Tài liệu về Kiểm toán quy trình mua hàng

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level ‹#› Kiểm toán quy trình mua hàng Kiem soat noi bo Đánh giá kết quả kiểm toán 4 Lập kế hoạch kiểm toán 1 Thực hiện kiểm toán 2 Lập báo cáo kiểm toán 3 Kiểm toán quy trình mua hàng Mục tiêu của kiểm toán           Mục đích chung của kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán là đánh giá xem các số dư tài khoản có bị ảnh hưởng bởi chu trình này, có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán được thừa nhận hay không. -  Có căn cứ hợp lý - mọi khoản ghi sổ về tài khoản công nợ đều phải có chứng từ, hoá đơn hợp lý hợp lệ. -  Tất cả các chi phí mua hàng hay dịch vụ được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác). -  Nguyên tắc hạch toán các chi phí được áp dụng chính và phù hợp với các chuẩn mực áp dụng trong khuôn khổ kiểm toán (giá trị, cách trình bày). -  Chia cắt niên độ được thực hiện chính xác (tính đầy đủ, tính hiện hữu). -  Các tài khoản phải trả người bán hàng bao gồm các giá trị hàng dịch vụ mua trả chậm và các khoản nợ khác đối với nhà cung cấp đã thực sự cung cấp hàng hay dịch vụ cho doanh nghiệp (tính hữu hiệu, tính sở hữu). -  Tất cả các khoản tiền đã trả được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác). -   Các giấy báo có và bút toán đều là có cơ sở ( tính hữu hiệu, tính chính xác). Lập kế hoạch kiểm toán 1 Kiểm toán quy trình mua hàng Kế hoạch kiểm toán nội bộ được lập với hai cấp độ: Kế hoạch năm của kiểm toán nội bộ được xây dựng dựa trên cơ sở đánh giá mức độ rủi ro của các bộ phận và các hoạt động trong đơn vị. Các bộ phận nào có mức rủi ro cao sẽ được ưu tiên đưa vào chương trình. Lập kế hoạch kiểm toán - Kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm - Kế hoạch từng cuộc kiểm toán nội bộ Kế hoạch kiểm toán nội bộ cho từng cuộc nhằm đảm bảo nguồn lực của kiểm toán nội bộ được điều phối cho những phạm vi công việc có rủi ro cao để thực hiện công việc kiểm toán có hiệu quả và đạt được những mục tiêu đề ra. Các công việc lập kế hoạch 1. Chuẩn bị cuộc kiểm toán Xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại. Tính liêm chính của BGĐ Tìm hiểu chi tiết về lĩnh vực tiền lương nhân viên Về tổ chức công tác kế toán tiền lương tại doanh nghiệp Về hạch toán tiền lương tại doanh nghiệp Về việc tuyển dụng và quản lý nhân viên Các công việc lập kế hoạch 2. Tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Xác định được các loại thông tin sai sót nghiêm trọng có thể xảy ra. Xem xét các nhân tố tác động đến khả năng để xảy ra các sai sót nghiêm trọng. Tìm hiểu chi tiết về lĩnh vực tiền lương nhân viên Thiết kế phương pháp kiểm toán thích hợp Các công việc lập kế hoạch 3. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp: để xác định các cơ chế, thủ tục kiểm soát phù hợp. Đây là một vấn đề mang tính cảm tính, dựa nhiều vào kinh nghiệm của các kiểm toán nội bộ.. Cụ thể hơn trong quy trình mua hàng, có các rủi ro kiểm soát sau : Rủi ro kiểm soát Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu Mua không đúng hàng Mua không đúng nhà cung cấp Mua giá cao Mua không đủ số lượng Hàng nhập về không kịp tiến độ sản xuất Đến hạn trả tiền không có tiền trả hoặc không đủ tiền