán bộ giảng viên, sinh viên của Học viện qua mạng LAN của Học viện hoặc cho các đối tượng độc giả khác qua mạng internet. Tuy nhiên, trước khi thực hiện được hình thức này, Học viện cần tiến hành công tác xác định giá trị, định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu; xây dựng danh mục tài liệu hạn chế sử dụng để đảm bảo những thông tin bí mật có trong tài liệu của Học viện. - Nghiên cứu ứng dụng bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 trong công tác khai thác thông tin trong tài liệu... Thứ tư, theo xu thế phát triển chung của thế giới, Việt Nam đã và đang gấp rút chuẩn bị đón nhận và thực hiện mô hình "chính phủ điện tử". Song song với các phương pháp khai thác thông tin văn bản theo phương thức truyền thống, Học viện cần có những giải pháp phù hợp với việc sử dụng và quản lý tài liệu điện tử. Cụ thể là, Học viện cần nghiên cứu và đưa ra giải pháp quản lý, tổ chức khoa học và tổ chức khai thác thông tin tài liệu điện tử. Một vấn đề đặt ra là cần đẩy mạnh công tác tin học hóa trong văn thư và lưu trữ của Học viện, có như vậy hệ thống mạng thông tin nội bộ mới phát huy hết tác dụng, cung cấp được những thông tin văn bản sát thực với công việc của cán bộ, công chức trong Học viện. Chỉ có đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin mới mong rút ngắn tới mức tối đa thời gian tra tìm tài liệu giúp cho tất cả cán bộ, công chức trong Học viện có thể tiếp cận được thông tin tài liệu từ hệ thống máy vi tính của đơn vị, cá nhân mình. Không những thế, việc ứng dụng công nghệ thông tin thông qua chương trình phần mềm quản lý và tra tìm tài liệu còn góp phần thúc đẩy việc sử dụng thông tin từ tài liệu lưu trữ ngay trong quá trình chỉnh lý tài liệu, đặc biệt còn có thể tham gia quá trình chỉnh lý tài liệu. Tin học hóa công tác lưu trữ trong việc xây dựng các công cụ tra cứu thông tin bằng các chương trình phần mềm máy tính là một giải pháp hữu hiệu thay cho những công cụ tra tìm tài liệu truyền thống như mục lục hồ sơ, bộ thẻ chuyên đề, bộ thẻ hệ thống làm mất nhiều thời gian xây dựng và hiệu quả lại không cao. Nhìn chung, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư, lưu trữ của Học viện là một đòi hỏi cấp thiết, chính đáng của những người làm công tác văn thư, lưu trữ Học viện, nhất là trong điều kiện nhân lực, vật lực cho mảng công tác này còn nhiều hạn chế như hiện nay. Nhưng thực tế cho thấy, văn thư, lưu trữ Học viện chưa được trang bị phần mềm quản lý văn bản là một thiếu sót rất lớn của các cấp lãnh đạo Học viện. Việc tiếp nhận và quản lý văn bản đi, đến vẫn được áp dụng theo phương pháp ghi chép thủ công truyền thống thông qua hệ thống sổ sách. Công tác lưu trữ Học viện do chưa được coi trọng nên còn rất nhiều vấn đề cần quan tâm và có những giải pháp thích hợp. Chính những điều này đã gây rất nhiều khó khăn trong quá trình tra tìm tài liệu. Bởi lẽ, muốn tra cứu tài liệu chúng ta phải dò tìm trên sổ sách và rồi có tìm được danh mục tài liệu cần tìm thì cũng phải tốn nhiều thời gian, công sức cho việc "bới tìm" tài liệu và hiệu quả chưa chắc đã được theo ý muốn. 3.3.5. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ về quản lý văn bản và tổ chức khai thác thông tin văn bản HVBCTT đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói riêng nên đã có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức văn thư lưu trữ tại. HVBCTT coi là một nhiệm vụ cấp thiết không chỉ trong giai đoạn trước mắt hiện nay mà còn là nhiệm vụ thường xuyên, lâu dài. Trước hết, lãnh đạo các cấp của HVBCTT cần nhận thức công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản và tổ chức khai thác thông tin văn bản nói riêng là một nghề, cán bộ văn thư lưu trữ là những người có nghề nghiệp; do vậy, để tinh thông nghề nghiệp, cũng như những ngành nghề khác, đòi hỏi phải được đào tạo, bồi dưỡng một cách chính qui, bài bản. Do đó, phải coi công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ hàng đầu để tiêu chuẩn hóa và nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ tại HVBCTT hiện nay. Tất cả các cán bộ đang làm công tác văn thư lưu trữ ở HVBCTT và các đơn vị trực thuộc phải được đào tạo, bồi dưỡng chính