Môi giới và tự doanh Chứng khoán

iới hướng dẫn khách hàng làm một bộ hồ sơ xin cấp mã số giao dịch để gửi lên trung tâm lưu kí chứng khoán. + Hồ sơ dành cho nhà đầu tư cá nhân: đơn xin cấp mã số kinh doanh chứng khoán cho cá nhân (1 bản), tờ khai sơ lược bản thân có xác nhận của cơ quan hữu quan. + Hồ sơ dành cho tổ chức đầu tư: đơn xin cấp mã số kinh doanh chứng khoán cho tổ chức (1 bản), tờ khai sơ lược về tổ chức có xác nhận của cơ quan hữu quan, tờ khai sơ lược về bản thân người được ủy quyền, bản sao giấy phép thành lập công ty có xác nhận sao y bản chính của cơ quan hữu quan, biên bản họp hội đồng quản trị đồng ý ủy quyền cho người đại diện tổ chức để giao dịch chứng khoán có xác nhận của cơ quan hữu quan. Khi nộp hồ sơ xin cấp mã kinh doanh chứng khoán, khách hàng gửi các tờ khai tiếng Anh, hoặc tiếng quốc gia đó và bản dịch do công chứng nhà nước xác nhận. Nếu các chứng từ trên được xác nhận bởi lãnh sứ quán của quốc gia đó tại Việt Nam thì toàn bộ chứng từ sẽ nộp tại Sở ngoại vụ để xác nhận, sau đó chuyển hồ sơ cho công chứng nhà nước dịch. Nếu chứng từ trên được xác nhận bởi lãnh sứ quán Việt Nam tại quốc gia đó thì chuyển ngay hồ sơ cho công chứng nhà nước dịch. Nhân viên môi giới cần tìm hiểu chi tiết từng công việc cụ thể để hỗ trợ cho khách hàng hoàn tất thủ tục xin cấp mã kinh doanh chứng khoán và đại diện khách hàng nộp. Đồng thời hướng dẫn khách hàng mở tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng có chức năng lưu kí, cấp thẻ giao dịch cho khách hàng và lưu giữ hồ sơ của khách hàng trên hệ thống máy tính nội bộ. Hợp đồng mở tài khoản giao dịch chứng khoán không được chứa đựng những thỏa thuận nhằm trốn tránh nghĩa vụ pháp lí của CTCK, thỏa thuận hạn chế phần bồi thường của CTCK mà không có lí do chính đáng, hoặc chuyển rủi ro từ CTCK sang khách hàng, thỏa thuận buộc khách hàng thực hiện nghĩa vụ bồi thường một cách không công bằng, các thỏa thuận gây bất lợi không công bằng cho khách hàng. CTCK có nghĩa vụ giải thích nội dung hợp đồng mở tài khoản giao dịch và các thủ tục có liên quan khi thực hiện giao dịch chứng khoán cho khách hàng, tìm hiểu khả năng tài chính, khả năng chịu đựng rủi ro và kì vọng lợi nhuận thu được của khách hàng. Theo chế độ hiện hành ở VN, CTCK có nhiệm vụ cập nhật thông tin về khả năng tài chính, khả năng chịu đựng rủi ro, kì vọng lợi nhuận của khách hàng, thân nhân của khách hàng tối thiểu 6 tháng/ lần. Trước nhu cầu đa dạng của nhà đầu tư, các CTCK cũng có thể cung cấp các dịch vụ đa dạng dưới các hình thức tài khoản giao dịch khác nhau. Tài khoản giao dịch bao gồm 1 số loại chính như: tài khoản thông thường, tài khoản tư vấn, tài khoản ủy thác, tài khoản tiền mặt, tài khoản kí quỹ… Nếu khách hàng chỉ yêu cầu công ty chứng khoán đơn thuần cung cấp dịch vụ môi giới trong giao dịch mua, bán chứng khoán thì mở tài khoản thông thường. Đối với những nhà đầu tư chưa có đủ những kiến thức, kinh nghiệm cần thiết trong việc phân tích đầu tư chứng khoán và tự mình đưa ra các quyêt định thì nên mở tài khoản tư vấn. Nếu nhà đầu tư muốn ủy thác toàn quyền cho một chuyên gia đầu tư của công ty chứng khoán (người quản lý tài khoản) trong việc mua , bán chứng khoán cho mình mà không cần phải thông báo, hoặc được sự chấp thuận trước của chủ tài khoản thì mở tài khoản ủy thác. Việc mua, bán chứng khoán của người quản lý tài khoản được thực hiện trong phạm vi những điều kiện quy định trong hợp đồng. Tài khoản tiền mặt dùng trong các giao dịch thông thường, loại tài khoản này quy định việc thanh toán phải được thực hiện vào trước hay đúng thời điểm thanh toán. Nói cách khác, nhà đầu tư phải có đủ tiền, chứng khoán để thanh toán các giao dịch mua bán chứng khoán. Tài khoản kí quỹ được sử dụng trong các giao dịch kí quỹ (còn gọi giao dịch trả chậm, giao dịch bảo chứng). Giao dịch kí quỹ (Margin trading) là việc mua hoặc bán chứng khoán trong đó người đầu tư chỉ có 1 phần tiền hoặc chứng khoán, phần còn lại do CTCK cho vay. Giao dịch kí quỹ có 2 loại: mua kí quỹ (margin purchase) và bán khống (short sell). Bước 3: Lưu kí tiền và chứng khoán cho khách hàng CTCK phải lưu giữ tiền và chứng khoán cho khách hàng vào tài khoản tiền và tài khoản chứng khoán của khách hàng. CTCK phải quản lí tiền gửi giao dịch chứng khoán của khách hàng tách biệt tiền của công ty và công ty không được trực tiếp nhận tiền giao dịch chứng khoán của khách hàng. Khách hàng của CTCK phải mở tài khoản tiền gửi tại NHTM do CTCK lựa chọn. CTCK phải báo cáo UBCKNN danh sách các NHTM cung cấp dịch vụ thanh toán cho mình trong thời gian quy định (ở Việt nam hiện nay là 3 ngày) sau khi kí hợp đồng sử dụng dịch vụ thanh toán với NHTM. Bước 4: Theo dõi tài khoản và lập báo cáo Nhân viên môi giới có trách nhiệm theo dõi sự biến động của số dư trên tài khoản của khách hàng theo tháng, hạn mức tiền và chứng khoán được phép giao dịch. Báo cáo về số dư tài khoản của khách hàng và hạn mức tiền chứng khoán được phép giao dịch khi cần thiết hoặc theo yêu cầu. Thực hiện các quyền có liên quan trên số chứng khoán của khách hàng. ● Quản lí tài khoản Nhân viên kế toán giao dịch có trách nhiệm theo dõi trạng thái tài khoản của khách hàng. Thực hiện các quyền liên quan trên số dư chứng khoán của khách hàng (nhận cổ tức, tham gia đại hội cổ đông khi có yêu cầu của khách hàng…). Lập báo cáo về trạng thái tài khoản của khách hàng khi cần thiết và theo yêu cầu. Cung cấp thông tin về tài khoản của khách hàng khi có yêu cầu. Quy trình thu chi tiền do kế toán thực hiện: Quy trình nộp tiền Bước 1: căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, kế toán viên lập giấy nộp tiền (2 liên). Bước 2: hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các thông tin vào giấy nộp tiền và kí nhận. Bước 3: kế toán viên kiểm tra các thông tin trên giấy nộp tiền của khách hàng để đảm bảo các thông tin đã được điền đầy đủ, chính xác và thực hiện việc kiểm đếm tiền. Bước 4: khi số tiền kiểm đếm đã khớp với số tiền cần nộp theo yêu cầu của khách hàng, kiểm toán viên thực hiện việc nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và ghi có vào tài khoản của khách hàng. Bước 5: kế toán trưởng kí xác nhận vào giấy nộp tiền (2 liên) và đóng dấu. Giấy nộp tiền sẽ được trao lại cho khách hàng giữ 1 liên, phòng kế toán công ty giữ 1 liên. Quy trình rút tiền Khách