Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng

phí trong quá trình chuyển phát thông tin. Việc tiếp nhận thông tin và tổ chức thực hiện của các phòng ban, tổ đội giám định được diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác và có khoa học. Các giám định viên khi thực hiện công việc tại hiện trường sẽ báo cáo chi tiết, cụ thể qua mạng thông tin nội bộ hoặc báo cáo bằng văn bản để các Trưởng phòng kịp thời phân tích, đánh giá, nhận định tình hình giám định thực tế. Có như vậy Ban lãnh đao Chi nhánh mới có thể kịp thời chỉ đạo, đảm bảo kế hoạch giám định diễn ra theo đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng và từ đó tạo dựng, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác kinh doanh của Chi nhánh. Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thông tin Vì thông tin không phải chỉ được sử dụng một lần hoặc một vài lần mà cần phải được lưu trữ bảo quản để sử dụng lâu dài. Do vậy thông tin phải được bảo quản, lưu trữ theo các phương pháp khoa học và theo yêu cầu cảu nghiệp vụ lưu trữ, bảo quản thông tin. Có các phương pháp bảo quản như sau: + Qua hệ thống máy tính điện tử của Chi nhánh + Qua hệ thống phim ảnh + Sắp xếp vào các cặp, tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng * Kết quả thực hiện nghiệp vụ thông tin: - Việc phòng HC-KT thực hiện một cách chuyên nghiệp công tác thu thập và xử lý thông tin theo quy trình trên đã giúp cho thông tin của phòng, Chi nhánh luôn được cập nhật thường xuyên, cung cấp, xử lý kịp thời những thôn gtin không chỉ liên quan đến riêng Vinacontrol Hải Phòng mà còn liên quan đến cả Vinacontrol, để từ đó có những định hướng phát triển hoạt động đúng, giúp Giám đốc nhanh chóng ra quyết định chính xác. - Trong năm 2008 vừa qua, do đã có nhận định từ trước song đến nay càng thấy rõ sự phát triển kinh tế biển và sự cần thiết thành lập một phòng giám định chuyen về lĩnh vực hàng hải. Do vậy Chi nhánh quyết định tách bộ phận giám định hàng hải của Phòng Giám định 2 để thành lập Phòng Giám định 3 chuyên giám định về lĩnh vực hàng hải, phương tiện vận tải biển. Đến tháng 9/2008 đánh dấu việc Phòng Giám định 3 thực hiện vượt mức kế hoạch đã chứng tỏ hoạt động của Phòng Giám định 3 rất có hiệu quả kinh doanh và quyết định tách phòng là đúng đắn. - Quy trình thực hiện trên được các nhân viên của phòng tuân thủ nghiêm chỉnh theo yêu cầu về cung cấp, sử dụng thông tin đối với từng phòng ban chuyên môn, cá nhân có trách nhiệm. Sau đây là một số điều lệ quy định của Vinacontrol Hải Phòng đã được nhân viên phòng HC-KT tuân thủ: + Phòng HC-KT và Phòng Nghiệp vụ tổng hợp có trách nhiệm đối với thu thập, cung cấp thông tin cho các phòng ban, cá nhân đúng quy định của Công ty. + Phòng HC-KT phải truyền đạt các quyết định, công văn từ Công ty xuống đầy đủ, chính xác và kịp thời. + Các nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, điều lệ của Công ty và Chi nhánh, không được để thông tin rò rỉ và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với thông tin trong phạm vi quyền hạn của mình. + Trưởng các phòng HC-KT và Nghiệp vụ tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra, phân tích các thông tin đầu vào và đảm bảo sự liên tục của thông tin trong hoạt động của Chi nhánh. - Các thông tin được thu thập từ các kênh, dưới mọi hình thức đã được chọn lọc theo yêu cầu, mục tiêu của Chi nhánh tránh tình trạng thừa hay thiếu thông tin, thông tin không phù hợp… - Thường xuyên có thông tin phản hồi, những kiến nghị, đề xuất từ nội bộ Chi nhánh, từ khách hàng, đối tác, từ trên Công ty đều được xem xét cụ thể, chi tiết, chính xác để trình lên Giám đốc xem xét, có hướng giải quyết kịp thời. Nhất là thông tin từ phía khách hàng được ưu tiên hàng đầu, trả lời nhanh nhất. Do thực hiện theo quy định như vậy nên Phòng HC-KT luôn tổng hợp kịp thời những thông tin từ các phòng ban, tổ đội giám định ngoài hiện trường, đưa ra những thông tin mang tính chiến lược cho Chi nhánh và giải đáp thắc mắc, kiến nghị của khách hàng một cách chu đáo, nhiệt tình. * Hạn chế: Bên cạnh những kết quả đã đạt được song nghiệp vụ thông tin của Phòng HC-KT vẫn có hạn chế trong quá trình thực hiện. Chủ yếu là do hệ thống mạng điện thoại nội bộ bị trục trặc phải lỗi kỹ thuật nên nhiều khi thông tin từ phía khách hàng, các phòng ban, tổ đội đang giám định ở hiện trường không thực hiện được. Có khi có những tình huống xảy ra ngoài dự định cần phải xin ý kiến lãnh đạo giải quyết mà gặp phải những lúc như vậy làm ảnh hưởng tới hiệu quả công tác giám định và phải mất thêm thời gian để thực hiện. 2.3.2. Nghiệp vụ văn thư * Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống là công tác công văn giấy tờ. Ngày nay công tác văn thư được hiểu là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công việc trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Như vậy, công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan, doanh nghiệp. * Ý nghĩa công tác văn thư: - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, nhu cầu thông tin được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin ở dạng văn bản là chủ yếu. Công tác văn thư vừa có chức năng là đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, doanh nghiệp được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật và hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ. - Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trình giải quyết các công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. - Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan, doanh nghiệp cần phải tổ chức thực hiện tốt công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ được lập hoàn chỉnh, văn bản giữ đầy đủ thì thực hiện công tác lưu trữ thuận lợi và nâng cao chất lượng công tác lưu trữ. Nội dung công tác văn thư của Phòng HC-KT 2.3.2.1. Kỹ thuật soạn thảo văn bản - Khái niệm văn bản: Theo nghĩa hẹp, văn bản là các tài liệu, giấy tờ… được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, quyết định, đề án, kế hoạch, báo cáo, đơn từ…Ngày nay khái niệm này được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, doanh nghiệp. Theo nghĩa rộng văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngôn ngữ. Ví dụ như bia đá, câu đối ở đình chùa, tác phẩm văn học nghệ thuật, khẩu hiệu, băng ghi âm… - Nguyên tắc soạn thảo văn bản: Một là nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành. Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên. Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản Luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành. Hai là văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức nhà nước quy định, nếu văn bản không đúng thể thức thì văn bản sẽ không có giá trị pháp lý. Cũng phải lưu ý đến thể thức trình bày của từng loại văn bản nhất định vì mỗi loại văn bản cụ thể có hình thức mẫu quy định. Ba là văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của các cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan. Đối với văn bản hành chính thông thường, các cơ quan, doanh nghiệp đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch… Cần lưu ý là một cơ quan, doanh nghiệp không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã được pháp luật quy định. Bốn là văn bản phải đảm bảo tính khả thi: Nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải được soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác. Năm là văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công vụ: Đây là phong cách ngôn ngữ dung trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước. Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh. Quy trình soạn thảo văn bản : được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị - Xác định mục đích của văn bản: Khi dự định ban hành một văn bản cần xác định rõ văn bản ban hành giải quyết vấn đề gì. - Xác định nội dung và tên loại văn bản: Xác định vấn đề cần trình bày, từ đó xác định biểu mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo. - Xác định đối tượng nhận văn bản: Xác định đối tượng mà văn bản sẽ tác động đến. - Thu thập và xử lý thông tin: Tập hợp thông tin, cần lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác, loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp. Bước 2: Làm dàn bài và đề cương Dựa trên những thông tin đã thu thập người soạn thảo văn bản cần lựa chọn các thông tin để đưa vào từng phần trong cấu trúc của mẫu văn bản đã lựa chọn và sắp xếp những ý chính để tạo thành đề cương Bước 3: Viết thành văn Dựa trên đề cương theo mẫu, người soạn thảo sẽ viết thành văn từng phần trình bày từ thể thức đến nội dung văn bản. Văn bản ở bước này thường gọi là bản thảo. Bước 4: Duyệt và ký văn bản Người soạn thảo trình bày lại bản thảo sạch sẽ để trình duyệt. Lúc này bản thảo được duyệt gọi là bản gốc, đây là cơ sở pháp lý để hình thành bản chính. Khi văn bản hoàn chỉnh trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền sẽ duyệt các vấn đề sau: - Thẩm quyền ban hành - Thể thức của văn bản - Nội dung của văn bản Thẩm quyền ký văn bản ở Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng được quy định: - Giám đốc Chi nhánh ký các văn bản quan trọng như: quyết định, hợp đồng, kế hoạch, phương án, báo cáo, tờ trình, công văn - Phó Giám đốc được ký thay Giám đốc theo sự uỷ nhiệm của Giám đốc Chi nhánh và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công - Trong trường hợp Giám đốc, Phó Giám đốc đi vắng thì Giám đốc Chi nhánh có thể uỷ quyền cho một cán bộ dưới quyền của mình một cấp (thường là Trưởng phòng HC-KT hoặc Trưởng phòng Nghiệp vụ tổng hợp) ký thừa uỷ quyền một số văn bản. Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến 4 nội dung sau: duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vị trí ghi ở lề trái, dưới số và ký hiệu văn bản Bước 5: Hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản Từ bản gốc đã duyệt hình thành bản trình ký( tuyệt đối trung thành với bản gốc). Trước khi trình ký phải kiểm tra kỹ văn bản về thể thức, nội dung, lối diễn đạt. Trình văn bản cho Trưởng phòng HC-KT hoặc Giám đốc trực tiếp kiểm tra và ký tắt về phía bên phải thành phần thể thức ký của bản trình ký Nhân bản bản trình ký,trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền ký chính thức. Đóng dấu lên chữ ký, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản.Chuyển văn bản đến các cá nhân, phòng ban có liên quan trong nội bộ Chi nhánh và bên ngoài Chi nhánh. Sau đó, phải có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực hiện để kịp thời điều chỉnh rút kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới. * Kết quả thực hiện nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo, ban hành văn bản ở Vinacontrol Hải Phòng thực hiện theo quy định tại Nghị định 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ quy định thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản. Vì Phòng HC-KT chưa được cập nhập Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ nên một số yếu tố của thể thức văn bản chưa được thực hiện đúng theo quy định của Thông tư đó. Mặc dù về mặt nội dung được đảm bảo nhưng thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày chưa chuẩn xác thì văn bản đó sẽ không đảm bảo tính khoa học và đẹp về hình thức. Nguyên nhân chủ yếu là do chưa được phổ biến, chưa nắm bắt được nội dung của Thông tư 55 quy định hướng dẫn việc soạn thảo văn bản. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản là nghiệp vụ không của riêng nhân viên văn thư và công việc ban hành văn bản không chỉ do phòng HC-KT đảm nhiệm hết mà những văn bản về chuyên môn nghiệp vụ giám định do phòng Nghiệp vụ tổng hợp và các phòng Giám định soạn thảo, trình gửi Giám đốc duyệt hoặc người có thẩm quyền được Giám đốc uỷ nhiệm duyệt. 