trả Trả tiền nhầm nhà cung cấp Trả nhầm lô hàng mua Trả tiền nhầm giá so với giá đã thỏa thuận Báo cáo sai, không đủ các loại báo cáo, báo cáo không kịp thời, báo cáo quá dài dòng, báo cáo trình bày lộn xộn không rõ ràng, khó hiểu Thực hiện kiểm toán 2 Kiểm toán quy trình mua hàng Thực hiện kiểm toán Các thử nghiệm của chương trình kiểm toán đối với quy trình mua hàng được thực hiện theo các chức năng của chu trình. So sánh hàng yêu cầu mua trong kỳ với các kỳ trước cả về số lượng và giá trị có biến động bất thường không như tăng nhanh, hay giảm. từ đó tìm ra nguyên nhân tại sao biến động như thế. Ngoài ra còn có thể so sánh số lượng , giá tri, tỷ lệ thành phẩm sản xuất trong kỳ với kế hoạch của công ty xem có biến động bất thường không? Tìm ra nguyên nhân cho những biến động đó. Nếu không ó lý do thích hợp thì cần nghi ngờ và tiến hành kiểm tra chi tiết hơn vào từng phiếu yêu cầu Thủ tục phân tích Đối với chức năng lập yêu cầu mua hàng: Đối với chức năng lập phiếu so sánh – ban giám đốc phê duyệt So sánh giá hàng hóa công ty mua với giá hàng hóa cùng loại trên thị trường vào cùng thời điểm có khác biệt lớn không So sánh số lượng, giá trị hàng hóa mua trong kỳ kiểm toán với các kỳ trước, với kế hoạch sản xuất của công ty, cũng như so sánh với số lượng sản phẩm có thể sản xuất ra trong kỳ Ngòai ra còn có thể kiểm tra nhân viên, bộ phận nào thực hiện công việc lựa chọn và báo giá cho người có thẩm quyền phê duyệt, sau đó xem thử nhà cung cấp hay thực hiện giao dịch thường xuyên với nhân viên,hay bộ phận trên. Đặt nghi ngờ và kiểm tra kỹ hơn, chi tiết hơn. Để không mua hàng không phù hợp thì cần tiến hành so sánh danh mục hàng hóa mà nhà cung cấp gửi với phiếu yêu cầu mua hàng của bộ phận có nhu cầu. xem có sai soát về số lượng, qui cách, chất lượng mà công ty cần không… Thủ tục phân tích Đối với chức năng lập hợp đồng và gửi đơn đặt hàng Đồng thời còn so sánh giá trị, số lượng ủa từng hợp đồng mua hàng được thực hiện với sổ cái, nhật ký chung, sổ hạch toán chi tiết từng mặt hàng để phát hiện những sai sót có thể có trong ghi chép tính toán của các bộ phận Kiểm tra sổ kế toán chi tiết các mặt hàng mua về đơn giá ghi nhận, sổ chi tiết nợ phải trả của từng nhà cung cấp, kiểm tra việc hạch toán có rõ ràng không Nếu có thể cử một nhân viên kiểm toán theo dõi quá trình hoạt động tại bộ phận chức năng để quan sát quá trình làm việc của các nhân viên cũng như việc luân chuyển các chững từ tại bộ phận có đảm bảo các thủ tục kiểm soát của công ty không? Từ chức năng của nhân viên đến chức năng phê duyệt của người có thẩm quyền ký duyệt có thực hiện đúng chức năng quyền hạn được giao không? Kiểm tra các thông tin trên hợp đồng có đầy đủ không? Thỏa thuận các bên có rõ ràng không ? có thỏa thuận nào không có lợi cho công ty nhưng người phê duyệt vẫn ký duyệt không Thủ tục phân tích Thủ tục phân tích Đối với chức năng nhận hàng Tiến hành so sánh tổng số lượng hàng, giá trị (nếu có), quy cách hàng hóa… trên báo cáo nhận hàng với sổ hạch toán chi tiết kế toán. Để có thể biết hàng nhận nhưng không đươc hạch toán hoặc hạch toán thiếu do chứng từ không được gửi đến phòng kế toán. Đối với chức năng trả tiền nhà cung cấp So sánh thời gian thanh toán được theo