hàng đến rút tiền phải xuất trình CMND/ hộ chiếu Bước 1: căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, kế toán viên kiểm tra số dư trên tài khoản tiền của khách hàng, nếu số dư ≥ số tiền mà khách hàng yêu cầu thì lập giấy lĩnh tiền mặt (2 liên). Bước 2: hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các thông tin vào giấy lĩnh tiền và kí xác nhận. Bước 3: kế toán viên kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các thông tin trên giấy lĩnh tiền, nhập dự liệu vào phần mềm kế toán và ghi nợ vào tài khoản của khách hàng. Bước 4: kế toán trưởng kí xác nhận vào giấy lĩnh tiền, đóng dấu và giao tiền cho khách hàng. Giấy lĩnh tiền trao cho khách hàng giữ 1 liên, phòng kế toán công ty giữ 1 liên. Khách hàng khi nhận tiền phải kiểm đếm ngay trước mặt kế toán viên và sau khi ra khỏi công ty, công ty sẽ không chịu trách nhiệm về bất kì sự cố nào của khách hàng. Quy trình chuyển tiền Bước 1: căn cứ vào ủy nhiệm chi hợp lệ (ghi đầy đủ và đúng theo mẫu, có đủ 2 liên), kế toán kiểm tra đối chiếu mẫu dấu, chữ kí đã đăng kí, tên tài khoản, số tiền bằng số và bằng chữ, nhập số liệu vào máy để hạch toán, kí tên và trả lại cho khách hàng 1 liên. Bước 2: chuyển ủy nhiệm chi đã hạch toán sang bộ phận kiểm soát, kiểm soát trên máy và kí kiểm soát. Quy trình thu chi tiền mặt do thủ quỹ thực hiện Quy trình thu tiền mặt Bước 1: thủ quỹ nhận giấy nộp tiền, phiếu thu và bản kê các loại tiền của khách hàng do kế toán chuyển đến bằng đường dây nội bộ, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, đối chiếu số tiền bằng số, bằng chữ ghi trên chứng từ thu phải khớp đúng với số tiền ghi trên bảng kê. Bước 2: căn cứ vào chứng từ, bảng kê nộp tiền đã có chữ kí của khách hàng và kế toán để nhận toàn bộ số tiền của khách hàng nộp cùng một lúc, gồm đủ các loại tiền theo bó chẵn, tờ lẻ. Bước 3: đếm tiền mặt theo tờ (đối với tiền giấy) và theo từng đơn vị (đối với tiền kim loại). Đếm loại nào theo loại đó và đánh dấu theo dõi trên bảng kê, theo phương thức đếm bó chẵn trước rồi đếm tờ lẻ sau. Khi cắt dây từng bó tiền ra đếm tờ, phải giữ nguyên niêm phong bó tiền đó của khách hàng (nếu có) để làm căn cứ khi phát hiện thừa, thiếu. Nếu thừa, khách hàng nhận lại số tiền thừa và kí xác nhận số trả tiền thừa. Nếu thiếu, khách hàng phải bù tiền vào cho đủ, nếu không có thì báo với khách hàng và kế toán để lập lại phiếu nộp tiền. Bước 4: kiểm tra lại toàn bộ số tiền đã khớp với bản kê, thao từng loại và tổng số tiền đã nhận đủ. Bước 5: toàn bộ số tiền đã đếm kiểm được đóng bó và bảo quản trong két sắt của công ty. Bước 6: ghi sổ quỹ theo đúng số tiền đã nhận. Bước 7: kí tên và đóng dầu “đã thu tiền” lên chứng từ và bảng kê. Bước 8: giao liên 2 chứng từ cho khách hàng và lưu lại bảng kê, phân loại tiền theo chế độ quy định, liên 1 chuyển bộ phận kế toán. Quy trình chi tiền mặt Bước 1: nhận và kiểm soát chứng từ của người nhận tiền do kế toán chuyển sang, bao gồm các yếu tố sau: - Số chứng từ, ngày tháng năm, họ tên, số CMND, hộ chiếu, - Số tiền bằng số, bằng chữ khớp đúng, - Có đầy đủ chữ kí của cán bộ có trách nhiệm cho lĩnh tiền. Bước 2: lập bảng kê phân loại tiền chi trả (căn cứ vào các loại tiền hiện có tại quỹ) tự kiểm soát tổng số tiền chi ra trên chứng từ phải khớp đúng với số tiền của các loại tiền trên bảng kê. Bước 3: chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê đã lập. Bước 4: kiểm đếm tiền mặt đúng với số tiền ghi trên chứng từ. Bước 5: ghi sổ quỹ số tiền đã chi và kí tên vào chứng từ, bảng kê. Bước 6: mời khách hàng đã nhận tiền theo đúng người ghi trên chứng từ và CMND, yêu cầu khách hàng kí vào chứng từ và bảng kê trước khi phát tiền. Bước 7: phát tiền cho khách hàng và chứng kiến khách hàng đếm lại tiền. Bước 8: đóng dấu “đã chi tiền” lên chứng từ, bảng kê, trả lại khách hàng liên 2 (nếu có) chuyển liên 1 cho bộ phận kế toán lưu vào bảng kê theo quy định. ● Đóng tài khoản Xác nhận yêu cầu Kiểm tra, xét duyệt Khai báo và lưu trữ Bước 1: xác nhận yêu cầu đóng tài khoản của khách hàng Nhân viên môi giới cung cấp Giấy yêu cầu đóng tài khoản cho khách hàng có yêu cầu, hướng dẫn khách hàng điền các thông tin vào giấy đóng tài khoản, kiểm tra tính hợp lệ và hướng dẫn khách hàng tới bộ phận kế toán và ngân quỹ để làm thủ tục chi trả tiền, chứng khoán cho khách hàng. Bước 2: kiểm tra xét duyệt Sau khi đưa hồ sơ cho khách hàng kiểm tra, trưởng hoặc phó phòng môi giới kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ và kí duyệt. Bước 3: Khai báo và lưu trữ Nhân viên môi giới nhận lại hồ sơ, ghi hồ sơ và khai báo vào phần mềm, vào sổ theo dõi khách hàng, xóa tài khoản của khách hàng. Hồ sơ khách hàng vẫn phải được lưu trữ tại phòng môi giới trong thời gian 1 năm và sau đó chuyển vào kho lưu trữ của công ty. 3.1.3.2 Lưu kí chứng khoán Tùy theo lệnh giao dịch của khách hàng, sau khi hoàn tất giao dịch, chứng khoán có thể được trao cho khách hàng (văn bản bằng giấy) và khách hàng tự quản lí, hoặc đưa vào gửi (lưu kí biệt lập) tại CTCK, hoặc đưa vào lưu kí riêng hay lưu kí tổng hợp. Lưu kí chứng khoán là hoạt động lưu giữ, bảo quản, chuyển giao chứng khoán cho khách hàng và giúp khách hàng thực hiện các quyền liên quan đến sở hữu chứng khoán: quyền nhận cổ tức, ghi chép theo dõi những thay đổi về tình hình đăng kí, lưu kí chứng khoán... Thông thường để tạo thuận lợi cho các giao dịch và tạo lợi thế cho khách hàng (thời gian và chi phí), các CTCK đều tư vấn cho khách hàng mở tài khoản lưu kí. Riêng trường hợp mua bán chứng khoán tại các TTCK tập trung thì việc lưu kí chứng khoán là quy định bắt buộc, bởi việc mua bán không thực hiện theo nguyên tắc trao tay. Do đó, nếu nhà đầu tư đã sở hữu và nắm giữ chứng khoán phải đem lưu kí chứng khoán tại CTCK mới có thể đặt lệnh bán số chứng khoán này trên TTCK tập trung. Để mở tài khoản lưu kí, khách hàng phải kí hợp đồng lưu kí chứng khoán và CTCK sẽ mở tài khoản lưu kí cho khách hàng. Mọi tác nghiệp do CTCK tự đảm nhiệm. Khi khách hàng mua chứng khoán, CTCK sẽ chuyển chứng khoán vào tài khoản lưu kí của khách hàng và chuyển cho khách hàng bản trích lục lưu kí. Khi lệnh bán chứng khoán của nhà đầu tư được thực hiện, CTCK sẽ hạch toán giảm số dư chứng khoán tại tài khoản lưu kí. Yêu cầu đối với việc cung cấp dịch vụ lưu kí chứng khoán - Thực hiện đầy đủ các điều kiện cần thiết theo quy