2.3.2.2. Quản lý văn bản đến * Khái niệm văn bản đến: Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị hoặc qua con đường bưu điện … được gọi chung là văn bản đến. * Nguyên tắc quản lý văn bản đến ở Vinacontrol Hải Phòng: - Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký - Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua Giám đốc Chi nhánh hoặc Trưởng phòng HC-KT xem xét. - Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ - Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời * Quy trình quản lý văn bản đến Bước 1: Nhận công văn, phân loại, bóc bì văn bản - Nhận công văn: kiểm tra văn bản mới nhận, nếu không thuộc Chi nhánh thì phải gửi trả lại nơi gửi. Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất thì phải lập biên bản ngay với sự chứng kiến của người đưa công văn - Phân loại văn bản: + Loại vào sổ đăng ký: Là những công văn, giấy tờ gửi cho Chi nhánh, Giám đốc hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong Chi nhánh. + Loại không phải vào sổ đăng ký: Thư riêng, bản tin, báo, tạp chí. + Loại bóc bì: Các văn bản ngoài bì đề tên Chi nhánh, chức danh lãnh đạo của Chi nhánh, không có dấu mật. + Loại không được bóc bì: Chỉ vào sổ nhưng không được bóc bì mà chuyển cả bì gồm những công văn ghi rõ tên người nhận, gửi Đảng uỷ, các đoàn thể trong Chi nhánh - Bóc bì phải khéo để không bị rách văn bản bên trong. Đối với công văn có dấu mật thì không được bóc bì, phải chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết Bước 2: Đóng dấu đến Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày, tháng, số văn bản đến. Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào dưới số, ký hiệu, trích yếu của công văn. Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản. Hình 8: Mẫu dấu đến VINACONTROL HẢI PHÒNG CÔNG VĂN ĐẾN Số đến:……. Ngày:………. Chuyển:…….. Lưu:………… (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, dập xoá hoặc viết tắt, tránh trùng số hoặc bỏ sót số. Các yếu tố nội dung cần phải ghi vào các mẫu sau: Hình 9: Mẫu bìa sổ đăng ký “CÔNG VĂN ĐẾN” VINACONTROL VINACONTROL HẢI PHÒNG SỔ ĐĂNG KÝ “CÔNG VĂN ĐẾN” Từ số…… đến số…… Từ ngày…… đến ngày…… Quyển số…….. (Nguồn: Phòng HC-KT, Vinacontrol Hải Phòng) Hình 10: Mẫu nội dung đăng ký “Công văn đến” STT Ngày đến Số văn bản Ký hiệu văn bản Nơi gửi Trích yếu nội dung Nơi nhận Ký nhận 22 23/02/2009 135 CV CTCP xi măng Yên Bái Thống nhất giá trị quyết toán HĐKT với kế toán-DAXM Yên Bình P.HC-KT, NVTH, GĐ1 Đô, Hằng, Huấn 39 10/3/2009 087 TGĐ Vinacontrol Lịch mở lớp đào tạo giám định viên xăng dầu P.NVTH Hằng 52 23/3/2009 91 CV CTCP đầu tư và phát triển điện Miền Bắc 1 Mở kiểm tra thiết bị điện Hố Hô P.GĐ2 Quang Bước 4: Trình văn bản đến Trình văn bản đến cho Giám đốc hoặc Trưởng phòng HC-KT xem xét, cho ý kiến phân phối. Sau đó văn thư nhận lại để bổ sung vào sổ công văn đến, nắm nội dung công văn và ý kiến lãnh đạo để chuyển cho các phòng ban, người có trách nhiệm giải quyết. Bước 5: Giao trách nhiệm giải quyết Bước 6: Chuyển đến các phòng, đối tượng giải quyết Văn bản đến phải được giao trong ngày, đến đúng và trực tiếp cho người chịu trách nhiệm giải quyết và người đó phải ký xác nhận vào phần “ký nhận” trong sổ “Đăng ký công văn đến” của văn thư. Nếu công văn có dấu “khẩn” phải được ưu tiên chuyển ngay. Không để người không có trách nhiệm xem công văn, tài liệu của người khác Bước 7: Tìm phương án giải quyết Bước 8: Theo dõi giải quyết Hình 11: Mẫu “Sổ theo dõi giải quyết công văn đến” STT Tác giả công văn Số, ký hiệu công văn Ngáy ký công văn Trích yếu nội dung công văn Người nhận giải quyết Thời hạn giải quyết Nội dung giải quyết Số, ký hiệu văn bản trả lời(nếu có) Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2.3.2.3. Quản lý văn bản đi * Khái niệm: Tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý diều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. * Nguyên tắc quản lý văn bản đi: - Tất cả văn bản đi phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở văn thư - Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi *Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau Bước 1: Kiểm tra văn bản (thể thức, số, ngày, tháng….) Bước 2: Đóng dấu lên văn bản Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đi theo đúng quy định Cần ghi đầy đủ, chính xác, gọn, rõ ràng vào từng cột, mục trong sổ công văn đi: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, nơi nhận… Hình 12: Mẫu: “Sổ công văn đi” STT Ngày tháng Số công văn Ký hiệu Nơi hoặc người nhận công văn Trích yếu nội dung Ghi chú 1131 01/8/2008 1131 GĐ Cty xăng dầu quân đội-125, Nguyễn Phong Sắc, Cầu Giấy, Hà Nội Bảng kê +IVDO: 3796, 3797, 3798, 3799 146 09/02/2009 146 GĐ Cty phân đạm Hà Bắc Thảo luận giám định lô hàng nitơ 180 16/02/2009 180 GĐ Ông Lưu Ngọc Hiển- Kế toán trưởng Vinacontrol, 54-Trần Nhân Tông - Hà Nội Biên bản kiểm toán (Nguồn: Phòng HC-KT) Bước 4: Chuyển phát Bước 5: Lưu văn bản đi Mỗi văn bản đều phải được lưu ít nhất 2 bản: 1 bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, 1 bản lưu ở văn thư để tra tìm phục vụ khi cần thiết. Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản của ngăn nào để riêng ngăn đấy và bản lưu phải là bản chính 2.3.2.4. Quản lý sử dụng con dấu Việc sử dụng và quản lý con dấu được nhân viên văn thư thực hiện theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Nhân viên văn thư phòng HC-KT đóng dấu theo nguyên tắc: - Kiểm tra văn bản - Chỉ đóng dấu văn bản đúng thể thức, yêu cầu - Văn thư tự tay đóng dấu - Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký lệch về bên trái - Có thể đóng dấu treo Con dấu của Chi nhánh được giao cho nhân viên văn thư có trách nhiệm giữ, và phải chịu trách nhiệm trước Chi nhánh, trước pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. Nhân viên văn thư bảo quản con dấu cẩn thận, nếu mất phải báo cáo ngay cho Trưởng phòng HC-KT hoặc Giám đốc. 2.3.3. Nghiệp vụ lưu trữ * Khái niệm: Công tác lưu trữ là giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết * Chức năng của công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của nhu cầu xã hội là sử dụng tài liệu lưu trữ, thông tin quá khứ để phục vụ các hoạt động thực tiễn của con người hiện tại. Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Các chức năng của công tác lưu trữ là: Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả để phục vụ nhu cầu hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. * Kết quả thực hiện nghiệp vụ lưu trữ phòng HC-KT Phòng HC-KT thực hiện nghiệp vụ lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trong hoạt động của Chi nhánh, cán bộ công nhân viên Chi nhánh để làm băng chứng và tra cứu khi cần thiết. Phòng thực hiện nghiệp vụ này theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 và Nghị định của Chính phủ số: 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. Các khâu của nghiệp vụ lưu trữ mà phòng HC-KT thực hiện gồm có: - Phân loại tài liệu lưu trữ: là việc phân chia các tài liệu, văn bản thành từng khối, tập nhằm tổ chức một cách khoa học và sủ dụng có hiệu quả những tài liệu đó. - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và lựa chọn để đưa vào bảo quản lưu trữ những tài liệu có giá trị kinh tế, văn hóa, khoa học……Đồng thời loại ra, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. - Bổ sung tài liệu lưu trữ: là việc sưu tầm, thu thập, hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ theo những phương pháp, nguyên tắc thống nhất - Thống kê tài liệu lưu trữ: là việc sử dụng phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản lưu trữ. - Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm hoàn thiện và đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là công tác nhằm đảm bảo cho Công ty, Chi nhánh những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa…..và các quyền lợi khác của toàn thể cán bộ công nhân viên. Phòng HC-KT thực hiện bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định của Vinacontrol như sau (Trích điều 22 trong quy định thực hiện công tác lưu trữ của Vinacontrol): + Hồ sơ, tài liệu, chứng thư giám định được bảo quản tại cơ quan, đơn vị phải phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời cho mọi yêu cầu khai thác, tra cứu. + Hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư giám định được lưu trữ phải là những tài liệu có ý nghĩa giá trị đối với nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. + Cơ quan, đơn vị phải thường xuyên tiến hành xác định tài liệu lưu trữ nhằm mục đích: - Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư giám định. - Phân loại hồ sơ, tài liệu để loại bỏ những hồ sơ, tài liệu hết hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu trữ tiếp để huỷ. - Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản phải đúng quy trình + Thời gian lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu theo các thời hạn sau: - Hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử phát triển của cơ quan, đơn vị, hồ sơ của cán bộ đương chức, về hưu phải được bảo quản vĩnh viễn. - Các phương pháp giám định, quy trình giám định, chứng thư giám định phải được bảo quản đến khi còn hiệu lực thi hành. - Những hồ sơ, tài liệu, báo cáo có giá trị thực tiễn trong thời gian lâu dài thì được bảo quản ít nhất 10 năm. - Tài liệu về những vụ giám định thông thường (số, khối lượng, tình trạng, mẫu mã…) được lưu trữ 3 năm. - Tài liệu về những vụ giám định có liên quan đến việc khiếu nại, đòi bồi thường, tranh chấp được bảo quản 5 năm. -Những tài liệu liên quan đến công tác kế toán thì thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước. 2.3.4. Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo * Khái niệm: - Chương trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tương lai của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định. - Chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động quan trọng của người lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra. - Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cá nhân. - Chương trình hiểu theo 2 nghĩa: Một là các định hướng và biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đặt ra. Chương trình có độ dài trung hạn trở lên như: chương trình cải cách hành chính của Chính phủ, chương trình xoá đói, giảm nghèo… Hai là lịch trình làm việc để thực hiện nội dung công việc đặt ra trong một thời gian nhất định. Ví dụ như: chương trình tổ chức cuộc họp, chương trình văn nghệ… * Ý nghĩa của việc lập chương trình, kế hoạch: Trong làm ăn kinh doanh, người ta thương nói: “ Trong kinh doanh nếu không lập kế hoạch thì có nghĩa là đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại”. Tục ngữ Việt Nam có câu: “Một người hay lo bằng một kho người hay làm”. Ở đây việc hay lo chính là sự suy nghĩ, tính toán trước sau một cách đầy đủ, liên tục cho công việc. Và nhờ sự hay lo mà mỗi công việc được xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, cách thức, thời gian thực hiện… Việc lập kế hoạch giúp cho: - Giảm thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc - Đảm bảo cho những hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra liên tục thống nhất đúng mục tiêu, yêu cầu đặt ra, tránh cho công việc khỏi bị trùng lặp và giẫm chân lên nhau. - Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, hướng đi cụ thể, đây là cơ sở để các nhà quản trị tổ chức, chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, đảm bảo việc thực hiện đúng tiến độ. * Kết quả thực hiện: Phòng HC-KT lập chương trình,kế hoạch làm việc cho Chi nhánh nói chung và cho phòng nói riêng dựa vào: - Định hướng phát triển kinh doanh dịch vụ giám định của Công ty và của Chi nhánh - Thực tế hoạt động của Chi nhánh - Chức năng, nhiệm vụ của phòng - Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước,các quyết định của Công ty - Yêu cầu thực tế đòi hỏi trong từng thời kỳ của Công ty, Chi nhánh - Xu thế vân động chung của thời đại Phòng HC-KT lập chương trình, kế hoạch hoạt động cho Chi nhánh, cho phòng thường trong khoảng thời gian 1 tháng, 1 năm với nội dung chủ yếu là: thu hồi nợ đọng, hoàn thành hợp đồng giám định với