Quản trị học - Chương IV: Chức năng hoạch định

BUH_K32NHÓM 1Tailent’s groupTÌNH HUỐNG: ? Ông A kinh doanh gạo. Khi mở công ty, ông chỉ đưa ra mục tiêu là trong 2 năm đầu lời được 200 triệu và không có gì thêm.CÂU HỎI:● Mục tiêu của ông A có thể đạt được hay không? Vì sao?● Muốn đạt được mục tiêu làm trên, ông A cần phải gì?→TRẢ LỜI: Cần hoạch định cụ thểVậy: ● Hoạch định là gì? ● Tại sao nhà quản trị cần phải hoạch định? ● ý nghĩa , chức năng của hoạch định là gì? ● Các bước để hoạch định như thế nào? LET’S BEGIN TO FIND OUT Ví dụ về hoạch định:P&G (Procter and Gamble) – tập đoàn hàng đầu thế giới về sản phẩm chăm sóc cá nhân đã có những đánh giá sai lầm trong việc hoạch định số lượng thương hiệu phụ của một nhãn hàng. Họ cho rằng càng nhiều sự lưạ chọn cho khách hàng thì doanh thu sẽ càng cao. Họ đã tung ra đến 52 thương hiệu phụ của chỉ một dòng sản phẩm kem đánh răng Crest và 31 thương hiệu phụ của một dòng sản phẩm dầu gội đầu trị gầu Head & Shoulders. Sự thật là khách hàng đã hoàn toàn bối rối trước hàng loạt sản phẩm và cuối cùng Crest chỉ chiếm 15% thị phần kem đánh răng của thị trường Mĩ và bị Colgate bỏ lại rất xa.Khái niệm, phân loại và tác dụng của hoạch định. 1. khái niệm Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọn lựa những biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đó. Tất cả những nhà quản trị từ cấp cao đến cấp thấp đều làm công việc hoạch định. Hoạch định không những vạch ra con đường để đi tới mục tiêu mà còn chỉ ra những giải pháp giảm thiểu các rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động của một tổ chức.●Thời gianHoạch định ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn ● Cấp độ Hoạch định vi mô hay vĩ mô ●Mức độ Hoạch định chiến lược, chiến thuật hay tác nghiệp ●Phạm vi Hoạch định toàn diện hay từng phần ●Lĩnh vực Hoạch định kinh doanh, tài chính, nhân sự..PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH2. Hoạch định chiến lược: Nhà quản trị cấp cao (top managers) xác định mục tiêu phát triển mang tính dài hạn và các biện pháp lớn có tính cơ bản để đạt được đến mục tiêu trên cơ sở các nguồn lực hiện có cũng như nguồn lực có khả năng huy động được. Hoạch định chiến thuật: Nhà quản trị cấp trung gian (middle managers) xác định mục tiêu và các biện pháp của các đơn vị hoặc các bộ phận chức năng trong 1 tổ chức, mang tính trung hạn. Hoạch định chiến thuật phải dựa trên hoạch định chiến lược. Hoạch định tác nghiệp: Nhằm nâng cao hiệu quả các hoạt động của các đơn vị cơ sở, mang tính chi tiết và ngắn hạn, thường ở các lĩnh vực cụ thể.Hoạch định chiến lược Mang tính dài hạn. Xác định mục tiêu sản xuất kinh doanh, các biện pháp lớn. Do các quản trị viên cấp cao đưa ra.Hoạch định tác nghiệp Mang tính chi tiết, ngắn hạnXác định mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động ở các đơn vị cơ sở.Do quản trị viên cấp cơ sở đưa ra.Câu hỏi: Hoạch định chiến lược hay tác nghiệp quan trọng hơn? Vì sao?Trả lời: Hoạch định chiến lược quan trọng nhất.Vì hoạch định chiến lược nhắm vào việc thực hiện mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp, làm gia tăng tỉ suất lợi nhuận và nội dung cơ bản là hoạch định đường đi để đến đích đã vạch ra.II. VAI TRÒ, Ý NGHĨA CỦA HOẠCH ĐỊNHVai trò- Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp. Lập kế hoạch cho biết hướng đi của doanh nghiệp.- Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. Tạo mục tiêu và phương hướng rõ ràng, không lãng phí tài nguyên khi đi chệch quỹ đạo.