Quản trị thay đổi và phát triển tổ chức ứng dụng erptạivissan

www.trungtamtinhoc.edu.vn QUẢN TRỊ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Nhóm Nhỏ Dễ Thương www.trungtamtinhoc.edu.vn NHÓM NHỎ DỄ THƯƠNG Lương Ngọc Linh Trương Nguyễn Quang Minh Vũ Lê Kim Ngân Trần Thị Thủy Tiên Hoàng Hà Thùy Trang www.trungtamtinhoc.edu.vn 1 PHẦN MỞ ĐẦU 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3 ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN NỘI DUNG www.trungtamtinhoc.edu.vn 1. PHẦN MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Mục tiêu NC Đối tượng, phạm vi NC Phương pháp NC  Kiến nghị giải pháp trong việc ứng dụng ERP tại VISSAN  Đối tượng: Việc sử dụng phần mềm tại VISSAN.  Phạm vi: Ứng dụng ERP tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc tại VISSAN.  Thu thập tài liệu thứ cấp về việc ứng dụng ERP tại VN  Các báo cáo về việc sử dụng phần mềm tại VISSAN  Tham vấn ý kiến của các nhà quản lý phòng ban www.trungtamtinhoc.edu.vn 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT Khái niệm ERP? (Enterprise Resources Planning) ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản MRP: Hoạch định nhu cầu NVL MRPII: Hoạch định nguồn lực sản xuất ERP: Hoạch định nguồn lực DN ERM: Quản trị nguồn lực DN Các từ viết tắt liên quan đến ERP: www.trungtamtinhoc.edu.vn 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT Vai trò của ERP? Kiểm soát thông tin khách hàng Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án Kiểm soát thông tin tài chính Kiểm soát lượng tồn kho Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty www.trungtamtinhoc.edu.vn 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT Lý thuyết về chẩn đoán Khái niệm Là quá trình cộng tác giữa các thành viên của tổ chức/nhóm có dự án OD với nhà tư vấn OD để thu thập thông tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi. Cung cấp thông tin đầu vào về những hiểu biết về tổ chức phục vụ cho quá trình hoạch định kế hoạch hành động cho các can thiệp OD. www.trungtamtinhoc.edu.vn 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT Lý thuyết về chẩn đoán 3 cấp độ chẩn đoán 1. Cấp độ tổ chức 2. Cấp độ nhóm 3. Cấp độ cá nhân www.trungtamtinhoc.edu.vn 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT Lý thuyết về chẩn đoán Các mô hình chẩn đoán Mô hình “The six-box model” Mô hình 7S của McKinsey www.trungtamtinhoc.edu.vn 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT Mô hình nguyên nhân kết quả Mô hình 5 TẠI SAO (5 WHY) www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Ngành nghề kinh doanh Phương hướng tương lai Phương thức hoạt động Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản Sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩm thịt, trứng, đồ hộp, lương thực, rau củ quả… Chiến lược mở rộng và phát triển không ngừng Tiếp tục phát triển thị trường nội địa Đưa sản phẩm tiếp cận thị trường thế giới Phương thức kinh doanh linh hoạt, tinh thần sẵn sàng hợp tác và quan tâm đến quyền lợi của đối tác kinh doanh. Giới thiệu công ty VISSAN www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT tại VISSAN Bộ phận bán hàng: sử dụng phần mềm bán hàng Xman từ 2010 đến nay. www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT tại VISSAN Tài chính – kế toán: sử dụng phần mềm ứng dụng FoxPro phục vụ công tác quản lý tài chính kế toán. www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT tại VISSAN Tài chính – kế toán: sử dụng công cụ thủ công Excel là chủ yếu trong việc ghi chép, hạch toán và báo cáo. DANH SÁCH NHÂN VIÊN CTY VISSAN DANH SÁCH NHÂN VIÊN CÔNG TY VISSAN www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT tại VISSAN Hệ thống công nghệ thông tin hiện hành rời rạc đang gây nhiều khó khăn cho công ty VISSAN trong công tác quản lý:  Không linh hoạt trong việc tận dụng tối đa cơ hội thị trường  Việc điều hành sản xuất kinh doanh chưa được chuẩn hóa  Khó khăn trong quá trình thu thập, tổng hợp số liệu, lập các báo cáo nhanh về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của Công ty www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN  Có sự chồng chéo công việc, không có sự kế thừa dữ liệu, gây lãng phí thời gian và nguồn lực;  Kế toán thủ công thường mắc phải những sai sót trong quá trình tính toán hay hạch toán;  Cần nhiều nhân lực trong công tác quản lý khi hệ thống Cửa hàng giới thiệu sản phẩm ngày càng mở rộng;  Khó khăn trong việc kiểm soát và lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn;  Khó quản lý Tiền - Hàng – Công nợ;  Khả năng hỗ trợ ra quyết định, hoạch định thấp: không cập nhật kịp thời doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Giải pháp thúc đẩy triển khai phần mềm  Kiểm soát thông tin khách hàng  Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ  Kiểm