Phương pháp và quy trình quản lý tài liệu điện tử

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 15 2. Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ tài liệu điện tử 2.1. Sự phát triển của các phương pháp và quy trình quản lý tài liệu điện tử Một khi các cơ quan, tổ chức áp dụng các công nghệ và phương pháp mới để thực hiện công việc của mình thì các phương pháp và quy trình cũ được sử dụng để kiểm soát tài liệu không còn phù hợp và hiệu quả nữa. Ở nhiều cơ quan, tổ chức, những tài liệu có giá trị được cất giữ trong các cơ sở dữ liệu tập trung hoặc chúng được phân bố rộng rãi và được lưu giữ trên các ổ đĩa cứng phân tán trong các máy tính PC của các cá nhân. Trong viễn cảnh thứ nhất, một bộ phận quản lý các hệ thống thông tin tập trung có thể kiểm soát sự tiếp cận tới tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức. Trong trường hợp thứ hai thì mỗi một người sử dụng cuối sẽ tự kiểm soát việc tiếp cận tới phiên bản tài liệu của cơ quan, tổ chức của riêng mình. Dù trong trường hợp nào thì cũng phải có các biện pháp bởi vì sự toàn vẹn và tính xác thực của tài liệu điện tử có thể bị xem nhẹ và chúng có thể sẽ không còn, không thể hiểu được và sử dụng được đối với cơ quan, tổ chức hay đối với lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức đã dựa trên tài liệu điện tử để thực thi và ghi chép lại hoạt động của mình hoặc quan tâm đến việc loại bỏ tài liệu giấy khỏi các hệ thống của mình hiện đang tìm kiếm các giải pháp cho các vấn đề về tính xác thực, về quản lý và định thời hạn bảo quản cho tài liệu điện tử. Các quyết định mà cơ quan, tổ chức đưa ra ngày nay về khả năng của các hệ thống thông tin của họ, về tổ chức và cấu trúc của các nguồn lực thông tin về các chính sách và thực tiễn đối với việc lưu giữ tài liệu trong môi trường kỹ thuật số sẽ có một tác động quan trọng đối với các kiểu chiến lược và phương pháp mà các tổ chức lưu trữ có thể áp dụng để bảo đảm việc bảo quản lâu dài tài liệu có giá trị lưu trữ. Do các vấn đề về quản lý lưu trữ có quan hệ chặt chẽ tới việc thiết kế các hệ thống và sự thiết lập các chính sách quản lý mới nên các nhà lưu trữ đã buộc phải xem xét một tập hợp lớn hơn các vấn đề quản lý văn thư nhằm thực thi chức năng lưu trữ trong môi trường kỹ thuật số.