định của pháp luật, - Đảm bảo tính an toàn, chính xác và cẩn thận trong suốt quá trình thực hiện, - Không tiết lộ thông tin về tài khoản giao dịch của khách hàng, - Phải quản lí tách biệt CK của mỗi khách hàng và tài khoản của khách hàng với CK của công ty. Quy trình triển khai nghiệp vụ lưu kí Tiếp nhận hồ sơ lưu kí chứng khoán Tái lưu kí tại trung tâm lưu kí chứng khoán Thực hiện quyền sở hữu chứng khoán lưu kí Thu phí dịch vụ lưu kí chứng khoán Lập báo cáo khi có yêu cầu Bước 1: tiếp nhận hồ sơ lưu kí chứng khoán + Đối với chứng khoán là chứng chỉ vật chất: - Nhân viên môi giới gặp gỡ và hướng dẫn khách hàng điền phiếu gửi chứng khoán, bảng kê khai chứng chỉ chứng khoán kí gửi, chứng kiến trực tiếp khách hàng kí phiếu, yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết (chữ kí, CMND, số tài khoản…). - Tiếp nhận hồ sơ, chứng chỉ chứng khoán và kiểm tra tính chính xác của hồ sơ và chứng khoán kí gửi. - Lập hồ sơ, ghi sổ theo dõi và chuyển vào kho lưu giữ. + Đối với chứng khoán ghi sổ - Gặp gỡ và hướng dẫn khách hàng làm thủ tục kí gửi, yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin (chữ kí, CMND, số tài khoản…). - Tiếp nhận hồ sơ: sổ cổ đông (có chữ kí và con dấu của tổ chức phát hành), giấy yêu cầu chuyển khoản chứng khoán (có chữ kí của tổ chức lưu kí trước đó đồng ý cho khách hàng chuyển chứng khoán sang lưu kí tại công ty). - Lập và lưu giữ hồ sơ khách hàng. Bước 2: tái lưu kí tại trung tâm lưu kí chứng khoán CTCK lập hồ sơ lưu kí theo quy định, mang hồ sơ và chứng chỉ chứng khoán tới TTLKCK làm thủ tục tái lưu kí trong khoảng thời gian quy định (ở VN: 1 ngày làm việc) kể từ ngày nhận được CK của khách hàng. Bước 3: Thực hiện các quyền liên quan về chứng khoán sở hữu CTCK có trách nhiệm thông báo kịp thời, đầy đủ cho khách hàng về những quyền lợi phát sinh liên quan đến CK của khách hàng. Việc gửi, rút, chuyển khoản chứng khoán thực hiện theo lệnh của khách hàng và theo quy định về đăng kí, lưu kí, bù trừ và thanh toán CK. Quyền rút chứng khoán Đối với chứng khoán dưới dạng vật chất: - Nhân viên môi giới tiếp nhận yêu cầu rút chứng khoán của khách hàng, - Kiểm tra tính chính xác của yêu cầu (chữ kí, CMND, số tài khoản…), - Trình trưởng, hoặc phó phòng xem xét yêu cầu của khách hàng và kí duyệt, - Lập giấy hẹn với khách hàng, - Lập hồ sơ rút chứng khoán tại TTLKCK và trình trưởng (phó) phòng kí duyệt, - Mang hồ sơ đến TTLK và nhận giấy hẹn của TTLKCK - Đến TTLKCK và nhận lại số CK yêu cầu rút - Hoàn trả chứng khoán cho khách hàng Quyền quản lí và chuyển giao chứng khoán - Thực hiện giao dịch chứng khoán cho khách hàng, - Bộ phận kế toán giao dịch thực hiện bù trừ, thanh toán chứng khoán và tiền cho khách hàng, - Nhận giấy xác nhận kết quả giao dịch và đối chiếu so sánh với các lệnh đã lưu, - Thông báo kết quả cho khách hàng. Quyền tham gia đại hội cổ đông - Nhận thông báo về ngày đăng kí danh sách người sở hữu chứng khoán từ TTLKCK và tổ chức phát hành. - Lập danh sách người sở hữu chứng khoán, - Chuyển danh sách người sở hữu chứng khoán tới TTLKCK và tổ chức phát hành, - Nhận giấy thông báo quyền tham gia đại hội cổ đông của tổ chức phát hành và giấy phân bổ quyền từ TTLKCK, - Chuyển giấy thông báo quyền tham gia đại hội cho khách hàng, - Lưu hồ sơ. Quyền nhận cổ tức - Nhận thông báo trả cổ tức từ tổ chức phát hành và giấy phân bổ quyền của TTLKCK, - Lập giấy đề nghị thanh toán cổ tức gửi TTLKCK và tổ chức phát hành, - Nhận báo cáo thanh toán cổ tức từ TTLKCK, - Hạch toán kết quả vào tài khoản của khách hàng, - Thông báo kết quả cho khách hàng và lưu hồ sơ. Bước 4: Thu phí dịch vụ lưu kí chứng khoán Nhân viên môi giới tính toán và thu phí dịch vụ lưu kí từ khách hàng Bước 5: lập các báo cáo theo yêu cầu Theo định kì quy định, nhân viên môi giới lập các báo cáo tổng hợp theo mẫu của các cơ quan quản lí và của từng công ty và gửi báo cáo theo các quy định về quản lí hoạt động LKCK. Ở Việt Nam hiện nay, theo Luật chứng khoán, công ty chứng khoán được cấp Giấy chứng nhận hoạt động lưu ký theo quy định của Luật Chứng khoán, được thực hiện cung cấp các dịch vụ: lưu ký và thanh toán các giao dịch chứng khoán cho khách hàng; đăng ký chứng khoán đối với các chứng khoán phát hành riêng lẻ; làm đại lý chuyển nhượng theo yêu cầu của tổ chức phát hành đối với các chứng khoán phát hành riêng lẻ. Quyền và nghĩa vụ của công ty chứng khoán trong hoạt động đăng ký chứng khoán: - Ghi chép chính xác, đầy đủ và cập nhật thông tin về các chứng khoán đã đăng ký lưu ký. - Bảo quản, lưu trữ, thu thập và xử lý số liệu liên quan đến đăng ký chứng khoán. - Thực hiện kiểm soát nội bộ nhằm bảo vệ khách hàng hoặc người sở hữu chứng khoán. - Lên danh sách người sở hữu chứng khoán có chứng khoán lưu ký tại công ty chứng khoán và theo dõi tỷ lệ nắm giữ chứng khoán của người sở hữu chứng khoán phù hợp với quy định của pháp luật. - Xây dựng quy trình đăng ký chứng khoán tại công ty. - Cung cấp dịch vụ chuyển quyền sở hữu chứng khoán đối với các chứng khoán phát hành riêng lẻ theo yêu cầu của tổ chức phát hành. - Thu phí đối với khách hàng sử dụng dịch vụ đăng ký chứng khoán theo quy định của pháp luật. Việc quản lý tài khoản lưu ký chứng khoán cho khách hàng của công ty chứng khoán được cấp Giấy chứng nhận hoạt động lưu ký theo nguyên tắc sau đây: - Mỗi khách hàng chỉ được phép mở một tài khoản lưu ký chứng khoán và mọi bút toán thanh toán được thực hiện qua tài khoản này; - Tài khoản lưu ký chứng khoán của khách hàng phải tách biệt với tài khoản lưu ký chứng khoán của chính công ty; - Công ty không được sử dụng chứng khoán trong tài khoản lưu ký chứng khoán của khách hàng vì lợi ích của bên thứ ba hoặc vì lợi ích của chính thành viên lưu ký; - Công ty không được sử dụng chứng khoán của khách hàng để thanh toán các khoản nợ của chính mình hoặc của tổ chức, cá nhân khác. 3.1.3.3 Thực hiện các giao dịch mua bán chứng khoán cho khách hàng tại CTCK ● Chuẩn bị trước khi giao dịch Trước phiên giao dịch đầu tiên trong ngày, nhân viên môi giới phải chuẩn bị các các công cụ và tài liệu cần thiết cho hoạt động giao dịch: - Phiếu lệnh: lệnh mua, lệnh bán, lệnh hủy, tránh để xảy ra tình trạng thiếu phiếu lệnh cho khách hàng đến đặt lệnh. - Chứng từ kí sẵn đối với những giao dịch qua điện thoại. - Sổ lệnh, - Bảng mã các chứng khoán, - Bảng giá tham chiếu, giá