dõi trên sổ sách kế toán, yêu cầu thời hạn thanh toán của nhà cung cấp yêu cầu trên hợp đồng với thời gian thanh toán tiền nhà cung cấp trên chứng từ thanh toán Thử ngiệm chi tiết Đối với chức năng lập yêu cầu mua hàng Kiểm tra chi tiết cho một số phiếu yêu cầu mua hàng được cho ngẫu nhiên kiểm tra chữ ký của tất cả các đối tượng có liên quan có hợp lệ, đầy đủ không, có đúng thẩm quyền phân công không? Có phiếu yêu cầu trùng không? Các phiếu yêu cầu mua hàng có được đánh số trước không? Ai có thẩm quyền bảo quản theo dõi cũng như báo cáo đối với những phiếu chưa dùng…để kiểm tra sự chính xác của mẫu. Tiến hành cộng dồn tất cả các phiếu yêu cầu mua hàng để so sánh với báo cáo hàng mua trong kỳ, với sổ sách kế toán vè số tổng để kiểm tra sai soát về chính xác trong tính toán. Kiểm tra các phiếu yêu cầu mua hàng có được đánh số trước liên tục không? Có được lưu gữi đúng nới, đúng cá nhân,bộ phận có trách nhiệm không? Kiểm tra các chứng từ có lập đủ số liên và lưu chuyển đúng qua các bộ phận để theo dõi không? Kiểm tra xem có mất mát, thiếu phếu yêu cầu không? Sau đó so sánh tổng hàng mua theo phiếu yêu cầu mua hàng với tổng hàng mua trên sổ kế toán xem có sai và tìm ra sai lệch nếu có, đồng thời các nhân hay bộ phận có trách nhiệm phải giải trình về những sai lệch duwois trách nhiệm của mình. Thử ngiệm chi tiết Đối với chức năng lựa chọn nhà cung cấp Chọn mẫu một vài nhà cung cấp mà công ty thường giao dịch để gửi thư xác nhận xem những danh mục hàng hóa mà công ty nhận qua nhân viên bộ phận xử lý báo giá để so sánh về giá, số lượng, tỷ lệ chiết khấu… có phù hợp với bảng danh mục mà nhân viên trình không. Tiến hành tính toán lại tổng số lượng tiền hàng phải trả, tiền chiết khấu có thể nhận được, xem lại qui cách hàng hóa, số lượng hàng so với phiếu yêu cầu của nhân viên có trách nhiệm yêu cầu mua hàng. Kiểm tra cá quyết định phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp có đúng thẩm quyền không, các thông tin trong bảng danh sách nhà cung cấp có đầy đủ thông tin cần thiết Thử ngiệm chi tiết Đối với chức năng lập hợp đồng và gửi đơn đặt hàng Kiểm tra sổ kế toán chi tiết các mặt hàng mua về đơn giá ghi nhận, sổ chi tiết nợ phải trả của từng nhà cung cấp, kiểm tra việc hạch toán có rõ ràng không? Có khớp với giá trị hợp đồng ký kết của hai bên không? So sánh số dư hang tồn kho thực tế và hàng tồn kho trên sổ kế toán, so sánh tổng hàng xuất dùng + hàng tồn kho thực tế với hàng yêu cầu mua. Nhằm để phát hiện những sai soát cũng như gian lận có thể như mua hàng dùng riêng, hoặc hóa đơn mua hàng khống… Nếu có thể cử một nhân viên kiểm toán theo dõi quá trình hoạt động tại bộ phận chức năng để quan sát quá trình làm việc của các nhân viên cũng như việc luân chuyển các chững từ tại bộ phận có đảm bảo các thủ tục kiểm soát của công ty không? Từ chức năng của nhân viên đến chức năng phê duyệt của người có thẩm quyền ký duyệt có thực hiện đúng chức năng quyền hạn được giao không? Kiểm tra các thông tin trên hợp đồng có đầy đủ không? Thỏa thuận các bên có rõ ràng không ? có thỏa thuận nào không có lợi cho công ty nhưng người phê duyệt vẫn ký duyệt không? Nếu có thì khả năng móc nói giữa bên trong công ty và nhà cung cấp là rất cao chứ không đơn