khách hàng, đào tao nâng cao tay nghề giám định viên tại Công ty… Việc lập kế hoạch này được thực hiện theo quy định của Chi nhánh và được soạn thảo trình Giám đốc phe duyệt mới được thưực hiện. Song cũng có khi phòng HC-KT không thực hiện nghiệp vụ này mà chính Giám đốc Chi nhánh tự lập kế hoạch hoạt động cho toàn Chi nhánh và gửi các phòng ban thực hiện theo. Như vậy bản kế hoạch đó mang tính chủ quan của Giám đốc là chính Hình 13: KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO GIÁM ĐỊNH VIÊN THỬ VIỆC & TẬP SỰ Tháng 8 năm 2008 TT bài học Nội dung bài học Thời gian Thời lượng Địa điểm Người đảm nhận 1 Giới thiệu về CTCP giám định Vinacontrol 14h thứ 2 ngày 4/8/08 120 phút 56 Phạm Minh Đức Trương Văn Đô 2 Những hiểu biết chung về dvụ giám định 8h thứ 3 ngày 5/8/08 180 phút 56 Phạm Minh Đức Nguyễn Trường Quang 3 Những nội dung cơ bản của pháp luật về dvụ giám định 8h thứ 4 ngày 6/8/08 180 phút 56 Phạm Minh Đức Lê Thị Hoài Thu 4 Những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giám định 8h thứ 5 ngày 7/8/08 180 phút 56 Phạm Minh Đức Nguyễn Quang Nguyên 5 Những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ giám định 8h thứ 6 ngày 8/8/08 180 phút 56 Phạm Minh Đức Nguyễn Quang Nguyên 6 Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng đang áp dụng tại Vinacontrol 8h thứ 2 ngày 11/8/08 180 phút 56 Phạm Minh Đức Vũ Thanh Hằng 7 Thương hiệu Vinacontrol và chính sách chăm sóc khách hàng 8h thứ 3 ngày 12/8/08 60 phút 56 Phạm Minh Đức Nguyễn Quang Nguyên 8 Kiểm tra 8h thứ 6 ngày 14/8/08 180 phút 56 Phạm Minh Đức 2.3.5. Nghiệp vụ tổ chức hội họp * Khái niệm về hội họp Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý. Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó. * Mục tiêu của hội họp Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung như sau: Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị. Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như phối hợp. Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân chủ. Để phát huy trí tuệ tập thể. Là một cơ hội để đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài * Ý nghĩa của hội họp Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định. * Việc thực hiện tổ chức hội họp ở Vinacontrol Hải Phòng Vinacontrol Hải Phòng sử dụng phương pháp tổ chức hội họp theo kiểu truyền thống, tức là mời các đại biểu họp tại Hội trường 56-Phạm Minh Đức. Các cuộc họp ở đây thường là cuộc họp giao ban hàng tháng họp vào ngày đầu tiên của tháng, họp tổng kết 6 tháng, 1 năm. Do vậy, nội dung chủ yếu của các cuộc họp này là: tổng kết hoạt động của Chi nhánh trong tháng trước, 6 tháng trước, trong năm, tiến độ thực hiện kế hoạch đã đề ra, kết quả đạt được, những vấn đề hạn chế, tồn tại và đưa ra kế hoạch mới, giải pháp cho những khó khăn, hạn chế, tổ chức rút kinh nghiệm… Thành phần tham gia các cuộc họp này gồm có: Giám đốc, Phó Giám đốc, các Trưởng phòng, Phó phòng, nhân viên hành chính, nhân viên nghiệp vụ tổng hợp và những người khác tham dự theo yêu cầu của cuộc họp. Phòng HC-KT có trách nhiệm chính trong việc tổ chức hội họp và Phòng NVTH có trách nhiệm hỗ trợ thực hiện để các cuộc họp diễn ra đạt hiệu quả. Những công việc mà phòng HC-KT thực hiện: - Lập kế hoạch và nội dung cuộc họp trình Giám đốc duyệt, sau đó chuẩn bị tiến hành - Thông báo thời gian, địa điểm họp - Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu - Chuẩn bị kinh phí, điều kiện vật chất: bố trí, trang trí phòng họp, chuẩn bị các dụng cụ nghe, nhìn (máy chiếu, micro), chuẩn bị hoa, nước uống, kê bàn ghế… - Theo dõi cuộc họp Hai phòng HC-KT và phòng NVTH kết hợp chuẩn bị rõ ràng và chi tiết cho các cuộc họp nên khi tổ chức các cuộc họp đã được diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả cao. Việc Trưởng phòng HC-KT thường xuyên xem xét, kiểm tra sổ quỹ công và quy định tổ chức hội họp để tránh lãng phí hay lạm dụng quỹ công, tránh quan liêu, bao cấp. Với việc làm như vậy mà các cuộc họp ở Vinacontrol Hải Phòng luôn diễn ra hiệu quả, đảm bảo các nội dung của cuộc họp mà tiết kiệm cả về mặt thời gian và kinh phí 2.3.6. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách * Khái niệm: Lễ tân là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội: chính trị,kinh tế, văn hoá, quốc phòng… Lễ tân là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân kinh doanh trong và ngoài nước. Tiếp khách là một trong những nghi lễ giao lưu, tiếp xúc của cá nhân, cơ quan này với cá nhân, tổ chức khác nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của quá trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ bên ngoài. * Kết quả thực hiện: Việc đón tiếp khách của Chi nhánh cũng rất được coi trọng vì đó có thể tạo ra những cơ hội hợp tác kinh doanh, những hợp đồng kinh tế mang lại doanh thu cho Chi nhánh. Khách đến Chi nhánh có nhiều loại: khách ngoài doanh nghiệp (khách hàng, khách đến liên hệ công tác, khách quen, nhân viên ngân hàng, người đến xin việc, người than phiền…..); khách nội bộ doanh nghiệp (trưởng, phó và nhân viên các phòng ban đến liên hệ công tác, nhân viên xin gặp Giám đốc…..) Nhân viên thường trực khi đón tiếp khách phải phân loại khách để ứng xử tốt: + Đối với khách hàng : khách hàng đang có hợp đồng yêu cầu giám định và khách hàng tương lai bao giờ cũng được tiếp đón bất kỳ lúc nào. Khách đến bán hàng, chào hàng thì được tiếp vào những thời gian nhất định + Đối với khách đến than phiền về cung cách làm việc, tình hình cấp chứng thư của các giám định viên….. thì phải lắng nghe, thông cảm với khách, giữ thái độ bình tĩnh, tránh tranh luận với khách và phải khôn ngoan đừng tự gắn mình hay doanh nghiệp vào sự than phiền của khách + Đối với khách nội bộ thì có nhiều cách giải quyết, nếu là cộng sự thân cận thì có thể gặp lãnh đạo Chi nhánh bất cứ lúc nào, còn cán bộ nhân viên khác phải sắp xếp thời gian tiếp. Ngoài ra, cũng cần phải chú ý đến những trường hợp ngoại lệ. Phương châm ứng xử khi tiếp khách của nhân