sàn, giá trần. - Nhân viên môi giới và IT kiểm tra lại đường truyền hệ thống máy vi tính, máy chiếu, điện thoại; chuẩn bị máy phát điện, nguyên vật liệu chạy máy phát đề phòng trường hợp bị mất điện không làm ngắt quãng quá trình giao dịch. Lường trước những khả năng bất thường có thể xảy ra để chủ động xử lí, đảm bảo thực hiện cùng nhịp với các quá trình ở SGD và TTGDCK. ● Quy trình giao dịch Nhận lệnh mua bán từ khách hàng Truyền lệnh cho đại diện tại sàn Nhận kết quả thu được tại sàn Thông báo kết quả tới khách hàng Bước 1: nhận lệnh mua bán từ khách hàng Tùy theo quy định về giao dịch chứng khoán của cơ quan quản lí nhà nước, CTCK có thể nhận lệnh của khách hàng dưới các hình thức như: lệnh bằng văn bản (đặt lệnh trực tiếp), lệnh nói (gọi điện thoại), lệnh bằng các dữ liệu điện tử. Khi nhận được lệnh của khách hàng, nhân viên môi giới phải kiểm tra tính hợp lệ của lệnh. + Trường hợp khách hàng đến giao dịch trực tiếp tại công ty - Kiểm tra CMND, thẻ giao dịch của khách hàng - Kiểm tra tính hợp lệ của lệnh: kiểm tra đối chiếu chữ kí, số tài khoản của khách hàng với hồ sơ mở tài khoản. CTCK chỉ nhận Phiếu lệnh của khách hàng khi phiếu lệnh đã điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo mẫu phiếu lệnh của công ty (ngày giao dịch, tên đầy đủ của khách hàng hoặc người được ủy thác, số tài khoản, mã chứng khoán, số lượng chứng khoán, giá…). Trong trường hợp các thông tin ghi trên phiếu lệnh không khớp với hồ sơ khách hàng hoặc không đúng theo quy định thì nhân viên môi giới trả lại phiếu lệnh cho khách hàng và yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc làm lại. Không chấp nhận phiếu lệnh bị rách, tẩy xóa. + Trường hợp khách hàng đặt lệnh qua điện thoại Nhân viên môi giới nhận lệnh của khách hàng qua điện thoại của công ty có gắn bộ phận ghi âm và phải ghi âm lại khi nhận lệnh. Việc nhận lệnh qua điện thoại được thực hiện như sau: - Nhận điện thoại và bật máy ghi âm, - Kiểm tra mật mã, đối chiếu số điện thoại gọi đến với số điện thoại khách hàng đã đăng kí giao dịch theo hợp đồng (khách hàng khi đăng kí đặt lệnh qua điện thoại sẽ tạo một mật mã để thực hiện giao dịch). Nếu khớp đúng thì yêu cầu khách hàng đọc rõ ràng nội dung lệnh đặt để ghi vào phiếu lệnh: họ tên, số CMND, số tài khoản, mã chứng khoán, số lượng, giá, phiên giao dịch. Nếu không khớp đúng thì từ chối nhận lệnh. - Sau khi nghe xong toàn bộ yêu cầu của khách hàng, nhân viên môi giới phải nhắc lại toàn bộ yêu cầu của khách hàng để đảm bảo chắc chắn mọi yêu cầu của khách hàng đã được ghi nhận đầy đủ, chính xác, không thiếu hoặc nhầm lẫn. - Băng ghi âm phải được bảo quản và lưu giữ cho đến khi giao dịch hoàn tất. + Trường hợp đặt lệnh qua fax - Lệnh chuyển qua fax phải theo đúng mẫu phiếu lệnh của công ty và cũng phải điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo quy định. - Nhân viên môi giới kiểm tra tính chính xác của các thông tin. - Lưu giữ bản fax và bảo quản cho đến khi hoàn tất giao dịch. Để đảm bảo an toàn khi thực hiện nghiệp vụ môi giới, tránh những xung đột không đáng có, các CTCK thường yêu cầu các khách hàng đặt lệnh từ xa (gọi điện thoại, gửi fax…) gửi lại phiếu lệnh gốc trong ngày giao dịch. Nếu vì những lí do chính đáng, khách hàng không thể gửi phiếu lệnh trong ngày thì nhân viên môi giới phải báo cáo với cấp quản trên để có biện pháp xử lí. Đối với lệnh hủy: nhân viên môi giới đối chiếu với lệnh gốc và thực hiện hủy lệnh trong hệ thống của công ty, thông báo cho đại diện tại sàn để hủy lệnh tại hệ thống của SGD & TTGDCK. Trường hợp lệnh hủy không kịp thì báo lại ngay cho khách hàng (nếu là lệnh hủy theo yêu cầu của khách hàng), báo cho trưởng phòng để có biện pháp xử lí (nếu lệnh hủy do sai sót của nhân viên môi giới). Phiếu lệnh giao dịch phải được người môi giới của công ty chứng khoán ghi nhận số thứ tự và thời gian (ngày, giờ, phút) nhận lệnh tại thời điểm nhận lệnh. CTCK phải thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác lệnh giao dịch của khách hàng, phải lưu trữ các phiếu lệnh của khách hàng theo quy định của pháp luật. Sau khi kiểm tra lệnh của khách hàng, nhân viên môi giới nhập lệnh vào hệ thống, đối chiếu thông tin về khách hàng và kiểm tra số dư: - Đối với lệnh mua: kiểm tra tài khoản của khách hàng xem có đủ tiền kí quỹ theo quy định không? Tiền kí quỹ phải có = Giá trị lệnh mua x Tỉ lệ kí quỹ + Phí môi giới Nếu không đủ tiền kí quỹ, nhân viên môi giới yêu cầu khách hàng nộp thêm hoặc viết lại phiếu lệnh. - Đối với lệnh bán: kiểm tra tài khoản chứng khoán của khách hàng xem số lượng chứng khoán đặt bán có trong tài khoản lưu kí của khách hàng? Số lượng chứng khoán lưu kí phải ≥ số lượng chứng khoán đặt bán x tỉ lệ kí quỹ Trong đó tỉ lệ kí quỹ do luật định trong từng thời kì. Ở Việt Nam hiện nay, tỉ lệ kí quỹ đối với giao dịch mua là 70%, đối với giao dịch bán: do chưa cho phép thực hiện giao dịch bán khống nên số lượng chứng khoán lưu kí tối thiểu phải bằng lượng chứng khoán đặt bán. Nếu khách hàng không đủ chứng khoán kí quỹ thì yêu cầu khách hàng viết lại phiếu lệnh. Sau khi kiểm tra, nếu lệnh mua bán của khách hàng đủ điều kiện giao dịch, nhân viên môi giới kí vào phiếu lệnh và chuyển cho đại diện sàn để truyền lệnh vào SGD, TTGDCK. Số tiền và chứng khoán kí quỹ chỉ bị phong tỏa cho đến hết phiên giao dịch. Trường hợp khách hàng mở tài khoản lưu kí tại thành viên lưu kí không phải là thành viên giao dịch, thành viên giao dịch và thành viên lưu kí phải kí hợp đồng thỏa thuận trách nhiệm bảo đảm nguyên tắc thành viên giao dịch chịu trách nhiệm thực hiện lệnh giao dịch, thành viên lưu kí chịu trách nhiệm kiểm tra tỉ lệ kí quỹ chứng khoán của khách hàng và đảm bảo thanh toán cho khách hàng theo quy định pháp luật. Trường hợp nhận lệnh giao dịch của khách hàng qua internet, qua điện thoại, qua fax, công ty chứng khoán phải tuân thủ: + Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn, đảm bảo có ghi nhận thời điểm nhận lệnh; + Đối với lệnh nhận qua điện thoại, fax, công ty chứng khoán phải đảm bảo nguyên tắc: xác nhận lại với khách hàng trước khi nhập lệnh vào hệ thống giao dịch, lưu giữ bằng chứng chứng minh về việc đặt lệnh của khách hàng; Lệnh giao dịch được coi như một đơn đặt hàng cố định của khách hàng đối với CTCK. Vì vậy trách nhiệm, quyền hạn của mỗi bên phải được quy định rõ ràng và được các bên tôn trọng chấp hành. Khi không nhập được lệnh của khách hàng vào hệ thống giao dịch do lỗi của mình, công ty cần có biện pháp khắc phục thích hợp. Bước 2: Truyền lệnh cho đại diện sàn Mọi lệnh giao dịch chứng khoán niêm yết tại SGDCK, TTGDCK phải được truyền qua trụ sở chính, hoặc chi nhánh CTCK trước khi nhập lệnh vào hệ thống giao dịch của SGDCK. Sau khi kiểm soát lại lệnh, nhân viên môi giới chuyển lệnh giao dịch của khách hàng tới nhân viên môi giới của công ty tại SGDCK. Lệnh được chuyển tới đại diện tại sàn theo các hình thức: đọc lệnh qua điện thoại (có gắn thiết bị ghi âm), hoặc truyền qua fax, qua mạng máy tính. Lệnh phải được truyền ngay sau khi kiểm soát xong theo đúng thứ tự đặt lệnh của khách hàng đầy đủ, chính xác. Sau khi nhận được lệnh, nhân viên môi giới của công ty chuyển tới các nhà môi giới lập giá của SGD hoặc chuyển lệnh vào máy chủ của sở để thực hiện việc so khớp lệnh. Bước 3: Nhận kết quả giao dịch Sau khi đấu giá hoặc khớp lệnh, trung tâm điện toán của SGD thực hiện việc cập nhật dữ liệu của các giao dịch đã được thực hiện và thông báo ngay cho phòng môi giới của CTCK. Thông thường việc thông báo này được thực hiện thông qua mạng vi tính của sở theo mẫu quy định sẵn trong thời gian quy định. Bước 4: Thông báo kết quả tới khách hàng Kết thúc phiên giao dịch, nhân viên môi giới thông báo kết quả cho khách hàng căn cứ vào kết quả khớp lệnh từ SGD, TTGDCK. 3.1.3.4 Quy trình thực hiện giao dịch của môi giới tại sàn giao dịch Nhận lệnh từ phòng môi giới Nhập lệnh vào hệ thống SGD, TTGDCK In kết quả giao dịch trong phiên giao dịch Thông báo kết quả giao dịch về nơi khớp lệnh Trung tâm khớp lệnh (gồm các nhà môi giới lập giá) tổng hợp các lệnh do các nhà môi giới chuyển đến (bằng phiếu đăng kí giao dịch hay qua mạng vi tính) và tại từng thời điểm ấn định sẽ thông báo dừng tiếp nhận và thực hiện khớp lệnh (đối với khớp lệnh định kì), hoặc so khớp liên tục (đối với khớp lệnh liên tục) để xác định giá và các lệnh giao dịch được thực hiện. Bước 1: Nhận lệnh từ phòng môi giới Nhân viên môi giới tại sàn nhận lệnh theo các hình thức: - Nhận lệnh qua Fax: đối chiếu lệnh, chữ kí của nhân viên hiển thị trên bản Fax phiếu lệnh với chữ kí mẫu của nhân viên môi giới. - Nhận lệnh qua điện thoại: số gọi đến được hiển thị phải đúng số của công ty, và người gọi là nhân viên môi giới (ghi âm), nhắc lại lệnh để kiểm tra. - Lệnh được truyền đến từ công ty qua mạng máy tính. Bước 2: Nhập lệnh vào hệ thống SGD, TTGDCK - Nhập lệnh vào hệ thống theo quy định (nhập lệnh theo đúng thứ tự lệnh đến trước nhập trước, lệnh đến sau nhập sau; khi có lệnh đến phải lập tức nhập lệnh vào hệ thống đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. - Thông báo ngay với SGD, TTGDCK nếu phát hiện sai sót, hoặc nhận được lệnh sửa đồng thời thông báo cho phòng môi giới của công ty làm công văn xác nhận sai sót và xin phép sửa lệnh. Nếu được chấp nhận, đại diện giao dịch tiến hành hủy lệnh có sai sót và nhập thông tin trên phiếu lệnh gốc của khách hàng. Đối với những sai sót không được phát hiện và xử lí kịp thời, công ty phải gặp gỡ khách hàng để thương lượng tìm cách giải quyết: bồi thường, mua bán bổ sung số thiếu hụt theo mức giá đã thực hiện, ưu đãi miễn giảm phí trong thời gian nhất định… - Khi xử lí lệnh hủy, lệnh sửa đổi: + Căn cứ vào số hiệu lệnh, tìm chứng từ lệnh gốc, + Căn cứ số thứ tự lệnh nhập đã đánh dấu trên phiếu lệnh (bản Fax) tìm lại lệnh đã nhập vào hệ thống, + Hủy/ sửa lệnh gốc theo phiếu lệnh mới. Đối với lệnh không hủy được thì thông báo cho khách hàng. Đối với lệnh đã hủy: nhập số hiệu lệnh gốc của lệnh hủy vào hệ thống để hủy lệnh và thông báo cho khách hàng. Bước 3: In kết quả giao dịch trong phiên Bước 4: Thông báo kết quả giao dịch về nơi khớp lệnh Nhân viên môi giới tại sàn sau khi kiểm tra tính hợp lệ và xử lí các thông tin từ hệ thống SGD, TTGDCK khi hệ thống khớp lệnh, sẽ chuyển thông tin về đặt lệnh và xử lí thông tin về phòng môi giới. 3.1.3.5 Các giao dịch đặc biệt ● Giao dịch lô lẻ Khối lượng cổ phiếu giao dịch < 10 CP chỉ được thực hiện theo hình thức giao dịch thỏa thuận giữa khách hàng và CTCK. Quá trình mua bán này công ty không thu phí môi giới của khách hàng và thanh toán bù trừ luôn cho khách hàng. Quy trình giao dịch: Bước 1: Tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng muốn giao dịch lô lẻ. Bước 2: Thương lượng giá cả với khách hàng. Bước 3: Thực hiện việc mua bán bằng hợp đồng giao dịch lô lẻ có sự kí kết giữa hai bên. Bước 4: Thực hiện chuyển nhượng chứng khoán sau khi hợp đồng đã kí kết từ tài khoản của khách hàng sang tài khoản tự doanh của công ty. Bước 5: Thông báo kết quả giao dịch đã thực hiện cho khách hàng. ● Giao dịch lô lớn Khối lượng cổ phiếu hoặc chứng chỉ QĐT giao dịch tối thiểu 10.000 (tại sàn HCM), 5000 cổ phiếu và 100 triệu đồng mệnh giá trái phiếu (tại sàn Hà Nội). Quy trình giao dịch: Bước 1: Nhận phiếu lệnh giao dịch thỏa thuận từ khách hàng, Bước 2: Kiểm tra đối chiếu thông tin trên phiếu lệnh với các thông tin về số dư, mức kí quỹ… Bước 3: Trình trưởng phòng môi giới kiểm tra, kí duyệt. Bước 4: Nhận lại phiếu lệnh từ trưởng phòng và truyền vào cho đại diện sàn, Bước 5: Đại diện sàn nhập các thông tin (mã CK, khối lượng, giá chào mua/bán, thông tin về khách hàng) vào hệ thống. Bước 6: Thông báo các lệnh chào mua, chào bán của khách hàng trên màn hình máy tính của sàn về trụ sở chính và chi nhánh để thông báo cho khách hàng. 3.1.3.6 Quy trình thanh toán Cuối ngày giao dịch, trung tâm điện toán của sở giao dịch thực hiện việc tổng hợp các giao dịch của từng thành viên môi giới thành bản danh mục các giao dịch trong ngày. Bản danh mục này gồm các nội dung chính sau: - Tên, mã hiệu thành viên môi giới - Tên công ty chứng khoán và mã công ty - Chứng khoán được giao dịch: chủng loại chứng khoán, mã CK mua, mã CK bán, số lượng, giá giao dịch, tổng giá trị giao dịch, phí giao dịch. Ngày T (hay T+0): Nhân viên môi giới nhận được kết quả khớp lệnh từ SGD, TTGDCK và chuyển cho nhân viên kế toán lưu kí. Nhân viên kế toán lưu kí tiến hành kiểm tra với toàn bộ phiếu lệnh, kiểm tra tính chính xác của việc nhận và truyền lệnh của nhân viên môi giới và nhân viên tại sàn. Sau đó NVLTLK chuyển các chứng khoán đã khớp lệnh, tiền của khách hàng từ tài khoản chứng