Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hoà Thọ

     - TK 112: Tiền gửi ngân hàng (hầu như là được sử dụng cho mọi nghiệp vụ thanh toán trong mua hàng vì các khoản thanh toán cho nhà cung cấp đều thông qua trung gian là Ngân hàng).      Hệ  thống chứng từ được sử  dụng trong chu trình cung ứng:      - Đơn đặt hàng mua (PO - Purchase Oder)      - Hợp đồng mua bán (Sales contract)      - Hóa đơn mua hàng (Invoice)      - Bill of Lading      - Packing List      - Hóa đơn vận chuyển      - Phiếu nhập kho      - Giấy đề nghị thanh toán      - Ủy nhiệm chi      Hệ  thống sổ kế toán:      Hệ  thống sổ theo dõi nghiệp vụ  nhập mua vật tư:      - Sổ chi tiết vật tư:  cho biết thông tin về một chủng loại nguyên liệu, phụ liệu theo từng nghiệp vụ phát sinh trong một thời gian xác định. Cho phép theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất và tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng chủng loạinguyên phụ liệu. Chứng từ làm căn cứ cho việc ghi sổ này là Phiếu nhập kho, hoặc Phiếu xuất kho… Và các nghiệp xảy ra có thể là nhập hàng hoặc xuất kho hàng. Sổ còn cho biết các định khoản cho từng nghiệp vụ (cột TK đối ứng trong bảng).      - Sổ Tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn: cho biết thông tin tổng hợp của tất cả các loại nguyên liệu, phụ liệu trong một thời gian cụ thể. Mỗi dòng là một chủng loại nguyên phụ liệu, kèm theo các thông tin về số lượng, đơn giá, tổng giá trị của chủng loại nguyên phụ liệu đó tại thời điểm đầu kỳ, nhập xuất phát sinh trong kỳ, và tại thời điểm cuối kỳ.       - Sổ Cái Tài khoản 152: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan Tài khoản 152 trong xuyên suốt một thời gian xác định.      - Bảng kê phiếu nhập: là biểu bảng được lập hàng tháng hoặc theo một khoảng thời gian xác định nào đó, cung cấp những thông tin như mẫu dưới đây, và tác dụng là để theo dõi riêng các nghiệp vụ nhập kho (nhập mua NPL, …), diễn giải nghiệp vụ theo chứng từ liên quan.      Các thông tin của một Sổ Chi tiết Vật tư được gói gọn thành một dòng trong Sổ Tổng hợp Nhập - xuất - tồn TK 152. Còn số liệu của Sổ Tổng hợp Nhập – xuất – tồn TK 152 và Sổ Cái TK 152 thì phải trùng khớp nhau các thông tin như tồn đầu kỳ,  nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Đối với Bảng kê phiếu nhập thì con số tổng cộng phải khớp với số liệu tổng cộng nhập trong kỳ của Sổ Tổng hợp Nhập – xuất – tồn.      Hệ  thống sổ theo dõi phải trả  người bán và thanh toán      - Sổ chi tiết phải trả  người bán: có chức năng tương tự như Sổ chi tiết vật tư, Sổ cho biết thông tin về một đối tượng Nhà cung cấp cụ thể theo từng nghiệp vụ phát sinh trong một thời gian xác định. Cho phép theo dõi công nợ phải trả liên quan đến người bán đó (có thể là khoản tiền còn nợ hoặc khoản tiền đã ứng trước cho NCC đó).            - Sổ  Tổng hợp phải trả người bán: cho biết thông tin tổng hợp về tất cả các Nhà cung cấp trong một thời gian cụ thể. Mỗi dòng là một NCC, kèm theo là các thông tin về số dư đầu kỳ, tổng số phát sinh trong kỳ, và số dư cuối kỳ.      - Sổ Cái Tài khoản 331: sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự xảy ra theo thời gian liên quan đến Tài khoản Phải trả người bán trong xuyên suốt một thời gian xác định.      - Sổ chi tiết Tài khoản 112: có chức năng tương tự như hai Sổ chi tiết vật tư và Sổ chi tiết phải trả người bán đã được nêu ở bên trên, Sổ chi tiết Tài khoản Tiền gửi ngân hàng cho biết thông tin về tài khoản tiền gửi tại một ngân hàng cụ thể theo từng nghiệp vụ phát sinh trong một thời gian xác định.       - Sổ Cái Tài khoản 112: cũng tương tự như các Sổ Cái 152 và 331 đã đề cập, Sổ Cái tài khoản 112 là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép lại tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra theo trình tự thời gian trong một thời gian xác định.          2.2.3. Thực trạng chu trình cung ứng và công tác kiểm soát chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ      Tổng Công ty chủ yếu thực hiện sản xuất hàng gia công cho cả trong nước và nước ngoài. Nhưng chủ  yếu vẫn là gia công hàng cho nước ngoài (gia công theo mẫu khách hàng giao).      Chu trình cung ứng hay còn được gọi là chu trình mua hàng và thanh toán. Mua hàng ở đây được hiểu là mua nguyên vật liệu, phụ liệu cho ngành may và thanh toán là thanh toán cho các nhà cung cấp.      Điểm bắt đầu cho sự phát sinh nhu cầu mua nguyên phụ liệu là khi Tổng Công ty nhận được ĐĐH từ một khách hàng nào đó (đa phần từ khách hàng nước ngoài)      Sau khi nhận hàng từ khách hàng thì bộ phận Cán bộ mặt hàng phòng kinh doanh sẽ xác nhận ĐĐH, và Cán bộ cân đối NPL tiến hành lập Bảng Cân đối nguyên phụ cho ĐĐH đó. Tiếp theo bộ  phận Cán bộ mặt hàng Phòng kinh doanh tiến hành thảo  ĐĐH mua NPL dựa trên Bảng cân đối nguyên phụ liệu về các chỉ tiêu hàng, số lượng cần đặt và các NCC liên quan số NPL đó.      Căn cứ vào thời gian đồng bộ cần thiết, bộ  phận Cán bộ mặt hàng này thu xếp phương tiện và  hình thức vận chuyển NPL về nhập kho. Nếu là  NPL được nhập từ nước ngoài về thì cán bộ xuất nhập khẩu sẽ hoàn tất thủ tục nhập khẩu. Sau đó, Kho NPL May sẽ tiếp nhận và bảo quản, kiểm tra số lượng thực nhận tại kho. Đồng thời cán bộ cân đối NPL cũng luôn theo dõi tình hình tồn kho, nhập xuất của tất cả NPL. NPL được nhập kho đồng thời cũng xác định nghĩa vụ thanh toán, đây là nhiệm vụ của Phòng TC-KT, có trách nhiệm thanh toán tiền mua NPL  và các chi phí liên quan dựa trên bộ chứng từ thanh toán được chuyển từ Phòng Kinh doanh sang. Bên cạnh đó cũng luôn theo dõi các khoản phải trả người bán và tình hình nhập xuất NPL.      Tại Tổng Công ty thường thì khi Khách hàng đặt hàng gia công, đồng thời cũng sẽ cung cấp những thông tin liên quan đến nguyên phụ liệu để thực hiện sản phẩm đó và mỗi nguyên phụ liệu cũng được chỉ định Nhà cung cấp. Do đó, Cán bộ mặt hàng Phòng Kinh doanh chỉ cần dựa vào những thông tin đó và đặt hàng mà không cần quan tâm cho công việc tìm hiểu Nhà cung cấp.      Nhận biết nhu cầu và yêu cầu vật tư       - Nhu cầu mua vật tư xuất phát từ ĐĐH gia công của một khách hàng.      - Chỉ có phòng kinh doanh mới có quyền đi mua nguyên phụ liệu (tức giao dịch thỏa thuận  đặt hàng với NCC) để đáp ứng nhu cầu cho kế  hoạch sản xuất theo ĐĐH gia công.      - Bộ phận Cán bộ cân đối NPL lập Bảng Cân đối nguyên phụ cho ĐĐH mà khách hàng đặt đơn vị gia công, gồm các thông tin về chỉ tiêu NPL, số lượng cần đặt và các NCC liên quan số NPL đó.      Đặt hàng với Nhà cung cấp      - Hầu hết các Nhà cung cấp là được chỉ định.      - Nhân viên Phòng Kinh doanh thảo ĐĐH và gửi ĐĐH cho Nhà cung cấp qua Mail, một số ít khác qua đường điện thoại (đối với Nhà cung cấp quen thuộc hoặc không có mail). ĐĐH mua này do bộ phận Cán bộ mặt hàng Phòng Kinh doanh thực hiện thực hiện. Sau đây là mẫu một ĐĐH mua:      ĐĐH mua sau khi được Nhà cung cấp chấp nhận thì Hợp đồng mua bán sẽ được thảo, có thể Nhà cung cấp hoặc Tổng Công ty cụ thể là nhân viên Phòng Kinh doanh (Cán bộ mặt hàng) sẽ thực hiện công việc này. Hợp đồng thỏa thuận về nội dung hàng đặt mua, về phương thức vận chuyển, về phương thức thanh toán, ngày giao hàng, ngày thanh toán, … Đôi khi đối với một vài Nhà cung cấp, ĐĐH cũng mang tính chất như một Hợp đồng mua bán, và cũng chứa đựng đầy đủ các thông tin trên.      Sự  liên lạc thông tin, đặt hàng, chấp nhận ĐĐH, hay chuyển gửi các Hợp đồng, các chứng từ liên quan … đều qua đường mail. Để hạn chế, khắc phục những rủi ro có thể xảy ra trong đường lưu chuyển thông tin thì trong mỗi một mail gửi đi đều đính kèm "phải phản hồi" khi nhận được thông tin. Chẳng hạn, Tổng Công ty gửi ĐĐH cho một Nhà cung cấp A thì đồng thời cũng yêu cầu sự phản hồi từ A ngay sau khi A nhận được ĐĐH trong một khoảng thời gian nào đó, 6 giờ đồng hồ chẳng hạn, nếu vượt quá khoảng thời gian đó mà Tổng Công ty không nhận được sự phản hồi thì có thể đã gặp sự cố trong đường truyền thông tin, và khi đó cần một biện pháp khắc phục như gọi điện thoại hoặc chuyển fax…      Nhận hàng và nhập kho      Khi vật tư về đến kho, thủ kho nhận vật tư  đồng thời tiến hành kiểm đếm, đối chiếu số  lượng tổng quan với Packing List (mẫu sao của bản chính mà NCC đã chuyển gửi cho đơn vị cùng với Invoice,...) và sau đó ký vào Lệnh giao hàng của NCC như là một sự xác nhận là đã nhận hàng.      Tại thời điểm nhận hàng này, không lập Biên bản nhận hàng và kiểm tra chất lượng tại chỗ mà  sau khi nhập kho, Thủ kho mới tiến hành kiểm tra chi tiết bên trong kiện về số lượng chi tiết, chất lượng… và lập Bảng nhập hàng (Bảng nhập hàng là mẫu tờ rời, không được đánh số thứ tự trước), kê đủ những thông tin như mẫu dưới:                        Bảng nhập hàng được chuyển đến Phòng Kinh doanh như  một thông báo về số lượng nhập thực tế  và Phòng kế hoạch - Thị trường dựa vào thông tin đó tiến hành lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được đánh số thứ tự liên tục.      Tại thời điểm nhận hàng, rất ít khi có bộ phận khác kiểm cùng, Phòng Quản lý chất lượng chỉ tham gia khi không tin tưởng Nhà cung cấp nào hoặc Nhà cung cấp đó là mới, hoặc là khi phát hiện hàng nhập mua kém chất lượng. Thông thường Bộ phận phòng Quản lý chất lượng tiến hành kiểm tra sau khi đã nhập kho hàng mua.      Ghi nhận và xác định nghĩa vụ  thanh toán cho Nhà cung cấp      Bộ  chứng từ thanh toán được chuyển sang Phòng Tài chính Kế toán gồm       - Hợp đồng mua bán (Sales Contract) (có thể do Nhà cung cấp hoặc Tổng Công ty lập sau khi đã chấp nhận sự thỏa thuận mua bán, nếu Tổng Công ty lập Hợp đồng mua bán thì nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm làm công việc này).      - Invoice (của nhà cung cấp gửi và gửi qua đường mail ).      - Hóa đơn vận chuyển (của nhà vận chuyển gửi - đây được xem như là một dịch vụ trong nước mà Tổng Công ty thuê, chẳng hạn vận chuyển hàng từ cảng về Tổng Công ty…).       - Tờ khai hàng hóa nhập khẩu       - Bill of Lading (B/L)      Bill of Lading là chứng từ được Nhà cung cấp chuyển gửi cùng với Invoice, Packing List, Hợp đồng…  Chứng từ này có chức năng làm căn cứ, cơ sở đối chiếu để nhận hàng tại Cảng. Cán bộ của Tổng Công ty mà cụ thể là nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ mang chứng từ này đi nhận hàng và làm các thủ tục để nhập khẩu, khai thuế hải quan (Tờ khai hàng hóa nhập khẩu…). Tiếp theo đó hàng sẽ được nhà vận chuyển vận chuyển đến Tổng Công ty (Kho).      - Packing List (do Nhà cung cấp chuyển cho Tổng Công ty qua đường mail cùng với Invoice, Bill of Lading .. để Tổng Công ty đối chiếu kiểm tra những mặt hàng đã đặt mua).      - Giấy đề nghị thanh toán (Do nhân viên Phòng Kinh doanh lập sau khi đã nhập kho, hoàn tất bộ chứng từ thanh toán).       - Phiếu nhập kho (do Phòng Kế hoạch - Thị trường lập sau khi đã tiếp nhận Bảng nhập hàng thông báo khối lượng thực sự nhập kho từ Thủ kho). Mẫu PNK dưới đây là do Phòng Kế hoạch - Thị trường lập.       Kế  toán vật tư (Kế toán NVL hoặc Kế toán Phụ  liệu) sẽ tiếp nhận bộ chứng từ thanh toán từ Phòng Kinh doanh chuyển sang và tiến hành kiểm tra (kiểm tra tất cả những thông tin về nội dung đồng thời cũng xem xét tính hợp lý, đầy đủ, và các chữ ký …), sau đó nhập liệu (dựa vào Phiếu nhập kho được chuyển sang). Sau đây là mẫu PNK do Phòng TCKT - Kế toán nguyên liệu, phụ liệu lập.      Sau khi Kế toán phần hành nguyên liêu, phụ liệu nhập liệu chứng từ, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu và Kế toán thanh toán có thể theo dõi khoản phải trả người bán - TK 331 mà không cần nhập liệu.      Kế  toán vật tư sau khi nhập liệu cũng sẽ chuyển bộ chứng từ thanh toán sang cho Kế toán thanh toán để kiểm tra đối chiếu, tính toán lại một lần nữa xem phần nhập liệu của Kế toán vật tư đã đúng chưa.      Thanh toán cho Nhà cung cấp      Hầu như mọi khoản phải thanh toán cho Nhà cung cấp  đều là thanh toán qua Ngân hàng. Các phương thức thanh toán: T/T (phương thức chuyển tiền, có thể trả trước hoặc trả sau), L/C (phương thức tín dụng chứng từ), D/P (phương thức nhờ thu). Đơn vị tiền ngoại tệ được dùng là đồng USD.      Kế  toán sau khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán sẽ  chuyển sang cho Kế toán tiền gửi ngân hàng. Kế toán TGNH sẽ xem xét, đối chiếu, tính toán thông tin lại một lần nữa và tiến hành lập Ủy nhiệm chi (Ủy nhiệm chi không có mẫu thống nhất mà tùy thuộc vào từng ngân hàng mà có mẫu khác nhau). Ủy nhiệm chi sau khi lập, Kế toán TGNH sẽ xin sự ký duyệt của Kế toán trưởng, Tổng Giám đốc kèm với bộ chứng từ thanh toán.      Mẫu  Ủy nhiệm chi dưới đây là mẫu của Ngân hàng Công Thương Việt Nam. Mẫu mỗi ngân hàng có sự khác biệt, nhưng vẫn phải đảm bảo những thông tin bắt buộc, chỉ khác nhau cách thiết kế, bố trí các thông tin trên mẫu.  NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM                                 Liên 1                                                                                                                      ỦY NHIỆM CHI                                Số:  1191 - CT                                          19/01/09 00:00:00 Tên  đơn vị trả tiền: Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ Tài khoản nợ: 1  0  2  0  1  0  0  0  0 1  9  1  0  1  4 Tại ngân hàng: Công Thương        Tỉnh, TP: Đà Nẵng  Số  tiền bằng chữ: Một triệu không trăm bảy mươi ba nghìn năm trăm sáu mươi hai đồng chẵn.  Tên  đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH JIA MEI Tài khoản có: 1  0  4  2  0  1  8  8  3  9  2  0  1  3 Tại ngân hàng: Techcombank         Tỉnh, TP: Đà Nẵng  Nội dung: Trả tiền mua phụ liệu theo Hóa đơn 70454        Ngày hạch toán … …                                               Đơn vị trả tiền/ Payer                                                                                                   Giao dịch viên          Kiểm soát viên                    Kế toán                Chủ tài khoản                                Tiếp theo, Kế toán TGNH sẽ đến Ngân hàng liên quan và  thực hiện chi trả cho NCC. Ủy nhiệm chi là chứng từ để nhập liệu, phần mềm tự động cập nhập làm giảm khoản phải trả người bán và Kế toán thanh toán có thể theo dõi.      Các Invoice sau khi thanh toán được đóng dấu "Đã thanh toán".      Ta cũng có thể chia chu trình cung ứng thành 2 quá  trình là quá trình mua vật tư và quá trình thanh toán, được hình dung mô tả qua các lưu đồ sau (theo phương thức thanh toán T/T trả sau):               LƯU  ĐỒ KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH MUA VẬT TƯ      LƯU  ĐỒ KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH THANH TOÁN        Trong chu trình cung ứng này, tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ có thể phát sinh những rủi ro, tuy nhiên đơn vị cũng luôn có những thủ tục kiểm soát để hạn chế.   Rủi ro Thủ  tục kiểm soát 1. Nhân viên có thể nhận sai hàng hóa - Nếu hàng hóa nhập khẩu thì có chứng từ đối chiếu khi nhận đó là Bill of Lading, nhân viên nhận hàng sẽ đem chứng từ này để làm cơ sở khi đi nhận hàng và làm thủ tục hải quan. - Khi hàng về nhập kho thì Thủ kho có kiểm tra lại. 2. Sự thanh toán lại những Hóa đơn đã thanh toán Hóa đơn sau khi thanh toán đã được đóng dấu là Đã thanh toán, và sắp xếp lưu ở nơi khác, tách biệt với những Hóa đơn chưa thanh toán. 3. NCC có thể phát hành Hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị Hóa đơn của NCC từ lúc nhận được cho đến lúc thanh toán thì  luân chuyển qua nhiều bộ phận, và tại mỗi bộ  phận đều luôn có sự rà soát thông tin, tính toán, đối chiếu. Do vậy, rủi ro này cũng có thể kiểm soát được. 4. Thanh toán sai NCC, hoặc sai số tiền - Trước khi thanh toán, KT vật tư rồi đến KT thanh toán kiểm tra, đối chiếu, tính toán lại và sau cùng cả sự ký duyệt của Kế toán trưởng, Ban Giám đốc nên rủi ro này hoàn toàn có thể kiểm soát được. 5. Tạo những Hóa đơn giả và những tài liệu mua hàng khác Tương tự như  rủi ro trên, ta cũng có thể kiểm soát được, bởi mỗi NCC đều có một mẫu Hóa đơn riêng biệt  được ấn định. Khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, thì đồng thời các KT cũng kiểm tra cả tính hợp lý, hợp lệ của chúng. 6. Việc truy nhập vào dữ liệu liên quan đến NCC bởi những người không có thẩm quyền Phần mềm tại Tổng Công ty Dệt may Hòa thọ đang dùng là Bravo 6.3, khá  ưu việt trong chức năng phân quyền sử dụng, mỗi người sử dụng là một mật mã riêng, và chỉ cho phép người sử dụng đó thao tác công việc trong giới hạn phần việc của mình. Do vậy, rủi ro này ta cũng có thể kiểm soát và ngăn chặn được, hòng hạn chế sự truy nhập không cho phép, lấy thông tin hoặc sửa đổi thông tin… 7. Người chịu trách nhiệm về tiền, hàng tồn kho, khoản phải trả là những người không có khả năng Rủi ro này liên quan đến cơ cấu nhân sự của Tổng Công ty, mà cơ  cấu nhân sự là nhân tố rất được Tổng Công ty chú trọng. Ngay từ thời điểm ban đầu khi tuyển dụng nhân viên, Tổng Công ty đã có những phương pháp để thực hiện, tuyển chọn những người thực sự có năng lực, và định kỳ cũng thường xuyên mở các lớp ngoại khóa để cập nhật nâng cao trình độ, bên cạnh Tổng Công ty cũng khuyến khích nhân viên của mình tham gia những lớp học bên ngoài, có hỗ trợ học phí… … …      Kiểm soát được mọi rủi ro, hạn chế những hậu quả  có thể, Tổng Công ty đã thực hiện công việc kiểm soát như sau:      Kiểm soát chung      - Kiểm soát hoạt động tổ chức: Cơ bản Tổng Công ty thực hiện khá tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát, có sự tách biệt giữa các bộ phận cơ bản, đảm bảo phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm, và hầu hết các chứng từ đảm bảo sự ủy quyền thông qua sự ký duyệt của cấp trên. Đồng thời quy trình mua hàng và thanh toán trong chu trình cung ứng cũng luôn được thực hiện theo một trình tự cơ bản được quy định.      - Kiểm soát chứng từ: Các chứng từ tại Tổng Công ty hầu như đều được kiểm tra, đối chiếu, tính toán trước khi nhập liệu, tuy nhiên đôi lúc cũng bị bỏ sót do vô ý, nhầm lẫn hoặc chủ quan những các lỗi mắc phải không lớn bởi có sự kiểm soát lẫn nhau giữa các phần hành liên quan. Chẳng hạn KT thanh toán kiểm tra bộ chứng từ thanh toán (tính toán, kiểm tra mã hàng, SL, chứng từ có hợp lý hay không..) trước khi chuyển giao cho KT ngân hàng thực hiện thanh toán.      - Kiểm soát việc giải trình tài sản: Những tài liệu liên quan đến chu trình được cập nhật đầy đủ, kể cả những bản sao, những sơ đồ, những lưu đồ, những báo cáo… Ngoài ra, việc sắp xếp chi tiết các thông tin liên quan đến mua hàng và thanh toán cũng luôn được lưu vào file riêng biệt,… KT các phần hành song song với công việc nhập liệu, tính toán thì cũng luôn kiểm tra, đối chiếu số liệu để phát hiện sai sót, tự kiểm tra hoặc kiểm tra của nhau giữa các phần hành liên quan, chẳng hạn KT vật tư, KT thanh toán và KT ngân hàng…      - Kiểm soát quá trình quản lý: trong mọi hoạt động luôn có sự tham gia của cán bộ quản lý, họ luôn theo sát chu trình, thực hiện chức năng ủy quyền và kiểm tra, giám sát. Đội ngũ nhân viên tham gia trong chu trình được đào tạo nghiệp vụ đầy đủ và có quyền hạn ở một mức nhất định cho công việc của mình.      - Kiểm soát hoạt động dữ liệu trung tâm: Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán được thiết lập khá rõ ràng. Vấn đề này chịu ảnh hưởng lớn từ chất lượng của phần mềm đang sử dụng tại Tổng Công ty.      - Kiểm soát sự ủy quyền: Sự ủy quyền được thực hiện bởi sự phân quyền trong sử dụng bằng một mật khẩu riêng cho mỗi người khi đăng nhập hệ thống để làm việc. Và bên cạnh đó, sự ủy quyền còn được thể hiện ở sự ký duyệt thông qua của cán bộ quản lý trên các chứng từ của NV phát sinh.      - Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu: Công việc đăng nhập được khá bảo mật bởi một mật khẩu riêng cho từng người sử dụng. Tuy nhiên, thực tế vẫn có tình trạng kế toán phần hành này làm giúp công việc cho kế toán phần hành khác, nên ở một góc độ nào đó, việc đăng nhập dữ liệu không được bảo mật tuyệt đối.      Kiểm soát ứng dụng      - Kiểm soát việc nhập dữ  liệu: Việc nhập liệu trong chu trình này được thực hiện ban đầu bởi Kế toán vật tư. Kế toán VT sẽ nhập PNK từ bộ chứng từ thanh toán được chuyển sang từ Phòng Kinh doanh. Sau đó, bộ chứng từ thanh toán sẽ được chuyển sang Kế toán thanh toán. KT phần hành này sẽ kiểm tra đối chiếu số liệu (KT thanh toán không nhập liệu mà số liệu sẽ tự động được cập nhật vào hệ thống từ sự nhập liệu của KT vật tư và KT thanh toán chỉ theo dõi). Tại đây, nếu KT vật tư nhập liệu sai, KT thanh toán sẽ phát hiện được. Ngược lại, tại đây nếu số liệu khớp đúng thì bộ chứng từ thanh toán sẽ được chuyển sang cho KT ngân hàng để làm thủ tục thanh toán.      Nếu nghiệp vụ được thanh toán toàn phần thì dữ  liệu lại được cập nhật sau khi KT ngân hàng nhập liệu, làm giảm khoản phải trả NCC, KT thanh toán có thể theo dõi và phát hiện sai sót nếu có.      - Kiểm soát quá trình xử  lý dữ liệu:      Kiểm tra các thông tin đầu vào, tính toán trên các ĐĐH, tính toán số lượng hàng hóa nhận được và  đối chiếu, so sánh với số lượng trên Hóa đơn.      Dữ  liệu sau khi nhập liệu nếu phát hiện có sai sót sẽ  tiến hành chỉnh sửa cho khớp đúng.      Kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ: Sổ Chi tiết, so sánh trên Sổ Tổng hợp rồi với Sổ Cái. Chẳng hạn: Các thông tin của một Sổ Chi tiết Vật tư được gói gọn thành một dòng trong Sổ Tổng hợp Nhập - xuất - tồn TK 152. Còn số liệu của Sổ Tổng hợp Nhập – xuất – tồn TK 152 và Sổ Cái TK 152 thì phải trùng khớp nhau các thông tin như tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ.      - Kiểm soát thông tin đầu ra: Định kỳ, dữ liệu sẽ được truy xuất và lưu trữ. Đồng thời cũng có sự kiểm tra, xem xét của Kế toán trưởng trước khi đóng tập lưu. PHẦN 3:  MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM  TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ       1. Đánh giá thực trạng chu trình cung ứng và công tác kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng hiện nay tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ              1.1. Những ưu điểm      Tổng Công ty có môi trường kiểm soát khá chặt chẽ. Về các đặc điểm trong ban quản lý cũng như  phong cách làm việc và quan điểm của họ là  khá quan trọng cho một hệ thống KSNB hữu hiệu. Với quan điểm kinh doanh lành mạnh, phong cách lãnh đạo làm việc thân thiện, minh bạch, luôn tuân thủ các nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh của Ban quản lý Tổng Công ty, họ như là một đầu tàu khá vững chắc và mạnh mẽ, tạo tiền đề xúc tiến sản xuất kinh doanh cũng như luôn không ngừng cố gắng phát triển và xây dựng uy tín thương hiệu của mình trong lòng người tiêu dùng và thị trường tiêu thụ. Thực tế đã được chứng minh qua những giải thưởng, huân chương, … và một điều dễ dàng nhận thấy rõ đó là Doanh thu của Tổng Công ty liên tục tăng vọt qua từng năm.                                                            (ĐVT: đồng)                     Năm Chỉ  tiêu 2006 2007 2008 Tổng Doanh thu 689.201.972.626 742.757.426.481 929.193.145.316      Về  cơ cấu tổ chức, Tổng Công ty phân bố tương đối nhiều bộ phận, nhiều Phòng ban, tuy nhiên điều đó không có nghĩa là cơ cấu tổ chức phức tạp và khó hiểu. Điều ngược lại là cơ cấu được phân chia rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với quy mô của Tổng Công ty. Với cơ cấu này, mỗi bộ phận, phòng ban … đều có chức năng và quyền hạn rõ ràng, khoa học, không gây sự đùn đẩy đối phó và cả sự chồng chéo lẫn nhau trong công việc.      Chính sách nhân sự luôn được Tổng Công ty coi trọng bởi nhân tố con người bao giờ cũng quan trọng, tạo tiền đề làm ra mọi thứ và đồng thời cũng là mục tiêu, mục đích của mọi sự kiểm soát. Một đội ngũ công nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ, đội ngũ người lao động có tay nghề, nhiệt tình năng nổ trong công việc và có thời gian công tác làm việc lâu dài tại Công ty là một điều hết sức cần thiết, và là một nhân tố rất quan trọng. Tổng Công ty luôn quan tâm và bảo vệ quyền lợi người lao động, mọi chính sách, kế hoạch của Tổng Công ty đều hướng đến người lao động, tạo lòng tin và động lực phát triển.      Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và các  định mức cũng được Công ty quan tâm và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc thực hiện để phát hiện xử lý, nếu có sai lệch thì điều này giúp cho kế hoạch đặt ra luôn sát với thực tế và thường được hoàn thành tốt.      Hệ  thống thông tin kế toán tại Tổng Công ty được  quan tâm chú trọng và thực hiện nghiêm túc. Phần mềm kế toán hiện đang được sử dụng tại đơn vị - Phần mềm Bravo 6.3 - có khá nhiều ưu điểm, và một trong những ưu điểm đó là sự phân quyền người sử dụng khá tốt. Phần mềm cho phép phân chia nhiều phần hành kế toán, mỗi kế toán viên có một mật mã đăng nhập, và chỉ có người đó mới có quyền tham gia công việc phần hành của mình hoặc làm tiếp hoặc sửa đổi. Những phần hành khác chỉ được phép xem, đối chiếu, kiểm tra, và theo đó có thể phát hiện sai sót, kiểm soát lẫn nhau.      Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán đó chính là  một trong những điều kiện phát huy được tác dụng tự kiểm tra của kế toán. Một hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB. Hệ thống thông tin kế toán tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ mặc dù còn những hạn chế nhất định nhưng nó đã có vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Các nghiệp vụ xảy ra được kiểm soát bằng chứng từ và ghi sổ một cách chính xác, đầy đủ, và lưu trữ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Hệ thống sổ sách chi tiết, tổng hợp, Sổ Cái định kỳ đều được in và đóng tập, đồng thời luôn có sự xác nhận của người quản lý cấp trên.      