qui, có hệ thống về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ, đồng thời các cán bộ khoa phòng chức năng cũng phải được bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư như các kỹ năng về soạn thảo văn bản, lập hồ sơ hiện hành... để nâng cao chất lượng văn bản được ban hành, hồ sơ công việc được lập sau khi kết thúc công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Cần nâng cao nhận thức cho cán bộ văn thư lưu trữ về tầm quan trọng của công tác đào tạo, bồi dưỡng là nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Trang bị những kiến thức cơ bản về lý luận và thực tiễn của công tác văn thư lưu trữ, giúp họ am hiểm và thành thục trong kỹ năng tác nghiệp. Về điều này, Hồ Chủ tịch đã từng dạy: "Học để làm việc, học để làm người" rồi sau đó mới "học để làm cán bộ". Chính vì lẽ đó HVBCTT cần lựa chọn nội dung, chương trình và phương thức đào tạo, bồi dưỡng thích hợp cho từng loại cán bộ văn thư lưu trữ cụ thể, tránh tình trạng cử người đi đào tạo tràn lan, lựa chọn chương trình đào tạo không gắn với mục đích sử dụng. Cũng là cung cấp những kiến thức về nghiệp vụ văn thư lưu trữ nhưng với từng đối tượng khác nhau có những nội dung và chương trình đào tạo, bồi dưỡng khác nhau, phương thức đào tạo khác nhau. Ví dụ, đối với những cán bộ văn thư lưu trữ đã được đào tạo chính quy, bài bản về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ, việc lựa chọn nội dung, chương trình, phương thức đào tạo, bồi dưỡng sẽ khác so với những cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ nhưng chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ. Tính phong phú, thiết thực của chương trình đào tạo không chỉ làm cho việc học tập trở nên hấp dẫn, mà quan trọng hơn, nó chính là yêu cầu của việc phát triển công tác lưu trữ trong thời kỳ hiện đại. Nếu được đào tạo theo một chương trình thích hợp, có hệ thống thì cán bộ lưu trữ dù ở vị trí nào cũng sẽ có thể đóng góp xứng đáng vào sự phát triển của công tác lưu trữ cũng như cho đời sống kinh tế, xã hội của đất nước [49, tr. 13]. Gần đây do nhận thức được tầm quan trọng của công tác đào tạo và bồi dưỡng nên HVBCTT đã tổ chức một số lớp tập huấn, bồi dưỡng đối với các cán bộ làm công tác văn thư, cụ thể là công tác quản lý văn bản tại HVBCTT. Trong thời gian trước mắt, Học viện cần áp dụng một số biện pháp sau: Một là, tổ chức các lớp tập huấn tại Học viện cho các đối tượng là lãnh đạo và các cán bộ đang làm việc tại Học viện về ý nghĩa, vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý nói chung và ý nghĩa tài liệu của Học viện trong việc phục vụ hoạt động quản lý, trong đó có hoạt động quản lý đào tạo. - Đối với các đối tượng là lãnh đạo: Đây là đối tượng rất bận rộn với các nhiệm vụ quản lý. Vì vậy, việc tham gia đầy đủ một khóa học là rất khó và cũng không cần thiết. Để lãnh đạo hiểu được công việc của cán bộ văn thư lưu trữ cũng như ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản, thông tin văn bản cần tổ chức lớp học dưới hình thức là một diễn đàn trao đổi, nói chuyện với các chuyên gia văn bản, lưu trữ trong thời gian ngắn. - Đối với các đối tượng khác, có thể tổ chức lớp tập huấn trong thời gian dài hơn, khoảng 2 đến 3 ngày hoặc một tuần, mỗi tuần học nửa ngày. Nội dung của các buổi học ngoài việc giúp các học viên nhận thức được tầm quan trọng và vai trò của tài liệu, văn bản cần hướng dẫn các học viên về cách tổ chức khoa học tài liệu, văn bản, cách khai thác, tra tìm những thông tin văn bản phục vụ các hoạt động quản lý và chuyên môn. Hai là, cán bộ văn thư lưu trữ của Học viện có thể kết hợp với các bộ phận khác để làm công tác tuyên truyền về vai trò, ý nghĩa của văn bản đến lãnh đạo và đông đảo các cán bộ đang công tác tại Học viện bằng cách có những bài viết phân tích thành phần, nội dung và tầm quan trọng của văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Học viện đối với việc phục vụ hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý đào tạo nói riêng và cần được đăng trên tạp chí chuyên ngành của Học viện. Bởi lẽ, đối với các đối tượng là lãnh đạo thời gian ít, lại quá nhiều việc phải quan tâm, giải quyết nên không thể trực tiếp tìm hiểu hay khảo