- Hoạch định là quá trình định hướng và điều khiển theo định hướng đối với sự phát triển sản xuất theo quy luật tái sản xuất mở rộng ở mọi cấp của nền kinh tế.- Đối với nhà quản trị, khả năng hoạch định chính là yếu tố quan trọng nhất phản ánh trình độ năng lực, nó quyết định việc nhà quản trị có điều hành được hay không.Mục tiêu – nền tảng của hoạch định a) Khái niệm Mục tiêu là kết quả mà tổ chức mong muốn đạt được trong thời gian cụ thể. Không có mục tiêu hoặc mục tiêu không rõ ràng thì kế hoạch sẽ bị mất phương hướng. b) Phân loạiNgắn hạnSơ cấpThứ yếuChủ yếuDài hạnThứ cấpĐặc điểm của 1 mục tiêu được thiết lập tốt trong kinh doanh hiện đại , các nhà quản trị thường đề ra 5 tiêu chí , áp dụng nguyên tắc SMART. Cụ thể như sau S pecific : Rõ ràng M easurable : Có thể đo lường A chievable : Tính khả thi R ealisic : Thực tế T ime bound : Giới hạn thời gian Phần đông những người thành đạt và có địa vị cao thường thấy mình “nghèo “thời gian hơn những người khác và những doanh nhân cũng ở trong thế tương tự và bạn cũng vậy . Thế nên hãy biết phân định rõ thời gian trong mọi hoạt động của cuộc sống hằng ngàyKhi thiết lập mục tiêu nếu không có tính khả thi thực tế thi kết quả sẽ như thế nào? Trong kinh doanh hiện nay nếu một công ty muốn phát triển bền vững và đem lại doanh thu cao thì phải hội nhập tốt không chỉ với các công ty khác trong nước mà còn phải tạo được mối quan hệ tốt với công ty nước ngoài. Nhưng công ty VINAXUKI lại hoạt động đơn độc,họ không chỉ không nhận sự hỗ trợ từ nhà nước,ngân hàng cũng như các doanh nghiệp trong nước đang hoạt động cùng ngành mà còn gặp phải cạnh tranh gay gắt đến từ các doanh nghiệp liên doanh có số vốn đầu tư từ nước ngoài lớn chính vì thế VINAXUKI đã gặp phải sự thất bại.Hậu quả là VINAXUKI đã phải rao bán nhà máy sản xuất ô tô tại Mê Linh (Hà Nội) để trả nợ cho các ngân hàng. Và phải ngừng hoạt động từ năm 2012 đến nay.3. Phương pháp xác định mục tiêuPhương pháp quản lý theo quy trình ( MBP) Phương pháp quản lý theo mục tiêu ( MBO ) BẢNG SO SÁNH MBP VÀ MBO Tiêu chí so sánh MBOMBPKết quả công việc Đảm bảo theo mục tiêu đề ra Hiệu quảLàm đúng việc Kiểm soát được công việc chi tiết nhưng chưa chắc đảm bao được đúng mục tiêu Hiệu năng Làm đúng việcNgười sử dụngThường là quản lí cấp cao và cấp trung Thường là quản lí cấp trung và cấp thấpƯu điểm Thuận lợi trong việc kiểm soát và đo lường Thuận lợi cho việc khó xác định mục tiêuVí dụ những sự hợp tác làm nên thành công Vừa mới đây , công ty vinamilk đã bắt tay với FPT để cùng nhau phát triển . Nhiều người cho rằng ý tưởng này là điên rồ “ ai lại án sữa cạnh cửa hàng điện máy” , nhưng ý kiến này đã được bàn bạc và thảo luận rất kỹ lưỡng Ý tưởng là vinamilk sẽ tận dụng một góc vốn ddắc địa của FPT để kinh doanh sữa ,với hy vọng sẽ cải thiện được doanh thu cho công ty và tăng tính cạnh tranh trên thị trường sữa vốn rất khốc liệt hiện nay . Vinamilk cũng mong muốn nhờ FPT mà tiếp cận được gần hơn với thị trường trong nước . Còn FPT cũng mong muốn với sự hợp tác mới này ,tập đoàn sẽ vững mạnh và được nhiều người biết đến hơn . Một sự hợp tác đôi bên cùng có lợiVà bước đầu đã có những hiệu quả tích cựcIV. THIẾT LẬP KẾ HOẠCHV. TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH8. Tóm tắt tài chính6. Đội ngũ quản lí3. Sản phẩm và dịch vụ 7. Phát triển4. Bán hàng và tiếp thị5. Hoạt động2. Giới thiệu doanh nghiêp1. Tóm tắt dự án 10 BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH CƠ BẢNPhân tích Kiểm traChiến lượcĐánh giáNguồn lựcThời gian Chiến