Bộ  máy Kế toán của Tổng Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, đảm bảo được sự  thống nhất trong công tác tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý. Trong cơ cấu bộ máy quản lý, Phòng Tài chính Kế toán được sự lãnh đạo, quản lý trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp thời về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị.      Các thủ tục kiểm soát tương đối đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản:      - Nguyên tắc phân công phân nhiệm.      - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.      - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.      Ưu điểm của công tác kiểm soát đối với chu trình cung ứng tại Tổng Công ty:      - Môi trường kiểm soát khá tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi nghiệp vụ, công tác liên quan đến chu trình xảy ra.      - Cơ chế kiểm soát khá chặt chẽ, sự phân chia công việc, trách nhiệm cho các bộ phận rõ  ràng, quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt.      - Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán  được thực hiện khá khoa học và chặt chẽ, mỗi phần hành kế toán đảm đương tốt nhiệm vụ  được phân chia, tuân thủ theo các quy định và  quy chế chung đã được đề ra.      - Nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm được đảm bảo. Công việc được phân chia cho nhiều người tạo sự chuyên môn hóa trong công việc và dễ dàng kiểm soát lẫn nhau tránh những sự cố ý gian lận hay các sai sót có thể xảy ra. Theo đó trách nhiệm cũng được phân chia rõ ràng và hợp lý. Chẳng hạn, có sự tách bạch bộ phận đặt hàng (Phòng Kinh doanh) và bộ phận nhận hàng (Thủ kho nhận hàng và Phòng Kế hoạch - Thị trường lập Phiếu nhập kho…); có sự tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện công việc và trách nhiệm ghi sổ (Phòng Kinh doanh và Phòng KH - TT chịu trách nhiệm đặt hàng nhận hàng còn Phòng TCKT đảm đương nhiệm vụ ghi chép và lưu trữ thông tin…); có sự tách biệt giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát (Kế toán trưởng đảm nhiệm vai trò chỉ đạo chung không tham gia thực hiện vào một phần hành nào, tránh việc là vừa đảm nhiệm vai trò kiểm tra và vừa thực hiện công việc…);…      - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn cũng được  đảm bảo (Các chứng từ trước khi thực hiện  hầu như đều có đầy đủ sự ký duyệt của người quản lý cấp trên).              1.2. Những hạn chế      Bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua vật tư và thanh toán của Tổng Công ty còn tồn tại những hạn chế:      - Chưa có một hệ thống kiểm soát nội bộ  (các chính sách, các quy định) rõ ràng, mọi sự kiểm soát đã và đang diễn ra chỉ là sự kiểm soát chung chung, theo một mô - típ quen thuộc, chưa được hành văn hay quy định cụ thể. Chưa thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ để công tác kiểm soát tại đơn vị chặt chẽ hơn.      - Tổng Công ty đặt khá nhiều niềm tin vào nhân viên của mình ở một số bộ phận, đó là một ưu điểm nhưng mặt khác sự tin tưởng này đôi khi lại là một nhược điểm lớn, dễ dàng xảy ra sự gian lận. Chẳng hạn, ở khâu đặt hàng, nhân viên Phòng Kinh doanh thảo ĐĐH và trực tiếp mail Nhà cung cấp mà không qua sự ký duyệt chấp thuận nào của người quản lý cấp trên cả. Nhân viên này chỉ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trực tiếp về công việc của mình và bản thân họ phải tự cân nhắc kỹ lưỡng khi làm việc. Như vậy, sai sót, gian lận sẽ dễ xảy ra ở đây. Và rõ ràng điều này đã vi phạm nguyên tắc thứ ba - nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn dẫu biết rằng công việc của người nhân viên này hoàn toàn nằm trong quyền hạn và trách nhiệm được giao…      - Khi nhận hàng tại kho, không hề được lập Biên bản nhận hàng, Thủ kho chỉ kiểm hàng theo số lượng và cho nhập, đồng thời ký vào một chứng từ gọi là Lệnh giao hàng của nhà cung cấp, và xem đây như là một sự xác nhận đã nhận hàng. Hạn chế ở đây là Tổng Công ty không có chứng từ sao chụp nghiệp vụ nhận hàng này của Thủ kho. Lệnh giao hàng có chăng thì cũng là của NCC, họ xin sự xác nhận của Thủ kho và tự lưu trữ.      - Tại thời điểm nhận hàng cũng không có sự  kiểm tra về chất lượng mà chỉ về số  lượng tổng quát - số kiện hàng. Rất ít khi bộ  phận quản lý chất lượng tham gia kiểm hàng tại thời điểm nhận hàng, bộ phận này chỉ tham gia khi không tin tưởng chất lượng vật tư một nhà cung cấp nào hoặc vì nhà cung cấp đó là mới, hoặc khi đã phát hiện hàng kém chất lượng cần kiểm tra. Bộ phận này thường chỉ kiểm khi hàng đã nhập kho.      - Bảng nhập hàng được Thủ kho lập sau khi về  kho và mở kiện kiểm tra chi tiết, chứng từ  lại không có số thứ tự, điều này có  thể dẫn đến những rủi ro trong kiểm soát, thất thoát tài sản hoặc gian lận trong việc kiểm hàng.      - Tất cả những gì liên quan đến sự giao dịch thông tin như ĐĐH, Hợp đồng mua bán, hay Invoice… giữa Tổng Công ty và Nhà cung cấp đều hầu hết qua đường mail, có thể gặp phải những rủi ro không lường trước được trong đường truyền thông tin. Mặc dù Tổng Công ty có những biện pháp để khắc phục (như đã được nêu ở phần trên) nhưng vẫn làm hao tốn thời gian và chi phí, nguy cơ làm chậm tiến độ sản xuất.      - Kế toán Tiền gửi ngân hàng và Kế toán  đối chiếu Ngân hàng thực tế chỉ là một, điều này vi phạm nguyên tắc trong thủ tục kiểm soát - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm và phân công phân nhiệm, dễ dẫn đến những rủi ro liên quan tài sản Tiền gửi ngân hàng của Tổng Công ty.              1.3. Lợi ích của việc tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ       Kiểm soát nội bộ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn…., góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp.       