Nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động tại công ty TNHH Thương mại vận tải MTL - Chi nhánh Hà Nội

u đối với lợi nhuận của doanh nghiệp bằng cách lần lượt phân tích từng chính sách và ảnh hưởng của chúng đến doanh thu, chi phí và lợi nhuận ròng. a) Đánh giá tiêu chuẩn tín dụng - Doanh số bán của doanh nghiệp có thể bị tác động khi tiêu chuẩn tín dụng thay đổi cụ thể: + Khi các tiêu chuẩn tăng lên mức cao hơn thì doanh số bán giảm. + Ngược lại khi các tiêu chuẩn giảm thì doanh số bán sẽ tăng vì thông thường nó sẽ thu hút nhiều khách hàng có tiềm lực tài chính yếu hơn. - Ngoài ra, khi kỳ thu tiền bình quân tăng lên thì khả năng gặp những món nợ khó đòi nhiều hơn hay khả năng thua lỗ tăng lên và chi phí thu tiền cũng cao hơn. - Hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng thì phát sinh chi phí: chi phí quản lý và thu nợ tăng do trả lương nhân viên thu nợ, chi phí văn phòng phẩm (điện thoại, chi phí công tác đòi nợ); chi phí chiết khấu tăng, nợ khó đòi tăng và chi phí cơ hội của vốn tăng. * Do đó về nguyên tắc khi quyết định thay đổi tiêu chuẩn tín dụng phải dựa trên cơ sở phân tích chi phí và lợi nhuận trước và sau khi thay đổi sao cho đem lại lợi nhuận cao hơn. b) Phân tích thời hạn bán chịu - Thời hạn bán chịu là độ dài thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận được tiền bán hàng. - Nhà quản lý có thể tác động đến doanh thu bán hàng bằng cách thay đổi thời hạn tín dụng. Nếu tăng thời hạn bán chịu đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn vào các khoản phải thu, nợ khó đòi sẽ cao hơn và chi phí thu tiền bán hàng cũng tăng lên. Nhưng doanh nghiệp sẽ thu hút thêm được nhiều khách hàng mới và doanh thu tiêu thụ sẽ tăng lên. c) Chính sách chiết khấu - Chiết khấu là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị mệnh giá của hóa đơn bán hàng được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích họ thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn. - Khi tỉ lệ chiết khấu tăng thì doanh số bán tăng, vốn đầu tư vào khoản phải thu thay đổi và doanh nghiệp nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán. Các chi phí thu tiền và nợ khó đòi giảm khi tỉ lệ chiết khấu mới đưa ra có tác dụng tích cực. d) Chính sách thu tiền Là những biện pháp áp dụng để thu hồi những khoản nợ mua hàng quá hạn như: gửi thư, điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp, ủy quyền cho người đại diện, tiến hành các thủ tục pháp lý…Khi doanh nghiệp cố gắng đòi nợ bằng cách áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn thu hồi nợ càng lớn hơn nhưng chi phí thu tiền càng tăng cao. Đối với một số khách hàng khó chịu khi bị đòi tiền gắt gao và cứng rắn làm cho doanh số tương lai có thể bị giảm xuống. [10] 2.3. Theo dõi các khoản phải thu [13] 2.3.1. Mục đích: Nhà quản trị tài chính theo dõi khoản này nhằm: - Xác định đúng thực trạng của các khoản phải thu. - Đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách thu tiền. 2.3.2. Một số công cụ theo dõi các khoản phải thu [2] a) Kỳ thu tiền bình quân Là công cụ được dùng để theo dõi các khoản phải thu Các khoản phải thu Kỳ thu tiền bình quân = Doanh thu bán chịu bình quân một ngày trong kỳ b) Vòng quay khoản phải thu Doanh thu thuần Vòng quay khoản phải thu = Các khoản phải thu c) Mô hình tuổi các khoản phải thu [10] Phương pháp phân tích này dụa trên thời gian biểu về “tuổi” của các koản phải thu. Phương pháp này rất hữu hiệu đối với các khoản phải thu có sự biến động về mặt thời gian. d) Mô hình số dư trên tài khoản phải thu Phương pháp này đo lường phần doanh số bán chịu của mỗi tháng vẫn chưa thu được tiền tại thời điểm cuối tháng đó và tại thời điểm kết thúc của tháng tiếp theo. 2.3. Quản trị hàng tồn kho. Hầu hết các doanh nghiệp đều có hàng tồn kho bởi vì tất cả các công đoạn mua, sản xuất và bán không diễn ra vào cùng một thời điểm. Mặt khác, cần có hàng tồn kho để duy trì khả năng hoạt động thông suốt của dây chuyền sản xuất và các hoạt động phân phối, ngăn chặn những bất trắc trong sản xuất, vì vậy quản trị hàng tồn kho là một việc làm rất quan trọng. 2.3.1. Khái niệm và phân loại. a) Khái niệm. Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. b) Phân loại. Hàng tồn kho bao gồm: Thành phẩm tồn kho, sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành, sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho. 2.3.2. Quản trị chi phí tồn kho Để dự trữ hàng tồn kho, doanh nghiệp phải tốn kém chi phí. Các chi phí liên quan đến việc dự trữ tồn kho là: Chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, chi phí cơ hội… a) Chi phí tồn trữ. *Khái niệm: Chi phí tồn trữ là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hoá hay những chi phí biến đổi tăng, giảm cùng với hàng tồn kho. Tức là những chi phí tăng giảm phụ thuộc vào lượng hàng tồn kho nhiều hay ít. * Phân loại - Chi phí hoạt động bao gồm: chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm hàng tồn kho, chi phí hao hụt mất mát, mất giá trị do bị hư hỏng và chi phí bảo quản hàng hoá. - Chi phí tài chính bao gồm: chi phí sử dụng vốn, trả lãi vay cho nguồn kinh phí vay mượn để mua hàng dự trữ, chi phí về thuế, khấu hao… b) Chi phí đặt hàng. Bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng như: chi phí giấy tờ, chi phí vận chuyển, chi phí nhận hàng. Chi phí này thường ổn định, khối lượng hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ thì số lần đặt hàng tăng nên tổng chi phí đặt hàng cao và ngược lại. [10] 2.3.3. Một số công cụ đánh giá hàng tồn kho [1] a) Vòng quay hàng tồn kho Doanh thu thuần Vòng quay hàng tồn kho = Hàng tồn kho b) Số ngày luân chuyển hàng tồn kho - Số ngày luân chuyển hàng tồn kho = 360 / vòng quay hàng tồn kho. Chương II. Thực trạng quản trị vốn lưu động tại Công ty MTL-Chi nhánh Hà Nội I. Tổng quan về công ty MTL. 1.1. Giới thiệu về các hoạt động kinh doanh của công ty MTL. -Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại vận tải M.T.L -Tên giao dịch quốc tế: M.T.L Co.,Ltd. Worldwide transport & logistics -Website: WWW.mtl-vn.com. -Địa chỉ: * Head office: Địa chỉ: Số 33- Điện Biên Phủ, Phường Đakao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. Điện thoại: 84-8-8208093 ( 8 lines) Fax: 84-8-8208091 Email: sginfo@mtl-vn.com. *Chi nhánh Hà Nội: Địa chỉ: Tầng 3, Toà nhà CBC, Số 3B, Đặng Thái Thân, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại: 84-4-9333873 ( 4 lines) Fax: 84-4-9333876 Email: haninfo@mtl-vn.com. * Chi nhánh Hải Phòng: Địa chỉ: Km 104 + 200 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Đông Hải, Quận Hải An, Hải Phòng. Điện Thoại: 84-31-3741074 Email: Thilan@mtl-vn.com. Hoạt động kinh doanh chính của Công ty là: - Đại lý giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu và công cộng bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ. - Dịch vụ kho ngoại quan, kho CFS, kho ICD. - Kinh doanh kho bãi, xếp dỡ, lưu giữ hàng hóa xuất nhập khẩu trung chuyển. - Dịch vụ giao, nhận hàng hóa, làm thủ tục hải quan. - Đại lý tàu biển và môi giới hàng hải cho tàu biển trong và ngoài nước. - Dịch vụ kinh doanh hàng quá cảnh và chuyển tải hàng hóa qua Campuchia, Lào, Trung Quốc. - Dịch vụ đóng gói và kẻ ký mã hiệu hàng hóa cho nhà sản xuất trong nước và nước ngoài ủy thác. [7] 1.2. Tầm nhìn và triết lý kinh doanh của công ty[7] 1.2.1. Tầm nhìn. Công ty sẽ cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải, kho vận chuyên nghiệp, liên tục với chất lượng cao nhất và đặt mục tiêu vào năm 2015, MTL CO.,LTD sẽ trở thành một công ty giao nhận vận tải và kho vận hàng đầu Việt Nam và là đối tác tin cậy của các công ty nước ngoài với hệ hống đại lý đặt tại nhiều nước trên thế giới. 1.2.2. Triết lý kinh doanh “Chỉ cần bạn có nhu cầu, chúng tôi sẽ cung cấp”– “You just request it & We will provide”. 1.3. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty TNHH thương mại vận tải MTL là một công ty kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận vận tải, xuất nhập khẩu…được thành lập vào năm 2003, khởi đầu khiêm tốn chỉ với khoảng 10 nhân viên và văn phòng chính đặt tại thành phố Hồ Chí Minh. Mặc dù mới trải qua hơn 4 năm kinh nghiệm, nhưng với đội ngũ lãnh đạo trên 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải, ngoại thương và đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và có kiến thức chuyên môn, nên hiện nay ngoài văn phòng chính đặt taị TP Hồ Chí Minh, MTL còn có thêm hai chi nhánh tại Hà Nội và tại Hải Phòng với số lượng nhân viên lên đến 80 người và tất cả đều đã có được chỗ đứng nhất định trong thị trường giao nhận vận tải Việt Nam và Thế giới. Hiện tại MTL là đại lý của MAIMEX- là một trong những công ty vận tải hàng đầu thế giới, cùng với việc đã có những hợp đồng với các hãng hàng không trong nước, cũng như những mối quan hệ tốt với các hãng tàu trong và ngoài nước đã giúp cho MTL có thể đáp ứng tốt được nhiều nhu cầu khác nhau của khách hàng. MTL luôn bảo đảm rằng khách hàng sẽ nhận được những giải pháp tốt nhất cho lô hàng của họ. Đặc biệt, trong tháng 7/2008 vừa qua, một tin vui đã đến với MTL, khi công ty chính thức trở thành thành viên của hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế AOP - đây là một hiệp hội vận tải lớn nhất thế giới hiện nay. Điều này đã tạo ra những cơ hội rất lớn cho MTL.[7] 1.4. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của MTL Hà Nội. 1.4.1. Cơ cấu tổ chức. Hiện nay, công ty MTL-Chi nhánh Hà Nội có cơ cấu tổ chức theo chức năng nên rất gọn nhẹ, đảm bảo được sự linh hoạt trong hoạt động của công ty (xem hình 2) Hình 2 : Sơ đồ Cơ cấu tổ chức công ty MTL-Chi nhánh Hà Nội Ban Giám Đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng dịch vụ khách hàng Bộ phận hiện trường 1.4.2. Cơ cấu nhân sự của công ty MTL- chi nhánh Hà Nội. Hiện nay MTL-Chi nhánh Hà Nội có tất cả 20 nhân sự: + 1 Giám đốc : Nguyễn Tuấn Anh. + 1 Phó giám đốc : Nguyễn Thị Thanh Mai. + 1 Trưởng phòng Sea: Tạ Thị Hương Giang + 1 Trưởng phòng Air: Nguyễn Tiến Dương. + 16 nhân viên làm việc tại các phòng ban khác nhau.[7] 1.5. Các đơn vị kinh doanh của công ty. * Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh sẽ đảm nhận những công việc: - Tìm kiếm, đàm phán và ký kết hợp đồng. - Kết hợp với phòng tài chính xây dựng giá thành và đảm bảo cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt nhất. - Kết hợp với phòng dịch vụ lên kế hoạch giao nhận hàng cho khách hàng. - Lập kế hoạch quảng cáo và xúc tiến nhằm quảng bá hình ảnh cho công ty. * Phòng tài chính kế toán : - Thực hiện tất cả các công việc kế toán tài chính doanh nghiệp cho công ty. - Cố vấn cho giám đốc công tác tài chính theo qui định của pháp luật. - Xây dựng kế hoạch và định hướng công tác tài chính ngắn hạn cũng như dài hạn cho công ty. - Quản lý tài sản của công ty, thu hồi công nợ, tính lương, quyết toán định kỳ với ngân hàng. * Phòng dịch vụ khách hàng: - Lên kế hoạch tiếp xúc, hỗ trợ, tư vấn và các dịch vụ hậu mãi cho khách hàng trên cơ sở phối hợp với phòng kinh doanh. - Giải quyết và làm các chứng từ cần thiết cho các lô hàng xuất nhập như: Invoice, Bill of lading, Shipping advise… - Mở file và lưu trữ thông tin của các khách hàng sau khi đã hoàn thành việc vận chuyển hàng . * Bộ phận hiện trường: - Giám sát trực tiếp việc xếp dỡ, làm hàng tại kho của khách hàng, tại kho của MTL, tại các cảng biển và tại sân bay. - Phối hợp với bộ phận kinh doanh điều động nhân công, hệ thống xe, cần cẩu, cần trục, palet… - Kiểm tra tàu, hầm chứa hàng, khoang hàng,… - Phải quan tâm và báo cáo lại cho người phụ trách về mảng hàng đó khi hàng đã chính thức rời cảng hoặc đã chính thức cập cảng.[7] II. Thực trạng quản trị vốn lưu động tại MTL-Chi nhánh Hà Nội. 2.1. Phân tích hoạt động kinh doanh của MTL trong giai đoạn 2006-2008. Trong 3 năm gần đây, công ty MTL-Chi nhánh Hà Nội liên tục phát triển nhanh chóng, doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng đều thể hiện ở bảng sau đây: Bảng1: Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2006-2008 Đơn vị: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu cung cấp dịch vụ 38,436,257,250 50,850,540,290 60,820,240,300 2. Các khoản giảm trừ 358,654,125 386,956,200 506,204,345 3. Doanh thu thuần cung cấp dịch vụ 38,077,603,125 50,463,584,090 60,314,035,955 4. Giá vốn cung cấp dịch vụ 30,540,260,365 38,265,310,105 45,348,470,125 5.Lợi nhuận gộp 7,537,342,760 12,198,273,985 14,965,565,830 6. Chi phí cung cấp dịch vụ 1,850,369,210 2,259,364,245 2,960,346,145 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 1,012,316,851 1,315,240,120 1,890,267,839 8. Lợi nhuận trước thuế 4,674,656,699 8,623,669,620 10,114,951,846 9. Thuế thu nhập doanh nghiệp 1,308,903,876 