thuần là sai sót không chú ý. Thử ngiệm chi tiết Đối với chức năng nhận hàng Kiểm tra các chứng từ làm căn cứ nhận hàng để biết hàng được nhận viên kiểm tra và tiến hàng ký nhận có đầy đủ chứng từ, chữ ký của các bộ phận, người có thẩm quyền ký duyệt chưa, các chứng từ này có được lưu trữ kèm chung với báo cáo nhận hàng không? Các báo cáo nhận hàng có được gửi kịp thời đến bộ phận kế toán để hạch toán sổ sách cho đúng kỳ không. Thử ngiệm chi tiết Đối với chức năng trả tiền nhà cung cấp - Gửi thư xác nhận đến các nhà cung cấp để xác nhận số lượng hàng, đơn giá hàng, tiền hàng, số tiền công ty đã thanh toán, số tiền hàng công ty còn mắc nợ nhà cung cấp. đối chiếu những thư xác nhận này với sổ sách kế toán để có thể phát hiện những gian lận của nhân viên thanh toán công nợ, đồng thời phát hiện những nhân viên nhận tiền để thanh toán cho nhà cung cấp nhưng chếm dụng. - Kiểm tra chi tiết những chứng từ thanh toán có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán, người nhận tiền để thanh toán và các cá nhân có liên quan,nhằm phát hiện rủi ro phát sinh từ khâu nào. Lập báo cáo kiểm toán 3 Kiểm toán quy trình mua hàng Báo cáo bất thường Báo cáo từng cuộc kiểm toán Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm Lập báo cáo kiểm toán 3 Báo cáo bất thường KT nội bộ lập báo cáo bất thường trong trường hợp công ty có những khoản mục phát sinh trong năm như: Những rủi ro trong việc lập yêu cầu mua hàng, sự phê duyệt đơn hàng, lựa chọn nhà cung cấp, thanh toán tiền hàng cho nhà cung ứng, sự kiêm nhiệm trong các bộ phận… Phát sinh những yếu kém trong thủ tục KSNB tại doanh nghiệp: Sự lưu trữ chứng từ sai quy cách, thủ tục nhập kho, chọn nhà cung cấp … Khi phát hiện những sai phạm nghiêm trọng liên quan tới quá trình mua hàng như: biển thủ tài sản, thông đồng giữa người đặt hàng và nhà cung ứng, sự kiêm nhiệm… cần có sự điều chỉnh kịp thời của BGĐ công ty. Báo cáo kiểm toán từng cuộc Góp phần hỗ trợ các cấp quản lý đánh giá được hoạt động mua hàng của đơn vị, tìm ra những giải pháp đổi mới, hoàn thiện hơn trong các công đoạn quan trọng . Báo cáo phải trình bày đầy đủ nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu đề ra đối với thủ tục mua hàng; đề xuất kiến nghị các biện pháp xử lý các sai sót và gian lận; các giải pháp cần thiết để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ thủ tục mua hàng, cải tiến các bước đặt, mua, nhập hàng để đảm bảo an toàn hiện hữu. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tổ chức quy trình xét duyệt báo cáo kiểm toán từ khâu chuẩn bị dự thảo báo cáo kiểm toán, kiểm tra chỉnh sửa dự thảo đến khâu hoàn chỉnh dự thảo báo cáo. Sau đó tổ chức họp giữa trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ với các nhân viên kiểm toán nội bộ tham gia kiểm toán nhằm thống nhất dự thảo trước khi gửi cho lãnh đạo bộ phận được kiểm toán để lấy ý kiến. Báo cáo kiểm toán từng cuộc Khi có ý kiến phản hồi, bộ phận kiểm toán nội bộ tham khảo ý kiến, chỉnh sửa sai sót nhầm lẫn trong dự thảo từ đó lập và phát hành báo cáo kiểm toán nội bộ chính thức, đồng thời tổ chức tập hợp và lưu trữ hồ sơ kiểm toán. Toàn bộ những phát hiện trong báo cáo cần được trích dẫn đến bằng chứng trong hồ sơ làm việc nhằm đảm