Và  trong đó, công tác kiểm soát chu trình cung ứng - tức chu trình mua vật tư và thanh toán thì đặc biệt có nghĩa quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty. Bởi lẽ, hoạt động của chu trình này tác động mạnh đến đầu vào chính của DN - Nguyên vật liệu. Kiểm soát tốt được chu trình này xem như là đã thành công một phần đáng kể, góp phần rất lớn trong mọi công tác cũng như mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của chính đơn vị. Kiểm soát tốt chu trình này cũng tức là kiểm soát tốt đầu vào, làm tiền đề cho chất lượng của thành phẩm cuối cùng, và đây cũng chính là bàn đạp tạo niềm tin và uy tín thương hiệu cho thị trường tiêu thụ và người tiêu dùng.      2. Một số  ý kiến nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ  chu trình cung ứng tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ      Hoàn thiện môi trường kiểm soát:      @ Nâng cao nhận thức của nhà quản lý về tầm quan trọng của hệ thống KSNB đối với thành công của DN      Nhận thức và quan điểm điều hành của nhà quản lý cấp cao là nhân tố quan trọng, ảnh hưởng lớn đến mọi hoạt động của đơn vị. Thực tế tìm hiểu cho thấy, Tổng Công ty cũng đang nỗ lực để xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB của mình, tuy nhiên chưa thật sâu sắc và chú trọng. Mọi sự kiểm soát chỉ mang tính kiểm tra, đối chiếu đơn thuần, chưa thực sự nhận thức được vai trò chính yếu và tầm quan trọng của nó trong việc thực hiện các mục tiêu của Tổng Công ty. Khắc phục những khiếm khuyết trên, Ban lãnh đạo cần có những giải pháp tích cực trong quản lý để tăng cường công tác kiểm tra kế toán, giám sát các NV kinh tế tại đơn vị để kết quả đạt được tốt hơn.      @ Thiết lập Bộ phận Kiểm  toán nội bộ   Việc kiểm soát những rủi ro có thể gây ảnh hưởng đến các mục tiêu hoạt động của các doanh nghiệp không thể chỉ thực hiện bởi các nhà quản lý cấp trên được. Do đó, cần phải có một bộ phận chuyên môn để đánh giá sự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát, đó là bộ phận KTNB.   HTTT kế toán tại Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ ngày càng tổ chức phù hợp về mọi mặt: Bộ máy kế toán; Hệ thống chứng từ; Hệ thống sổ sách; Hệ thống báo cáo; Qui trình hoạch toán theo phần mềm kế toán,…Tuy nhiên, chưa có bộ phận độc lập nào kiểm tra và đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả về HTTT kế toán. Điều này là cần thiết để giúp cho HTTT kế toán được thực hiện hoàn thiện hơn. Chính vì vậy nếu có bộ phận KTNB thì yêu cầu này sẽ được đáp ứng.      Nhu cầu cấp thiết đặt ra là Tổng Công ty cần thiết lập một bộ phận hệ thống kiểm soát nội bộ rõ ràng - Phòng Kiểm toán nội bộ chẳng hạn, đó là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành - quản lý, có chức năng hỗ trợ cho Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế, những chính sách và các thủ tục của đơn vị. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.            Tổng công ty đã thành lập Ban Kiểm soát và định kỳ kiểm tra. Tuy nhiên, lãnh đạo Tổng Công ty lại chưa chú trọng vai trò của bộ phận KTNB để thành lập bộ phận này trong cơ cấu tổ chức của mình.      Hoạt  động KTNB thường gồm:       - Kiểm tra đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và  hiểu quả của hệ thống kế toán và hệ  thống KSNB. Ban Tổng giám đốc phải có trách nhiệm thiết lập và thường xuyên xem xét sự phù  hợp, tính hiệu lực và hiệu quả của các hệ  thống này. KTNB có chức năng kiểm tra, đánh giá thường xuyên đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện HTTT kế toán và hệ thống KSNB.       - Kiểm tra, đánh giá và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của BCTC, báo cáo kế toán quản trị và hoạt động của  đơn vị. Việc kiểm tra, đánh giá này có thể bao gồm việc xem xet các phương pháp xác định, đo lường, phân loại, lập báo cáo và kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ, các khoản mục, số dư TK và thủ tục kiểm soát các thông tin kinh tế, tài chính.       - Kiểm tra, đánh giá tính kinh tế, tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động kinh tế, tài chính kể cả hoạt động phi tài chính của đơn vị. Phát hiện những sơ hở, yếu kém và đề xuất các giải pháp cải tiến hoàn thiện.       - Kiểm tra, đánh giá tính tuân thủ pháp luật, các qui định và yêu cầu từ bên ngoài và chính sách quản lý nội bộ của đơn vị.       Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ với qui mô lớn như  hiện nay, nhu cầu tổ chức bộ phận KTNB là  nhu cầu thực sự khách quan và cần thiết đặc biệt trong điệu kiện hội nhập kinh tế nhằm mục  đích nâng cao độ tin cậy của thông tin kế toán tài chính, hiệu quả hoạt động và phát huy tốt vai trò của hệ thống KSNB. Vì vậy, trước hết vấn đề cần quan tâm là tổ chức bộ máy KTNB: Xác định vai trò, vị trí của bộ phận KTNB trong cơ cấu tổ chức các doanh nghiệp; nguyên tắc tổ chức bộ máy KTNB cần tuân thủ là tách biệt công việc của kiểm toán viên ra khỏi nghiệp vụ hàng ngày, xác định rõ ràng trách nhiệm của kiểm toán viên tách biệt với trách nhiệm của người khác và không chồng chéo giữa vai trò của kiểm toán viên nội bộ với những hoạt động khác. Vì vậy, để đảm bảo tính độc lập của kiểm toán viên nội bộ với những hoạt động mà họ kiểm toán thì bộ máy KTNB tại từng doanh nghiệp nên được tổ chức thành phòng ban trực thuộc Ban Tổng Giám đốc. Bộ phận này hoạt động như một phòng ban chức năng riêng, độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong đơn vị, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám Đốc hoặc Giám Đốc.      Có  thể thiết kế mô hình bộ phận này như  sau:                                               ………                          @ Nâng cao trình độ, năng lực tự kiểm soát của cán bộ công nhân viên       Đội ngũ CBCNV trong đơn vị hiện nay nhìn chung ngày càng được nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên, không thể vì vậy mà không cần tổ chức hướng dẫn hay đào tạo thêm. Ngày nay công nghệ thông tin càng thay đổi nhanh chóng, thị trường tiêu dùng càng đa dạng hóa, phong phú hơn…thì càng đòi hỏi lực lượng nhân sự Tổng Công ty nâng cao năng lực, học hỏi thêm để theo kịp sự phát triển và đạt hiệu quả hơn trong công việc. Có thể thường xuyên hay định kỳ tổ chức các buổi ngoại khóa mà mục đích cuối cùng là nhằm nâng cao nhận thức: nâng cao nhận thức đối với công việc, thấy được trách nhiệm bản thân trong công việc, trung thực, hết mình và gắn kết lợi ích bản thân với lợi ích công việc.            @ Lãnh đạo đơn vị và Ban Kiểm soát cần phát huy vai trò của mình hơn nữa đối với các đơn vị cơ sở. Ban Kiểm soát không chỉ quan tâm đến kiểm tra tài chính tại các Nhà máy, Công ty trực thuộc mà còn phải kiểm tra việc chấp hành các quy định, quy chế quản lý chung ở DN để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo DN. Hiện nay Tổng Công ty có 10 đơn vị trực thuộc, khoảng cách đến trụ sở hoạt động chính không quá xa nhưng để kiểm soát chặt chẽ bằng sự quản lý, chỉ đạo từ xa là khá phức tạp. Do vậy Ban lãnh đạo Tổng Công ty cần tăng cường hơn sự quản lý của mình, có những biện pháp tích cực, hiệu quả hơn. Thường xuyên thông tin, liên lạc để nắm bắt tình hình hoạt động hoặc có thể định kỳ hoặc đột xuất đến các đơn vị cơ sở để tham quan, kiểm tra…       Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ KSNB chu trình cung ứng:      @ Hoàn thiện hoặc thêm mới một vài chứng từ            Để tăng cường hiểu quả KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thiết nghĩ là nên hoàn thiện một số chứng từ cụ thể như: Biên bản giao nhận hàng hóa; Giấy đề nghị thanh toán, … Biên bản nhận hàng hiện tại đơn vị chưa có, có thể lập mẫu như sau:      Biên bản nhận hàng này sẽ do nhân viên Phòng Kinh doanh lập (Người lập), đồng thời chứng từ này cũng cần thiết đánh số thứ tự trước. Tại thời điểm nhận hàng, nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ tham gia nhận kiểm hàng và lập Biên bản này, sau đó xin sự xác nhận của các bên liên quan. Chứng từ này tạo điều kiện thuận lợi cho đối chiếu, kiểm tra của kế toán đối với thủ kho, bộ phận nhận hàng; đồng thời cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo về các quyết định thanh toán mua hàng.      Đối với Giấy đề nghị thanh toán, nên bổ sung thêm chữ ký của Tổng Giám đốc nhằm tăng cường sự kiểm soát chặt chẽ hơn trong nghiệp vụ thanh toán, đảm bảo tốt nguyên tắc sự ủy quyền và phê chuẩn.      @ Nâng cấp hoặc đổi mới phần mềm kế  toán      Thời  đại thông tin với công nghệ máy tính dần dần  đã giảm thiểu rõ rệt các thao tác thủ công. Công việc kế toán cũng vậy, với sự ra đời hỗ trợ của các phần mềm kế toán, công việc kế toán đã đơn giản đi rất nhiều mà lại còn chính xác, nhanh chóng hơn.      Công nghệ thông tin càng phát triển, con người càng cố  gắng tạo ra các phần mềm tối ưu hơn, đáp ứng tốt hơn cho công việc.Tuy nhiên, một phần mềm dù có được đánh giá là tốt đến đâu thì chắc chắn đó cũng chưa phải là phần mềm tốt nhất, bởi lẽ không có gì là hoàn hảo, và đối với lĩnh vực công nghệ thông tin thì điều đó càng đúng. Hàng ngày hàng giờ nó luôn thay đổi và tạo ra cái mới đẹp hơn, bền hơn, chất lượng hơn và tất nhiên cũng tiến bộ nâng cấp hơn.      Hiện nay, Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ đang sử dụng phần mềm Bravo 6.3, phần mềm tuân thủ khá tốt các yêu cầu chuẩn mực về chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, phương pháp kế toán, Sổ kế toán và hệ thống các báo cáo theo quy định của chế độ tài chính. Phầm mềm còn có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm Kế toán trưởng và các kế toán phần hành. Mỗi vị trí sử dụng đều có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác nếu không được người có trách nhiệm đồng ý. Đây là phần mềm được đa số người dùng đánh giá là tốt về các chức năng sử dụng hay những hiệu quả của nó mang lại. Tuy nhiên, không phải vì vậy mà dừng lại ở đây, và yêu cầu đặt ra là đơn vị cần phải luôn nâng cấp phần mềm, cập nhật thường xuyên, và nếu có thể tìm hiểu được một phần mềm nào khác ưu điểm và hoàn hảo hơn phần mềm hiện tại, Tổng Công ty có thể thay đổi và đưa vào sử dụng để công tác kế toán được thực hiện dễ dàng hơn và hữu hiệu hơn.      Thay thế phần mềm mới hay nâng cấp phần mềm cũ  đều nhất thiết xem xét đến các tiêu chuẩn quy định của Bộ Tài chính đối với phần mềm kế toán về việc tuân thủ các quy định của Nhà nước, khả năng bảo mật thông tin và an toàn dữ  liệu, về các điều kiện kỹ thuật áp dụng phần mềm về con người và tổ chức bộ máy kế toán. Bên cạnh, cũng cần tạo điều kiện để phát huy tốt vai trò của kế toán quản trị trong việc phục vụ chức năng quản lý nội bộ, đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình kinh doanh của đơn vị, giúp các nhà lãnh đạo có những quyết định đúng đắn, tối ưu nhất.            @ Tăng cường kiểm soát an ninh hệ thống thông tin      Một trong những rủi ro của hệ thống xử lý thông tin kế toán thường gặp phải là do không được giám sát một cách đầy đủ về kiểm soát an ninh. Xác lập và cập nhật thường xuyên kế hoạch an ninh là một trong những thủ tục quan trọng nhất mà các doanh nghiệp dệt may có thể thực hiện để đảm bảo tính an toàn và trung thực cho hệ thống xử lý thông tin kế toán. Do đó, cần thiết phải tăng cường kiểm soát truy cập hệ thống xử lý thông tin kế toán:      - Đối với kiểm soát truy cập - sử dụng hệ thống: Khi đặt mật khẩu, không nên dùng mật khẩu trùng với tên người dùng, không nên sử dụng ngày sinh của bản thân, của người thân, số chứng minh nhân dân,…  không nên viết mật khẩu ra giấy, trên sổ tay,….cần thoát khỏi hệ thống khi không sử dụng nữa.      - Đối với kiểm soát truy cập dữ liệu: Ngoài mật khẩu hệ thống, người sử dụng cần đặt mật mã cho các tập tin lưu trữ trong hệ thống và chỉ có người co trách nhiệm liên quan đến tập tin nào thì mới được phép thâm nhập vào dữ liệu của tập tin đó.      …      @ Đối với hệ thống báo cáo kế  toán tại đơn vị      Thực tế tại Tổng Công ty ít chú trọng đến việc lập báo cáo nội bộ để nâng cao hiệu quả kiểm soát tại đơn vị mình, đặc biệt trong chu trình cung ứng.      Sau đây là một số mẫu nên được thêm vào tại Tổng Công ty. Là những báo cáo nội bộ, nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công việc đối chiếu, kiểm tra của kế toán. Đồng thời cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo về các nghiệp vụ mua hàng, nhận hàng.      Các báo cáo này được thiết kế sẵn trong phần mềm sử dụng tại đơn vị, và hàng ngày sẽ  được cập nhật khi Kế toán nhập liệu các chứng từ liên quan. Và khi cần theo dõi đối chiếu hoặc đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản lý, có thể truy xuất báo cáo.      Qua báo cáo trên nhà quản lý sẽ nắm bắt tình hình xử lý đơn vị đặt hàng và khả năng đáp ứng nhu cầu sản xuất.                     Báo cáo này là cơ sở để đối chiếu giữa kế toán, người nhận hàng và thủ kho, đảm bảo hàng hóa được nhận, kiểm tra và ghi sổ theo dõi bởi các nhân viên độc lập.      Hoàn thiện một số thủ  tục kiểm soát:            Đi đôi với việc hoàn thiện hệ thống nội quy, quy chế hoạt động tại Tổng Công ty, việc thực hiện các thủ tục kiểm soát hữu hiệu trong các chu trình kế toán sẽ góp phần tăng cường hiệu quả của KSNB đối với HTTTKT. Các thủ tục kiểm soát cần được xây dựng trên cơ sở đảm bảo các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.      