2,414,627,494 2,832,186,517 10. Lợi nhuận sau thuế 3,365,752,823 6,209,042,126 7,282,765,329 (Nguồn: báo cáo tài chính công ty MTL giai đoạn 2006-2008) Nhận xét: Qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty MTL ta có thể đưa ra các nhận xét về tình hình kiểm soát chi phí và lợi nhuận như sau: a) Các khoản mục chi phí: Dựa vào báo cáo kết quả kinh doanh của MTL ta có thể thấy rằng kết cấu chi phí của công ty bao gồm: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, được thể hiện ở bảng sau đây: Bảng 2 : Phân tích tình hình biến động của giá vốn hàng bán, và các khoản mục chi phí của MTL. Chỉ tiêu Chênh lệch tuyệt đối % theo quy mô 07/06 08/07 08/06 07/06 08/07 08/06 Giá vốn hàng bán 7,725,049,740 7,083,160,020 14,808,209,760 125.295% 118.510% 148.486% Chi phí bán hàng 408,995,035 700,981,900 1,109,976,935 122.034% 131.025%% 159.987% Chi phí quản lí 302,923,269 575,027,719 877,950,988 129.924% 143.720% 186.727% ( Nguồn: trích báo cáo KQKD của MTL trong giai đoạn 2006- 2008) Qua bảng ta thấy được rằng, giá vốn hàng bán có xu hướng tăng mạnh trong 3 năm qua. Mức tăng năm 2007 so với năm 2006 là cao nhất, điều này là do năm 2007, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã được mở rộng do những điều kiện thuận lợi của nền kinh tế cũng như chiến lược phát triển chung của công ty. Năm 2007, công ty đã đa dạng hóa dịch vụ của mình sang nhập khẩu và lắp đặt các thiết bị máy móc cho các nhà máy và khu công nghiệp, đây cũng là bước cuối cùng trong dịch vụ door-to-door. Đến năm 2008, mức tăng của giá vốn hàng bán là thấp hơn so với năm trước đó nhưng vẫn ở mức cao. Các khoản mục chi phí của MTL đều tăng trong 3 năm qua. Nhìn chung mức tăng của chi phí bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi phí quản lý doanh nghiệp trong năm 2008 cao hơn so với mức tăng trong năm 2007. Bởi vì trong năm 2008, tình hình kinh tế vĩ mô của chúng ta gặp rất nhiều khó khăn, ảnh hưởng mạnh đến các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và sau đấy là gián tiếp ảnh hưởng đến các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải, kho vận như MTL. Hoạt động kinh doanh gặp nhiều khó khăn, chi phí cũng tăng cao hơn so với năm trước. b) Phân tích lợi nhuận: Theo những thông tin được cung cấp từ báo cáo kết quả kinh doanh của công ty thì kết cấu lợi nhuận của MTL chỉ có lợi nhuận từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, thể hiện như sau: Bảng 3: Phân tích kết cấu của lợi nhuận. Chỉ tiêu Chênh lệch tuyệt đối 07/06 08/07 08/06 LN gộp từ HĐ bán hàng và cung cấp DVụ 4,660,931,220 2,767,291,850 7,428,223,070 LN trước thuế 3,949,012,921 1,491,282,220 5,440,295,141 LN sau thuế 2,843,289,303 1,073,723,203 3,917,012,506 ( Nguồn: trích báo cáo KQKD của MTL giai đoạn 2006- 2008) Qua bảng trên ta dễ dàng thấy: Lợi nhuận của công ty trong những năm qua đều tăng. Năm 2007, cùng với sự bùng nổ của nền kinh tế, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam kinh doanh rất hiệu quả, chính vì vậy MTL cũng thu được lợi nhuận tăng ở mức cao, lợi nhuận gộp từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng là 4,660,931,220 VND so với năm 2006, đây là mức tăng cao nhất trong những năm qua của công ty. Tuy nhiên, sang năm 2008, như đã nói ở trên, tình hình khó khăn của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở nửa cuối năm đã làm cho lợi nhuận của MTL sụt giảm đáng kể. Lợi nhuận gộp từ hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ tăng 2,767,291,850VND so với năm 2007 và lợi nhuận sau thuế cũng chỉ tăng 1,073,723,203VND. Tuy mức tăng trưởng lợi nhuận không cao nhưng đây đã là một sự nỗ lực lớn của công ty nhằm hạn chế mức tăng của chi phí, nâng cao doanh thu để có thể đạt được mức lợi nhuận đã đề ra. Mặc dù vậy, cũng không thể phủ nhận một điều là sự gia tăng của các khoản mục chi phí trong 3 năm qua đã hạn chế lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tình trạng này có thể giải thích là do rất nhiều nguyên nhân vi mô cũng như vĩ mô, tuy nhiên chúng ta sẽ chỉ tìm hiểu về một nguyên nhân rất quan trọng. Đây không chỉ là điểm yếu của MTL mà còn là khó khăn chung của hầu hết các công ty Việt Nam đang gặp phải trong bối cảnh chúng ta đang hội nhập với nền kinh tế đang trên đà suy thoái của thế giới. Đấy chính là vấn đề khó khăn trong quản trị vốn lưu động. 2.2. Thực trạng quản trị vốn lưu động tại MTL. 2.2.1. Phân tích các chỉ số phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động của MTL Dựa trên cơ sở lí thuyết trình bày ở chương I ta có bảng sau: Bảng 4: các chỉ số đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Năm Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Số vòng quay vốn lưu động 2.187 2.602 2.025 Kỳ luân chuyển vốn lưu động 164.609 138.355 177.778 Hệ số thanh toán nhanh 4.325 4.568 4.136 Hệ số thanh toán tức thời 1.532 1.625 1..235 Số vòng quay vốn lưu động của MTL trong năm 2007 tăng cao so với năm 2006 nhưng sau đó lại giảm mạnh vào năm 2008. Như vậy sự luân chuyển vốn lưu động trong một kỳ kinh doanh ( tính là một năm) để tạo ra doanh thu thuần của MTL nhìn chung là hiệu quả nhưng số vòng quay vốn lưu động vào năm 2008 chậm hơn so với 2 năm trước đó, do vậy hiệu quả sử dụng vốn lưu động cần phải được nâng cao. Hệ số thanh toán nhanh cũng như hệ số thanh toán tức thời thể hiện khả năng thanh khoản thực sự của Công ty dao động rất ít, hầu như 1VNĐ nợ ngắn hạn được đảm bảo chi trả bằng hơn 4VNĐ giá trị tài sản lưu động. Hệ số thanh toán tức thời của MTL qua 3 năm luôn được duy trì ở mức lớn hơn 1, do vậy thể hiện khả năng chi trả các khoản vay ngắn hạn mà không cần phải bán hàng tồn kho. Tuy nhiên, ta cũng thấy rằng sự chênh lệch giữa hệ số thanh toán nhanh và hệ số thanh toán tức thời của công ty lại là rất lớn, điều này cho thấy một điều là khoản phải thu chiếm một tỷ lệ cao trong cơ cấu tài sản lưu động. Đây lại là một vấn đề mà MTL cần phải hạn chế để có thể đạt được hiệu quả quản trị khoản phải thu một cách tốt nhất. 2.2.2. Thực trạng quản trị tiền mặt. Khởi điểm của việc kiểm soát đầu tư vào tài sản ngắn hạn là sự kiểm soát một cách hữu hiệu tiền mặt hay những khoản tương đương tiền mặt. Tương đương tiền mặt là các chứng khoán khả nhượng . Tiền mặt của Công ty thường được giữ dưới hình thức tiền mặt tồn tại quỹ, tiền gửi ngân hàng trong tài khoản Tổng công ty và