sát đánh giá từng mặt hoạt động của Học viện. Song các đối tượng này lại rất quan tâm đến những vấn đề được đề cập trong tạp chí chuyên ngành. Hơn nữa, một trong những lãnh đạo của Học viện giữ cương vị Tổng biên tập của tạp chí, nhờ quá trình duyệt các bài viết trước khi đăng, bài viết sẽ có cơ hội được lãnh đạo đọc, duyệt. Qua đó, lãnh đạo cũng sẽ hiểu thêm về công tác văn thư, lưu trữ cũng như vai trò, ý nghĩa của văn bản trong hoạt động quản lý. Ba là, trong báo cáo công tác hàng năm của Phòng Hành chính, nên có phần nội dung báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và việc phục vụ những thông tin văn bản, tài liệu đối với các lĩnh vực hoạt động của Học viện. Có như vậy, công tác văn thư, lưu trữ của Học viện mới dần dần khẳng định được vị trí của mình trong tổng thể các hoạt động chung của Học viện. Tuy nhiên, để thực hiện được các giải pháp trên, trước tiên cán bộ văn thư lưu trữ cần tổ chức khoa học khối tài liệu, văn bản hiện có của Học viện. Sao cho, khi bất kỳ lãnh đạo hay một bộ phận, một nhân viên nào muốn tra tìm bất kỳ một thông tin nào trong tài liệu, bộ phận văn thư lưu trữ của Học viện cũng cần đáp ứng một cách kịp thời, nhanh chóng và chất lượng. Có như vậy, với những thuyết minh khác của cán bộ văn thư lưu trữ mới có thể thuyết phục được lãnh đạo và các đối tượng khác. Muốn đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ Học viện cũng như muốn ứng dụng được những thành tựu của khoa học kỹ thuật vào trong công tác văn thư, lưu trữ để phát huy hết tác dụng của nguồn lực thông tin quan trọng này thì yếu tố con người vẫn là một điểm nhấn quan trọng nhất cần có sự đầu tư một cách thỏa đáng của các cấp lãnh đạo Học viện. Trong phiếu điều tra khảo sát, chúng tôi có đặt câu hỏi về mức độ cần thiết phải tăng cường nguồn nhân lực và thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ Học viện đối với cán bộ lãnh đạo Học viện, các khoa phòng và kết quả nhận được thực sự là một tín hiệu đáng mừng, thể hiện qua những kiến nghị sau: - Tuyển dụng những cán bộ có trình độ chuyên môn vào làm công tác văn thư lưu trữ chuyên trách của Học viện. Đặc biệt, sau khi thành lập bộ phận phụ trách công tác lưu trữ, thu thập tài liệu từ các khoa phòng. Học viện cần bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn vững vàng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. - Có kế hoạch cho cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ của các khoa phòng tham gia các lớp học tại chức, ngắn hạn về công tác văn thư lưu trữ để học tập, củng cố và nâng cao kiến thức, phục vụ công việc hàng ngày. - Đối với những cán bộ có chuyên môn, tốt nghiệp đã lâu, Học viện cần có kế hoạch đào tạo lại. Qua phiếu khảo sát tại HVBCTT cho chúng ta thấy, có 51% cán bộ được hỏi là lãnh đạo các cấp thuộc HVBCTT trả lời cần thiết phải tập huấn đào tạo về kỹ năng quản lý, lưu trữ văn bản cho cán bộ làm công tác văn thư của các đơn vị và 49% trả lời rất cần thiết phải tập huấn đào tạo về kỹ năng quản lý, lưu trữ văn bản cho cán bộ làm công tác văn thư của các đơn vị. Kết luận Hoạt động của các cơ quan nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính sự nghiệp nói riêng rất đa dạng, phức tạp. Trong quá trình đó, các cơ quan luôn cần có những công cụ, những phương tiện để thực hiện nhiệm vụ và chức năng quản lý, trong đó văn bản cũng là một công cụ đắc lực, giúp hoạt động quản lý được dễ dàng hơn. Qua quá trình nghiên cứu về tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT có thể thấy vấn đề này phần nào đã được thực hiện tương đối tốt, và bước đầu đi vào nề nếp. Trong đó, qua hệ thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của HVBCTT cho thấy cơ quan đã tiếp nhận và ban hành một khối lượng văn bản rất lớn. Những văn bản đó đã thực sự cung cấp cho Ban Giám đốc của cơ quan các loại thông tin cần thiết giúp cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và hợp tác đào tạo của HVBCTT hoạt động có hiệu quả. Qua việc khai thác những thông tin phản ánh trong văn bản mà Học viện ban hành hoặc tiếp nhận từ các nơi khác đến đã giúp cho lãnh đạo có những căn cứ tin cậy khi nghiên cứu, ban hành các quyết định quản lý, đặc biệt