Quản trị học - Chức năng kiểm tra

CHỨC NĂNG KIỂM TRA Nhóm 7 & 18 Nhóm 7: Nguyễn Văn Thảo Nguyễn Thị Bích Thuận Trịnh Thị Hồng Vi Lê Thiên Thư Võ Trần Đức Tuấn Nhóm 18: Đỗ Thị Phương Thảo Nguyễn Tình Thương Nguyễn Quốc Thành Phan Bửu Thọ Nội dung Khái niệm, bản chất của kiểm tra Vai trò của kiểm tra Tiến trình kiểm tra và các yêu cầu Các nguyên tắc kiểm tra Các phương pháp kiểm tra Các yêu cầu để kiểm tra có hiệu quả Các công cụ để kiểm tra Bài tập tình huống Kiểm Tra Ví dụ thực tế Nhóm 7 Nhóm 18 Henri Fayol: “kiểm xem mọi việc có kế hoạch đã được chỉ thị, nguyên không. Nó có nhiệm khuyết điểm và ngăn ngừa sự mọi sự gồm có động”. Chức năng kiểm tra là nắm chắc diễn biến tình hình hoạt động để kịp thời phát hiện vấn đề cần điều chỉnh, sửa đổi đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu đã đề ra, quy rõ trách nhiệm Khái niệm tra là việc kiểm chứng được thực hiện theo như vạch ra, theo những tắc đã được ấn định hay vụ vạch ra những sai lầm để sửa chữa, vi phạm, nó đối phó với sự vật, con người và hoạt Khái niệm (tt) Robert J. Mockler một nỗ lực có những tiêu chuẩn, thông tin, nhằm thực hiện với mức độ sai lệch đảm bảo rằng được sử dụng tiêu của đơn vị Khái niệm của R.J.Mockler chính xác và đầy đủ hơn : “Kiểm tra quản trị là hệ thống nhằm thiết lập những hệ thống phản hồi so sánh những thành tựu định mức đã đề ra, xác định và thực hiện điều chỉnh để những nguồn lực đã và đang có hiệu quả nhất để đạt mục .” Bản chất của kiểm tra * Là hệ thống phản hồi: * Là hệ thống dự báo: Kết quả mong muốn Kết quả thực tế Kết quả thực tế điều chỉnh Xây dựng & thực hiện điều chỉnh Đo lường kết quả thực tế So sánh với tiêu chuẩn Phân tích nguyên nhân của sai lệch Xác định các sai lệch Vai trò của kiểm tra * Vì sao kiễm tra là cần thiết??? - Kế hoạch tốt nhất cũng có thể ý muốn. - Đảm bảo thực hiện mục tiêu, - Theo sát & ứng phó có hiệu trường - Kiểm tra hiện đại khuyến khích - Tăng giá trị, sức mạnh tổ chức không được thực hiện như tạo chất lượng cho hoạt động quả với sự thay đổi của môi ủy quyền và hợp tác Vai trò của kiểm tra Kiểm tra quá chặt Chi phí Cao Môi trường làm việc Căng thẳng Sức sáng tạo Không cao Hiệu quả Cao không tương xứng với chi phí Mức độ cần thiết của kiểm tra Mức độ kiểm tra cần chặt hay không là ùy tổ chức & tình hình cụ thể + Hệ thống kiểm tra phải cân đối kiểm tra & tự do cá nhân, chi phí kiểm tra & lợi ích đạt được + Hệ thống kiểm tra phải thay đổi thường xuyên phù hợp tổ chức, trình độ con người, môi trường, công nghệ. Kiểm tra quá lỏng Thấp Không căng thẳng Không Thấp Tiến trình kiểm tra Ba bước căn bản của tiến trình kiểm tra Xác định các tiêu chuẩn & phương pháp thực hiện Thực hiện & Phân tích sự thực hiện Không cần điều chỉnh Điều chỉnh, đánh giá lại tiêu chuẩn Xây dựng các hệ thống tiêu chuẩn Tiêu chuẩn kiểm tra Định lượng - Các tiêu chuẩn vật lý - Các tiêu chuẩn về chi phí - Các tiêu chuẩn về thu nhập - Các tiêu chuẩn về vốn….. Định tinh - Nhận xét - Đánh giá - Quan điểm…… Đánh giá việc th chỉ Đo lường kết quả Đối chiếu kết quả đo với tiêu chuẩn đề ra Đạt? Dừng Có Không Tìm nguyên nhân Đánh già hậu quả Nhỏ Lớn Do hệ thống kiểm traDo tồ chức Biện pháp chấn chỉnh Để hệ thống kiểm tra có hiệu quả, phải có hệ thống các tiêu chuẩn đúng đắn, thông tin phản hồi chính xác và các biện pháp chấn chỉnh kịp thời, hiệu quả. ực hiện & điều nh Dừng C họ n lạ i p hư ơ ng p há p ki ểm tr a Các phương pháp kiểm tra Các phương pháp Theo mức độTheo quá trình hảnh động -Kiểm tra trước hành động -Kiểm tra trong hành động -Kiềm tra sau hành động -Kiểm tra toàn bộ -Kiềm tra một phần Tùy theo yêu cầu của từng giai đoạn, từng công việc cụ thể mà chúng ta chọn từng phương pháp khác nhau hoặc hỗn hợp Theo tần suất Theo mối quan hệ: chủ thể - đối tượng -Kiểm tra liên tục -Kiểm tra định kỳ -Kiểm tra bất thường -Kiểm tra gián tiếp -Kiểm tra trực tiếp Kiểm tra theo quá trình hành động Các nguồn tài nguyên