dạng ngân phiếu. Phân tích sự luân chuyển tiền mặt thuần của MTL trong giai đoạn qua ta có: Bảng 5: Bảng tóm tắt lưu chuyển tiền tệ thuần Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động SX- KD 536,356,869 896,589,250 683,586,235 Lưu chuyển tiền thuận từ hoạt động đầu tư 125,589,568 136,746,586 (325,956,350) Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ 661,946,437 1,033,335,836 357,629,885 Tiền và tương đương tiền đầu kỳ 321,435,123 384,698,756 294,478,693 Tiền và tương đương tiền cuối kỳ 352,743,421 312,693,425 189,746,258 ( Nguồn: trích bản báo cáo lưu chuyển tiền tệ giai doạn2006- 2008) Bảng 6: tỷ lệ % theo quy mô của tiền mặt: Năm So với 2006 2007 2008 Tổng tài sản 8.371% 10.769% 7.472% Tài sản lưu động 51.413% 55.359% 43.258% ( Nguồn: dựa trên bảng cân đối kế toán của MTL giai đoạn 2006- 2008) Tỷ lệ % theo quy mô của tiền mặt so với tổng tài sản và tài sản lưu động có xu hướng giảm trong 3 năm qua. Điều đó thể hiện việc sử dụng tiền mặt một cách hiệu quả của Công ty, tránh tình trạng tiền nhàn rỗi quá nhiều. Tuy nhiên bản thân Công ty cần phải hạch toán nhu cầu tiền mặt dự trữ cần thiết một cách chính xác nhất có thể đủ để trang trải cho các hoạt động kinh doanh thường nhật của Công ty và sử dụng trong những trường hợp cấp bách. Dựa vào lí thuyết đã được trình bày ở chương I ta có vòng quay tiền mặt qua các năm 2006- 2008 như sau: Bảng 7: Vòng quay tiền mặt Năm Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Vòng quay tiền mặt 108.961 162.621 320.534 Như vậy trong 3 năm vừa qua vòng quay tiền mặt của MTL liên tục tăng cao, đặc biệt là trong năm 2007 và 2008, đây là một tín hiệu không tốt cho hiệu quả kinh doanh của Công ty. Cùng với sự phát triển của ngành giao nhận và kho vận của cả nước, Công ty đang đứng trước một sự cạnh tranh gay gắt chưa từng có trong lịch sử của Công ty. Đặc biệt ở thời điểm cuối năm 2008, do tình hình kinh tế thế giới cũng như là Việt Nam đang hết sức khó khăn.Các doanh nghiệp xuất khẩu của Việt Nam gặp vô vàn khó khăn trong việc khai thác thị trường mới và duy trì được thị trường xuất khẩu cũ. Do vậy MTL phải rất linh hoạt trong chính sách bán hàng, cung cấp dịch vụ, mở rộng quan hệ để thu hút khách hàng nhằm nâng cao doanh thu cũng như lợi nhuận của mình. MTL sẽ phải cung cấp tín dụng cho khách hàng nhiều hơn nhằm mục đích thu hút các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng dịch vụ của mình. Tuy nhiên, chính sách bán hàng này lại cũng là một nguyên nhân quan trọng trong việc làm giảm mức độ dự trữ tiền mặt của MTL, đây sẽ là một trở ngại lớn đối với Công ty nếu Công ty không đủ tiền mặt trang trải cho các khoản đầu tư ngắn hạn, vốn bị chiếm dụng không phải là điều mà các doanh nghiệp dễ dàng chấp nhận đánh đổi trong hoạt động kinh doanh của mình bởi vì điều đó sẽ tạo ra một chi phí cơ hội khá lớn trong việc sử dụng tiền mặt. Cùng với biện pháp đẩy mạnh doanh số bán hàng và mở rộng đối tượng khách hàng như trên thì MTL cũng đã biết vận dụng một số các biện pháp nhằm tăng tốc độ thu hồi tiền mặt cụ thể như sau: + Việc giải quyết các thủ tục giấy tờ hành chính đã được tinh giảm một cách tối thiểu, mỗi bộ phận tự quản lí hoạt động của mình và báo cáo lại giám đốc vào cuối mỗi tháng, hết một quý lại có cuộc họp báo cáo kết quả kinh doanh của toàn Công ty. Cơ chế này giúp các phòng tự chủ động điều chỉnh hoạt động của mình, tránh tình trạng toàn quyền của ban giám đốc làm quy trình thủ tục hành chính trở nên phức tạp hơn. + Về phương thức thanh toán thì sử dụng hình thức chuyển tiền thông qua hệ thống Ngân hàng. Lợi ích của phương thức này là doanh nghiệp có thể fax báo cáo về Công ty và chuyển tiền vào tài khoản Công ty mở tại ngân hàng hay rút tiền tại Ngân hàng đáp ứng kịp thời các nhu cầu cấp thiết, đảm bảo thông suốt trong quá trình thực hiện hợp đồng. + Về việc chi trả lương cho công nhân viên được thực hiện thông qua phòng tổ chức hành chính, phòng này có vai trò nhận lương cho tất cả các nhân viên trong Công ty và nhân viên phải tự xuống lấy phần lương của mình bằng cách kí vào giấy xác nhận. Với biện pháp này nên Công ty không thể kéo dài thời gian chi trả lương cho công nhân viên, trong khi đó tiền được chuyển đến phòng tổ chức hành chính phải nằm đợi một khoản thời gian thì tất cả các nhân viên mới nhận đủ khoản lương của mình. Với xu thế quản lí lương hiện nay, Công ty còn khá lạc hậu khi chưa vận dụng được biện pháp trả lương cho nhân viên thông qua tài khoản ở Ngân hàng, vừa nhanh gọn lại vừa thuận tiện, với quan hệ sẵn có với các hệ thống Ngân hàng thì điều này không phải là khó, tuy nhiên nó chưa thực sự phổ biến và còn khó làm quen với toàn bộ công, nhân viên Công ty, đòi hỏi một khoảng thời gian dài để thích nghi. + Thông thường việc thanh toán tiền với các nhà cung cấp cũng thực hiện bằng việc trả chậm. Công ty có gắng thuyết phục nhà cung cấp bán hàng theo phương thức trả chậm để tranh thủ sử dụng các khoản tiền vào các hoạt động đầu tư ngắn hạn khác. Ngoài ra, Công ty không có một phòng ban hay có người cụ thể chịu trách nhiệm về quản lí tiền mặt, mà hầu hết trách nhiệm này thuộc vào bản thân các phòng thực hiện kinh doanh. Vì vậy, các phòng ban phải tự cân đối thời gian cho khách hàng nợ với thời gian nợ tiền của nhà cung cấp sao cho hoạt động được hiệu quả nhất, không bị ứ đọng hay chiếm dụng vốn quá dài hạn. 2.2.3. Thực trạng quản trị khoản phải thu: Những thông tin về quy mô khoản phải thu trong cơ cấu tài sản lưu động và tổng tài sản của MTL được thể hiện quả bảng sau đây: Bảng 8: tỉ lệ % theo quy mô của khoản phải thu. Năm So với 2006 2007 2008 Tổng tài sản 6.142% 7.566% 8.586% Tài sản lưu động 43.356% 38.845% 50.532% ( Nguồn: dựa trên bảng cân đối kế toán của MTL giai đoạn 2006- 2008) Giá trị khoản phải thu luôn ở mức rất lớn và liên tục tăng trong giai đoạn 2006- 2008. Năm 2007 tỷ lệ % theo quy mô của khoản phải thu so với tổng tài sản và tài sản lưu động đều có xu hướng giảm, nhưng giảm rất ít ở mức bằng 8.256% tổng tài sản và 43.356% tổng tài sản lưu động. Sang năm 2008 con số này lại tiếp tục tăng lên rất cao. Điều này được giải thích khá rõ nét qua chính sách bán hàng vừa phân tích ở trên. Việc cấp tín dụng cho các khách hàng của MTL thực sự chưa được kiểm soát một cách chặt chẽ. Hầu như không có nhiều điều kiện ràng buộc về việc khách hàng được phép mua hàng