là quản lý đào tạo, truyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết các quyết định đã ban hành. Đồng thời, những văn bản đó cũng phản ánh trực tiếp chức năng nghiệp vụ, quyền hạn và tầm quan trọng của HVBCTT trong lĩnh vực hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học mà cơ quan phụ trách. Từ khối lượng văn bản rất lớn nói trên, do đó HVBCTT phải tiến hành tổ chức quản lý tốt khối lượng văn bản đó. Trên cơ sở đó HVBCTT đã tổ chức bộ phận văn thư lưu trữ cơ quan và các đơn vị khoa phòng đã chuyển giao nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đảm bảo cho hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý đào tạo nói riêng của HVBCTT được tiến hành theo đúng kế hoạch. Các văn bản đến - đi được vào sổ chi tiết và lập hồ sơ lưu trữ khá khoa học, thuận lợi cho nhu cầu tìm tin khi cần. Việc nhận thông tin và truyền đạt thông tin đã đảm bảo được kịp thời và đúng địa chỉ. Trong nhiều năm qua bộ phận văn thư, lưu trữ Học viện và các đơn vị khoa, phòng đã cung cấp rất nhiều thông tin giá trị cho lãnh đạo HVBCTT và lãnh đạo các đơn vị, góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của toàn cơ quan. Tuy nhiên, công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở HVBCTT vẫn đang đặt ra nhiều vấn đề cần khắc phục, sao cho việc quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của cơ quan được thống nhất, đồng bộ và khoa học, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của HVBCTT. Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của HVBCTT, tìm hiểu những nguyên nhân cơ bản của thực trạng, từ đó đưa ra những giải pháp khắc phục kịp thời, cần thiết nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản vào thời điểm này tuy có muộn nhưng là sự khởi đầu cần thiết. Nghiên cứu này là bước đi ban đầu, tạo tiền đề cho các nghiên cứu tiếp theo nhằm giúp cơ quan tổ chức công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản được thống nhất, đồng bộ, khoa học, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, đưa hoạt động của cơ quan nói chung và hoạt động quản lý đào tạo nói riêng ở HVBCTT ngày càng phát triển và hiệu quả. Đây là vấn đề khó khăn không chỉ đối với những cán bộ làm công tác chuyên môn, nghiệp vụ mà còn đối với cả lãnh đạo các cấp của HVBCTT nên cần có sự nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác này. Bên cạnh đó, HVBCTT còn cần sự phối hợp và hợp tác thống nhất giữa các cơ quan như Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Cục Văn thư Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Cần khẳng định lại rằng, để tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của HVBCTT nói chung và các đơn vị nói riêng đòi hỏi sự đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị và mua quản lý dữ liệu phần mềm về quản lý chuyên môn, nghiệp vụ và sự nghiên cứu rất công phu nhưng đó là điều tất yếu. Bởi hoạt động này của cơ quan không thể nằm ngoài quy luật phát triển chung của toàn xã hội và quy luật phát triển nói riêng của HVBCTT. Kết quả nghiên cứu của luận văn này chỉ là một đóng góp rất nhỏ giúp cơ quan quản lý khối lượng văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình, đó là tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ quản lý đào tạo ở HVBCTT, góp phần vào sự nghiệp phát triển chung của các Học viện và khối các trường đại học trong thời gian tới. danh mục Tài liệu tham khảo 1. Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp (1985), Quyết định số 35/QĐ-BĐH, ngày 17/7 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp về việc quy định tạm thời về nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của trường đại học. 2. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2001), "Các văn bản pháp luật hiện hành về giáo dục, đào tạo", Tập 1: Các quy định về nhà trường, Nxb Thống kê, Hà Nội. 3. Chính phủ (1994), Nghị định số 29/1994/NĐ-CP, ngày 30/3 về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Giáo dục và Đào tạo. 4. Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và Thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội. 5. Cục Lưu trữ Nhà nước (1999), Công tác văn thư, lưu trữ (Giáo trình lớp ngắn hạn), Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. 6. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (1996), Kỷ yếu Hội nghị khoa học: ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ, Hà Nội, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và QTVP. 7. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2004), Kỷ yếu Hội nghị khoa học: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Hà Nội, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và QTVP. 8. Nguyễn Đăng Dung - Hoàng Trọng Phiến (1998), Hướng dẫn soạn thảo văn bản, Nxb Thống kê, Hà Nội. 9. Nguyễn Cảnh Đương (1979), "Hoạt động thông tin trong công tác lưu trữ", Văn thư - Lưu trữ, (1). 10. Đoàn Thị Thu Hà (1993), Hoàn thiện hệ thống thông tin trong quản lý kinh tế, Luận án Tiến sĩ chuyên ngành Quản lý kinh tế, Thư viện Quốc gia, L 3798. 11. Đào Thanh Hải (Sưu tầm và Tuyển chọn): Hệ thống hóa các quy định mới về công tác văn thư, lưu trữ, văn phòng, tổ chức cán bộ, Nxb Lao động, Hà Nội, 2004. 12. Chu Thị Hậu (2000), Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Luận án Tiến sĩ Sử học, chuyên ngành Biên soạn Lịch sử và Số liệu học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và QTVP. 13. Nguyễn Cộng Hòa: Tin học hóa quản lý nhà nước và xây dựng chính phủ điện tử. Văn phòng Chính phủ ấn hành, Hà Nội, 2001. 14. Vũ Dương Hoan (Chủ biên) (1987), Công tác Lưu trữ Việt Nam, Ncxb Khoa học xã hội, Hà Nội. 15. Hội đồng Chính phủ (1963), Nghị định số 142/1963/NĐ-CP, ngày 21/9 về việc ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ. 16. Nghiêm Kỳ Hồng - Nguyễn Quốc Bảo (Sưu tầm và Tuyển chọn) (1998) Xây dựng, ban hành, quản lý văn bản và công tác lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. 17. Nguyễn Hữu Hùng (1979), "Hệ thống thông tin trong khoa học và trong quản lý", Tập san Thông tin học, (7). 18. Dương Văn Khảm (1994), Tin học và đổi mới công tác văn thư, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. 19. Nguyễn Văn Lanh (1999), "Thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng", Lưu trữ Việt Nam, (2). 20. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (1997), Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. 21. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2002) (2003), Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. 22. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân (2005), Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. 23. Luật Giáo dục (1999), Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. 24. "Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư" (2004), Công báo, (09), ngày 17/4. 25. "Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia" (2004), Công báo, (09), ngày 17/4. 26. Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ (1982), Cục Lưu trữ ấn hành, Hà Nội. 27. Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia (2001), Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. 28. Vũ Thị Phụng (1990), "Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta", Lưu trữ Việt Nam, (2). 29. "Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg, ngày 25/7/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001- 2005" (2001), Công báo, (32). 30. Hồ Văn Quýnh (1977), "Bước đầu tìm hiểu về những hoạt động thông tin trong các Viện Lưu trữ", Văn thư - Lưu trữ, (3). 31. Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội. 32. Nguyễn Văn Thâm (2001), Soạn thảo và Xử lý văn bản quản lý nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. 33. Đỗ Thị Thanh (2003), Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Quốc Hội và các cơ quan của Quốc Hội, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và QTVP. 34. Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700:2002) văn bản quản lý nhà nước: mẫu trình bày, ban hành kèm theo Quyết định số 20/2002/QĐ-BKHCN, ngày 31/12/2002 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Tiêu chuẩn Việt Nam, Trung tâm Lưu trữ ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội. 35. Cam Anh Tuấn (2004), Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các bộ, Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và QTVP. phụ lục