Sau đây là một số rủi ro mà tại đơn vị vẫn chưa kiểm soát tốt:      1- Đặt hàng không đúng nhu cầu (lớn hơn hoặc nhỏ hơn)      2- Xảy ra gian lận trong việc đặt hàng NCC (chẳng hạn thông đồng giữa nhân viên đặt mua hàng và NCC để đạt mục đích cá nhân)      3- Bỏ quên khoản phải trả NCC khi đến hạn (Do có thể trong cùng một ngày phải tiếp xúc với nhiều Hóa đơn cùng một lúc và vô ý sẽ để lạc hoặc sót Hóa đơn cần phải thanh toán)      4- Do Kế toán tiền gửi ngân hàng và Kế toán đối chiếu tài khoản ngân hàng là một nên có thể dẫn đến rủi ro là tài khoản ngân hàng của Tổng Công ty bị biển thủ một phần và không phát hiện.      5- Gian lận trong kiểm đếm khi hàng đã nhập kho . @ Thủ tục kiểm soát mua hàng:      - Cần có sự kiểm soát chặt chẽ hơn ở  khâu đặt hàng Nhà cung cấp, cần có sự  kiểm duyệt của người quản lý bộ phận trước khi nhân viên của mình gửi ĐĐH đi nhằm hạn chế những gian lận, sai sót có thể xảy ra. (Giải pháp cho rủi ro 1 và rủi ro 2)       Nhân viên Phòng Kinh doanh xem xét nhu cầu mua dựa trên Bảng cân  đối NPL và các chủng loại cần mua, tiến hành thảo ĐĐH, ĐĐH này được đánh số liên tục và lập thành 4 liên:             + Liên 1: Gửi nhà cung cấp             + Liên 2: Gửi bộ phận kho             + Liên 3: Gửi bộ phận nhận hàng             + Liên 4: Gửi bộ phận kế  toán        Mục  đích nhằm lưu trữ thông tin để đối chiếu kiểm tra, đồng thời cũng tăng sự kiểm soát đối với các nhân viên đảm đương nhiệm vụ đặt hàng.       - Ở khâu nhận hàng: (Giải pháp cho rủi ro 5) Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra lô hàng về số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian nhận hàng và các điều khoản ghi trên ĐĐH. Mọi nghiệp vụ nhận hàng phải được lập Biên bản nhận hàng, có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng - thủ kho và người lập biên bản - nhân viên Phòng Kinh doanh. Phiếu này phải được đánh số liên tục, là bằng chứng về việc nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này phải nêu rõ về loại hàng, số lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện khác có liên quan. Biên bản này nên được lập 3 liên:             + Liên 1: Gửi bộ phận mua hàng             + Liên 2: Gửi bộ phận kho             + Liên 3: Gửi bộ phận kế  toán      Bên cạnh đó, cũng nên bố trí nhân viên Phòng Quản lý chất lượng tham gia công tác nhận và nhập hàng để đảm bảo chất lượng cho NPL.       @ Thủ tục kiểm soát thanh toán       - Ở bộ phận kế toán nợ phải trả, tất cả các chứng từ cần được đóng dấu ngày nhận và các chứng từ khác phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số liên tục để kiểm soát.       - So sánh số lượng trên Hóa đơn (Invoice) với số  lượng trên Biên bản nhận hàng mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực nhận.       - So sánh giá cả trên đơn đặt hàng và trên hóa đơn để đảm bảo không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán.       - Nên thiết kế một Bảng kê các chứng từ cần thanh toán chẳng hạn, để tránh rủi ro là bỏ quên hoặc sót một Hóa đơn nào đã đến hạn thanh toán (Giải pháp cho rủi ro 3)       - Nhân viên kế toán có nhiệm vụ kiểm tra mọi mặt về nghiệp vụ, sự đầy đủ, hợp lý  hợp lệ của chứng từ. Những Invoice sau khi thanh toán nhất thiết phải đóng dấu "Đã thanh toán" ngay để tránh trường hợp thanh toán nhiều lần một Invoice. (Do thực tế thường tích lũy nhiều Invoice đã thanh toán rồi mới đóng dấu một lần)       - Cuối tháng, bộ phận kế toán NPT cần đối chiếu giữa Sổ Chi tiết người bán với Sổ Cái.Việc đối chiếu được thực hiện trên bảng tổng hợp chi tiết. Bảng này được lưu lại để làm bằng chứng đã đối chiếu, cũng như tạo thuận lợi khi hậu kiểm.       - Hàng tháng, kế toán đối chiếu Bảng kê của nhà cung cấp với Sổ chi tiết để tìm mọi sai biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho nhà cung cấp.      - Nên bố trí phân tách Kế toán tiền gửi ngân hàng và Kế toán đối chiếu Tài khoản Ngân hàng để kiểm soát chặt chẽ hơn về khoản mục tài khoản ngân hàng này. (Giải pháp cho rủi ro 4) LỜI KẾT ™™õ˜˜          Chu trình cung ứng là một trong những chu trình quan trọng đối với một Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, tác động mạnh đến đầu vào cho quá trình sản xuất. Do vậy, công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình này càng đóng vai trò cấp thiết và chú trọng. Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ cũng không ngoại lệ, nhất thiết cũng cần tăng cường KSNB để giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả.      Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tế, luận văn đã hoàn thành các vấn đề sau:      Thứ nhất, trình bày cơ sở lý luận về hệ thống KSNB - lợi ích, chức năng, mục tiêu và các yếu tố cấu thành trong hệ thống KSNB... và cơ sở lý thuyết tổng quan về các chu trình nói chung và chu trình cung ứng nói riêng.      Thứ hai, tìm hiểu nghiên cứu về thực trạng chu trình cung ứng và công tác KSNB chu trình cung ứng tại Tổng Cổng ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ, qua đó cũng đưa ra những nhận xét về ưu nhược điểm .      Thứ ba, trên cơ sở lý nghiên cứu lý luận và thực trạng KSNB chu trình cung ứng, luận văn đã đưa ra một số ý kiến nhằm tăng cường kiểm soát chu trình, hoàn thiện hơn hệ thống KSNB tại Tổng Công ty.      Với những gì đã đạt được cùng với những cố gắng đang được triển khai thực hiện, Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ đang tiến những bước tiến mạnh và vững chắc, ắt hẳn nếu hệ thống KSNB của Tổng Công ty mà được quan tâm và hoàn thiện hơn thì kết quả đạt được sẽ còn vươn cao vươn xa hơn nữa. TÀI LIỆU THAM KHẢO         1. Khoa kế toán kiểm toán - Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh, Hệ thống thông tin kế toán, Sửa đổi và bổ sung lần 2, Nhà xuất bản Thống kê, TP Hồ Chí Minh, 2004.       2. GS. TS. Nguyễn Quang Quynh - TS. Ngô Trí Tuệ, Giáo trình Kiểm toán tài chính, In lần thứ 2- sửa đổi bổ sung, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, TP Hà Nội, 2006.       3. Bộ Tài chính, Chế độ kế toán Doanh nghiệp - quyển 2 - Báo cáo Tài chính Chứng từ và Sổ Kế toán, Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội, 2006.       4. MBA Martin Grimwood (Người dịch: Đặng Kim Cương), Sổ tay Kiểm toán nội bộ (Song ngữ Việt - Anh), Nhà xuất bản Giao thông vận tải, TP Hồ Chí Minh, 2008.       5. Website MỤC LỤC