thanh toán chậm. Các khách hàng này hầu hết là các khách hàng quen thuộc nên việc cấp tín dụng cho họ chỉ hoàn toàn dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau, trên mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên. Chỉ trừ một số trường hợp khách hàng mới lần đầu làm ăn với Công ty hay những khách hàng mà Công ty hoàn toàn không biết gì về họ thì Công ty mới tiến hành việc đánh giá vị thế của các khách hàng nhằm cung cấp tín dụng cho họ và đảm bảo rủi ro là nhỏ nhất. Việc đánh giá này được thực hiện theo các nguyên tắc: + Tư cách tín dụng: chính là thái độ tự nguyện có nghĩa vụ trả nợ của khách hàng qua những lần trao đổi mua bán khởi đầu với Công ty áp dụng đối với các khách hàng mới. + Năng lực trả nợ: dựa vào những lần thanh toán tiền hàng nhanh, đúng hạn thì uy tín khách hàng được đánh giá cao và ngược lại, thanh toán quá hạn uy tín của họ ngày một giảm sút. + Vốn: nhân viên của MTL có thể đánh giá vốn của khách hàng qua tài sản vật chất của doanh nghiệp họ. Đôi khi việc đánh giá này không chính xác do tài sản này có thể được đầu tư bằng các khoản vay. + Điều kiện: Sự biến động của thị trường tác động đến tình hình doanh thu và lợi nhuận của khách hàng đang hoạt động trong ngành hàng chịu biến động. Dựa trên tất cả các yếu tố này, Công ty sẽ xem xét để cấp cho khách hàng một khoản tín dụng hợp lí. Tuy nhiên, đây là quá trình hãn hữu xảy ra trong hoạt động bán hàng của MTL vì thực tế việc thực hiện quy trình đánh giá vị thế khách hàng này còn bị chi phối bởi nhiều yếu tố khó khăn về chủ quan cũng như khách quan như: bản thân Công ty không có đủ năng lực về mặt tài chính cũng như nhân lực để thực hiện quá trình này hiệu quả, bên cạnh đó việc tìm hiểu về tình hình kinh doanh của các khách hàng là vô cùng khó khăn, nếu không có sự minh bạch về các báo cáo tài chính thì dường như việc này có hệ số chính xác rất thấp… Chính vì các nguyên nhân trên nên việc bán hàng chịu của Công ty hầu như không được đảm bảo. Mặc dù hầu hết đều là các khách hàng có uy tín, nhưng bên cạnh đó còn có những doanh nghiệp chưa thực hiện nghĩa vụ thanh toán đến hạn quy định với MTL, chính điều này là phương thức bán hàng thu tiền theo kiểu gối đầu của MTLtưởng rằng đã rất hiệu quả nhưng trên thực tế đã để lại khá nhiều hợp đồng chưa quyết toán được. Một khoản vốn lớn bị chiếm dụng trong khoảng thời gian dài đã gây rất nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh của MTL và dẫn đến lợi nhuận liên tục giảm và âm với giá trị khá lớn trong năm 2008. Để việc thu hồi tiền có thể diễn ra một cách hiệu quả thì Công ty đã đưa ra biện pháp như: nếu khách hàng không thực hiện đúng theo quy định về thời hạn thanh toán và số tiền phải thanh toán hết thì Công ty sẽ cưỡng chế việc thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá tiếp theo và nếu kéo dài liên tục thì ngưng việc thực hiện việc xuất nhập khẩu hàng hoá. Tuy nhiên biện pháp này chỉ mang tính chất cứu vãn tình thế mà thôi, nó chưa đủ mạnh để giúp Công ty có thể thu hồi được khoản nợ ngay.. Chính vì vậy đưa ra một chính sách tín dụng khả quan là một điều cần thiết trong nhu cầu hiện nay của MTL. 2.2.4. Thực trạng quản trị hàng tồn kho Bảng 9: tỷ lệ % theo quy mô của hàng tồn kho: Năm Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Tổng tài sản 1.348% 1.589% 1.723% Tài sản lưu động 5.231% 5.796% 6.210% ( Nguồn: dựa trên bảng cân đối kế toán của MTL giai đoạn 2006- 2008) Dựa vào cơ sở lí thuyết chương I ta tính được các số liệu sau: Bảng 10: Vòng quay hàng tồn kho Năm Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Số vòng quay hàng tồn kho 134.253 156.236 159.245 Số ngày luân chuyển hàng tồn kho 2.681 2.304 2.260 Số vòng quay hàng tồn kho càng ngảy càng tăng và số ngày luân chuyển hàng tồn kho càng ngày càng giảm chứng tỏ việc quản lý hàng tồn kho của MTL đã từng bước được cải thiện. Năm 2007, số vòng quay hàng tồn kho của MTL tăng mạnh từ mức 134.253 lên 156.236, điều này là do trong năm 2007 MTL gặp nhiều thuận lợi trong kinh doanh, các hợp đồng được thực hiện một cách nhanh chóng, suôn sẻ, ít có hợp đồng dở danh. Sang năm 2008, hệ số này vẫn đượ duy trì ổn định như năm 2007, đây là một điều rất đáng mừng cho MTL trong vấn đề quản lý hàng tồn kho nói riêng và quản lý vốn lưu động nói chung. Nhìn chung trong 3 khoản mục của vốn lưu động là tiền mặt, khoản phải thu và hàng tồn kho thì MTL quản lý khoản mục hàng tồn kho hiệu quả nhất, lý do chính là bởi vì MT không phải là doanh nghiệp sản xuất nên việc quản lí hàng tồn kho không quá phức tạp. Thực tế, ngoài cung cấp dịch vụ giao nhận, kho vận trong ngành ngoại thương MTL còn nhập khẩu các loại hàng hoá bắt nguồn từ yêu cầu của khách hàng hay nắm được nhu cầu lớn của thị trường, chính vì vậy trên nguyên tắc là lượng hàng tồn kho của Công ty phải rất ít. Tuy con số này đã tăng mạnh so với ngành nghề kinh doanh của Công ty trong 2 năm gần đây nhưng vẫn chiếm tỷ lệ nhỏ nhất trong cơ cấu vốn lưu động của Công ty vì thế khoản mục hàng tồn kho của MTL là được đảm bảo nhất. Chương III. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động tại MTL. I. Một số dự báo về vận tải tại Việt Nam và phương hướng phát triển của MTL đến năm 2015. 1.1. Một số dự báo về vận tải trong thời gian tới tại Việt Nam. Trong thời điểm hiện nay, với chính sách mở cửa của nền kinh tế quốc dân, đặc biệt là Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của WTO, thì hàng hoá sản xuất ra ngày càng nhiều, nhu cầu trao đổi cũng như nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hoá ngày càng lớn làm cho khối lượng hàng lưu chuyển không ngừng tăng lên. Mối quan hệ giữa Việt Nam với các nước trong khu vực cũng như trên thế giới không ngừng được mở rộng đã tạo cho buôn bán hai chiều phát triển. Điều này cho thấy triển vọng phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế ở Việt Nam trong những năm tới là rất lớn. Ta có thể thấy cụ thể qua bảng dự báo tình hình xuất nhập khẩu của Việt Nam đến năm 2015 (các số liệu được tính theo hai mốc là các năm 2010 và 2015). Bảng 11: Dự báo mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Việt Nam đến năm 2015 Đơn vị: 10.000 tấn TT Mặt hàng xuất Năm 2010 Năm 2015 Min Max Min Max 1 Dầu thô 20000 25974 30000 43372 2 Than đá 5500 7413 6500 9397 3 Gạo 2500 3247 3000 4337 4 Xi măng 3000 3896 4000 5783 5 Đồ gỗ và sản