Người đại diện pháp lý của công ty

NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LÝ CỦA CÔNG TY Posted on 02/04/2008 by Civillawinfor Trong công ty trách nhiệm hữu hạn và cổ phần ở Việt Nam, người đại diện pháp lý của chúng thường là chủ tịch hội đồng quản trị hay tổng giám đốc (giám đốc), hoặc là chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc. Việc chọn lựa như thế cho công ty có lợi hay hại gì? Vai trò của người đại diện pháp lý Công ty phải có người đại diện pháp lý bởi vì nó là… con ma. Đó là “sự mô tả chân thật” nhất về công ty. Thật vậy, ta không thể sờ, không thấy được nó; giống như ta có thể thấy ông A hay bắt tay bà B. Nó là một “thực thể” do luật pháp đặt ra và do đó có thể đi kiện và bị kiện. Vì vậy, theo luật của ta, nó có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, có tài sản và chịu trách nhiệm bằng tài sản của nó. Về “giấy tờ hộ tịch” của nó, có thể nói giấy đăng ký kinh doanh là khai sinh và bản điều lệ là hình hài của nó. Cơ bản về mặt pháp lý như thế, nó có thể thuê nhà của bạn và… xù tiền được! Vậy làm sao để tóm được nó? Làm sao gửi thư cho nó? Dù nó có “cơ cấu tổ chức chặt chẽ” nhưng vào một công ty bạn sẽ thấy nhà xưởng, máy móc và nhiều người. Vậy ai là công ty? Để trả lời, luật đặt ra người đại diện pháp lý. Và người ấy có thể là một người nắm một trong những chức vụ đã nêu ở trên. Tuy nhiên, ở đây cần phân biệt giữa (i) một cá nhân nhất định (ông A, bà B); (ii) chức vụ họ nắm giữ (ông tổng, bà phó…) và (iii) người đại diện pháp lý. Ở ba yếu tố trên và trong tương quan với công ty, hai cái đầu thay đổi còn cái thứ ba không; nó tồn tại cùng với công ty. Chính vì nó không đổi nên… con ma hết chạy! Vậy người đại diện pháp lý của công ty là người được công ty cử ra để tiếp xúc, giao dịch với những người bên ngoài công ty (thuế gửi thông báo, tòa gửi giấy triệu tập, nhà cung cấp đòi nợ). Còn luật sư nếu có thúc nợ công ty theo đúng mẫu mực thì phải viết: “Kính gửi công ty ABC do ông Nguyễn Văn Mít, tổng giám đốc đại diện”. Dài dòng như thế để không bao giờ công ty có thể chối ở tòa: “Chúng tôi không nhận được thư đòi nợ của nguyên đơn”.  Vậy nếu “tả chân” thì đại diện pháp lý của công ty chỉ là người nhận và gửi giấy tờ nhân danh công ty và mọi việc làm của người ấy ràng buộc công ty. Ý nghĩa của nó chỉ có thế! Trách nhiệm của người đại diện pháp lý công ty Cũng giống như một cá nhân, khi công ty hoạt động nó có thể gây thiệt hại; do đó nó phải chịu trách nhiệm. Mục đích chính yếu của luật là ấn định tư cách và quy định trách nhiệm. Công ty cũng có nhiều tư cách: người mua khi cần nguyên liệu; người bán khi có sản phẩm; người cung cấp dịch vụ và tất nhiên cũng là chủ nợ… Trách nhiệm của nó chỉ có thể là tự nguyện hay bị cơ quan tư pháp buộc thanh toán nợ nần và bị phạt theo một lệnh hành chính. Đó là trách nhiệm dân sự. Chính công ty chịu trách nhiệm chứ không phải người đại diện pháp lý của nó, hay những người nắm chức chủ tịch, tổng giám đốc. Xin nhấn mạnh tính chất thuần túy ràng buộc của người đại diện pháp lý vì hiện có các quy định buộc giám đốc công ty phải đích thân đi lấy giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, lấy con dấu hay ký biên bản kỷ luật lao động, nhất định không cho ủy quyền! Người ở ngoài công ty khi giao dịch với nó thì chỉ cần quan tâm đến việc ràng buộc được nó với hành động của nó để bắt nó chịu trách nhiệm, không lẫn lộn nó với người điều hành nó. Mười năm trước đây, Tòa án Cần Thơ, hội đồng nhân dân, công an, viện kiểm sát đã nhầm lẫn giữa công ty và tổng giám đốc nên đã xử ông giám đốc 18 năm tù trong khi công ty thừa tài sản trả nợ (vụ Công ty Vipromco)! Hội nhập đòi hỏi phải nghĩ giống như người khác. Ràng buộc công ty vào hành động của nó Đối với người bên ngoài, công ty không thể chối bỏ hành động của mình khi người đại diện pháp lý của nó thực hiện nhân danh nó (ký hợp đồng, gửi văn bản, lập cam kết…). Dù có nghe như vậy thì vẫn phải xem xét cho cẩn thận vì đừng quên rằng mình chơi với… con ma. Nó có thể chối và bảo rằng người đại diện pháp lý cam kết vượt thẩm quyền! Công ty có một khối tài sản lớn; cho nên trong bản điều lệ – mà các cổ đông đã lập ra – họ phân định thẩm quyền: cam kết với số tiền nào thì ai được