tra chất lượng quản lý dự án  Kiểm soát thông tin tài chính  Kiểm soát lượng tồn kho  Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự  Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Giải pháp triển khai ERP tại VISSAN  Quyền tự chủ  Sự ủng hộ của lãnh đạo công ty  Thay đổi cơ cấu tổ chức  Thái độ nhân viên  Tuyển dụng và đào tạo nhân viên  Triển khai từng phần, từng bộ phận  Chi phí triển khai  Động viên, khen thưởng, đánh giá, điều chỉnh  Đề xuất các bước triển khai www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Giải pháp triển khai ERP tại VISSAN Đề xuất các bước triển khai www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Phân tích những cản trở khi triển khai ERP Những cản trở cá nhân đối với sự thay đổi của VISSAN  Lo sợ về những điều không biết  Học tập mới  Sự chống đối của nhân viên lớn tuổi, làm việc lâu năm  Sự phá hủy những quan hệ bạn bè ổn định  Không tin vào đội ngũ quản trị www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Phân tích những cản trở khi triển khai ERP Những cản trở tổ chức đối với sự thay đổi của VISSAN  Những đe dọa đối với cấu trúc quyền lực  Sức ỳ của cấu trúc tổ chức  Những chi phí đã bỏ ra và những lợi ích được đảm bảo www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Phân tích động lực cho sự thay đổi triển khai ERP  Nhân viên mong muốn có một quy trình hợp lý hơn, tự động hơn giúp giảm tải khối lượng công việc hiện tại, nâng cao năng suất lao động  Nhà quản trị mong muốn cắt giảm chi phí nhân sự trong vận hành bộ máy hiện tại, chi phí cho những công việc không tên. www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Các bước triển khai dự án thành công Việc triển khai ERP là áp dụng toàn hệ thống, sẽ có một số bộ phận ủng hộ và một số bộ phận phản đối, nên cần triển khai theo trình tự để đạt được thành công tối ưu: 1. Nhóm có mong muốn thay đổi và có năng lực để thay đổi 2. Nhóm có mong muốn thay đổi nhưng không có năng lực để thay đổi 3. Nhóm không mong muốn thay đổi nhưng có năng lực để thay đổi 4. Nhóm không mong muốn thay đổi và không có năng lực thay đổi www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Các bước triển khai dự án thành công 1. Nhóm có mong muốn thay đổi và có năng lực để thay đổi  Tổng công ty Thương Mại Sài Gòn: hết sức ủng hộ VISSAN trong việc ứng dụng phần mềm mới.  Ban Tổng Giám Đốc: có mong muốn thay đổi nhưng bận việc nhiều nên không thể tham gia sát sao.  Phòng Tài chính – Kế toán: Đội ngũ nhân viên có trình độ tương đối tốt, phòng hoàn toàn có khả năng làm đội tiên phong để triển khai.  Bộ phận kho: Do không quản lý được hạn sử dụng, lô một cách hệ thống nên rất khó khăn trong việc thống kê số liệu, do đó bộ phận kho rất ủng hộ việc triển khai phần mềm. www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Các bước triển khai dự án thành công 2. Nhóm có mong muốn thay đổi nhưng không có năng lực để thay đổi  Bộ phận giao hàng: Đây là đội ngũ rất mong muốn có phần mềm để theo dõi thông tin vận chuyển hàng hóa. Vì mỗi lần giao hàng, nhân viên phải đứng chờ lấy hóa đơn giao cho khách hàng rất lâu, tốn nhiều thời gian vì Phòng kinh doanh mất khoảng thời gian để xác định dưới kho có hàng hay không. www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Các bước triển khai dự án thành công 3. Nhóm không mong muốn thay đổi nhưng có năng lực để thay đổi  Phòng kinh doanh tươi sống và phòng kinh doanh chế biến: hai bộ phận này đang sử dụng phần mềm Xman phục vụ tốt cho công tác bán hàng, họ không chịu thay đổi phần mềm mới để tránh xáo trộn. www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Các bước triển khai dự án thành công 4. Nhóm không mong muốn thay đổi và không có năng lực thay đổi  Phòng hành chính: Đây là bộ phận quan liêu và tác nghiệp chậm nhất công ty, với suy nghĩ “lương như tháng trước”, họ không muốn thay đổi bất cứ gì cả, ngay cả sử dụng phần mềm trong công việc hàng ngày cũng ít nên họ không muốn thay đổi. www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Kế hoạch quản trị sự thay đổi Ban lãnh đạo nên đưa ra những con số về tình hình hoạt động kinh doanh. Ban lãnh đạo chỉ ra cho các nhân viên của mình thấy công ty sẽ đạt được những lợi ích gì. Ban lãnh đạo yêu cầu các trưởng phòng phải làm gương và quan tâm đúng mức về việc thay đổi. Công ty cũng cần có những chính sách khen thưởng, khích lệ. www.trungtamtinhoc.edu.vn 3. ỨNG DỤNG ERP TẠI VISSAN Kế hoạch quản trị sự thay đổi Triển khai phần mềm ERP là quyết định khó khăn của đội ngũ quản lý tại công ty VISSAN, quyết định thay đổi này vấp phải nhiều sự kháng cự của nhân viên lẫn các nhà quản trị, tuy nhiên vượt qua những khó khăn đó vẫn có nhiều động lực để thực hiện sự thay đổi nhằm phát triển tổ chức. www.trungtamtinhoc.edu.vn Xin cám ơn Cô và các bạn! Nhóm Nhỏ Dễ Thương