viên Vinacontrol Hải Phòng: + Bình tĩnh, kiên nhẫn + Mềm mỏng nhã nhặn, lịch sự + Ân cần, chu đáo + Linh hoạt + Không tự ái + Không hách dịch với người có địa vị thấp + Không quá hạ mình với người có địa cao + Lấy việc bảo vệ lợi ích và uy tín của Chi nhánh làm mục tiêu xuyên suốt + Cần chấm dứt các vụ việc gay cấn càng sớm càng tốt mà không nhất thiết phải phân rõ đúng sai ngay tức khắc. 2.3.7. Cung cấp trang thiết bị, điều kiện làm việc làm việc Về nghiệp vụ này, phòng HC-KT thực hiện các công việc cụ thể như sau: * Quản lý chi tiêu kinh phí gồm có: Lương chính, phụ cấp lương, BHXH, tiền thưởng, công tác phí, hội nghị phí. Tiền giao dịch, mua sắm TSCĐ, máy móc trang thiết bị, sửa chữa lớn, xây dựng công trình, phúc lợi tập thể và các chi khác * Quản lý biên chế quỹ lương Phòng HC-KT phải lập thành danh sách cán bộ công nhân viên kèm cả mức lương tương ứng của từng người để chuyển qua Techcombank trả lương cho cán bộ công nhân viên qua thẻ. Quỹ lương của Chi nhánh được cấu thành bởi số biên chế được duyệt, mức lương phụ cấp, trợ cấp của từng người. Vệc xét duyệt quỹ lương này được xây dựng cùng với việc xây dựng và xét duyệt dự toán kinh phí của Chi nhánh. * Quản lý tài sản cố định: TSCĐ của Chi nhánh gồm có: - Nhà cửa, vật kiến trúc; - Hệ thống thiết bị máy móc; - Phương tiện kỹ thuật và phương tiện vận chuyển. Đây là những TSCĐ có giá trị lớn quyết định đến năng lực hoạt động kinh doanh của Chi nhánh nên cần được coi trọng việc quản lý và sử dụng. Để quản lý có hiệu quả phòng HC-KT đã phân loại TSCĐ, lập hồ sơ TSCĐ, có sổ sách tính toán, ghi chép việc xuất ,nhập kịp thời và đúng thủ tục. Phải nắm chắc về số lượng và chất lượng để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý, huy động phục vụ cho các phòng ban của Chi nhánh. Đồng thời phòng đã xây dựng quy chế bảo vệ TSCĐ, thực hiện việc kiểm kê cuối năm, định kỳ và bất thường khi có sự thay đổi khác. * Quản lý hàng hóa vật tư khác Các loại vật tư khác bao gồm: văn phòng phẩm, công cụ, vật tư, thiết bị, phương tiện kỹ thuật. Để quản lý tốt các loại vật tư này phòng đã thực hiện như sau: + Xác định định mức sử dụng vật tư hàng hóa và công bố công khai + Cấp phát đúng đối tượng, đúng tiêu chuẩn cho từng cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh + Khi mua về phải làm phíếu nhập, khi cấp phát làm phiếu xuất theo đúng nguyên tắc xuất nhập của kế toán + Người làm công tác thủ kho có đủ tín nhiệm + Có nội quy quản lý, sử dụng và bảo vệ * Đảm bảo điều kiện làm việc cho Chi nhánh gồm có: + Bố trí phòng làm việc tiện lợi cho các giao dịch của Chi nhánh + Trang bị các thiết bị làm việc cho cán bộ công nhân viên * Các hoạt động khác + Phục vụ các phương tiện đi lại, các chuyến công tác của lãnh đạo Chi nhánh + Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ công nhân viên của Chi nhánh + Phục vụ việc tiếp khách của Chi nhánh + Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc họp, lễ tân của Chi nhánh + Thực hiện sửa chữa vừa và nhỏ + Bảo vệ trật tự an toàn cho Chi nhánh * Thực hiện công tác tài chính, kế toán Đặc biệt, đối với nghiệp vụ này phòng HC-KT chú trọng thực hiện công tác tài chính, kế toán và thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán. Năm 2008, bộ phận kế toán thuộc phòng HC-KT đã có cố gắng trong việc hỗ trợ kinh doanh, giải quyết xử lý công việc tài chính kế toán nhanh chóng, thuận tiện. Việc ứng dụng phần mềm kế toán vào hạch toán kinh doanh từ đầu năm 2008 đã đi vào nề nếp ổn định, nhờ vậy mà việc quản lý tài chính có hiệu quả tốt hơn. Các báo cáo tài chính và các báo cáo khác có liên quan đều thực hiện đầy đủ, kịp thời. Việc quản lý, cập nhập hoá đơn, chứng từ kế toán và quyết toán thuế hàng tháng, các báo cáo quyết toán quý theo quy định của Công ty được thự hiện đầy đủ và đúng theo quy định. Ngoài ra, việc kết hợp với các phòng ban chức năng, nghiệp vụ khác để giải quyết việc thu hồi nợ đọng đã được chú trọng hơn. Tính đến hết năm 2008, tổng dư nợ của Chi nhánh là 3,07 tỷ đồng chiếm tỷ lệ 20,17% trên doanh thu. Công tác kế toán tiền lương, công tác phí và các chế độ cho người lao động như đóng bảo hiểm xã hội luôn được thực hiện kịp thời và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước như nộp thuế đúng thời gian quy định. Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VINACONTROL HẢI PHÒNG 3.1. Định hướng chung Với tình hình phát triển kinh tế như hiện nay thì văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Việc hiện đại hoá công tác văn phòng ở mỗi cơ quan, doanh nghiệp sẽ vừa góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng vừa góp phần nâng cao vị trí của văn phòng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Dây cũng là mục tiêu mà các doanh nghiệp hiện nay luôn đặt ra để theo kịp xu thế phát triển chung của thời đại ngày nay. Hiện nay Nhà nước đang khuyến khích cổ phần hoá doanh nghiệp để các doanh nghiệp tự xác định đường đi phát triển cũng như phương thức quản lý đạt hiệu quả mà tiết kiệm và các doanh nghiệp có thể đổi mới, hoàn thiện công tác văn phòng trong doanh nghiệp mình. Với xu hướng chung này, định hướng chung để đưa ra giải pháp cho phòng HC-KT ở Vinacontrol Hải Phòng như sau : + Tăng cường đầu tư vào con người Đầu tư vào con người là việc đầu tiên mà phòng HC-KT Vinacontrol Hải Phòng cần làm vì con người là yếu tố quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp. Do đó không chỉ hoàn thiện người quản lý, lãnh đạo (chính là Trưởng, Phó phòng) mà phải hoàn thiện cả các nhân viên của phòng. Vai trò của Trưởng phòng HC-KT rất quan trọng, bởi vì ở Vinacontrol Hải Phòng Trưởng phòng HC-KT còn kiêm cả Kế toán trưởng Chi nhánh và mọi hoạt động của phòng phải được quản lý, theo dõi chặt chẽ. Nếu không thì sẽ không phát huy hết năng lực của nhân viên và các trang thiết bị phục vụ. Đặc biệt cần phải đào tạo nâng cao chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho nhân viên của phòng. + Hoàn thiện mô hình tổ chức phòng