khoán, tiền giao dịch sang tài khoản chứng khoán, tiền chờ giao dịch. Nếu có sai sót phải làm rõ nguyên nhân do nhân viên giao dịch tại sàn hay nhân viên môi giới tại công ty để có biện pháp xử lí. Sau khi kiểm tra và điều chỉnh sai sót nếu có, Trung tâm điện toán chuyển bản danh mục giao dịch trong ngày tới các thành viên môi giới. Bản danh mục giao dịch trong ngày là một phần cấu thành quan trọng trong nhật kí giao dịch của CTCK và là cơ sở pháp lí xác nhận các giao dịch đã được thực hiện ngày (T+0). Sao kê giao dịch Để phục vụ việc quyết toán giao dịch, bên cạnh danh mục giao dịch trong ngày, trung tâm điện toán của SGD lập bản sao kê giao dịch, bản sao kê là bản tổng hợp phân loại các giao dịch theo loại giao dịch mua và bán: mã chứng khoán mua bán, đối tác mua bán, khối lượng chứng khoán yêu cầu đối tác chuyển khoản, tổng số tiền cần thu chi cho toàn bộ giao dịch trong ngày. Bản sao kê giao dịch được lập thành 2 liên và chuyển cho nhân viên môi giới của CTCK ngày (T+0). Danh mục các giao dịch không được thực hiện và các giao dịch chưa hoàn tất Ngoài bản danh mục giao dịch trong ngày, cuối ngày giao dịch trung tâm điện toán của SGD sẽ chuyển tới thành viên môi giới bản danh mục các giao dịch không được thực hiện, đó là các giao giao dịch do thành viên môi giới đăng kí nhưng chưa có giao dịch đối ứng (do ấn định giá hay khối lượng), hoặc các giao dịch không chấp hành các quy định giao dịch của SGD đồng thời thông báo cho bộ phận giám sát thị trường để theo dõi. Danh mục các giao dịch chưa hoàn tất bao gồm các giao dịch mà tổ chức môi giới lập giá chưa công bố đối tác giao dịch trong trường hợp đối tác giao dịch đã thực hiện giao dịch vượt quá hạn mức giá trị đựơc cấp (thông tin này do TTTTBT của SGD cung cấp). Các bản danh mục nêu trên là nội dung Nhật kí giao dịch của các CTCK thành viên. Trên cơ sở các bản “danh mục giao dịch trong ngày”, “bản sao kê giao dịch”, “danh mục giao dịch không được thực hiện / chưa hoàn tất”, các CTCK thực hiện việc kiểm tra trách nhiệm thực hiện lệnh của các thành viên của tổ chức mình (trách nhiệm đầy đủ, chính xác, kịp thời). Ngày T+1: Tại ngày làm việc sau ngày giao dịch, CTCK phải chuyển bản sao kê danh mục bán và mua (có xác nhận của công ty) tới trung tâm thanh toán bù trừ và LKCK nơi CTCK là thành viên. Trên cơ sở bản sao kê này, TTTTBT & LKCK thực hiện việc bút toán đối lưu. Trên tài khoản của tổ chức bán: ghi nợ tài khoản chứng khoán, ghi có tài khoản tiền. Trên TK của tổ chức mua: ghi nợ tài khoản tiền, ghi có TK chứng khoán. Cuối ngày các chủ tài khoản đều nhận được bản trích phụ lục tài khoản tiền và chứng khoán. Ngày T+2: Sau khi nhận được báo cáo bù trừ và thanh toán tiền từ TTLK & TTBT nhân viên kế toán kiểm tra số dư trên tài khoản tiền gửi giao dịch tại SGD, TTGDCK để chuẩn bị thanh toán vào ngày T+3. Nếu tài khoản của công ty không còn đủ tiền thì CTCK phải nhanh chóng huy động tiền vào tài khoản trước thời gian quy định (ở VN hiện nay là trước 11h ngày T+3. Nếu công ty không huy động được đủ tiền thì phải làm thủ tục để được sử dụng Quỹ hỗ trợ thanh toán của TTLKCK. Nếu trong tài khoản của công ty không đủ chứng khoán để thanh toán thì công ty phải chuyển chứng khoán từ tài khoản tự doanh hoặc thương lượng với khách hàng. Ngày T+3: + Thanh toán quyết toán với khách hàng Thanh quyết toán với khách hàng là việc thanh toán giá trị giao dịch chứng khoán. Giá trị giao dịch chứng khoán là giá mua (bán) chứng khoán được xác định theo giá giao dịch chính thức khi khớp lệnh. Việc thanh toán được thực hiện theo phương thức chuyển khoản. Đối với giao dịch mua CTCK thực hiện thu tiền bằng các phiếu ủy nhiệm chi trích từ tài khoản của khách hàng sang tài khoản của CTCK. Đối với giao dịch bán: CTCK phải thực hiện việc thu tiền cho khách hàng bằng cách chuyển tiền từ tài khoản của CTCK sang tài khoản thanh toán của khách hàng. Ngoài giá trị giao dịch, khách hàng có trách nhiệm trả lệ phí, phí giao dịch và phụ phí cho CTCK (nếu có). Lệ phí là những chi phí được quy định cố định cho một giao dịch (không phụ thuộc vào giá trị giao dịch). Phí giao dịch bao gồm: - Phí môi giới: do CTCK thỏa thuận với khách hàng trong khung phí do pháp luật quy định theo từng loại chứng khoán. Phí này bao gồm: chi phí thanh toán chuyển khoản tiền và chứng khoán lưu kí (ví dụ: đối với trái phiếu 0,15% giá trị giao dịch, cổ phiếu là 0,5%giá trị giao dịch). Phí môi giới = Giá trị giao dịch x Tỉ lệ phí - Phí môi giới lập giá: mức phí này do SGD quy định, công ty phải trả cho sở và thu lại từ khách hàng, ví dụ đối với trái phiếu 0,75% giá trị giao dịch, cổ phiếu 0,8% giá trị giao dịch. + Chuyển giao và chuyển nhượng quyền sở hữu Về bản chất hoạt động mua bán chứng khoán được thực hiện theo phương thức phi chứng từ, việc luân chuyển chứng khoán giao dịch được thực hiện thuần túy bằng các bút toán bù trừ trên các tài khoản lưu kí. Quyền sở hữu chứng khoán có hiệu lực khi chứng khoán được hạch toán vào tài khoản lưu kí và hết hiệu lực khi bị tách khỏi tài khoản này. Do vậy ngay sau khi thực hiện các bút toán chuyển khoản lưu kí, các trung tâm lưu kí có trách nhiệm chuyển giao ngay cho công ty lưu kí bản trích lục lưu kí chứng khoán khi có sự thay đổi trạng thái tài khoản. Ngày T+3 nhân viên kế toán lưu kí thực hiện chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của công ty (tài khoản tự doanh) và tài khoản tiền gửi giao dịch của khách hàng (tài khoản môi giới) vào tài khoản tiền gửi thanh toán bù trừ của công ty mở tại ngân hàng chỉ định thanh toán; đồng thời hạch toán chuyển số chứng khoán phải thanh toán từ tài khoản tự doanh của công ty và tài khoản chứng khoán giao dịch của khách hàng vào tài khoản thanh toán bù trừ của thành viên lưu kí mở tại TTLKCK. 