phẩm gỗ 500 649 760 1099 6 Cà phê 260 338 370 535 7 Cao su 300 390 387 560 8 Hàng dệt may 150 195 200 289 9 Hạt điều 100 130 160 231 10 Tôm đông lạnh 110 143 150 217 11 Hạt tiêu 60 76 82 119 12 Chè 50 65 72 104 13 Thịt chế biến 40 52 60 87 14 Các mặt hàng khác 16930 21987 23259 33626 15 Tổng cộng 49500 64474 69000 99756 (Nguồn: Viện khoa học kinh tế giao thông vận tải)[9] Bảng 12: Dự báo hàng nhập khẩu của việt Nam đến năm 2015. Đơn vị: 10.000 tấn TT Mặt hàng nhập Năm 2010 Năm 2015 Min Max Min Max 1 Xăng dầu 7500 9740 7000 10120 2 Hàng Container 8500 11039 14000 20240 3 Kim khí 5600 7273 8000 11560 4 Phân bón 3000 3896 3500 5060 5 Thiết bị 1500 1948 3000 3437 6 Lương thực 800 1039 1000 1446 7 Hoá chất 100 130 1500 2069 8 Hàng khác 500 649 7129 10306 9 Tổng cộng 27500 35714 45129 65138 ( Nguồn : Viện khoa học kinh tế giao thông vận tải)[9] Những mặt hàng xuất khẩu có khả năng tăng mạnh là dầu thô, than đá, hàng nông sản như gạo, cà phê, hạt điều, lạc…hàng thuỷ sản và các loại hàng tổng hợp đóng trong container như hàng may mặc, dày dép. Sản lượng dầu thô sẽ xuất khẩu mạnh trong thời gian tới, năm 2000 Việt Nam khai thác và xuất khẩu khoảng 20 triệu tấn và dự kiến con số này trong năm 2010 là 30 triệu tấn. Những loại hàng xuất khẩu khác sẽ được chủ yếu vận chuyển bằng container như may mặc, dày dép, cà phê…và những mặt hàng này dần dần sẽ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng khối lượng hàng hoá xuất khẩu. Về nhập khẩu, đáng chú ý là nhập khẩu máy móc và nguyên liệu phục vụ cho sản xuất như: xăng dầu, phân bón, hoá chất… và xu hướng hàng hoá nhập khẩu được vận chuyển bằng container là chủ yếu. Để đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu ngày càng tăng, đòi hỏi phải có những biện pháp hữu hiệu của nghành vận tải mới có thể góp phần thúc đẩy buôn bán và đưa nền kinh tế nước ta hoà nhập với nền kinh tế khu vực và trên thế giới. Như vậy khối lượng hàng hoá xuất nhập khẩu sẽ tăng, trong đó khối lượng hàng hoá xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển sẽ tăng mạnh. Khối lượng hàng hoá xuất nhập khẩu đi bằng đường biển chiếm khoảng 90-95%. Ngoài ra lượng hàng hoá quá cảnh của một số nước láng giềng cũng như các nước trên thế giới qua Việt Nam sẽ tăng lên. Theo thống kê của cục hàng hải Việt Nam thì lượng hàng hoá dự kiến thông qua các cảng biển của Việt Nam năm 2010 là 258 triệu tấn (Xem bảng 13). Bảng 13: Tỷ trọng các loại hàng hóa dự kiến vận chuyển tại các cảng biển Năm Hàng hoá 2010 Hàng khô, tổng hợp 169,49 Dầu thô 30,00 Hàng quá cảnh 9,31 Dự kiến cảng chuyển tàu quốc tế 49, 00 Tổng cộng 257,30 ( Nguồn: Cục hải quan Việt nam)[8] 1.2. Phương hướng phát triển của MTL đến năm 2015. Hiện nay, với nền kinh tế thị trường, mở cửa giao thương với các quốc gia trên thế giới rộng rãi thì tất cả các doanh nghiệp tại Việt nam đều phải đối mặt với những khó khăn, thách thức nhất định trên tất cả các lĩnh vực. Bên cạnh đó dựa vào những căn cứ nêu trên và thực tế hoạt động tại công ty TNHH thương mại vận tải MTL trong thời gian qua. Để tồn tại và phát triển thì tất cả các công ty trong lĩnh vực giao nhận vận tải, kho vận nói chung cũng như công ty TNHH thương mại vận tải MTL nói riêng cần phải có đường hướng và những biện pháp rõ ràng phù hợp với thực tế. Để tạo tính ổn định trong kinh doanh của mình, tránh được các biến động của thị trường thì song song với việc giữ vững thị trường hiện có, MTL cần phải tìm biện pháp thích hợp để mở rộng hoạt động dịch vụ giao nhận đường biển, hàng không hơn nữa trên toàn quốc và nhiều quốc gia khác. Để mở rộng thị trường thì có hai hình thức để thực hiện, đó là mở rộng theo chiều rộng và theo chiều sâu: - Mở rộng thị trường theo chiều rộng: là mở rộng thị trường theo phạm vi địa lý. Công ty MTL hiện tại đã có một chỗ đứng nhất định trong thị trường giao nhận vận tải, kho vận đã cung cấp dịch vụ đi nhiều thị trường ở hầu hết các châu lục trên thế giới. Tuy nhiên vẫn còn một số thị trường tiềm năng mà MTL vẫn chưa khai thác được nhiều như: Đông Âu, Nam Mỹ, Trung Đông. Vì vậy MTL cần phải tích cực hơn nữa và có chiến dịch xúc tiến trong việc khai thác những tuyến vận tải này. - Mở rộng thị trường theo chiều sâu: Hiện tại MTL đã khai thác được mạnh các dịch vụ FCL, LCL, nhưng như thế là vẫn chưa đủ cho một thị trường vận tải đầy tiềm năng ở Việt Nam. Vì vậy MTL chuyên môn hoá thêm các dịch vụ như: Vận tải kết hợp, vận tải đa phương thức, vận tải đường bộ. Để có thể thu hút và khai thác được nhiều đối tượng khách hàng trong và ngoài nước, tăng doanh thu hoạt động cao hơn và giữ vững thị trường hiện có. Để có thể mở rộng thị trường thì công ty cần phải thực hiện nghiên cứu rõ thị trường: - Thị trường cần thâm nhập: Cần nghiên cứu phong tục tập quán, quy định pháp luật ở thị trường đó có gì khác biệt, có những khó khăn, thuận lợi và thách thức nào; Nghiên cứu về nhu cầu vận chuyển hàng bằng đường biển của thị trường đó ở mức độ nào, khả năng phát triển nhu cầu thị trường đó như thế nào; các đối thủ cạnh tranh ở khu vực đó thế nào; Từ những phân tích này công ty cần đưa ra biện pháp đúng đắn để thâm nhập. - Thị trường hiện có: cần nghiên cứu nhu cầu hiện tại và khả năng đáp ứng nhu cầu về dịch vụ của công ty hiện nay như thế nào, công ty có thể đáp ứng được bao nhiêu nhu cầu, ly do tại sao? Ngoài dịch vụ đã cung cấp, công ty có thể cung cấp thêm những dịch vụ nào nhằm khai thác tối đa nhu cầu và vận dụng tối đa khả năng công ty; Dự đoán nhu cầu trong tương lai và định hướng phát triển các dịch vụ của công ty để đón đầu nhu cầu đó như thế nào? Từ đó công ty sẽ vạch ra những chính sách, chiến lược cụ thể trong việc giữ vững và mở rộng thị trường kinh doanh của mình. Bên cạnh đó để tạo được nền tảng vững chắc cho sự phát triển ở hiện tại cũng như tương lai thì MTL cần phải chú ý phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật và nguồn nhân lực. Công ty cần phải có đầy đủ các trang thiết bị vận tải đường biển hiện đại, phù hợp với thương mại quốc tế như: Container, xe chuyên dụng, hệ thống kho vận,…Đội ngũ nhân viên của công ty phải được đào tạo bài bản và thông thạo về các nghiệp vụ làm hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển.[6] 1.3. giải pháp. 1.3.1.Quản lý khoản phải thu. Hiện nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) không đầu tư đầy đủ nguồn lực cũng như chính sách trong việc theo dõi và thực hiện việc thu nợ, mặc dù khoản này chiếm phần không nhỏ trong tổng vốn lưu động. Thời gian thu hồi nợ càng ngắn thì DN càng có nhiều tiền để quay vòng vốn. Dễ rút ngắn thời gian trung bình từ khi bán hàng đến khi thu được nợ từ khách hàng, nhà quản lý SME nên đưa ra một giải pháp toàn diện từ chính sách, hệ thống, con người, công cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ. Đối với MTL, một công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải và kho vận, với đặc điểm của ngành dịch vụ vận tải thì khoản phải thu luôn chiếm một lượng lớn trong cơ cấu vốn lưu động ròng (của MTL năm 2008 là 50.532). Do vậy, MTL cần phải hết sức chú ý đến vấn đề quản lý khoản phải thu, thu hồi công nợ với các giải pháp như sau: a) Về chính sách: Quy đinh về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất... của từng khách hàng.Quy định về người phê chuẩn cho các hạn mức nợ khác nhau trong nội bộ công ty, từ giám đốc, trưởng phòng, đến nhân viên sales. Thưởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt được chỉ tiêu đề ra để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc. Các chính sách này là nền tảng, là tài liệu hướng dẫn cho cả hệ thống và là một kênh thông tin hiệu quả liên kết các phòng, ban trong công ty trong quá trình phối kết hợp để quản lý công nợ .b) Về Con người MTL nên có một bộ phận chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, có thể là phòng tài chính kế toán với sự giúp đỡ của nhân viên Sales và nhân viên chứng từ, hoặc bộ phận hiện trường phụ trách cung cấp dịch vụ trực tiếp cho từng đối tượng khách hàng khác nhau, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị công nợ. Những nhân viên này được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ... c) Công cụ. MTL nên đầu tư phần mềm kế toán có phần hành (module) hỗ trợ quản lý công nợ. Những phần mềm ứng dụng này có thể ra được các báo cáo tổng hợp cũng báo cáo công nợ chi đến khách hàng theo các tiêu chí quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên thu nợ. d) Quy trình. Trước khi ký hợp đồng cho khách nợ, nhân viên Sales nên trực tiếp đến thăm trụ sở công ty khách hàng để trao đổi, thu thập thông tin, tiến hành đánh giá xem khách hàng có điều kiện được nợ không. Sau đó đề xuất hạn mức tín dụng cho khách hàng. Khi ký hợp đồng phải qua sự kiểm tra của bộ phận quản lý công nợ để chắc chắn rằng khách hàng không có lịch sử về nợ xấu, nợ khó đòi đã bị đóng hợp đồng. Mẫu hợp đồng nên có đầy đủ các điều khoản về hạn mức nợ, thời hạn thanh toán... Sau khi ký hợp đồng, MTL nên gửi invoice (bản liệt kê), hóa đơn cho khách đúng kỳ hạn bằng chuyển phát nhanh, thư đảm bảo để chắc chắn rằng khách hàng nhận được giấy tờ và trong thời gian ngắn nhất; liên lạc với khách hàng để giải quyết vướng mắc, đẩy nhanh tiến trình; gửi thư nhắc nợ lần 1, 2, 3 với các mốc thời gian cụ thể cho khách hàng có tuổi nợ cao hơn thời gian cho phép; hẹn gặp và đến thăm khách hàng nếu thấy trao đổi qua điện thoại không hiệu quả... Nếu khó thu hồi nợ, có thể nhờ công ty chuyên thu nợ hoặc bán nợ. Trong cơ cấu vốn lưu động của MTL thì khoảng phải thu chiếm một tỷ lệ khá cao vì vậy ban giám đốc, phòng tài chính kế toán và các nhân viên có liên quan đến thu hồi công nợ cần phải cân nhắc để lựa chọn những phương thức phù hợp nhất cho công ty mình dựa trên phương châm "lợi ích và chi phí", nhiều khi phải đánh đổi giữa tính thanh khoản và lợi nhuận . Nếu MTL gắt gao trong việc thu nợ, tính thanh khoản được cải thiện nhưng có rủi ro là khách hàng sẽ chuyển sang ký hợp đồng với các doanh nghiệp khác có chính sách tín dụng thương mại mềm dẻo hơn. 1.3.2. Quản trị tiền mặt. Có thể nói tiền mặt kết nối tất cả các hoạt động liên quan đến tài chính của doanh nghiệp. Vì thế, nhà quản lý cần phải tập trung vào quản trị tiền mặt để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng tiền, đồng thời ngăn ngừa các hành vi gian lận về tài chính trong nội bộ doanh nghiệp hoặc của bên thứ ba. Quản trị tiền mặt là quá trình bao gồm quản lý lưu lượng tiền mặt tại quỹ và tài khoản thanh toán ở ngân hàng, kiểm soát chi tiêu, dự báo nhu cầu tiền mặt của DN, bù đắp thâm hụt ngân sách, giải quyết tình trạng thừa, thiếu tiền mặt trong ngắn hạn cũng như dài hạn. Tương tự như khoản mục khoản phải thu, lượng tiền mặt ở MTL trong nhưng năm vừa qua cũng luôn chiếm một tỷ lệ rất lớn, do vậy ban lãnh đạo công ty cần phải làm tốt việc quản lý lượng tiền mặt để có thể sử dụng một cách tốt nhất mà không bị đọng vốn, ít bị ảnh hưởng bởi tỷ giá hoặc lạm phát… a) Xác định và quản lý lưu lượng tiền mặt. Dự trữ tiền mặt (tiền tại quỹ và tiền trên tài khoản thanh toán tại ngân hàng) là điều tất yếu mà MTL phải làm để đảm bảo việc thực hiện các giao dịch kinh doanh hàng ngày cũng như đáp ứng nhu cầu về phát triển kinh doanh trong từng giai đoạn.Nếu MTL giữ quá nhiều tiền mặt so với nhu cầu sẽ dẫn đến việc ứ đọng vốn, tăng rủi ro về tỷ giá (nếu dự trữ ngoại tệ), tăng chi phí sử dụng vốn (vì tiền mặt tại quỹ không sinh lãi, tiền mặt tại tài khoản thanh toán ngân hàng thường có lãi rất thấp so với chi phí lãi vay của MTL). Hơn nữa, sức mua của đồng tiền có thể giảm sút nhanh do lạm phát. Nếu MTL dự trữ quá ít tiền mặt và không đủ tiền để thanh toán sẽ bị giảm uy tín với nhà cung cấp, các hãng tàu và các bên liên quan. MTL sẽ mất cơ hội hưởng các khoản ưu đãi giành cho giao dịch thanh toán ngay bằng tiền mặt, mất khả năng phản ứng linh hoạt với các cơ hội đầu tư phát sinh ngoài dự kiến. Lượng tiền mặt dự trữ tối ưu của MTL phải thỏa mãn được 3 nhu cầu chính: chi cho các khoản phải trả phục vụ hoạt động sản xuất - kinh doanh hàng ngày của công ty như trả cho nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, trả người lao động, trả thuế; dự phòng cho các khoản chi ngoài kế hoạch; dự phòng cho các cơ hội phát sinh ngoài dự kiến khi thị trường có sự thay đổi đột ngột. MTL có thể sử dụng phương pháp Baumol hoặc mô hình Miller Orr để xác định mức dự trữ tiền mặt hợp lý. Sau khi xác định được lưu lượng tiền mặt dự trữ thường xuyên, công ty nên áp dụng những chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng như những thất thoát trong hoạt động: - Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng những nhu cầu thanh toán không thể chi trả qua ngân hàng. Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro gian lận, đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan. Theo Luật thuế Giá trị gia tăng (sửa đổi), có hiệu lực từ ngày 01/01/2009, tất cả các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên nếu không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. - Xây dựng quy trình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bao gồm danh sách các mẫu bảng biểu, chứng từ (hợp đồng kinh tế, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận...). MTL cần phải xác định quyền và hạn mức phê duyệt của các cấp chức năng đồng thời đưa ra quy tắc rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận liên quan đến quá trình thanh toán để việc thanh toán diễn ra thuận lợi và chính xác. - Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ. Có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế, sổ quỹ với số liệu kế toán . Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dư giữa sổ sách kế toán của công ty và số dư của ngân hàng để phát hiện kịp thời và xử lý các khoản chênh lệch nếu có. b) Xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt. Tính toán và xây dựng các bảng hoạch định ngân sách giúp MTL ước lượng được khoảng định mức ngân quỹ là công cụ hữu hiệu trong việc dự báo thời điểm thâm hụt ngân sách để chuẩn bị nguồn bù đắp cho các khoản thiếu hụt này. Ban lãnh đạo phải dự đoán các nguồn nhập, xuất ngân quỹ theo đặc thù về chu kỳ tính doanh, theo mùa vụ, theo kế hoạch phát triển của công ty trong từng thời kỳ. Ngoài ra, phương thức dự đoán định kỳ chi tiết theo tuần, tháng, quý và tổng quát cho hàng năm cũng được sử dụng thường xuyên. Nguồn nhập ngân quỹ thường bao gồm các khoản thu được từ hoạt động sản - xuất kinh doanh, tiền từ các nguồn đi vay, tăng vốn, bán tài sản cố định không dùng đến... Nguồn xuất ngân quỹ bao gồm các khoản chi cho hoạt động sản xuất - kinh doanh, trả nợ vay, trả tiền vay, mua sắm tài sản cố định, đóng thuế và các khoản phải trả khác. Mặc dù công ty có thể đã áp dụng các phương pháp quản trị tiền mặt một cách hiệu quả, nhưng do đặc thù về mùa vụ hoặc do những lý do khách quan ngoài tầm kiểm soát, công ty bị thiếu hoặc thừa tiền mặt, ban giám đốc có thể áp dụng những biện pháp sau để cải thiện tình hình: Thứ nhất, biện pháp cần làm khi thiếu tiền mặt: đẩy nhanh tiến trình thu nợ; giảm số lượng hàng tồn kho; giảm tốc độ thanh toán cho các nhà cung cấp bằng cách sử dụng hối phiếu khi thanh toán hoặc thương lượng lại thời hạn thanh toán với nhà cung cấp; bán các tài sản thừa, không sử dụng; hoãn thời gian mua sắm tài sản cố định và hoạch định lại các khoản đầu tư; giãn thời gian chi trả cổ tức; sử dụng dịch vụ thấu chi của ngân hàng hoặc vay ngắn hạn; sử dụng biện pháp "bán và thuê lại" tài sản cố định. Thứ hai, biện pháp cần làm khi thừa tiền mặt trong ngắn hạn: thanh toán các khoản thấu chi; sử dụng các khoản đầu tư qua đêm của ngân hàng; sử dụng hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn với điều khoản rút gốc linh hoạt; đầu tư vào những sản phẩm tài chính có tính thanh khoản cao (trái phiếu chính phủ); đầu tư vào cổ phiếu quỹ ngắn hạn .Thứ ba, biện pháp cần làm khi thừa tiền mặt trong dài hạn: MTL nên đầu tư vào các dự án mới; mua sắm tài sản cố định nhằm mục đích mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư vào thị trường chứng khoán, bất động sản hoặc thậm chí mua lại công ty khác.[12] KẾT LUẬN Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trên tất cả các lĩnh vực hoạt động kinh doanh nói chung và trong ngành giao nhận vận tải, kho vận nói riêng thì vấn tề quản trị tài chính doanh nghiệp là một vấn đề cốt lõi, có ý nghĩa quyết định đến thành bại trên thương trường của doanh nghiệp. Nhận thức được vấn đề như trên, em đã đã cố gắng tìm hiểu, học hỏi để hoàn thành đề tài về “nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải MTL-Chi nhánh Hà Nội”. Đề tài viết về vấn đề nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động tại một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ điển hình là công ty MTL, một công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải và kho vận tương đối lớn trên thị trường Việt Nam, trong những năm qua mặc dù tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty luôn đạt được những kết quả rất khả quan nhưng vấn đề quản trị vốn lưu động tải công ty MTL vẫn chưa được chú ý đúng mức và vì vậy đã gây ra những hạn chế rất đáng tiếc trong vấn đề quản lý vốn lưu động, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của MTL. Mặc dù, đề tài còn nhiều thiếu sót và hạn chế nhưng nhìn chung đã nêu lên được những cơ sở lý thuyết cơ bản nhất về vốn lưu động và quản trị vốn lưu động, sau đấy là về thực trạng quản trị vốn lưu động tại công ty MTL và đã đưa ra được những giải pháp cần thiết nhằm giúp công ty có thể nâng cao hiệu quả quản trị nguồn vốn này. Em rất mong rằng đề tài có thể giúp cho tình hình quản trị vốn lưu động tại công ty MTL nói riêng và các SME nói chung được tốt hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Tấn Bình. Giáo trình phân tích hoạt động doanh nghiệp (2006). Nhà xuất bản Thống kê. [2] Nguyễn Hải Sản. Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp. Nhà xuất bản Thống kê. [3] Ths.Vũ Quang Kết và TS. Nguyễn Văn Tấn. Giáo trình Quản trị tài chính. Trường Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông. Lưu hành nội bộ [4] Ths. Phan Anh Tuấn. Bài giảng lí thuyết tài chính tiền tệ. Trường ĐH Kinh Tế TP.HCM. Lưu hành nội bộ [5] Công ty TNHH Thương mại Vận tải MTL-Chi nhánh Hà Nội. Báo cáo tài chính các năm 2006, 2007, 2008. Lưu hành nội bộ. [6] Công ty TNHH Thương mại Vận tải MTL-Chi nhánh Hà Nội. Chiến lược phát triển của công ty đến năm 2015. Lưu hành nội bộ. [7] Công ty TNHH Thương mại Vận tải MTL-Chi nhánh Hà Nội. Tài liệu giới thiệu về công ty. Lưu hành nội bộ [8] Cục Hải quan Việt Nam. Dự báo tỷ trọng xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Việt Nam đến 2015. [9] Viện Khoa học kinh tế giao thông vận tải. Dự báo khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu đến năm 2015. [10] Phạm Thị Đức Hạnh. Khóa luận tốt nghiệp năm 2005. Trường Đại học An Giang [11] (02/03/2007) [12] (13/04/2009) [13] (30/03/2006) [14] (04/2009) [15] Cục Hải quan Việt Nam, Tỷ trọng các loại hàng hóa dự kiến vận chuyển tại các cảng biển đến năm 2010