HC-KT - Mặc dù mô hình của phòng HC-KT được trình bày ở trên đã gọi là đơn giản, gọn nhẹ song chức năng, nhiệm vụ cần phải được phân công một cách rõ ràng, cụ thể hơn để tạo tính chuyên nghiệp trong quản lý của Trưởng phòng và chuyên môn sâu các nghiệp vụ mà nhân viên của phòng thực hiện. - Chi nhánh cần sắp xếp nguồn nhân sự cho phòng HC-KT hợp lý hơn, lựa chọn người có đủ năng lực, phẩm chất vào từng vị trí công việc của phòng sao cho phù hợp và đạt hiệu quả nhất + Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Chi nhánh - Định hướng này nhằm giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả các công việc của Chi nhánh - Việc xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể giúp cho công việc thực hiện một cách khoa học, chính xác, kịp thời - Hoạt động của phòng HC-KT phải dựa vào quy chế hoạt động chung của Chi nhánh + Cải tiến thủ tục làm việc Hiện nay Nhà nước ta đã và đang không ngừng cải tiến đổi mới các thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực sao cho đảm bảo lợi ích của người dân, tránh bệnh quan liêu, cửa quyền về thủ tục. Vì vậy mội cơ quan, doanh nghiệp không chỉ riêng Vinacontrol Hải Phòng cũng đã và đang cải cách, đổi mới, đơn giản các thủ tục hành chính nhưng vẫn phải đảm bảo pháp luật chung của Nhà nước, nội quy, quy chế hoạt động của Công ty, Chi nhánh. + Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Trang thiết bị của Chi nhánh nói chung và phòng HC-kT nói riêng tương đối đầy đủ, hiện đại, song cần phải xây dựng phần mềm tin học để quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ. Điều này vừa góp phần nâng cao hiệu quả nghiệp vụ lưu trữ, tiết kiệm diện tích mặt bằng phòng vừa đảm bảo tính khoa học trong quản lý hồ sơ, công văn. 3.2. Giải pháp cụ thể 3.2.1. Giải pháp đầu tư con người cho phòng HC-KT - Qua thời gian thực tập tại phòng HC-KT của Vinacontrol Hải Phòng, em được biết và nhận thấy Trưởng phòng và Phó phòng HC-KT luôn gương mẫu trong mọi công việc, họ là những người có năng lực quản lý, điều hành nên luôn được Ban Giám đốc và các phòng ban khác tin tưởng. Vậy nhưng để áp dụng những tiến bộ về quản lý điều hành hoạt động của phòng HC-KT thì cả cán bộ, nhân viên của phòng cần phải được cung cấp, bổ sung những kiến thức chuyên môn cao hơn để có thể giúp Giám đốc những vấn đề thuộc chuyên môn hành chính, kế toán và theo dõi việc thực hiện của toàn Chi nhánh. - Đối với nhân viên thuộc bộ phận hành chính nên có kế hoạch tổ chức các khoá học bồi dưỡng về nghiệp vụ chuyên môn công tác văn phòng nhằm nâng cao kỹ năng. Thực tế cả cán bộ và nhân viên của toàn Chi nhánh nói chung, phòng HC-KT nói riêng đều có thể soạn thảo văn bản nhưng để đảm bảo việc soạn thảo đúng quy định, đẹp cả nội dung và hình thức thì không phải ai cũng biết để thực hiện cho đúng. Việc này đòi hỏi cán bộ, nhân viên cần phải nắm được yêu cầu, nguyên tắc, quy trình soạn thảo văn bản một cách đầy đủ, chính xác. Do đó Chi nhánh và cả phòng HC-KT cần tạo điều kiện về vật chất và thời gian để nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn soạn thảo văn bản cho cán bộ, nhân viên của phòng. Phòng HC-KT nên lập kế hoạch tổ chức mở lớp đào tạo ngắn hạn 3 tháng hoặc 6 tháng về nghiệp vụ văn phòng có thể tại Chi nhánh hoặc cử người đi học về chuyên môn nghiệp vụ văn phòng ở các trường có đào tạo nghiệp vụ văn phòng. - Vì mục tiêu của Chi nhánh là mở rộng quan hệ hợp tác và phát triển dịch vụ giám định nên sẽ có những mối quan hệ hợp tác với khách hàng nước ngoài cho nên hãy khuyến khích nhân viên nâng cao khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là ngoại ngữ chuyên nghành kinh doanh dịch vụ giám định. Do đó, khi tuyển dụng nhân sự cho phòng HC-KT nên lựa chọn người có năng lực chuyên môn và khả năng giao tiếp ngoại ngữ tốt nhất là ngoại ngữ về thương mại, ngoại ngữ chuyên nghành về dịch vụ giám định. Ngoài ra, nhiệm vụ của Trưởng phòng vừa phải theo dõi bao quát chung mọi hoạt động của phòng còn kiêm luôn vai trò Kế toán trưởng, song lại theo dõi và chịu trách nhiệm mang kế toán ngân hàng nên trách nhiệm của Trưởng phòng rát nặng nề. Vì vậy. Chi nhánh nên tuyển thêm 1 một nhân viên kế toán thực hiện mảng kế toán ngân hàng để giảm bớt công việc cho Trưởng phòng và hoạt động của phòng sẽ hiệu quả hơn. 3.2.2. Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 3.2.2.1. Nghiệp vụ thông tin Hệ thống thông tin trong nội bộ Vinacontrol Hải Phòng là tập hợp các kỹ năng và phương pháp được quy định rõ ràng, mà nhờ đó tạo ra các thông tin cần thiết cho lãnh đạo. Để nâng cao chất lượng nghiệp vụ thông tin, phòng HC-KT nên : - Thiết lập kênh thông tin rõ ràng : chính là để tránh sự quá tải thông tin cho phòng cũng như cho cả Chi nhánh. - Sử dụng nhiều kênh thông tin bằng việc giao nhiệm vụ cho các cá nhân hoặc bộ phận hành chính của phòng có trách nhiệm thu thập, phân tích các khía cạnh của thông tin. - Tăng cường thông tin phản hồi để lãnh đạo biết được những thông điệp của họ có được các nhân viên trong Chi nhánh hiểu, chấp nhận và thi hành đúng hay không. - Bảo đảm thông tin phải đúng lúc để khắc phục việc kém hiệu quả khi người nói bắt đầu nói, khi người nghe sẵn sàng để nghe. Cách đơn giản để khắc phục thực tế này là phải sắp xếp thời gian biểu trong các cuộc họp, sắp xếp công văn, giấy tờ một cách khoa học, hợp lý. - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên để họ có khả năng quản lý, vận hành các phương tiện kỹ thuật. 3.2.2.