3.1.4. Hoạt động môi giới trên thị trường phi tập trung (OTC) Trên thị trường OTC các công ty chứng khoán hoạt động với tư cách là công ty giao dịch - môi giới, hoặc với tư cách trung gian của các nhà môi giới. Các chứng khoán trên thị trường OTC được mua bán thông qua việc thỏa thuận giữ hai bên và giá chứng khoán cũng được hình thành do sự thỏa thuận. Khối lượng mua bán các chứng khoán này thường thực hiện theo lô có giá trị lớn. Quy trình nghiệp vụ môi giới trên thị trường OTC: Bước 1: Tìm kiếm khách hàng và thu thập thông tin * Tìm kiếm khách hàng: là khâu quan trọng nhất trong hoạt động môi giới trên thị trường OTC và được thực hiện bởi bộ phận chăm sóc khách hàng và bộ phận marketing. Việc tìm kiếm khách hàng có thể được triển khai bằng nhiều cách khác nhau như dựa vào khách hàng thường xuyên giao dịch với công ty, tìm kiếm trên các phương tiện thông tin như báo chí, mạng internet… Thực tế cho thấy, để việc tìm kiếm khách hàng mang lại hiệu quả, nhân viên OTC phải đi thực tế nhiều, tiếp cận nhanh chóng nguồn thông tin và nắm bắt nhanh các nguồn thông tin được tiếp cận. * Thu thập thông tin: nhân viên môi giới OTC phải thường xuyên cập nhật các thông tin về giá các chứng khoán OTC hàng ngày để nhập vào hệ thống mạng máy tính của công ty cho khách hàng của công ty tham khảo, liên tục cập nhật các thông tin về tình hình hoạt động, tình hình tài chính của các tổ chức phát hành chứng khoán trên thị trường OTC để nắm rõ các chứng khoán nhằm phục vụ cho khách hàng đồng thời tránh được những rủi ro do thiếu thông tin gây ra. Bước 2: kí kết hợp đồng mua bán với khách hàng Sau quá trình tìm hiểu về các khách hàng có nhu cầu mua bán chứng khoán, nhân viên môi giới sẽ kí kết với khách hàng hợp đồng mua bán chứng khoán OTC, hướng dẫn khách hàng đặt cọc tiền mua bán chứng khoán và thực hiện hợp đồng. Bước 3: Thương lượng để so khớp các lệnh mua bán Sau khi kí hợp đồng, nếu chứng khoán khách hàng muốn mua hoặc bán mà công ty không có, công ty phải tìm kiếm nguồn tương đương trong thời hạn hợp đồng. Dù lệnh giao dịch của khách hàng là lệnh thị trường hay giới hạn…, CTCK có trách nhiệm nghiên cứu để thực hiện lệnh tại mức giá tốt nhất, bằng cách liên lạc với các CTCK khác có nắm giữ loại chứng khoán này thông qua hệ thống giao dịch của thị trường OTC để tìm các giá yết phù hợp, sau đó thông báo cho khách hàng về việc thực hiện lệnh giao dịch. Nếu không tìm được nguồn hàng phải thông báo với khách hàng vào ngày hết thời hạn của hợp đồng. Bước 4: Chuyển nhượng chứng khoán Sau khi khớp lệnh mua và bán nhân viên môi giới yêu cầu bên bán chứng khoán chuyển giao các giấy tờ chuyển nhượng quyền sở hữu chứng khoán, yêu cầu bên mua thanh toán đầy đủ các khoản tiền kí kết theo điều khoản của hợp đồng. Bước 5: Thanh toán các khoản phí môi giới và dịch vụ, hoàn trả tiền đặt cọc nếu vi phạm hợp đồng Sau khi hoàn tất quá trình chuyển nhượng, nhân viên môi giới sẽ tính toán các khoản phí phát sinh liên quan, nhưng thiệt hại xảy ra đối với khách hàng do công ty làm sai các quy định của hợp đồng. Phí giao dịch phụ thuộc vào việc công ty chứng khoán là người đại lí thực hiện lệnh cho khách hàng (phí hoa hồng) hay nhà tạo lập thị trường (chênh lệch giá mua bán). Phí hoa hồng do CTCK quy định và phải công bố công khai cho khách hàng. Đối với người bán chứng khoán: các khoản phí sẽ được khấu trừ vào tiền bán chứng khoán, đối với bên mua sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán phần còn thiếu vào tài khoản tiền đặt cọc. Hoàn trả tiền đặt cọc cho khách hàng nếu không thực hiện được hợp đồng. Bước 6: Lưu giữ hồ sơ và các giấy tờ liên quan để giải quyết tranh chấp phát sinh nếu có. 3.2. Tự doanh chứng khoán 3.2.1. Khái niệm và mục đích của nghiệp vụ tự doanh chứng khoán ● Khái niệm tự doanh Tự doanh là hoạt động tự mua bán chứng khoán cho mình để hưởng lợi nhuận từ chênh lệch giá chứng khoán. Nói cách khác, tự doanh là hoạt động mua đi bán lại chứng khoán nhằm thu chênh lệch giá (mua thấp, bán cao). Hoạt động tự doanh của công ty chứng khoán được thực hiện ở SGD và thị trường OTC. Tại SGD hoạt động mua bán này cũng được tiến hành như hoạt động của nhà đầu tư thông thường. Trên thị trường OTC, hoạt động tự doanh có thể được thực hiện trực tuyến giữa công ty với các đối tác, hoặc thông qua hệ thống giao dịch tự động, hoặc thông qua hoạt động tạo thị trường. Giao dịch tự doanh được thực hiẹn theo phương thức giao dịch trực tiếp hay gián tiếp. Giao dịch trực tiếp là giao dịch trao tay giữa khách hàng và công ty chứng khoán theo giá thỏa thuận (giao dịch tại quầy). Các đối tác giao dịch tự tìm đầu mối, họ có thể là cá nhân hay tổ chức. Thời gian giao dịch không quy định (có thể trong hoặc ngoài giờ hành chính, ngày hoặc đêm…). Chứng khoán giao dịch rất đa dạng, phần lớn là các chứng khoán chưa niêm yết hoặc mới phát hành. Các đối tác giao dịch thường trực tiếp thực hiện các thủ tục thanh toán và chuyển giao. Vì vậy trong loại giao dịch này không có bất cứ một loại phí nào. Thông thường, doanh số giao dịch trực tiếp lớn gấp bội lần doanh số giao dịch trên sở (chiếm khoảng 80% - 90% doanh số giao dịch của thị trường). Các hoạt động giao dịch này không chịu sự giảm sát của SGD nhưng chịu sự giám sát của thanh tra nhà nước về chứng khoán. Giao dịch gián tiếp là các giao dịch công ty thực hiện thông qua các nhà môi giới lập giá, các chuyên gia chứng khóan trên thị trường, hoặc đặt lệnh mua bán giống như lệnh mua bán của các nhà đầu tư khác. Do giao dịch qua SGD nên CTCK phải chịu các chi phí môi giới lập giá, chi phí thanh toán bù trừ và lưu kí chứng khoán. Tác dụng của hoạt động tự doanh: khối lượng tự doanh của CTCK tăng góp phần làm tăng thêm tính sôi động và tính thanh khoản của thị trường chứng khoán. Hạn chế của hoạt động tự doanh: khi các CTCKthực hiện các hoạt động bị cấm như thao túng thị trường, thông đồng với nhau trong hoạt động mua bán làm thay đổi cung cầu 1 cách giả tạo để nâng giá hoặc giảm giá chứng khoán sẽ gây tổn hại đến nhà đầu tư, đặc biệt là các nhà đầu tư nhỏ. ● Mục đích hoạt động tự doanh CTCK triển khai hoạt động tự doanh nhằm thực hiện các mục đích sau: - Tự doanh để thu chênh lệch giá cho chính mình. CTCK là những tổ chức kinh doanh chứng khoán chuyên nghiệp. Với vai trò và vị trí của mình họ có nhiều lợi thế về thông tin và khả năng phân tích, định giá chứng khoán… Vì vậy, khi triển khai họat động tự doanh, khả năng sinh lợi từ hoạt động này của họ sẽ cao hơn so với các nhà đầu tư khác. Tuy nhiên để đảm bảo sự ổn định và tính minh bạch của thị trường, pháp luật các nước đều quy định các CTCK phải đáp ứng một số điều kiện nhất định, như: điều kiện về vốn, về nguồn nhân lực, về cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động tự doanh… - Dự trữ để đám bảo khả năng cung ứng Pháp luật kinh doanh chứng khoán ở một số nước có quy định, các công ty môi giới, các chuyên gia chứng khoán và