Kiểm tra trước công việc công việc Thông tin Biện pháp chấn chỉnh Hoạt động Các kết quả Kiểm tra sau công việc Kiểm tra trong Ví dụ thực tế ► Đây là ví dụ tại công ty Procter & Gamble để kiểm soát lượng nguyên vật liệu tồn kho trong quá trình sản xuất. ► Công ty đã áp dụng cà đạt mục tiêu là hàng tồn kho nguyên vật liệu không quá 50 ngày sàn xuất. DOH < ► Không có nguyên vật liệu nằm trong kho quá 90 ngày và không có hàng hư hỏng tại kho quá 30 ngày kể từ khi có thông báo từ QA 3 phương pháp nhằm 50 Trước khi mua Nguyên vật liệu Trong quá trình đặt hàng Thiết lập các thông số trên SAP Tool DMS (Daily), BWL (Weekly) và scorecard (monthly) Inventory policy model Kiểm tra thông số (Masterdata Audit tool) Phân tích sai sót -Gap analysis -Action plan Sau một chu kỳ sản xuất SAP Download tool Đạt? Có Dừng Không MỐI LIÊN HỆ GIỮA HO VÀ KIỂM TRA Hoạch định tạo ra khung sườn cho hệ thống kiểm tra, nếu nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược hay kế hoạch thay đổi thì hệ thống kiểm tra phải thay đổi theo một cách tương ứng Hoạch định 1.Thiết lập những mục tiêu. 2.Xác định họat động. 3.Ủy quyền. 4.Xác định, liệt kê các nhiệm vụ. 5.Phân phối tài nguyên. 6.Truyền thông và phối hợp. 7.Cung cấp động cơ, khích lệ 1.Thiết lập những tiêu chuẩn. 2.Đo lường và so sánh. 3.Đánh giá các kết quả. 4.Phản hồi và huấn luyện. 5.Thực hiện việc điều chỉnh. ẠCH ĐỊNH Kiểm tra Đặc tính của HT kiểm tra hữu hiệu ● Kiểm tra tại mọi cấp độ của doanh nghiệp. ● Phù hợp với những người thực hiện quyết định. ● Linh họat. ● Chính xác. ● Đúng lúc ●Tiết kiệm chi phí ● Dễ hiểu ● Cân bằng giữa mục tiêu và đối tượng tham gia. ● Phối hợp với việc họach định, tổ chức và lãnh đạo Nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra hiệu quả ● Căn cứ vào kế họach họat động của doanh nghiệp và cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. ● Phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị và đáp ứng các yêu cầu của nhà quản trị. Thông tin thu thập được dùng trong việc kiểm tra phải chính xác, rõ ràng, dễ hiểu.● Tập trung vào những điểm trọng yếu của doanh nghiệp. ● Khách quan. ● Phù hợp môi trường làm việc, văn hóa tổ chức của doanh nghiệp. ● Tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế. ● Thực hiện việc điều chỉnh sau khi kiểm tra. Các công cụ kiểm tra ch Kiểm tra tài chính Kiểm tra hành vi - Ngân sách - Phân tích tài chính - Phân tích hòa vốn ● Kiểm tóan -Khen thưởng -Kỷ luật : cảnh cáo miệng, bằng văn bản, đình chỉ, sa thải. -Chọn lọc (thực hiện trong quá trình tuyển dụng) -Văn hóa tổ chức -Tiêu chuẩn hóa - Huấn luyện - Đánh giá thái độ….. ủ yếu Bài tập tình huống Thời gian đầu tiên khi áp giám đốc nhận thây, năng tăng từ 65% đến 75 %. Vì chương trình này cho bộ khi áp dụng chương trình phòng không những không làm việc trở nên trì hoãn dụng chương trình này, ban suất làm việc của công nhân vậy cũng quyết định áp dụng phận văn phòng . Tuy nhiên từ này, năng suất nhân viên văn được tăng lên mà tiến trình và khó khăn hơn. Câu hỏi : Dưới góc độ một nhà quản trị, bạn, cách áp dụng kiểm tra như điểm gì không thích hợp? theo các trên có 1/ Qui trình kiểm tra cấn phải áp nhân & NVVP là hai đối tượng việc khác nhau. NVVP: đòi hỏi tính tự chủ, linh khi công nhân chỉ cần làm theo 2/ Đối với NVVP cần phải thêm - Quality Standard and Tolerance cần phải gồm dung sai cho phép này đòi hỏi phải được đưa ra - What is the output quality standard work and what is the tolerance dụng đúng đối tượng. Công khác nhau, qui trình làm hoạt trong công việc, trong quy trình. các bước sau: : Qui trình chất lượng chuẩn . Và việc xác định dung sai rõ ràng. required for my assigned allowed. - Quality Assuring dung sai cho phép chuẩn đảm bảo các - Có nghĩa là NVVP việc một cách sáng một phạm trù cho Procedure: Khi vượt quá cần phải có một tiêu dung sai này. cần phải được phép làm tạo và linh hoạt trong phép. Thanks for your attending