quyết định. Bản điều lệ có thể ghi hội đồng quản trị quyết định các hợp đồng từ một tỉ trở lên. Nếu giám đốc công ty – người đại diện pháp lý – ký hợp đồng có giá trị 1,1 tỉ mà không có phép của hội đồng quản trị là ông ta vượt thẩm quyền. Và “con ma” chối ngay! Như thế nếu bạn có ký kết gì với một công ty thì – ngoài những thứ khác – phải tìm xem cách nào để ràng buộc được nó. Cách làm là: (i) xem bản điều lệ để biết ai là đại diện pháp lý, nếu không phải người ấy ký, thì người ký thay có được ủy quyền của người trước hay có sự chấp thuận của hội đồng quản trị không; có khi hội đồng quản trị giao cho một người khác không phải là tổng giám đốc ký kết trong một giao dịch nhất định nào đó; (ii) người đại diện pháp lý ký có đúng thẩm quyền không – tức là xem họ có được phép trả cho mình số tiền đó không – bản điều lệ phân định thẩm quyền ký kết ra sao; (iii) nếu thấy ký vượt thẩm quyền thì phải hỏi xem có nghị quyết của hội đồng quản trị cho phép làm không. Phải làm những việc này khi ký kết hợp đồng chuyển dịch tài sản (mua, bán, xin vay… ) có giá trị lớn để tóm tóc… con ma. Nếu không là có rủi ro pháp lý.  Tuy nhiên, xin thêm, nếu có bất kỳ ai trong công ty ký mà sau này công ty đều nhận là mình làm thì vấn đề người đại diện pháp lý không còn quan trọng nữa. Cội rễ của vấn đề là… con ma nó chối nên phải “bắt tận tay, day tận trán”. Một đề nghị thực tế Đến đây, chúng ta đồng ý là người đại diện pháp lý của công ty chỉ là người gửi nhận thư từ và đó là sự giao dịch giữa công ty với người bên ngoài. Trong nội bộ công ty, người có quyền hành có thể là một người không làm đại diện pháp lý; giống như trong một công ty gia đình ông chồng đứng ra giao dịch theo lệnh của… “tiểu đội trưởng” (như các ông thường nói). Sự phân chia quyền hành trong công ty là việc nội bộ và được ghi trong các văn kiện hay – quy củ hơn – trong cẩm nang điều hành tổng quát của công ty (mà hiện nay đa số công ty của ta chưa có) và việc đó không thể buộc người ngoài phải nhìn nhận. Nhân viên của công ty được cho biết khi vào làm là họ thuộc quyền ai và ai có quyền gì đối với họ. Những người có quyền đối với nhân viên thường không phải là người đại diện pháp lý. Khi họ làm đúng theo cẩm nang, ký tên mình và đóng dấu của công ty thì hành động ấy là của công ty và nó ràng buộc công ty. Bên trong công ty không cần người đại diện pháp lý mà là ai có quyền hành gì. Vì người giao dịch với bên ngoài không nhất thiết phải là người nắm quyền hành trong công ty cho nên đề nghị nêu ra ở đây là không nên để cho chủ tịch hội đồng quản trị làm người đại diện pháp lý mà hãy để cho tổng giám đốc. Có vài lý do để làm như thế. Thứ nhất, hội đồng quản trị quyết định những vấn đề mang tính dài hạn, lâu lâu mới họp một lần; để chủ tịch hội đồng giữ nhiệm vụ gửi, nhận thư với bên ngoài là không thích hợp. Người ấy đi vắng thì sao? Thứ hai, công ty cần một sự liên tục khi giao tiếp với bên ngoài. Việc này chỉ nên do một người làm; kẻo người nhận bên ngoài bị lẫn lộn. Hơn nữa, chủ tịch hội đồng quyết định thường phải tham khảo ý kiến các thành viên khác của hội đồng nên khó lòng đáp ứng tình hình khi cấp bách. Thứ ba, hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu, việc bầu chọn có khi gặp rắc rối vì có đông người, trong khi tổng giám đốc do hội đồng bổ nhiệm và ở bước sau; trục trặc của đại hội cổ đông không kéo dài xuống việc chọn lựa tổng giám đốc; nhờ vậy tính liên tục của công ty được bảo đảm. Trong vụ tranh chấp tại Công ty Đay Sài Gòn vừa qua, khi ông chủ tịch này giữ con dấu, ông kia cho chiếm trụ sở và công ty phải ngưng hoạt động; nếu như đã có người đại diện pháp lý là tổng giám đốc thuần túy, không kiêm nhiệm gì, thì người này đã (i) đứng tách biệt với cả hội đồng quản trị mới lẫn cũ (vì không do đại hội cổ đông bầu); (ii) họ đã có thể nhờ công an chấm dứt việc chiếm trụ sở, và đã không có việc con dấu bị lấy mất khiến phải chạy đến tòa án để rồi nó về nơi thi hành án; tức là trong công ty có cơ chế nội tại tự giải quyết tranh chấp. Người đại diện pháp lý của công ty có ý nghĩa là ở đó. Họ không nhất thiết phải nắm quyền cao nhất trong công ty mà chỉ là người liên lạc chính thức với bên ngoài và – quan trọng hơn – không được đứt đoạn.   Nguồn: TBKTSG