những nhà tạo lập thị trường có trách nhiệm đảm bảo tính thanh khoản của thị trường. Điều này có nghĩa là, khi nhu cầu thị trường giảm sút mạnh, thị trường có thể lâm vào tình trạng kém sôi động hoặc đóng băng đối với 1 hoặc một số loại chứng khoán nhất định, những nhà tạo thị trường phải có trách nhiệm mua chứng khoán để kích cầu, trường hợp ngược lại phải bán ra để tăng cung. Để hoàn thành các trọng trách này các nhà tạo lập thị trường, các CTCK phải tính toán để xác định khối lượng các chứng khoán cần mua để dự trữ nhằm bảo đảm khả năng cung ứng trong những trường hợp cần thiết, đồng thời đảm bảo khả năng sinh lợi hợp lí từ những hoạt động này. - Điều tiết thị trường Khi giá chứng khoán biến động bất lợi cho tình hình hoạt động cung của thị trường, các CTCK thực hiện các giao dịch mua bán nhằm ổn định thị trường theo yêu cầu can thiệp của cơ quan quản lí và tự bảo vệ mình hay bảo vệ khách hàng. Tuy nhiên để làm được điều này các công ty thường phải liên kết với nhau trong quá trình hoạt động thông qua các tổ chức như: Hiệp hội chứng khoán. 3.2.2 Yêu cầu đối với hoạt động tự doanh ● Tách biệt quản lí Khi CTCK đồng thời thực hiện 2 nghiệp vụ tự doanh và môi giới thì phải tổ chức tách biệt 2 nghiệp vụ này để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong hoạt động. Sự tách bạch này bao gồm cả yếu tố con người, vốn, tài sản và quy trình nghiệp vụ. - Phải tổ chức các bộ phận kinh doanh riêng biệt. Các nhân viên tự doanh không được thực hiện nghiệp vụ môi giới và ngược lại. Ở Thái Lan, nguyên tắc này được gọi là nguyên tắc phân chia ranh giới. - Phải tách bạch tài sản của khách hàng với tài sản của công ty. ● Ưu tiên khách hàng Pháp luật của hầu hết các nước đều yêu cầu CTCK phải tuân thủ nguyên tắc ưu tiên khách hàng, có nghĩa là lệnh giao dịch của khách hàng phải được ưu tiên xử lí trước lệnh tự doanh của công ty. Điều này đảm bảo tính công bằng trong giao dịch chứng khoán khi mà các CTCK có nhiều lợi thế hơn khách hàng về tìm kiếm thông tin và phân tích thị trường. ● Bình ổn thị trường Do tính đặc thù của TTCK, đặc biệt là ở các TTCK mới nổi, bao gồm chủ yếu là các nhà đầu tư cá nhân, nhỏ lẻ nên tính chuyên nghiệp trong hoạt động đầu tư không cao. Điều này rất dễ dẫn đến những biến động bất thường trên thị trường. Vì vậy các nhà đầu tư lớn chuyên nghiệp rất cần thiết trong việc làm tín hiệu hướng dẫn cho toàn bộ thị trường. Cùng với các quỹ đầu tư chứng khoán, các CTCK với khả năng chuyên môn và nguồn vốn lớn của mình thông qua hoạt động tự doanh góp phần vào việc điều tiết cung cầu, bình ổn giá cả của các loại chứng khóan trên thị trường. Thông thường chức năng này không phải là một quy định bắt buộc trong hệ thống pháp luật của các nước. Tuy nhiên đây thường là nguyên tắc nghề nghiệp do các Hiệp hội chứng khoán đặt ra, và các thành viên của Hiệp hội phải tuân theo. Ngoài ra các CTCK còn phải tuân thủ 1 số quy định khác như các giới hạn về đầu tư, lĩnh vực đầu tư… Mục đích của các quy định này nhằm bảo đảm 1 độ an toàn nhất định cho các CTCK trong quá trình hoạt động, tránh sự đổ vỡ gây thiệt hại chung cho cả thị trường. 3.2.3. Quy trình nghiệp vụ tự doanh Cũng giống như các hoạt động nghiệp vụ khác, hoạt động tự doanh không có một quy trình chuẩn hay bắt buộc nào. Các CTCK tùy theo cơ cấu tổ chức của mình sẽ có các quy trình nghiệp vụ riêng, phù hợp. Tuy nhiên trên giác độ chung nhất, quy trình hoạt động tự doanh bao gồm các bước sau: Bước 1: Xây dựng chiến lược đầu tư CTCK phải xác định rõ chiến lược trong hoạt động tự doanh của mình là chủ động, thụ động hay bán chủ động, đầu tư vào những ngành nghề hay lĩnh vực nào. Chiến lược đầu tư của một công ty thường phụ thuộc vào: - Thực trạng nền kinh tế - Khả năng nắm bắt và xử lí thông tin - Trình độ và khả năng phân tích - Khả năng quản trị điều hành của ban lãnh đạo công ty… Bước 2: Khai thác tìm kiếm cơ hội đầu tư Theo mục tiêu đã được xác định, công ty sẽ chủ động tìm kiếm mặt hàng, nguồn hàng, khách hàng, cơ hội đầu tư. Việc khai thác tìm kiếm cơ hội đầu tư được tiến hành cả ở thị trường phát hành và thị trường lưu thông, cả chứng khoán đã niêm yết và chưa niêm yết. Bước 3: Phân tích, đánh giá chất lượng, cơ hội đầu tư Bộ phận tự doanh phải triển khai và kết hợp với bộ phận phân tích để thẩm định, phân tích các khoản đầu tư để có các kết luận cụ thể về các cơ hội đầu tư (mặt hàng, số lượng, giá cả, thị trường nào…). Bước 4: Thực hiện đầu tư Sau khi đã đánh giá phân tích các cơ hội đầu tư, bộ phận tự doanh sẽ triển khai các hoạt động giao dịch, mua bán chứng khoán. Cơ chế giao dịch sẽ tuân thủ các quy định của pháp luật và các chuẩn mực chung trong ngành. - Nếu mua chứng khoán trên thị trường sơ cấp, bộ phận tự doanh phải tuân thủ đúng quy trình đấu thầu, hoặc bảo lãnh phát hành, hoặc thỏa thuận với các tổ chức phát hành trong các công đoạn chuẩn bị phát hành. - Nếu mua bán chứng khoán trên thị trường thứ cấp, bộ phận tự doanh phải đặt lệnh giao dịch theo phương thức khớp lệnh hoặc giao dịch thỏa thuận (trên SGD) hoặc khớp giá (trên sàn OTC). Sau đó nhân viên tự doanh kết hợp với bộ phận kế toán để xác nhận kết quả giao dịch, hoàn tất các thủ tục thanh toán chứng khoán và tiền. Lệnh giao dịch của bộ phận tự doanh sẽ được chuyển từ bộ phận tự doanh của công ty sang phòng môi giới như lệnh của một khách hàng, trừ việc kiểm tra kí quỹ. Nếu lệnh tự doanh và lệnh của khách hàng được chuyển cho phòng môi giới cùng một thời gian thì lệnh của khách hàng được ưu tiên truyền đi trước. Bước 5: Quản lí đầu tư và thu hồi vốn Trong khâu này, bộ phận tự doanh có trách nhiệm theo dõi các khoản đầu tư, đánh giá tình hình và thực hiện những hoán đổi cần thiết, hợp lí cũng như tìm kiếm những cơ hội đầu tư mới. Đối với trái phiếu công ty phải thường xuyên theo dõi mọi biến động về lãi suất, tỉ giá hối đoái, biến động kinh tế để kịp thời điều chỉnh. Công ty cần có những dự đoán về lãi suất của các trái phiéu theo các kì hạn khác nhau trên cơ sở chu kì kinh tế và triển vọng kinh tế, từ đó thực hiện những thay đổi phù hợp trong quản lí danh mục trái phiếu. Đối với cổ phiếu, công ty phải thường xuyên theo dõi danh mục cổ phiếu của mình trên cơ sở phân tích và dự đoán kinh tế vĩ mô, ngành, thực trạng tình hình các cổ phiếu đang nắm giữ, định giá chúng để quyết định tiếp tục nắm giữ hay bán đi.