Một số nguyên tắc quản lý tài liệu trong môi trường cơ sở dữ liệu

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 49 6.3. Một số nguyên tắc quản lý tài liệu trong môi trường cơ sở dữ liệu Các quyết định về việc định thời hạn bảo quản tài liệu cơ sở dữ liệu cần được đưa ra ngay từ giai đoạn thiết kế hệ thống như là một bộ phận của một bảng thời hạn bảo quản tài liệu toàn diện cho toàn bộ hệ thống. Tuy nhiên, nếu như các quyết định như vậy không được đưa ra một cách có chủ định thì chúng cũng sẽ là một phần hàm ẩn của việc thiết kế hệ thống, có vai trò quyết định đối với những vấn đề, chẳng hạn như, tài liệu nào được tạo ra, những tài liệu nào trong số đó được giữ lại và chúng cần được lưu trữ như thế nào. Hàm ý của điều này là ở chỗ các quyết định quản lý văn thư và lưu trữ quan trọng phải được đưa ra như là một phần của việc thiết kế hệ thống, thậm chí là trước khi một tài liệu cụ thể nào đó được sản sinh. Việc xác định thời hạn bảo quản các tài liệu cơ sở dữ liệu là một công việc phức tạp, do các cấu trúc cũng như các dữ liệu (nội dung) có thể bị thay đổi theo thời gian. Khi mà các nội dung của dữ liệu hay cấu trúc của một cơ sở dữ liệu thay đổi thì tài liệu cũng bị thay đổi. Những thay đổi như vậy là cần thiết và thích hợp nếu như cơ sở dữ liệu được sử dụng như là một công cụ hữu hiệu trong việc tiến hành các hoạt động công việc. Những thay đổi trong nội dung của một cơ sở dữ liệu cần được quản lý theo các nguyên tắc quản lý văn thư. Trong một cơ sở dữ liệu được thiết kế hoàn chỉnh thì sơ đồ lô gíc sẽ bao gồm các quy tắc chi phối khi nào thì có thể bổ sung dữ liệu vào một cơ sở dữ liệu, thay thế hay xoá bỏ khỏi cơ sở dữ liệu đó. Những quy tắc đó cần tuân thủ theo cùng các tiêu chuẩn đã chi phối việc định thời hạn bảo quản cho bất kỳ tài liệu nào. Sự cần thiết phải giữ lại tài liệu trong một cơ sở dữ liệu xuất phát chủ yếu từ các mục đích công việc mà cơ sở dữ liệu đó phục vụ và sau đó là từ các luật và quy định hay chế độ, chính sách liên quan đến các hoạt động hay các đơn vị được tài liệu hoá trong cơ sở dữ liệu. Những yêu cầu công việc và yêu cầu pháp lý đó cần được kết hợp vào việc thiết kế cơ sở dữ liệu cũng như vào trong các cơ chế được áp dụng để kiểm soát những thay đổi hay việc xoá bỏ dữ liệu. Những yêu cầu đó cũng cần được phản ánh trong bảng thời hạn bảo quản tài liệu áp dụng đối với cơ sở dữ liệu. Khi những thay đổi trong cấu trúc lô gíc xảy ra thì những tài liệu về cấu trúc đã bị thay thế cần được giữ lại cho tới khi nào chúng còn cần thiết cho việc duy trì bất kỳ tài liệu nào mà (các) cấu trúc đã bị thay thế đã áp dụng. Khi các nỗ lực tái thiết kế chủ yếu được thực hiện thì (những) tài liệu thích hợp với cơ sở dữ liệu đó cũng cần được xem xét lại. Các cơ sở dữ liệu cần được đánh giá một cách toàn diện, tức là toàn bộ hệ thống cơ sở dữ liệu, bao gồm các thông tin đầu vào, đầu ra, các metadata và tài liệu liên quan cần thiết cần được đánh giá một cách đồng bộ. Những yêu cầu đối với việc giữ lại dữ liệu cần được xác định ở tất cả các cấp độ của cấu trúc cơ sở dữ liệu. Thêm vào đó, các yêu cầu định thời hạn bảo quản cũng cần được xác Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 50 định đối với các cấu trúc trình bày được sử dụng như là các phương án lựa chọn nhất quán trong cơ sở dữ liệu. Những tài liệu sản sinh từ các tác nghiệp cập nhật cần được giữ lại nếu như việc ghi chép về các tác nghiệp đó như chúng đã xảy ra là cần thiết hoặc nếu như các quy trình xác định thời hạn bảo quản được áp dụng trong cơ sở dữ liệu không đủ khả năng giữ lại những tài liệu có giá trị thực tiễn hay giá trị lưu trữ trước khi chúng bị thay đổi. Trong những trường hợp khác, việc giữ lại những tài liệu từ các tác nghiệp cập nhật chắc chắn là sẽ không cần thiết một khi dữ liệu đã được lưu trữ ở trong cơ sở dữ liệu. Những tài liệu trình bày đầu ra cần phải được giữ lại khi cần phải ghi lại rằng những tác nghiệp đó đã xảy ra hoặc khi chúng có vai trò như là bằng chứng trong một bối cảnh ở ngoài hệ thống cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như là một phần của một hồ sơ vụ việc. Trong những trường hợp khác thì vấn đề yêu cầu giữ lại các bản trình bày đầu ra có thể được thoả mãn thông qua việc duy trì khả năng tái tạo cùng một sản phẩm đầu ra từ cơ sở dữ liệu đó.