thuậtThông điệpCông chúngMục tiêu TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC( HELLRIEGEL)Bc1: Xác định xứ mệnh và mục tiêu của các tổ chứcBc2: Phân tích các đe dọa và cơ hội ( OT)Bc3: Đánh giá những điểm mạnh và yếu của tổ chức( SW)Bc4: Xây dựng các chiến lược để lựa chọnBc5: Phân tích các chiến lược khả thiBc6: Lựa chọn chiến lược tối ưuBc7: Tổ chức thực hiện chiến lượcBc8: Kiểm tra và đánh giá kết quảBc9: Lặp lại tiến trình hoạch định● Cách hình thành ma trận SWOT Để thiết lập ma trân SWOT cần thực hiện các bước sau: 1. Liệt kê các cơ hội chính 2. Liệt kê các mối đe dọa từ bên ngoài 3. Liệt kê những điểm mạnh chủ yếu 4. Liệt kê những điểm yếu cơ bản bên trong tổ chức 5. Kết hợp điểm mạnh bên trong và cơ hội bên ngoài để đề xuất chiến lược SO (chiến lược phát huy thế mạnh để tận dụng cơ hội) 6. Kết hợp điểm yếu bên trong với cơ hội bên ngoài để đề xuất chiến lược WO (chiến lượckhắc phục điểm yếu bằng cách tận dụng cơ hội). 7. Kết hợp điểm mạnh bên trong với mối đe dọa bên ngoài để đề xuất chiến lược ST (chiếnlược tận dụng thế mạnh để đối phó với nguy cơ từ bên ngoài) 8. Kết hợp điểm yếu bên trong với đe dọa bên ngoài để đề xuất chiến lược tối thiểu hóa tácdụng của điểm yếu và phòng thủ trước các mối đe dọa● Tác dụng của ma trận SWOTThông qua phân tích SWOT, doanh nghiệp sẽ nhìn rõ mục tiêu của mình cũng như các yếu tố trong và ngoài tổ chức có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Ai đề xuất MBO? → MBO được Peter Drucker mô tả đầu tiên vào năm 1954 trong tác phầm “Quản trị thực hành” (The practice of Management).  Tác dụng của MBO là gì? Làm cho mục tiêu tổ chức và mục tiêu các thành viên đạt được sự thống nhất. Kích thích tinh thần, nâng cao trách nhiệm các thành viên, bộ phận. Tạo cơ hội các thành viên phát triển năng lực của mình. Tạo điều kiện cho các nhà quản trị thấy rõ hơn các khiếm khuyết trong công tác tổ chức của mình.QÚA TRÌNH THỰC HIỆNMBOGỒM MẤY BƯỚC?Các bước Nội dungĐặc điểmDự thảo mục tiêu ở cấp cao nhất+ Xác định những mục tiêu chung cho toàn công ty+ Xác định vai trò của các đơn vị cấp dưới tham gia vào việc thực hiện mục tiêu+ Đây là những mục tiêu dự kiến, nó có thể điều chỉnh lại sau khi xem xét và cân đối với các mục tiêu của cấp dướiCùng với cấp dưới đề ra mục tiêu của họ + Cấp trên thông báo cho cấp dưới về những mục tiêu, chiến lược của toàn đơn vị+ Cùng với cấp dưới thảo luận những mục tiêu mà họ thực hiện cùng với các điều kiện để hoàn thành mục tiêu đó+ Mục tiêu được cấp dưới đề ra, cam kết với cấp trên và được cấp trên thông qua+ Cấp trên đóng vai trò là cố vấn + Mục tiêu được đề ra một cách chủ động của cấp dưới + Mục tiêu được thông qua những điều sẽ hỗ trợ cho những mục tiêu cao hơnThực hiện mục tiêu+ Cấp trên cung cấp những điều kiện và phương tiện tốt nhất để thực hiện mục tiêu+ Cấp dưới chủ động xây dựng và thực hiện kế hoạch+ Cấp trên dành quyền hạn tối đa cho cấp dưới trong việc thực hiện nhiệm vụ Tiến hành điều tra và điều chỉnh + Định kì kiểm tra nhằm phát hiện những khó khăn hoặc sai lệch để kịp thời thực hiện những biện pháp điều chỉnh+ Kiểm tra chỉ nhằm giúp cấp dưới thực hiện tốt hơn, hòan toàn không đưa ra đánh giá và kết luậnƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA MBOCHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊHOẠCH ĐỊNHLÃNH ĐẠOTỔ CHỨCKiỂM SOÁT“ Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch, điều đó có nghĩa là bạn đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại” – CRAWFORD H.GREENEWALT. NHÓM 1