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trong thời gian thực tập tại đây em nhận thấy nhân viên văn thư của Vinacontrol Hải Phòng kiêm rất nhiều việc như : quản lý văn bản đến, đi, soạn thảo văn bản, viết giấy đi đường, viết phiếu nhập, xuất, quản lý con dấu đến tiếp khách, thậm chí nhiều khi phải xuống tận hiện trường để truyền đạt thông tin chỉ đạo của lãnh đạo Chi nhánh, lấy báo cáo nghiệm thu giám định... Nếu nhìn bên ngoài thì nhân viên văn thư ở đây rất đa năng nhưng thực tế về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thì họ làm việc theo thói quen, kinh nghiệm. Đặc biệt quá trình ghi chép lập danh mục hồ sơ lưu trữ chưa đảm bảo đúng quy trình, nhiều khi để dồn số lượng văn bản lại sau đó mới sắp xếp lập danh mục. Việc làm này sẽ làm cho việc tìm kiếm khi cần gặp khó khăn. Do đó, Chi nhánh nên tạo điều kiện cho nhân viên văn thư học thêm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, có thể áp dụng cách sau : - Học ở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở các trường, các trung tâm có đào tạo nghiệp vụ văn phòng, thời gian học vào thứ 7, chủ nhật hoặc vào các buổi tối ; - Hoặc đề xuất lên Công ty cử cán bộ văn phòng Công ty xuống tập huấn nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho nhân viên văn thư của Chi nhánh. Bên cạnh đó, nhân viên văn thư cũng nên thường xuyên cập nhật những thông tin mới, kinh nghiệm hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp bạn để có thể trau dồi thêm kiến thức mới về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ sao cho ứng dụng vào Chi nhánh có hiệu quả nhất. Ngoài ra, khi thực hiện nghiệp vụ văn thư cần bổ sung thêm sổ chuyển giao văn bản để việc quản lý văn bản chặt chẽ hơn, thực hiện khoa học hơn và cần phải làm sổ đăng ký văn bản mật riêng theo mẫu sau : Hình 14 : Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến STT Ngày tháng chuyển văn bản Số, ký hiệu văn bản(hoặc số phiếu gửi) Số lượng văn bản hoặc số lượng bì văn bản Đơn vị hoặc người nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Hình 15 : Mẫu sổ đăng ký văn bản mật STT Ngày đến Nơi gửi công văn Ngày tháng công văn Trích yếu nội dung Mức đọ mật Người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Đối với nghiệp vụ lưu trữ, để đảm bảo giữ gìn, bảo quản tài liệu được nguyên vẹn, lâu bền, an toàn thì Chi nhánh nên bố trí một phòng lưu trữ riêng với các trang thiết bị bảo quản tốt. Việc làm này là để tránh việc lưu trữ rải rác ở các phòng khác nhau, mỗi phòng một ít sẽ gây khó khăn trong tìm kiếm khi có việc cần. 3.2.3. Cải thiện hiệu quả bố trí, sắp xếp nơi làm việc - Việc để bàn tiếp khách cùng phòng làm việc với nhân viên thuộc bộ phận hành chính làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên hoặc gián đoạn cuộc tiếp xúc với khách. Vì vậy nên bố trí phòng tiếp khách riêng hoặc làm vách ngăn ngăn đôi phòng, điều này sẽ không làm ảnh hưởng tới công việc của nhân viên cũng như việc tiếp khách của Chi nhánh. - Nên bố trí 3, 4 cái ghế dành cho khách chờ ngoài cửa phòng làm việc của phòng HC-KT ở trụ sở 56 - Phạm Minh Đức để làm không mất thiện cảm của khách khi đến làm việc tại đây mà phải đứng chờ. - Mục tiêu hoạt động của phòng không chỉ đảm bảo hiệu quả mà còn đảm bảo tiết kiệm chi phí. Thực tế phòng làm việc có cửa sổ nhưng không mở, điều này cho thấy các phòng làm việc đã không sử dụng ánh sáng tự nhiên, hoàn toàn chỉ sử dụng ánh sáng điện. Các phòng làm việc cần có sự kết hợp ánh sáng tự nhiên và ánh sáng điện để có thể thực hiện việc tiết kiệm điện. - Bàn làm việc của nhân viên văn thư mặc dù được bố trí ngay bên ngoài cửa phòng làm việc của Trưởng phòng cũng nên có vách ngăn lối hành lang để công việc của nhân viên văn thư không phải chịu sự tác động các yếu tố bên ngoài. - Phòng làm việc của Trưởng phòng nên giảm bớt việc kê nhiều tủ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, điều này sẽ làm cho không gian của phòng rộng và thoáng hơn. KẾT LUẬN Văn phòng đang ngày càng khẳng định rõ vai trò của nó đối với hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp và là trợ thủ đắc lực cho các nhà lãnh đạo. Vì vậy, việc xây dựng văn phòng hiện đại, đầy đủ về vật chất và đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình và hăng say làm việc là nhiệm vụ của toàn cơ quan, doanh nghiệp nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng. Sau khi được học tập về kiến thức hoạt động văn phòng và thực tập tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng, tôi nhận thấy hoạt động văn phòng ở đây không vận dụng rập khuôn như lý luận mà vận dụng linh hoạt phù hợp với tình hình thực tế và đặc trưng của công ty mình. Khoá luận đã chỉ ra những thành tựu về kết quả hoạt động kinh doanh mà Vinacontrol Hải Phòng đã đạt được và trong đó có sự đóng góp không nhỏ của văn phòng. Văn phòng ở Vinacontrol Hải Phòng với tên gọi là phòng HC-KT đã thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ như lý luận về văn phòng đã nêu. Để đạt được kết quả đó là nhờ đội ngũ nhân viên phòng HC-KT có năng lực, nhiệt tình, làm việc đúng cam kết ; lãnh đạo phòng là những người giỏi chuyên môn, sát sao với công việc ; lãnh đạo công ty có sự quản lý khoa học và luôn tạo bầu không khí đoàn kết làm việc. Tuy nhiên, về mặt thực tiễn hoạt động vẫn còn một số hạn chế, thiếu sót nên bài khoá luận đã đưa ra đề xuất, biện pháp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng cho Chi nhánh. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức - Học Viện Hành Chính – NXB KH&KT năm 2008 Bài giảng môn Quản trị văn phòng – ThS.Trần Thị Ngà - Giảng viên Học Viện Hành Chính –năm 2008 Quản trị hành chính văn phòng - PGS.TS. Đồng Thị Thanh Phương, ThS.Nguyễn Thị Ngọc An – NXB Thống kê năm 2008 Kỷ yếu 50 năm thành lập và phát triển Vinacontrol – Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng Các báo cáo, quy định của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng-năm 2007,2008 Các khoá luận tốt nghiệp về văn phòng của Ngành Quản trị du lịch – văn phòng tại Thư viện trường Đại học Dân Lập Hải Phòng : Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản trị văn phòng ở Công ty cổ phần thi công cơ giới và dịch vụ - Vũ Thị Thu Hiền, lớp QT701P Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại CTCP Lilama 69-3, Lê Thị Nhung - Lớp QT801P Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại XNDV&XD thuỷ sản Đồ Sơn - Nguyễn Thị Tú Nhi, lớp QT801P Các tài liệu tham khảo khác : vinacontrol.com.vn