bảo những phát hiện và những vấn đề được nêu ra là đầy đủ cơ sở và được rà soát kỹ trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Các phát hiện cần được báo cáo và trao đổi với Giám đốc/Thủ trưởng của bộ phận được kiểm toán. Trong trường hợp bộ phận được kiểm toán chậm trễ trong việc xử lý các phát hiện, cần đưa ra một thời hạn chính thức để bộ phận này giải đáp vấn đề và cần thông báo rằng trong trường hợp không thực hiện yêu cầu sẽ bị nêu trong báo cáo. Báo cáo kiểm toán hàng năm Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm thường bao gồm các nội dung sau: Những vấn đề liên quan đến kế hoạch kiểm toán nội bộ năm trước. Công việc kiểm toán nội bộ đã được thực hiện năm trước, các sai phạm đã được phát hiện. Những vấn đề trọng yếu ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của hệ thống thu mua hàng, (Những phát hiện sai sót mang tính hệ thống...). Những rủi ro quan trọng công ty chưa có khả năng xử lý một cách đúng mức. Những yếu kém về phương pháp lập và kết cấu của báo cáo quản lý, báo cáo tài chính. Các kiến nghị và việc thực hiện các kiến nghị của kiểm toán nội bộ. Những vấn đề quan trọng tác động, ảnh hưởng đến thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ năm trước. Báo cáo kiểm toán Đánh giá kết quả kiểm toán 4 Kiểm toán quy trình mua hàng KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN CÁC KIẾN NGHỊ CỦA KTNB Đánh giá kết quả kiểm toán 1. TIẾN HÀNH KIỂM TRA Kiểm tra thời hạn nộp báo cáo và kết quả thực hiện kiểm toán so với yêu cầu tại báo cáo kiểm toán nội bộ. Kiểm tra nội dung báo cáo của đơn vị được kiểm toán về tình hình và kết quả thực hiện các kiến nghị của nhóm kiểm toán nội bộ. Đối chiếu việc thực hiện những công việc khắc phục sai sót, yếu kém trong thực tế tại đơn vị được kiểm toán với báo cáo của đơn vị gửi cho nhóm kiểm toán nội bộ và với các kết luận trong báo cáo kiểm toán Kiểm tra đánh giá thực tế cả về thời gian, nội dung kết quả những công việc mà đơn vị được kiểm toán và thực hiện theo các kiến nghị của nhóm kiểm toán nội bộ Thu thập các bằng chứng về việc đơn vị được kiểm toán đã thực hiện kiến nghị của nhóm kiểm toán nội bộ Lập biên bản về việc kiểm tra thực tế việc thực hiện kết luận của nhóm kiểm toán nội bộ tại đơn vị được kiểm toán 1. TIẾN HÀNH KIỂM TRA 2.KẾT THÚC KiỂM TRA Báo cáo kết quả về việc đơn vị được kiểm toán thực hiện kiến nghị của Kiểm toán nội bộ gửi HĐQT, Trưởng BKS và Ban lãnh đạo công ty, bao gồm các nội dung sau Tổng hợp tình hình và số liệu đã kiểm tra trên báo cáo và trên thực tế tại đơn vị được kiểm toán Đưa ra những nhận xét, đánh giá về việc thực hiện kết luận kiểm toán của đơn vị được kiểm toán Những tồn tại mà đơn vị được kiểm toán chưa thực hiện, phân tích những nguyên nhân và kiến nghị với lãnh đạo các biện pháp xử lý tiếp theo. 2.KẾT THÚC KiỂM TRA 3.THEO DÕI SAU KIỂM TOÁN Kiểm tra các kiến nghị nào không trả lời, đồng ý, đồng ý từng phần, không đồng ý, ý kiến trái ngược, từ chối và lập báo cáo theo dõi sau kiểm toán, gửi tới các bộ phận liên quan. Trong trường hợp đối tượng kiểm toán không đưa ra các biện pháp chỉnh sửa thì kiểm toán nội bộ phải yêu cầu làm rõ và báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét quyết định. Thank You!